MINISTERIO DE EDUCACIN

DIRECCIN NACIONAL DE INFORMTICA

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE

GESTIN ESCOLAR MDULO REGISTRO
ACADMICO

San salvador noviembre de 2003

NDICE
PARTE I
DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA
CAPITULO I
1. COMO INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIN ESCOLAR MDULO DE
REGISTRO ACADEMICO .............................................................................................. 1
2. ESTRUCTURA BSICA DE PRESENTACIN Y MANEJO DE INFORMACIN ...... 7
3. BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EL REA DE LISTA ........................................ 9
PARTE II
DESCRIPCIN DE LA FUNCIONALIDAD.......................................................................... 17
CAPITULO II
FINALIDAD DEL SISTEMA................................................................................................. 18
FINALIDAD DEL SISTEMA DE REGISTRO ACADMICO.......................................... 19
CAPITULO III
DESCRIPCIN DE LAS OPERACIONES .......................................................................... 20
DESCRIPCIN DE LAS OPERACIONES.................................................................... 21
CAPITULO IV
DETALLE DE FUNCIONAMIENTO..................................................................................... 22
DETALLE DEL FUNCIONAMIENTO ............................................................................ 23
1. ARCHIVO .............................................................................................................. 38
1.1. USUARIOS...................................................................................................... 38
1.2. CONFIGURACIN DEL CENTRO EDUCATIVO............................................ 53
1.3. LOGON ........................................................................................................... 57
2. CONFIGURACIN ................................................................................................ 59
2.1. CENTRO EDUCATIVO ................................................................................... 59
2.2. ALUMNOS...................................................................................................... 65
2.3. NIVELES, CICLOS Y GRADOS...................................................................... 79
2.4. SECCIONES VIGENTES ................................................................................ 84
2.5. ASIGNATURAS............................................................................................... 92
2.6. ASIGNATURAS POR GRADO...................................................................... 100
2.7. ACTIVIDADES Y EVALUACIONES .............................................................. 106
2.8. CALENDARIO ESCOLAR............................................................................. 118
2.9. AO LECTIVO ............................................................................................. 122

2.10.CONFIGURACIN DE EXPORTACIN/ IMPORTACIN DE DATOS. ...... 124

2.11.PERSONAL.................................................................................................. 128
3. OPERACIONES .................................................................................................. 136
3.1. INGRESO DE MATRCULA .......................................................................... 136
3.2. CAMBIO DE SECCIN................................................................................. 144
3.3. REGISTRO DE EVALUACIONES................................................................. 146
3.4. REVISIN DE ACTIVIDADES ...................................................................... 152
3.6. REGISTRO DE ASISTENCIA ....................................................................... 154
4. PROCESOS ........................................................................................................ 158
4.1. PROMEDIO FINAL........................................................................................ 158
4.2. CIERRE DE AO .......................................................................................... 160
4.3. BASE DE DATOS ......................................................................................... 161
4.3.1. COPIA DE SEGURIDAD............................................................................ 161
4.3.2. RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD..................................................... 163
4.3.3. CARGA DE DATOS DESDE NIVEL CENTRAL......................................... 165
4.3.4. CARGA DE DATOS HACIA NIVEL CENTRAL .......................................... 167
4.3.5. CARGA DE DATOS DESDE OTRA ESTACIN DE TRABAJO ................ 169
4.3.6. CARGA DE DATOS HACIA OTRA ESTACIN DE TRABAJO ................. 171
5. REPORTES........................................................................................................ 173
5.1. MATRCULA MEDIA ..................................................................................... 173
5.1.1. MATRCULA OFICIAL................................................................................ 173
5.1.2. FORMULARIO DEL MAESTRO................................................................. 175
5.1.3. CUADRO GENERAL.................................................................................. 177
5.2. MATRCULA PARVULARIA Y BSICA ........................................................ 179
5.2.1. FORMULARIO DEL MAESTRO................................................................. 179
5.2.2. CUADRO GENERAL.................................................................................. 181
5.3. LISTADO DE ALUMNOS POR SECCIN .................................................... 183
5.4. ASISTENCIA ................................................................................................. 185
5.5. NOTAS POR EVALUACIN ......................................................................... 187
5.5.1. PARVULARIA............................................................................................. 187
5.5.2. BSICA 1 Y 2 CICLO .............................................................................. 189
5.5.3. BSICA 3ER. CICLO ................................................................................. 191
5.5.4. MEDIA ........................................................................................................ 193

