PLANEADOR

GESTION DOCUMENTAL
Tutor: Martha Prez Ospino

PLANEADOR
FECHA
LUGAR
HORA
ASISTENTE
OBJETIVO

Enero 31 de 2015
I.E. Juana Arias de Benavides Sede CUN
Plato
7:00 10:00 am
Carlos Bustamante Barrios
Eduardo
Conocer el contenido de la materia y
acordar el trabajo que se desarrollar
durante los tres encuentros, para
consolidar el compromiso que los
estudiantes deben adquirir con su
autoaprendizaje y con la universidad

DESARROLLO
OFERENTE: TODOS LOS PROGRAMAS
PROGRAMA: ADMINISTRACIN PBLICA
ACTIVIDAD ACADMICA: GESTIN DOCUMENTAL MODALIDAD- DISTANCIA
CICLO: TCNICO PROFESIONAL
CDIGO: 41041
BLOQUE: 1
NMERO DE CRDITOS: 3
PROFESOR: MARTHA LUCIA PEREZ OSPINO
CORREO ELECTRNICO: martha_perez@cun.edu.co
CELULAR: 3013092090 - 3017571587

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Es de vital importancia que el futuro administrador municipal conozca que para realizar la
gestin de documentos debe ceirse a las normas nacionales e internacionales, sobre
procesamiento y gestin de documentos; pues al trabajar en una oficina se suele utilizar
gran cantidad de papeles y documentacin que nos obligan a buscar una forma de
clasificacin y archivo para que en cualquier momento sea fcil encontrarla 1.
PROPSITOS DE APRENDIZAJE
1

Syllabus Gestin Documental.

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Formar el talento humano competitivo, con conviccin por el servicio pblico, centrado en
el reconocimiento de la realidad socio-poltica, econmica, cultural y ambiental de las
entidades territoriales. Dotado de las competencias para abordar los problemas de
gobernabilidad y enfrentar los acelerados cambios que afectan el desempeo institucional
mediante la aplicacin de nuevas tcnicas y modelos de gestin que permitan una
excelente calidad en los servicios, la optimizacin de los recursos y el mayor bienestar de
las comunidades.
PROPSITOS ESPECFICOS
-

Conocer las caractersticas de los sistemas de gestin documental y su importancia

en los programas de Gestin de la Informacin y del Conocimiento.
Conocer los distintos tipos de soluciones tecnolgicas disponibles para la gestin
de documentos.
Evaluar la aplicabilidad de las distintas soluciones tecnolgicas en distintos
contextos.
Presentar la normatividad sobre gestin de documentos en las organizaciones.

ARTICULACIN DE LA ACTIVIDAD ACADMICA CON OTRAS REAS DE CONOCIMIENTO

ADMINISTRACIN GENERAL
PLANEACION MUNICIPAL
ETICA Y FORMACIN CIUDADANA
PRESUPUESTO PUBLICO
METODOLOGA DEL APRENDIZAJE
Seleccionando estrategias didctico-pedaggicas acordes al perfil del estudiante para
acompaarlo en su aprendizaje, con base en material de apoyo y de acompaamiento al
estudiante distribuido en cinco unidades.
El docente- tutor estar en condiciones de acompaar al estudiante en cada uno de los
temas de la asignatura y ampliar los temas que suscitan ms inters o reorientando
aquellos conceptos e informacin inmersos en el sentido comn y que obstaculizan una
correcta interpretacin de la situacin actual de la poblacin en el pas.
-

Se atender al estudiante a travs del correo electrnico asignado por la CUN, por
Skype y el celular.

