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03
Contedo
Gesto de Documentos:
- Protocolos;
- Classificao de Documentos;
- Arquivamento e Ordenao de Documentos
- Tabela de Temporalidade de Documentos.
Acondicionamento e Armazenamento de Documentos;
Preservao e Conservao de Documentos.
Legislao Arquivstica.
E para no perdermos mais tempo (uma vez que a prova j est bem
prxima!), estudaremos nesta aula o assunto Arquivstica: princpios e
conceitos, que ser assim dividido:
Noes Iniciais;
rgos de Documentao;
Classificao dos Arquivos;
Classificao dos Documentos;
Princpios Arquivsticos.
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Noes Iniciais
Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a
Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas
definies e seus objetos de estudo e trabalho.
A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina que
estuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia,
ou Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem observados na
produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos e seus
documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas
ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos
funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto de estudo: os
arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados.
So eles:
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funes;
etc.);
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Tipo de suporte
Tipo de conjunto
Produtor
Fins da produo
Objetivo
Entrada de
documentos
Processamento
tcnico
Pblico
Arquivo
Biblioteca
Museu
Centro Doc./Inf.
Manuscritos, Impresso,
Audiovisuais, exemplar
nico
Manuscritos, Impresso,
Audiovisuais,
exemplares mltiplos
Objetos
bi/tridimensionais,
exemplar nico
Audiovisuais
(reprodues) ou
virtual, exemplar nico
ou mltiplo
Fundos; documentos
unidos pela origem
Coleo; documentos
unidos pelo contedo
Mquina administrativa
Administrativos, jurdicos,
funcionais, legais
Provar, testemunhar
Passagem natura de fonte
geradora nica
Atividade humana
Culturais, cientficos,
tcnicos, artsticos,
educativos
Instruir, informar
Compra, doao,
permuta, de fontes
mltiplas
Coleo; documentos
unidos pelo contedo ou
pela funo
Atividade humana e
natureza
Culturais, artsticos,
funcionais
Informar, entreter
Compra, doao,
permuta, de fontes
mltiplas
Coleo; documentos
unidos pelo contedo
Atividade humana
Cientficos
Informar
Compra, doao,
pesquisa
Registro, arranjo,
descrio, etc.
Tombamento,
classificao,
catalogao: fichrios
Tombamento,
catalogao, inventrio,
etc.
Tombamento,
classificao,
catalogao: fichrios
ou computador
Administrador e
pesquisador
Grande pblico
pesquisador
Grande pblico
pesquisador
pesquisador
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Obra de Leite
Paes, de leitura
recomendada.
Exemplo de arquivo
especial: todos os
documentos esto em fitas
VHS (suporte).
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Escritrio: exemplo de
arquivo setorial.
Exemplo de arquivo
central ou geral:
guarda todos os
documentos da
instituio.
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18
Item
Resposta
01
Errado
02
Certo
03
Certo
04
Errado
05
Certo
06
Errado
07
Certo
08
Errado
09
Errado
10
Errado
11
Errado
12
Certo
13
Errado
14
Certo
15
Errado
16
Certo
17
Errado
18
Certo
19
Errado
20
Certo
Comentrio
O fundo de arquivo o conjunto de documentos produzidos por uma entidade, sendo
pessoa ou instituio. Como o requisito que os documentos pertenam a uma mesma
entidade, o princpio a ser aplicado o da Provenincia.
O documento de arquivo uma pea de quebra-cabea, devendo ser considerado em seu
conjunto para sentido completo. Alm disso, esse conjunto deve estar organizado de forma
a refletir a estrutura, as relaes e o funcionamento do seu produtor.
Como a Organicidade derivada da Provenincia, ela deve orientar a guarda dos arquivos
permanentes, especialmente se esse arquivo abrigar mais de um fundo, ou documentos
que pertencem a mais de uma instituio: no se deve permitir uma mistura entre eles.
A Pertinncia no adequada para solucionar este problema, pois causa outro, que a
mescla (mistura) de documentos que pertencem a entidades diferentes. Para este problema
o ideal que os documentos sejam organizados pela funo, pois estas no mudam.
Para que o arquivo exista, deve existir antes uma entidade que realize atividades. E para
que a entidade exista necessrio um documento oficial de criao, que justifique e
estabelea diretrizes para sua atuao.
O que vai definir se o fundo aberto ou fechado o fato de a entidade estar ou no em
atividade, e no o tamanho do seu acervo. Enquanto uma entidade est em pleno
funcionamento, seu fundo ser aberto; quando ela encerrar, o fundo ser fechado.
Os documentos de arquivo tanto podem ser produzidos como consequncia de atividades,
como podem ser recebidos pela instituio. E sempre tero relao com sua misso, direta
ou indireta. Caso contrrio, no ser documento de arquivo.
A teoria dos valores documentais afirma que os documentos que tenham valor primrio
esto nos arquivos correntes e intermedirios; e os que tenham valor secundrio, no
arquivo permanente. Portanto ela suficiente para determinar a fase de arquivo.
Os documentos da fase intermediria possuem valor primrio, que o administrativo, legal,
fiscal, etc. O valor secundrio diz respeito importncia do documento para a Cultura,
Histria, Pesquisa Cientfica ou outra rea diferente da administrao que o produziu.
A tipologia documental trata-se da espcie (aspecto formal) acrescida de uma funo. Os
itens mencionados trazem a espcie documental, mas no acrescentam nenhuma funo a
elas. Ento so apenas espcies documentais.
Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao como imagens
estticas, como fotografias, negativos, gravuras, etc. Os documentos que representam a
realidade de forma reduzida so os cartogrficos.
No importa o suporte, forma, formato, gnero, espcie ou tipo do documento: se ele
produto direto da realizao de alguma atividade da entidade, ento ser documento que
pertence a seus arquivos.
Os documentos de arquivo so acumulados natural, orgnica e progressivamente, na
medida em que a instituio desenvolve suas atividades. Ao contrrio dos documentos de
outros rgos de documentao, que so adquiridos por permuta, doao ou compra.
a aplicao da Integridade Arquivstica. Os documentos e os conjuntos de documentos
no podem sofrer qualquer alterao indevida ou no autorizada, para no comprometer a
sua autenticidade ou o sentido das informaes.
A informao arquivstica aquela produzida por uma entidade quando realiza suas
atividades. Ela no substitui o documento, pois este necessita do suporte par dar
integridade ao documento.
A Organicidade de um conjunto de documentos deve mostrar de forma clara todas as
atividades, funcionamento e estrutura da entidade produtora. Essa caracterstica
importante para mostrar sua identidade, memria e histria.
Quando os documentos so mantidos no local em que foram acumulados, aplica-se o
princpio da Territorialidade. Isso importante por que esses documentos tambm
informam sobre o contexto do local onde se situa o produtor.
A Pertinncia considera a organizao dos documentos considerando apenas o tema ou o
assunto de que eles tratam. Este princpio est em desuso pela disciplina, por ir de
encontro Provenincia, e atualmente s serve mesmo para aparecer em provas!
Os documentos de arquivo podem ser resultados da ao humana, uma vez que pessoas
tambm realizam atividades administrativas. Mas no podem ser resultado da criao
artstica, pois esta no uma atividade administrativa.
Informaes orgnicas (de organizao) registradas e produzidas durante o exerccio de
suas atividades tpicas nada mais so do que os documentos de arquivo; e tanto esses
documentos quanto os arquivos e suas tcnicas so objeto de estudo da Arquivologia.
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