MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO

Anlisis del Negocio/Perfil del Proyecto

Sistema Integrado de Catastro (SIC)
(Esquema general segn ISO 10006/ ISO 10007 Project Management,
desarrollada originalmente por el Project Management Institute)

Por Ing. Daniel Romero Delgado

Especialista en Geomatica aplicada a Catastro
Junio 2007

Control Documentario
Informacin de la documentacin

ID del documento
Responsable
Documentacin
Fecha de Creacin
Fecha ultima de grabacin
Nombre del archivo

Informacin
Document Management System # 000001
Ing. Daniel Romero Delgado
12 Junio 200
Fecha
Business Case.doc

Histrico de la Documentacin
Version
[1.0]

Fecha
[Fecha]

Detalle de Control de Cambios

[Seccin, Pagina(s) y Texto Revisado]

Aprobaciones documentarias
Role
Patrocinador del Proyecto
(Ministro del sector,
Banco Mundial, BID, etc.)
Responsable de Grupo
Revisor del proyecto (Comit
Tcnico)
Jefe del Proyecto
Responsable de Control de
Calidad
(Si es aplicable)
Responsable de Recursos
(si es aplicable)
Responsable de
Comunicaciones
(Si es aplicable)
Gerente de Proyectos
(Si es aplicable)

Nombre

Firma

Fecha

Tabla de Contenidos
GUA DEL DOCUMENTO.............................................................................1
1

RESUMEN EJECUTIVO..........................................................................2

PROBLEMTICA INSTITUCIONAL.............................................................2
2.1
2.2

ANLISIS DE ENTORNO.............................................................................................................2
ANLISIS DE LA PROBLEMTICA..................................................................................................2

ALTERNATIVAS SOLUCIN DISPONIBLES....................................................3

3.1
ALTERNATIVA 1 [NOMBRE DE LA ALTERNATIVA]..........................................................................3
3.1.1 Descripcin.................................................................................................................. 3
3.1.2 Beneficios.................................................................................................................... 3
3.1.3 Costos.......................................................................................................................... 4
3.1.4 Factibilidad.................................................................................................................. 4
3.1.5 Riesgos........................................................................................................................ 5
3.1.6 Temas asociados.......................................................................................................... 6
3.1.7 Asunciones (suposiciones)........................................................................................... 6
3.2
ALTERNATIVA 2 [NOMBRE DE LA ALTERNATIVA]...........................................................................6
3.2.1 Descripcin.................................................................................................................. 6
3.2.2 Beneficios.................................................................................................................... 6
3.2.3 Costos.......................................................................................................................... 6
3.2.4 Factibilidad.................................................................................................................. 7
3.2.5 Riesgos........................................................................................................................ 7
3.2.6 Temas relacionados..................................................................................................... 7
3.2.7 Asunciones (suposciones)............................................................................................ 7

ALTERNATIVA SOLUCIN RECOMENDADA...................................................7

4.1
4.2

ENFOQUE DE IMPLEMENTACIN.............................................................8
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5

RANKING DE ALTERNATIVAS.......................................................................................................7
ALTERNATIVA RECOMENDADA.....................................................................................................8

INICIACION DEL PROYECTO........................................................................................................8

PLANEAMIENTO DEL PROYECTO.................................................................................................8
EJECUCIN DEL PROYECTO........................................................................................................8
CIERRE DEL PROYECTO............................................................................................................ 8
GESTIN DEL PROYECTO.......................................................................................................... 8

APNDICE.......................................................................................9
6.1

DOCUMENTACIN DEL SOPORTE.................................................................................................9

Gua del documento

Que es el Anlisis del Negocio/Perfil Inicial del proyecto?
El Anlisis del Negocio/Perfil de Proyecto es un documento que define la justificacin para
el inicio del proyecto. El mismo incluye:

Una descripcin de la problemtica institucional ( u oportunidad) existente en la misma

Un listado de las opciones disponibles para el desarrollo de la solucin a la
problemtica planteada
Los beneficios y costos aproximados asociados con cada solucin
Una opcin solucin recomendad para su aprobacin

Cuando es utilizado el Anlisis del Negocio/Perfil Inicial del Proyecto?

