Manual de Almacen IUTEB

INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADO
BOLVAR
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN
PROCESO:ESTRUCTURADELMANUAL
DEPENDENCIA:ALMACN
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3200
PAGINA:1
ASUNTO:NDICE
ASUNTO:NDICE
DE:
PGREEMPLAZA://
CONTENIDO
PGINA
Introduccin
02/52
Alcance
03/52
Objetivo
04/52
BaseLegal
05/52
Funcionamiento
07/52
Contenido
09/52
SimbologaaUtilizar
10/52
Responsabilidades
12/52
UsodelManual
13/52
Revisin,RegistroyModificacin
14/52
Procedimientos
RecepcindeBienes,MaterialesySuministros
15/52
RegistrodeIncorporacionesdeBienesMueblesyMateriales
27/52
EntregadeBienesMaterialesySuministros
45/52
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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Unidad:PlanificacinyDesarrollo
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PAGINA:2
ASUNTO:INTRODUCCIN
ASUNTO:INTRODUCCIN
DE:
PGREEMPLAZA://
ElpresenteManualtienecomopropsitoestablecerloscriterios,definicionesyprocedimientos,queintervienen
enlasoperacionesdeadquisicionesdematerialesysuministrosquerealizalaInstitucinenelmarcodelas
normativaslegalesvigentes,conelobjetodeidentificarlasaccionesrelacionadasconlaadministracin,guarda
ycustodiadelosmismos.
Igualmentepretendedeterminarlosnivelesderesponsabilidadquedebenemplearsealosfinesdeasegurar
unapropiadocontrolinternoyexternoporpartedelasunidadescompetentes.Asimismosepretendegarantizar
unaltogradodeconfiabilidadalunificarlosregistros,locualpermitir:
Unaefectivayeficienteadministracindelsistemadematerialesysuministros.
Ofrecerunavaparafacilitarlasauditoras.
Podersuministrarinformacinsobretodaslasoperacionesregistradas,enelmomento
queseanrequeridas,loqueasuvezpermiteagilizarlatomadedecisionesporpartede
losnivelesgerenciales.
Entrminosgeneralessonoperacionesderegistrodematerialesysuministros,laadquisicin,incorporaciones,
reasignacionesydesincorporaciones,seanstasdeorigenpresupuestariasono.
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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PAGINA:3
ASUNTO:ALCANCE
ASUNTO:ALCANCE
DE:
PGREEMPLAZA://
ElpresenteManualdeProcedimientosdelaUnidaddeAlmacndelInstitutoUniversitariodeTecnologadel
estadoBolvar(IUTEB)estestructuradodelasiguientemanera:
ProcesoBoletn
RecepcindeMaterialesySuministros.3201A
RegistrodeIncorporacindeBienesMueblesyMateriales.3202A
EntregadeBienesMaterialesySuministros.3202B
SalidadeBienesMaterialesySuministros3203A
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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DEPENDENCIA:ALMACN
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PAGINA:4
ASUNTO:OBJETIVO
ASUNTO:OBJETIVO
DE:
PGREEMPLAZA://
EntrelosobjetivosprincipalesquepersigueesteManual,seencuentranlossiguientes:
Informarycontrolarelcumplimientodelasrutinasdetrabajo.
AumentarlaeficienciadelpersonalquelaboraenlaUnidaddeAlmacn,indicndoleloquedeben
hacerycmodebenhacerlo.
Simplificarladeterminacinderesponsabilidadesporfallasoerrores.
Facilitarlaslaboresdeauditoria,laevaluacindecontrolinternoysuvigilancia.
Ayudaralacoordinacindeltrabajoyevitarduplicacionesenlaejecucindelomismos.
Constituirunabaseparaelanlisisposteriordeltrabajoyelmejoramientodelos
procedimientos.
Reducirlosgastosyaumentarlaeficiencia.
Conservarescritoslosprocedimientos.
Agilizarlasactividadesdelaunidad,atravsdelconocimientoexactodelasecuencia,
ordenyrequerimientoparaunaactividaddelaUnidaddeAlmacn,facilitandoel
desenvolvimientodelosprocesosyladisminucindeltiempoenlosprocesos.
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ASUNTO:BASELEGAL
ASUNTO:BASELEGAL
DE:
PGREEMPLAZA://
ConstitucindelaRepblicaBolivarianadeVenezuela,publicadael30dediciembrede1999,gacetaN
36.890.
TITULOIIIDerechosEconmicos.
CapituloVIIdelosDerechosEconmicos,Artculo116.
TITULO V Poder Judicial. Seccin Tercera del Gobierno y de la Administracin del Poder Judicial (Delitos
Graves),Artculo271.
TITULO V de la Contralora General de la Repblica. Seccin Cuarta de la Contralora General de la
Repblica,Artculo289numeral4.
TITULOIVDelPoderPblico.SeccinSegundadelaAdministracinPblica.Artculo141.
LeyContralaCorrupcinvigenteapartirdel07/04/2003.
TITULOIVdelosDelitosContraelPatrimonioPblicoylaAdministracindeJusticiaenlaAplicacindeesta
Ley.
CapituloIdelEnriquecimientoIlcitoysuRestitucinalPatrimonioPblico.Artculo46,numerales1,2y3.
CapituloIIOtrosDelitosContraelPatrimonioPblico.Artculos52y53.
Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no afectos a las Industrias
Bsicas,publicadoenGacetaOficialN3.951defecha7deenerode1987.
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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PAGINA:6
ASUNTO:BASELEGAL
ASUNTO:BASELEGAL
DE:
PGREEMPLAZA://
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
publicadael17dediciembrede2001,gacetaN37347
TITULOIIIDelaPotestadesdeInvestigacindeResponsabilidadesydelasSanciones.
CaptuloIIDelasResponsabilidades,Artculos82,83y84,ResponsabilidadPenalyCivil.
CaptuloIVdelProcedimientoAdministrativoparalaDeterminacindeResponsabilidades,Artculos95y96
FormulacindeReparos,DeclaracindeResponsabilidadeimposicindeMultas.
ReglamentodelaLeyOrgnicadelaContraloraGeneraldelaRepblica,publicadoenGacetaOficial
N37169del29/03/2001.
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N 5.556

