1

Figura 4.1

Mantenimiento dentro de la estructura organizacional de una microempresa.

El gerente o dueo, quien normalmente esta a cargo de la produccin y de las ventas, debe
incluir dentro de sus funciones el direccionamiento de las actividades de mantenimiento.

Gerente, Jefe de Produccin,

mantenimiento y ventas

Secretaria
^
->

Operario 1________^
Operario 2
Operario 3

La conformacin de un rea o departamento de mantenimiento debe aparecer como una

respuesta a una necesidad y por tanto es muy importante tener claro que a medida que la
empresa crece debe ir adaptando su organigrama al nivel de complejidad existente.
De acuerdo con las alternativas de la estructura organizacional, el mantenimiento se puede
clasificar en mantenimiento por reas, mantenimiento centralizado y mantenimiento mixto.
El mantenimiento por reas se utiliza cuando la empresa est dividida por secciones, ya que se
aprovecha este tipo de estructura y se divide el mantenimiento en reas correspondientes. As,
cada una de estas cuenta con un personal de base, de supervisin y de direccin. Se busca con
esto la descentralizacin del mantenimiento. Cada grupo de operarios conserva
eficientemente los equipos de su rea. El inconveniente de esta alternativa consiste en que las
necesidades de produccin pueden dominar las decisiones y se puede caer en el error de
realizar reparaciones menores en lugar de las adecuadas al caso. Esto podra traer como
consecuencia fallas con altos costos asociados. En la Figura 4.2 se muestra un ejemplo de la
estructura organizacional del mantenimiento por reas para una pequea empresa.
En el mantenimiento centralizado todas las actividades de mantenimiento estn bajo la
direccin de un responsable preferiblemente con el mismo nivel jerrquico del responsable de
produccin. Por tanto debe existir un perfecto entendimiento para poder coordinar
adecuadamente sus labores. Con este arreglo se logra un flujo continuo de mantenimiento y al

cabo de cierto tiempo se contar con personal bien adiestrado que conoce todos los equipos de
la planta. En el sistema centralizado la inspeccin la ejercen mantenimiento y produccin, por lo
tanto habr una doble comprobacin de las actividades. En este caso para optimizar los gastos
de personal en una pequea empresa se recomienda que el responsable de mantenimiento y
sus operarios sean responsables de otras actividades tales como seguridad industrial y/o
gestin ambiental. La Figura 4.3 muestra un ejemplo de la estructura organizacional del
mantenimiento centralizado para una pequea empresa.

Figura 4.2.

Mantenimiento por reas para una pequea empresa.

En este caso cada jefe de produccin es responsable del mantenimiento de su rea y cada
grupo de operarios est encargado de mantener los equipos e instalaciones de su rea.

DUEO O GERENTE
SECRETARIA

JEFE DE
PRODUCCIN
AREA 1

JEFE
PRODUCCIN
AREA 2

DE

MERCADEO
VENTAS

OPERARI
O1

OPERARI
O1

OPERARI
O2

OPERARI
O2

OPERARI
O3

OPERARI
O3

Debido a la estructura organizacional de las empresas, la distribucin geogrfica de algunas de

sus secciones y el manejo en la produccin, puede no ser prctico realizar el mantenimiento con
alguna de las alternativas anteriores, por lo cual se hace necesario complementarlas mediante
el mantenimiento mixto, generando de esta manera una alternativa intermedia. Esta alternativa
ser o no aplicada dependiendo del tipo de empresa y de sus necesidades.

Figura 4.3.

Mantenimiento centralizado para una pequea empresa.

En este caso hay un responsable del mantenimiento independiente, con otras
responsabilidades asociadas y con la misma jerarqua del responsable de produccin.

DUEO O GERENTE
SECRETARIA

JEFE DE PRODUCCIN

JEFE DE MANTENIMIENTO
Y GESTION AMBIENTAL

SUPERVIS
OR
PROCES
O1

SUPERVIS
OR
PROCESO
2

OPERARI
O

OPERARI
1

OPERARI

OPERARI

O2

OPERARI
O3

OPERARI

OPERARIO Mto. Y
G.A.
4
OPERARIO Mto. Y
G.A.
5

OPERARIO Mto. Y
G.A.

O6

4.2. COMPETENCIA Y ENTRENAMIENTO

Una vez creados y definidos los cargos en el organigrama se deben seleccionar personas
competentes para ocuparlos. La palabra "competente" indica que el personal tenga la
capacidad de entender y realizar sus funciones. Para ello es conveniente que se
establezcan
claramente los perfiles de cargo. Un perfil de cargo es la descripcin de los requisitos en
trminos de educacin, entrenamiento, experiencia y/o habilidades que debe tener una
persona para poderse desempear en un cargo con base en sus funciones.
Dependiendo de la magnitud de la organizacin, el departamento de mantenimiento puede
llegar a tener hasta cuatro niveles jerrquicos: Jefe, Supervisores, Tcnicos y Ayudantes.
Para

el caso de empresas micro, pequeas y medianas el mantenimiento normalmente tiene uno o

dos niveles jerrquicos: jefes de mantenimiento y tcnicos de mantenimiento
En el caso especfico de una microempresa se debe propender por el automantenimiento. Para
ello el dueo o gerente, quien normalmente dirige la produccin y tiene conocimiento del
funcionamiento de las mquinas, debe impartir la capacitacin requerida a sus empleados
sobre el mantenimiento necesario, lo cual es suficiente para garantizar la competencia de los
operarios en la mayora de las microempresas. No obstante, para casos especficos, como por
ejemplo el manejo de nuevas sustancias peligrosas o desconocimiento del funcionamiento
interno de la mquina es conveniente buscar asesora por parte del proveedor, de centros de
capacitacin tcnica o tecnolgica (p.e. SENA) o de profesionales especializados.
En el caso de pequeas empresas un perfil adecuado para un jefe de mantenimiento podra ser:
Educacin:
Profesional en ingeniera mecnica, elctrica, electrnica o industrial, o tecnlogo
experimentado.
Formacin especfica:---------------------------------------------------------------------------------------------Planeacin del mantenimiento
Gestin ambiental, de seguridad ambiental y salud ocupacional y de la calidad
Lectura de ingls tcnico
Experiencia:
Mantenimiento industrial
Administracin de personal
Manejo de costos y presupuestos
Habilidades
Liderazgo
Capacidad crtica
Por su parte, los tecnlogos y tcnicos del mantenimiento industrial, para que puedan realizar
funciones de supervisin u operativas de mantenimiento mayor y menor, deben cumplir
normalmente con el siguiente perfil:
Educacin:
Tecnlogos o tcnicos en mantenimiento industrial, mecnica, electricidad,
electrnica u otra especialidad dependiendo de las actividades especficas que deba
ejecutar.
Formacin especfica:---------------------------------------------------------------------------------------------Manejo del computador
Instrumentacin
Gestin ambiental, de seguridad ambiental y salud ocupacional y de la calidad
Seguridad industrial

Experiencia:-------------------------------------Mantenimiento mayor y menor

Habilidades -------------------------Trabajo en equipo
Precisin en el trabajo
Adicionalmente se espera que los operarios y/o ayudantes al menos tengan educacin bsica,
experiencia en mantenimiento menor y habilidad para trabajar en equipo.
En todos los casos es conveniente asegurar que el personal nuevo reciba el entrenamiento
especfico relacionado con su cargo. Este entrenamiento debe incluir los procedimientos
especficos de mantenimiento y aquellos relacionados con calidad, medio ambiente y
seguridad industrial, establecidos por la organizacin.
Entre las situaciones que requieren suministro o actualizacin del entrenamiento se destaca: la
compra de nuevos equipos o mquinas, el cambio de materiales, materias primas o productos,
la ampliacin o disminucin de la capacidad de produccin, la modificacin de los
procedimientos debida a la identificacin de mejores prcticas operacionales o a cambios en la
estructura organizacional; el cambio de puesto de trabajo o el nivel de desempeo del
personal.
Es conveniente que personal idneo evale la efectividad del entrenamiento en el puesto de
trabajo del personal entrenado, principalmente para aquellas condiciones operativas que
requieran de destreza o precisin y que sean crticas desde el punto de vista de productividad,
calidad, seguridad industrial o medio ambiente.
El entrenamiento puede ser suministrado por:--------------------------------------------------------------------------

Proveedores de equipo y/o materiales

Personal especializado de la propia empresa
Instituciones educativas universitarias, tecnolgicas o tcnicas
Gremios o asociaciones profesionales
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
v
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
J

4.3. COMUNICACIONES
Un aspecto clave para el mantenimiento es la buena comunicacin. Es conveniente que desde
la gerencia se comunique tanto la importancia del mantenimiento, como los objetivos y los
logros alcanzados mediante el programa de mantenimiento a nivel de calidad, productividad,
medio ambiente y seguridad. Proporcionar esta informacin compromete directamente a todas
las personas con el logro de los objetivos del mantenimiento, e incentiva el automantenimiento.

