Mi Negocio Necesita Una Intranet Por Neiy Briceño

Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceo neiy15@hotmail.com
A continuacin se definen varios conceptos Intranet

Una Intranet es una red informtica que utiliza la tecnologa del Protocolo de
Internet para compartir informacin, sistemas operativos o servicios de
computacin dentro de una organizacin.
Red informtica interna de una empresa u organismo, basada en los estndares

de Internet, en la que las computadoras estn conectadas a uno o varios servidores
web.
Una intranet es una red de computadoras similar a Internet, aunque para uso
exclusivo de una determinada organizacin, es decir que solamente las PC de la
empresa pueden acceder a ella.
Intranet es ante todo una operacin de armonizacin y de homogenizacin del

conjunto de los sistemas de informacin o de comunicacin que existen en la
empresa, bajo todas sus formas.
En base a los conceptos ledos podemos elegir algunas palabras claves para la
construccin de un concepto propio, esas palabras son: Red, Compartir, Interno,
Exclusivo, Informacin, PC e Internet.
Entonces en conclusin la Intranet es: Red Interna de una empresa u organizacin

donde se comparte informacin y servicios de uso exclusivo.
Es un sitio Web Interno, diseado para ser utilizado exclusivamente dentro de la

organizacin.
Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las Intranets son
exclusivas y la informacin que en ella reside tiene como objetivo asistir a los
trabajadores en la generacin de valor para la empresa.
Un Sitio de Intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran
variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso
centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa.
En una Intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto,
imgenes, videos, sonido, etc.). Adems, una Intranet puede proporcionar una
funcin de trabajo en grupo muy interesante. stas son algunas de las funciones
que puede ofrecer una Intranet:
Acceso a la informacin sobre la empresa.
Acceso a documentos tcnicos.
Motores de bsqueda para la documentacin.
Intercambio de datos entre compaeros de trabajo.
Nmina del personal.
Direccin de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda e
ingeniera asistida por ordenador.
Mensajera electrnica.
Foros de discusin, listas de distribucin, chat directo.
Video conferencia.
Ejemplo de Intranet
El fenmeno Intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web

en el mundo Internet. De hecho, es una proyeccin al interior de lo que las
organizaciones han colocado a disposicin de la comunidad virtual que usa
Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz nica para realizar
sus procesos administrativos cotidianos.
La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando
ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa vlida de
apoyo a la gestin de sus procesos administrativos. Posteriormente, Netscape
incursiona para indagar qu tan til puede ser el uso de su producto Navigator
como una interfaz comn para el acceso de distinto tipo de informacin de una
empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientacin de la Web.
Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al
desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en
1995, coloca de moda el concepto de Groupware y tambin percibe en el Web
un entorno ms imparcial y estndar sobre el cual desarrollar sus productos. Por
otra parte, Microsoft reconoce su error estratgico al no priorizar dentro de sus
planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella
ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para
trabajar de manera "natural" en esta red.
Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar ms eficientemente

en esta lnea. Esta situacin, que involucr a tres grandes empresas de software
(IBM-Lotus, Microsoft y Novell) da una clara seal a otras empresas similares para
desarrollar productos y servicios orientados a la Web, pero de manera especial a
Intranet.
En la actualidad, la creacin de productos para Intranet ocupa un alto porcentaje

de los recursos de investigacin y de desarrollo de las empresas de software. Las
empresas ligadas al hardware, tambin han potenciado sus productos para
trabajar o soportar aplicaciones de Internet e Intranet. Es ms, se supone que la
mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web est orientado a Intranet.
Grupo Caser Seguros
El Grupo Caser cuenta con ms de 70 aos de experiencia en el mercado

asegurador espaol, en el que opera a travs de la entidad Caser: Caja de Seguros
Reunidos, Compaa de Seguros y Reaseguros. Caser obtuvo en 2009 unos
beneficios antes de impuestos de 93,4 millones de euros, lo que representa un
20% ms que el ao anterior. La facturacin ascendi hasta los 2.398 millones de
euros en primas, un 2% ms que en 2008 y la cartera de plizas se situ en 5,2
millones.
Necesidades:
El proyecto se planteaba como una herramienta web para empleados, de hecho
se solicitaba ms un portal del empleado que una Intranet propiamente dicha, lo
cual le dotaba de un valor aadido especial y de mayor riqueza.

