Manual Usuario 19052014

Manual de Usuario
Mdulo de Patrimonio
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versin del Aplicativo 02.14.01.00

De fecha 31 de Marzo de 2014
Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio
INDICE
I.
INTRODUCCIN ................................................................................................... 5
II.
OBJETIVO............................................................................................................. 5
III. ACCESO AL SISTEMA ......................................................................................... 6

3.1.
Acceso al Sistema ................................................................................. 6
IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO ................................................ 8

4.1.
Barra de Men ....................................................................................... 8
4.2.
Barra de Herramientas.......................................................................... 8
V. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................... 10

5.1.
Tablas ................................................................................................... 10
Patrimonio ............................................................................................ 10
5.1.1.
5.1.1.1.
Parmetros Ejecutora ...................................................................... 11
5.1.1.2.
Familia segn SBN........................................................................... 13
5.1.1.3.
tems .................................................................................................. 18
5.1.1.4.
Ubicacin Fsica ............................................................................... 23
5.1.1.5.
Causales de Baja .............................................................................. 26
5.1.1.6.
Tipos de Patrimonio......................................................................... 28
5.1.1.7.
Colores .............................................................................................. 30
Generales .............................................................................................. 32
5.1.2.
5.1.2.1.
Sedes ................................................................................................. 32
5.1.2.2.
Almacenes ........................................................................................ 34
5.1.2.3.
Centro de Costo ............................................................................... 35
5.1.2.4.
Personal ............................................................................................ 36
5.1.3.
Personalizacin de Claves del Sistema ............................................ 39
5.1.4.
Cambio de Clave de Usuario .............................................................. 40
5.1.5.
Salir del Sistema .................................................................................. 41
5.2.
5.2.1.
Mantenimiento ..................................................................................... 42
Inventario Inicial................................................................................... 42
Fecha de la versin 31/03/2014
-2-

5.2.1.1.
Institucional ...................................................................................... 43
5.2.1.2.
No Institucional (Novedad) ............................................................. 52
5.2.1.3.
Actualizacin .................................................................................... 59
Inventario Fsico .................................................................................. 62
5.2.2.
5.2.2.1.
Registro ............................................................................................. 63
5.2.2.2.
Sobrantes .......................................................................................... 68
5.2.2.3.
Faltantes ............................................................................................ 72
Movimiento ........................................................................................... 76
5.2.3.
5.2.3.1.
Altas Institucionales (Novedad) ..................................................... 76
5.2.3.2.
Altas No Institucionales (Novedad) ............................................... 87
5.2.3.3.
Bajas (Novedad) ............................................................................... 93
5.2.3.4.
Bienes en Custodia ........................................................................ 101
5.2.3.5.
Mejoras ............................................................................................ 104
5.2.3.6.
Concesiones (Novedad) ................................................................ 109
5.3.
Seguimiento y Control ...................................................................... 119
5.3.1. Asignacin ............................................................................................ 120

5.3.2. Mantenimiento de Activos (Novedad) ................................................. 137
5.3.3. Salidas (Novedad)................................................................................. 141
5.4.
Consultas/Reportes .......................................................................... 159
5.4.1. rdenes de Compra ............................................................................. 160

5.4.2. Entradas al Almacn ............................................................................ 162
5.4.3. Consulta de Bienes Patrimoniales ...................................................... 165
5.4.4. Patrimonio segn Plan Contable ........................................................ 174
5.4.5. Reportes Varios (Novedad).................................................................. 184
5.4.6. Patrimonio por Centro de Costo ......................................................... 201
5.4.7. Patrimonio por Empleado .................................................................... 205
5.4.8. Relacin de Activos Seguimiento .................................................... 209
5.5.
Procesos ............................................................................................ 213
5.5.1. Proceso de Cierre Contable (Novedad) .............................................. 213
-3-

5.5.2. Proceso SBN ......................................................................................... 217
5.5.3. Proceso de carga del Inv. Inicial por Ao .......................................... 222
5.6.
Utilitario ............................................................................................. 226
5.6.1. Exportar Informacin ........................................................................... 226

5.6.2. Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional .............................. 228
5.6.3. Impresin de Etiquetas ........................................................................ 236
5.6.4. Exportar/Importar Inventario Fsico .................................................... 238
5.6.5. Auditora de Transacciones del SIGA ................................................. 242
5.6.6. Auditoria de Transacciones Eliminadas ............................................. 247
5.7.
Inmuebles .......................................................................................... 252
5.7.1. Registro de Inmuebles (Novedad) ....................................................... 252

5.7.2. Inventario Fsico (Novedad)................................................................. 273
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I.
INTRODUCCIN
El Registro, Administracin, Control, Cautela y Supervisin de los Bienes Patrimoniales

del Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar el seguimiento de las
operaciones efectuadas por las Unidades Ejecutoras del Sector, con los fondos asignados
en el Presupuesto Anual.
De acuerdo a las necesidades planteadas, con la finalidad de contribuir con la Gestin de
control de los Procesos del Patrimonio, se opt por la creacin de un Sistema Integral
denominado SIGA-Mdulo Patrimonio (SIGA-MP), que permita el Registro y Seguimiento
de los Bienes del Estado.
Se estableci que los Bienes Muebles, Inmuebles, Intangibles y otros Activos son parte
importante del Patrimonio de cada Unidad Ejecutora del Estado, que a su vez estn
sujetos a un conjunto de normas, que les permiten, administrarlos de una manera
eficiente y ordenada.
El SIGA-MP, es una herramienta para la gestin del Control Patrimonial, la misma que
permite registrar, controlar, revisar y emitir informacin sobre la administracin de los
Bienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una
adecuada y eficiente administracin de la propiedad Estatal.
El SIGA-MP se encuentra integrado al Mdulo Logstica del SIGA, permitiendo que la
informacin se mantenga actualizada, basndose en los registros de entradas y salidas
de Almacn, bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos.
II.
OBJETIVO
El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios responsables del registro,
administracin, control, cautela y supervisin de los Bienes Patrimoniales de las
Unidades Ejecutoras, en el uso y operatividad del SIGA - Mdulo Patrimonio (MP),
logrando que la Administracin de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y
transparente, en cada una de las etapas del proceso.
-5-

III. ACCESO AL SISTEMA
Esta seccin detalla el procedimiento para el acceso al Mdulo de Patrimonio.
3.1. Acceso al Sistema

Para acceder al Sistema, el Usuario debe dar doble clic al cono
El Sistema solicita se ingrese el Usuario y Clave de Acceso, los cuales deben estar
registrados previamente en el Mdulo Administrador del SIGA.
Una vez ingresado el usuario y clave, presionar el botn
para ingresar al Sistema.
Nota:
La clave diferencia entre maysculas y minsculas.

La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e intransferible, es
responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.
-6-

Se muestra una ventana con los iconos de los diferentes mdulos del Sistema. Para
acceder al Mdulo de Patrimonio, el Usuario debe dar doble clic al cono
Nota: El acceso a este mdulo y a sus opciones, depende de los permisos de

acceso que tenga el Usuario.
El Sistema muestra la ventana principal del Mdulo de Patrimonio.
-7-

IV.
DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO
La presente seccin describe la Barra de Men, Barra de Herramientas y funcionalidad

de los Sub Mdulos que contiene el Mdulo Patrimonio.
4.1. Barra de Men

La Barra de Men ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de
Patrimonio incluye un conjunto de Sub Mdulos utilizados para operar el Sistema. Su
descripcin y funcionalidad se detallan a continuacin:
Nombre
Descripcin
Tablas
Permite realizar la configuracin de Parmetros, registro de las

tablas Ubicacin Fsica, Colores, y la consulta de tablas del
sistema, relacionadas con el mdulo.
Mantenimiento
Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Inventario

Fsico y los movimientos de los Bienes Patrimoniales
Institucionales y No institucionales (Altas, Bajas, Bienes en
Custodia, Mejoras de Bienes Muebles y Concesiones).
Seguimiento y
Control
Permite realizar el registro de las asignaciones,

Mantenimientos y Salida de los Bienes Muebles.
Consultas y
Reportes
Comprende Reportes varios de consultas de los Bienes

Patrimoniales.
Procesos
Permite realizar el Proceso de Cierre Contable Mensual,

carga del Inventario Inicial y la Transmisin de datos al
Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI.
Utilitario
Permite realizar la exportacin e importacin de datos del

Mdulo Patrimonio, as como consultar los registros de
auditora de las transacciones realizadas en el Mdulo
Patrimonio.
Inmuebles
Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Altas e

Inventario Fsico de los Bienes Inmuebles de la Unidad
Ejecutora.
-8-

4.2.
Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en el

manejo del Sistema. Su funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuacin:
Guarda los datos ingresados.
Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.
Imprime los datos mostrados en la ventana, emite la generacin de

Reportes.
Salir de la ventana donde se encuentra.
Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.
Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.
Volver a la primera pgina.
Retroceder una pgina.
Avanzar una pgina.
Adelantar a la ltima pgina.
Abre la ventana Bsqueda de Datos
Abre la ventana Bsqueda de Datos.
-9-

V.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
En esta seccin se describe las funcionalidades de las opciones existentes.
5.1.
Tablas
El Sub Mdulo Tablas contiene informacin relacionada a los Items, Ubicaciones Fsicas,
consulta sobre Causales de Baja, Colores, e informacin en modo consulta de las Tablas
de las Sedes, Centros de Costo, Almacenes y Personal con el que cuenta la Unidad
Ejecutora. As mismo, incluye la opcin de Configuracin de Parmetros para la
operatividad de las funciones del Sistema y los procesos que realiza.
Al ingresar a esta opcin, el sistema muestra las opciones siguientes: Patrimonio,

Generales, Personalizacin de Claves del Sistema, Cambio de Clave de Usuario y Salir
del Sistema.
5.1.1. Patrimonio
Esta opcin permite realizar el registro y consulta de las tablas que el Modulo Patrimonio
necesita para operar el Sistema.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas Patrimonio. Al ingresar a esta
opcin, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Parmetros Ejecutora, Familia
segn SBN, tems, Ubicacin Fsica, Causales de Baja, Tipos de Patrimonio y Colores.
-10-

5.1.1.1.
Parmetros Ejecutora
Esta opcin permite realizar la configuracin de los Parmetros del Mdulo Patrimonio,
como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Patrimonio-Parmetros
Ejecutora, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Parmetros por Ejecutora.
Conteniendo los siguientes campos:

Ao del Sistema: Indica el Ao Actual de ejecucin del Sistema, registrado en los
Parmetros del Mdulo Logstica.
Control para regularizar las Altas: Permite seleccionar el Tipo de Control para
regularizar las altas en el Mdulo Patrimonio, activando la barra de despliegue
-11-

o
Opcin 0 Sin Control en Altas: Al seleccionar esta opcin el Sistema permite

realizar las altas automticas con informacin proveniente del Mdulo
Logstica; as como tambin permite registrar las altas en forma manual
directamente en el Mdulo de Patrimonio.
Opcin 1 Con Control en Altas: Al seleccionar esta opcin el Sistema slo

permite realizar las altas automticas provenientes del Mdulo de Logstica.
Responsable del Control Patrimonial: Muestra el cdigo y nombre del

Responsable del rea de Control Patrimonial de la Unidad Ejecutora.
Para seleccionar y/o actualizar el nombre del Responsable, presionar el botn ,

abrindose la ventana Bsqueda de Datos, donde el usuario debe buscar y
seleccionar el nombre del Responsable.
Perodo del Mdulo:
Inventario Inicial de Patrimonio: Se registra el ao del inicio del Inventario

Inicial Patrimonial de la Unidad Ejecutora.
Proceso Contable de Patrimonio: Se registra el ao y mes en que se

encuentra el Periodo Contable. Durante el proceso mensual el Sistema
actualiza automticamente este campo.
Esta opcin cuenta adems con el botn

que sirve para
realizar el extorno del proceso contable para el mes indicado en el campo.
-12-

Datos SBN:
Ruta para almacenar archivos generados: Es la ruta donde se encuentra

ubicada la Base de Datos del SIMI. Es utilizado para poder realizar la migracin
de datos del Mdulo de Patrimonio hacia el SIMI.
Ejecutora que corresponde a la SBN: Es el cdigo de identificacin que tiene

la Unidad Ejecutora en la SBN, es utilizado para poder realizar la migracin al
SIMI.
Impresin de Etiquetas:
5.1.1.2.
Tamao de la etiqueta: Es el tamao de la etiqueta que se encuentra pre

definido actualmente en el Sistema y que tiene por tamao 50mm de ancho x
25mm de alto.
Familia segn SBN
Esta opcin permite consultar el Catlogo Institucional las Familias de Bienes

patrimoniales.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Patrimonio-Familia segn SBN,
como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Catlogo de Familias, sin datos.
-13-
Teniendo en la parte superior de la ventana los siguientes filtros de seleccin: Grupo,

Clase, Estado y el campo Digitar descripcin de la Familia.
Grupo: Permite seleccionar el Grupo a travs de la barra de despliegue
Al presionar el botn , se abre la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, buscar y

seleccionar el grupo correspondiente.
Para seleccionar Todos los Grupos marcar con check

imagen:
, como se muestra en la
-14-
Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, a travs

de la barra de despliegue .

seleccionar la Clase correspondiente.
Estado: Permite seleccionar la condicin de las familias que se quiere visualizar

(Activo, Inactivo o Todos)
Descripcin de la Familia: Permite al usuario realizar una bsqueda por la

descripcin de la familia, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar
la bsqueda.
En la matriz de la ventana se lista la relacin de las Familias pertenecientes a la clase y

grupo seleccionado en los filtros.
-15-
Si se requiere consultar el detalle de la Familia, ingresar a la carpeta amarilla

,
mostrndose la ventana Mantenimiento de Familia que contiene los siguientes campos:
Cdigo: Nmero compuesto por ocho dgitos que corresponde a la Familia del
Bien.
Estado: Muestra la situacin de la Familia en el Catalogo del MEF. Se encuentra

Activo cuando pueda ser utilizado, caso contrario se muestra Inactivo.
Descripcin: Nombre de la Familia del Bien.
Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre se tiene seleccionada la opcin de

Activo Fijo.
Tipo Activo Fijo: Muestra el Tipo del Activo Fijo: Activo Fijo Depreciable, Activo
Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias).
-16-
Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes Inmuebles,

Bienes Muebles, Intangibles, etc.
Flag de SBN: Se muestra marcado con check

encuentra catalogada por la SBN.
Alcance: Muestra la descripcin de la Familia.
Especificaciones por Tipo de Patrimonio: Muestra las especificaciones del Tipo

de Patrimonio.
Al presionar el botn
Patrimonio.
, para indicar que la Familia se
, se muestra la ventana Especificaciones por Tipo de
REPORTE
Para visualizar el Reporte de las Familias de Bienes Patrimoniales, presionar el botn
Imprimir
Familias.
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reporte de
-17-

Seleccionar el grupo y clase de las familias que se desea visualizar o marcar con check
para seleccionar Todos; seguidamente presionar el botn Imprimir
muestra el Reporte Familia de Bienes.
. El Sistema
Este Reporte muestra la relacin de las familias de los Bienes Patrimoniales del grupo y
clase seleccionado en los filtros, as como el Tipo de la familia e Indicador SBN (Si
corresponde a una familia Catalogada por la SBN).
5.1.1.3.
tems
Esta opcin permite consultar la relacin de Bienes Patrimoniales del Catlogo

Institucional.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Patrimonio-tems, como se
muestra en la siguiente ventana:
-18-

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Catlogo de tems, sin datos.
En la parte Superior se tiene los siguientes filtros de seleccin: Grupo, Clase, Familia,
Estado, el campo Descripcin de tem y la barra de despliegue Estado.
Grupo: Permite seleccionar el Grupo, activando la barra de despliegue
seleccionar el grupo.
, se abre la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, buscar y
-19-

Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, activando
la barra de despliegue .
seleccionar la Clase.
, se abre la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, buscar y
Familia: Permite seleccionar una Familia perteneciente al Grupo y Clase

seleccionado, activando la barra de despliegue .

seleccionar la Familia.
Digitar Descripcin del tem: Permite al usuario realizar una bsqueda por la
descripcin de tem, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar la
bsqueda.
Estado: Permite seleccionar la condicin del tem (Activo, Inactivo o Todos)
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Al seleccionar los filtros, se muestra la relacin de los tems pertenecientes al grupo,
clase y familia seleccionados.
Para consultar todos los tems patrimoniales del Catlogo, marcar con check
como se muestra en la siguiente pantalla:
Para consultar detalles del tem, entrar en la carpeta amarilla

ventana Mantenimiento Catlogo de tems.
Todo,
, visualizndose la
-21-

REPORTE
Para visualizar el Reporte de los tems patrimoniales del Catlogo Institucional, presionar
el cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana
Reporte de tems, conteniendo los siguientes filtros y opciones:
Seleccionar el Grupo, Clase y Familia de los Bienes Patrimoniales que desea mostrar o
marcar el check
para mostrar todos.
Se tiene dos opciones de Reporte: Listado de tems y Listado de Precio de tems.

- Listado de tems.- Este Reporte Catlogo de Bienes muestra la relacin de los
Bienes Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia.
-22-

- Listado de Precio de tems.- Este Reporte muestra la relacin de los Bienes
Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia, indicando el precio referencial.
5.1.1.4.
Ubicacin Fsica
Mediante esta opcin el Usuario puede registrar las Ubicaciones Fsicas de los Centros
de Costo de la Unidad Ejecutora, para tener un control del lugar exacto donde se
encuentran los Bienes Patrimoniales, facilitando el proceso de Inventario Fsico.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Patrimonio-Ubicacin Fsica,
El Sistema muestra la ventana Ubicacin Fsica, con la siguiente informacin:
-23-
Tipo: Indica el correlativo de las Ubicaciones principales, por ejemplo el Tipo 1

corresponde a las Ubicaciones pertenecientes al rea de Calidad de Salud. El tipo
debe ser registrado por el Usuario.
Sub Tipo: Indica el correlativo de las Ubicaciones secundarias dentro de la
Ubicacin Principal, por ejemplo dentro de la Ubicacin Principal rea de Calidad de
Salud se tiene dos Ubicaciones Fsicas Secundarias: 1. Secretaria y 2. Jefatura;
donde 1 y 2 son los Sub Tipos.
Estado: Indica el Estado de la Ubicacin (Activo, Inactivo).
Fecha Reg: Muestra la fecha de registro de la Ubicacin Fsica.
PROCEDIMIENTO PARA INSERCIN DE UBICACIONES FSICAS

1. El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin Insertar Ubicacin
Fsica.
2. El Sistema agrega una fila debajo del registro seleccionado.
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3. Registrar el Tipo, Sub Tipo, Nombre de la Ubicacin Fsica, y presionar el cono
Grabar
de la barra de herramientas.
PROCEDIMIENTO PARA ELIMINACIN DE UBICACIONES FSICAS

1. De la misma manera puede eliminar una Ubicacin Fsica con la opcin Eliminar
Ubicacin Fsica.
2. El Sistema muestra la siguiente ventana:
3. Presionar S, el Sistema elimina el registro seleccionado.

Si el Usuario trata de eliminar una Ubicacin Fsica que se encuentra en uso, el Sistema
muestra el siguiente mensaje:
REPORTE
Para visualizar el Reporte del listado de las Ubicaciones Fsicas de la Unidad Ejecutora,
presionar el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas; mostrando el
Reporte Ubicacin Fsica, conteniendo la siguiente informacin: Cdigo de Tipo, Cdigo
de Sub Tipo, Descripcin de la Ubicacin Fsica y Estado.
-25-
5.1.1.5.
Causales de Baja
Esta opcin permite consultar la relacin de Causales de Baja establecidas por la SBN.
El ingreso a la opcin Causales de Baja es siguiendo la ruta: Tablas-PatrimonioCausales de Baja, como se muestra en la siguiente ventana:
El Sistema muestra la ventana Causales de Baja
-26-
REPORTE
Para visualizar el Reporte de las Causales de Baja, presionar el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:
Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase y Descripcin de las Causales de Baja.
-27-

5.1.1.6.
Tipos de Patrimonio
Esta opcin permite consultar los Tipos de Patrimonio. El ingreso a la opcin es siguiendo
la ruta: Tablas-Patrimonio-Tipos de Patrimonio, como se muestra en la siguiente
ventana:
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Tipos de Patrimonio, donde se puede

visualizar los Tipos de Patrimonios, tales como: Bienes Inmuebles, Bienes Muebles,
Bienes Intangibles, etc. Adems se muestra la Tasa de Depreciacin, la Cuenta
Contable Depreciacin y su Estado; as como el Sub Tipo de Patrimonio en la seccin
Sub Tipo Patrimonio.
Para visualizar el detalle de las especificaciones tcnicas de cada Sub Tipo de

Patrimonio, ingresar a la carpeta amarilla
, mostrndose la ventana
Especificaciones por Tipo de Patrimonio.
-28-
REPORTE
Para visualizar el Reporte Tipo de Patrimonio, el Usuario debe presionar el icono
Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente
informacin: Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase, Descripcin del Tipo de Patrimonio, Tasa
de Depreciacin, Cuenta Contable de Depreciacin y Estado.
-29-

5.1.1.7.
Colores
Mediante esta opcin el Usuario puede registrar los Colores de acuerdo a la necesidad
de la Unidad Ejecutora, para determinar las caractersticas cromticas de los bienes
patrimoniales. Se debe evitar duplicidad por el uso de sinnimos, como por ejemplo:
naranja, anaranjado, plomo, gris, etc.
El ingreso a la opcin es siguiendo a la ruta: Tablas-Patrimonio-Colores, como se
PROCEDIMIENTO PARA INSERCIN DE COLORES
1. El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin Insertar Colores.
2. Seguidamente registrar la descripcin del color y presionar el cono Grabar
-30-
PROCEDIMIENTO PARA ELIMINACIN DE COLORES

1. De la misma manera puede eliminar un color activando el men contextual y
seleccionar la opcin Eliminar Colores.
2. El Sistema muestra la siguiente ventana:
Si el Usuario trata de eliminar un color que se encuentra en uso, el Sistema muestra el

siguiente mensaje:
-31-

REPORTE
Para visualizar el Reporte Colores, el Usuario debe presionar el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramintas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:
Cdigo y Descripcin del Color.
5.1.2. Generales
Esta opcin permite consultar las siguientes Tablas procedentes del Mdulo de Logstica:
Sedes, Almacenes, Centros de Costo y Personal.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas Generales.
5.1.2.1.
Sedes
Esta opcin permite consultar las Sedes de la Unidad Ejecutora registradas en el Mdulo
de Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Generales-Sedes, como se
muestra en la siguiente ventana.
-32-
El Sistema muestra la ventana Sedes.
REPORTE
Para visualizar el Reporte Sedes, el Usuario debe presionar el icono Imprimir
Cdigo, Descripcin, Direccin. Telfono, Pas, Departamento, Provincia y Distrito de
cada Sede.
-33-

5.1.2.2.
Almacenes
Esta opcin permite consultar los distintos Almacenes registrados en el Mdulo de

Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Generales-Almacenes, como se
La ventana muestra dos secciones, a la izquierda se muestra el Cdigo, Secuencia y

Descripcin del Almacn y a la derecha se muestra el Tipo, Estado, Almacn Principal,
Descripcin, Sede, Direccin, Referencia, Responsable, Telfono, Departamento, Pas,
Provincia, Distrito y Fecha de Registro.
-34-

REPORTE
Para visualizar el Reporte Almacenes, el Usuario debe presionar el cono Imprimir
Cdigo, Secuencia, Descripcin, Direccin, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y
Responsable por Almacn.
5.1.2.3.
Centro de Costo
Esta opcin permite consultar los Centros de Costo registrados en el Mdulo de

Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Generales-Centros de Costo,
El Sistema muestra la ventana Centros de Costo.
-35-
En la parte Superior se puede filtrar los datos por: Ao, Sede, Estado (Activo, Inactivo) y
por Centro de Costo.
Para visualizar los datos generales del Centro de Costo, ingresar a la carpeta amarilla
, mostrando la siguiente ventana.
5.1.2.4.
Personal
Esta opcin permite consultar los datos del Personal que labora en la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas-Generales-Personal, como se
-36-
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Lista de Personal, con la

siguiente informacin: Cdigo, Documento de Identidad, Apellido Paterno, Apellido
Materno, Nombres y Estado (Activo, Inactivo).
El Usuario puede visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta amarilla
El Sistema muestra la siguiente ventana:
REPORTES
Para visualizar los reportes del personal registrado de la Unidad Ejecutora, presionar el
cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana
Reportes por Personal Registrado, conteniendo los siguientes Tipos de Reporte y
Filtros de seleccin:
-37-
Ao: Permite seleccionar el ao del cual se desea obtener la informacin.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de
despliegue
o realizando una bsqueda presionando el botn
seleccionar Todos los Centros de Costos marcar con
Todos.
. Para
Estado: Permite seleccionar el estado del personal (Activo, Inactivo). Para

seleccionar Todos los estados marcar con
Todos.
Tipos de Reporte:
-
Reporte de ao de asignacin por Centro de Costo: Esta opcin muestra todo el

personal de la Unidad Ejecutora por Centro de Costo, segn los filtros de seleccin;
para ello presionar el cono Imprimir
Relacin del Personal.
, mostrando en pantalla el Reporte
Reporte Personas con Datos Observados: Esta opcin muestra el personal de la

Unidad Ejecutora o Centro de Costo que tienen datos observados, por ejemplo,
aquellos trabajadores que tengan profesin registrada pero no tienen nmero de
colegiatura.
Para visualizar el Reporte se debe presionar el cono Imprimir
, mostrando en
pantalla el Reporte Relacin del Personal con Datos Observados, el mismo que
contiene la siguiente informacin: Cdigo, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil,
Tipo de Empleado, Ubicacin, Grado de Instruccin, Centro de Costo, Sexo y
Estado, y la descripcin de la Observacin que muestran dichos registros.
-38-
5.1.3. Personalizacin de Claves del Sistema

En esta opcin el Usuario puede cambiar las claves que son solicitadas para realizar
algunos procesos que por defecto ya vienen definidas por el Sistema.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas- Personalizacin de Claves del
Sistema, como se muestra en la siguiente ventana:
El Sistema muestra la ventana Personalizacin de Claves del Sistema con los

siguientes campos:
-39-
Mdulo: Muestra el nombre del Mdulo SIGA en el que nos encontramos.