Extraordinariadefecha13/11/2001.
TITULOIII.ProcedimientodeSeleccindeContratistas.
CapituloI.DisposicionesGenerales.Artculo42.
CapituloIII.LicitacinSelectiva.Artculo72c,Numeral1.
TITULOIVProcedimientoparaLicitaciones.
CapituloIIadjudicacinDirecta.Artculo87,Numeral1,Artculo88,Numeralesdel1al9.
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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DEPENDENCIA:ALMACN
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PAGINA:7
ASUNTO:FUNCIONAMIENTO
DE:
PGREEMPLAZA://
Cada boletn constar de un determinado nmero de pginas las cuales estarn numeradas en forma
independiente, a objeto de poder sustituir, eliminar e incorporar nuevas pginas, sin alterar las secuencias
numricarestantes.
Losboletinessepresentarnenunformularioestndarimpreso,cuyapartesuperiorcontieneespaciospara
indicar el nmerodel boletn,proceso, pgina, fecha de revisin, fecha de vigencia,pginareemplazada,y
nmerodepginanueva.
Ensuparteinferior,hayespaciosdestinadosparalosnombres,apellidosyfirmasdequienloprepara,revisay
autoriza.
EsteManualsehadivididoendos(2)captulos,sealndoseenelprimeroloconcernientealaestructuradel
Manual, los restantes corresponden a las actividades de la Unidadde Almacn, las cuales a su vez se han
subdivididoenprocedimientos.
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Fecha:Feb06
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DEPENDENCIA:ALMACN
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PAGINA:8
DE:
PGREEMPLAZA://
ParaunamayorcompresindelManualytendentesafacilitarsumanejosehaconformadoelmismoenuna
seriede boletines,loscualessepresentanenformacodificada,mediantelautilizacindecuatro(4)dgitos,
posteriormenteunguinyunaletra,cuyosignificadosonlosmismos:
Primerdgito:
RepresentaelManualalcualperteneceelboletn.
Segundodgito:
Indicaelcaptuloalcualperteneceelboletn.
Tercerycuartodgito:
IndicalanumeracincorrelativadelosprocedimientosdentrodecadacaptulodelManual.
Letra:
Indicaelordensecuencialdelosprocedimientosquetienenrelacinensusacciones.
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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DEPENDENCIA:ALMACN
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PAGINA:9
ASUNTO:CONTENIDO
ASUNTO:CONTENIDO
DE:
PGREEMPLAZA://
Cadaboletndeprocedimientocontiene:
Objetivo.
Responsabilidades.
Definiciones.
Fuente.
Formularios.
Normas.
Descripcindelprocedimiento.
Flujogramas.
Modelodeformularios.
Caractersticasdelformulario.
Instruccionesparaelllenadodelformulario.
Paralacodificacindelosformulariosseprocederacolocarenprimerlugar,laletraFensegundolugar,
precedido de un guin el nmero del boletn al cual pertenece y en tercer lugar, precedido de un guin el
nmerouno(1)cuyaasignacinseharsiemprealprimerformulariodelboletn.Encasodequehayanms
formularios,seprocederacodificarlosenformanumricasecuencial,esdecir,sedebercolocarelnmero
tres(3),cuatro(4),etc,dependiendodelacantidaddeformulariosquecontengaelboletn.
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:SIMBOLOGAAUTILIZAR
DEPENDENCIA:ALMACN
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PAGINA:10
DE:
PGREEMPLAZA://
Representaelinicioofindelprocedimiento.
Representaelprocesodeterminado.
Representaelconectordelnea.
Representaunatomadedecisinenelproceso.
Representalosdocumentosenelprocedimiento.
Representaarchivospermanentes.
Representaarchivostemporales.
Representaunconectordepgina.
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
DEPENDENCIA:ALMACN
1/3
2/3
3/3
o1/2
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PAGINA:11
PGREEMPLAZA://
Representalacopianmerouno(1)detres(3)copias.
Representalacopianmerodos(2)detres(3)copias.
Representalacopianmerotres(3)detres(3)copias.
Representalaoriginalnmerouno(1)dedos(2)originales.
o2/2
Representalaoriginalnmerodos(2)dedos(2)originales.
2/2....
Representagrancantidaddecopiasparadistribucin.
ELABORADOPOR:
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DE:
Representaeloriginaldeldocumento.
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
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DEPENDENCIA:ALMACN
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BOLETNN3200
PAGINA:12
ASUNTO:RESPONSABILIDADES
ASUNTO:RESPONSABILIDADES
DE:
PGREEMPLAZA://
EntrelasresponsabilidadesparalaelaboracindelManual,sedestacanlassiguientes:
La unidad deOrganizaciny Mtodos conjuntamente con la unidad de Almacn y launidad de Compra es
responsabledelaelaboracin,revisin,actualizacin,distribucindelpresenteManual.
ElConsejoDirectivoeselencargadodelaaprobacindelManual.
Todas las modificaciones que requieran los usuarios debern ser discutidos por el Consejo Directivo del
IUTEB.
El Manual ser distribuido entre las personas involucradas en los procedimientos que laboren dentro del
InstitutoUniversitariodeTecnologadelestadoBolvar(IUTEB).
ElempleadoaquienseleentregueelManualserresponsabledesucustodia.
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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APROBADOPOR:
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DEPENDENCIA:ALMACN
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PAGINA:13
ASUNTO:USODELMANUAL
ASUNTO:USODELMANUAL
DE:
PGREEMPLAZA://
Este Manual debe ser entregado a cada persona que dentro del Instituto Universitario de Tecnologa del
estadoBolvar,estninvolucradosenlosprocesosdeAlmacn.
El Manual es de uso obligatorio y todo nivel supervisorio ser responsable porque su personal adscrito
conozcaycumplaconlasdisposicionescontenidasenelmismo.
Las observaciones de fondo y forma que deseen realizarse a este Manual debern ser autorizadas por la
UnidaddeAlmacnconjuntamenteconlaUnidaddeOrganizacinyMtodos.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
ASUNTO:REVISIN,REGISTROYMODIFICACIN
PAGINA:14
DE:
PGREEMPLAZA://
LacustodiayactualizacindelManualdeAlmacn,estaracargodedos(2)unidades:
UNIDADDEORGANIZACINYMTODOS.
UNIDADDEALMACN.
La Unidad de Almacn del IUTEB, podr solicitar a la Unidad de Organizacin y Mtodos hacer
conjuntamente las modificaciones que por efecto de la dinmica del Instituto y del mercado consideren
necesarias, as como tambin, podrn proponer la inclusin de aspectos importantes que no hayan sido
contemplados.
Igualmente, las diferentes Unidades del Instituto (usuarios) podrn tambin proponer modificaciones y
actualizacionesquemejorensignificativamenteelproceso,lascualessernanalizadasafindedeterminarla
convenienciadelapropuesta.
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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BOLETNN3201A
PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:PORTADA
PAGINA:15
DE:
PGREEMPLAZA://
PROCEDIMIENTO
RECEPCINDEBIENES
MATERIALESYSUMINISTROS
ELABORADOPOR:
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TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NDICEINTERNO
CONTENIDO
PAGINA:16
DE:
PGREEMPLAZA://
PGINA
17/52
Generalidades
Objetivo
Responsabilidades
Definiciones
Normas
19/52
DescripcindelProcedimiento
22/52
Flujograma
Anexo
Formularios
Anexo
Instruccionesdelllenadodelformulario
25/52
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
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Fecha:
Unidad:
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BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:GENERALIDADES
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
PAGINA:17
DE:
PGREEMPLAZA://
OBJETIVO:
EstablecerlasnormasyprocedimientosaseguirpararealizarlaRecepcindeMaterialesySuministrosenla
unidaddeAlmacndelIUTEB.
RESPONSABILIDADES:
ResponsabledeAlmacn(AdministradorII,Lic.TwiggySanchez):Esresponsabledevelarporelregistro
del ingreso de materiales, bienes y suministro solicitados por los responsables de proyectos, adems de
verificarquelosartculosrecibidos,concuerdenconloestablecidosenelcontrato(ordendecompra).
AsistenteAdministrativoIII,TSU.JacoboRamirez:Esresponsabledealmacenarydistribuirlosartculosde
acuerdo a las solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adems de realizar el registro de
controldeentregaysalidadematerialesdelaUnidaddeAlmacn.
ResponsabledeBienesNacionales(AnalistadeOrganizacin yMtodosI,TSU.RobinsonBonett):Es
responsablederealizarelcontrolperceptivodelosbienesconjuntamenteconlaunidaddeAlmacnylaunidad
SolicitanteoresponsabledeProyectoyestamparelcdigodeBienesNacionales.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
PAGINA:18
DE:
PGREEMPLAZA://
DEFINICIONES:
Recepcin, entrega y control de existencia: La recepcin de materiales constituye el punto clave en
cualquiersistemadedistribucinyentrega,tantoenlarecepcin,comoenlaentregadematerialesyenel
control de las existencias, se emplean tcnicas de contabilidad en estos registros, adems se utilizan
documentos administrativos tales como requisicin, notas de pedido, ordenes de compra, notas de entrega,
etc;queindicanlascantidades,precios,caractersticas,especificacionestcnicasdemateriales,ascomolos
diversosformatosdecontrol.Losregistroscontables,losdocumentosadministrativosylosdiferentesformatos,
permiten establecer tanto los controles de existencias, as como los inventarios fsicos en cantidades y los
inventariosentrminosmonetarios(endinero).Unpermanentecontroldelosinventariosfsicosevita,deno
existirotrascausas,elincumplimientodelasmetasoprestacindelosserviciosenformaoportunaporfaltade
material.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
PROCESO:RECEPCINDEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
PROCESO:RECEPCINDEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:19
1.
DE:
PGREEMPLAZA://
La Responsable de Almacn debe comenzar el proceso de recepcin de mercanca luego de

recibiryrevisarlasiguientedocumentacin:
Originalydos(2)copiasdelafactura.
Originalydos(2)copiasdenotadeentrega.(encasodeseracrdito).
Encasodeserunbien,ladocumentacindelmismo.
6.
LaResponsabledeAlmacnencompaadelaunidadSolicitante(ResponsabledelProyecto)
sern los encargados de revisar el estado de los materiales y suministros y verificar que las
caractersticasdelosmismosseanlasespecificadasenlaordendecompra,igualmenteparala
factura.Encasoquelasituacinloameritesedebeconsultaralresponsabledecompraparalas
revisionescorrespondientesyalosTcnicoEspecializadosdelaInstitucin.Paralarecepcinde
bieneselcontrolperceptivoserealizarencompaadelResponsabledeBienesNacionales.
8.
Los bienes, materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisicin,
produccin,construccinointercambio.
10.
LaunidaddeAlmacn,luegoderecibirlamercancaenoptimascondicionesycumpliendoconel
contratodebefirmarysellarlafacturaylanotadeentrega.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
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Fecha:
Unidad:
Firma:
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RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:20
1.
DE:
PGREEMPLAZA://
LaunidaddeAlmacndeberealizartodoslosregistrosqueestablecenlasleyesalmomentode
ingresar un bien a la Institucin, tomando en cuenta las caractersticas el valor original de
adquisicin,produccin,construccinointercambio.
3.
Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes muebles del Sector Pblico
Nacional debe velar por su buen uso y conservacin y adoptar las medidas que corresponden
parafacilitarsucorrectoregistroycontrol.
5.
LasActasserealizarnenlossiguientescasos:
g)
En caso de que el proveedor no entregue la documentacin correcta, se dar un tiempo de

recepcindefinidoporlaunidaddeAlmacn.
b)Encasodenorecibirtodalacantidaddebienes,materialesysuministrosestipuladosenlaordende
comprapornocumplirconlascondicionesoestarenmalestado,solamenteserecibirmediante
un acta parcial la cantidad que cumpla con el contrato. La cantidad restante se devolver
medianteestamismaacta.
c)Alrecibirsegrandescantidadesdebienesyporcircunstanciadeespaciofsico,horarioderecepcin;
nosepuedarealizarenundaelchequeodelosbienes,seelaborarelactaderecepcinparcial
poreltiempoquelleveelproceso.Luegodeculminarserealizarelactadefinitiva.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:21
DE:
PGREEMPLAZA://
d)Cuandopordiversascircunstanciasnoseencuentrecompletoelequipoconformadoporlaunidadde
Almacn, unidad de Compra, unidad Solicitante (Responsable de Proyecto) y el tcnico
especialista,yseaindispensablelapresenciadetodosoalmenosunoenespecialporeltipode
adquisicin;seelaboraelactaderecepcinparcial.Posteriormentedequeelbiensearevisado
por la unidad que no estuvo presente y este de acuerdo con la compra se realizar el acta
definitiva.Eltiempodeesperaserdefinido porlaunidaddeAlmacntomandoencuentala
gestindemismo.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
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Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
PAGINA:22
DE:
PGREEMPLAZA://
ACCIN
1.
Recibe del Proveedor los artculos con la siguiente

