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Dinmica Agencia De Aduanas, S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Y FUNCIONES DEL
DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE INTERNACINAL

Agente de aduanas: Carlos Corrales Quirs

San Jos, Costa Rica


2010

Dinmica Agencia de Aduanas

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Dinmica Agencia De Aduanas, S.A.

Agradecimientos

A las autoridades superiores, jefaturas


departamentales y dems funcionarios de
esta institucin, nuestro especial
agradecimiento por su valiosa colaboracin
en la elaboracin de este Manual de
Procedimientos.

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INDCE

Presentacin..5
Captulo I
1.1 Planteamiento del problema8
1.2 Delimitacin del problema9
1.3 Objetivos de la Investigacin..10
1.4 Justificacin...11
1.5 Alcances.12
Captulo II
2.1 Tipo de investigacin..14
2.2 Diseo de investigacin.14
2.3 Tcnicas y/o instrumentos de recoleccin de datos..14
2.4 Bases para Propuesta del Departamento Internacional
de Transporte.16
Captulo III
3.1 Misin del Departamento de Transporte Internacional.19
3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento
de Transporte Internacional..19
Captulo IV
4.1 Informacin General del Departamento de Transporte Internacional27

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4.2 Descripcin de los proceso realizados por el Departamento de
Transporte de Transporte..29
4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de
Transporte Internacional35
Conclusiones..40
Referencias.41
Anexos
1. Anexo I Cuestionario Gua para establecer las funciones de los
empleados...43
2. Anexo II Diseo del Organigrama46
3. Anexo III Organigrama de Dinmica Agencia de Aduana, S.A47

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Presentacin

Debido a la necesidad de la existencia de un manual que permita ejercer el control


de las funciones y procesos que surjan dentro del departamento de Transporte
Internacional; se prev la creacin de un manual de procedimientos, el cual,
permita determinar las funciones que se deriven de este, y as mismo, puedan ser
distribuidas de la manera ms adecuada entre los funcionarios, es decir; el manual
constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernizacin organizacional
del Departamento de Transporte Internacional de Dinmica Agencia de Aduanas,
al proporcionar informacin sobre la estructura orgnica, atribuciones, objetivos y
funciones que realizan cada uno de los funcionarios administrativos que la
integran.

Por otra parte, una vez que las funciones son distribuidas entre los empleados, se
da la necesidad de crear tambin un manual de procedimientos que permitan
controlar los insumos y salidas que se deriven en el departamento.
Donde hay que tener en cuenta, que entre los elementos ms eficaces para la
toma de decisiones en la administracin, se destaca lo relativo a los manuales de
procedimientos administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal,
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las
unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de
ejecucin, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los
esfuerzos de los empleados, para lograr la realizacin de las tareas que se le han
encomendado. Los manuales son probados en la prctica como puntos de
referencia para la instruccin del nuevo personal.

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Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u
organizacin, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una
manera clara y sencilla.

De este modo, lo que se busca establecer en este proyecto, es que los


funcionarios tengan conocimiento de lo que pueden y no llevar a cabo dentro del
departamento; de igual forma, se busca lograr obtener la manera en que los
puestos de mayor rango o jerarqua de la empresa (Departamento Gerencial de la
empresa), al cual departamento de transporte internacional tiene que brindarle
resolucin o respuesta de los procesos que se estn ejerciendo dentro de este,
puedan tener un mayor control de lo que se est llevando a cabo.

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CAPTULO I
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS
PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL

SUMARIO:
1.1

Planteamiento del problema.

1.2

Delimitacin del problema.

1.3

Objetivos de la Investigacin.

1.4

Justificacin

1.5

Alcances

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Captulo I

1. Planteamiento del Problema


Dinmica Agencia de Aduanas S.A es una empresa del sector privado que brinda
servicios y soluciones de Logstica Internacional y Agencia de Aduanas en el
mercado nacional e internacional, brinda servicios como:

Transporte areo

Transporte martimo

Transporte terrestre (Centroamrica, Mxico y Panam)

Consolidacin de carga

Manejo de contenedores completos

Seguimiento de los embarques hasta destino final

Manejo profesional de menajes de casa (EMBALAJES)

Manejo de embarques PUERTA A PUERTA

Seguro de Cargas

Actualmente se encuentra en proceso de expansin y para esto se ha creado el


Departamento

de Transporte Internacional, el cual brinda servicios de

consolidacin de carga (los primeros cuatro servicios indicados anteriormente).

Por ser de reciente creacin este departamento no se encuentra debidamente


estructurado, lo cual, dificulta el desempeo de las labores de sus funcionarios
especialmente en el control de los procesos. Al no existir un manual que permita
controlar

las funciones que ejercen cada uno de los empleados, del

departamento, as mismo, sobre los procesos derivados de estas funciones, no se


puede tener un control claro de todos los procesos.
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Es por esto que surge la necesidad de crear un manual de puestos y un manual


de procedimientos que permitan a los funcionarios del departamento poder ejercer
sus funciones de la manera ms adecuada.

1.2 Delimitacin del Problema

El presente trabajo se refiere al Diseo de un Manual de puestos y un Manual de


Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de los procesos derivados
de las funciones del Departamento de Transporte Internacional; de la empresa
Dinmica Agencia de Aduanas, S.A, con la finalidad de llevar la secuencia lgica
de las actividades de los procedimientos.

1.3 Objetivos de la Investigacin

1.3.1 Objetivos Generales:

Elaborar una propuesta de mejora del mbito estructural del Departamento


de Transporte Internacional de Dinmica Agencia de Adunas S.A.

Aportar y/o reforzar las herramientas necesarias para la documentacin,


implementacin y mantenimiento de los manuales de puestos y manuales
de procedimientos administrativos.

Disear un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas


de de los procesos de transporte internacional de la empresa Dinmica
Agencias de Aduanas.

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1.3 Objetivos Especficos:

Identificar el nivel organizacional (puestos) del Departamento de Transporte


Internacional.

Disear un manual de puestos y funciones de los funcionarios que


conforman el Departamento de Transporte Internacional.

Establecer la relacin entre estructura organizacional, cargo, puesto y


posicin.

Identificar los componentes de una descripcin de puesto y sus distintos


usos.

Diagnosticar

la

situacin

actual

del

departamento

de

Transporte

internacional, en la empresa Dinmica Agencias de Aduanas, S.A.

Preparar el Diseo del manual de procedimientos administrativos de


entradas y salidas de los procesos del departamento de transporte
internacional, de la empresa Dinmica Agencias de Aduanas, S.A.

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1.4 Justificacin
Toda empresa posee gran variedad de cargos, y cada uno de ellos ofrece un
grado de dificultad y complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar
un manual de cargos o de puesto y un manual de procedimientos administrativos
para el correcto funcionamiento.

La importancia de un Manual de Puestos, es que, nos permite conocer al detalle


la distribucin de funciones dentro de la organizacin, estableciendo con facilidad
QUIN hace QU y CUNDO, y de esta forma determinar la cantidad de personal
realmente necesario y poder elegir y mantener a los mejores en la organizacin.
Tal conocimiento slo es posible al mantener Manuales de Puestos bien
estructurados y actualizados.

La importancia de un manual de procedimientos administrativos, es que, a travs


de una mirada retrospectiva a la administracin permite llevar a las empresas u
organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como
planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades
que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin. Este conjunto de
actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a
permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la
operatividad de la misma.
Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de entradas
y salidas de los procesos del departamento de transporte internacional, es que se
busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin y
despacho de los mismos para salvaguardar la operatividad de la empresa.

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As mismo, para el departamento es indispensable, porque le permitir contar con
una herramienta para obtener informacin rpida y oportuna, ya que con el mismo
se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de
los documentos de importacin o exportacin, permisos, etc., que se deriven del
proceso de transporte internacional.
Igualmente; para los funcionarios resulta beneficioso porque le permite mejorar
sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo cada uno de los
pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercanca, en el respectivo
medio de transporte.
De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantacin de
este manual de procedimiento y puesto no surjan inconvenientes ni deficiencias
internas en el departamento. El cual tambin facilitar la informacin clara y
sencilla de las actividades a la hora de realizarlas.

1.6

Alcances

Este manual de funciones y de procedimientos va hacer creado con el objetivo de


ser aplicado en el Departamento de Transporte Internacional, de la empresa
Dinmica Agencia de Aduanas, de modo tal, que permita determinar y evaluar las
funciones laborales que se ejerzan en este departamento.

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CAPTULO II

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS


PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL

SUMARIO:

2.1 Tipo de investigacin.


2.2 Diseo de investigacin.
2.3 Tcnicas y/o instrumentos de
recoleccin de datos.
2.4 Bases para Propuesta del
Departamento Internacional de
Transporte.

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Captulo II
Marco Metodolgico
2.1 TIPO DE INVESTIGACIN
El tipo de investigacin que se aplico fue "Descriptivo", ya que se describe la
problemtica presentada en el departamento de transporte internacional por la
carencia de un manual de puestos y un manual de procedimientos administrativos
de entradas y salidas de los procesos derivados de este para llegar a la
comprensin y entendimiento del mismo.

2.2 DISEO DE INVESTIGACIN


El diseo de esta investigacin fue de campo; en vista de que se pudo recopilar
directamente

la

informacin

detallada

exacta

especficamente

en

el

departamento de transporte internacional por la falta de un manual de


procedimientos administrativos.

2.3 TCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS


Para todo proceso de investigacin se requiere del uso de diversas tcnicas que le
permitan al investigador obtener toda la informacin o datos que requiere para el
desarrollo del mismo.
De acuerdo a lo antes sealado las tcnicas utilizadas para el desarrollo del
siguiente Trabajo se basan en una investigacin cualitativa de carcter relacional.
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Se toma en cuenta este enfoque para tratar de explicar y comprender el mbito
interno y micro estructural del departamento.
Para la elaboracin de este manual de procedimientos administrativos se va a
llegar a cabo una serie de investigacin documental o recoleccin de informacin
de otras investigaciones relacionadas con el tema.
As mismo, se llevara a cabo una investigacin de campo, la cual, se basara en:

 La tcnica de entrevistas o cuestionarios:


