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Libroscontables

Por: Alma Ruth Corts Cabrera

El sistema de registro que sigue la contabilidad, permite clasificar las operaciones de acuerdo a su tipo,
periodo en que se realizan y operacin mercantil, los registros se conocen con el nombre de Libros
contables y son el libro diario, el libro mayor, y el libro de inversiones y deducciones, aparte de stos, se
deben realizar los registros auxiliares que el negocio requiere para identificar sus operaciones.
Los libros contables, adems de ser obligatorios, son necesarios para el control del negocio, ya que
mediante ellos se le da seguimiento a las operaciones o transacciones llevadas a cabo por la entidad
econmica (es semejante a la historia del negocio), para efectos de generar informacin contable y fiscal.
En el caso de las personas fsicas, tambin se necesitan libros contables y fiscales, son el libro de
ingresos y egresos (tambin conocido como de entradas y salidas), y el libro de registro de inversiones y
sus deducciones.
Libro diario general, tambin es llamado libro de primera anotacin (Escarpulli, 2001), y sirve para
registrar en orden cronolgico cada una de las operaciones que se realizan, debe contener datos
especficos como:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Fecha de la operacin
Folio de mayor
Numero de asiento
Concepto
Parcial
Registro en debe (cargo)
Registro en haber (abono)

La figura 1, muestra un ejemplo del rayado de libro diario:

Fechadelasiento

Foliodelmayor

Redaccin
Nmerodelasiento1

Parcial

Debe

Haber

Figura 1. Rayado de libro diario (Lara, 2008).

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Ejemplo de un registro en Libro diario:

Fechadelasiento Foliodelmayor
10deAbrilde20XX

Redaccin

Parcial

1405

Debe

Haber

Bancos

$2,500.00

Proveedores

$2,500.00

Pagoconchequedelafactura234aproveedores

Figura 2. Ejemplo de registro en libro diario (Lara, 2008).

Libro mayor, es donde se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo o capital, esto
permite llevar un registro ordenado de las operaciones y saldo de cada cuenta.
Los datos que debe contener este registro son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Nombre de la cuenta al centro de las dos hojas tabulares.

Hoja tabular izquierda, se llama debe, la hoja tabular derecha se llama Haber.
Nmero de asiento de diario en cada hoja tabular.
Concepto o contra cuenta en cada hoja tabular.
Columna para el folio de la contra cuenta.
Columna para el importe de cargos, en la hoja tabular izquierda.
Columna para el importe de crditos (abonos) en la hoja tabular derecha.

Veamos como es el rayado de este libro:

DEBE

NOMBREDELACUENTA

Nmerode
asiento

Folio
contra
cuenta

Contra
cuenta

Nmerode
Cargo Ao
asiento

HABER
Folio
contra
cuenta

Contra
cuenta

Crdito

Figura 3. Rayado de libro mayor. Fuente: Lara (2008)

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Veamos un ejemplo de registro:

001Caja

DEBE

Nmero
Contra

deasiento
cuenta
1
Ene02
Capitalsocial

DEBE

Nmero
Contra
deasiento
cuenta

Folio
contra
cuenta
1

Cargo
Ao
$50,000.00

Nmero
de
Contra
asiento
cuenta

Nmero
de
Contra
Ao
asiento
cuenta
Ene02
1
Caja

110Capitalsocial
Folio
contra
cuenta

HABER

Cargo

Folio
contra
cuenta

Folio
contra
cuenta
1

Crdito

HABER

Crdito
$50,000.00

Como todo sistema de registro, los libros contables deben llevar un proceso, en la siguiente figura se
observa cmo es:

Figura 4. Proceso de libros contables (Guajardo, 2004).

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Antes de hacer el pase al libro de inventarios y balances, debes

elaborar la balanza de comprobacin y la hoja de trabajo.
De forma complementaria, un negocio debe llevar otros libros contables, cuyas funciones se describen
enseguida:
Libros auxiliares

Los libros que se llevan para registrar en forma analtica las operaciones.

Libro de
inventarios y
Balances

Antes de hacer el pase a este libro, elabora la balanza de comprobacin y la hoja de

trabajo, donde se determinan los valores finales del balance general o estado de
situacin financiera y el estado de resultado o prdidas y ganancias.

Por disposiciones legales, adems de los libros contables, la empresa debe llevar otro tipo de libros,
llamados libros sociales, como los siguientes:

Libro de actas de la asamblea de accionistas.

