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AUTOR:
MARIO PATRICIO CAMACHO GONZLEZ
DIRECTOR DE TESIS:
ING. JONNY MOREANO SEVILLA
2010
DERECHO DE AUTOR
ii
AGRADECIMIENTO
iii
DEDICATORIA
Patricio.
iv
CERTIFICACIN
Atentamente,
RESUMEN
vi
vii
INTRODUCCIN
Los activos fijos de una empresa deben ser considerados como la inversin
ms significativa ya que stos permiten transformar las materias primas, por tal
razn deben ser considerados para la planificacin financiera, para la
programacin de las operaciones, para la elaboracin de productos.
viii
NDICE
CAPTULO I ...................................................................................................... 12
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN ................................................. 12
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Justificacin ............................................................................................... 15
Limitaciones ............................................................................................... 16
CAPTULO II ..................................................................................................... 18
2. MARCO REFERENCIAL-TERICO Y CONCEPTUAL ............................. 18
2.1.
2.2.
Antecedentes ............................................................................................. 18
Marco Terico ............................................................................................ 19
ix
CAPITULO IV.................................................................................................... 47
4. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA LETERAGO DEL ECUADOR S.A. ..... 47
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
Misin ........................................................................................................ 48
Visin ......................................................................................................... 48
Estructura orgnica funcional de la empresa LETERAGO DEL ECUADOR
49
Lnea de Produccin de la empresa ........................................................... 51
Diagnstico de los Activos Fijos ................................................................. 51
Procedimiento actual para adquirir un nuevo activo fijo .............................. 57
Flujo grama para la adquisicin de un activo fijo ........................................ 59
Mtodo de depreciacin utilizado por LETERAGO DEL ECUADOR .......... 60
Resultados del anlisis de LETERAGO DEL ECUADOR ........................... 64
CAPITULO V..................................................................................................... 66
5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS ................................................................................................................ 66
5.1.
CONTENIDO ............................................................................................. 67
5.2.
REGISTRO Y CERTIFICACIN DEL MANUAL ......................................... 68
5.3.
INTRODUCCIN ....................................................................................... 69
5.4.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / OBJETIVO GENERAL Y
ESPECFICOS......................................................................................................... 70
5.5.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / HOJA DE VIDA ...................... 71
5.6.
USO DEL MANUAL ................................................................................... 72
5.7.
NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE ACTIVOS FIJOS ................. 73
5.15.
FLUJOGRAMA: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS FIJOS .............. 120
5.16.
PROCEDIMIENTO: ELIMINACIN DE ACTIVOS FIJOS......................... 121
5.17.
FLUJOGRAMA: ELIMINACIN DE ACTIVOS FIJOS
MEDIANTE BAJA .................................................................................................. 126
5.18.
PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS ......................... 127
5.19.
FLUJOGRAMA: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS ............................... 133
5.20.
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO............................................... 134
5.21.
FLUJOGRAMA: INVENTARIO FSICO .................................................... 138
5.22.
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA SU LLENADO
139
5.22.1.
5.22.2.
5.22.3.
5.22.4.
5.22.5.
5.22.6.
5.22.7.
5.23.
xi
CAPTULO I
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN
1.1. Planteamiento del problema
Los activos fijos son todos los bienes de propiedad de una empresa y que son
utilizados para la produccin y distribucin de productos o servicios que sta
ofrece. Por tal razn se debe llevar un buen control de los activos fijos que
permita conocer su ubicacin, su estado para de esta manera evitarle prdidas
econmicas.
12
1.3. Subpreguntas
13
1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo General
Elaborar un manual de procedimientos para el control de activos fijos como una
herramienta administrativa que permita establecer los pasos necesarios para el
correcto registro, control y resguardo de todos los activos fijos, por medio de la
descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, costo, su ubicacin y a
quienes estn asignados.
14
1.5. Justificacin
Actualmente, las empresas dentro de su trabajo diario, estn dando mucha
importancia en el hecho de controlar fsicamente sus principales activos como
son: los inventarios y las cuentas por cobrar, de quienes dependen para el
funcionamiento normal de la empresa, pero no se presta la debida atencin al
control fsico de los activos fijos que constituyen una gran inversin y que sin
stos sera imposible operar normalmente.
15
1.6. Limitaciones
16
17
CAPTULO II
Misin:
18
Visin:
19
20
21
El costo de adquisicin incluye el precio neto pagado por los bienes, ms todos
los gastos incurridos para tener el activo en el lugar y condiciones que permitan
su normal funcionamiento, como los impuestos y gastos de importacin, fletes,
seguros, etc.1
22
23
24
25
2. Eventuales
-
Debido a accidentes.
Negligencia en su uso.
3. Disminucin en el abastecimiento
-
Dentro del concepto de depreciacin se debe tener muy claro las siguientes
consideraciones:
1. Cuando se deprecia un bien se asigna el costo del bien a gastos de
acuerdo con su costo original.
2. Cuando un bien llega a depreciarse totalmente significa que ha
alcanzado el final de su vida til, esto no significa que el bien ya no sea
usado, en la mayora de ocasiones las empresas siguen utilizando los
bienes depreciados totalmente.
26
27
FRMULA:
FRMULA:
28
Ao
Ao
Ao
Ao
Ao
15
29
Decreciente
Creciente
Ao 1
5/15
1/15
Ao 2
4/15
2/15
Ao 3
3/15
3/15
Ao 4
2/15
4/15
Ao 5
1/15
5/15
FRMULA:
30
31
FRMULA:
32
2.2.7.2. Donacin
Las donaciones pueden clasificarse como transacciones no monetarias y
corresponden a transferencias no recprocas entre una entidad y terceros que
no persiguen fines de lucro. Establece que cuando una empresa recibe un
activo fijo en donacin, ste debe incorporarse a Valor Econmico.10
33
2.2.7.3. Permuta
Algunos bienes tales como los vehculos, computadores, en ciertas ocasiones
podran ser aceptados por parte de los distribuidores como forma de pago para
la adquisicin de nuevos.
34
2.2.7.5. Aporte
Son los aportes de capital en bienes o en especie que recibe la empresa como
aporte de los socios a sus acciones. Estos bienes deben ser valuados por
peritos independientes que estn calificados.
Cuando el capital suscrito en una sociedad sea pagado en especie, los bienes
aportados debern ser valorados segn los trminos establecidos en la Ley de
Compaas o la Ley de Instituciones del Sistema Financiero. El que aporta y
quienes figuren como socios o accionistas de la sociedad al momento en que se
realice dicho aporte, as como los indicados peritos, respondern por cualquier
perjuicio que sufra el Fisco por una valoracin que sobrepase el valor que tuvo
el bien aportado en el mercado al momento de dicha aportacin...12
2.2.7.6. Leasing
Esta forma de adquirir activos fijos es una opcin para las empresas que no
cuentan con el capital necesario para adquirirlos debido a que esto representa
una fuerte inversin de dinero.
35
tiempo determinado que por lo general coincide con la vida til del bien a un
tercero denominado arrendatario o usuario. El arrendatario est obligado a
pagar una cantidad de forma peridica que cubra lo suficiente para amortizar el
valor de adquisicin del bien.
36
Para proceder con la baja de dichos bienes y que sean sujetos a gastos
deducibles se debe tomar en cuenta lo siguiente:
37
Sin embargo, los activos fijos que son la inversin sin la cual no se podra
operar normalmente en una empresa muchas veces no cuentan con la debida
atencin en su control fsico.
38
adecuadamente
las
actividades
diarias,
estableciendo
las
1. Logotipo de la Empresa
2. Nombre oficial de la Empresa
3. Nombre, lugar y fecha de elaboracin.
4. Nmero de revisin.
5. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
6. Nombre del Procedimiento
7. Objetivos del procedimiento
8. Normas que se aplican al procedimiento
9. Dependencias involucradas
10. Descripcin del procedimiento
39
Obsolescencia.- Baja del valor del activo fijo por factores como el
transcurso del tiempo o evolucin en materia tecnolgica.
40
41
VARIABLES
INDICADORES
Costos representativos
Estar sujetos a
depreciacin o
amortizacin (excepto
terrenos)
Prdidas econmicas
Listas de chequeo
Desembolsos de activos
fijos
42
CAPTULO III
3. MARCO METODOLGICO
3.1. Tipo y diseo de la investigacin
El presente trabajo es un proyecto factible, porque es una propuesta que
permitir solucionar la falta de control sobre los activos fijos de la empresa
LETERAGO DEL ECUADOR que en la actualidad no se lleva a cabo de manera
precisa, lo que ocasiona prdidas a la institucin.
Como una estrategia de planificacin para poder abordar el estudio actual del
manejo de los activos fijos en esta empresa, en el presente trabajo se ha decido
utilizar los siguientes tipos de investigacin:
43
44
45
siguientes pasos:
46
CAPITULO IV
4. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA LETERAGO DEL ECUADOR S.A.
La empresa LETERAGO DEL ECUADOR S.A. se constituy legalmente el 15
de mayo del 2002 siendo su matriz en la ciudad de Quito, Capital de la
Repblica del Ecuador, una sociedad annima que tiene por objeto social
realizar operaciones de importacin, distribucin y venta directa de medicinas
que se expenden exclusivamente bajo receta mdica (medicinas ticas).
47
4.1. Misin
4.2. Visin
48
GERENTE
GENERAL (1)
Presidente del
Comit de Calidad
Secretaria de
Ger. General, Adm
Financiera y Tec.
Informtica (1)
Responsable del
Sistema de Gestin
de Calidad
Unidad de Seguridad
Industrial y Salud
Ocupacional
Gerente de Ventas
(1)
Gerente
de Tecnologa
Informtica (1)
Gerente
Administrativo
Financiero (1)
Secretaria de
Gerencia de Ventas
(1)
Jefe Nacional de
Tecnologa
Informtica (1)
Jefe de
Aseguramiento de
Calidad (1)
Jefe de
Talento Humano
(1)
Jefe de
Contabilidad
(1)
Jefe de Logstica
(1)
Jefe de
Operaciones
Regional (2)
Jefe de Tecnologa
Informtica (1)
Gerente de Distrito
(7)
Secretaria de
Gerencia de
Distrito (3)
Jefe de Servicios
Generales
(2)
Especialista en
Desarrollo
Organizacional
(1)
Subjefe de
Aseguramiento de
Calidad (1)
Representante
Institucional (2)
Jefe de Tesorera
(2)
Jefe de Facturacin
(3)
Jefe de Comercio
Exterior (1)
Jefes de Bodega
(3)
Subcontador
(1)
Mdico Empresarial
(1)
Asesor Comercial
(57)
Asistente
Institucional (1)
Asistente
de Ventas
(1)
Asistente
de Tecnologa
Informtica (1)
Asistentes
de Tecnologa
Informtica (2)
Asistente Tcnico
de Calidad (1)
Enfermera
(1)
Asistente de
Calidad
(1)
Asistente de Seguridad
Industrial y Salud
Ocupacional(1)
Asistente
de Talento Humano
(3)
Mensajero
(3)
Recepcionista
(2)
Operario de
Calidad
(6)
Analista Financiero
(1)
Asistente de
Operaciones (10)
Asistente de
Contabilidad
(8)
Auxiliar de
Contabilidad (1)
Asistente de
Tesoreria (3)
Operario de
Limpieza
(10)
Auxiliar de Archivo
(2)
49
Operario de
Mantenimiento
(1)
Asistente de
Crdito (7)
Asistentes de
Facturacin (7)
Supervisor de
Bodega (7)
Asistente de
Logstica (3)
Operario de
Bodega (82)
Chofer (4)
Asistente Comercio
Asistente de
Exterior (1)
Acondicionam. (1)
Las carpetas de los aspirantes para la seleccin del gerente general son
receptadas en las oficinas de la compaa y luego se procede a enviar a la casa
matriz que se encuentra en Uruguay, luego por medio de la junta de la divisin
internacional seleccionan tres carpetas, de tal manera que un funcionario de
casa matriz viene a realizar las respectivas entrevistas, luego de este proceso la
persona seleccionada tiene que viajar a casa matriz para las respectivas
entrevistas y pruebas psicolgicas del puesto.
50
$ 1.042.978,59
Maquinaria y Equipos
144.279,53
Instalaciones y Adecuaciones
644.520,81
Vehculos
235.599,16
Muebles y Enseres
569.801,29
Equipos de Informtica
629.841,11
$ (1.181.063,31)
$ 1.042.978,59
51
ACTIVOS FIJOS
VALOR
PORCENTAJE
Maquinaria y Equipos
144.279,53
6%
Instalaciones y Adecuaciones
644.520,81
29%
Vehculos
235.599,16
11%
Muebles y Enseres
569.801,29
26%
Equipos de Informtica
629.841,11
28%
$ 2.224.041,90
100%
$ (1.181.063,31)
$ 1.042.978,59
Maquinaria
Naturaleza de la cuenta:
Debe
Haber
Durante el ejercicio
Por
baja,
destruccin,
por
prdida fortuita.
del ejercicio.
En el transcurso del ejercicio
52
Debe
Por
los
Haber
gastos
adicionales,
en
condiciones
normales de uso.
efectuar
mejoras,
adiciones
que
permiten
Saldo deudor
Este saldo representa el precio de
costo
de
la
maquinaria
adquirida
propiedad de la empresa.
Muebles y enseres
Estn conformados por todos los bienes que estn ubicados en el rea
administrativa. Constituyen los escritorios, sillas, mesas, mostradores,
etc.
53
Naturaleza de la cuenta:
Debe
Haber
Durante el ejercicio
Por
baja,
destruccin,
por
prdida fortuita.
Por
los
gastos
cierre de libros.
adicionales,
enseres
en
Por
los
gastos
de
fletes,
seguros, instalaciones.
Saldo deudor
Este saldo representa el precio de
costo
de
la
maquinaria
adquirida
propiedad de la empresa.
54
Vehculos
Debe
Haber
Durante el ejercicio
Por
baja,
destruccin,
por
prdida fortuita.
del ejercicio.
En el transcurso del ejercicio
Por
los
gastos
cierre de libros.
adicionales,
en
condiciones
normales de uso.
efectuar
mejoras,
que
adiciones
permiten
55
Debe
Haber
de
la
maquinaria
adquirida
propiedad de la empresa.
Equipos de informtica
Naturaleza de la cuenta:
Debe
Haber
Durante el ejercicio
ingresa
del ejercicio.
los
costos
prdida
fortuita,
destruccin.
baja,
su Al finalizar el ejercicio
Por
gastos
56
Debe
Haber
efectuar
mejoras,
adiciones
que
permiten
su
eficiencia
Saldo deudor
Este saldo representa el precio de
costo de los equipos de computacin
adquirido propiedad de la empresa.
57
Administrativo Financiero el
58
JEFE DEPARTAMENTAL
(SOLICITANTE)
ASISTENTE CONTABLE
TESORERA
RECIBE
SOLICITUD
NECESIDAD
NO
GENERA EGRESO
DECISIN
SOLICITUD
SI
NIEGA
SOLICITUD
PROVEEDOR
CONOCIDO
SI
PROFORMAS
NO
ADQUIERE ACTIVO
CON FACTURA
PRESENTA MEJOR
OFERTA
ADQUIERE ACTIVO
CON FACTURA
RECIBE EL
ACTIVO
59
ENTREGA CHEQUE
A PROVEEDOR
Obsolescencia
Falta de uso
Desgaste
Mantenimiento inadecuado
Avance tecnolgico
El activo fijo est ms desgastado cada ao, por lo que contablemente vale
menos. La empresa cuantifica este desgaste y lo contabiliza.
60
61
62
63
Se pudo constatar que no existe codificacin alguna sobre los activos que
permitan identificarlos. Esto ocasiona dificultades para su ubicacin y la
respectiva valoracin de la depreciacin.
Por informacin proporcionada por el Auditor interno quien tiene a cargo las
depreciaciones de los activos fijos, se mantienen en sus archivos activos fijos
64
Existe una falta de asignacin de los activos fijos a sus respectivos custodios a
travs de un documento por escrito que permita verificar y asegurarse de la
recepcin de los activos por parte de los responsables.
65
CAPITULO V
5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
66
AGOSTO 2010
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
CAP: I
VERSIN
1
ASUNTO:
5.1.
CONTENIDO
67
SEC:
1.1
PG:
1/92
FECHA:
Agosto 2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
CAP:
SEC: PG:
I
1.2
2/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO:
5.2. REGISTRO Y CERTIFICACIN DEL MANUAL
Versin N
ELABORADO POR:
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
Patricio Camacho
REVISADO POR:
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
AVALADO POR:
NOMBRE
CARGO
FIRMA
68
FECHA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
VERSIN
1
SEC:
1.3
PG:
3/92
FECHA:
Agosto 2010
5.3. INTRODUCCIN
Las personas encargadas de llevar a cabo el control de los activos fijos debern
tener pleno conocimiento del funcionamiento de este manual para su correcta y
completa aplicacin dentro de la empresa.
69
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.4
VERSIN
1
PG:
4/92
FECHA:
Agosto 2010
ASUNTO:
5.4. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / OBJETIVO
GENERAL Y ESPECFICOS
OBJETIVO GENERAL:
Establecer
procedimientos
regularicen
los
procesos
que
de
como
instrumento
de
OBJETIVOS ESPECFICOS:
1. Identificar con precisin a los usuarios,
custodios y departamentos donde se
encuentran los activos.
2. Describir las actividades de recepcin,
almacenamiento, custodia y control del
activo fijo.
3. Codificar todos los activos fijos.
4. Verificar la calidad y estado de los
bienes.
5. Constatar prdidas fsicas e informar
sobre posibles irregularidades.
6. Regular los traspasos internos de los
activos.
70
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.5
VERSIN
1
PG:
5/92
FECHA:
Agosto 2010
ASUNTO:
5.5. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / HOJA DE VIDA
FECHA DE
RESPONSABLE
RESPONSABLE
PRINCIPALES CAMBIOS
VERSIN
VIGENCIA
ADMINISTRATIVO
ACTUALIZACIN
REALIZADOS
71
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.6
VERSIN
1
PG:
6/92
FECHA:
Agosto 2010
ASUNTO:
5.6. USO DEL MANUAL
Para una correcta utilizacin de este Manual se debe tomar en cuenta los
siguientes aspectos:
precisa de
los procedimientos y de
las
72
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
VERSIN
1
PG:
7/92
FECHA:
Agosto 2010
ASUNTO:
5.7. NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE ACTIVOS
FIJOS
73
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
8/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
74
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
9/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
75
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
10/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
76
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
11/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
Los bienes robados sern dados de baja siguiendo un proceso legal y la orden
del juez competente. En casos de prdida de bienes de manera fortuita, el
Gerente General deber autorizar la baja de los bienes de los registros
contables y de los inventarios.
77
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
12/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
5.7.8. Depreciacin
La depreciacin de los activos fijos de Leterago del Ecuador se realizar por el
deterioro y el desgaste, debido a que estas son las dos causas por las que
pierdan el valor de libros.
78
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
13/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
10 aos
Muebles y enseres
10 aos
Maquinaria y equipos
10 aos
Equipos de computacin
5 aos
Vehculos
5 aos
79
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
14/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
Establecer el vnculo que debe existir en la parte del control contable con
la administracin y custodia de los bienes.
80
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
15/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
CAMPO O NIVEL
1
CONCEPTO
5
N DIGITOS
00
SUBGRUPO
(Activos
Fijos
Depreciables)
00
El nivel 1, est conformado por un solo dgito que permite identificar el tipo de
cuenta, por ejemplo: 1 ACTIVOS, 2 PASIVOS, 3 PATRIMONIO.
El nivel 2, est conformado tambin por un solo dgito que permite identificar al
grupo de la cuenta, por ejemplo: 2. ACTIVOS FIJOS.
81
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
16/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
El nivel 3, est conformado por dos dgitos y ser asignado para identificar al
Subgrupo al que pertenece, por ejemplo:
01
02
El nivel 4 est conformado por dos dgitos y ser asignado para identificar la
cuenta Mayor General, segn la siguiente codificacin:
01
Muebles y Enseres
02
03
Maquinaria
04
05
Vehculos
06
07
Equipos de Informtica
08
82
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
17/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
El nivel 5, est conformado por tres dgitos y ser asignado para identificar el
nombre del bien, por ejemplo Archivadores.
El nivel 6, est codificado por tres dgitos y ser un nmero secuencial que se
asignar al bien.
Ejemplos de codificacin:
Nombre del activo: Archivador
NIVEL
CDIGO
DENOMINACIN
1.
Activos
1.2.
Activos Fijos
1.2.01.
1.2.01.01.
Muebles y Enseres
1.2.01.01.001
Archivadores
83
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
18/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
CDIGO
DENOMINACIN
1.
Activos
1.2.
Activos Fijos
1.2.01.
1.2.01.05.
Vehculos
1.2.01.05.001
Camioneta
1.2.01.05.001.001
secuencial activo
5.7.10.
5.7.10.1.
Son responsables de los Activos Fijos por cada una de las reas a su cargo el
Gerente General y el Director Administrativo Financiero, quienes autorizarn
cualquier movimiento interno, dar de baja por obsolescencia, mal estado,
84
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
19/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
compra de activos, etc. para continuar con los procedimientos establecidos para
cada uno de estos conceptos.
85
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
20/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
Inventarios fsicos
La inspeccin fsica de los activos fijos se debe realizar por lo menos una
vez al ao, utilizando un instructivo de toma de toma de inventarios.
86
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
21/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
5.7.11.
MUEBLES Y ENSERES
Se registra el valor de compra de los muebles y enseres en general que
Leterago del Ecuador adquiere para el desarrollo diario de sus actividades,
como son: escritorios, archivadores, sillas, mesas, etc. fabricadas en madera,
metal u otro material.
87
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
22/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
Naturaleza de la cuenta
DBITO
Por el valor de la compra.
CRDITO
Por el valor en libros al dar de baja,
VEHCULOS
Se registra el valor de compra de los vehculos que Leterago del Ecuador
adquiere. Constituyen las camionetas que son utilizadas para el reparto de las
medicinas y el vehculo utilizado por el Gerente de la empresa.
Naturaleza de la cuenta
DBITO
Por el valor de la compra.
CRDITO
Por el valor en libros al dar de baja,
88
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
23/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
EQUIPOS INFORMTICOS
Se registra el valor de compra de los equipos informticos que Leterago del
Ecuador adquiere y que son utilizados para el desarrollo de tareas
administrativas dentro de la empresa.
Naturaleza de la cuenta
DBITO
Por el valor de la compra.
CRDITO
Por el valor en libros al dar de baja,
MAQUINARIA
Se registra el valor de compra de la maquinaria que Leterago del Ecuador
adquiere, est conformada por los montacargas que son utilizados para el
movimiento interno de pales y cartones que contienen los productos que
comercializa la empresa.
89
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
24/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
Naturaleza de la cuenta
DBITO
CRDITO
Naturaleza de la cuenta
DBITO
Depreciacin
usado.
acumulada
CRDITO
del
90
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
25/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
5.7.12.
ASIENTO CONTABLE
DETALLE
DEBE
HABER
-X ACTIVO FIJO
100,00
12,00
BANCOS
111,00
<PROVEEDORES>
1%
1,00
RETENCIN FUENTE
P/R. Adquisicin de Activo
Fijo
-XIVA TEMPORAL
12,00
12% IVA
12,00
PAGADO
P/R. Recaudacin de IVA
91
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
26/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
MAYOR GENERAL
PROVEEDORES
111,00
1% RET. FUENTE
1,00
ACTIVO FIJO
110,00
92
IVA TEMPORAL
12,00
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
I
SEC:
1.7
PG:
27/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
ASUNTO: NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE
ACTIVOS FIJOS
DETALLE
DEBE
HABER
-XGASTO BAJA
10,00
90,00
ACTIVO FIJO
100,00
MAYOR GENERAL
ACTIVO FIJO
100,00
GASTO BAJA
10,00
93
90,00
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
28/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para el ingreso y almacenamiento de los activos
fijos adquiridos mediante compra local para uso de LETERAGO DEL
ECUADOR S.A.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Departamento de Contabilidad
Departamento de Tesorera
Bodega General
NORMAS ESPECFICAS
1. El Bodeguero dispondr de los documentos que originan la adquisicin
del bien previamente (SOLICITUD A BODEGA GENERAL, orden de
compra, factura, orden de pago).
2. Para los bienes que tengan caractersticas especiales o tcnicas, el
Bodeguero solicitar al Departamento que origin el pedido, preste la
asistencia tcnica necesaria para la inspeccin del bien.
94
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
29/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESO POR COMPRA DE
ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Jefe
Departamental
El
Jefe
solicitar
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Departamental Solicitud
por
Gerente
escrito
Bodega
Bodega
al General
Administrativo
El Gerente Administrativo
Solicitud
Administrativo
Financiero sumillar el
General Abrobada
Financiero
aprobado a la Bodega
General, indicando el
responsable de la
asignacin del bien.
95
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
30/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESO POR COMPRA DE
ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Bodeguero
Solicita
proformas
FORMATOS/
DOCUMENTOS
a Proformas
proveedores.
Gerente
Administrativo
Financiero
Bodeguero
el
proveedor
pedido
los
al
bienes
solicitados.
6
sea
el
caso: proveedor.
accesorios
contenidos
en
documentos
los
justificativos
de la compra.
96
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
31/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESO POR COMPRA DE
ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Si el bien es un artculo
especial,
se
solicita
al
Departamento solicitante la
verificacin del mismo.
Recibe la factura.
7
Emite
el
RECIBO
INFORME
con
las
DE INFORME
DE
firmas RECIBO
Recibe
factura
Contabilidad
documentacin
de la compra. Procede al
registro contable del bien.
97
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
32/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESO POR COMPRA DE
ACTIVOS FIJOS
No.
FORMATOS/
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
Tesorero
Recibe
factura
documentacin
y Realiza cheque
justificativa
10
marca,
modelo,
Realiza
recepcin
la
entrega
del
solicitante.
98
bien
Imprime
Acta
al Entrega Recepcin.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
SEC:
PG:
II
33/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
Gerente Administrativo
Financiero
Jefe Departamental
Bodeguero
Contabilidad
Tesorero
Inicio
Solicitud a Bodega
General compra
de activos fijos
Aprueba
Solicitud?
SI
Solicitud a Bodega
General compra
de activos fijos
APROBADA
Facturas activos
recibidos
Recibe factura y
documentacin
justificativa de la
compra
NO
Devuelve la
Solicitud a Bodega
General compra
de activos fijos
NEGADA
Proformas
Proveedores
Realiza asiento
contable
Genera Cheque
Analiza proformas,
elige el Proveedor
Fin
Compra al
Proveedor los
activos solicitados
Verifica activos
entregados por el
Proveedor
(cantidad, marca,
modelo)
Verifica activos
entregados por el
Proveedor
(cantidad, marca,
modelo)
Artculo
especial?
SI
NO
Informe de
Recibido
Codifica el activo
Entrega el activo
Fin
99
Fin
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
34/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para devolver a Bodega de Activos Fijos los
activos fijos que se encuentran en servicio a cargo del personal de Leterago del
Ecuador.
UNIDADES INVOLUCRADAS
NORMAS ESPECFICAS
1. Se produce una devolucin de bienes a la Bodega General por
traslado o separacin del funcionario de la Empresa.
2. Cuando por el uso del bien se considere obsoleto o fuera de
funcionamiento.
3. Los bienes sern devueltos por el funcionario custodio o responsable
del activo.
4. El interesado en devolver los bienes a la Bodega General, presentar
al Bodeguero para referencia la copia del Acta de Entrega
Recepcin del bien asignado a su nombre.
100
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
35/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESOS POR DEVOLUCIONES
101
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
36/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESOS POR DEVOLUCIONES
RESPONSABLE
Funcionario
responsable
Prepara
FORMATOS/
DOCUMENTOS
comunicacin
Bodeguero
los
originaron
documentos
su
salida
que
de
la
Bodega General.
3
Elabora
el
DEVOLUCION
ACTA
DE ACTA
registrando
la DEVOLUCION
102
DE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
37/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: INGRESOS POR DEVOLUCIONES
RESPONSABLE
en
los
lugares
en
la
Bodega
el
REGISTRO
General.
Unidad
Activos Fijos
de 6
Actualiza
INDIVIDUAL DE BIENES.
103
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
SEC:
PG:
38/92
FECHA:
Agosto 2010
Funcionario
interesado
Inicio
Entrega a Bodega
General activos
fijos
Bodeguero
Unidad de Activos
Fijos
Recibe y verifica
estado de los
activos fijos
Notifica sobre la
devolucin de
activos fijos
Elabora Acta de
Devolucin de
Activos Fijos
Actualiza el
REGISTRO
INDIVIDUAL DE
BIENES
Mantiene en
custodia los
activos devueltos
Fin
104
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
39/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para legalizar el cambio de tenencia de los bienes
entre los empleados responsables de Leterago del Ecuador.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Jefe Departamental
Funcionario interesado
NORMAS ESPECFICAS
1. La solicitud de traspaso de bienes de activo fijo debe elaborarse
mediante un memorando, en el que se especifique las caractersticas, la
codificacin de los bienes, los nombres y cargos de las personas que
entregan y reciben los bienes.
2. Para la transferencia de bienes entre empleados, deber contarse con la
autorizacin del Jefe de Departamento, la misma que ser dirigida a la
Unidad de Activos Fijos para su atencin.
105
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
40/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Funcionario
Prepara la
FORMATOS/
DOCUMENTOS
SOLICITUD A SOLICITUD
interesado
en
BODEGA
devolver
los
activos
GENERAL
o BODEGA
Obtiene
de
su
Jefe
Departamental la autorizacin
de transferencia y entrega el
MEMO.
3
Unidad
Activos Fijos
de 4
de
y
determina
procede el trmite.
106
tenencia
si
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
41/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
FORMATOS/
DOCUMENTOS
trmite
con
los
funcionarios interesados.
6
Prepara
el
formulario CAMBIO
Realiza la actualizacin de
los registros de tenencia
individual
de
los
funcionarios interesados.
107
DE
DE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
42/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Enva
una
copia
del
documento CAMBIO DE
TENENCIA
DE
ACTIVOS FIJOS a la
Bodega
General
para
mantener actualizada la
informacin.
Funcionario
interesado
1
de
Realiza
memo
solicitando
recibir el activo
cambio
de
tenencia al Bodeguero.
2
Obtiene
del
jefe
inmediato la autorizacin
de
la
entrega
transferencia
el
memo
Bodeguero.
108
y
al
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
43/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Bodeguero
Recibe
el
verifica
memo
que
est
autorizado.
4
conjuntamente
Emite
el
documento
CAMBIO
DE
TENENCIA
DE
109
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
44/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
de
tenencia
de
los
funcionarios interesados.
8
Informa a la Unidad de
Activos Fijos para su
registro.
110
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
45/92
FECHA:
Agosto 2010
Funcionario
interesado en
devolver el activo
Unidad de Activos
Fijos
Jefe Departamental
Bodeguero
Inicio
Recibe Solicitud
de Cambio de
tenencia de
Activos Fijos
Recibe la solicitud
APROBADA
Aprueba
Solicitud?
Revisa la
informacin con
los registros de
Tenencia
individual
Prepara solicitud
de devolucin del
activo para que
pase a otro
funcionario.
NO
Obtiene solicitud
APROBADA
SI
Fin
Trmite
Procede?
NO
SI
Prepara documento
CAMBIO DE
TENENCIA DE
ACTIVOS FIJOS.
Recibe y entrega
conforme.
Fin
Actualiza
registros.
Fin
111
Copia de CAMBIO
DE TENENCIA
DE ACTIVOS
FIJOS
Funcionario
interesado en recibir
el activo
Bodeguero
Jefe Departamental
Unidad de Activos
Fijos
Inicio
Recibe Solicitud
de Cambio de
tenencia de
Activos Fijos
Recibe la solicitud
APROBADA
Copia de CAMBIO
DE TENENCIA
DE ACTIVOS
FIJOS
Prepara solicitud
de cambio de
tenencia del activo
fijo
Aprueba
Solicitud?
Revisa la
informacin con
los registros de
Tenencia
individual
NO
Obtiene solicitud
APROBADA
SI
Fin
Fin
Trmite
Procede?
NO
SI
Prepara documento
CAMBIO DE
TENENCIA DE
ACTIVOS FIJOS.
Recibe y entrega
conforme.
Actualiza
registros.
Fin
112
Actualiza
registros.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
46/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para el despacho de los bienes existentes en
Bodega General y que son solicitados por los diferentes Departamentos de
Leterago del Ecuador.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Bodega General
Jefe Departamental
Funcionario interesado
NORMAS ESPECFICAS
1. Cuando se requiera cualquier bien, se lo realizar mediante SOLICITUD
A BODEGA GENERAL, la misma que deber registrar los bienes con su
nombre y cdigo de identificacin.
2. El Bodeguero caucionado, es el nico responsable y autorizado para el
trmite respectivo, previa la presentacin de la SOLICITUD A BODEGA
GENERAL, que debe llevar las firmas de los funcionarios que solicitan,
los que autorizan y los que aprueban.
113
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
47/92
VERSIN
FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS
FIJOS
3. En el
114
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
48/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS
FIJOS
RESPONSABLE
Jefe
Departamental
presenta en la Bodega.
Bodeguero
Recibe la SOLICITUD A
BODEGA
verifica
GENERAL,
que
est
autorizado. Si no es as
no se procede con el
trmite.
a.
Bienes
existentes
en
Bodega General
Bodeguero
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Se
comprueba
115
la
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
49/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS
FIJOS
RESPONSABLE
de
FORMATOS/
DOCUMENTOS
las
en
la
columna respectiva de la
SOLICITUD A BODEGA
GENERAL.
4
Verifica
con
el
GENERAL GENERAL
las
firmas
respectivas de entregu
conforme y recib
116
DE
BODEGA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
50/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS
FIJOS
No.
FORMATOS/
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
Archiva la SOLICITUD A
BODEGA GENERAL.
b.
BIENES
EXISTEN
QUE
EN
NO
BODEGA
GENERAL
Se realiza los paso 1 y 2
descritos anteriormente.
Bodeguero
Sumilla NO EXISTE EN
117
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
51/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS
FIJOS
RESPONSABLE
respectiva
funcionario
al
interesado,
mantiene
pendiente
el
Se realiza la adquisicin
siguiendo el procedimiento
establecido.
