ANTECEDENTES DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

Hace algo ms de cuarenta aos se aplica en Venezuela la metodologa para el

anlisis de gestin administrativa. Siempre bajo la denominacin ms conocida
AUDITORA ADMINISTRATIVA, siendo ambas, desde el punto de vista
prctico, sinnimas.
Hasta no hace mucho tiempo el anlisis de gestin administrativa era una
consecuencia de la auditora financiera como instrumento para evaluar el
control interno de las organizaciones, Cada da cobra ms vigencia la
Consultora Gerencial o de Empresas como consecuencia de la necesidad
que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados minimizando los
costos, siendo las tcnicas del anlisis de gestin administrativa las que
proporcionan los resultados de tal anlisis y los correctivos a aplicar en las
reas dbiles o crticas, bien sea en la funcin pblica o en la actividad privada.
Estudiosos de la ciencia administrativa, como Henry Fayol, Frederick Winslow
Taylor y James Mc Kinsey sostuvieron que toda empresa deba ser,
peridicamente, evaluada.
DEFINICIONES DE VARIOS AUTORES
James Mckinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina,
escribi que toda empresa "debe realizar una auto auditoria peridica de su
funcionamiento", lo cual constituy la primera referencia formal sobre el tema,
en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la
revisin del desempeo como una tarea intrnseca en las empresas, y por otro
lado, seala que sta debe hacerse con alguna regularidad.
Theodore J. Kreps, a la sazn profesor de la Universidad de Standford, en
1940 estableci, basndose en lo dicho por McKinsey pocos aos atrs, que la
revisin del funcionamiento deba hacerse en seis reas organizacionales, a
saber: empleo, produccin, consumidores, ventas, nmina y dividendos e
intereses. La importancia de su opinin radica en que as se comenzaron a
estructurar los procesos de revisin administrativa en reas particulares o
especficas del negocio.
Howard Bowen en 1953 propuso que las ocho reas funcionales ms
importantes que deban revisarse en una empresa eran: precios, salarios,
investigacin y desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones humanas,
relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras
que para la fecha, pocos aos despus de finalizar la Segunda Guerra Mundial,
el afn de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas
afuera y congraciarse con la gente, con los clientes y con la comunidad; ya la
revisin administrativa no deba hacerse slo hacia lo interno sino hacia el
entorno.

El Profesor Jos Ruiz Roa ha definido al anlisis de gestin Administrativa de la

manera siguiente: El examen de la estructura administrativa o de sus
componentes, para evaluar el grado de eficiencia y de eficacia con el cual se
estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la
Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la
empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al
mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr
la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos
disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y
polticas de la verdadera administracin.
Como definicin podramos decir que:
Anlisis de gestin administrativa (AGAD) o auditoria administrativa es la
revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de
precisar el nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar
valor y lograr una ventaja competitiva sustentable"
OBJETIVOS DEL ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA (AGAD)
Entre los objetivos del AGAD, encontramos los siguientes (Ruiz; 1995:73):

Determinar debilidades de los mtodos o procedimientos

administrativos.
Evaluar la adecuacidad y efectividad de los controles internos.
Determinar el grado de utilidad de la informacin que los ejecutivos
entregan a la Alta administracin.
Detectar las reas crticas y detectar las medidas para superar la crisis.
Prestar asistencia a toda la Administracin en la realizacin efectiva de
sus funciones.
Detectar las desviaciones en la Administracin de la empresa revelando
las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones.
se orienta a la correccin de deficiencias en la organizacin empresarial
y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar
los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

IMPORTANCIA DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

El Anlisis de Gestin Administrativa es importante porque mide, en los
distintos niveles, la capacidad de la Alta Administracin; de esta forma,
establece un mtodo para asegurar a esa Alta Administracin que las polticas
y los procedimientos que se aplican en las organizaciones en general, son las
ms adecuadas para que los objetivos se logren con total eficacia. Constituye
un instrumento de desarrollo empresarial, el cual aconseja un examen de la

estructura administrativa para la evaluacin del grado de eficiencia y de eficacia

de las funciones de las ciencias administrativas.
El Anlisis de Gestin Administrativa se ha considerado como la tcnica capaz
de realizar el estudio y evaluacin de la organizacin, o de cada una de sus
reas y proporcionar soluciones a las irregularidades encontradas, por lo cual
se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para la
formacin acadmica y para el desarrollo profesional de los Administradores.
Mediante el AGAD se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo
operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta
disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y
proponer soluciones adecuadas e implantarlas. Adems, este anlisis y
evaluacin de factores, tanto internos como externos, debe hacerse de manera
sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere
mejorar realmente la organizacin.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA
(AGAD)
Ventajas:

Detecta las desviaciones en la administracin de la empresa, revelando

las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones.
Evala los controles internos de la organizacin.
Detecta las reas crticas y propone recomendaciones para
solucionarlas.
Por medio del AGAD se determinan las debilidades de los mtodos o
procedimientos administrativos.
Estudia la estructura de la empresa, detectando las modificaciones que
deben realizarse.
Facilita un patrn para el mejor aprovechamiento de los recursos
disponibles en la organizacin como lo son el humano, tcnico,
financiero, materia prima y equipos.

