Manual de MS Excel 2010 - Nivel Basico

La presente Gua de Excel 2010 - nivel
Bsico es un documento elaborado con la

finalidad de cubrir el aspecto conceptual y
procedimental de lo que usted debe saber
acerca de la herramienta Excel. A lo largo
de sus hojas encontrar conceptos,
explicaciones, ejemplos y notas que
reforzarn su aprendizaje. Esta Gua
resalta las novedades de la versin 2010
de manera que usted obtenga el mximo
beneficio al usarlo.
Gua deExcel
2010
Nivel Bsico
Universidad San Ignacio de Loyola USIL
Gua de MS Excel 2010 - Bsico
Contenido
I.
INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010 .............................................................................5

1.
Para qu sirve Excel 2010? ................................................................................................ 5
2.
Elementos de la pantalla de Excel ..................................................................................... 5
3.
Hojas de clculo de Excel 2010 ......................................................................................... 6
4.
La vista Microsoft Office Backstage .................................................................................. 6
5.
Vistas en Excel 2010 .......................................................................................................... 7
6.
Ingreso de datos en una hoja ............................................................................................ 9
7.
Trabajar con celdas y rangos ........................................................................................... 10
8.
Llenado de series ............................................................................................................. 14
9.
Aplicar formato de celdas ............................................................................................... 16
10.
Editar la hoja de trabajo .............................................................................................. 19
11.
Guardar y abrir libros .................................................................................................. 21
II.
EFECTUAR CLCULOS .............................................................................................. 25

1.
Frmula en Excel ............................................................................................................. 25
2.
Funciones en Excel .......................................................................................................... 26
3.
Funciones por Categora ................................................................................................. 29
4.
Manejo de fechas en Excel .............................................................................................. 34
III.
MANEJO DE OBJETOS DE TEXTO E IMGENES .......................................................... 35
1.
Objetos de texto .............................................................................................................. 35
2.
Objetos de Imgenes....................................................................................................... 36
IV.
CREACIN Y EDICIN DE GRFICOS ......................................................................... 37
1.
Definicin ........................................................................................................................ 37
2.
Importancia ..................................................................................................................... 37
3.
Terminologa empleada en grficos ................................................................................ 37
4.
Creacin de un grfico .................................................................................................... 38
5.
Los Mini-grficos ............................................................................................................. 39
Facultad de Educacin
Pg. 2
V.
BASE DE DATOS ...................................................................................................... 43

1.
Introduccin .................................................................................................................... 43
2.
Operaciones con base de datos ...................................................................................... 43
3.
Ordenar datos ................................................................................................................. 43
4.
Subtotales........................................................................................................................ 45
5.
Filtrar datos ..................................................................................................................... 46
6.
Validacin de datos ......................................................................................................... 50
VI.
IMPRESIN DE LIBROS ............................................................................................ 53
1.
Configuracin de pgina y opciones de impresin ......................................................... 53
2.
Impresin del libro .......................................................................................................... 55
VII.
TABLAS DINMICAS ................................................................................................ 57
1.
Definicin ........................................................................................................................ 57
2.
Crear un informe de Tabla Dinmica .............................................................................. 57
3.
Diseo de la Tabla dinmica ............................................................................................ 60
4.
Crear un informe de Grfico dinmico ............................................................................ 61
Pg. 3
Pg. 4
GUA DE MS EXCEL 2010

I.
INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010
1. Para qu sirve Excel 2010?
Procesamiento de datos estadsticos

Clculo de datos numricos
Creacin de grficos
Insertar objetos y Esquemas
Organizacin de listas y bases de datos
Acceder a otros datos
Automatizar tareas complejas
2. Elementos de la pantalla de Excel

2
1
3
5
6
9
14
13
10
11
La pantalla de Excel contiene los siguientes elementos:
1. Pestaa Archivo
2. Barra de Acceso rpido
3. Cinta de Opciones / Fichas /Grupos
4. Cuadro de Nombres
5. Barra de Frmulas
Pg. 5
12

6. Identificadores de filas
7. Identificadores de columnas
8. Barra de desplazamiento horizontal
9. Barra de desplazamiento vertical
10. Etiquetas de hojas
11. Barra de Estado
12. Control Zoom
13. Botones de vista
14. rea de trabajo
3. Hojas de clculo de Excel 2010

Caractersticas de las Hojas de Clculo
Filas: .................................................................... 1.048.576
Columnas: .................................................................16.384
Celdas: ........................................................ 17.179.869.184
Nmero de colores: .......................................... 4.3 billones
Nmero de formatos condicionales x celda: ........... ilimitado
Nmero de niveles de ordenamiento: .............................. 64
Nmero mximo de caracteres en una frmula: .......... 8.000
Nmero mximo de argumentos en una funcin: ........... 255
4. La vista Microsoft Office Backstage

La pantalla principal de Excel 2010 maneja un sistema de comandos denominado Cinta
de Opciones conformada por Fichas, dentro de las cuales encontramos a los Grupos de
comandos y, a su vez, dentro de ellos, ubicamos a los botones de Comando. A ella se
suma la vista de Microsoft Office Backstage, la ltima innovacin en la interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent.
En la vista de Microsoft Office Backstage puede administrar sus archivos: crear,
guardar, inspeccionar metadatos ocultos o informacin personal y configurar las
opciones de Excel 2010.
Pg. 6

A continuacin, mostramos la vista Microsoft Office Backstage:
Adems de la Cinta de Opciones, usted encontrar la Barra de Acceso rpido, la ficha

Adicional y el nuevo control de Zoom.
La Barra de Acceso rpido est en la parte superior izquierda de la pantalla y puede ser
personalizada, es decir, se le pueden agregar, quitar y ordenar botones de comando.
El control de Zoom lo encontramos en el ngulo inferior derecho de la pantalla y nos
permitir modificar el % de ampliacin/reduccin y cambiar de vistas rpidamente.
5. Vistas en Excel 2010

Excel incorpora nuevas vistas para su mejor comodidad. Para ello le proporciona una
Ficha Vista con el grupo de comandos Vistas del libro como se muestra:
La vista por defecto es la vista Normal.
Pg. 7

En la vista de Diseo de pgina son visibles las reas de encabezado y pie de pgina.
Las Vistas personalizadas permiten almacenar el estado de las filas y columnas ocultas,
los filtros activados y la configuracin de impresin del libro.
Asimismo, contiene un grupo de comandos para modificar el Zoom:
La modificacin del porcentaje de ampliacin o reduccin del Zoom tambin lo puede

hacer a travs de la Barra Zoom ubicada en la Barra de Estado (esquina inferior
derecha de la pantalla).
Trabajar con Ventanas

Cuando maneja mltiples ventanas en Excel, usted puede realizar, entre otras, las
siguientes operaciones:
Abrir una nueva ventana
Organizar las ventanas
Inmovilizar paneles
Congelar ventanas
Dividir ventanas
Pg. 8
Ocultar o mostrar ventanas
Cambiar entre ventanas
Las opciones las encuentra en la Ficha Vista, grupo de comandos Ventana, tal como se
aprecia en la siguiente imagen:
Incluso puede Guardar rea de trabajo
6. Ingreso de datos en una hoja

Tipos de datos de Excel
Los tipos de datos que maneja Excel son:
a. Valores numricos,
i. Nmeros
ii. Fechas
iii. Horas
Ej. 345
Ej. 28/07/09
Ej. 14:30
b. Texto,
i. Cadenas de texto Ej. Hoy es un buen da para empezar
Ingresar datos en una hoja de clculo
Para ingresar datos en una celda slo tiene que ubicar el puntero de celda en la celda
donde desea almacenar la informacin, luego digitarla y, finalmente, presionar la tecla
Enter o las teclas direccionales: , , , .
Nota:
1. Observe que mientras digita la informacin en la parte inferior izquierda de su
pantalla el indicador de estado de Excel muestra la palabra Introducir.
Pg. 9

Editar datos
Una vez ingresado un dato, usted tiene la posibilidad de modificar el contenido de una
celda puede elegir entre las siguientes formas:
1. Hacer doble clic sobre la celda
2. Seleccionar la celda y pulsar la tecla de funcin F2
3. Seleccionar la celda y hacer clic en la barra de frmulas
En los tres casos notar que en la parte inferior izquierda de la pantalla aparecer la
palabra Modificar que nos indica que las teclas de edicin tendrn un funcionamiento
diferente, luego puede proceda a realizar los cambios y, finalmente, pulse Enter.
Movimiento del puntero a travs de la hoja de clculo

Para desplazar el puntero de celda dentro de la hoja de clculo puede usar las
siguientes combinaciones de teclas:
Teclas direccionales , , ,
Tecla Fin y luego las direccionales
Tecla Ctrl + teclas direccionales
Tecla Ctrl + Inicio
A travs del Cuadro de nombres
Nota:
Para desplazar el puntero de celda haciendo uso del cuadro de nombres haga
un clic dentro del cuadro de nombres, luego escriba una referencia vlida y
pulse Enter.
7. Trabajar con celdas y rangos

Una celda es un elemento contenedor de Excel que puede almacenar valores, textos o
frmulas.
Se identifica por la posicin que ocupa en la hoja de clculo o tambin llamada
referencia, es decir, la letra de la columna y el nmero de la fila en la que se
encuentra.
Se recomienda ingresar un solo dato por celda con la finalidad de facilitar el
procesamiento de la informacin.
Pg. 10
Ej. En la siguiente imagen el puntero de celda est ubicado en la celda A3, entonces se
dice que la celda A3 esta seleccionada.
Un rango de celdas es un conjunto de celdas que adopta la forma rectangular y se

designa por la celda superior izquierda y la celda inferior derecha del bloque separados
por el smbolo :.
En el grfico anterior el rango seleccionado ser referenciado como A1:D4

Notas:
1. Para aplicar comandos sobre determinadas celdas o rangos de celdas de la
hoja de clculo, debemos seleccionarlos previamente.
2. En la seleccin de un rango de celdas, la primera celda siempre se muestra
marcada de manera diferente.
Seleccin de celdas y rangos de celdas
Para seleccionar rangos contiguos:
A continuacin se presentan diferentes formas de seleccionar rangos contiguos:
Arrastre con el mouse formando el rango deseado.
Mantenga pulsada la tecla Shift y luego presione las teclas direccionales o las
teclas AvPg o Repg.
Pulse la tecla de funcin F8 y luego haga clic con el mouse o use las teclas
Pg. 11

direccionales hasta completar el rango deseado.
Escriba el rango que desea seleccionar en el cuadro de nombres y pulse Enter.
Pulse la tecla de funcin F5, escriba el rango y luego elija Aceptar.
Para seleccionar rangos no contiguos:

A continuacin se presentan diferentes formas de seleccionar rangos no contiguos:
Seleccione el primer rango, luego - manteniendo presionada la tecla Ctrl seleccione otros rangos haciendo clic o arrastrando el mouse.
Seleccione el primer rango, luego pulse Shift + F8 y seleccione los otros rangos.
Finalice presionando Shift + F8, nuevamente.
Escriba los rangos en el cuadro de nombres, separados por comas y finalice

pulsando Enter.
Pulse la tecla de funcin F5, luego escriba los rangos separados por comas y
finalmente pulse Aceptar.
Operaciones de copiado de celdas o de rango de celdas

Para copiar celdas puede hacer uso:
La Cinta de opciones de Excel
Combinaciones de teclas
Men contextual
Acto seguido detallamos la secuencia de pasos de cada modalidad de copiado.

Usando la Cinta de opciones:
Seleccione la celda o rango de celdas que desea copiar
Seleccione Inicio > Portapapeles > Copiar
Ubique el puntero de celda en el lugar donde desea obtener la copia
Seleccione el botn Pegar
Pg. 12

Usando las combinaciones de teclas:
Pulse Ctrl + C para copiar el contenido seleccionado al Portapapeles
Ubique el puntero de celda en el lugar donde desea obtener la copia
Pulse Ctrl + V para pegar (o pulse la tecla Enter)
Usando el men contextual:
Sobre la celda o rango seleccionado pulse el botn derecho del mouse,

aparecer el men contextual:
Seleccione la opcin Copiar
Sobre el lugar donde desea obtener la copia pulse el botn derecho del mouse.
Seleccione la opcin Pegar
Notas:
1. Para mover celdas o rango de celdas use la opcin Cortar o la combinacin de
teclas Ctrl + X
2. El contenido del portapapeles puede ser pegado en diferentes zonas de la hoja
de clculo o del libro de trabajo, tantas veces como sea necesario.
Pegado Especial
Excel 2010 proporciona varias alternativas de pegado. Veamos:
Pg. 13

Si elige la opcin Pegado especial aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Puede pegar todo, frmulas, valores, formatos, comentarios incluso validacin.

Puede sumar, restar, multiplicar o dividir.
Incluso puede transponer y pegar vnculos.
8. Llenado de series
Para llenar series de datos use el cuadro de llenado del puntero de celda.
El cuadro de llenado es la esquina inferior derecha del puntero de celda.

Cuando apunta sobre el cuadro de llenado, el puntero de mouse cambia a una forma
de cruz negra delgada +.
Usted puede generar series de manera rpida y sencilla en Excel 2010.
Excel 2010 dispone de listas pre-establecidas de los meses del ao y de los das de la
semana, tanto en espaol como en ingls.
Para generar una lista pre-establecidas tiene que escribir uno de esos elementos en
una celda de la hoja, luego apuntar con el mouse sobre el cuadro de llenado y
arrastrarlo hacia una zona de la hoja cuyas celdas no contengan informacin. A medida
que desplaza el puntero de mouse los nombres irn apareciendo automticamente.
Pg. 14
Del mismo modo, usted puede crear listas con combinaciones de texto y nmero. Ej.
Da 01, Mes 1, Trim 01, Local 01, etc., para ello ingrese uno de los ejemplos anteriores
en una celda de la hoja, apunte con el mouse en el cuadro de llenado, mantenga
presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre el dispositivo hacia una zona de la
hoja cuyas celdas no contengan informacin.
Tambin podr crear en Excel 2010 sus propias listas personalizadas.

Listas personalizadas
Excel 2010 tiene la capacidad de crear listas personalizadas, es decir, crear un conjunto
de elementos propios ya sea del usuario o de la organizacin, por ejemplo una lista
personalizada con la relacin de locales, de sucursales o de lneas de productos.
Crear una lista personalizada
Para crear una lista personalizada escriba en una zona de la hoja de Excel la relacin de
elementos que la conformarn, luego seleccione el rango.
A continuacin, elija la ficha Archivo, luego elija la opcin Opciones y verifique que est
seleccionada la opcin Avanzadas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Luego, seleccione el botn Modificar listas personalizadas
Pg. 15
Aparecer el dilogo:
Haga clic en el botn Importar y luego en el botn Aceptar

Esta lista creada podr ser invocada de manera automtica en cualquier libro de Excel
escribiendo uno de los elementos que lo conforman y luego arrastrando el cuadro de
llenado hasta completar la lista.
En caso no haya podido seleccionar el rango de celdas, todava puede hacerlo desde el
cuadro de dilogo Listas personalizadas, luego seleccione el botn Importar y despus
el botn Aceptar.
En caso no haya podido digitar los elementos en la hoja de clculo, escrbalos en el
cuadro de texto Entradas de lista, luego pulse el botn Agregar y finalmente elija el
botn Aceptar.
9. Aplicar formato de celdas

Formato de Celdas
Podemos asignar formato a las fuentes a travs del grupo de comandos Fuente:
Y cambiar las caractersticas del tipo de fuente, tamao, aumentar o disminuir el
Pg. 16

tamao, aplicar negrita, cursiva o subrayado, bordes, color de relleno y color de fuente.
Asimismo, se puede realizar alineamiento en celdas con el grupo Alineacin:
Las acciones a realizar pueden ser: alineamiento horizontal, alineamiento vertical,

orientacin del texto, aumentar o reducir sangras, ajustar texto, y combinar y centrar
celdas.
Formato Numrico
En Excel usted puede aplicar una gama diferente de formatos numricos a celdas que
tengan almacenados valores numricos a travs del grupo Nmero:
El formato numrico por defecto es General.
Notas:
1. Cuando ingresa un valor numrico, Excel 2010 le asigna un formato numrico
de acuerdo a la forma en que lo haya ingresado.
2. El formato en la celda permanecer incluso haya borrado el contenido.
Los formatos numricos permitidos en Excel son:
General
Ej.
1000
Nmero
Ej.
1,000
Moneda
Ej.
S/. 1,000.00
Contabilidad Ej.
Fecha
Ej.
01/06/2009
Hora
Ej.
18:00:00
Porcentaje
Ej.
100%
Fraccin
Ej.
35
S/.
1,000.00
Pg. 17
Cientfica
Texto
Especial
Personalizada
Ej.
3.2 E+10
Y estn disponibles en el cuadro de dilogo Formato de celdas
Otra forma de acceder al comando es a travs del lanzador de cuadro de dilogo del
grupo Nmero, como se muestra a continuacin:
Pg. 18

10.
Editar la hoja de trabajo
Puede modificar las caractersticas de las filas y columnas apuntndolas y haciendo clic
con el botn derecho del mouse, luego elija la opcin correspondiente. En el grfico
siguiente se muestra el men contextual de una fila:
Aqu el men contextual de una columna:
Puede seleccionar mltiples filas o columnas arrastrando con el mouse sobre los
encabezados de fila o columna.
Pg. 19

Trucos:
Para seleccionar una columna ubique el puntero en una celda y luego pulse la
combinacin de teclas Ctrl + Barra espaciadora.
Para seleccionar una fila ubique el puntero en una celda y luego pulse la
combinacin de teclas Shift + Barra espaciadora.
Pulse Ctrl + E para seleccionar todas las filas y columnas de la hoja.
Operaciones con filas y columnas

Las operaciones que se pueden realizar con filas y columnas son:
Modificar el alto de fila
Modificar el ancho de columna
Insertar y eliminar filas
Insertar y eliminar columnas
Ocultar y mostrar filas
Ocultar y mostrar columnas
Estos comandos lo podemos encontrar en el grupo

Celdas.
Trabajar con hojas de clculo

Las operaciones con hojas de clculo pueden ser:
Seleccionar una hoja de clculo
Insertar una nueva hoja de clculo
Eliminar una hoja de clculo
Cambiar el nombre de una hoja de clculo
Asignar un color a la etiqueta de una hoja
Mover o copiar una hoja de clculo
Ocultar o mostrar una hoja de clculo
Proteger una hoja de clculo
La mayora de estas opciones las

encuentra en el men contextual de la
etiqueta de hoja:
Para seleccionar varias hojas de clculo
contiguas (juntas unas de otras),
seleccione la etiqueta de la primera
hoja, luego, manteniendo presionada
la tecla Shift, haga clic en la ltima
hoja.
Pg. 20

Si lo que desea es seleccionar todas las hojas de clculo, elija la opcin Seleccionar
todas las hojas del men contextual.
Cuando estn seleccionadas varias hojas de clculo, las acciones y cambios que realice
se aplicarn a todas las hojas seleccionadas, por ejemplo: ingresar datos, establecer
formato de celdas, insertar y eliminar filas y columnas, modificar el ancho de columnas
y el alto de filas, entre otros.
Notas:
1. Cuando hay ms de una hoja seleccionada observe que en la barra de ttulo,
ubicada en la parte superior centro de su pantalla, al costado del nombre del
libro, aparece la palabra (Grupo).
2. Para quitar la seleccin mltiple de hojas elija la opcin Desagrupar hojas del
men contextual de la hoja o simplemente haga clic en cualquiera de las
etiquetas de hojas.
11.
Guardar y abrir libros
Guardar libros
Para guardar su libro en un dispositivo de almacenamiento, seleccione la pestaa
Archivo, tal como se muestra a continuacin:
Luego, haga clic en la opcion Guardar.

Aparecer el dilogo Guardar como: para que elija la carpeta, subcarpeta y escriba el
nombre para su nuevo libro.
Desde la versin 2007, Excel utiliza un formato de grabacin de archivos denominado
XML (Extensible Markup Language), el cual presenta tres principales ventajas:
1. Crear documentos ms seguros, separando archivos que contienen secuencias
de comandos o macros y facilitando la identificacin y el bloqueo de cdigo o
macros no deseados. Para ello usa las extensiones: .xlsx y .xlsm
2. Crear documentos con tamaos de almacenamiento ms pequeos.
3. Crear documentos menos sensibles a los daos.
Pg. 21

Guardar libros en otros formatos
Excel 2010 presenta una serie de opciones para guardar su libro de trabajo.
Para visualizar las alternativas haga clic en la pestaa Archivo y apunte a la opcin
Guardar y enviar, luego elija Cambiar el tipo de archivo, tal como se muestra:
Abrir libros
Para abrir un libro usado recientemente, seleccione la pestaa Archivo y luego elija la
opcin Recientes, al lado derecho aparecer la lista de documentos recientes, haga clic
en uno de los nombres de libros que ah aparece.
Para abrir un libro de trabajo existente que no aparece en la lista de Documentos

recientes, seleccione la pestaa Archivo y luego haga clic sobre la opcin Abrir.
Pg. 22

Aparecer el cuadro de dialogo Abrir.
Usted deber navegar entre las unidades y las carpetas de su equipo hasta llegar al
libro de trabajo que desea abrir, luego lo selecciona y hace clic en el botn Abrir.
El libro aparecer en su aplicativo de Excel 2010.
Pg. 23
Pg. 24

II.
EFECTUAR CLCULOS
1. Frmula en Excel
Sintaxis para crear una frmula
Para que Excel 2010 permita el ingreso de una frmula es importante conocer cul es
la manera correcta (sintaxis) de escribirla.
A continuacin proporcionamos un conjunto de reglas para tener en cuenta:
Empezar con el smbolo igual: = o +
Una frmula puede contener nmeros (dgitos), operadores aritmticos,

operadores relacionales y operadores de concatenacin, referencias a celdas o
a rangos de celdas, nombres de celdas o rangos de celdas y nombres de
funciones de Excel.
Puede usar letras en mayscula o minscula, indistintamente.
Por defecto, las frmulas mostrarn su resultado en la celda.
Orden de ejecucin de las frmulas

El orden de ejecucin de las frmulas de Excel est determinado por el nivel de
prioridad de los operadores aritmticos contenidos en ella.
Los operadores aritmticos y su nivel de prioridad se muestran a continuacin:
Prioridad
1
Operador
^
Nombre
Potencia (eleva a un exponente)
/,*
Cociente y Producto
+,-
Adicin y Sustraccin
En caso que Excel detecte dos o ms operadores aritmticos de igual prioridad en la

misma frmula, ejecutar el clculo de izquierda a derecha.
Los parntesis ( ) permiten modificar el orden de ejecucin natural en el clculo de la
frmula. selos tambin para facilitar la revisin posterior de la frmula.
En caso de presentarse parntesis anidados, es decir, parntesis ubicados dentro de
otros parntesis, el orden de ejecucin en el clculo se realizar de adentro hacia
afuera.
Nota:
1. Una manera sencilla de verificar si hemos usado la cantidad exacta de ( )
parntesis es que existan tantos parntesis abiertos (como parntesis
cerrados ) en la frmula.
Pg. 25

Referencias a celdas
Las Referencias a celdas pueden ser:
Referencias Relativas, son aquellas referencias que al ser usadas en una

frmula varan su posicin relativa en la hoja de clculo a medida que la
frmula es rellenada hacia otras celdas, evitando tener que volver a digitar una
a una cada frmula. Ej. A1
Referencias Absolutas, en este caso, la

referencia absoluta no vara cuando la
frmula es rellenada a otro lugar de la hoja.
Para que Excel entienda que se trata de una
referencia absoluta es necesario que se fije
tanto la columna como la fila anteponindoles
el smbolo $. Ej. $A$1, $A$1:$B$10
Referencias Mixtas, las referencias mixtas

permiten fijar slo la columna o slo la fila de
una referencia a una celda. En este caso, quien tenga antepuesto el smbolo $
fijar su posicin absoluta en la hoja y quien no lo tenga actuar de manera
relativa. Las referencias mixtas se usan para casos especiales. Ej. $A1 o A$1
2. Funciones en Excel
Definicin
Las funciones en Excel son operaciones predefinidas y
preestablecidas que permiten realizar clculos rpidamente,
facilitando la construccin de frmulas ms sencillas.
Partes de una Funcin
Las partes de una funcin son:
Nombre de la funcin
Argumentos de la funcin
El nombre de la funcin identifica la funcin y, adems, nos

proporciona una idea clara del tipo de operacin que realiza.
Ej. SUMA, PROMEDIO, CONTAR, REDONDEAR, etc.
El nombre de la funcin se puede escribir en maysculas o minsculas.
Los argumentos de la funcin son los insumos que necesita la funcin para poder
completar satisfactoriamente su operacin.
Los argumentos de una funcin pueden ser obligatorios u opcionales.
Pg. 26

Sintaxis de una Funcin
Para escribir correctamente una funcin en Excel deber tener en cuenta las siguientes
reglas de sintaxis:
Empezar con el smbolo igual: =
A continuacin, escribir el nombre de la funcin
Luego, escribir la lista de argumentos de la funcin encerrados entre

parntesis ( ) y separadas por , o ; segn este establecido en Excel
Ej.:
= SUMA (VENTAS)
Notas:
1. Las funciones de Excel devuelven un nico resultado
2. Una funcin puede ser usada como un argumento dentro de otra funcin
(funciones anidadas)
3. Algunas funciones de Excel no requieren argumentos Ej. PI( ), ALEATORIO( ),
HOY( ), AHORA( )
4. El uso de parntesis ( ) es obligatorio
Insertar funciones de Excel
Para insertar funciones usted dispone de la Ficha Frmulas con el grupo Biblioteca de
Funciones:
Para insertar una funcin incorporada seleccione cualquiera de los comandos del
grupo. Ej. Texto, Fecha y hora, Ms funciones, etc...
Luego, aparecer una lista de las funciones correspondiente a esa categora para que
usted pueda elegir la funcin requerida. A continuacin, escriba los argumentos de la
funcin y finalmente acepte.
Otra manera de insertar una funcin es digitarla directamente en la barra de frmulas
a travs del teclado. En este caso, es necesario conocer el nombre de la funcin y los
argumentos que necesita.
Pg. 27

Excel 2010 incorpora la funcin Autocompletar funciones que le permitir ir
recordando los nombres de las funciones a medida que las va escribiendo, incluso les
muestra una pista con informacin de la funcin, tal como se muestra aqu:
Categoras de funciones
Excel organiza las funciones en categoras y poder agruparlas y organizarlas para que
usted pueda acceder a ellas rpidamente.
Las categoras de funciones de Excel 2010 son:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de Datos
Texto
Lgicas
Informacin
Ingeniera
Cubo
Compatibilidad
Agrupando alrededor de 350 funciones.
Pg. 28

3. Funciones por Categora
A continuacin, le detallamos algunas de las principales funciones de Excel 2010 para
este nivel:
Funciones de Texto
Las funciones de texto nos permiten manipular cadenas de texto con la finalidad de:
tomar parte de ella, ubicar cadenas dentro de otras cadenas, contar el nmero de
caracteres, repetir una cadena, etc.
FUNCIN/SINTAXIS
DESCRIPCIN
=IZQUIERDA(Cad1; Ncar)
Extrae Ncar caracteres desde el extremo izquierdo

de una cadena Cad1
=DERECHA (Cad1; Ncar)
Extrae Ncar caracteres desde el extremo derecho

de una cadena Cad1
=EXTRAE (Cad1; Pos_Ini; Ncar)
Extrae una cantidad de caracteres Ncar en una

cadena Cad1, a partir de la posicin Pos_Ini
=HALLAR(Cad1; Cad2)
Devuelve la posicin inicial que ocupa la cadena

Cad1 dentro de la cadena Cad2
=LARGO(Cad)
Devuelve la cantidad de caracteres de una cadena

de texto. Los espacios son tomados en cuenta.
Ejemplos:
= LARGO ("Madrid, Espaa") es igual a 14

= LARGO ("") es igual a 0
Pg. 29

Concatenar cadenas
En Excel el operador (&) se usa para concatenar celdas.
As, podramos usar frmulas de este tipo:
= Categ & Nro
el resultado ser:
Tambin puede hacer uso de la funcin Concatenar:

= CONCATENAR (Categ, Nro)
Incluso podr unir textos y celdas, as:
= B4 & , & C4
el resultado ser:
Nota:
1. Al concatenar celdas que contienen valores numricos, el resultado es un
nmero que puede ser utilizado en algn clculo posterior.
Pg. 30

Funciones Lgicas
Estas funciones evalan expresiones lgicas y permiten realizar acciones o clculos de
acuerdo al resultado de la expresin: Verdadero o Falso.
Las funciones lgicas de Excel son:
Funcin
Descripcin
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son

VERDADERO.
FALSO
Devuelve el valor lgico FALSO.
SI
Especifica una prueba lgica para evaluar y tomar una

accin de dos posibles.
SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo

evala como un error; de lo contrario, devuelve el
resultado de la frmula.
NO
Invierte el valor lgico del argumento.
Devuelve VERDADERO
VERDADERO.
VERDADERO
Devuelve el valor lgico VERDADERO.
si
cualquier
argumento
Funcin SI:
Sintaxis:
=SI (prueba_lgica; Expr. V; Expr. F)
Se utiliza para evaluar condiciones lgicas haciendo comparaciones a travs de los
operadores relacionales, valores y referencias a celdas o rangos de celdas.
Al evaluar la prueba_lgica se devuelve un valor lgico; si el resultado es Verdadero se
realiza lo indicado en Exp. V y si el resultado es falso se ejecuta la instruccin dada en
Expr. F
Pg. 31
es
Ejemplo:
En la siguiente tabla:
El Pago Hora se determina de acuerdo a la Categora. Los empleados de la categora A

reciben 20 soles la hora y los empleados de la categora B reciben 15.
El Monto es la multiplicacin de las Horas trabajadas por el Pago Hora
La Bonificacin (5% del monto) se dar slo a los que trabajen ms de 100 horas.
El Neto es la suma del Monto y la Bonificacin.
Las pruebas lgicas para hallar el Pago Hora y la Bonificacin son:
Pago Hora
Bonificacin
Categora = A
Htrab > 100
Valor Verdadero (Expr. V):
20
Monto* 5%
Valor Falso (Expr. F):
15
Prueba Lgica
Entonces las frmulas sern:

=Si (Categora =A; 20; 15)
=Si (Htrab >100; Monto*5%; 0)
Pg. 32

Funciones Matemticas y Trigonomtricas
A continuacin mostramos algunas funciones matemticas que proporciona Excel:
FUNCIN
DESCRIPCIN
ABS
Devuelve el valor absoluto de un nmero.
PI
Devuelve el valor de pi.
ALEATORIO.ENTRE
Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que

especifique.
REDONDEAR
Redondea un nmero al nmero de decimales

especificado.
SUMA
Suma sus argumentos.
Funciones de Fecha y Hora

Las funciones de fecha y hora permiten manejar datos ingresados como fechas o como
horas.
A continuacin algunas funciones de esta categora:
FUNCIN
DESCRIPCIN
=HOY( )
Devuelve la fecha del sistema
=AO(celda)
Devuelve el ao de una fecha
=MES(celda)
Devuelve el nmero de mes de una fecha
=DIA(celda)
Devuelve el nmero del da de una fecha
Ejemplo:
El estado ser Urgente para los productos que ingresaron antes de la quincena. La
frmula ser:
=SI ( DIA (B5)< 15; Urgente;Normal)
Adems podr emplear otras, como:
=SI (MES (B5) >=6;Semestre II, Semestre I)
Esta frmula determina si una fecha pertenece al primer o segundo semestre del ao.
Pg. 33

4. Manejo de fechas en Excel
Excel opera las fechas como valores numricos y para ello establece una relacin entre
las fechas del calendario y un nmero serial de 5 dgitos. Por ej. La fecha 01/01/1900
est asociada al nmero 00001, luego la fecha 02/01/1900 har lo mismo con el
nmero 00002 y as sucesivamente hasta llegar al da de hoy.
01/01/1900
Nacimiento
Cmo Excel maneja las fechas?
Hoy
Qu representa el segmento verde?
Esta manera de emplear las fechas nos permite realizar aritmtica de fechas, es decir
poder sumar o restar nmeros para calcular fechas en el futuro o en el pasado, segn
sea nuestras necesidades de informacin.
Por ejemplo:
Si a una fecha ms reciente (mayor) le restamos una fecha anterior (menor), la

diferencia ser el nmero de das comprendido entre ambas fechas.
Si a una fecha le sumamos un nmero entero positivo, el resultado ser la
fecha proyectada en el nmero de das que hemos aadido.
Si a una fecha le restamos un nmero entero positivo, el resultado ser la
fecha en el pasado en el nmero de das que hemos quitado.
Pg. 34

III.
MANEJO DE OBJETOS DE TEXTO E IMGENES
1. Objetos de texto
Para insertar objetos y cuadros de texto, entre otros, usted dispone del grupo Texto de
la ficha Insertar, tal como se muestra a continuacin:
En donde:
Cuadro de texto, permite insertar objetos rectangulares a los que se les puede
aadir texto adentro. Son objetos que flotan sobre la hoja clculo.
Encabezado y Pie de Pgina, activa la visualizacin de la zona para encabezados y
pie de pgina del libro (nueva vista en esta versin), de manera que haciendo un
clic pueda acceder a esa zona rpidamente.
WordArt, inserta un objeto WordArt con caractersticas mejoradas. El texto flotar
sobre la hoja de clculo y se manejar como un objeto.
Lnea de firma, inserta una lnea de firma que especifique la persona que debe
firmar.
Objeto, inserta un objeto incrustado en la hoja de clculo, pueden ser: archivos de
sonido, clips multimedia, dibujo de Visio, Diapositivas de Power Point, Documentos
de Word, Grficos de Microsoft Graph, Presentaciones de Power Point, Dibujo de
Visio, Imgenes de mapa de bits, Pelcula de video, Editor de ecuaciones, etc.
Ejemplo de ecuacin (Serie de Fourier):
() = + (
=
+
)
Smbolo, permite insertar caracteres que no se encuentran en el teclado.
Pg. 35

2. Objetos de Imgenes
Para insertar objetos de imgenes en un libro de Excel seleccione el tipo de imagen en
el grupo Ilustraciones que se muestra a continuacin:
Imagen. Haga clic en el botn Imagen para insertar una

imagen desde un archivo de imgenes almacenado en
su computadora.
Imgenes prediseadas. Permite insertar imgenes prediseadas en la hoja de
clculo. Los objetos insertados pueden ser imgenes, dibujos, pelculas, sonido o
fotografas.
Formas. Mediante este botn usted puede insertar formas previamente diseadas
tales como: rectngulos, crculos, lneas, flechas, smbolos de diagramas de flujo y
llamadas.
SmartArt. Permite insertar grficos SmartArt con la finalidad de comunicar
informacin de manera visual, en forma de listas grficas, diagramas de procesos,
ciclos, matrices, estructuras piramidales y organigramas, entre otros.
xito
Superacin
Esfuerzo
La
herramienta
SmartArt es
una
herramienta
muy til
que nos
presenta el
Office 2010.
Captura. Permite capturar el contenido de una ventana de aplicacin abierta o de

una parte de ella.
Pg. 36

IV.
CREACIN Y EDICIN DE GRFICOS
1. Definicin
Un grfico de Excel es una representacin visual de valores numricos almacenados en
un rango de celdas.
Un grfico de Excel permite mostrar informacin numrica de tal manera que su
representacin visual nos permita una mejor comprensin de los datos y un rpido
anlisis de la informacin.
2. Importancia
Los grficos son muy importantes porque nos muestran informacin de manera visual.
Mediante los grficos podemos representar tendencias, establecer comparaciones,
mostrar valores mximos y mnimos, mostrar porcentajes de participacin, entre otros,
facilitndonos una mejor toma de decisiones.
Tan importante como elaborar grficos agradables a la vista, es saber elegir el tipo de
grfico ms adecuado para la representacin de esos datos.
3. Terminologa empleada en grficos

Hay dos trminos empleados en la elaboracin de grficos son:
Series de datos, es el conjunto de datos a representar
Punto de datos, es el valor numrico que representa un nico dato
Una serie de datos contiene un conjunto de puntos de datos a representar.
Pg. 37

4. Creacin de un grfico
Para crear un grfico siga los siguientes pasos:
Seleccione un rango de celdas que contengan valores numricos
Seleccione la ficha Insertar
Seleccione el tipo de grfico en el grupo Grficos, mostrado a continuacin:
Seleccione el subtipo de grfico

El grafico se insertar en la hoja de clculo.
Cuando el grfico insertado es seleccionado, Excel activa la barra de herramientas

adicional Herramienta de Grfico ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.
Para reconocer cada elemento del grfico insertado apunte con el mouse en diferentes
lugares dentro del grfico hasta que aparezcan unas pistas informativas.
Dependiendo del tipo de grfico seleccionado usted podr visualizar los elementos del
grfico que lo conforman.
Para seleccionar un elemento del grfico slo tiene que apuntar en l y hacer clic.
Puede quitar la seleccin del grfico haciendo clic fuera de l. Notar que la barra de
herramientas adicional Herramienta de Grfico desaparece.
Una vez seleccionado el grfico, puede:
Modificar el diseo del grfico a travs de la Ficha Diseo:
Puede cambiar el tipo de grfico, guardarlo como plantilla, intercambiar las series
de las filas y las columnas, seleccionar el rango de datos, elegir otros diseos o
estilos para el grfico o mover el grfico hacia otras hojas de clculo o de grfico.
Pg. 38

Modificar la disposicin de los elementos del grfico a travs de la Ficha Presentacin:
Puede insertar imgenes, formas o cuadro de texto en el grfico, tambin puede

insertar ttulos del grfico y rtulos de los ejes, posicionar la leyenda, personalizar
las etiquetas de los datos, activar la tabla de datos, mostrar los ejes y lneas de
cuadrcula, personalizar el fondo del grfico, crear lneas de tendencia, entre otras
opciones.
Modificar el formato accediendo a la ficha Formato:
Puede trabajar con el objeto seleccionado, para modificar el estilo de las formas y
el estilo del texto WordArt. Tambin puede organizar los objetos contenidos en la
hoja de clculo con el grupo Organizar para girarlos, traerlos al frente, enviarlos al
fondo o alinearlos.
5. Los Mini-grficos
Con Excel 2010, puede aprovechar las ventajas de los nmeros y grficos en la misma
celda. Los mini-grficos son pequeas representaciones que se ajustan en una celda
de hoja de clculo y proporcionan una representacin visual clara y compacta de sus
datos.
Dado que los mini-grficos muestran tendencias en un espacio reducido, son
especialmente tiles para paneles u otros lugares donde necesite mostrar una
instantnea de su empresa en un formato visual de fcil comprensin.
Pg. 39

La secuencia de pasos para crear un mini-grfico es la siguiente:
Ingrese los datos (valores) en las celdas de la hoja de clculo
Seleccione la ficha Insertar, tal como se muestra:
En el grupo Mini-grficos elija el tipo de mini-grfico: Lnea, Columna o Ganancias y

Prdidas (+/-)
Aparecer el cuadro de dilogo:
Seleccione el Rango de datos y la Ubicacin para el mini-grfico, luego acepte.

Aparecer el mini-grfico y la barra adicional Herramientas para mini-grfico, tal como
se muestra a continuacin:
Pg. 40

La barra Herramientas para minigrfico posee una ficha Diseo y dentro de ella estn
los grupos Minigrfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Agrupar. A continuacin detallamos el
uso de cada uno de ellos:
Minigrfico, permite editar los datos del minigrfico
Tipo, sirve para elegir el tipo del minigrfico entre Lnea, Columna y Ganancia o
prdida
Mostrar, establece un efecto para un punto especfico del minigrfico (Punto

alto, Punto bajo, Primer punto, ltimo punto y Puntos negativos
Estilo, facilita la asignacin de un estilo o color del minigrfico, y
Agrupar, para agrupar/desagrupar o personalizar los ejes
Pg. 41
Pg. 42

V.
BASE DE DATOS
1. Introduccin
Una Base de datos es un conjunto de datos
coleccionados, organizados, estructurados y
almacenados con la finalidad de ser
procesados y generar informacin relevante
para la organizacin.
Excel organiza las bases de datos en forma
de tabla, es decir, en forma de una matriz
de dos entradas (filas y columnas) a las
cuales se les denomina Registros y Campos.
Los Registros de datos son el conjunto de
elementos (tems) sobre los cuales se
recopila la informacin. Ej. Clientes, Empleados, Productos, Vehculos, entre otros.
Los Campos son caractersticas propias de esos elementos, tems o registros. Ej.
Cdigo, Nombre, Direccin, Fecha de nacimiento, Telfono, Placa, etc.
2. Operaciones con base de datos

Las operaciones que se pueden realizar con las bases de datos son, entre otras:
ordenar, totalizar, filtrar, validar y resumir mediante el uso de tablas dinmicas la
informacin de los registros.
Antes de iniciar una operacin con la base de datos, el puntero de celda debe estar
ubicado dentro de ella; no ser necesario seleccionar todo el rango de la base de datos
ya que Excel lo intuye automticamente.
Nota:
1. Excel 2010 incorpora el comando mejorado Tabla que facilita sustancialmente
el manejo de las bases de datos.
3. Ordenar datos
Para ordenar los datos de la base de datos por un campo especfico ubique
el puntero de celda en una celda del campo por el cual desea ordenar,
dentro de la base de datos, y luego seleccione uno de los botones (orden
ascendente u orden descendente) ubicados en la Barra de herramientas
Estndar.
Excel 2010 permite establecer hasta 64 niveles de ordenamiento simultneo
para sus bases de datos superando ampliamente a la versin anterior que slo
permita tres (03) niveles.
Pg. 43

Para realizar un ordenamiento por ms de un campo ubique el
puntero de celda dentro de la base de datos, luego elija el botn
Ordenar de la ficha Datos.
Aparecer el siguiente dilogo Ordenar:
Elija el primer campo en Ordenar por y su respectivo criterio de ordenacin.

Para los siguientes campos seleccione el botn Agregar nivel para incluir un campo
adicional de ordenamiento, as sucesivamente hasta completar todos los campos por
los cuales desea ordenar.
Elija el botn Eliminar nivel si desea deshacerse de un campo de ordenamiento.
Si elige Opciones aparecer el dilogo:
El cual le permite activar la casilla Distinguir maysculas de minsculas y/o modificar la

orientacin del ordenamiento, ya sea para Ordenar de arriba hacia abajo o para Ordenar
de izquierda a derecha.
Luego Aceptar.
Pg. 44

Notas:
1. Cada campo maneja su propio criterio de ordenamiento.
2. Los primeros campos de ordenamiento deben ser aquellos que tienen mayor
cantidad de elementos repetidos.
3. Ordenar por un nivel adicional slo es til cuando existen elementos repetidos
en el nivel de ordenamiento anterior.
4. Subtotales
Para agregar subtotales en una Base de Datos ubique el puntero de celda dentro de
ella y elija el botn Subtotal de la ficha Datos. Aparecer el siguiente dilogo:
En la lista Para cada cambio en: seleccione el campo de la base de datos por el cual va
a agrupar los subtotales.
En la lista Usar funcin: elija la funcin de Excel que desea emplear para los subtotales.
En la lista Agregar subtotal a: active las casillas de verificacin de los campos a los
cuales desea aplicar la funcin seleccionada en la opcin anterior (pueden ser varios
campos), luego elija Aceptar.
Mantenga activada la casilla Reemplazar subtotales actuales, para el caso en que la
base de datos ya tuviera subtotales y stos sean reemplazados por el nuevo subtotal.
Finalmente elija Aceptar.
Pg. 45

Aparecern los subtotales en la hoja y unos controles en el lado izquierdo de la
pantalla para expandir y contraer los niveles de sub-totalizacin.
Notas:
1. Antes de ejecutar el comando Subtotales usted deber haber ordenado la Base
de Datos por el campo que va a agrupar.
2. Para quitar los subtotales seleccione el botn Quitar todos del dilogo
Subtotales.
3. Puede modificar las caractersticas de los subtotales de tal manera que podra
incluso aplicar subtotal de subtotal, es decir, sub-totalizar en ms de un nivel.
4. Tenga cuidado de seleccionar correctamente campos cuyos datos puedan ser
procesados por la funcin seleccionada.
5. Filtrar datos
El comando filtrar le permite a Excel discriminar entre registros de datos, basndose en
condiciones que se deben cumplir. Es decir, slo se mostrarn en pantalla aquellos
registros de la base de datos que cumplan las condiciones que hayamos establecido en
el filtro.
ACTIVAR EL FILTRO AUTOMATICO
Para activar el filtro automtico seleccione el botn Filtro ubicado en el grupo Ordenar
y filtrar de la ficha Datos. A continuacin, mostramos un ejemplo de la forma en que
se vera una base de datos con el filtro automtico activado:
Pg. 46

En la imagen anterior note que cada campo de la base de datos muestra un smbolo
parecido a una cabeza de flecha que apunta hacia abajo, haciendo clic en cada uno de
ellos podemos establecer los filtros de acuerdo a nuestras propias necesidades de
informacin.
Por ejemplo, si quisiramos filtrar aquellos trabajadores que pertenecen al rea de
ventas, debemos abrir el filtro de Dpto. y activar slo la casilla del elemento Ventas, tal
como se muestra a continuacin:
El resultado ser una lista de todos los empleados que pertenecen al rea de Ventas.
Notas:
1. Cuando un filtro est activado presenta la forma de un embudo
2. Puede activar varios filtros en la Base de datos.
3. Para desactivar el filtro automtico vuelva a seleccionar el botn Filtro.
4. Para restablecer los filtros seleccione el botn Borrar del grupo Ordenar y
filtrar.
5. Se pueden establecer filtros personalizados (mejorados en esta versin).
Las opciones de los filtros personalizados varan de acuerdo al tipo de dato que
almacena el campo de datos.
Por ejemplo, a continuacin mostraremos las opciones de filtro personalizado para
campos que almacenan datos de tipo:
Texto
Numrico
Fecha
Pg. 47

Opciones de filtro personalizado para un campo de tipo texto:
Para las opciones que finalizan en puntos suspensivos aparecer el cuadro de

dilogo:
Para facilitar la personalizacin del filtro.

Opciones de filtro personalizado para el caso de un campo de tipo numrico:
Son opciones nuevas de este filtro: Superior del promedio e Inferior al promedio que
permiten filtrar registros sin tener que realizar clculos matemticos.
Pg. 48

Cuando elija la opcin Diez mejores aparecer:
Puede elegir mostrar valores superiores o inferiores as como la cantidad de elementos

a mostrar.
Tambin puede determinar el porcentaje de elementos que se mostrarn.
Ej. Mostrar 25 por ciento
Opciones de filtro personalizado para un campo que almacena fechas:
Todas las opciones son completamente nuevas y nos facilitan grandemente la creacin
de filtros personalizados asociados a fechas.
Pg. 49

6. Validacin de datos
Qu es validacin de datos?
Validacin de datos permite restringir el ingreso de datos en las celdas de las hojas de
clculo a aquellos datos que no cumplan los criterios establecidos en la configuracin
del comando.
Validacin de datos
Seleccione el rango de celdas a las cuales desea configurar la validacin del ingreso de
datos y luego elija el botn de comando Validacin del grupo Herramientas de datos
de la ficha Datos.
Mediante validacin de datos puede permitir el ingreso de datos que contengan slo:
Nmeros enteros
Nmeros decimales
Elementos de una lista
Fechas
Horas
Texto con determinada longitud
Personalizar el criterio usando frmulas
En la ficha Configuracin establezca los criterios de validacin.
Pg. 50
En la ficha Mensaje de entrada redacte el Ttulo y el Mensaje de entrada que

aparecern en las celdas validadas cuando el puntero de celda se ubique en esa celda.
En la ficha Mensaje de error elija el Estilo de aviso, redacte el Ttulo y el Mensaje de

error que aparecern cuando intenten ingresar un valor que no cumpla los criterios de
validacin.
Pg. 51
Los estilos de validacin posibles son:
Grave
Advertencia
Informacin
Los estilos de validacin determinan que tan rgido es el programa para permitir el
ingreso de valores que no cumplen con los criterios de validacin.
El estilo Grave impedir el ingreso de datos que no cumplan los criterios.
El estilo Advertencia pide una confirmacin para el ingreso de datos que no cumplan
los criterios.
El estilo Informacin slo muestra un mensaje informativo que indica que se est
ingresando un dato que no cumple con el criterio de validacin.
Pg. 52

VI.
IMPRESIN DE LIBROS
1. Configuracin de pgina y opciones de impresin

Excel 2010 permite configurar la impresin del libro de Excel a travs de la ficha Diseo
de pgina y los grupos Configurar pgina, Ajustar rea de impresin y Opciones de la
hoja, tal como se muestra:
Luego, puede configurar las opciones de pgina usando los comandos disponibles en el
grupo Configurar pgina:
A continuacin explicamos brevemente el uso de los principales botones de comandos:
Para establecer los mrgenes de la pgina seleccione el botn Mrgenes.
Para modificar la orientacin de la pgina, use el botn Orientacin.
Para modificar el tamao de la hoja, hgalo con el botn Tamao.
Para imprimir solamente un determinado rango de celdas, use el botn rea

de impresin (previamente debe haber seleccionado el rango de celdas que
desea imprimir).
Para insertar o quitar saltos de pgina manuales, emplee el botn Saltos (pero
antes debe haber ubicado adecuadamente el puntero de celda para marcar la
posicin donde se insertarn los saltos).
Si lo que desea es asignar una imagen de fondo a su hoja de clculo, entonces

su alternativa es seleccionar el botn Fondo y luego elegir la imagen. Una vez
insertada la imagen, el botn Fondo cambia a Eliminar fondo.
Para seleccionar un grupo de filas y/o columnas que se repitan durante la

impresin, seleccione el comando Imprimir Ttulos y complete la informacin
en Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda.
Pg. 53

Para crear un encabezado y pie de pgina de la forma tradicional, seleccione el
lanzador de cuadro de dilogo del grupo Configurar pgina, tal como se muestra en la
siguiente imagen:
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina:
Seleccione la ficha Encabezado y Pie de Pgina y luego haga clic en el botn

Personalizar encabezado aparecer el cuadro de dilogo Encabezado:
Pg. 54

Puede usar los siguientes botones para personalizar el encabezado o el pie de pgina:
para aplicar formato al texto (seleccionado previamente).
para insertar el nmero de pgina.
para insertar el nmero de pginas.
para insertar la fecha del sistema.
para insertar la hora del sistema.
para insertar la ruta del archivo.
para insertar el nombre del archivo.
para insertar el nombre de la hoja.
para insertar una imagen.
para aplicar formato de imagen.
Puede insertar estos botones en cualquiera de las secciones: izquierda, central o
derecha.
2. Impresin del libro

Para imprimir el libro haga clic en el Botn de Office, luego elija la opcin Imprimir.
Aparecer el siguiente dilogo:
A continuacin seleccione una impresora local o de red, el intervalo de pginas y el

mbito de la impresin as como el nmero de copias, luego elija Aceptar.
Pg. 55
Pg. 56

VII.
TABLAS DINMICAS
Excel 2010 proporciona muchas maneras de resumir
informacin. Lo puede hacer a travs de los comandos
subtotales, filtros e incluso el comando consolidar. Sin
embargo, una de las herramientas ms poderosas y verstiles
para resumir informacin es a travs de las tablas dinmicas.
1. Definicin
Una tabla dinmica es un informe resumido generado a partir de un rango de celdas,
de una tabla de Excel o de una fuente de datos externa.
Uno de los aspectos ms importantes de la tabla dinmica es su interactividad y la
flexibilidad en su manejo, lo que nos permite ubicar y reubicar la informacin dentro
de la tabla dinmica en cualquier forma imaginable.
Trminos usados frecuentemente en Tablas Dinmicas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Campos de columna
Grupo
Elemento
Actualizar
Campos de fila
Datos de origen
Sub-totales
Filtros de tabla
rea de valores
2. Crear un informe de Tabla Dinmica

Para crear una tabla dinmica ubique el puntero de celda dentro de la base de datos,
luego seleccione el botn Tabla dinmica del grupo Tablas ubicado en la ficha Insertar.
Pg. 57

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Por defecto estarn seleccionadas las opciones: Seleccione una tabla o un rango y
Nueva hoja de clculo.
El rango de celdas es intuido y referenciado automticamente por Excel y colocado en
el cuadro Tabla o rango. En caso usted no est de acuerdo, puede seleccionar el rango
manualmente.
Luego elija el botn Aceptar, aparecer:
Pg. 58

Observe que se activa automticamente la barra adicional Herramientas de tabla
dinmica, la lista de campos de la tabla dinmica y la zona de la tabla dinmica
propiamente.
A continuacin active la opcin de Diseo de tabla dinmica clsica siguiendo la
siguiente secuencia de comandos: Ficha Opciones > Grupo Tabla dinmica > Botn
Opciones > Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Seleccione la ficha Mostrar, active la casilla Diseo de tabla dinmica clsica (permite
arrastrar campos en la cuadrcula) y acepte.
Ahora la zona para la tabla dinmica ha variado su presentacin y muestra cuatro (04)
reas donde usted puede agregar campos: campos de pgina, campos de columna,
campos de fila y rea de valores.
Pg. 59

Con lo cual ya puede arrastrar los campos desde la lista de campos ubicado a la
derecha de la pantalla hacia cualquiera de las 04 reas de la tabla dinmica.
3. Diseo de la Tabla dinmica

A continuacin es momento de disear la tabla dinmica en funcin a las necesidades
de la persona que va a analizar la informacin resumida en ella.
Seleccione los campos que participarn en la tabla dinmica activando su casilla de
verificacin respectiva. Excel ir colocando cada uno de los campos de manera
intuitiva, ya sea como campo de fila, campo de columna o campo de valor.
Otra manera de incluir campos en la tabla dinmica es arrastrndolos uno a uno desde
la lista de campos de la tabla dinmica hacia la zona correspondiente marcada con
bordes de color azulino.
Notas:
1. Cuando activa la tabla dinmica automticamente aparece la barra de
herramientas Tabla dinmica y la Lista de campos.
2. Puede arrastrar ms de un campo hacia una misma zona de la tabla dinmica.
3. Puede arrastrar un campo desde una zona de la tabla dinmica hacia otra
buscando mejorar su presentacin.
4. Para eliminar un campo de la tabla dinmica simplemente arrstrelo desde la
zona de la tabla dinmica y djelo caer fuera de la tabla dinmica o desactive
su casilla en la lista de campos.
5. Cada campo de la tabla dinmica tiene un filtro donde puede controlar el
orden de aparicin de los datos y activar o desactivar uno o ms
elementos del filtro.
6. Las tablas dinmicas no se actualizan automticamente. Cuando
modifique
alguna informacin en la base de datos deber
actualizar la tabla dinmica manualmente a travs del botn Actualizar.

7. Puede resumir tablas dinmicas con datos no numricos. En ese caso, la
funcin de resumen que se aplica por defecto es CONTAR (en lugar de SUMA).
8. No es posible insertar filas o columnas en una tabla dinmica. Tampoco es
posible modificar los valores calculados o introducir frmulas.
9. El rango de celdas que da origen a una tabla dinmica
tampoco se actualiza de manera automtica, para ello
deber usar el botn Cambiar origen de Datos y volver a
establecer el rango de celdas.
Pg. 60

4. Crear un informe de Grfico dinmico
Un grfico dinmico es una representacin visual de un resumen de datos mostrados
en una tabla dinmica.
Para crear un grfico dinmico a partir de una tabla dinmica seleccione el botn
Grfico dinmico ubicado en el grupo Herramientas de la ficha Opciones.
Aparecer el dilogo:
Elija el tipo y subtipo de grfico adecuado.

Acepte.
El grfico dinmico aparecer en su hoja de clculo.
Consideraciones sobre grficos dinmicos

1. Todas las funciones de grficos de Excel estn disponibles en un grfico
dinmico.
2. Por defecto, los grficos dinmicos se incrustan en la hoja que contiene la
tabla.
3. Puede mover el grfico dinmico.
Pg. 61

4. No puede crear un grfico dinmico sin una tabla dinmica.
5. El panel de filtros de grfico dinmico permite hacer cambios en el grfico
dinmico, los cuales modifican el diseo de la tabla dinmica.
6. Una tabla dinmica y un grfico dinmico estn unidos por un enlace de doble
sentido, es decir, si modifica el grfico la tabla dinmica vara y si modifica la
tabla dinmica el grfico vara.
7. Puede crear varios grficos dinmicos a partir de una misma tabla dinmica.
8. Si tiene un grfico dinmico y elimina la tabla dinmica subyacente el grfico
dinmico permanece con sus valores almacenados en matrices.
Pg. 62

Manual de MS Excel 2010 - Nivel Basico

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Manual de MS Excel 2010 - Nivel Basico

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La presente Gua de Excel 2010 - nivel

Bsico es un documento elaborado con la

Universidad San Ignacio de Loyola USIL

Gua de MS Excel 2010 - Bsico

INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010 .............................................................................5

Para qu sirve Excel 2010? ................................................................................................ 5

Elementos de la pantalla de Excel ..................................................................................... 5

Hojas de clculo de Excel 2010 ......................................................................................... 6

La vista Microsoft Office Backstage .................................................................................. 6

Vistas en Excel 2010 .......................................................................................................... 7

Ingreso de datos en una hoja ............................................................................................ 9

Trabajar con celdas y rangos ........................................................................................... 10

Llenado de series ............................................................................................................. 14

Aplicar formato de celdas ............................................................................................... 16

Editar la hoja de trabajo .............................................................................................. 19

Guardar y abrir libros .................................................................................................. 21

EFECTUAR CLCULOS .............................................................................................. 25

Frmula en Excel ............................................................................................................. 25

Funciones en Excel .......................................................................................................... 26

Funciones por Categora ................................................................................................. 29

Manejo de fechas en Excel .............................................................................................. 34

MANEJO DE OBJETOS DE TEXTO E IMGENES .......................................................... 35

Objetos de texto .............................................................................................................. 35

CREACIN Y EDICIN DE GRFICOS ......................................................................... 37

Terminologa empleada en grficos ................................................................................ 37

Creacin de un grfico .................................................................................................... 38

Los Mini-grficos ............................................................................................................. 39

Gua de MS Excel 2010 - Bsico

BASE DE DATOS ...................................................................................................... 43

Operaciones con base de datos ...................................................................................... 43

Ordenar datos ................................................................................................................. 43

Filtrar datos ..................................................................................................................... 46

Validacin de datos ......................................................................................................... 50

IMPRESIN DE LIBROS ............................................................................................ 53

Configuracin de pgina y opciones de impresin ......................................................... 53

Impresin del libro .......................................................................................................... 55

TABLAS DINMICAS ................................................................................................ 57

Crear un informe de Tabla Dinmica .............................................................................. 57

Diseo de la Tabla dinmica ............................................................................................ 60

Crear un informe de Grfico dinmico ............................................................................ 61

Gua de MS Excel 2010 - Bsico

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GUA DE MS EXCEL 2010

INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010

1. Para qu sirve Excel 2010?

Procesamiento de datos estadsticos

2. Elementos de la pantalla de Excel

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3. Hojas de clculo de Excel 2010

4. La vista Microsoft Office Backstage

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Adems de la Cinta de Opciones, usted encontrar la Barra de Acceso rpido, la ficha

5. Vistas en Excel 2010

La vista por defecto es la vista Normal.

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La modificacin del porcentaje de ampliacin o reduccin del Zoom tambin lo puede

Trabajar con Ventanas

Organizar las ventanas

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Ocultar o mostrar ventanas

Cambiar entre ventanas

Incluso puede Guardar rea de trabajo

6. Ingreso de datos en una hoja

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