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RESUMO
Este artigo faz uma reflexo acerca do perfil do Secretrio de Escola e de como a
formao universitria na rea de Secretariado Executivo pode contribuir para a
realizao das atividades deste profissional. O estudo teve como base bibliografias
especficas da rea do secretariado e da administrao; as Diretrizes Curriculares
Nacionais para o curso de Secretariado Executivo, bem como Pareceres do Conselho
Estadual de Educao do Rio Grande do Sul que tratam das modalidades de formao e
treinamento dos profissionais que atuam em secretaria de escola. Para traar o perfil
atual do secretrio de escola e propor a insero do profissional com formao
universitria no ramo do ensino, foi aplicada uma pesquisa com 28 profissionais durante
a realizao do 12 Encontro Nacional de Secretrias da Rede Sinodal, ocorrido no ms
de julho de 2005.
Palavras-chave: Secretrio de Escola, Secretariado Executivo, Perfil dos profissionais,
Formao Acadmica
INTRODUO
Este texto pretende demonstrar que o conhecimento adquirido por um
profissional de Secretariado Executivo ao longo de seu curso universitrio permite a ele
organizar os servios de secretaria de escola, realizando todas as operaes destinadas
continuidade dos registros, arquivo, comunicao e expedio para apoiar o
desenvolvimento do processo escolar.
A atual legislao prev que cada escola tem autonomia para indicar seu
secretrio, no sendo necessria a solicitao de autorizao junto aos rgos
competentes para o exerccio da funo. Isto favorece o fato de se deslocar para a
secretaria aquele profissional que no se enquadrou em outra funo na escola. As
escolas funcionam como empresas prestadoras de servios e, como tal, devem aprimorar
cada vez mais suas atividades para se manterem atuantes no mercado.
A falta de possibilidade de formao especfica na rea, bem como a falta de
valorizao profissional faz com que muitos profissionais atuem de forma isolada,
exercendo suas atividades baseados em conhecimento emprico, ou seja, intuitivamente.
A falta de preparo faz com que, em muitas situaes, os profissionais esqueam
qual o seu verdadeiro papel na Escola. A secretaria um setor vital dentro da escola,
logo, os profissionais que nela atuam devem apresentar qualificao acadmica para o
bom desenvolvimento de suas atividades.
So analisadas as rotinas de trabalho na Secretaria de Escola com o intuito de
propor a insero do profissional formado em Secretariado Executivo nesse ambiente.
Este processo se faz atravs da identificao do perfil do Secretrio de Escola, da
construo de um paralelo de quais conhecimentos acadmicos so necessrios para o
desempenho da funo e da demonstrao da importncia da qualificao profissional
do Secretrio Executivo de nvel superior para atuar no somente no ramo empresarial.
Para confirmar as questes levantadas no estudo, foi realizada uma pesquisa com
perguntas abertas, entre profissionais atuantes em Secretaria de Escola. A pesquisa foi
aplicada no ms de julho de 2005, durante a realizao de um Encontro Nacional de
Secretrios das Escolas da Rede Sinodal2.
As questes propostas na pesquisa, e abordadas posteriormente no tpico sobre o
perfil atual do secretrio de escola, procuraram levantar dados quanto ao tempo de
atuao dos profissionais que atuam no meio; se estes profissionais realizaram algum
curso superior e em que rea, e se os mesmos realizaram curso de qualificao na rea
de Secretaria de Escola. Tambm se fez um questionamento acerca de quais
conhecimentos os profissionais julgavam essenciais para o desenvolvimento do seu
trabalho e quais as principais tarefas realizadas no seu dia-a-dia. Os dados da pesquisa
permitiram a identificao do atual perfil do Secretrio de Escola, que ser abordado no
decorrer do artigo.
2 A estrutura atual da Rede Sinodal de Educao constituda de trs nveis complementares: a Rede
Sinodal de Educao, que o grmio das escolas filiadas; o Conselho de Educao, que o organismo
com poderes consultivos e normativos para atuao conjunta; a Direo-Executiva, que a instncia que
administra o desenvolvimento do trabalho.