Desventajas:
La aplicacin del AGAD requiere una gran cantidad de tiempo, por ella
muchas organizaciones no lo aplican.
El costo para realizar el AGAD, sin duda alguna, es muy costoso por eso no
todas las organizaciones estn en capacidad para aplicarlo.
No existe una escala de valores precisas que permita medir el grado de
eficiencia y eficacia, con el cual estn cumpliendo las funciones administrativas,
de all se desprende el hecho de que la calidad de esta evaluacin dependa en
gran parte del profesional que la realice.

PROGRAMA GENERAL PARA REALIZAR UN ANLISIS DE GESTIN

ADMINISTRATIVA (AGAD)

Constitucin de la empresa: se verifica toda la documentacin legal de la

empresa para extraer los aspectos de mayor importancia.
Posicin de la institucin: que ocupa en el mbito nacional e
internacional.
Organizacin: estructura general por divisiones y departamentos.
Objetivos, planes y polticas: se determina que estn definidos
claramente y de forma precisa.
Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programacin prevista.
Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de
elaboracin.
Recursos humanos: se verifica las polticas de personal y el manejo del
mismo.
Medios fsicos: determinacin de los medios fsicos existentes y la
razonabilidad de la inversin realizada en este sentido.

PROPSITO Y ALCANCE DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA

(AGAD)

Identificar los problemas y dificultades, aciertos y logros.

Proponer correctivos y comprometerse en la revisin y ajuste para
garantizar un proceso permanente de mejoramiento cualitativo.
Formular lineamientos de accin dirigidos al mejoramiento continuo de la
gestin administrativa.
precisar el nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para
innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable

Alcance
El Anlisis de Gestin Administrativa, constituye una extensin de la Auditora
Interna hacia todos aquellos aspectos de una empresa privada o pblica, por
ello puede ser aplicada a cualquier tipo de organizacin, y su alcance es muy
amplio en la sociedad empresarial. Esta tcnica, en manos de profesionales
competentes de la administracin, puede instrumentarse para evaluar todos los
niveles de la pirmide organizacional, as como tambin analizar los impactos
que causan los factores externos sobre la organizacin para identificar
amenazas y/o oportunidades de la empresa.
Por lo antes expuesto, el Anlisis de Gestin Administrativa se puede aplicar a
una funcin especfica, a un conjunto de departamentos, divisiones o grupos de
ellas o a la empresa en su totalidad.
En un rea funcional, el anlisis puede centrarse en las siguientes reas de la

empresa, como: mercadotecnia, ingeniera, contabilidad, seguros, entre otros.

As mismo puede englobar el ambiente de trabajo y el recurso humano. Dentro
de lo sealado anteriormente, pueden evaluarse zonas especificas, tales como:
publicidad, inventario, investigacin de mercado, etc. Adems de valorar los
controles relativos a las tareas de los centros de computacin, seguridad,
programas, entre otros. Es por ello que el alcance del Anlisis de Gestin se
puede determinar de otra manera,
Concentrndose en una o ms actividades bsicas de la gerencia, es decir, en
las funciones administrativas (planificacin, organizacin, direccin y control).
CARACTERISTICAS DEL ANALISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)
Dentro de las caractersticas ms importantes del anlisis de gestin
administrativa se pueden mencionar las siguientes:
Es un sistema estructurado.
Estudia y analiza la organizacin.
Evidencia reas problemticas dentro de la empresa.
Incluye la planificacin para su aplicacin y desarrollo.
Formula programas de trabajo.
Determina debilidades en los mtodos o procedimientos administrativos.
AREAS DE ESTUDIO O APLICACIN DEL ANLISIS DE GESTIN
ADMINISTRATIVA (AGAD)
El anlisis de gestin administrativa se aplica sobre todas las reas del proceso
administrativo, a saber:
Planificacin:
Consiste en el proceso de seleccionar y desarrollar el mejor curso de accin
para alcanzar los objetivos propuestos. Es determinar que se ha de hacer para
la toma de decisiones en el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de
polticas, fijacin de programas y campaas, determinacin de mtodos y
procedimientos especficos y fijacin de las previsiones diarias.
Organizacin:
Viene dada por el proceso de determinar y establecer la estructura, los
procedimientos y los recursos necesarios, apropiados para el curso de accin
seleccionado. Consistiendo en agrupar las actividades pertinentes para la
ejecucin de planes de unidades directivas y la definicin de las relaciones
entre los ejecutivos y los empleados.
Direccin:

Es el proceso de instrumentar el plan y usar los recursos organizados en

operaciones reales y efectivas, para la obtencin de los objetivos planificados;
consiste en emitir instrucciones, asignar programas a los responsables de
ejecutarlos.
Coordinacin:
Siendo el proceso de comunicacin con los elementos fuera de la jurisdiccin
de la administracin general, para lograr su cooperacin donde quiera que
influya o reciban influencia de la operacin que genera esa administracin
Ejecucin:
Viene dada por el desempeo de las funciones asignadas que cumplen los
ejecutivos y pueden determinarse directamente en trminos de los objetivos y
las normas departamentales.
Control:
Es el proceso de determinar si la operacin real y efectivamente se desarrolla
como se ha propuesto, como se ha diseado y en caso de que se observen
desviaciones, recomienda se apliquen los correctivos pertinentes.
ELEMENTOS DETERMINANTES EN AREA DE DIFICULTAD
Con la aplicacin del Anlisis de Gestin Administrativa se pueden identificar
reas en una empresa, que no estn adecuadamente administradas, entre los
problemas y debilidades que presentan estas reas se tienen los siguientes:
Aspecto Organizativo:
El diseo de la estructura orgnica no se adapta a la empresa.
Funciones mal concebidas o inapropiadas.
Inoperante descripcin de cargos.
Inapropiada distribucin de funciones.
Alta Administracin:
Faltas en el proceso de toma de decisiones.
Mala interpretacin de las polticas.
Falta de identificacin e interpretacin de los objetivos.
Deficiente comunicacin con los ejecutivos.
Directrices mal impartidas.
rea de Personal:
Deficiencia en el reclutamiento.
Ausentismo Laboral.

 Fallas en la Supervisin.
Defectuoso sistema de comunicacin.

rea de Recursos Econmicos:

Capital de trabajo inapropiado.
No se preparan estados financieros.
Planificacin deficiente del flujo de recursos.
Inadecuada estructura financiera.
rea de Produccin:
Deficiencia en el uso de los equipos.
Materia prima mal utilizada.
Falta de polticas de produccin.
Existencia de equipos de poco rendimiento u obsoletos.
Falta de mantenimiento de los equipos.
Falta de estndares de produccin.
rea de Ventas:
Mercanca obsoleta.
Canales de distribucin deficientes.
Campaas publicitarias inexistentes.
Tardanza en la entrega de los productos.
Reclamos de los consumidores.
Administracin de Crditos y Cobranzas:
Ausencia de polticas de cobranzas.
Cuentas incobrables.
Lmites de crditos sin controles.
Falta de informacin con el Departamento de Contabilidad.
Inadecuada contabilizacin de crditos y cobranzas.

Introduccin
La gestin administrativa imparte efectividad a los recursos humanos, ayuda a
obtener mejores productos y relaciones humanas. Ofrecemos un panorama
general de la definicin de anlisis de gestin administrativa, origen e
importancia de la misma. Por lo que el modelo de gestin tiene como finalidad
proporcionar una perspectiva social y cultural de la administracin mediante el
establecimiento de compromisos de participacin colectivo se generan las
propuestas, sin el no hay gestin a partir del involucramiento de todos los
procesos de planeacin, organizacin, direccin, evaluacin, toma de
decisiones, resolucin de conflictos y oportunidades de desarrollo estratgico
de una organizacin, con todos estos aspectos se lleva a cabo un anlisis
profundo de toda organizacin.

Conclusin
El Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD), como herramienta propia del
proceso administrativo, incluye a la planificacin como parte vital y punto de
apoyo inicial para su aplicacin y desarrollo, pero no constituye tampoco una
etapa independiente de las otras, ya que su incidencia es notoria a lo largo de
todo el proceso. Esto es un claro indicativo de que cada fase del AGAD
requiere una planificacin, pero a la planificacin inicial, la que abarca todo el
trabajo, hay que darle mayor fuerza y amplitud para poder concebir unas bases
slidas en el examen y evaluacin del mismo.
Es indiscutible que para proceder a la preparacin del Programa de Trabajo
para realizar el AGAD, debemos tener en cuenta cuales son las
preocupaciones de la Alta Administracin de la empresa". Esto quiere decir que
debe existir una gran compenetracin y comunicacin entre la alta
administracin y los analistas antes, durante y despus de la elaboracin del
programa a fin de no perder de vista ningn detalle de importancia y poder
resolver desviaciones, de ser necesario, a tiempo, lo cual redundar en
beneficio de los resultados esperados.

Universidad de Oriente.
Ncleo Monagas.
Escuela de Ciencias Sociales y Administrativas.
Departamento de Administracin.
Anlisis de gestin administrativa.

Anlisis de gestin
administrativa