documentacin:
notadeentrega(Ventaacrdito)
Facturaenoriginalycopias
OriginalOrdendeCompra(F3402A1)
DocumentacindelBien.(EncasodeserunBien).
7.
Verifica que las caractersticas de los artculos

concuerdenconlaordendecomprayfacturaconayuda
delosfuncionariosestablecidosenlanormaN2deeste
RESPONSABLE
DEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZ
O
ASISTENTE
ADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
procedimiento.
Pudiendosuceder:
J)
Elbien,materialysuministroentregadonocumpleconlo
descritoenlaordendecompra.
12.
SeelaboraunActa(VernormaN.8)especificandoel
hecho, la cual debe ser firmada por el responsable de
Almacn,Proveedorytestigospresentes.
14.
Notifica sus observaciones y asignar fecha y hora de

recepcinalosdocumentosdelproveedor.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
RESPONSABLE
PAGINA:23
DE:
PGREEMPLAZA://
ACCIN
A)
Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no

coincidenconlaordendecompra.
2.
Se elabora un Acta ( Ver norma N.8) con las

observaciones.
3.
RESPONSABLE
DEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZ
O
ASISTENTE
ADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
Informa al proveedor la fecha de entrega de los

documentoscorrectosparapoderprocesarleelpago.
d)
El bien, material y suministro entregado cumple con lo

descritoenlaordendecompraylosdatosdelaNotade
Entregay/ofacturacoincidenconlaordendecompra.
Encasodesermaterialesysuministros:
7.
Realizaelcontrolperceptivo.ProcedeaelaborarelActa
deRecepcinDefinitivaenoriginalydos(2)copias.
EncasodeserBienes
10.
Realizan el control perceptivo. Ver norma N2 de este

procedimiento.
RESPONSABLE
DEBIENESNACIONALES
TSU.ROBINSONBONETT
YRESPONSABLE
DEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZ
13.
EstampaelcdigodeBienesNacionales.
RESPONSABLE
DEBIENESNACIONALES
TSU.ROBINSONBONETT
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
RESPONSABLE
PAGINA:24
DE:
PGREEMPLAZA://
ACCIN
1.
Procede a elaborar el Acta de Recepcin Definitiva en

originalydos(2)copias.
2.
Firmaysellalafacturaylanotadeentregaenoriginaly
dos(2)copias.
3.
Entrega al Proveedor copia de la factura y nota de

entrega(encasodeseracrdito).
4.
ArchivacopiaN1delanotadeentregaolafacturay
lascopiasdelActadeRecepcinDefinitiva.
RESPONSABLE
DEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZ
Y
ASISTENTE
ADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
5.
LlenaelComprobantedeIncorporacinF3202A2
yprocedeaenviarloconjuntamenteconcopiadefactura
y copia de acta de recepcin definitiva a la unidad de
Contabilidad.
6.
Envaoriginaldefacturaonotadeentregayeloriginaldel
ActadeRecepcinDefinitivaalaunidaddeCompra.ver
procedimiento Pagos de Proveedores del Manual de
ProcedimientosAdministrativos.
7.
Continua
con
el
procedimientoRegistro
de
Incorporaciones de Bienes, Materiales y Suministros,

