1.

GLOSARIO
Para los propsitos de este documento normativo se aplican los siguientes
trminos y definiciones:
Abreviatura. Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por
eliminacin de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura
completa, y que siempre se cierra con un punto.
Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de
una razn social.
Ejemplo: CAFAM: Caja de Compensacin Familiar
Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una
reunin o situacin especfica.
Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe;
sirve para complementar y aclarar.
Asunto. Sntesis del contenido de la comunicacin.
Bibliografa. Relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una materia o
asunto determinado, registrados en cualquier soporte fsico, consultadas por el
investigador para sustentar sus escritos.
Capitulo. Divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para
organizar y facilitar la comprensin del texto.
Cargo. Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el
documento.
Carta. Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados.
Certificado. Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Circular. Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como
externamente.
Cita. Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor
del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
Cdigo. Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la
seccin que produce el documento con sus respectivas series. Este responde
al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Hace
referencia a la identificaci6n numrica, alfabetice, alfanumrica y otros, de la

dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de

que exista.
Conclusiones. Juicio crtico y razonado del anlisis sobre los resultados del
informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lgica.
Constancia: Documento de carcter probatorio que no requiere solemnidad
Contenido. En esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo, tercer y
cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el
mismo orden en que aparecen y los nmeros de las pginas donde se
encuentran.
Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin.
Copia: Fiel reproduccin del documento.
Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos
de la portada.
Desarrollo. Descripcin de los asuntos tratados en la reunin.
Despedida. Palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una
comunicacin.
Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicacin.
Encabezado. Ttulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de identificacin
para indicar la continuidad del documento.
Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn
el tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el
inicio de un documento.
Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras o ambas.
Esquema. Representacin grfica y simblica de la distribucin que deben
tener los textos de los documentos.
Estilo. Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin.
Modelo. Esquema de distribucin de zonas que Ie permite a la organizacin la
diagramacin de su papelera.
Nota de pie de pgina. Aclaracin del autor del informe para ampliar o
completar una idea expresada en el texto.

Nivel. Ubicacin, dentro de la jerarqua, de los elementos temticos que

conforman un documento. Tambin se refiere a cada uno de los numerales que
forman parte del documento.
Objetivo. Describe la finalidad del informe.
Orden del da. Relacin de temas que se han de tratar en la reunin.
Pgina. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
Paginar. Accin de numerar pginas.
Portada. Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la
identificacin del documento.
Radicacin. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envi, con el propsito de oficializar el trmite
y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos
se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.
Razn social. Nombre que identifica una organizacin.
Recomendacin. Formulacin concisa de acciones necesarias, como resultado
directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin.
Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad
remitente a destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s)
competente(s), numero de radicacin, nombre del funcionario responsable del
trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Remitente. Nombres, apellidos y cargo del firmante.
Rengln. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Resumen ejecutivo. Exposicin sucinta de un tema que debe quedar por
escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones
ejecutivas.
Rubrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe
como parte de la firma, despus de su nombre o ttulo.
Saludo. Frase de cortesa con la cual inicia la comunicacin.
Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra en una
razn social.

Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega y envo.

Soporte. Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual,
electromagntica; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera,
filme, cinta magntica, disco ptico, entre otros.
Tablas. Serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre s,
presentados en columnas para facilitar su interpretacin, Representa
informacin cuantitativa en columnas.
Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.
Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza un sobre.
Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje
Titulo. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento
o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una
publicacin y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro
documento.
Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o trascribir la
comunicacin.
Zona. Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos
impresos o escritos.