Curso Excel

Bsico - Intermedio
Clase 4

Relator: Miguel Rivera Adonis

Introduccin
Tablas Dinmicas:
Base de Datos:
Modificar la configuracin de los
Definicin de Base de
campos
Datos
Actualizacin de los Datos
Ordenar datos
Aplicar formato
Formulario
Extraer datos
Filtros
Trabajar con Sub-Totales Cambiar las funciones de
resumen
Validacin de Datos
Funciones de Bsqueda Agregar campos calculados
Crear un informe de Grfico
Dinmico

Tablas Dinmicas

Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en
Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las
tablas dinmicas para poder realizar un anlisis exitoso de la informacin.

Qu es una
Tabla Dinmica?

Unatabla dinmicaes una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una
de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno
de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.

!
Reportes Flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en
las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte
que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera
poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas
de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que
empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar unatabla dinmicapodrs crear los reportes sin escribir una sola frmula,
pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a
tus necesidades.

El verdadero problema de las Tablas

Dinmicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de

las tablas dinmicas porque parecieran
muy complicadas a primera vista. Aunque
las tablas dinmicas pueden parecer
desafiantes, la realidad es que el problema
radica en que muy pocas veces se
explican adecuadamente. En varias
ocasiones he ledo libros o tutoriales en
Internet que utilizan trminos como
Anlisis multidimensional, que aunque es
un concepto importante, el presentar este
tema a un principiante con este lenguaje
solo lo intimidar desde un principio.

A partir de hoy iniciar con una serie de

artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con
un lenguaje sencillo de manera que puedas
entender fcilmente y pronto puedas utilizar
adecuadamente esta caracterstica de
Excel que te har ms productivo.

Funcionamiento de las
Tablas Dinmicas

Lastablas dinmicas en Excelpermiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para
poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una
tabla dinmica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la
compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad
donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que
lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto
para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar unatabla dinmicapara obtener
el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes
columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de

datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestratabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en latabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar
las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y

resumidos en latabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas.Lo ms importante que quiero transmitir con
este artculo es que lastablas dinmicaste permiten elegir entre todas las columnas de
una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen
anlisis de la informacin.

Como crear una

Tabla Dinmica?

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar

dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la
tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.

Ahora selecciona el comandoTabla dinmicaque se encuentra dentro del grupo

Tablas de la ficha Insertar.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla

dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn
Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro latabla dinmicay en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los
campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos
que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto delartculo anterior, colocar como columna el campo Producto y
como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y latabla

dinmicaque resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando unatabla dinmicafue posible crear un reporte de una manera fcil y sin
la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas
dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la
informacin.

Partes de una
Tabla Dinmica

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la

hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar
dichos campos. Estas reas denotan cada una de laspartes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea

crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los
cuales podrs restringir la informacin que ves en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se
pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos

que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan

las filas de la tabla dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las

celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados
para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla
dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo
especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta
para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

Dar Formato a una

Tabla Dinmica

Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato
fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.

La fichaDiseoes una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla

dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

!
!

1) Diseo: Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

2) Opciones de estilo de tabla dinmica: Las opciones de este grupo permiten

restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo
a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se
mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

3) Estilos de tabla dinmica: Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla
dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botnMsdel grupoEstilos de tabla dinmicapara ver todos

los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar
inmediatamente a la tabla dinmica.

Formato de valores
en una Tabla Dinmica

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de
una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:}

Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del reaValores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcinConfiguracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogoConfiguracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de

dilogoFormato de celdasdonde podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se

aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

Crear un
Grfico Dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta
automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la
comprensin de los datos de una tabla dinmica.

!
!

Cmo crear un grfico dinmico en Excel

Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base
del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo
Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogoInsertar grficode donde podrs seleccionar el

tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de
trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre
la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro delgrfico dinmico: