Abies

Aplicacin de Bibliotecas Escolares
Consejera de
Educacin, Ciencia y Tecnologa
Secretara General de Educacin
Juan J. Espada - 2002
Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte
Centro Nacional de
Informacin y Comunicacin Educativa

ndice
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Novedades Abies 2.0 ..............................................

Especificaciones ......................................................
Breve Glosario ........................................................
Instalacin de la aplicacin ....................................
Pgina principal ......................................................
Barra Mens: Archivo, Ir a ..., Herramientas, Ayuda
Mdulo Catlogo .....................................................
Mdulo Depsito .....................................................
Mdulo Prstamos ..................................................
Mdulo Estadstica ..................................................
Mdulo Lectores .....................................................
Mdulo Auxiliares ...................................................
Instalacin y configuracin de Abies en Red ..........
Actualizacin de Abies ............................................
Programa Z-Pista ....................................................
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Novedades Abies 2.0
X Nueva estructura interna ms
fiable y segura que implica un
incremento importante de los
requerimientos tcnicos del
sistema informtico.
X Depsito actualizado (388.063
documentos).
X Integridad referencial de datos.
X Consultas OPAC (Catlogo en
lnea).
X Nueva estructura de datos en
formato Access.
X Incorporacin de una ayuda
rpida.
X Incorporacin de un tutorial.
X Configuracin de valores por
defecto.
X Nuevas posibilidades de
elaboracin de listados.
X Nuevas prestaciones para

realizar copias de seguridad.
X Nuevo interfaz de usuario.
X Nuevo sistema de trasvase de
datos de versiones 1.1, 1.1b y 1.1c
X Nuevo sistema de integracin de
registros bibliogrficos obtenidos
de otras aplicaciones informticas.
X Posibilidad de definir nuevos
tipos de documentos.
X Incorporacin de asistentes
para la realizacin de diversas
tareas.
X Consulta de prstamos
efectuados por el usuario a lo
largo del tiempo.
X Consulta de los lectores que han
sacado en prstamo un
determinado documento.

Especificaciones
X Aplicacin diseada para trabajar en

ordenadores PC con sistema operativo
Microsoft W95/98/ME/NT 4.0/2000/XP.
Caractersticas del ordenador para

garantizar un funcionamiento
satisfactorio:
X Microprocesador Pentium III
500 Mhz o AMD K7 500 Mhz.
X 64 Mb de RAM (recomendado
128 Mb).
X 50 Mb. de espacio en disco duro.
Si se instala el Depsito en HD es
necesario 500 Mb. aprox.
X Tarjeta de sonido Sound Blaster
o compatible (no imprescindible)
X Unidad de CD-ROM de 6x o
superior.
X Impresora de chorro de tinta o
lser.
X ABIES 2, esta diseado para el

trabajo en una resolucin mnima
de 800x600.
X Si se dispone de una red de rea
local, el programa se puede
instalar en varios puestos para
trabajar de forma simultnea.
X En Windows NT hace falta el
Service Pack 4 con la actualizacin
para el ao 2000 que incluye el
ADO (Componente de Acceso a
Datos).
X Otro elemento que puede
facilitar el manejo de Abies es
disponer de un lector de cdigo de
barras.

Breve Glosario (I)
X ASIENTO BIBLIOGRFICO
X CLASIFICACIN DECIMAL UNIVERSAL
Representacin de una unidad documental en

el catlogo, mediante la eleccin y redaccin
normalizada de una serie de datos
relacionados con su forma y contenido, cuya
finalidad es identificar y localizar el
documento.
Sistema de clasificacin de todas las ramas

del conocimiento. Se denomina decimal
porque va dividiendo las reas de diez en
diez, asignando a cada una un dgito
decimal.
X CATALOGAR
Incorporar al catlogo los asientos
bibliogrficos de los nuevos documentos. El
asiento se puede crear totalmente aplicando
las reglas de catalogacin, o bien se puede
tomar de un depsito en cuyo caso slo es
necesario introducir los datos propios del
ejemplar.
X CATLOGO
Conjunto de los asientos bibliogrficos de las
publicaciones o documentos de una
determinada coleccin, ordenados segn unas
normas.
X CDIGO DE BARRAS
Etiqueta que contiene la informacin
necesaria para identificar a un ejemplar de
la coleccin. El cdigo de barras representa
el nmero de ejemplar y facilita las rutinas
de prstamo, devolucin o recuento. La
etiqueta se suele colocar en la portada del
documento o en la ltima hoja. No debe
confundirse est cdigo con el que muchos
documentos incorporan en su cubierta y que
contiene el ISBN.

Breve Glosario (II)
X COMPACTAR Y REPARAR
X EJEMPLAR
Para asegurar un rendimiento ptimo,

compacte la base de datos del catlogo de
Abies con frecuencia. La compactacin y
reparacin se hace en un nico proceso. Una
de las ventajas ms inmediatas es la reduccin
del espacio en disco ocupado por el archivo de
datos.
Cada unidad completa dentro de una

edicin.
X COPIA DE SEGURIDAD
Copia de los archivos informticos creados y
utilizados por el programa de automatizacin
de la biblioteca (en nuestro caso la aplicacin
ABIES), en un soporte o destino independiente
del sistema informtico en el que est
instalado.
X DEPSITO
Conjunto de asientos bibliogrficos de
publicaciones o documentos. En el proceso de
catalogacin, antes de crear un nuevo asiento,
se comprueba si ya existe en un depsito dicho
asiento, que se puede reutilizar con unas
pequeas modificaciones para adaptarlo a las
caractersticas de la biblioteca.
X LIBRO DE REGISTRO
Documento administrativo de la biblioteca
en el que se recogen los documentos que se
incorporan a la biblioteca. Debe contener la
fecha de recepcin, una breve descripcin
del documento y el nmero de inventario
correspondiente (nmero de registro). La
aplicacin ABIES permite imprimir total o
parcialmente el libro de registro.
X INVERSOS
Los inversos son los trminos significativos
por los que podremos realizar potentes
consultas sobre el catlogo.

Breve Glosario (III)
X MARC
X PALABRAS VACAS
Formato electrnico para representar registros

bibliogrficos y que est especialmente
diseado para facilitar el intercambio
electrnico de informacin bibliogrfica. El
formato MARC se ha adaptado a las
singularidades de cada idioma o pas, siendo el
IBERMARC el formato propia del castellano de
Espaa.
Son descriptores que, debido a su elevada

frecuencia de aparicin, carecen de
relevancia a la hora de interrogar la base de
datos de registros bibliogrficos. A esta
categora pertenecen las preposiciones,
conjunciones y otros elementos.
X NMERO DE REGISTRO
Nmero de orden que dentro del libro de
registro ocupa un documento de la biblioteca.
Es importante matizar que no todos los
asientos bibliogrficos del catlogo van a tener
nmero de registro como por ejemplo los
artculos, fotografas o diapositivas.
X OPAC
Acrnimo de Open Public Access Catalog, que
significa Catlogo Pblico de Acceso en Lnea.
Es la herramienta informtica que permite a
los usuarios consultar el catlogo para
localizar los documentos que est buscando.
X POLTICA DE PRSTAMO
Criterios que definen los distintos tipos de
usuarios y de ejemplares. A partir de ellos
se establece qu ejemplares se pueden
prestar y cules no, la duracin mxima del
prstamo en funcin del tipo de usuario y la
cantidad mxima de ejemplares que puede
tener en prstamos cada tipo de usuario.
Estos criterios los establece la propia
biblioteca en funcin de las caractersticas
de su coleccin y sus usuarios.