boletnN3202A.
FINDEPROCEDIMIENTO
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
PAGINA:25 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADO PGREEMPLAZA://
DistribucindeFactura:
Original:Expediente.
CopiaN1:Proveedor
CopiaN2:Almacn
CopiaN3:Contabilidad
CopiaExtra:BienesNacionales.(EncasodeserunBien).
Formulario:ActaParcial.
Cdigo:F3201A1
Objetivo:Registrarlasobservacionesespecficasdelhecho,dondeseharconstarlos
motivos,reflejandolossuscritospresentes,fechadedevolucin,descripcindelmaterial,
nominacindelproveedorylaidentificacindelInstituto.
PreparacinyDistribucin:
LaunidaddeAlmacnserlaresponsabledeelaborarelActadeDevolucinenoriginaly
dos(2)copias.
Proveedor:1copia.
Contabilidad:1copia.
Almacn:1copia.
Expediente:Original.
Firmas:
ResponsabledeAlmacn.
Testigo.(especificarcargo)
Proveedor
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3201A
PAGINA:26 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
Formulario:ActadeRecepcinDefinitiva.
Cdigo:F3201A2
Objetivo:Registrarlasobservacionesespecficasdelhecho,dondeseharconstareltipo
deincorporacin,reflejandolossuscritospresentes,fechaderecepcin,descripcindel
material,nominacindelproveedorylaidentificacindelInstituto.
PreparacinyDistribucin
LaunidaddeAlmacnserlaresponsabledeelaborarelActadeRecepcinenoriginalyuna(1)copia.
Contabilidad:1copia.
Almacn:1copia.
Expediente:Original.
Firmas:
ResponsablesdeAlmacn.
Testigo.(especificarcargo)
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:PORTADA
PAGINA:27
DE:
PGREEMPLAZA://
PROCEDIMIENTO
REGISTRODEINCORPORACIN
DEBIENESMATERIALESy
SUMINISTROS
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NDICEINTERNO
CONTENIDO
PAGINA:28
DE:
PGREEMPLAZA://
PGINA
29/52
Generalidades
Objetivo
Responsabilidades
Definiciones
Normas
32/52
35/52
Flujograma
Anexo
Formularios
Anexo
36/52
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:29
DE:
PGREEMPLAZA://
OBJETIVO:
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para el registro de las incorporaciones de los bienes,
materialesysuministrosalaInstitucin.
RESPONSABILIDADES:
Responsable de Almacn (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de mantener un
registroeficientedeincorporacionesdebienesmateriales y suministrosde acuerdoa lasnormativas legales
vigentes.
ResponsabledeBienesNacionales(AnalistadeOrganizacin yMtodosI,TSU.RobinsonBonett):Es
responsabledelregistrodelosdiferentesmovimientosdelosbienesnacionalesdelaInstitucin.
DEFINICIONES:
Bienes nacionales: Son considerados bienes patrimoniales del estado, estn regidos por las normas
ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier negociacin de ndole privada y patrimonial y
estnsometidosalasreglassobreenajenacin,prescripcin,etc.Losbienesnacionalessonlosinmuebles,
muebles,derechosyacciones,queporcualquierttuloentraronaformarpartedelPatrimoniodelaNacin,al
constituirse sta en estado soberano. Tambin son bienes nacionales, aquellos que por cualquier ttulo
adquiera o haya adquirido la Nacin o se haya destinado o se destinare a algn establecimiento pblico
nacional.
Losbienesmuebleseinmueblesqueseencuentrenenelterritorionacionalynotengandueo.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:30
DE:
PGREEMPLAZA://
DEFINICIONES:(Continuacin)
TiposdeIncorporacin:
Compras:Pararegistrarlasadquisicionesdebienesymaterialesqueseefectendeacuerdoconlasnormas
legalesyadministrativasaplicables.
Inventarioinicial:Pararegistrarlosbienesmueblesymaterialesexistentesalafechadeincorporarunanueva
dependenciaalsistemadecontabilidad.
Omisineninventarioinicial:Pararegistrarbienesymaterialesnoincluidosenelinventarioinicial.
Devolucindebienesymaterialesrobados,hurtadosoperdidos:Paraincorporarlosbienesymateriales
recuperadosquesehabandesincorporadoporrobo,hurtooprdidanoculposa.
AparicindebienesyMaterialesdesincorporadosporcausasimputablesafuncionariosoempleados:
Para incorporar los bienes y materiales desincorporados por robo, hurto o desaparicin imputables a sus
administradoresocustodia.
Donaciones:Paraincorporarlosbienesymaterialesdonadosuobsequiadosattulogratuito,procedentesde
personasoentidadesnonacionales.
Ingreso provisional de bienes dados en comodato: Para registrar bienes con contrato de comodato. Los
bienesregistradosconestecdigosedepreciarnslosiingresandefinitivamente.Estosbienesdebernser
controladosfsicamenteafindecadaejerciciofiscal,porlocualelsistemadeberemitirunanuevaplanillade
cargo, que deber ser firmada por los responsables patrimoniales primario, de uso o del almacn, segn
corresponda.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:31
DE:
PGREEMPLAZA://
DEFINICIONES:(Continuacin)
Modalidades
Ingresodefinitivodebienesdadosencomodato:Pararegistrardefinitivamentelosbienes
quehabansidoingresadosprovisionalmenteporestarensituacindecomodato.
Fabricacin o produccin de materiales y bienes: Para incorporar los materiales y bienes producidos,
transformadosomanufacturadosentalleresdelasdependenciasdelaAdministracinPblica
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:32
DE:
PGREEMPLAZA://
ControldelosMateriales:
1.
Los materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisicin, produccin,
construccinointercambio.
4.
Elcontrolintegraldelosmaterialesysuministrosadscritosacadaorganismodeberllevarseen
formacentralizadaencadaUnidadEjecutoraLocal.
3.
Los Materiales y suministros deben clasificarse de acuerdo al clasificador presupuestario de la

Institucin.
4.
Enelcasodematerialescuyodeterioroseairreversible,deberprocurarselamayorrecuperacin
econmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventadelasmismas.
7.
Trimestralmente la unidad de Almacn deber conciliar el monto de los bienes, materiales y

suministrosincorporadosporelconceptoRecepcindebienesmaterialesysuministrosconel
registrodeincorporacionesdelaunidaddeContabilidad.
8.
la unidad de Almacn para administrar los materiales del IUTEB debe mantener un registro y
controldemovimientoconlassiguientesplanillas:
ExistenciaysuValoracin.
Recursosasignadosalasdistintascategorasprogramticas.
DistribucinFsica.
AsignacinaResponsablesPatrimoniales.
Incorporacin,reasignacionesydesincorporacionesproducidasenunperodo.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:33
DE:
PGREEMPLAZA://
7.
LaunidaddeAlmacndebeverificarlosiguiente:
Silosmaterialesrealmenteexisten.
Siestnrealmenteasignadosalosproyectosimpuestos.
Sielmaterialestsiendoutilizadoeficientemente.
Sielestadodemantenimientoeseladecuado.
Silosmaterialesestnsiendoutilizadoparalosfinesprevistos.
7.
Lasverificacionesdebenefectuarseconcontinuidadyconlafrecuenciaquepermitaladeteccin
temprana de diferencias y de posibles problemas operativos del programa de los materiales y
suministros.
ControldelosBienesMuebles:
9.
Los bienes muebles se deben registrar por el valor original de adquisicin, produccin,
construccinointercambio.Lossemovientesseregistrarnalpreciodeterminadoporcomisinde
peritosavaluadores.
10.
SloseregistrarnenlacontabilidadlosbienespatrimonialesdeldominioprivadodelaNacin
destinados al servicio oficial o a cumplir finalidades especficas del servicio pblico; por
consiguiente,noseregistrarncontablementelosbienesdelosentesdescentralizadosterritorialy
funcionalmente.
11.
En el caso de bienes nacionales muebles cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la
mayorrecuperacineconmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventade
lasmismas.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:34
12.
DE:
PGREEMPLAZA://
LosFuncionariosadscritosaAlmacnconjuntamenteconelresponsabledeBienesNacionales
debenllenarlossiguientesregistrosparalasdiferentesmodalidadesdeincorporacin:
a.
Fichadelbien.
b.
ComprobantedeIncorporacin.
c.
Actualizacindelregistrodeexistencia.
d.
Actualizacindelregistroauxiliardebienesmuebles.
13.
La responsable de Contabilidad debe asentar la modalidad de incorporacin en los libros