Ms de 50 centros distribuidos por toda Espaa, ms de 1.800 empleados, una
gran cantidad de informacin y documentos a organizar y estructurar, flujos de
permiso, facilidad de uso, y mltiples sistemas eran las premisas iniciales.
Adems haba que contar con un reto an mayor: La solucin deba estar
operativa y funcionando en apenas un mes y medio.
Solucin:
La solucin aportada por Newcomlab se bas en Microsoft SharePoint Portal
Server, la herramienta para desarrollo de portales e Intranets de Microsoft. El uso
de esta herramienta facilit decisivamente el poder cumplir todos los requisitos
solicitados por Grupo Caser en el tiempo previsto.
El portal se estructur por reas de negocio, desde las que se compartimentaba
la categorizacin documental. Estaba dotada de flujos de aprobacin, indexacin
y bsqueda de contenidos, acceso a los contenidos por rangos de permisos, con
slo autenticarse en la red del sistema, jerarquas de mantenimiento y
administradores y muchas otras funcionalidades. Todo el proyecto fue
desarrollado bajo plataforma Microsoft conectada con Microsoft Exchange Server,
como servidor de correo, sobre Directorio Activo para todo el control de usuarios,
permisos y autenticacin. Por ltimo se conect el sistema con Web Trends para
el control de informes y estadsticas.
Beneficios:
Eficacia y conocimiento en el desarrollo de intranets fue probablemente el
principal beneficio aportado por Newcomlab. No slo montamos el proyecto, lo
instalamos y lo dejamos funcionando con un gran xito entre los empleados, sino
que se contribuy decisivamente a la gestin y categorizacin de los contenidos,
a la formacin de los usuarios y coordinadores responsables de la gestin del

proyecto y a dotar al portal de una estructura correcta y operativa.
Las cifras de participacin de los empleados de Caser en la Intranet superaron en
varias veces las estimaciones ms optimistas de la compaa, consiguiendo en
menos de un mes que prcticamente el 80% fueran usuarios habituales de la
herramienta.
Extrado de: http://www.newcomlab.com/default.aspx?id_seccion=925
Colegio Mount Rushmore
El Colegio Mount Rushmore es una escuela de alto prestigio que a travs de su

personal docente y su estrategia educativa lleva a cabo el cumplimiento de sus
objetivos acadmicos.
Dentro de sus planes prioritarios se encontraba el desarrollo y lanzamiento de su
sitio de internet para poder promover la demanda y crecimiento de sus servicios
en el sector educativo.
Originalmente, el Colegio contaba con un proveedor de servicios informticos el
cual le ofreca a manera de evento el soporte y mantenimiento de su plataforma
informtica y quin en un inicio le hizo una propuesta al colegio para desarrollar

su sitio de internet el cual iba a ser hospedado y administrado por el mismo.
Cuando el colegio decidi que el sitio debera ser ms que solo una pgina
informativa y que esta debera ser ms una herramienta que permitiera la
interaccin de los diferentes usuarios: docentes, alumnos, padres de familia y
personal administrativo. Cristina Mancilla, Lder de Sistemas Informticos del
colegio vio la oportunidad de revaluar el proveedor de servicio existente y decidi
buscar una solucin que conjuntara todo lo requerido.
El Reto:
Tener un sitio de internet seguro que pueda administrarse por docentes y
administrativos. El alcance del sitio no se limitaba a ser un simple repositorio de
informacin que publicar, pero si una herramienta segura en la cual pudieran
interactuar con el personal interno y los padres de familia y visitantes.
El personal docente y administrativo consideran el sitio como una herramienta

que les apoyar en la organizacin y estructura de la informacin con la que
cuentan, as como una manera muy sencilla de estar en comunicacin constante
y al da con los diferentes usuarios de ste.
La Solucin:
Microsoft Windows SharePoint Services (WSS 3.0).
Al entender las necesidades expuestas por el Colegio Mount Rushmore, se
propuso una solucin basada en tecnologa SharePoint, ofreciendo lo siguiente:
Creacin del sitio principal tipo portal, en donde se muestre la informacin

principal del colegio (Misin, Visin, Valores, Servicios e instalaciones).
Creacin de tres micro sitios para Knder, Primaria y Secundaria
Manejo de calendarios de eventos, Repositorio de documentos, noticias,
ligas de inters, paneles de discusin o foros, etc.
Fcil y flexible manejo del contenido del sitio / micro sitios.
Manejo de permisos.
Acceso fcil y seguro a la informacin registrada.
Administracin y Publicacin de informacin centralizada o por micro sitio.
El Resultado:
Facilidad, Seguridad y Productividad, con bajos costos.
La implementacin de la solucin de Microsoft Windows SharePoint Services (WSS
3.0) ha ayudado al Colegio a cumplir con su objetivo de contar con una
herramienta segura y que puedan administrar ellos mismos.
Mount Rushmore no solo ha podido reducir sus costos en la administracin de su
sitio, adicionalmente ha brindado un servicio competitivo dentro de su ramo.
Ahora podemos publicar, comunicar y mantener toda la informacin relevante
en tiempo real, Esto hace la gran diferencia para los Padres de familia que nos
escogen como opcin para educar a sus hijos Concluy Cristina.
Extrado de: http://www.e-people.com.mx/sharepoint/Casos%20de%20Exito/Forms/DispForm.aspx?ID=33
La petrolera CEPSA
Cepsa mejora su intranet con Sharepoint
La petrolera ha integrado la solucin de Microsoft para hacer ms potente y
verstil su red interna y dar ms facilidades a sus empleados.
La petrolera CEPSA ha construido una nueva intranet sobre Microsoft SharePoint

2010 para poner en marcha un concepto de intranet que agrupa informacin,
colaboracin, participacin y trabajo en equipo. La idea es proporcionar a los
trabajadores un portal del empleado, optimizando la internacionalizacin del
grupo. Este proyecto tiene como punto de partida la necesidad que la compaa
tena de evolucionar desde una Intranet con una visin unidireccional empresaempleado, de accesibilidad exclusivamente interna y con un nivel de
automatizacin de procesos bajo, hacia una visin colaborativa, que mejora su
eficacia, movilidad y productividad reduciendo costes.
La integracin de esta plataforma nica permite aunar todos los servicios desde
un solo acceso, mientras que la experiencia de usuario funciona en ambas
direcciones, es decir, todo el mundo produce contenidos y los comparte.
Asimismo, cada empleado tiene a su disposicin un espacio y un perfil desde el
que puede guardar y emitir opiniones, ver las ltimas actualizaciones de sus
compaeros, disponer de un blog, foros y otras herramientas de comunicacin
2.0.
La compaa tiene 12.000 empleados, de los que 3.500 utilizan TI y 2.800 utilizan
diariamente la intranet. Adems apostamos por el acceso desde diferentes
dispositivos y desde cualquier lugar aade Reyes-, ya que buscbamos una
Intranet 24/7, desde la que cualquiera de nosotros pueda consultar con la mxima
seguridad su nmina, la cotizacin del barril de Brent, reservar una sala en
cualquier centro CEPSA en el mundo o valorar el ltimo documento que uno de
nuestros compaeros ha cargado sobre un proyecto hace cinco minutos.
La nueva intranet ha trado consigo un cmulo de ventajas para la operativa

interna, desde la mejora de la eficiencia y la reduccin de costes mediante
procesos electrnicos, gestin del conocimiento e integracin de aplicaciones,
hasta la posibilidad de contar con un buscador universal que sirve resultados de
personas, contenidos, empresas, servicios, aplicaciones.
Extrado de: http://www.channelpartner.es/fabricantes/casos-exito/1059865001102/cepsa-mejora-intranet-sharepoint.1.html
VENTAJAS:
Costes accesible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma
muy eficiente y econmica de distribuir la informacin interna, sustituyendo
los medios clsicos.
Fcil ajuste y configuracin a la infraestructura tecnolgica de la
organizacin, as como gestin y manipulacin. Disponible en todas las
plataformas informticas.
Adaptacin a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento,
rea de negocio, etc. Centraliza el acceso a la informacin actualizada de la
organizacin, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a
la informacin de la competencia dispuesta en internet.
Sencilla integracin de multimedia.
Posibilidad de integracin con las bases de datos internas de la organizacin.
Rpida formacin del personal.
Acceso a internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios
registrados con control de acceso.
Utilizacin de estndares pblicos y abiertos, independientes de empresas
externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.
Reduccin de costos: Un efecto visible de una Intranet es que es una

herramienta de costos efectiva, proporciona una solucin cuando las
organizaciones tiene que publicar la mayor parte de sus documentos y lo
pueden hacer a travs de pginas web privadas.
Ahorro de tiempo: La Intranet puede acelerar las comunicaciones

internas ms all de las transmisiones de correos electrnicos. El tamao
de los materiales no es problema a la hora de realizar envos a travs de
esta
red,
as
cuando
las
limitantes
que
establecen los correos
electrnicos, que obligan a recurrir a la impresin o envos fsicos, no

se sufren con la Intranet.
DESVENTAJAS:
Diversas Intranet bien construidas tecnolgicamente resulta un fracaso. Con
frecuencia vemos informacin desactualizada, mal gestionada por qu no
se ha elegido el vehculo apropiado o porque los boletines estn inactivos.
Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes
expuestas a notables riesgos de seguridad.
Poco compromiso de la Gerencia: los ejemplos de Intranet exitosos han
tenido una gerencia realmente involucrada en el proceso. Aspectos como
locacin para el servidor,
tecnolgicos,
desarrollo
de
recursos para el proyecto, estndares

contenido,
y colaboradores externos.
Cualquier error en el manejo de estos detalles puede causar problemas

inesperados y una prdida de la inversin.
Entrenamiento y resistencia al cambio: Un sistema perfecto puede ser

inservible si no tiene empleados bien entrenados. Se debe reservar una
buena parte del proyecto para invertirlo en el entrenamiento de los
usuarios, sin embargo, puede ocurrir que los empleados se resistan al
cambio, por ello, es importante que la empresa dedique tiempo y formacin
para aquellos que no tienen una cultura tecnolgica importante.
El mayor temor de los presidentes y jefes de departamento es el costo que tendr

el implementar una Intranet en la empresa, cabe destacar que el precio de costo
depender de los siguientes factores:
Factor
Descripcin
Los elementos web son: calendario, lista de usuario,
tareas, libreras de documentos, feliz cumpleaos,
banner rotativos y estticos, eventos, galeras, noticias,
anuncios y encuestas, la mayora de intranet requieren
Elementos Web
de estos elementos, cada elemento demanda

configuraciones lo cual amerita tiempo y trabajo de un
consultor, entre ms elementos el costo aumenta, en
algunos casos las empresas requieren elementos
personalizados y esto aumentara el costo.
Toda Intranet tiene un sitio Raz o central y de este
salen varios sub sitios como: IT, Finanzas, Ventas,
Compras, Arquitectura y otros.
Sitios y Sub Sitios