Breve Glosario (IV)
X REGISTRO BIBLIOGRFICO
X TEJUELO
Es toda aquella referencia a cualquier

documento que pueda ser tratado con ABIES.
No contiene informacin acerca de los
ejemplares que puedan estar dados de alta en
nuestro catlogo, sino nicamente informacin
tal como el tipo de documento, ttulo, autor,
editorial, etc. La base de datos de registros
bibliogrficos contiene la informacin comn a
todos los ejemplares idnticos.
1. Etiqueta adherida al lomo de un libro con

cualquier indicacin referente al mismo
(normalmente la signatura topogrfica del
ejemplar).
2. Inscripcin en el lomo de un libro con
datos referentes al mismo.
X SIGNATURA TOPOGRFICA
Cdigo normalizado para determinar la
ubicacin fsica del ejemplar dentro de la
coleccin. Cada biblioteca debe establecer la
codificacin en funcin de sus dependencias y
los criterios organizativos de la coleccin. La
UNESCO recomienda como signatura un cdigo
formado por tres bloques: la CDU, las tres
primeras letras significativas en mayscula del
autor principal y las tres primeras letras del
ttulo en minscula.
X UBICACIN
Cada una de las dependencias de un edificio
que van a albergar de manera permanente
todos o parte de los fondos de la coleccin
de la biblioteca. En el caso de una biblioteca
escolar, adems de la sala principal pueden
considerarse ubicaciones los seminarios,
sucursales en otros edificios o la sala de
profesores. Las aulas se pueden considerar
ubicaciones aunque la rotacin de sus
fondos aconseja que se trate como un tipo
especial de usuario.

Instalacin de la aplicacin
X Cuando se introduce el CD en el
lector arranca automticamente.
X En caso contrario ejecutar el

archivo X:\autorun\autorum.exe
(donde X representa la unidad
asociada al lector)

Men de instalacin
X Tras arrancar aparece el

siguiente men de instalacin:
X Es recomendable que el primer

paso consista en seleccionar la
opcin Lame primero (muestra
informacin sobre los
requerimientos de hardware y
software necesarios para ejecutar
la aplicacin).
(Modelo de objetos de componentes de Microsoft)

(Componentes de Acceso a Datos de Microsoft)
X Cada proceso de instalacin se

acompaa de un asistente que
gua e informa de los pasos a
seguir.
10

Orden de instalacin de los componentes (I)
1
2
Nota importante: Es necesaria la
instalacin previa de estos dos
componentes en equipos que
tengan W95 o W98-1 edic. y, a su
vez, no tengamos instalado Office
2000.
Es necesario reiniciar el ordenador
una vez instalados.
Una vez instalada la aplicacin

podremos comprobar que
funciona haciendo clic en el
icono de Abies que ha aparecido
en el Escritorio.
Se analiza con
detalle en la
pgina 62 de
este Tutorial.
(Un asistente guiar

todo el proceso)
11

Orden de instalacin de los componentes (II)
X Programa que permite acceder a

servidores de los que poder
obtener referencias bibliogrficas
que se pueden incorporar al
Depsito Auxiliar de Abies.
X Requieren tener instalado el programa Adobe Acrobat Reader, ya que se

encuentran en formatopdf.
X La versin 5 se encuentra en la carpeta Varios del CD de instalacin con el
nombre ar500esp.exe, que se instalar en nuestro disco duro haciendo clic
sobre el nombre del archivo.
X Las versiones posteriores de este programa se pueden actualizar en la
direccin de internet http://www.adobe.com
12

Instalacin programa Trasvase datos Abies
X Slo se instalar y se realizar
el trasvase si el centro es
usuario de Abies 1.1.
XEl proceso se inicia desde el

men de arranque del CD-ROM
de Abies (Opcin Trasvasar
datos), paso n5 indicado en
diapositiva Men de
instalacin (mediante un
asistente).
X Por defecto
el programa se
crea dentro de
la carpeta y
grupo Abies 2.
X Es conveniente que este

programa se instale dentro del
mismo directorio en el que se
encuentra Abies, y tambin
dentro del mismo grupo de
programas.
13

Realizacin Trasvase datos Abies (I)
X Una vez instalado

el programa se
inicia el proceso de
trasvase de los
datos, que consiste
bsicamente en
indicar la ubicacin
de los datos de la
versin anterior y
luego esperar
mientras se efecta
el trasvase.
X Inicio de
Windows>Programa
>Abies2>Trasvase
de datos (aparece el
cuadro de dilogo
que se presenta a
continuacin).
X Bsqueda
de la ruta
donde se
encuentra la
carpeta con los
ficheros
requeridos.
X El programa
presenta la
ubicacin por
defecto de los
datos en Abies 1
(Basedato).
5
4
X Indicacin del
proceso que est
realizando.
X Informacin de
las incidencias que
se hubiesen
producido en el
trasvase.
14

Realizacin Trasvase datos Abies (II)
6
X Los datos
trasvasados estn
en un archivo
temporal.
Es necesario tener en
cuenta que:
X No se pueden recuperar
los datos desde una copia de
seguridad de Abies 1.1c. Es
necesario hacerlo desde el
directorio que contiene los
datos.
X El ltimo paso
consiste en
reemplazar el
archivo de datos
existente por el
obtenido.
X No se trasvasarn los
prstamos en curso y las
estadsticas. Es conveniente
solucionar estas incidencias
con anterioridad.
15

Pgina principal de Abies 2.0
Control Abies
Barra de mens
Barra de tareas
Ayuda
de Abies
Tareas ms habituales
Generador de inversos (utilidad

para la realizacin de bsquedas)
Datos del Centro
Control de acceso
Barra de estado
16

Barra Mens: Archivo-Ir a-Herramientas-Ayuda
17

Men Archivo: Copia de seguridad (I)
X Principal motivo: prevenir la prdida de
informacin como consecuencia de un
problema en el sistema informtico.
X La informacin tiene un valor elevado (gran
inversin de tiempo y de recursos). La medida
ms efectiva es realizar copias de seguridad
peridicamente, a ser posible a diario.
X En Abies 1 la copia de seguridad se
encontraba en el Men Herramientas.
X Las copias de seguridad de versiones
anteriores no son compatibles con Abies 2.
Tras realizar el trasvase de datos se deben
realizar nuevas copias de seguridad con la
versin actual.
X Es recomendable tener activadas estas opciones.

Se pueden modificar tanto en este cuadro de
dilogo como en el Men Herramientas > Opciones
> Copia de seguridad.
X No debemos realizar la copia en ningn

caso en la misma unidad en que tenemos la
base de datos. Si la copia de seguridad se
hace en la unidad A (disco de 3 1/2), si
hace falta se dividir en tantos disquetes
como sean necesarios, pidindonos la
insercin de uno nuevo cuando el anterior
este lleno.
18

Men Archivo: Copia de seguridad (II)
X Advertencia: Si tenemos creada nuestro

depsito individual (Deposito.mdb) y ya
hemos ido incluyendo los datos desde otros
archivos, aunque no sea lo fundamental del
programa, este depsito nos puede ser de
gran utilidad. Abies 2 no nos hace referencia a
realizar la copia de seguridad del mismo. Por
lo tanto, de esta base de datos deberemos
hacer la copia de seguridad nosotros mismos
sin la ayuda del programa, con aplicaciones
externas (por ejemplo, mediante el Sistema
Operativo o mediante Winzip), o copiar
directamente directamente en otra unidad el
archivo Deposito.mdb, si es que cabe en la
unidad correspondiente.
19

Parmetros Copia de seguridad
X Men Herramientas > Opciones
> Copia de seguridad.
XDebe ser un hbito en el trabajo
cotidiano de la biblioteca. Para ello
se debe establecer desde el primer
momento las pautas de actuacin.
X Las copias de seguridad en el
mismo disco duro no son fiables al
100%. Es conveniente utilizar
otros dispositivos (disquetes,
unidades zip, discos duros
aadidos, CR-ROM o recursos
accesibles mediante red de rea
local.
X A ttulo de sugerencia, es buena
prctica disponer de cinco juegos
de disquetes (normalmente todo
el catlogo puede grabarse en
dos), uno para cada da de la
semana.
X Las copias de seguridad deben
conservarse en lugar seguro.
X La copia de seguridad se efecta al cerrar la

aplicacin si est configurado para ello, o bien desde
el Men Archivo > Copia de seguridad.
20

Men Archivo: Recuperar copia de seguridad
X La operacin contraria a la copia de seguridad es la
restauracin. Restaurar una copia de seguridad se efecta
desde el Men Archivo > Recuperar copia de seguridad.
X Aparece el siguiente cuadro de dilogo, en el que
debemos indicar el lugar en el que se encuentra dicha
copia.
X Nos informa del lugar de la ltima ubicacin y fecha en
que se realiz la ltima copia y si sta se encuentra o no en
el lugar especificado.
X A continuacin, pulsaremos el botn Recuperar (que
permanecer inactivo si no se encuentra la copia) y una vez
terminada la copia pulsaremos el botn Cerrar.
X Al restaurar los datos de una copia de seguridad
reemplazamos todos los datos actuales por los contenidos
en el fichero de la copia de seguridad. Antes de proceder a
la restauracin debemos estar seguros de que no queda
otra alternativa.
X Importante: Qu ocurre si tenemos que reinstalar el programa Abies 2
completo?. Una vez haya finalizado dicha reinstalacin abriremos la copia de
seguridad con un programa descompresor (Winzip, que se puede obtener en
http://www.winzip.com), extraeremos el archivo de la ubicacin correspondiente
(c:\\Archivos de programa\Abies2\Datos) y nos dir que ya existe un fichero
con ese nombre y si lo queremos sobreescribir. Diremos que S y tendremos en
condiciones de funcionamiento otra vez Abies 2.
21

Men Archivo: Compactar y reparar
X Para asegurar un rendimiento ptimo, es necesario compactar la base

de datos del catlogo de Abies con frecuencia.
X La compactacin y reparacin se hace en un nico proceso. Una de las
ventajas ms inmediatas es la reduccin del espacio en disco ocupado
por el archivo de datos. Permite restablecer las relaciones existentes
entre las tablas de la base de datos, que pueden verse alteradas por el
aumento de informacin acumulada.
X No es posible ejecutar realizar otras operaciones con Abies
simultneamente. Se requiere acceso exclusivo a la base de datos para
realizar esta tarea, por lo que no podr ejecutarla si el catlogo est
siendo accedido desde otros puestos.
22

Men Archivo: Generar inversos
Asistente
X Los inversos o ndice son los trminos significativos

por los que podremos realizar potentes consultas sobre
el catlogo.
X Se trata de una tarea delicada en la que se recorre el
catlogo extrayendo los trminos significativos e
incluyndolos en una tabla sobre la cual se harn las
consultas.
X Es conveniente que no se realicen otras operaciones
con el ordenador mientras se ejecuta este proceso.
X No es necesario que ejecute esta opcin si los inversos
estn actualizados (ver barra de estado del programa).
X Se puede acceder al asistente de generacin haciendo
clic directamente sobre este mensaje informativo de la
barra de estado.
X Los inversos pueden dejar de estar actualizados tras
modificaciones en las tablas Auxiliares o por integrar
lotes que afectan a los datos de los fondos.
(barra de estado)
X Por todo ello, es conveniente que los inversos estn

actualizados y las tablas compactadas.
23

Men Archivo: Integrar
X Es recomendable no utilizar el
ordenador para otras tareas
hasta que no concluya el proceso.
X No se pueden recuperar los
datos desde una copia de
seguridad de Abies 1. Es
necesario hacerlo desde el
directorio que contiene los datos.
X El asistente ayuda a integrar datos de fondos y

lectores procedentes de otras aplicaciones a Abies.
De igual manera, tambin le permitir eliminar datos
ya almacenados en Abies procedentes de
integraciones anteriores.
X Para preservar el trabajo realizado en la versin
anterior hay que adaptarlo al nuevo formato de la
aplicacin, ya que no son compatibles entre s.
X Mientras dura la operacin el asistente ir
presentando en pantalla mensajes informativos.
X No se trasvasarn los
prstamos en curso y las
estadsticas. Es conveniente
solucionar estas incidencias con
anterioridad.
Debemos diferenciar entre:

X Integrar: Trasvasar lotes de fondos
o lectores al Catlogo.
X Importar: Introducir uno o ms
documentos al Depsito.
24

Men Archivo: Integracin de datos
Asistente
Seleccin de tarea
X Mensaje
sobre qu es la
integracin.
X Opciones.
25

Integracin datos fondos
1
X La opcin Genrico
Abies necesita que
tengamos instalado
Microsoft Access 2000 o
posterior. Los pasos
necesarios se explican en
el apartado denominado
Integracin de datos de
otras aplicaciones
(pgina 34).
X Opciones.
26

Integracin datos lectores (I)
1
X Opciones.
X Opciones.
27

Integracin datos lectores (II)
4
X Al crear el lote de
integracin nos aparece
una pantalla en la que
debemos poner un nombre
(se recomienda que sea
descriptivo y que incluya
referencia a la fecha de
integracin) y marcar los
elementos por defecto (por
ejemplo, que los fondos
sean de tipo libro.
6
X Las opciones de Borrar

lotes sealan los nombres
que les hemos asignado a los
mismos, con la fecha en que
fue creado, y aparece un
botn que indica Borrar el
que se encuentra
seleccionado, apareciendo la
pantalla de finalizacin una
vez borrado.
28

Men Archivo: Importar al Depsito Auxiliar (I)
1
X El asistente ayuda a importar referencias

bibliogrficas procedentes de otras centrales
catalogadoras al Depsito Auxiliar de Abies. Tambin
puede eliminar referencias bibliogrficas procedentes
de importaciones anteriores en funcin del nmero de
lote asignado por el asistente en su momento.
X En el primer caso, se trata de un archivo que puede

contener las referencias bibliogrficas en formato
MARC, que podemos obtener de programas externos.
X Opciones.
29

Men Archivo: Importar al Depsito Auxiliar (II)
X Los pasos siguientes son:
5
30

Integracin de datos bibliogrficos (I)
X Los dos catlogos ms

interesantes de los que
obtener registros son:
- Ariadna: Catlogo en lnea de

la Biblioteca Nacional:
(http://www.bne.es/esp/catfra.htm)
2
- Rebeca: Catlogo colectivo de

la Red de Bibliotecas Pblicas
del Estado:
(http://www.mcu.es/REBECA/
busqueda.html).
X Una vez localizados los

registros, escogemos el modo
de presentacin IBERMARC. Se
selecciona todo el texto
correspondiente al registro y
copiarlo en el portapapeles.
31

Integracin de datos bibliogrficos (II)
3
X Ahora se cambia de aplicacin
activa y se vuelve a Abies.
X En el Men Archivo > Importar
al Depsito, se arranca el
asistente que guiar el proceso
de incorporacin del registro.
X Seleccionamos el tipo de tarea

de importar referencias desde el
portapapeles de Windows.
32

Integracin de datos bibliogrficos (III)
X En esta ventana verificamos el

contenido del portapapeles.
X Seleccionamos el tipo de
documento a importar.
X Una vez seleccionado el tipo
de documento, el sistema
incorpora el registro al Depsito.
33

