Fundamentos de formato

condicional
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato
especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar
el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razn para utilizar el formato condicional

Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso
que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el formato
de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Cmo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic
en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se
aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato condicional
en Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas.
Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda
(Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms

compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas
ser muy intuitivo de utilizar.
Por ahora estudia estos conceptos bsicos y en los siguientes das analizaremos algunas de las
opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.

Ocultar datos en Excel con

formato condicional
Cuando queremos ocultar informacin en nuestras hojas de Excel generalmente ocultamos las filas
o columnas completas. Sin embargo hoy te mostrar cmo ocultar datos en Excel utilizando
el formato condicional sin necesidad de ocultar filas ni columnas.
A continuacin puedes ver el resultado que obtendremos despus de seguir los pasos descritos del
artculo:

Con solo marcar la caja de seleccin se mostrar una tabla de descuentos que es de ayuda para
validar que se est aplicando el descuento correcto. Al quitar la seleccin de la caja se volver a
ocultar la tabla de descuentos.

Primer paso para ocultar los datos

Partimos del supuesto que tenemos nuestra hoja de Excel con toda la funcionalidad deseada. En
este ejemplo sern las celdas que hacen el clculo del total as como la tabla de descuentos. Cada
grupo de celdas con el formato que necesitamos.

El primer paso ser agregar un control de formulario conocido como Casilla de verificacin que se
encuentra dentro de laficha Programador y dentro del men desplegable del botn Insertar:

Una vez dibujada la Casilla de verificacin tendrs tu hoja de Excel como la siguiente:

Vincular celda con la Casilla de verificacin

El siguiente paso es vincular la Casilla de verificacin con alguna celda de nuestra hoja de manera
que podamos saber en todo momento si la casilla est seleccionada. Haz clic derecho sobre la
casilla de verificacin y selecciona la opcin Formato de control y se mostrar el siguiente cuadro
de dilogo:

En el recuadro Vincular con la celda debes indicar la celda que desplegar el estado de la caja de
seleccin. Para este ejemplo he seleccionado la celda B10. Al pulsar el botn Aceptar selecciona la
caja de seleccin y vers reflejado su estado en la celda B10:

Si desmarcamos la caja de seleccin la celda B10 mostrar el valor FALSO. De esta manera
podremos saber el estado de la cada de seleccin en todo momento. Ya que no deseamos que el
valor de la celda B10 sea visible cambiar el color del texto para que sea blanco y de esa manera
el texto se pierda con el fondo blanco de la hoja.

Crear regla de formato condicional

Ahora debemos crear la regla de formato condicional que nos permitir ocultar la tabla de
descuentos y para ello debo seleccionar todo el rango de la tabla de descuentos (E2:F10) e ir al
botn Formato condicional de la ficha Inicio y seleccionar la opcin Nueva regla. Se mostrar el
cuadro de dilogo Nueva regla de formato.

En este cuadro de dilogo debemos hacer varias cosas:

Seleccionar la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato.

Dentro del cuadro de texto colocar la siguiente frmula: =$B$10=FALSO. Esta frmula har
que se aplique la regla de formato en caso de que el valor de la celda B10 sea igual a
FALSO.

Pulsar el botn Formato y asegurarse que el color blanco est seleccionado dentro de la
seccin Fuente. Adems en la seccin Bordes debemos seleccionar la opcin Ninguno y
finalmente en la seccin Relleno asegurarnos que est seleccionada la opcin Sin color.

Finalmente cierra el cuadro de dilogo de Formato de celdas y en el cuadro de dilogo de Nueva

regla de formato pulsa el botn Aceptar. En cuanto aceptes la creacin de la nueva regla
de formato condicional tendrs una hoja como la siguiente:

La tabla de descuentos habr desaparecido debido a la regla de formato condicional recin

creada y al encontrase desmarcad la caja de seleccin. Al marcar de nuevo la caja de seleccin la
tabla de descuentos se volver a mostrar tal como en la imagen al inicio del artculo.

Resaltar celdas con formato

condicional
En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y
en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato
condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando
los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional

La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato
especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor
con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre muestra un
cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se
adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de
formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los valores
duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de

formato condicional adecuada.

Aplicar formato condicional a

valores duplicados o valores
nicos
En esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas en
nuestra lista de datos o por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se
repiten.
Formato condicional a valores duplicados

En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato condicional:

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y
posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.

Se mostrar el cuadro de dilogo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto
el da sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores nicos

Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores
nicos de nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da Sbado
quedar con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el
grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en Administrar reglas.

Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla
para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de
dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la
opcin nico dentro de la lista desplegable.

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla sobre
los datos dejando solamente al da sbado con un formato especial por ser el nico valor que no se
repite.

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a
presentar adecuadamente los datos.

Reglas superiores e inferiores

para analizar datos
Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora
analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional
especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la
opcin Reglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicional

La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10
valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el
siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10
superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de
manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El
cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20% para un

rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10% de
valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor
promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a
todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no tener
nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al
promedio. Tambin puedes consultar el artculo Resaltar celdas con formato condicional para
conocer ms sobre otras reglas de formato condicional.

Resaltar fines de semana con

formato condicional
Cuando ests creando un calendario de proyecto un reporte a veces es de utilidad resaltar los
das que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fcilmente y rpido aplicando una regla de
formato condicional. En primer lugar debers tener listos los datos:

Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre Formato condicional y
selecciona la opcin Nueva regla:

Regla de formato condicional para fines de semana

Esto mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato y debers seleccionar la opcin Utilice
una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro de frmula debers colocar la siguiente frmula:

=DIASEM(A1, 2) > 5

Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botn
Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los fines de
semana:

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarn
con el color previamente definido:

Consulta ms informacin sobre la funcin DIASEM

Resaltar filas alternas

Muy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la
informacin que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el
fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda distinguirse la informacin
entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento
implcito de las tablas, pero si quieres probar una opcin diferente contina leyendo.
Crear la regla de formato condicional

En primer lugar debers seleccionar los datos a los que dars formato.

Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opcin Nueva regla lo cual
mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato.

Frmula para resaltar filas alternas

IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa su

nombre a RESIDUO.

Selecciona la opcin Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato y en el
cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera coloca la siguiente funcin:
=RESTO(FILA(),2)=0

Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato diferente.
En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la
funcin deber ser:
=RESTO(FILA(),2)=1

Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente funcin:
=RESTO(COLUMNA(),2)=0

Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente
frmula:
=RESTO(FILA(),3)=0

Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn Formato y se
mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno
diferente.

Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo Editar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados recibirn el formato de
acuerdo a la regla recin creada.

Ahora ya conoces un truco interesante del formato condicional para resaltar filas alternas en
Excel. Obtn ms informacin sobre la funcin RESTO.

Buscar valores usando formato

condicional
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el
catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran
cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional

En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de
Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de
bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo entontrar en los datos.

Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar
las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opcin Nueva regla:

Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

Frmula para encontrar valores

Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja
de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:

=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))

Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas
que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las celdas
que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que
compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin
MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la
bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es
evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la
celda de bsqueda:

Borrar reglas de formato

condicional
Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que
desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato
que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opcin Borrar reglas y
posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar
seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn
todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional

El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opcin Administrar
reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn Aceptar.
Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo
aplicadas sobre los datos.