Control absoluto sobre sus inventarios.

Inventarios
Control absoluto sobre sus inventarios.

Manual de Usuario

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LINEA DE ATENCIN AL CLIENTE

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Contenido
INTRODUCCION
Instalando el Programa
Informacin Tcnica, 7
Requerimientos en equipos, 7
Instalando el Programa, 7
Actualizando el programa, 15
Registrando el Programa, 20
Instalando una Compaa, 21

Inicializando la Informacin Bsica

El Manejo de Pantallas - Generalidades, 30
Definicin de los archivos bsicos, 36
Captura de la Informacin, 66
Informes, 67

Utilizando el Mdulo de Inventarios

Captura de Transacciones, 69
Inventario Fsico, 71
Traslado entre bodegas, 72
Ayudas en Lnea, 73

Realizando algunos procesos en Inventarios

Actualizacin, 74
Traslado de transacciones, 74
Transferencias, 75
Ajustes de Inventario Fsico, 75
Clculo de Ajustes por Inflacin, 76
Clculo de nuevos precios, 76
Cierres, 78
3

Perodo, 78
Ao, 78
Depuracin Histricos, 79
Consolidacin, 79
Correccin de Identificadores, 80
Correccin del CMV en Contabilidad, 81

Utilidades y Aplicaciones Externas

Copia de Soporte, 82
Restauracin de Informacin, 84
Mdulo Administrativo (Usuarios), 86
Cambio de clave, 99
Definicin de Formatos de Impresin, 99
Galera de Informes, 110
Cambio fecha proceso, 110
Importar / Exportar Archivos, 111
Transferir Datos Persona Natural, 114
Consultas Dinmicas, 114
Anlisis de Datos, 114
Website de Softland, 118
Correo, 119
Transferencias, 120
Herramienta de Actualizacin, 125
Herramienta de Vinculacin, 125

Manejo de Seriales
Manejo de Seriales, 117
Ejemplo Ilustrativo, 118

INTRODUCCION
Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la
operacin normal del mdulo de Inventarios.
Las principales caractersticas del mdulo INVENTARIOS pueden resumirse en:

Manejo de referencias por grupos, subgrupos, tipos, lneas, ficha tcnica, referencias por
bodega.

Controla existencias negativas, punto de reorden y stock de seguridad de cada producto en

inventario.

Control de partes por producto (despiece a varios niveles).

Manejo de puntos mnimos.

Valora el inventario por varios mtodos al mismo tiempo.

Selectividad en el costeo de Inventario (promedio ponderado, ltimo costo).

Varias listas de precios.

Reclculo automtico de precios de venta.

Manejo de diferentes unidades de medida.

Manejo de costo mercanca vendida.

Nmero ilimitado de cdigos de barra y PLU.

Valorizacin del inventario por costo y precios.

Acumulados y estadsticas del movimiento por cada producto.

Considera transacciones de entradas, salidas, devoluciones, ajustes y especiales.

Registro de ltima fecha de entrada y de salida para cada producto.

Existencias en bodega.

Registro preciso de todos los movimientos de mercanca: entradas, salidas, devoluciones,

etc.

ndices de rentabilidad por producto.

Ordena las referencias segn las lneas, tipos, marcas, etc.

Manejo en lnea y Control de Inventario Permanente.

Manejo de Terceros en la captura de transacciones de inventarios.

Manejo de multibodega en varios niveles.

Manejo de lneas y sublneas en varios niveles.

Tipos de documentos configurables.

En la actualidad, las compaas demandan una clase diferente de solucin de base

de datos. El rendimiento, la escalabilidad y la confiabilidad son esenciales y la anticipacin al
mercado es crtica. Adems de estas cualidades empresariales fundamentales, SQL Server
proporciona agilidad a sus operaciones de anlisis y administracin de datos al permitir a las
organizaciones adaptarse rpida y fcilmente, para obtener ventaja competitiva en un entorno de
cambios constantes.
5

INVENTARIOS con el motor de base de datos SQL Server, es un paquete que abre las puertas al
rpido desarrollo de una nueva generacin de aplicaciones de nivel empresarial, entre algunas
ventajas tenemos:

Mejor rendimiento.
Ms usuarios simultneos.
Acceso a los datos de manera fcil y segura.
Muy escalable y confiable.
SQL Server ofrece el mayor nivel de seguridad disponible de la industria: seguridad de las
aplicaciones en cualquier entorno de red, gracias a la seguridad basada en funciones y la
codificacin de archivos y de red.

El ajuste automtico y las caractersticas de mantenimiento permiten a los administradores

centrarse en otras tareas crticas.

Instalando el Programa
Informacin Tcnica
El programa de Inventarios est desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report
8.0.

Requerimientos en Equipos
El programa de Inventarios debe disponer de las siguientes especificaciones:
Internet Explorer 5.0 o superior instalado.
Mnimo de espacio en disco 1 Giga (1024 Mb.)

El espacio en disco, tambin depende de la informacin que se maneje en las aplicaciones, ya que a
mayor informacin, es necesario ms espacio en disco.

Mouse.
Unidad de CD.
Monitor a color SVGA, preferible resolucin 800 x 600 o resolucin superior.
Servidor:
Windows 2000 / 2003 / Server / Vista o superior.
Mnimo recomendado 512 Mb. de memoria RAM o ms.
Procesador Pentium IV de 2.8 Ghz. o superior.
Tener instalado Microsoft SQL Server 2000 SP4 / MSDE 2000 SP4 / SQL Server 2005 / SQL
Server Express.
Estacin:
Windows 2000 / XP Professional / 2003 / Vista superior.
Procesador Pentium III o superior. El procesador debe tener como mnimo 750 MHz. o ms.
Mnimo 256 Mb. de memoria RAM o ms.
Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema, se requiere tener instalado
Microsoft .Net Frameworks 1.1 superior.

Instalando el Programa
Antes de instalar la Solucin Corporativa, si tiene alguna aplicacin Softland, se debe sacar copia
de soporte de los datos de los diferentes mdulos que hayan instalados en cada uno de los equipos
en el cual se va a instalar el programa.
Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalacin del
programa, teniendo en cuenta que primero se instala en el equipo que va a actuar como servidor y
luego en las estaciones, siguiendo los siguientes pasos:
1. Insertar el CD en la unidad de CD.
2. Elegir desde el botn Inicio, la opcin "Ejecutar".
3. Escribir D:\SETUP u otra letra segn sea la unidad de CD.

4. Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema como Pagos electrnicos, es
necesario tener instalado Microsoft .Net Framework 1.1 superior, por lo tanto el programa lo
advierte e informa el archivo que se debe ejecutar para instalarlo por medio de la siguiente
pantalla:

5. Si su sistema no requiere actualizar el Acceso a Datos, el instalador continua con el paso 6, de

lo contrario, aparece la siguiente pantalla:

Si es la primera vez que se va a instalar la aplicacin en ese computador, es necesario instalar los
componentes de acceso a datos, Si se responde afirmativamente, muestra la pantalla siguiente:

Al dar clic en el botn Aceptar, comienza a instalar los componentes. Al finalizar la instalacin de los
componentes de acceso a datos, se debe ejecutar de nuevo el instalador.
6. A continuacin aparece la pantalla inicial de instalacin de la Solucin Corporativa . Para
continuar, dar clic en el botn <Next>.

7. Aparece la pantalla donde muestra los trminos del contrato y pregunta si acepta o no el
contrato:

8. Al dar clic en el botn <Next>, aparece la pantalla donde muestra los componentes que sern
instalados:

9. A continuacin, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarn todos los
archivos ejecutables del programa:

Este directorio puede cambiarse con el botn <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si la instalacin es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.

Si el disco duro tiene varias

particiones, se puede elegir
cualquiera de ellas, siempre y
cuando tenga la capacidad
disponible
requerida.
Por
ejemplo si se tiene una unidad
D:\ y se desea instalar el
programa en esa particin del
disco.

10

Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el
directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir Si

Clic

Si la instalacin es multiusuario:

Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas
consideraciones que en la instalacin monousuario.

Por medio
de este
botn se
elige la
unidad de
red y la ruta
del servidor

11

10. Luego se elige si la instalacin va ser en una estacin (Instalacin Cliente), en el servidor
(Instalacin Servidor) o si se desea instalar la utilidad para el anlisis de datos (Esta utilidad
solo est disponible si se tiene instalado SQL Server Enterprise o Standard; en MSDE no est
disponible):

11. Si se elige Instalacin Cliente, permite elegir el programa a instalar, con los accesos al
manual, las ayudas, etc., las aplicaciones externas, incluyendo el Winsql (Este programa es
gratuito, pero hay que registrarlo. El registro se incluye en el archivo Registro de Winsql.txt).

Si se elige Instalacin Servidor, baja la herramienta Actualizacin; que se explica posteriormente

en este manual.

En el servidor no queda instalado el o los programas elegidos de la Solucin Corporativa, solo se

instalan las utilidades Externas y las Utilidades Softland SQL.
12

12. A continuacin se debe especificar el nombre del servidor de SQL en que estar la base de
datos del programa:

13. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionar el grupo en la barra de tareas del
men Inicio \ Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "Solucin Corporativa
Softland" para las estaciones y Solucin Corporativa Softland Servidor para el servidor, pero
se puede elegir otro). Para continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn
<Next>.

13

14. Para continuar, muestra si se ha recolectado la informacin necesaria para la instalacin. Para
continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn <Next>:

15. Luego de recolectada toda la informacin, comienza la instalacin del programa.

14

16. Luego pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el
manual del usuario). Adems, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se
instale el programa.

Si se responde afirmativamente, instala el

Acrobat reader 7.0 y termina la instalacin del
programa, igualmente si se responde No,
termina la instalacin.
17. La Instalacin Servidor, se hace exactamente igual. Solo que adems permite correr la
utilidad de actualizacin:
Si se responde
afirmativamente, se
corre la utilidad que
prepara las bases de
datos en el servidor
de SQL.
Si se responde No, el proceso se hace posteriormente accesando a la aplicacin Herramienta de
Actualizacin directamente.
Si se responde Si muestra la siguiente pantalla:

A continuacin se elige la opcin Instalacin Servidor para instalar en el servidor las bases de
datos bsicas para el trabajo con el programa: Informes, usuarios y pruebas. Adems, permite
migrar datos de los programas en Access a SQL y actualizar la versin (Ver explicacin ms
detallada en Actualizando el programa, a continuacin).

Actualizando el programa
La herramienta de Actualizacin, permite instalar en el servidor las bases de datos bsicas para el
trabajo con los programas Softland: Informes, usuarios y pruebas. Adems, permite migrar datos de
las aplicaciones en Access a SQL y actualizar la versin.

Aspectos a tener en cuenta en la actualizacin a SQL

El nombre del equipo no debe tener espacios.

15

El usuario que est actualizando, debe tener permisos sobre la base de datos Master,
permisos de DBO.owner y SysAdmin.
Configuracin regional:
Smbolo Decimal ________________ El punto (.)
Smbolo de Separacin de miles ___ La coma (,)
Separador de Listas _____________ La coma (,)
Idioma ________________________ Ingles Estados Unidos
Fecha ________________________ MM,dd,AAAA
La utilidad de Actualizacin se ejecuta por Inicio \ Programas \ Solucin Corporativa Softland \
Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Actualizacin, siguiendo los siguientes pasos:
1. Elegir el tipo de instalacin a realizar:
Instalacin Servidor: Esta opcin se debe ejecutar la primera vez que se instala la
aplicacin en SQL en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos bsicas
(Usuarios, Informes y Compaa de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo,
como uno que actualmente tenga Access y vaya a pasarse a SQL.
Migracin de Bases de Datos a SQL: Esta opcin es utilizada para migrar los datos que
el usuario tiene en la aplicacin bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server o
para un usuario que tiene instalado algn programa Softland bajo el motor de base de
datos Access y necesariamente la aplicacin que se est instalando (Access). La aplicacin
Softland que se tenga instalada debe estar en la ltima versin vigente.
Actualizacin de Bases de Datos: Esta opcin es para actualizar la base de datos SQL
de las compaas instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la
informacin almacenada en cada una de ellas.

Si elige Instalacin
Servidor, contina en el
paso 2.
Si elige Migracin de
Bases de Datos a SQL,
contina en el paso 5.
Si elige Actualizacin de
Bases de Datos, contina
en el paso 8.

16

2. Aparece la pantalla en la cual se ingresa la informacin necesaria para conectarse al servidor

de bases de datos SQL Server:

En esta pantalla se
conecta al servidor
donde van a estar las
bases de datos

3. Al dar <Siguiente> aparece una pantalla donde muestra las bases de datos que sern creadas
y la ubicacin fsica de los archivos (Por defecto dejar la ubicacin propuesta por el programa):

4. Al dar <Siguiente>, comienza a crear las bases de datos bsicas:

Al dar clic en Aceptar, crea

las Bases de Datos Bsicas
para operar el programa y
muestra la pantalla de
Finalizacin que aparece
en el paso 11.

5. Si eligi la opcin Migracin de Bases de Datos a SQL es porque tiene alguno de los mdulos
de Softland en la ltima versin, instalado y necesariamente la aplicacin que se va a migrar
bajo el motor de base de datos Access. Es recomendable que saque copia de soporte antes de
realizar el proceso. Al dar <Siguiente> aparece la siguiente pantalla:
17

6. Al dar <Siguiente>, muestra las bases de datos en Access que tienen instalado el programa y
que se pueden migrar a SQL:
Mediante la columna Cdigo se
indica las bases de datos que se
desean migrar hacia SQL Server.
Note que si algunas bases de datos
ya han sido migradas a SQL, en la
columna Estado aparecer la
palabra Instalada.
Ruta en la cual actualmente se
encuentra la base de datos de
usuarios de Access (Usuarios.mdb)
Ubicacin de las bases de datos una
vez se haya efectuado la migracin a
SQL Server.
7. Al dar <Siguiente> realiza la actualizacin de la informacin que est en Access al nuevo motor
de base de datos SQL (Se puede elegir migrar toda la Solucin Corporativa, solo los Mdulos
Comerciales o migrar Tesorera) y al dar <Aceptar muestra la pantalla de finalizacin del paso
11:

18

8. Si eligi la opcin Actualizacin de Bases de Datos es porque tiene instalado la aplicacin en

SQL en una versin anterior a la actual y va a actualizar a la ltima versin. Es recomendable
que saque copia de soporte antes de realizar el proceso. Al dar <Siguiente> aparece la
siguiente pantalla:

9. A continuacin muestra las bases de datos que se van a actualizar:

Esta es la
compaa que se
elegira en este
caso, ya que no se
encuentra
actualizada.

10. Al dar <Siguiente> realiza la actualizacin de las bases de datos seleccionadas en la pantalla
anterior a la nueva versin de SQL, sin afectar la informacin existente:

19

11. Al dar <Aceptar>, aparece la pantalla de finalizacin del proceso donde se da fin a la
actualizacin o permite regresar al inicio para otra instalacin.

Registrando el programa
Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del
programa en Softland S.A.
1. Enviar la tarjeta de registro completamente diligenciada, firmada y con sello al siguiente fax:
(4) 354 5517, ya que dicha tarjeta es una constancia de la propiedad del programa.
2. Llamar a Softland S.A. al telfono (4) 360 4800, y solicitar comunicacin con la persona
encargada de registrar los programas.

Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se est al frente del computador o cerca de l.

3. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al
programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el
programa muestra una sea que es solicitada por la persona encargada de registrar los
programas y as poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla:
Si va a registrar en el Servidor:

Cuando el
programa es
en arriendo,
en este
campo se
ingresa el
nmero de
meses por los
que fue
arrendado.

El serial es
nico para el
usuario y es
asignado por
Softland con
el programa.

20

Luego de ingresar la Contrasea, se da clic en el botn Aceptar y as el programa quedar

registrado.
Si va a registrar en una estacin:

En la(s) estacin(es) es
necesario ingresar el
serial con el cual se
registr el servidor.

Luego de ingresar la Contrasea y el serial del servidor, se da clic en el botn Aceptar y as el

programa quedar registrado.

Instalando una Compaa

Para instalar una compaa solo es posible hacerlo desde el Mdulo Administrativo, ingresando
directamente desde el Servidor SQL por el men Inicio / Programas / Solucin Corporativa Softland
Servidor / Utilidades Softland SQL / Mdulo Administrativo.
Desde el Mdulo Administrativo se ingresa por el men Archivo / Mantenimiento de Compaa,
aparece la siguiente pantalla:

21

Al dar clic en el
botn Crear Cia
aparece la
pantalla que se
muestra a
continuacin:

Cuando se crea una base de datos en SQL, es necesario definir algunos parmetros para indicar,
entre otros, tamao, crecimiento de la base de datos, etc.

Por defecto, el programa

proporciona algunos valores,
pero si en su empresa hay
un administrador de SQL,
puede analizar la
informacin que se va a
ingresar en esta pantalla y
hacer modificaciones si es el
caso. El nico campo que se
debe conservar es Nombre
Collation, este no debe ser
modificado.

Al dar Aceptar muestra la pantalla de configuracin global de la compaa:

22

Cdigo
Corresponde al nmero o cdigo de la compaa. Por ser el campo clave de la tabla, no puede ser
modificado, ni puede ser duplicado, es decir, si ya existe la compaa 01, no permite adicionar otra
con el mismo nmero.

Directorio/Base de Datos
Almacena el nombre del directorio que contendr toda la informacin de la compaa.

Razn Social
Denominacin oficial de una entidad o sociedad que figura en el registro mercantil, o en el que
corresponda si se trata de otro tipo de sociedades, como las cooperativas.

Nit
Almacena el Nmero de Identificacin Tributaria de la compaa.

Direccin
Contiene la direccin donde est ubicada la empresa.

Telfono 1 / Telfono 2
Estos dos campos almacenan los nmeros telefnicos de la empresa.

Fax
Almacena el nmero del fax de la empresa.
23

Municipio
En este campo se elige la ciudad en la que se encuentra ubicada la compaa.

Departamento
En este campo aparece el departamento correspondiente al municipio elegido en el campo anterior.

E-Mail
Contiene la direccin de correo electrnico de la empresa.

Signo Moneda
En este campo se ingresa el smbolo de la moneda a utilizar en el programa.

Nombre Id1
En este campo se digita el nombre con el que se va a visualizar el identificador principal en los
mantenimientos de Clientes, Vendedores y Proveedores (Generalmente es Nit o Cdula). Este se
va a compartir en todas las aplicaciones.

Identificador Cdula/Nit
En este campo se indica cul de los dos identificadores (Identificador Principal/Otro Identificador) se
va a utilizar para la cdula o el nit del cliente, el vendedor y el proveedor.
Si en el mantenimiento de compaas se ingresan los siguientes datos:
Nombre Identificador principal: Nit/Cdula
Identificador Cdula/Nit: Identificador Principal
Nombre Identificador Cliente: Cdigo
Campo digitacin Cliente: Se elige Cdigo
Nombre Identificador Vendedor: Cdigo
Campo digitacin Vendedor: Se elige Cdigo
En Inventarios y Compras:
Nombre Identificador Proveedor: Cdigo
Campo digitacin Proveedor: Se elige Cdigo
En el mantenimiento de Clientes, Vendedores y Proveedores aparecern stos dos campos identificados
con dichos nombres (NIT/CEDULA en el Identificador uno y CODIGO en el identificador dos): El
campo Nit/Cdula, sera el que va a compartir con los dems mdulos. El campo digitacin, en este
caso el Cdigo, va a ser el que pide al momento de realizar algn proceso o captura donde se requiera
elegir o ingresar el Cliente, Vendedor o Proveedor.

Persona Natural
Permite indicar si la compaa es persona natural. Puede pertenecer a rgimen comn o rgimen
simplificado y no puede ser autorretenedor.

Auto Retenedor
En caso de que la Compaa sea Autorretenedora, indica si la compaa es agente retenedor del
IVA. Si se activa; en la parte inferior de la factura aparece: "Somos agentes retenedores del IVA". Si
no se activa; en la parte inferior de la factura aparece: "No somos agentes retenedores del IVA".

Rgimen Tributario
24

Este es un campo informativo para el clculo y/o la aplicacin de los impuestos al momento de
capturar los documentos y la impresin de las facturas, se puede elegir una de las siguientes tres
alternativas:
Rgimen Simplificado: Pertenecen a este rgimen los comerciantes minoristas o detallistas,
cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas, as como quienes
presten servicios gravados. Deben cumplir en su totalidad las siguientes condiciones:
Ser personas naturales.
Tener mximo dos establecimientos de comercio.
No ser importadores de bienes corporales muebles.
No vender por cuenta de terceros, as sea a nombre propio.
Los ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao fiscal inmediatamente
anterior, sean los establecidos por la DIAN.
Cuando vendan bienes gravados no estn obligados a expedir factura de venta.
No estn obligados a presentar declaracin de impuesto sobre las ventas.
Se les prohbe adicionar al precio de venta o servicios gravados suma alguna por concepto de
impuestos sobre las ventas.
Rgimen Comn: Pertenecen a este rgimen todos los responsables de liquidar el impuesto a las
ventas. Para el efecto el responsable debe:
Expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realice y conservar
copia.
Llevar libros de contabilidad.
Efectuar retencin en la fuente por IVA y presentar la correspondiente declaracin.
Expedir certificado de retencin en la fuente.
Solicitar autorizacin de la numeracin para la expedicin de factura.
Gran Contribuyente: Pertenecen a este rgimen todos aquellos que el Director General de
Impuestos Nacionales, mediante resolucin, establezca como contribuyentes, responsables o
agentes retenedores y que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban
pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes.
A partir de la publicacin de la respectiva resolucin, la persona o entidad sealada deber cumplir
todas sus obligaciones tributarias, en la administracin u oficina que se les indique, y en los bancos
o entidades asignados para recaudar y recepcionar sus declaraciones tributarias.
Ninguno: Se elige cuando la empresa no tiene identificacin tributaria, es decir, que es una
persona natural y por lo tanto no causa ningn tipo de retencin.

Actualizacin en Lnea
Si se activa, se actualizan los saldos de Clientes al grabar un documento. Si no se activa, quiere
decir que la compaa funcionar en BATCH, en este caso es necesario realizar el proceso de
actualizacin para que se afecten los saldos de las tablas.
Batch: Los saldos se alimentan, ejecutando un proceso de actualizacin, el cual recorre la
informacin del movimiento y afecta los saldos en las tablas. Esto nos permite que la
informacin sea verdica y la informacin puede ser corregida antes de afectar los archivos.
Lnea: Significa que con solo grabar el documento, el programa alimenta los saldos.

25

En cualquier momento se puede cambiar de lnea a batch o viceversa. En caso de pasarse de batch a
lnea, el programa verifica que todas las transacciones estn actualizadas, de lo contrario, no lo
permite.

Transfiere en Lnea
Este identificador se utiliza para indicar que todo movimiento que se ingrese en los dems mdulos
de la Solucin Corporativa, se vea reflejado en Contabilidad.
Por ejemplo: Si se ingresa una factura en Facturacin y se tiene activado este campo; dicha transaccin va a
estar en Contabilidad, sin necesidad de volver a ingresar dicha factura en Contabilidad.

Cantidad de Decimales
En este campo se elige el nmero de decimal que se van a manejar. Si no se van a manejar
decimales, se elige cero (0).
El manejo o no de decimales, se ve reflejado en las capturas de todos los mdulos comerciales y a
nivel de informes.

Niveles Plan de Cuentas

En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el
cdigo contable de la contabilidad a manejar.

Ruta Logo
Se busca la ruta donde se encuentra el logo de la empresa.

URL eCRM
Aqu se debe colocar la URL para acceder eCRM directamente desde la Solucin Corporativa. Si este campo
no ha sido diligenciado, al dar clic sobre el icono de eCRM aparece una pantalla donde lo solicita.

Mostrar Columnas Adicionales

Se utiliza para mostrar columnas adicionales en el listado de referencias en las capturas.

Mostrar Referencias
Se utiliza para mostrar las referencias en el listado de referencias en las capturas.
Veamos un ejemplo:
Si se activan estos campos, cuando se consulta la referencia desde la captura, muestra la pantalla
con las referencias y algunas columnas adicionales:

26

Columnas
adicionales

Si los campos Mostrar columnas adicionales y Mostrar referencias, no estn activados, al consultar
la referencia desde la captura, muestra la pantalla en blanco y es necesario digitar el cdigo de la
referencia:

27

Al habilitar por primera vez el mdulo de Inventarios o al dar clic en el botn Ver / Editar que
aparece al frente de Inventarios, aparece la siguiente pantalla:

Controles
Campo Digitacin Id1 o Id2
28

En este campo se indica cul de los dos identificadores (Identificador 1/Identificador Dos) se va a
utilizar como campo clave para la digitacin. Teniendo en cuenta que en todas las tablas se van a
guardar los dos identificadores.
En Inventarios, se indica el campo digitacin para el cliente, proveedor y vendedor.

Nombre Id2
En este campo se digita el nombre con el que se va a visualizar el identificador Dos en los
mantenimientos.

Permite Existencias Negativas

Si se activa este campo, al capturar una salida de almacn cuya existencia de la referencia queda
negativa, el programa permitir grabar la transaccin, de lo contrario no lo permitir.

Controla Stock de Seguridad

Si se activa este campo, al momento de capturar una salida de mercanca cuya existencia de la
referencia quedar por debajo de la cantidad ingresada en el campo Stock de seguridad, no
permite grabarlo.

Controla Punto Reorden

Si se activa este campo, al momento de capturar una salida de mercanca cuya existencia de la
referencia quedar por debajo de la cantidad ingresada en el campo Punto de Reorden, no
permite grabarlo.

Manejo de comentario en el detalle

Si se activa este campo, en la captura de movimiento, permite digitar en el campo Comentarios del
detalle, tem por tem. Si no se activa, este campo aparece desactivado.

Control de fechas en el movimiento

Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se
puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.
El perodo actual es el mes siguiente a la fecha que aparece en el campo <Fecha Ultimo Perodo
Cerrado>.

Clculo costo promedio

En este campo se elige una de las siguientes dos (2) alternativas:
Por Referencia: Si la referencia est en varias bodegas, calcula el costo promedio de la
referencia.
Por Referencia y Bodega: En cada bodega calcula el costo de la referencia.

Causa Ventas
Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de venta, se resta
del documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de
ReteFuente.
Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de venta, se resta del
documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva.

29

Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de venta, se resta del
documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica.

Causa Compras
Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de compra, se resta
del documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de
ReteFuente.
Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de compra, se resta del
documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva.
Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de compra, se resta del
documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica.

Fecha Ultimo Perodo Cerrado

En este campo aparece la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de perodo. Solamente es
posible ingresar esta fecha al momento de adicionar la compaa, en los dems casos aparece
desactivado.
Para realizar un cambio en la configuracin de la compaa, es posible ingresar desde la aplicacin
por la ruta: Archivo / Mantenimiento de Compaa:

En esta pantalla hay otros campos adicionales a los que se configuran en la instalacin global y en
la instalacin del mdulo, estos campos son:

Lista de Precios
Este identificador permite que en el momento de la captura de movimento, el programa traiga la
lista de Precios de acuerdo a lo que se defini en este campo: Por Documento o Por Cliente.

Buscar referencias por cdigo

30

Este identificador permite que en el momento de consultar las referencias, se haga la bsqueda por
el cdigo de la referencia.

Control de Lotes
Este identificador permite el manejo de lotes en cualquier compaa, configurndolo desde el
mantenimiento de compaas. El control de lotes se encuentra ligado al control de Informar
vencimientos.

Cuando el campo
control de lotes se
encuentra activo, el
programa permite a la
compaa el manejo de
lotes para las
referencias a nivel
general, adems
permite informar los
vencimientos de los
lotes.

Si una compaa requiere trabajar con lotes debe tener en cuenta lo siguiente:

Se deben realizar cierre en los mdulos de (Compras, inventarios, cartera, pedidos y

facturacin), si la compaa maneja transferencia en lnea deben quedar con la misma fecha
de cierre para todos los mdulos.

Ninguna referencia pueden manejar despiece, de lo contrario no permite activar el control.

Todas las referencias deben afectar existencia de lo contrario no permite activar el control.

31

Inicializando la Informacin Bsica

Antes de poder obtener todos los beneficios del mdulo de Inventarios, es necesario recolectar
toda la informacin de los archivos bsicos y las diferentes caractersticas por las cuales se va a
regir la informacin de la compaa.

El manejo de pantallas - Generalidades

Pantalla Inicial Acceso a la Solucin Corporativa
Al ingresar desde el men Inicio \ Programas \ Solucin Corporativa, el programa presenta una
pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:
Valida que el
usuario tenga
acceso al servidor
de SQL Server.
Antes se debe
haber configurado
dicho usuario en
el servidor SQL
Server, ya que
esta seguridad la
maneja el servidor
SQL Server.

La seguridad
la maneja el
servidor de
Windows (NT
/ 2000 / 2003)

A continuacin, aparece otra pantalla de acceso:

Usuario: Corresponde a la identificacin de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le

habilitar un determinado nmero de opciones antes definidas por el administrador del programa. El
administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a
algunas opciones, este proceso se realiza por la opcin Administracin de usuarios en el men
Utilidades.

Despus de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario Supervisor, el cual
tiene derecho sobre todas las opciones del programa.

Contrasea: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y as evitar la
suplantacin de usuarios en funciones especficas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es
visualizada en el momento de su digitacin.
32

Despus de instalar el programa, la contrasea que crea por defecto es presionar la tecla Enter ( ).

Fecha Actual: Corresponde a la fecha del da en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la

fecha del sistema.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es
posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la
derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en stas.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Al lado derecho aparece el siguiente botn:
Al dar clic en este botn, aparece un calendario donde se elige el ao, el mes y el da:

El calendario tambin est

disponible en los campos
Fecha de los mantenimientos
y los informes

Luego de ingresar el usuario, la contrasea y las fechas, se elige la compaa con la que se va a
trabajar:

33

Navegador Solucin Corporativa

Despus de ingresar los datos en la pantalla inicial y elegir la compaa en la que se va a trabajar,
aparece un navegador de gil acceso a todos los mdulos que conforman La Solucin Corporativa:

Al dar clic con el Mouse en el siguiente icono

, ingresa al mdulo de Inventarios
donde tambin aparecen los mismos conos del navegador, para poder acceder en cualquier
momento a otro mdulo:

34

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior
de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el mdulo de Inventarios. Ellos se encuentran
distribuidos guardando los siguientes estndares:

Pantalla Principal:
De acuerdo al mdulo en el que se est ubicado aparecen los siguientes botones:

Permite ingresar al mantenimiento de clientes.

Tambin se ingresa por la ruta Archivo / Bsicos / Clientes / Mantenimiento.
Permite ingresar al mantenimiento de proveedores.
Tambin se ingresa por la ruta Archivo / Bsicos / Proveedores / Mantenimiento.

Permite ingresar al mantenimiento de referencias.

Tambin se ingresa por la ruta Archivo / Bsicos / Referencias / Mantenimiento.

Permite ingresar al mantenimiento de bodegas.

Tambin se ingresa por la ruta Archivo / Bsicos / Bodegas.

Permite ingresar al mantenimiento de tipos de documentos.

Tambin se ingresa por la ruta Archivo / Bsicos / Tipo Documentos.

Permite ingresar a la captura de transacciones.

Tambin se ingresa por el ambiente Captura / Transacciones.

Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de actualizacin.

Tambin se ingresa por la ruta Procesos / Actualizacin.

Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de cierre del perodo.
Tambin se ingresa por la ruta Procesos / Cierres / Perodo

Permite el cambio de la fecha contable.

Tambin se ingresa por la ruta Utilidades / Cambio fecha proceso.

Por este botn es posible abrir una compaa luego de ingresar al programa o cambiarse
de compaa luego de haber ingresado a otra.
Tambin se ingresa por la ruta Archivo / Abrir Compaa.

Si se da clic en cualquiera de estos dos botones muestra el siguiente mensaje:

Para realizar Copia de Soporte/Restauracin de Informacin solo es posible hacerlo
directamente desde el Servidor SQL, ingresando por el men Inicio / Programas / Solucin
Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Copia de Soporte y Restauracin.
35

Para realizar este proceso, tambin se ingresa por el navegador central, desde el mdulo

Copia y Restauracin
Permite ingresar al WebSite de Softland.
Tambin se ingresa por la ruta Utilidades / WebSite de Softland.

Por medio de este botn, se activa la Calculadora.

Este botn permite visualizar las ayudas en lnea, estas ayudas tambin se activan al
presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de la opciones o campos.

Pantalla de Mantenimientos:
En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura
y/o actualizacin de la informacin (Adicin, Correccin, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran
distribuidos guardando los siguientes estndares:

Permite adicionar un nuevo registro.

Este botn se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla.

Este botn se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla.

Permite consultar un registro determinado. Cuando se da clic en este botn, el cursor se

posiciona en el identificador principal de la tabla:

36

Si se conoce dicho identificador se digita y luego se da clic en botn guardar

o para que
aparezcan todos los registros, se da clic en la pestaa de Propiedades y se eligen los campos que
se desean visualizar.

La seleccin de los
campos en Propiedades
slo es necesario hacerla
la primera vez que se
ingresa al mantenimiento
o cada vez que se quiera
modificar.

Al dar clic en el botn de guardar, trae todos los registros que contiene la tabla correspondiente a
dicho mantenimiento:

Al posicionarse en
alguno de los
registros, se visualiza
la informacin en la
parte superior.

Al activar este botn (Acarreo) y luego presionar el botn de Adicin, los datos del registro
adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por
ejemplo: el Cdigo), permitiendo dejar intacta la informacin que no vara y modificar
nicamente los campos que as lo requieran, agilizando el proceso de digitacin.

Por medio de este botn se anula el documento en el que se est posicionado. El programa
pregunta si se est seguro de anular o no dicho documento. El botn de anulacin
solamente est disponible en las capturas.

37

Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al

programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botn.

En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se est digitando, se

puede cancelar presionando este botn, teniendo en cuenta que slo se puede cancelar las
modificaciones no grabadas con el botn anterior.

Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal.

Este botn aparece en las capturas, una vez se digita el encabezado del documento. Por
medio de este botn es posible visualizar el detalle del documento que se est capturando.
Este botn aparece en la parte superior derecha de la pantalla.

En Captura de Inventario Fsico, se utiliza este botn para seleccionar las referencias a las
cuales se le va a ingresar la cantidad que resulta del conteo fsico de la referencia en cada
bodega.
Adems de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinacin de teclas, la
misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:
CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.
CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.
CTRL-E: Retira el registro activo.
CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.
CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener que volver a
digitar alguna informacin.
CTRL-N: Anula el documento activo.
CTRL-G: Graba o salva el registro activo.
CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adicin del registro activo.
CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.

Definicin de los archivos Bsicos

Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el men Bsicos (zonas,
centro de costos, impuestos y retenciones, proveedores, bodegas, referencias, referencias por
bodega, vendedores, clientes, numeracin de documentos, , tipos de documentos, cuentas PUC,
modelos contables, monedas, porcentajes de PAAG) un cdigo que lo identifique y/o todos los
datos necesarios que solicite el programa.
La creacin de los archivos maestros no es mas que la digitacin de la informacin bsica,
recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar en cada uno de los mdulos.
Durante la creacin de los archivos maestros no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de
ningn tipo, porque esta informacin es ingresada utilizando el ambiente Captura.
Los archivos maestros se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna
informacin, se puede continuar con la definicin del archivo que le sigue as:
38

1. Crear las zonas que se manejen (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Zonas).

En este mantenimiento se
definen cada una de las zonas
que van a cubrir los clientes, los
vendedores y donde van a estar
ubicadas las bodegas.
En este grid aparecen todas las
zonas matriculadas y al
posicionarse en alguno de los
registros, en la parte superior
se visualiza la informacin.

2. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Centro
de Costos).
Cuando no se van a
manejar centros de
costos se crea el
centro de costos 000
Se
Sin centro de
visualizan
Costos.
todos los
centros de
costos en
CENTRO DE
forma de
COSTOS
rbol,
Son las reas de la
permitiendo
empresa que tienen
apreciar
manejo y control
todos los
sobre el consumo de
centros de
recursos (material,
costos y los
mano de obra, etc.).
subcentros
de costos.
3. Crear los impuestos y retenciones que se van a manejar (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Impuestos y
retenciones).
Se pueden crear todos los
impuestos y retenciones que se
deseen.
Las Tarifas de ReteIva y ReteIca,
son asignadas en el mantenimiento
de Tipos de Documentos.
Iva y ReteFuente son asignados en
el mantenimiento de Referencias.
En el momento de capturar un
documento, no se ingresa el
porcentaje, el programa trae los
asignados en este mantenimiento,
pero permite modificarlo si es el
caso.
39

4. Crear los tipos de clasificacin que van a tener los proveedores (Ruta: Archivo \ Bsicos \
Proveedores \ Clasificacin).

Este mantenimiento se
utiliza para tener
clasificados los
proveedores ya sea por
producto, por lnea, etc.

5. Crear los tipos de efectividad que tienen los proveedores (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Proveedores
\ Efectividad).

Si se activa este
campo, el programa
no permitir realizar
transacciones tipo
Compras con dicho
proveedor.

6. Matricular los proveedores que tiene la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Proveedores \
Mantenimiento). Este mantenimiento est compuesto por 6 pestaas: Bsicos, Adicionales,
Descuentos, Acumulados Perodo, Acumulados Ao y Reg. Tributario.

40

Pestaa Bsicos: Se ingresa la informacin bsica de los proveedores.

El campo Clase, es
necesario al momento de
generar los medios magnticos
para la DIAN en el programa
Contabilidad.
Estas clases pueden ser:
CC del tutor o
representante
Cdula de ciudadania
Cdula de Extranjera
Nit
Pasaporte
Registro civil de nacimiento
Tarjeta de extranjera
Tarjeta de identidad
TI del tutor o representante

Pestaa Adicionales: En este mantenimiento se matricula la informacin adicional de los

proveedores como es su clasificacin, efectividad, forma de pago y el plazo, entre otros que se
visualizan y que son actualizados por el programa.

En el campo Forma de
pago se indica cmo
se le va a pagar al
proveedor y en qu
plazo de tiempo (das).

41

Pestaa Descuentos: En esta pantalla se ingresan los descuentos que concede el proveedor:

Los descuentos
Comercial y
Financieros que se
ingresen en este
mantenimiento, son los
que sugiere el
programa al capturar
un documento tipo
Compras con dicho
proveedor.

Pestaa Acumulados Perodo: En esta pantalla aparecen los acumulados del perodo,
resultado de las transacciones realizadas con dicho proveedor.

Estos campos no son

editables, son
actualizados por el
programa al realizar el
proceso de
actualizacin o al
grabar un documento,
si se trabaja en lnea.

42

Pestaa Acumulados Ao: En esta pantalla aparecen los acumulados del ao, resultado de
las transacciones realizadas con dicho proveedor luego de realizar cierre de perodo.

En estos campos
ocurre lo mismo que
en la pantalla
anterior, pero se
actualizan
realizando el cierre
de perodo.

Pestaa Reg. Tributario: En esta pantalla se puede visualizar, por medio de una imagen
escaneada e insertada desde el campo Ruta Imagen, el rgimen tributario del proveedor u
otro documento que se tenga del proveedor, siempre y cuando est en formato .jpg, .bmp o .gif
y que se desee visualizar en cualquier momento.

43

7. Ingresar las lneas que se manejan de las referencias (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Referencias \
Lneas).
Una lnea de productos es
un grupo de productos
relacionados entre s que se
ofrecen a la venta. La
creacin de lneas de
productos implica el ofrecer
varios productos
relacionados entre s pero de
forma individual. Una lnea
puede comprender
productos de varios
tamaos, tipos, colores,
cantidades o precios
Una lnea puede pertenecer a
otra lnea.
Las lneas son asignadas a
las referencias, los
vendedores y a las bodegas.
8. Matricular las bodegas que posee la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Bodegas). En este
mantenimiento aparecen tres pestaas: Bsico, Adicionales y Lneas.

Pestaa Bsicos

Bodega es el espacio
destinado al
almacenamiento de
distintos bienes. Se
encuentran
generalmente en
industrias, puertos y
aeropuertos
En el mantenimiento de
Referencias por bodega
se asignan las
referencias que va a
almacenar cada una de
las bodegas

44

Pestaa Adicionales

La bodega terminal no
tiene ms subbodegas y
esta es la que se
relacionan con las
referencias.

Pestaa Lneas

En la pestaa
de Lneas si se
desea, se
indican las
lneas que
maneja cada
bodega

45

Cuando se crea una nueva bodega, el programa permite asignar todas las referencias a dicha
bodega:

9. Crear los tipos de referencias que se tienen en la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \
Referencias \ Tipos de referencias).

Este mantenimiento
sirve para diferenciar
las referencias que
afectan la existencia de
las que no afectan
existencias por
ejemplo cuando la
referencia es un
servicio que presta la
empresa.

Nota: Cuando la compaa o la referencia tengan activo el control de Lotes, el campo Afecta
existencia debe permanecer activo siempre.

46

10. Crear las listas de precios a manejar (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Referencias \ Listas de precios).

En el mantenimiento de
referencias, las listas de
precios van a servir para
clasificar los precios de las
referencias.
Adems, es posible manejar
listas de precios con IVA
incluido.

11. Ingresar las fichas tcnicas que se tengan de las referencias (Ruta: Archivo \ Bsicos \
Referencias \ Ficha tcnica).

Si se tiene
informacin adicional
de las referencias, se
puede tener en un
archivo (En este caso
en Excel) que se
puede abrir desde el
mantenimiento de
referencias.

12. Matricular las referencias que maneja la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Referencias \
Mantenimiento).
Referencia: Producto, objeto/servicio. Producto: Cualquier elemento tangible o intangible que
puede ofrecerse a un mercado para su atencin, adquisicin, uso o consumo.
Este mantenimiento est conformado por 8 pestaas:

47

Pestaa Bsicos

Al dar clic en el botn

<Editar>, el programa abre
el archivo que se indic en
el mantenimiento de Ficha
Tcnica en el campo
<Ruta del archivo>.

Pestaa Adicionales

Al capturar un documento
que requiera realizar
stos impuestos o
retenciones, el programa
trae por cada referencia
el porcentaje matriculado
en el impuesto o
retencin seleccionado en
estos campos.

48

Pestaa Valores

Estos campos no
son editables, se
actualizan con
cada pedido que
se haga de la
referencia.

Pestaa Precios

En esta pantalla se
eligen las listas de
precios y se le asigna
el valor unitario que
va a tener la
referencia de acuerdo
a la lista de precios.

49

Pestaa Cdigo de Barras

Esta pantalla es til en caso

que se utilicen cdigos para
lector de barras.

Pestaa Despiece

En caso que la referencia est

compuesta por otras referencias, en
esta pantalla se ingresa cada una de
las partes que componen dicha
referencia; cdigo de la referencia, el
nmero de unidades que conforman
la referencia y el porcentaje de
participacin de dicha referencia en
la referencia padre.
Cuando una referencia se maneja
con despiece, se deben crear
primero las referencias que son parte
de dicha referencia, luego se ingresa
la referencia y en esta pantalla se
asignan las referencias que la
componen.

50

Pestaa Proveedores

Para asignar los

proveedores que surten la
referencia, adicionando o
corrigiendo, se da doble clic
en este campo e
inmediatamente aparece la
lista de proveedores.
Una referencia puede tener
varios proveedores.

Pestaa Bodegas

Aparecen las bodegas

que fueron asignadas en
el mantenimiento de
referencias por bodega.

51

Cuando se crea una nueva referencia, el programa permite asignar todas las bodegas a dicha
referencia:

13. Crear los lotes para las referencias (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Lotes Para Referencias)

Por medio de esta pantalla

se permite matricular los
diferentes lotes que se van a
ingresar en los movimientos
de
inventarios,
adicionalmente
permite
definir
las
fechas
de
vencimiento para cada lote y
se da la posibilidad de
asociar el lote a una bodega
y
a
una
referencia
especfica.

52

Para asociarle la bodega y la referencia a un lote, se presiona el botn de consulta del campo
bodega y se despliega una lista de bodegas existentes.

Al seleccionar la bodega, se presenta una lista de las referencias asociadas a esa bodega. En
esta pantalla se permite elegir varias referencias las cuales quedan asociadas al lote que se
est creando.

53

14. Asignar las referencias que manejan las bodegas (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Referencias por
bodega). Este mantenimiento contiene 4 pestaas: Bsicos, Acumulados, Ajustes por Inflacin y
Lotes.
Pestaa Bsicos

La existencia Virtual se
actualiza cada vez que
se digite un documento
que afecte la existencia
de la referencia.
La existencia
actualizada se
actualiza; en Batch
cuando se realiza el
proceso de
actualizacin. En Lnea,
cuando se captura el
documento.

Pestaa Acumulados

Valores acumulados
de las compras,
ventas, otras
entradas y salidas,
ajustes para un
artculo durante el
Perodo y durante el
Ao, en pesos y
unidades.

54

Pestaa Ajustes por Inflacin

Muestra toda la
informacin de
ajustes de la
referencia.

Pestaa Lotes

Muestra la informacin
de los lotes que se
encuentran asociados a
la referencia y bodega
correspondientes.
Esta pestaa slo se
activa cuando la
compaa maneja lotes
ya sea desde el
mantenimiento de la
compaa o desde la
referencia.

55

15. Matricular los vendedores que tiene la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Vendedores \
Mantenimiento). Este mantenimiento est conformado por 4 pestaas: Bsicos, Adicionales,
Zonas y Lneas.

Pestaa Bsicos

Si los vendedores se manejan por

Nit/Cdula, es posible matricular
para un mismo vendedor diferentes
sucursales que permitan
diferenciarlos.
Por ejemplo: Almacenes de cadena
Nit
Sucursal
890890890-0
000 Medelln
890890890-0
001 Bogot
890890890-0
002 Cali

Pestaa Adicionales

La comisin por recaudos

solo se maneja si se tiene
instalado el mdulo de
Cartera.

56

Pestaa Zonas

Si el vendedor
va a ser
asignado a un
cliente, este
debe tener
asignada la
misma zona que
tiene el cliente.

Pestaa Lneas

En esta pestaa se
puede matricular el
respectivo porcentaje de
comisin para cada
lnea.

57

16. Crear los tipos de clasificacin que van a tener los clientes (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Clientes \
Clasificacin).

Cada cliente puede o no

pertenecer a alguna
clasificacin matriculada
en este mantenimiento.

17. Crear los tipos de cumplimiento que tienen los clientes (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Clientes \
Cumplimiento).

Si un cliente pertenece a
un tipo de cumplimiento
que tiene este campo
activado, al ingresar un
documento tipo ventas,
el programa no permite
grabarlo.

58

18. Matricular los clientes que tiene la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Clientes \ Mantenimiento).
Este mantenimiento est conformado por 6 pestaas: Bsicos, Adicionales, Saldos, Acumulados
Perodo y Acumulados Ao.
Pestaa Bsicos

El campo Clase, es
necesario al momento de
generar los medios
magnticos para la DIAN en el
programa Contabilidad.
Estas clases pueden ser:
CC del tutor o representante
Cdula de ciudadana
Cdula de Extranjera
Nit
Pasaporte
Registro civil de nacimiento
Tarjeta de extranjera
Tarjeta de identidad
TI del tutor o representante.

Pestaa Adicionales

El vendedor que se
asigne en este campo,
es el que va a sugerir
en la captura de
documentos del cliente.

59

Pestaa Saldos

Los descuentos
Comercial y
Financieros que
se ingresen en
este
mantenimiento,
son los que
sugiere el
programa al
capturar un
documento.

Pestaa Acumulados Perodo

Estos campos no
son editables, son
actualizados por el
programa.

60

Pestaa Acumulados Ao

En estos campos ocurre

lo mismo que en la
pantalla anterior, pero se
actualizan realizando el
cierre de perodo.

Los terceros asociados a las transacciones que se registran en Contabilidad y/o Tesorera deben
existir en la respectiva aplicacin, esto es: Clientes, Vendedores y/o Proveedores.
Para tal efecto cuando en los Mdulos Comerciales se cree un nuevo Cliente, Vendedor y/o
proveedor, tambin ser creado en Contabilidad y Tesorera, as: Una vez se vaya a almacenar la
respectiva informacin, el sistema pregunta cul va a ser el identificador dos para Contabilidad y el
identificador dos para Tesorera, el identificador uno es el mismo para todas las aplicaciones.

El sistema siempre va a sugerir el mismo identificador dos que se digita en los Mdulos
Comerciales, pero es posible cambiarlo para diferenciarlo en las diferentes aplicaciones.
61

19. Matricular los Departamentos y los Municipios para luego ser asignados a cada uno de los
terceros (Clientes, Vendedores y Proveedores).

El programa
trae por
defecto los
departamentos
y municipios,
pero si se
desea ingresar
uno nuevo,
editar uno
existente o
eliminarlo, es
posible
realizarlo.

20. Asignar los rangos de numeracin que tendrn los documentos (Ruta: Archivo \ Bsicos \
Numeracin Documentos).

Cuando el
documento
no lleva
prefijo se
debe ingresar
ceros en este
campo.

En esta
pantalla se
asigna los
rangos de
numeracin
para los tipos
de documentos
definidos en el
mantenimiento
de Tipo
Documentos.

62

21. Ingresar los tipos de documentos que se van a utilizar en la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \
Tipo Documentos). Este mantenimiento esta conformado por 3 pestaas.

Pestaa Bsicos
En el campo Tipo Movimiento se elige si el tipo de documento va a ser: Orden de compra,
Recepcin compra, Devolucin Compras, Ventas, Devolucin Ventas, Recibos de Caja, Nota
Crdito, Nota Dbito, Otras Salidas, Otras Entradas, Ajustes Inventario, Pedidos, Remisiones,
Orden de produccin, Cotizacin, Fletes, Devolucin Fletes.

El valor que se asigne en

este campo, es el que va a
sugerir para la referencia al
momento de capturar un
documento con dicho tipo
de documento.
Va a sugerir los siguientes
valores: Ultimo costo
histrico, Ultimo costo
ajustado, Costo promedio
histrico, Costo promedio
ajustado o Lista de precios.

Pestaa Adicionales

Se define de qu forma
va a afectar cada uno de
estos campos en los
acumulados del cliente,
es decir, que al digitar un
documento que tenga
este tipo de documento,
cada uno de estos
valores va a sumar,
restar o nada en los
valores de acumulados
del cliente.

63

Pestaa Mensajes

En esta pantalla se
ingresa una frase que va
a ir impresa en la parte
superior y otra que va a ir
impresa en la parte
inferior del documento.

22. Definir y matricular las cuentas a utilizar (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Cuentas PUC). Este
mantenimiento est conformado por 3 pestaas: Bsicos, Adicionales y Saldos.

PLAN DE CUENTAS

Plan de Cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los
hechos contabilizables, es decir, es la ordenacin sistemtica de la totalidad de las cuentas que
integran el sistema contable.
Pestaa Bsicos
Esta identificacin de la Cuenta
es utilizada por el Programa
para agrupar las Cuentas que
corresponden a un mismo
Cdigo Tributario, con el objeto
de generar los Anexos para
Declaracin de Renta.
Las
Cuentas que no tienen Cdigo
Tributario no son incluidas en
los Anexos.
Este cdigo lo define la DIAN
con base en el formulario de la
declaracin de renta.

La longitud del cdigo de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cmo se hayan
definido en la instalacin de la compaa en el campo Niveles Plan de Cuentas.

64

En este caso hay 5 niveles: El

primer nivel es de 1 dgito, el
segundo de 1 dgito ms y los otros
3 son de 2 dgitos ms cada uno.
Por ejemplo:
1 ACTIVOS
11 DISPONIBLE
1110 BANCOS
111005 BANCOS MONEDA NACIONAL
11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456

Tercero
Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relacin de Pagos a Terceros
y/o relacin de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:
Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO
digitar el Nit o Cdigo del Tercero relacionado con el asiento.
Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, ser necesario
digitar el Cdigo o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, adems el valor de la Base sobre la
cual se retuvo.
Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o
Cdigo del Tercero asociado con dicho asiento.

Porcentaje Base
Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa el porcentaje a
retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.

Centro de Costos
Indica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos. Para tal efecto presenta tres (3)
alternativas:
Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos.
Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y permite
mantener saldos de la cuenta discriminados por centro de costos.
Con Distribucin: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje,
ingresado en el grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada
centro de costos. Siempre que se digita un asiento a esta cuenta, el programa automticamente
distribuye a cada centro de costos el valor o porcentaje que le corresponde segn lo indicado en
el campo Porcentaje.
65

Maneja Moneda Extranjera

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta se maneja o no en otras monedas.

Discriminacin en Saldos por Documentos

Indica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento,
es importante que se maneje Tercero. Adems, la cuenta que maneja saldos por documentos, al
sacar un informe que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que estn marcadas
con este identificador.

Maneja Conciliacin Bancaria

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la
conciliacin bancaria.

Descripcin Sugerida
En este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripcin" de la captura de
movimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes:
Ninguna: Deja el campo descripcin en blanco.
Cuenta: Muestra el nombre de la cuenta
Comprobante: Muestra el nombre del comprobante
Tercero: Muestra el nombre del tercero
Centro Costos: Muestra el nombre del centro de costos
Activo Fijo: Muestra el nombre del activo fijo
Diferido: Muestra el nombre del diferido
Descripcin registro anterior: Muestra la descripcin que tenga el registro anterior.
Tercero y Documento: Sugiere el nombre del tercero y el nmero del documento
Pestaa Adicionales
Si la cuenta es base para
ajustes por inflacin, se
debe indicar la cuenta que
reflejar el valor del ajuste
y la cuenta de correccin
monetaria relacionada con
la cuenta matriculada
Si la cuenta maneja
Activos fijos, las cuentas
que se discriminan aqu
van a sufrir depreciacin
automtica cuando se
realice el proceso.

Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las

cuentas de amortizacin y Gasto o Ingreso Amortizacin

Las cuentas de Activos, Depreciacin, Ajuste Activo y Ajuste Depreciacin debe tener marcado el
manejo de Activos Fijos.
Las cuentas de Diferidos, Amortizacin, Ajuste Diferidos y Ajuste Amortizacin debe tener marcado
el manejo de Diferidos.
66

Pestaa Saldos

Los saldos pueden ser

consultados a cualquier nivel de
las cuentas (Auxiliar, Mayor, etc).
Se pueden consultar saldos
Histricos, Ajustados o Totales.
Si las cuentas manejan centros de
costos, pueden consultarse los
saldos de cada centro de costos y
dentro de cada centro de costos
consultar los saldos de cada
tercero, para esto solo basta con ir
desplegando la informacin en
cada perodo.

NATURALEZA DE LAS CUENTAS

El saldo de cada cuenta debe ser el mismo de su naturaleza; es decir, una cuenta de activo, no
debe quedar en saldo crdito, sino siempre dbito:
Las cuentas son de naturaleza dbito o crdito, dependiendo del grupo al que pertenecen as:
Activo: Naturaleza dbito
Pasivo: Naturaleza crdito
Patrimonio: Naturaleza crdito
Ingresos: Naturaleza crdito
Egresos: Naturaleza dbito.
TIPO DE CUENTA

DEBITO

CREDITO

SALDO

Activo

Causacin
Aumento

Cancelacin
Disminucin

Dbito

Pasivo

Cancelacin
Disminucin

Causacin
Aumento

Crdito

Patrimonio

Cancelacin
Disminucin

Causacin
Aumento

Crdito

Ingresos

Cancelacin
Disminucin

Causacin
Aumento

Crdito

Egresos

Causacin
Aumento

Cancelacin
Disminucin

Dbito

23. Crear los modelos contables para definir las cuentas contables a afectar con los documentos
(Ruta: Archivo \ Bsicos \ Modelos Contables). Este mantenimiento est conformado por 3
pestaas: Cuentas Bsicas, Cuentas Descuentos y Cuentas Adicionales.
67

Cuentas Bsicas

En este mantenimiento
se definen las cuentas
a las que van a ir cada
uno de los valores
Bruto, Neto, Desc.
Cartera, Iva,
ReteFuente, ReteIva y
ReteIca de cada
documento, al
momento de realizar la
transferencia a
Contabilidad.
Cuentas Descuentos
En esta pestaa se definen las cuentas a las que van a ir cada uno de los descuentos del
encabezado y del detalle de cada documento al momento de realizar la transferencia a
Contabilidad.
Cuentas Adicionales
En esta pestaa se definen las cuentas a las que van a ir cada uno de los valores
AutoReteFuente, Auto ReteIva, AutoReteIca, Impoconsumo, Asiento CMV y Contrasiento CMV
de cada documento al momento de realizar la transferencia a Contabilidad.
En las tres pestaas y por cada valor se elige el tipo de asiento Db (Dbito) o Cr (Crdito), qu
transfiere (Nmero Documento, Documento Uno, Documento Dos o Documento Destino) y lo que
va a ir en la Descripcin del detalle: Tipo documento, Modelo contable, Cuenta PUC, Tercero,
Comentario encabezado o Comentario detalle.

24. Crear los modelos Tesorera para la conexin con Tesorera (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Modelos
Tesorera). Este mantenimiento est conformado por 3 pestaas: Cuentas Bsicas, Cuentas
Descuentos y Cuentas Adicionales.
Cuentas Bsicas

68

En cada una de las

pestaas se
asignan y
configuran las
cuentas con las
que va a ir los
valores Bruto,
Neto, Desc.
Cartera, Iva,
ReteFuente,
ReteIva y ReteIca
de cada
documento hacia
los modelos
contables de
Tesorera
Cuentas Descuentos
En esta pestaa se definen las cuentas a las que van a ir cada uno de los descuentos del
encabezado y del detalle de cada documento al momento de realizar la transferencia a
Contabilidad.
Cuentas Adicionales
En esta pestaa se definen las cuentas a las que van a ir cada uno de los valores
AutoReteFuente, Auto ReteIva, AutoReteIca, Impoconsumo, Asiento CMV y Contrasiento CMV
de cada documento al momento de realizar la transferencia a Contabilidad.
En las tres pestaas y por cada valor se elige el Identificador Anexo (Nada, Nit, Nit y Base),
Identificador Centro de Costos. (Nada, Con Centro, Con Distribucin), Banco (Cdigo del banco),
qu transfiere (Nmero Documento, Documento Uno, Documento Dos o Documento Destino) y lo
que va a ir en la Descripcin del detalle (Tipo documento, Modelo contable, Cuenta PUC, Tercero,
Comentario encabezado o Comentario detalle).

25. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta:
Archivo \ Bsicos \ Monedas).

En este mantenimiento
se matriculan las
diferentes monedas
con que se va a
trabajar. En la captura
de los documentos, si
este maneja moneda
extranjera, se elige la
moneda a utilizar.

69

26. Ingresar los porcentajes de PAAG de cada uno de los meses del ao (Ruta: Archivo \ Bsicos \
Porcentajes de PAAG).
En esta pantalla se matriculan,
para cada uno de los 12
meses del ao, los porcentajes
de ajuste por inflacin (PAAG)
que el Gobierno entrega
mensualmente.
El costo que se ajusta se sigue
llamando en el programa
"Costo ajustado" y puede
compararse permanentemente
con otro costo que no se ajusta
llamado Costo histrico.

Si alguno de los anteriores archivos ya fue creado en otro mdulo, no es necesario volver a crearlo ya
que dichos archivos son compartidos en todos los mdulos.

70

Captura de la informacin
Los documentos que se manejen deben organizarse adecuadamente segn las condiciones de
cada compaa y codificarse. La asignacin de cdigos a los archivos bsicos es un proceso
sumamente delicado y del cual depende en un alto porcentaje el xito de los pasos siguientes.
Si se detectan nuevos clientes, vendedores, referencias, bodegas, centros de costos, etc., stos
deben matricularse en el programa antes de poder elaborar algn documento con ellos.
Debe existir la seguridad de que los documentos estn correctos y debidamente diligenciados antes
de entrar a su proceso en el programa, teniendo en cuenta los datos ms importantes en cada uno
de ellos.
Los documentos previamente codificados se digitan desde el ambiente Captura, dependiendo del
tipo de documento a digitar.
En INVENTARIOS debe tenerse especial cuidado en los siguientes aspectos:

Los Tipos de Documentos utilizados en Inventarios para las capturas de los documentos
deben tener como Tipo Movimiento el siguiente:
Para las Ventas el tipo de movimiento debe ser Ventas
Para la Devolucin Ventas el tipo de movimiento debe ser Devolucin Ventas
Para las compras el tipo de movimiento debe ser Recepcin Compra
Para la Devolucin Compras el tipo de movimiento debe ser Devolucin Compras
Para Otras Salidas el tipo de movimiento debe ser Otras Salidas
Para Otras Entradas el tipo de movimiento debe ser Otras Entradas
Para Ajustes el tipo de movimiento debe ser Ajustes Inventario
Para los Fletes el tipo de movimiento debe ser Fletes
Para las Devoluciones Fletes el tipo de movimiento debe ser Devolucin Fletes

El Modelo Contable es sumamente importante porque es el que establece el nexo del

mdulo INVENTARIOS con CONTABILIDAD de Softland S.A. o cualquier otro programa
contable.

El Nmero Documento es un consecutivo que el programa maneja en forma automtica y

que no puede ser variado excepto en casos autorizados. Para cambiar este consecutivo,
slo puede hacerse por un nmero mayor, ya que los nmeros anteriores corresponden a
facturas ya emitidas.

Se debe tener precaucin para utilizar el precio adecuado, de acuerdo a la unidad de

medida con la que se maneja el producto.

Las Entradas por Compra afectan el Precio de Entrada. Es importante prestar atencin al
manejo de precios en esta transaccin, pues se puede alterar indebidamente el costeo de
inventario.

Informes
En el mdulo INVENTARIOS se pueden obtener, adems de los informes bsicos, los siguientes:
Referencias:

Puntos mnimos de reorden: Muestra aquellas Referencias que estn por debajo del punto
de pedido. Permite programar los pedidos de productos.
71

Existencias en bodega: Permanentemente el departamento de ventas desea conocer las

existencias de cada artculo, para determinar disponibilidades. En este informe se muestra
la cantidad en existencia de cada producto.

Valorizacin de inventario: Permite conocer el valor total del Inventario a precio de costo, sin
importar la modalidad que se maneje (peridico o permanente). Adicionalmente presenta el
inventario valorizado segn Precios 1, 2 y 3.

Referencias inactivas: Presenta aquellos productos del Inventario que no se mueven entre
dos fechas determinadas, para tomar decisiones oportunas con respecto a ellos.

Existencias de Referencias por Lotes: Este informe permite ver las existencias actuales de
las referencias discriminadas por bodega y por lote. Adems, da la posibilidad de revisar la
informacin de los lotes que estn por vencer y los lotes vencidos.

Rentabilidad por referencia: Es el informe administrativo ms importante. Permite apreciar la

rentabilidad de cada uno de los productos en el perodo y su contribucin al total de ventas
en el ao.

Acumulado de Referencias

Compras y ventas por referencia: Es un informe estadstico que contiene informacin de las
compras y ventas realizadas por referencia en el perodo actual y acumuladas en el ao, en
unidades y en pesos. Permite determinar rotacin de Inventarios.

Movimiento de Referencias

Conteo Inventario Fsico

Inventario Fsico

Ajustes por Inflacin

Transacciones

Impresin de Transacciones

Control de Consecutivo

Movimiento de Transacciones: Es el soporte contable en caso de que se utilice inventario

permanente. Reemplaza las tarjetas tradicionales de Krdex. En l se detallan para cada
Referencia y en orden cronolgico, todas las transacciones del mes; adems, su saldo
anterior y el nuevo saldo del perodo.

Transacciones por Tarifa de IVA

Transacciones entre Fechas: Dadas dos fechas del mismo perodo, se listan los
movimientos del Inventario ordenados por Tipo de Transaccin. Se debe utilizar este
documento para el chequeo de consecutivos de los documentos.

Transacciones por Referencias

Transacciones por Cliente

Transacciones por Proveedor

Transacciones por Vendedor

Krdex de Inventario

Ventas por Referencia entre Fechas

Costo de Mercanca Vendida

Juego de Inventarios

72

Utilizando el Mdulo de Inventarios

Antes de empezar a ingresar los documentos de Inventarios, se debe verificar que todos los
archivos bsicos para realizar una transaccin, estn ya creados.

Captura de Transacciones
La captura de transacciones se efecta por medio de la Opcin Transacciones, del Ambiente
Captura.
En esta captura es posible realizar las siguientes transacciones:
Ventas: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento: Ventas.
Devolucin ventas: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento:
Devolucin ventas.
Compras: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento:
Recepcin compra.
Devolucin compras: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de
movimiento: Devolucin compras.
Otras salidas: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento: Otras
salidas.
Otras entradas: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento:
Otras entradas.
Ajustes: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento: Ajustes
Inventario.
Fletes: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento: Fletes.
Devolucin Fletes: Se debe tener matriculado un Tipo de Documento, con tipo de movimiento:
Devolucin fletes.

De acuerdo al tipo
de transaccin, el
programa muestra
el ttulo:
Cliente
Proveedor
Tercero

El programa muestra el ttulo Cliente y accede al archivo de clientes cuando se elige en el campo
<Id Tipo> los siguientes:

Ventas
Devolucin Ventas
73

El programa muestra el ttulo Proveedor y accede al archivo de proveedores cuando se elige en el

campo <Id Tipo> los siguientes:

Compras
Devolucin Compras
Fletes
Devolucin Fletes

El programa muestra el ttulo Tercero y accede al archivo de terceros (clientes y proveedores)

cuando se elige en el campo <Id Tipo> los siguientes:

Otras Salidas
Otras Entradas
Ajustes

Al dar clic en el botn de Detalle

permite ingresar los tems de la transaccin:

Cuando se
termina de
ingresar todos
los tems del
documento, se
da clic en el
botn de
grabar.

Luego se
presiona la
tecla TAB para
terminar de
grabar el
documento.

El campo lote se
habilita siempre y
cuando la compaa o
las referencias tengan
activo el control de
lotes, de lo contrario se
visualiza pero no se
activa.
Se ingresan los lotes
asociados a la bodega
y referencia digitadas.

74

Inventario Fsico
Esta opcin presenta una pantalla (de manejo gil) que permite capturar la existencia fsica para
cada una de las referencias, y para cada lote asociado a la referencia, en caso de manejar Control
de lotes para los inventarios.

Por medio de este botn

se seleccionan las
referencias a las cuales
se les va a ingresar la
cantidad resultante del
conteo fsico.
Al dar clic en este botn,
muestra la siguiente
pantalla:

Luego de elegir las

condiciones de la
seleccin y al aparecer
las referencias
elegidas, se procede a
ingresar el lote y la
cantidad con la que va
a quedar la existencia
de la referencia.

75

Traslado entre bodegas

Por medio de este proceso se pasan referencias de una bodega hacia otra. El programa pide los
diferentes tipos de documentos de salida y de entrada, la bodega de donde sale la referencia y la
bodega hacia la cual va la referencia, entre otra informacin.

Este tipo de
documento, debe
tener en el
mantenimiento de
tipos de
documentos como
Tipo Movimiento
Otras Salidas

Este tipo de
documento, debe
tener en el
mantenimiento de
tipos de documentos
como Tipo
Movimiento Otras
Entradas
El campo lote se
habilita siempre y
cuando se active el
control de lotes ya
sea en el
mantenimiento de
compaas o en el
mantenimiento de
referencias.
Adems, al final pide confirmar los nmeros de documentos con el cual se va a generar la salida y
la entrada de dichas referencias.
Estos nmeros de consecutivo para
los documentos de salida y de
entrada, deben estar dentro del
rango ingresado en el mantenimiento
de Numeracin Documentos.

76

Ayudas en Lnea
Cuando se presiona la tecla de funcin F1, el programa presenta una ayuda en lnea, con una
breve explicacin del campo en el que se est posicionado.
La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier ambiente, en cualquier men u opcin, porque el
programa identifica el punto en que se est y provee la informacin para realizar esa actividad.
Inmediatamente se presiona, aparece en la pantalla un texto con la informacin necesaria para
ingresar datos, segn la opcin o men que se tenga seleccionado en ese momento.

Otra forma de visualizar las ayudas en lnea es por medio del botn de ayuda
encuentra en la barra principal.

que se

Adems, existen dos opciones en el ambiente Ayuda que tambin sirven para visualizar la ayuda en
Lnea; ellas son Indice y Contenido.

Indice:
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:

Contenido:
Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los
ambientes, los mens, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente
pantalla:

77

Realizando algunos procesos en

Inventarios

Actualizacin
Al realizar este proceso, el programa actualiza los valores de acumulados de clientes, referencias,
proveedores.

Como este proceso es demasiado complejo y afecta tantos archivos, es casi imposible
reinicializarlo adecuadamente cuando se interrumpe por un motivo cualquiera (por ejemplo una falla
elctrica). Como prevencin contra cualquier inconveniente que se pueda presentar, es necesario
realizar el proceso de copias de soporte.
Si en la instalacin de la compaa se defini actualizar en lnea, este proceso se lleva a cabo cada
vez que se grabe un nuevo documento (Transaccin, Inventario Fsico).

Traslado de transacciones
Esta opcin permite copiar Movimiento de Inventarios de la Compaa en que se est trabajando en
el momento, hacia otra compaa. La compaa destino debe estar ya creada.
Si el directorio Destino tiene ya un archivo de movimiento, las transacciones copiadas son
adicionadas al movimiento ya existente. Si el directorio Destino no tiene archivo de movimiento, las
transacciones copiadas crean un nuevo archivo de movimiento.
Las transacciones originales que son copiadas, permanecen intactas en el archivo de movimiento
de la Compaa sobre la cual se est trabajando.
Este tipo de documento debe estar
creado en la compaa destino.
En caso que se quiera cambiar la
fecha de las transacciones
copiadas en la compaa destino,
se elige la fecha a asignar.
Tambin es posible cambiarle la
numeracin a las transacciones que
se van a copiar, iniciando con el
nmero que se asigne en este
campo.

78

Transferencias
Al elegir esta opcin se ingresa a otro programa donde es posible realizar la transferencia a
CONTABILIDAD, CONTABILIDAD SQL, TESORERIA, TESORERIA SQL y SHOP SQL
(Ver explicacin ms detallada en el captulo Utilidades y Aplicaciones Externas de este manual).

Ajustes de Inventario Fsico

Esta opcin es necesario ejecutarla cuando se est seguro de que el conteo fsico y el proceso de
digitacin de la existencia fsica por la captura de inventario fsico, estn bien hechos.
Se generar movimiento para aquellas referencias que difieren entre la existencia del programa y la
existencia fsica entrada en la captura de inventario fsico.

Antes de hacer los ajustes, se debe realizar copia de soporte a la base de datos de la compaa,
porque una vez se hacen los ajustes, las existencias de las referencias quedan afectadas. La copia de
soporte debe ser guardada hasta tanto se verifique la exactitud en la informacin de las referencias.

En este campo se elige el tipo

de documento con que se
crear la transaccin de
ajustes y que fue matriculado
en Tipos de documentos.
El tipo de documento, en el
campo <Tipo movimiento>,
debe tener asignado Ajustes
Inventario.

El programa antes de realizar los ajustes, de inventario fsico, permite reconfirmar si se desea
realizar el proceso:

Si se realiza el proceso, el programa genera la transaccin de ajustes de las referencias afectadas.

Tambin afecta las referencias en el campo de existencia virtual, y en caso de tener habilitado el
control Actualizacin en lnea en la Configuracin de la compaa, se hace actualizacin de toda la
informacin de las referencias, adems se actualiza las existencias de Lotes en caso de manejar
Lotes para las referencias. Lo que el programa hace es comparar la existencia real con la
existencia del programa y hacer un movimiento por el resultado.
Por ejemplo: Se tiene la referencia X que al realizar el conteo aparece una existencia real de 20 unidades y
en el archivo de referencias, tena una existencia de 17; entonces en el proceso de ajustes se registra
la transaccin con 3 unidades de dicha referencia positivo (sumando). Si en el conteo fsico hubiera
arrojado una cantidad de 15 unidades, se registrara la transaccin con 2 unidades de la referencia
negativo (restando).
79

Luego de realizar los ajustes, si se trabaja en Batch, es decir, si no se tiene habilitado el control
Actualizacin en lnea en la Configuracin de la Compaa, es necesario realizar el proceso de
actualizacin, para que la existencia actualizada de Referencias y Lotes quede con el valor
correcto. Hasta no realizar la actualizacin, el movimiento generado al momento de hacer los
ajustes no tiene ningn efecto.

Clculo de Ajustes por Inflacin

El clculo que se realiza es el siguiente: Se toma el costo unitario de cada uno de los productos que
se tengan matriculados en el inventario y se multiplica por el PAAG del mes que se est ajustando
(previamente matriculado), dando como resultado el valor del ajuste unitario en ese mes; este valor
se suma al costo, dando como resultado un nuevo costo unitario llamado "Ultimo Costo Actual
Ajustado".

Si se elige la opcin de <Reemplazar en las referencias>, se hace el clculo sumando el valor del
ajuste al costo y reemplaza este nuevo costo en el archivo de referencias; en este caso se debe
sacar copia de soporte antes de realizar este proceso, tambin se imprime un informe. Esto slo
puede realizarse una vez al mes, y se controla lo siguiente:
Que no se ajuste el mismo mes dos (2) veces.
Que no queden meses sin ajustar; por ejemplo, si el ltimo mes ajustado fue enero, el siguiente
ser exactamente febrero.
Que se haya cerrado el mes anterior.
Si no se elige <Reemplazar en las referencias>, imprime un informe que muestra el valor del
ajuste y cmo quedara el nuevo costo ajustado (no se reemplaza en el archivo). Este informe
puede repetirse varias veces sin que se afecte la informacin.

Clculo de Nuevos precios

Por medio de esta opcin es posible recalcular para las referencias elegidas, el valor unitario de la
lista de precios; utilizando como base, alguno de los precios (Ultimo costo histrico, Ultimo costo
ajustado, Costo promedio histrico, Costo promedio ajustado, Lista de precios) que ya tienen
definidos cada una de ellas, incrementando un determinado porcentaje. El reclculo puede ser slo
informativo o si se desea, puede reflejar su resultado en el archivo de referencias de inventario.
80

Si se elige reemplazar en el archivo de referencias, el precio original ser cambiado

automticamente por el nuevo precio en las referencias. De lo contrario, el programa genera un
informe que contiene el nuevo precio, permitiendo hacer correcciones antes de reemplazar
definitivamente en el archivo de referencias.

Si se elige
Clculo con
redondeo y el
nuevo precio
es con
decimales, el
programa
aproxima los
decimales al
entero ms
cercano.

La bodega se
debe seleccionar
cuando el precio a
calcular es para
alguno de los
productos (Ya que
el precio vara
para cada
bodega).

Si se elige Guardar Informe, aparece una pantalla donde permite asignarle un nombre al informe
con extensin .RPT para despus visualizarlo por la opcin Manejador de Informes.

El informe de clculo de nuevos precios contiene la siguiente informacin:

Nombre y Nit de la compaa
Nmero de pgina, fecha y hora
Precio base
Precio salida
Porcentaje de incremento
Ttulo del informe
Cdigo y nombre de la referencia
Unidad de empaque
Precio base
Nuevo Precio
81

Cierres
Existen dos (2) procesos de cierre que identifican el ciclo de operacin del programa:
Perodo.
Ao

Perodo
El proceso de cierre del perodo (casi siempre mensual) prepara al programa para la iniciacin de
uno diferente, acumulando los resultados del perodo que se culmina en un total anual y borrando
toda aquella informacin que ya no sea necesaria.
En el mdulo INVENTARIOS es borrada la informacin de las transacciones y las existencias
finales de cada referencia se convierten en existencias iniciales del perodo siguiente. Adems los
acumulados de entradas y salidas del perodo se colocan en cero (0) y las estadsticas del perodo
para compras y ventas por artculo se suman a las acumuladas del ao y se colocan tambin en
ceros (0).

Ao
Antes de realizar el proceso de cierre anual, es necesario haber realizado el cierre del ltimo
perodo del ao y haber generado los informes respectivos.
Cuando se ejecuta la opcin de cierre de ao, el programa coloca automticamente en cero (0),
todos los acumulados, para iniciar en el prximo perodo del prximo ao.

82

Depuracin Histricos
Este proceso borra la informacin de los histricos de movimiento de inventarios de las fechas
elegidas.
Al ingresar a esta opcin , el programa pide el rango de fechas en el que se encuentra la
informacin a borrar de los histricos.

Despus de terminar el proceso, el programa informa si el proceso se realiz, de lo contrario indica

que no existe informacin para realizarlo.

Consolidacin
Por medio de esta opcin es posible consolidar dos a ms compaas del programa. Toda la
informacin de las empresas consolidadas quedar consignada en una compaa identificada con
nmero de compaa asignado para este proceso y el usuario podr asignar el nombre que desee.
Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compaa en donde sern unificados los
datos, es decir, la compaa consolidada.
Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compaas
instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Adems, debajo de dicha lista, se elige la
compaa creada para la consolidacin:

83

Correccin de Identificadores
Por medio de esta opcin es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un
tercero. Presenta tres opciones:
Clientes
Vendedores
Proveedores
Todas las opciones muestran la misma pantalla, con la diferencia que por la opcin de Clientes, se
cambian los identificadores de los clientes, por la opcin de Vendedores, se cambian los
identificadores de los vendedores y por la opcin de Proveedores, se cambian los identificadores de
los proveedores:

84

Correccin del CMV en Contabilidad

Por medio de esta opcin se realiza la correccin del Costo de Mercanca Vendida en Contabilidad.
El programa revisa el CMV registrado en Contabilidad al momento de transferir las facturas de
venta con el CMV de Inventarios a la fecha y hace los ajustes respectivos. Antes de realizar el
proceso, el programa confirma si se est seguro de realizar el proceso:

Si se responde afirmativamente, realiza el proceso y al terminar muestra un mensaje de Proceso

Exitoso:

Si este proceso ya se haba realizado, muestra el siguiente mensaje:

85

Utilidades y Aplicaciones Externas

Copia de Soporte
Mediante esta opcin se protege toda la informacin recolectada, realizando copia de ella en el
disco duro del servidor SQL.
Esta opcin se utiliza para generar una Copia (backup), de la informacin que se encuentra en la
compaa y almacenarla en un determinado directorio del disco duro.

NOTA
IMPORTANTE: Para realizar Copia de Soporte solo es posible hacerlo directamente desde el
Servidor SQL por el men Inicio / Programas / Solucin Corporativa Softland Servidor / Utilidades
Softland SQL / Copia de Soporte y Restauracin.
Al ingresar a esta aplicacin se presenta la siguiente pantalla:

En esta pantalla se
presentan dos opciones:
Copia de Soporte
Restauracin de
Informacin

Luego de elegir la opcin Copia de Soporte y dar clic en el botn <Siguiente> aparece la pantalla
en la cual se ingresa la informacin necesaria para conectarse al servidor de bases de datos SQL
Server:

En esta pantalla se
conecta al servidor
donde van a estar las
bases de datos

86

Al dar clic en el botn <Siguiente> aparece la pantalla de copia de soporte:

Este directorio
debe ser en el
servidor.

Al dar clic en este

botn, empieza el
proceso de Backup.

Al dar clic en el botn <Programar> aparece la siguiente

pantalla:

Si se programa el backup , este

se realiza automticamente de
acuerdo a los parmetros
definidos en esta pantalla. En
este caso no es necesario
ingresar a esta opcin.

Una vez seleccionada la

frecuencia del backup , se graba.

En la pantalla inicial, si se desea ver las propiedades de la base de datos se da clic en el botn
y aparece la siguiente pantalla:

Luego de realizado el backup, el programa informa si ha sido completado exitosamente por medio
de la siguiente pantalla:

Luego de hacer la copia de soporte en el disco duro del servidor, es recomendable generar una copia en
cd de la base de datos.
87

La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se puede
evitar prdida de informacin y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por suspensin de
energa, daos en el disco duro, ejecucin errnea o inoportuna de procesos, etc.
Las Copias de Soporte deben obtenerse peridicamente, cada vez que se ingrese un volumen
considerable de informacin al Programa, adems deben obtenerse siempre antes de realizar
cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la
informacin del Programa.

Restauracin de Informacin
Esta opcin permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos de la empresa. Para acceder
a esta aplicacin, dentro del programa, se ingresa por Utilidades \ Restauracin de Informacin.
Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la informacin que previamente
se ha copiado en el disco duro, para transferirla al lugar donde residen los datos originales
(reemplazndolos en el Programa).

NOTA
IMPORTANTE: Para realizar Restauracin de Informacin solo es posible hacerlo
directamente desde el Servidor SQL por el men Inicio / Programas / Solucin Corporativa Softland
Servidor / Utilidades Softland SQL / Copia de Soporte y Restauracin.
Al ingresar a esta aplicacin se presenta la siguiente pantalla:

En esta pantalla se presentan

dos opciones:
Copia de Soporte
Restauracin de
Informacin

Luego de elegir la opcin Restauracin de Informacin y dar clic en el botn <Siguiente> aparece
la pantalla en la cual se ingresa la informacin necesaria para conectarse al servidor de bases de
datos SQL Server:

En esta pantalla se
conecta al servidor
donde van a estar las
bases de datos

88

Al dar clic en el botn <Siguiente> se presenta una pantalla donde se elige la restauracin a realizar
as:

Luego de elegir la ruta donde se encuentra el archivo de la copia de soporte, si se da clic en el

botn <Restaurar ahora> comienza a restaurar la informacin.
Si se desea ver las propiedades de la base de datos sobre la cual se bajar la informacin, se da
clic en el botn

y aparece la siguiente pantalla:

Modulo Administrativo (Usuarios)

Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrn acceso al programa.
Adems, posibilita la creacin de compaas y la asignacin de derechos sobre compaas,
opciones y creacin de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Para
ingresar a este programa solo es posible hacerlo directamente desde el Servidor SQL por el men
Inicio / Programas / Solucin Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Mdulo
Administrativo o desde el cono del navegador Administracin de Usuarios.

89

Al ingresar desde el men inicio aparece una primera pantalla donde se ingresan los datos de
usuario para acceder al servidor de SQL Server y la informacin de acceso, pero si se ingresa
desde el navegador de la Solucin Corporativa o de un mdulo, no es necesario acceder
nuevamente al servidor o ingresar la informacin de acceso.
Al ingresar a esta aplicacin se presenta una pantalla con los siguientes mens:
Archivo
Ayuda

Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones:
Usuarios
Grupos
Permisos
Mantenimiento de Compaas
Salir

Usuarios
Los usuarios son los entes a los cules se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos
sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un
usuario, pero podra darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de
personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al ingresar a
esta opcin aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar ms. Los campos que
aparecen son los siguientes:
Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario.
Contrasea: En este campo se ingresa la clave secreta que tendr dicho usuario.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario.
Grupo: En este campo es posible elegir a qu grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige entre
los existentes.

Grupos
Esta es una categora de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin
tener que hacerlo individualmente, cuando el nmero de usuarios es grande.
Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario
por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre
las opciones del programa.
Al ingresar a esta opcin se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar ms. Los
campos que aparecen son los siguientes:
90

Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo.

Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo.

El grupo SUPERVISOR el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo.

Permisos
Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a
asignar los permisos.

En esta pantalla se habilita Inventarios para adicionar dicho usuario, al presionar el botn
<Permisos>, muestra otra pantalla con los mens y opciones de dicho programa.

Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son
mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho
por la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. Tambin se debe elegir si se desea que el
usuario tenga acceso a esta opcin o si no tendr ningn acceso.

91

Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde sern pasados los
campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de
los campos que conforman dicha opcin (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo
o todos de una vez.

En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede
restringir dicho acceso a los campos que se deseen.

Cuando se elige una opcin que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo
dar clic en dicha opcin queda habilitada o no dicha opcin:

Las opciones que aparecen

chuleadas tienen permiso a
ingresar a dicha opcin.
Las opciones que no estn
chuleadas no tienen
permiso para ingresar.

92

Mantenimiento Compaas

Por medio de esta opcin se ingresa toda la informacin referente a la compaa a instalar:

Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:

Por defecto, el programa

proporciona algunos valores, pero
si en su empresa hay un
administrador de SQL, puede
analizar la informacin que se va
a ingresar en esta pantalla y hacer
modificaciones si es el caso. El
nico campo que se debe
conservar es Nombre
Collation, este no debe ser
modificado.

93

Al dar clic en <Aceptar> o en el botn Ver/Editar muestra la siguiente pantalla:

Rgimen Tributario

Este es un campo informativo para el clculo y/o la aplicacin de los impuestos al momento de
capturar los documentos y la impresin de las facturas, se puede elegir una de las siguientes tres
alternativas:
Rgimen Simplificado: Pertenecen a este rgimen los comerciantes minoristas o detallistas,
cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas, as como quienes
presten servicios gravados. Deben cumplir en su totalidad las siguientes condiciones:
Ser personas naturales.
Tener mximo dos establecimientos de comercio.
No ser importadores de bienes corporales muebles.
No vender por cuenta de terceros, as sea a nombre propio.
Los ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao fiscal inmediatamente
anterior, sean los establecidos por la DIAN.
Cuando vendan bienes gravados no estn obligados a expedir factura de venta.
No estn obligados a presentar declaracin de impuesto sobre las ventas.
Se les prohbe adicionar al precio de venta o servicios gravados suma alguna por concepto de
impuestos sobre las ventas.
Rgimen Comn: Pertenecen a este rgimen todos los responsables de liquidar el impuesto a las
ventas. Para el efecto el responsable debe:
Expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realice y conservar
copia.
94

Llevar libros de contabilidad.

Efectuar retencin en la fuente por IVA y presentar la correspondiente declaracin.
Expedir certificado de retencin en la fuente.
Solicitar autorizacin de la numeracin para la expedicin de factura.
Gran Contribuyente: Pertenecen a este rgimen todos aquellos que el Director General de
Impuestos Nacionales, mediante resolucin, establezca como contribuyentes, responsables o
agentes retenedores y que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban
pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes.
A partir de la publicacin de la respectiva resolucin, la persona o entidad sealada deber cumplir
todas sus obligaciones tributarias, en la administracin u oficina que se les indique, y en los bancos
o entidades asignados para recaudar y recepcionar sus declaraciones tributarias.
Ninguno: Se elige cuando la empresa no tiene identificacin tributaria, es decir, que es una
persona natural y por lo tanto no causa ningn tipo de retencin.

Actualizacin en Lnea

Si se activa, se actualizan los saldos de Clientes al grabar un documento. Si no se activa, quiere

decir que la compaa funcionar en BATCH, en este caso es necesario realizar el proceso de
actualizacin para que se afecten los saldos de las tablas.
Batch: Los saldos se alimentan, ejecutando un proceso de actualizacin, el cual recorre la
informacin del movimiento y afecta los saldos en las tablas. Esto nos permite que la
informacin sea verdica y la informacin puede ser corregida antes de afectar los archivos.
Lnea: Significa que con solo grabar el documento, el programa alimenta los saldos.

En cualquier momento se puede cambiar de lnea a batch o viceversa. En caso de pasarse de batch a
lnea, el programa verifica que todas las transacciones estn actualizadas, de lo contrario, no lo
permite.

Transfiere en Lnea
Este identificador se utiliza para indicar que todo movimiento que se ingrese en los dems mdulos
de la Solucin Corporativa, se vea reflejado en Contabilidad.
Por ejemplo: Si se ingresa una factura en Facturacin y se tiene activado este campo; dicha transaccin va a
estar en Contabilidad, sin necesidad de volver a ingresar dicha factura en Contabilidad.

Cantidad de Decimales
En este campo se elige el nmero de decimal que se van a manejar. Si no se van a manejar
decimales, se elige cero (0).
El manejo o no de decimales, se ve reflejado en las capturas de todos los mdulos comerciales y a
nivel de informes.

Niveles Plan de Cuentas

En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el
cdigo contable de la contabilidad a manejar.
95

Al habilitar por primera vez el mdulo de Inventarios o al dar clic en el botn Ver/Editar que
aparece al frente de Inventarios, aparece la siguiente pantalla:

Controles
Permite Existencias Negativas
Si se activa este campo, al capturar una salida de almacn cuya existencia de la referencia queda
negativa, el programa permitir grabar la transaccin, de lo contrario no lo permitir.

Controla Stock de Seguridad

Si se activa este campo, al momento de capturar una salida de mercanca cuya existencia de la
referencia quedar por debajo de la cantidad ingresada en el campo Stock de seguridad, no
permite grabarlo.

Controla Punto Reorden

Si se activa este campo, al momento de capturar una salida de mercanca cuya existencia de la
referencia quedar por debajo de la cantidad ingresada en el campo Punto de Reorden, no
permite grabarlo.

Manejo de comentario en el detalle

Si se activa este campo, en la captura de movimiento, permite digitar en el campo Comentarios del
detalle, tem por tem. Si no se activa, este campo aparece desactivado.

Control de fechas en el movimiento

Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se
puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.
El perodo actual es el mes siguiente a la fecha que aparece en el campo <Fecha Ultimo Perodo
Cerrado>.
96

Causa Ventas

Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de venta, se resta
del documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de
ReteFuente.
Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de venta, se resta del
documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva.
Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de venta, se resta del
documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica.

Causa Compras

Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de compra, se resta
del documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de
ReteFuente.
Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de compra, se resta del
documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva.
Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar un documento de compra, se resta del
documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica.

Fecha Ultimo Perodo Cerrado

En este campo aparece la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de perodo. Solamente es
posible ingresar esta fecha al momento de adicionar la compaa, en los dems casos aparece
desactivado.

Salir
Al seleccionar esta opcin inmediatamente sale del mdulo de usuarios.

Ayuda

Presenta las siguientes opciones:

Indice
Contenido
Acerca de..

97

Indice

Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las
opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

98

Cambio de Clave

Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva
clave, reconfirmando dicha clave.
Muestra la siguiente pantalla:

Esta clave es la que se pide al

ingresar al programa en el
campo Contrasea

Definicin de Formatos de Impresin

Permite definir los formatos de impresin que los usuarios de la aplicacin requieren. (Ruta:
Utilidades \ Definicin de Formatos de Impresin). Este mantenimiento est conformado por 2
pestaas: Bsicos e Importar.
Bsicos

En este mantenimiento
se definen los formatos
ingresando el nombre,
la cantidad de tem que
se van a mostrar en el
documento, permite
seleccionar la ruta
donde queda grabado
el formato, la
descripcin y
adicionalmente se
puede definir un tipo de
impresin.

99

Adicin o creacin de un formato

Al dar click en el botn Adicionar, el programa permite crear un nuevo formato y visualizar todos los formatos
existentes en el mdulo en el cual se encuentre ubicado (Facturacin, Inventarios, Compras, Pedidos y
Cartera).

Se llena la informacin bsica y se da doble click en el formulario que se desea tener como base

100

Se abre automticamente 2 documentos en Excel (un .txt y un .xls).

El archivo .txt cuenta con todos los posibles campos que se pueden mostrar en el formato.
Se debe tener en cuenta que si el campo es numrico se mostrara con una serie de nueves (9) consecutivos, o
si es alfanumrico se mostrara con una secuencia de equis (X).
En este archivo se visualiza la informacin perteneciente a las tablas de la base de datos que tienen relacin
con la informacin de Encabezado, Detalle, Pie. Estas tablas varan dependiendo del modulo en el que se est
trabajando.
El archivo .xls es para definir el formato del documento a configurar.
Para insertar un campo en el documento de Excel se deben realizar los siguientes pasos:
1. En el archivo de Excel .xls se digita el nombre del campo

2. Ubicado en el archivo .txt. se selecciona el campo a copiar (ya sea con click derecho y click en Copiar o
presionando las teclas ctrl + c).

101

3. ubicado en el archivo de Excel .xls se da clic derecho seleccionando Pegado especial

4. Se da clic en pegar vnculos, de esta manera queda en la celda correspondiente el contenido del campo.

Se contina de igual manera con cada uno de los campos que hacen parte del contenido de la forma a crear.

102

En la celda queda la formula que vincula el documento de Excel con el documento .txt

Se guarda el documento de Excel y se cierra

103

En el mantenimiento de Definicin de Formatos de Impresin se da click en el botn Grabar

Edicin o actualizacin de un formato

Se ingresa al mantenimiento de Definicin de Formatos de Impresin, se selecciona el formato que se desea
modificar y se da clic en el botn Editar.

104

Se modifican los campos

Si se desea tambin se puede modificar el formato haciendo doble click sobre ste y se graba.

105

Al consultar el formato nuevamente se puede observar que queda actualizado con los cambios realizados.

Al intentar modificar un formulario de Softland se presenta un mensaje informando que no es posible editar un
formato de Softland

106

Importar Formatos

En esta pestaa se
permite al usuario
importar los formatos
que desea almacenar
en la base de datos.
Si el formato tiene
como tipo de formato
Softland, el programa
no permite modificarlo,
ni eliminarlo.

Se abre el formulario de Definicin de Formatos de Impresin y se hace click en la pestaa de Importar, al

ubicarse en la fila ruta temporal se activa el botn para buscar en la ruta, donde se encuentra el archivo.

107

Se llena el grid con todos los formatos que se deseen importar a la base de datos, teniendo en cuenta que es
obligatorio indicar la ruta donde se encuentra y la cantidad de tems del detalle.

Impresin de documentos
Se ingresa a la impresin de documentos

108

Se elige el formato de Excel deseado y se hace click en Abrir

En este caso se presenta esta ventana en la cual el usuario elige el medio de impresin

Por pantalla: Imprime todos los documentos seleccionados por pantalla

Por impresora: Enva todos los documentos seleccionados a la impresora predeterminada
Por pantalla e Impresora: muestra los documentos por pantalla y luego los enva a la impresora

109

Galera de Informes
Por medio de esta opcin es posible visualizar una serie de informes que servirn para responder a
las siguientes preguntas:
Cul es la situacin actual de la empresa?
Qu tengo pendiente por despachar?
Cul es el estado de mis rdenes de compra?
Qu obligaciones tengo?
Cul es la situacin actual de la empresa?

Adems, permite visualizar unos informes grficos y ver o imprimir los informes que se han
guardado con anterioridad.

Cambio Fecha Proceso

Por medio de esta opcin es posible cambiar la fecha en el cual se est trabajando (Mes, Da y
Ao), sin necesidad de reiniciar la ejecucin del programa.
Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el ao y el da en el que se va a
trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.

110

Si no se elige el da, el programa no tomar la fecha que se desea cambiar.

Importar / Exportar Archivos

La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, informacin externa
generada por otros programas o por INVENTARIOS, siempre y cuando el archivo a importar tenga
las mismas caractersticas a la estructura de los archivos que maneja el programa. Tambin
permite enviar toda la informacin de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en
otras aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera INVENTARIOS.
Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Utilidades \ Importar / Exportar Archivos.

NOTA
IMPORTANTE: Para ingresar a Importacin/Exportacin de Datos solo es posible hacerlo
directamente desde la opcin del Men Utilidades, opcin Importar/Exportar Archivo.
El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos.
Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, segn sea el caso.
Seleccionar el tipo de transferencia (Importar/Exportar).

Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son:
Archivos de Inventarios, Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.

111

- Tablas de Inventarios: Aparece una nueva caja de dilogo para seleccionar la compaa desde
la cual se traer la informacin al mdulo de Inventarios o la compaa destino en caso de estar
exportando.

IMPORTANTE:
Si se desea transferir informacin de una compaa a otra y el archivo ya existe, el
programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo.
- Excel, Paradox, FoxPro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente
pantalla:

Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo
con sus respectivas extensiones: Excel (Extensin .XLS), Paradox (Extensin .DB), Foxpro (Extensin
.DBF), Texto (Extensin .TXT)

- SQL Server: Permite traer o llevar informacin de las tablas de SQL desde o hacia otra
compaa. Muestra la siguiente pantalla:
112

Si el archivo a exportar ya existe en la base de datos de la compaa, pregunta si desea

sobrescribirla.
Si se va a importar, permite elegir la tabla a importar:

113

Transferir Datos Persona Natural

Esta opcin permite transferir los datos de la Tabla GPersonaNatural Personas Naturales (Primer
nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Clase de documento) a otra
compaa.

Si se requiere realizar exportacin de Persona Natural a Archivo Plano, se debe hacer por el proceso
de Importar/Exportar Archivos en el Men Utilidades

Consultas Dinmicas
Esta opcin permite generar informes especficos, "extractados" de uno o varios archivos del
programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario.
Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable
tener bien definido y diseado el contenido de este, es decir, saber de antemano qu informe se
desea, de qu archivo se va a tomar la informacin, qu campos contiene y cules registros
incluye.
Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Utilidades \ Consultas Dinmicas.

NOTA
IMPORTANTE: Para ingresar a Consultas Dinmicas solo es posible hacerlo directamente
desde la opcin del Men Utilidades, opcin Consultas Dinmicas.
Al ingresar a esta opcin se presentan las siguientes opciones:
Crear Consulta
Abrir Consulta

Crear Consulta
Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es
posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos.

Esfuncionalidad
posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la
de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla
<Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla
<Shift> y clic con el mouse en el ltimo campo.
114

Los pasos a seguir son:

Seleccionar los archivos a incluir en el informe.

Al dar clic en el botn Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.

Seleccionar los campos a incluir en el informe.

Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior.
Para continuar se debe construir el criterio de seleccin o filtro para los datos del informe as:

Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionar el informe.

Elegir un operador matemtico ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual).

115

Digitar la expresin (Lmite de la condicin) o elegir otro campo de las tablas elegidas
anteriormente y con el cual se va a evaluar la condicin.
Dar clic en el botn <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior.
Si se desea adicionar otra condicin se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y
se relaciona por medio de los operadores lgicos <Y> <O>.

Para eliminar un criterio se presiona el botn <Limpiar>.

Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cul de los campos que
aparecen, se va a organizar el informe.

Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedar grabado el archivo.
Si se activa este
campo, el programa
guarda la consulta
con extensin .SQL,
que luego va a servir
para realizar el
proceso de abrir una
consulta existente.

Si se elige el botn <Detalles>, muestra las caractersticas de la consulta:

116

Adems, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.

IMPORTANTE:
El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la
consulta en Excel y luego se guardan otras ms con el mismo nombre, el programa lo que hace es
adicionar otra hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y as sucesivamente.

Abrir Consulta
Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue
guardada la consulta con extensin .SQL:

Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o ASCII:

117

Website de Softland
Por medio de esta opcin es posible ingresar a la pgina web del Grupo Softland, casa matriz de
Softland S.A., siempre y cuando se tenga conexin a Internet, de lo contrario no se podr acceder a
dicha pgina.

Al dar clic en el link Colombia, podr consultar la pgina de Softland S.A. Colombia:

118

Correo
Por medio de esta opcin es posible acceder al correo interno.
Aparece todo
lo que se tenga
en la bandeja
de entrada del
correo interno
de la empresa

En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y
son los siguientes:

Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo.

Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botn aparece la ventana para
enviar un nuevo mensaje:

Permite traer los mensajes entrantes.

Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se est visualizando.

Borra el mensaje que se tenga activo.

Permite salirse de la opcin.
119

Transferencias
Al ingresar a esta opcin aparece una nueva pantalla con los siguientes mens:
Transferencia
Ayuda

Transferencia
En este men se presentan las siguientes opciones:
Contabilidad
Contabilidad SQL
Tesorera
Tesorera SQL
Shop SQL
Salir

Contabilidad
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de Inventarios SQL (Recepcin compras,
Devolucin compras, Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario)
hacia Contabilidad Access.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:

Elegir el documento de Inventarios (Recepcin compras, Devolucin compras, Ventas,

Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario) a transferir
Ingresar el ao y el perodo de Contabilidad al cual se va a realizar la transferencia.

Si el tipo de transferencia a Contabilidad es a Compaa Actual u Otra Compaa, se debe tener en

cuenta que el periodo seleccionado debe estar abierto porque de lo contrario no se realizar la
transferencia.
120

Seleccionar todos los documentos o un rango por Fecha, Nmero documento o Tipo
documento
Elegir el tipo de transferencia:
Detallada: Transfiere todos los documentos segn las especificaciones de los anteriores
campos.
Resumida: Si la transferencia va a ser resumida, se elige el tercero, el tipo de documento y la
fecha de los documentos a transferir.

La transferencia a Contabilidad puede realizarse de 3 formas diferentes:

Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Contabilidad de la
compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia.
Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Contabilidad de la compaa que se
seleccione al realizar el proceso.
Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos
seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Contabilidad realizar el
proceso de importacin de movimiento. Cuando se exporta a un archivo plano, se generan 3
archivos:
- CMDMOVIMIENTO.TXT (Movimiento)
- GCENTROCOSTOS.TXT (Centro de costos)
- GTERCEROS.TXT (Terceros)
Elegir si se desea transferir los documentos anulados.

Contabilidad SQL
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de Inventarios SQL (Recepcin compras,
Devolucin compras, Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario)
hacia Contabilidad SQL.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:

Elegir si se va a transferir todos los documentos o uno especfico (De acuerdo al tipo de
movimiento del documento entre los siguientes: Recepcin compras, Devolucin compras,
Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario).
121

Ingresar el ao y el perodo de Contabilidad al cual se va a realizar la transferencia.

Si el tipo de transferencia a Contabilidad SQL es a Compaa Actual u Otra Compaa, se debe tener
en cuenta que el periodo seleccionado debe estar abierto porque de lo contrario no se realizar la
transferencia.

Seleccionar todos los documentos o un rango por Fecha, Nmero documento o Tipo
documento
Elegir el tipo de transferencia:
Detallada: Transfiere todos los documentos segn las especificaciones de los anteriores
campos.
Resumida: Si la transferencia va a ser resumida, se elige el tercero, el tipo de documento y la
fecha de los documentos a transferir.
La transferencia Contabilidad SQL puede realizarse de 3 formas diferentes:
Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Contabilidad de la
compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia.
Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Contabilidad de la compaa que se
seleccione al realizar el proceso.
Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos
seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Contabilidad realizar el
proceso de importacin de movimiento. Cuando se exporta a un archivo plano, se generan 3
archivos:
- CMDMOVIMIENTO.TXT (Movimiento)
- GCENTROCOSTOS.TXT (Centro de costos)
- GTERCEROS.TXT (Terceros)
Elegir si se desea transferir los documentos anulados.

Tesorera

Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de Inventarios SQL (Recepcin compras,
Devolucin compras, Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario)
hacia el mdulo de Tesorera Access.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:

122

Tesorera SQL

Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de Inventarios SQL (Recepcin compras,
Devolucin compras, Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario)
hacia el mdulo de Tesorera SQL.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:

Elegir si se va a transferir todos los documentos o uno especfico (De acuerdo al tipo de
movimiento del documento entre los siguientes: Recepcin compras, Devolucin compras,
Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas, Ajustes inventario).
Seleccionar todos los documentos o por rango de Fecha, Nmero documento o Tipo documento
La transferencia a Tesorera SQL puede realizarse de 3 formas diferentes:
Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Tesorera de la
compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia.
Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Tesorera de la compaa que se
seleccione al realizar el proceso.
Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos
seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Tesorera realizar el
proceso de Transferencias y dentro de esta realizar la importacin.

Shop SQL
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de Inventarios SQL (Recepcin compras,
Devolucin compras, Ventas, Devolucin ventas, Otras salidas, Otras entradas) hacia Shop SQL.

123

El programa permite filtrar por fechas y por bodegas, generando el respectivo archivo plano.
Si el campo bodega se
deja en blanco, el
programa transfiere los
documentos de todas
las bodegas.

Salir
Al seleccionar esta opcin, de inmediato finaliza el trabajo con el programa.

Ayuda
ndice
Acerca de...

ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Acerca de...
Por medio de esta opcin es posible visualizar la versin del programa.

124

Herramienta de Actualizacin
Por medio de esta utilidad es posible realizar la actualizacin de las bases de datos del programa o
la instalacin de SQL Server en el servidor. Para acceder a esta aplicacin se hace por Inicio \
Programas \ Solucin Corporativa Softland Servidor \ Utilidades Softland SQL \ Herramienta de
Actualizacin. Se puede elegir el tipo de proceso a realizar entre los siguientes:

Instalacin Servidor: Esta opcin se debe ejecutar la primera vez que se instala el programa
en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos bsicas (Usuarios, Informes y
Compaa de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo, como uno que actualmente
tenga Access y vaya a pasarse a SQL.
Migracin de Bases de Datos a SQL: Esta opcin es utilizada para migrar los datos que el
usuario tiene en el programa Softland bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server.
La aplicacin Softland que se tenga instalada debe estar en la ltima versin vigente.

Si se tienen instalados otros mdulos diferentes a los mdulos comerciales (Facturacin, Cartera,
Inventarios, Pedidos y Compras), es necesario correr la utilidad Vinculacin (Ver explicacin en el
tema que sigue)

Actualizacin de Bases de Datos: Esta opcin es para actualizar la base de datos SQL de las
compaas instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la informacin
almacenada en cada una de ellas.

Ver explicacin mas detallada en Actualizando el programa, pgina 15.

Herramienta de Vinculacin
Por medio de esta utilidad se vinculan las bases de datos que estaban en Access y que fueron
convertidas por medio de la utilidad de Actualizacin, por la opcin Migracin de Bases de Datos
a SQL. Esta utilidad lo que hace es permitir que toda la informacin que se ingrese en un mdulo,
se vea reflejada en los dems mdulos de la Solucin Corporativa. Se debe utilizar esta utilidad,
cuando se va a trabajar en lnea la Solucin Corporativa. Para acceder a esta aplicacin se hace
por Inicio \ Programas \ Solucin Corporativa Softland Servidor \ Utilidades Softland SQL \
Herramienta de Vinculacin.
125

Al ingresar a esta utilidad aparece una primera pantalla donde se ingresan los datos de usuario
para acceder al servidor de SQL Server:

Esta compuesto por los siguientes mens:

Vincular
Ayuda

Si

se tiene instalado UNICAMENTE LOS MODULOS COMERCIALES (Facturacin, Cartera,

Inventarios, Pedidos y Compras) en la ltima versin, no es necesario correr esta utilidad.

Este proceso se debe realizar en cada una de las estaciones en las cuales se tiene uno o ms mdulos de la
Solucin Corporativa que comparten informacin con alguna compaa de los mdulos comerciales SQL
(Facturacin, Cartera, Inventarios, Pedidos y Compras). Ejecutarla en una estacin no implica que no se
deba ejecutar en las dems; porque lo que se est haciendo en cada estacin es indicndole al mdulo de la
Solucin Corporativa dnde estn los datos de Facturacin, Cartera, Inventarios, Pedidos y Compras.

Es necesario realizar el proceso para cada compaa instalada que afecte una compaa en SQL.

126

Vincular

En este men se elige cual de las bases de datos se van a vincular (Mecodb.mdb o Usuarios.mdb),
adems permite salir de la aplicacin. Esta compuesto por las siguientes opciones:

Crear conexiones ODBCS

Vincular BD Compaas
Vincular BD Usuarios
Salir

127

Crear conexiones ODBCS

Por medio de esta opcin el programa crea automticamente en el sistema, las conexiones de las
bases de datos Access con las de SQL. Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde
muestra el nombre del servidor, el usuario y el password:

Al dar <Aceptar> aparecen unos mensajes donde se indica cada una de las conexiones realizadas:

128

Vincular BD Compaas

Por medio de esta opcin se vincula la base de datos de la compaa (mecodb.mdb) a una base de
datos de SQL. En esta pantalla se selecciona la compaa de SQL y la base de datos de Access a
la cual se va a conectar. Este proceso se hace para cada compaa de SQL.

Al dar clic en el botn <<Aceptar>> se realiza la vinculacin para que cada vez que se realicen
cambios en los dems mdulos que trabajan bajo el motor de base de datos Access, se vea
reflejado en SQL y viceversa.

129

Por ltimo, muestra un mensaje de terminacin del proceso:

Vincular BD Usuarios
Por medio de esta opcin se vincula la base de datos de Usuarios (usuarios.mdb) de Access a la
base de datos de usuarios de SQL, para que cualquier cambio que se haga a nivel de usuarios, se
refleje en ambas bases de datos. Al igual que en la opcin anterior, se debe seleccionar la ruta en
la cual se encuentra la base de datos de usuarios:

Salir
Por medio de esta opcin se sale de la aplicacin.

Ayuda
Esta compuesto por las siguientes opciones:
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Contenido
Acerca de...

ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

130

Contenido
Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los
mens, opciones y campos que conforman el programa.

Acerca de...
Por medio de esta opcin es posible visualizar la versin del programa.

131

Manejo de Seriales
Para el manejo de seriales, es necesario que las referencias que vayan a manejarlo tengan en el
mantenimiento de Referencias, activado el identificador Maneja Serial.

Maneja Serial: Indica si la referencia maneja serial o no. Para matricular los seriales a las
referencias, se hace en el momento de realizar la compra o la entrada de la referencia.
Si la referencia tiene despiece, este identificador se activa a los hijos, por lo tanto en la captura de
las referencias Hijos se pide el serial.
El serial es nico por referencia, pero otra referencia puede tener un nmero de serial igual a otra
referencia.
En las capturas se piden tantas series como unidades se hayan indicado en la cantidad que se va a
comprar o a vender, ya que la serie se pide en el momento que se ingresa la cantidad, excepto en
los despachos (Pedidos) cuando no se sugiere ni se confirma el pedido, en este caso se pide el
serial al elegir la bodega.

En qu momento son solicitados los Seriales?

Mdulo de Facturacin: Se piden seriales en la captura de facturas y en la devolucin, la
referencia que se devuelve debe tener el mismo serial que se ingres en la captura de la
factura, as se haya cerrado el mes.
Mdulo de Inventarios: Todos los tipos de transaccin, piden serial (Ventas, Devolucin
Ventas, Compras, Devolucin Compras, Otras Salidas, Otras Entradas, Ajustes).
Mdulo de Compras: Los seriales son solicitados en el momento de realizar la Recepcin
de la mercanca y al realizar las Devoluciones Compras.

132

Mdulo de Pedidos: En Pedidos, los seriales son solicitados al realizar la remisin y

pueden presentarse dos casos:
Cuando no se ha sugerido, ni confirmado el pedido: Pide el serial luego de elegir la
Bodega.
Cuando el pedido se ha sugerido y/o confirmado: pide el serial luego de ingresar la
Cantidad. En este caso, como aparece la cantidad a despachar, es necesario volver
a digitar dicha cantidad para que sean solicitados los seriales.

El mdulo de Cartera No Maneja Seriales.

Ejemplos Ilustrativos
A continuacin ilustraremos el manejo de seriales en 2 diferentes tipos de empresas:
Empresa de Lcteos (Con productos perecederos)
Empresa de Venta de Computadores (Con manejo de Despiece)

Empresa de Lcteos

La empresa Lcteos S.A. maneja las siguientes referencias:

001 Yogurt
002 Leche
004 Mantequilla
005 Crema de Leche
Q01 Queso
Las anteriores referencias tienen en el mantenimiento de referencias, activado el campo Maneja
Serial.

133

Cada una de las referencias ingresan y salen por lotes y por fecha de vencimiento as:
Cdigo

Nombre

Lote

Fecha de Vencimiento

001

Yogurt

01

12/31/2002

001

Yogurt

02

01/31/2003

001

Yogurt

03

02/28/2003

002

Leche

01

11/01/2002

002

Leche

02

11/16/2002

Q01

Queso

01

11/30/2002

Q01

Queso

02

12/30/2002

Q01

Queso

03

01/30/2003

Proceso de Entrada y Salida de la referencia Q01 Queso

1. Desde el Mdulo de Compras, si no se tiene Compras, se realiza desde el Mdulo de
Inventarios:
Se realiza una Compra o Entrada de la referencia Q01 - Queso por una cantidad igual a 3, al
momento de ingresar la cantidad en el detalle, aparece una ventana donde se piden tantos
seriales como cantidad se haya digitado, para este caso sera 3 tem as:

Como podemos observar, se ingresan los 3 seriales. Una referencia puede tener n nmeros de
seriales que deben ser diferentes. Luego se indic la fecha de vencimiento de cada serial de la
referencia, es decir, para este ejemplo, la fecha hasta la cual se puede consumir dicho producto y
por ltimo se ingres el nmero del lote al que pertenece cada serial de la referencia, este dato es
informativo al momento de revisar los informes de seriales.

Si se tiene el Mdulo de Pedidos, se contina con el paso 2.

Si se tiene el Mdulo de Inventarios y Facturacin, contina en el paso 3.
Si se tiene solo el Mdulo de Inventarios, contina con el paso 4.
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2. Desde Pedidos se ingresa el pedido de la referencia Q01-Queso por una cantidad de 3

unidades. Hasta el momento no solicita nmeros de seriales. Se pueden presentar dos casos:

Se realiza los procesos de sugerido y confirmacin manual: Slo va a pedir la cantidad

sugerida y la cantidad confirmada. Al momento de realizar el despacho cuando pide los
datos de la remisin, es necesario volver a digitar la cantidad a despachar , con el fin que
el programa solicite los nmeros de seriales a despachar, los cuales ya debieron haber
sido ingresados por la transaccin de Compra o Entrada.
Es muy importante tener en cuenta, que los seriales solo son solicitados en los procesos
manuales, por lo tanto cuando se van a manejar seriales, se debe realizar el sugerido y la
confirmacin manual.
Si no se realiza los procesos de sugerido y confirmacin, los seriales son solicitados al
momento de realizar el despacho, que es cuando se genera la remisin, luego de elegir la
bodega.
Una vez generada la remisin, esta pasa al mdulo de Facturacin, con tipo de documento Venta
para su posterior impresin de la factura y en el mdulo de Inventarios se genera la transaccin de
salida tipo Venta en donde se descuenta la existencia de la referencia dependiendo de la cantidad
de seriales vendidos.
3. En el Mdulo de Inventarios, se ingresa la transaccin tipo Compra o Entrada, al momento
de digitar la cantidad, solicita los seriales de acuerdo a la cantidad comprada. Posteriormente
pasa al mdulo de Facturacin donde se realiza la factura de venta, en el detalle luego de
ingresar la cantidad, solicita los seriales a vender para su posterior impresin de la factura y
en el mdulo de Inventarios se genera la transaccin de salida tipo Venta en donde se
descuenta la existencia de la referencia dependiendo de la cantidad de seriales vendidos.
4. Si se tiene solo el Mdulo de Inventarios, se ingresan las transacciones de entrada y salida, en
cualquiera de los dos tipos de transaccin, solicita los seriales luego de digitar la cantidad en
el detalle.
Recuerde: Si se va a hacer una Salida o Venta, dichos seriales ya deben estar ingresados
previamente por una transaccin de Entrada o Compra.

Empresa de Venta de Computadores

La empresa Computadores S.A. maneja las siguientes referencias, manejando despiece:
Referencias Padre
010 Dual Core
020 Core 2Duo III

Referencias Hijo
001 Monitor LCD 19 LG
002 Monitor LCD 19 SAMSUNG
003 Monitor SVGA 17 Digital
005 Disco Duro Sata de 320G
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009 Disco Duro 250G IDE

010 Disco Duro de 260G Sata
011 Disco duro Sata de 320G
012 Procesador Dual Core de 2.6Ghz
013 Main Board Intel
014 Memoria Ram de 2G
015 Teclado inalmbrico
016 Mouse inalmbrico
017 Memoria RAM 128 MB
021 Tarjeta de video
022 Tarjeta de red
023 Unidad de DVD
024 Minitorre de lujo
025 Procesador Core 2 Duo
CE11 Torre de Lujo
Las referencias Hijo se manejan como referencias independientes, las cuales estn asociadas a las
referencias Padre, dependiendo de su clase. Las referencias Hijo tienen en el mantenimiento de
referencias, activado el campo Maneja Serial, lo que significa que se puede tener de una misma
referencia n nmero de seriales.

Por cada compra o entrada de cada referencia hijo y de acuerdo a la cantidad, el programa pide los
seriales de cada referencia, por ejemplo un Dual Core est conformado por las siguientes partes:
Cdigo
010

Nombre
Dual Core

002

Monitor LCD SAMSUNG de 19

005

Disco Duro de 320 G Sata

136

011

Disco duro de 400 G Sata

012

Procesador Dual Core de 2.6Ghz

013

Main Board Intel

014

Memoria Ram de 2G

015

Teclado inalmbrico

016

Mouse inalmbrico

CE11

Torre de lujo

021

Tarjeta de video

022

Tarjeta de red

023

Unidad de Cd Room

024

Tarjeta de Sonido

En el mantenimiento de referencias, en la pestaa de Despiece quedara as:

Proceso de Entrada y Salida de la referencia 010 Dual Core

Observemos que la referencia 005 Disco duro , la cantidad es 2, dicha cantidad se tiene en
cuenta para pedir los seriales en el momento de la compra o la venta de la referencia padre:

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1. Desde el Mdulo de Compras, si no se tiene Compras, se realiza desde el Mdulo de

Inventarios:
Se realiza una Compra o Entrada de la referencia 010 Dual Core por una cantidad igual a 1,
en la orden de compra no son solicitados los seriales:

Posteriormente se realiza la recepcin de mercanca; al momento de ingresar la cantidad en el

detalle, aparece una ventana donde se piden tantos seriales como cantidad se haya digitado, como
es una referencia padre, el programa va a solicitar los seriales para cada parte (Hijo), estos seriales
los solicita en pantallas independientes por cada una de las partes que conforman la referencia
010-Dual Core. Luego se indica la fecha de cada serial, es decir, para este ejemplo, la fecha hasta
la cual tiene garanta dicho serial, el lote en este caso es opcional, este dato es informativo al
momento de revisar los informes de seriales.
Observe la solicitud del serial de la referencia 002-Monitor LCD Samsung de 19:

138

Ahora solicita el serial de la referencia 013-Main board:

A continuacin se puede observar que con la referencia 005 Disco duro, se solicitan 2 seriales
que es la cantidad de dicha referencia que hace parte de la referencia padre, como se indic en la
pestaa de Despiece en el mantenimiento de Referencias.

Y as sucesivamente, se piden los seriales de todas las partes que conforman la referencia 010Dual Core.
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Como se mencion anteriormente una referencia puede tener n nmeros de seriales que deben ser
diferentes.
Si se tiene el Mdulo de Pedidos, se contina con el paso 2.
Si se tiene el Mdulo de Inventarios y Facturacin, contina en el paso 3.
Si se tiene solo el Mdulo de Inventarios, contina con el paso 4.
2. Desde Pedidos se ingresa el pedido de la referencia 010 Dual Core por una cantidad de 1
unidad. Hasta el momento no solicita nmeros de seriales. Se pueden presentar dos casos:
Se realiza los procesos de sugerido y confirmacin manual: Solo va a pedir la cantidad
sugerida y la cantidad confirmada. Al momento de realizar el despacho, cuando pide los
datos de la remisin, es necesario volver a digitar la cantidad a despachar, con el fin que
el programa solicite los nmeros de seriales a despachar, los cuales ya debieron haber
sido ingresados por la transaccin de Compra o Entrada.
Es muy importante tener en cuenta, que los seriales solo son solicitados en los procesos
manuales, por lo tanto cuando se van a manejar seriales, se debe realizar el sugerido y la
confirmacin manual.
Si no se realiza los procesos de sugerido y confirmacin, los seriales son solicitados al
momento de realizar el despacho, que es cuando se genera la remisin, luego de elegir la
bodega.
Una vez generada la remisin, esta pasa al mdulo de Facturacin, con tipo de documento Venta
para su posterior impresin de la factura y en el mdulo de Inventarios se genera la transaccin de
salida tipo Venta en donde se descuenta la existencia de la referencia dependiendo de la cantidad
de seriales vendidos. Para este ejemplo, se descuenta la existencia a cada una de las partes que
conforman la referencia padre (Dual Core)
3. En el Mdulo de Inventarios, se ingresa la transaccin tipo Compra o Entrada, al momento
de digitar la cantidad, solicita los seriales de acuerdo a la cantidad comprada. Posteriormente
pasa al mdulo de Facturacin donde se realiza la factura de venta, en el detalle luego de
ingresar la cantidad, solicita los seriales a vender para su posterior impresin de la factura y
en el mdulo de Inventarios se genera la transaccin de salida tipo Venta en donde se
descuenta la existencia de la referencia dependiendo de la cantidad de seriales vendidos.
4. Si se tiene solo el Mdulo de Inventarios, se ingresan las transacciones de entrada y salida, en
cualquiera de los dos tipos de transaccin, solicita los seriales luego de digitar la cantidad en
el detalle.

Recuerde: Si se va a hacer una Salida o Venta, dichos seriales ya deben estar ingresados
previamente por una transaccin de Entrada o Compra.

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