contablescorrespondientes,verificandolosrespaldosdeautenticidaddelhecho.
14.
ElResponsabledeBienesNacionalesdebeestamparelnmerodelinventariodelbien,antesde
distribuirloalaunidadSolicitante.
15.
Para administrar los bienes del IUTEB debe mantenerse un registro y control de movimientos
conlassiguientesplanillas:
a.
ExistenciaysuValoracin.
b.
Recursosasignadosalasdistintascategorasprogramticas.
c.
DistribucinFsica.
d.
AsignacinaResponsablesPatrimoniales.
e.
Incorporacin,reasignacionesydesincorporacionesproducidasenunperodo.
16.
ElResponsabledeBienesNacionalesdebeverificarlosiguiente:
Silosbienesrealmenteexisten.
Siestnrealmenteasignadosalosproyectosimpuestos.
Sielbienestsiendoutilizadoeficientemente.
Sielestadodemantenimientoeseladecuado.
Silosbienesestnsiendoutilizadoparalosfinesprevistos.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
RESPONSABLE
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
PAGINA:35
DE:
PGREEMPLAZA://
ACCIN
Elprocedimientoaseguireselllenadodelosregistros
queacontinuacinselepresenta.(verinstrucciones
dellenado).
Creacindelafichadelbien.
ComprobantedeIncorporacin.
ActualizacindelRegistrodeAuxiliardeAlmacn
RegistroAuxiliar.
TarjetadeEstante.
Nota:Luegoderealizarlosregistroscorrespondientes,continuaconlaaccinN5del
procedimientoEntregadeBienes,MaterialesySuministros,boletnN3202B.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:36 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
Formulario:FichadelBienMueble
Cdigo:F3202A1
Objetivo:Mantenerregistradalascaractersticas,movimientos,vidatilytodala
informacinrelevantequedescribaunbienenelIUTEB.Elmismoseelaboraalmomento
deingresarlascaractersticasdelbienalinventariodebienesnacionalesdelaunidadde
Almacn.
ElresponsabledelaunidaddeBienesNacionalesdellenarelformatoenoriginalycopia.
LacopiareposarenlaunidaddeAlmacn.
LlenadodelFormulario:
1.
NdeInventariodelBien:Coloqueelnmerodeinventarioasignadoacadabien.
2.
DescripcinEspecficadelBien:Sealelosdetallesmsrelevantesdecadabien.
3.
ValorUnitariodelBien:Valordeadquisicindecadabien.
4.
Cdigo del Concepto de Incorporacin: Coloque el nmero que identifique la modalidad de la

incorporacin(segntabladeincorporaciones).
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADO
1.
PAGINA:37
DE:
PGREEMPLAZA://
Concepto de la Incorporacin: Indique la modalidad de la incorporacin, segn la tabla de

incorporaciones.
2.
NmeroyFechadeIncorporacin:Coloqueelnmeroquelecorrespondealaincorporacinyla
fechadelamisma.
3.
Cdigo de la Imputacin Presupuestaria: Indique el cdigo presupuestario asignados a la partida

queseestejecutando.
4.
OrdendeCompraoDocumento:IndiqueelnmerodelaordendeCompraylafechadeemisin.
5.
Proveedor:Coloqueelnombre,ceduladeidentidaddelProveedor.Indiquelaraznsocial,registrode
informacinfiscalyelnmerodeinformacintributariadelproveedor.
6.
OrdendePago:Indiqueelnmerodelaordendepagoylafechadeemisin.
7.
CuentaBancaria:ColoquenmeroytipodecuentabancariadelIUTEB.
Indiqueelnmerodechequeyelnmerodecuentaaabonar.
Coloqueelnmeroylafechadelasolicituddefondosdecajachica.
Agregueelnmeroderendicin.
11.
ResponsablePatrimonialPrimario:ColoqueelnombrecompletodelDirectordelInstituto.
ColoquelacduladeidentidaddelDirectordelInstituto.
13.
CorresponsabledeUso:Escribaapellidosynombredelapersonaquesolicitael
prstamo.
14.
ReasignacindelBien:Indiqueelcdigoqueidentifiqueeltipodereasignacin,segnelcatalogode
modalidadesdereasignaciones.
Coloquela fecha de la reasignacin. Indiqueel Nombre completo y la cdula del coordinador del
departamentodondeserreasignadoelbien.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
PAGINA:38
DE:
PGREEMPLAZA://
1.
ConservacindelBien:VidatildelBien:Indiquelavidatilenaosdelbien.
2.
Valor Residual del Bien: Luego de realizar los clculos de depreciacin, indique el valor
residualdelbien.
3.
FechadeRotulacin: Indiquelafechaderotulacin.Indiqueelestadodeconservacindelbien,
especificandoladescripcinylafechadelaultimaverificacin.
4.
ContratodeMantenimiento:Indiqueelnmerodelcontrato.
Indiquelaraznsocialdelproveedoronombre,apellidoycduladeidentidad.
Indiqueelregistrodeinformacinfiscalyelnmerodeinformacintributaria.
19.PlizadeSeguro:Indiqueelnmerodelapliza,nombredelaaseguradora.
Indiqueelinicioyelfindelacobertura.
Coloquelafechadevigenciayelmontodelapliza.
20.Desincorporacin:
Indiqueelcdigoqueidentifiqueeltipodedesincorporacin,segnelcatalogo
modalidadesdedesincorporacin
Indiquelamodalidaddeladesincorporacin,segnlatabladeconceptosde
desincorporacin.
Indiquelafechadeladesincorporacin.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:39 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
Formulario:ComprobantedeIncorporacin.
Cdigo:F3202A2
Objetivo:Mantenerregistradalasincorporacionesdelosbienesmuebles,materialesy
suministrosalIUTEB.
SepreparaenlaunidaddeAlmacn.Seelaboraenoriginalyuna(1)copia.
Original:UnidaddeAlmacn.
CopiaN1:Direccin.
EncasodeserunbienentregacopiaalaunidaddeBienesNacionales.
1.Nmero:Indicarelnmeroasignadoalcomprobante
2.Fecha:Indicarda,mesyaoenqueserealizalaincorporacin
3.Seleccin:Marqueconunaequis(x)silaincorporacincorrespondeaunbienmuebleoaunmaterial.
4.Organismo:Cdigoydenominacindelorganismosegntabla.
5.UnidadAdministradora:CdigoydenominacindelaUnidadEjecutoraLocal.
6.DependenciaUsuaria:CdigoydenominacindelaResponsabledelProyecto.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
PAGINA:40
DE:
PGREEMPLAZA://
7.ResponsableDelAlmacn:CdigoyDenominacindelAlmacn.
CduladeIdentidad,ApellidosyNombres,CargodelResponsabledelAlmacn.
8.Cantidad:Indicarnmerodebienesquesernincorporados
9. Cdigo de Catalogo: Cdigo que segn el Catlogo de Bienes y Materiales le corresponde al bien o
materialqueseincorpora.
10.NumeroDeInventario:Indicarnmeroasignadoalbienenelinventario.
11.Descripcin:Coloquenombreydemsespecificacionesqueidentifiquenalbien.
12.Incorporacin:Cdigoydenominacindelconceptodeincorporacinsegntabla
13.ValorUnitario:Indiqueelvalordeadquisicindelbien,siesconocido,oelqueresultedelavalo
correspondiente.
14.ValorTotal:Seobtienedemultiplicarlacantidaddelosbienesomaterialesporelvalorunitarioasignadoa
losmismos.
15.ResponsablePatrimonialPrimario:
Ceduladeidentidad:nmerodelacduladelResponsablePatrimonialPrimario
Apellidosynombres:ApellidosyNombredelResponsablePatrimonialPrimario
Cargo:DenominacindelcargoqueocupaelResponsablePatrimonailPrimario.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:41 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
Formulario:RegistroAuxiliardeExistenciaEnAlmacn
Cdigo:F3202A3
Objetivo:Mantenerregistradalosmovimientosdelosbienesymaterialesenelalmacn.
CopiaN1:Administracin.
Fecha:Indiqueelda,mesyaodelmovimientodelbien,materialysuministro.
Presupuestario:
Cdigo:Indiqueelcdigopresupuestario.
Descripcin:Sealeladescripcindelamodalidaddeingresoaalmacn.
TipodeMovimientoIndiquecdigoydenominacindeltipodemovimiento(incorporacin,desincorporacino
reasignacin,segntablas).
Entradas:
Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienomaterialqueseincorpore.
ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterial.
ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumna"cantidad"porelmontodelpreciounitario.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
PAGINA:42
DE:
PGREEMPLAZA://
Salidas:
Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienomaterialquesedesincorpore.
ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterial.
ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumna"cantidad"porelmontodelpreciounitario.
Existencias:
Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienoalmacnexistenteenelalmacn.
ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterialexistenteenelalmacn
ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumnacantidadporelmontodelpreciounitario.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
PAGINA:43 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
Formulario:RegistroAuxiliar.
Cdigo:F3202A4
Objetivo:Identificarlaubicacingeogrficaylosresponsablespatrimonialesprimarioyporuso,ascomolos
movimientosdelosbienesdelorganismo.
CopiaN1:Administracin.
NDeInventarioDelBien:Colocarnmerodecontrolasignadoacadabien.
Descripcin:Nombreydescripcindelbienydemsespecificacionesnecesariasparasuidentificacin.
Incorporacin:
Fecha:Da,mesyaoenqueseincorporaelbien.
Cdigo:Indicarnmeroporconceptodeincorporacin.Segntabladeincorporacin.
Concepto:Indicarelconceptodeincorporacin.SegntabladeIncorporacin.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202A
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
PAGINA:44
DE:
PGREEMPLAZA://
Reasignacin:
Fecha:Da,mesyaoenquesereasignaelbien.
Cdigo:Indicarelnmerodelareasignacin.SegntabladeResiagnaciones.
Concepto:Indicarelconceptodelareasignacin.SegntabladeReasignaciones.
Desincorporacin:
Fecha:Da,mesyaoenquesedesincorporaelbien.
Cdigo:IndicarelnmerodeladesincorporacinSegntabladeDesincorporaciones
Concepto:Definirconceptodeladesincorporacin.SegntabladeDesincorporaciones
ValorDelBien:
Indicarelvalordelbiensegnlibros.
UltimaVerificacin:
Fecha:Da,mesyaoenquesehizolaltimaverificacin.
Cdigo:Cdigodelestadodeconservacindelbien,segntabla.
Verificador:Apellidos,nombreycduladeidentidaddelverificador.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PROCESO:
PROCESO:ENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:PORTADA
PAGINA:45
DE:
PGREEMPLAZA://
PROCEDIMIENTO
ENTREGADEBIENES
MATERIALESYSUMINISTROS
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PROCESO:ENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NDICEINTERNO
CONTENIDO
PAGINA:46
DE:
PGREEMPLAZA://
PGINA
47/52
Generalidades
Objetivo
Responsabilidades
Definiciones
Normas
49/52
50/52
Flujograma
Anexo
Formularios
Anexo
51/52
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALES
PROCESO:
PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PAGINA:47
DE:
PGREEMPLAZA://
OBJETIVO:
ManteneruncontroldeentregadeBienes,materialesysuministrosalasdiferentesunidadesdelIUTEB.
RESPONSABILIDADES:
ResponsabledeAlmacn(AdministradorII,Lic.TwiggySanchez):Esresponsabledevelarporelregistro
eficientedeentregadematerialesalosresponsabledeproyectos
AsistenteAdministrativoIII,TSU.JacoboRamirez:Esresponsabledealmacenarydistribuirlosartculosde
a cuerdo a los solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adems de realizar el registro de
controldeentregaysalidadematerialesdelaUnidaddealmacn.
DEFINICIONES:
Almacenamiento: Es una funcin tcnica de control, cuido y de preservacin del material; comprende un
conjuntodeactividades,tareasydeprocedimientosrelacionadosconlarecepcin,clasificacin,codificacin,
manejo,preservacin,localizacin,ubicacin,controldeexistencias,entregaodespachoyenalgunoscasosel
reembalaje, cuya finalidad es evitar las prdidas, los deterioros, y los faltantes por otorgamiento, as como
entregarlosbienesoportunamenteyenoptimascondicionesdeuso.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALES
PROCESO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PAGINA:48
DE:
PGREEMPLAZA://
Recepcin, entrega y control de existencia: La recepcin de materiales constituye el punto clave en

cualquiersistemadedistribucinyentrega,tantoenlarecepcin,comoenlaentregadematerialesyenel
control de las existencias, se emplean tcnicas de contabilidad en estos registros, adems se utilizan
documentos administrativos tales como requisicin, notas de pedido, ordenes de compra, notas de entrega,
etc;queindicanlascantidades,precios,caractersticas,especificacionestcnicasdemateriales,ascomolos
diversosformatosdecontrol.Losregistroscontables,losdocumentosadministrativosylosdiferentesformatos,
permiten establecer tanto los controles de existencias, as como los inventarios fsicos en cantidades y los
inventariosentrminosmonetarios(endinero).Unpermanentecontroldelosinventariosfsicosevita,deno
existirotrascausas,elincumplimientodelasmetasoprestacindelosserviciosenformaoportunaporfaltade
material.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PROCESO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:NORMAS
PAGINA:49
1.
DE:
PGREEMPLAZA://
Laentregadebienes,materialesysuministrosserealizarmedianteelformatoComprobante
deEntregaenoriginalyuna(1)copia.
2.
Laentregamaterialesactualizarlossiguientesregistros:
Tarjetadeestantes.
RegistroAuxiliardeMateriales
AuxiliardeexistenciaenAlmacn.
6.
Todoresponsablepor la tenencia,uso o custodia de los bienes ymaterialesdelSectorPblico

NacionalResponsablePatrimonialPorUso(RPU)debevelarporsubuenusoyconservaciny
adoptarlasmedidasquecorrespondenparafacilitarsucorrectoregistroycontrol.Atalfin,estn
obligadosacumplimentarlasnormasyprocedimientosqueseestablezcanpararealizarcualquier
actoy/oparainformarcualquierhechoqueimpliquemodificacindelasituacindelosmateriales
queselehanasignadoynopodrnadquirir,transferirnidesincorporartalesbienes,porningn
ttulo,sinsujecinalasdisposicioneslegalesyprocedimientospreviamenteestablecido.
4.
En el caso de bienes y materiales cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la mayor
recuperacin econmica posiblemediante elaprovechamiento de sus parteso porventadelas
mismas.
5.
Es responsabilidad del coordinador de la dependencia elaborar un acta en caso de que se

detecten faltantes de materiales para dejar constancia de tal situacin. Dicha acta deber ser
avaladaporeljefedeladependencia,oquienhagasusveces,ypordospersonasms.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PROCESO:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
RESPONSABLE
PAGINA:50
DE:
PGREEMPLAZA://
ACCIN
1.
Recibe el formulario requisicin F3401A1 en original y

copia.
2.
Llenaelcomprobantedeentrega,formulario(F3202B1)
enoriginalycopia.
Silaexistenciaesparcial:
4.
RESPONSABLE
DEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZ
Y
ASISTENTE
ADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
Indica en el F3202B1 que la entrega es parcial, y

entrega al Solicitante la copia del mismo junto a la
mercanca.
5.
Realiza un registro de la cantidad de materiales que no

hay disponibles para las solicitudes mediante el
procedimientoRequisicinboletn3401A,AccinN6.
Siexistenlosbienes,materialesysuministroscompletos:
7.
Entrega a la unidad Solicitante los bienes, materiales y

suministrosjuntoalacopiadelF3202B1.
8.
ArchivalaoriginaldelF3202B1.
9.
Actualizalossiguientesregistros:
Tarjetadeestantedelosmateriales.
RegistroAuxiliar.
AuxiliardeexistenciaenAlmacn.
FINDEPROCEDIMIENTO
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PAGINA:51 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:
Formulario:ComprobantedeEntrega
Cdigo:F3202B1
Objetivo:Registrarlasentregadebienes,materialesysuministrosenAlmacn.
LaunidaddeAlmacnserelresponsabledellenarelformatoenoriginalycopia.Elmismo
archivaralaoriginal.
17.
N:Nmeroconsecutivoasignadoalcomprobantedeentrega.
18.
Fecha:Da,mesyaoenqueserealizalaentregadelosbienesomateriales.
19.
RequisicinN:Indiqueelnmeroasignadoalarequisicinquegeneroelcomprobantedeentrega.
20.
Responsable de Almacn: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de
Almacn.
21.
Cantidad:Indiquelacantidaddebienesomaterialesqueseentregarn.
22.
Cdigo Presupuestario: Coloque nmero del bien o material segn tabla de catlogo
correspondiente.
23.
NmerodeInventario:Coloquenmerodeinventarioasignadoacadabien.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:
BOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
BOLETNN3202B
PAGINA:52 DE:
DEPENDENCIA:ALMACN
ASUNTO:
DEPENDENCIA:
2.
N:Nmeroconsecutivoasignadoalcomprobantedeentrega.
3.
Fecha:Da,mesyaoenqueserealizalaentregadelosbienesomateriales.
4.
RequisicinN:Indiqueelnmeroasignadoalarequisicinquegeneroelcomprobantedeentrega.
5.
Responsable de Almacn: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de
Almacn.
6.
Cantidad:Indiquelacantidaddebienesomaterialesqueseentregarn.
7.
Cdigo Presupuestario: Coloque nmero del bien o material segn tabla de catlogo
correspondiente.
8.
NmerodeInventario:Coloquenmerodeinventarioasignadoacadabien.
9.
Descripcin:Nombreydescripcindelbien(es)omaterial(es)ydemsespecificacionesnecesarias
parasuidentificacin.
10.
Valor:
Unitario:Valordeadquisicindelbienomaterial
Total:Multipliqueelvalorunitarioporlacantidaddelosbienesymateriales.
13.
Despachador:Firmaysellodeldespachador.
14.
DependenciaUsuaria:Indiqueelapellidoynombres,C.I.,firmadelCoordinadorylaidentificacinde
launidad.
ELABORADOPOR:
REVISADOPOR:
TSU/OscarMarn
Fecha:Feb06
Firma:
APROBADOPOR:
Fecha:
Unidad:
Firma:
Fecha:
Unidad:
Firma:

Manual de Almacen IUTEB

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