Proceso SIGA: Permite seleccionar el proceso al cual se le va a cambiar de clave,
para su ejecucin en el Sistema.
Clave Actual: Permite registrar la clave actual del proceso seleccionado.

Clave Nueva: Permite registrar la nueva clave al proceso seleccionado.
Confirma Nueva Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave del proceso
seleccionado.
Presionar Grabar
, para guardar los cambios.
5.1.4. Cambio de Clave de Usuario

Mediante esta opcin el Usuario que ingresa al Sistema puede cambiar su clave de
acceso actual.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas- Cambio de Clave de Usuario,
El Sistema muestra la ventana Cambio de Clave de Usuario con los siguientes campos:
-40-
Cdigo: Muestra el Cdigo del Usuario que accede al Sistema.

Nombre: Muestra el nombre del Usuario que accede al Sistema.
Clave Actual: Permite registrar la clave actual del Usuario que accede al Sistema.
Nueva Clave: Permite registrar la nueva clave de Usuario.
Confirmar Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave de Usuario.
5.1.5. Salir del Sistema

Esta opcin permite salir del Sistema, regresando al escritorio de Windows.
-41-

5.2.
Mantenimiento
El Sub Mdulo Mantenimiento est conformado por las opciones que permiten el registro
inicial de los Bienes Muebles por Sede y Centros de Costo, que sern asignados a los
Usuarios de la Unidad Ejecutora para su uso. As mismo, el Registro del Inventario Fsico
y los procedimientos a seguir para el registro y control de los procesos de Altas, Bajas y
Mejoras.
Al ingresar a esta opcin, el sistema muestra las opciones siguientes: Inventario Inicial,
Inventario Fsico y Movimiento.
5.2.1. Inventario Inicial

Mediante esta opcin la Unidad Ejecutora que recin comienzan con el uso del Mdulo
Patrimonio del SIGA, puede registrar por nica vez la operacin de registro del Inventario
Inicial de los Bienes Patrimoniales Institucionales y No Institucionales ingresados, luego si
se producen cambios el usuario actualiza la informacin.
Nota: Para aquellas Unidades Ejecutoras que ya cuentan con Inventario Inicial en el
Mdulo Patrimonio del SIGA, solamente se procede con la Copia del Inventario para el ao
siguiente.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Tablas Inventario Inicial. Al ingresar a

esta opcin, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Institucional, No Institucional
y Actualizacin.
-42-

5.2.1.1.
Institucional
En esta opcin el Sistema permite a la Unidad Ejecutora registrar por nica vez todos los
Bienes Patrimoniales adquiridos para su uso, ubicados dentro y fuera de la Entidad.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Inventario InicialInstitucional, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el sistema muestra la ventana Inventario Inicial de Bienes

Patrimoniales.
En la parte superior de la ventana se tiene las siguientes pestaas: Registro del

Inventario Inicial y Activos.
- La pestaa Registro de Inventario Inicial muestra los filtros: Periodo, Sede, Centro
de Costo y el botn
Periodo: Permite seleccionar el ao de la Informacin Patrimonial activando la
barra de despliegue . Por defecto muestra el ao actual.
Sede: Permite seleccionar una Sede activando la barra de despliegue
.
-43-

Centro de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de
despliegue
.
: Este botn permite realizar el cierre del Inventario Inicial, inhabilitando

las opciones de insercin y eliminacin de activos fijos.
- La pestaa Activos muestra el filtro: Bsqueda y el Listado de Bienes Patrimoniales

de la Unidad Ejecutora.
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de Bienes Patrimoniales por Marges,

Descripcin, Sede, Centro de Costo, Usuario, Contratista, Valor Compra, Valor
Inicial del Ejercicio y Ubicacin Fsica; seleccionando el tipo de bsqueda y
digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar la bsqueda.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL

1. Primero se debe ingresar todos los Centros de Costo que cuentan con Bienes
Patrimoniales, para ello activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR
INVENTARIO INICIAL.
-44-

2. Seguidamente en la parte derecha de la ventana se tienen los siguientes campos para
su registro:
Fecha de Movimiento: Fecha en la que se realiza el registro.
Sede: Se muestra automticamente luego de seleccionar el Centro de Costo.
Centro de Costo: Presionar el botn , buscar y seleccionar el Centro de Costo
a registrar el Inventario en la ventana Bsqueda de Datos.
Empleado Responsable: Persona responsable de la administracin de los
Bienes Patrimoniales en el Centro de Costo seleccionado. Presionar el botn
seleccionar o buscar el empleado en la ventana Bsqueda de Datos.
Tipo de Institucin: Por defecto el Sistema muestra el tipo de institucin.

Entidad: Muestra el Nombre de la Unidad Ejecutora.
N de Resolucin: Nmero de resolucin que autoriza el Inventario Inicial.
Fecha de la Resolucin: Fecha de la Resolucin que autoriza el Inventario
Inicial.
Observaciones: Comentario o detalle.
3. Registrar los campos y presionar el icono Grabar

registrados.
, para guadar los datos
4. Para realizar el registro del Inventario Inicial de un Centro de Costo, el Usuario debe
seleccionar el Centro de Costo, y dirigirse a la pestaa Activos.
5. Activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR INVENTARIO

INICIAL.
-45-
6. Se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde se debe registrar los siguientes
campos obligatorios: tem, Marges, Ubicacin Fsica, Empleado Responsable de
administrar el bien, Usuario final que usa el bien, Nmero y Fecha de la OC/NEA;
Tipo, Nmero y Fecha del documento de Alta; Almacn, Cuenta Contable; asimismo
opcionalmente se pueden registrar los siguientes campos: Pas, Nro. de serie, Marca,
Estado de Conservacin, Estado Uso, Modelo, Medidas, Caractersticas,
Observaciones, Flag si es un activo depreciable, Flag si cuenta con verificacin
fsica, Flag si est etiquetado, Proveedor, Valor Compra, Flag si cuenta con garanta,
Fecha de la garanta y Nmero del Contrato.
7. Una vez registrado los campos presionar el cono Grabar

siguiente mensaje.
. El Sistema muestra el
-46-
8. Al presionar Aceptar, en la parte inferior izquierda se activan los botones

y
- Ingresando al botn
, se muestra la ventana del mismo nombre,
donde se puede registrar otras especificaciones tcnicas del activo, ingresando al
botn
ubicado a la derecha, el cual despliega la relacin de colores registradas en
las Tablas de Patrimonio.
-47-

As mismo, esta ventana cuenta con los botones
y
permite adjuntar archivos (texto y fotografas) del Bien Patrimonial registrado.
que
Ingresando al botn
, se muestra la ventana del mismo nombre,
donde el Usuario debe registrar en el campo
el Valor y la
Depreciacin Acumulada del activo, de acuerdo con los montos reflejados en los
Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.
El Sistema muestra
automticamente el dato del campo Valor Neto.
PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS

1. Para poder adjuntar archivos, se debe verificar si en el conex_siga.ini existen datos
en la ruta donde se va a guardar los archivos de Patrimonio; de no exisitir proceder a
registrarla en la siguiente seccin:
[file]
Patrimonio = C:\
-48-
2. Ingresar al botn
, activar el men contextual y seleccionar
, se muestran los archivos (con extensin DOC, XLS, PDF y/o JPG) de
todas las unidades existentes (como la unidad del disco duro C:\ y/o las unidades
conectadas a red). Seleccionar el archivo y Aceptar.
Automticamente el Sistema crea en ruta especificada en el archivo conex_siga.ini,

la carpeta Docpat, guardando el archivo adjunto en la ltima carpeta.
3. Si se han adjuntado imgenes, al presionar el botn

defecto, la primera fotografa adjunta.
, se muestra por
-49-
4. Para visualizar el detalle del activo, se debe ingresar a la carpeta amarilla

activo.
del
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE BIENES INSTITUCIONALES

Para eliminar un Bien Patrimonial del Inventario Inicial, seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el activo, activar el men contextual y seleccionar la opcin ELIMINAR
INVENTARIO INICIAL.
-50-

2. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
3. Presionar S, el Sistema elimina el Bien seleccionado.
REPORTE
Para visualizar e imprimir el Inventario Inicial por Centro de Costo, se debe seleccionar la
pestaa Registro del Inventario Inicial para activar el icono Imprimir
herramientas.
de la barra de
Se muestra la ventana Reportes, con dos opciones de Tipo de Reporte: Inventario Inicial
General por Centro de Costo e Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de
valores contables.
- Inventario Inicial General por Centro de Costo.- Muestra la relacin de los Bienes
patrimoniales registrados en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.
-51-

-
Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de Valores Contables.- Muestra la

relacin de los Bienes Patrimoniales pendientes de valores contables (Valor Inicial o
Valor Depreciacin o Ambos Valores; de acuerdo a lo seleccionado por el Usuario en la
barra de despliegue), en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.
Seleccionado el Tipo de Valor, el Sistema muestra el siguiente Reporte:
5.2.1.2.
No Institucional (Novedad)
En esta opcin el Usuario puede realizar el registro de los Bienes Patrimoniales que no
son propiedad de la Unidad Ejecutora, sino que fueron Cedidos en Uso o Prestados por
otra Entidad o Institucin particular.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Inventario Inicial-No
Institucional, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Inventario Inicial de Bienes No

Institucionales, conteniendo tres secciones:
-52-
Seccin 1: Permite registrar el Inventario Inicial de Bienes No Institucionales ingresados

a la unidad Ejecutora.
Seccin 2: Permite registrar y visualizar los campos de los datos generales de inventario
registrado en la seccin 1.
Seccin 3: Permite registrar los Bienes Patrimoniales del Inventario seleccionado en la
seccin 1.
PROCEDIMIENTO
INSTITUCIONAL
PARA
EL
REGISTRO
DEL
INVENTARIO
INICIAL
NO
1. Para realizar el registro de los Bienes no Institucionales, el Usuario debe activar el

men contextual en la seccin Lista de Ingresos y seleccionar la opcin INSERTAR
BIENES NO INSTITUCIONALES.
2. Al lado derecho de la ventana se muestran los siguientes campos a registrar:
-53-
Fecha Movimiento: Es la fecha del Registro del Inventario No Institucional; por
defecto muestra la fecha actual.
Fecha Recepcin del Activo: Es la fecha de recepcin del activo registrado.
Tipo de Registro: Permite seleccionar dos Tipos (Bienes cedidos en Uso y
Bienes cedidos en Comodato).
Entidad Pblica: Marcar con check
si el Bien Patrimonial proviene de una
Entidad Pblica.
Entidad: En este campo se presentan dos casos:

-
Si la Entidad que ha cedido el Bien Patrimonial es Pblica, el campo Entidad

Pblica se debe marcar con check
para habilitar el botn del
Campo Entidad, que al presionarlo muestra la ventana Bsqueda de Datos,
listando la relacin de Todas las Entidades Pblicas del Estado, para su
seleccin.
-54-

-
Si la Entidad que ha cedido el Bien Patrimonial es una Entidad No Pblica, se

debe registrar manualmente su descripcin en el campo Entidad.
V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del registro,
modificacin y eliminacin de los movimientos relacionados al Control Patrimonial, se

ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la ventana de Inventario Inicial
de Bienes No Institucionales.
Nro. Resolucin / Fecha: Nmero y fecha del documento de aprobacin del
Inventario No Institucional.
Nro. Acta / Fecha: Nmero y fecha del acta de aprobacin del Inventario No
Institucional.
Glosa: Permite registrar un comentario respecto al Inventario No Institucional.
Sede: Permite seleccionar la Sede a realizar el Inventario No Institucional,
activando la barra de despliegue
Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo a realizar el Inventario
No Institucional, entrando al botn
Responsable: Permite seleccionar el Responsable de la toma de Inventario,
entrando al botn
3. Al finalizar el registro, presionar el cono Grabar
4. Seguidamente, realizar el registro de los Bienes Patrimoniales, activando el men

contextual en la seccin Detalle de Activos, y seleccionar la opcin INSERTAR
DETALLE DE ACTIVOS.
-55-
El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario debe ingresar
los datos correspondientes del Bien Patrimonial.
Nota: La informacin que se ingresa en esta ventana es la misma informacin que se

registra en el Inventario Inicial Institucional, con la diferencia que por ser Bienes que no
pertenecen a la Unidad Ejecutora no cuentan con Marges, por lo que se debe registrar el
cdigo de Barras.
-56-

6. Para registrar las Especificaciones Tcnicas, ingresar al botn
Siguiendo el mismo procedimiento indicado en el Inventario Inicial Institucional, el

Sistema permite adjuntar archivos o imgenes referentes al Bien Patrimonial, para su
mejor identificacin.
7. Finalizado el registro, para visualizar el detalle del Bien Patrimonial, ingresar a la

carpeta amarilla
-57-

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE BIENES NO INSTITUCIONALES
1. Seleccionar el registro, activar el men contextual y seleccionar la opcin Eliminar
Detalle de Activos.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales No Institucionales
registrados en el Inventario Inicial No Institucional.
Para visualizar el Reporte, seleccionar el Inventario en la seccin Lista de Movimiento
ubicado al lado izquierdo de la ventana y presionar el icono Imprimir
herramientas.
de la barra de
El Sistema muestra la siguiente informacin de cada Bien Patrimonial: Cdigo de Barras,

Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie, Entidad que cedi el bien, Nro. Resolucin,
-58-

Centro de Costo donde se encuentra el Bien, Ubicacin Fsica del Bien y el usuario
Responsable del Bien.
5.2.1.3.
Actualizacin
Esta opcin permite al Usuario realizar actualizaciones a los Bienes Patrimoniales que
fueron registrados en el Inventario Inicial Institucional y No Institucional.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Inventario InicialActualizacin, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Actualizacin del Inventario Inicial, sin
datos.
En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de seleccin:
-59-
Ao: Permite seleccionar el ao activando la barra de despliegue
, por defecto
muestra el ao del Sistema.

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro que se desea actualizar,
, por defecto muestra el Tipo de Registro
Institucional.
Activos ESNI: Al marcar la opcin Activos ESNI con check
, en la
matriz de la ventana se filtran aquellos activos fijos correspondientes a la cadena de

fro de la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos activos son
reconocidos automticamente por el Sistema.
Familia: Permite seleccionar una familia de Bienes Patrimoniales ingresando al botn
, a travs de la ventana Filtro para Bsqueda de Datos o seleccionar todas
marcando el check
Bsqueda: Permite realizar bsquedas por el tipo de criterio seleccionado en la barra

de despliegue
y el texto ingresado en el campo. Para ejecutar la bsqueda se debe
presionar el botn Aceptar o presionar Enter.
-60-

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO INICIAL
Para realizar la actualizacin del Inventario Inicial Institucional y No institucional, seguir el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el Tipo de Registro.
2. Seleccionar la Familia o marcar check
para seleccionar Todas las Familias.
3. Seleccionado los Filtros, el Sistema muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales

en la matriz de la ventana.
4. Ingresar a la carpeta amarilla del Bien Patrimonial que se quiere modificar,

mostrndose la ventana Datos del Activo Fijo
-61-

En la ventana Datos del Activo Fijo, se puede actualizar los siguientes campos:
Marges, N Serie, Estado de Conservacin, Estado de Uso, Modelo, Medidas,
Caractersticas, Observaciones, Pas de procedencia, Etiquetado, N O/C NEA,
Fecha O/C NEA, Proveedor, Valor de Compra, Garanta / Fecha, N de Contrato Alta
Tipo / N /Fecha documento.
Nota:
- Si los datos Garanta, Fecha y Contrato provienen del Mdulo de Logstica no pueden
ser modificados en la actualizacin.
- Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar Abierto.
5. Una vez realizada las modificaciones, presionar el cono Grabar

. El Sistema
5.2.2. Inventario Fsico

Mediante esta opcin el Usuario puede registrar el resultado de la toma de inventario
fsico de los Bienes Muebles Institucionales y No Institucionales a una fecha determinada,
as como los Bienes Muebles sobrantes y faltantes provenientes de este Inventario.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento Inventario Fsico. Al
ingresar a esta opcin el Sistema muestra las sub opciones siguientes: Registro,
Sobrantes y Faltantes.
-62-

5.2.2.1.
Registro
En esta opcin el Usuario puede realizar el registro de la verificacin fsica de los Bienes
Muebles de la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento- Inventario FsicoRegistro, como se muestra en la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Listado del Inventario Fsico,
indicando el Ao del Sistema y el Tipo de Registro: Institucional.
En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de seleccin:
, por defecto

Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico a consultar o actualizar.
-63-

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro, activando la barra de
despliegue
, por defecto muestra el Tipo de Registro Institucional.
Fecha: Muestra la fecha del Inventario seleccionado.

, en la
matriz de la ventana se filtran aquellos tems correspondientes a la cadena de frio de

la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos tems son
reconocidos automticamente por el Sistema.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de tems segn el Tipo de Bsqueda
seleccionado en la barra de despliegue
y el texto ingresado en el campo, como el
ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la bsqueda se debe presionar el botn

Aceptar o presionar Enter.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO FSICO
1. Seleccionar el Tipo de Registro (Institucional, No Institucional Bienes cedidos en

Uso, No Institucional Bienes en Comodato).
2. Ingresar al botn
3. Se muestra la ventana Registro del Inventario Fsico, conteniendo la relacin total

de bienes muebles registrados en el Sistema por el Tipo de Registro seleccionado.
-64-
4. En la columna
fsicamente.
marcar con check
todos los activos que se han verificado
5. Al finalizar de marcar todos los activos verificados fsicamente, proceder a grabar

presionando el cono Grabar
7. Presionar SI, se muestra la ventana Genera Inventario Fsico para registrar los
datos del Inventario; Fecha: muestra la fecha del da en que se realiza el registro, la
cual puede editarse. En el campo Nombre se debe registrar la denominacin del
Inventario.
Si el Usuario desea continuar registrando tems en este Inventario, ingresar

nuevamente al botn
en la ventana Registro del Inventario Fsico
y marcar check
los activos que desee agregar. Al grabar el Sistema muestra el
siguiente mensaje:
-65-

Para visualizar los datos del Activo Fijo ingresar a la carpeta amarilla
Al ingresar a la carpeta amarilla, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, con
los datos del activo fijo seleccionado, permitiendo actualizar algunos de sus datos,
tales como: Cdigo de barras, Estado de verificacin fsica, Estado de etiquetado,
Nro. de serie, Estado de conservacin, Marca, Estado Uso, Modelo, Medidas,
Caractersticas, Observaciones as mismo se pueden registrar las especificaciones
tcnicas y adjuntar archivos.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DEL INVENTARIO FSICO
1.
Para eliminar un Inventario Fsico seleccionar el Inventario a eliminar e ingresar a la

ventana Registro del Inventario Fsico presionando el botn
.
-66-

El Sistema muestra la ventana Registro del Inventario Fsico
2.
Seleccionar el inventario a eliminar, activando la barra de despliegue del filtro Nro.

