UNIVERSIDAD GALILEO

FISSICC IDEA
LITAE
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 SAB 08:00 AM
PROCEF PETN
DOUBLAS JAVIER MEJA GARCA

Tarea 2
Semana 5

Njera Garca, Douglas Alejandro

IDE13241009
Sbado 14/02/2015

INTRODUCCIN

La informacin es uno de los principales activos estratgicos dentro de las

organizaciones, ya que se puede utilizar para tomar decisiones importante dentro de la
empresa, pero tambin se le puede acceder, robar, adulterar, etc. Por lo que a continuacin
pondremos en prctica los conocimientos adquiridos sobre automatizacin de procesos
administrativos, con respecto a la informacin. Utilizaremos cierta problemtica que sufre el
rea de ventas de la empresa el sper mueble de oficina, para identificar los problemas,
analizarlos, y sobre todo proponer soluciones, que nos permitan mejorar el proceso de
informacin en el rea de ventas.

OBJETIVOS

Adquirir los conocimientos necesarios para identificar los problemas de la informacin

dentro de las diversas reas dentro de una empresa

Comprender y Analizar lo que es la Productividad (objetivo que se viene arrastrando

desde el ejercicio anterior, pero es importante).

Saber la diferencia entre los diversos sistemas de informacin.

Identificar qu tipos de sistemas se necesitan en diversas reas de la empresa, y segn

la necesidad que se tenga.

ANLISIS DEL PROBLEMA Y PROPUESTAS DE SOLUCINES

Primero debemos verificar el proceso de flujo de informacin para determinar el fallo en el

orden, y en base a esto identificar donde estn los errores, implementar un proceso de
verificacin de cdigos de productos, en el cual, quede almacenados los cdigos de los
productos lo ms exactos posibles.

Se debe trabajar por responsabilidades, y manejar criterios de confidencialidad con la

informacin que trabaja, los empleados de cada rea sern responsables de su informacin. Y
debern brindarla nicamente a quienes deben segn la estructura organizacional. As mismos
establecer entre las normas de la empresa, incisos en los que se castigue a quienes se
encuentren intentando accesar o manipular informacin que no le compete. Si el acceso a la
informacin fuese por medio de un programa informtico, es posible establecer medios de
autenticacin para que nicamente puedan acceder a los datos, los empleados con privilegios
para ello.

Para Segmentar clientes correctamente ser necesario implementar una base de datos que
recoja, al menos, los datos transaccionales, generados cuando dichos clientes adquieren
bienes o servicios que ofrece la empresa. De esta manera los clasificaremos, por regularidad,
frecuencia de compra, tipo de gastos, tipo de productos que gusta comprar, de esta forma
sabremos que tipos de clientes tenemos y podrimos esa informacin para planear y para tomar
decisiones

Para minimizar el tiempo al procesar los datos, y de esta forma evitar el atraso en respuesta a
clientes, debemos determinar en base a un flujograma los pasos para el procesamiento de
datos, tanto pasos fsicos como procesos informticos, para que en base a esto se pueda hacer
una reingeniera al proceso, automatizar muchos de los procesos, y de esta forma mejorar la
productividad y evitar el atraso en respuesta a los clientes.

Para evitar la Subjetividad e inexactitud de la previsin de ventas, lo que debemos hacer es

analizar los sistemas de elaboracin de presupuestos empresariales, debemos realizar un
anlisis al clculo que hace el departamento comercial de la empresa sobre el volumen de
ventas que realizar el ao prximo, y en base a esto determinar si existen errores en el
clculo, se est realizando una previsin fuera de valores alcanzables o se est omitiendo algn
paso indispensable en la exactitud de los datos. El anlisis del clculo de previsin de ventas
deber hacerlo otra persona, y no el mismo personal que facilita la informacin, de esta forma
se evita que el problema se analice nicamente por un solo punto de vista.
Recordemos que la realizacin de una correcta previsin de ventas es vital para la empresa
puesto que de ella se deriva el presupuesto de ingresos y de gastos y por consiguiente, las
previsiones de fabricacin, aprovisionamiento, logstica, recursos humanos, entre otros.

PROPUESTA DE CMO PROTEGER LA INFORMACIN EN EL DEPARTAMENTO DE

VENTAS

Para resguardar y proteger la informacin en el Departamento de Ventas, debemos buscar las

mejores formas para mantener la confidencialidad, asegurar la disponibilidad, y la integridad de
la misma, verificando tambin que sea oportuna y concisa.
Para esto se pueden implementar polticas de confidencialidad, estipular reglas, implementar
sanciones a quienes hagan mal uso de la informacin, y crear mtodos de autenticacin, para
que de esta manera se garantice que la informacin de ventas ser accesible nicamente para
personal autorizado. Para garantizar que la informacin sea Oportuna y est disponible,
debemos analizar la manera en la que se resguarda la informacin, que tan accesible es y cun
segura est, y de esta manera automatizar y optimizar el proceso de resguardo y bsqueda de
la informacin, para que de esta forma nos aseguremos que la informacin siempre va a estar
disponible y en el momento oportuno.
Tambin debemos asegurarnos que la manipulacin de la informacin de ventas no sea
alterada o modificada, para esto podemos analizar el proceso del flujo de la informacin,
determinar en qu se puede mejorar y los riesgos que puede correr, en base a esto
implementar las modificaciones necesarias que nos permitan asegurar que la informacin
siempre ntegra y por supuesto que podemos confiar plenamente en ella.

ANLISIS Y PROPUESTAS DE SISTEMAS DE INFORMACIN QUE PERMITAN MEJORAR

EL MANEJO DE LA INFORMACIN, COMUNICACIN Y ELEVAR LA PRODUCTIVIDAD EN
EL REA DE VENTAS.

Para mejorar el manejo de la informacin, propongo implementar el uso de Programas de

Manipulacin de Datos, como procesadores de Palabras, Hojas de Clculo, paquetes
estadsticos, Administradores de Bases de datos.

Para mejorar la Comunicacin, propongo el uso de correos electrnicos, videoconferencias,

sistemas de radio, en los que se puede informar a los interesados sobre el proceso que lleva la
informacin relevante en el rea de ventas.

Para aumentar la productividad propongo, el uso de suites ofimticas, gestores de tareas,

grabadores de discos, compresores de archivos, Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones.
Pero sobre todo Sistemas de Procesamiento de Transacciones, que permitirn administrar
adecuadamente las actividades de ventas, recordemos que como dice en el libro en el cual me
he basado para realizar el presente trabajo, Los sistemas de procesamiento de transacciones,
son sistemas que apoyan las operaciones de la organizacin y son la base para la generacin
de los sistemas de informacin empresario o de inteligencia empresarial.

CONCLUSIN

En base a la realizacin del presente trabajo, puedo decir que, he puesto en prctica los
conocimientos adquiridos para identificar los problemas que aquejan a las empresas, realizar
anlisis de ellos y proponer soluciones, haciendo nfasis en la importancia que tiene la
informacin como activo estratgico de las Organizaciones. He aprendido tambin a identificar
que sistemas de informacin de adecuan ms para mejorar el proceso de informacin,
comunicacin y la productividad.

RECOMENDACIONES
-

Analizar la importancia que tienen los sistemas de informacin en las Organizaciones.

Practicar el usos de sistemas de informacin para mejorar la informacin, comunicacin

y productividad dentro de la empresa.

Poner en prctica los conocimientos adquiridos en el presente ejercicio prctico.