FECHA:

FERREBOOM
FICHA DE OBSERVACION N
EQUIPO:
AREA: Administrativa
RESPONSABLE DEL AREA: Paola Melgar Poves
OBSERVACIN: Deficiencias en el proceso administrativo.
PROBLEMA: Se analiz el proceso administrativo y se encontraron deficiencias en el
rea de organizacin, especialmente comunicacin.
CONDICION: Desde cundo hay deficiencias en el proceso administrativo?
CRITERIO: Se le hizo la pregunta a la responsable del rea administrativa Srta. Paola
Melgar Poves y respondi .No existe una cultura organizacional ni una identificacin
hacia la empresa de parte de los empleados. La estructura organizacional no se
encuentra plasmada, las jerarquas no estn formalmente establecidas.
CAUSAS:

Falta de conocimiento y confusin con respecto a la filosofa

empresarial.
Falta de comunicacin.
Manual de organizacin inexistente, Estructura organizacional mal
elaborado.

EFECTO:

Colaboradores desinformados de los objetivos de la empresa.

No existe participacin de los colaboradores en trminos de decisin.
Desconocimiento de funciones especficas, responsabilidades
autoridad.

RECOMENDACIN:

IMPACTO:

Realizar un anlisis FODA para conocer mas a fondo el negocio y su

entorno.
Elaborar canales de comunicacin para evitar malos entendidos y
tambin conflictos en toma de decisiones.
La empresa no cuenta con un MOF ni tampoco con un organigrama.

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FIRMA DEL AUDITOR

DEL RESPONSABLE DE LA EMPRESA

FIRMA

a) Las defunciones: Este proceso se inicia cuando el ciudadano

acude al registro civil para informar sobre el fallecimiento de un
familiar o declarar el deceso de una tercera persona. Es en este
momento en que el registrador civil identifica el tipo de defuncin
que se ha de registrar. Luego de la verificacin, se elabora el
expediente

registral

para

inscribir

el

acta

de

defuncin,

acompaado de los sustentos que amerita dicha inscripcin. El

registrador civil opta por emitir una copia certificada del acta de
defuncin al declarante.
b) Las Anotaciones Marginales : Las anotaciones marginales
surgen de las rectificaciones o modificaciones que los usuarios
optan por realizar, por haberse presentado errores u omisiones en
el contenido de los hechos vitales. Es el cliente, quien solicita ante
el registro civil, segn sustentos la modificacin de un hecho vital,

el registrador civil decepciona los documentos presentados por el

ciudadano para su verificacin y validacin de los mismos. Una vez
revisado los sustentos para la anotacin marginal y visados por el
jefe de registro civil, se proceder a la verificacin manual de
posibles registros coincidentes que pudieran obrar en los archivos
del registro civil.. Este procedimiento, una vez culminado, dar
lugar a una anotacin que quedar registrada en el acta.
c) Digitalizacin de actas: El proceso de digitalizacin comienza
con la recepcin fsica de las actas originales creadas en el da los
cuales sern verificadas previamente en el sistema. Una vez
ubicada y comparada con el fsico, el digitalizador proceder al
escaneo del acta, ingresando nmero de acta o nmero de
etiqueta. Luego proceder a archivar el acta reserva (fsico) para
su consolidacin mensual.

IMPACTO :
Los procesos como sub procesos que siguen el Registro Civil de la MPH
requieren de mucho tiempo para su realizacin salvo algunos procesos
que si son rpidos, esto genera una aglomeracin de usuarios y por tanto
su insatisfaccin.
Hay muchos libros que aun no estn escaneados y cuando los usuarios
van a pedir una acta ya sea de defuncin, nacimiento matrimonio se
tiene q buscar en el libro para su entrega, esto toma tiempo y causa que
las personas regresen y genera aglomeraciones de usuario como ya se
indic .
La oficina del registro civil en el rea de almacene de libros registrales
existen hay mucho desorden en lo que son archivos fsicos tanto los
recibos, cartas , resoluciones que llegan a la oficina y no se pueden
atender inmediatamente se tiene que buscar cada paquete en donde

estn los archivos, aparte genera alguna perdida de archivos, esto causa
rehacerlos y es por tanto la demora de atencin.
Libros registrales que estn propensos al maltrato y a la posible perdida
de ellos ya sea por sucesos naturales o por perdidas.
Falta de materiales de escritorios como son tijeras, goma, clips, plumones
computadoras(muy lentas).
Tambin se noto que hay una cierta rivalidad entre el personal que
trabaja en dicho rea no existe un buen clima laboral, no hay una buena
comunicacin entre le jefe y los colaboradores, motivacin escasa, esto
genera que las personas solo trabajan por cumplir y no muestren una
buena orientacin a los usuarios para satisfacer sus necesidades.
RECOMENDACIN: Se recomienda al jefe de dicho rea que tenga mas
comunicacin con sus colaboradores, que se realicen pecosas para materiales de
escritorio, que se escaneen todos los libros registrales y que se haga una
digitalizacin de todo el almacn de archivos para evitar perdidas
acelerar los procesos.
.

y para