Cada sitio amerita su configuracin y varios elementos
web, entre ms sitios hay mayor esfuerzo y tiempo as
que por ende el costo aumenta.
Si la empresa requiere inicialmente el sitio principal

con varios elementos web entonces el costo y tiempo
en desarrollo es bajo.
Se refiere al Look and Feel del sitio, en algunos caso
basta con usar los Themes y colores del propio
Diseo
software, pero en otros se requiere personalizarlo

mediante programacin.
El costo aumenta si el diseo es personalizado.
Existe el inters de implementar flujo de procesos para
mantener el control de actividades administrativas
tales como: pago de prestaciones, solicitud de
vacaciones, pago de utilidades, solicitud de soporte
tcnico, gestin de clientes, gestin de casos entre
Flujos de Trabajo
otros.
Los flujos de trabajo funcionan con estado de
aprobacin y rechazo o puede ser: Iniciado, En
progreso, resuelto y finalizado.
El costo aumentar de acuerdo a la complejidad del
flujo que se dese.
En mi experiencia con SharePoint siempre he notado
Formularios
que los formularios web son muy requeridos por los

clientes porque permiten registrar informacin de
manera organizada usando interfaces atractivas, con
InfoPath
se
desarrollan
formulario
simples
avanzados que pueden ayudar mucho los procesos

por ejemplo: Solicitud de Vacaciones, Gestin de
clientes, Gestin comercial, compras, ventas y gastos
entre otros.
Entre ms formularios requiera y ms avanzados sean,
ms trabajo tendr el desarrollador.
Las imgenes, texto, video, sonido hacen parte del
contenido, si su pgina tiene mucha informacin el
tipiar y ordenar el contenido le tomara un tiempo
Contenido
prudencial.
Normalmente del contenido se encarga el usuario
pero en algunos casos el consultor realiza esta tarea y
eso aumenta los costos.
La cantidad de usuario aumentar el consumo de
servicios de SharePoint y del servidor, por ende si hay
mucha demanda de la Intranet es necesario invertir
ms en la potencia del servidor o incluir en la granja
Cantidad de Usuarios
varios servidores.
En Movistar Venezuela estuve en el proyecto de
Intranet, el costo de los servidores era enorme ya que
la cantidad en total eran 18 Servidores, 6 para entorno
desarrollo, 6 para entorno de prueba/test y 6 para
entorno de produccin, se estimaba que los usuarios

de la intranet superaban los 10.000.
Algunas empresas requieren mostrar grficos BI en
SharePoint y su configuracin amerita un costo
Inteligencia de Negocio considerable y tiempo.
Personalmente pienso que es una etapa muy
importante, ya que se desea que el cliente tenga
personal capacitado para administrar y gestionar los
Adiestramiento
futuros requerimientos de la empresa.

En algunos casos el adiestramiento est incluido en los
contratos de adquisicin de Software de Intranet.
Otros
Horas extras de consultora por diferentes motivos.
El costo se convierte en inversin

Implementar una Intranet puede ser muy costoso o poco costoso, todo
depender de sus alcances y requerimientos, pero de igual manera es un costo
que muchas empresas no estn dispuestas a pagar, claro podemos seguir usando
los mtodos tradicionales pero obtendremos los mismos resultados; lo importante
aqu es responder las siguientes preguntas con sinceridad:
Cmo se encuentra el tiempo de respuesta de cada rea de la empresa?
La comunicacin en su negocio es efectiva?
Existe armonizacin entre las distintas reas o departamentos?
Dnde se estn guardando los documentos? Existe control de versiones?

Quin puede acceder a esos documentos? Todos los usuarios?
Se filtra la informacin dependiendo de cada departamento?
Los documentos y archivos de su empresa estn seguros?
Puede encontrar un experto en algn rea, documentos, archivos,

comentario con tan solo un Click?
Los flujos de trabajo o de negocio se ejecutan a cabalidad?
Los empleados colaboran entre ellos? Existe el concepto de trabajo en

equipo en su negocio?
La colaboracin entre distintas reas es eficiente?
Existe un historial de las operaciones en su negocio?
Si las respuestas dan claras evidencias de que existen carencias en su negocio,

entonces usted necesita una Intranet.
Recomendaciones:
Implementar el proyecto de Intranet por fases.
Definir personal encargado de administrar la Intranet con el propsito de ser
adiestrados en la herramienta.
Adquirir un software completo para el desarrollo de la Intranet.
Definir permisos y grupo de usuario dependiendo de las reas donde labora.
Definir con anticipacin los detalle de cada fase de desarrollo de la Intranet.
Personal a contratar (En algunos casos)
Tipo de Labor
Descripcin
Encargado de personalizar funciones de la Intranet con el objetivo de suplir las necesidades del
cliente.
Programador/ Desarrollador
Con conocimiento de lenguajes de programacin orientados a Web.