El Anlisis del Negocio/Perfil de Proyecto es usualmente presentado por el Gerente de
Proyectos Senior dentro de la institucin hacia un Patrocinador Institucional identificado. Es
el primer documento usado dentro del Ciclo del Proyecto y el cual, una vez aprobado,
autoriza la definicin formal del mismo. Adems:

Durante del desarrollo del Anlisis del Negocio/Perfil Inicial del Proyecto, ser necesario
dar inicio a un Estudio de Factibilidad. Este proceso implica una investigacin mas
detallada de la problemtica/oportunidad institucional actual, las mltiples alternativas
solucin disponibles, la probabilidad de una implementacin exitosa para cada
soluciona planteada y alternativa solucin recomendada para su implementacin. El
estudio de factibilidad simplemente provee al Anlisis del Negocio /Perfil Inicial del
Proyecto de un mayor rigor a la alternativa solucin planteada.
El Anlisis del Negocio/Perfil Inicial del Proyecto es referido con frecuencia a lo largo
del proyecto. En cada Punto de Revisin de Calidad, este es utilizado para determinar
si es que los beneficios, costos, riesgos y van de acuerdo o no con los temas
preponderantes del Anlisis del Negocio/Perfil Inicial del Proyecto. Al final del
proyecto una PIR (revisin de post implementacin o evaluacin ex post) determinara si
el xito del proyecto provee los beneficios perfilados en el Anlisis del Negocio/Perfil
Inicial del Proyecto
El prximo nivel que prosigue despus de la aprobacin del Anlisis del Negocio/Perfil
Inicial del Proyecto es la identificacin del alcance del proyecto dentro de los terminos
de referencia del mismo.

Como utilizar el presente documento

El presente documento provee una gua sobre los temas usualmente incluidos en el
Anlisis del Negocio/Perfil Inicial del Proyecto. Secciones de este documento podrn ser
adicionadas, suprimidas o redefinidas a voluntad para cumplir con las particularidades
propias de vuestra institucin. Tablas de ejemplo, diagramas y grficos estadsticos han
sido adicionados (donde ha sido factible) para proveer gua adicional para la construccin
de cada seccin relevante.

1 Resumen Ejecutivo
Resume cada una de las secciones de este docuemto de forma concisa precisando:

Problema u oportunidad
Alternativas solucin
Alternativa solucin recomendada
Enfoque de implementacin

2 Problemtica Institucional
2.1 Anlisis de entorno institucional
Precisa los aspectos esenciales del entorno institucional que ha derivado la necesidad de la
ejecucin de este proyecto. Estos pueden incluir:

Visin del negocio de la institucin, estrategias u objetivos

Procesos de negocios o tecnologas que no estn operando de forma eficiente
Nuevos productos identificados en el mercado
Nuevos retos tecnolgicos (u oportunidades como resultado de la introduccin de
nuevas tecnologas)
Retos comerciales u operacionales que se encuentran direccionando cambios en el
negocio institucional
Cambios de orden poltico, normativo, procedimental u otros requerimientos propios de
entorno institucional

Se provee cualquier evidencia o hecho que de soporte a las conclusiones descritas lneas
arriba

2.2 Anlisis de la problemtica

Esbozar la problemtica fundamental del negocio institucional u oportunidad que el proyecto
busca atacar mediante su intervencin
Problemtica del negocio institucional
Provee un resumen de la problemtica esencial del negocio institucional, incluyendo

Una descripcin genrica del tema central

Las razones de la existencia de la problemtica
Los elementos que originaron la problemtica (humanos, procedimentales, tecnolgicos)
El impacto que actualmente esta originando en el negocio institucional (financieros,
culturales, operacionales)
Los mrgenes de tiempo en los cuales el problema debe ser resuelto