Integracin de datos de otras aplicaciones (I)
X Puede ocurrir que el centro educativo

posea datos de un antiguo programa de
biblioteca. Introducir todos los datos
nuevamente es, evidentemente una
arduo trabajo.
X Es posible implementar la mayora de
nuestros datos en Abies 2. Las
condiciones para llevar a cabo esta
tarea requieren que el centro cuente
con una persona que sea usuaria asidua
de Access 2000 o superior, para poder
transformar los datos que se
encuentran en otro formato (dbf,
paradox o cualquiera reconocido por
Access).
X Pare ello procederemos del siguiente
modo:
X Paso 1: Crearemos una carpeta especfica

para este trabajo, a la que denominaremos,
por ejemplo, Provisional
X Paso 2: A ella llevaremos una copia del
archivo Importar.mdb que se encuentra en
Abies2.
X Paso 3: Desde Access abriremos este
archivo. Su nica tabla es Ejemplares.
X Paso 4: Mediante el Men Archivo >
Obtener datos externos > Importar,
importaremos la tabla BIBLIO (nombre que
le demos) con nuestros datos (aunque en cada
usuario sabr su nombre).
X Ahora la base de datos Importar.mdb
contiene dos tablas (Ejemplares y
BIBLIO).
X Paso 5: Antes de continuar, es conveniente
realizar una copia de cada tabla para
preservarlas de posibles errores y tener la
posibilidad de volver a comenzar.
34

Integracin de datos de otras aplicaciones (II)
X A la copia Ejemplares la llamaremos

Ejemplares2 y a la copia BIBLIO la
llamaremos BIBLIO2.
X Ahora la base de datos de Access
importar.mdb tiene 4 tablas (BIBLIO,
BIBLIO2, Ejemplares y Ejemplares2).
X La tabla BIBLIO2 no puede tener
registros NULOS en el campo que contenga el
ttulo del libro. Si existen registros con esta
circunstancia hay que depurar esa tabla, o se
rellenan adecuadamente los ttulos o es
necesario borrar los registros que carezcan de
ttulo. Esto se puede hacer marcando cada
registro carente de ttulo y eliminndolo o, en
el caso de que haya muchos registros de estas
caractersticas (lo que no sera normal) lo
podemos depurar desde Access.
X A partir de este momento se trabajar con
BIBLIO2 y Ejemplares2.
35

Integracin de datos de otras aplicaciones (III)
SUPUESTO 1:
X Si la tabla BIBLIO2 contiene
un campo numrico de cada
registro, hay que asegurarse en
vista diseo de la tabla que
dicho campo es numrico y
entero largo (al igual que el
campo IdEjemplar de la tabla
Ejemplares2. Si no es as
habr de cambiarse con estas
especificaciones. Adems, si ese
campo de nuestra tabla es
campo clave le quitaremos esa
propiedad.
X Paso 6: Crearemos una consulta Crear una

consulta en vista diseo que contenga las
tablas BIBLIO2 y Ejemplares2,
combinaremos el campo numrico y el campo
IdEjemplar de Ejemplares2. En la lnea que
indica la combinacin pulsaremos el botn
derecho del ratn para elegir en las
Propiedades de la combinacin la segunda
opcin Incluir TODOS los registros de BIBLIO2
...., seleccionaremos una consulta del tipo
Consulta de datos anexados y cuando
aparezca la ventana de Anexar a, elegiremos
Ejemplares2. Suponiendo que nuestro campo
numrico identificador de registros se llama
NUM y que adems vamos a anexar la
informacin de otros campos de BIBLIO2 (por
ejemplo, AUTOR, TTULO y EDITORIAL),
completaremos la consulta de datos anexados
que tengamos, por ejemplo:
Campo
NUM
AUTOR
TITULO
Tabla
BIBLIO2
BIBLIO2 BIBLIO2
Anexar a
IdEjemplar Autor
Titulo
EDITORIAL
ETC....
BIBLIO2
BIBLIO2
Editorial
Etc....
36

Integracin de datos de otras aplicaciones (IV)
X Paso 7: Como precaucin no
ejecutaremos la consulta sin observar
primero qu ocurre en la vista hoja de
datos. Si esta vista nos parece correcta
ejecutaremos la consulta que podemos
guardar como qrEjemplares si no hemos
obtenido errores.
X Paso 8: Ahora comprobaremos que
Ejemplares2 ya contiene los datos de la
tabla BIBLIO2 y, por encima de todo,
nos aseguraremos de que el campo
IdEjemplar contiene los datos numricos
de identificacin de registros, de no ser as
la integracin desde Abies 2 ser tarea
intil.
X Paso 9: Para que la tabla
Ejemplares2 pueda ser reconocida por
Abies 2 es necesario que vuelva a ser
renombrada como Ejemplares (para ello
no olvidar previamente nombrar de alguna
otra forma la que an tenemos intacta con
el nombre Ejemplares por si hay que
volver a utilizarla).
X Realizado el paso anterior,

saldremos de Access y realizaremos lo
siguiente:
X Paso 10: Pondremos otro nombre
al archivo Importar.mdb que se
encuentra en la carpeta Abies 2 y, a
continuacin, llevaremos a esa
carpeta una copia de Importar.mdb
en la que hemos estado trabajando. Y
que contiene la tabla Ejemplares
con nuestros registros. Como medida
de precaucin, se puede reservar una
copia del archivo Abies.mdb que se
guarda en la subcarpeta Datos de
Abies 2.
37

Integracin de datos de otras aplicaciones (V)
1
X Paso 11:
Entramos en
Abies 2 y
realizamos la
integracin de
fondos mediante
Archivo >
Integrar (los
pasos a seguir
para una correcta
integracin se
realizan mediante
el asistente).
X Hay que seleccionar la opcin Integrar
datos de fondos y en la ventana siguiente

elegir la opcin Genrico de Abies.
X Antes de proceder a la integracin debemos activar la

casilla Juego de caracteres OEM en el caso de que los
registros que se quieren integrar tienen un juego de
caracteres de MS-DOS, en caso contrario, si el juego de
caracteres es de Windows, dejamos en blanco la casilla.
X Si hemos tenido xito, al finalizar la integracin es
necesario Generar inversos (Men Archivo).
X Una vez hayamos llevado a cabo la operacin completa,
sin esperar a que nos lo pida al salir, es conveniente que
el Administrador realice la Copia de seguridad (Men
Archivo > Copia de seguridad)
38

Integracin de datos de otras aplicaciones (VI)
SUPUESTO 2:
X Si la tabla BIBLIO2 no tiene un campo numrico que identifica cada registro, estamos
ante una tabla de datos sencilla sin identificador numrico de registros. Sin este identificador
numrico dicha tabla no se entender con Ejemplares2 por culpa del campo clave
IdEjemplar que identifica unvocamente cada registro.
X Es necesario crear un identificador en BIBLIO2. Hay que abrir Vista diseo, insertar una
fila en primer lugar, poner NUM al nombre del campo, tipo de datos = Autonumrico,
formato = Entero largo, nuevos valores = Incrementalmente e indexado = No.
X Cuando cerremos la tabla en modo Diseo y la abramos en modo Hoja de datos,
observaremos el campo NUM con los nmeros correspondientes.
X Ahora habr que seguir los pasos del Supuesto 1 descrito en las pginas 36 a 38 (si la tabla
BIBLIO2 contiene un campo que identifica cada registro).
39

Men Herramientas: Opciones generales (I)
X Desde esta pantalla se efectan las tareas propias de la administracin, configuracin y
personalizacin de la aplicacin con los datos apropiados de la biblioteca y del centro.
X A esta opcin slo tiene acceso el Administrador de Abies. Tambin se puede acceder
pulsando la tecla de funcin <F8>.
X Para ello, haremos clic en los elementos de la lista situada en el lateral izquierdo de la
ventana para activar las opciones correspondientes en el lado derecho.
X Nos permite iniciar el programa

en la pantalla indicada en esta
barra.
X Esta opcin la puede desactivar

cualquier usuario al iniciar el
programa o desde el Men Ayuda.
40

Men Herramientas: Opciones generales (II)
X En el caso de
no tener
ninguno
asignado.
X Permite
insertar el
logotipo de la
Biblioteca.
41

Men Herramientas: Opciones generales (III)
X Este proceso
es conveniente
establecerlo y
realizarlo antes
de empezar a
trabajar con la
aplicacin.
X Sugerencia: Las bibliotecas de aula es preferible darlas de alta

como un tipo especial de usuario ms que como una ubicacin.
42

Men Herramientas: Enlace a datos
En esta ventana se especifica la
ubicacin de los datos en el
sistema.
X Catlogo: (dato obligatorio). Se especifica la

ubicacin que contiene el catlogo de la biblioteca
(conjunto de ejemplares que hemos incluido). Puede
encontrarse en un dispositivo local o en otro
ordenador si se dispone de una red de rea local.
X Depsito de Abies: (dato optativo, aunque es muy
importante dadas las ventajas de su utilizacin) Son
registros bibliogrficos elaborados para
incorporarlos al catlogo en vez de crear el registro.
El CD de la aplicacin lo incluye. Por su extensin, el
depsito de referencias precisa instalarse en el disco
duro o accesible por red de rea local. Se compone
de 388.063 documentos.
X Depsito auxiliar: (optativo y complementario). Se
especifica la ubicacin (unidad y directorio) que
contiene un depsito auxiliar de referencia en la que
se pueden ir importando registros desde diferentes
aplicaciones de gestin bibliogrfica. Se pueden
crear tantos como sean necesarios.
X La ruta de los datos no son modificables de forma
directa. Se debe utilizar el icono que aparece a la
derecha de la casilla.
Permite modificar la ubicacin de

cualquiera de los elementos de la
configuracin realizada, de manera que
podamos manejar ms de una
Biblioteca desde el propio programa.
43

Men Herramientas: Poltica de prstamos
La actividad de prstamo de
documentos requiere establecer
con antelacin estos datos:
X Tipo de lector: Cada usuario debe
estar asociado a un tipo. Establece
el nmero mximo de ejemplares
que puede sacar en prstamo.
X Tipo de ejemplar: Cada ejemplar
debe estar asociado a un tipo que
determinar las duraciones
mximas del prstamo.
X Poltica de prstamos:Establece
la duracin del prstamo en funcin
del tipo de lector y del tipo de
ejemplar. A partir de esta
informacin se determina la
procedencia o no de un prstamo y
se calcula la fecha de devolucin.
X Abies incorpora por defecto una
poltica de prstamos que puede
ser orientativa. Debemos
configurar la que corresponde a
nuestra biblioteca.
X Es aconsejable estudiar
cuidadosamente cul ser la
poltica y evitar hacer
modificaciones en el futuro.
44

Men Herramientas: Control de acceso
1. Administrador
X Para cada uno de los cuatro perfiles se

establecen las operaciones autorizadas a un
usuario que accede con dicho perfil, quedando
inhabilitadas las dems. Asociada al perfil hay una
contrasea que tendr que introducir el usuario
para validarse.
X Los perfiles siguen un criterio jerrquico. Las
operaciones autorizadas para cada perfil no se
pueden modificar.
X La primera vez que arrancamos Abies se entra
como Administrador, los perfiles no tienen
contrasea asociada y el control de acceso est
desactivado.
X Una vez establecidas las contraseas se puede
activar el control de acceso.
X Si durante la ejecucin de la aplicacin se desea
cambiar de perfil hay que acceder al men
Herramientas, opcin Cambiar nivel de acceso.
Tambin puede hacer clic sobre la barra de
estado del programa.
X Para realizar consultas, es conveniente trabajar
con el perfil ms restrictivo.
(barra de estado)
45

Men Herramientas: Perfiles control de acceso
2. Bibliotecario
3. Encargado
4. Invitado
X En cualquier momento se puede cambiar el tipo de

usuario y con ello el nivel de acceso desde la barra de
estado o desde el men Herramientas > Control de
acceso o pulsando la combinacin de teclas <Ctrl+N>.
46

Men Herramientas: Cambiar nivel de acceso
X Esta ventana aparece cada vez que se inicia el
programa, permitiendo escoger el tipo de usuario y, en
consecuencia, el nivel de acceso con el que deseamos
iniciar el trabajo con la aplicacin.
X Durante la ejecucin de Abies permite cambiar el perfil
del usuario con el que se est trabajando.
X En la ventana se deber introducir de manera exacta
la contrasea asociada al perfil en el que deseamos
validarnos.
X El Administrador es el nico que puede modificar la
contrasea de los dems usuarios.
X Como medida preventiva al abandonar temporalmente
el ordenador conviene dejarlo siempre activado con el
perfil ms restrictivo que es el de Invitado.
X Si introducimos la misma contrasea para dos niveles,
el programa recoge solamente el nivel ms bajo, con lo
que nos podemos encontrar despus con serios
problemas.
X Si no activamos el nivel control de acceso se puede
entrar al programa libremente y se podran producir el
borrado o modificacin de registros por parte de
personal no autorizado.
47

Men Ayuda: Ayuda Abies-Ayuda formato MARC
Ayuda de Abies (F1)
Ayuda formato MARC
48

Men Ayuda: Primeros pasos - Sugerencias
Sugerencias
Primeros pasos
X Se muestran cada
vez que arranca el
programa.
X Es posible
desactivarlo
haciendo clic en
esta opcin.
X Esta ventana ofrece informacin sobre el propio

programa.
Acerca
de ABIES
X La parte superior muestra el nombre y versin de

la aplicacin, junto con el copyright y el sitio web
de Abies. El sitio web es accesible directamente
haciendo clic sobre el texto.
X La parte inferior contiene una lista con la
informacin detallada de versin de cada uno de los
mdulos del programa. Esta lista es muy til para
conocer si estamos manejando la ltima versin de
esos mdulos, y as mantener el programa bien
actualizado.
49

Men Ayuda: Pgina de Abies - Foro Abies
Pgina de ABIES
X En la pgina web de Abies en
Internet, podr acceder a toda la
informacin relacionada con Abies
que puede resultarle de inters,
conocer las ltimas novedades,
descargar las ltimas versiones de la
aplicacin y de sus mdulos
auxiliares, as como ponerse en
contacto con otros usuarios del
programa utilizando el foro de
debate creado al efecto.
http://abies.cnice.mecd.es/
Foro de ABIES
X El foro de Abies en Internet le
permite ponerse en contacto con
otros usuarios de la Aplicacin de
Bibliotecas Escolares. Podr
intercambiar opiniones, recabar
informacin, resolver dudas de
utilizacin y ayudar a otros a
avanzar en el buen uso del
programa.
50

Mdulo Catlogo (I)
X Permite seleccionar el
campo sobre el que
realizamos la bsqueda,
simplemente, marcando
el campo
correspondiente en
cualquiera de los
registros.
X Si la consulta se
realiza desde aqu slo
afecta al Catlogo y
equivale a la aplicacin
de un filtro sobre el
mismo. No se realiza
sobre el/los Depsito/s.
X La informacin sobre los fondos propios de la

Biblioteca se estructura en dos bases de datos:
registros bibliogrficos y ejemplares, para evitar
toda redundancia innecesaria.
X La base de datos de registros rene la
descripcin bibliogrfica del objeto. Contiene,
por tanto, la informacin comn a todos los
ejemplares idnticos.
X La base de ejemplares contiene informacin
especfica de cada ejemplar concreto.
Trminos significativos por los que

podemos realizar bsquedas
X
Control de acceso
51

Mdulo Catlogo (II)
X Da acceso a
catalogar un
nuevo
ejemplar,
apareciendo
en primer
lugar el
cuadro de
dilogo
Consulta
avanzada
que realiza la
bsqueda
tanto en el
Catlogo
como en
el/los
Depsito/s.
X Sirve para
modificar la
ficha que se
encuentra
seleccionada
y, por tanto,
creada.
X Slo puede
ser utilizada
por el
Administrador y sirve
para eliminar
definitivamente un
ejemplar del
Catlogo.
X Desempea
la funcin
(especialmente
en red) de
hacer que
aparezcan los
elementos del
Catlogo,
despus de
que hayan
podido ser
aadido,
modificados,
eliminados,
prestados o
devueltos
ejemplares
desde el
mismo o desde
otro puesto
informtico
con acceso al
programa.
X Botn
informativo.
Aparece una
tabla referida al
ejemplar que
est
seleccionado en
la que aparece
el tipo de lector,
curso, apellidos
y nombre, junto
con la fecha en
que se ha
prestado el
ejemplar y el
total de lecturas
realizadas. Este
botn es
accesible por el
Administrador y
el Bibliotecario.
52

Catalogacin
X La incorporacin de
fondos al catlogo sigue el
mismo mtodo que las
versiones anteriores.
X Primer paso: Consultar
los depsitos activados por
si se localiza el registro
bibliogrfico ya elaborado.
A partir de criterios de
bsqueda sencillos se
determina la existencia o
ausencia del registro.
X Segundo paso: Si existe
se aprovecha, quedando
nicamente por consignar
los datos del ejemplar (de
esta manera se agiliza y
facilita el trabajo rutinario
y tedioso de elaborar el
registro bibliogrfico).
Aparece un cuadro de
dilogo que nos permite
aadir un nuevo fondo o un
nuevo ejemplar a un fondo
ya existente.
X Adems, se optimiza
el funcionamiento de la
aplicacin y la
integridad de los datos,
al no duplicar fondos
idnticos, aadiendo
simplemente
ejemplares a los ya
existentes.
X El mdulo Catlogo
da acceso a todos los
procesos relacionados.
Desde aqu se realizan
todas las tareas de
mantenimiento del
catlogo de la
biblioteca: acceso a
toda la informacin de
los fondos y
ejemplares, realizar
consultas e informes,
imprimir listados,
etiquetas de cdigos de
barra para los
ejemplares, tejuelos,
etc.
53

Consulta del Catlogo en lnea (OPAC) (I)
X Es el instrumento que nos

permite consultar los fondos
de la coleccin para localizar
documentos.
Consulta simple
X Se utiliza para:
a) Localizar los fondos que
cumplen unas determinadas
condiciones, seleccionar y,
posteriormente, consultar.
X Sirve para
seleccionar
determinados
ejemplares.
b) Localizar registros
bibliogrficos, bien en el
Depsito bien en el
Catlogo, en el momento de
catalogar un ejemplar.
X Aparte del Tipo de documento slo se puede utilizar un bloque para establecer los
criterios de bsqueda.
X No es sensible a los smbolos diacrticos.
X Las palabras no significativas no son trminos vlidos de bsqueda.
X El orden de los trminos es indiferente.
54

Consulta del Catlogo en lnea (OPAC) (II)
X Permite establecer
criterios de bsqueda ms
precisos. Incluye ms
campos y la posibilidad de
utilizar operadores
boleanos o lgicos (Y - O NO).
X Una vez recuperado el
resultado de la consulta,
se nos muestra en pantalla
el nmero total de
documentos recuperados y
una breve informacin
sobre ellos. Si hacemos
clic sobre Aplicar
filtro, en la pantalla del
Catlogo slo aparecern
los documentos
seleccionados, para poder
analizarlos ms en detalle.
Consulta avanzada
X Sirve para
buscar o crear
un nuevo
ejemplar.
X Para volver a la
situacin inicial basta
pulsar Quitar filtro.
55

Consulta del registro bibliogrfico y ejemplares
X Se accede desde
el Men Catlogo >
Consulta simple o
Consulta avanzada.
56

Catlogo: Descriptores de materia y la CDU
X El registro bibliogrfico
se compone bsicamente
de dos elementos:
a) Una descripcin del
documento (ttulo, autor,
ao de publicacin, lugar,
nmero de pginas, etc.)
b) Una descripcin del

contenido del documento,
es decir una explicacin
de las materias o temas
que son tratados en el
documento.
X Para ello se utilizan los
descriptores de materia
y el sistema CDU que
asigna una clave
numrica a cada parcela
del saber.
X Las entradas de CDU se

pueden dar de alta, eliminar o
modificar desde el Men
Auxiliares > opcin CDU.
57

Catlogo: Imprimir libro de registro y listado ejemplares
X Esta opcin nos sita en un

cuadro de dilogo al que no
afecta el hecho de que
hayamos aplicado un filtro y
nos permite imprimir todo el
libro. Podemos imprimir a
partir del nmero de registro
que seleccionemos; a partir
de una fecha; un intervalo.
X Se imprimir con las
condiciones que hayamos
marcado con una
presentacin preliminar.
X Nos permite realizar un listado de

todos los fondos por ejemplares, o
bien podemos imprimir ejemplares
sueltos, sealando los nmeros de
registro separados por coma (6,9,15,
...), o bien seleccionar un rango entre
dos nmeros de registro.
X En esta opcin es posible presentar
los ejemplares ordenados por el
nmero de registro, por el nmero de
ejemplar, por la fecha de alta, por los
ttulos, por los autores o por las
editoriales.
58

Catlogo: Imprimir tejuelos y cdigos de barras
X El ltimo proceso de catalogacin es
imprimir el tejuelo y el cdigo de barras.
X Se nos dan tres tipos de etiquetas ya

creadas, que podemos modificar o eliminar.
XPara crear o personalizar un nuevo
modelo de etiqueta se pulsa Nueva en el
rea Tipo de etiqueta y habr que definir
en milmetros las distancias en los
respectivos controles para crear o
modificar dicho formato.
59

Catlogo: Informe
X Para obtener un listado

con los registros
bibliogrficos de la rejilla
de datos, est habilitada
en el Men Catlogo la
opcin Informe.
X Seleccin de
campos que
queremos que
aparezcan en el
informe.
X Por medio de ella se

inicia un asistente que
gua todo el proceso hasta
obtener el listado.
X Posibilidad de
poner ttulo al
informe y una serie
de opciones que
aparecen marcadas
por defecto.
60

Mdulo Depsito
X Funcin
bsicamente
igual que la del
Mdulo
Catlogo pero
la bsqueda slo
afecta a los
Depsitos
X Acceso a la ayuda de Abies respecto del

Depsito (igual que si pulsamos F1).
X El Depsito Abies y el/los Depsitos

Auxiliares ayudan a que la labor de catalogacin
se simplifique y agilice.
X Son bases de datos de referencias

bibliogrficas que no llevan asociada una base
de datos de ejemplares, es decir, podemos
encontrar fondos pero no ejemplares.
61

Instalacin del Depsito
X El proceso se inicia desde

el men de arranque del CDROM de Abies y es guiado
por un asistente.
X Este proceso puede tardar

de 5 a 10 minutos
dependiendo de la velocidad
del equipo.
X Una vez instalado es

necesario activar el Depsito
para que est realmente
operativo. Para ello habr
que ir al Men Herramientas
> Enlace a datos.
62

Depsito de Abies - Depsito Auxiliar
X Listado de referencias
bibliogrficas.
Depsito Abies
Depsito Auxiliar
X Mediante el botn Detalles

podemos tener acceso a los
datos principales y adicionales,
pero no a los datos del
ejemplar, del fondo
seleccionado.
X Detalles del fondo

seleccionado.
63

Mdulo Prstamos
X La opcin por
defecto es
Bsqueda por
ejemplar.
X Hace
referencia a
todos los libros
prestados.
Aparece con dos
lneas por
registro
(ejemplarprstamo y
lector).
X Icono retrasos
X Las operaciones estn agrupadas en la misma
ventana para facilitar el acceso a las mismas.
X Para poder prestar documentos, lgicamente,
es necesario tener documentos catalogados y
lectores dados de alta y con el carn vigente.
X Barra de
desplazamiento
para ver los
campos que no
quedan a la vista.
X Estos botones
slo pueden
activarse si
existen
documentos
prestados que
cumplan el
requisito
correspondiente.
X
Filtro por ejemplar
Filtro por curso
Filtro por lector
Retrasos
64

Realizacin del prstamo
X Si seleccionamos un
ejemplar ya prestado
aparecer un mensaje de
aviso: Este ejemplar ya est
prestado.
X Examinar.
X Si el ejemplar es No
prestable aparece un
mensaje que nos advierte de
dicha circunstancia y deja en
blanco el cuadro de dilogo.
X Si el lector ya tiene el cupo
cubierto, nos lo advierte el
programa y no deja realizarla
prestacin de otro libro.
X Si introducimos un cdigo
de un ejemplar que ya se
encuentra prestado aparecer
el mensaje Prestado en
color rojo intermitente.
X Si el cdigo es adecuado
queda en fondo blanco y
aparecen los datos del
ejemplar. De la misma
manera ocurre con el lector.
X La fecha de terminacin del
prstamo se puede modificar.
Si la misma coincide en
sbado o domingo retrasa
automticamente la
devolucin hasta el lunes
siguiente.
65

Devolucin del prstamo
X Examinar.
X Al escribir el cdigo
aparecen tanto los datos
del ejemplar como los
datos de lector y la fecha
prevista de devolucin
66

Prrroga del prstamo
X Examinar.
X Seleccin
del cdigo del
ejemplar.
67

Anulacin del prstamo
X Examinar.
X Es equivalente a
devolver el ejemplar, salvo
por el hecho de que se
considera anulado cuando
el ejemplar no sale de la
Biblioteca, y porque en
Estadsticas no figuran
los prstamos anulados
pero s los ejemplares
devueltos.
X Desde la opcin Devolucin

no podemos pasar directamente
a Prrroga o a Anulacin, ni
de Prrroga a Anulacin y
viceversa, salvo que eliminemos
el cdigo del ejemplar y lo
volvamos a poner, aunque sea
el mismo.
68

Mdulo Estadstica
X Acceso a la ayuda de Abies respecto de

Estadstica (igual que si pulsamos F1).
X Opciones
X La automatizacin de la biblioteca facilita la

obtencin de datos estadsticos relativos a su
actividad y utilizacin.
X La informacin se presenta de manera grfica
y numrica.
X En el men Herramientas > Opciones de

programa se configuran algunas caractersticas
relacionadas con la presentacin de
estadsticas.
69

Estadstica: Ttulos ms prestados
X Se puede delimitar el intervalo de

tiempo al que se refieren las
estadsticas.
X Los resultados se presentan en
formato grfico. Las opciones que
se pueden aplicar son:
barra - circular - portapapeles - archivo - imprimir - 3 dimensiones
70

Mdulo Lectores
X Realizacin de
bsquedas,
segn tengamos
marcado alguno
de los campos
que aparecen en
pantalla.
X Permite
seleccionar los
lectores hasta
con cuatro
criterios.
X (Imagen del
lector si se
hubiera
insertado)
X Permite
ordenar por ms
de un campo.
X Desde este mdulo se realiza

todo lo relativo a la gestin de los
usuarios. Bsicamente, el
funcionamiento es igual al del
Mdulo Catlogo.
X Las opciones
Detalles, Eliminar y
Actualizar son
exactamente las
mismas que en el caso
del Mdulo Catlogo.
En la opcin Nuevo
no hay consulta previa
y, adems, el cuadro de
dilogo es bastante
ms simple, si bien hay
que tener todos los
datos de los lectores
previamente.
X Muestra los
ejemplares devueltos
por el lector que se
encuentra marcado.
71

Alta, modificacin y eliminacin de lectores
X Los usuarios se gestionan de
manera similar a como se hace
con el catlogo.
X No es necesaria la letra, la aade automticamente el

programa, pero exige la presencia de ocho dgitos o
dejarlo en blanco.
X nicamente el administrador y
el bibliotecario pueden realizar
esta tarea.
X El encargado puede consultar
los datos pero no puede hacer
modificaciones.
X Cuando pulsamos en el botn

Nuevo del Mdulo Lectores
nos aparece el siguiente cuadro de
dilogo:
X Si se desea se puede introducir

una imagen del lector previamente
escaneada. Se soportan los
formatos grficos ms extendidos:
jpg, gif, ico, bmp, emf y wmf.
X Por defecto
la del sistema,
pero se puede
modificar por
medio del
calendario que
aparece.
X Examinar.
72

Impresin de carns de lectores
X Los carns se pueden imprimir en cualquier momento. Su
tamao es fijo (82 mm. x 55 mm.) y se realizan en papel DIN-A4,
independientemente de la impresora que utilicemos.
X Las opciones de orden y filtro realizadas afectan directamente
a la impresin de carns.
X Seleccin de
lectores.
X Seleccin del
tipo de etiqueta.
X Aunque nos
permite crear
una nueva
etiqueta no se
puede modificar
el tamao de la
misma, slo nos
deja ampliar o
disminuir la
distancia de
mrgenes y
entre etiquetas,
siempre en
tamao de
papel A4.
73

Incrementar validez del carn
X Hace referencia al periodo de validez del carn. Presenta un cuadro de dilogo en el que
podemos aumentar por aos completos (entre 1 y 100), cuando pulsamos el botn
Incrementar periodo, y despus de pulsar en Aceptar del cuadro que aparece a
continuacin.
X Este sistema de incremento afecta a todos los lectores y no slo a los que estn
seleccionados. Es necesario realizarlo cada comienzo de curso, con el fin de que los
lectores estn actualizados, pero debe hacerse antes de que hayamos introducido los
nuevos lectores, para evitar que stos obtengan un ao ms de validez del carn de lo que
les corresponde.
74

Promocionar de curso
X Debemos rellenar los cursos a los que

promocionan los alumnos.
X Si no queremos promocionar algn
curso debemos rellenar con los mismos
datos la celda de la izquierda. Si dejamos
en algn caso la celda de la derecha
vaca, lo que haremos ser eliminar el
curso en los lectores del curso anterior
correspondiente a esa celda.
X En el caso de alumnos repetidores no

nos queda ms remedio que
promocionarlos en el grupo y,
posteriormente, acudir a su ficha
personal y modificar el curso.
X Se recomienda que antes de realizar

estas operaciones de promocin de curso
vayamos al Men Herramientas >
Opciones > Edicin y se desactive la
casilla Pedir confirmacin antes de
guardar, porque si no lo hacemos as
debemos ir pulsando en Aceptar cada
vez que el programa modifica el curso de
cada uno de los lectores.
X En el caso de alumnos que abandonan
el Centro hay que proceder a darles de
baja.
75

Opcin Informe del Mdulo Lectores (I)
X Funciona exactamente igual que en el Mdulo Catlogo. En este Mdulo tericamente se

puede incluir el campo fotografa, pero no est activada la orden HTML correspondiente a
la incorporacin de grficos. Por lo dems, sin tener en cuenta la fotografa, tiene las mismas
opciones, aunque aqu los campos hacen referencia a los lectores y no a los ejemplares.
X Se activa un asistente que ayuda a confeccionar los informes en diferentes formatos,
permitiendo seleccionar los campos correspondientes.
76

Opcin Informe del Mdulo Lectores (II)
X A partir de aqu se genera el informe

con los campos seleccionados y en el
formato que hayamos elegido.
77

Mdulo Auxiliares
X Todos estos
elementos se
pueden aadir,
modificar o
eliminar
(opcin
exclusiva del
Administrador)
sin necesidad
de que
estemos
trabajando con
una ficha
concreta
X Acceso a la ayuda de Abies respecto de

Estadstica (igual que si pulsamos F1).
X
X Las tablas auxiliares contienen los datos
que se utilizan en los distintos procesos
tcnicos de la biblioteca.
X En unos casos estos datos se escogen de un
conjunto amplio (descriptores o la CDU) y en
otros se establecen directamente por la
biblioteca, como es el tipo de lectores y de
ejemplares.
X Es en realidad una pgina de configuracin
de bastantes elementos que componen los
campos de una ficha documental.
78

Recomendaciones sobre el Mdulo Auxiliares
X Es necesario estudiar las caractersticas
propias de la biblioteca y establecer los
criterios que se van a seguir en los distintos
procesos. As es necesario establecer los
siguientes parmetros:
Los descriptores de materia que se van a
emplear para describir los contenidos de
los documentos.
Las categoras de la CDU (si se va a
utilizar) para asignar materias a los
contenidos.
Las aplicaciones pedaggicas adaptadas
a los fines y proyectos del centro.
Los tipos de fondos, es decir, cules son
las categoras y qu criterios se van a
seguir para asignar a cada fondo su tipo
correspondiente.
Las ubicaciones entre las que se van a
distribuir los ejemplares.
X Los valores de las tablas auxiliares vienen

fijados de antemano, pero slo como valores
de referencia. Es el centro el que debe
decidir qu valores se van a establecer para
que se adapten a su situacin.
X Si se modifica un valor de una lista de
Auxiliares ya existente, los inversos del
Catlogo dejarn de estar actualizados,
reflejndose en la barra de estado del
programa. Por tanto, se deber ejecutar el
asistente para la generacin de los inversos
(Men Archivo > Generar inversos).
X Si se intenta aadir un valor que ya se
encuentra en una tabla auxiliar, Abies
informar de tal situacin, no permitiendo
seguir con el alta.
X Si se intenta eliminar un valor de una
lista, cuando este valor est siendo utilizado
por cualquiera de los fondos o por alguno de
los lectores, Abies nos informa de tal
situacin y no nos permite borrarlo.
79

Conjunto de opciones del Mdulo Auxiliares
X Debajo del cuadro de bsqueda aparece el
nombre de la tabla activa (la que hemos
pinchado en el panel izquierdo) y debajo
aparecen los nombres de los campos de
dicha tabla, en forma de botn de color gris
oscuro. Al hacer clic sobre el botn se
ordenan alfabticamente de acuerdo con ese
campo (esto tiene importancia a la hora de
imprimir).
X Salvo las opciones Portada, CDU e

Imprimir, el funcionamiento de las
distintas tablas es muy similar.
XEn el panel derecho encontramos en la
parte superior la lista de elementos que
hayamos marcado en el panel izquierdo,
adems de la opcin Buscar (que lo que
hace es sealar el registro ms prximo a la
bsqueda).
X A continuacin se presenta la lista de

elementos con los distintos campos, uno de
los cuales est siempre activo, y es el que
indica el criterio de bsqueda (por defecto,
el campo activo es el primero, y las opciones
de bsqueda se realizan en Cdigo
X En la parte inferior de este panel derecho
aparece un nuevo panel en el que figuran
todos los fondos relacionados con el
contenido del campo activo.
80

Instalacin y configuracin de Abies en Red (I)
X La base de datos se ubicar en un
nico ordenador. Desde el punto de
vista de la seguridad, es interesante
dedicar un equipo exclusivamente
para las tareas administrativas y
habilitar otros para que los lectores
(docentes o discentes) puedan
consultar el catlogo.
X Para compartir o conectarse a un
catlogo es necesario estar en el
nivel de acceso de administrador. La
secuencia a seguir es la siguiente:
X Si se utiliza W98 o W95, basta con
abrir las propiedades de la carpeta
que contiene la base de datos y
compartirla con permiso de acceso
total. Si se quiere, se puede
establecer una contrasea para
dificultar el acceso de usuarios no
autorizados.
X Cuando se comparte, se modifica
el icono que identifica la carpeta.
81

Instalacin y configuracin de Abies en Red (II)
Configuracin
Primero habr que instalar Abies en
aquellos puestos que van a acceder
al Catlogo (requisito ineludible).
X Especificar la ubicacin de la base
de datos (Administrador): Desde el
Men Herramientas > Enlace a
datos, se establecen las ubicaciones.
Control de acceso
Men Herramientas > Control de
acceso.
X Es importante garantizar unas
mnimas condiciones de seguridad
en todos los puestos conectados al
Catlogo.
82

Actualizacin de Abies
X Es necesario que el usuario conozca exactamente
la versin de los archivos de Abies que est
utilizando. Para ello, tiene dos opciones:
a) Explorador de Windows> Carpeta C:\Archivos de
programa\Abies2, en donde con el botn derecho
del ratn podr hacer clic en cada uno de los
archivos. Aparecer un men emergente y
pulsaremos la opcin Propiedades >Versin.
b) En Abies 2, Men Ayuda>Acerca de Abies.
X Proceso:
1) Descargar de internet el archivo
parche a una carpeta del disco duro.
2) Ejecutar el asistente de
actualizacin
(Inicio>Programas>Abies2>Asistent
e de actualizacin).
3) Comprobar que la ubicacin de los
archivos de la aplicacin Abies es la
correcta. Si no lo fuese habr que
localizarla.
4) Localizar, por medio del botn
Examinar de la lnea
correspondiente, la carpeta en que
se ha descargado el parche.
5) Hacer clic en el botn
Actualizar (ser utilizable cuando
los dos campos estn completos.
X El asistente ir mostrando
informacin del progreso y un
informe de la actualizacin.
83

Programa Z-Pista
X Se trata de un programa
que se encuentra en el CDROM de la aplicacin, junto
con un manual en formato
pdf.
X Facilita el acceso a
internet por medio del
protocolo 239.50 de acceso
a Bibliotecas
universitarias,
gubernamentales,
estatales.
X Por medio de este
programa se pueden
obtener referencias
bibliogrficas directamente
de internet para
incorporarlas despus al
Depsito en el disco duro,
por medio de la opcin
Archivo>Importar al disco
duro. Dicha incorporacin
se realizara por lotes.
X Supongamos que tenemos que catalogar una determinada

coleccin, y que la localizamos en la Biblioteca Nacional de
Espaa. Independientemente del formato original que tenga,
las bibliotecas referenciadas en Z-Pista pueden sernos de
gran ayuda, ya que podemos bajar las referencias
bibliogrficas e incorporarlas al Depsito.
X Con la conexin a internet activada, la secuencia sera
Inicio>Programas>Zpista.
X Se abrira un cuadro de dilogo que nos permite iniciar la
sesin con el asistente (marcamos la que corresponda y
pulsamos Aceptar) o Cancelar para entrar en el
programa sin ms.
X A partir de ah seguiramos los procesos que se describen
en el manual de Z-Pista.
X Es conveniente que la carpeta de destino donde vayamos
ubicando las referencias bibliogrficas se cree dentro de la
carpeta del programa para facilitar la posterior labor de
importar al depsito del disco duro.
X Finalmente hay que recordar todo lo que se ha dicho del
Mdulo Auxiliares referido a Importar al depsito del disco
duro.
84
abies.dpba@ect.juntaex.es
http://abies.cnice.mecd.es/
85

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X Es recomendable tener activadas estas opciones.

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X La copia de seguridad se efecta al cerrar la

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