118
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
52/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS
FIJOS
RESPONSABLE
FORMATOS/
DOCUMENTOS
compra en la
Solicitud
Bodega
General.
6
interesado
Reporta a la Unidad de
Activos Fijos.
119
GENERAL
DE
BODEGA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
SEC:
PG:
53/92
FECHA:
Agosto 2010
Unidad de Activos
Fijos
Bodeguero
Jefe Departamental
Inicio
Reporta el Egreso
de Bodega para
actualizar
registros.
Recibe
SOLICITUD A
BODEGA
GENERAL
Elabora
SOLICITUD A
BODEGA
GENERAL
NO
Solicitud
AUTORIZADA?
Fin
Sumilla NO
EXISTE EN
STOCK
SOLICITUD A
BODEGA
GENERAL.
SI
NO
Bienes
existentes en
Bodega?
SI
Comprueba
existencias en
stock, los separa y
registra
cantidades en la
columna
respectiva de la
SOLICITUD.
Entrega copia de
la solicitud al
funcionario
interesado,
mantiene original
y copia del trmite
para cuando
reciba los bienes y
los despache.
Verifica con el
interesado los
bienes a
despacharse.
Se realiza
PROCEDIMIENTO
INGRESO DE
ACTIVOS FIJOS
POR COMPRA
LOCAL
Genera EGRESO
DE BODEGA
GENERAL.
Recibe y entrega
conforme.
Actualiza
registros.
Archiva
SOLICITUD A
BODEGA
GENERAL
Fin
120
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
54/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para eliminar aquellos bienes que no son de
utilidad a la Leterago del Ecuador, por tal motivo se debe registrar
contablemente la baja como consecuencia de su desaparicin fsica,
destruccin, dao.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Departamento de Contabilidad
Bodega General
NORMAS ESPECFICAS
1. Cuando el Bodeguero dese comunicar que los bienes se han vuelto
obsoletos o han dejado de usarse, deber comunicar por escrito al
Gerente Administrativo Financiero, quien inspeccionar los bienes
personalmente o delegar a otro funcionario que no sea el custodio
responsable del bien.
2. Los bienes dados de baja por obsolescencia debern egresar de la
121
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
55/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: ELIMINACIN DE ACTIVOS FIJOS
MEDIANTE BAJA
122
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
56/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: ELIMINACIN DE ACTIVOS FIJOS
MEDIANTE BAJA
RESPONSABLE
Bodeguero
Realiza
la
FORMATOS/
DOCUMENTOS
inspeccin LISTADO
DE
PARA
se
encuentran
Comunica
por
Gerente
escrito
al INFORME ACTIVOS
Financiero, en el informe se
hace constar la cantidad,
cdigo,
especificaciones
123
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
57/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: ELIMINACIN DE ACTIVOS FIJOS
MEDIANTE BAJA
RESPONSABLE
Gerente
Dispone
los
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Administrativo
Financiero
la
autorizacin
del
Gerente General.
4
Unidad
Activos Fijos
de 5
Administrativo
Financiero
Bodeguero.
124
al
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
58/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: ELIMINACIN DE ACTIVOS FIJOS
MEDIANTE BAJA
RESPONSABLE
Gerente
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Administrativo
Financiero
cantidad,
cdigos,
especificaciones tcnicas y
componentes
para
su
respectiva baja.
7
Bodeguero
125
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
SEC:
PG:
59/92
FECHA:
Agosto 2010
Bodeguero
Gerente Administrativo
Financiero
Gerente General
Recibe los
trmites
necesarios para
dar de baja los
bienes.
Inicio
Realiza inspeccin
peridica de los
bienes de la
Bodega General
Elabora listado de
Activos para Baja
Recibe listado de
Activos para Baja,
haciendo constar
cantidad, cdigo,
especificaciones
de los bienes.
Aprueba baja
de bienes?
Dispone los
trmites
necesarios para
obtener
autorizacin
Fin
SI
Recibe
comunicacin de
trmite
APROBADO
Recibe
comunicacin de
trmite
APROBADO
Verifica el listado
en base a la
autorizacin del
Gerente General,
cantidad, cdigos,
especificaciones
Elimina las
identificaciones de
los bienes.
Actualiza los
registros con la
informacin de las
actas
Fin
126
Unidad de Activos
Fijos
Recibe
comunicacin de
trmite
APROBADO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
60/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para restituir los bienes a Leterago del Ecuador
que hubieran desaparecido, sufrido daos parciales o totales (quedando
inservibles) por los funcionarios responsables.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Departamento de Contabilidad
Bodega General
NORMAS ESPECFICAS
1. Los custodios de los bienes debern responder por la reposicin del
mismo, en dinero a precio del mercado actual o en especies de iguales o
mejores caractersticas del bien desaparecido, destruido o inutilizado.
2. Para los bienes registrados en Bodega General este procedimiento se
efectuar con la intervencin de un funcionario de la Unidad de Activos
Fijos quien actuar como delegado de la Gerencia Administrativa
Financiera y en presencia de la persona que responde por el bien y el
Bodeguero.
127
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
61/92
FECHA:
VERSIN
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS
128
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
62/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Funcionario
responsable
que se va a proceder a
reponer
los
bienes
que
certificado
del
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Administrativo
Bodega
General
Financiero
intervenga en el trmite
solicitado.
129
para
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
63/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Unidad
de 3
Activos Fijos
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Recibe comunicacin y
procede con el trmite.
Verifica
con
conjuntamente
el
funcionario
interesado
las
intervienen,
copias
la
Gerencia Administrativa
Financiera, Unidad de
130
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC: PG:
64/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Solicita
la
Administrativa
Gerencia
Financiera
autorice al Departamento de
Contabilidad y a Bodega
General, la baja y por ende
la
eliminacin
registros
del
de
los
bien
desaparecido y el ingreso y
actualizacin de los registros
del nuevo bien en los activos
de Leterago del Ecuador.
131
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
65/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE
Departamento de 7
Actualiza
Contabilidad
contables.
Bodeguero
los
registros
Unidad
de 9
Activos Fijos
132
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
SEC:
FECHA:
Agosto 2010
Funcionario
responsable
Gerente Administrativo
Financiero
Contabilidad
Bodega
Inicio
Recibe memo y
sumilla.
Memo para
reponer bien,
adjunta copia de
factura y el
informe del
tcnico.
Recibe memo
APROBADO
Verifica con el
funcionario
interesado las
caractersticas del
bien.
Elabora ACTA DE
REPOSICION,
constan los datos
del bien.
Recibe y entrega
conforme.
Solicita autorice a
Contabilidad y
Bodega General,
la baja del bien
desaparecido.
Actualiza registros
contables.
Fin
133
Actualiza registros
contables.
PG:
66/92
Actualiza registros
contables.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
SEC:
PG:
67/92
FECHA:
Agosto 2010
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para conocer con exactitud los bienes con los
que cuenta y el estado en que se encuentran los activos fijos de Leterago del
Ecuador.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Departamento de Contabilidad
Bodega General
NORMAS ESPECFICAS
1. El Gerente Administrativo Financiero solicitar la realizacin de la toma
fsica de los bienes.
2. Con la peticin del Gerente Administrativo Financiero, la Unidad de
Activos Fijos proceder con la elaboracin del cronograma de
actividades en el que se determinan fechas del levantamiento fsico de
todos los Activos Fijos de la empresa.
3. El Gerente Administrativo Financiero ser responsable de dar a conocer
a todo el personal del trabajo a realizar, para contar con la colaboracin
134
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO
PG:
68/92
FECHA:
Agosto 2010
Finalmente
se
elaborarn
los
ajustes
135
reclasificaciones
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO
RESPONSABLE
Gerente
FECHA:
Agosto 2010
FORMATOS/
DOCUMENTOS
Administrativo
Unidad
Activos LEVANTAMIENTO
Financiero
Unidad
de 2
Activos Fijos
Establece
el
cronograma
general
para el levantamiento
del inventario fsico.
Gerente
Difunde el cronograma
Administrativo
establecido
para
Financiero
toma de inventario a
todo el personal.
136
la
PG:
69/92
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO
RESPONSABLE
Unidad
de 4
Activos Fijos
Nombra al Bodeguero
Coordinador General del
Inventario.
Procede a capacitar al
personal
involucrado,
dejan
constancia
de
la
responsabilidad de cada
participante
cada listado.
137
firmando
SEC:
PG:
70/92
FECHA:
Agosto 2010
FORMATOS/
DOCUMENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
FECHA:
Agosto 2010
Gerente Administrativo
Financiero
Inicio
Recibe Memo
solicitando
constatacin fsica
de los activos de
la Empresa.
Memo solicitando
constatacin fsica
de los activos de
la Empresa.
Establece
calendario general
para el
levantamiento del
inventario fsico.
Difunde el
cronograma para
la toma de
inventario a todo
el personal.
Establece los
grupos de trabajo
para la toma de
inventario.
Nombra al
Bodeguero
Coordinador
General del
Inventario.
Procede a
capacitar al
personal
involucrado, sobre
el mtodo a
utilizar en la toma
de inventario.
138
Grupo de trabajo
Proceden con la
toma de
inventario. Dejan
constancia de la
responsabilidad
de cada
participante
firmando el
listado.
Fin
PG:
71/92
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
VERSIN
1
PG:
72/92
FECHA:
Agosto 2010
5.22.1.
A travs de este formulario se podr solicitar a Bodega General los activos fijos
de stock o para adquisicin.
ORD.
DESCRIPCIN
CANTIDAD UNIDAD
OBSERVACIONES:
SOLICITADO POR
APROBADO POR
FIRMA
NOMBRE
139
AUTORIZADO POR
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
73/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
Este formulario ser llenado por los usuarios que solicitan bienes a la Bodega
General.
Es
opcional,
se
puede
indicar
si
existe
alguna
140
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
74/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
APROBADO POR: Debe ir el nombre del Jefe del Departamento o Jefe de rea
que solicita los bienes y su respectiva firma.
AUTORIZADO POR: El nombre la firma respectiva del Gerente Administrativo
Financiero.
141
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
75/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
5.22.2.
COMPRA LOCAL
FECHA DE EMISIN:..
ORD.
DESCRIPCIN
CANTIDAD
UNID.
VALOR TOTAL
UNITARIO
VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES:
ENTREGADO POR
RECIBIDO POR
NOMBRE:
NOMBRE:
FIRMA:
FIRMA:
142
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
76/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
Este formulario debe ser llenado por el Bodeguero cada vez que reciba un
activo fijo.
ORIGEN DEL INGRESO COMPRA LOCAL: Se debe marcar con una X en
este campo.
FECHA DE EMISIN: Este campo corresponde para ingresar la fecha en que
el documento es elaborado.
ORDINAL: Es el nmero secuencial de los tems que se solicita.
DESCRIPCIN: Debe ir el nombre completo de los bienes recibidos por
Bodega, con todas sus especificaciones tcnicas.
CANTIDAD: La cantidad de bienes que se reciben.
UNIDAD: Este campo es para la unidad de medida de cada bien que se recibe.
Ejemplo: docenas, metros, etc.
VALOR UNITARIO: Este campo debe ser llenado por Contabilidad, tomando
como referencia las facturas adjuntas.
TOTAL: Es el valor que se obtiene de multiplicar la cantidad por el valor
unitario.
143
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
77/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
OBSERVACIONES:
Es
opcional,
se
puede
indicar
si
existe
alguna
144
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
78/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
5.22.3.
Este formulario sirve para entregar los bienes solicitados por los Departamentos
interesados.
CDIGO
DESCRIPCIN
CANTIDAD UNID.
VALOR
UNITARIO
TOTAL
VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES:.
.
ENTREGADO POR
RECIBIDO POR
REGISTRADO EN KRDEX
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
145
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
79/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
146
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
80/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
147
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
81/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
5.22.4.
Este formulario es para devolver a Bodega General los activos fijos y mantener
en la Bodega un registro extracontable de los mismos.
CDIGO
CANT.
DESCRIPCIN
VALOR
OBSERVACIONES:..
..
DEVUELTO POR
RECIBIDO POR
NOMBRE:
NOMBRE:
FIRMA:
FIRMA:
148
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
82/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
Esta acta ser utilizada por Bodega General, cuando un funcionario con
autorizacin del Jefe inmediato procede a la devolucin de activos fijos a
Bodega.
FECHA DE EMISIN: Campo para la fecha de elaboracin del documento.
REFERENCIA MEMO N: Es el nmero de la comunicacin por medio de la
cual se autoriza a devolver los bienes a la bodega.
ORDINAL: Es el nmero secuencial de los tems que se devuelven.
CDIGO: El cdigo asignado a los bienes por el Bodeguero cuando ingres por
primera vez en bodega.
CANTIDAD: La cantidad de bienes que se devuelven de cada tem.
DESCRIPCIN: Debe ir el nombre completo de los bienes que se devuelven a
Bodega, con todas sus especificaciones tcnicas.
VALOR: Este campo debe ser llenado por Contabilidad.
OBSERVACIONES: Algn dato importante que est relacionado con la
devolucin del los bienes.
DEVUELTO POR: Nombre y firma de la persona que devuelve los bienes.
RECIBIDO POR: Nombre y firma del Bodeguero que recibe los bienes.
149
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
83/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
5.22.5.
Este formulario sirve para realizar el cambio tenencia de los bienes entre
funcionarios y actualizar internamente en la Unidad de Control de Activos Fijos
los registros individuales.
CDIGO
DESCRIPCIN
VALOR UNIT.
TOTAL
OBSERVACIONES.
ENTREGADO POR
RECIBIDO POR
FIRMA:
FIRMA:
NOMBRE:
NOMBRE:
150
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
84/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
151
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
85/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
152
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
86/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
5.22.6.
funcionarios de la Empresa.
COMPROBANTE N
CDIGO
FECHA:
DEL BIEN
153
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
87/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
154
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
88/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
DESCRIPCIN DEL BIEN: Debe constar el nombre completo de los bienes que
se entregan con todas sus especificaciones tcnicas.
TRANSFERIDO A: En caso de que algn bien haya sido transferido a otro
funcionario de la Empresa o se haya devuelto a Bodega, deber registrarse en
este campo el nombre de dicho funcionario.
COMPROBANTE N : Es el nmero del comprobante por medio del cual se
realiza la transferencia.
OBSERVACIONES: Cualquier observacin sobre el bien transferido (obsoleto,
mal estado, daado, etc.).
155
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
89/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
5.22.7.
Este documento permitir registrar los bienes con sus caractersticas tcnicas
entregados a cada funcionario.
Fecha
Nombre
Nro. Serie
Marca
Capacidad Descripcin
ENTREGADO POR
RECIBIDO POR
NOMBRE:
NOMBRE:
FIRMA:
FIRMA:
156
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
90/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
MODELOS DE FORMULARIOS E INSTRUCCIONES PARA
SU LLENADO
157
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
VERSIN
1
SEC:
FECHA:
Agosto 2010
Contabilidad
Original
Bodega General
Copia Amarilla
Interesado
Copia Rosada
5.23.2.
Contabilidad
Original
Bodega General
Copia Amarilla
Copia Rosada
5.23.3.
Contabilidad
Original
Bodega General
Copia Amarilla
Interesado
Copia Rosada
Copia Azul
5.23.4.
Contabilidad
Original
Interesado
Copia Amarilla
Copia Rosada
158
PG:
91/92
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAP:
II
SEC:
PG:
92/92
VERSIN FECHA:
Agosto 2010
1
DISTRIBUCION DE LOS FORMULARIOS
5.23.5.
Bodega General
Original
Copia Amarilla
Copia Rosada
Copia Azul
5.23.6.
Original
Bodega General
Original
Interesado
Copia Amarilla
159
CAPTULO VI
6. ANEXOS
6.1. Ejemplo de Compra de Activos Fijos
160
FECHA
01-08-05
DETALLE
DEBE
HABER
-XVehculo
36.985,00
Cta x Pagar Proveedores
36.654,78
330,22
36.654,78
Bancos
36.654,78
330,22
Bancos
330,22
Depreciacin Ao 2005
FECHA
31-12-05
DETALLE
-XGto. Depreciacin Activo Fijo
Deprec. Acumulada Activo Fijo
DEBE
HABER
3082,08
3082,08
Depreciacin Ao 2006
FECHA
31-12-06
DETALLE
-XGto. Depreciacin Activo Fijo
Deprec. Acumulada Activo Fijo
V/registrar Depreciacin. 1 ao.
161
DEBE
HABER
7397,00
7397,00
Depreciacin Ao 2007
FECHA
31-12-07
DETALLE
-XGto. Depreciacin Activo Fijo
Deprec. Acumul. Activo Fijo
DEBE
HABER
7397,00
7397,00
V/registrar Depreciacin. 1 ao
Depreciacin Ao 2008
FECHA
31-12-08
DETALLE
-XGto. Depreciacin Activo Fijo
Deprec. Acumul. Activo Fijo
DEBE
HABER
7397,00
7397,00
V/registrar Depreciacin. 1 ao
Depreciacin Ao 2009
FECHA
31-12-09
DETALLE
-XGto. Depreciacin Activo Fijo
Deprec. Acumul. Activo Fijo
DEBE
HABER
7397,00
7397,00
V/registrar Depreciacin. 1 ao
Depreciacin Ao 2010
FECHA
31-07-10
DETALLE
-XGto. Depreciacin Activo Fijo
Deprec. Acumulada Activo Fijo
DEBE
HABER
4314,94
4314,94
DETALLE
DEBE
36985.00
162
HABER
36985.00
DETALLE
DEBE
HABER
20.000,00
17.857,15
12% IVA
2.142,85
DETALLE
DEBE
HABER
-XBancos
20.000,00
Cta x Cobrar Clientes
20.000,00
-X12% IVA
2.142,85
Bancos
2.142,85
163
164
FECHA
01-01-09
DETALLE
DEBE
HABER
-XVehculo
14.715,50
Cta x Pagar Proveedores
14.568,35
147,15
14.568,35
Bancos
14.568,35
147,15
Bancos
147,15
2.207,32
2.207,32
Depreciacin Acumulada
V/registrar Depreciacin. 9 meses
DETALLE
DEBE
HABER
2.207,32
12.508,18
Vehculos
14.715,50
-XBancos
12.508,18
Seguros x Cobrar
165
12.508,18
166
FECHA
01-09-06
DETALLE
DEBE
HABER
-XEquipo de Computo
1988,00
1968.12
19,88
1968,12
Bancos
1968,12
19.88
Bancos
19.88
Depreciacin Ao 2006
FECHA
31-12-06
DETALLE
DEBE
HABER
220,91
220,91
Depreciacin Ao 2007
FECHA
31-12-07
DETALLE
DEBE
HABER
167
662.66
662.66
Depreciacin Ao 2008
FECHA
31-12-08
DETALLE
DEBE
HABER
662.66
662.66
V/registrar Depreciacin. 1 ao
Depreciacin Ao 2009
FECHA
31-12-09
DETALLE
DEBE
HABER
441.83
441.83
DETALLE
DEBE
1988,00
HABER
-X-
168
1988,00
Una vez dados de Baja estos equipos la empresa decide donarlas al jardn de
nios Arcoris, el 10 de Febrero del 2010, la cual lo hace mediante la factura #
0007, para sus registros contables y su cruce de kardex de los Activos Fijos
(Equipos de Computo).
DETALLE
DEBE
HABER
200,00
Ventas
200,00
FECHA
10-02-10
DETALLE
DEBE
HABER
169
200,00
200,00
CAPTULO VII
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. CONCLUSIONES
1. La investigacin realizada permiti conocer en detalle el manejo de los
activos fijos dentro de Leterago del Ecuador S.A., lo que ha permitido
cumplir con los objetivos originalmente propuestos.
3. Con
la
informacin
obtenida,
se
desarroll
este
Manual
de
170
7.2. RECOMENDACIONES
1. Se recomienda que LETERAGO DEL ECUADOR S.A. implemente este
Manual de Procedimientos que les permitir conocer con qu activos fijos
cuentan, en qu condiciones estn y quines son los custodios
responsables de los mismos.
171
BIBLIOGRAFA
172
Sitio en la Web:
http://www.ministeriodecultura.gob.ec/publicaciones/doc_view/83-controly-administracion-de-bienes-secretaria-de-laadministracion.raw?tmpl=component
Sitio en la Web:
http://www.ucv.ve/fileadmin/user_upload/vrad/documentos/DPP/Manuale
s/Manuales/MNP_Activos_Fijos.pdf
Sitio en la Web:
http://www.insucomagallanes.cl/guiasprofes2007/.../depreciaciones.doc
Sitio en la Web:
http:// www.hondurasag.org
Sitio en la Web:
http:// www.pcga-web.webs.com/Docs/ACTIVO%20FIJO.doc
Sitio en la Web:
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
REVISTAS Y PUBLICACIONES
173
174