Professional Documents
Culture Documents
MANUAL DE CALIDAD
21 de junio de 2010
Manual de Calidad
Pgina 1 de 37
Versin 6.0
LISTA DE DISTRIBUCION
DIRECCCION DE CALIDAD
Director General de
Proyecto/ Jefe de Area:
7.0
# Versin documento
21/06/10
Fecha vigencia:
Lista de Distribucin
De:
Fecha
A:
Comit de Calidad
Telfono/Fax
21/06/2010
Accin*
Fecha
21/06/2010
Firma
Control de cambios
No. Ver.
1.0
Fecha Ver.
Revisado por
Descripcin
Ruta
23/02/2007
Representante de la Direccin
y Comit de Calidad
N. A.
N.A
N.A
N.A
2.0
09/05/2007
Representante de la Direccin
y Comit de Calidad
3.0
03/08/2007
Representante de la Direccin
y Comit de Calidad
Manual de Calidad
Pgina 2 de 37
Versin 6.0
Fecha Ver.
Revisado por
Descripcin
Ruta
4.0
05/09/2007
Representante de la Direccin
y Comit de Calidad
N.A
5.0
16/10/2007
Representante de la Direccin
y Comit de Calidad
http:://Red
Autoral/SGC/Planificacin
21/07/09
Representante de la Direccin
y Comit de Calidad- Version
Aprobada Acta 028 de Agosto
6 de 2009
N.A.
7.0
21/06/2010
Manual de Calidad
Representante de la direccin
y Comit de calidad Aprobada
comit de calidad No 34 de
agosto 9 de 2010
Gtorresm/publica/TRD201
0/G5/SGC/planificacin
/manual de calidad
Pgina 3 de 37
Versin 6.0
MANUAL DE CALIDAD
LISTA DE DISTRIBUCION......................................................................................................2
0. INTRODUCCIN.................................................................................................................. 6
0.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD.................................................................................6
0.2. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD...................................................................................6
0.3. ALCANCE.......................................................................................................................8
0.4. EXCLUSIONES................................................................................................................8
0.5. CONTROL Y REVISIN.....................................................................................................8
0.6. ESTRUCTURA GLOBAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD...........................................9
CAPTULO I......................................................................................................................... 10
INFORMACIN SOBRE LA ENTIDAD........................................................................................10
1.1. RESEA HISTORICA..................................................................................................11
1.2. MISION.........................................................................................................................11
1.3. VISION.........................................................................................................................12
1.9. ORGANIGRAMA.............................................................................................................12
CAPITULO II......................................................................................................................... 14
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.............14
2.1. REQUISITOS GENERALES..............................................................................................15
2.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN.............................................................................15
2.2.1. Control de documentos.............................................................................................15
2.2.2. Control de registros..................................................................................................16
2.3. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION.............................................................................16
2.3.1. Compromiso de la Direccin.......................................................................................16
2.3.2. Enfoque al Usuario..................................................................................................16
2.3.3. Poltica de Calidad...................................................................................................17
2.3.4. Planificacin...........................................................................................................21
2.3.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin..................................................................21
2.3.5.1. Responsabilidad y Autoridad....................................................................................21
2.3.5.2. Representante de la Direccin y Comit de Calidad......................................................22
2.3.6. Revisin por la Direccin...........................................................................................24
2.3.6.1. Informacin para la Revisin por la Direccin...............................................................24
2.4. GESTIN DE LOS RECURSOS.........................................................................................25
2.4.1. Provisin de Recursos..............................................................................................25
2.4.2. Recursos Humanos..................................................................................................25
2.4.3. Infraestructura........................................................................................................ 26
2.4.4. Ambiente de trabajo.................................................................................................26
2.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO...................................................................27
2.5.1. Planificacin de la Prestacin del servicio......................................................................27
2.5.1.1. Procesos misionales..............................................................................................28
Manual de Calidad
Pgina 4 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 5 de 37
Versin 6.0
0. INTRODUCCIN
El presente manual de la Direccin Nacional de Derecho de Autor se encuentra fundamentado en la Ley 872
de 2003 y la respectiva Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, con el objetivo
de establecer los lineamientos de la poltica de calidad de la entidad, en procura de satisfacer las necesidades
de sus usuarios internos y externos y fomentando la creacin de una cultura de calidad que se refleje en la
mejora continua en la prestacin de sus servicios.
0.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD
El presente Manual describe la estructura del Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL
DE DERECHO DE AUTOR, implementado bajo los estndares de la Norma Tcnica NTCGP 1000:2004.
0.2. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
El Sistema de gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR tiene una
orientacin enfocada a los procesos, al mejoramiento continuo y al cumplimiento de los requerimientos de sus
usuarios, tal como se ve en el siguiente diagrama:
Manual de Calidad
Pgina 6 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 7 de 37
Versin 6.0
0.3. ALCANCE
El presente Manual cubre el Sistema de Gestin de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE
AUTOR, orientado a los procesos de:
Proceso
REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR;
CAPACITACIN, INVESTIGACIN Y DESARROLLO EN
DERECHO DE AUTOR
INSPECCION Y VIGILANCIA DE SOCIEDADES DE
GESTION COLECTIVA
ASISTENCIA LEGAL
GESTION DOCUMENTAL
Ubicacin
NOTA: Los procesos antes enunciados tambin se denominan Procesos misionales en razn a que a travs de estos
es que la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR presta los servicios a sus usuarios segn el objeto social
de la Entidad.
0.4. EXCLUSIONES
No aplica
0.5. CONTROL Y REVISIN
Este manual es elaborado por el Comit de Calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
y es revisado por el Representante de la Direccin y los dueos de los procesos de cada rea en la Entidad.
Su control se realiza a travs del formato Control de Documentos Internos.
La revisin del presente Manual proceder en los casos en que las acciones de mejoramiento lo requieran; en
caso contrario, se realizar una revisin semestral por parte del Comit de Calidad de la entidad.
Documento
Control de Documentos Internos
Ayuda de Memoria de Revisin
por la Direccin donde consta la
revisin del Manual de Calidad
Manual de Calidad
Ubicacin
Http://Red Autoral/SGC/Procesos/Gestin de Calidad/Control /Control
de Documentos Internos
Http://Red Autoral/SGC/Registros/Revisin por la Direccin/
Pgina 8 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 9 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 10 de 37
Versin 6.0
1.1.
RESEA HISTORICA
La Direccin Nacional de Derecho de Autor es un organismo del Estado Colombiano, que posee la estructura
jurdica de una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior.
La Direccin Nacional de Derecho de Autor fue creada como una Unidad Administrativa Especial, con
personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente, mediante el Decreto 2041 de 1991 y
el Decreto 4835 de 2008, que modifica su estructura. No obstante, el nacimiento de la entidad se remonta al 9
de diciembre de 1886, fecha en la cual se inscribi la primera obra de la produccin del ingenio y del talento
colombiano.
La Direccin Nacional de Derecho de Autor es el rgano institucional que se encarga del diseo, direccin,
administracin y ejecucin de las polticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos
conexos. En tal calidad posee el llamado institucional de fortalecer la debida y adecuada proteccin de los
diversos titulares del derecho de autor y los derechos conexos, contribuyendo a la formacin, desarrollo y
sustentacin de una cultura nacional de respeto por los derechos de los diversos autores y titulares de las
obras literarias y artsticas.
Dentro de este entorno, la accin institucional de la Direccin Nacional de Derecho de Autor involucra el
estudio y proceso de expedicin, de la normatividad autoral de nuestro pas, as como la adhesin a los
principales convenios internacionales sobre proteccin del derecho de autor y los derechos conexos, y la
inspeccin y vigilancia las sociedades de gestin colectiva.
De igual forma, la Direccin Nacional de Derecho de Autor participa activamente en todos los procesos de
negociacin comercial que adelanta nuestro pas a nivel bilateral y multilateral, y en los cuales se discuten los
temas del derecho de autor y los derechos conexos.
A la Direccin Nacional de Derecho de Autor, corresponde la administracin del Registro Nacional de Derecho
de Autor, el cual tiene por finalidad la inscripcin de todo tipo de obras en el campo literario y artstico, as
como los actos y contratos relacionados con la enajenacin o cambio de dominio de stas; todo con el fin de
otorgar un ttulo de publicidad y seguridad jurdica a los diversos titulares en este especial campo del derecho.
1.2. MISION
La Direccin Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del
Interior y de Justicia, cuya misin institucional es:
Fortalecer la debida y adecuada proteccin de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos
contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a estos derechos.
Inculcamos la nocin del derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa
el desarrollo de la nacin, protege la creacin de las obras literarias y artsticas que contribuyen a
engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, y responde a los retos
impuestos por los avances tecnolgicos.
Manual de Calidad
Pgina 11 de 37
Versin 6.0
Convertimos el conocimiento en oportunidad formando a los funcionarios de la entidad para que sean
promotores y difusores del respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.
Para ello constituimos alianzas estratgicas, a nivel nacional e internacional, con los sectores pblico y
privado para hacer realidad una cultura de respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.
1.3. VISION
Posicionarse como una entidad dinmica y reconocida que contribuya en forma permanente a la plena
vigencia del respeto al derecho de autor y los derechos conexos en Colombia.
1.4. DEFINICIN DEL MARCO GENERAL DE LAS POLTICAS DE LA DIRECCIN NACIONAL DE
DERECHO DE AUTOR.
En concordancia con lo establecido en los Decretos 2041 de 1991 y 4835 de 2008, la accin institucional de la
Direccin Nacional de Derecho de Autor estar dirigida a disear, dirigir, administrar y ejecutar las polticas
gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos.
El marco general de las polticas de la Direccin Nacional de Derecho de Autor est dirigido, de igual manera,
a fomentar el desarrollo de una cultura de respeto del derecho de autor a nivel nacional, impulsando las
acciones que permitan lograr una efectiva y adecuada proteccin a los creadores de las obras literarias y
artsticas; as como al diseo o implementacin de preceptos legales que fomenten la actividad creativa de
los autores, de tal forma que se le d contenido al derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que
genera empleo, impulsa el desarrollo de la nacin, aumenta la calidad de vida y contribuye a engrandecer el
arte, la cultura y el conocimiento.
1.5. ORGANIGRAMA
El mbito de las funciones de la entidad comprende todo el territorio nacional, teniendo como domicilio
principal la ciudad de Bogot, y la estructura interna se organizar de la siguiente manera:
Manual de Calidad
Pgina 12 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 13 de 37
Versin 6.0
CAPITULO II
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
Manual de Calidad
Pgina 14 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 15 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Gestin Documental/Control de
Registros
http://Red Autoral/SGC/Registros de Calidad/Maestro de documentos
y registros.
A travs de los procesos documentados: En cada proceso misional se determinan los requisitos de
los usuarios que se cumplirn a travs de tales procesos misionales.
A travs del seguimiento a los Indicadores en la Revisin por la Direccin
A travs de la retroalimentacin de los usuarios que se realiza en los procesos.
A travs de la realizacin y anlisis de encuestas del servicio de atencin a los usuarios.
Manual de Calidad
Pgina 16 de 37
Versin 6.0
Bsqueda de la excelencia en todos los planes, proyectos y actividades tendientes a consolidar una
cultura de respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.
Manual de Calidad
Pgina 17 de 37
Versin 6.0
Bsqueda constante de mantenerse como Entidad pionera a nivel nacional e internacional en gestin,
excelencia, innovacin de servicios y aplicacin de tecnologa.
POLITICA DE
CALIDAD
Satisfaccin de los
intereses de autores y
titulares de derecho
de autor y derechos
conexos
Gestin mediante un
enfoque basado en
procesos y adopcin
de las acciones
preventivas y
correctivas
necesarias
Atencin efectiva
de las actividades
de registro,
capacitacin e
inspeccin y
vigilancia a las
Sociedades de
Gestin Colectiva
Bsqueda
constante de
mantenerse como
entidad pionera a
nivel nacional e
internacional en
gestin, excelencia,
innovacin de
servicios y
aplicacin de
tecnologa
Articulacin
eficaz y eficiente
del Talento
Humano
MISIN
Fortalecer la debida y adecuada proteccin
de los titulares de derecho de autor y de los
derechos conexos contribuyendo al
X
X
desarrollo de una cultura de respeto a
estos derechos.
Inculcamos la nocin del derecho de autor
como un nuevo concepto de riqueza que
genera empleo, impulsa el desarrollo de la
nacin, protege la creacin de las obras
literarias y artsticas que contribuyen a
X
X
engrandecer la cultura, el conocimiento, el
arte, el entretenimiento y la calidad de vida,
y responde a los retos impuestos por los
avances tecnolgicos.
Convertimos
el
conocimiento
en
oportunidad formando a los servidores
pblicos de la entidad para que sean
X
promotores y difusores del respeto por el
derecho de autor y los derechos conexos.
** Matriz Misin de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR vs. Poltica de Calidad
El compromiso que tiene la poltica de calidad de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR con
el mejoramiento, se ve reflejado en el marcado inters por mantener altos niveles de satisfaccin del usuario a
travs de los factores relacionados en la matriz. El trabajo eficiente de los servidores pblicos al servicio de la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR imperativamente se ver reflejado en un mejoramiento
de la gestin.
Manual de Calidad
Pgina 18 de 37
Versin 6.0
La Poltica de Calidad proporciona un marco de referencia para el establecimiento y revisin de objetivos tal
como consta en el siguiente grfico:
Manual de Calidad
Pgina 19 de 37
Versin 6.0
Satisfaccin de
los intereses de
autores y titulares
de derecho de
autor y derechos
conexos
Gestin mediante
un enfoque basado
en procesos y
Articulacin
adopcin de las
eficaz y eficiente
acciones
del Talento
preventivas y
Humano
correctivas
necesarias
Atencin efectiva
de las actividades
de registro,
capacitacin e
inspeccin y
vigilancia a las
Sociedades de
Gestin Colectiva
Bsqueda
constante de
mantenerse como
entidad pionera a
nivel nacional e
internacional en
gestin,
excelencia,
innovacin de
servicios y
aplicacin de
tecnologa
OBJETIVOS DE CALIDAD
La Poltica de Calidad es revisada por el Comit de Calidad y por la Alta Direccin de la entidad en cada
Revisin del Sistema de Gestin de Calidad
Documento
Ubicacin
Http://Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de Calidad/
Poltica de Calidad
Poltica de Calidad
Poltica de Calidad vs. Objetivos de Http://Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de Calidad/
calidad
Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad
Comunicaciones de la Poltica de
AZ Sistema de Gestin de Calidad/Registros/Sensibilizacin
Calidad
Manual de Calidad
Pgina 20 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de
Calidad/Objetivos de Calidad
Http: //Red Autoral/SGC/Planificacin/Poltica y Objetivos de Calidad/
Poltica de Calidad
Ubicacin
Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/<Cdigo
proceso>/Control
nombre
del
Pgina 21 de 37
Versin 6.0
El nombramiento del Representante de la Direccin, se hizo a travs de la Resolucin No. 038 del 14 de
febrero de 2007. Con anterioridad se nombr el Comit de Calidad por Resolucin No. 045 del 3 de marzo de
2006
Documento
Ubicacin
Resolucin No. 045 del 3 de marzo de 2006, en la cual
se nombra el Comit de Calidad para la
AZ Sistema de Gestin de Calidad /Resoluciones
implementacin, mantenimiento, revisin y
perfeccionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad
Resolucin 038 /2007en la cual se efectu el
nombramiento del Representante de la Direccin para el AZ Sistema de Gestin de Calidad /Resoluciones
Sistema de Gestin de Calidad.
La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, consciente de la necesidad de establecer medios de
comunicacin que garanticen la efectividad y difusin de su Sistema de Gestin de Calidad, tiene establecido
los siguientes mecanismos:
-
Reuniones del Comit de Calidad cuya evidencia de ejecucin son las Actas de Reunin levantadas como
registro de las mismas, debidamente firmadas por el Presidente y Secretario.
Fax
Comunicacin escrita
Llamadas telefnicas (de las cuales se lleva registro)
Pgina Web http://www.derechodeautor.gov.co
En el Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad se tienen establecidos algunos criterios para generar un
documento por escrito cuando se expiden:
Manual de Calidad
Pgina 22 de 37
Versin 6.0
Entre los medios escritos, los considerados como formales al interior de la DIRECCION NACIONAL DE
DERECHO DE AUTOR, son:
Cualquier Resolucin o Acto Administrativo, Circular, carta o memorando firmado por el Director
General o firmado por cualquier servidor con competencia para emitir y firmar documentos.
El mensaje incluye razones de carcter urgente y pueden ser ejecutadas sin inconvenientes.
Las acciones comunicadas pueden desarrollarse sin necesidad de otra herramienta.
Este medio se considera el ms efectivo para lograr el objetivo del comunicado.
Las reuniones se realizan a nivel directivo y a nivel de los servidores pblicos de toda la Entidad.
Algunos de los temas tratados en las reuniones, son:
Informes del estado de los proyectos misionales de Registro de Derechos de Autor, Capacitacin,
Desarrollo e Investigacin y Asistencia Legal que se estn desarrollando
Informe de cada dependencia y jefatura acerca de su gestin en la Entidad
Observaciones por parte de cada una de las dependencias y jefaturas
Sugerencias de los servidores pblicos
Toma de decisiones que requieren ser consultadas
Sugerencias para el mejoramiento de los procesos (de toda rea de la Entidad)
Algunos de los temas que pueden ser tratados a nivel de todo el personal, son:
Planeacin de actividades
Observaciones frente a la labor realizada por el equipo humano
Divulgacin de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento adoptadas por la Entidad
Divulgacin de cambios realizados al interior de cada una de las reas
Sugerencias para el mejoramiento de los procesos
Manual de Calidad
Pgina 23 de 37
Versin 6.0
En razn a que la mayora de divulgaciones se hacen a travs de reuniones, los registros de las
sensibilizaciones son las Ayudas de Memoria de las mismas o registros de capacitacin.
Documento
Actas
de
reuniones
sensibilizacin
Ubicacin
de
Ubicacin
AZ Sistema de Gestin de Calidad/Registros/Revisin por la
Ayuda de Memoria de Revisin por Direccin
la Direccin
Http://Red Autoral/SGC/Registros Revisin por la Direccin
2.3.6.1. Informacin para la Revisin por la Direccin
La informacin de entrada para realizar la Revisin parte de la Direccin General es como mnimo:
En las Actas de la Revisin por la Direccin se consignan las conclusiones generadas por la revisin del
Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad, las cuales como mnimo incluyen las acciones de mejora para
dicho Sistema, la mejora de los servicios cumpliendo requisitos del usuario y la necesidad de nuevos
recursos.
Manual de Calidad
Pgina 24 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
http://Red Autoral/SGC/Procesos/Recursos Humanos
Cuando se requieren recursos fsicos, tcnicos o tecnolgicos adicionales, stos son gestionados por la
Subdireccin Administrativa previo recibo de las especificaciones tcnicas por parte del rea solicitante y de
acuerdo al procedimiento de Compras.
Documento
Proceso Compras
Ubicacin
http://Red Autoral/SGC/Procesos/Compras
Manual de Calidad
Pgina 25 de 37
Versin 6.0
Objetivo
Garantizar la idoneidad del
recurso humano
Documento
Ubicacin
Subdireccin
Administrativa/Recursos
Manual de Funciones y
Humanos/ Manual de Funciones y
Competencias
Competencias
Las funciones que debe desarrollar cada servidor pblico se especifican en el momento de la creacin del
cargo, en el Manual de Funciones y Competencias, en las descripciones de actividades de los procedimientos
en las que se define la participacin de cada cargo y dependencia, as como en las especificaciones de roles
en los equipos de trabajo para la ejecucin de proyectos segn el Modelo de Planeacin.
Posteriormente se hace la evaluacin del desempeo con base en el cumplimiento de los objetivos de los
procedimientos que ejecuta, para lo cual el jefe inmediato diligencia un registro en el que evidencia el
cumplimiento de las funciones y desarrollo de habilidades del funcionario evaluado. El resultado de la
evaluacin se analiza y con ste se alimenta el Plan de Capacitacin Anual con el fin de convertir en
fortalezas las debilidades del recurso humano.
2.4.3. Infraestructura
La DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR es una entidad que cuenta con una sede ubicada en
la Calle 28 No. 13A-15, Torre Bancaf - Piso 17, en la ciudad de Bogot, planta que cuenta con espacios para
la Direccin General y las dependencias administrativas y misionales.
Manual de Calidad
Pgina 26 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 27 de 37
Versin 6.0
Pgina 28 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 29 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 30 de 37
Versin 6.0
Manual de Calidad
Pgina 31 de 37
Versin 6.0
Resolucin 003 de 1993 (modificada por las Resoluciones 006 de 1997 y 148 de 1997), por la cual se
conforman grupos de trabajo en la Unidad Administrativa, como son: Grupo de Recursos Humanos,
Grupo de Contabilidad, Grupo de Presupuesto y Tesorera, Grupo de Almacn, Bienes e Inventarios,
grupo de Servicios Internos, Grupo de Compras.
Resolucin 996 del 4 de octubre de 1994, por la cual se crea el Comit Administrativo
Resolucin 997 del 4 de octubre de 1994, por la cual se crea el Grupo de Planeacin
Resolucin 1097 del 31 de octubre de 1994, por la cual se conforma el grupo Asesor para atender los
procedimientos de seleccin y escogencia de los contratistas
Resolucin 234 del 17 de marzo de 1995, por la cual se crea la Unidad de Coordinacin de Control
Interno y se establecen sus funciones.
Resolucin 0098 del 8 de agosto de 1996, por la cual se crea la Unidad de Informacin y se establecen
sus funciones
Manual de Calidad
Pgina 32 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
Http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Compras
Cuando se requieren recursos fsicos, tcnicos o tecnolgicos adicionales, stos son gestionados por la
Subdireccin Administrativa, previo recibo de las especificaciones tcnicas por parte de la dependencia
solicitante, enmarcado tambin en el Plan de Compras Anual.
2.5.4.2. Informacin para la adquisicin de bienes y servicios
Manual de Calidad
Pgina 33 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Compras
Manual de Calidad
Pgina 34 de 37
Versin 6.0
Servicio de Gestin Documental, por la Unidad de Informacin, segn la Ley 594 de 2000 y la Ley 87 de
1993.
Las instrucciones plasmadas en la documentacin de los procesos misionales Registro de Derecho de
Autor, Capacitacin, Investigacin y Desarrollo; Asistencia Legal y Gestin Documental.
El seguimiento a travs de reuniones, la evaluacin de desempeo y la evaluacin de la percepcin del
usuario.
Tablero General de Indicadores aprobados en Comit de Calidad del 30 de Junio de 2009, revisin
efectuada dentro del Plan de Mejoramiento propuesto por la Direccin Nacional de Derecho de Autor
frente a la observaciones realizadas por la Visita de Contralora General de la Repblica.
Documento
Ubicacin
http:
//Red
AutoralProcesos/<cdigo
proceso>/Controles/Control de proceso
nombre
del
Documento
Revalidacin
Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/
Procesos /Gestin Documental/
Auditorias Internas
http: //Red Autoral/SGC/ Procesos/
Recursos Humanos
http: //Red Autoral/SGC/Procesos
<Cdigo y nombre del proceso>
http: //Red Autoral/SGC/<nombre
del proceso>/Control/Control de
registros
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/
Evaluacin y Control/Control
Interno
Pgina 35 de 37
Versin 6.0
Durante la ejecucin de los proyectos se les hace seguimiento con base en el documento Plan de Trabajo,
para tener en cuenta que se estn cumpliendo las especificaciones del usuario, normas legales y
reglamentarias y se cumplen los plazos.
Para los registros de derecho de autor se tiene el aplicativo Ulrich, que permite ver la trazabilidad desde que
se recibe la solicitud de registro hasta que se expide el certificado correspondiente.
Adicionalmente, para identificacin y trazabilidad de los servicios que presta la DNDA se establece una matriz
de trazabilidad por servicio, que permite identificar el estado del servicio con respecto a los requisitos del
seguimiento y medicin.
2.5.5.4. Propiedad del usuario
En la Oficina de Registro se garantiza la custodia sobre los bienes y documentos entregados por los autores y
compositores para ejercer sus derechos autorales y conexos, de quienes recibe obras inditas, que son
conservadas en las instalaciones de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, por la Unidad de
Informacin, debidamente identificados, adecuadamente manipulados y protegidos, y mantiene tales registros
fsicos en su archivo segn los plazos de retencin establecidos en las Series Documentales
correspondientes.
En los dems procesos misionales no se requiere entrega de bienes de propiedad de los usuarios para la
prestacin de los servicios, salvo la documentacin e informacin para la inspeccin y vigilancia que ejerce la
Oficina de Asesora Jurdica sobre las Sociedades de Gestin Colectiva.
2.5.5.5. Preservacin del servicio
La preservacin del servicio se logra a travs de:
Registro
1. Se informa al usuario el tiempo del registro de su obra,
2. La documentacin requerida para el registro debe estar completa y es verificada por el Jefe de Registro
3. Toda la informacin del usuario es registrada en el Aplicativo Ulrich, la cual es respaldada mediante
respaldos (backups) que efecta diariamente la Unidad de Sistemas.
4. Envo del Certificado de Registro al usuario, mediante el cual se le confirma oficialmente la realizacin de
la inscripcin de su obra.
5. Todos los requerimientos emitidos por los usuarios a las diferentes dependencias de la DNDA,
consignados en el aplicativo ULRICH en medio magntico y en medio fsico, lo que permite el seguimiento
y la identificacin del usuario frente a la Direccin Nacional de Derecho de Autor.
Capacitacin
1.
2.
3.
4.
Se mantiene un portafolio de capacitaciones, para que sea consultado por los usuarios
Atencin personalizada de cualquier requerimiento o consulta sobre el portafolio de cursos
Asignacin de personal especializado en cada tema de capacitacin
Evaluacin y seguimiento a los conferencistas
Manual de Calidad
Pgina 36 de 37
Versin 6.0
Documento
Proceso Mejoramiento Continuo
Ubicacin
http: //Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo
Pgina 37 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
Segn lo establecido en Series Documentales
Manual de Calidad
Pgina 38 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
HTTP://Red Autoral/SGC/Planificacin/Indicadores
Resultados de indicadores
Ubicacin
HTTP: //Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo/Control
del servicio No Conforme
Manual de Calidad
Ubicacin
HTTP://Red Autoral/SGC/Procesos/ /<nombre del proceso>/Control
Pgina 39 de 37
Versin 6.0
Informe
usuario
Documento
sobre satisfaccin
Ubicacin
del
Como resultado de la aplicacin de las encuestas de satisfaccin del usuario, de los informes de indicadores
de gestin y de los resultados de auditoras internas de calidad, el Comit de Calidad realiza un anlisis que
es examinado en la Revisin por la Direccin. En las ficha tcnica del indicador de gestin Tiempo
Respuesta a Quejas y Reclamos aprobado mediante Resolucin No. 240 de Diciembre 31 de 2002, por el
cual se controla el tiempo dedicado a tramitar una queja o reclamo, se establece el mtodo de anlisis de
datos, que consiste en medir tiempo de respuesta a quejas y reclamos: a-b = promedio de das para
responder quejas y reclamos. Periocidad: Trimestral y Estndar: 15 das
2.6.5. Mejora continua
2.6.5.1. Mejora continua
Como resultado del anlisis de la retroalimentacin del usuario, las Revisiones por la Direccin (que incluyen
las entradas indicadas en el numeral 2.3.6.1. de este documento), las auto-evaluaciones y los resultados de
Auditoras Internas de Calidad, as como las recomendaciones de la Oficina de Control Interno, la
DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR est en un constante mejoramiento que se evidencia a
travs de la gestin de las solicitudes de mejoramiento, originadas por acciones correctivas y preventivas.
2.6.5.2. Accin correctiva y Accin Preventiva
Las acciones correctivas y preventivas resultan bsicamente de:
-
Las acciones correctivas y preventivas en la DNDA surten los procedimientos Acciones Preventivas y
Acciones Correctivas.
Cualquier usuario (interno o externo) del Sistema de Gestin de Calidad puede originar una accin preventiva
diligenciando un formato Solicitud de Mejoramiento, en la que propone los cambios para eliminar las causas
de las no conformidades que estn afectando o que afecten potencialmente al Sistema de Gestin de Calidad
de la DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR. Dicha propuesta se debe dirigir al jefe de Proceso,
quien definir la conveniencia de implementar las acciones de mejoramiento propuestas. En aquellos casos
en que las acciones requieran aprobacin de una estancia superior (En caso de requerirse asignacin
presupuestal o decisiones gerenciales), se debe dirigir al Comit de Calidad a travs de los medios de
Manual de Calidad
Pgina 40 de 37
Versin 6.0
Ubicacin
HTTP://Red Autoral/SGC/Procesos/Mejoramiento Continuo/Acciones
Correctivas
Carpeta en responsabilidad del Gestor de Acciones Correctivas y
Preventivas.
(Fin del documento)
Manual de Calidad
Pgina 41 de 37
Versin 6.0