Inventario
3.
Pulsar la funcin F5 del teclado, el sistema muestra el siguiente mensaje:
4.
Presionar Si, el sistema muestra el siguiente mensaje.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de Bienes Muebles registrados en el Inventario Fsico.
Para visualizar e imprimir el Reporte Inventario Fsico de Activos Fijos, presionar el
cono Imprimir
de la barra de herramientas, mostrndose la siguiente ventana:
-67-
Seleccionar el Nro. de Inventario y los filtros de seleccin: Ao, Nro. Inventario, Marges,
Sede, Centros de Costo, Responsable, Usuario; o visualizar Todos marcando los checks
.; presionar el icono Imprimir
ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.
Este Reporte contiene la siguiente informacin: Marges, Cdigo de Barra, Descripcin,

Marca, Modelo, N Serie, Centro de Costo, Responsable, Usuario Final, Ubicacin Fsica,
Fecha de O/C o NEA y Estado de Conservacin.
5.2.2.2.
Sobrantes
Los activos fijos sobrantes son aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro
Patrimonial ni en el Registro Contable de la Unidad Ejecutora, los mismos que se
determinan como resultado de la verificacin fsica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento- Inventario FsicoSobrantes, como se muestra en la siguiente ventana:
-68-
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Regularizaciones de Bienes

Sobrantes
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin:

, por defecto
Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico al que pertenecen los bienes
sobrantes.
Tipo de Registro: Muestra el Tipo de Registro del Inventario seleccionado.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de activos fijos segn el Tipo de Bsqueda
-69-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SOBRANTES
1. El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR

DETALLE DE ACTIVOS.
2. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, debiendo registrar los datos
correspondientes.
3. Registrado los datos presionar el cono Grabar

, mostrndose los Bienes
Sobrantes registrados en la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes.
-70-
Se puede consultar o modificar los datos de un activo fijo, ingresando a la carpeta

amarilla .
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de los activos fijos Sobrantes de la Unidad Ejecutora,
para su evaluacin por parte de la Comisin de Inventarios y posterior Informe al Comit
de Altas y Bajas de la Unidad Ejecutora, para su correspondiente emisin de la
Resolucin que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados
Financieros de la Entidad.
Para mostrar el Reporte, presionar el cono Imprimir
de la barra de herramientas,
mostrndose la ventana Reporte, conteniendo los siguientes filtros y opciones:
En el filtro, seleccionar el Ao y el Inventario y si se desea obtener un reporte ms

especfico se puede seleccionar el Bien, Cdigo de barras, Sede, Centro de Costo,
Responsable, Usuario o caso contrario marcar el check
para visualizar todos.
Se debe seleccionar el Tipo de Reporte:
-
Reporte Sobrante de Inventario.- Esta opcin muestra la relacin de todos los

Bienes sobrantes registrados; contiene la siguiente informacin: Cdigo de Barra,
Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo, Ubicacin,
Empleado Responsable, Usuario Final y Estado de Conservacin.
-71-
Reporte de Bienes Sobrantes por Usuario Final.- Esta opcin muestra la relacin
de los Bienes sobrantes por Usuario Final, contiene la siguiente informacin: Cdigo
de Barra, Descripcin, Fecha de Asignacin, Marca, Modelo, Nmero de Serie y
Medidas.
Seleccionado los Filtros, presionar el botn Imprimir

derecha de la ventana Reportes.
5.2.2.3.
, ubicado en la parte inferior
Faltantes
En esta opcin el Sistema muestra la relacin de activos fijos que no fueron ubicados
fsicamente en el inventario fsico.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento- Inventario FsicoFaltantes, como se muestra en la siguiente ventana:
-72-
Al ingresar a la opcin se muestra la ventana Regularizaciones de Bienes Faltantes:
En la parte superior de la ventana se muestran los siguientes filtros de seleccin:

, por defecto
Nro Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico a consultar o registrar los

Bienes faltantes.
Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro que se desea actualizar
, por defecto muestra el Tipo de Registro
Institucional.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de tems segn el Tipo de Bsqueda

-73-

, en la
matriz de la ventana se filtran aquellos tems correspondientes a la cadena de frio de

la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos tems son
reconocidos automticamente por el Sistema
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FALTANTES

1. Seleccionar los filtros de Seleccin, el Sistema muestra la relacin de activos
faltantes.
2. En la columna Ubicado, por defecto todos los tems estn pre marcados con check
, Desmarcar aquellos activos que NO fueron ubicados.
Tambin se puede consultar o modificar los datos de un tem, ingresando a la
carpeta amarilla
del tem.
3. Terminado el registro de los Bienes Faltantes, presionar el cono Grabar
Sistema muestra la siguiente ventana de confirmacin:
, el
-74-

4. Presionar SI, estos activos se actualizan simultneamente en las ventanas Listado
del Inventario Fsico y Registro del Inventario Fsico de la opcin Inventario
Fsico/Registro.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de Todos los Bienes Muebles faltantes,
presionar el cono Imprimir
de la barra de herramientas.
para ello
El sistema muestra la siguiente la ventana Reporte.
Seleccionar el Inventario Fsico, el Tipo de Registro y los filtros que considere necesarios
y presionar el icono Imprimir
El Reporte muestra el listado de los Bienes Muebles faltantes con su cdigo Marges,
Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo que
tena a cargo el bien patrimonial , la Ubicacin Fsica donde se encontraba, el empleado
Responsable, el Usuario final, Estado de Conservacin del Bien y el indicador de
Ubicado.
-75-

5.2.3. Movimiento
En este Sub Mdulo, el Usuario puede Registrar las Altas y Bajas de Bienes
Institucionales y No Institucionales, Bienes en Custodia y Mejoras de los Bienes.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento, como se
Al ingresar a la opcin de Movimiento, se tienen las siguientes Sub opciones:
5.2.3.1.
Altas Institucionales (Novedad)
En esta opcin el Sistema permite llevar el registro de las Altas de los Bienes
Patrimoniales de la Unidad Ejecutora, para su incorporacin fsica y contable al
Patrimonio de la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento-Altas
Institucionales, como se muestra en la siguiente ventana:
-76-
Existen dos formas para registrar las Altas Institucionales:

Ingreso Manual por el Mdulo de Patrimonio.
Ingreso Automtico por el Sub Mdulo de Almacn del Mdulo de Logstica.
PRIMERA FORMA INGRESO MANUAL EN EL MDULO DE PATRIMONIO

1. Para realizar el registro de las Altas manualmente en el Mdulo Patrimonio del SIGA,
se debe tener seleccionada la opcin 0 Sin Control de Altas, en la ventana
Parmetros por Ejecutora, siguiendo la siguiente ruta Tablas- PatrimonioParmetros Ejecutora.
2. Ingresar al men Movimiento, opcin Altas Institucionales. El Sistema muestra la

ventana Registro de Altas Institucionales, la misma que muestra los siguientes
filtros de seleccin: Ao, Mes y Tipo de Movimiento.
-77-
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin:

, por defecto
Mes: Permite seleccionar el mes activando la barra de despliegue

muestra el mes actual. Para seleccionar Todos los meses marcar .
, por defecto
Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el Tipo de Movimiento activando la barra

de despliegue
, para seleccionar Todos los Tipos de Movimiento marcar
3. En la seccin Lista de Ingresos, activar el men contextual y seleccionar la opcin

INSERTAR.
-78-
4. Al lado derecho de la ventana se activa los campos a registrar. Por defecto, el

Sistema muestra informacin en los campos Fecha Movimiento, la cual puede
editarse y Tipo Doc. mostrando el Tipo de Movimiento seleccionado en el filtro.
modificacin y eliminacin de los movimientos relacionados al Control Patrimonial,
se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la ventana Registro de
Altas Institucionales.
5. Ingresar
el
nmero
del
Documento,
siendo
opcional
Observaciones, luego grabar los datos con el cono Grabar
registrar
el
campo
6. En la seccin Detalle de Activos, registrar los tems correspondientes, activando el

men contextual y seleccionando la opcin INSERTAR DATOS DEL ACTIVO.
-79-
7. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde debe registrar todos los
campos requeridos.
Nota: El Sistema genera automticamente el cdigo marges y para los ltimos cuatro
dgitos toma como referencia el mximo marges anterior por tipo de tem seleccionado. El
nmero de marges autogenerado es nico independientemente del ao del sistema o del
proceso contable y puede ser editado por el Usuario.
Una vez que el Cdigo Marges llegue al correlativo 9999 el Sistema genera los
correlativos de la siguiente manera.
ALFANUMRICOS:
A000,A001,A002,.,A999 = 1000
B000,B001,B002,.,B999 = 1000
-80-

..
Z000, Z001, Z002,.., Z999 = 1000 =>
26x1000 = 26,000 nmeros
AA00, AA01, AA02,.,AA99 = 100

AB00, AB01, AB02,.,AB99 = 100
AC00, AC01, AC02,., AC99 = 100
=> 26x100 = 2,600 nmeros
..
Ejemplo: CARPETA DE METAL UNIPERSONAL
Marges anterior
: 766424239999
Margeses siguientes
: 76642423A000, 76642423A001, 76642423A002.
8. Registrado los datos, presionar el cono Grabar

. El Sistema activa los botones
y
, para registrar otras especificaciones tcnicas
y adjuntar archivos, de acuerdo al procedimiento indicado en el punto 5.1.1.1 del
Inventario Inicial Institucional.
9. Al salir de estas ventanas, el Bien se muestra registrado en el campo Detalle de

Activos.
Para eliminar un registro, activar el men contextual y seleccionar la opcin Eliminar.
-81-
En Altas Institucionales correspondientes a Donaciones, Transferencia Externa y

Diferencia de Inventario, al insertar la NEA el Sistema muestra adems los siguientes
campos:
-
Con Tasacin: Marcando con un check

se activa el campo N Tasacin.
N Acta y Fecha: Nmero y fecha del documento del Alta.
N Resolucin y Fecha: Nmero y fecha de la Resolucin que autoriza el Alta del
activo
N Tasacin y Fecha: Nmero y fecha del documento de tasacin del activo.
Despus de grabar estos datos, el Sistema activa el botn
Luego de registrar los activos de la NEA, el Usuario puede ingresar al botn

para visualizar la siguiente ventana Datos de Tasacin, donde puede registrar los
siguientes datos: Perito o Tasador, N de Colegiatura, Valor Tasado, Fecha de Tasacin,
N CTTP, N CONATA y Observaciones.
-82-
Luego presionar el cono Grabar
para guardar los datos.
SEGUNDA FORMA INGRESO AUTOMTICO POR MDULO DE LOGSTICA

Las Altas provenientes del Mdulo de Logstica se originan al registrar un Bien Mueble en
la ventana Entradas al Almacn, y al presionar el botn
, se realiza el
proceso automtico del Alta en la ventana Altas Institucionales del Mdulo de
Patrimonio.
1. Al ejecutar el botn
, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
2. Presionar Si, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
-83-
3. Precionar Aceptar para finalizar el proceso.

4. Automaticamente, en la ventana Registro de Altas Institucionales del Mdulo de
Patrimonio se muestran los activos con su respectivo cdigo Marges, generado
automaticamente a partir del ltimo nmero registrado.
5. Asimismo, cuando en la ventana Atencin del Pedido del Mdulo Logstica se

genera la PECOSA de estos Bienes, se activa el botn
-84-

6. Ingresando al botn
, se muestra la ventana Asignacin de los
Activos Fijos, donde el Usuario debe marcar con un check cada activo que desee
asignar en la PECOSA.
Esta asignacin se muestra automticamente en la ventana Datos del Activo Fijo

del Mdulo de Patrimonio.
7. Completar el registro de la siguiente informacin: Ubicacin Fsica, Usuario Final,

Nro. de Serie, Modelo, Medidas, Caractersticas, Observaciones
8. Terminado el registro de los datos, presionar el icono Grabar
, de la ventana.
-85-

REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales del movimiento de Alta
seleccionado en la seccin Lista de Ingresos, para ello presionar el botn Imprimir
de
la barra de herramienta; el Sistema muestra la ventana Reportes con dos opciones de
reporte:
Control de Ingreso Seleccionado.- Muestra el listado de los Bienes Institucionales

dados de Alta del movimiento seleccionado. El Reporte muestra la siguiente
informacin: Sede, Tipo de Ingreso, Almacn, Responsable, Fecha del documento,
Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Ubicacin Fsica, Usuario, Valor.
Control de Ingreso Mensualizado.- muestra el listado de Todos los Bienes

Institucionales dados de Alta en el mes seleccionado, agrupndolos por nmero de
movimiento; el Reporte muestra la siguiente informacin: Cuenta Contable, Almacn,
Responsable, Fecha del documento, Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Marca,
Ubicacin Fsica, Usuario, Valor.
-86-
5.2.3.2.
Altas No Institucionales (Novedad)
En esta opcin el Sistema permite llevar el registro de las Altas de los Bienes
Patrimoniales No Institucionales que han sido Cedidos en Uso o en Comodato por otra
Entidad Pblica o Privada.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento-Altas No
Institucionales, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Registro de Altas No Institucionales, la

misma que muestra en la parte superior de la ventana los filtros Ao y Mes, as como el
Tipo de Movimiento Transferencia Externa.
-87-
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ALTAS NO INSTITUCIONALES

1. Para registrar una Alta No Institucional, el Usuario debe activar el men contextual y
seleccionar la opcin INSERTAR BIENES NO INSTITUCIONALES
2. En la seccin derecha de la ventana se muestran los siguientes campos para su

llenado:
-88-

N Movimiento: Es un nmero interno asignado al registro. Este nmero es
generado por el Sistema.
Fecha Movimiento: Es la Fecha de registro del Alta. Por defecto muestra la fecha
actual pudiendo ser editada por el Usuario.
Fecha Recepcin del Activo: Fecha de recepcin del activo, puede ser editada por
el Usuario.
Tipo Registro: Permite seleccionar si el Bien fue Cedido en Uso o en Comodato.
Entidad Pblica: Marcar con check
si el activo proviene de una Entidad Pblica.
Entidad: En este campo se presentan dos casos:

1. Si el campo Entidad Pblica est marcado con check
; se
habilita el botn , que al presionarlo se muestra la ventana Bsqueda de
Datos, listando la relacin de Todas las Entidades Pblicas del Estado, para su
seleccin.
2.
De ser una Entidad No Publica, se debe registrar manualmente

descripcin en el campo Entidad.
su
V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del

registro, modificacin y eliminacin de los movimientos relacionados al Control
Patrimonial, se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la
ventana Registro de Altas No Institucionales.
-89-
N Resolucin y Fecha: Permite Registrar el Nmero y fecha de la Resolucin que

autoriza el Alta.
N Acta y Fecha: Permite Registrar el Nmero y Fecha del documento que registra el
Alta.
Glosa: Permite registrar un comentario.
Sede: Permite seleccionar el local donde se ubica el activo, activando la barra de
despliegue
Centro de Costo: Permite seleccionar en la ventana Bsqueda de Datos el Centro

de Costo donde se ubica el activo, presionando el botn .
Responsable: Permite seleccionar en la ventana Bsqueda de Datos el Empleado
Responsable del activo, presionando el botn .
3.
Al terminar de registrar los datos, grabar el registro presionando el cono Grabar

ubicado en la barra de herramientas.
4.
Seguidamente, en la seccin Detalle de Activos registrar los tems

correspondientes, para lo cual debe seleccionar la opcin INSERTAR DETALLE DE
ACTIVOS del men contextual.
5. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde debe registrar todos los
campos requeridos.
-90-
6. Para Grabar los Datos del Activo Fijo presionar el cono Grabar
. El Sistema
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE ALTAS NO INSTITUCIONALES
1. De la misma manera se puede eliminar un Alta No Institucional con la opcin

ELIMINAR BIENES NO INSTITUCIONALES, del men contextual.
El Sistema muestra la siguiente ventana:
-91-

2. Presionar S, el Sistema elimina el registro seleccionado y su detalle asociado.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales del Movimiento de Alta No
Institucional seleccionado en la seccin Lista de Ingresos, para ello presionar el botn
Imprimir
de la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana Reportes con
dos opciones de reporte:
Control de Ingreso Seleccionado.- Muestra el listado de los Bienes No

Institucionales dados de Alta del Movimiento seleccionado. El Reporte muestra la
siguiente informacin: Sede, Tipo de Ingreso, Almacn, Responsable, Fecha del
documento, Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Ubicacin Fsica,
Usuario, Valor, del Activo seleccionado en la seccin Detalle de Activos:
Control de Ingreso Mensualizado.- Muestra el listado de todos los Bienes No

Institucionales dados de Alta del mes seleccionado, agrupndolos por nmero de
movimiento; el Reporte muestra la siguiente informacin: Almacn, Responsable,
Fecha del documento, Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Ubicacin
Fsica, Usuario, Valor.
-92-
5.2.3.3.
Bajas (Novedad)
Esta opcin permite al Usuario llevar el registro de las Bajas de Bienes Institucionales
que por diversas causales establecidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales
requieren ser dados de baja del patrimonio y, por ende de los Estados Financieros de la
Entidad.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento-Bajas,
Al ingresar a esta opcin el Usuario muestra la ventana Baja de Activos Fijos.
-93-
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BAJAS
1. El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR BAJA

DE ACTIVOS.
2. En la seccin derecha de la ventana se muestran los siguientes campos para su

llenado:
-94-
N Movimiento: Este campo est inactivo debido a que el Sistema genera

automticamente el nmero de movimiento, siguiendo un orden correlativo.
Fecha Movimiento: Es la Fecha de registro del Alta. Por defecto muestra la fecha
actual pudiendo ser editada por el Usuario.
modificacin y eliminacin de los movimientos relacionados al Control Patrimonial,
se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la ventana Baja de
Activos Fijos.
N Resolucin y Fecha: Permite Registrar el Nmero y fecha de la Resolucin

que autoriza la Baja.
Responsable: Muestra el Responsable del Control Patrimonial.
Causal de Baja: Permite seleccionar el Tipo y Clase de causal de Baja
establecidos por la SBN que origina la Baja de los activos.
Observaciones: Permite registrar algn comentario o detalle adicional.
3. Al finalizar el registro de datos, grabar presionando el cono Grabar

la Barra de Herramientas.
, ubicado en
-95-

4. Para proceder a registrar los bienes a dar de baja se debe presionar el botn
, mostrndose la ventana Baja de Activos.
5. En la parte superior de la ventana se puede visualizar el filtro Familia, marcar con

check
si se quiere visualizar todos los activos o ingresar al botn
para
seleccionar una familia en la ventana Bsqueda de Datos.
En el campo Bsqueda se puede realizar bsqueda de tems: Por secuencia,
Marges o Cdigo de Barras o Descripcin o Marca o Modelo o Nro. de Serie. Para
ejecutar la Bsqueda se debe presionar ENTER.
6. Seleccionar de la relacin de activos mostrados en la matriz de la ventana, los bienes

que se van a dar de Baja y trasladarlos a la seccin inferior con el cono Enviar
.
Asimismo, el Usuario puede extornar los activos trasladados, seleccionndolos en la
seccin inferior y presionando el cono Borrar
-96-
7. Concluida la seleccin de activos, grabar presionando el cono Grabar

mostrandose el siguiente mensaje:
8. Presionar el cono Salir

para salir de la ventana. Los items grabados se
muestran en la ventana Baja de Activos Fijos.
-97-

9. Asimismo, el Usuario puede registrar el nmero de expediente de Baja de los bienes,
ingresando al botn
, el cual muestra la ventana Asignacin de
Nro. de Expediente. Puede ingresar el nmero individualmente para cada activo
digitando en la columna Nro. Expediente o realizar un registro masivo digitando en
el campo Nro. Expediente y luego Presionar el botn
Para guardar los datos, presionar el icono Grabar

Nro. de Expediente
de la ventana Asignacin de
REPORTE
Para obtener los Reportes del listado de los Bienes dados de Baja, presionar el icono
Imprimir , ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reportes de
Bienes Dados de Baja.
Esta ventana permite elegir tres tipos de Reportes:
-98-
Listado de los Bienes: Este reporte muestra el listado de todos los bienes dados de
baja del ao y mes seleccionado, mostrando el Marges, Cdigo de Barras,
Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie, Fecha Adquisicin, Centro de Costo, Nro. de
Resolucin de Baja, Fecha de Resolucin, Causal de Baja, Nro. De expediente, Valor
Inicial, Depreciacin Acumulada, Valor Neto. Al presionar el icono Imprimir
Sistema muestra la ventana Reporte para la seleccin de los filtros.
Seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir

derecha de la ventana.
el
ubicado en la parte inferior
Listado Detallado de los Bienes: Este Reporte muestra el listado de los Bienes
dados de Baja con informacin ms detallada que el reporte anterior para el ao y
mes seleccionado, mostrando Marges, Cdigo de Barras, Cdigo del tem, Nro.
de Resolucin, Causal de Baja, Sede, Responsable, Cuenta Contable, Forma de
Adquisicin, Marca, Medidas, Fecha de Resolucin, Centro de Costo, Usuario
-99-

Final, Valor Neto, Numero de Documento, Modelo, Observaciones, Estado de
conservacin, Fecha de Adquisicin, Nro. De Serie y Caractersticas del bien. Al
presionar el icono Imprimir
seleccin de los filtros.
el Sistema muestra la ventana Reporte para la
Teniendo seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir

ubicado en la
parte inferior derecha de la ventana. Visualizndose el siguiente reporte:
Listado de Bienes por Resolucin: Este Reporte muestra el listado de los

Bienes dados de Baja agrupndolos por Nmero de Resolucin. Al seleccionar
esta opcin el Sistema muestra la ventana Reporte, donde el Usuario debe
seleccionar los filtros de visualizacin del Reporte.
Seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir
ubicado en la parte inferior
derecha de la ventana, mostrndose el siguiente Reporte:
-100-
5.2.3.4.
Bienes en Custodia
Esta opcin permite llevar el control de los Bienes Patrimoniales en Custodia; se entiende
por Bienes en Custodia a aquellos Bienes Patrimoniales que han sido dados de Baja por
la Unidad Ejecutora, quedando en Administracin de la SBN pero que an permanecen
en la Unidad Ejecutora hasta que se determine su destino final.
La Custodia implica una guarda y responsabilidad del Bien por parte de la Entidad que lo
dio de baja quedando obligada sta a llevar un registro especial de conformidad a las
especificaciones que se encuentran contenidas en el Software Inventario Mobiliario
Institucional (SIMI).
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento-Bienes en
Custodia, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Lista de Bienes en Custodia, la misma

que inicialmente se muestra sin datos.
-101-

En la parte superior de la ventana se puede visualizar los siguientes filtros:
Ao: Por defecto muestra el ao del Sistema.