11

No es conveniente asumir que otros entienden lo que pensamos sin haberlo transmitido. La
comunicacin debe estar diseada para respaldar acciones y guiar resultados. Por ejemplo, en
una operacin de alto riesgo o en la que exista incumplimiento de normas ambientales por falla
en algn equipo, la gerencia debera emitir un comunicado en el que respalda la operacin de
mantenimiento, a pesar de la parada de produccin, y explica las acciones coordinadas entre
los departamentos.
Cuando se elaboren informes o procedimientos, la redaccin debe considerar con atencin el
nivel educativo de los empleados a quienes va dirigido el documento. Un lenguaje muy elevado
seguramente no transmitir el mensaje. Por ejemplo, si se requiere que todo el personal sea
informado sobre pautas para incentivar el automantenimiento es recomendable presentar slo
la informacin ms importante en forma breve, destacando los puntos ms significativos, para
lo cual se puede cambiar el estilo de la letra o sealar con resaltador.
Varios escenarios de comunicacin que pueden resultar tiles incluyen:

Comunicacin por parte de la gerencia sobre el estado del mantenimiento en la

empresa

Reuniones informativas y otras reuniones, como por ejemplo aquellas para dar
reconocimientos a los logros

Tableros de noticias, peridicos y revistas internas

Encuesta a los empleados
Procedimientos para presentar sugerencias
Es evidente que esta lista no es exhaustiva. Una empresa puede adaptar el esquema de
comunicaciones de acuerdo con su cultura, su magnitud y, en general, sus caractersticas
propias, con el fin de cumplir con sus necesidades especficas.

4.4. DOCUMENTOS Y SU CONTROL

El control de la documentacin es importante ya que a travs de este:

Se elaboran procedimientos documentados para cumplir con el programa y las

operaciones de mantenimiento necesarias.

Se garantiza que el personal con responsabilidad en las actividades de

mantenimiento posea la informacin correcta.
Se garantiza que el personal involucrado en las actividades de mantenimiento
sabe donde se guardan los documentos.

13

Es conveniente que la empresa defina claramente la documentacin necesaria, incluyendo los

registros pertinentes, para establecer, implementar y mantener un programa de
mantenimiento. Las operaciones de mantenimiento se deben definir y documentar
apropiadamente, y actualizar cuando sea necesario.
La naturaleza de la documentacin puede variar dependiendo del tipo y la complejidad de la
empresa. En los casos en que la empresa disponga de un Sistema de Gestin de la Calidad y/o
de un Sistema de Gestin Ambiental, la documentacin del programa de mantenimiento
debera estar integrada con la estructura documental de estos sistemas. Para la generacin,
uso y control de la documentacin debera tenerse en cuenta los siguientes criterios:
S Funcionalidad
S Facilidad de uso
Recursos necesarios
S Requisitos actuales y futuros
S Estudiar la forma como otras empresas documentan el mantenimiento
S Acceso inmediato para el personal de la empresa
Existen dos tipos de documentos sobre los cuales se debe hacer nfasis: Procedimientos
documentados y Registros.
Los procedimientos documentados indican la forma de llevar a cabo una actividad o un
proceso. Los procedimientos documentados de las operaciones de mantenimiento son la base
para el entrenamiento a la vez que sirven como fuente de consulta y de patrn de verificacin.
Al elaborar un procedimiento se deben responder las siguientes preguntas:
S qu se debe hacer?
S Por qu es necesario hacerlo?
S cmo hacerlo?
S cundo hacerlo?
S dnde hacerlo?
S quin debe hacerlo?
S con qu recursos se cuenta para hacerlo?
En la Tabla 5.2 se presenta un ejemplo de un procedimiento para la operacin de
mantenimiento de revisin de correas.
Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o presentan evidencia de
actividades desempeadas. Usualmente son formatos diligenciados por trabajadores pero
tambin pueden ser informes escritos a cualquier nivel de la organizacin. Por lo anterior, en un
programa de mantenimiento los registros son la evidencia o prueba de las actividades
ejecutadas y en ltimas del estado del programa.

Al mismo tiempo, debido a la relevancia de los registros su manejo eficaz es esencial para la
implementacin del programa, por tanto deben protegerse debidamente para evitar deterioro o
prdida, ubicarse de acuerdo a un orden numrico o cronolgico y archivarse apropiadamente
de manera que estn disponibles para toma de decisiones, o para elaboracin de informes de
seguimiento e indicadores de desempeo.
En la Figura 4.4 se presenta un diagrama de flujo que sirve de ejemplo sobre la manera en que
deben generarse y controlarse los procedimientos. Tal y como se observa en esta figura el
primer paso es elaborar el procedimiento el cual es revisado y aprobado por un superior (jefe de
rea por ejemplo) para verificar que lo que est escrito es lo que "se debe hacer". Una vez
revisado y aprobado se debe identificar y distribuir para que est disponible en los sitios donde
se utilice. Si el procedimiento reemplaza a una versin anterior, esta debera destruirse para
evitar confusiones o desinformacin, o conservarse pero identificndolo apropiadamente como
"documento obsoleto". Se debe verificar que los procedimientos se conserven en buenas
condiciones, limpios y sobre todo legibles; cuando los documentos se encuentren en mal
estado es conveniente reemplazarlos por una copia en buenas condiciones. Peridicamente o
cuando haya cambios en las actividades o condiciones se debe evaluar si se requiere actualizar
o modificar el procedimiento; en tal caso se debe proponer el cambio y pasarlo a reaprobacin.
Los documentos externos que hagan parte de la documentacin del mantenimiento tambin
deberan controlarse en forma similar. Estos documentos incluyen los procedimientos a seguir
solicitados por clientes, los requisitos legales emanados de la autoridad ambiental o los
manuales de mantenimiento suministrados por proveedores
Figura 4.4.

Diagrama de flujo del control de documentos

Obsoletos

jj^nf
Tsi

L
no
[Identificar fecha
y vigencia

C Distribuir ~ )

si
<

no______
f

^^^^

Disponible

Actualizar
Actualizar ?

C(

------------------------------------

Utilizar en
las tareas

si r(---------------------------^ no r

J|

Reemplazar
Legible

16

si

A lo largo del Capitulo 5 se relacionan ejemplos del los documentos asociados a un programa de
mantenimiento, de acuerdo con el modelo de implementacin presentado.

