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CORPAS
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TIPO DE DOCUMENTO:
MANUAL
NOMBRE:
MANUAL DE ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS
Y DISPOSITIVOS
MDICOS
SF-MA-01-V3
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NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
ELABOR
QUIMICA FARMACEUTICA
REVISIN
COORDINADORA
FARMACEUTICO
10/04/2013
JOHANNA
CASTAEDA
ALONSO
APROB
DIRECTOR
MEDICO
OTTO
19/04/2013
HOSPITALARIO Y QUIRURGICO
ECHEVERRY
HAMANN
SERVICIO
1. OBJETIVO
Orientar al personal del servicio farmacutico y a todo el personal asistencial en general acerca de las
actividades propias del proceso de almacenamiento de medicamentos (lo cual incluye gases
medicinales), insumos y dispositivos mdicos que se son usados en la Clnica Juan N. Corpas y sus
tres centros mdicos, con el fin de mantener la calidad y garantizar el cuidado y la conservacin de las
especificaciones tcnicas con las que tanto los medicamentos, como los insumos y los dispositivos
mdicos fueron fabricados hasta que son utilizados en nuestros pacientes.
2. ALCANCE
El manual incluye todas las actividades relacionadas con el almacenamiento desde la recepcin
tcnica y administrativa de los medicamentos y dispositivos mdicos hasta el almacenamiento
transitorio en cada uno de los servicios previo a la administracin de los medicamentos y el uso de los
dispositivos mdicos en los pacientes.
3. DEFINICIONES
Almacenamiento: Conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservacin de
las especificaciones tcnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos mdicos.
El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta bsicamente los siguientes aspectos:
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Buenas Prcticas de almacenamiento (BPA): Son los lineamientos, normas y actividades que
deben ser realizadas dentro del proceso de almacenamiento para garantizar que los productos
permanezcan en las condiciones de calidad para cumplir con su funcin.
Seguridad. Es la caracterstica de un medicamento segn la cual puede usarse sin mayores
posibilidades de causar efectos txicos no deseables. La seguridad de un medicamento es una
caracterstica relativa.
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Almacen1
Servicios
Almacn
Centros
Mdicos
Farmacia
Hospitalaria
Central
Farmacia
Urgencias
Farmacia
Ambulatoria
Farmacia
Salas de
Ciruga
La clnica Juan N Corpas cuenta con un rea de produccin de aire medicinal en la que se almacena
el aire producido en un tanque fijo o tanque pulmn, a su vez se cuenta con un sistema de reserva o
Manifold en el cual se almacena el aire medicinal en cilindros; independiente al rea de produccin de
aire medicinal se cuenta con un rea de almacenamiento de gases medicinales en la que se
almacenan cilindros de aire medicinal, oxigeno, nitrgeno, dixido de carbono y un tanque fijo en el
que se almacena oxigeno lquido.
Las reas de produccin de aire medicinal y del sistema de reserva de gases medicinales se
encuentran ubicadas en un rea con bajo flujo de personal, se encuentran debidamente identificadas
permiten proteger los cilindros de cualquier deterioro externo, tienen las dimensiones apropiadas de
acuerdo a la demanda de produccin de aire medicinal y consumo de cilindros, no permiten que los
cilindros estn expuestos a temperaturas superiores a 52 C, las reas se encuentran limpias,
ventiladas y ordenadas, permitiendo la rotacin ordenada de los inventarios; igualmente estn libres
de materiales combustibles para evitar confusiones y riesgos de contaminacin. Los pisos, paredes y
techos, son de material resistente y de fcil limpieza, los cuales se mantienen en buenas condiciones.
4.1
De acuerdo a la normatividad vigente, el servicio Farmacutico de la clnica cuenta con las siguientes
sub-reas para realizar todas las actividades relacionadas con el almacenamiento y cuidado de los
medicamentos y dispositivos mdicos:
Sub-rea
A
B
Descripcin
Administrativa
De recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos
De cuarentena de medicamentos: En la cual se almacenan medicamentos y/o
dispositivos mdicos destinados para devolucin, que deben ser destruidos o
desnaturalizados por deterioro o averas, productos rechazados, devueltos y
retirados del mercado, o productos asociados a un reporte de Posible evento
adverso.
De almacenamiento de medicamentos de control especial, la cual debe ser
independiente y segura de acuerdo con la normatividad vigente
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Las sub-reas se encuentran distribuidas en las diferentes reas de acuerdo con la siguiente Tabla.
reas
Sub-reas
C
D
E
Farmacia Ambulatoria
Farmacia Hospitalaria
Farmacia de Salas
Farmacia de urgencias
Bodega 1
Bodega 2
Oficina
Almacn Centro Mdico Suba
Almacn Centro Mdico Cota
Almacn Centro Mdico Niza
5. ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO
5.1. RECEPCIN TECNICA Y ADMINISTRATIVA
Todos los medicamentos y dispositivos mdicos que utiliza la institucin pasan por recepcin tcnica y
administrativa con el fin de verificar y asegurar a sus clientes internos y externos la calidad de los
productos recibidos, estas actividades se realizan de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SFPR-14 por parte del personal de almacn del servicio farmacutico y de los centros mdicos, para
gases medicinales se cuenta con el procedimiento SF-PR-15 realizado por personal de mantenimiento
y en los casos de nutriciones parenterales y unidosis segn el procedimiento SF-PR-16 a cargo
personal de la farmacia hospitalaria central.
5.2. ORDENAMIENTO Y OTRAS RECOMENDACIONES GENERALES DE ALMACENAMIENTO
Con el fin de agilizar los procesos de despacho, inventarios, optimizar el espacio y minimizar al
mximo las posibles confusiones, prdidas y vencimientos durante el almacenamiento, el servicio
farmacutico de la Clnica Juan N Corpas cuenta con un ordenamiento que permite darle una
ubicacin adecuada y sistmica a los medicamentos y dispositivos mdicos dentro de las farmacias y
facilitando as su ubicacin.
Los medicamentos se almacenan en un rea independiente a la de los dispositivos mdicos, en
muebles idneos y especficos para tal fin previamente asignados y debidamente identificados de
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acuerdo con la forma farmacutica y cada una de las formas farmacuticas en orden alfabtico. Los
medicamentos de control especial se encuentran ubicados en un rea de almacenamiento
independiente y bajo llaves ordenadas inicialmente por forma farmacutica y cada forma farmacutica
por orden alfabtico.
As mismo, los dispositivos mdicos se encuentran ubicados en muebles y estantes para cada tipo de
producto teniendo en cuenta las necesidades de espacio. Se ordenan de acuerdo a su categora
(suturas, jeringas, cnulas) y cada una de las categoras por su tamao.
El almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos debe realizarse en un rea
independiente de productos de limpieza y desinfeccin y alejada de fuentes de riesgo biolgico o
posibles contaminantes.
El almacenamiento de muestras mdicas en cajetines o gavetas, consultorios y dems reas no est
permitido en la institucin. El recibir muestras mdicas de los proveedores o la entrega de las mismas
a los pacientes es responsabilidad exclusiva del mdico. En caso de requerir hacer una prueba de uso
de un producto en particular para inclusin en el listado de productos de la institucin, se hace entrega
de las muestras al servicio farmacutico y se har ingreso a los productos de acuerdo al
procedimiento de Recepcin tcnica y administrativa.
Para el correcto almacenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos se deben tener en
cuentas las siguientes especificaciones:
Las cajas completas siempre deben encontrarse sobre estibas preferiblemente plsticas, nunca en
contacto directo con el suelo o las paredes, ya que estas protegen los productos de la humedad,
accidentes y deterioro de los empaques, la altura mnima debe ser de 10 cm de tal forma que
permita el aseo.
Debe tenerse en cuenta recomendaciones del proveedor acerca del nmero mximo de cajas a
estibar por columna.
Se debe tener presente que las cajas deben siempre encontrarse a mnimo 10 cm de la pared y/o
del techo.
Todos los estantes deben encontrarse correctamente identificados segn el orden adoptado.
Para el caso de gases medicinales los cilindros se ubican en un rea de almacenamiento exclusivas
para tal fin agrupndolos segn el gas, en una conformacin de colmena lo cual le proporciona a cada
cilindro tres puntos de apoyo, los cilindros llenos y vacos se almacenan en reas diferentes y
debidamente identificados, debido a que los cilindros vacos aun contienen gas, a estos se les da igual
manejo que los cilindros llenos, todos los cilindros se cuentan debidamente sujetados con cadenas de
seguridad.
En cuanto a las reas produccin, reserva y suministro de aire medicinal y otros gases medicinales,
los cilindros se encuentran conectados a las redes de suministro en ubicacin lineal y asegurados con
cadenas de seguridad.
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Los cilindros siempre deben guardarse con tapa y en forma vertical, asegurndose que se
encuentren firmes para no caerse, asegurados con cadenas y sobre superficies planas.
Se debe tener en cuenta que durante el almacenamiento los cilindros se encuentren
protegidos de cualquier deterioro externo. El nivel de proteccin incluye el almacenamiento
bajo techo, la proteccin de los dispositivos de embalaje de cilindros y hasta la proteccin del
cilindro individual.
Los gases medicinales son identificados segn la norma NTC ICONTEC 1671, y para su
almacenamiento y manipulacin deben tenerse en cuenta las caractersticas y riesgos fsicos
y qumicos especficos para cada uno de ellos.