Familia: Entrando al botn
, se muestra la ventana Bsqueda de Datos para
listar los Bienes dados de Baja de la familia seleccionada o marcando con un check
se puede listar todos los Bienes dados de baja de todas las familias.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de Bienes Patrimoniales dados de Baja;
la bsqueda se puede realizar por Descripcin, Marges, Estado o Cdigo de Barra;
ingresando el texto y presionando el botn
Activos ESNI: Al marcar con check , se listan slo aquellos Bienes Patrimoniales
dados de baja que corresponden a la Estrategia Sanitaria Nacional de
Inmunizaciones ESNI.
Seleccionado los filtros se muestra en la matriz de la ventana todos los Bienes
Patrimoniales dados de Baja segn el filtro seleccionado.
Novedad): Slo se muestran los Bienes Muebles Patrimoniales provenientes de Bajas

con estado Aprobado.
Para visualizar el detalle de los tems, ingresar a la carpeta amarilla

, la cual muestra
la ventana Datos del Activo Fijo, con los datos del Bien Patrimonial seleccionado, as
como sus especificaciones tcnicas y valores contables.
-102-
Realizada la verificacin de Bienes Patrimoniales dados de Baja por parte de la SBN y la

emisin respectiva de la Resolucin de aprobacin de la Baja, la Unidad Ejecutora puede
proceder a darles Salida por diversas causales de Baja, tales como Transferencia,
Subasta Pblica, Incineracin y/o Destruccin o por Donacin. Una vez realizado alguno
de estos procedimientos, cuando se da la Salida al Bien, este se muestra de color verde.
REPORTES
Se puede imprimir el Reporte del listado de todos los Bienes Patrimoniales dados de Baja
con estado Aprobado, que han salido de la Unidad Ejecutoria y los que an faltan por
Salir.
Para visualizar los Reportes, presionar el cono Imprimir
ubicado en la barra de
herramientas, mostrndose la ventana Reporte de Bienes en Custodia:
Esta ventana permite obtener tres tipos de Reporte:

- Que no han salido de la Institucin.- Este Reporte muestra los Bienes Patrimoniales
que han sido dados de Baja pero que an no han sido retirados de la Unidad
Ejecutora.
-103-
- Que han salido de la Institucin.- Este Reporte muestra los Bienes Patrimoniales
que han sido dados de Baja y que ya fueron retirados de la Unidad Ejecutora por una
Transferencia, Subasta Pblica, Incineracin y/o Destruccin o por Donacin.
- Todos.- Este reporte muestra la relacin de todos los Bienes Patrimoniales de los
puntos anteriores.
5.2.3.5.
Mejoras
En esta opcin el Usuario puede llevar el registro de las Mejoras realizadas a los Bienes
Patrimoniales, con el fin de prolongar su vida til.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento-Mejoras,
Al ingresar a la opcin el Sistema muestra la ventana Listado de Mejoras de Activos

Fijos.
-104-
En la parte superior de la ventana el Sistema muestra por defecto, el ao actual del

Sistema y el Tipo de Registro Institucional, as como el campo Bsqueda de Datos.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MEJORAS
1. El Usuario debe activar el men contextual en la seccin Activos Fijos y seleccionar

la opcin INSERTAR ACTIVO FIJO.
2. El Sistema muestra la ventana Seleccin de Activos Fijo a Mejorar, la misma que

inicialmente se muestra sin datos. En la parte superior de la ventana se puede
realizar una bsqueda especfica de activos por Descripcin, Cdigo de Barra o
-105-

Marges, o ingresar al botn
, seleccionar el activo y presionar el cono Grabar
3. Luego de seleccionar el activo, debe activar el men contextual en la seccin

Mejoras y seleccionar la opcin INSERTAR MEJORA.
4. El Sistema muestra la ventana Datos de la Mejora. El Usuario debe activar el men

contextual y seleccionar la opcin INSERTAR.
5. Seguidamente registrar los datos: Motivo y Descripcin de la Mejora, Documento y

Fecha de Referencia y el Valor. Al concluir presionar en el cono Grabar
-106-
6. En la seccin Valores Inciales registrar los datos: Fecha de la Mejora y

Prolongacin de Vida til y presionar el botn Procesar Mejora
7. Al presionar el botn
, el Sistema realiza los clculos de la Mejora.
-107-

En el caso que se desee Revertir el proceso, se debe presionar el botn Revertir
Proceso, el Sistema limpia los campos.
8. Proceder a Aprobar la Mejora, presionando el botn
En el caso que se desee Revertir la Aprobacin se debe presionar el botn

.
9. Aprobada la Mejora, salir de la ventana presionando el icono
mejora se muestra en la seccin Mejoras de la ventana
; el registro de
REPORTE
Este reporte permite obtener la relacin de los Activos Fijos sobre los cuales se realizado
una Mejora. Para visualizar el reporte presionar el icono Imprimir
barra de herramientas.
, ubicado en la
El Sistema muestra la ventana Filtro Reporte de Mejoras.
-108-
Ao: El Sistema muestra el ao actual del Sistema.

Marges
Por
defecto
indica
TODOS
, muestra la informacin
seleccionado en la ventana principal.
marcando
el
check
de mejora del activo
Estado: Permite seleccionar si se quiere mostrar en el Reporte los activos con

mejoras en estado Aprobados, los No Aprobados, o TODOS.
Teniendo seleccionado los filtros, presionar el botn Imprimir

de la ventana,
mostrando el Reporte Activos Fijos con Mejoras con la informacin segn el filtro
seleccionado:
5.2.3.6.
Concesiones (Novedad)
Se ha incorporado esta opcin en el Mdulo de Patrimonio con el fin de permitir el

Registro y Seguimiento de las Concesiones de los Bienes Muebles e Inmuebles del
Estado otorgados por la Unidad Ejecutora a travs a una determinada Empresa
generalmente Privada para la ejecucin y explotacin de los Bienes, por un periodo
determinado, formalizndose con la suscripcin de un contrato de naturaleza
Administrativa.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-MovimientoConcesiones, como se muestra en la siguiente ventana:
-109-
Ingresando a esta opcin se muestra la ventana Mantenimiento de Concesiones
Mostrando en la parte superior de la ventana el filtro Ao y Mes.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONCESIONES

1. El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin Insertar.
-110-

2. El sistema muestra la ventana Concesin, para el registro de los siguientes campos:
Nmero: Es el nmero correlativo no editable, generado por el Sistema.

Fecha: Es la Fecha del Registro de la Concesin. Por defecto muestra la fecha
actual, pudiendo ser editada por el Usuario.
Fecha Inicio: Es la Fecha en que inicia la Concesin, su registro es obligatorio.
Fecha Fin: Es la Fecha en que culmina la Concesin su registro es obligatorio.
Nro. Contrato: Es el nmero del Contrato firmado entre la Unidad Ejecutora
(concesionante) y la Empresa (concesionario) que recibe los Muebles y/o
Inmuebles. El registro de este campo es obligatorio.
Concesionaria: Corresponde al Nombre de la Empresa que recibe los
Muebles y/o Inmuebles en Concesin. El registro de este campo es obligatorio.
Observacin: Permite registrar datos u observacin al proceso de Concesin.
El registro de este campo es opcional.
Estado: Permite seleccionar el estado Pendiente o Aprobado, activando la
barra de despliegue . Las Modificaciones o Eliminacin del registro de la
Concesin slo puede darse en el estado Pendiente.
3. Terminado de registrar los campos, presionar el botn Grabar ubicado en la parte

inferior derecha de la ventana Concesin, el Sistema muestra el siguiente mensaje de
confirmacin.
-111-
Notas:
Si el ao de la Fecha de Inicio de la Concesin es menor al ao del
Sistema, Se debe reiniciar los valores contables y retornar al mes INICIAL, caso
contrario el Sistema enva un mensaje restrictivo.
Para el Registro en la ventana Mantenimiento de Concesiones se debe

seleccionar los filtros el Ao y Mes de la concesin y registrar los datos
correspondientes, como el siguiente ejemplo:
-112-

Si el Usuario trata de registrar una Concesin con ao menor que el Sistema sin
reiniciar los valores contables y retornar al mes INICIAL, el Sistema muestra el
siguiente mensaje restrictivo.
Si el ao de la Fecha de Inicio de la Concesin es igual al ao del

Sistema, pero el mes es inferior al mes que se encuentra procesado
contablemente en el Sistema.
Se debe reiniciar el proceso contable, caso contrario el Sistema muestra un

mensaje restrictivo, como en el siguiente ejemplo:
-113-

4. Al terminar de registrar los Datos Generales de la Concesin, se debe proceder a
registrar su Detalle; para ello se debe ingresar al botn Concesin de Activos.
Se muestra la ventana Detalle de Activos
5. Para visualizar los Bienes se debe seleccionar el Tipo de Bien: Mueble, Inmueble o
Todos los Tipos.
-114-

Tambin se puede realizar una Bsqueda de tems segn el texto ingresado en el
campo Bsqueda:
6. Listado los tems, proceder a seleccionarlos y trasladarlos a la seccin Bienes

Seleccionados con el botn
y se presiona el botn
, si se desea retirar el tem trasladado se selecciona
Nota: Pueden estar incluidos Bienes Muebles e Inmuebles en un slo registro de

Concesin.
Los detalles de los tems de la matriz de la ventana es el siguiente:

Tipo: Indica si el tem es un Bien Mueble o Inmueble.
Secuencia: Es el nmero de Secuencia del Bien Mueble o Inmueble.
Marges/ SINABIP: Indica el cdigo Marges que identifica al Bien Mueble o el
Cdigo SINABIP para el caso de un Bien Inmueble.
Descripcin: Es la denominacin del Bien Mueble o Inmueble.
-115-

Nro. Serie/S. Und. Act: Es el Nmero de Serie que identifica al Bien Mueble o el
nmero de secuencia que identifica la Unidad de Activo en caso de los Bienes
Inmuebles.
Marca/Componente: Es la Marca de los Bienes Muebles o el nmero de
secuencia que identifica el Componente que forma parte de una Unidad de Activo.
Modelo: Es el modelo del Bien Mueble.
Fecha Alta: Es la fecha que se dio de Alta al Bien.
7. Para Grabar presionar el botn
y para Salir de la ventana presionar
Para consultar los Datos de los activos registrados se debe ingresar a la carpeta
amarilla del tem
Si es un Bien Mueble se presenta la siguiente ventana:
-116-

Si es un Bien Inmueble se presenta la siguiente ventana:
8. Terminado el registro de la Concesin, se debe cambiar al estado Aprobado.
Para pasar de un estado Aprobado a Pendiente el Sistema valida que el

registro de Concesin no se encuentre contenido en un periodo que ha sido
procesado contablemente, caso contrario el sistema muestra un mensaje
restrictivo.
PROCESO CONTABLE
- Al realizar el proceso de Cierre Contable mensual se realiza el
trasladado de los Bienes Concesionados de su Cuenta Contable de
origen a
la Cuenta Contable de Concesin que corresponda,
dependiendo del tipo de Activo. Este cambio se puede visualizar en la
-117-

opcin Patrimonio segn Plan Contable del Sub Mdulo
Consultas/Reportes segn el mes procesado contablemente. Los
meses anteriores a la Concesin deben mostrar la Cuenta Contable
anterior del Bien Mueble o Inmueble; Asimismo para los Bienes que han
concluido el plazo de Concesin se retornan a la Cuenta Contable del
Activo y Cuenta de Depreciacin originaria.
-
El clculo de depreciacin mensual de los Activos Concesionados, es el

mismo que se realiza sobre cualquier Activo.
INVENTARIO INICIAL
-
Si en el Inventario Inicial se registran Bienes que fueron Concesionados

en aos anteriores a su registro en el Mdulo de Patrimonio, estos se
registran con su Cuenta Contable originaria. El cambio de Cuenta
Contable se da cuando se realice el Registro y Aprobacin de la
Concesin.
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES

-
El Sistema no permite realizar el proceso de Baja Contable sobre Bienes

Muebles contenidos en un Concesin aprobada.
El Sistema no permite realizar el proceso de Mejoras

Muebles contenidos en un Concesin aprobada.
sobre Bienes
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

-
No se permite realizar Desplazamientos sobre los Bienes Muebles

contenidos en un Concesin aprobada.
No se permite realizar Mantenimiento de Activos sobre Bienes Muebles

contenidos en un Concesin aprobada.
No se permite realizar Salidas por Bajas o para Mantenimiento sobre

Bienes Muebles contenidos en un Concesin aprobada.
PROCESO SBN
-
Al realizar el proceso de Copia del Inventario Institucional para

Enviar a la SBN, los Bienes Concesionados no se migran al SIMI, el
Usuario tiene que ingresarlos manualmente en el SIMI.
-118-
REPORTE
-
Al generar el Reporte Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados

de la opcin Consulta/Reportes/Reportes Varios se activa el flag Slo
Bienes considerados por la SBN, los Bienes Concesionados se
excluyen del Reporte.
REPORTE
Para visualizar el listado de los Bienes Muebles e Inmuebles Concesionados, se debe
presionar el botn Imprimir
5.3.
, ubicado en la barra de herramientas.
Seguimiento y Control
El Sub Mdulo Seguimiento y Control, permite llevar el control de los activos asignados a
los trabajadores de la Unidad Ejecutora para su uso, as como realizar la actualizacin de
datos, producidos por cambios de Ubicacin fsica, Personal responsable o Usuario final.
-119-
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:
5.3.1. Asignacin
Esta opcin permite registrar los datos de la asignacin de los activos fijos a un empleado
de la entidad o registrar su desplazamiento interno.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Seguimiento y Control- Asignacin,
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Listado de las asignaciones de

Activos Fijos, presentando la relacin de los activos fijos de la Unidad Ejecutora
ingresados en el Mdulo de Patrimonio, ya sea por el Inventario Inicial o por las
adquisiciones realizadas en el periodo.
-120-
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros: Periodo, Tipo

Movimiento, Tipo de Registro, Bsqueda y los botones: Asignar Ubicacin Fsica,
Actualizacin, Desplazamiento Interno, Asignar PECOSA y el campo Activos ESNI.
Periodo: Permite seleccionar el ao de consulta; por defecto muestra el ao del

Sistema.
Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el tipo de movimiento que tienen los activos
a mostrar, activando la barra de despliegue
Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro (Institucional, No

Institucional Bienes cedidos en uso, No Institucional Bienes en comodato), activando
la barra de despliegue .
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de los activos por Marges. Descripcin,
Cdigo de Barras o Usuario.
: Permite asignar la Ubicacin Fisica a un activo, cuando este no se

haya registrado en su momento.
: Permite realizar la actualizacin de los siguientes datos: Ubicacin fsica

y empleado responsable del activo y el empleado que autoriza el cambio de ubicacin
del activo. El proceso de actualizacin requiere que el Activo haya sido asignado
previamente.
: Permite registrar el traslado de los activos a otros Centros de Costo

y Ubicaciones, asignar otro empleado responsable y Usuario final, as como el motivo
del desplazamiento.
-121-
: Permite asignar a los activos las PECOSAS emitidas en el Sub Mdulo

Almacenes del Mdulo de Logstica.
Activos ESNI: Permite filtrar los activos pertenecientes a la Estrategia Sanitaria

Nacional de Inmunizaciones ESNI del Ministerio de Salud. Al marcar con check
en este campo.
As mismo, en la parte inferior izquierda de la ventana, se encuentra la Leyenda para
identificar los activos Asignados en color azul, los activos No Asignados en color negro
y los Activo dados de Baja en color rojo.
Para visualizar el detalle de las Asignaciones de los Activos Fijos, debe ingresar a la
carpeta amarilla
Activos Fijos.
, la cual muestra la ventana Histrico de la Asignacin de los
Para visualizar el Reporte Asignacin Histrica, presionar el cono Imprimir

. Este
Reporte contiene la siguiente informacin: Nmero de Asignacin, Centro de Costo,
Responsable, Usuario, Autorizado Por, Fecha de Asignacin, Documento de Referencia y
Estado.
-122-

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR UBICACIN FSICA
1. El Usuario debe seleccionar el activo y luego presionar el botn
El Sistema muestra la ventana Asignacin de Ubicacin Fsica. El Usuario debe

ingresar al botn
, para seleccionar la Ubicacin Fsica mediante la ventana
Bsqueda de Datos.
2. Presionar Aceptar y finalmente presionar el cono Grabar

siguiente mensaje de de confirmacin:
. El Sistema muestra el
-123-
3. Presionar Si, el Sistema graba la asignacin de la Ubicacin Fsica realizada.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIN

El Sistema permite realizar la actualizacin de los siguientes datos del activo: Ubicacin
fsica, empleado responsable y empleado que autoriza el cambio de ubicacin. El
proceso de actualizacin requiere que el Activo haya sido asignado previamente.
1. El Usuario debe seleccionar un activo que tenga fecha de asignacin y presionar el
botn
El Sistema muestra la ventana Actualizacin por cambio de Ubicacin y/o

Encargados.
-124-
2. El Usuario debe ingresar al botn

, para actualizar los campos: Ubicacin Fsica,
Empleado Responsable y Empleado que Autoriza mediante la ventana Bsqueda de
Datos.
3. Finalmente presionar el cono Grabar
confirmacin:
. El Sistema muestra el siguiente mensaje de
4. Presionar Si, el Sistema confirma que la actualizacin fue realizada.
-125-

PROCEDIMIENTO PARA DESPLAZAMIENTO INTERNO
Permite registrar el traslado de los activos a otros Centros de Costo y Ubicaciones,
asignar otro Empleado Responsable y Usuario Final, as como el motivo del
desplazamiento.
1. Para realizar el desplazamiento de un Activo, debe seleccionar el activo y luego
ejecutar el botn
El Sistema muestra la venta Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales.
-126-
En la parte superior izquierda de la ventana, el Sistema muestra informacin de la

asignacin actual que tiene el activo, en los siguientes campos:
Sede: Muestra la Sede donde est asignado el activo.
Centro de Costo: Muestra el Centro de Costo donde est asignado el activo
Ubic. Fsica: Muestra la Ubicacin fsica dentro del Centro de Costo donde se
encuentra asignado el activo.
Responsable: Muestra el Responsable actual del activo fijo.
Usuario: Muestra el Usuario actual que tiene en uso el activo.
Autorizado por: nombre de la persona responsable del rea de Control Patrimonial

Fecha asignacin: Muestra el ltimo da del mes de Movimiento, el cual puede ser
editado por el Usuario.
En la parte superior derecha de la ventana, el Usuario debe registrar los siguientes datos,
ingresando al botn .ubicado al lado derecho de cada campo y seleccionando el dato
en la ventana Bsqueda de Datos:
Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo donde se va a desplazar el activo.
Ubicacin Fsica: Seleccionar la Ubicacin fija dentro del Centro de Costo, donde se
va a desplazar el activo; al seleccionar la Ubicacin Fsica se muestra
automticamente en el campo Responsable el responsable del Centro de Costo
seleccionado.
: Marcar el check en el caso que el activo sea

un Bien compartido por varios usuarios.
Usuario: Seleccionar el empleado a quien se le va a entregar el activo.

Adicionalmente, se puede registrar en el campo Motivo y Referencia el motivo y
referencia por el cual se est realizando el desplazamiento interno.
-127-

As mismo, en la parte inferior de la ventana se detalla todos los bienes que tiene
asignado el Centro de Costo, el Usuario debe seleccionar el o los activos a desplazar.
2. Luego de registrar los datos, presionar el cono Grabar

siguiente ventana de confirmacin:
. El Sistema muestra la
3. Presionar Si, se muestra la ventana Genera Nmero de Desplazamiento, el

Sistema genera automticamente el Nro. de desplazamiento que puede ser editado
por el Usuario.
-128-
4. Presionar Aceptar, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
5. Presionar Si, el Sistema confirma la realizacin del desplazamiento, presionar

Aceptar y para salir de la ventana presionar el icono Salir
6. El usuario puede Imprimir la Orden de Desplazamiento Interno del activo, para

ellos presionar el icono imprimir
de la ventana Desplazamiento Interno de
Bienes Patrimoniales, mostrndose la ventana Consulta de Desplazamiento
Interno de Bienes Patrimoniales, que contiene filtros de seleccin para realizar la
Bsqueda de desplazamientos por Usuario, Responsable o por un rango de fechas.
Esta ventana tiene dos tipos de Reportes:
-129-
Orden de desplazamiento interno: Al seleccionar este tipo de Reporte marcando

con check el campo
y presionando el icono Imprimir ;
se obtiene el reporte de la Orden de Desplazamiento Interno del desplazamiento
registrado.
Cargo personal por asignacin de bienes: Al seleccionar este tipo de Reporte

marcando con check el campo
y presionando el
icono Imprimir
; se obtiene el formato para imprimir como cargo de entrega y
recepcin de los activos que deben firmar los participantes en el desplazamiento del
activo.
-130-
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR PECOSA

Permite asignar al activo el nmero de la PECOSA en la Alta realizada.
1. Para realizar la Asignacin de PECOSA, debe seleccionar el activo y luego presionar
el botn
.
El Sistema muestra la ventana Asignacin de los Activos Fijos. El Usuario debe

ingresar al botn
del campo Usuario para visualizar la ventana Bsqueda de
Datos, que contiene la relacin del personal con PECOSAS pendientes de
Asignacin en el Almacn.
Nota: Para realizar la asignacin de la PECOSA al activo, se debe haber generado la

PECOSA en el Mdulo Logstica.
-131-
2. Ingresar al botn
del campo Ubicacin Fsica, para mostrar la ventana Filtro
para Bsqueda de Datos; seleccionar la Ubicacin Fsica donde se encuentra el
activo y presionar Aceptar.
3. Ingresar al botn
del campo Usuario, para mostrar la ventana Bsqueda de
Datos; seleccionar el Usuario que tiene asignado el activo y presionar Aceptar.
Automticamente el Sistema muestra el Centro de Costo y Responsable del Centro

de Costo, donde el Usuario labora.
-132-
4. Luego se debe marcar con check

asignar la PECOSA.
5. Finalmente presionar el cono Grabar
de confirmacin:
en la columna Estado, el activo que se le va a
. El Sistema muestra el siguiente mensaje
6. Presionar Si, el Sistema confirma la asignacin de la PECOSA.

7. En la ventana principal, el registro asignado cambia a color azul indicando que el
activo ya est asignado a una PECOSA.
REPORTES
El Sistema permite obtener los Reportes de asignacin de activos, presionando el botn
Imprimir
, ubicado en la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana
Reporte de Asignacin de Activos.
-133-

El usuario puede obtener varios filtros de reporte; puede filtrarlo por Familia, por Periodo
en un rango determinado, por Usuario Final, por Listado general de Asignacin de
activos, Por Sede y Centro de Costo.
-
Por Familia: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los activos de una
Familia especfica; para ello se debe seleccionar la familia en la ventana Bsqueda
de Datos, ingresando al botn .
Al presionar el botn Imprimir
de la ventana se muestra el siguiente reporte:
Por Periodo: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los activos de rango
de periodo determinado; para ello se debe ingresar las fechas en los campos Desde
y Hasta.
-134-
Por Usuario Final: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los activos por
Usuario Final; para ello se debe seleccionar el usuario en la ventana Bsqueda de
Datos, ingresando al botn . Si se quiere visualizar los activos asignados al usuario
y que son compartidos, se debe marcar el check
Listado General de Asignacin de Activos: Permite obtener un reporte del listado

general de las asignaciones de los activos fijos; adicionalmente se puede marcar el
check
de ubicacin fsica.
para mostrar slo los activos que estn pendiente
-135-
Si se marca con check

, al presionar el botn
de la
ventana se muestra el reporte con la relacin de activos que estn pendientes de
ubicacin fsica:
Por Sede y Centro de Costo: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los
activos por Sede y Centro de Costo, para ello se debe seleccionar la Sede y Centro
de Costo activando la barra de desplazamiento
; adicionalmente se puede
seleccionar si se quiere mostrar los activos con asignacin de personal o los activos
-136-

que no tienen asignacin de personal. Si se quiere mostrar la informacin de Todos
los Centros de Costo de la Sede seleccionada se debe marcar el check .
5.3.2. Mantenimiento de Activos (Novedad)

Esta opcin permite al Usuario llevar el registro de aquellos Bienes Patrimoniales que han
sido retirados (salida) de la Entidad para mantenimiento o reparacin por diversos
motivos. Estos movimientos pueden ser internos o fuera de la Entidad.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Seguimiento y Control- Mantenimiento
de Activos, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Mantenimiento de Activos
-137-
Teniendo en la cabecera los siguientes filtros: Ao, Mes y Tipo de Registro.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

1. Para Registrar un mantenimiento, el Usuario debe activar el men contextual y
seleccionar la opcin INSERTAR REPARACIN DE BIENES, mostrndose en la
parte derecha de la ventana los siguientes campos para su respectivo llenado:
Nro. de Movimiento: Es un nmero interno asignado al registro. Este nmero es

generado por el Sistema.
-138-

Orden de Salida: Este dato muestra el nmero de la Orden de Salida registrada
en la opcin Seguimiento y Control Salidas.
Fecha Mov: Registra la fecha del movimiento. Por defecto muestra la fecha
actual, puede ser editada por el usuario.
Tipo Mantenimiento: Permite seleccionar cuatro tipos de mantenimiento,
Si se selecciona la opcin Correctivo (O/S) o Preventivo (O/S) se activa el

campo N O/S, pero cuando el mantenimiento que se va a realizar al Activo es
parte de la Garanta del Producto por Parte del Proveedor, se debe seleccionar la
opcin Correctivo (Garanta) o Preventivo (Garanta), activndose el campo N
de O/C, para seleccionar la Orden de Compra correspondiente registrada
previamente en el Mdulo Logstica.
Modalidad: Permite seleccionar la Modalidad de Mantenimiento del Activo, se

tiene dos modalidades:
o Totalidad de los Bienes, cuando se trata de la salida total del activo.
o Parcial de los Bienes, cuando se trata de la salida de una parte del activo.
Nro. O/S O/C: Al ingresar a este campo, el Sistema muestra la ventana
Bsqueda de Datos para seleccionar la Orden que corresponda. Presionar
Aceptar se muestra el N de la Orden.
Proveedor: Muestra el nombre del Proveedor de acuerdo a la orden
seleccionada.
Nro. Contrato: Si la adquisicin del activo estuviera asociada a un Contrato, se
realizar el mismo procedimiento que la O/C u O/S.
modificacin y eliminacin de los movimientos relacionados al Control
Patrimonial, se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la
ventana Mantenimiento de Activos.
-139-
Moneda: Por defecto muestra S/.

Tipo de Cambio: Por defecto indica S/.1.00
Sub Total IGV Total: Muestra los Montos de la O/C - O/S.
Glosa: Permite registrar un comentario u observacin.
2. Al finalizar el registro, presionar en el cono Grabar

herramientas.
3. Seguidamente, ingresar al botn
ventana.
, ubicado en la barra de
, ubicado en la parte inferior de la
4. Al ingresar al botn Inserta Activos se muestra la ventana Activos para Reparacin,

la misma que inicialmente se muestra sin datos. En la cabecera puede visualizar las
Familias marcando con un check
para mostrar todos los tems o ingresar al botn
para seleccionar una familia en la ventana Bsqueda de Datos.
-140-

Seleccionar en la mitad superior de la ventana los activos correspondientes y
trasladarlos a la parte inferior de la ventana Presionando el cono Enviar
Asimismo, si el Usuario desea extornar los activos trasladados, seleccionar de la

parte inferior de la ventana y presionar el cono Borrar
cono Grabar
. Luego presionar el
de la ventana, para guardar los cambios.
Los tems registrados se visualizan en la ventana Mantenimiento de Activos. Para

visualizar los Datos del activo ingresar a la carpeta amarilla
.
5.3.3. Salidas (Novedad)

Mediante esta opcin el Sistema permite al Usuario registrar tanto la salida de los Bienes
Patrimoniales para Baja, mantenimiento o por otros motivos., as como el retorno de los
mismos, pudiendo obtener informacin precisa de la ubicacin de los activos que se
encuentren fuera de la Entidad.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Seguimiento y Control-Salidas, como se
Al ingresar a la opcin el Sistema muestra la ventana Salida de Activos
-141-
En la parte Superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin:
Ao: Muestra el ao actual del Sistema, el Usuario puede seleccionar otros aos
para consultar las salidas realizadas.
Mes: Muestra el mes del proceso contable actual, el Usuario puede seleccionar
otros meses para consultar las salidas realizadas. Para consultar las Salidas de
Todos los meses marcar el check
Tipo Movimiento: Permite seleccionar el Tipo de Salida que se le va a dar al

activo, activando la barra de despliegue .
-142-

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro del activo; si es un
activo Institucional, No Institucional cedido en Uso o en Comodato.
modificacin y eliminacin de los movimientos relacionados al Control Patrimonial, se
ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en cada una de las ventanas del
Tipo de Movimiento seleccionado.
A continuacin se describe los procedimientos para cada uno de los Tipos de Salida que
puede tener un activo:
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDA POR BAJAS

Cuando la Salida del activo es por Baja, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. En la parte superior de la ventana, en el filtro Tipo de Salida seleccionar Salida x
Bajas y en el filtro Tipo de Registro seleccionar si el activo es Institucional, No
Institucional cedido en Uso o en Comodato
2. En la seccin rdenes de Salida activar el men contextual y seleccionar la opcin

INSERTAR SALIDA X BAJAS.
-143-
3. Al lado derecho de la ventana se muestra los siguientes campos para su respectivo

llenado:
Nro. de Movimiento: Permite registrar el nmero de movimiento de Salida. El
usuario registra este nmero de acuerdo a su control.
Fecha Salida: Registrar la Fecha de la Salida del Bien Patrimonial. Por defecto
muestra la fecha actual, puede ser editada por el Usuario.
V.B. (Novedad): Por defecto muestra el estado Pendiente. Cuando se concluya

con todo el registro de la Orden de Salida, se debe pasar a estado Aprobado.
Tipo de Salida: Permite seleccionar el Tipo de Salida del Bien Patrimonial.

Muestra las siguientes opciones:
- Por Donacin.
- Por Incineracin o Destruccin.
- Por Subasta Pblica.
- Por Transferencia.
Sede: Permite seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de
despliegue
Centro de Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al que

pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos, ingresando al botn
.
Responsable: Permite seleccionar el nombre del Responsable del Centro de
Costo que tiene asignado el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos,
ingresando al botn .
N de Acta y Fecha: Este campo cambia segn el Tipo de Salida seleccionado.
Registrar el nmero y fecha de los documentos solicitados.
Motivo: Al ingresar al botn
el Sistema muestra la ventana Glosa, para
registrar mayor detalle del motivo de la Salida.
Destino Salida: Registrar el lugar a donde se va a enviar el activo.
-144-

Direccin: Permite Registrar el Domicilio del destino de salida.
Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del
empleado Responsable de los Bienes Patrimoniales.
Responsable del Traslado: Permite Registrar el Nombre de la persona que
realizar el traslado.
Documento de Identidad: Permite Registrar el Nmero de documento de la
persona que va a trasladar el activo.
4. Luego de terminar con el Registro de los datos, presionar el cono Grabar
5. Para Ingresar los activos, ingresar al botn

, mostrndose la ventana
Salida de Activos, la misma que inicialmente se muestra sin datos. En la cabecera
marcar con un check
para visualizar todas los tems de las Familias o ingresar al
botn
para seleccionar la familia en la ventana Bsqueda de Datos .
-145-

6. Seleccionar el o los activos correspondiente y presionar el cono Enviar
. Para
trasladarlo a la parte inferior de la ventana; asimismo, si el Usuario desea extornar
los tems trasladados, seleccionar el tem en la parte inferior de la ventana y
presionar el cono Borrar
presionar Salir
. Al Terminar presionar el icono Grabar
y luego
Los activos se muestran en la seccin Bienes de la ventana Salida de Activos.
7. Terminado de Registrar la Orden de Salida, se debe pasar el V.B. a estado

Aprobado
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDA PARA MANTENIMIENTO
Para registrar las Salidas de los Bienes por Mantenimiento, se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Seleccionar en el filtro Tipo Movimiento la opcin Salida para Mantenimiento y en
el filtro Tipo de Registro seleccionar si el activo es Institucional, No Institucional
cedido en Uso o en Comodato
2. Activar el men contextual y seleccionar la opcin

MANTENIMIENTO.
INSERTAR SALIDA PARA
-146-
3. En el lado derecho de la ventana se muestran los campos para su registro:
4. Registrar los datos. Se presenta dos casos en el registro de los datos :

Registro de Salida Para Mantenimiento con Orden de Mantenimiento
Si el Usuario registr el mantenimiento del activo en la opcin Seguimiento y
Control - Mantenimiento de Activos, slo se debe ingresar al botn
para relacionar los datos del mantenimiento con la Orden de
Salida. Al ingresar al botn se muestra la ventana Activos Pendientes mostrando la
relacin de los movimientos.
-147-
Marcar con un check
el movimiento que corresponda, luego presionar el cono
Salir
, el Sistema carga automticamente los siguientes datos registrados en la
opcin Seguimiento y Control - Mantenimiento de Activos:
En la seccin Bienes, se cargan los tems de la Orden de Mantenimiento
seleccionada.
En los campos se carga la siguiente informacin:

Tipo Salida: Muestra el Tipo de Mantenimiento registrado (Correctivo (O/S),
Preventivo (O/S), Correctivo (Garanta), Preventivo (Garanta).
Modalidad.- Muestra la Modalidad registrada (Salida total del bien, Salida
parcial).
N O/S O/C: Muestra el N de la Orden de Compra o Servicio registrada,
puede ser editada por el Usuario Ingresando al botn
.
Proveedor: Muestra el Nombre del proveedor registrado.
Destino de Salida: Muestra el nombre del proveedor, este dato puede ser
editado por el Usuario.
Direccin: Muestra el domicilio del Proveedor.
-148-
Telfono: Muestra el Nmero telefnico del Proveedor.

Resp control Patrim: Muestra el Responsable de la Oficina de Control
Patrimonial.
Seguidamente el Usuario debe registrar los siguientes campos:
Partes/Componentes: Marcar con un check
si est saliendo solamente
una parte o componente del activo. Cuando se marca este campo, el Sistema
activa el botn
en la parte inferior de la ventana.
Sede: Seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de

despliegue .
Centro del Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al que
pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al
presionar el botn .
Responsable: Permite seleccionar el Responsable de Centro de Costo
Solicitante, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al presionar
el botn .
N Documento Interno: Registrar el n de documento que solicita el
mantenimiento.
Motivo: Al presionar el botn
registrar un comentario.
, el Sistema muestra la ventana Glosa, para
Responsable del Traslado: Registrar el Nombre de la persona que realiza el

traslado.
Documento de Identidad. Registrar el nmero de documento de la persona
que va a trasladar el activo.
Registro de Salida Para Mantenimiento Sin Orden de Mantenimiento
Para el caso que el Usuario NO haya registrado la Orden de mantenimiento del
Activo en la opcin Seguimiento y Control - Mantenimiento de Activos, se debe
registrar manualmente todos los campos mostrados al lado derecho de la ventana y
proceder a agregar los activos ingresando al botn
parte inferior de la ventana.
, ubicado en la
-149-
Para registrar los activos ingresar al botn

donde se muestra la
ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se muestra sin datos. En la
cabecera Marcar con un check
si se quiere visualizar todos los tems o ingresar al
botn
para seleccionar una familia. Luego, seleccionar el o los activos
correspondiente y trasladarlo a la parte inferior de la ventana presionando el cono
Enviar
Asimismo, si el Usuario desea extornar los tems trasladados, seleccionar el tem en

la parte inferior de la ventana y presionar el cono Borrar
Para grabar los datos presionar el botn Grabar
seccin Bienes.
, los tems se agregan a la
-150-
5. Registrar el estado, fecha de Salida del Bien y el estado y fecha de Retorno.

Si la Salida del Bien es Total, en la seccin Bienes se debe registrar por cada
tem el estado de conservacin en que sale el Bien de la Unidad Ejecutora y el
estado y fecha en que Retorna.
Si la Salida del Bien es por Partes o Componentes, se debe registrar el estado,

fecha de Salida y el estado, fecha de Retorno por cada parte o componente, para ello
se debe marcar con check
botn
el campo
.
; para que se habilite el
Nota: La fecha de Retorno puede ser registrada aun cuando la Salida haya sido
registrada en un mes que ya fue procesado contablemente.
-151-
Ingresando al botn
se muestra la ventana Lista de
Partes/Componentes, en la cual se debe registrar las partes o componentes a salir
del activo, activando el men contextual y seleccionando la opcin Insertar
Partes/Componente, registrando la Descripcin, Marca, Nro. De Serie, Modelo,
Estado en que sale el Bien , Estado en el que Retorna y Observaciones.
6. Grabar los cambios presionando el botn Grabar
, de la barra de herramientas.
7. Terminado el registro de la Orden de Salida, pasar al estado Aprobado.
-152-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDA DIVERSA
Esta opcin se utiliza para registrar las Salidas de Bienes Patrimoniales que salieron por
otros motivos diferentes a mantenimiento o baja, como es el caso de Salidas por
prstamo, cedidos en uso a terceros, mudanza u otros motivos; para ello se debe
seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar en la cabecera en el filtro Tipo de Movimiento la opcin Salida Diversa y

el Tipo de Registro, activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR
SALIDA DIVERSA.
En la parte derecha de la ventana se visualizan los siguientes campos para su

registro :
Nro. de Movimiento: Nmero interno asignado al registro.
Fecha de Salida: Fecha de la Salida del activo.
V.B.: Por defecto muestra el estado Pendiente. Cuando se concluya con todo
el registro de la Orden de Salida, se debe pasar a estado Pendiente.
Tipo de Salida: Muestra las siguientes opciones:
Bienes prestados y/o cedidos en uso a terceros

Capacitacin
Mudanza
Otros.
Sede: Seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de

despliegue .
-153-
Centro del Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al que

pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al
presionar el botn .
Responsable: Permite seleccionar el Responsable del Centro de Costo

solicitante, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al presionar el
botn .
N Documento Interno: N Documento que solicita el mantenimiento.
Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.
Destino de Salida: Lugar de destino de los activos que sern trasladados.
Direccin: Direccin exacta del Local de destino.
Telfono: Nmero telefnico
Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del

Responsable de los Bienes Patrimoniales
Responsable del Traslado: Nombre de la persona a cargo de trasladar los

activos
Documento de Identidad. Nmero de documento de la persona que trasladar

los activos.
Luego, presionar el cono Grabar
, para visualizar el registro.
-154-

2. Seguidamente, ingresar al botn
, ubicado en la parte inferior de la
ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se
muestra sin datos. En la cabecera Marcar con un check
para visualizar las
Familias o ingresar al botn
para visualizar la relacin de los activos.
3. Luego, seleccionar el activo correspondiente y trasladarlo a la parte inferior de la

ventana. Presionar el cono Enviar
. Asimismo, si el Usuario desea extornar el
proceso, seleccionar el tem en la parte inferior de la ventana y presionar el cono
Borrar
4. Finalmente presionar Grabar

y luego Salir
seccin Bienes de la ventana Salida de Activos.
, mostrndose el registro en la
-155-

5. Terminado el registro del Movimiento de la Orden de Salida, se debe proceder a
pasar al estado Aprobado.
REPORTES
Para imprimir la Orden de Salida, Orden de Reingreso, la relacin de los Bienes sin
retorno y la relacin de los Bienes con salida, se debe seleccionar el movimiento que se
desea imprimir y luego presionar el cono Imprimir
herramientas. Para visualizar los Reportes el movimiento de Salida debe estar en
estado Aprobado. El sistema muestra la ventana Reportes, conteniendo las siguientes
opciones:
Marcar con check la opcin

del Bien Patrimonial.
, si ha salido una parte o componente
Orden de Salida: Con esta opcin se puede imprimir la Orden de Salida de los
Bienes Patrimoniales, para que sea firmado por el solicitante de la Salida,
Responsable del traslado, Responsable de Control Patrimonial, Director de
Abastecimiento y para el control de Portera.
-156-
Orden de Reingreso: Con esta opcin se puede imprimir la Orden de Salida y/o
Reingreso de los Bienes Patrimoniales que salieron por Mantenimiento o Salidas
diversas, indicando la fecha de retorno y los rubros para que sea firmado por el
Proveedor dando la conformidad de la entrega, Responsable del Control Patrimonial
y la Conformidad del Usuario Final (el que solicit la salida) y el Control de Portera.
-157-
Bienes Sin Retorno: Con esta opcin se puede imprimir la relacin de Bienes
Patrimoniales del mes seleccionado o de todo el ao que han salido de la Entidad y
que estn pendientes de retorno, mostrando el Marges, Descripcin, Marca, Modelo,
N de Serie, N de Salida, Fecha de Salida, Tipo de Salida, Motivo y Destino.
-158-

-
5.4.
Bienes Con Salida.- Este Reporte es similar al anterior. Muestra los Bienes
Patrimoniales que han salido de la Entidad con retorno o sin retorno, indicando la
fecha en el caso que hayan retornado.
Consultas/Reportes
El Sub Mdulo Consultas/Reportes contiene diversas Consultas a nivel de Centro de

Costo, Empleado, Cuenta Contables as como Reportes Contables, entre otros.
-159-

5.4.1. rdenes de Compra
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consultas/Reportes-rdenes de
Compra, como se muestra en la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana rdenes de Compra, que

muestra las rdenes de compra registradas en el Mdulo de Logstica, del Ao, Mes y
Tipo de Presupuesto (Presupuesto Institucional, encargos y Entidades externas)
seleccionado en los filtros:
En la matriz de la ventana se muestra los nmeros de las Ordenes, la fecha de la Orden,

el proveedor, el tipo de moneda , el valor total de la orden y la columna Ing. Alm.
La columna ING. ALM. (Ingreso al Almacn) muestra los siguientes estados:
o
Estado T:, Indica que la orden de compra ingres al almacn totalmente.
-160-
Estado P: Indica que la orden de compra ingres al almacn parcialmente.
Se muestra en blanco: Indica que la orden de compra aun no ingresa al almacn.
Nota: Los registros de color rojo, indican que la orden de Compra est anulada.
Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla

, se muestra la ventana rdenes de
Compra, visualizndose datos los tems que conforman la Orden, tales como: cdigo,
descripcin, presentacin, marca, cantidad, unidad de medida, precio unitario y precio
total.
REPORTE
Para visualizar el Reporte Listado de rdenes de Compra, el Usuario debe presionar el
icono Imprimir
de la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente
informacin: N Orden, Fecha, Proveedor, Moneda y Valor,
-161-

5.4.2. Entradas al Almacn
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consulta - Reportes-Entrada al
Almacn, como se muestra en la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Entrada a Almacn, la cual

muestra informacin de las entradas a almacn registradas en el Mdulo de Logstica
relacionadas con tems de Activos Fijos.
En la parte superior de la ventana el Sistema muestra los filtros de bsqueda: Almacn,

Ao, Mes, Tipo de Presupuesto y Tipo de Movimiento, permitindole al Usuario filtrar la
informacin de acuerdo al siguiente detalle:
Almacn: Permite mostrar las rdenes de Compra del almacn seleccionado,

.
-162-
Ao: Permite mostrar las rdenes de Compra del ao, activando la barra de
despliegue
.
Mes: Permite mostrar las rdenes de Compra del mes seleccionado, activando la
barra de despliegue
.
Tipo de Presupuesto: Permite mostrar las rdenes de Compra del tipo de
presupuesto seleccionado, activando la barra de despliegue
Tipo de Movimiento: Permite mostrar las rdenes de Compra del tipo de

movimiento seleccionado, activando la barra de despliegue . Para filtrar todos los
tipos marcar con un check
en Todos.
Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla

, se muestra la ventana tems, donde el
Usuario puede visualizar la informacin de los tems que conforman la Entrada al
Almacn, tales como: Cdigo, descripcin, marca, clasificador, cuenta, indicador de
bienes patrimoniales, destino de uso, cantidad de uso, unidad de medida de uso, precio
unitario y el valor total.
-163-

REPORTES
de la barra de
herramientas, mostrndose la ventana Reportes, conteniendo las siguientes opciones:
Activos Fijos pendientes en Almacn.- Este reporte muestra la relacin de los

bienes patrimoniales que estn pendientes de generar activo en la Entrada a
Almacn (se genera activo presionando el botn Generar Activo en la ventana
Entrada a Almacn de la opcin Almacn Entradas al Almacn del Modulo
Logstica).
El Reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Ingreso, Descripcin, Almacn,

Nombre/Razn Social, Nmero de Documento y Fecha de Ingreso.
Activos Fijos con PECOSAS pendientes.- Este reporte muestra la relacin de los
bienes patrimoniales pendientes de generar PECOSA; contiene la siguiente
informacin: Tipo de Ingreso, Descripcin, Almacn, Usuario, Nota de Entrada,
Fecha de Ingreso, Estado de Kardex.
-164-
5.4.3. Consulta de Bienes Patrimoniales

Esta opcin permite al Usuario consultar la informacin de los movimientos de Compras,
otras Altas y Bajas, de los activos fijos de la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consultas/Reportes-Consulta de Bienes
Patrimoniales, como se muestra en la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Consulta de Bienes

Patrimoniales.
-165-
En la parte Superior se tiene cuatro pestaas, que muestran la informacin sealada, de

acuerdo a los filtros de seleccin:
Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia.