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La ortografa ser fundamental para la calificacin de los trabajos escritos, por

cada 5 errores se restar un punto de la calificacin general.
Las notas sern enviadas a los correos de los estudiantes antes de la clase
siguiente.
El estudiante debe guardar todos los trabajos y exmenes que se realicen durante
el desarrollo de la asignatura, hasta que las notas sean ingresadas al portal
correspondiente, con el fin de verificar cualquier inconveniente que se pueda
presentar.
Tanto el estudiante como el docente deben cumplir puntualmente con la hora de
llegada a clases.
Dems exigencias descritas en el reglamento estudiantil.
El siguiente cronograma est sujeto a modificaciones.
CRONOGRAMA

GESTION DOCUMENTAL

PRIMER ENCUENTRO ENERO 31

- Manejo y gestin de documentos
- Trazabilidad documental

ARCHIVISTICA GENERAL
-

Concepto y objetivos de
Archivstica.
Principios y normas de
Archivstica
Terminologa archivstica.
Funciones bsicas del archivo.
Planificacin del personal.
Poltica archivstica.
Sistemas de archivos.

la
la

Trabajo escrito, presentar en el blog avances y enviar al correo trabajo con normas
Icontec para presentacin de trabajos escritos.
Nota 30%. Fecha entrega Febrero 10
SEGUNDO ENCUENTRO FEBRERO 14
TRATAMIENTO DOCUMENTAL
- El proceso documental.
- Archivos administrativos: Archivo de
oficina o gestin, Archivo central,
Archivo intermedio.
- Valoracin, seleccin y expurgo de
los documentos.
- Organizacin de archivos.
- La organizacin en las diferentes
etapas del ciclo documental

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Instrumentos de descripcin y
control.
Guas,
Inventarios,
Catlogos y otros instrumentos
auxiliares de descripcin.

Trabajo escrito, presentar en el blog avances y enviar al correo trabajo con normas
Icontec para presentacin de trabajos escritos.
Nota 30%. Fecha entrega Febrero 21
TERCER ENCUENTRO
DIFUSION DOCUMENTAL
- Servicios del archivo. Funcin
administrativa y jurdica del archivo.
- Difusin de la informacin
- Aplicacin de las tecnologas de la
informacin a los archivos.
SOLUCIONES TECNICA Y TECNOLOGICAS
-

Anlisis de la organizacin
Identificacin
de
tipos
documentales.
Soluciones tcnicas para la gestin
electrnica de documentos
Adopcin
tecnolgica
e
implementacin

Evaluacin tipo ECAES 50%

Trabajo escrito, presentar en el blog avances y enviar al correo trabajo con normas
Icontec para presentacin de trabajos escritos. 50%
Nota Final con un valor del 40%. Fecha entrega Febrero 28
CRITERIOS DE EVALUACIN
Para la evaluacin se tomara en cuenta:
-

Las habilidades adquiridas para el anlisis normativo.

La rigurosidad en la descripcin.
La participacin en las sesiones.

Evaluacin sumativa: de acuerdo con la exigencia de la institucin para cualificar el nivel

de competencias y est compuesta por tres cortes, Primer corte 30%, segundo corte 30%
y tercer corte 40% y la escala de las mismas es de 1 a 5.

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Cada uno de los cortes pueden estar conformados por una, dos o ms actividades cuyo
promedio constituye un corte
Evaluacin formativa:
Se debe identificar las fortalezas y debilidades que pueda tener el conjunto de
estudiantes.
BIBLIOGRAFA

CONDE, Mara Luisa: Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:

Direccin de Archivos Estatales,1992
CORTS, Vicenta: Manual de archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn: Manual de Archivstica, Madrid: Fundacin Germn
Snchez Ruiprez, 1994
DECRETO 1094 de 1996: Facturas Electrnicas.
DECRETO 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema
General de informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia
de las hojas de vida.
(Artculo 12) DECRETO 1798 de 1990: Conservacin de libros y papeles de los
comerciantes. (Artculos 31 a 33)
DECRETO 2150 de 1995: Suprime autenticacin de documentos originales y uso de
sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en u poder; prohbe a las entidades pblicas limitar el uso de
tecnologas para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el
uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1, 13,
16, 18, 19, 26 y 29).
DECRETO 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de
inspeccin a los archivos. (Artculos 1 a 5) DECRETO 4124 de 2004: Por el cual se
Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados.
FUSTER RUIZ, Francisco: Poltica y planificacin de archivos. Murcia: Diego Marn,
1995.
URREA ROMERO, Omar. Gerencia de Recursos Fsicos. CUN Virtual, Filigrana, 2002.
www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1987