5.6. NOTAS POR ALUMNO................................................................................. 195

5.6.1. PARVULARIA............................................................................................. 195
5.6.2. BSICA 1 Y 2 CICLO .............................................................................. 197
5.6.3. BSICA 3ER. CICLO ................................................................................. 199
5.6.4. MEDIA ........................................................................................................ 201
5.7. CERTIFICADOS PARVULARIA Y BSICA .................................................. 203
5.7.1. PARVULARIA............................................................................................. 203
5.7.2. BSICA 1 Y 2 CICLO ............................................................................. 205
5.7.3. BSICA 7 Y 8 GRADO........................................................................... 207
5.7.4. BSICA 9 GRADO.................................................................................... 209
5.8. NOTAS FINALES PARVULARIA Y BSICA................................................ 211
5.8.1. NOTAS FINALES PARVULARIA ............................................................... 211
5.8.2. NOTAS FINALES BSICA......................................................................... 213
5.9. NOTAS FINALES MEDIA.............................................................................. 215
5.9.1. CUADRO FINAL REGISTRO Y EVAL. COMPETENCIAS ........................ 215
5.9.2. CUADRO RESUMEN REGISTRO Y EVAL. COMPETENCIAS................. 217
5.9.3. CERTIFICADO MEDIA............................................................................... 219
5.9.4. TTULO....................................................................................................... 221
6. OPCIONES.......................................................................................................... 223
6.1. IMPRIMIR PANTALLA ACTUAL. .................................................................. 223
6.2. IMPRIMIR VENTANA.................................................................................... 224
6.3. MODO VISTA PRELIMINAR........................................................................ 225
7. VENTANA........................................................................................................... 226
7.1. VERTICAL..................................................................................................... 226
7.2. HORIZONTAL. .............................................................................................. 227
7.3. CASCADA. .................................................................................................... 229
7.4. MOSAICO. .................................................................................................... 230
7.5. ORDENAR ICONOS. .................................................................................... 232
7.6. MOSTRAR/ ESCONDER BARRA PRINCIPAL............................................. 233
7.7. TEXTO EN BOTONES DE BARRA. ............................................................. 234
7.8. HABILITAR BOTN DERECHO DEL MOUSE. ............................................ 236
7.9. MEN NAVEGADOR................................................................................... 237

CAPITULO V
RECOMENDACIONES OPERATIVAS....................................................................... 240
CAPITULO VI
GLOSARIO ................................................................................................................. 243

ACRNIMOS
DUI: Documento nico de Identidad.
NRA: Nmero de Registro de Archivo.
NIT: Nmero de Identidad Tributaria.
NIP: Nmero de Identidad del Personal (Escalafn docente).
MINED: Ministerio de Educacin.

PARTE I
DESCRIPCIN DE ESTRUCTURA DEL SISTEMA

CAPITULO I

1. COMO INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIN ESCOLAR MDULO DE

REGISTRO ACADEMICO
El ingreso al Sistema de Gestin mdulo de Registro Acadmico Escolar puede hacerse de
dos maneras, las cuales se describen a continuacin:
Puede presionar un doble clic del mouse desde el icono de acceso directo que se
encuentra en el rea de escritorio de la computadora (Ver Figura No. I-1).
Puede ingresarse al sistema desde el men de Inicio seguido de Programas, en el
cual se visualizan los programas instalados en su computadora. Luego se presiona
clic en Gestin Escolar y se habilitarn los Mdulos y presione clic en el nombre del
sistema a ejecutar, en este caso, Gestin Escolar Mdulo de Registro Acadmico
(Ver Figura No. I-2).

Figura No. I-1

Figura No. I-2

Pgina No. 1

Inmediatamente se visualiza la pantalla de bienvenida al sistema donde se muestra el

nombre del sistema y su versin (Ver Figura No. I-3) , en este caso Sistema de Gestin
Escolar Mdulo de Registro Acadmico.

Figura No. I-3

Una vez se ha ocultado la pantalla de bienvenida, se solicitan las claves de acceso al

mdulo, (Ver Figura No. I-4), donde se solicita la digitacin de los siguientes datos:
Usuario: en esta opcin deber digitarse el nombre de usuario asignado.
Contrasea: o clave secreta de acceso.
Ambos datos son absolutamente necesarios, para garantizar un acceso seguro para los
usuarios registrados o autorizados.

Figura No. I-4

En caso de digitacin incorrecta de cualquiera de los datos solicitados, se presentar una

advertencia(Ver Figura No. I-5 ), para efectos de correccin.
Pgina No. 2

Figura No. I-5

Refirindose nuevamente a la Figura No. I-5, deben seguirse los siguientes pasos:
Al haber ingresado correctamente el usuario y requeridos, deber presionarse el
botn con la etiqueta OK para hacer efectivo el ingreso.
Si se desea no iniciar la sesin, deber presionarse el botn con etiqueta Cancelar,
presentndose seguidamente una pantalla en la cual se solicita confirmacin de la
accin de abandono escogida (Ver Figura No. I-6). De ser as, deber presionarse el
botn etiquetado Si.

Figura No. I-6

En caso de haberse seleccionado el ingreso efectivo al sistema, se visualizar la siguiente

pantalla en la que se le solicita los datos del Registro del Sistema (Ver Figura No. I-7), Usted
deber digitar los siguientes datos:
Llave : En esta opcin deber digitar el cdigo del Centro Educativo
Contrasea : o clave secreta de acceso de Registro

Pgina No. 3

Figura No. I-7

Si todava no a registrado el Sistema deber hacerlo siguiendo los pasos que se encuentran
en la pagina de soporte de Sistema.
Si Usted no digita los datos de esta pantalla y presiona el botn Cancelar puede ingresar al
Sistema pero en sus Reportes le aparecer un Rotulo que dice su Sistema no ha sido
Registrado, de lo contrario si usted digita correctamente sus datos esta pantalla ya no
aparecer la prxima vez que ingrese al Sistema .
Una vez ingresado los datos se visualizara la pantalla principal ver Figura No. I-8.

Pgina No. 4

Figura No. I-8

En esta pantalla se muestran dos reas bsicas:

Men principal del mdulo.
Barra principal de accesos directos para algunas opciones selectas del men.
Esta barra ayudar al usuario para acceder a las diferentes opciones que se describen a
continuacin:

Configurar Impresor
Esta opcin permite configurar el impresor en el cual se enviarn las diferentes impresiones,
ya sean reportes o pantallas, segn la necesidad del usuario.
Conexin a la Base de Datos
Esta opcin permite conectarnos a la base de datos para acceder a los mismos, en caso de
no existir la conexin previa automtica cuando se ingresa al sistema.

Pgina No. 5

Esta opcin nos permite poder ingresar a la opcin alumnos.

Esta opcin nos permite poder ingresar a la opcin personal. Para poder ingresar a la opcin
de personal existe otra ruta de acceso la cual se detalla a continuacin:
Presione Clic en Configuracin que se encuentra en el men principal, luego le aparecern
varias opciones y presione clic en personal y podr ingresar a la opcin.
Men Navegador
Se muestra un men en el cual se despliegan todas las opciones con las que cuenta el
sistema. Al presionar Clic en cualquiera de las opciones mostradas, se podr ingresar
directamente a la opcin seleccionada. Esta constituye una alternativa ms de acceso a las
opciones que componen este mdulo. Ver siguiente figura.

Figura No. I-9

Abandonar el Sistema.
Al presionar Clic en esta opcin se procede a abandonar el sistema, previa confirmacin de
la accin por parte del usuario.

Pgina No. 6

2. ESTRUCTURA BSICA DE PRESENTACIN Y MANEJO DE INFORMACIN

El acceso y navegacin sobre los datos que se administran a travs de este mdulo, se
facilita a travs de la adopcin de un estndar de presentacin que tiene como objetivo
brindar un mecanismo intuitivo para acceder a los datos, registrar o generar informacin.
La estructura de manejo y presentacin de informacin se estructura bsicamente de los
siguientes componentes:
rea de Filtrado, donde el usuario puede definir valores especficos a parmetros de
bsqueda en los datos(Ver Figura No. I-10).

Figura No. I-10

rea de Lista, donde se presenta a manera de listado un conjunto de registros de

datos que cumplen los criterios definidos en el rea de filtrado. En caso de no
contarse con rea de filtrado, la presentacin de los datos en el listado incluye la
totalidad de los mismos(Ver Figura No. I-11).

Figura No. I-11

Pgina No. 7

rea de Manejo de Registro Especfico, donde se puede agregar, editar o eliminar

registros especficos, a partir de la accin seleccionada en el rea de Lista segn la
barra de herramientas disponible. (Ver Figura No. I-12 ).

Figura No. I-12

Es de particular inters definir el concepto de registro actual o corriente. Dada un rea de

lista, se le llamar registro actual a aquel que est siendo sealado o apuntado por el
smbolo

, y que en consecuencia se convierte en el registro candidato para operaciones

de modificacin y eliminacin. La siguiente grfica muestra el registro corriente de una lista

de datos (Ver Figura No. I-13).

Figura No. I-13

Pgina No. 8

3. BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EL REA DE LISTA

Esta barra pone a disposicin del usuario un poderoso grupo de opciones de manejo de
datos, actuando directamente sobre el conjunto de registros que aparece en el rea de lista.
El conocimiento y uso exhaustivo de estas opciones posibilita al usuario el manejar de forma
eficiente y efectiva los datos administrados en el sistema, garantizando as una generacin
creativa de informacin til para las operaciones y toma de decisiones oportunas.
Vale la pena mencionar que tambin la barra de herramientas cuenta con opciones que
actan sobre el filtro de la ventana que opcionalmente posee el rea de lista. Es de sealar
que un filtro es un rea donde se presenta una serie de parmetros de bsqueda que
pueden ser definidos con valores especficos y que actan sobre la lista de registros de la
ventana, presentando nicamente los datos que cumplen con las condiciones definidas en el
filtro. Por ejemplo, si se presenta una lista de estudiantes, en caso de contarse con un rea
de filtro y si sta lo permite, podra escoger un valor especfico para el sexo de los
estudiantes, y as mostrar nicamente aquellos estudiantes con sexo femenino. De esto se
deduce que el uso de filtros, constituye una de las herramientas de manejo de datos ms
poderosas con que cuenta el mdulo.
En la Figura No. I-14 se presenta una descripcin de las opciones disponibles en la barra de
herramientas para el rea de lista.

Figura No. I-14

Si la ventana que muestra el rea de lista tiene la posibilidad de
Limpiar Criterio

filtrar registros, es decir, cuenta con una rea para definir filtros,
esta opcin permite limpiar las casillas de valores del filtro,
dejndolos listos para definir nuevos valores, o dejarlos vacos para
eliminar la accin del filtro.
Permite ejecutar el filtro a partir de los valores definidos en los

Ejecutar
Consulta

campos del rea respectiva, con el objeto de obtener informacin

especfica.

Pgina No. 9

Permite posicionarse en la primera pgina de registros de la lista.

Primera Pgina
Permite ir a la pgina anterior de registros de la lista.
Pgina Previa
Avanzar a la siguiente pgina de registros de la lista.
Pgina Siguiente
Ir a la ltima pgina de registros de la lista.
Ultima Pgina
Permite buscar un texto especfico en los registros de la lista a partir
de asignar valor a uno de los campos mostrados en la ventana de

Buscar

dilogo respectiva. Al activar esta opcin, se despliega la siguiente

ventana de bsqueda(Ver Figura No. I-15).

Figura No. I-15

En esta ventana debe seleccionarse la columna sobre la cul se desea buscar (Dnde) y
cul es el texto o valor que se desea encontrar (Qu). Tambin le muestra otras opciones de
la bsqueda las cuales son:
1. Arriba: la bsqueda se realiza en los registros que se encuentran hacia arriba del
registro actual o corriente.
2. Abajo: la bsqueda se realiza en los registros que se encuentran hacia abajo del
registro actual o corriente.

Pgina No. 10

3. Palabra completa: la bsqueda se realiza buscando registros que contienen

exactamente la palabra y no como parte de alguna palabra de longitud mayor.
4. Maysculas: busca la existencia de registros que contienen en letra mayscula el
texto digitado.
En cualquiera de las opciones mencionadas, cuando la bsqueda es exitosa se coloca el
puntero en el primer registro que cumple con la condicin (Ver Figura No. I-16).

Figura No. I-16

En caso de no encontrar registros que cumplan la condicin, se presenta un mensaje de

notificacin(Ver Figura No. I-17).

Pgina No. 11

Figura No. I-17

Permite ordenar los datos mostrados en el rea de lista de registros de la
Ordenar

ventana. Al activar esta opcin, se presenta una ventana de ordenamiento

(Ver Figura No. I-18).

Figura No. I-18

Debe presionar clic sobre cada uno de los campos sobre los cules se desea ordenar, y
manteniendo presionado el botn izquierdo del mouse, proceder a arrastrar el campo hacia

Pgina No. 12

el rea de ventana de ventana que dice Ordenar por... suelte el botn del mouse y
seleccione si quiere el ordenamiento ascendente o descendente. Puede hacer ordenamiento
por los campos que considere necesario. Adems, la lista puede quedar ordenada mientras
no se salga de la ventana de listado de registros, siempre y cuando de un clic en Mantener
Lista Ordenada.
Permite adicionar un registro. Al dar un clic sobre este icono se
Nuevo Registro

presentar al usuario la ventana de edicin con un registro en blanco.

Permite realizar modificaciones sobre un registro que el usuario haya

Abrir Registro

seleccionado.
Permite eliminar el registro seleccionado.

Eliminar Registro
Permite imprimir el listado de datos que el usuario se encuentra
Imprimir

visualizando, con la opcin que ste puede seleccionar si imprimir o

no la lista cuando no posee un reporte asociado.
Permite imprimir el listado de registros tal como se muestra en la

Imprimir Lista

pantalla.
Permite al usuario salir del sistema o de la ventana actual donde se

Cerrar Archivo

encuentra.

Pgina No. 13

4. BARRA DE REPORTES
La presentacin de la informacin en reportes es uno de los aspectos ms importantes, ya
que permiten al usuario obtener el resultado del procesamiento de la informacin que ha
ingresado al sistema. Es por ello que resulta sumamente importante dar un tratamiento
especial a los reportes que constituyen una de las principales salidas del sistema, es as
como se presenta al usuario una barra con mltiples opciones que le permitir una
administracin ms efectiva de dichos reportes, la apariencia de la barra de reportes se
muestra por medio de la Figura No. I-19:

Figura No. I-19

A continuacin se presenta un detalle de la funcin que cada uno de los comandos que
conforman la barra desempea:
Si el reporte que el usuario est observando, posee un rea de filtrado,
Limpiar
Criterio

este icono realiza la accin de borrar todos los criterios que han sido
especificados anteriormente, permitiendo que puedan colocarse nuevos
valores.
Permite al usuario recuperar la informacin que se mostrar en un

Ejecutar
Consulta

reporte, ya sea despus del establecimiento de elementos de filtrado o

simplemente la obtencin de la informacin que se visualizar.
Proporciona al usuario una opcin muy importante de movimiento dentro

Primera
Pgina

del informe que se encuentra observando, le permite regresar a la

primera pgina del reporte, en caso que el usuario se encuentre
posicionado en una pgina diferente a sta.
Da al usuario la posibilidad de moverse desde la pgina que se

Pgina
Anterior

encuentra situado a la anterior a sta, es muy til cuando los reportes

constan de varias pginas, si el informe consta de slo un pgina
siempre se activa esta funcin pero no se visualiza su utilidad.

Pgina No. 14

Permite que el usuario pueda moverse de la pgina en la que est

Prxima

posicionado actualmente, hacia la siguiente dentro del reporte

Pgina
Permite al usuario una movilidad mayor dentro de los reportes ya que
Ultima
Pgina

hace posible que desde la pgina en la que est se mueve el cursor

inmediatamente a la ltima pgina que el informe posee.
Presenta al usuario las diferentes medidas de la(s) pgina(s) que

Reglas

contiene el reporte, haciendo posible que el usuario modifique los lmites

del ancho y alto de la(s) pgina(s).
Permite al usuario visualizar el reporte el porcentaje total de la vista, es

Tamao

decir al 100 % de la visibilidad permitida.

Completo
Presenta al usuario una vista de la pgina completa del reporte, de
Mostar Pgina

forma que pueden observarse la distribucin completa que ste posee

dentro de la pgina misma.
Sirve al usuario para incrementar la vista de los datos del informe de tal

Aumentar
Tamao

forma que le sea posible leer la informacin que se presenta, puede

presionarse tantas veces hasta que el tamao en el que se muestra,
satisfaga al usuario.
Permite al usuario disminuir gradualmente el tamao en el que se

Reducir
Tamao

muestra el reporte, puede presionarse tantas veces hasta que el usuario

logr tener el tamao en el que visualiza mejor el reporte.
Presenta al usuario las diferentes propiedades que posee la pgina del

Configurar
Propiedades

reporte que se est observando, cuando se haga clic en esta opcin se

presentar un cuadro de dilogo en el cual se permite seleccionar el
diseo de la pgina, ya sea vertical u horizontal y tambin tiene la
posibilidad de especificar el nmero del pgina hacia la cual el usuario
puede requerir moverse en un momento determinado.
Permite al usuario especificar que la impresin del reporte que est

Normal

observando pueda realizarse en forma vertical, nicamente haciendo

clic en este icono.

Pgina No. 15

Permite al usuario especificar que la impresin del reporte que est

Apaisado

observando pueda realizarse en forma horizontal, nicamente haciendo

clic en este icono.
Permite al usuario visualizar la ventana de dilogo de las opciones de

Imprimir

impresin. (Ver Figura No. I-20)

Figura No. I-20

El usuario puede especificar el nmero de pginas a imprimir, las copias que necesita,
adems tambin de la orientacin del papel y la especificacin de la impresora en la cual
se va ha imprimir el reporte.
Es una opcin muy til que permite al usuario salir de la pantalla del
Cerrar Vista

reporte en que se encuentra en un momento determinado.

Pgina No. 16

PARTE II
DESCRIPCIN DE LA FUNCIONALIDAD

Pgina No. 17

CAPITULO II
FINALIDAD DEL SISTEMA

Pgina No. 18

Finalidad del Sistema de Registro Acadmico.

El sistema de Registro Acadmico ha sido creado con la finalidad de permitir el registro,
procesamiento y recuperacin de datos de los estudiantes que se manejan en cada Centro
Educativo del pas, con el propsito de mecanizar el procesamiento de la matrcula, notas y
emisin de reportes de una manera efectiva y eficiente.
Es una herramienta necesaria para el manejo mecanizado de la informacin de cada
alumno. En este mdulo se podr ingresar desde la solicitud de matrcula, informacin
general del alumno para actualizar la ficha, asignacin al grado correspondiente, ingreso de
las notas en el transcurso del ao cursado de cada una de las actividades por unidad, si se
trata del nivel de Parvularia; por materia, si es Bsica o Media; adems, el sistema podr
llevar un histrico acadmico por alumno, teniendo muy en cuenta que el estudiante tiene
una definicin nica a travs del Nmero nico del Alumno (NUA) que este mdulo ser
capaz de generar.
Este es uno de los beneficios ms importantes que este mdulo presenta a la Educacin de
nuestro pas en general. Se trata de un historial acadmico por alumno. Es decir, que a
travs del Cdigo nico de Alumno podremos saber todo acerca de un estudiante especfico,
grados cursados, notas obtenidas, cambio de centro de estudios, repitencia, desercin, etc. y
lo ms importante que ser informacin mecanizada que puede ser consultada por todos los
distintos niveles: local, regional y nacional.
Es por eso que con este sistema se dota al sistema educativo nacional de una herramienta
novedosa, sin costo, que puede ser utilizada en todos los puntos del pas en beneficio de los
estudiantes mismos.

Pgina No. 19

CAPITULO III
DESCRIPCIN DE LAS OPERACIONES

Pgina No. 20

Descripcin de las operaciones

Las operaciones ms importantes que se llevan a cabo en el sistema de Registro Acadmico
se describen a continuacin:
1. Registro de estudiantes:
El usuario es el encargado de registrar en el sistema la informacin que identifica a los
estudiantes de los cuales se crear y se llevar el historial en el centro educativo, esta
constituye la operacin con la cual se inicia el funcionamiento bsico del sistema.
2. Creacin de los grados:
A travs de esta operacin, el usuario del sistema es capaz de definir los diferentes grados
que se manejarn en el centro escolar que utilice el sistema, permitiendo as que cada centro
educativo construya su propia estructura acadmico adecuada a las necesidades propias del
centro escolar.
3. Ingreso de matrcula:
Una operacin sumamente importante que permite que los estudiante puedan matricularse
en grados creados en el sistema, lo cual permite una clasificacin detallada de la informacin
que se manejar del estudiante.
4. Registro de evaluaciones:
Por medio de esta operacin el usuario ingresa las calificaciones que los estudiantes
matriculados en un grado determinado han obtenido, esta operacin es muy importante en el
sentido que permite registrar el avance que el estudiante esta observando en los diferentes
perodos que se miden en el centro educativo, por medio de un atributo muy importante, las
calificaciones.
5. Generacin de promedios finales:
Es una operacin interna que realiza el sistema y permite generar los promedios finales que
han obtenido los estudiante, agilizando el proceso de entrega de notas.

Pgina No. 21

CAPITULO IV
DETALLE DE FUNCIONAMIENTO

Pgina No. 22

Detalle del funcionamiento

En este captulo encontrar la descripcin detallada del funcionamiento de cada una de las
opciones que se encuentran disponibles en el Sistema de Registro Acadmico, as como un
desglose de los datos que necesitar introducir al sistema para obtener resultados
satisfactorios.
Para iniciar el recorrido por el sistema de Registro Acadmico es de suma importancia
conocer cuales son las principales opciones a las que se tendr acceso, para ello, a
continuacin se presenta la barra de men principal que se utiliza en el sistema:
Descripcin de la barra de men principal del Sistema de Registro Acadmico
Esta barra permite al usuario tener a su disposicin las opciones principales que se pueden
realizar desde el sistema de Registro Acadmico, consta de submens muy importantes que
ayudarn al usuario a utilizar de una manera ptima el sistema, est estructurada de una
manera secuencial, es decir que para llevar a cabo cierto nmero de operaciones es
necesario haber introducido informacin en las opciones anteriores a la que se est
ejecutando en un instante de tiempo.
El conocimiento y uso exhaustivo de estas opciones de men posibilita al usuario el manejar
de forma eficiente y efectiva la introduccin y administracin de la informacin que se
introduzca o se genere dentro del sistema, ya que es de recordar que la informacin
resultante depende de que tan confiables sean los datos introducidos por el usuario.
Para conocer mejor cuales son las opciones de men principal, se muestra a continuacin la
barra de men principal del sistema de Registro Acadmico (Ver Figura No. IV-1 ), la cual
podr identificar el usuario por la apariencia siguiente:

Figura No. IV-1

Pgina No. 23

Las opciones principales que se muestran en la barra se detallan a continuacin:

1. Archivo: Esta opcin permite al usuario tener acceso a las sub opciones que se muestra
en la figura siguiente.

Figura No. IV-2

1.1. Usuarios: Permite tener acceso a la creacin, modificacin y eliminacin de usuarios,

as como administracin de las opciones que se le permitir utilizar a cada usuario,
con esta opcin se permite llevar una administracin eficiente de los usuarios que
estn autorizados para realizas las acciones que han sido definidas para cada uno
de stos.
1.2. Configuracin del Centro Educativo: Esta opcin es de suma importancia, ya que
permite seleccionar el centro educativo en el cual se est trabajando, debe el usuario
verificar que efectivamente se encuentra el en Centro Escolar que quiere administrar,
esto en aquellos equipos en los cuales se administren varios centros educativos y
aunque no fuere as, realizar la revisin le permitir estar seguro que efectivamente
se encuentra trabajando en el centro escolar que usted necesita, con esto el usuario
garantiza que otros centros educativos no tengan acceso a la informacin que no les
corresponde.
Pgina No. 24