Activos por Grupo/Clase/Familia.
Activos por Centro de Costo.
Activos por Empleado.
Pestaa : Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra el resumen de los bienes patrimoniales a nivel familia agrupado por Grupo y
Clase; mostrando la cantidad total de activos por familia, total de activos dados de
Baja, el valor total del inventario inicial del ejercicio, el valor total de compras, valor
total de otras altas (NEAS), y el valor total de Bajas.
Esta pestaa cuanta con dos filtros de seleccin: Tipo de Registro y Perodo.
-166-

Tipo de Registro: Permite consultar los activos propios de la Entidad o los
cedidos por otras Entidades.
Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de despliegue

.
Seleccionado los filtros se muestra la informacin en la matriz de la ventana:
Pestaa: Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra la informacin de los bienes patrimoniales, agrupado por Grupo, Clase y
Familia; mostrando los datos del activo.
Esta pestaa cuenta con dos filtros de seleccin Grupo y Clase.
Grupo: Permite seleccionar el grupo, activando la barra de despliegue

Asimismo, al marcar con un check
se puede seleccionar todos los grupos.
-167-

Clase: Permite seleccionar la clase, activando la barra de despliegue
se puede seleccionar todas las clases.
Al ingresar a la carpeta amarilla

como consulta.
, muestra la ventana Datos del Activo Fijo,
Pestaa: Activos por Centro de Costo

Muestra la informacin de los movimientos de los bienes patrimoniales, agrupados
por Centro de Costo.
Esta pestaa cuenta con dos filtros de Seleccin; Sedes y Centros de Costo.
Sedes: Permite seleccionar la Sede a la cual pertenecen los bienes patrimoniales,

. Asimismo, al marcar con un check
se
puede seleccionar todas las Sedes.
-168-

Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los
bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue
. Asimismo, al marcar
con un check
se puede seleccionar todos los Centros de Costo.
Ingresando a la carpeta amarilla

, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo,
donde el Usuario puede consultar el detalle del Activo
Pestaa: Activos por Empleado

Muestra la informacin de los movimientos de los bienes patrimoniales, agrupado por
Empleado.
Esta pestaa cuenta con los siguientes filtros de seleccin: Sedes, Centros de
Costo, Empleado Responsable y Usuario Final.
-169-

Sedes: Permite seleccionar la Sede activando la barra de despliegue
.
se puede visualizar informacin de todas las
Sedes.

bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar
con un check
se puede visualizar informacin de todos los Centros de Costo.
Empleado Responsable: Permite seleccionar el responsable de los bienes

patrimoniales del Centro de Costo. Marcar con un check
para seleccionar
todos.
Para seleccionar un empleado especfico, presionar el botn , el Sistema

muestra la ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y presionar
.
Usuario Final: Permite filtrar la informacin por Usuario Final. Marcar con un
check
para seleccionar todos.
Presionar el botn
, el Sistema muestra la ventana Bsqueda de Datos.
Seleccionar el responsable y presionar
-170-

, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo,
donde el Usuario puede visualizar el detalle del Activo.
REPORTES
de la barra de
herramientas, mostrndose la ventana Reporte Patrimonio, conteniendo las siguientes
opciones:
-171-

Los reportes pueden emitirse de acuerdo a los siguientes filtros: Perodo, Sede, Centro
de Costo y Usuario Final.
Periodo: Permite seleccionar el ao a visualizar, activando la barra de despliegue

Sedes: Permite seleccionar la Sede activando la barra de despliegue
un check para seleccionar todas.
, Marcar con

bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con un
check
puede visualizar todos los Centros de Costo.
Usuario Final: Permite seleccionar al Usuario Final. Marcar con un check

para
seleccionar Todos. El filtro Usuario Final, se activa solamente cuando se selecciona
los tipos de reporte: Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal; y
Detalle de Activos fijos por Centros de Costo y Personal.
Para seleccionar un usuario especfico, presionar el botn
, el Sistema muestra la
ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y presionar
Seleccionado los filtros, seleccionar cualquiera de las siguientes opciones de Reporte:
Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo.- Este reporte muestra
la cantidad total de activos por Centro de Costo, as como el total de activos con
personal asignado y sin personal asignado.
-172-

Asimismo, muestra la cantidad de Personas por Centro de Costo provenientes de
tres fuentes del SIGA:
o
o
o
Patrimonio Mdulo de Patrimonio

Centro de Costo - Mdulo de Configuracin
Personal Mdulo de Configuracin
Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este

reporte muestra la cantidad total de activos asignados a cada empleado por Centro
de Costo, as como el total de activos que no tienen personal asignado. Asimismo, en
la columna derecha del reporte indica si el personal asignado pertenece a otro
Centro de Costo diferente al del Activo.
-173-
Reporte Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este reporte
muestra el detalle de los activos por tem y Marges asignados a cada empleado por
Centro de Costo, as como los activos que no tienen personal asignado.
5.4.4. Patrimonio segn Plan Contable

Esta opcin permite al Usuario, consultar los bienes patrimoniales por Cuenta Contable
para su presentacin al rea de Contabilidad y posterior conciliacin con los datos
registrados en los Estados Financieros.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes-Patrimonio segn
Plan Contable, como se muestra en la siguiente ventana:
-174-

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana
Contables, la cual se muestra sin datos.
Patrimonio por Cuentas
Teniendo en la parte superior de la ventana cuatro filtros de seleccin: Ao Proceso,

Mes Proceso, Mayor y Sub Cuenta.
Ao Proceso: Permite seleccionar el ao del proceso, activando la barra de

despliegue
.
Mes Proceso: Permite seleccionar el mes requerido, activando la barra de
despliegue
.
Mayor: Permite seleccionar la Cuenta Contable Mayor a la que pertenecen los
activos a consultar; seleccionando la barra de despliegue
; marcar con un check
para seleccionar todas las cuentas mayor.
Sub Cta: Permite seleccionar la Sub Cuenta Contable a la que pertenecen los
activos a consultar, esto se realiza seleccionando la barra de despliegue
; marcar
con un check
para seleccionar todas las Sub cuentas.
-175-

se muestra la ventana Patrimonio por Cuenta
Contable, la misma que muestra los activos comprendidos en la cuenta contable
seleccionada, con los siguientes datos: Marges, Cdigo Barras, Descripcin, Nro. Serie,
Modelo, Fecha Compra, Valor Compra, Nro. Orden, Fecha Alta, Sede, Centro Costo, Tipo
Ingreso, Fecha Etiquetado y Marca.
-176-
Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla

Datos del Activo Fijo, como consulta.
de cada activo, se muestra la ventana
REPORTES
El Sistema permite obtener los reportes contables para su presentacin al rea de
Contabilidad y posterior conciliacin con los datos registrados en los Estados Financieros.
Para ellos presionar el cono Imprimir
, de la barra de herramientas; el Sistema
muestra la ventana Reportes de Bienes Patrimoniales, la misma que contiene las
siguientes opciones:
-177-

El Usuario debe seleccionar el Reporte y presionar el cono Imprimir
de la ventana.
Reporte de Bienes con Cuentas de Orden.- Permite obtener la informacin de los

bienes patrimoniales con su precio y valor inicial. Muestra el detalle de los Bienes
Muebles No Depreciables.
Reporte de Inmueble, Maquinaria y Equipo.- Muestra el detalle de los Inmuebles,

Maquinarias y Equipos adquiridos por la Unidad Ejecutora.
Reporte de Inversiones Intangibles.- Muestra el detalle de los Bienes Intangibles

adquiridos por la Unidad Ejecutora.
-178-
Reporte Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciacin.- Muestra

informacin consolidada mensual del Valor de los activos fijos de la Unidad Ejecutora
y su Depreciacin por Cuenta Contable.
Reporte Resumen del Patrimonio por Cuenta Contable.- Muestra dos opciones de
reporte: Resumen Mensual y Resumen Inicial.
o Resumen Mensual.- Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable, de
los valores mensuales del Patrimonio.
-179-
o Resumen Inicial.- Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable con

Valores al primero de enero del ao seleccionado. Contiene la siguiente
informacin: Valores Inicial, Depreciacin Inicial, Depreciacin Ajustada,
Depreciacin de Periodo, Depreciacin Acumulada y Valor Neto.
Reporte Resumen de Saldos por Cuenta Contable.- Muestra dos opciones de

reporte: Resumen Mensual y Resumen Inicial.
o Resumen Mensual.- Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable, de
los Saldos mensuales del Patrimonio.
-180-
o Resumen Inicial.- Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable, con

Saldos al primero de enero del ao seleccionado.
Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciacin.- Muestra

informacin mensual del Valor y Depreciacin de los bienes patrimoniales Muebles o
-181-

Inmuebles de la Unidad Ejecutora, segn la opcin seleccionada en la barra de
despliegue . El reporte muestra la siguiente informacin por Marges y Cuenta
Contable, agrupados por porcentaje de depreciacin.
Reporte de Saldos y Movimientos por Cuenta Contable.- Muestra informacin por

Cuenta Contable, de los Saldos al ltimo da del ao anterior, los movimientos de
Adquisiciones y Bajas del ao vigente y los Saldos en Libros al mes seleccionado.
Reporte de Cuentas Contables Patrimoniales.- Muestra informacin por Cuenta

Contable, de los Valores Patrimoniales al primer da del mes seleccionado, los
Movimientos del Mes seleccionado y los Saldos al ltimo da de este mismo mes.
-182-
Reporte de Bienes en Prstamo, Custodia y No Depreciables.- Si la Cuenta

Mayor seleccionada es 9105 Bines en Prstamo, Custodia y no Depreciables,
se muestra un tipo de Reporte Adicional BIENES EN PRESTAMO, CUSTOD y se
deshabilitan otros.
Al seleccionar esta opcin, se muestra el reporte con la relacin de todos los bienes
patrimoniales de la Unidad Ejecutora en Prstamo, Custodia y No Depreciables,
-183-
5.4.5. Reportes Varios (Novedad)

En esta opcin el Sistema lista la relacin de los bienes patrimoniales de la Unidad
Ejecutora que se encuentran activos y de baja, mostrando la siguiente informacin:
Cdigo Marges, Cdigo de barras, Descripcin del activo, Valor de Compra, Fecha de
Adquisicin, Nmero de Orden, Nmero de Serie, Modelo, Fecha de alta, Tipo de
ingreso, Sede, Centro de costo, Ubicacin, Descripcin del Bien, Marca, Medidas,
Responsable, Contratista, Valor Neto histrico, Tipo de Patrimonio.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes-Reportes Varios,

Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Patrimonio segn filtro de

Seleccin, inicialmente sin datos. Para visualizar los activos, se debe presionar el cono
Buscar
ventana.
, con lo cual se muestra la relacin de activos en la parte inferior de la
-184-
En la parte superior de la ventana el Sistema muestra filtros de bsqueda, permitindole

al Usuario filtrar la informacin de acuerdo al siguiente detalle:
Familia: permite filtrar los bienes patrimoniales por familia.
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, el
Usuario debe seleccionar
la familia correspondiente, y presionar el botn
o marcar con un check
para seleccionar todas las Familias.
tem: Permite filtrar los bienes patrimoniales por tem.
Ingresar al botn
, se muestra la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,
seleccionar el tem correspondiente, luego presionar

para seleccionar todos los tems.
o Marcar con check
-185-
Tipo Registro: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Registro , activar la
barra de despliegue
y seleccionar el Tipo de Registro correspondiente.
Tipo de Transaccin: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Transaccin,
activar la barra de despliegue
y seleccionar el Tipo de Transaccin correspondiente
o marcar con check
, para seleccionar todos.
Sede: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede, activar la barra de despliegue
y seleccionar la Sede correspondiente o marcar con check
, para seleccionar
todos.
Centro de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo.
-186-

Ingresar al botn
, se abre la ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar el Centro
de Costo y presionar
Centros de Costo.
o marcar con check
para seleccionar todos los
Ubicacin: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Ubicacin Fsica.
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,
seleccionar la ubicacin fsica correspondiente, y presionar

check
para seleccionar todas las Ubicaciones.
o marcar con
Empleado Responsable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por empleado

responsable seleccionar.
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Bsqueda de Datos, el Usuario debe
seleccionar el empleado correspondiente y presionar

check
para seleccionar todos los empleados.
marcar con un
-187-

Marges: Permite filtrar los bienes patrimoniales por cdigo Marges.
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos.
Seleccionar el marges correspondiente, y presionar

check
marcar con un
Tipo Docum.: Permite filtrar los activos por tipo de documento de acuerdo a su
procedencia: O/C, NEA, TODOS: La informacin se muestra automticamente al
seleccionar el tipo de documento:
Al seleccionar el Tipo de Documento, en la barra de desplazamiento de la derecha, se

lista la relacin de los documentos; el usuario puede seleccionar un documento o marcar
con check para seleccionar todos.
: Marcar con check, si se quiere filtrar los bienes patrimoniales que tienen
la condicin de Compartido (usado por varios usuarios).
: Marcar con check si se quiere filtrar los bienes patrimoniales

pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI del
Ministerio de Salud. Al marcar el check , se activa el filtro Modelo para seleccionar
el modelo de activo ESNI a consultar.
-188-
Cdigo de Barra: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Cdigo de Barra.
Presionar el botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos.
Seleccionar el cdigo de barras correspondiente y presionar

con check para seleccionar todos.
marcar
Nro Serie: Permite filtrar los bienes patrimoniales por nmero de serie; marcar con
check
para seleccionar todos los numeros de series o retirar el check para digitar el
nmero y presionar Enter.
Marca: Permite filtrar los bienes patrimoniales por marca.
Ingresar al botn
para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar la marca
correspondiente y presionar
las marcas.
o marcar con check
, para seleccionar todas
-189-
Modelo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por modelo.
Ingresar al botn
para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar la marca
correspondiente y presionar
modelos.
o marcar check
para seleccionar todos los
Cuenta Contable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Cuenta Contable.
Ingresar al botn
para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar la cuenta
contable correspondientes y presionar
o marca con check
para
seleccionar todas las Cuentas Contables.
Estado del Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, seleccionar el
estado activando la barra de despliegue
, o marcar con check , para seleccionar
todos.
-190-

Almacn: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Almacn, seleccionar el almacn
, o marcar con check , para seleccionar todos.
Proveedor: Permite filtrar los bienes patrimoniales seleccionar por proveedor.
Presionar el botn
, para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar el
Proveedor correspondiente, y presionar
o marcar con check
para
seleccionar todos los proveedores registrados por la Unidad Ejecutora.
Ao: Permite filtrar los bienes patrimoniales por ao, activando la barra de despliegue
.
Estado: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, activando la barra de
despliegue
.
Fecha de PECOSA: Permite filtrar los bienes patrimoniales segn por rango de fecha
de emisin de PECOSAS. Desmarcar el check
, para registrar las fechas.
Tipo de Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Bien( Activos
Depreciables y no Depreciables), activando la barra de despliegue o marcar con check
, para seleccionar ambos.
Tipo de Patrimonio: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de patrimonio,
o marcar con check
-191-
Seleccionado los filtros se muestran los bienes patrimoniales en la matriz de la ventana

principal

de cada activo, se muestra la ventana Datos del
Activo Fijo, donde puede consultar los datos y tambin actualizar los siguientes campos:
Cdigo de Barra
Ubicacin Fsica.
N de Serie.
Estado de Conservacin.
Estado de Uso.
Marca.
Modelo.
Caractersticas.
Observaciones.
Especificaciones Tcnicas.
Pas de Procedencia.
-192-
REPORTES
de la barra de
herramientas, se muestra la venta Reportes contenido las siguientes opciones:
-193-
Listado de Bienes Patrimoniales.- Muestra informacin detallada de los Bienes

Patrimoniales pertenecientes a la Unidad Ejecutora. Seleccionar el estado de los
bienes a filtrar (Activos Fijos, Bajas o Todos).
El reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo de Barra, Nmero de Serie,

Marca, Modelo, Fecha de Alta, Fecha de Compra, Nmero Orden de Compa,
Nmero NEA, Tipo de Ingreso, Centro de Costo, Ubicacin Fsica, Responsable y
Estado.
- Listado de Bienes Patrimoniales por rea/Ubicacin.- Muestra informacin

detallada de los Bienes Patrimoniales por Centro de Costo y Ubicacin Fsica.
-194-
- Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable.- Muestra informacin

detallada de los Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable. Se puede seleccionar si el
reporte se quiere valorizado o no valorizado, marcando con check el campo
o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable - No Valorizado: Para
ello el campo Valorizado debe estar sin check.
o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable - Valorizado: Para ello

el campo Valorizado debe estar marcado con check.
-195-
- Listado de Bienes Patrimoniales por Almacn.- Muestra informacin detallada de

los Bienes Patrimoniales por Almacn.
- Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados.- Muestra informacin detallada de los

Bienes Patrimoniales agrupada por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable.
-196-

-
Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados Slo Bienes considerados por la SBN.Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que deben ser informados a la SBN,
marcando con check la opcin Slo Bienes Considerados por la SBN.
- Listado de Bienes Patrimoniales por Grupo/Clase/Familia Valorizados.- Muestra

informacin detallada de los Bienes Patrimoniales a nivel de Familia.
-197-

- Inventario Inicial Valorizado.- Muestra informacin detallada de los Bienes
Patrimoniales correspondientes al Inventario Inicial, por Sede, Centro de Costo y
Cuenta Contable. Puede ordenarse por Cdigo Marges o Fecha de Compra.
- Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta/Fecha Adquisicin/Valor Inicial

Contable.- Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen
asignada una Cuenta Contable, Fecha de Alta, Fecha de Adquisicin o Valor Inicial
Contable, para su regularizacin.
-198-

- Datos del Activo Fijo.- Muestra los datos de Identificacin del Activo,
Especificaciones Tcnicas, Documentos de Ingreso, Valor de Compra, Valor en Libros,
Depreciacin Acumulada, Valor Neto y Datos de la Baja
(Novedad) : Se ha incorporado los campos del Bien Mueble que se registran en la

opcin Especificaciones Tcnicas, de Datos del Activo.
Los datos se muestran en la seccin Especificaciones Tecnicas del Reporte:
-199-

- Kardex de Bienes Patrimoniales.- Muestra informacin detallada de los movimientos
de los Bienes Patrimoniales: Fecha, Movimiento, Sede, Centro de
Costo, Ubicacin Fsica, Responsable y Estado del Activo.
- Activos Sin Ubicacin Fsica.- Muestra informacin detallada de los Bienes

Patrimoniales que no tienen asignada una Ubicacin Fsica.
- Listado de Bienes Patrimoniales Dados de Baja.- Esta opcin se activa al filtrar por
el Estado: Bajas.
-200-
5.4.6. Patrimonio por Centro de Costo

En esta opcin el Usuario puede obtener Reportes de los Bienes Patrimoniales por
Centro de Costo.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes-Patrimonio por
Centros de Costo, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Patrimonio por Centro de

Costo, sin datos.
-201-

En la parte superior de la ventana, el Sistema muestra los siguientes filtros: Ao, Tipo de
Registro, Sede y Centro de Costo.
Tipo de Registro: Permite filtrar los Centros de Costo que tienen asignado bienes
patrimoniales segn el Tipo de Registro seleccionado. Para seleccionar todos marcar
con un check
en Todos.
Sedes: Permite filtrar los Centros de Costo de la Sede seleccionada, que tienen
bienes patrimoniales asignados, activando la barra de despliegue
.
Centros de Costo: Permite filtrar un Centros de Costo, activando la barra de

despliegue
o marcar con un check
para seleccionar todos los Centros de
Costo.
Al seleccionar los filtros el Sistema muestra el o los Centros de Costos de la Sede

seleccionada.

, se muestra la ventana Detalle de Patrimonio por
Centro de Costo, con la relacin de los bienes patrimoniales del Centro de costo
seleccionado.
-202-
Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla

datos del activo.
del activo fijo, se puede visualizar los
REPORTES
de la barra de herramientas,
mostrndose la ventana Reporte Patrimonio por Sede/Centro de Costo, conteniendo
las siguientes opciones: Actual Sede, Todas las Sedes, Actual Centro de Costo, Todos
los Centros de Costo y los botones de seleccin: Inventariado (Si, No , Ambos).
Inventariado Si: Muestra los bienes patrimoniales inventariados de la opcin

seleccionada.
Inventariado No: Muestra los bienes patrimoniales No inventariados de la opcin
seleccionada.
Inventariado Ambos: Muestra los bienes patrimoniales tanto Inventariados como No
inventariados de la opcin seleccionada.
-203-
Actual Sede.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales agrupados por la

Sede seleccionada y por los Centro de Costo de dicha Sede.
Todas las Sedes.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales agrupados por
Centro de Costo, de todas las Sedes de la Unidad Ejecutora.
-204-

-
Actual Centro de Costo.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales del

Centro de Costo seleccionado indicando la Sede a la cual pertenece.
Todos los Centros de Costo.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales

agrupados por Sedes y Centros de Costo de la Unidad Ejecutora.
5.4.7. Patrimonio por Empleado

-205-

Al ingresar a esta opcin el Usuario puede obtener Reportes de los Bienes asignados al
Personal o Usuario Final.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes-Patrimonio por

Empleado, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana se muestra la ventana Patrimonio por

Empleado, sin datos.
En la parte superior de la ventana, se tiene los siguientes filtros: Ao, Tipo de Registro,
Sede, Centro de Costo y Usuario Final.
Ao: Permite filtrar la informacin por ao activando la barra de despliegue
defecto el Sistema muestra el ao actual del Sistema.
. Por
Tipo de Registro: Permite filtrar la informacin por el tipo de Registro seleccionado.

Para filtrar todos los tipos marcar con un check
en Todos.
-206-

Sedes: Permite filtrar la informacin por la Sede seleccionada activando la barra de
despliegue
.
Centros de Costo: Permite filtrar la informacin por el Centro de Costo seleccionado

. Marcar con un check
para seleccionar todos
los Centros de Costo.
Usuario Final: Permite filtrar la informacin por el Usuario Final seleccionado. Marcar
con un check
Presionar el botn Buscar
, el Sistema muestra la ventana Bsqueda de Datos.
Seleccionar el Usuario y presionar
Al seleccionar los filtros, se muestra la relacin de los empleados que tienen bienes
patrimoniales asignados, segn los filtros seleccionados:
-207-
Ingresar a la carpeta amarilla de cada empleado

para visualizar el detalle de los
bienes patrimoniales asignados al empleado seleccionado.
As mismo, al ingresar a la carpeta amarilla

datos del activo.
del activo fijo, se puede visualizar los
REPORTE
Para visualizar el Reporte Asignacin de Bienes Patrimoniales por Persona, se debe
seleccionar en la ventana principal el Usuario a imprimir su reporte, y luego presionar el
cono Imprimir
de la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reporte,
conteniendo las siguientes opciones:
-208-
- Si selecciona SI.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales asignados a los

Usuarios Finales y los cuales han sido inventariados.
- Si selecciona NO.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales asignados a los

Usuarios Finales y los cuales no han sido inventariados.
- Ambos.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales inventariados como no
inventariados asignados a los Usuarios Finales.
5.4.8. Relacin de Activos Seguimiento

Esta opcin permite al Usuario realizar filtros, con la finalidad de proporcionar informacin
de todos los activos, as como informacin especfica de los activos ESNI.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes-Relacin de Activos
- Seguimiento, como se muestra en la siguiente ventana:
-209-
Al ingresar a la opcin el Sistema muestra la ventana Reporte de Bienes Patrimoniales
La ventana tiene los siguientes filtros se seleccin: Ao, Tipo de Registro, Centro de
Costo, Tipo de tem y Tipo de Reporte.
muestra el ao actual del Sistema.
. Por defecto se
Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro Institucional y No

Institucional. Para seleccionar todos los tipos marcar con un check
en Todos.
Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue
. Para seleccionar todos los Centros de Costo marcar con un check
en Todos.
-210-

Tipo tem: El Usuario puede filtrar por tems ESNI o Todos.
Tipo de Reporte: Permite seleccionar el tipo de Reporte a generar.
REPORTES
-
Relacin de Activos - Detalle por Marges.- Seleccionar los filtros y presionar el

botn
de la ventana.
El Reporte muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que se

encuentran registrados en la Unidad Ejecutora, en este ejemplo se ha filtrado los
bienes patrimoniales Institucionales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional
de Inmunizaciones ESNI del Centro de Costo Aguas Verdes.
-211-
Relacin de Activos - Resumen Consolidado por tem.- Seleccionar los filtros y

presionar el botn
de la ventana.
El Reporte muestra informacin consolidada de los Bienes Patrimoniales de la

Unidad ejecutora por tem y cantidad total; en este ejemplo se ha filtrado los bienes
patrimoniales Institucionales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional de
Inmunizaciones ESNI del Centro de Costo Aguas Verdes.
-212-
5.5.
Procesos
El Sub Mdulo Procesos, permite realizar el proceso contable mediante el cual se calcula
la depreciacin mensual de los Activos Fijos, el proceso de migracin de la informacin
patrimonial del Mdulo Patrimonio al SIMI, as como el proceso de carga del Inventario
Inicial con los Bienes y Valores al 31 de Diciembre del ao anterior.
5.5.1. Proceso de Cierre Contable (Novedad)

Esta opcin permite al Usuario realizar los Cierres Contables mensuales, para el clculo
de la Depreciacin del Perodo, Depreciacin del Ejercicio, Depreciacin Acumulada y
Valor Neto de los activos depreciables. Asimismo, actualiza el valor inicial de los activos
Depreciables y No Depreciables. Estos valores se muestran en la ventana Valores
Contables de cada activo
-213-

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Procesos/Proceso de Cierre Contable,
Ingresando a esta opcin el Sistema la ventana Proceso Mensual Contable:
Haciendo clic en el botn Mensual

, en el campo Periodo Actual se muestra
el mes actual del Proceso Contable de Patrimonio que se va a cerrar y en el campo
Nuevo Periodo, se muestra el nuevo periodo. Seguidamente, presionando el cono
Grabar
Presionar S, el Sistema realiza el proceso de clculo respectivo. Al finalizar muestra el

siguiente mensaje de confirmacin.
-214-

Este procedimiento se realizar hasta el ltimo perodo contable del ao: Diciembre
Cierre.
Si existieran activos fijos pendientes de PECOSA en un mes determinado, antes de

realizar el proceso contable, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Si existieran activos fijos sin Ubicacin Fsica, antes de realizar el proceso

contable, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
(Novedad): Si existieran Movimientos (Altas Institucionales, Altas No