A Rede compe-se atualmente de 60 instituies em 6 estados brasileiros com principal concentrao no
Sul. So 42 instituies no Rio Grande do Sul, 10 em Santa Catarina, 5 no Paran e uma em cada um dos
estados: So Paulo, Rio de Janeiro e Mato Grosso, No pas so 36.000 alunos. (www.redesinodal.com.br)
tomada de deciso, bem como capaz para atuar nos nveis de comportamento
microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional. (Resoluo
N 3, de 23 de junho de 2005 - Conselho Nacional de Educao)
comunicao aberto e flexvel, pois grande parte dos conflitos gerada por falhas de
comunicao". (ALONSO, 2002, p. 24)
O Secretrio Executivo no pode ter a pretenso de achar que poder resolver
todos os problemas do escritrio sozinho. fundamental que o indivduo saiba e
consiga trabalhar em equipe.
O Secretrio deve ter bem presente que "[...]a aprendizagem em grupo comea
com o dilogo[...]" (KRUGLIANSKAS, 2003, p. 10). Nas selees de pessoal, os
avaliadores esto atentos para recrutar profissionais que tenham a habilidade de
trabalhar em equipe, pois "Muito do conhecimento que sua empresa necessita pode
brotar apenas da intensidade de interao dos seus trabalhadores." (KRUGLIANSKAS,
2003, p. 9).
Um bom secretrio deve ser um lder dentro do seu grupo de trabalho e deve ter
a capacidade de relacionar-se bem com todos. Este lder deve estar motivado para
conseguir motivar seus colegas. Uma pessoa desanimada e que no goste do que faz no
conseguir influenciar positivamente sua equipe. "[...]liderar significa dirigir pessoas
levando-as a realizar o que deve ser feito, influenciar e manter a equipe produtiva e
motivada na obteno dos objetivos propostos." (AZEVEDO, 2004, p. 153).
O fluxo de trabalho depende da forma como o Secretrio trabalha com os outros
para que estes trabalhem com e por ele. "[...]para que uma equipe possa trabalhar em
parceria fundamental que haja o respeito, a valorizao do conhecimento do outro, a
empatia e, principalmente, a tolerncia." (ALONSO, 2002, p.22)
O Secretrio de Escola exerce uma funo estratgica dentro do estabelecimento
de ensino. Ele a ponte de contato entre direo e alunos, direo e corpo docente,
pblico externo e instituio de ensino. Logo, deve estar preparado para lidar com estes
diferentes tipos de clientes. Ele deve ter habilidade no trato com pessoas, assim como
com papis. O Secretrio de Escola tambm no trabalha sozinho. Ele precisa contar
com colaboradores que estejam motivados a realizar as rotinas do dia-a-dia que muitas
vezes podero se tornar montonas devido repetitividade.
secretrio estiver insatisfeito com algum aspecto de sua relao com o empregador, no
poder transmitir esta insatisfao ao cliente, sob pena de causar uma m impresso
nele. Questes da empresa devem ser resolvidas internamente, sem que transparea
nada a terceiros.
O Secretrio de Escola tambm tem um papel importante no marketing do
estabelecimento de ensino, assim como todos os funcionrios da instituio. O bom
atendimento a ferramenta da qual dispe o secretrio. Ele deve acolher bem os alunos
e seus familiares e estar munido de todas as informaes possveis sobre o educandrio.
A falta de informaes pode dar impresso de descaso, e um aluno mal atendido pode
representar um cliente perdido.
A rea da informtica merece ateno especial no Currculo dos Cursos de
Secretariado, no somente possibilitando o aprendizado de noes gerais, mas sim
enfocando a viso administrativa. A disciplina de Sistemas de Informaes Gerenciais
um bom exemplo disto, pois aborda, entre outros tpicos, sistemas de apoio deciso.
No adianta a empresa ter apenas dados, ela precisa de informaes completas que
permitam a correta tomada de decises. O secretrio deve estar inteirado sobre os
sistemas utilizados pela empresa, bem como sobre as novas tecnologias disponveis no
mercado,
para
poder
desempenhar seu
papel
eficazmente.
"[...]o
Assessor
menos de cinco anos em secretaria de escola. Esta oportunidade que est se abrindo
para novos profissionais ingressarem neste nicho de mercado poderia ser explorada por
profissionais com formao acadmica em Secretariado Executivo, por exemplo, tendo
em vista que muitos dos conhecimentos adquiridos ao longo da formao so
diretamente aplicveis na funo de Secretrio de Escola, conforme abordagem
realizada no tpico anterior que trata sobre a Formao do Secretrio Executivo.
Mais de 50% dos profissionais atuantes no cursaram ensino superior.
Percentual superior a 60% dos entrevistados nunca realizou nenhuma espcie de
curso de formao ou qualificao como Secretrio de Escola. Este pode ser um dado
preocupante, pois nos permite interpretar que estas pessoas realizam suas tarefas
embasadas em informaes que outros profissionais com mais tempo de servio na
instituio lhes passaram, ou na sua interpretao pessoal da legislao de ensino. Isto
no quer dizer que estas pessoas estejam fazendo seu trabalho de maneira incorreta,
porm retrata um despreparo dos profissionais atuantes em secretaria de escola, no que
se refere formao em ensino superior.
Os profissionais que fizeram algum curso de atualizao no o realizaram
recentemente. A legislao muda constantemente, sendo assim, tambm necessria
uma atualizao constante. Assuntos abordados h alguns anos atrs atendiam s
necessidades da poca e no mais s de hoje. O fato de a legislao no prever
obrigatoriedade de formao especfica d uma margem muito grande aos profissionais
para se acomodarem. Esta acomodao no significa que a pessoa no quer
simplesmente buscar a informao, mas que as oportunidades de formao nem sempre
esto disponveis e acessveis aos interessados.
A pesquisa tambm buscou a informao sobre quais conhecimentos os
profissionais julgavam essenciais para o desempenho da funo de Secretrio de Escola,
e os itens mais apontados foram:
Legislao de Ensino
Normas e regimento da escola
Informtica
Relaes humanas e atendimento
Escriturao, correspondncia e emisso de documentos em geral.
Podemos fazer, aqui, uma relao dos conhecimentos considerados essenciais
para o desenvolvimento do trabalho dos secretrios de escola citados na pesquisa com a
formao superior em Secretariado Executivo.
CONSIDERAES FINAIS
Atuando h vrios anos como Secretria de Escola, em inmeras situaes pude
perceber o quo importante foi a realizao de um curso superior na rea de
Secretariado Executivo para o desempenho da funo.
A secretria, apesar de muitas vezes no ter o seu papel reconhecido pela
sociedade, exerce uma funo de extrema importncia nas organizaes, independente
do ramo de atuao. Ela o elo entre a empresa (ou escola) e o cliente. Do bom
desempenho de sua atividade no atendimento aos clientes internos e externos da
instituio, depender a efetivao de uma relao de parceria. O diferencial no
atendimento agradar o cliente e far com que ele retorne outras vezes para buscar o
produto ou servio de nossa organizao.
A amplitude da formao de nvel superior na rea de Secretariado Executivo
permite aos profissionais explorarem novos espaos no mercado de trabalho e a
Secretaria de Escola apenas um destes tantos espaos.
REFERNCIAS BILBIOGRFICAS
ALONSO, Maria Ester Cambrea. A arte de assessorar executivos. So Paulo: Pulsar,
2002.
AZEVEDO, Ivanize.; COSTA, Sylvia Ignacio da. Secretria: um guia prtico. 4. ed.
So Paulo: SENAC, 2004.
CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO
SUL - Pareceres 598 e 1003/2000.
GARCIA, Elisabeth Virag. Noes Fundamentais para a Secretria. 2 ed. So Paulo:
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KASPARY, Adalberto J. Correspondncia Empresarial. 2. ed. Prodil: 2000.
KRUGLIANSKAS, Isak.; TERRA, Jos Cludio Cyrineu. Gesto do conhecimento em
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MINISTRIO DA EDUCAO - CONSELHO NACIONAL DE EDUCAO Resoluo N 3, de 23 de junho de 2005.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 2 ed. Rio de
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