Libro de actas del consejo de administracin.
Libro para el control de las acciones del negocio.
Libro para el registro de utilidades o prdidas del negocio.

Estos libros no los revisars en este curso, sin embargo t puedes buscar informacin al respecto en la
bibliografa.
A continuacin se te presentan las descripciones de tres documentos que son utilizados en la prctica
contable para registrar las operaciones de un periodo de manera detallada, los cuales tambin forman
parte de los libros contables:
Balanza de
comprobacin
Balanza de
comprobacin
ajustada

Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos
de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor, respetando
la partida doble.
Es el documento contable que refleja el saldo actualizado de las cuentas, mediante
el apropiado registro de los asientos de ajuste.

Es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han

Balance comparativo tenido el activo, el pasivo y el capital por las operaciones efectuadas durante el
ejercicio.

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BalanzadeComprobacin
Como parte del proceso de registro, es conveniente llevar un control de transacciones, es decir existen
mecanismos para validar si los registros se han realizado de forma correcta, este es el caso de la balanza
de comprobacin, definida por Wals (2009) como un estado que se formula peridicamente por lo
general al fin de cada mes para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los
abonos hechos en los libros durante cierto periodos (p. 186).
Esta balanza tambin nos permite rectificar los movimientos registrados por cuenta, y los saldos
resultantes de forma individual para identificar si existe diferencia y hacer las correcciones, se puede
revisar el saldo total de cargos y abonos o saldos acreedores y deudores, puesto que estos totales siempre
deben coincidir.
En este documento se asientan todos los movimientos de cargo y abono que se hayan registrado en cada
una de las cuentas durante un periodo determinado y se respeta un orden, segn su naturaleza: primero
las de activo, enseguida las de pasivo, despus las de capital y finalmente las de resultados. Este registro
tiene como fin comprobar la Ley de la partida doble (a todo cargo, corresponde un abono). Este
documento es la parte inicial de lo que se conoce como hoja de trabajo.
En el siguiente ejemplo puedes ver el uso que se le da a cada una de las columnas (se trabaja con 4 de
ellas). En ellas, se registran los totales de los movimientos que sufrieron cada una de las cuentas en un
periodo determinado, as como los saldos que arrojan, (cuyos datos los tomas de las Ts de mayor).
La balanza de comprobacin debe contener elementos especficos con el fin de revisar cada registro
(Guajardo, 2005), mismos que puedes observar en el ejemplo que vers a continuacin, en el cual hemos
enumerado los conceptos abajo descritos para mejor comprensin de los elementos que debe incluir este
documento:

(4)

Folio
1
10
12
15
20
200
210
300
500
510
530

(5)

Cuenta
Caja
Clientes
Deudores diversos
Mercancas
Terrenos
Proveedores
Acreedores diversos.
Capital social
Ventas
Costo de ventas
Gastos de Admn.

El Cosaco, S.A. (1)

Balanza de comprobacin (2)
al 31 de diciembre de 2000 (3)
Movimientos (6)
Deudor
Acreedor
$ 25,000
$ 18,000
108,000
35,150
1,300
150
420,000
235,000
40,000
45,000
120,000
12,000
45,000
198,000
250,000
195,000
55,000
0

Saldos (7)
Deudores
Acreedores
$ 7,000
72,850
1,150
185,000
40,000
$ 75,000
33,000
198,000
250,000
195,000
55,000
0

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Sumas iguales (8)

$901,300.00

$901,300.00

$556,000.00

$556,000.00

Figura 5. Ejemplo de balanza de comprobacin (Lara, 2008).

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Nombre del negocio como encabezado.

Nombre del documento contable, Balanza de comprobacin.
Indicacin de la fecha a que corresponde la informacin presentada.
Folio del mayor de cada cuenta.
Nombre de las cuentas.
Movimiento deudor y acreedor de las cuentas.
Saldo neto deudor o acreedor, segn corresponda en cada cuenta.
Sumas iguales de los movimientos y de los saldos.

Referencias
Escarpulli, A. (2001). Apuntes de contabilidad I. Mxico: IMCP.
Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera. Mxico: Mc Graw Hill.
Lara, E. (2008). Primer curso de contabilidad (22a. ed.) Mxico: Editorial Trillas.
Wals, S. (2009) Contabilidad 1. Mxico; Instituto Politcnico Nacional.

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