Institucionales, Bajas, Mantenimiento de Activos, Orden de Salida y Concesiones)
registrados en dicho mes que cuenten con estado Pendiente, el Sistema no ejecuta el
proceso, mostrando un mensaje restrictivo:
-215-
PROCEDIMIENTO PARA EXTORNAR UN PERIODO CONTABLE

Para extornar un perodo contable, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingresar a Parmetros por Ejecutora, en el campo Proceso Contable Patrimonio,
seleccionar el mes al cual se desea extornar. Seguidamente, presionar el botn
.
El Sistema muestra la siguiente pregunta:
2. Presionar S, se muestra la siguiente ventana para registrar la clave del proceso:
-216-
3. Presionar Aceptar, el Sistema realiza el proceso y muestra el siguiente mensaje:
Para verificar si el proceso se realiz correctamente y se actualizaron los valores

contables, ir a la opcin: Consultas y Reportes - Patrimonio segn Plan Contable.
5.5.2. Proceso SBN

Esta opcin permite por ao migrar todos los registros del Inventario Inicial Institucional,
Altas Institucionales y Bajas de los Bienes Muebles de la Unidad Ejecutora registrados
en el Mdulo Patrimonio del SIGA, al SIMI de la SBN, con excepcin de los Bienes
Muebles correspondientes al Grupo de Catalogo 14- Activos Fijos no Catalogados por la
SBN y de los Bienes Muebles Concesionados, que tienen que ser ingresados
manualmente en el SIMI.
-217-

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Procesos/Proceso SBN, como se
Al ingresar a esta opcin si en el Sistema no se tiene registrada la ruta donde se

encuentra instalado el SIMI, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Presionar Aceptar, el Sistema muestra la ventana Proceso SBN, con el ao del Sistema
Actual y el campo Ruta, donde se indica la ruta donde se encuentra instalado el SIMI.
En la ejecucin de este proceso pueden mostrarse dos casos:

Caso 1 Unidades Ejecutoras que no tienen cdigo de la SBN
Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con cdigo de SBN o no lo han registrado
en la ventana de Parmetros Ejecutora.
-218-
1. En la ventana Proceso SBN seleccionar el ao del cual se va a migrar la Informacin

al SIMI, luego presionar el botn Grabar
2. Al ejecutar el proceso el Sistema muestra el siguiente mensaje:
3. Presionar S, para que el Sistema asigne el cdigo OTROS en Parmetros Ejecutora

y se pueda ejecutar el proceso. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
4. Presionar Aceptar el Sistema muestra el siguiente mensaje:
-219-
5. Presionar S, el Sistema indica el avance del procesamiento de la informacin:
6. Al finalizar el proceso, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
7. Para confirmar el resultado de la migracin, el Usuario debe ingresar al SIMI, y

verificar los registros en la opcin Reportes-Bienes Activos-General.
-220-

Caso 2 Unidades Ejecutoras que tienen cdigo de la SBN
Para las Unidades Ejecutoras que tiene registrado el cdigo de la SBN en Parmetro
Ejecutoras.
1. En la ventana Proceso SBN se muestra la ruta donde se encuentra instalado el

SIMI, registrada en Parametros Ejecutora; seleccionar el ao del cual se va a
migrar la Informacin al SIMI, luego presionar el botn Grabar
2. Haciendo clic en el cono Grabar
3. Presionar S, el Sistema indica el avance del procesamiento de la informacin
-221-
4. Al finalizar el proceso se muestra el siguiente mensaje:
5. Para confirmar el resultado de la transmisin, el Usuario debe ingresar al SIMI, y

verificar los registros en la opcin Reportes-Bienes Activos-General.
Asimismo, si no ha realizado el proceso de cierre contable, el Sistema muestra el

siguiente mensaje NO permitiendo realizar el proceso de migracin de datos al SIMI.
5.5.3. Proceso de carga del Inv. Inicial por Ao

Esta opcin permite realizar la carga del Inventario Inicial con la informacin de los saldos
del ao anterior.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Procesos - Proceso de carga del Inv.
Inicial por Ao, como se muestra en la siguiente ventana:
-222-

Antes de iniciar el proceso de carga, el proceso contable debe haberse realizado hasta el
perodo Diciembre-Cierre, caso contrario el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Al ingresar, se muestra la ventana Procedo de Carga del Inventario Inicial por Ao, el
Sistema muestra por defecto, el Ao de Origen y el Ao Destino.
Antes de realizar el proceso de Carga del Inventario Inicial, el Usuario debe realizar la
Equivalencias de los Centros de Costo, ingresando al botn
,
al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Equivalencia de Centros de
Costo, sin datos.
Para cargar los Centros de Costo, ingresar al botn

, el Sistema
-223-
Presionar Aceptar, el Sistema muestra la relacin de Centros de Costo de ambos aos

(el ao origen y el ao destino) y simultneamente el siguiente mensaje: Carga se
realiz con xito.
Si hubiera algn Centro de Costo del ao origen que no estuviera en el ao destino, en la

columna Centro de Costo vigente se debe seleccionar su equivalente, activando la barra
de despliegue. Si al Centro de Costo antiguo no se le asigna un Centro de Costo
equivalente, el Sistema enva el siguiente mensaje para regularizar el registro y
posteriormente ejecutar el proceso.
-224-
REPORTE
Para visualizar el Reporte con el Listado de Equivalencias de Centro de Costo,
presionar el cono Imprimir
. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo y
Descripcin del Centro de Costo Antiguo, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo
Vigente y Fecha.
Terminado de realizar la Equivalencia de los Centros de Costo, presionar el icono Grabar

, para realizar el proceso de Carga del Inventario Inicial del ao origen al ao
destino.
-225-
5.6.
Utilitario
El Sub Mdulo Utilitario contiene las opciones para realizar procesos de exportacin e
importacin de informacin, Impresin de Etiquetas y registro de Auditoria sobre la
operatividad del Sistema.
5.6.1. Exportar Informacin

A travs de esta opcin, el Sistema permite realizar la exportacin de datos a un archivo
Excel.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Utilitario-Exportar Informacin, como
se muestra en la siguiente ventana:
-226-
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Exportar Informacin de

Patrimonio, con la relacin de datos que permite exportar. Cabe sealar, que parte de
esta informacin proviene del Mdulo de Logstica.
El Usuario debe marcar con un check

botn
.
los datos que desee exportar, luego presionar el
El Sistema muestra la ventana Seleccione.., para que el Usuario seleccione la carpeta

de destino donde se van a guardar los archivos Excel con la informacin generada.
Presionar Aceptar para proceder con la exportacin; terminado el proceso, el Sistema

-227-
Proceder a verificar en la ruta indicada, los archivos generados
5.6.2. Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional

Esta opcin permite a la Unidad Ejecutora opcionalmente importar los datos
correspondientes de su Inventario Inicial Institucional en el ao que corresponda, a travs
de un archivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en el
Mdulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opcin se evita el Registro manual del
Inventario Inicial Institucional de la Unidad Ejecutora en la opcin MantenimientoInventario Inicial-Institucional. Asimismo le permite exportar el Inventario Inicial
cargado y/o actualizado.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Utilitario-Exportar-Importar Inventario
Inicial Institucional, como se muestra en la siguiente ventana:
-228-
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Exportar/Importar Informacin del

Inventario Inicial Institucional, la misma que cuenta con el filtro Ao, y los botones
,
y
, as como la relacin de cuarenta y seis
(46) errores que se validan durante el proceso de importacin de datos.
PROCEDIMIENTO PARA LA IMPORTACIN DE DATOS

Para el procedimiento de la Importacin de Datos se necesita de un archivo TXT con una
estructura definida con los datos del Inventario Institucional obtenido de otra fuente, por
ejemplo el SIMI.
La
Estructura
del
archivo
se
puede
observar
al
presionar
el
botn
, mostrando la siguiente ventana:
-229-
Para Imprimir la estructura completa, presionar el botn Imprimir
Para realizar la importacin de datos, el Usuario realizar los siguientes pasos:

1. Presionar el botn
, con el cual el Sistema muestra la ventana de bsqueda
del explorador de Windows. En ella el Usuario debe seleccionar el archivo TXT
correspondiente y presionar el botn
.
El Sistema muestra el siguiente mensaje:
-230-
2. Seleccionar la opcin S, para que el Sistema realice el proceso de importacin de

datos, verificando la validacin del Archivo TXT. Si no cumpliera con los requisitos,
el Sistema valida mostrando el siguiente mensaje:
3. Si el archivo TXT, cumple con los requisitos requeridos, el Sistema valida los casos
de error, los que se muestran activos, segn se muestra en la siguiente ventana:
Simultneamente se muestra el siguiente mensaje:
-231-
4. Luego de Aceptar presionar los errores activados y presionar el cono Imprimir

para visualizar los reportes respectivos. En ellos se muestra la relacin de activos
que contienen datos errados.
5. Despus de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de
importacin. Si el archivo TXT ya no muestra errores, el Sistema muestra el
siguiente mensaje:
6. Seguidamente, el Usuario puede verificar la carga del Inventario Inicial en el ao

correspondiente en la opcin Mantenimiento-Inventario Inicial-Institucional
El Inventario Inicial importado se muestra abierto y permite al Usuario realizar las
modificaciones que considere necesarias.
-232-

Para realizar nuevamente la importacin, debe Abrir el Inventario Inicial.
Existe un total de cuarenta y seis (46) reportes de errores.
mostraremos los siguientes:
Como ejemplo,
1. NO EXISTE EJECUTORA: Al presionar este error, el Sistema muestra un

mensaje con el cdigo correcto de la Unidad Ejecutora. Seguidamente muestra el
siguiente reporte indicando el cdigo incorrecto.
2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AO ACTUAL: En este reporte

se indica el activo y la cuenta contable incorrecta.
3. FORMACIN DEL CDIGO DE ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIA

DEL CATLOGO: En este reporte el Sistema muestra los activos con los cdigos
errados y en la columna Familia los cdigos correctos.
-233-
4. CLASIFICADOR INCORRECTO O ESTRUCTURA NO CORRESPONDE: En este

reporte, el Sistema muestra como incorrecto, los activos con Clasificador que no
han sido registrados de acuerdo a la estructura del cdigo, sin tomar en cuenta los
espacios que debe haber entre los dgitos. En la columna Correcto se indica el
registro vlido.
Asimismo, muestra los activos registrados con Clasificador incorrectos. En este
caso la columna Correcto se muestra en blanco.
5.
ERROR EN LAS FECHAS DE O/C o NEA: Este reporte muestra los activos
con documentos de adquisicin que muestran error en el registro de las fechas.
PROCEDIMIENTO PARA LA EXPORTACIN DE DATOS
Para exportar los datos del inventario Inicial Institucional a un archivo Excel, se debe
seguir el siguiente procedimiento:
1. El Usuario debe presionar el botn
-234-
2. El Sistema muestra la ventana Ingrese nombre de Archivo a exportar. El Usuario

debe seleccionar la ruta donde se va a almacenar el archivo Excel y ponerle un
nombre al archivo.
3. Seguidamente presionar el botn Guardar. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
-235-

4. presionar SI, el Sistema muestra un mensaje indicando la
almacenado el archivo.
ruta donde fue
5.6.3. Impresin de Etiquetas

Esta opcin permite al Usuario la impresin de las Etiquetas que se les coloca a los
Bienes Muebles para su identificacin.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Utilitario-Impresin de Etiquetas, como
se muestra en la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Impresin de Etiquetas, la

misma que inicialmente se muestra sin datos.
En la parte superior de la ventana se muestra los siguientes filtros: Ao, Tipo Registro,
Familia, Rango de Impresin y el campo Bsqueda.
-236-
Ao: Indica el ao actual del Sistema.

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro activando la barra de
despliegue
Familia: Permite listar todos los activos de la Unidad Ejecutora por Familia.
marcando con un check
se seleccionan todas las Familias o ingresando al
botn
se puede seleccionar una Familia en la ventana Filtro para Bsqueda
de Datos.
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de las familias por Secuencia, Marges,
Cdigo de Barras, Descripcin y Nmero de Serie.
Rango de Impresin: Permite filtrar los activos por Marges o Secuencia, segn
el rango indicado en los campos Desde y Hasta.
Ejemplo:
-237-
IMPRESIN DE ETIQUETAS
Para Imprimir las Etiquetas de los activos filtrados, el Usuario debe presionar el icono
Imprimir . El Sistema muestra las la Denominacin de la Unidad Ejecutora, el cdigo
Marges, la denominacin el activo y el ao.
5.6.4. Exportar/Importar Inventario Fsico

Esta opcin permite a la Unidad Ejecutora importar los datos correspondientes del
Inventario Fsico Institucional y No Institucional en el ao que corresponda, a travs de un
archivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en el
Mdulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opcin se evita el Registro manual del
Inventario Fsico Institucional y No Institucional en la opcin Mantenimiento-Inventario
Fsico.
Asimismo le permite exportar el Inventario Fsico Inicial cargado y/o
actualizado.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Utilitario/Exportar/Importar Inventario

Fsico, como se muestra en la siguiente ventana:
-238-
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Exportacin e Importacin de

Inventarios
La Estructura del archivo se puede visualizar ingresando al botn

mostrando la siguiente ventana:
-239-

PROCEDIMIENTO PARA LA EXPORTACIN DEL INVENTARIO FSICO
1. Seleccionar el ao del cual se va a exportar la informacin, el nro. de inventario y el

Tipo de Registro (institucional, No Institucional-Bienes cedidos en uso, No
Institucional Bienes en comodato), presionar el botn
.
2. El Sistema muestra la ventana Ingrese nombre de Archivo a exportar, El Usuario
debe registrar un nombre para el archivo Excel y seleccionar la ruta donde se va a
almacenar.
3. Seguidamente presionar el botn Guardar. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
4. Presionar SI, el Sistema muestra un mensaje de que el archivo fue generado en la

ruta seleccionada.
-240-

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPORTACIN DEL INVENTARIO FSICO
1. El Usuario debe seleccionar los filtros de acuerdo a su necesidad y presionar el

botn
2. El Sistema muestra la ventana bsqueda del explorador de Windows. En ella el

Usuario debe seleccionar el archivo TXT correspondiente y presionar el botn
.
4. Presionar Aceptar, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
5. Presionar Aceptar, el Sistema confirmar la Importacin del Inventario Fsico.
-241-
5.6.5. Auditora de Transacciones del SIGA

Esta opcin permite incorporar pistas de auditora a partir del registro y de los procesos
relacionados al Control Patrimonial (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,
Mantenimiento de Activo, Orden de Salida)
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Utilitario - Auditoria de Transacciones
del SIGA, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Auditora de Transacciones del

SIGA.
-242-

Se tiene en la parte superior de la ventana los filtros: Ao, Mes, Tipo de Presupuesto,
Tipo Proceso, Centro de Costo, Usuario y el campo Nmero de Documento.
Ao: Permite seleccionar el ao del proceso activando la barra de despliegue
Mes: Permite mostrar las transacciones realizadas del mes seleccionado activando la
barra de despliegue
. Asimismo, al marcar con un check
se puede visualizar
informacin de todos los meses.
Tipo de Presupuesto: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Tipo de

Presupuesto seleccionado, activando la barra de despliegue
. Asimismo, al marcar
con un check
se puede visualizar informacin de todos los Tipos de Presupuesto.
Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones realizadas del tipo de proceso
seleccionado activando la barra de despliegue
. Asimismo, al marcar con un
check
se puede visualizar las transacciones realizadas de todos los Tipos de
Proceso.
N Doc: Permite mostrar las transacciones realizadas del Documento asociado al

movimiento patrimonial realizado (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,
Mantenimiento de Activo, Orden de Salida). Para realizar la bsqueda el Usuario
debe ingresar el nmero del documento y presionar Enter.
-243-

Centro de Costo: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Centro de
Costo al cual pertenecen los activos. Asimismo, al marcar con un check
se puede
visualizar todos los Centros de Costo.
Usuario: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Usuario seleccionado

en la barra de despliegue .
Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,
Nro Movimiento, Tipo Doc. , Nro Documento, Fecha, Fecha Hora del proceso, Usuario y
Equipo quien realizo el proceso.
Asimismo por cada Movimiento, en la Seccin Secuencias, se presenta las acciones

realizadas sobre la transaccin desde el momento que inici como estado Pendiente
hasta pasar al estado Aprobado.
TRANSACCIONES REALIZADAS:
1.
Para las transacciones registradas del Alta Institucional , el Sistema hace
distincin del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso mediante
Orden de Compra o NEA (Ingreso-Produccin, NEA-Donacin, NEA - Transferencia
Externa, NEA-Devolucin de Almacn, NEA-Diferencia Inventario).
-244-
2.
Para las transacciones registradas con Alta No Institucional y de Bajas en la
columna Tipo Doc. se muestra el Nmero de la Resolucin que fue registrado por el
Usuario en el Registro del movimiento.
3.
Para las transacciones registradas de la Orden de Salida, en la columna Tipo
Doc. se muestra el Nmero de Documento Interno que fue registrado por el Usuario
en el Registro del movimiento.
-245-
4.
Para las transacciones registradas en Mantenimiento de Activo, en la columna
Tipo Doc. se muestra el Nmero de la Orden de Servicio u Orden de Compra que
fue registrado por el Usuario en el Registro del movimiento.
-246-

REPORTE
El Reporte Listado de Auditoria de Transacciones SIGA, muestra las transacciones de
los movimientos patrimoniales de acuerdo a los filtros seleccionados. Para visualizar el
Reporte el Usuario debe presionar el cono Imprimir
herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Proceso, Nmero
de Movimiento, Tipo y Nmero de Documento, Fecha, as como los datos de Fecha,
Hora, Usuario y Equipo en que se realiz el proceso.
5.6.6. Auditoria de Transacciones Eliminadas

Esta opcin permite incorporar pistas de auditora a partir, de la eliminacin de los
procesos relacionados al Control Patrimonial (Alta Institucional, Alta No Institucional,
Baja, Mantenimiento de Activo, Orden de Salida)
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Utilitario-Auditoria de Transacciones
Eliminadas, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Auditora de Transacciones

Eliminadas.
-247-
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes,
Tipo de Proceso, Usuario y el campo Nmero de Documento.
Ao: Permite seleccionar el ao del proceso activando la barra de despliegue
Mes: Permite seleccionar el mes del proceso activando la barra de despliegue

.
puede visualizar informacin de todos los
meses.
Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones eliminadas del tipo de proceso
seleccionado activando la barra de despliegue
. Asimismo, al marcar con un
check
se puede visualizar las transacciones eliminadas de todos los Tipos de
Proceso.
-248-

N Doc: Permite mostrar las transacciones eliminadas del Documento asociado al
movimiento patrimonial realizado (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,
Mantenimiento de Activo, Orden de Salida). Para realizar la bsqueda el Usuario
debe ingresar el nmero del documento y presionar Enter.
Usuario: Permite mostrar las transacciones eliminadas por el Usuario seleccionado
en la barra de despliegue .
Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,
Nro Movimiento, Tipo Doc. , Nro Documento, Fecha, Fecha Hora del proceso, Usuario y
Equipo quien realizo el proceso.
TRANSACCIONES REALIZADAS:
1. Para las transacciones eliminadas registradas del Alta Institucional , el Sistema hace
distincin del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso mediante
Orden de Compra o NEA (Ingreso-Produccin, NEA-Donacin, NEA - Transferencia
Externa, NEA-Devolucin de Almacn, NEA-Diferencia Inventario).
-249-

2. Para las transacciones registradas del Alta No Institucional y de Bajas en la
columna Tipo Doc. se muestra el Nmero de la Resolucin que fue registrado por el
Usuario en el Registro del movimiento.
3. Para las transacciones registradas de la Orden de Salida, en la columna Tipo Doc.

se muestra el Nmero de Documento Interno que fue registrado por el Usuario en el
Registro del movimiento.
-250-

4. Para las transacciones registradas en Mantenimiento de Activo, en la columna Tipo
Doc. se muestra el Nmero de la Orden de Servicio u Orden de Compra que fue
registrado por el Usuario en el Registro del movimiento.
REPORTE
El Reporte Listado de Auditoria de Transacciones Eliminadas, muestra los procesos
de los movimientos patrimoniales eliminados de acuerdo a los filtros seleccionados. Para
visualizar el Reporte el Usuario debe presionar el cono Imprimir
ubicado en la barra
de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Proceso,
Nmero de Movimiento, Tipo y Nmero de Documento, Fecha, as como los datos de
Fecha, Hora, Usuario y Equipo en que se realiz la eliminacin.
-251-

5.7.
Inmuebles
El Sub Mdulo Inmuebles permite a la Unidad Ejecutora llevar el registro y control de los
Bienes Inmuebles Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente y est
conformado por las opciones que permiten el registro inicial de los Bienes Inmuebles
(Edificaciones y Terrenos) a nivel de Unidad de Activo y Componente, Asimismo, permite
el registro del Inventario Fsico.
Al ingresar a este Sub Mdulo, el sistema muestra las siguientes opciones: Registro de
Inmuebles e Inventario Fsico.
5.7.1. Registro de Inmuebles (Novedad)

Como primer paso en el Sistema con respecto a los Bienes Inmuebles, es realizar el
registro inicial en la opcin Registro de Inmuebles.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Inmuebles-Registro de Inmuebles,
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Registro de Inmuebles.
-252-

Visualizndose en la parte superior de la ventana el filtro Estado con las opciones
Activo o De Baja , para mostrar los Bienes Inmuebles que se encuentran segn el estado
seleccionado o marcando el check
para mostrar todos los Bienes Inmuebles.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO INICIAL y/o ALTA
El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR

INMUEBLE
1. Al ingresar a esta opcin el sistema muestra la ventana Inmueble, visualizndose

en la cabecera las pestaas: Datos del Inmueble, Unidad de Activo, Datos
Generales, Datos Registrales y Documentos.
-253-

2. Registrar los Datos del Inmueble
En la pestaa Datos del Inmueble registrar los siguientes datos:
Inmueble: Es la descripcin o nombre que identifica al Inmueble.
Sede: Sede donde se ubica el Inmueble, se selecciona activando la barra de

despliegue
Tipo de Inmueble: Permite seleccionar el Tipo de Inmuebles segn el tipo de

actividad o funcin que realiza la Unidad Ejecutora sobre este. Comprende los
siguientes tipos: Residenciales, Administrativos, Educativas, Salud, Sociales y
Culturales, Reclusin, Otros Edificios No Residenciales, Puertos y Aeropuertos,
Infraestructura vial, Infraestructura elctrica, Infraestructura agricultura, Agua y
Saneamiento; Plazuelas, parques y jardines; Monumentos Histricos,
Infraestructura de uso comunal. Seleccionar el Tipo de inmueble activando la
barra de desligue
Datos de Ingreso:
o
Tipo de Ingreso: Permite seleccionar el Tipo de Ingreso si es un Registro