Oportunidad del negocio institucional

Esbozar las oportunidades del negocio institucional que han sido identificadas, incluyendo:

Un resumen de la oportunidad en forma general

Cualquier evidencia que de soporte a la existencia real de la oportunidad
Los mrgenes de tiempo dentro de los cuales la oportunidad es factible de ser
aprovechada
Los impactos positivos que el aprovechamiento de la oportunidad tendr en el negocio

3 Alternativas solucin disponibles

Esta seccin provee un listado completo de todas las alternativas solucin, sus beneficios,
costos, factibilidad, riesgos y otros factores relacionados. Las alternativas solucin
sugeridas podrn incluir el hecho de no intervenir, intervenir para obtener una situacin
similar, intervenir para obtener una situacin mejorada o superior a la actual. Tratar de
minimizar el nmero de alternativas solucin disponibles mediante la conduccin de un
Estudio de Factibilidad minucioso. Para cada alternativa solucin identificada, la siguiente
informacin es requerida:

3.1 Alternativa 1 [Nombre de la Alternativa]

Descripcin
Proveer una descripcin resumida de las alternativas soluciones identificadas. Esta incluiran
un enfoque general a ser asumido y una resumen de los elementos esenciales de la
alternativa solucin (Ej. Personas, procesos, organizacin, tecnologa)
Beneficios
Describir los beneficios tangibles e intangibles a la institucin relacionada a la
implementacin de la solucin. Uno de los beneficios obvios descritos sera que el
problemtica o la oportunidad sera resuelta o aprovechada. Completar la siguiente tabla
Categora

Beneficios

Valor

Financieros

$x
$x
$x

Operacionales

Mercados

Clientes

Personal

Generacin de nuevos ingresos

Reduccin de costos
Incremento de margen de utilidad
Incremento en la eficiencia operacional
Reduccin de tiempos en procesos
Incremento de la calidad de los productos
o servicios.
Incremento de la conciencia del mercado
Incremento de la cotizacin del producto
en el mercado
Generar ventajas competitivas adicionales
Incremento de la satisfaccin de los
usuarios
Incremento de ndice de conservacin de
clientes (clientes cautivos)
Incremento en la fidelidad del cliente
Incremento de la satisfaccin del personal
Incremento de la cultura organizacional
Retencin prolongada de personal
altamente capacitado

x%
x hrs
x%
x%
x%
Describe
x%
x%
Describe

x%
Describe
x%

Nota.- Los beneficios listados en la tabla anterior son solo de ejemplo. Los beneficios
cuantificables deben estar respaldados por evidencia tangible.

Costos
Describe los costos tangibles e intangibles que la institucin relacionados a la
implementacin de la alternativa solucin planteada. Los costos reales del proyecto deben
ser incluidos) as como tambin los impactos negativos al negocio de la institucin producto
de la implementacin del proyecto (ej. Incremento o disminucin de eficiencias
operacionales). Completar la siguiente tabla.
Categoras

Costos

Valores

Estado de
Presupuesto

Personal

$x
$x
$x

YES
NO
YES

Materiales

Honorarios del equipo del

proyecto
Contratistas /Servicios externos
Cursos de capacitacin
Local/Oficina para el equipo del
proyecto
Equipos y materiales
Herramientas (computadoras,
telfonos,)
Publicidad / Registro de Marcas
Materiales promocinales
Comunicaciones

$x
$x
$x

NO
NO
NO

$x
$x
$x

YES
NO
NO

Reduccin eficiencia a nivel

operacional
Perdida de productividad
Cambio cultural

$x
$x
Describe

NO
NO
NO

Marketing

Organizacional

Nota.- Adicionalmente, es necesaria la identificacin si los costos son de activos o servicios.

Una matriz por separado debe ser adjunta como anexa a este documento mostrando los
anlisis de las ecuaciones de costos utilizadas.
Factibilidad
Describe the feasibility of the solution. To adequately complete this section, a Feasibility
Study may need to be initiated to quantify the likelihood of achieving the desired project
result. To assess the overall feasibility of this option, break the solution down into
components and rate the feasibility of each component in the following table:
Componente

Puntaje

(1-10)

Mtodo utilizado para determinar la factibilidad

Nueva Tecnologa

Un prototipo tecnolgico ha sido creado para evaluar la

solucin

Nuevo Personal

Una encuesta fue completada para identificar conjuntos

habilidades profesionales

Nuevos procesos

Procesos similares dentro de otras instituciones han sido

evaluados

Nuevos activos

Inspeccin de activos fijos

Para asegurar que los puntajes de factibilidad son precisos, use toda metodologa
apropiada para validar la factibilidad de las alternativas soluciones planteadas. Por ejemplo,
si la adopcin de nueva tecnologa puede ser validada mediante el desarrollo de pequeos
prototipos y pruebas.
Riesgos
Resume los riesgos mas aparentes asociados con la adopcin de las soluciones
planteadas. Los riegos se definen como cualquier evento el cual podra afectar de forma
adversa la efectividad de la alternativa solucin planteada en producir los resultados
esperados. Los riesgos pueden ser de carcter estratgico, medioambiental, financiero,
operacional, tcnico, industrial, competitivo o relacionado a los usuarios o clientes.
Complete la tabla siguiente:

Descripcin

Probabilidad Impacto

Imposibilidad de
reclutar recursos
humanos con
grandes
habilidades
profesionales

Baja

Muy alto

Trasladar la ejecucin de un proyecto a una

empresa externa de probada experiencia
industrial y/o tecnolgica, con personal de
probadas habilidades profesionales

La solucin
tecnolgica no
esta apta a
proporcionar los
resultados
esperados.

Media

Alto

Disear y ejecutar un proyecto piloto para

evaluar si la solucin tecnolgica planteada
proveer de los resultados esperados.

Fondos
adicionales
podran ser
requeridos en
adicin a los ya
aprobados.

Media

Medio

Mantener una estricta gestin de procesos

de costos durante la duracin del proyecto.

Acciones de mitigacion

Para completar esta seccin de forma minuciosa, ser necesario tener en cuenta la
Evaluacin formal de riesgos (mediante la documentacin de una Plan de Gestin de
Riesgos). Para reducir la similitud e impacto de las evaluaciones de cada uno de los
riesgos, las acciones de mitigacion deben estar claramente definidas

Temas asociados
Resumen de temas de alta prioridad asociados con la adopcin de la alternativa solucin
sugerida. Los temas son definidos como cualquier hecho o evento actual que afecte de
forma adversa la eficacia del proyecto en la produccin de los resultados esperados.
Completar la tabla siguiente:
Descripcin

Prioridad Acciones de respuesta para su solucin

Gastos de fondos de capital

requeridos
no
han
sido
presupuestados.

Alta

Realizar pedido de aprobacin de fondos como

parte de la propuesta

Software
disponible
beta

Media

Diseo de la solucin basada en la versin actual

del software y adaptar cambios a la alternativa
solucin final cuando se tenga disponible una
versin final del software.

Baja

Dar inicio al proceso de aprobacin de las normas y

procedimientos legales a inicios del proyecto (una
vez seleccionada la alternativa solucin) para que
esta no ocasione retrasos a la implantacin de la
solucin final.

requerido
esta
solo en versin

La aprobacin de normas y
procedimientos legales debe
ser vista como requisito para la
implementacin de la solucin
final

Bajo aprobacin del Plan de negocio /Perfil Inicial del proyecto, cada tema debe ser
formalmente registrado y monitoreado, haciendo uso de la Gestion de Temas, formularios y
registros.
Asunciones (suposiciones)
Listar las suposiciones de mayor relevancia asociadas a la adopcin de esta alternativa
solucin. Algunos ejemplos incluyen.

