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Conoce los trámites para legalizar la empresa

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Bogotá Emprende. D ocumento descargar. C onoce los trámites para legalizar la empresa. J unio 1
2007. © Bogotá E mprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo c ualquier forma.
ESTRUCT URA

1. Introducción
2. Definición del nombre de su empresa
3. Determinación de la actividad de la empresa
4. Proceso de formalización o legalización de su actividad mercantil o
empresarial
5. Realizar la matrícula mercantil del establecimiento de comercio
6. Libros comerciales
7. Registro de marcas y nombres comerciales

1. Introducción

Esta guía es una herramienta práctica y ágil la cual le permita al

emprendedor conocer de forma general, los distintos pasos necesarios para
llevar a buen puerto la constitución de su empresa. Orienta al lector en la
legalización y/o formalización de su actividad empresarial.

De igual forma encontrará el nombre de las principales entidades estatales

ante las cuales se adelanta el cumplimiento de ciertos requisitos, incluyendo
las direcciones físicas y electrónicas de las mismas.

2. Definición del nombre de su empresa

Disponibilidad de nombre (homonimia)

Lo primero que se debe hacer es verificar el nombre que le vamos a colocar

1
a la sociedad con el fin de evitar la homonimia , es decir constatar que este
nombre no está registrado en ninguna Cámara de Comercio del país.

Para tal fin el Emprendedor podrá realizar dicha verificación ingresando a dos
direcciones electrónicas, la primera de ellas corresponde al Registro Único
Empresarial RUE www.rue.com.co, y la segunda de ellas a través de la

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Dos palabras son homónimas si su significante es el mismo, es decir,
están compuestas por los mismos fonemas, o su realización fonética
coincide. No se trata, pues de relación entre significados.

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página institucional de la Cámara de Comercio www.ccb.org.co, ingresando
por servicios en línea y posteriormente al link del RUE.

3. Determinación de la actividad de la empresa

Deberá el Emprendedor determinar la o las actividades que pretende

2 3
desarrollar, ya sea como persona natural , o como persona jurídica ,
igualmente, como complemento de lo anterior, es importante que conozca el
número de clasificación de su actividad, la cual se categoriza de acuerdo a su
respectivo Código Industrial Internacional Uniforme (CIIU), el cual tiene
como propósito agrupar todas las actividades económicas similares por
categoría, que para el caso de la Cámara de Comercio de Bogotá están
conformadas por una letra y seis (6) dígitos numéricos, permitiendo que
todos los empresarios puedan clasificarse dentro de actividades muy
específicas que facilitan el manejo de la información para el análisis
estadístico y económico empresarial.

Con el fin de determinar de manera precisa el código de su actividad

empresarial, el Emprendedor podrá ingresar a la página web de la Cámara de
Comercio de Bogotá www.ccb.org.co

4. Proceso de formalización o legalización de su actividad mercantil o

empresarial

a. Elaboración del documento privado de constitución o escritura pública, si

es el caso.

Según la normativa 1014 del 2006, más conocida como Ley de

Emprendimiento, las nuevas sociedades podrán llevar a cabo su constitución
a través de documento privado de constitución cuando quiera que cumplan
una de las siguientes condiciones.

2
La persona natural es aquel individuo que actuando en su propio nombre se
ocupa de alguna o algunas actividades que la ley considera mercantiles.
3
La persona jurídica es un contrato mediante el cual dos o más personas se
obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables
en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la
empresa o en la actividad social.

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 Contar con activos inferiores a quinientos (500) salarios mínimos
mensuales vigentes.
Tener una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores.

En caso contrario la constitución de la sociedad deberá llevarse a cabo por

medio de escritura pública autenticada ante juez o notario.

b. Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) administrado por la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

De acuerdo con la normatividad tributaria de la DIAN, a partir del 1 de

febrero de 2005, toda persona natural o jurídica que pretenda matricularse
en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá, deberá
solicitar previamente su inscripción en el Registro Único Tributario de la
DIAN.

El Registro Único Tributario (RUT) constituye el nuevo y único mecanismo

para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones
administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

Para dicha inscripción el empresario deberá diligenciar el formulario RUT, el

cual podrá encontrar en la página web de la DIAN www.dian.gov.co o en la
sede ubicada en la calle 75 N° 15 – 42, sí se trata de persona natural, o en
la carrera 6ª N° 15 – 32 sí se trata de persona jurídica.

c. Registro mercantil en la Cámara de Comercio de Bogotá.

