Contabilidad por reas de responsabilidad

Concepto
Es un sistema de comunicacin mediante el cual genera informacin orientada
a facilitar el control de las actividades desarrolladas por la empresa; involucra
la reunin y clasificacin de datos para la elaboracin de reportes que permitan
mejorar las operaciones de control y de evaluacin del desempeo.
Es una tcnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando
en consideracin las responsabilidades asignadas a cada funcionario o
supervisor de rea o departamento, una de sus principales funciones es
clasificar la informacin contable y estadstica de las actividades de una
empresa, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los
responsables de ellas
La metodologa de la contabilidad por reas de responsabilidad involucra
centros o reas de responsabilidad, bajo el control de un administrador, quin
es responsable de una serie especfica de actividades, el cual a su vez tiene
colaboradores que le reportan de un segmento o subunidad de la organizacin,
mencionando que a mayor jerarqua dentro del organigrama empresarial ser
mayor el grado de responsabilidad del ejecutivo de la empresa.
Para la implementacin de la contabilidad por reas de responsabilidad,
primero, la empresa debe tener una organizacin definida, adems de contar
con el compromiso y responsabilidad de cada uno de los miembros de la
organizacin desde el personal operativo hasta los gerentes de cada
departamento de la misma, que est perfectamente delimitada la autoridad y
la responsabilidad de cada uno.
Este sistema se basa en la existencia de una persona responsable de lo que
ocurra en cada rea, de tal forma que en un momento dado pueda explicar las
razones que provocan ciertos hechos en los cuales el sistema de control
administrativo est interesado.
La contabilidad administrativa tiene tres objetivos:
Ayuda a la realizacin de planes,
Tomar decisiones en base a la informacin obtenida y planeada y,
Ejercer control administrativo.
Algunas herramientas facilitan el control administrativo, como los costos
estndar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado
en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de
informacin contable que las integraran, ayudando a efectuar adecuadamente
el control administrativo. Corresponde estudio y anlisis de los sistemas de
informacin para ejercer el control administrativo y de la forma en que deben
ser utilizados para realizar dicha actividad.
Organizacin descentralizada
Es aquella en que las decisiones las toman no slo los ejecutivos que estn en
el ms alto nivel, sino que, a distintos niveles tambin se van dando este

proceso, por ejemplo, las empresas pequeas son organizaciones centralizadas

ya que el dueo es la persona nica que autoriza todos los movimientos y
transacciones de la organizacin.
Ventajas de la descentralizacin
1. Se libera a la alta administracin de procesos y problemas rutinarios y se
le permite concentrarse en la estrategia y toma de decisiones.
2. Le permite a los administradores de niveles inferiores tener la
experiencia de la toma de decisiones.
3. Los administradores de nivel inferior cuentan con informacin detallada
y actualizada de las condiciones de su rea de trabajo, lo cual permite
respaldar sus decisiones con fundamentos.
Desventajas de la descentralizacin
1. Los administradores de niveles inferiores pueden tomar decisiones sin
entender la repercusin de la empresa vista como un todo.
2. Falta de coordinacin entre administradores autnomos.
3. Dificultad de diseminar ideas innovadoras.
Centros de responsabilidad
Los centros o reas de responsabilidad son los departamentos o partes que
integran una empresa u organizacin y se clasifican en:

Centros de ingresos,
Centros de costos,
Centros de utilidad,
Centro de gastos y
Centros de inversin.

Todos los centros de responsabilidad generan resultados (producen algo) y a su

vez todos tienen insumos (consumen recursos). La clasificacin se organiza en
funcin de la dificultad de medir ambos factores y la relacin entre ellos; los
principales tipos de centros de responsabilidad son:
Centros de ingresos. Trata de medir la captacin del mercado, expresada en
trminos de ventas, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta lograr esas
ventas. Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ventas y
de gastos de ventas, de tal manera que peridicamente se pueda comparar lo
presupuestado y se justifiquen las diferencias.
Centros de costos estndar. Este sistema de control parte del principio de
que se pueden medir los resultados que se determinaron multiplicando su
cantidad fsica por el consumo unitario estndar de cada producto obtenido,
respecto a lo esperado.
Generalmente, el director de produccin es evaluado y controlado en funcin
de su manejo eficiente de los estndares bajo el enfoque de costeo basado en
actividades. Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos cuantificables
a parte de los costos estndar, como normas de calidad, uso de la capacidad

instalada, tambin es conveniente analizar ciertos datos cualitativos, como

rotacin de personal, moral del grupo, etctera.
Centros de utilidades. Los centros de costos estndar y de ingresos ya
comentados miden bsicamente un subconjunto de la utilidad de la
organizacin a que pertenecen. Es necesario mantener la independencia de
actuacin de cada unos de los subconjuntos, cuando se quiere tener una visin
completa de la actuacin es necesario descentralizar, de tal forma que una
persona sea responsable de ingresos y costos. Lo importante aqu es que un
centro de utilidades permite medir los insumos y resultados y las relaciones
entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuacin al
evaluar los insumos, mercados y la interaccin de ellos.
Centros de gastos discrecionales. Estas reas son las administrativas: de
contralora, relaciones industriales, departamento legal, investigacin y
desarrollo, finanzas, etctera, cuya misin principal es servir a la lnea. Claro
est que a todos aquellos que se les asigna un presupuesto de gastos, el cual
se compara peridicamente con lo realizado. Pero su efectividad y eficiencia no
podran ser traducidas en trminos monetarios. De aqu se desprende que el
control de gastos no es representativo de la actuacin de los ejecutivos; tener
un presupuesto de gastos motiva a los responsables de mantenerlo,
ajustndose a l.
Centros de inversin. Lo que distingue un centro de utilidad de uno de
inversin consiste en que los centros de inversin manejan la forma como se
han utilizado los activos o recursos asignados a un rea o divisin de la
compaa.
Importacin del control administrativo
Toda organizacin es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas
reas para lograr los objetivos fijados por la administracin.
Ese control slo es posible si se cuenta con un sistema de informacin que
sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual
traer como consecuencia el incremento del valor de la empresa.
Organigrama de la empresa.
El organigrama es la estructura de la empresa que muestra las relaciones
oficiales de las personas que con forman a la organizacin. Los puestos y
operaciones determinan la administracin de la entidad.
Al implantar el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad se deben
tener definidos los distintos niveles de la empresa y la asignacin de
responsabilidades y objetivos que corresponden a cada rea, ya que cada
departamento funciona como una unidad independiente, en cuanto a su
actividad y funcin.

Director
general
Comisariad
o
Recursos
Humanos

Finanzas

Produccion

Ventas

Mercadoctec
nia

Tesorera

Contralora

El personal encargado de las reas de responsabilidad

El personal encargado de estas reas deber ser aquel cuyas caractersticas y
habilidades ejecutivas permitan dirigir de manera efectiva a los integrantes
del departamento y cumplir con los objetivos de la organizacin.
Para lograr el cumplimiento de objetivos, se necesitar de la cooperacin de
cada jefe con la planeacin para obtener el control de los costos controlables,
obteniendo informacin segura y precisa para la planeacin y la realizacin de
presupuestos.
Tipos de control

Control Gua: consiste en que los resultados se pueden predecir y que

las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la
operacin.
Control selectivo: Consiste en la verificacin de muestras de
determinada operacin para detectar si cumple los requisitos previstos,
para determinar si se puede continuar con el proceso.
Control despus de la accin: Una vez que la operacin ha concluido,
se miden los resultados y se compraran con un estndar previamente
establecido.
Objetivos del control administrativo: Contribuye al logro de los
siguientes objetivos: diagnosticar, comunicar y motivar.

Catalogo de Cuentas
Es una gua que unifica el criterio de la clasificacin de cuentas, que facilita su
registro y la entrega de estados financieros e informes.

Para su elaboracin debe considerarse las disposiciones de carcter legal,

financiero y administrativo.
Catalogo de cuentas de las reas de responsabilidad
Al establecer el catalogo de cuentas de la organizacin lo siguiente es
determinar una sub-clasificacin para designar a cada rea funcional de la
empresa, ya que cada departamento realiza erogaciones y gastos, con el
objetivo de facilitar la entrega de informacin del control de gastos que realiza
cada rea particular.
Por ejemplo:
6100 Gastos de administracin
6100.01 Renta del local
6100.01.01 Administracin
6100.01.02 Ventas

6100.01.09 Servicios generales.

Ventajas de la contabilidad por reas de responsabilidad
Facilita la correcta evaluacin de la actuacin de los ejecutivos de la
empresa. Proporciona informacin y seala las reas que lograron su
objetivo, la que lo superaron, siempre hay un responsable a cargo de
cada rea.
Ayuda a la aplicacin de la administracin por excepcin. Permite a cada
administrador comparar entre su presupuestado y lo realmente obtenido
para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que
actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.
Elimina la presentacin tradicional de los resultados favoreciendo una
mejor delimitacin de responsabilidad.
Gastos controlables y no controlables
Existen partidas de gastos que por su naturaleza estn fuera del control de una
persona o de una rea determinada, ya sea porque dependan de decisiones
directas de los niveles superiores o porque dependen de la aprobacin de
varios niveles. Debido que la contabilidad por reas de responsabilidad
identifica el gasto con las personas responsables de los mismos, es necesario
establecer con antelacin una divisin entre conceptos que se puedan
controlar por parte del gerente del rea, de aquellos conceptos que no puedan
controlarse.
Gastos controlables. Son aquellos gastos que son susceptibles de cambiar
de monto por la intervencin de un supervisor o funcionario responsable, por
ejemplo, los gastos de mantenimiento, mano de obra, papelera, servicio
telefnico, etctera.

Gastos no controlables. Son aquellas erogaciones no dependen de la accin

directa de un supervisor o funcionario responsable y por lo tanto, no se pueden
asignar, por ejemplo, las depreciaciones, amortizaciones, rentas, etctera.
Bibliografa
INITE, Contabilidad administrativa, 3ra edicin, Mxico, 2006.