No existirn cambios de orden legislativo, normativo, polticos o de negocios durante la

duracin del proyecto.
Los precios de materiales no sufrirn incrementos durante el curso del proyecto
Recursos humanos adicionales estarn disponibles para su contratacin durante el
proyecto

3.2 Alternativa 2 [Nombre de la alternativa]

Descripcin
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.1
Beneficios
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.2
Costos
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.3

Factibilidad
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.4
Riesgos
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.5
Temas relacionados
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.6
Asunciones (suposiciones)
Tal y como fue definida en la seccin anterior 3.1.7

4 Alternativa solucin recomendada

Esta seccin compara las caractersticas claves de cada alternativa solucin planteada y
recomienda la ms factible para su implementacin.

4.1 Ranking de alternativas

Identificacin de los criterios bajo los cuales seran evaluadas las alternativas solucion,
consensuar un mecanismo de asignacin de puntajes. Los puntajes pueden ser resaltados
mediante la asignacin de pesos para relevar la importancia de los mismos.
Criterio
Beneficios
Incremento de ingresos
Reduccin de gastos
Mejora de eficiencias
Aumento de la calidad
Otros
Costos
Personal
Materiales
Marketing
Organizacionales
Otros

Factibilidad
Componentes tecnolgicos
Componentes de recursos
humanos
Componentes procedimentales
Componentes de activos
Otros

Riesgos
Suministros
Tecnologa
Organizacin
Otros

Puntaje Final

Opcin 1

Opcin 2

Opcin 3

[1-10 Puntaje]

[1-10 Puntaje]

[1-10 Puntaje]

4.2 Alternativa recomendada

Basado principalmente en la alternativa solucion que se evaluo con mayor puntaje en la
matriz anterior, listar en este punto la alternativas solucion recomendada para su
aprobacin como resultado final del Anlisis del negocio / Perfil Inicial del proyecto.
Resuma las razones prioritarias por las cuales esta alternativa ha sido considerada sobre
las otras.

5 Enfoque de implementacin
Esta seccin provee una visin del enfoque general tomado para la entrega de la solucin
favorecida y derivar los resultados para beneficios del negocio institucional.

5.1 Iniciacin del Proyecto

Delinear la metodologa por la cual el proyecto ser definido, el equipo de trabajo del
proyecto ser evaluado para su contratacin y la oficina del proyecto ser establecida.

5.2 Planeamiento del proyecto

Definir el total del proceso de planeamiento para asegurar que las fases del proyecto,
actividades y tareas son asumidas de forma coordinada.

5.3 Ejecucin del Proyecto

Identificar las fases de forma genrica y las actividades requeridas para completar la fase
de construccin del proyecto

5.4 Cierre del Proyecto

Listar los pasos genricos necesarios para la produccin de los entregables a la institucin
(una vez completados), cierre de la oficina del proyecto, relocalizacion del personal del
mismo (si estamos ante una institucin matricial) y la realizacin de una evaluacin ex post
del proyecto.

5.5 Gestin del Proyecto

Describir en forma breve la gestin de los siguientes aspectos del proyecto,

Gestin de Tiempos
Gestin de Costos
Gestin de Calidad
Gestin de cambios
Gestin de Riegos
Gestin de Temas claves
Gestin del aprovisionamiento
Gestin de las comunicaciones
Gestin de la aceptacin del proyecto

6 Apndice
6.1 Documentacin del soporte
Adjuntar cualquier documentacin que se crea relevante al negocio de la institucin. Por
ejemplo

Materiales de investigacin relativos a la Problemtica u Oportunidad

Materiales de investigacin relativos al estudio de factibilidad
Citas o publicaciones externas
Matrices de Costos/beneficios detallados
Otras informaciones relevantes que correspondan