No es indispensable
Se encargar de mejorar el look and Feel de la
Intranet y el Themes en general.
Diseador
Con conocimiento CSS, HTML5, Java Script, Photoshop e Ilustrator.

No es indispensable
Persona encargada de instalar, configurar e implementar la Intranet y todo lo referente a la In-
Consultor IT
fraestructura del sistema (Topologa, Arquitectura y Servidores)

Es necesario
Costo por Horas

Nivel del Consultor
Costo por horas
Consultor Junior
10 $ / por Hora 20 $/ por Hora

El costo puede variar
Consultor Senior

Consultor Master

Tipo de Intranet
Descripcin
Portal web netamente informativo donde se realizan
anuncios sobre la empresa, se publican noticias y
documentos de inters de la organizacin.
Intranet Informativa
Intranet Colaborativa/Trabajo en Equipo
Portal de Intranet dirigido a la colaboracin entre

equipos de trabajo, departamentos y reas de la organizacin.
Intercambio de documentos, Cheking y Check Out,

edicin simultnea, permite el trabajo organizado,
manejo de versiones y flujos de trabajos.
Permite el trabajo en equipo y la colaboracin de

contenido entre varios departamento; todo en un
mbito de comunidad.
Intranet Sociables
Se Comparten documentos, archivo e imgenes, foros, chat, muro de publicaciones con opciones de
comenta y nombrar personas, blog, etiquetas, seguidores y seguir a personas.
Intranet con el objetivo de automatizar funciones del

negocio, para eso se desarrollan flujos de trabajo
para distintas actividades como: solicitud de vacaciones, aprobacin de presupuesto, publicacin de
marketing, solicitud de prestaciones entre otros.
Intranet Flujos de trabajo
Intranet con un fin de crear historiales de cada registro, documento o archivos mediante el versionamiento de cambios.
Muchas empresas utilizan este tipo de Intranet como
base de datos de registros con el fin de mantener la
seguridad, filtrar por audiencia y grupo de personas.
Intranet contenido y registros
Tiene un fin especfico; servir de repositorio, los

usuarios suben documentos y archivo de manera organizada en cada carpeta por categora, empresa,
status, departamento y otros campos.
Permite control acceso, mantener versin de cambios, edicin simultnea, checking y check out.
Intranet Repositorio de
Documentos
Portales Web por departamento, con diferentes funciones, flujos de trabajos, formularios, elementos
web, libreras de documentos y archivos totalmente
dirigidos al departamento.
Intranet Departamento IT
Intranet Departamento RRHH
Intranet
mento
por
departa-
Intranet Departamento Ventas
Teniendo la necesidad de implementar una Intranet en nuestro negocio, se requieren algunos elementos esenciales para hacer una Intranet.
Infraestructura de Hardware y Software
Sabiendo los requerimientos de la empresa debemos crear la plataforma de hardware y software que nos permita implementar la intranet; referente a la topologa
de instalacin.
Es necesario contratar un consultor experto que nos ayude a disear la mejor
arquitectura que supla nuestra necesidad.
Adems de la arquitectura de la Intranet se debe definir el hardware y software
que el usuario debe tener para usar la Intranet ejemplo: Navegador, conexin,
permiso, PC y otras aplicaciones como Office.
Aplicaciones Externas
Definir qu aplicaciones se conectarn a nuestra Intranet ya sea para consultar
contenido o subir contenido Ejemplo: OneDrive, Google Drive, Office, SharePoint
Designer, InfoPath, LibreOffice entre otras.
Contenido (Organizado)
El contenido es lo ms importante para el usuario y es en si el propsito final,
entonces debemos definir todo el contenido que deseamos publicar por secciones, paginas, sitios y sub sitios, libreras de documentos y archivos, listas y galeras.
Seguridad y Acceso
Quin puede ver la informacin? Cmo se filtrar? Control de acceso de usuario
a ciertos sitios limitados, todo lo referente a la seguridad, los accesos y permisos
se debe planificar antes de comenzar la Intranet.
reas de la Intranet
Es necesario definir las reas de trabajo de la Intranet, ejemplo:
rea General: contiene informacin de uso general, eventos, noticias y documentos para todos los usuarios.
rea RRHH: Los usuarios pueden solicitar requerimientos como: prstamos, utilidades, vacaciones, asensos laborales, postulaciones de vacantes entre otros.
rea Administrativa de RRHH: Los gerentes de RRHH gestionan las solicitudes de

los empleados desde un back office.
rea de Ventas: Los usuarios registran cotizaciones, ventas, nuevos clientes y observan mediante un grfico BI los resultados de cada campaa.
rea de Finanzas: Resultados en grficos de inteligencia de negocio y flujos de

trabajo.
rea de Marketing: Documentos, grficos, registros de campaas, investigacin

de mercado, publicidad y promocin.
Cada rea en la Intranet representa un Sitio con libreras de documentos, galeras,

listas, formularios y permisos de acceso exclusivo.
Un ejemplo a continuacin:
Recomendaciones para hacer una Intranet
1. Definir el requerimiento inicial del proyecto (primera fase).

2. Definir cantidad de usuarios de la Intranet.
3. Definir permisos y grupos de usuarios por rea en la Intranet.
4. Definir contenido por cada rea.
5. Crear un rbol de Sitios Intranet.
6. Definir elementos web por cada Sitio.
7. Definir Software y Hardware de Intranet.
8. Definir personal encargado de publicar informacin, redactar y crear.
9. Definir personal administrativo de Intranet.
10. Comunicar a la organizacin el nuevo proyecto Intranet y gestionar una cultura colaborativas en los empleados.
Nota: En mi experiencia personal he notado que lo ms difcil al momento de implementar una Intranet es culturizar a los empleados de las ventajas y beneficios
de un portal Intranet.
El tiempo depender de las premisas indicadas en el Captulo 7 Cmo hacer una

Intranet? donde cada organizacin necesita definir elementos esenciales para
hacer una Intranet; definir estas premisas automticamente reducir el tiempo de
desarrollo del sitio Intranet.
Todo proyecto comienza con una fase bsica inicial, por lo general puede ser
configuracin del Sitio principal o sitio del departamento incluido elementos web
no personalizados.
Fase
Descripcin
Duracin en Horas
Portal informativo de uso

general
para
los
empleados con anuncios,

noticias,
Sitio Intranet General
calendario
imgenes
de
evento 15 Horas
internos y librera de
documentos
de
la
organizacin.
Nota: La duracin no
incluye fase preliminar
No incluye
de levantamiento de
personalizaciones en
informacin ni propuesta
cdigo.
final.
El entorno del sistema se
da por instalado.
Portal con libreras de

documentos:
Cotizaciones, campaas,
servicios
productos,
tambin tiene lista de

proveedores,
clientes,
productos.
Con
formulario
para
25 Horas
gestionar la ventas y
Sitio Departamento de
Ventas
clientes.
Y flujo de aprobacin de
cotizacin para ventas.
No incluye
Nota: La duracin no
cdigo.

de levantamiento de
final.
da por instalado.
El
Sitio
contiene
formularios de solicitud
de: Vacaciones, Permisos,
Prestaciones,
25 Horas
Capacitacin, con 4 flujos

de
Sitio Intranet RRHH
trabajo,
correo,
envi
librera
de
de
documento RRHH.
Nota: La duracin no
No incluye
de levantamiento de
cdigo.
final.
da por instalado.
Portal informativo de uso

general
para
los
empleados con anuncios,

noticias,
imgenes
Sitio
RRHH
Informativa
calendario
de
e 15 Horas
evento
Simple internos y librera de

documentos.
Nota: La duracin no
No incluye
cdigo.

de levantamiento de
final.

da por instalado.
Ejemplo de Proyecto de Intranet Gestin de Clientes (44 Horas)

Nombre de tarea
Intranet CRM (Gestin de
Clientes)
Duracin Comienzo Fin
7,38 das
Lista de Clientes
1 hora
Lista de Productos
1 hora
Lista de Campaas
1 hora
Lista de Cotizaciones
1 hora
Lista de Gestiones (Historial Cliente)
1 hora
Formularios de Clientes 1 hora

Formulario de campaas
1 hora
lun
Nombres de los recursos
mi
08/12/14 17/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
lun
lun
08/12/14 08/12/14
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Formularios de Productos
Formulario de Cotizaciones
Formulario de Gestin
de Clientes
Flujo de Trabajo Aprobacin Cotizacin
Flujo de Gestin de
clientes
Vista Administrativa de
clientes
1 hora
1 hora
1 hora
6 horas
6 horas
2 horas
Vista de Gestiones
2 horas
Grfico BI Ventas
6 horas
Grfico BI productos
3 horas
Grfico BI Clientes
4 horas
Grfico de Campaas 3 horas
lun
lun
08/12/14 08/12/14
mar
mar
09/12/14 09/12/14
mar
mar
09/12/14 09/12/14
mi
mi
10/12/14
10/12/14
jue
11/12/14
jue
11/12/14
vie
12/12/14
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
jue 11/12/14 Neiy Briceno
jue 11/12/14 Neiy Briceno
vie 12/12/14 Neiy Briceno
lun
lun
15/12/14
15/12/14
mar
mar
16/12/14
16/12/14
mar
mar
16/12/14
16/12/14
mi
mi
17/12/14
17/12/14
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Grfico de Tendencias
Mercado
2 horas
mi
mi
17/12/14
17/12/14
Neiy Briceno
Por qu un Software?
Al momento de implementar una Intranet en nuestro negocio tenemos dos
caminos: Desarrollar desde cero o utilizar un Software configurable. Muchas
empresas desarrollan su Intranet; el desarrollo abarca cuantioso tiempo y costos
financieros, sin embargo tiene ventajas nicas: es totalmente personalizable,
completamente adaptada a las
necesidades de la empresa y
no necesita pago de licencia.
Ventajas de Desarrollar desde
cero la Intranet
Adaptada a necesidades
especficas de la empresa.
Personalizable en cualquier
momento.
No se paga licencias.
Desventajas de Desarrollar desde cero la Intranet
Grandes costos en desarrollo.
Excesivo tiempo en desarrollo.
No es seguro.
No usa Standares mundiales.
El otro camino es implementar un Software que nos crea automticamente una