Inicial o es un Registro de Alta. La primera opcin es utilizada por nica vez y
mientras, no se haya realizado el proceso de Cierre Contable del mes de
Enero. La segunda opcin permite registrar las nuevas incorporaciones de
Inmuebles en la Unidad Ejecutora. Seleccionar el Tipo de Ingreso activando la
barra de despliegue
-254-

o
Tipo de Alta: Permite seleccionar el Tipo de Alta con el que se incorpor el

Inmueble al patrimonio de la Unidad Ejecutora; comprende las siguientes
opciones: Compra, Permuta, Donacin, Transferencia, Liquidacin de Obra,
Afectacin en Uso y Dacin en Pago. Seleccionar el Tipo de Alta activando la
barra de despliegue
Fecha de Alta: Fecha de incorporacin del Inmueble en el patrimonio de la

Unidad Ejecutora.
Segn el Tipo de Alta seleccionado se muestran algunos campos adicionales,

para que sean llenados por el Usuario:
Si el Tipo de Alta seleccionado es: Compra, Permuta, Transferencia,

Liquidacin de Obra, Dacin en Pago; el Sistema solicita se registre el
Numero de Resolucin y alguna observacin adicional:
Nro. de Resolucin: Nmero de Resolucin que autoriza la incorporacin del

Inmueble en el patrimonio de la Unidad Ejecutora.
-255-

Si el Tipo de Alta seleccionado es Donacin, el Sistema muestra adicionalmente se
registren los siguientes datos de la Donacin:
Tipo de Persona: Seleccionar activando la barra de despliegue

persona que hizo la donacin es Persona Natural o Jurdica.
Nombre/Razn Social/Representante Legal: Si el Tipo de persona es

Natural, el Sistema muestra se registre el nombre de la persona.
, si la
Si el Tipo de persona es Jurdica, el sistema muestra se registre la Razn

Social de quien hizo la donacin y el Representante Legal.
-256-

o
Nro. De Documento: Es el nmero de documentado que sustenta la donacin.
: Marcar el check
de tener la Escritura de
Constitucin.
o
: Marcar el chek
de tener el Certificado de
Vigencia del Poder.
: Marcar el check
de tener el Acta de Donacin.
: Marcar el check de tener la Resolucin de Aceptacin.
Nro. Resolucin: Nmero de Resolucin que autoriza la incorporacin del

Inmueble en el patrimonio de la Unidad Ejecutora.
Si el Tipo de Alta seleccionado es Afectacin en Uso, el Sistema muestra

adicionalmente se registren los siguientes datos de la Donacin:
Nro. Resolucin/Fecha de Resolucin: Nmero y Fecha de la Resolucin

que autoriza la incorporacin del Inmueble en el patrimonio de la Unidad
Ejecutora.
-257-

o
Nro. de Acta:/Fecha de Acta: Nmero y Fecha de Acta de la Entrega del Bien.
(Novedad): El Sistema valida si la fecha de Resolucin y la fecha de Acta son

superiores a la fecha de Alta o inferiores a la fecha del Sistema, mostrando el
siguiente mensaje restrictivo.
Entidad: Permite seleccionar la Entidad Estatal que me ha dado en Afectacin

en Uso el Bien Patrimonial, activando la barra de despliegue
Terminado de registrar los datos, presionar el botn Grabar

, ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana. Al grabar los datos registrados en la pestaa Datos
del Inmueble, se activan las pestaas Unidad de Activo, Datos Generales, Datos
Registrales y Documentos.
3. Registrar Unidad de Activo y Componentes

El siguiente paso es Registrar la o las Unidades de Activo que tiene el Inmueble as
como los Componentes de Cada Unidad de Activo. Para un mejor entendimiento
del Usuario se procede a definir los Conceptos de Inmueble, Unidad de Activo y
Componente con un ejemplo prctico:
-
Inmueble: Es una definicin o descripcin del Inmueble en su conjunto.
Unidad de Activo: Describe una unidad mnima indivisible que forma parte del
Inmueble.
Componente: Es un activo que pertenece a una unidad mnima Indivisible,

perfectamente identificado, con una vida til claramente definida y distinta del
resto de los bienes que conforman dicha unidad. Ejemplo:
-258-
Proceder a registrar la informacin en la pestaa Unidad de Activo. En esta

pestaa la informacin se divide en dos partes: Datos de la Unidad de Activos y
Componentes:
Datos de la Unidad de Activo: El Usuario debe activar el men contextual y

seleccionar la opcin INSERTAR UNIDAD DE ACTIVO.
Al seleccionar la opcin Insertar Unidad de Activo, el Sistema muestra la ventana

Detalle de Unidad de Activo. El Usuario debe registrar los siguientes datos:
-259-

tem: Es el cdigo del Catlogo de Bienes y Servicios del SIGA. El listado de
tems que se muestra, est en funcin al Tipo de Inmueble previamente
seleccionado.
Denominacin: Es el nombre o descripcin que identifica a la Unidad de
Activo.
Estado: Muestra el Estado del Bien Inmueble: Activo o De Baja.
Tipo: Muestra el Tipo de Unidad de Activo en funcin al Inmueble
seleccionado.
Cuenta Contable: Se muestra la cuenta contable en funcin al tipo de
Inmueble e tem seleccionados. Este campo no es editable.
Ubicacin Fsica: Es la ubicacin especifica dentro del Local donde se
encuentra el Inmueble.
Valor Inicial: Corresponde a la sumatoria de valores iniciales de sus partes
componentes. Este dato se muestra una vez se hayan registrado los
Componentes.
Luego dar clic en el cono Grabar
. Al presionar Aceptar, en la parte inferior se
activa el botn
Ingresando a este botn y mediante la opcin INSERTAR ESPECIFICACIN, el

Usuario puede registrar las especificaciones tcnicas de la Unidad de Activo.
-260-
Datos del Componente: Al grabar la Unidad de Activo, automticamente se crea

el primer Componente en base a la informacin registrada en la Unidad de Activo;
el Usuario debe proceder a registrar su Valor Inicial y editar los datos en caso se
requiera, ingresando a la carpeta amarilla
del componente.

del Componente, se muestra la ventana
Detalle del Componente, proceder a registrar su Fecha de Alta, Valor Inicial; en el
-261-

caso de que el tem sea un Edificio, adems debe registrarse su Depreciacin
Acumulada y su Vida til en aos.
(Novedad): Si el tipo de Ingreso es Registro Inicial y el Tipo de Alta seleccionado

es Afectacin en Uso, la fecha de Alta hereda el mismo dato de la fecha de Alta
del Inmueble, por lo que este campo se muestra bloqueado.
Adems puede registrar las Especificaciones Tcnicas del Componente, datos de
Inspeccin y los Valores Contables.
Al ingresar al botn Especificaciones Tcnicas
, se muestra la
ventana Especificacin Tcnica del Componente, el Usuario puede registrar
detalles adicionales del Componente.
Al ingresar al botn Valores Contables

contable del Componente.
; muestra la informacin
Para Insertar ms Componentes, se debe activar el men contextual y seleccionar

la opcin INSETAR NUEVO COMPONENTE.
-262-

El Sistema muestra la ventana Detalle del Componente.
El Usuario debe registrar los siguientes datos:

tem: Puede seleccionar y/o modificar el tem mediante el cual se identifica el
Componente.
Denominacin:
Componente.
Puede
registrar
y/o
modificar
la
denominacin
del
Ubicacin Fsica: Puede registrar y/o modificar la ubicacin especifica del

Componente.
Valor Inicial: Es el Valor de adquisicin del Inmueble.
Depreciacin Acumulada: Es el valor de la depreciacin acumulada a la fecha
del ao de registro del Inmueble, en el caso de Terrenos no se registra
Depreciacin Acumulada
Valor en Libros: Es la diferencia entre el Valor Inicial y la Depreciacin
Acumulada.
Vida til: Es la cantidad en aos de vida til que estima debe durar el
Componente.
Fecha de Alta: Es la fecha de incorporacin patrimonial del Componente.
Esta ventana muestra otros datos que no sern editables:
Tasa de Depreciacin: Es el porcentaje de depreciacin que se obtiene en
funcin a la vida til registrada.
Cuenta Contable: Se muestra la cuenta contable de la en funcin al tipo de
Inmueble e tem seleccionados.
Estado: Se muestra en estado Activo.
Saldo de Vida til: Ser calculado por el Sistema en funcin a la fecha de Alta
registrada.
-263-
4. Registrar Datos Generales del Activo

Seguidamente, el Usuario debe proceder a registrar los Datos generales del Bien
Inmueble, ingresando a la pestaa Datos Generales.
El usuario debe proceder a registrar los siguientes datos:

Cdigo SINABIP: Es el cdigo nico que identifica al Bien Inmueble en el
Sistema Nacional de Bienes Estatales SINABIP.
Saneamiento: Permite seleccionar el estado en que se encuentra el Inmueble
en el SINABIP; si est en Saneamiento o est Conforme.
Informacin: Permite seleccionar si la Informacin presentada al SINABIP
est Completo e Incompleto.
-264-

Ubicacin: Es la ubicacin geogrfica del Inmueble, y comprende el registro
de lo siguiente:
o Departamento
o Provincia
o Distrito
o Nmero
o Interior
o Manzana
o Lote
o Piso
o Habilitacin (Urbanizacin, Pueblo Joven, Centro Poblado,
Asentamiento Humano, Otro)
o Sector
o Datos de Referencia
Registrada la informacin, proceder a grabar presionando el botn Grabar

la ventana.
de
5. Registrar los Datos Registrales
Seguidamente, el Usuario debe proceder a registrar los Datos Registrales del Titular
Actual del Bien Inmueble, ingresando a la pestaa Datos Registrales.
-265-

Registrar los siguientes datos:
A favor de: Nombre del Titular del Inmueble.
Inscrito en Oficina Registral: Oficina Registral donde fue inscrito
Fecha de Inscripcin: Fecha en que fue inscrito el Inmueble
rea del Terreno: El rea total del Terreno.
rea Construida: El rea que se tiene construida el Bien Inmueble.
Datos de Partida Electrnica:
o
Tomo
Fojas
Asiento
Ficha
Cdigo de Predio
Nmero
Observaciones: Observacin o comentario adicional al registro.

Para guardar los datos, presionar el botn Grabar
, de la ventana.
6. Adjuntar Documentos
En la pestaa Documentos el Usuario puede adjuntar archivos de documentacin
Legal y Tcnica del Inmueble:
-266-
Para visualizar e insertar archivos, se tiene que tener registrado en el conex_siga.ini

la ruta donde se va a guardar los archivos de Patrimonio. Si no se tuviera especificada
la ruta, el Sistema muestra el siguiente mensaje.
Si no existiera esta seccin en el conex_siga.ini ir a la seccin:

[file]
Patrimonio = C:\
Y proceder a registrar la Ruta.

El Usuario puede adjuntar los siguientes archivos:
Partida Registral
Plano Perimtrico
Plano de Ubicacin
Memoria Descriptiva
Fotografas
Documentos de Alta (Resolucin de Transferencia, Resolucin de Donacin, Acta
de Recepcin-Entrada, etc.)
Para ello el Usuario debe marcar con check
los Tipos de Documentos a adjuntar,
activar el men contextual en la seccin Nombre del Archivo y seleccionar la opcin
INSERTAR ARCHIVO.
-267-
El sistema muestra la ventana Seleccionar Archivo; proceder a buscar y seleccionar

el archivo, presionar el botn Abrir para adjuntar el archivo.
El archivo se muestra en la ventana:
-268-
Presionar el icono Grabar
, para guardar los archivos.
Para Eliminar un archivo, se debe seleccionarlo, activar el men contextual y

seleccionar la opcin ELIMINAR ARCHIVO.
-269-

REPORTES
El Sistema permite obtener cinco Tipos de Reporte, para ello presionar el botn Imprimir
de la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana Seleccin de Reporte:
El usuario tiene cinco tipos de reporte a imprimir, seleccionar una opcin y presionar el
icono Imprimir
de la ventana. A continuacin se va a describir la informacin
obtenida en cada uno de ellos:
Ficha de Inmueble: Este Reporte permite obtener la Ficha de Inmueble con los
datos del Inmueble, Datos Generales y sus Datos Registrales.
-270-
Ficha con Unidad de Activo y Componente: Este Reporte permite obtener la Ficha
con los Datos del Inmueble, su Unidades de Activo y sus Componentes.
Listado de Bienes Inmuebles: Este Reporte permite obtener el Listado de todos

los Bienes Inmuebles de la Unidad Ejecutora registrados en el Sistema.
Listado de Bienes Inmuebles por Componente: Este Reporte permite obtener el

listado de los Bienes Inmuebles por Componente. El sistema permite filtrar por
Sede, activando la barra de despliegue
-271-
Listado de Bienes Inmuebles por Unidad de Activo: Este Reporte permite

obtener el listado de los Bienes Inmuebles por Unidad de Activo. El sistema permite
filtrar por Sede, activando la barra de despliegue
-272-

5.7.2. Inventario Fsico (Novedad)
Mediante esta Opcin el Usuario puede registrar el resultado de la toma de Inventario
Fsico de los Bienes Inmuebles a una fecha determinada, as como los Inmuebles
sobrantes y faltantes provenientes de este Inventario.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Inmuebles - Inventario Fsico, como se

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Inventario Fsico.
Mostrndose en la parte superior de la ventana los filtros: Ao, Nmero de Inventario y

Sede.
Ao: Muestra el ao por defecto del Sistema. Para consultar los Inventarios
Fsicos de aos anteriores, se selecciona el ao en la barra de despliegue
Nro Inventario: Ingresando a la carpeta amarilla
, se puede registrar un nuevo
Inventario Inicial o ingresando a la barra de despliegue

un inventario ya creado.
, se puede seleccionar
Sede: Permite seleccionar la Sede de un Inventario Inicial o activando el check ,

se muestran todos los Inventarios Fsicos de todas las Sedes.
-273-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y VERIFICACIN DEL INVENTARIO FSICO
1. El Usuario debe ingresar a la carpeta amarilla
2.
Se muestra la ventana Inventario Fsico, seguidamente, debe activar el men

contextual y seleccionar la opcin INSERTAR INVENTARIO
3.
Se inserta una fila en la matriz de la ventana, donde el Usuario debe registrar los
siguientes datos:
Nombre del Inventario: Nombre o descripcin del Inventario Fsico
Fecha del Inventario: Fecha en que se realiza el proceso de Inventario Fsico.
Nmero de Resolucin: Nmero de resolucin que autoriza el Inventario Inicial.
2.
Al finalizar el registro, presionar cono Grabar

ventana.
y Salir
, para salir de la
-274-
3. Luego ingresar al botn

, para cargar los Inmuebles del Inventario
Inicial a la ventana del Inventario Fsico. El Sistema muestra el siguiente mensaje de
consulta.
4. Presionar Si, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
5. Una vez registrado el Inventario Fsico, en la ventana principal Inventario Fsico en

el filtro Nro Inventario seleccionar el Inventario creado y se listan los Inmuebles
registrados en el Inventario Inicial; Presionar el botn
para visualizar sus
Componentes.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL ESTADO DE CONSERVACIN
DE LA UNIDAD DE ACTIVO
1. En la ventana Inventario Fsico, ingresar a la carpeta amarilla
de la Unidad de
Activo , Se muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo
-275-

2. Seleccionar el Estado de Conservacin en el que se encuentra la Unidad de Activo,
al momento de la toma de Inventario Fsico (Bueno, Regular, Malo).
3. Si la Unidad de Activo ha sido verificado fsicamente, marcar el check
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNIDAD DE ACTIVO FALTANTE

de la Unidad de
Activo , Se muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo
2. Si la Unidad de Activo no ha sido ubicada en la toma del Inventario Fsico, se debe

marcar el check
3. Para grabar el registro, el Sistema requiere se marque el check

presionar el cono Grabar
-276-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BIENES INMUEBLES SOBRANTES
1. El Usuario debe activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR

INMUEBLE (SOBRANTE)
2. Se muestra la ventana Inventario Fsico Inmueble. El Usuario debe registrar los

siguientes datos:
Denominacin: Registrar el nombre o descripcin del Inmueble Sobrante.

Sede: Seleccionar la Sede donde se encuentra el Inmueble Sobrante, activando
la barra de despliegue
Tipo de Inmueble: Seleccionar el Tipo de Inmueble Sobrante, activando la barra

de despliegue
Sobrante: Por defecto se muestra marcado el check

editable.
, no es
-277-

Observaciones: Comentario o detalle adicional.
Terminado de registrar los datos, presionar el icono Grabar
datos.
, para guardar los
El Bien Inmueble Sobrante, se agrega en la ventana principal Inventario Fsico, con

color de fuente rojo oscuro y con el check Sobrante marcado .
Para Eliminar un Bien Inmueble Sobrante, en la ventana Inventario Fsico,

seleccionar el registro, activar el men contextual y seleccionar la opcin ELIMINAR
(SOBRANTE).
El Sistema muestra un mensaje de confirmacin, de estar conforme presionar Si.
-278-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNIDAD DE ACTIVO SOBRANTE
1. Seleccionar el Bien Inmueble donde se encontr la Unidad de Activo Sobrante,

activar el men contextual y seleccionar la opcin INSERTAR INMUEBLE
(SOBRANTE).
2. El Sistema muestra la ventana Inventario Fsico unidad de Activo.
En la Denominacin se muestra el nombre del Inmueble seleccionado, ingresando a

la carpeta amarilla se muestran los Datos del Inmueble.
El usuario debe proceder a Registrar los siguientes datos:
tem: Permite seleccionar la Unidad de Activo segn el Catalogo del SIGA.
-279-
Denominacin: Nombre o denominacin de la Unidad de Activo.

Estado de Conservacin: Seleccionar el estado en que se encuentra la Unidad
de Activo Sobrante. Contempla tres opciones: Bueno, Regular y Malo.
Ubicacin: Es la ubicacin especfica de la Unidad de Activo.
Observaciones: Comentario o detalle adicional.
La Unidad de Activo Sobrante, se agrega al final de las Unidades de Activos

registradas para el Inmueble seleccionado; para diferenciarlo del resto se agrega con
color de fuente rojo oscuro y con el check Sobrante marcado .
-280-
Para Eliminar una Unidad de Activo Sobrante, en la ventana Inventario Fsico,

seleccionar el registro, activar el men contextual y seleccionar la opcin ELIMINAR
(SOBRANTE).
El Sistema muestra un mensaje de confirmacin, de estar conforme presionar S.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE ESTADO VERIFICADO O

FALTANTE DE LA UNIDAD DE ACTIVO

Activo a actualizar el estado de VERIFICADO o FALTANTE.
de la Unidad de
Se muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo
-281-
5. Si la Unidad de Activo ha sido verificado fsicamente en el Inventario Fsico, marcar

el check
6. Si la Unidad de Activo no ha sido ubicada en la toma del Inventario Fsico, se debe

marcar el check
REPORTES
El Sistema permite obtener cuatro tipos de Reportes del Inventario Fsico de Inmuebles,
para ello se debe presionar el icono Imprimir
, ubicado en la barra de herramientas.
El Sistema muestra la ventana Seleccin de Reporte
-282-
El Usuario debe seleccionar el Tipo de Reporte y presionar el icono Imprimir

ventana; a continuacin se detalla la informacin que muestra cada reporte:
de la
Inventario Fsico de Inmuebles: Este Reporte muestra la relacin de los Bienes

inmuebles y sus Unidades de Activo de la Unidad Ejecutora, mostrando el estado de
Verificado, Faltante Sobrante; segn lo registrado en la toma de Inventario Fsico.
Inventario Fsico de Inmuebles Verificados: Este Reporte muestra la relacin de

los Bienes Inmuebles con estado Verificado marcado con check
Al seleccionar esta opcin el Sistema adiciona el campo Observaciones
Si el Usuario NO marca con check el campo Observaciones

; el
Sistema muestra el siguiente reporte con el listado de los Bienes Inmuebles
verificados fsicamente con la siguiente informacin: Cdigo SINABIP, Sede,
Inmueble, Unidad de Activo, Ubicacin Fsica, Valor de Adquisicin, Estado de
Conservacin.
-283-
Si el Usuario marca con check el campo Observaciones

, se
muestra el Reporte, con la misma informacin que el anterior pero adicionando las
Observaciones registradas por el Usuario.
Faltantes del inventario Fsico: Este Tipo de Reporte muestra la relacin de los
Bienes Inmuebles faltantes encontrados en la toma de Inventario Fsico. Si el usuario
-284-

marca el check Observaciones
observaciones registradas por el Usuario.
el
Reporte
muestra
las
Sobrantes del inventario Fsico: Este Tipo de Reporte muestra la relacin de los
Bienes Inmuebles sobrantes encontrados en la toma de Inventario Fsico. Si el
usuario marca el check Observaciones
observaciones registradas por el Usuario.
, el Reporte muestra las
-285-
Autor: Oficina General de Tecnologas de la

Informacin - SIGA
Fecha de Publicacin: 16/05/2014
-286-

Manual Usuario 19052014

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Manual de Usuario

Versin del Aplicativo 02.14.01.00

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

III. ACCESO AL SISTEMA ......................................................................................... 6

Acceso al Sistema ................................................................................. 6

IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO ................................................ 8

Barra de Men ....................................................................................... 8

V. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................... 10

Parmetros Ejecutora ...................................................................... 11

Familia segn SBN........................................................................... 13

Ubicacin Fsica ............................................................................... 23

Causales de Baja .............................................................................. 26

Centro de Costo ............................................................................... 35

Personalizacin de Claves del Sistema ............................................ 39

Cambio de Clave de Usuario .............................................................. 40

Salir del Sistema .................................................................................. 41

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

No Institucional (Novedad) ............................................................. 52

Altas Institucionales (Novedad) ..................................................... 76

Altas No Institucionales (Novedad) ............................................... 87

Bajas (Novedad) ............................................................................... 93

Bienes en Custodia ........................................................................ 101

Mejoras ............................................................................................ 104

Concesiones (Novedad) ................................................................ 109

Seguimiento y Control ...................................................................... 119

5.3.1. Asignacin ............................................................................................ 120

Consultas/Reportes .......................................................................... 159

5.4.1. rdenes de Compra ............................................................................. 160

Procesos ............................................................................................ 213

5.5.1. Proceso de Cierre Contable (Novedad) .............................................. 213

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

Utilitario ............................................................................................. 226

5.6.1. Exportar Informacin ........................................................................... 226

Inmuebles .......................................................................................... 252

5.7.1. Registro de Inmuebles (Novedad) ....................................................... 252

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

El Registro, Administracin, Control, Cautela y Supervisin de los Bienes Patrimoniales

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

3.1. Acceso al Sistema

Una vez ingresado el usuario y clave, presionar el botn

para ingresar al Sistema.

La clave diferencia entre maysculas y minsculas.

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

Nota: El acceso a este mdulo y a sus opciones, depende de los permisos de

El Sistema muestra la ventana principal del Mdulo de Patrimonio.

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO

La presente seccin describe la Barra de Men, Barra de Herramientas y funcionalidad

4.1. Barra de Men

Permite realizar la configuracin de Parmetros, registro de las

Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Inventario

Permite realizar el registro de las asignaciones,

Comprende Reportes varios de consultas de los Bienes

Permite realizar el Proceso de Cierre Contable Mensual,

Permite realizar la exportacin e importacin de datos del

Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Altas e

Fecha de la versin 31/03/2014

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio