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esta tcnica en mbito del gobierno exponiendo estrategias y pasos en la conduccin de una
auditoria administrativa, sus ventajas y cuatro casos.
1983 Spencer Hayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos administrativos y
aplicar correcciones para lograr una mxima eficiencia en el futuro. Desarrolla el
procedimiento de la auditoria trata el tema de la consultora administrativa con detalle. La
auditora administrativa la enfoca dentro de las tcnicas para el cambio organizacional.
1984 Robert J. Thierauf trata la auditoria administrativa como una tcnica para evaluar las a
reas operaciones de una organizacin desde el punto de vista administrativo.
Antecedentes en Mxico
Durante mucho tiempo las empresas de los pases desarrollados eran examinadas
principalmente en lo referente a la situacin financiera o al manejo de las finanzas, incluso
en la prctica se ha llegado a requisitos fiscales. Sin embargo, este tipo de auditoria
(numrica) es limitad en su alcance ya que solo abarca los recursos financieros.
Hoy en da los organismos sociales demandan otros tipos de auditoria que abarquen a los
recursos humanos, materiales y tcnicos, es decir, una auditoria ms amplia que la de
estados financieros. As se origin la necesidad de contar con otras tcnicas para revisar y
evaluar de manera sistemtica e integral la calidad de los procesos mediante los cuales
opera un organismo, y determinar los problemas administrativos de ste, sus causas y
posibles soluciones.
En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin de la auditoria
administrativa comenz en empresas transnacionales y posteriormente en mexicanas, sobre
todo en empresas pblicas. Como es lgico, las empresas trasnacionales venan con
mentalidad y tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero; luego estas se
modificaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial mexicano en las dcadas de
los cincuenta y sesenta, cuando haba un desarrollo econmico prospero debido a la poltica
del Gobierno de esa poca que consista en fomentar la inversin extranjera. Dentro de ese
cumulo de tcnicas administrativas extranjeras estaba la auditoria administrativa, tomando
cada vez mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y evaluacin
sistemtica de los problemas administrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras.
Tal tcnica de control era cada vez ms necesaria, por el creciente nmero de operaciones
que las empresas realizaban.
A continuacin se muestra un cuadro en el que aparecen algunas empresas de los sectores
pblicos y privado que aplican la auditoria administrativa.
SECTOR PRIVADO
General Motors
Ford Motor Co.
Chicles Adams, S.A
Mexicana de Aviacin
Unin Carbide
Dupont
Hylsa
SECTOR PBLICO
Altos Hornos de Mxico, S.A
Acros, S.A
Aeronaves de Mxico, S.A
Almacenes y Servicios, S.A
Bliss y Laughlin Latinoamericana
Petrleos Mexicanos
Secretara de la Contralora General
de la Federacin
c.
Tcnico. Sistemas y procedimientos
La integracin dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo al esquema de la
organizacin, por lo que obtendr buenos empleados, fondos suficientes y sistemas y
procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.
Como resultado de la organizacin la empresa queda divida en funciones dentro del
concepto general administrativo.
Direccin. Consejo administrativo y Gerencia
Informacin. Contabilidad
Control de polticas
Presupuestos
Auditoria interna
Asesoramiento. Compras
Almacn
Investigacin
Operacin. Produccin
Comercializacin
4.
El proceso administrativo
a.
Planeacin
b.
Implementacin
c.
Control
El proceso administrativo.
Los objetivos institucionales y el mecanismo de operacin requieren del proceso
administrativo, que consiste en planear, implementar y controlar.
Mtodo de la auditoria administrativa segn Fernndez Arena.
Revisin objetiva, metdica y completa de:
La satisfaccin de los objetivos institucionales
De servicio
Social
Econmico
Coordinacin
Con base en niveles jerrquicos
Integracin
Recursos humanos
Recursos fsicos
Eficiencia
Organizacin
Participacin individual de los integrantes
Planeacin
Implementacin
Control
Como ya se habr advertido, todo lo anterior implica prcticamente cubrir en forma integral
el rea del control interno administrativo u operativo, o sea, el campo de la funcin control
de la direccin superior.
Factores a revisar y evaluar
Los elementos o factores en los mtodos de administracin que exigen una constante
vigilancia, anlisis y evaluacin son los siguientes:
Planes y objetivos
Estructura orgnica
Polticas y prcticas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Medios de operacin
Potencial humano y elementos fsicos empleados
Una apreciacin general de los mtodos y campo de accin, as como el dominio total de la
auditora administrativa lo tenemos en:
1. Planes y objetivos:
Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administracin no da
pleno cumplimiento a los principios de organizacin.
En muchas empresas, las deficiencias se descubrirn por falta de una completa y clara
estipulacin de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento
de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.
Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operacin, es necesario entender
bien los planes y objetivos generales de la empresa.
2. Estructura orgnica
En el establecimiento y operacin de una empresa es vital una planeacin constante de la
estructura orgnica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las
deficiencias en la estructura orgnica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:
a) estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especficas de la empresa.
b) Funciones no coordinadas y controladas
c) Falta de delegacin y autoridad y responsabilidad en forma apropiada
d) Personal no calificado en puestos clave
e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes
Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si
refleja o no la situacin verdadera, actual, de las funciones orgnicas. Debe analizar cada
uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y
responsabilidad adecuadamente.
3. Polticas
Las polticas son esenciales para una administracin eficaz. Determinar las intenciones de
la direccin y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda
seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos
Las polticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para
uniformar y coordinar a toda la organizacin.
Un aspecto muy importante es que la poltica est claramente expuesta. La expresin, de
una poltica es necesaria para la toma de decisiones de produccin, finanzas, personal,
compras, crdito, ventas, etc.
La evaluacin de la poltica de ventas involucrar calidad, diseo, estilo, nmero y variedad
de productos.
4. Sistemas y procedimientos
A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su
propsito y su forma y decidir sobre sus mritos respecto a la forma en que sirve a la
empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer
operaciones.
Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento est proyectado de forma
que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se est haciendo, dnde,
cmo, cundo y por quin; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y
evaluado.
5. Mtodos de control
En todo rengln de comercio, industria, servicio, se encuentran mtodos de control en pleno
funcionamiento. Son medios por los cuales la direccin obtiene ciertos resultados para
conseguir una accin coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada.
Todo mtodo de control, dentro de una empresa, comprende la comparacin del desempeo
real contra el esperado, trtese de objetivo, norma, etc.
El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de
una falta de observancia de los sistemas de supervisin, o de normas de administracin
insuficientes.
Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medicin
continua y detallada de la realizacin de la misma. Esto es cierto sobre todo tratndose de
operaciones, costos, mtodos, productos, sueldos y salarios.
El auditor est obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del
procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que
se efecten revisiones.
6. Formas de operacin
Es igualmente importante un constante examen, anlisis y evaluacin de los medios de
operacin. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo
bsico.
Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear
y determinar su lnea de mercancas y existencias, mantener normas de calidad, planear las
promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisin, etc.
En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de
produccin, la que requiere una planeacin de lo que va a producir, la compra y control de