Para la investigacin se aplico la tcnica de cuestionario, la cual, se le aplico a
cada uno de los funcionarios del departamento de transporte internacional.
 La observacin directa:
Para este trabajo de investigacin se aplico la tcnica de la observacin directa ya
que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemtica que
acarrea al departamento de transporte internacional, debido al hecho de la
carencia de un manual de procedimientos administrativos.
 La entrevista no estructurada:
Otra de las tcnicas utilizadas fue la entrevista no estructurada en la empresa
Dinmica agencia de Aduanas, S.A; en donde se llevaron a cabo conversaciones
abiertas con todo el personal interno que labora en el departamento. Esto con el
fin de conocer y estudiar la informacin obtenida y poder canalizar y detectar todo
lo referente a las entradas y salidas de los procesos de transporte internacional de
importacin y exportacin.

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2.4 Bases para la Propuesta del Departamento de Transporte


Internacional
Para la realizacin de la propuesta del departamento de Transporte Internacional,
es necesario visualizar dos etapas importantes:
A. Orden organizacional del departamento de Transporte Internacional.
B. Identificacin de las funciones y tareas.
Esto con el fin de lograr recaudar la informacin necesaria para una correcta
elaboracin del

manual de procedimientos del departamento de Transporte

Internacional, as como, para su posible implementacin en la empresa.

A. Orden organizacional del Departamento de Transporte Internacional:


Para llegar

a cabo esta etapa, se realizara un anlisis actualizado de las

actividades emprendidas por

el departamento, as como, de su estructura

interna. Para ello se analizar la informacin recolectada a travs de las


tcnicas de entrevista, entrevista no estructurada y observacin directa,
recurriendo para esta a la utilizacin del cuestionario como instrumento de
recoleccin de informacin, cual, tiene como objetivo, brindar la informacin
necesaria para la construccin del manual de procedimientos y al mismo
tiempo permitir determinar el orden organizacional del departamento.
Una vez que se encuentre analizada la informacin recaudada a travs del
instrumento de evaluacin, se proceder a la elaboracin del organigrama del
Departamento de Transporte Internacional.
B. Identificacin de las funciones y tareas:
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Se busca disear un apartado que permita identificar y definir las funciones que
se desempeen en el departamento de Transporte Internacional esto con el
objetivo de tener una mejor compresin de las funciones que realizan cada una
de los funcionarios del departamento:

1) Identificacin del perfil del trabajador:


Debido a la falta de la existencia de un perfil escrito que permita una eleccin
adecuada del personal, as como, determinar cada puesto; de esta manera, se
busca llegar a cabo una correcta definicin de los perfiles de los funcionarios
del departamento.
2) Caracterizacin Funcional:
Una vez que se establezca el perfil escrito para cada puesto, es necesario
clarificar las funciones que desempearan cada uno de los funcionarios del
departamento; esto con el fin de evitar que ms de un funcionario realice la
misma funcin o dado el caso, que ninguno la realice; esto con el objetivo de
llegar a cabo de una mejor forma las labores del departamento.

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CAPTULO III

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS y FUNCIONES


DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL

SUMARIO:

3.1Misin del Departamento de


Transporte Internacional.

3.2 Perfiles y funciones de los puestos


del Departamento de Transporte
Internacional.

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Captulo III
Perfiles de los funcionarios que conforman el
departamento
3.1 Misin del Departamento de Transporte Internacional:
Programar, organizar, ejecutar y controlar simultnea y gradualmente las
actividades derivadas del departamento de transporte internacional de mercanca,
as como, la consolidacin de las cargas, derivados de los contratos con los
clientes que estn realizando una importacin o exportacin, como parte de las
funciones de Dinmica Agencia de Aduanas.

3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento de


Transporte Internacional
3.2.1.1 Descripcin del Puesto: Gerencia de Operacin.
Nombre del funcionario: Natalia Quirs Ortiz
Jefe inmediato: Carlos Corrales Quirs
Departamento: Transporte Internacional
3.2.1.2 Perfil deseado del puesto
Estudios-Grado acadmico

Bachillerato

Idiomas

No es necesario

Conocimientos Computacionales

Conocimientos

Bsicos

de

Computacin
Experiencia Previa

Un ao mnimo

Otras especificaciones

Conocimientos de Exportacin

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3.2.1.4

Funciones Bsicas del Puesto

a) Recepcin de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de


transporte y tipo de servicio (Exclusivo/ Consolidado).
b) Coordinacin de cargas completas y consolidadas.
c) Cotizacin de Exportacin / Importacin y seguimiento de la misma.
d) Seguimiento a clientes, desde cotizacin hasta manejo de carga.
e) Proyeccin de consolidado para el fin de semana, tanto de Importacin
como Exportacin.
f) Coordinacin en conjunto con el cliente y el departamento de logstica,
para futuros pedidos.
g) Supervisin de operaciones y logstica.
h) Facturacin y Liquidaciones.
i) Revisin de facturacin y Liquidacin.
j) Colaborar en la coordinacin de consolidados el fines de semana.
k) Elaboracin de documentos.
l) Digitacin en TICA

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3.2.2.1 Descripcin del Puesto: Encargada de las operaciones del transporte
terrestre
Nombre del funcionario: Novedy Valenciano Valverde
Jefe inmediato: Natalia Quirs Ortiz
Departamento de Transporte Internacional
3.2.2.2 Perfil deseado del puesto
Estudios-Grado acadmico

Bachillerato

Idiomas

No es necesario

Conocimientos Computacionales

Conocimientos

Bsicos

de

(Sin

de

Computacin
Experiencia Previa

Un

ao

mnimo

ttulo

bachillerato)
Otras especificaciones

Conocimientos de Exportacin

3.2.2.3 Funciones Bsicas del Puesto


a) Coordinacin de recoleccin de documentos y cargas, tanto exclusivas
como consolidadas.
b) Subcontratacin de transportes terrestres, areos o martimos para viajes
exclusivos o consolidados.
c) Realizacin y coordinacin de despachos terrestres.
d) Recepcin de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de
transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado).
e) Recepcin y revisin de documentos por parte del cliente (Factura
comercial, FAUCA, Lista de empaque, Permisos de Importacin, etc.).

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f) Verificar si la mercanca requiere inspeccin del MAG u otra Nota Tcnica
para la solicitud de dinero respectivo.
g) Elaboracin de documentos de Exportacin, tres juegos por documento
recibido:

Carta de Porte

Manifiesto

DTIs

FAUCAS

Instrucciones de Embarque, etc.

h) Digitacin de documentos

Declaraciones

Manifiestos

Notas tcnicas

DUA de Exportacin

DUA de Trnsito

i) Solicitud de Inspeccin, depsitos y autorizaciones


j)

Pasar prealerta de embarque al cliente, a oficina de Peas Blancas o Paso


Canoas o Consolidador de carga.

k) Coordinacin de custodio de carga con SISSA.


l)

Solicitud de adelanto y saldo para choferes, despachos e instrucciones.

m) Recepcin de documentos recibidos por el cliente en destino, para


facturacin de servicios o transporte terrestre.
n) Facturacin de servicios o transporte y liquidacin de embarque.
o) Preparar las facturas para envo, adjuntar documentos de recibido por el
cliente y cualquier otro documento de soporte que el cliente solicite.
p) Inclusin de clientes como exportadores ante PROCOMER y TICA.
q) Solicitud de anulacin y rectificacin de DUAS ante diferentes aduanas.

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r) Revisin de documentos para exportacin.
s) Envos de DUA a PROCOMER y Banco Central

3.2.3.1 Descripcin del Puesto: Logstica Martima y Area, y apoya a la logstica


Terrestre (Logstica y pricing).
Nombre del funcionario: Dariana Campos Castro
Jefe inmediato: Natalia Quirs Ortiz
Departamento de Transporte Internacional
3.2.3.2 Perfil deseado del puesto
Estudios-Grado acadmico

Bachillerato

Idiomas

No es necesario

Conocimientos Computacionales

Conocimientos Bsicos de computacin

Experiencia Previa

Un

ao

mnimo

(Sin

ttulo

de

bachillerato)
Otras especificaciones

Conocimientos de Exportacin

3.2.3.3 Funciones Bsicas del Puesto


Logstica Terrestre:
a) Abrir recibo de expediente.
b) Elaboracin de carta porte, manifiestos, DTI y preparacin de despacho.
c) Solicitud de seguros de carga tanto de importacin como exportacin.
d) Seguimiento de los choferes desde cada frontera hasta las bodegas de los
clientes o almacn donde este.

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e) Pasar status al cliente segn el reporte del chofer.
f) Facturacin
Martimo y areo:
a) Recepcin de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de
transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado).
b) Coordinar con los agentes en origen, para recepcin de documentos y
seguimientos de la carga.
c) Coordinacin con las navieras para colocaciones y arribo de contenedores
y carga suelta.
d) Elaborar y solicitar cotizaciones.
e) Coordinacin con Agencia para cargas en trnsito.
f) Coordinacin de pagos a la naviera y lneas areas.
g) Elaboracin de documentos de Conocimientos de embarque (BLs) y
Guas areas.
h) Digitacin de documentos

Conocimientos de embarque y guas areas

Notas tcnicas

DUA de Exportacin o Importacin

i) Enviar avisos de salida y arribo al cliente (Pasar STATUS segn reporte de


la naviera).
j) Recepcin de documentos recibidos por el cliente en destino, para
facturacin de servicios o transporte terrestre.
k) Facturacin de servicios o transporte y liquidacin de embarque.
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Estructura Organizacional Departamento Internacional
Junta Directiva

Asesora
General
Vice Presidencia

Ventas
Gerente General

Departamento
Internacional

Gerencia de Operaciones
(Natalia Quirs Ortiz)

Departamento de
Ventas

Francisco Urea

Logstica y
Pricing

Dariana Campos

Operaciones
Transporte
Internacional

Novedy
Valenciano

Roy Morales
Jose Luis Canales
Natalia Quirs

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CAPTULO IV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL
SUMARIO:

4.1 Informacin General del Departamento de


Transporte Internacional.
4.2 Descripcin de los proceso realizados por el
Departamento de Transporte Internacional.

4.3 Propuesta de mejoramiento para el


Departamento de Transporte Internacional.

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CAPITULO IV
Manual de Procedimientos para el Departamento de Transporte
Internacional
4.1 Informacin General del Departamento de Transporte Internacional:
Este departamento naci a raz de la necesidad de los clientes por contar con un
servicio puerta a puerta, ya que el departamento solamente ofreca el servicio de
importacin a los clientes de la Agencia de Aduanas, a travs del transporte
martimo.
Pocos meses despus nace

la exportacin Terrestre hacia Centroamrica y

Panam, la cual genero una mayor demanda del servicio y por ende un
crecimiento importante del departamento.
Actualmente se cuenta con una amplia cartera de cliente y pases hacia los cuales
se estn exportando o importando en relacin con el inicio de sus actividades:
Cant de Clientes

Pases

Se posee una cartera de

Estados Unidos

aproximadamente

Brasil

Mxico

Guatemala

El Salvador

Italia

Se posee una cartera de

Nicaragua

aproximadamente

Honduras

El salvador

Guatemala

15

clientes.

Importacin

Exportacin

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clientes

33

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Mxico

Belice

Estados unidos

Brasil

Hong Kong

Inglaterra

Rep. Panam

Rep. Dominicana

En cuanto a las actividades de Importacin y Exportacin, segn la informacin


analizada existe una mayor actividad en las operaciones de exportacin por parte
del departamento, sin embargo, como lo demuestran los siguientes datos
absolutos y porcentuales del desempeo del departamento en el primer semestre
del presente ao, habido una mayor actividad en las operaciones de importacin
a partir del tercer mes del ao:
Porcentaje de importacin y Exportacin mensuales
Cantidades absolutos
ene-10

feb-10

mar-10

abr-10

may-10

jun-10

1er Semestre
2010

Importacin

6,00

5,00

34,00

44,00

43,00

40,00

228,00

Exportacin

33,00

34,00

11,00

4,00

3,00

3,00

32,00

Tramites

21,00

6,00

29,00

11,00

30,00

33,00

130,00

Cant. Total

60,00

45,00

74,00

59,00

76,00

76,00

390,00

56.58%
4%
39%

53%
4%
43%

58%
8%
33%

100%

100%

100%

Meses

Importacin
Exportacin
Tramites

10%
55%
35%

76%
11%
13%

Porcentajes
46%
75%
15%
7%
39%
19%

Total

100%

100%

100%

Dinmica Agencia de Aduanas

100%

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4.2 Descripcin de los proceso realizados por el Departamento de
Transporte Internacional.
El Departamento de Transporte Internacional, es un departamento creado con el
objetivo de encargarse de los trmites derivados de las importaciones y
exportaciones, que se realizaban a travs de esta agencia, como, el seguimiento
de los embarques tramitados por este hasta su punto de destino.
Actualmente, el departamento ofrece tres servicios: Martimo, areo y terrestre. De
estos tres servicios las labores operacionales se centran principalmente en los
servicios terrestres; los servicios martimos y areos son realizados para aquellos
clientes que lo soliciten.
Entre las labores que desempea el departamento tenemos dos reas:
4.1.1 Importacin
4.1.2 Exportacin.

4.1.1 Procedimientos de Importacin de Mercancas (Martimo):


Entre los principales procesos operativos llevados a cabo de esta rea tenemos:
1. Recepcin de las instrucciones del cliente sobre contactos de proveedores,
datos de factura, lista de empaque, instrucciones especiales.
2. Apertura del expediente.
3. Contacto con el proveedor para determinar fecha en que las mercancas
estarn listas para ser embarcadas.
4. Coordinacin con la naviera o agente en origen para la recoleccin de la
carga (o en su defecto la entrega de la misma por parte del cliente en las
bodegas). Confirmacin del booking (lo que es igual en caso de que sea el
agente en origen el que coordina directamente con la naviera, sern ellos
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PROCEDIMIENTO: Logstica de Import. Martima

CODIGO:

REV.FECHA: 29/08/2010

quienes confirmen el booking y nos lo pasan, en caso de que se coordine


desde ac y se debe remitir el dato al origen para que est al tanto y
coordinar con la naviera).
5. La carga es cargada o recolectada.
6. Se enva un aviso de salida al cliente confirmando la salida de la misma
una vez que el agente o naviera confirman la salida efectiva del vapor.
7. A partir de ac se ha abierto un recibo de servicios al cliente, se coordina
en

caso

especiales

de que deba asegurar la carga o si se necesita


para

el

ingreso

de

las

mercancas.

El

permisos

departamento

internacional se encarga de asegurar la carga, la agencia tramita permisos


o revisiones de las cargas.
8. Se elabora el B/L hijo de la carga que se encuentra en trnsito, una copia
se remite a la agencia para que ellos cuenten con los datos necesarios para
la importacin de la mercancas (calculo de impuestos de la misma, etc.).
9. Una vez ingresada la carga al pas se enva un aviso de llegada al cliente
para comunicarlo.
10. A partir de ac es la agencia la que se encarga del internamiento de las
mercancas. El departamento internacional solo corrobora con el cliente que
el proceso haya finalizado correctamente.

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Flujograma
Cdigo de
Tarea
0

Descripcin de las tareas

Dep. de
transp
internacional

Responsables
Naviera Agencia

Cliente

Inicio del proceso


Inicio

Recepcin de las instrucciones del cliente sobre


proveedores, datos de factura, lista de embarque,
instrucciones especiales.
Coordinacin con el proveedor para fecha en que las
mercancas estn listas para ser embarcadas.

Coordinacin con la naviera o agente en origen para


la recoleccin de la carga.

Carga de la mercanca en el vapor o buque

Envo de aviso de salida del vapor al cliente

Apertura de expediente de servicio al cliente

Coordinacin de asegurar la carga y solicitud de


permisos especiales de importacin en caso de ser
necesario

8
Revisin de la carga
9
Elaboracin de B/L hijo de la carga en trnsito, envi
de copia a la agencia
10

Envo de ingreso de la carga al pas al cliente.

11

Tramitacin de internamiento de las mercancas.

12

Coordinacin con cliente de que el proceso haya


finalizado
Terminar el proceso

14

fin

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Riesgo
(+-0)

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4.1.2 Procedimientos llevados a cabo en el rea de Exportacin de
Mercancas:
Entre los principales procesos operativos llevados a cabo en esta rea tenemos:

Proceso de Exportacin Terrestre:

1. Cotizacin por parte del vendedor


2. Aceptacin de tarifa por parte del cliente
3. Coordinacin de fecha y lugar (es) de carga
4. Apertura de expediente
5. Apertura de recibo y asignacin de viaje en el consecutivo que lleva el
departamento.
6. Asignacin de chofer (camin / furgn)
7. Toma de datos al transportista
8. Revisin de datos de Unidad de Transporte en el TICA para verificar que
est habilitado para el transporte
9. Recepcin y revisin de documentos (cantidades, origen, bultos, pesos,
etc., copia de permisos de importacin en caso de que se requiera)
10. Determinar si los productos requieren de notas tcnicas o requerimientos
especiales para exportacin (consulta en el TICA)
11. En caso de necesitar permisos electrnicos o no, se coordina y se hace la
solicitud de los mismos.
12. Una vez revisada la documentacin se procede con la elaboracin del
despacho
13. En caso de que se requiera de FAUCA, el mismo se hace con tiempo para
coordinar el visto bueno y firma por parte del cliente.
14. Se elabora carta de porte, manifiesto de carga, DTI (declaracin de trnsito
internacional no aplica para Panam a menos que sea una
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reexportacin), DUA de exportacin e instrucciones para el chofer
bsicamente.
15. Se hace la solicitud de subcontrato al chofer (se elabora una factura y un
vale donde se establece lo que se le va a pagar al chofer y lo que se le va a
adelantar).
16. Se alista el despacho con los documentos en tres juegos (documentos para
trabajar en frontera, documentos originales del cliente y documentos para
recibir sellados y firmados).
17. Se adjunta marchamo e instrucciones de descarga as como instrucciones
de custodio si requiriera.
18. En caso de que el cliente lo requiera se hace la solicitud de custodio
correspondiente al contacto ya establecido.
19. Se despacha al chofer
20. Despus de la salida del chofer, se debe dar una seguimiento de la ruta del
mismo y al mismo tiempo estar enviando actualizaciones de status a los
clientes, normalmente se pasan de una a tres actualizaciones por da a
cada embarque.
21. Tambin en algunos casos se debe coordinar con el cliente en destino o
con nuestros agentes en el caso de que la carga tenga como destino
almacn fiscal o se aun viaje consolidado.
22. Recibir los documentos recibidos por el cliente cuando los enve el chofer, y
hacer la solicitud de cheque respectiva para hacer efectivo el saldo del
transportista.
23. Cuando en el trayecto se presente problemas, se debe dar el seguimiento
hablando con las autoridades del pas correspondiente y con el chofer,
elaboracin de cartas de correccin etc., en caso de ser necesarias.

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PROCEDIMIENTO: Logstica de Exportacin
Terrestre

CODIGO:

REV.FECHA: 29/08/2010

FLUJOGRAMA
Cdigo de
Tarea
0

Descripcin de las tareas

Responsables
Departamento
Cliente
de transporte
internacional

Riesgo (+-0)

Inicio del proceso


Inicio

Cotizacin por parte del vendedor y envi al cliente.

Aceptacin por parte del cliente

Apertura de expediente y recibo.

no
si

Coordinacin de fecha y lugar (es) de carga.

Asignacin del chofer (camin y furgn). Revisin de


datos UT en TICA.

Recepcin y revisin de los documentos.


Coordinacin de solicitud de permisos especiales si
fuesen necesarios
Elaboracin carta de porte, manifiesto de carga, DTI,
DUA, instrucciones del chofer, FAUCA
(Centroamrica)
Se alista despacho con los documentos en tres
juegos (documentos para trabajar en frontera,
documentos originales a cliente y documentos para
recibir sellados y firmados
Se adjunta marchamos e instrucciones de descarga,
as como las instrucciones de custodio (Si se
requiere) para el chofer.

10
Despacho del chofer
11

13

Seguimiento del chofer desde cada frontera hasta su


destino y enviar actualizaciones de status al cliente
Recibir documentos recibidos por el cliente cuando
los enve el chofer y hacer solicitud de cheque para
cancelacin del saldo del chofer.
Facturacin al cliente.

14

Terminar el proceso

12

fin

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Proceso de Exportacin Martima

1. Se coordina con el cliente la colocacin del contenedor para la recoleccin


de la carga.
2. Se elabora el B/L y se remite a la agencia y compaeros de Limn o
Calderas para que elaboren el DUA.
3. A partir de ac el departamento internacional solo se encarga de dar
seguimiento a la carga y se confirma la salida y llegada de la misma a su
destino.

4.3

Propuesta

de

mejoramiento

para

el

Departamento

de

Transporte Internacional.

Debido a que el Departamento de Transporte Internacional, es un departamento


que no tiene mucho de haber iniciado sus actividades y el reciente crecimiento que
este ha tenido, en los ltimos tres aos, principalmente en los servicios de
transporte terrestre, dejando rezagados los servicios martimos y areos, solo a
solicitud de los clientes; es de vital importancia para un mayor crecimiento de este
departamento, expandir las actividades del servicio martimo y areos:
1. Servicios Martimos: Se recomienda realizar la bsqueda de una nueva
cartera de

clientes cuyas necesidades de transporte de sus cargas

impliquen un servicio martimo, ya sea para la exportacin o importacin de


una determinada mercanca, logrando la expansin y diversificacin de sus
actividades operacionales en un mercado ms amplio al que actualmente
se est trabajando, as como, un mayor ingreso econmico, sin dejar, a un
lados las operaciones terrestres, sino, por el contrario, seguir impulsando
esta labor al mismo tiempo que los servicios martimos.

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El cumplimiento de estos objetivos se podra

lograr

a travs de la

realizacin de un estudio de mercado de los posibles clientes en nuestro


pas como fuera de este, dedicados a la comercializacin de productos en
un mercado internacional, as como para el consumo nacional o personal
de la empresa o sujeto fsico. La realizacin de este estudio es de suma
importancia, ya que nos permitira obtener buenos contactos a los cuales se
les venderan los servicios del departamento y de la Agencia de Aduanas
como rgano principal de la estructura empresarial.

2. Servicios Areos: Es de importancia a la vez generar al mismo tiempo que


los servicios martimos el crecimiento de los servicios areos del
departamento para un mayor desarrollo total de este. Lo que genera, la
necesidad de capacitar al personal del departamento como agentes IATA
para poder expandir tambin los servicios de esta rea, debido a la
necesidad de cumplir con este requisito para poder desempearse en esa
rea de operacin, sin la necesidad de depender de otra agencia. Tambin
se recomienda la realizacin de un estudio de mercado para la obtencin
de nuevos clientes inclinados hacia el transporte areo, segn sus
necesidades y caractersticas de las mercancas (si fuese perecederas, o la
necesidad de la rapidez de la entrega). A la vez se puede trabajar en
coordinacin con otras agencias que posean el titulo de agentes IATA para
la tramitacin de los documentos de exportacin o importacin (Corte de
las guas), si la agencia no decide capacitar a los empleados del
departamento para la adquisicin de la licencia de agente IATA, segn el
caso.
3. Ventas: Se recomienda la creacin de un puesto dedicado nicamente a la
venta de los servicios del departamento de transporte internacional, que se
dedique a la bsqueda de los nuevos clientes potenciales, a travs de este
puesto se llevara a cabo el estudio de mercado de los posibles clientes a
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obtener. Lo que sera adecuado la colocacin de una persona dedicada
nicamente a este servicio y ajena a cualquier otra labor del departamento
para no general errores en las funciones de cada uno de los trabajadores
del departamento.
4. Jefe del departamento: Es importante establecer

a una persona

encargado del departamento, quien se dedique de velar por el adecuada


administracin y desarrollo del departamento, y de cada una de las
funciones llevadas a cabo por el personal de modo que se realicen de la
manera correcta, permitiendo una mayor agilizacin de los tramites de
exportacin o importacin.
El jefe del departamento controlara las labores de este, evitando la mayor
cantidad de errores posibles. Este ser

la figura de autoridad del

departamento, despus de los jerarcas y el responsable de responder ante


el jefe jerarca de Dinmica Agencia de Aduana (gerente de la agencia).
Entre las funciones principales del jefe del departamento tenemos:
 Velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos dentro del
departamento.
 Vigilar el rendimiento del personal.
 Velar por el adecuado servicio al cliente.
 Mantener los controles y registros adecuados de los clientes y
servicios brindados.
 Responder ante el jefe jerarca de la agencia.

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Reestructuracin del Departamento
Propuesta de la nueva estructura del Departamento de Transporte
Internacional:
Organigrama del Departamento de Transporte Internacional

Junta Directiva

Asesora
General
VicePresidencia

Ventas

Gerente
General

Jefe del
Departamento

Servicio
Terrestre

Encargado de
Importaciones

Servicio
Martimo

Encargado de
Exportaciones

Encargado de
Importaciones

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Servicio
Areo

Encargado de
Exportaciones

Encargado de
Importaciones

Ventas

Encargado de
Exportaciones

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Servicio al
cliente

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Es de vital importancia establecer un plan estratgico que permita una expansin


eficiente y eficaz de las operaciones del departamento a travs de la nueva
estructuracin, as como el de toda la empresa Dinmica Agencia de Aduanas,
S.A.
Al generar el crecimiento en estos tres servicios, se debe lograr un equilibrio entre
ellos y el manejo de las operaciones de cada rea (Martima, Terrestre, Areo y
Ventas) del departamento y de la agencia. Permitiendo una armona en la
expansin, para el bienestar del departamento y la agencia, al lograr expandir las
actividades del mismo.

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Conclusiones

El manual de puesto va a permitir determinar cules son las tareas que le


corresponde a cada funcionario, para el orden organizacional del departamento.
Lo que contribuye a mantener un ambiente adecuado para el desarrollo de los
trabajos, al tener cada funcionario bien definidas sus atribuciones, al proporcionar
un panorama general de su cargo.
Se espera que ambos manuales sean de utilidad para el departamento, as como
su puesta en prctica, ya que le permitir a la empresa tener una claridad de
cmo fluyen los procesos dentro de este y cules son las reas que deben de ser
tomadas en cuenta para sus mejoras.
Se resalta la necesidad de mantener un orden de prioridad de las tareas a realizar
de cada empleado, as como, mantener actualizado los perfiles deseados para
cada uno de los trabajadores segn su puesto y los procedimientos a realizar
dentro del departamento.
A su vez, se ofrece una propuesta para el mejoramiento y expansin del
departamento de las reas que necesitan un reforzamiento de su estructura, esta
propuesta le proporciona a la agencia una idea de los puntos dbiles que posee el
departamento y que deben ser tomados en cuenta, para el mejoramiento de este.
Se espera que esta propuesta sea tomada en cuenta por la empresa en un futura
para alcanzar el desarrollo esperado del departamento y de cada uno de sus
procedimientos.

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Referencias

http://www.monografias.com/trabajos16/procedimientoadministrativo/procedimiento-administrativo.shtml

Hernndez Orozco, Carlos. Anlisis Administrativo: Tcnicas y Mtodos.


Editorial Universidad Estatal a Distancia, San Jos, Costa Rica 1995

Centro Iberoamericano de Editores Paulinos (CIDEP), Gua para la


elaboracin de un manual de funciones. Falta bibliografa

Saroka, Ral H. Organigramas, diseo e interpretacin. Ediciones Macchi


S.A. Buenos Aires, 1973.

Smith, W. A. Algoritmos, Flujogramas o secuencias lgicas. Para reglas y


reglamentos, 1968.

Wether Jr.& Davis. Administracin de Personal y Recursos Humanos.


Editorial Mc Graw-Hill, Bogot 2000.

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ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES


DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL

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ANEXO 1
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Cuestionario Gua Para Establecer las Funciones

Introduccin: El presente cuestionario permite recopilar informacin sustancial


acerca de las distintas funciones de cada puesto, as como, la naturaleza de las
relaciones existentes entre cada uno de los funcionarios. Por otra parte pretende
brindar informacin vlida de los procedimientos llevados a cabo, para
desempear en su totalidad las funciones asignadas a los distintos puestos.

Objetivo: El objetivo del cuestionario es proporcionar informacin pertinente,


vlida y confiable, acerca de las distintas funciones, relaciones y procedimientos
llevados a cabo por la organizacin.

Fecha: _________________

1. Nombre completo del funcionario: ___________________________________

2. Gnero: F ( ) M ( )

3. Edad: ________

4. Grado acadmico: ________________________________________________

5. Telfono: _____________ 6. Correo electrnico: ________________________

7. Nombre del puesto: _______________________________________________

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8. Quin es su Jefe inmediato? (Directamente a quin debe brindarle cuentas del


trabajo que realiza).

9. Cules son las funciones que desempea en su puesto?

10. Detalle una a una las actividades que realiza (Procedimientos llevados a
cabo).

11. Realiza otra funcin que no corresponda a su cargo? (Funciones auxiliares o


de apoyo a otro puesto).

12. De quin (unidad administrativa o persona) recibe usted informacin para


realizar sus funciones?

13. Qu tipo de informacin le brindan y que medios utiliza para comunicarse


tanto externo como internamente?

14. De qu manera procesan la informacin entre los mismos funcionarios del


departamento y el resto de la empresa?

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15. Considera usted que tiene sobre cargo de las labores que realizan en el
departamento?

16. Logra usted llegar acabo todos sus labores en los tiempos establecidos para
cada funcin?

17. Consideran usted que es necesario crear puesto para una mejor distribucin
de las labores a desempear?

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Anexo II

Diseo del Diagrama:


SIMBOLO

SIGNIFICADO
Operacin/ Proceso
Decisin
Conector interno
Terminal: Inicio/Final
Documento
Multidocumento:
Documento original y
copias
Inspeccin
Conector externo
Envi

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Anexo III
Organigrama de Dinmica Agencia de Aduanas,S.A

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