Intranet de manera rpida y econmica, la desventaja principal es que no es
personalizable como lo deseamos, sin embargo a veces basta con una excelente
configuracin para que nuestra Intranet est lista para la empresa.
Ventajas de usar Software
Reduccin considerable de
Tiempo.
Menor
costo
implementacin.
Funciones Avanzadas.
Plantillas profesionales.
Mayor seguridad.
Uso de Standars profesional.
Desventajas de usar Software
Personalizacin limitada.
En algunos casos se debe pagar por licencia.
de
Comparacin entre los software ms usados para el desarrollo de Intranet
Alfresco
Es
la
plataforma
de
cdigo abierto para la

colaboracin y gestin
de documentos crticos
para
la
empresa.
Al
automatizar los procesos

empresariales
utilizan
que
muchos
documentos y permitir la colaboracin a gran escala.

Extraido de: http://www.alfresco.com/es/enterprise-content-platform-alfresco-one
Lotus Connection
Es una plataforma de software social lder mediante la cual su organizacin puede
conectar
con
las
personas
adecuadas,
acelerar la innovacin y
generar resultados. Esta
plataforma integrada y
altamente
segura
permite a las personas

conectar con redes de
expertos en el contexto
de procesos de negocio
importantes. Todos podrn actuar con confianza y as anticiparse y responder a
las oportunidades emergentes.
Extrado de: http://www-03.ibm.com/software/products/es/conn
Oracle Beehive
Producto creado para satisfacer las necesidades de comunicacin y colaboracin
de los espacios de trabajo actuales. Utilice las herramientas integradas de Beehive,
como conferencias, mensajera instantnea, correo electrnico, agenda y espacios
de trabajo de equipo,
para
intercambiar
compartir informacin de
forma eficaz.
Extrado de:
https://stbeehive.oracle.com/bcentral/
Google Site
Esta aplicacin permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla
como editar un documento.
Con Google Sites los usuarios
pueden reunir en un nico
lugar y de una forma rpida
informacin variada,
incluidos vdeos, calendarios,
presentaciones, archivos
adjuntos y texto. Adems,
permite compartir
informacin con facilidad para verla y compartirla con un grupo reducido de

colaboradores o con toda su organizacin, o con todo el mundo.
Extrado de: https://www.google.com/intx/es419/work/apps/business/products/sites/?utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_campaign=spla-smb-appsbkws&utm_term=google%2Bsite
SharePoint Server 2013
Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como
un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir informacin desde
prcticamente cualquier dispositivo, as como acceder a ella. Lo que necesita es
un explorador web, como Internet Explorer, Chrome o Firefox.
Productos y descargas de SharePoint

SharePoint Online
Un servicio para empresas de todos los tamaos
basado en la nube que se hospeda en Microsoft. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server de forma local, ahora cualquier empresa tiene
la posibilidad de suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio independiente de SharePoint Online, y permitir a sus empleados crear sitios para
compartir documentos e informacin con compaeros, socios y clientes.
SharePoint Foundation
La tecnologa subyacente de todos los sitios de
SharePoint. SharePoint Foundation, denominado Windows Windows SharePoint Services en versiones anteriores, est disponible de manera gratuita
para su implementacin de forma local. Puede usar SharePoint Foundation
para crear rpidamente muchos tipos de sitios en los que puede colaborar
en pginas web, documentos, listas, calendarios y datos.
SharePoint Server
Las organizaciones pueden implementar y administrar
SharePoint Server de forma local. Incluye todas las caractersticas de SharePoint Foundation y otras caractersticas y funciones, como la administracin
de contenido empresarial, la inteligencia empresarial, el motor de bsqueda

Enterprise Search, sitios personales y el suministro de noticias.
SharePoint Designer 2013
Un programa gratuito para crear soluciones
potentes para el flujo de trabajo y editar el tipo de contenido externo para

una solucin de datos externos basada en los Servicios de conectividad empresarial.
Ms informacin sobre SharePoint:

https://sites.google.com/site/todosharepoint/que-es-sharepoint-2013
Las cosas con SharePoint son mucho ms fcil, su interfaz est diseada
especialmente para usuarios comunes, crear un sitio de Intranet no amerita
conocimientos avanzados, con tan solo dos Click ya tenemos un sitio creado.
Crear un Sitio en SharePoint es ms fcil
Podemos crear sitios por departamentos o reas, cada sitio contiene contenido
distinto, bibliotecas de documentos, galeras, eventos, calendarios, notificaciones
o anuncios.
Con SharePoint podemos cambiar el aspecto de nuestro sitio, logo, descripcin

de sitio.
Podemos cambiar de color de sitio, fondo, diseo y fuente (fcil)
Cambiar el logo con un click!
Crear permisos de seguridad y grupos de usuarios es ms fcil
Los usuarios podrn crear nuevos niveles de permisos, modificar y eliminar, esto
permitir restringir el acceso de los usuario a cada rea de la Intranet un ejemplo
sera los usuario de IT no podrn acceder al sitio de Ventas, pero los de Ventas si
podrn solicitar requerimiento de soporte en el sitio de IT.
Crear Biblioteca de Documentos para nuestro sitio
Seleccionamos Biblioteca de documentos y tenemos lista nuestro repositorio,

con opciones de sincronizacin ONEDRIVE, versiones, checking y checkout.
Agregar diferentes Aplicaciones al sitio
Las lista de aplicaciones que puedes agregar al sitio es larga va desde: Listas,
libreras de documentos, tareas, librera de formularios, galera, encuestas,
contactos, proyectos, link, anuncios, foros, seguimiento de tarea, calendario, lista
de datos externos, lista de hoja de clculo entre otros.
SharePoint Foundation 2013 es gratuito

La versin de SharePoint Foundation 2013 es gratuita y no requiere pago de licencias, ofrece herramientas de colaboracin de contenido y trabajo en grupo, su
integracin con Email, flujo de trabajo y datos externos lo hace una herramienta
completa, perfecta para el intercambio de informacin entre los departamentos.
SharePoint Server 2013 (Mayor rapidez y mayor productividad)

Con SharePoint Server maximiza la capacidad de la Intranet y crea un sitio BI,
comparte y gestiona informacin con todos los integrantes de la organizacin,
encuentra imgenes, archivo y perfiles de usuarios por medio de la bsqueda
empresarial.
SharePoint Online (Reduce tus costos de Intranet)

Esta versin de SharePoint introduce nuevas maneras de compartir su trabajo y
trabajar con otras personas, organizar los proyectos y los equipos, adems de
descubrir personas e informacin.
Compartir
Ponga las caractersticas sociales a trabajar
Comparta ideas, descubra respuestas y realice un seguimiento del trabajo de sus
compaeros con las nuevas caractersticas sociales a travs de SharePoint.
Comparta sus cosas

Publique contenido en SharePoint desde cualquier aplicacin de Office y
comparta con personas de dentro y de fuera de su organizacin en unos cuantos
clics.
Lleve SharePoint cuando est afuera
Comparta documentos, actualice su fuente de actividad y mantngase en
contacto con sus compaeros desde el telfono mvil o la tableta.
Mantenga un seguimiento de los proyectos

Organice los proyectos y las tareas para ver mejor las prximas entregas en
SharePoint, Outlook y Microsoft Project.
Mantenga el equipo conectado

Configure un nuevo sitio de grupo en cuestin de minutos, haga un seguimiento
de las notas de reuniones y coloque todo el correo electrnico y los documentos
de su equipo en un lugar.
Almacene y sincronice los documentos
Sincronice el contenido de SharePoint en su escritorio con SkyDrive Pro, de modo
que los documentos estn a tan solo un clic, incluso si est desconectado.
Informacin extrada de la pgina oficial: http://office.microsoft.com/esmx/sharepoint/
Pgina Oficial: http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint/
Pgina Oficial Office 365: http://office.microsoft.com/es-mx/business/que-es-office-365-para-empresas-FX102997580.aspx
Consultar pgina oficial: https://sites.google.com/site/todosharepoint/contactoprofesional-neiy-darry-briceno-rodriguez-sharepoint
Referencia
Gretter, G. (2011). Qu es una Intranet?, Diciembre 16, 2011, de GRUPO

INNOVA Sitio web:
http://www.innovaportal.com/innovaportal/v/75/1/innova.front/que_es_una
_intranet
Lafrance, J. (2001). Intranet Ilustrada. Montevideo, Uruguay: Trilce.

Alonso, J. (2006). La Intranet como Herramienta para las Comunicaciones
Corporativas Caso Warner Channel. Caracas, Venezuela: UCV.
Estrella, R. (2008). Historia de las Intranets, Octubre 11, 2008, Tecnologa de

la Internet Blog personal:
http://tecnologiadelainternet.blogspot.com/2008/10/historia-de-lasintranets.html

Mi Negocio Necesita Una Intranet Por Neiy Briceño

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Mi negocio necesita una Intranet?

Por Neiy Briceo neiy15@hotmail.com