Para solicitar el registro es necesario presentar copia de la escritura pública

expedida en la notaría o el documento privado de constitución, si es del caso,
deberá ser presentado en la Cámara de Comercio, junto con el formulario de
Registro Único Empresarial debidamente diligenciado, igualmente diligenciar
el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el propósito de
tramitar el Número de Identificación Tributaria NIT que asigna la DIAN y la
inscripción en el Registro de Identificación Tributaria RIT que lleva la
Secretaría de Hacienda del Distrito si fuere el caso.

Cancelar los derechos de inscripción ante la Cámara de Comercio para la

matrícula mercantil de la sociedad, los cuales liquidará el cajero, con base en
el capital de la sociedad.

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La inscripción del documento de constitución causa, adicionalmente, un
impuesto de registro a favor del departamento de Cundinamarca y del
Distrito Capital de Bogotá, en una tarifa del 0.7% sobre el valor del capital.

Si las personas designadas para cargos de junta directiva o representante

legal no son socios firmantes, deben anexarse las cartas de aceptación con el
número de documento de identidad.

d. Registro de factura y resolución.

Si de acuerdo a la actividad desarrollada por el Emprendedor, resulta

responsable del impuesto sobre las ventas IVA, debe solicitar autorización
para la numeración de las facturas a la administración de Impuestos y
Aduanas Nacionales de su jurisdicción.

La oficina de la DIAN responsable de dicho trámite es la División de Gestión

y Asistencia al Cliente, los documentos que deberá presentar allí son los
siguientes.

Formulario de inscripción en el Registro Único Tributario de la DIAN.

Formulario de solicitud de autorización de numeración para facturación
debidamente diligenciado en original y copia.
Fotocopia de la cédula del representante legal o de la persona natural.

Este formulario puede ser reclamado en la oficina de la entidad o bajado de

Internet entrando a la página de la DIAN www.dian.gov.co, por el link de
servicios.

Importante, antes de solicitar la autorización para numeración de facturación

el ciudadano debe estar inscrito en el Registro Único Tributario, en el
régimen común de ventas si se trata de una persona jurídica, como en el
caso de las sociedades comerciales o empresas unipersonales, entre otras, o
en el régimen simplificado si se trata de una persona natural.

El ciudadano deberá presentarse personalmente para realizar la solicitud de

autorización de numeración de facturación, si el trámite no se realiza
personalmente, debe enviar poder otorgado en debida forma.

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5. Realizar la matrícula mercantil del establecimiento de comercio

El Artículo 515 del Código de Comercio define el establecimiento de comercio

como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los
fines de la empresa.

Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su

vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias
personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

El establecimiento de comercio es un bien mercantil que le permite al

comerciante o empresario el desarrollo de actividades comerciales,
industriales o prestación de servicios y que puede estar conformado según el
Artículo 516 del Código de Comercio por alguno de los siguientes elementos.

La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y servicios.

Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones
industriales o artísticas, que se utilicen en las actividades del
establecimiento.
Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos y
los demás valores similares.
El mobiliario y las instalaciones.
Los contratos de arrendamiento y en caso de enajenación, el derecho
al arrendamiento de los locales en que funciona si son de propiedad del
empresario, y las indemnizaciones que conforme a la ley, tenga el
arrendatario.
El derecho a impedir la desviación de la clientela y la protección de la
fama comercial.

La matrícula del establecimiento de comercio se deberá efectuar en la

Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar de domicilio, a través del
diligenciamiento del Formulario Único de Registro Empresarial y, cancelando
los derechos de inscripción que liquide el cajero, de acuerdo a los activos del
negocio.