No se deben almacenar otros materiales en el rea de almacenamiento de cilindros de gases
medicinales
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Rango (C)
De +2C a +30C
De +2C a +25C
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De +2C a +15C
De +2C a +8C
De +8C a +25C
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5.3.1.3. Humedad
La Humedad hace referencia a la proporcin de vapor de agua que contiene el aire, la cual en exceso,
favorece el crecimiento microbiano, reacciones qumicas de oxidacin y cambios organolpticos de la
forma farmacutica como ablandamiento y cambio de color. Los productos farmacuticos
higroscpicos son aquellos que por sus componentes y caractersticas pueden captar o atrapar agua
fcilmente por diferentes mecanismos. Estos productos generalmente vienen con una leyenda que
dice: Conservar en lugar seco o Proteger de la humedad y en ocasiones traen en su empaque
original pequeas bolsas de slica gel las cuales no deben ser retiradas ya que estas mantienen un
ambiente circundante seco para la conservacin adecuada del producto.
En general los medicamentos y dispositivos mdicos no deben ser almacenados en reas cercanas a
lugares hmedos como instalaciones hidrulicas (desages, sifones).
Al igual que la temperatura, la humedad del rea de almacenamiento debe estar en mximo 60 +/- 5
% HR y debe controlarse tomando por lo menos dos mediciones diarias de acuerdo con el instructivo
de toma y registro de temperatura y humedad SF-IN-25
Control de Inventarios
Para el control de inventarios se cuenta con criterios, procedimientos y recursos que permiten efectuar
el control de inventarios, este control se hace mediante la evaluacin de la rotacin del inventario y del
conteo fsico comparado con el registro de existencias; para ello se cuenta con el procedimiento
inventario del servicio farmacutico SF-PR-32-V1 en el cual se describen las actividades para llevar a
cabo las actividades propias de inventario.
Adicional al procedimiento de inventarios que se realiza mensualmente, durante el mes se realizan
conteos aleatorios y en cada entrega de turno se realiza el conteo de medicamentos de control
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especial y medicamentos alto costo, lo anterior con el fin de ejercer un mayor control sobre el
inventario y corregir oportunamente las fallas detectadas.
Para los medicamentos de control especial, el control de movimientos de inventario se registra en los
libros destinados para tal fin, se cuenta con un libro para cada una de las farmacias (salas de ciruga,
hospitalaria, urgencias y ambulatoria) y uno para bodega, con base en ellos se elabora el informe
mensual sobre la distribucin y/o dispensacin de medicamentos de control especial, el cual se debe
presentar durante los diez primeros das calendario de cada mes, al fondo nacional de
estupefacientes.
5.3.3.
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Las reservas de medicamentos y/o dispositivos mdicos sern solo autorizadas por el Comit de
Farmacia y teraputica. Los listados (tems y cantidades) debern ser presentados al comit para su
estudio y aprobacin; una vez aprobados sern codificados como tablas y una copia de estos listados
reposar en la oficina de coordinacin del servicio farmacutico y en el rea destinada para la reserva.
Se debe tener en cuenta que para cualquier stock o reserva de medicamentos y/o dispositivos
mdicos que se tenga en la institucin se debern adherir a los procedimientos y lineamientos
establecidos en el presente manual que apliquen.
El control de las existencias de las diferentes reservas de medicamentos y/o dispositivos mdicos, as
como el control de fechas de vencimiento se realiza segn el procedimiento de verificacin de
reservas autorizadas AH-PR-29.
Las reservas debern realizar tambin control de temperatura de humedad teniendo en cuenta todas
las recomendaciones incluidas en los numerales 5.3.1.2 y 5.3.1.3
7. ANEXOS
7.1. LISTADO DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES MS COMUNES
MEDICAMENTO (DCI)
FORMA FARMACUTICA
ACETAMINOFN
TABLETA
TABLETA
CIDO FLICO
TABLETA
LOCIN
CIDO RETINOICO
ALFAMETILDOPA
AMINOFILINA
INYECTABLE
ANFOTERICINA B
POLVO INYECTABLE
APOMORFINA
INYECTABLE, SOLUCIN
ORAL,TABLETAS
BENZOCAINA + GLICERINA
SOLUCIN TICA
BETAMETASONA
INYECTABLE, TABLETA
BIPERIDENO
INYECTABLE
BROMOCRIPTINA
TABLETA
CAFEINA + ERGOTAMINA
TABLETA
CEFALEXINA
CPSULA
CLOFIBRATO
TABLETA
CLOMIFENO
TABLETA
HIDRATO DE CLORAL
ELIXIR, JARABE
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MEDICAMENTO (DCI)
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FORMA FARMACUTICA
CLORFENIRAMINA
CLORPROMAZINA
INYECTABLE, JARABE,TABLETA
CODEINA FOSFATO
JARABE, TABLETA
COLCHICINA
TABLETA
MEDRIXONA
DAPSONA
TABLETA
DOCLOFENACO SODICO
INYECTABLE
DEXAMETASONA ACETATO
SUSPENSIN, INYECTABLE
DEXAMETASONA FOSFATO
INYECTABLE
DEXTROMETORFANO
JARABE
DIAZEPAM
INYECTABLE, TABLETA
DIAZXIDO
INYECTABLE
DIFENHIDRAMINA
INYECTABLE, ELIXIR
FENITONA
INYECTABLE
DIGOXINA
INYECTABLE
DIHIDROMORFINONA
TABLETA
DROPERIDOL
INYECTABLE
EPINEFRINA
INYECTABLE
ERGOTAMINA
INYECTABLE
ERITROMICINA
TABLETA
ESPIRONOLACTONA
TABLETA
FENOBARBITAL
ELIXIR
FENTANILO CITRATO
INYECTABLE
FLUFENAZINA
INYECTABLE
FUROSEMIDA
TABLETA, INYECTABLE
HALOPERIDOL
INYECTABLE
HIDRALAZINA
TABLETA
HIDROQUINONA
LOCIN, CREMA
HIDROXICOBALAMINA
INYECTABLE
HIDROXIPROPAFENONA
INYECTABLE
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MEDICAMENTO (DCI)
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FORMA FARMACUTICA
HIDROXIPROGESTERONA
INYECTABLE
IDOXURIDINA
SOLUCIN OFTLMICA
ISONIAZIDA
TABLETA
KETAMINA
INYECTABLE
LEVOMEPROMAZINA
INYECTABLE
LEVOTIROXINA
TABLETA
LIDOCAINA + EPINEFRINA
INYECTABLE
LIOTIRONINA
TABLETA
METAMIZOL
TABLETA
METOCLOPRAMIDA
INYECTABLE, TABLETA
METOXALENO
LOCIN
METRONIDAZOL
TABLETA
ACIDO NALIDIXICO
TABLETA
NALOXONA
INYECTABLE
NAPROXN
TABLETA
NEOSTIGMINA
TABLETA
NICLOSAMIDA
TABLETA
NITRAZEPAM
TABLETA
NITROFURANTOINA
PENICILINA PROCAINICA
INYECTABLE
PIPERAZINA
ELIXIR
PIRANTEL PAMOATO
SUSPENSIN ORAL
PIRIDOXINA
TABLETAS
PIRIMETAMINA
TABLETA
POTASIO GLUCONATO
ELIXIR
PREDNISOLONA
TABLETA
PRIMAQUINA
TABLETA
PROPARACAINA
SOLUCIN ORAL
PROPRANOLOL
INYECTABLE, TABLETA
QUINIDINA
CPSULA, TABLETA
RESERPINA
TABLETA
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FORMA FARMACUTICA
RIFAMPICINA + ISONIAZIDA
CPSULA
RIFAMPICINA
CPSULA
SULFACETAMIDA
SOLUCION OFTALMICA
TERBUTALINA
SOLUCIN INYECTABLE
TESTOSTERONA
INYECTABLE
TETRACICLINA
CPSULA
TIAMINA
TABLETA
TIMOLOL
SOLUCIN OFTLMICA
TRANILCIPRAMINA
TABLETA
TRANCINOLONA
INYECTABLE
TRIMETROPIM SULFOMETOXAZOL
TABLETA
VERAPAMILO
INYECTABLE
VITAMINA A
VITAMINA K
SOLUCIN INYECTABLE
WARFARINA
TABLETA
YODOPAMINA MEGLUMNICA
SOLUCIN INYECTABLE
MEDICAMENTO (DCI)
ACETAMINOFN.
ACIDO ACETIL SALICLICO.
ANTIBITICOS.
ANTITOXINA TETNICA
AZTREONAM
BENCILPENICILINA
BENZOATO DE BENCILO
HIDRXIDO DE ALUMINIO Y MAGNESIO
INSULINA.
ISONIAZIDA.
MEDICAMENTOS DERMATOLGICOS.
SUEROS
TETRACICLINA.
TETRACICLINA
TETRACICLINA
VACUNAS.
FORMA FARMACUTICA
JARABE
TABLETA.
DIFERENTES FORMAS
DIFERENTES FORMAS
POLVO SUSPENSIN
TABLETA.
LOCIN
TABLETA
DIFERENTES FORMAS
TABLETA.
CREMA, UNGENTO
DIFERENTES FORMAS
CPSULA
SUPOSITORIOS
VULOS
DIFERENTES FORMAS
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