MODELO
DE
M A N T E N I MI E N TO

P R O G R A MA

DE

Un programa de mantenimiento depende del tamao de la empresa donde se pretende

implementar, del tipo de equipos que se estn considerando y como consecuencia, del tipo de
mantenimiento que se requiera, lo que puede involucrar operaciones bsicas y simples
asociadas al mantenimiento preventivo o abarcar operaciones especializadas como en el caso
del mantenimiento predictivo.
En este captulo se presenta un modelo a seguir para implementar un programa de
mantenimiento en microempresas y empresas pequeas, de manera que sea factible de
implementar para el pequeo empresario que disponga de recursos limitados. La mediana o
gran empresa tambin puede tomar como base este modelo, llevndolo al nivel de detalle que
sus recursos le permitan.
El modelo se basa en la metodologa de mejoramiento continuo conocida como "Planificar
Hacer Verificar y Actuar": PHVA. PHVA en el contexto del mantenimiento puede describirse
brevemente como:
S Planificar: Identificar los equipos crticos para hacerles mantenimiento, establecer los
procedimientos de mantenimiento necesarios y definir el programa de mantenimiento.
S

Hacer:

Implementar

el

programa

de

mantenimiento

aplicando

los

procedimientos

establecidos.
Verificar: Realizar el seguimiento a los programas y procedimientos para establecer si se
estn cumpliendo. Inspeccionar los equipos para establecer el grado de efectividad del
programa de mantenimiento.
S

Actuar:

Tomar

acciones

correctivas

preventivas

para

mejorar

continuamente

el

desempeo gracias al mantenimiento.

Segn lo permitan y lo requieran las condiciones particulares de la empresa, este modelo da la
posibilidad de aplicar cualquiera de los tipos de mantenimiento referidos en el Captulo 2; sin
embargo, la metodologa permite pasar en primera instancia del mantenimiento correctivo al
mantenimiento preventivo, haciendo tambin nfasis en aprender de los errores para mejorar
cuando se presenten fallas.
El modelo de programa de mantenimiento comprende los siguientes pasos:
Paso 1.Inventario, codificacin de equipos y clasificacin de informacin
Paso 2.Seleccin de equipos para el programa de mantenimiento
Paso 3.Revisin de documentos
Paso 4.Identificacin los sistemas de los equipos
Paso 5.Asignacin de personal interno o de servicio externo
Paso 6.Establecimiento de procedimientos de mantenimiento
Paso 7.Establecimiento del programa de mantenimiento
Paso 8.Implementacin del programa de mantenimiento
Paso 9.Inspecciones
Paso 10.Acciones correctivas y preventivas
A continuacin se presenta un diagrama de flujo que describe brevemente el alcance de cada
una de los pasos del modelo de programa de mantenimiento.
PASO 1
Inventario y codificacin de equipos y clasificacin de la informacin.
El empresario identifica qu equipos se encuentran en la empresa y les asigna un
cdigo. Adicionalmente marca con este cdigo tanto los equipos como la informacin

20

existente asociada, y clasifica y proteje la informacin

PASO 2Seleccin de equipos para mantenimiento.
El empresario identifica cuales son los equipos a los cuales se les debe dar prioridad
de mantenimiento basndose en criterios de calidad, produccin, costos, impacto
ambiental y seguridad industrial.

l
PASO 3

Revisin de documentos de equipos crticos.

El empresario revisa la informacin asociada a los equipos objeto del programa de
mantenimiento e identifica cual informacin es relevante para propsitos de
mantenimiento.

l
PASO 4

Identificacin los sistemas de los equipos.

Basndose en la informacin seleccionada, el empresario divide la informacin de
cada uno de los equipos, clasificndola en los sistemas que conforman a los equipos
como son sistema elctrico, sistema mecnico, sistema neumtico, sistema
hidrulico, y/ o otros sistemas si estos existen.

PASO 5

Asignacin de personal interno o de servicio externo.

El empresario asigna responsables de ejecutar tareas de mantenimiento,
estableciendo cuales tareas est en capacidad de hacer el personal interno, cuales
la empresa proveedora de los equipos y cuales empresas que presten el servicio de
mantenimiento especializado.

PASO 6

Establecimiento de procedimientos de mantenimiento.

El empresario establece los procedimientos de mantenimiento basndose en la
informacin tcnica revisada y/ o en la experiencia propia. Aqu se define el tipo de
mantenimiento apropiado para cada uno de los equipos objeto del programa de
mantenimiento.

PASO 7

Establecimiento del programa de mantenimiento.

El empresario establece y publica en cartelera un programa global de
mantenimiento con responsables y fechas, coherente con los procedimientos
establecidos a partir de los requerimientos de los equipos identificados en la
revisin de informacin tcnica.

PASO 8

Implementacin del programa de mantenimiento.

El empresario se asegura que se ejecute el programa de mantenimiento tal y como
fue planificado.

PASO 9

Inspecciones.

El empresario se asegura que a la par con el programa de mantenimiento se

realizan las inspecciones planificadas para verificar que se cumpla el programa y
que los equipos estn operando adecuadamente.
i

PASO 10 Acciones correctivas y preventivas.

A partir de los hallazgos encontrados en las inspecciones, de las observaciones
consignadas durante las actividades de mantenimiento o de fallas ocurridas, se
describen los problemas actuales o potenciales, se identifican sus causas y se
procede a tomar las acciones que sean necesarias para mejorar.

5.1. PASO 1. INVENTARIO, CODIFICACIN DE EQUIPOS Y

CLASIFICACIN DE INFORMACIN
Este primer paso tiene como objetivo darle orden a la documentacin de los equipos. El
empresario debe identificar los equipos que tiene a travs de un cdigo. El empresario tiene
la
autonoma de escoger el sistema de codificacin que mejor se ajuste a su empresa. Para
empresas medianas y grandes, que poseen un gran inventario de equipos distribuidos en
varias reas no slo es conveniente codificar los equipos sino tambin su ubicacin.
Un sistema de codificacin muy comn es el que se presenta a continuacin. Se utilizan
cinco
caracteres de tipo numrico, donde el primero indica la clase de equipo (p.e. bomba), el
segundo la subclase (p.e. centrfuga) y los ltimos tres nmeros corresponden a la
numeracin
de la cantidad de equipos de la misma clase y subclase.
Por ejemplo en una empresa los ventiladores y las bombas son clases de equipos y se le ha
asignado 1 y 2 como primer nmero respectivamente. En este caso hay tres subclases
diferentes de bombas en las instalaciones: las centrfugas, las neumticas y las de vaco que
se
les asigna 1,2 y 3 respectivamente como segundo nmero. Como existen dentro de la
empresa
dos bombas centrfugas, tres neumticas y una de vaco, la codificacin para las bombas
sera:

11001
11002
11003
11004
11005
11006
11007

Bomba centrfuga 1.
Bomba centrfuga 2.
Bomba neumtica 1
Bomba neumtica 2
Bomba neumtica 3
Bomba de vaco 1
Bomba de vaco 2

Una vez codificado el equipo resulta muy sencillo referenciarlo en los procedimientos y
registros que se generan si se sigue el presente modelo de programa de mantenimiento. El
cdigo del equipo debe consignarse en una parte visible de ste e informar al personal de su
uso como nmero de identificacin.
Una vez se tengan codificados los equipos es conveniente elaborar el Inventario de los

Equipos, que consiste en una lista de los equipos con sus respectivos cdigos. (Figura 5.1)

Figura
5.1.

24

Inventario de Equipos

Cdigo.

Tipo

26

21001
21002
40001
50001

Aglutinadora 1
Aglutinadora 2
Secadora de cuchillas
Extrusora de mangueras

La informacin de cada uno de los equipos, tal como cotizaciones, manuales y/o catlogos debe
ser tambin marcada con el cdigo del respectivo equipo y ubicada en un sitio definido para tal
fin protegido adecuadamente de manera que se evite el posible deterioro de los documentos.
Un documento que se debera elaborar en seguida es la "Hoja del Equipo", que consiste en
datos organizados en una tabla con las caractersticas clave del equipo y que se puede asimilar
a un documento de identidad. Se debe elaborar una hoja de equipo para cada uno de los
equipos existentes en la empresa y en adelante para cada equipo nuevo que se adquiera. Tener
esta informacin a disposicin sirve para evitar la toma de decisiones equivocadas durante el
mantenimiento debido a la falta de informacin bsica, como por ejemplo la potencia de un
motor en caso de que un equipo requiera su reemplazo, o el modelo del equipo cuando se
requiera comprar un repuesto.
En general, para una hoja de equipo, adems de los datos de la empresa y de las condiciones
comerciales en relacin con el equipo, se recomienda incluir las "especificaciones tcnicas" que
se encuentran normalmente resumidas en las primeras hojas de los catlogos o de los
manuales de los equipos, y por tanto, dependiendo de las caractersticas del equipo, esta
informacin puede ser ms o menos extensa: Para aquellos equipos antiguos para los cuales
no se disponga de manuales o informacin adicional es conveniente incluir la informacin
relevante que se conozca por experiencia.
S

Cdigo del equipo

Nombre y/o denominacin usual.

Ubicacin

Funcin

Marca, modelo, nmero de serie

Proveedor

Costo

Fechas de recepcin e instalacin

Dimensiones y peso

Capacidad

Datos de los repuestos

Datos del equipo auxiliar o complementario: controles, costos

S
Consumo de energa
S
Caractersticas de los motores y/o otras partes importantes
Un ejemplo de una hoja de equipo se presenta en la Figura 5.2.

28

Figura 5.2.

Ejemplo de una Hoja de Equipo

NOMBRE DE LA EMPRESA:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO

SECCIN:
REGISTRO DE EQUIPO

LOCALIZACIN:
CDIGO DEL EQUIPO:
NUMERO DE SERIE DEL FABRICANTE:

COSTO INICIAL:

DESCRIPCIN DEL EQUIPO:

MARCA:

TIPO:

CATALOGO No.:

MODELO:

SERIE:

PLANOS No.:

FECHA RECIBIDO:

ANCHO:

FECHA INSTALADO:

LARGO:

PESO:

DIRECCIN FABRICANTE:
DIRECCIN VENDEDOR:

CARACTERSTICAS DE LOS COMPONENTES DEL EQUIPO

OBSERVACIONES:

PEDIDO No.:

5.2. PASO 2. SELECCIN DE EQUIPOS PARA EL PROGRAMA DE

MANTENIMIENTO
Debido a la necesidad de recursos para implementar el programa de mantenimiento, este debe
abarcar slo aquellos equipos que se seleccionen con base en los mejores criterios. A medida
que el programa de mantenimiento madura, podr abarcar ms equipos.
Es importante indicar que hay equipos o instrumentos a los cuales es preferible no hacer
mantenimiento preventivo para evitar su desajuste, debido a que poseen una delicada
conformacin, como es el caso de equipos electrnicos de precisin. En estos casos se
recomienda esperar a que fallen para hacerles la reparacin total por parte de expertos que los
dejan en ptimas condiciones de funcionamiento.
La seleccin de los equipos prioritarios puede ser en algunos casos obvia, debido a que son
muy pocos los equipos que estn presentando fallas; esto especialmente en empresas
pequeas, donde una sola persona puede estar informada del estado general de la mayora de
equipos y la historia de su funcionamiento, seleccionndose as fcilmente y de manera objetiva
los equipos prioritarios.
Los mejores criterios para escoger los equipos son especficos para las caractersticas de cada
empresa, sin embargo es conveniente tener en cuenta los siguientes a la hora de la seleccin:
S Riesgo de prdidas por paradas de produccin. Las prdidas por parada de produccin
se presentan cuando el equipo que falla es vital para la cadena de produccin. En este caso
toda la produccin de la empresa puede parar generando prdidas que aumentan con el
tiempo de parada del equipo.
S Riesgo de disminucin de la calidad del producto final. La operacin adecuada de un
equipo en particular puede ser fundamental para garantizar la calidad del producto final. Es
importante identificar este tipo de equipos
S Riesgo de afectacin a la salud de los trabajadores. Existen equipos en los que el
mantenimiento es fundamental para evitar accidentes, garantizando as la seguridad del
trabajador.
S Riesgo de afectacin al ambiente. Una falla en un equipo puede ocasionar descargas de
residuos, emisiones atmosfricas o vertimientos en forma incontrolada, e incluso puede
generar accidentes de proporciones mayores tales como explosiones e incendios que se
propaguen y afecten ms all del predio de la empresa
S Costos de reparacin. Es conveniente establecer si los costos de reparacin de un equipo
que presente una falla son mucho mayores a los costos asociados al mantenimiento
preventivo.

30

31

En la Tabla 5.1 se presenta una matriz sencilla para evaluar cuales equipos deben hacer parte
del programa de mantenimiento, la cual incluye todos los equipos en las filas y los criterios
anteriormente enunciados en cinco columnas. En el procedimiento propuesto se evala cada
criterio para cada equipo como bajo: 1; medio: 2 y alto 3. Posteriormente se suman los valores
de los criterios para cada equipo y se consignan en la ltima columna de Nivel de Prioridad. El
empresario deber definir cual considera el nivel de prioridad a partir del cual se debe
considerar los equipos como prioritarios para hacer parte del programa de mantenimiento.
Tabla 5.1

Matriz para seleccin de equipos prioritarios para

hacer parte del programa de mantenimiento

Criterios

Nombre
del equipo

Cdigo
del equipo

Nivel de
prioridad

Parada Calidad Salud Ambiente Costos

____
J
En empresas grandes o con un nmero considerable de equipos, se pueden desarrollar
procedimientos ms elaborados, como por ejemplo un Anlisis del Modo y del Efecto de Falla
(AMEF) o cualquier otro mtodo para seleccin de elementos crticos en un sistema, sobre los
cuales el lector puede profundizar. Una fuente de informacin de la metodologa AMEF se
encuentra en la pgina de internet www.fmeca.com

5.3. PASO 3. REVISIN DE DOCUMENTOS

Una vez seleccionados los equipos prioritarios se debe disponer para revisin de la
documentacin tcnica clasificada en el Paso 1. En lo posible se debe contar con la siguiente
informacin:
S

Descripcin detallada del equipo.

Planos de cada uno de los sistemas y conexiones del equipo (elctrico, hidrulico,
mecnico).

Procedimientos relativos al funcionamiento del equipo.

Puesta en servicio.
Modo de marcha automtico y manual.
Parada del equipo.
Cambio de herramientas.
Cambio de tiles.

Normas de seguridad.

S
S
S

Lista de operaciones preventivas.

Operaciones de vigilancia (inspeccin).
Operaciones sistemticas.
Procedimientos para reparacin de fallas comunes.
Listado de posibles averas e incidentes y su tratamiento (Gua de localizacin de fallas).
Instrucciones para controlar e identificar piezas no conformes.

Esta informacin, o gran parte de ella, generalmente est incluida en el Manual que viene con el
equipo el cual se debe conservar adecuadamente y tener a disposicin de todo el personal que
intervenga en la mquina.
Lo referente a todos los procedimientos que incluye el manual del equipo, como encendido y
apagado, procedimiento a seguir ante una eventualidad determinada (por ejemplo reencendido
de una mquina de control numrico despus de un corte de energa en el momento de estar
mecanizando); se deben seguir conforme se indica, y el operario y responsables del equipo
deben conocerlos y tener la informacin a disposicin.

5.4.

PASO 4. IDENTIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE LOS EQUIPOS

A partir de la revisin de la documentacin tcnica, se identifican los sistemas que comprenden

cada equipo, como son:
S

sistema elctrico

sistema electrnico

sistema mecnico

sistema hidrulico

sistema neumtico

otros sistemas especiales

5.5.