Realizar el trámite de consulta de uso de suelo para el establecimiento de

comercio

Esta consulta se puede hacer a través del link http://sig.dapd.gov.co/sinu-

pot/ de la Secretaría de Planeación Distrital en la que es posible consultar la
norma que aplica a un sector de interés. Para llegar a la norma, es necesario

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ubicar la manzana donde se encuentra el predio objeto de la consulta
mediante la dirección actual o nomenclatura. Luego se puede obtener
información sobre los diferentes elementos de la norma urbanística que
definen obligaciones y derechos respecto de la utilización del suelo urbano,
aspectos que a partir de la existencia del plan de ordenamiento territorial
(POT) se reflejan en la ficha reglamentaria que le corresponde a cada sector
normativo. De no estar reglamentada las unidades de planeamiento zonal (
UPZ )el sistema despliega la norma según el artículo 555 del POT Transición
de Norma con el Acuerdo 6/90.

Autorización de Sayco Acinpro

Todo establecimiento debe obtener la autorización para comunicar la música

lícitamente. Se trata de un mandato legal dispuesto por el Artículo 158 de la
Ley 23 de 1982.

Este trámite tiene el objeto de recaudar los derechos de autor y conexos

originados por la utilización del fonograma (CD, LP, cassettes, entre otros)
en los establecimientos abiertos al público como bares, cantinas, discotecas,
tabernas, restaurantes, hoteles, tiendas de discos, o similares. Como muy
acertadamente los define el Artículo 159 de la Ley 23 de 1982 "Para los
efectos de la presente Ley se consideran ejecuciones públicas las que se
realicen en teatros, cines, salas de concierto o baile, clubes de cualquier
naturaleza, estadios, circos, restaurantes, hoteles, establecimientos
comerciales, bancarios o industriales y, en fin, donde quiera que se
interpreten o ejecuten obras musicales, o sean transmitidos por radio y
televisión, sea con la participación de los artistas, sea por procesos
mecánicos, electrónicos, sonoros o audiovisuales."

6. Libros comerciales

Registro de libro de comercio

Es deber del comerciante llevar a cabo la inscripción de los libros de

comercio exigidos por la ley, entre los cuales podemos destacar los
siguientes.

Libro de registro de accionistas o de socios.

Libro de actas de junta directiva (si la tuviere).

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 Libro de junta de socios o asamblea de accionistas.
Libros de contabilidad: Libro diario, el mayor y de balances y libro de
inventario y de balances.

Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el

representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de
comercio con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el
formulario de solicitud respectivo.

7. Registro de nombres y marcas comerciales

Una marca es aquel signo utilizado para distinguir productos o servicios en el

mercado, mediante los cuales se busca su diferenciación de los demás
empresarios dedicados a actividades similares.

Algunos de los beneficios de registrar una marca son:

Distinguir los productos y servicios y hacerlos fácilmente reconocibles.

Promover los productos o servicios y crear una clientela fiel.
Diversificar la estrategia de mercado para dirigirla a distintos grupos de
clientes.
Garantizar una calidad constante.
El registro marcario es constitutivo del derecho exclusivo y preferente
sobre una marca.
Otorga la posibilidad de impedir su uso facultando al titular a ejercer
acciones tendientes a prohibir a terceros el registro de marcas
idénticas o similares e incluso frente aquellas que puedan perjudicarlo
comercialmente.

Es importante asegurarse que la marca o lema no haya sido registrada o

solicitada por otra persona, mediante la solicitud de los antecedentes
marcarios y/o la certificación marcaria a través de los CAE, o en
www.ccb.org.co

Estas búsquedas se efectúan en la clase correspondiente de productos y/o

servicios de acuerdo con la clasificación internacional de Niza, documento
que puede consultarse en la biblioteca de la Superintendencia de Industria y
Comercio, piso 5, o en www.sic.gov.co (el valor para esta tasa también
puede consultarse).

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En caso de querer registrar una marca o un lema comercial para identificar
servicios y/o productos de distinta clase, debe presentarse tantas solicitudes
como clases deseen ampararse.

El derecho sobre la marca se adquiere por diez (10) años contados a partir
de la fecha de su concesión y podrá renovarse por períodos sucesivos de
diez (10) años.

El titular de un registro, o quién tuviere legítimo interés, deberá solicitar la

renovación del registro ante la oficina nacional competente, dentro de los
seis meses anteriores a la expiración del registro. No obstante, tanto el
titular del registro como quién tuviere legítimo interés gozarán de un plazo
de gracia de seis (6) meses contados a partir de la fecha de vencimiento del
registro, para solicitar su renovación.

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Bibliografía

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de las

siguientes fuentes de información:

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