PASO 5. ASIGNACIN DE PERSONAL INTERNO O DE SERVICIO

EXTERNO

Identificar los sistemas de cada equipo permite clasificar la informacin para asignarla a
personal entrenado o que va a ser entrenado en el manejo de sistemas especficos. Para el
caso de empresas muy pequeas el mantenimiento se asigna al mismo operario encargado de
las labores de produccin, sin embargo se le debe entrenar adecuadamente para garantizar
eficacia en estas labores.

32

Dependiendo de la complejidad del mantenimiento en un equipo el empresario debe decidir

si
lo realiza personal interno o si debe contratar el servicio de mantenimiento con el proveedor o
con firmas especializadas.
En esta etapa se debe hacer especial nfasis en asignar a los operarios de produccin
tareas
de mantenimiento e inspeccin autnoma, a fin de que mantengan en buenas condiciones
los
equipos durante produccin e informen inmediatamente al responsable de mantenimiento si
se encuentran condiciones subestndar, averas menores o fallas.

5.6. PASO 6. ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS DE

MANTENIMIENTO
Al llegar a este paso se debe tener claridad sobre los siguientes aspectos:
S

Equipos prioritarios objeto del programa de mantenimiento

Los sistemas de cada uno de los equipos

Los requisitos de mantenimiento de cada uno de los equipos y sistemas

El personal de produccin que dispone la empresa para realizar actividades de

automantenimiento e inspeccin autnoma

El personal que dispone la empresa para realizar actividades de mantenimiento

especializadas ya sea por equipos o por sistemas

Las actividades de mantenimiento que se deben solicitar al proveedor del equipo o se

deben contratar con firmas especializadas

Con esta informacin a la mano es sencillo elaborar procedimientos de mantenimiento. Se

recomienda que cada equipo tenga un nmero de procedimientos equivalente al nmero de
sistemas que posea, sin embargo esto depende de la complejidad del equipo, ya que para
equipos simples con un solo procedimiento basta, mientras que pueden haber varios
procedimientos para un mismo sistema de un equipo complejo.
El tener disponible y documentada cada operacin de mantenimiento ayuda a garantizar la
ejecucin de las mismas de acuerdo a los procedimientos establecidos y facilita el
entrenamiento del personal encargado de cada operacin.

La informacin tpica que debe contener un procedimiento de mantenimiento corresponde a:

S

Nombre del procedimiento

Nombre y cdigo del equipo

Sistema sobre el cual se aplica: mecnico, elctrico, neumtico, hidrulico, otro

34

Cargo de la persona que realiza la operacin

Frecuencia: diaria, semanal, mensual, semestral, anual, cada X horas de funcionamiento

S Pasos a seguir en la operacin, explicados con lenguaje claro para el nivel del cargo
responsable y ordenados secuencialmente. Se debe considerar uso de un diagrama de
flujo de apoyo
S

Referencia de grficos y planos necesarios con el fin de guiar a quien realiza la operacin

Referencia de formatos que se deben diligenciar

Instrumentos, herramientas y accesorios requeridos para la ejecucin

Normas de seguridad y de manejo ambiental

Observaciones

Ultima fecha de actualizacin.

En la Tabla 5.2. se presenta como ejemplo un procedimiento de revisin de correas

Tabla

Procedimiento de Revisin de Correas

Procedimiento:
Equipo:
Cdigo del equipo:
Sistema:
Parte de la mquina:
Frecuencia:
Operacin realizada por:
Fecha de actualizacin:
Generalidades:

Revisin de correas.
Sierras de disco
71001, 71002, 71003
Mecnico
Sistema de transmisin de potencia por poleas.
Mensual.
Tcnico mecnico
Enero 2003
Es importante la tensin de las correas, ya que son elementos
que transmiten el movimiento a los accesorios componentes
del sistema. Una correa con poca tensin o defectuosa
puede, al patinar, producir una carga inadecuada al
elemento dirigido o un sobrecalentamiento del motor.

36

Para comprobar la tensin correcta, se oprime en el centro

de sta y no debe ceder mas de su propio espesor por cada
metro de banda entre poleas.

37

Equipo
:

Llaves de boca fija dimensionadas en pulgadas.

Destornilladores.
Regla de 40 cm.
Escuadra de 10 cm.

Normas de seguridad
y precauciones:

Normas
medio
ambiente

de

Desenergice completamente el equipo y coloque

un aviso visible de "mquina en mantenimiento".
Utilice guantes de seguridad.
Clasifique y ubique los residuos generados de
acuerdo
con el procedimiento de "Manejo de Residuos
peligrosos y no peligrosos"

38

Procedimiento:

1. Observe si la correa tiene daos o picaduras en su

longitud que consideren su cambio, si es as desmonte la
correa, limpie las poleas, coloque una correa nueva y
siga al paso 5.
2. Mida la distancia entre poleas (long) y el espesor de la
correa (E) y calcule la deflexin permisible con la
siguiente ecuacin:
DEF = long / 100
Donde: DEF = Deflexin, y debe ser menor o igual a E (cm).
Long = Distancia entre poleas en cm.
E = Espesor de la correa en cm.

La deflexin de una correa usada es dos veces la de una

nueva; se considera usada despus de media hora de
trabajo.

11008 En el centro del plano y en direccin perpendicular,

aplique la fuerza
Vase la figura A

requerida

para

deflectar

la

correa.

11009 Si el valor de la deflexin no excede a E cm, realice una

limpieza de la correa y las
poleas, terminando as la
operacin. Diligencie los
formatos e informes del
caso.

11010

Afloje los pernos que soportan el eje mvil y con

ayuda
de
una palanca u otra persona tensione la correa a la fuerza
requerida. Apriete el soporte del eje mvil. Verifique
nuevamente la deflexin de la correa.

11011

Elabore los reportes pertinentes.

Figura A

Definiciones para la revisin de correas

El los casos en que los manuales de los equipos describan en forma clara los pasos que van
dentro de los procedimientos, se recomienda elaborar el procedimiento y referenciar al manual
o sacar copia y anexar la seccin especfica del manual en el procedimiento. En muchos casos
los manuales se encuentran en ingls o en el idioma del pas de origen del equipo, para lo cual
es conveniente que los operarios dispongan de una traduccin tcnica si se referencian este
tipo de manuales en algunos de los procedimientos.
Asociados a los procedimientos de mantenimiento deben existir dos formatos que una vez
diligenciados servirn como evidencia de la ejecucin de los procedimientos y por ende del
programa de mantenimiento y como registro histrico de las actividades desarrolladas:
S

Hoja de vida del equipo

Reporte diario de mantenimiento

La hoja de vida del equipo comprende todo el historial de trabajos realizados en un equipo,
con los datos de costos, tanto en lo referente a de mano de obra como materiales y repuestos
utilizados. La hoja de vida constituir el registro de todas las intervenciones sobre la mquina
que comprenden una reparacin o cambio de algn repuesto o elemento. La hoja de vida es un
documento que se conserva siempre. Este registro contiene bsicamente la siguiente
informacin:
56 B

S
S
S
S
S

Nombre y cdigo de la mquina

Fecha en que se realiz el trabajo
Tipo de actividad (inspeccin, reparacin, otras)
Causa u origen de la actividad.
Horas hombre y costos.

39

S
S
S

Repuestos utilizados y costo de los mismos.

Costo total
Observaciones.

Las figuras 5.3, 5.4 y 5.5 muestran algunos formatos de hoja de vida, los cuales se disean
principalmente de acuerdo a la naturaleza del trabajo realizado. El formato de la figura 5-4 por
ejemplo contempla actividades propias de reparacin, con una divisin de los costos en mano
de obra y materiales; La figura 5-5 muestra un formato que comprende cambio de repuestos,
haciendo claridad en su origen: fabricado en planta, reparado o comprado.
El reporte diario de mantenimiento corresponde bsicamente a la informacin consignada
en la hoja de vida pero en forma resumida. El objetivo de este documento es tener a disposicin
el registro cronolgico de los trabajos desarrollados. Tambin sirve para conocer el grado en
que se cumple el programa de mantenimiento.
S
Fecha.
S
Nombre y firma del ejecutante.
S
Nombre y cdigo de la mquina y de su ubicacin.
S
Descripcin del trabajo realizado.
S
Tiempo empleado.
S
Repuestos utilizados o cambios realizados.
S
Observaciones y recomendaciones.
En la Figura 5.6 se presenta un ejemplo de un formato para reporte diario de mantenimiento
Cuando haya disponibilidad en la empresa y el personal se encuentre adecuadamente
capacitado, se puede planificar el uso de programas de computo, con el fin de introducir la
informacin del mantenimiento, mejorando manejo de esta para el seguimiento y la generacin
de reportes. Por ejemplo, con ayuda de alguna herramienta informtica como Excel o Access
se pueden seleccionar todos los mantenimientos realizados a un equipo en un perodo
especfico y entregar a la gerencia, para revisin y toma de decisiones, un reporte con la
descripcin de los trabajos realizados, el personal involucrado y los costos parciales y totales.

MANTENIMIENTO
HOJA DE VIDA DE EQUIPO
MAQUINA:
TRABAJO EFECTUADO
EN EL EQUIPO

LINEA:
TRABAJADOR
Y TIEMPO EMPLEADO

REFACCIONES
UTILIZADAS

COSTO TOTAL

OBSERVACIONES

40

NOMBRE DE LA EMPRESA:

PLANTA:

LOCALIZACIN:

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

REGISTRO DE INTERVENCIONES

MAQUINA:
MARCA:

Fecha

DESCRIPCIN DE REPARACIN

Sistema

Horas Hombre

Costo Horas Hombre

HOJA No.:
CDIGO DEL EQUIPO:

Costo Materiales

41

Costo Total

Figura 5.5

Formato de Hoja de Vida. Ejemplo 3

HOJA DE VIDA

NMERO DEL REPUESTO

EQUIPO NMERO

DESCRIPCIN DEL
REPUESTO COLOCADO

ORDEN
DE TRABAJO No.

FECHA:

HECHO EN PLANTA
(Si o No)

HOJA No.

OBTENIDO DE ALMACN
(Si o No)

CANTIDAD

Figura 5.6

Formato reporte diario de mantenimiento

INFORME DIARIO DE MANTENIMIENTO

FECHA

GRUPO TCNICO/OPERARIO

CDIGO DE EQUIPO

5.7.
PASO
7.
MANTENIMIENTO

DESCRIPCIN DEL TRABAJO

ESTABLECIMIENTO

No.
TURNO

EQUIPO

REPUESTOS

DEL

TIEMPO
EMPLEADO

PROGRAMA

FIRMA

DE

El programa de mantenimiento es la parte final de la "Planificacin". Consiste en un cuadro

o
conjunto de cuadros donde quedan consignadas las actividades de mantenimiento para
todos
los equipos que hacen parte del programa, fechas de realizacin y responsables. Un
programa
de mantenimiento se disea para un perodo de tiempo definido por la empresa;
normalmente
seis meses o un ao. Su establecimiento debe respaldarse en las frecuencias y
responsables
definidos en los procedimientos de mantenimiento. El empresario debe asegurarse que el
programa de mantenimiento quede publicado en cartelera y que sea de conocimiento de
todos
los interesados, principalmente los supervisores, tcnicos y dems operarios de
mantenimiento y produccin.

5.8. PASO 8. IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE

MANTENIMIENTO
La implementacin del programa de mantenimiento consiste en la ejecucin de todo lo
planificado. Todo el personal involucrado, tanto responsables de realizar el mantenimiento,
como los operarios de los equipos deben estar informados.
Los responsables de mantenimiento deben estar pendientes de los equipos y/o sistemas a
los
cuales deben realizar mantenimiento segn el programa de mantenimiento. Con
anterioridad
deben prepararse, estudiando los procedimientos de mantenimiento que apliquen. Cuando
el
operario est siendo entrenado y tiene dudas sobre la forma de aplicar un procedimiento,
debe
aclarar sus inquietudes preguntando al responsable de su entrenamiento o a su jefe
inmediato.

Una vez preparado, el responsable del mantenimiento acata las normas de seguridad y otros
requisitos, y ejecuta los pasos documentados en el procedimiento. Cuando el operario est
siendo entrenado, debe estar supervisado para evaluacin por el responsable del
entrenamiento o su jefe inmediato. Al finalizar las actividades se debe dejar registro en la hoja de
vida del equipo y en el reporte diario de mantenimiento, o en archivo electrnico si la empresa lo
tiene implementado.
La veracidad de la informacin es indispensable para reprogramar el mantenimiento cuando
sea necesario; por ejemplo, cuando el mantenimiento no se realiza por prioridades en
produccin (situacin que se debe evitar), o cuando se realiza parcialmente debido a que se
encontraron fallas adicionales a lo previsto.

5.9. PASO 9. INSPECCIONES

Adicionalmente a los procedimientos de mantenimiento, el empresario debe asegurarse que se
realicen dos tipos de inspeccin:
S

Inspeccin al programa de mantenimiento.

Inspeccin a los equipos.

La inspeccin al programa de mantenimiento debe ser realizada por el supervisor o jefe de

mantenimiento. Algunas veces esta actividad tambin es realizada por un cargo independiente
de la actividad de mantenimiento, pero con suficiente conocimiento y jerarqua, como por
ejemplo el jefe de planta o el responsable de produccin. El resultado de la inspeccin es un
Informe de inspeccin al programa de mantenimiento que deber contener los siguientes
elementos:
S Cumplimiento. Se refiere al cumplimiento de las fechas de mantenimiento establecidas
en el programa.
S Manejo de registros. Se refiere al adecuado diligenciamiento de la hoja del equipo y del
reporte diario de mantenimiento y que estos registros estn disponibles y se encuentren
protegidos.
S Reprogramaciones. Se refiere a verificar que las reprogramaciones estn justificadas y
que cuando se requieran, se realice en la fecha reprogramada y su ejecucin haya sido
completa.
S Efectividad del programa y de los procedimientos. Se refiere a verificar si el programa
de mantenimiento ha contribuido al cumplimiento con los objetivos propuestos: disminuir
las paradas de produccin, garantizar la calidad de los productos, disminuir los
accidentes de trabajo y las afectaciones a la salud, mejorar el desempeo ambiental y
disminuir costos por reparacin de fallas y/o costos generales de mantenimiento.

61

47

La inspeccin a los equipos es una actividad que cumple con dos objetivos:
S

Verificar la efectividad de los procedimientos del mantenimiento aplicado a los equipos

S Identificar fallas potenciales o fallas menores antes de que se produzca una falla de gran
magnitud, que implique prdidas econmicas importantes o afectacin a la salud de los
trabajadores o al medio ambiente.
La inspeccin de los equipos debera realizarla personal de produccin, como una de sus
actividades de automantenimiento. Esto permite que el operario no se familiarice con las fallas
cotidianas del equipo sino que conozca las condiciones ptimas de operacin y dedique un
lapso de tiempo especfico para velar por que se mantengan.
Si personal de produccin no puede asumir esta actividad, se debe asignar a algn otro cargo,
en lo posible independiente del rea de mantenimiento. En cualquier caso, el personal
responsable de esta actividad debe tener experiencia y/o conocimiento suficiente para emitir
un juicio en relacin con la inspeccin que est realizando; es decir para evaluar el estado del
equipo e identificar condiciones fuera de lo normal en el equipo que puedan desencadenar en
una falla. Por ejemplo debera saber cuando un equipo especfico requiere de lubricacin, un
eje de una mquina est desplazado o una correa est desgastada.
La inspeccin a los equipos queda registrada en un formato denominado hoja de inspeccin, el
cual consiste en una lista de las condiciones que deben tener los diferentes elementos de un
equipo o de uno de sus sistemas. Una hoja de inspeccin puede contener la siguiente
informacin:

Fecha.

Nombre y firma del ejecutante.

Nombre y cdigo de la mquina y de su ubicacin.

Lista de aspectos a inspeccionar

Observaciones y recomendaciones.

La Figura 5.7 muestra el ejemplo de una hoja de inspeccin para compresores de aire.
En el apartado de observaciones y recomendaciones, la persona que realiza la inspeccin del
equipo describe los hallazgos y emite las recomendaciones que a su buen juicio considera
necesarias para corregir aquello que este fuera de lo estndar. Por ejemplo:
S Al realizar una inspeccin, se encontr que el equipo estaba en un mal estado de
lubricacin. El inspector registrar esta observacin y recomendar que la operacin se
realice de manera ms frecuente y que se revisen ciertos elementos que pueden verse
afectados por el mal estado de lubricacin.

48

S Al realizar una inspeccin, se encontr que el eje conducido de la mquina presentaba

una desalineacin mayor a la permitida. El inspector registra tal eje en mal estado, y anota
las respectivas recomendaciones para solucionar el problema y prevenir que el problema
se vuelva a repetir.
Ya sea en la inspeccin al programa de mantenimiento o en la inspeccin a los equipos, cuando
existan situaciones por fuera de las condiciones estndar se debe elaborar un reporte para
encontrar las causas de los problemas y a partir de estas tomar acciones que permitan mejorar
las deficiencias, optimizando de esta manera, los procedimientos y el programas de
mantenimiento. En el paso 10 "Acciones correctivas y preventivas" se presenta en detalle este
procedimiento.
La Figura 5.7

Hoja de inspeccin para compresores de aire.

ma

HOJA DE INSPECCIN COMPRESORES DE AIRE

Fecha

COMPRESOR MOTOR
Vlvula
Filtro Fugas Motor
Seguridad

Transmisin

CONTROLES
Presurizacin

Manometro

Firma

DEPSITO

Motor Tanque Vlvula

Distrib

Purga

Anclaje

5.10. PASO 10. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Una falla en un equipo se puede presentar de manera inesperada. Independientemente de que
se halla adoptado un buen programa de mantenimiento preventivo, existe la probabilidad de
que ocurran fallas evidentes que no fueron previstas.
Por otro lado, con el fin buscar oportunidades de mejora, se debe hacer un anlisis de los
resultados consignados en los registros de mantenimiento e inspeccin. El anlisis puede
arrojar resultados a dos niveles distintos:
S

Nivel administrativo: Problemas actuales y/o potenciales en la planificacin o la ejecucin

de los programas y procedimientos. Este tipo de problemas se identifican al analizar los

49

informes de inspeccin del programa de mantenimiento. El responsable de esta

actividad debera ser uno de los cargos directivos de la empresa con conocimiento
tcnico y administrativo. En micro y pequeas empresas se recomienda que lo lleve a
cabo el encargado de produccin.
S Nivel tcnico: Fallas actuales y/o potenciales en los equipos. Este tipo de problemas se
identifican analizando las observaciones y recomendaciones consignadas por personal
de mantenimiento e inspectores en las hojas de vida de los equipos, los reportes diarios y
las hojas de inspeccin. Esta actividad debera estar a cargo del responsable del
mantenimiento en la empresa.
La solucin de estos problemas y fallas actuales y potenciales se logra

11012

Estableciendo acciones preventivas para solucionar los problemas y fallas

potenciales.

11013

Estableciendo acciones correctivas para solucionar los problemas y fallas actuales.

Se consideran "acciones correctivas" o "acciones preventivas" cuando antes de definir alguna

solucin, se realiza el ejercicio de identificar de "causa raz" del problema actual o potencial.
A partir de este punto las acciones que se tomen para solucionar el problema se direccionan a
atacar la causa raz y por tanto la solucin se puede considerar efectiva.
El procedimiento para tomar acciones preventivas sobre un problema o falla potencial consiste
en:

11014

Identificar las causas del problema o falla potencial

11015

Estudiar las posibles acciones de prevencin (alternativas) que ataquen las causas del
problema o falla potencial

11016

Escoger la mejor accin preventiva de acuerdo con las condiciones especficas.

11017

Ejecutar la mejor accin preventiva identificada

11018

Verificar que la accin preventiva haya eliminado el problema o falla potencial, es decir
que la accin preventiva haya sido efectiva.

El procedimiento para tomar acciones correctivas sobre un problema o falla actual consiste en:

11019

Tomas una accin inmediata que mitigue las consecuencias del problema o falla actual

11020

Identificar las causas del problema o falla actual

11021

Estudiar las posibles acciones correctivas que ataquen las causas del problema o falla

actual

11022

Evaluar las ventajas de cada alternativa y escoger la mejor de acuerdo con las

condiciones especficas

11023

Ejecutar la mejor accin correctiva identificada

50

6.

Verificar que la accin correctiva haya eliminado el problema o falla actual, es decir que la
accin correctiva haya sido efectiva.

Para el caso de las fallas inesperadas de un equipo, el anterior procedimiento podra

considerarse un "Procedimiento para Mantenimiento Correctivo", el cual tiene como ventaja
adicional su enfoque hacia la solucin de la falla a partir de la causa raz, lo que normalmente
obliga a mejorar los procedimientos de mantenimiento y por lo tanto el programa de
mantenimiento, volcando cada vez ms el mantenimiento hacia un enfoque preventivo.
A continuacin se presenta un ejemplo de la aplicacin del procedimiento de acciones
correctivas tomando como punto de partida una situacin de inspeccin en la que se hallo
desajuste en el eje principal de una mquina.
Esta falla, aunque es de carcter progresivo, ya que el problema se acenta con el paso del
tiempo, puede considerarse como una falla inesperada. Esta situacin se puede presentar en el
caso de una sierra en donde una desalineacin en el eje traer como consecuencia falta de
precisin por las vibraciones y un mayor espesor de material desbastado por el corte. Esto es
algo que el operario pudo percatar cuando el problema lleg a un determinado estado de
gravedad. Dependiendo del tipo de mquina y lo estricto del control de calidad al producto, una
falla de este tipo puede requerir de reparacin inmediata, o se puede tolerar la misma mientras
se implementa su solucin.
TOMAR UNA ACCIN INMEDIATA.
En nuestro ejemplo, el desajuste en el eje de la mquina deteriora la calidad en el corte de la
materia prima; la accin inmediata a tomar es detener la mquina y realizar la operacin en otro
equipo disponible o contratar el servicio de corte a terceros.
IDENTIFICAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA.
Al hacer una inspeccin en el eje se encontr que el juego es causado por un desgaste excesivo
en los rodamientos, pero estos se han venido reemplazando peridicamente de acuerdo a las
especificaciones del manual de la mquina. Se tiene entonces que el problema es un desgaste
acelerado de los rodamientos del eje, el cual solo puede ser causado por una sobrecarga en el
eje, ya que el sistema se encuentra bien aislado de virutas y se comprob que el diseo
mecnico del sistema es adecuado para el tipo de carga.
En el ejemplo es clara la importancia de la identificacin de la causa del problema, sin hacerlo se
hubiera podido decidir por ajustar el eje de alguna forma, y la falla vuelve a aparecer con una
gravedad mayor a la inicial.
Ahora se procede a identificar las causas raz del problema. Generalmente se establece una
lista de posibles causas, y de acuerdo a la inspeccin de la falla y experiencia se estable cual o
cuales son las que realmente estn influyendo.

Una forma mas elaborada para identificar las causas de un problema es con la aplicacin del
mtodo de solucin de problemas mediante el diagrama causa efecto o "espina de pescado"
(Figura 5.8). Este mtodo sirve para buscar en forma ordenada las posibles causas de un
problema que afectan a un proceso, organizando las causas en distintos aspectos
principales.
El diagrama se construye de la siguiente manera:

11024 Trazar una flecha en el sentido de izquierda a derecha y escribir el problema en el

lado
derecho.

11025 Identificar los aspectos principales a analizar a travs de flechas secundarias que
terminan en la flecha principal

11026 Identificar varias causas asociadas a cada aspecto principal a travs de flechas que
terminan en las flechas secundarias
Figura 5.8

Diagrama Causa -Efecto

ASPECT
O1

ASPECT
O2

52

Causa
Causa

PROBLEMA

Causa

Causa

ASPECT
O3

ASPECTO
4

54

La figura 5-9 muestra el diagrama causa efecto para el ejemplo que estamos considerando.
Se identificaron seis causas del problema asociadas a cinco aspectos principales: en cuanto a
materiales, se encontr que normalmente se utilizaba un disco de corte que no era el adecuado
para la materia prima que se trabajaba; en cuanto al procedimiento de produccin, se estaba
alimentado el material de manera inadecuada, generalmente muy rpido; respecto a la
mquina, estaba sometida a sobrecarga; en cuanto al operario, tenia turnos de trabajo
extensos, sumados a una falta de capacitacin.
Analizando las causas establecidas se lleg a la conclusin de que la sobrecarga en la
mquina es producida por la inadecuada alimentacin del material por parte del operario y el
uso de discos incorrectos para la operacin, esto a su vez consecuencia de una falta de
capacitacin del operario. En conclusin, el problema real es la falta de capacitacin al
operario, ya que por las condiciones inadecuadas de trabajo generadas se extiende el turno de
trabajo para poder cumplir con las metas de produccin establecidas.

Figura 5.9

Diagrama Causa Efecto para el ejemplo

56

Materiales

Mquina

Condiciones de trabajo
inadecuadas para la maquina

El disco utilizado
no es adecuado
para la materia prima

Desgaste acelerado
de
los rodamientos

(sobrecarga en el eje)
Inadecuada
alimentacin
del material
Procedimiento

Operario

Falta de capacitacin
Turnos de trabajo extensos

58

POSIBLES ACCIONES CORRECTIVAS

Una vez identificada la causa o causas principales del problema, se proponen diferentes
alternativas para la solucin de estas causas. Para el ejemplo que estamos considerando se
llega a tres alternativas viables de implementar para solucionar la falta de capacitacin en el
operario que genera una inadecuada alimentacin del material y el uso de un disco correcto en
la operacin:

11027 Seleccionar un nuevo operario para la mquina.

11028 Capacitar al operario actual.
11029 Construir un dispositivo que garantice la adecuada tasa de alimentacin del material
independientemente del operario (el operario sigue siendo necesario en el proceso).
EVALUACIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS POSIBLES Y SELECCIN DE LA MEJOR
PARA LAS CONDICIONES ESPECFICAS
Se evalan las diferentes alternativas para la seleccin de la ms adecuada, esto se puede
hacer mediante un cuadro comparativo de ventajas y desventajas. Un anlisis mas estricto
puede llevar a considerar varios factores y ponderarlos, evaluando cada factor de la manera
ms objetiva posible y escogiendo el que demuestre un mayor puntaje.
Para nuestro ejemplo, desarrollamos el siguiente cuadro de ventajas y desventajas:

ALTERNATIVA

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Seleccionar un nuevo
operario.

Se puede escoger un operario

con alta experiencia y
capacitacin que adems pueda
manejar las nuevas tecnologas
que se estn incorporando en la
empresa.
Se conserva la experiencia
acumulada que lleva el operario
en la mquina.
Se mejora la predisposicin del
operario hacia el trabajo.
El dispositivo le da mayor
robustez a la mquina

Afecta el autoestima del

operario actual.
No hay empleados disponibles
para traslado y una
contratacin nueva es costosa
y toma mucho tiempo.
Costos en tiempo y sueldo de
dos personas: el que capacita y
el capacitado.

Capacitar al operario
actual.

Construir un dispositivo
adicional

Costoso en tiempo y dinero.

De todos modos hay que
capacitar al operario para la
seleccin del disco
adecuado.

El anlisis de costos se presenta a continuacin:

ALTERNATIVA

COSTOS $

TIEMPO (das)

Seleccionar un nuevo operario.

Capacitar al operario actual.
Construir un dispositivo adicional

60.000
150.000
T500.000

5
2
10

v
Se observa que la alternativa 1 es ms econmica, pero la 2 ms rpida, ponderamos estos
dos factores (costo y tiempo) de acuerdo a la necesidad. Para este caso se dio mayor peso
al
factor tiempo (70%) respecto al costo (30%) debido a la urgencia en la solucin del problema.
Se ha evaluado de 0 a 10 cada factor para cada alternativa, siendo 10 la calificacin mayor.
Se
obtiene:

ALTERNATIVA

COSTOS 30%

TIEMPO 70%

TOTAL

Seleccionar un nuevo operario.

Capacitar al operario actual.
Construir un dispositivo adicional

10
8
1

7
9
2

7.9
8.7
1.7

60

La ponderacin de factores determina que la alternativa 2 tienen el puntaje ms alto. (En

nuestro caso es ms importante el tiempo).
Este ejemplo muestra como todos los departamentos de la empresa tienen que ver con la
implementacin y el mejoramiento del mantenimiento; en este caso se llego a una solucin:
capacitar al operario, labor que deber realizar Recursos Humanos en coordinacin con
Produccin.
EJECUCIN DE LAACCIN CORRECTIVA
Se debe entonces generar unas ordenes para corregir las causas del problema (generalmente
operaciones de mantenimiento) y la falla que se identific (generalmente mantenimiento
correctivo), lo cual se hace mediante una orden de trabajo, que es un formato que incluye la
siguiente informacin:
S
S
S
S
S
S
S
S

Fecha de emisin de la orden.

rea de la empresa que emite la orden.
rea de la empresa que recibe la orden.
Nombre y cdigo de la mquina y de su ubicacin.
Descripcin del trabajo solicitado.
Fecha de ejecucin del trabajo.
Nombre y firma de quien realiza el trabajo.
Observaciones.

La Figura 5.10 muestra una orden de trabajo sencilla. El formato que se utilice realmente no es
relevante, lo importante es tener un documento que tenga la informacin necesaria para
organizar la programacin de las labores y el control necesario sobre el trabajo a realizar.
En el ejemplo que se esta considerando se deben generar como mnimo dos ordenes, el arreglo
del juego en el eje, que seguramente involucra un cambio de rodamientos y la capacitacin del
operario
Se debe controlar que las ordenes emitidas se cumplan de acuerdo a los requerimientos, para el
ejemplo es necesario verificar que se halla corregido el problema fsico del juego en el eje, de
manera que la mquina quede nuevamente en condiciones optimas para trabajar, y que el
operario realice ahora la operacin de corte de la manera adecuada.
VERIFICACIN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIN CORRECTIVA.
Una vez se hayan ejecutado las acciones correctivas, se debe verificar su efectividad. En el caso
del ejemplo, despus de un tiempo adecuado se debe verificar que no exista desajuste del eje.

62

Figura 5.10

Orden de Trabajo
ORDEN DE TRABAJO

63

DIA

MES

AO

No.

64

DIVISION

SECCIN

CDIGO DE TRABAJO

65

PRIORIDAD DE TIEMPO

66

MTO
PREVENTIVO

DAO
MECANICO

DAO
DAO
ELECTRICO ELECTRONICO

67

NOMBRE DE LA PIEZA

MAQUINA

No. DEL PLANO

68

DESCRIPCION DEL SERVICIO:

69

MECANICO
SECCION

DE

SUPERVISO
R

JEFE
M/TO

DE

JEFE
DISEO

DE

70

OBSERVACIONES: