Infdefinitivo AuditoriaregularHuila Vig2011

AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

GERENCIA SECCIONAL VI
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORA REGULAR A LA

CONTRALORA DEPARTAMENTAL DEL HUILA
Vigencia 2011
Neiva, 10 de julio de 2012
Informe Definitivo de Auditora Regular Vigencia 2011

1
Dr. Jaime Ral Ardila Barrera

Auditor General
Dr. Oscar Francisco Mantilla Rey

Auditor Auxiliar (AF)
Dr. Reynaldo Ros Prez

Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestin Fiscal
Dr. Jaime Parra Snchez

Gerente Seccional VI
Jos Miguel Ortega Ortiz

Coordinador
Jos Miguel Ortega Ortiz
Diana Lorena Murcia Olaya
Vilma Flor Ramrez Tello
Jaime Andrs Garca Carvajal
Grupo Auditores

2
TABLA DE CONTENIDO
Pgina
1
2
2.1.
2.1.1.
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
2.2.1
2.2.2.
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
2.2.7.1
2.2.7.1.1
2.2.7.1.2
2.2.7.1.3
2.2.7.1.4
2.2.7.1.5
2.2.7.1.6
2.2.7.1.7
2.2.7.1.8
2.2.7.2
2.2.7.2.1
2.2.7.2.2
2.2.7.3
2.2.8
2.3.
2.3.1
INTRODUCCIN
DICTAMEN DE LA AUDITORA
RESULTADOS DE LA AUDITORA
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
Informe Sistema de Gestin de la Calidad
Informe de Gestin Control Interno
Plan Estratgico de Sistemas de Informacin y Plan de
Contingencias Informtico.
ANLISIS FINANCIERO
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos y Gastos
Manuales de procedimientos
Rendicin de la cuenta
Estructura de las cuentas
Activo
Caja menor
Instituciones Financieras
Propiedades, planta y equipo
Comodatos
Almacn
Inventarios
Adquisiciones
Bajas
Pasivo
Obligaciones laborales
Otros pasivos
Cuentas de Orden
Control Interno contable
PRESUPUESTO
Recaudo
3
6
7
13
13
13
13
13
13
15
16
16
16
16
16
17
17
17
17
18
18
18
19
19
19
20
20
20
20
20
21
21
22
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.4
2.4.1
2.4.2
2.4.2.1
2.4.2.2
2.4.2.3
2.5
2.5.1
2.5.2
2.5.3
2.6
2.7
2.7.1
2.7.2
2.7.3
2.7.4
2.7.5
2.7.6
2.7.7
2.7.8
2.7.9
2.7.10
2.7.10.1
2.7.10.2
2.7.11
2.8
2.8.1
2.8.2
2.9
2.10
2.10.1
2.10.2
2.10.3
2.10.4
2.10.5
2.10.6
Ejecucin Presupuestal de Egresos

Modificaciones al presupuesto
Ejecucin PAC vigencia
CONTRATACION
Plan de Compras
Evaluacin de la Gestin en la Contratacin
Etapa Precontractual
Etapa Contractual
Etapa Post-contractual
TALENTO HUMANO
Programa de Capacitacin
Programa de Salud Ocupacional
Programa de Bienestar Social
CONTROVERSIAS JUDICIALES
CONTROL FISCAL
Entidades Sujetas de Control
Plan General de Auditorias (PGA)
Resultados del anlisis de la muestra al proceso auditor
Control al Control de la Contratacin
Patrimonio cultural
Vigencias Futuras
Evaluacin Contratacin Ola invernal
Evaluacin Fiducias
Beneficios del Control Fiscal
Proceso Macrofiscales
Informe Fiscal y Financiero
Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio
Ambiente
Revisin de Cuentas
PARTICIPACIN CIUDADANA
Atencin y Trmite de denuncias, quejas y peticiones
Medios de promocin y divulgacin de la participacin
ciudadana
INDAGACIONES PRELIMINARES
PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL
Determinacin del dao
Cumplimiento de Trminos
Comunicacin, Citacin y Notificacin de los autos
Recepcin de Versin libre y Designacin de apoderado
Vinculacin del Garante
Prrroga de trminos y prctica de pruebas
4
22
22
23
23
24
24
25
26
28
28
29
29
30
30
31
31
32
33
36
37
37
37
39
39
41
41
41
42
43
44
51
52
53
56
56
57
58
58
58
2.10.7
2.10.8
2.10.9
2.10.10
2.10.11
2.10.12
2.10.13
2.10.14
2.10.15
2.10.16
2.11
2.12
2.13
2.14
3
4
5
5.1
5.2
5.3
Seguimiento de bienes y decreto de medidas cautelares

Grado de Consulta
Nulidades
Indexacin del dao
Recursos de Reposicin y Apelacin
Caducidad de la Accin Fiscal y Prescripcin de la
Responsabilidad Fiscal
Reporte de Informacin a otras Autoridades
Procesos Fiscales Originados en Negocios Fiduciarios
Adopcin Estatuto Anticorrupcin
Control Interno
PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
PROCESOS DE JURISDICCIN COACTIVA
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
SEGUIMIENTO A LAS QUEJAS Y DENUNCIAS
HALLAZGOS
OBSERVACIONES DE LA ENTIDAD VIGILADA
ANEXOS
HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS
HALLAZGOS DISCIPLINARIOS
HALLAZGOS PENALES

5
59
59
60
60
60
60
60
60
61
61
62
63
66
72
82
86
115
115
127
129
INTRODUCCIN
La Auditora General de la Repblica, en cumplimiento del artculo 274 de la
Constitucin Poltica, el Decreto 272 de 2000 y en desarrollo del Plan General de
Auditoras 2012, durante los das comprendidos entre el 28 de mayo al 8 de junio
de 2012 realiz trabajo de campo de la Auditora Regular a la Contralora
Departamental del Huila para evaluar los resultados de la gestin administrativa,
financiera, operativa y el cumplimiento de las normas y dems disposiciones
legales vigentes aplicables en los diferentes procesos de la administracin durante
el perodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2011.
Los procesos auditados se escogieron utilizando la herramienta diseada en el
Proceso Auditor denominada matriz de riesgos de la vigencia 2011, permitiendo
ampliar la comprensin y el conocimiento de la Entidad, en principio, con la
elaboracin de los mapas de riesgos se determinaron los procesos que adelanta la
Contralora para desarrollar sus actividades misionales y administrativas,
posteriormente y mediante la ponderacin de la ocurrencia de los riesgos se
determin el alcance de la ejecucin del trabajo, se plasmaron los objetivos y se
desarrollaron los programas y actividades a realizar para alcanzar cada uno de
ellos. Para el desarrollo de la auditora se eligieron los procesos de Contabilidad,
Contratacin, Control Fiscal, Procesos Macrofiscales, Participacin Ciudadana,
Procesos de Responsabilidad Fiscal, Procesos Sancionatorios y Jurisdiccin
Coactiva.
El presente informe tiene carcter de Definitivo, el cual surgi como producto del
anlisis a la respuesta dada por Contralora Departamental mediante oficio DC 417 del 28 de junio de 2012, recibido en la Gerencia Seccional bajo radicado
20122180041582 y a la audiencia de contradiccin realizada el 4 de julio de 2012
en las instalaciones de la Gerencia Seccional VI, respecto al Informe Preliminar de
Auditora comunicado el 22 de junio de 2012 segn radicado 20122180033741.
Una vez comunicado el presente informe, la Contralora tiene un plazo mximo de
quince (15) das hbiles siguientes al recibo del mismo por el correo electrnico
para presentar el correspondiente plan de mejoramiento ante esta Gerencia,
respecto de todos y cada uno de los hallazgos contenidos en el informe.

6
DICTAMEN DE LA AUDITORA
DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Auditora General de la Repblica ha practicado el control financiero al Balance
General de la Contralora Departamental del Huila a diciembre 31 de 2011 y los
Estados de Actividad Financiera, Econmica y Social y de Cambios en el
Patrimonio, relativos al ao terminado en esa fecha, comparados con cifras del
ao anterior, acompaados de las notas explicativas, cuya preparacin es
responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar
la opinin sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la
debida concordancia.
El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditora generalmente
aceptadas en Colombia, mediante pruebas selectivas, que proporcionaron una
base razonable para fundamentar la valoracin.
Analizada la Clase 1 Activos, grupo Propiedades, planta y equipo y la Clase 2
Pasivos, grupo 29 Otros pasivos, cuenta 2905 Recaudos a favor de terceros, se
detectaron inconsistencias con corte a 31 de diciembre de 2011, las cuales se
detallan a continuacin:
Mediante convenio de comodato la Contralora Departamental del Huila recibi

5 computadores as: uno en el ao 2006 y cuatro en el ao 2010 por valor de
$18.671.121, los cuales a 31 de diciembre de 2011 no fueron registrados en
la contabilidad de la entidad, incumpliendo el procedimiento y doctrina
contable pblica para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados
con las propiedades, planta y equipo establecidos en el Rgimen de
Contabilidad Pblica de la Contadura General de la Nacin.
A 31 de diciembre de 2011 la cuenta 2905 recaudos a favor de terceros
presenta un saldo de $108.786.543, por concepto de fallos con
responsabilidad fiscal, multas de procesos administrativos sancionatorios y de
rendimientos financieros; dineros que no son de propiedad de la entidad y no
han sido reintegrados a sus destinatarios; los cuales sobre-estiman el balance
en un 39% del total del pasivo, situacin que a 1 de junio de 2012 no haba
sido subsanada.
Excepto por lo expresado en el prrafo anterior, en nuestra opinin, los Estados

Contables consolidados a 31 de diciembre de 2011 de la Contralora
Departamental del Huila presentan razonablemente la situacin financiera de la
Entidad, en cuanto a que as lo reflejan en todos los aspectos importantes, los que
fueron preparados y presentados conforme a principios y normas de contabilidad
prescritas por la Contadura General de la Nacin.
7
PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA REVISIN DE CUENTA Y AUDITORA

REGULAR VIGENCIA 2011
La Gerencia Seccional VI de la Auditora General de la Repblica, con fundamento
en las facultades otorgadas por el artculo 274 de la Constitucin Poltica, el
Decreto Ley 272 de 2000 y la Sentencia C-1339 de 2000 de la Corte
Constitucional, realiz Auditora Regular a la Contralora Departamental del Huila
a la vigencia 2011, evaluando los estados financieros a 31 de diciembre, los
resultados de la gestin administrativa y misional y el cumplimiento de la
normatividad vigente, aplicable en los diferentes procesos.
El ejercicio de auditora fue realizado con base en pruebas selectivas, de acuerdo
con las normas, polticas y procedimientos de auditora de general aceptacin, de
manera que el examen y resultado de las pruebas, proporcionaron una base
razonable para fundamentar la opinin y conceptos expresados en el informe.
La Gerencia Seccional VI evalu la gestin de la Contralora Departamental Huila
a travs de la revisin de la cuenta de la vigencia 2011 y la Auditora Regular
practicada a la Entidad, en los siguientes procesos:
Sistema de Control Interno:

En la cuenta de la vigencia 2011 se inform que la evaluacin del Sistema de
Control Interno y calidad fue favorable. La Entidad tiene certificados por el
ICONTEC los procesos misionales (Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal y
Apoyo y Control Ciudadano) con las Normas ISO 9001:2008 - NTC ISO
9001:2008. La Oficina de Control Interno cumpli con el reporte de los informes
legales establecidos. La Contralora alleg la informacin requerida en este
proceso y atendi el requerimiento formulado en el SIREL.
Proceso Financiero:
En nuestra opinin, los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre de
2011 de la Contralora Departamental del Huila presenta razonablemente la
situacin financiera de la Entidad, en cuanto a que as lo reflejan en todos los
aspectos importantes, los que fueron preparados y presentados conforme a
principios y normas de contabilidad prescritas por la Contadura General de la
Nacin, excepto por las inconsistencias detectadas en el grupo Propiedades,
planta y equipo del activo y Recaudos a favor de terceros del pasivo.
8
Proceso Presupuestal:
En la cuenta rendida se evidenci el cumplimiento de las disposiciones legales
para la ejecucin del presupuesto de la vigencia 2011. El presupuesto de ingresos
se ejecut en un 99,24% y el de gastos en un 99,18%. La Entidad atendi el
requerimiento a la cuenta en debida forma.
Proceso Contratacin Administrativa:

La Contralora evidenci buena gestin segn la muestra evaluada en el proceso
de contratacin realizado en la vigencia 2011. En los estudios previos se indicaron
las variables que determinaron el valor del contrato y en la supervisin de la
ejecucin de los contratos se subsanaron las observaciones del plan de
mejoramiento suscrito la vigencia anterior. El procedimiento del proceso de
contratacin se encuentra desactualizado.
Proceso Talento Humano:

En la cuenta rendida se evidenci que la planta de cargos se ajusta a la autorizada
por la Asamblea Departamental. La Entidad report el pago de salarios y
prestaciones sociales. En la cuenta rendida se evidenci el cumplimiento de las
disposiciones legales. La Entidad atendi el requerimiento a la cuenta en debida
forma.
Proceso Controversias Judiciales:

La gestin adelantada por la Contralora en la defensa de sus intereses fue
regular.
Auditora al Proceso Auditor:

La gestin realizada por la Contralora en la vigilancia de la gestin fiscal de sus
entes vigilados en la vigencia 2011 fue deficiente, con una cobertura del 10% del
presupuesto auditado, ante la ausencia de control a la Gobernacin del Huila
como principal sujeto vigilado, adicionalmente la falta de contundencia y soporte
de los hallazgos ameritaron aperturar indagacin preliminar en el 50% de los
hallazgos fiscales trasladados. En la vigencia audit el balance general de una de
9
sus 121 entidades vigiladas. No practic evaluacin a las vigencias futuras, a los
recursos destinados a atender la ola invernal ni al patrimonio cultural.
Informes Macro Fiscales:
La Entidad realiz una buena gestin en la evaluacin y anlisis para la
configuracin de los informes macro fiscales realizados por la entidad tanto en el
informe de los recursos naturales orientados al anlisis de la gestin ambiental de
todos los municipios del Departamento desde la incidencia de las dos represan
sobre el rio magdalena, como la evaluacin al marco fiscal de mediano plazo y los
planes de desarrollo en el informe fiscal y financiero.
Proceso Participacin Ciudadana:

La Contralora mostr gestin regular en la atencin de los requerimientos de los
ciudadanos. En dos denuncias no se comunic en forma oportuna al ciudadano
sobre el recibo y trmite de la misma. Algunas denuncias trasladadas a control
fiscal registran demora en la respuesta de fondo a los ciudadanos. La Entidad no
traslad una denuncia a la autoridad competente para conocer del asunto.
La Entidad realiz gestin deficiente en la promocin y divulgacin de los
mecanismos de control social y capacitacin a la ciudadana.
Indagaciones Preliminares:
La gestin de la Contralora en el trmite de las indagaciones preliminares fue
buena. La Entidad inici las diligencias en oportunidad y decidi la mayora de las
mismas dentro del trmino sealado por la ley.
Proceso Responsabilidad Fiscal:

La gestin fue regular. La Contralora impuls los procesos fiscales de las
vigencias 2009 y 2010, no obstante, los trminos sealados en los artculos 45, 51
y 52 de la Ley 610 de 2000 no se cumplieron en las actuaciones iniciadas en el
ao 2011. En algunos procesos revisados se observ dilacin para citar a los
implicados, recepcionar versin libre y/o designar apoderado de oficio. La
Contralora vincul a las compaas aseguradoras, decidi en oportunidad el
grado de consulta y el recurso de apelacin. El recurso de reposicin se resolvi
extemporneamente y no se realiz seguimiento a los bienes de los implicados. La
Entidad index el dao patrimonial al momento de proferir fallo fiscal y report a
10
las autoridades pertinentes la informacin sobre los fallos fiscales debidamente

ejecutoriados. El Organismo de Control no declar en el perodo 2011 la
caducidad de la accin fiscal ni la prescripcin de la responsabilidad fiscal.
Procesos Administrativos Sancionatorios:

La gestin fue regular. El Organismo de Control inici la mayora de los procesos
sancionatorios de la vigencia 2011 en oportunidad, impuls y termin las
actuaciones de los aos 2008 y 2009. En algunos procesos que surtieron recurso
de reposicin contra la decisin de multa se evidenci que el mismo no fue
decidido dentro de los trminos de ley.
Proceso Jurisdiccin Coactiva:
La gestin fue deficiente. La Contralora durante la vigencia 2011 no adelant la
etapa persuasiva en algunos procesos conforme lo dispuesto por la resolucin que
reglament el recaudo de cartera y no envi por correo los mandamientos de pago
a los ejecutados que no comparecieron a notificarse. La Entidad no realiz
seguimiento a los bienes de los ejecutados en tres procesos auditados y present
falta de gestin en el trmite de las actuaciones lo que conllev a un bajo recaudo.
Rendicin de Cuenta Vigencia 2010:

La Entidad rindi la cuenta de la vigencia 2011 en forma electrnica dentro de los
trminos previstos en la Resolucin Orgnica No. 006 de 2008 de la Auditora
General de la Repblica.
La Gerencia Seccional VI en el informe de revisin a la rendicin de la cuenta
realiz requerimientos a los siguientes Formatos F1, F3, F5, F7, F8, F11, F13, F14,
F15, F16, F17, F18, F19, F20, F21, F23 y F24.
El Organismo de Control el 12 de marzo de 2011 atendi el requerimiento a travs

del SIREL y en consecuencia, fueron corregidos los formatos o aclaradas las
inconsistencias en la informacin.
Resultados Ejercicio Auditor:
Los resultados de la Revisin de Cuenta y Auditora Regular practicada a la
Contralora Departamental del Huila fueron 40 hallazgos administrativos, 2
hallazgos disciplinarios y 2 hallazgos penales.
11
La Gerencia Seccional VI, teniendo en cuenta el dictamen de los estados

financieros y el concepto de gestin emite pronunciamiento de NO
FENECIMIENTO para la cuenta de la vigencia 2011.

12
2
2.1
RESULTADOS DE LA AUDITORA
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El proceso de control interno no fue objeto de auditora. La Contralora alleg los

documentos requeridos en la Resolucin Orgnica No. 06 de 2008 de la Auditora
General de la Repblica, como informacin complementaria referente al control
interno durante la vigencia 2011.
2.1.1 Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
La Contralora present el Informe Ejecutivo Anual del Modelo Estndar de
Control Interno MECI correspondiente a la vigencia 2011 en el cual report el
estado actual de cada subsistema registrando los avances y las dificultades, el
estado general del sistema de control interno y las recomendaciones.
En la evaluacin efectuada sobre la implementacin del sistema de control interno
y calidad, la Contralora obtuvo un puntaje de 80.59% en calidad y 93.72% en el
Modelo Estndar de Control Interno.
2.1.2 Informe Sistema de Gestin de Calidad
La Entidad tiene certificados por el ICONTEC los procesos misionales (Control
Fiscal, Responsabilidad Fiscal y Apoyo y Control Ciudadano) con las Normas ISO
9001:2008 - NTC ISO 9001:2008. En la cuenta se alleg el informe de revisin del
sistema realizada internamente en el cual se registra que se encuentra operando
en forma eficiente y que el Comit de Calidad calific con 84% la implementacin.
2.1.3 Informe de Gestin Control Interno
La Contralora present el Informe de Gestin de la Oficina de Control Interno
orientado en cinco estrategias bsicas, a saber: Afianzamiento de la cultura del
autocontrol, seguimiento al sistema de control interno, auditoras internas
integradas, administracin del riesgo y preparar y elaborar informes requeridos
legalmente por los entes de control y otras entidades.
2.1.4 Plan Estratgico de Sistemas de Informacin y Plan de Contingencias
La Contralora present la evaluacin del Plan de Desarrollo Tecnolgico de la
vigencia 2011 y el plan de desarrollo para el 2012.
La Entidad report que en la vigencia 2011 en cumplimiento del plan estratgico
2008-2011 Gestin Eficiente y Participativa para la Defensa de los Recursos
Pblicos, se propuso la culminacin de la primera etapa y el inicio de la segunda
fase del PROYECTO DE MODERNIZACIN DEL PROCESO DE CONTROL
FISCAL iniciado en la vigencia del 2008. Este proyecto fue desarrollado a travs
13
del software denominado SINTERCAD mediante la cual se reporta toda la

informacin requerida por la Contralora Departamental, a travs del diseo de
formatos y contenidos previamente estructurados y definidos para su posterior
anlisis y control.
La Contralora report que para el desarrollo de la segunda fase, cont con el
apoyo del Departamento a travs del Convenio Interadministrativo No. 0096 de
2011 celebrado entre el Departamento del Huila Secretara General- y la
Contralora Departamental del Huila, por valor de $520 millones de los cuales la
Contralora aport la suma de $120 millones de pesos representados en el
software adquirido previamente en la primera fase.
La Contralora en la vigencia 2011 invirti en tecnologa $85 millones en la
compra de un servidor, nueve equipos de escritorio, dos porttiles, una impresora
laser multifuncional a color, dos impresoras, escner, planta telefnica, discos
externos, video proyector, apuntadores laser y licencias de Autocad, Windows
Server y Ofice Profesional Plus y dio de baja nueve equipos de escritorio y dos
porttiles.
La Entidad report que durante la vigencia 2011 por razones de orden jurdico, no
fue posible contratar servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la
plataforma informtica.
La Entidad report el Plan de Seguridad y Contingencias correspondiente a la
vigencia 2011 el cual incluye el plan de contingencia propuesto para el 2012 y las
polticas de seguridad y contingencia.
La Contralora tiene conformado el equipo de contingencia y defini el comit de
mantenimiento de la plataforma tecnolgica y el comit de emergencia y
desastres.
Opinin y resultados
En la cuenta de la vigencia 2011 se inform que la evaluacin del Sistema de
Control Interno y calidad fue favorable. La Entidad tiene certificados por el
ICONTEC los procesos misionales (Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal y
Apoyo y Control Ciudadano) con las Normas ISO 9001:2008 - NTC ISO
9001:2008. La Oficina de Control Interno cumpli con el reporte de los informes
legales establecidos. La Contralora alleg la informacin requerida en este
proceso y atendi el requerimiento formulado en el SIREL.

14
2.2
ANLISIS FINANCIERO
Evaluacin y anlisis
Se realiz anlisis y evaluacin a los soportes del rea de contabilidad como son
libros contables y los estados contables bsicos como balance general, estado de
actividad financiera, econmica, social y ambiental, estado de cambios en el
patrimonio y notas a los estados contables bsicos.
La Auditoria General de la Repblica efectu un anlisis de los Estados
Financieros,
presentados por la Contralora Departamental del Huila, de
conformidad con las normas de auditora y los principios de contabilidad
generalmente aceptados, tomando como muestra las cuentas ms representativas
y significativas. El resultado del examen arroj lo siguiente:
Tabla No 2.1- Estructura Financiera Vigencia 2011 (Cifras en miles de pesos)
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CONTABLE
VIGENCIA
2011
VIGENCIA
2010
DIFERENCIA
ACTIVO
860.001
934.099
-74.098
-7,9
11
Efectivo
266.140
266.389
-249
-0,1
16
Propiedades, Planta y
Equipo
339.762
374.970
-35.208
-9,4
19
2
24
25
29
Otros activos
PASIVOS
Cuentas por Pagar
Obligaciones Laborales
Otros Pasivos
254099
261.695
152.909
108.786
292.740
258.355
1.361
54.611
202.383
-38.641
3.340
-1.361
98.298
-93.597
-13,2
1,3
-100,0
180,0
-46,2
PATRIMONIO
598.306
675.744
-77.438
-11,5
31
Hacienda Pblica
598.306
675.744
-77.438
-11,5
Fuente: Catalogo de cuentas vigencia 2011-2010.
Para la vigencia 2011, la Contralora Departamental del Huila, present un activo

de $860.001.171, comparado con la vigencia inmediatamente anterior disminuy
en el 7.9%, un pasivo por valor de $261.695.475, se incremento en el 1.3% y un
patrimonio por valor $598.305.696, que disminuyo en un 11.5%.

15
2.2.1 Activo
El grupo ms representativo es Propiedades, planta y Equipo en el 40%, seguido
del efectivo en un 31% y por ultimo otros activos con el 30% de participacin.
2.2.2 Pasivo
El grupo ms representativo del pasivo son las Obligaciones Laborales con el 58%
que se incremento en un 180% que corresponden a las obligaciones por pagar a
los empleados como resultado de la relacin laboral como cesantas, seguido de
Otros Pasivos con el 42% el cual representa el saldo de los recaudos efectuados
por concepto de fallos con responsabilidad fiscal adelantados por la Entidad as
mismo se reflejan sanciones y rendimientos financieros generados como recaudos
a favor de terceros.
2.2.3 Patrimonio
El patrimonio present un saldo a diciembre 31 de 2011 de $598.305.696, que
comparado con la vigencia 2010, present una disminucin de $77.437.304, que
corresponde al 11.5%.
2.2.4 Ingresos y Gastos
La Contralora Departamental del Huila para la vigencia 2011, obtuvo ingresos por
$3.004.676.934, correspondientes a Cuotas de Fiscalizacin y Transferencias y
comparado con la vigencia anterior, present un incremento en sus ingresos del
11%.
Los gastos realizados por la Contralora en la vigencia 2011, fueron de
$2.927.629.841.
2.2.5 Manuales de procedimientos
En el desarrollo de la auditoria se confront la existencia del proceso de
administracin de recursos fsicos, financieros y tecnolgicos en el cual se
especifica el procedimiento de registro, ajustes contables, conciliaciones
bancarias, inventario y seguros, planeacin de compras, ingresos egresos y
gestin tecnolgica.
A su vez se realiz verificacin del manual especfico de funciones y competencias
para los empleados de la Entidad, el cual se encuentra en ajuste y
actualizaciones.
16
La Oficina Administrativa y Financiera de la Contralora Departamental se

encuentra conformada por el Jefe de Oficina, una profesional universitaria como
Contador y Tesorera, dos tcnicos operativos y dos secretarios.
2.2.6 Rendicin de la cuenta
La Contralora para la vigencia 2011 rindi la cuenta correspondiente al rea
contable en los formatos del 1 Catalogo de Cuentas al 5 Propiedad planta y
equipo, los cuales se ajustaron a la realidad de la entidad confrontados con los
soportes, como documentos, actos administrativos, anexos al balance, boletines
de tesorera, recibos de caja y libros oficiales.
2.2.7 Estructura de las cuentas
En trabajo de campo se solicit un balance de prueba certificado el cual fue
confrontado con el Rgimen de Contabilidad Pblica y se encontr de acuerdo a lo
establecido por la Contadura General de la Nacin. La operacin de la ecuacin
contable se encuentra ajustada.
2.2.7.1 Activo
2.2.7.1.1 Caja menor
La Contralora Departamental constituy la caja menor mediante resolucin 009 de
2011 por valor de $1.500.000 con los rubros presupuestales de materiales y
suministros $600.000, mantenimiento y reparacin $500.000 e impresos y
publicaciones por valor de $400.000.
Durante la vigencia 2011 se realizaron los siguientes rembolsos de caja menor:
Comprobante de egreso No.2011000141 de enero a marzo por $1.001.569.
Comprobante de egreso No. 2011000228 del 23 de mayo de 2011, por
$867.930.
Comprobante de egreso No. 2011000306 del 7 de julio de 2011, por
$1.122.336.
Comprobante de egreso No. 2011000388 del 22 de agosto de 2011, por
$1.009.939.
Comprobante de egreso No. 2011000543 del 10 de noviembre de 2011, por
$1.043.016.
Comprobante de egreso No. 2011000609 del 26 de diciembre de 2011, por
$1.076.407.
17
La ejecucin fue confrontada con lo reportado en la rendicin de la cuenta y los

documentos soporte, como recibos de caja y las respectivas facturas
observndose su cumplimiento legal a lo establecido en su constitucin.
La legalizacin se realiz el da 30 de diciembre de 2011, por $650.900.
2.2.7.1.2 Instituciones Financieras
La Contralora Departamental report a 31 de diciembre de 2011 en la rendicin
de la cuenta 5 cuentas bancarias como se detallan a continuacin: Se verificaron
tres cuentas bancarias en Davivienda la 076000654905 destinacin pago planilla
nica seguridad social, la 076000679977 para los recaudos a favor de terceros y
la 07606999799-7 para funcionamiento, una del Banco Popular y una del Banco
Caja Social correspondiente a funcionamiento, las cuales fueron confrontadas con
los extractos bancarios, conciliaciones bancarias y libro de bancos encontrndose
ajustadas a la realidad.
2.2.7.1.3 Propiedades, planta y equipo
La Contralora Departamental present a 31 de diciembre de 2011 un saldo en el
balance de $339.762.006 que representa el 40% del total del activo, el cual
permaneci constante con relacin a la vigencia inmediatamente anterior.
As mismo la cuenta 1675 Equipos de transporte terrestre por valor de
$206.460.000, que corresponde a los vehculos de propiedad de la Entidad, se
encuentran registrados correctamente de acuerdo a los procedimientos y doctrina
contable pblica y confrontados fsicamente y por medio del inventario de la
Entidad.
2.2.7.1.4 Comodatos
La Contralora Departamental del Huila suscribi un Convenio de Cooperacin y
Apoyo Tcnico No. 46 de 2006 celebrado con la Contralora General de la
Repblica el da 17 de mayo de 2006, cuyo objeto es entregar en comodato un
equipo de cmputo marca Hewlett Packard por valor de $3.142.236, con una
duracin de tres aos. Este convenio finaliz el 17 de mayo de 2009.
El da 12 de mayo de 2010, la Contralora Departamental suscribi una
modificacin del Convenio 46 de 2006, con la Contralora General de la Repblica
mediante el cual se reciben 4 equipos de cmputo HP por valor de $15.528.885,
para un total de 5 computadores recibidos por el Organismo de Control por valor
de $18.671.121.
18
Lo anterior genera las siguientes irregularidades:

El Convenio No.46 del 17 de mayo de 2006 se venci el da 17 de mayo de
2009 y 12 meses despus se presenta una modificacin al mismo convenio.
Los cinco equipos entregados a la Contralora Departamental en comodato
por valor de $18.671.121 no se encuentran registrados en la contabilidad de
la Entidad subestimando el grupo de Propiedades Planta y Equipo en el 5%
y con relacin al activo en un 2%.
Los bienes entregados en comodato no se encuentran registrados en el
inventario de la Entidad para su respectivo control, seguimiento y
responsabilidad.
2.2.7.1.5 Almacn
Se revis y analiz el boletn de almacn en donde se encuentran registrados los
elementos que fueron adquiridos para generar beneficios econmicos futuros en
desarrollo de las funciones de la entidad, presentando la entrada de un aire
acondicionado por valor de $1.700.000 adquirido a Tecnirapid - Omar Ibarra y los
elementos adquiridos a Tecnomusic por valor de $85.000.000 registrados en
forma adecuada y distribuidos posteriormente a los inventarios individualizados de
los funcionarios de la Entidad, encontrndose ajustado a lo establecido al
procedimiento del Rgimen de Contabilidad Pblica.
2.2.7.1.6 Inventarios
Se realiz verificacin del inventario fsico de la Entidad en donde se relaciona
detalle del elemento, fecha de adquisicin del bien, cantidad valor ajustado,
depreciacin acumulada, depreciacin del mes y saldo por depreciar, el cual se
confront con los registros contables de cada una de las subcuentas y con lo
reportado en la rendicin de la cuenta en el formato 5 propiedad planta y equipo
encontrndose ajustado.
As mismo se verific la remisin a las dependencias la identificacin de los bienes
a cargo de cada uno de los funcionarios de la entidad para su respectiva legalidad.
2.2.7.1.7 Adquisiciones
Se verific lo correspondiente a lo reportado en el formato de Propiedad planta y
equipo en donde la Entidad report adquisiciones por valor de $86.943.843,
verificando el registro contable y la entrada al almacn mediante el comprobante
numero 2011000616 del 30 de diciembre de 2011 y orden de pago 2011000403
por valor de $1.700.000 del contrato 01-16 de 2011 y otra mediante comprobante
19
de egreso 2011000622 y orden de pago 2011000409 por valor de $85.000.000

mediante contrato 14 del 29 de diciembre de 2011.
2.2.7.1.8 Bajas
De acuerdo a lo reportado en la rendicin de la cuenta y lo verificado en trabajo de
campo se realizaron bajas de muebles y enseres, equipo y maquinaria de oficina,
equipos de comunicacin y computacin por $54.879.395, mediante Resolucin
No.361 de 2011, encontrndose ajustado al procedimiento.
2.2.7.2 Pasivo
2.2.7.2.1 Obligaciones laborales
A 31 de diciembre de 2011 la Contralora Departamental presenta en sus estados
financieros un saldo en el grupo 25 Obligaciones laborales de $152.908.932 que
representan el 58% del total del pasivo, los cuales corresponden a la cuenta 2505
Salarios y prestaciones sociales y grupo 29 Otros pasivos, cuenta 2905 Recaudos
a favor de terceros por $108.786.543.
2.2.7.2.2 Otros pasivos
A 31 de diciembre de 2011 el grupo 29 Otros pasivos presenta un saldo de
$108.786.543, que corresponde a la cuenta 2905 recaudos a favor de terceros por
concepto de fallos con responsabilidad fiscal, multas de procesos administrativos
sancionatorios y de rendimientos financieros, dineros que son de propiedad de
otras entidades, entidades privadas o personas naturales que deben ser
reintegrados e estas; los cuales sobreestiman el balance en un 39% del total del
pasivo.
Es preciso aclarar que las observaciones al dictamen y los hallazgos planteados
fueron producto de la evaluacin realizada al balance de la Entidad con corte a 31
de diciembre de 2011.
2.2.7.3 Cuentas de Orden
En la cuenta 9120 Litigios y mecanismos alternativos de solucin de conflictos,
demandas en contra de la entidad, no se registra ningn valor, a razn de la Ley
1416 de 2010 en su artculo tercero en donde establece, que las entidades
territoriales asumirn los conflictos de las contraloras, sin que esto afecte el lmite
de gastos del funcionamiento en la respectiva Contralora Territorial.

20
2.2.8 Control Interno Contable

Para la vigencia 2011, se presento una calificacin de 4 puntos ADECUADA,
basada en los Estados Financieros, Libros Contables, Conciliaciones Bancarias,
Libros Auxiliares de Caja y Bancos, Inventarios,
De acuerdo a lo verificado en el desarrollo de la auditoria se evidenci que el 1 de
septiembre de 2011 en cumplimiento del programa de auditorias internas de
Calidad se realizo seguimiento al procedimiento de inventarios en donde se
establecieron dos observaciones del grupo auditor como son:
Se encuentran levantados los riesgos para este proceso. NO
Se tomo en cuenta para el mejoramiento los riesgos existentes y su
mitigacin. NO
Durante la vigencia 2011 solo se evidenci la programacin de auditorias de
calidad a la oficina administrativa y financiera, en el procedimiento de inventarios.
Opinin y resultados
En nuestra opinin, los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre de
2011 de la Contralora Departamental del Huila presenta razonablemente la
situacin financiera de la Entidad, en cuanto a que as lo reflejan en todos los
aspectos importantes, los que fueron preparados y presentados conforme a
principios y normas de contabilidad prescritas por la Contadura General de la
Nacin, excepto por las inconsistencias detectadas en el grupo Propiedades,
planta y equipo del activo y Recaudos a favor de terceros del pasivo
2.3
PRESUPUESTO
Evaluacin y Anlisis
La Contralora Departamental del Huila rindi electrnicamente la informacin
financiera de la vigencia 2011, mediante los formatos 6 al 12 correspondiente al
proceso presupuestal.
El proceso presupuestal no fue objeto de auditora, al verificar la informacin se
observ que la misma se encuentra de acuerdo a lo establecido en la Resolucin
06 de octubre 30 de 2008 de la Auditoria General de la Repblica. A continuacin
se describen los aspectos relevantes de la revisin de cuentas de cada uno de los
formatos reportados por el Organismo de Control de la vigencia 2011.

21
2.3.1 Recaudo
La Asamblea Departamental del Huila mediante ordenanza No. 0027 del 29 de
noviembre de 2010 aprob el presupuesto general de rentas y recursos de capital
del Departamento del Huila para la vigencia fiscal comprendida del 1de enero al
31 de Diciembre de 2011.
Mediante Decreto 3897 del 20 de Diciembre de 2010 el Gobernador del Huila
adopta y liquida el presupuesto general de Ingresos y gastos del Departamento del
Huila para la vigencia fiscal de 2011, el cual fue asignado y distribuido para la
Contralora Departamental en la seccin 0305 en la suma de $ 2.872.350 miles de
pesos.
Mediante Ordenanzas No. 0045 del 1 de Agosto de 2011 y 0059 del 23 de
noviembre de 2011 la Asamblea Departamental del Huila adicion el presupuesto
de la Contralora en la suma de $ 94.722 y $ 60.390 miles de pesos
respectivamente.
Del presupuesto definitivo de ingresos cuantificado en $ 3.027.463 miles de pesos
la Entidad recaud la suma de $ 3.004.677 miles de pesos , equivalente al
99.24%, quedando un saldo por recaudar de $ 22.785 miles de pesos.
2.3.2 Ejecucin Presupuestal de Egresos
El presupuesto de gastos aprobado fue de $2.872.350 miles de pesos y con las
adiciones obtuvo un presupuesto definitivo de $ 3.027.463 miles de pesos el cual
fue ejecutado en un 99.18% quedando un saldo por comprometer de $ 24.774
miles de pesos.
La Entidad mediante Resolucin No. 623 del 30 de diciembre de 2011 constituy
cuentas por pagar de la vigencia 2011 por valor de $ 148.538 miles de pesos.
2.3.3 Modificaciones al presupuesto
La Entidad en la vigencia 2011 realiz 8 modificaciones al presupuesto, en las
cuales present crditos y contra crditos por $ 245.149 miles de pesos, sin alterar
el monto del presupuesto aprobado e incorpor las dos adiciones realizadas al
presupuesto por la Asamblea Departamental.

22
2.3.4 Ejecucin PAC vigencia

El Programa Anual Mensualizados de Caja PAC del 2011 fue modificado de
acuerdo con los traslados internos y adiciones.
Opinin y resultados
En la cuenta rendida se evidenci el cumplimiento de las disposiciones legales
para la ejecucin del presupuesto de la vigencia 2011. El presupuesto de ingresos
se ejecut en un 99,24% y el de gastos en un 99,18%. La Entidad atendi el
requerimiento a la cuenta en debida forma.
2.4 CONTRATACION
Evaluacin y anlisis
La Contralora en la vigencia 2011 ejecut veintitrs (23) contratos por $237.650.8
miles, de los cuales uno (1) fue adicionado en $3.000 miles, para un total de
contratacin de $240.650.8 miles, que corresponden al 0,08% del presupuesto
aprobado para la vigencia evaluada.
Tabla 2-2. Forma de Contratacin 2011
Miles de pesos
Forma de contratacin
Cantidad
Contratacin Directa
Contratacin Mnima Cuanta
Seleccin Abreviada
TOTAL
9
8
6
23
Valor
Contrato
$
82.285,8
29.601,0
125.764,0
237.650,8
Adiciones
$
0
0
3.000
3.000
Total $
Participacin
82.285,8
29.601,0
128.764,0
240.650,8
34,2%
12,3%
53,5%
100,0%
Fuente: Formato 13 Contratacin vigencia 2011
El presupuesto de la Contralora Departamental del Huila para la vigencia 2011 fue

de $ 3.027.463.0 miles. Teniendo en cuenta que el SMLMV para el 2011 fue de
$535.600 la menor cuanta asciende a $149.968.0 miles, segn el artculo 2 de la
Ley 1150 de 2007. La mnima cuanta (10% de la menor cuanta) fue de $14.996.8
miles.
La contratacin realizada en la vigencia 2011 segn la clase o tipo de contrato se
distribuy de la siguiente forma:
23
Tabla 2-3. Clase de Contratos

Miles de pesos
Clase de Contrato
Cantidad
Cuanta $
C1-Prestacin de servicios diferentes a C11 y C12
22%
69.316
29%
C3-Mantenimiento/Reparacin
4%
3.500
1%
C5-Compra/Suministro
10
43%
130.056
55%
C9 : Seguros
17%
17.907
8%
C11: Prestacin de Servicios Personales

Profesionales rea Misional
13%
16.872
7%
Total
23
100
237.651
100
Fuente: Formato 13 Contratacin vigencia 2011
La Contralora no realiz contratos de prestacin de servicios profesionales para

apoyar el rea misional en cumplimiento de las disposiciones del artculo 15 de la
Ley 330 de 1996, el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo
de Estado N 2003-11001-03-06-000-2010-00052 del 19 de agosto de 2010
ampliado mediante concepto del 24 de mayo de 2011 y la Circular Externa AG No.
9 de 2010.
De igual forma no contrat prestacin de servicios permanentes que configuren
nminas paralelas en cumplimiento de la Sentencia C-614 de 2009 y la Circular
Externa AG No. 008 de 2011.
2.4.1 Plan de Compras
La Contralora adopt el plan de compras para la vigencia 2011 por valor de
$179.530,6 miles, elaborado a partir de las necesidades de cada proceso. El plan
de compras fue modificado y se ejecut un plan definitivo de $175.458,0 miles que
correspondi al 97% de lo programado.
En trabajo de campo se verific que los procesos contractuales que fueron objeto
de evaluacin se encontraban contemplados en el plan de compras.
2.4.2 Evaluacin de la Gestin en la Contratacin
En la vigencia 2011 el gasto no estuvo delegado. El ordenador del gasto es el
Contralor Departamental.
24
El Procedimiento F02.02 Proceso Contractual se encuentra desactualizado. El

marco legal y normativo va hasta el Decreto 2474 de 2008 por lo tanto no
contempla las disposiciones respecto a la modalidad de seleccin de mnima
cuanta vigentes a partir del 12 de julio de 2011, normas compendiadas
actualmente en el Decreto 734 del 13 de abril de 2012.
Esta situacin puede generar riesgos en el trmite de los procesos contractuales y
por lo tanto se configura como hallazgo administrativo para que la Entidad tome
los correctivos pertinentes.
La evaluacin y anlisis a la contratacin se realiz a partir de una muestra de
doce (12) contratos que representan el 50% de nmero total de contratos
celebrados en la vigencia evaluada y corresponden al 76% del valor total
contratado, teniendo en cuenta la modalidad y los de mayor cuanta, como se
discrimina en la tabla siguiente:
Tabla 2-4. Muestra de Contratacin
Miles de pesos
CONTRATOS
2011
Valor
Contratos $
Nmero
Contratos
Contratacin
Directa
82.285,8
9
Contratacin
Mnima Cuanta
29.601,0
8
Seleccin
Abreviada
125.764,0
6
TOTALES
237.650,8
23
Fuente: Formato 13 Contratacin cuenta 2011
Muestra
$
Muestra
#
65.413,8
19.342,3
114.773,5
199.529,6
4
12
%
Muestra
$
%
Muestra
#
79,50%
55,56%
65,34%
37,50%
91,26%
66,67%
La Auditora General de Repblica evalu la gestin y los resultados de la

Contralora en la actividad contractual desarrollada durante la vigencia 2011 y
verific que las actuaciones adelantadas por el Ente Vigilado se ajustaran a los
principios establecidos en el Estatuto General de Contratacin, Leyes 80 de 1993
y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, cuyos resultados se presentan a
continuacin:
2.4.2.1 Etapa Precontractual
En la evaluacin del soporte documental de la contratacin segn la muestra de
auditora, se evidenci lo siguiente:
25
Los contratos evaluados contaron con la expedicin oportuna del certificado de

disponibilidad presupuestal garantizando la existencia de apropiacin suficiente
para atender el gasto. El registro presupuestal se realiz en forma oportuna al
igual que la adicin al Contrato 003 de 2011, en cumplimiento del numeral 6 del
artculo 25 de la Ley 80 de 1993.
La Contralora realiz consulta de precios en el Sistema de Informacin para la
Vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE) conforme lo establecido en la Ley 598
de 2000 y el Decreto 3512 de 2003, vigente en el 2011.
Los estudios previos a la contratacin se realizaron en cumplimiento de lo
dispuesto en el artculo 25 numeral 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, en concordancia
con el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007
para lo cual se cont con el estudio de conveniencia y oportunidad previo a la
seleccin del contratista.
En la muestra evaluada se observ que el Formato F02.02-F01Estudios Previos
adoptado en el Sistema de Gestin de Calidad requiere informacin que en
algunos casos se suprime o se elimina como ocurre con la relacionada con el
registro en el Plan de Compras, en la cual el funcionario que elabora el estudio
previo debe indicar si se encuentra contemplado en el plan de compras y en caso
contrario, de acuerdo con el Procedimiento F02.01. Planeacin de Compras,
numerales 12 y 13 proceder al ajuste correspondiente, situacin que debe ser
registrada en los estudios previos indicando la fecha de modificacin del
respectivo plan de compras con el fin de garantizar el control y seguimiento a la
ejecucin del mismo. La Entidad debe tomar los correctivos que garanticen la
eliminacin de esta observacin.
La Contralora requiri a los contratistas de prestacin de servicios el Formato
nico de Hoja de Vida establecido para personas naturales y/o jurdicas por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en la Ley 190 de 1995 con el
fin de acreditar la experiencia e idoneidad para el desarrollo del contrato y en
cumplimiento de las acciones concertadas en el plan de mejoramiento suscrito en
la vigencia anterior.
Los formatos allegados en las carpetas de los contratos evaluados se encontraron
firmados en la parte correspondiente a la verificacin a cargo del jefe de personal
y/o de contratos.
2.4.2.2. Etapa Contractual
La Contralora requiri garanta nica de cumplimiento en los contratos que
superan el 10% de la menor cuanta en virtud del artculo 7 de la Ley 1150 de
26
2007 y el inciso primero del artculo 8 del Decreto 4828 de 2008, las cuales fueron
debidamente aprobadas.
En la muestra evaluada se observ el cumplimiento del objeto contractual dentro
de los trminos y plazos establecidos. Los contratos tienen acta de inicio y se
encuentran soportados con los informes de supervisin y/o los comprobantes de
entrada a almacn.
Los contratos adicionados y/o reducidos cumplieron con la formalidad legal y los
objetos contractuales se desarrollaron a satisfaccin conforme lo certificado por
los respectivos supervisores.
La Contralora en su Procedimiento F02.02. Proceso Contractual se refiere a la
designacin y/o responsabilidad del interventor, Registro F02.02-F06 Designacin
de Interventor. Al respecto se aclara a la Entidad que el interventor es la persona
contratada, un tercero, contratista independiente de la Entidad que tiene la
obligacin contractual de desarrollar las actividades que implica la vigilancia y
seguimiento del cumplimiento de los contratos mientras que el supervisor es el
funcionario de la Entidad a quien se haya designado para los mismos fines y
propsitos.
Es conveniente que la Contralora realice los ajustes correspondientes en su
procedimiento para evitar dudas y/o confusiones, no obstante que en la prctica
solo se presenta la figura de supervisor, expresamente sealada en el Artculo 83
de la Ley 1474 de 2011, que consagra:
Supervisin e interventora contractual. Con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la
transparencia de la actividad contractual, las entidades pblicas estn obligadas a
vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un
supervisor o un interventor, segn corresponda.
La supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero,
contable, y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida
por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados.
Para la supervisin, la Entidad estatal podr contratar personal de apoyo, a travs
de los contratos de prestacin de servicios que sean requeridos.
La interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del
contrato realice una persona natural o jurdica contratada para tal fin por la Entidad
Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado
en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen. No
obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la
27
naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo,

tcnico, financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la
interventora.
La Entidad solicit a los contratistas los soportes correspondientes al pago de
seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales en cumplimiento del
pargrafo 1 del artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, situacin que se acredit en
los pagos derivados del contrato segn soportes archivados en las carpetas de los
contratos evaluados.
2.4.2.3. Etapa Post-contractual
Los contratos terminados durante la vigencia fueron debidamente liquidados
segn la evaluacin realizada en trabajo de campo. Los pagos se realizaron en
forma oportuna y antes de finalizar la vigencia 2011.
Las actas de liquidacin cumplen con la finalidad tcnica, administrativa y
financiera de la liquidacin contractual reglada en el artculo 60 de la Ley 80 de
1993 y artculo 11 de la Ley 1150 de 2007.
En la vigencia 2011 el Proceso F02.01 Planeacin de Compras y F02.02 Proceso
Contractual fueron objeto de Auditora Interna Integrada. El proceso de planeacin
de compras se encontr conforme al SGC y en el proceso contractual se concert
actualizar el procedimiento. En desarrollo del trabajo de campo se inform que la
Entidad adelanta el proceso de revisin y ajuste del procedimiento.
El Formato 13 Contratacin fue ajustado conforme el requerimiento formulado a
travs del SIREL.
Opinin y resultados
La Contralora evidenci buena gestin segn la muestra evaluada en el proceso
de contratacin realizado en la vigencia 2011. En los estudios previos se indicaron
las variables que determinaron el valor del contrato y en la supervisin de la
ejecucin de los contratos se subsanaron las observaciones del plan de
mejoramiento suscrito la vigencia anterior. El procedimiento del proceso de
contratacin se encuentra desactualizado.
2.5 TALENTO HUMANO
El proceso de Talento Humano no fue objeto de auditora. La evaluacin se realiz
a partir de la informacin rendida en la cuenta de la vigencia 2011.
28
La Contralora en el Formato 14 Estadsticas del Talento Humano report que

planta de personal ocupada en el 2011 fue de 49 cargos que corresponde al 100%
de la planta autorizada, como se observa en la siguiente tabla:
Tabla No 2-5. Composicin Planta de Personal
Denominacin
Carrera
Libre
Provisionalidad
del cargo
administrativa
nombramiento
Profesional
Asesor
Directivo
Asistencial
Tcnico
Total
15
0
0
5
8
28
1
0
0
5
1
7
1
5
7
1
0
14
Total
Total
planta
planta
ocupada autorizada
17
5
7
11
9
49
17
5
7
11
9
49
Fuente: Formato F14 vigencia 2011, SIREL
En la anterior tabla se evidencia que el porcentaje de profesionalizacin de la

planta de personal es del 59%, el 41% restante corresponde a personal de nivel
tcnico y asistencial. ; el 82% de los funcionarios se desempea en el rea
misional y el 18% restante en el rea administrativa. En la planta hay 28
funcionarios en carrera administrativa, 7 se encuentran nombrados en
provisionalidad y 14 son de libre nombramiento y remocin.
La informacin reportada en el Formato 14 en la Seccin Pagos por Nivel es
consistente con los valores registrados en el Formato 1 Catlogo de Cuentas
2.5.1 Programa de Capacitacin
La Contralora report el plan de capacitacin desarrollado durante la vigencia
2011 en cumplimiento de las disposiciones legales. El presupuesto destinado a
capacitacin fue de $79.161 miles.
Los funcionarios asistieron a las capacitaciones de acuerdo con el rea de trabajo
y en algunas participaron todos los que conforman la planta de personal.
2.5.2 Programa de Salud Ocupacional
La Contralora
alleg el Informe de Actividades de Salud Ocupacional
desarrolladas durante la vigencia 2011.
El plan fue desarrollado con el apoyo de la ARP POSITIVA y de las EPS
Saludcoop y Cafesalud, el SENA, la Defensa Civil y la Gobernacin del Huila y no
represent costo para la Entidad.
29
2.5.3 Programa de Bienestar Social

La Contralora report el plan de bienestar desarrollado durante la vigencia 2011.
El plan incluy actividades de integracin de los funcionarios, la celebracin de
fechas especiales y actividades recreativas, deportivas y culturales.
Los costos de las actividades de bienestar social fueron asumidos por las
empresas patrocinadoras o por los funcionarios de la Entidad.
Opinin y resultados
En la cuenta rendida se evidenci que la planta de cargos se ajusta a la autorizada
por la Asamblea Departamental. La Entidad report el pago de salarios y
prestaciones sociales. En la cuenta rendida se evidenci el cumplimiento de las
disposiciones legales. La Entidad atendi el requerimiento a la cuenta en debida
forma.
2.6 CONTROVERSIAS JUDICIALES
Evaluacin y anlisis
En el Formato 23 Evaluacin de Controversias Judiciales, la Contralora report
cuarenta y cuatro (44) actuaciones judiciales durante el perodo evaluado, las
cuales tuvieron el siguiente origen:
Cuarenta y dos (42) acciones de nulidad y restablecimiento del derecho en
cuanta de $1.419.516 miles.
Una (1) accin de reparacin directa en cuanta de $100.000.000 miles.
Una (1) accin de nulidad por valor de $53.713.720 miles.
Durante la vigencia 2011 se profirieron 5 sentencias de nulidad y restablecimiento
del derecho a favor del Organismo de Control en cuanta de $57.884 miles y 10
decisiones quedaron en firme en contra de la Entidad por cuanta de $57.884
miles.
Las sentencias proferidas en contra de la Entidad corresponden a acciones de
nulidad y restablecimiento del derecho relacionadas en su gran mayora con el
reconocimiento de bonificacin por servicios prestados y prima quinquenal. La
Entidad con base en decisiones tomadas en procesos adelantados por estos
hechos en los cuales se accedi a las pretensiones de la parte demandante,
30
propuso conciliacin previo concepto favorable del Comit de Conciliacin del

Organismo de Control y del Departamento del Huila.
A la audiencia de conciliacin concurri el representante del Ministerio Pblico, el
apoderado del Departamento, de la Contralora y la parte demandante quien
acept la frmula conciliatoria propuesta por el Vigilado.
Con relacin a la accin de nulidad y restablecimiento del derecho fallada en
contra de la Entidad por un fallo fiscal, la Contralora manifest que a la fecha no
se ha realizado pago alguno por cuanto el demandante falleci y los herederos del
mismo no han mostrado inters alguno en solicitar el pago de la condena.
La Contralora no adelant acciones de repeticin en el ao 2011.
La Entidad se constituy como parte civil dentro de un proceso penal adelantado
contra un funcionario de la Secretara de Hacienda Municipal de Aipe por el delito
de peculado por apropiacin.
De acuerdo al reporte del Formato 23 Participacin en los Procesos Penales de la
Entidades Vigiladas se relacionaron 23 actuaciones en las cuales las entidades
afectadas ni la Contralora se han constituido como parte civil ni como vctima. El
Vigilado inform que se encuentra en revisin del expediente y anlisis del caso.
Lo anterior evidencia falta de seguimiento y conlleva a un bajo resarcimiento de
los recursos pblicos.
Opinin de resultados
La gestin adelantada por la contralora en la defensa de sus intereses fue regular.
2.7 CONTROL FISCAL
2.7.1 Entidades Sujetas de Control
La Contralora Departamental del Huila en la vigencia 2011 vigil 121 entidades
que administraron un presupuesto de $1.724.013.137 miles, como se presenta en
la siguiente tabla:

31
Tabla 2-6. Entidades Sujetas de Control 2011

Cifras en miles de pesos
ENTIDADES
CANTIDAD
PRESUPUESTO
PARTICIPACION
Gobernacin
787.721.300
45,69%
Municipios
36
538.763.673
31,25%
Entidades descentralizadas Departamento
74.978.753
4,35%
Entidades descentralizadas municipios
39
48.895.090
2,84%
E.S.E.
40
273.654.321
15,87%
TOTAL
121
1.724.013.137
100,00%
Fuente Cuenta 2011 Formato 20
El presupuesto del sector central del Departamental, representa el 45,69% de los

recursos auditados, los municipios el 31,25% para un total del 76,94% del total
presupuesto custodiado. El presupuesto auditado presenta un incremento del 12%
con respecto al de la vigencia 2010.
2.7.2 Plan General de Auditoras (PGA)
La Contralora en acta del Comit de Direccin y Planeacin 01 del 1 de febrero
de 2011 aprob el PGA 2011, el cual fue modificado en el Comit 06 del 3 de
agosto de 2011. Para la realizacin del PGA la Entidad diseo una Matriz de
consolidacin de variables del mapa de riesgos con los siguientes criterios y
ponderados:
Directrices de la Alta Direccin 25%

Presupuesto 10%
Quejas 15%
Auditora de Cuentas el 15%
Auditoras financieras el 15%
Ultimo Ao de la anterior auditoria 20%
En el PGA se programaron y ejecutaron 14 auditoras gubernamentales regulares,

42 auditoras especiales, 36 auditoras de cuentas y 7 auditoras especiales a
puntos de control, practicando ejercicios de control de manera presencial a 63
entidades que administran un presupuesto cuantificado en $167.972.258 miles de
pesos que representan una cobertura del 10% del total del presupuesto
custodiado y del 50% de las entidades vigiladas.
En la vigencia 2011 la Contralora no hizo auditora a la Gobernacin del Huila
principal sujeto de control, exceptuando dos auditorias especiales para atender
32
denuncias ciudadanas, dejando desprotegido de todo control la inversin realizada

por el Departamento en el ao 2010 que ascendi a la cifra de $631 mil millones
de pesos.
El Organismo de Control argument en el acta suscrita en trabajo de campo que
el ao 2010 realiz anlisis en temas trascendentales y de gran impacto en las
finanzas del Departamentos como el Plan Departamental de Aguas, Plan Vial,
Huila Digital, Construccin y Rehabilitacin de distritos de riego y anlisis al
comportamiento de la venta de aguardiente Doble Ans; explicacin que
corroboran la observacin.
As mismo, a los siguientes seis (6) municipios en los ltimos cinco (5) aos no
se les ha practicado ejercicio de control diferente a la revisin de cuenta,
generando un alto riesgo en la vigilancia de su gestin fiscal:
Algeciras
Hobo
Paicol
Palermo
Rivera
Santa Mara.
Como resultado de la ejecucin del Plan General de Auditoras de la vigencia 2011

se observaron 73 hallazgos de responsabilidad fiscal sobre un presunto detrimento
cuantificado en $ 1.782.399 miles de pesos, 5 hallazgos penales, 137 hallazgos
disciplinarios y 416 hallazgos administrativos.
2.7.3 Resultados del anlisis de la muestra al proceso auditor
El anlisis de la gestin de control fiscal abarc los diferentes procesos
ejecutados por la Contralora Departamental del Huila que llevaron a la revisin y
confrontacin de los documentos de los siguientes procesos:
Gobernacin Secretaria Educacin
Municipio de Altamira
ESE Manuel Castro Tovar
Empresa Forestal del Huila
Municipio de Tarqui
Municipio de Garzn
Aguas del Huila
Municipio de Pitalito
33
La Gua de Auditora adoptada por la Contralora en su caracterizacin D01-08

establece como espacio para que su vigilado conozca las observaciones
detectadas en trabajo de campo y las controvierta en la mesa de cierre de la visita
de campo, al definir:
9. Realizar Mesa de Trabajo Cierre de Visita: El ltimo da de la visita
de auditora, el equipo auditor realizar una mesa de trabajo final en
la cual participarn los directivos de la entidad sujeto de control y se
darn a conocer los resultados preliminares de la auditora, las No
Conformidades detectadas en el trabajo de campo y el trmino
otorgado para la respuesta (estipulado en 5 das hbiles siguientes al
cierre de la visita de campo). De esta reunin se debe levantar un
acta diligenciando el Formato D01.08-F03 Acta de Cierre de Visita
de Campo.
10. Validar Hallazgos de Auditora: Una vez recibida la respuesta
dada por el sujeto de control a las No Conformidades establecidas
en el proceso auditor, el Equipo Auditor, el Coordinador de la
Auditora (Jefe de la OCF) y un funcionario Profesional en Derecho
de la Contralora Departamental, proceden a evaluar en mesa de
trabajo las consideraciones y los documentos allegados por el sujeto
de control. Si existen los argumentos y soportes pertinentes, esta
debe ser desvirtuada y eliminada del informe final; en caso contrario,
se reafirmar la No Conformidad convirtindose en un Hallazgos de
Auditora, que pueden clasificarse en:
Administrativos (Que son objeto de plan de mejoramiento)

Fiscales
Disciplinarios
Penales
En procura del mejoramiento continuo de la gestin fiscalizadora, el Organismo de

Control debe revisar la eficiencia y oportunidad de comunicar al vigilado las
observaciones resultantes al momento del cierre de la visita de campo cuando an
stas no han sido socializadas, evaluadas, ni se han tipificado los hallazgos al
interior de la Contralora.
El procedimiento de la Entidad establece la validacin de hallazgos por el equipo
auditor, la Jefe de Control Fiscal y el apoyo de un profesional en derecho asignado
a la Oficina de Control Fiscal, sin embargo el hecho que en 37 de los hallazgos
fiscales trasladados en la vigencia, correspondientes al 50% del total de hallazgos
fiscales configurados, se hiciera necesario aperturar indagacin preliminar para
determinar la certeza del dao patrimonial, evidencian deficiencias en el control y
apoyo prestado en la tipificacin, configuracin y soporte de los hallazgos fiscales.
34
Los hallazgos fiscales trasladados en el segundo semestre de 2011, no incluyen

los requerimientos en tal sentido por el Estatuto Anticorrupcin consagrado en la
Ley 1474 del 12 de julio de 2011, a saber:
Identificacin de bienes de los responsables fiscales (Artculo 103)

Certificacin de la menor cuanta al momento de trasladar el hallazgo para
tipificar el proceso de una o dos instancias (Artculo 110)
Determinacin del dolo o la culpa grave (Artculo 118)
Los informes definitivos de auditora comunicados con posterioridad a la

publicacin del Estatuto Anticorrupcin (12 de julio de 2011) no
fueron
comunicados a la Corporacin de Eleccin Popular respectiva para que ejerza el
control poltico como lo establece el artculo 123 de la Ley 1474 de 2011.
Tabla 2-7. Auditoras comunicadas en segundo semestre de 2011
FECHA DE
COMUNICACIN
ENTIDAD
HALLAZGOS FISCALES
Empresas Pblicas de Garzn EMPUGAR
29/12/2011
2.092.680
Municipio San Agustn
29/12/2011
68.603.256
Municipio Salado Blanco
15/11/2011
350.250.100
Municipio de El Agrado
09/11/2011
12.230.774
Municipio Acevedo
19/09/2011
136.718.780
Municipio Garzn
12/12/2011
13.784.258
Municipio Ntaga
05/09/2011
8.085.967
Municipio Pitalito
09/11/2011
394.108.198
Municipio Oporapa
23/08/2011
23.702.090
Municipio Colombia
04/08/2011
27.625.219
Fuente: Formato 21 rendicin de cuenta 2011
La Contralora en acta suscrita en trabajo de campo manifest que har los

traslados a los Organismos de Control Poltico. No obstante, el pasado 1 de
enero de 2012 se renovaron todas las administraciones municipales y
corporaciones de eleccin territorial, lo que hara inoportuno cualquier control
poltico como lo establece la norma citada.
Dentro de la muestra de la presente auditora se seleccionaron las auditora
reportadas en el formulario Gestin Entidades del Formato 21 de la Cuenta
reportada por la Contralora Departamental del Huila a Secretaria de Educacin
Departamental, Aguas del Huila y la E.S.E Manuel Castro Tovar de Pitalito sin
embargo evaluados los documentos soportes, estos corresponden a un
procedimiento para atender una denuncia ciudadanas sin cumplir las fases de
una auditora especial como lo define la Gua de Auditora D01-08 y por lo tanto no
35
se debe reportan en el formato 21 de la rendicin de cuentas, circunstancia que

genera un anlisis estadstico incorrecto de la gestin desarrollada por el
Organismo de Control en la vigencia.
2.7.4 Control al Control de la Contratacin
La Contralora no cuenta con una metodologa para la evaluacin de la
contratacin donde se establezca los diferentes sistemas de control aplicables a
cada fase, los criterios para definir la muestra a evaluar y el anlisis de temas
crticos de la Contratacin Estatal como:
El cumplimiento del objeto contractual

Informes generados por los interventores y supervisores.
Adecuado manejo y amortizacin del anticipo, en cuenta independiente.
La liquidacin conforme a los trminos de ley.
El cobro de multas y sanciones pecuniarias en el caso de incumplimiento
por parte de los contratistas.
La Exigibilidad de las garantas contractuales en caso de incumplimiento
por parte del Contratista
Posibles sobrecostos o irregularidades en precios y cantidades de obras
adicionales concertados en desarrollo del contrato.
En el acta suscrita en trabajo de campo la Directora de la Oficina de Control Fiscal
manifest que en el procedimiento D01.08 Auditoras Gubernamentales, en el
instructivo D01.103 Gua de Auditoras se ha definido la Lnea de Contratacin
donde se establecen las pautas bsicas para la revisin de la contratacin. El
mencionado instructivo como lo plantea la Entidad es bsico y general y no unifica
y estandariza los procedimientos a seguir, ni define directrices en la evaluacin de
uno de los temas de mayor riesgo en la gestin fiscal como es la contratacin
estatal, que permitiera focalizar los ejercicios de control a los riesgos previsibles
en la contratacin pblica definidos en el documento Conpes 3714 de 2011:
Celebrar convenios interadministrativos, con fundaciones o universidades
con el fin de omitir la seleccin objetiva del proponente establecida en la
Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
Concentracin de contratacin con un mismo proveedor.
Verificar la ejecucin de las plizas contractuales frente al incumplimiento
de los objetos contractuales y la estabilidad de las obras.
Verificacin de inhabilidades e incompatibilidades para contratar.
Evaluar los acuerdos extracontractuales como mayores cantidades de obra,
contratos adicionales, modificaciones de precios.
Anlisis del equilibrio contractual, principal causa de los procesos judiciales
contra el Estado.
36
En los papeles de trabajo, memorando de planeacin ni en el informe de las

auditoras evaluadas, no se establecen los criterios adoptados para la seleccin
de la muestra de contratos a evaluar, ni se establece el universo de los contratos y
la representatividad de la muestra por tipologa y estratificacin que garantice la
evaluacin de una muestra representativa y de alto riesgo de los contratos
evaluados.
En las auditoras al Municipio de Pitalito y las Empresas Pblicas de Garzn se
hace mencin de la evaluacin de algunos contratos, sin emitir un concepto como
resultado del ejercicio de control aplicado, ni existe en un papel de trabajo que
corrobore el anlisis practicado, como si se evidenci en los papeles de trabajo de
la auditora practicada al Municipio de Tarqui. En acta suscrita en trabajo de
campo argumenta la Contralora que no se hace mencin en el informe por
encontrarse ajustado a la normatividad.
2.7.5 Patrimonio Cultural
La Contralora en la vigencia 2011 no practic ningn ejercicio de control para
vigilar la gestin del Patrimonio Cultural conforme lo establece la ley 1185 de 2008
y la destinacin de recursos para atender y apoyar a los gestores culturales a
travs de la Estampilla Procultura, la Participacin de los recursos de propsitos
generales del Sistema General de Participaciones como lo establece la Ley 1176
de 2007 o el Decreto 4934 de 2009 conforme a las directrices trazadas por la
Auditora General de la Repblica en la Circular Externa 07 del 19 de agosto de
2011.
2.7.6 Vigencias Futuras
La Contralora hizo un resumen estadstico de las fuentes de financiacin de las
entidades territoriales incluidas en los planes departamentales de aguas y el
grado de avance de los proyectos, sin realizar control de legalidad ni de gestin y
resultados a cada vigencia futura.
2.7.7 Evaluacin Contratacin Ola Invernal
La Contralora en la vigencia 2011 realiz el control de legalidad a los decretos de
declaratoria de urgencia manifiesta y la pertinencia de los contratos celebrados en
virtud de la misma, sin embargo no realiz ninguna evaluacin de gestin y
resultados sobre el cumplimiento e impacto de los objetos de los contratos
celebrados con recursos de las Entidades Territoriales sujetas a control, como
tampoco se coordinaron acciones con la Gerencia Departamental Huila de la
Contralora General de la Repblica para vigilar los recursos transferidos del
37
Gobierno Central para atender la emergencia invernal segn las directrices

trazada por la circular conjunta de CGR y AGR 018 de 2011.
Adicionalmente la Contralora no ha reportado a la Auditora General de la
Repblica la evaluacin sobre la contratacin para atender la ola invernal
conforme lo establece el instructivo del SIREL.
Tabla 2-8. Urgencias Manifiestas 2011
Municipio
Baraya
Garzn
Tello
Altamira
Acevedo
Tello
Palermo
Teruel
Guadalupe
Aipe
Aipe
Rivera
fecha
18/01/2011
21/01/2011
07/01/2011
25/02/2011
04/03/2011
07/04/2011
19/05/2011
06/04/2011
13/05/2011
06/07/2011
10/06/2011
15/07/2011
Decreto
066 de 2010
098 de 2010
091 de 2010
058 de 2010
114 de 2010
103 de 2010
059 de 2010
004 de 2011
002 de 2011
052 de 2011
045 de 2011
058 de 2010
Concepto
Acepta
No se acepta
Acepta
No se acepta
Acepta
Acepta
Acepta
Acepta
Acepta
Acepta
Acepta
Algunos contratos no guardan relacin con la
urgencia
Rivera
27/07/2011 075 de 2010
Acepta
Tello
27/07/2011 027 de 2011
Acepta
Santa Mara
25/07/2011 014 de 2011
Acepta
Algeciras
10/06/2011 556 de 2010
Acepta
Garzn
29/08/2011 097 de 2011
Un contrato no guarda relacin con la
urgencia
Pitalito
05/08/2011 168 de 2011
Acepta
Nataga
05/08/2011 021 de 2011
Acepta
La Plata
10/08/2011 106 de 2011
Acepta
Hobo
12/08/2011 163 de 2011
Acepta
Secretara de Vas
12/09/2011 741 de 2011
Acepta
Suaza
13/09/2011 046 de 2011
No se acredita la existencia de la Urgencia
Tesalia
21/09/2011 034 de 2011
Acepta
Teruel
26/10/2011 034 de 2011
Acepta
Teruel
05/08/2011 24 de 2011
Acepta
Gigante
20/12/2011 087 de 2011
Acepta
Teruel
28/12/2011 076 de 2011
Acepta
Ismos
28/12/2011 051 de 2011
Acepta
La Plata
05/12/2011 248 de 2011
Acepta
Fuente: Papeles de trabajo y archivo Oficina Jurdica CD. Huila.

38
2.7.8 Evaluacin Fiducias

La Contralora limita su vigilancia al tema de las fiducias a reportar a la Auditora
General de la Repblica una relacin estadstica de los recursos administrados por
fiducias por las entidades sujetas a su vigilancia, sin realizar ningn control de
legalidad ni control de gestin y resultados sobre la administracin de recursos
pblicos por los patrimonios autnomos, fondos cuenta y fideicomisos abiertos
con recursos pblicos.
En la circular conjunta de la Auditora General de la Repblica y la Contralora
General del Repblica 06 de 2011 se establece que los dineros pblicos
administrados por fiduciarias, deben ser objeto de control fiscal, para verificar que
sean manejados con estricto cumplimiento de los objetivos previstos en el contrato
y se deber analizar la efectividad, la eficiencia, la pertinencia, la necesidad y la
prioridad como base para determinar la conveniencia de la utilizacin de los
esquemas fiduciarios para el manejo de stos recursos.
2.7.9 Beneficios del Control Fiscal
La Entidad en el capitulo 6 del instructivo D01.08.IT03 Gua de Auditora
establece como procedimiento metodolgico para validar los beneficios del control
fiscal detectados en cada ejercicio auditor realizar una Mesa de Trabajo para la
validacin de Beneficios del Proceso Auditor, la cual debe quedar registrada en el
formato de acta D01.08-f10 y los beneficios reportados en el formato D01.08-f0.
La Contralora report 8 beneficios de auditoria como resultado de los ejercicios
auditores practicados en la vigencia 2011 que asciende a un total de $55.867
miles de pesos, los cuales fueron revisados en trabajo de campo y son
constatados por la Gerencia Seccional VI de la Auditora General de la Repblica
conforme lo establece el artculo 127 de la Ley 1474 de 2011.
Tabla 2-9. Beneficios de Control Fiscal Certificados
Miles de pesos
SUJETO DE
CONTROL
DESCRIPCION DE LOS HECHOS
Durante las vigencias 2008 a 2010, la

administracin municipal efectu
Municipio de
descuentos fundamentados en la Ley
Colombia
1106 de 2006 con destino al Fondo
de Seguridad, sin trasladarlos.
CUANTIA
37.136.
ACCION CORRECTIVA
Se anexan las notas debito
de19 contratos reintegrando el
5% de los contratos al Fondo
de Seguridad

39
SUJETO DE
CONTROL
DESCRIPCION DE LOS HECHOS
CUANTIA
ACCION CORRECTIVA
Durante la vigencia 2011 se dej de

Municipio cobrar a la contratacin suscrita en el
de Oporapa municipio, el 3% correspondiente a
estampillas.
Mediante consignacin al
Banco Agrario se reintegran los
3.547 recursos de las estampilla pro
deportes y estampilla pro
electrificacin.
La constructora Luis Heliodoro Rozo

Bernal mediante licencia de
construccin No. 3197 de noviembre
30 de 2010, construy la manzana
20b de 11 viviendas con un rea de
53.30 m2, que finalmente tuvieron
una ampliacin por la que el
constructor no haba cancelado el
excedente del impuesto..
268.
Cobro y cancelacin del

excedente del impuesto a la
constructora. ( Recibo de caja
2011005371)
159.
Nota Crdito por reintegro al

Banco Bogot de los costos
financieros realizados a la
cuenta de Regalas
11.192.
Acta de visita de obras

terminadas o corregidas en
aulas escolares del Municipio
de Garzon
Municipio de
Pitalito
Durante la Auditora Gubernamental

al manejo de las Regalas en el
municipio, se observaron descuentos
realizados por el Banco Bogot a la
cuenta No. 338043326 de Regalas,
recursos que son exentos de estos
Municipio de
descuentos.
Garzn
La administracin municipal realiza
los trmites necesarios para que los
contratistas subsanaran las
irregularidades constructivas
encontradas en las visitas efectuadas
durante el proceso auditor.
Para la legalizacin del contrato
No.035 de 2010 no se exigi la
cancelacin de la respectiva
Empresas
publicacin,
Pblicas de
La Gerencia de EMPUGAR, realiz
Garzn
los
trmites necesarios para que los
Empugar
contratistas subsanaran las
Esp
Conforme al compromiso suscrito en
el acta de visita de la Contralora, el
Municipio contratista y el interventor realizan las
de San
obras necesarias para subsanar las
Agustn
TOTAL
Cobro de la publicacin
322. respectiva del contrato No. 035
de 2010
1.789.
Acta de visita para subsanar las

encontradas en la visita tcnica
1.450.
El contratista fue requerido por

la Administracin y cancel los
impuestos respectivos.
55.867
Fuente Papeles de trabajo

40
2.7.10 Proceso Macro fiscales

2.7.10.1. Informe Fiscal y Financiero
La Contralora Departamental del Huila en cumplimiento del numeral 11 del
artculo 268 de la Constitucin Poltica de Colombia y el numeral 9 del artculo 9
de la Ley 330 de 1996, present a la Asamblea y Concejos Municipales el Informe
Presupuestal, Financiero y de Gestin Huila 2010 que hace la evaluacin
presupuestal, financiera, de deuda pblica del Departamento del Departamento,
sus municipios, Empresas Industriales y Comerciales y Empresas Sociales del
Estado del Orden Departamental, aplicando los indicadores de cumplimiento
definidos en la Ley 617 de 2000 sobre regulacin del gasto pblico, la Ley 358 de
1996 sobre endeudamiento pblico y la Ley 819 sobre el Marco Fiscal de
Mediano Plazo.
En la evaluacin al Plan de Desarrollo la Entidad evalu cada uno de las 4
dimensiones del plan, para evaluar el grado de ejecucin presupuestal de los
diferentes componentes de cada dimensin y la evaluacin del grado de
cumplimiento de las metas establecidas.
En este mismo captulo, adems se lleva a cabo un anlisis de la gestin
presupuestal, financiera y de gestin de 61 de las 65 entidades descentralizadas
del orden municipal emitiendo un concepto sobre la gestin fiscal de las
administraciones territoriales en la administracin de los recursos pblicos.
En la evaluacin financiera se presentan un comparativo estadstico de las
cuentas del Balance General de cada uno de los municipios del Departamento,
toda vez que en la vigencia 2011 la Contralora adopta el aplicativo AUDIBAL de la
Contralora General de la Repblica para la realizacin de las Auditoras al
Balance, manifest la Contralora que esta herramienta exige que las auditoras se
desarrollen directamente sobre los documentos fuente en cada dependencia, lo
cual implica el desplazamiento y permanencia de los auditores en visita de campo
para la revisin, verificacin y confrontacin documental de las operaciones
realizadas en el periodo contable evaluado, razn por la cual en la vigencia solo
realiz la auditora al Balance de la Empresa Forestal del Huila.
En conclusin el informe financiero cumple con los requerimientos legales exigidos
por la normatividad vigente.
2.7.10.2 Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente
En cumplimiento de lo estipulado en la Constitucin Nacional y la Ley 42 de 1993,
la Contralora elabor el informe Evaluacin de la Gestin Ambiental en la
Construccin y Operacin de Centrales Hidroelctricas en el Departamento Del
41
Huila haciendo un anlisis comparativo de la hidroelctrica de Betania contra el

impacto de la nueva Hidroelctrica del Quimbo que inundar 8.325 Hectreas de
los municipios de Gigante, Garzn, Agrado, Nataga, Paicol y Altamira. Es
oportuno la evaluacin practicada a este proyecto en consideracin a las
implicaciones polticas, econmicas y sociales que reviste en la actualidad.
El informe se estructur en 4 captulos:
Evaluacin de Impacto Ambiental en la Construccin y Operacin de

Centrales Hidroelctricas, recoge conceptos en materia de evaluacin de
impactos ambientales, as como la descripcin de grandes proyectos
hidroelctricos en el mundo y en el departamento del Huila.
Beneficios Construccin y Operacin de las Centrales Hidroelctricas de

Betania y El Quimbo, presenta una descripcin de las obras a realizar en
el complejo hidroelctrico el Quimbo
Informe fiscal de la gestin ambiental territorial, contiene el anlisis de los
ingresos y gastos a nivel municipal en los componentes que guardan una
relacin directa con la sustentabilidad ambiental del Departamento,
conforme a la metodologa adoptada por el Organismo de Control para
evaluar la gestin ambiental y el cumplimiento de las normas
presupuestales aplicables al componente ambiental a cada uno de los
Entes Territoriales del Departamento.
Conclusiones y Recomendaciones generadas de la evaluacin fiscal
ambiental desarrollada.
El informe ambiental presentado por la Contralora evala uno de los hitos que
mayor impacto puede generar actualmente a los diferentes ecosistemas del
Departamento del Huila integrado a la evaluacin de la gestin fiscal de todos los
Municipios del Departamento ofrecen un visin general y actualizada de la
situacin de los recursos naturales del Departamento del Huila que servir como
soporte tcnico para la toma de decisiones en materia ambiental por la Asamblea
y Concejos Municipales del Departamento.
2.7.11 Revisin de Cuentas
En la vigencia 2011 la Contralora recibi 121 cuentas de sus sujetos vigilados,
evalu 72 equivalentes al 59%, de las cuales 13 obtuvieron fenecimiento.
42
La Contralora cuenta con la Resolucin 025 de 2009 para la rendicin de cuenta

consolidada anual y la informacin complementaria en el SINTERCADH, sin
embargo este documento ni el instructivo D01.02-IT01 para la realizacin de
auditoras de cuentas no define los criterios para el pronunciamiento sobre el
fenecimiento de la respectiva cuenta, en el acta suscrita la Jefe de la Oficina de
Control Fiscal, manifest que la Entidad cuenta como lineamientos para el
pronunciamiento de la cuenta: que no presente dficit presupuestal, haberla
presentado en forma oportuna, haber pasado el control de legalidad entre otros
aspectos argumentos que no se orientan a establecer la economa, la eficacia, la
eficiencia y la equidad de las actuaciones del cuentadante como lo establece la
Ley 42 de 1993 en su artculo 14.
Realizando un anlisis comparativo de la revisin de las cuentas se evidencia que
en los ltimos 3 aos no se han fenecido las cuentas de los 36 municipios y del
Departamento del Huila sin observarse un valor agregado del control fiscal
aplicado por la Contralora para mejorar la gestin fiscal de sus entidades
territoriales o adoptar las medidas sancionatorias necesarias para garantizar un
mejoramiento en la eficiencia de las administraciones locales.
Opinin de Resultados
La gestin realizada por la Contralora en la vigilancia de la gestin fiscal de sus
entes vigilados en la vigencia 2011 fue deficiente, con una cobertura del 10% del
presupuesto auditado, ante la ausencia de control a la Gobernacin del Huila
como principal sujeto vigilado, adicionalmente la falta de contundencia y soporte
de los hallazgos ameritaron aperturar indagacin preliminar en el 50% de los
hallazgos fiscales trasladados. En la vigencia audit el balance general de una de
sus 121 entidades vigiladas. No practic evaluacin a las vigencias futuras, a los
recursos destinados a atender la ola invernal ni al patrimonio cultural.
Merece resaltar los informes macro fiscales realizados por la entidad tanto en el
informe de los recursos naturales orientados al anlisis de la gestin ambiental
desde la incidencia de las dos represan sobre el rio magdalena como la
evaluacin al marco fiscal de mediano plazo y los planes de desarrollo en el
informe fiscal y financiero.
2.8 PARTICIPACIN CIUDADANA
Evaluacin y anlisis
El proceso de participacin ciudadana est a cargo de la Oficina de Apoyo y
Control Ciudadano que tiene asignados los procedimientos adoptados en el
43
Sistema de Gestin de Calidad para la gestin de derechos de peticin,

participacin ciudadana y medicin de la satisfaccin ciudadana.
2.8.1 Atencin y Trmite de denuncias, quejas y peticiones
La Entidad en la vigencia 2011 radic 281 requerimientos que corresponden a 144
denuncias y 137 peticiones. No se recibieron quejas.
Tabla 2-10. Requerimientos Ciudadanos
DENUNCIAS
QUEJAS
PETICIONES
144
0
137
Fuente: Formato 15 Participacin Ciudadana Cuenta 2011
La Contralora atendi igualmente 33 requerimientos pendientes de vigencias

anteriores para un total de 314.
En la siguiente tabla se registra el trmite surtido a las 144 denuncias recibidas en
el 2011:
Tabla 2-11. Trmite de Denuncias 2011
Trmite
Archivo por improcedente
Respuesta directa
Proceso auditor
Indagacin Preliminar
Traslado a otras entidades
En trmite
TOTAL RADICADAS 2011
Cantidad
54
144
18
10
15
51
19
144
Porcentaje
38%
100%
13%
7%
10%
35%
13%
100%
Fuente: Formato 15 Participacin Ciudadana Cuenta 2011
En la tabla anterior se observa que la Contralora dio respuesta de trmite al 100%

de las denuncias radicadas en la vigencia 2011, el 38% se archivaron por
improcedentes y el 35% se trasladaron a otras entidades. Al interior de la Entidad
se atendieron 43 denuncias que corresponden al 30% del total y de las cuales 18
se trasladaron a Proceso Auditor, 10 a Indagacin Preliminar y 15 a
Responsabilidad Fiscal.
Al finalizar la vigencia 2011 la Contralora registr 19 denuncias en trmite
teniendo en cuenta que envi respuesta de fondo a 125 del total recibidas.
44
Las denuncias se reciben y se radican en la ventanilla nica y se trasladan a

Participacin Ciudadana para su anlisis o evaluacin y concluir sobre la misma
determinando el traslado a Control Fiscal, a Responsabilidad Fiscal o la autoridad
correspondiente segn el caso.
La Contralora en la vigencia 2011 segn Resolucin No. 280 del 16 de mayo de
2011 modific y adopt el Procedimiento D03.01 Gestin de Denuncias y
Peticiones en su versin 4 para realizar ajustes al proceso en aras del
mejoramiento continuo y en cumplimiento de las acciones correctivas concertadas
en el plan de mejoramiento suscrito con la Auditora General de la Repblica.
La Contralora llev el control de las denuncias en la TABLA DE CONTROL Y
SEGUIMIENTO A DENUNCIAS VIGENCIA 2011, en la cual registra el
consecutivo, el nmero radicacin, la fecha de recibo, el nombre del denunciante,
la entidad afectada, el asunto, el funcionario responsable, las actividades, el
estado y el medio de la denuncia.
La Tabla de Control y Seguimiento de Denuncias que se alleg en la cuenta no
contiene la informacin de las denuncias en trmite de vigencias anteriores. As
mismo, no se report la informacin correspondiente a Fecha Respuesta de
Trmite (dd/mm/aaaa) y Fecha Respuesta de Fondo (dd/mm/aaaa) requerida en el
anexo al Formato 15 Participacin Ciudadana segn el Instructivo de
diligenciamiento de la Rendicin de Cuentas a la Auditora General de la
Repblica, en el cual se establece la informacin mnima que debe contener el
archivo adjunto a la cuenta anual.
Igualmente se observ que en la Tabla de Control y Seguimiento en la columna
ESTADO (A,T) las denuncias 54, 63, 83, 113, 122, 135 y 144 que fueron objeto
de la muestra evaluada, registraron Falta Auto de Conclusin. No obstante, en la
revisin de las carpetas de las denuncias realizada en trabajo de campo se
encontraron archivados los autos de conclusin de las mismas, uno (1) realizado
en el mes de octubre y seis (6) en el mes de diciembre de 2011. Esta situacin
evidencia incumplimiento del procedimiento D03.01 Gestin Denuncias y
Peticiones y falta de control y monitoreo ante lo cua el organismo de control debe
tomar los correctivos pertinentes.
La evaluacin del Proceso Participacin Ciudadana se realiz a partir de una
muestra de 32 denuncias que representan el 22% del total recibido.
La Contralora en su procedimiento D03.01. Gestin de Denuncias y Peticiones
tiene establecido en el literal c. Comunicar Radicacin: El responsable del
procedimiento debe elaborar y enviar oficio al denunciante dentro de los quince
45
(15) das siguientes a la radicacin, comunicndole el nmero bajo el cual se

radic su denuncia.
En la muestra evaluada se observ que la Contralora incumpli el trmino
establecido en el artculo 6 del Cdigo Contencioso Administrativo y en el
Procedimiento D03.01 Gestin Denuncias para comunicar la radicacin de las
denuncias y peticiones de los ciudadanos, situacin ante la cual la Entidad debe
tomar los correctivos del caso, ms an teniendo en cuenta que el prximo 2 de
julio de 2012 entra en vigencia el nuevo cdigo segn Ley 1437 de 2011. El detalle
de las denuncias referidas se presenta a continuacin:
Denuncia 44 de 2011: El requerimiento fue presentado por el ciudadano el da 11
de marzo de 2011 segn radicado 001-1201-20110311. Con Oficio OAJ 128 del
16 de marzo de 2011 la Oficina Asesora Jurdica envi el documento a
Participacin Ciudadana para que se atienda como denuncia. Al ciudadano se le
dio respuesta mediante Oficio DC-294 el 9 de mayo de 2011, es decir 59 das
despus de recibida la peticin en la Contralora, situacin que evidenci un
incumplimiento del trmino para comunicar la radicacin de la misma.
Denuncia 113 de 2011: La denuncia fue radicada en la Contralora el 20 de
septiembre de 2011 bajo el nmero 3934. Mediante Oficio OAJ 384 del 19 de
octubre de 2011 el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica remiti a la Jefe de Oficina
Apoyo y Control Ciudadano la solicitud de investigacin enviada por ciudadanos
para lo de competencia.
La comunicacin de radicacin y estado de la actuacin se realiz mediante Oficio
OACC-557 del 19 de octubre de 2011, el cual fue enviado el 25 de octubre de
2011 al Personero Municipal de San Agustn para su correspondiente notificacin
a los quejosos, es decir la comunicacin se envi 35 das despus de recibida la
misma en la Entidad.
En el cruce de informacin de las denuncias que se trasladaron a responsabilidad
fiscal se observaron los siguientes casos que evidencian falta de control en la
Oficina de Apoyo y Control Ciudadano y de coordinacin entre las dependencias,
ante lo cual la Contralora debe tomar las acciones correctivas que considere
pertinentes:
Denuncia 4 de 2011: La Contralora realiz Evaluacin Especial al Municipio de
quira para atender la denuncia relacionada con donaciones a personas naturales,
en cuyo informe se concluye que analizada la informacin suministrada por la
Administracin Municipal el contrato fue por valor de $50.129.824, las facturas
tienen un valor total de $45.570.092, es decir que existira un saldo de $4.559.732
que no fueron facturados ni recibidos por la Administracin. No obstante lo
46
anterior, se traslad un presunto detrimento por $50.129.824, valor

correspondiente al total del contrato, situacin que evidencia debilidad en la
configuracin del presunto detrimento y ocasiona desgaste en la oficina que
adelanta el proceso fiscal.
Denuncia 125 de 2011: En la evaluacin de la denuncia la Oficina de
Participacin Ciudadana obtuvo copia de los documentos Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No. 375 del 8 de mayo de 2011, Registro
Presupuestal No. 363 del 15 de mayo de 2011, Obligacin Presupuestal No. 691
del 20 de agosto de 2011, Giro Presupuestal No. 689 del 20 de agosto de 2011,
Orden de Pago 00046 del 4 de septiembre de 2011, 04-09-2011 y cheque
00001514 recibido por Homero Valencia en representacin de la Iglesia
Pentecosts, que soportan una donacin de $5.000.000 realizada por el Municipio
de La Argentina en virtud del Convenio de Cooperacin Interadministrativo No.
028 de 2011, los cuales reposan en la carpeta de la denuncia, folios 25 al 30.
Estos documentos no se enviaron a Responsabilidad Fiscal cuando se traslad la
actuacin para el inicio del proceso fiscal por la configuracin de un presunto
detrimento patrimonial, dependencia que procedi a solicitarlos nuevamente a la
Administracin Municipal, situacin que evidencia falta de control y de
coordinacin entre las dependencias internas del Organismo de Control y genera
desgaste administrativo requiriendo pruebas que ya reposan en los archivos de la
Entidad.
En la carpeta de la denuncia se encuentran igualmente las actas de inicio,
liquidacin y terminacin del convenio. As mismo, reposan los soportes del
Convenio de Cooperacin Institucional No. 030 celebrado entre el Municipio de La
Argentina y la Junta de Accin Comunal de la Vereda el Rosario, folios 51 al 68,
documentos soporte de la ejecucin del convenio recaudados por Participacin
Ciudadana que no se enviaron a responsabilidad fiscal.
En la muestra evaluada se observ que siete (7) denuncias trasladadas a Control
Fiscal presentan en promedio 272 das sin obtener respuesta de fondo, como se
detalla a continuacin:

47
Tabla 2-12. Denuncias Control Fiscal sin respuesta de fondo
No.
FECHA
ESTADO
FECHA
VENTANILLA ACTUAL DE
RESPUESTA
UNICA
LA DENUNCIA DE TRMITE
No.
das
FECHA
No.
SEGUIMIENTO das
OBSERVACIONES
Contrato en ejecucin. En
anlisis
para
elaborar
funcin de advertencia.
Pendiente evaluacin PGA
2012
Segundo
Semestre
Pendiente evaluacin
D-042-11
04/05/2011
EN TRAMITE
10/05/2011
12/06/2012
405
D-044-11
11/03/2011
EN TRMITE
09/05/2011
59
12/06/2012
459
D-101-11
20/09/2011
EN TRMITE
22/09/2011
12/06/2012
266
D-124-11
15/11/2011
EN TRMITE
18/11/2011
12/06/2012
210
D-125-11
16/11/2011
EN TRMITE
23/11/2011
12/06/2012
209
Auditora Municipio de
Hobo - En proceso.
Evaluacin Especial - En
validacin de hallazgos
D-139-11
15/12/2011
EN TRMITE
16/12/2011
12/06/2012
180
Pendiente evaluacin
D-140-11
19/12/2011
EN TRMITE
21/12/2011
12/06/2012
176
Evaluacin Especial - En
validacin de hallazgos
Fuente: Tabla de Control y Seguimiento a Denuncias y papeles de trabajo auditora 2012
La situacin observada anteriormente afecta la gestin y credibilidad de la

ciudadana en el Organismo de Control mxime teniendo en cuenta las
disposiciones legales vigentes sobre la atencin a estos requerimientos y la
obligacin de los servidores pblicos de dar respuesta oportuna a los mismos. Es
necesario que la Entidad adopte las medidas que considere pertinentes para dar
respuesta oportuna y eficaz a las denuncias de la vigencia anterior que estn a la
espera de evaluacin.
La Contralora en el Procedimiento D03.01. Gestin de Denuncias y Peticiones
establece en el literal g. Comunicar el resultado: Dentro de los diez (10) das
siguientes al traslado o archivo de la actuacin, el responsable del procedimiento
procede a informar al denunciante mediante oficio el resultado.
En la evaluacin de la Denuncia 110 de 2011, la cual se anex a la Denuncia 107
de 2011, se observ que el 4 de mayo de 2012 se dio respuesta de fondo a la
ASOCIACION DE VIVIENDA NUESTRA SEORA DE LAS MERCEDES del
Municipio del Agrado, quienes presentaron la D 107-11. No obstante no se ha
dado respuesta de fondo a la ALCALDIA MUNICIPAL DEL AGRADO quien
present la denuncia D 110-11 mediante Oficio No. 685 del 30 de septiembre de
2011 radicado 4083 del 4 de octubre de 2011. Esta situacin evidencia falta de
control y monitoreo ante lo cual la Entidad deber tomar los correctivos que
eliminen la causa de la misma.
La Contralora en cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Auditora
General de la Repblica comunica la radicacin de denuncias annimas y la
48
respuesta de fondo en la evaluacin de las mismas mediante edicto publicado en

la pgina web.
La Oficina de Apoyo y Control Ciudadano traslada en forma oportuna las
denuncias que no son de competencia del Organismo de Control. No obstante en
la muestra evaluada se observaron los siguientes casos que evidencian falta de
control y seguimiento al trmite de las denuncias ante lo cual el Organismo de
Control debe tomar los correctivos pertinentes:
Denuncia 67 de 2011: La Contralora recibi tres derechos de peticin
relacionados con el cumplimiento, respeto y cancelacin de los derechos conexos
representados por ACINPRO en contra de la UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA,
ALCADIA MUNICIPAL DE GUADALUPE HUILA y SECRETARIA DE CULTURA
DEPARTAMENTAL (INSTITUTO HUILENSE DE CULTURA Y TURISMO) por
incumplimiento de la Directiva Presidencial 01 del 15 de febrero de 1999, los
cuales fueron radicados como D 67 de 2011.
La Contralora mediante Oficio DC-398 del 6 de julio de 2011 dio respuesta
oportuna a los derechos de peticin informando al ciudadano
(Director
Departamento Jurdico y Recaudo ACINPRO) la competencia del Organismo de
Control. Hay Conclusin de Denuncia D- 067 de 2011 "Por el cual se traslada una
denuncia", de fecha 6 de julio de 2011, en el cual se registra que no se evidencia
la configuracin de un presunto detrimento patrimonial. Esta denuncia no ha sido
trasladada a las entidades afectadas o puesta en conocimiento de la autoridad
competente conforme lo establece el procedimiento D03.01. Gestin de
Denuncias y Peticiones, el literal f: Concluir sobre Denuncia: Una vez se hayan
realizado todos los anlisis al hecho u hechos puestos en conocimiento junto con
sus respectivos soportes, el responsable del procedimiento debe determinar sobre
las actuaciones que se deben seguir tales como: Archivar la denuncia, Trasladar
los hechos a la Oficina de Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal de la Contralora
Departamental, o a la entidad competente para que continen con los trmites
pertinentes, para ello utilizar el Formato D03.01-F04 Conclusin de Denuncia.
Denuncia 113 de 2011: La Contralora mediante Oficio OACC-0571 del 21 de
octubre de 2011 traslad la denuncia D 113-2011 al Alcalde Municipal de San
Agustn y le solicit informe las actuaciones en un plazo de quince (15) das,
solicitud que fue reiterada con Oficio OACC-636 del 23 de noviembre de 2011.
El 29 de noviembre de 2011 el Secretario de Planeacin Municipal dio respuesta
a la Contralora remitiendo la informacin solicitada por la Contralora, documento
recibido el 30 de noviembre de 2011 segn radicado 4877, en el cual se inform
que segn visita se constat que existen redes elctricas visibles pero que en el
momento no se est adelantando labores de construccin debido a que la Junta
49
de Vivienda de Colinas de San Marcos est a la espera de cumplir con el lleno de

los requisitos para poder continuar con el desarrollo del proyecto de vivienda.
La Contralora origin el 20 de octubre de 2011 auto Conclusin de Denuncia
D 113-11 "Por la cual se archiva una denuncia", en el cual se registr que se
archiva la denuncia por no existir mrito para iniciar un proceso de responsabilidad
fiscal y se ordena el cierre de las diligencias.
El auto de conclusin de la denuncia de fecha 20 de octubre de 2011 que se
encontr en la carpeta de la denuncia no corresponde a las actuaciones de la
misma teniendo en cuenta que se requiri y se recibi informacin de la
Administracin Municipal posterior a esta fecha. No se evidenci comunicacin al
ciudadano de la respuesta de fondo.
El Procedimiento D03.01 Gestin de Denuncias y Peticiones tiene establecido
que la Oficina realiza seguimiento a las denuncias trasladadas a Control Fiscal y/o
Responsabilidad Fiscal hasta que se concluya la evaluacin respectiva y se emita
respuesta de fondo al ciudadano para no perder la trazabilidad de la denuncia. Sin
embargo, no tiene definida la periodicidad teniendo en cuenta que el Diagrama de
Flujo establece en el punto 8. Efectuar control y seguimiento al trmite dado a las
denuncias y peticiones, sin determinar tiempo alguno. En trabajo de campo se
inform que se realiza seguimiento en forma semestral no obstante se evidenci
que el tablero de control no se alimenta con la informacin de las actuaciones
posteriores al cierre de la vigencia.
El medio de participacin ms utilizado por los ciudadanos para su contacto con la
Contralora fue el correo, a travs del cual se recibi el 96,4% del total de las
peticiones y denuncias radicadas en la vigencia evaluada, como se presenta en la
siguiente tabla:
Tabla 2-13. Medios de Presentacin Denuncias, Quejas y Peticiones
Recibidos
Medios de Comunicacin
Audiencia
Correo
Medios de Comunicacin
Internet
Personal
Lnea Telefnica
Foros
Pendientes
del Periodo
Anterior
Radicados
durante el
periodo
0
33
0
0
0
0
0
0
271
0
5
5
0
0
0,0%
96,4%
0,0%
1,8%
1,8%
0,0%
0,0%

50
Capacitaciones
0
Otros
0
TOTAL
33
Fuente: Formato 15, vigencia 2011, SIREL
0
0
281
0,0%
0,0%
100,0%
La Contralora cuenta en la pgina web con un link denominado ATENCION AL

CIUDADANO para la presentacin de denuncias. La Entidad publica los informes
de auditora y resultados del control fiscal.
El Organismo de Control no dispone de software para el control y seguimiento de
quejas y denuncias.
La Contralora no realiz estudios de poltica pblica originados en iniciativa
ciudadana.
La Contralora midi la satisfaccin a travs de encuestas ciudadanas aplicadas a
los usuarios que visitan las dependencias de la Entidad en las cuales se registr
una evaluacin favorable.
El Proceso de Participacin Ciudadana no fue objeto de auditora interna durante
la vigencia 2011.
2.8.2. Medios de promocin y divulgacin de la participacin ciudadana
La Contralora defini el Plan de Promocin y Divulgacin de Mecanismos de
Participacin Ciudadana el cual contiene la programacin de actividades de
capacitacin en diferentes municipios del departamento y la realizacin de una
audiencia pblica.
La Entidad en la cuenta rendida inform que durante la vigencia 2011 no se
realizaron actividades de promocin y divulgacin de los mecanismos de
participacin ciudadana, no se suscribieron convenios con organizaciones de la
sociedad civil para la promocin del control social ni se constituyeron veeduras
ciudadanas.
La Contralora lider la realizacin de una Audiencia Pblica de Rendicin de
Cuentas de los municipios y cumplimiento de los Planes de Desarrollo Municipal
en sus diferentes sectores de inversin, realizada el 11 de julio de 2011 con la
participacin de todos los municipios segn evidencia documental evaluada en
trabajo de campo.
El Formato 15 Participacin Ciudadana se ajust atendiendo el requerimiento
formulado por la Auditora General de la Repblica.
51
El Formato 24 - Matriz Criterios de Evaluacin en lo relacionado con este proceso

fue ajustado de acuerdo con la informacin verificada en trabajo de campo.
Opinin y resultados
La Contralora mostr gestin regular en la atencin de los requerimientos de los
ciudadanos. En dos denuncias no se comunic en forma oportuna al ciudadano
sobre el recibo y trmite de la misma. Algunas denuncias trasladadas a control
fiscal registran demora en la respuesta de fondo a los ciudadanos. La Entidad no
traslad una denuncia a la autoridad competente para conocer del asunto.
La Entidad realiz gestin deficiente en la promocin y divulgacin de los
mecanismos de control social y capacitacin a la ciudadana.
2.9 INDAGACIONES PRELIMINARES
Evaluacin y Anlisis
En el Formato-16 se reportaron sesenta y cuatro (64) indagaciones preliminares
en cuanta de $2.989.292 miles, las cuales tuvieron el siguiente origen:
Tabla No 2-14. Origen Indagaciones Preliminares
Origen
Nmero
Procesos
Cuanta
$
%
Cantidad
%
Cuanta
Proceso Auditor
17
2.742.507
26
92
Participacin Ciudadana
47
246.785
74
TOTAL
64
2.989.292
100
100
Fuente: Cuenta 2011
Las diligencias fueron iniciadas en las siguientes vigencias:

Tabla No 2-15. Indagaciones Preliminares
Vigencias
Cantidad
Cuanta $
%
Cantidad
%
Cuanta
2011
2010
TOTAL
43
21
64
1.369.314
1.619.978
2.989.292
67
33
100
46
54
100
Fuente: Cuenta 2011

52
En el perodo evaluado, las indagaciones presentaron el siguiente trmite:

Tabla No 2-16. Indagaciones Preliminares
INDAGACIONES PRELIMINARES TERMINADAS

Archivadas por no mrito
Procesos Fiscales
13
Fuente: Cuenta 2011
26
INDAGACIONES
EN TRMITE
25
El Organismo de Control termin treinta y nueve (39) actuaciones equivalentes al

61% de la poblacin total.
De acuerdo a lo reportado en la cuenta se observ oportunidad entre el traslado
del hallazgo y el inicio de la diligencia preliminar.
La Entidad decidi la mayora de las indagaciones preliminares adelantadas en la
vigencia 2011 dentro del trmino sealado por el artculo 39 de la Ley 610 de
2000. Las diligencias que al finalizar el perodo estaban en trmite se encontraban
dentro del tiempo dispuesto por la norma.
En la auditora realizada se inform que la diligencia preliminar 042 de 2011 fue
iniciada el 23 de diciembre de 2011 y no en el 2010 como aparece registrada en la
cuenta.
El Formato 16 Indagaciones Preliminares fue requerido y ajustado conforme lo
sealado por la Auditora General de la Repblica.
La Contralora inici las diligencias preliminares en oportunidad y decidi la
mayora de las mismas dentro del trmino sealado por la ley.
2.10 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL
Evaluacin y anlisis
Los Procesos de Responsabilidad Fiscal adelantados en el perodo auditado
estuvieron bajo la responsabilidad de la Jefe de la Oficina de Responsabilidad
Fiscal, 2 asesores, 2 profesionales universitarios, 2 tcnicos y 1 secretaria. Cinco
funcionarios son abogados.
53
Los servidores pblicos de la Oficina de Responsabilidad Fiscal instruyeron un

promedio de 15 procesos fiscales y 7 indagaciones preliminares.
En el formato F17 se reportaron ciento veintisiete (127) procesos fiscales en
cuanta de $19.280.262 miles, los cuales tuvieron el siguiente origen:
Tabla No 2.17. Origen Procesos Fiscales
Origen
Proceso Auditor
Participacin Ciudadana
Indagaciones Preliminares
Nmero
Procesos
57
13
57
Cuanta
$
10.347.878
358.347
8.574.037
%
Cantidad
45
10
45
%
Cuanta
54
2
44
TOTAL
127
19.280.262
100
100
Fuente: Cuenta 2011
Las actuaciones fueron iniciadas en los siguientes perodos:

Tabla No 2-18. Procesos Fiscales
VIGENCIAS
CANTIDAD
CUANTA
$
2011
2010
2009
2008
2007
TOTAL
42
45
37
2
1
127
7.615.994
7.287.068
4.285.883
49.773
41.544
19.280.262
%
CANTIDAD
%
CUANTA
33
35
29
2
1
100
39
37
22
1
1
100
Fuente: Cuenta 2011
Al finalizar el perodo los procesos registran el siguiente estado:

Tabla No 2-19. Procesos Fiscales
Estado a 31 de diciembre 2011
Procesos Con auto de Apertura
Procesos con Imputacin Fiscal
Fallos Con responsabilidad Fiscal
Fallos Sin Responsabilidad Fiscal
Procesos Archivados por no mrito
Procesos Archivados por pago
Procesos trasladados otras autoridades
Fuente: Cuenta 2011
Nmero de Procesos
38
12
32
6
28
2
9

54
La cuanta de los fallos con responsabilidad fiscal en primera instancia ascendi a

$1.446.720 miles.
En la vigencia evaluada se terminaron cuarenta y tres (43) actuaciones fiscales,
adicionalmente nueve (9) procesos fueron remitidos a la Procuradura General de
la Nacin y quedaron en trmite setenta y cinco (75) expedientes dentro de las
cuales se incluyen los que al finalizar el perodo corran trminos de notificacin,
interposicin y decisin de recursos.
Los procesos fiscales con decisin de fondo corresponden a:
Un (1) proceso archivado por pago en cuanta de $1.596 miles.

Catorce (14) expedientes fallados con responsabilidad fiscal en cuanta de
$236.612 miles.
Diecisiete (17) procesos archivados por no mrito.
Seis (6) procesos fallados con responsabilidad fiscal pero fueron revocados
al surtirse los recursos de ley.
Cinco (5) procesos fallados sin responsabilidad fiscal.
El valor recaudado en la vigencia 2011 por procesos fiscales fue de $44.737

miles.
De los 127 expedientes reportados, se auditaron 17 actuaciones cuyo presunto
dao ascendi a $15.917.187 miles, as:
Tabla 2-20. Muestra Procesos de Responsabilidad Fiscal
Miles de Pesos
TIPO PROCESO
TOTAL
REPORTADO
MUESTRA
TOTAL
CUANTA
REPORTADA
$
Procesos de
Responsabilidad
127
17
13
19.280.262
Fiscal
Fuente: Informacin contenida en el formato F-17 y Papeles de trabajo
CUANTA
MUESTRA
$
15.917.187
82
Los procesos fueron seleccionados teniendo en cuenta las actuaciones iniciadas

en la vigencia auditada, la cuanta, antigedad y los procesos con trminos
vencidos.

55
Tabla 2-21. Procesos de Responsabilidad Fiscal
ESTADO PROCESOS
RESPONSABILIDAD FISCAL
Procesos fallados
fiscal en firme
Procesos fallados
fiscal en trmite
con
responsabilidad
con
responsabilidad
Procesos con resarcimiento

Procesos Archivados
Procesos con archivos revocados
Procesos en trmite
Total procesos
Fuente: Papeles de trabajo
MUESTRA
Miles de Pesos
CUANTA EN
PROCESOS
EVALUADOS
$
788.748
278.018
936
4
1
7
17
9.177.067
11.831
5.660.587
15.917.187
2.10.1 Determinacin del dao

Los hallazgos trasladados a la Direccin Tcnica de Responsabilidad Fiscal
cuantifican el valor del detrimento patrimonial, como se explic en la evaluacin
realizada a control fiscal.
2.10.2 Cumplimiento de Trminos
Los procesos fiscales radicados en la vigencia 2011 fueron iniciados en
oportunidad.
En la revisin de la cuenta y en la auditora se evidenci que la Entidad termin los
tres procesos fiscales de los aos 2007 y 2008, asimismo impuls las actuaciones
del 2009 y 2010. A la fecha del trabajo de campo, seis expedientes del 2009 se
encuentran en trmite, tres de los cuales tienen decisin de fondo (2 fallos con
responsabilidad fiscal y 1 sin responsabilidad fiscal) y tres auto de imputacin
fiscal.
En las actuaciones auditadas especialmente las iniciados en el ao 2011 se
evidenci que en la mayora de los expedientes despus de citados, notificados y
versionados los implicados se present inactividad procesal, circunstancia que
conlleva al incumplimiento de los trminos sealados en los artculos 45, 51 y 52
de la Ley 610 de 2000 y dilata el proceso. En la siguiente tabla se ilustra la
situacin:
Tabla 2-22. Inactividad en Procesos de Responsabilidad Fiscal
56
Cdigo de muestra
1
Observacin
9 meses de inactividad procesal. 30 agosto de 2011 al 2 de marzo de 2012.
7 meses de inactividad procesal. 13 de octubre de 2011 al 23 de mayo de

2012.
7 meses de inactividad procesal. 25 mayo al 25 de agosto de 2011. Del 26
de agosto al 4 de noviembre de 2011.
5 meses de inactividad procesal. 9 de septiembre de 2011 al 22 de febrero
de 2012.
4 meses de inactividad procesal. 21 de diciembre de 2011 al 3 marzo de
2010. Del 30 de marzo a la fecha de auditora sin actuacin.
3 meses de inactividad procesal. 21 de junio al 13 de septiembre de 2011 y
del 5 de octubre de 2011 al 18 abril de 2012.
4 meses de inactividad procesal. 8 noviembre de 2010 al 8 marzo 2011.
3
4
5
6
7
8
5 meses de inactividad procesal. 4 noviembre de 2011 al 18 de abril 2012.
9
3 meses de inactividad procesal. 29 noviembre al 25 de febrero de 2011.
10
5 meses de inactividad procesal. 15 de junio al 2 de noviembre de 2011.
Es necesario que el Organismo de Control adelante acciones que garanticen el

cumplimiento de los principios de celeridad y oportunidad que rigen la funcin
administrativa.
2.10.3 Comunicacin, Citacin y Notificacin de los autos
En los procesos que hicieron parte de la muestra se observ que la Entidad
comunic el inicio de la actuacin fiscal al representante legal de la Entidad, en
cumplimiento de la normatividad vigente.
En cinco procesos auditados se encontr dilacin en el envo de la citacin a los
implicados para notificar el acto administrativo proferido. Es preciso indicar que
esta situacin se observ principalmente en los procesos que surtieron el recurso
de apelacin y/o grado de consulta. Lo anterior desconoce el trmino sealado en
el artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo, evidencia falta de control y
conlleva al retraso de la actuacin.
Tabla 2-23. Dilacin para enviar citaciones
Cdigo de Muestra
Fecha Acto
Administrativo
1
6 enero 2011
2
9 junio 2011
3
19 enero 2011
4
13 marzo 2012
5
29 diciembre 2011
Fecha Envo
Citacin
1 marzo 2011
5 septiembre 2011
14 marzo 2011
14 mayo 2012
13 enero 2012

57
Tiempo (Das)
55
86
55
60
15
La Entidad fij en oportunidad el edicto y por el trmino sealado en la ley cuando

el presunto responsable fiscal no compareci a notificarse del acto administrativo,
segn lo dispuesto en el artculo 45 de la obra en cita.
En las diligencias de notificacin adelantadas a los presuntos responsables se
dej constancia del trmino para presentar argumentos de defensa, pedir pruebas
e interponer recursos, precisando cuales y ante qu dependencia, lo anterior de
conformidad con lo sealado en el artculo 47 del Cdigo Contencioso
Administrativo.
2.10.4 Recepcin de Versin libre y designacin de apoderado de oficio
En algunos expedientes revisados se evidenci dilacin para recepcionar versin
libre y/o designar apoderado de oficio a los implicados que no comparecieron a
notificarse del auto de apertura del proceso y/o a rendir versin libre, circunstancia
que desconoce los principios de celeridad y oportunidad y denota falta de control.
Tabla 2-24 Dilacin para versin libre y/o designacin de apoderado de oficio
Cdigo
de
Muestra
014/11
21 junio 2011
044/10
Edicto 24 de agosto 2011
021/11
Edicto 12 enero 2012
Fecha Notificacin
Observacin
A la fecha de auditora (31 mayo 2012) no se ha
recepcionado versin libre. Existe constancia que
se adelantar el 14 de junio 2012.
A la fecha de auditora (12 junio 2012) no se ha
recepcionado versin ni designado apoderado de
oficio.
A la fecha de auditora (5 junio 2012) no se ha
recepcionado versin libre ni designado apoderado
de oficio a una de las implicadas.
2.10.5 Vinculacin del Garante

En los procesos
auditados se observ la vinculacin de las compaas
aseguradoras en cumplimiento del artculo 44 de la Ley 610 de 2000. En el
Formato 17 se registraron los ciento veintisiete (127) procesos amparados por las
compaas de seguros en cuanta de $19.144.356 miles.
2.10.6 Prrroga de trminos y prctica de pruebas
En los procesos iniciados en la vigencia 2011 y que fueron objeto de muestra se
observ que no se dict auto de prrroga de trminos. Lo anterior desconoce el
artculo 45 de la Ley 610 de 2000 y evidencia falta de seguimiento a las
actuaciones fiscales.
58
Las pruebas decretadas por la Contralora a solicitud de los implicados y/o de

oficio se allegaron al proceso, no obstante, las diligencias se surtieron por fuera
del trmino dispuesto por el artculo 51 de la Ley 610 de 2000.
Con relacin a la prctica de pruebas es pertinente indicar que los artculos 107 y
108 de la Ley 1474 de 2011 establecen la preclusividad de los plazos para la
prctica de pruebas y la perentoriedad para el decreto de la mismas,
cumplimientos que ser revisado por la Auditora General de la Repblica en
acatamiento del mandato legal que as lo dispone.
2.10.7 Seguimiento de bienes y decreto de medidas cautelares
La Contralora en la vigencia 2011 no realiz seguimiento a los bienes de los
presuntos implicados ni decret medidas cautelares dentro de los procesos
fiscales, situacin que demuestra falta de control y conlleva al bajo resarcimiento
del detrimento fiscal.
Es importante sealar que las medidas cautelares garantizan el resarcimiento del
dao patrimonial, as lo sostuvo la Corte Constitucional en Sentencia C-840 de
2001 cuando dijo: "el fallo sera ilusorio si no se proveyeran las medidas necesarias para
garantizar sus resultados, impidiendo la desaparicin o la distraccin de los bienes del sujeto
obligado. Las medidas cautelares son pues, independientes de la decisin de condena o de
exoneracin que recaiga sobre el investigado como presunto responsable del mal manejo de
bienes o recursos pblicos.
2.10.8 Grado de Consulta

Los procesos de responsabilidad fiscal que surtieron el grado de consulta durante
la vigencia 2011 presentaron las siguientes decisiones:
Tabla 2-25. Decisiones Grado de Consulta
AO
2011
Nmero de
procesos
32
Confirmados
Revocados
29
Fuente: Formato 17 y papeles de trabajo.
El grado de consulta se resolvi en el trmino establecido por el artculo 18 de la

Ley 610 de 2000, es decir, dentro del mes siguiente al envo de la actuacin al
superior jerrquico.
59
2.10.9 Nulidades
En dos procesos auditados se observ que los implicados propusieron nulidad de
la actuacin luego de proferido el fallo con responsabilidad fiscal, argumentos que
no fueron atendidos por el Vigilado en atencin al concepto 80112-EE50539 del 10
de septiembre de 2009 expedido por la Contralora General de la Repblica en el
cual se indica como conclusin No se pueden promover nulidades con
posterioridad al fallo con responsabilidad fiscal a que se refiere el art. 53 de la Ley
610 de 2000.
2.10.10 Indexacin del dao
En los procesos auditados se evidenci que la Entidad actualiz el valor del dao
en los fallos con responsabilidad fiscal, en cumplimiento de lo normado en el
artculo 53 de la Ley 610 de 2000.
2.10.11 Recursos de Reposicin y Apelacin
En dos procesos auditados y en la cuenta se observ que el recurso de reposicin
no fue decidido dentro de los dos meses establecidos por la ley.
La Entidad resolvi el recurso de apelacin dentro del trmino sealado por el
artculo 57 de la Ley 610 de 2000, de acuerdo a lo verificado en las actuaciones
revisadas.
2.10.12 Caducidad de la Accin Fiscal y Prescripcin de la Responsabilidad
Fiscal.
El Organismo de Control durante la vigencia 2011 no decret la caducidad de la
accin fiscal ni la prescripcin de la responsabilidad fiscal en las actuaciones que
adelant.
2.10.13 Reporte de Informacin a otras Autoridades
La Contralora durante la vigencia report a la Contralora General de la
Repblica, a la Procuradura General de la Nacin y a las entidades afectadas la
informacin correspondiente a los fallos fiscales debidamente ejecutoriados.
2.10.14 Procesos Fiscales Originados en Negocios Fiduciarios
El Organismo de Control durante la vigencia 2011 no adelant procesos
relacionados con presunto dao patrimonial de las inversiones manejadas a travs
de negocios fiduciarios.
60
2.10.15 Adopcin Estatuto Anticorrupcin

El Vigilado a la fecha de auditora no adelanta proceso fiscal alguno por el
procedimiento verbal, segn lo verificado en trabajo de campo.
El Organismo de Control debe dirigir sus esfuerzos a iniciar el trmite de los
procesos fiscales a travs del procedimiento verbal, pues el querer del legislador
no fue otro que el de propender por un proceso gil y sumario en el que los
trminos son claramente cortos pero garantistas.
La Contralora inform que a partir del 1 de mayo de 2012 aplica el artculo 106,
110y 120 de la Ley 4174 de 2011relacionados con las notificaciones, instancias y
trmino de prescripcin de las plizas, asimismo la presuncin de culpa grave en
materia contractual.
2.10.16 Control Interno
La Oficina de Responsabilidad Fiscal durante la vigencia 2011 realiz seguimiento
a los procesos fiscales a travs de tableros con alertas que contienen la carga
laboral e indican el vencimiento de los trminos, no obstante, es necesario
intensificar el control en aras de evitar la inactividad procesal advertida en el
ejercicio de control.
Los libros radicadores estn actualizados y los expedientes que hicieron parte de
la muestra se encontraron foliados.
Durante el ejercicio de auditora se verific que la Direccin Tcnica cuenta con
equipos de cmputo e impresoras para el desarrollo de sus labores, adems de
tener acceso a internet como sistema de consulta, constituyendo una apropiada
dotacin de carcter tecnolgico. El espacio fsico donde laboran los funcionarios
encargados del trmite de los procesos fiscales es adecuado.
La Contralora impuls los procesos fiscales de las vigencias 2009 y 2010, no
obstante, los trminos sealados en los artculos 45, 51 y 52 de la Ley 610 de
2000 no se cumplieron en las actuaciones iniciadas en el ao 2011. En algunos
procesos revisados se observ dilacin para citar a los implicados, recepcionar
versin libre y/o designar apoderado de oficio. La Contralora vincul a las
compaas aseguradoras, decidi en oportunidad el grado de consulta y el recurso
de apelacin. El recurso de reposicin se resolvi extemporneamente y no se
realiz seguimiento a los bienes de los implicados. La Entidad index el dao
61
patrimonial al momento de proferir fallo fiscal y report a las autoridades

pertinentes la informacin sobre los fallos fiscales debidamente ejecutoriados. El
Organismo de Control no declar en el perodo 2011 la caducidad de la accin
fiscal ni la prescripcin de la responsabilidad fiscal.
2.11 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
En el Formato 19 se reportaron ochenta (80) procesos administrativos
sancionatorios que fueron iniciados en las siguientes vigencias:
Ao 2011: Ocho (8) procesos equivalentes al10%.
Ao 2009: Cincuenta y cuatro (54) actuaciones correspondientes al 68%.
Perodo 2008: Dieciocho (18) procesos equivalentes al 22%.
Los procesos administrativos sancionatorios presentaron el siguiente trmite:
Tabla 2-26. Procesos Administrativos Sancionatorios
ARCHIVOS
PROCESOS CON DECISION

MULTAS
46
Fuente: Cuenta 2011
PROCESOS EN
TRMITE
32
Las multas impuestas por la Entidad ascienden a $29.602 miles y registran el

siguiente trmite:
2 multas revocadas.
16 multas trasladadas a coactiva.
8 multas con recaudo en cuanta de $4.789 miles de pesos.
6 multas en trmite.
La Contralora durante la vigencia 2011termin setenta y dos (72) actuaciones

equivalentes al 90% de los procesos adelantados.
En los ocho (8) expedientes que al finalizar la vigencia se encontraban en trmite,
se observ que seis (6) tienen decisin de multa, situacin que evidencia gestin y
cumplimiento a las recomendaciones de la Auditora General de la Repblica.
En la mayora de los procesos iniciados en el ao 2011 se observ oportunidad
entre la ocurrencia del hecho y el inicio del proceso sancionatorio.
De acuerdo a la informacin reportada en la cuenta, la Entidad resolvi la mayora
de los recursos de reposicin en oportunidad, no obstante, en algunos procesos
62
utiliz un trmino entre 4 y 6 meses, situacin que demuestra falta de control y

dilata el trmite de la actuacin.
La Entidad disminuy el trmino que transcurra entre el proyecto de la decisin
del proceso administrativo sancionatorio y la firma del Contralor en atencin al
plan de mejoramiento concertado con la Auditora General de la Repblica. En el
trabajo de campo se observ que en el ao 2012 el Vigilado utiliz un trmino
promedio de 8 das, as se registr en el expediente 08 de 2011.
El Formato 19 - Procesos Administrativos Sancionatorios fue requerido y ajustado
conforme lo solicitado por la Auditora General de la Repblica.
Opinin de Resultados
El Organismo de Control inici la mayora de los procesos sancionatorios de la
vigencia 2011 en oportunidad, impuls y termin las actuaciones de los aos
2008 y 2009. En algunos procesos que surtieron recurso de reposicin contra la
decisin de multa se evidenci que el mismo no fue decidido dentro de los
trminos de ley.
2.12 PROCESOS DE JURISDICCIN COACTIVA
En el Formato 18 la Contralora report ciento tres (103) procesos de cobro
coactivos adelantados durante la vigencia 2011, ttulos ejecutivos que presentaron
el siguiente origen:
Tabla 2-27. Origen Ttulos Ejecutivos
Ao
Poblacin Total
103
2.303.167
Fuente: Cuenta 2011
2011
Fallos Con Responsabilidad

Fiscal
Multas
60
2.255.336
43
47.831
El Organismo de Control recaud durante el ao 2011el valor de ciento noventa y

cinco millones novecientos veintiocho mil ciento ochenta y seis pesos
($195.928.186) incluidos los intereses.
Los procesos terminados en las vigencias evaluadas fueron archivados por las
causas y en las cuantas que a continuacin se ilustran:
Tabla No 2-28. Procesos Coactivos Archivados
Miles de pesos
63
Ao
Archivos por Pago
Archivos por
revocatoria directa
Archivos por
prescripcin
2011
18
CUANTA
$305.428
$2.677
$13.204
Fuente: Cuenta 2011
En el proceso coactivo 007/05 se decret la prescripcin a solicitud del ejecutado

teniendo en cuenta que haban transcurrido ms de 5 aos de notificado el
mandamiento de pago sin obtener el pago de la obligacin. En la actuacin se
verific el seguimiento realizado por la Entidad a los bienes del responsable fiscal.
La Contralora decret la nulidad y posterior prescripcin en el proceso coactivo
026/2004 por cuanto se present una indebida notificacin de la ejecutada (22 de
octubre de 2004) lo que conllev a nulitar el proceso desde la diligencia en
mencin y como consecuencia de ello al decreto de la prescripcin, asimilada por
la Entidad a la prdida de fuerza de ejecutoria, y levantamiento de la medida
cautelar, segn se lee en el auto de fecha 29 abril de 2011. Lo anterior evidencia
falta de seguimiento y control a estas actuaciones, desconocimiento del artculo
564 del Cdigo de Procedimiento Civil y prdida de recursos valiosos para el
Departamento.
En la controversia presentada por la Entidad, se precisaron las diligencias
adelantadas con posterioridad a la diligencia de notificacin de la ejecutada, no
obstante, sta situacin no es objeto de reparo por parte de la Auditora General
de la Repblica. La situacin irregular de orden disciplinario radic en llevar a cabo
la diligencia de notificacin en forma contraria a lo dispuesto por la ley. Sin
embargo, como se expuso en el anlisis de la controversia esta situacin se
encuentra prescrita a la luz del artculo 30 de la Ley 734 de 2002, razn por la cual
se desvirta el hallazgo disciplinario pero se mantendr el de orden administrativo.
La Entidad avoc conocimiento en el perodo evaluado de diecisiete (17) ttulos
ejecutivos.
En las actuaciones 001/2010, 009/2011, 004/2011 y 004/2010 se observ que las
etapas del cobro persuasivo no fueron adelantadas de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 10 de la Resolucin 0328 de 2009, esto es, la Contralora
se limit a enviar un oficio al responsable fiscal invitndolo a pagar sin realizar
diligencias adicionales tales como llamadas, citaciones tendientes a la ubicacin
del deudor y de sus bienes. Adicionalmente el tiempo concedido para el perodo
de negociacin no se cumpli extendindose a 3 meses ms de lo previsto en el
acto administrativo citado. Lo anterior evidencia falta de control y conlleva a un
bajo resarcimiento del dao patrimonial.
64
En los muestra de procesos auditados se observ que la Contralora libr

mandamiento de pago en los procesos coactivos 001/2010 y 004/2011 en los
meses de febrero y junio de 2011, sin embargo, a la fecha de auditora no se
haba notificado la orden de pago por correo como lo seala el numeral 3 del
artculo 11 de la Resolucin 0328 de 2009. Lo anterior evidencia falta de control y
conlleva a dilatar el proceso y por consiguiente a un bajo resarcimiento del
detrimentos patrimonial.
Durante el ao 2011 no se interpusieron excepciones por los ejecutados.
En los procesos 004/11, 001/10 y 09/11 que hicieron parte de la muestra no se
realiz seguimiento a los bienes de los responsables, circunstancia que evidencia
falta de gestin, bajo resarcimiento del dao patrimonial y desconoce lo normado
en el Manual de Procedimiento D.02.02 numeral 7. Durante la vigencia 2011 el
Organismo de Control no decret medidas cautelares
La Entidad no suscribi acuerdos de pago, segn lo verificado en la auditora y
reportado en el Formato 18.
La Contralora ejecut en el ao 2011 las garantas que amparaban a los
ejecutados en cuanta de $43.782 miles, de acuerdo al Formato 18.
En los procesos 011/2001 y 054 de 2002 se evidenci que en la vigencia 2011 la
Entidad no llev a cabo la diligencia de secuestro, avalo y remate de los bienes
embargados. La Entidad argument que durante el 2011 no tena clara la posicin
sobre la contratacin de los peritos por cuanto exista la prohibicin del Consejo de
Estado relacionada con la suscripcin de contratos de prestacin de servicios y
adicionalmente existi ley de garantas desde el 1 de julio al 1 de noviembre de
2011. En el trabajo de campo se evidenci que se realizan las diligencias
tendientes a obtener la lista de auxiliares de la justicia, sin embargo, es necesario
incrementar los esfuerzos que conlleven a un pronto resarcimiento del dao
patrimonial, mxime si tenemos en cuenta que son bienes embargados de
vigencias anteriores.
La Contralora archiv el proceso coactivo 015 de 2011 por pago sin liquidar los
intereses generados por el no pago de la multa, asimismo, se evidenci dilacin
para trasladar la sancin a la Oficina de Responsabilidad Fiscal quien es la
encargada de su ejecucin. Lo anterior evidencia falta de control, demerita la
gestin de la Entidad y desconoce lo normado en el artculo 19 de la Resolucin
0328 de 2009.
65
La caracterizacin y descripcin del procedimiento D02.02 Jurisdiccin Coactiva

no se encuentra actualizado con la Resolucin 0328 de 2009 relacionada con el
Reglamento Interno de Recaudo de Cartera, situacin que evidencia falta de
control, incumplimiento de la Ley 87 de 1993 y del Sistema de Gestin de Calidad
adems de generar situaciones que afectan la gestin del Vigilado.
De acuerdo a la evaluacin practicada se observ falta de control y supervisin en
el trmite de los procesos coactivos, situacin que conllev a un bajo recaudo del
detrimento patrimonial.
El Formato 18 - Procesos de Jurisdiccin Coactiva fue requerido y ajustado a las
instrucciones impartidas por la Auditora General de la Repblica.
La Contralora durante la vigencia 2011 no adelant la etapa persuasiva en
algunos procesos conforme lo dispuesto por la resolucin que reglament el
recaudo de cartera y no envi por correo los mandamientos de pago a los
ejecutados que no comparecieron a notificarse. La Entidad no realiz seguimiento
a los bienes de los ejecutados en tres procesos auditados y present falta de
gestin en el trmite de las actuaciones lo que conllev a un bajo recaudo.
2.13 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
No
SEGUIMIENTO
HALLAZGO
PROCESO FINANCIERO
La Entidad no practic retencin en la fuente por servicios a

los pagos por concepto de mantenimientos cancelados por
caja menor.
La cuenta Propiedad, Planta y Equipo no se encuentra

depurada, el inventario devolutivo por funcionario no se
encuentra actualizado, los bienes no poseen # de
identificacin, cdigos o plaquetas que permitan ejercer
control sobre los mismos.
Se procedi a calcular los valores

dejados de descontar por este
concepto e igualmente efectuando la
correccin
de
las
declaraciones
correspondientes, se consignaron los
valores a sanciones e impuestos,
(valores asumidos directamente por los
funcionarios). En la presente vigencia
se estn haciendo los descuentos y
consignaciones correspondientes a los
pagos efectuados por caja menor.
Accin Cumplida.
La entidad identific los bienes
muebles de cada una de las
dependencias de la Entidad; se llev a
cabo el inventario de los bienes
devolutivos que por su deterioro u
obsolescencia no prestan ningn
servicio mediante Resolucin N. 0361

66
No
HALLAZGO
SEGUIMIENTO
de 2011 y se entregaron a la
Gobernacin del Huila.
Accin de Mejoramiento Cumplida.
Se comprob mediante la verificacin
en el sistema contable que se est
La entidad contabiliz la amortizacin de los activos
llevando a cabo el registro contable en
intangibles en la cuenta de gastos 511550.
la cuenta 312807 (amortizacin de
otros activos).
Accin de Mejoramiento Cumplida
Se efectu la correccin de la
declaracin y se consign el valor
correspondiente
a la
sancin e
La Declaracin de Retencin en la fuente correspondiente al
impuestos
(valores
asumidos
periodo 8 de 2010 fue presentada y pagada por un menor
directamente por los funcionarios
valor a lo retenido.
encargados). Se adjunta los soportes
correspondientes.
Accin de mejoramiento cumplida.
PRESUPUESTO
La liquidacin de saldos de cuentas por
pagar presupuestales correspondiente
a la vigencia 2009 y 2010, se cancel
mediante el pago de la indemnizacin
La Contralora no devolvi a la Tesorera General del
de
vacaciones
al
funcionario
Departamento del Huila, ni realiz acta de cancelacin del
correspondiente en el mes de enero de
saldo de $ 4.539 miles correspondiente a las cuentas por
2011 con el pago de la nmina. En lo
pagar constituida en la vigencia fiscal 2009, la cual no fue
que respecta al saldo de Telmex por
ejecutada en la vigencia 2010.
valor de $339.391, se cancel el 21 de
febrero de 2011 correspondiente a la
factura 003260070387.
Accin Cumplida.
CONTRATACION
En las carpetas de los contratos se
encuentran
los
estudios
previos
realizados en los cuales se seala las
En el Contrato: 16 de 2010 No se observan en la carpeta los
variables
tomadas
para
la
estudios de mercado para la determinacin del valor del
determinacin del valor del contrato, en
contrato. No hay cotizaciones que acompaen el estudio de
la mayora de las veces mediante
mercado. No obran en la carpeta los informes mensuales y
cotizaciones o sondeo de mercados.
final de interventora, ni los productos de la ejecucin del
Se adjuntan los informes mensuales
contrato. El formato nico de hoja de vida del Departamento
y/o peridicos y el informe final de la
Administrativo de la Funcin Pblica no est firmado por el
supervisin del contrato. Se allega el
jefe de contratos.
Formato nico de Hoja de Vida
refrendado por el responsable de la
contratacin.
Accin Cumplida.
En el Contrato: 29 de 2010
En el estudio de condiciones y precios del mercado no se encuentran
los
estudios
previos
observan las cotizaciones o la forma en que se determin el realizados en los cuales se seala las
67
SEGUIMIENTO
HALLAZGO
No
valor a contratar.
En el Contrato: 8 de 2010
No hay informes de interventora en la carpeta del contrato,
el supervisor manifiesta que no existen. nicamente estn
las certificaciones expedidas por el interventor para el pago
mensual del contrato. No se observa el control al consumo
de combustible. Las facturas que enva el contratista para el
pago hacen referencia al consumo de gasolina sin
establecer la cantidad mensual consumida. El objeto del
contrato es suministrar combustible ACPM para los
vehculos de la Contralora
Contrato: 13 de 2010
No se observan en la carpeta los estudios de mercado para
la determinacin del valor del contrato. No hay informes de
interventora. El da 13 de enero el contratista enva
cotizacin fechada y firmada sin costo es decir con el
espacio del valor de los servicios a prestar en blanco y lo
mismo la forma de pago por parte de la Contralora. El
interventor expide una certificacin para el pago del periodo
comprendido entre el 1 de febrero y el 20 de agosto de
2010, para el pago correspondiente, sin especificar que
servicios se cancelaran. Se evidencia falta de controles
establecidos por parte del interventor. El formato nico de
hoja de vida del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica no est firmado por el jefe de contratos.
10
Contrato: 5 de 2010
No hay informes de interventora en la carpeta del contrato,
el supervisor manifiesta que no existen. nicamente esta la
certificacin en el mes de septiembre expedida por el
interventor para el pago. Falta del establecimiento de
controles en la ejecucin del contrato por parte del
interventor. No se observan en la carpeta los estudios de
mercado para la determinacin del valor del contrato. No hay
cotizaciones que acompaen el estudio de mercado
11
Contrato: 3 de 2010
No existen los estudios de condiciones y precios del
mercado para determinar el valor del contrato, cotizaciones.
El formato nico de hoja de vida del Departamento
variables
tomadas
para
la
Accin cumplida.
En la carpeta del Contrato de
prestacin de servicios 003
2011
celebrado con A y E Ltda. para el
suministro
de
combustible
se
observaron los informes peridicos
presentados por el supervisor del
contrato y la verificacin del consumo
facturado. La Secretara Administrativa
y Financiera lleva un control del
consumo de combustible
y el
kilometraje recorrido por cada vehculo.
Accin cumplida.
encuentran
los
estudios
previos
variables
tomadas
para
la
contratacin.
Accin cumplida.
encuentran
los
estudios
previos
variables
tomadas
para
la
contratacin.
Accin cumplida.
encuentran
los
estudios
previos
variables
tomadas
para
la

68
No
12
13
14
15
16
HALLAZGO
SEGUIMIENTO
Administrativo de la Funcin Pblica no est firmado por el determinacin del valor del contrato, en
jefe de contratos.
la mayora de los casos mediante
Se allega el Formato nico de Hoja de
Vida refrendado por el responsable de
la contratacin.
Accin cumplida.
encuentran
los
estudios
previos
Contrato: 4 de 2010
variables
tomadas
para
la
jefe de contratos.
la contratacin.
Accin cumplida.
encuentran
los
estudios
previos
Contrato: 31 de 2010
variables
tomadas
para
la
jefe de contratos.
la contratacin.
Accin cumplida.
TALENTO HUMANO
En una muestra de legalizacin de
comisiones de viticos se evidenci la
Se observ que se legalizaron hechos cumplidos en la expedicin del acto administrativo
legalizacin de comisiones de viticos.
autorizando el desplazamiento previo al
cumplimiento de la misma.
Accin Cumplida.
En la revisin de una muestra de tres
El Formato nico Hoja de Vida del Departamento
hojas de vida de funcionarios
Administrativo de la Funcin Pblica, no aparece
nombrados en la vigencia 2012 se
diligenciada la parte de observaciones del jefe de recursos
evidenci el diligenciamiento del
humanos y/o contratos, con la que se certifica que la
formato el cual est firmado por el Jefe
informacin suministrada ha sido constatada frente a los
de Talento Humano.
documentos que han sido presentados como soporte.
Accin cumplida.
PROCESO AUDITOR
En los ejercicios auditores se evidencia
Se contina presentando fallas en la configuracin, mejoramiento en la contundencia y
tipificacin contundencia y soporte de los hallazgos fiscales. cuantificacin de los hallazgos.
Accin Cumplida.
69
No
HALLAZGO
17
En el cuerpo del informe se deja registrado unos presuntos

hallazgos de tipo fiscal que son trasladados a
Responsabilidad Fiscal con valores diferentes a los
validados en las actas sin que se evidencie justificacin. En
la E.S.P de Aipe se configura un detrimento por $8. millones
y se traslada el hallazgo por $6.7 millones, lo que evidencia
falta de controles en la informacin que se suministra a las
dependencias internas de la entidad as como a la parte
externa, lo que origina desgaste administrativo entre las
partes,
mxime
cuando
se
tienen
establecidos
procedimientos dentro de un sistema de gestin de calidad,
lo anterior se constituye en un hallazgo de tipo
administrativo.
18
19
20
21
SEGUIMIENTO
En los hallazgos fiscales trasladados
de los ejercicios auditores evaluados
de la vigencia 2011 se evidencia
corregida la presente observacin.
Accin de mejoramiento Cumplida.
En los ejercicios evaluados se verific

Los temas programados en el memorando de planeacin no
que se cumplen los objetivos y lneas
se cumplen en el ejercicio auditor como en el caso de la
de auditora definidos en el memorando
auditora a Villavieja donde no se evaluaron los recursos del
de planeacin.
SGP establecidos como lnea de auditora.
Accin Cumplida.
PARTICIPACION CIUDADANA
La Entidad modific el procedimiento.
Las denuncias annimas no son respondidas de acuerdo a En las denuncias annimas mediante
lo establecido en el artculo 45 del Cdigo Contencioso edicto publicado en la pgina web se
Administrativo. A continuacin se encuentran las denuncias comunica la radicacin y la respuesta
sin respuesta por edicto 14 DENUNCIAS
de fondo.
Accin cumplida
El nmero de denuncias reportadas a la AGR en la rendicin
de la cuenta no concuerda con el nmero de denuncias La Entidad report en forma correcta
recibidas por la entidad.
las denuncias recibidas en la vigencia
No existe control en el seguimiento a las quejas, pues hay 2011. La Entidad dio respuesta de
denuncias
pendientes por resolver del ao 2007, 2008, fondo a las denuncias de las vigencias
2009 y 2010, sin que se pueda observar esta situacin en la 2007, 2008, 2009 y 2010.
rendicin de la cuenta, las cuales se mencionan a Accin cumplida.
continuacin: se enumeran 36 denuncias y peticiones.
Las denuncias que llegan a la Oficina de Apoyo y Control La radicacin de las denuncias esta
Ciudadano y que amerita que se le realice un seguimiento a centralizada en la Oficina de Apoyo y
travs de una auditora, se enva a la Oficina de Control Control Ciudadano. Conforme el
fiscal para que se incluya en el PGA correspondiente, siendo procedimiento
las
denuncias
se
esta archivada en la Oficina de Apoyo al Control Ciudadano evalan en Participacin Ciudadana y
y crendole otro radicado en la Oficina de Control Fiscal. De mediante auto de conclusin de la
esta forma se pierde la trazabilidad que debera existir en los denuncia se trasladan a Control Fiscal,
documentos que se manejan en la entidad. Se presenta Responsabilidad Fiscal o la entidad
duplicacin en la radicacin de las denuncias y por competente. La Oficina de Participacin
consiguiente se pierde el control que podra existir sobre Ciudadana realiza seguimiento al
ellas. El peticionario o denunciante por lo anterior, pierde el resultado de las evaluaciones para dar
seguimiento que podra haber estado ejerciendo a su respuesta de fondo a los ciudadanos
peticin. Hallazgo administrativo el cual deber hacer parte sin perder la trazabilidad de las
del plan de mejoramiento a suscribir con la AGR
mismas.
Accin Cumplida.
70
No
22
23
24
25
SEGUIMIENTO
HALLAZGO
De acuerdo al manual de funciones de la Contralora, a la
Oficina de Apoyo y Control Ciudadano, se le encomiendan
unas funciones muy especficas las cuales no ha podido
cumplir a cabalidad por no poder tener el control sobre las
denuncias y peticiones. (Dirigir y coordinar la recepcin,
sistematizacin y evaluacin de las denuncias ciudadanas
sobre presuntos malos manejos de los recursos del Estado,
encausando dichas denuncias hacia los procesos de
investigacin. - Difundir e informar los resultados de la
accin de la Contralora frente a las denuncias de la
ciudadana. - Efectuar el seguimiento de las quejas y
denuncias derivadas de las acciones ciudadanas de acuerdo
con la informacin que suministren sobre el particular las
dependencias competentes.) Hay denuncias y peticiones
que llegan al Despacho del Contralor Departamental, las
cuales son direccionadas a las diferentes dependencias de
la Contralora sin que en la Oficina de Atencin al Ciudadano
queden registradas. Hallazgo administrativo el cual deber
hacer parte del plan de mejoramiento a suscribir con la AGR
En 30 de los procesos en trmite, no han proferido auto de

imputacin o archivo contraviniendo los trminos
consagrados en el artculo 45 de la Ley 610 de 2000.
Los trminos transcurridos entre el traslado del hallazgo por

parte de la Oficina de Control Fiscal y el auto de apertura
proferido por la Oficina de Responsabilidad Fiscal, en 37 de
los 141 procesos reportados en la cuenta, que equivalen al
26.24% del total de los proceso en trmite, se demor entre
6 y 19 meses.
ADMISTRATIVOS SANCIONATORIOS
Los procesos una vez al Despacho del Contralor se tardan
hasta 5 meses en tomarse la decisin para aceptar el fallo
proyectado y notificarlo, lo que hace que el sancionado
permanezca sin notificarse ms tiempo del necesario,
desmejorando la gestin, violando los principios del debido
proceso y de celeridad del proceso e incumpliendo los
trminos fijados, pudiendo presentarse la caducidad de la
accin, la cual tiene un plazo de tres aos a partir del hecho
que la genera, segn el artculo 38 del Cdigo Contencioso
Administrativo.

El control y seguimiento de las
denuncias est centralizado en la
Oficina de Apoyo y Control Ciudadano.
Todas las denuncias se direccionan a
esa dependencia encargada de definir
el trmite a seguir.
Accin Cumplida.
La Contralora durante la vigencia 2011

termin las actuaciones del 2007 y
2008 e impuls los procesos del 2009
y 2010. En los procesos radicados en
la vigencia 2011, se evidenci que la
Entidad
cumpli
en
algunas
actuaciones los trminos dispuestos en
la ley, no obstante, es necesario
continuar impulsando las actuaciones
en aras de la celeridad y oportunidad.
Accin cumplida.
Los procesos fiscales radicados en la
vigencia 2011 fueron iniciados en
oportunidad.
Accin cumplida.
La Entidad disminuy el trmino que

transcurra entre el proyecto de la
decisin del proceso administrativo
sancionatorio y la firma del Contralor en
atencin al plan de mejoramiento
concertado con la Auditora General de
la Repblica. En el trabajo de campo
se observ que en el ao 2012 el
Vigilado utiliz un trmino promedio de
8 das, as se registr en el expediente
08 de 2011.

71
SEGUIMIENTO
HALLAZGO
No
Accin cumplida.
JURISDICCIN COACTIVA
26
En la informacin de la cuenta se observa que reportan 13

medidas cautelares, sin que se haya efectuado el avalu ni
el remate en ninguno de los casos lo que hubiera
aumentado el valor del recaudo, que es el fin del proceso
coactivo.
TOTAL
El Organismo de Control indic que

teniendo en cuenta el concepto del
Consejo de Estado sobre la prohibicin
de contratar servicios, solicit a la
oficina
jurdica
pronunciamiento
respecto a las actuaciones a seguir
para el trmite del avalo y remate de
los bienes embargados. La Oficina
Jurdica dio viabilidad a la contratacin
de los peritos argumentando que la
funcin realizada por los mismos no
corresponde a los funcionarios de
planta.
La Entidad seal que durante la
vigencia 2011 existi prohibicin de
contratar servicios por ley de garantas
desde el 1 de julio al 1 de noviembre de
2011.
En el trabajo de campo se verific que
la Entidad durante el ao 2012 remiti
a la Jefe de Oficina Administrativa y
Financiera la proyeccin de los gastos
por concepto de honorarios, solicit a la
Oficina Seccional de Administracin
Judicial de Neiva el listado de auxiliares
de justicia y design y notific curador
ad litem en el proceso 006 de 2009, no
obstante,
es
preciso
continuar
adelantando diligencias que conlleven
al recaudo de los bienes embargados.
Accin cumplida.
26
2.14 SEGUIMIENTO A LAS QUEJAS Y DENUNCIAS

D2009000557 Presuntas irregularidades administrativas en la Alcalda Municipal
de Pitalito.
La Contralora con oficio OCF 196 del 25 de mayo de 2012 inform que adelantar
auditora gubernamental integral modalidad especial a la Administracin del
Municipio de Pitalito del 4 al 30 de junio de 2012.
D2011000286 Presuntas irregularidades en la Secretara
Departamental sobre el Proceso Coactivo de multas vehiculares.
72
de
Hacienda
La Auditora especial iniciada para atender los hechos denunciados fue

suspendida en el Comit Tcnico de Direccin y Planeacin 023 celebrado el 21
de noviembre de 2011. La Jefe de la Oficina de Control Fiscal mediante oficio
OCF 211 del 7 de junio de 2012 informa que el ejercicio auditor se reiniciar el 4
de julio de 2012.
D2011000574 Presuntas irregularidades en la contratacin del Municipio de la
Argentina.
En el trabajo de campo se observ que la Entidad el da 7 de marzo de 2012
profiri auto de conclusin de la denuncia D-0125-11 relacionada con los hechos
aqu investigados y envi las siguientes comunicaciones:
23 marzo 2010 comunic al denunciante las decisiones tomadas por la

Contralora.
Oficio OACC-109 del 21 de marzo 2012 traslad a Control Fiscal el contrato
N 30 celebrado entre el Municipio de la Argentina y la Junta de Accin
Comunal.
Oficio OACC-114 del 21 de marzo 2012 traslad a responsabilidad fiscal el
Convenio de Cooperacin Interinstitucional N 028 de 2011 celebrado entre
el Municipio de la Argentina y la Iglesia Pentecosts.
Oficio OACC-115 del 21 de marzo 2012 traslad a la Procuradura
Provincial el convenio 030 celebrado entre el Municipio de la Argentina y la
Junta de Accin Comunal de la Vereda el Rosario, el Convenio de
Cooperacin Interinstitucional N 028 celebrado entre el Municipio de la
Argentina y la Iglesia Pentecosts, contrato 012celebrado entre los ngeles
Ingeniera y Servicios S.A.S y el Municipio de la Argentina, contrato 013 Los
ngeles Ingeniera y Servicios S.A.S y el Municipio de la Argentina y el
contrato de obra 014 de 2011celebrado entre Jorge Salgado y el Municipio
de la Argentina, Contrato 017-2011 celebrado entre Luis Enrique Castro y la
Argentina.
Oficio OACC 108 dirigido a la Gerencia Departamental del Huila de la CGR
mediante el cual se traslada el contrato 014 de 2011 celebrado entre Jorge
Salgado y el Municipio de la Argentina.
Efectuado el seguimiento al traslado enviado a la Oficina de Responsabilidad fiscal

se observ que el 24 mayo 2012 se solicitaron algunas pruebas las cuales fueron
allegadas el 7 de junio de 2012.
Respecto al traslado realizado a Control Fiscal se efectu evaluacin especial y se
estn validando los hallazgos.
73
La Gerencia Departamental del Huila de la Contralora General de la Repblica

mediante comunicacin 002233 del 9 de abril 2012 informa que el hallazgo se
traslado al Grupo de Vigilancia Fiscal.
La denuncia continua en trmite respecto a las decisiones que se tomen por la
Contralora General de la Repblica y la Gerencia Departamental del Huila de la
Contralora General de la Repblica.
D2012001100: En el proceso auditor se recibi una denuncia annima relacionada
con:
Presuntas irregularidades en las diligencias preliminares 043 y 044 de 2010

relacionadas con el trmite dado en la Oficina de Responsabilidad Fiscal.
La Jefe de la Oficina particip en el proceso auditor y adelant las
preliminares.
Presuntas irregularidades en los procesos fiscales 047/10, 022/2010,
050/2009 y 012/2010 referente a las decisiones proferidas por la Entidad.
Algunos traslados de auditora no son firmados por los auditores.
Investigar donde se encuentra el escritorio de cedro negro y muebles que
estaban en el Despacho del Contralor.
En el ejercicio de control se evalu la denuncia obteniendo los siguientes

resultados:
Con relacin a las presuntas irregularidades en que pudo incurrir la Jefe de

la Oficina de Responsabilidad Fiscal al adelantar las indagaciones
preliminares 043 y 044 de 2010 ante el Instituto Financiero para el
Desarrollo del Huila INFIHUILA habiendo participado en el ejercicio de
control realizado a esa institucin, es preciso indicar que no existe
impedimento legal alguno para ello, as lo ha sostenido la Contralora
General de la Repblica mediante concepto N80112 2006IE37514 en el
cual seala: vemos que no obstante que el profesional auditor realiza las
diligencias y las pruebas de auditora las cuales plasma en papeles de
trabajo, vemos que su actuacin se ve sometida a discusiones y anlisis por
parte de todo el equipo auditor, en consecuencia, no podemos afirmar que
lo consignado en el informe final sea el resultado del trabajo de un solo
funcionario, sino de todo un grupo que en forma coordinada y armnica ha
evaluado la gestin de una entidad sujeto de control, De igual forma, la
Corte Constitucional en Sentencia C-131 de 2002 indic La apertura del
proceso de responsabilidad fiscal es un auto de trmite que se profiere
cuando se haya acreditado el dao patrimonial al Estado y se cuente con
pruebas serias sobre los autores del mismo. Es una providencia que inicia
el proceso de responsabilidad fiscal.
74
De otra parte, en la revisin efectuada a la preliminar que dio origen a

proceso fiscal se observ que el Contralor Departamental mediante
Resolucin 463 del 16 de agosto de 2011 acept el impedimento planteado
por la Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y design una titular ad
hoc.
En esta actuacin se evidenci dilacin para recepcionar versin libre y/o
designar apoderado de oficio, de la misma manera, incumplimiento del
trmino sealado en el artculo 45 de la Ley 610 de 2000, situaciones que
fueron configuradas como hallazgo administrativo en el presente informe.
Respecto a la vigilancia sobre los procesos de responsabilidad fiscal es

necesario sealar que la Auditora General de la Repblica no es
competente ni tiene como funcin ser instancia de revisin de los procesos
de responsabilidad fiscal adelantados por las Contraloras, competencia
propia de la Jurisdiccin Contenciosa Administrativa.
La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado precis la
competencia de la Auditora General de la Repblica en la vigilancia de los
procesos de responsabilidad fiscal en los siguientes trminos:
[ es necesario concluir que la vigilancia de la gestin fiscal cumplida por la
Auditora General, est limitada por las funciones especficas que a ella le asignan
las leyes 42 de 1993 y 610 de 2000, las cuales establecen los diferentes sistemas
de control y el procedimiento aplicable en los procesos de responsabilidad fiscal,
sin que tal competencia de la Auditora General de la Repblica pueda
constituirse en instancia de revisin de las actuaciones procesales en cada
expediente, ni a travs de ella se puede ejercer control disciplinario.]
(Resaltado fuera del texto).

De igual manera expres cuales son los mecanismos legales previstos
cuando se presentan situaciones que afectan las garantas constitucionales
del debido proceso y del derecho de defensa:
[Es preciso sealar que el control administrativo establecido por la ley para
proteger el cumplimiento de las garantas constitucionales del debido proceso y del
derecho de defensa en los procesos de responsabilidad fiscal adelantados por las
contraloras territoriales, se debe ejercer, inicialmente, por la misma autoridad que
profiri el acto y, si a ello hubiere lugar, por su superior jerrquico, a travs de la
interposicin de los recursos procedentes por la va gubernativa.]
[Como controles externos en orden a garantizar los citados derechos de defensa y
del debido proceso, la constitucin y la ley sealaron a las autoridades judiciales
75
como las competentes para ello, as: la jurisdiccin constitucional, la cual debe
actuar ante el ejercicio de la accin de tutela y la jurisdiccin contencioso
administrativa, cuando se interponga la accin de nulidad y restablecimiento. Los
anteriores son los mecanismos de proteccin de los mencionados derechos
previstos en la constitucin y en la ley y, por tanto, tales controles escapan a la
competencia de la Auditora General de la Repblica; que su actuacin en este
campo podra configurar usurpacin de funciones o creacin de revisiones o
instancias de control del proceso que la ley no prev.]
Asimismo el artculo 59 de la Ley 610, prev como mecanismo de instancia

en los procesos de responsabilidad fiscal a la jurisdiccin de lo contencioso
administrativo:
ARTICULO 59. IMPUGNACIN ANTE LA JURISDICCIN DE LO
CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. En materia del proceso de responsabilidad
fiscal, solamente ser demandable ante la jurisdiccin de lo contencioso
administrativo el Acto Administrativo con el cual termina el proceso, una vez se
encuentre en firme.
No obstante lo anterior, es preciso sealar que la Procuradura General de

la Nacin y la Fiscala General de la Nacin adelantan las respectivas
investigaciones sobre las presuntas irregularidades relacionadas con las
diligencias preliminares y los procesos fiscales denunciados.
Respecto a la Vigilancia ejercida por la Auditora General de la Repblica a
estos expedientes se observ que son actuaciones del 2009 y 2010 en las
cuales se present inactividad procesal e incumplimiento de los trminos
sealados en la Ley 610 de 2000 asi como dilacin para enviar las
citaciones a los presuntos responsables, situaciones que originaron
hallazgos administrativos configurados en el presente informe.
En la revisin efectuada a uno de los expedientes se observ que el
concepto tcnico emitido por el profesional no contiene el rigor cientficos
que le permiti llegar a la conclusin presentada en el informe tcnico. Lo
anterior demerita la naturaleza de la prueba, pues es necesario sealar,
como lo ha dicho el Tratadista Parra Quijano que sta Es una declaracin
de ciencia, tcnica, cientfica o artstica. Conforme lo anterior, se
configurar hallazgo administrativo a fin de que la Entidad tome las
acciones que considere pertinentes.
Referente a los formatos de hallazgos que no se encontraban firmados, en

la evaluacin practicada a Control Fiscal y concretamente a los hallazgos
trasladados a la Oficina de Responsabilidad Fiscal, se observ que los
76
mismos se encuentran suscritos por el grupo auditor que particip en el

ejercicio de control.
Respecto al manejo dado por el Organismo de Control a los bienes muebles

que se encontraban en el Despacho del Contralor Departamental antes de
la reposicin realizada al finalizar la vigencia 2009, se evidenci lo
siguiente:
La Contralora mediante Contrato de Compraventa y/o Suministro 101-09
suscrito el 18 de diciembre de 2009 contrat la compra e instalacin de
muebles para oficina por valor de $13.494.106 suscrito con Luz Marina
Cullar Brasil, con destino al Despacho del Contralor Departamental el cual
fue ejecutado a satisfaccin y cancelado el 28 de diciembre de 2009.
El Jefe Administrativo y Financiero durante la vigencia 2011, hoy Jefe de
Talento Humano del Organismo de Control, inform respecto a los muebles
que se encontraban en el Despacho que los que se encuentran en buen
estado estn en servicio en diferentes oficinas de la Entidad y que los que
presentaban mal estado fueron dados de baja conforme el procedimiento
establecido y entregados al Almacn del Departamento del Huila.
Los muebles que se encuentran en servicio corresponden a seis (6) sillas
identificadas con placas de inventario 00589, 00590, 00591, 00592, 00593 y
00594 y un (1) mueble en madera cedro de dos cajones y dos entrepaos
con placa de inventario 00596, que se encuentran en el auditorio; un (1)
mueble en madera cedro horizontal con tres cajones y dos gavetas con
placa de inventario 00542 que se encuentra en la Oficina de Talento
Humano y una (1) biblioteca con vitrina identificada con placa 00625 la cual
se hall en el stano del edificio en el rea dispuesta para el archivo
histrico de la Entidad.
En el seguimiento realizado se evidenci que segn Resolucin No. 0361
del 23 de junio de 2011 por medio de la cual se autoriza la baja de unos
elementos devolutivos al inventario fsico del almacn se dio de baja los
siguientes elementos devolutivos correspondientes a los inventarios de
Propiedad, Planta y Equipo:
Un escritorio ejecutivo clsico que registra un valor ajustado de
$369.985,55 y una depreciacin acumulada por igual valor.
Una mesa redonda para juntas que registra un valor ajustado de
$31.753,56 y depreciacin acumulada por igual valor.
77
Estos bienes al igual que el total de los incluidos en la resolucin citada

anteriormente fueron entregados al Almacn del Departamento del Huila
conforme lo dispuso el artculo segundo de la misma.
Mediante Acta de Entrega de Elementos Devolutivos de la Contralora
Departamental del Huila al Departamento del Huila suscrita el 28 de junio
de 2011 firmada por Alfonso Monroy Ziga, Tcnico Operativo, encargado
del Almacn del Departamento del Huila, quien recibe y los funcionarios de
la Contralora Departamental del Huila, Gersain Ramrez Cedeo, Jefe
Oficina Administrativa y Financiera, Luz Aurora Tovar Narvez, Profesional
Universitario Almacenista y Vo. Bo. del doctor Cristhian Favin Espaa
Alvira, Jefe Oficina Asesora Jurdica, quienes entregan, se realiz la
entrega formal y material de los muebles, enseres y equipo de oficina
detallado en la Resolucin No. 0361 de 2011, en la cual se registr: Por
tratarse de Muebles y Enseres y Equipo de Oficina que se encuentran en su
mayora totalmente depreciados y en un alto grado de deterioro, el presente
Contrato de Traspaso a Ttulo de Donacin se considera sin valor
comercial.
Se realiz visita al Almacn del Departamento del Huila en donde el
funcionario responsable inform que recibi los muebles referidos y que los
mismos fueron vendidos a travs del Martillo del Banco Popular en el Lote
No. 17, segn Acta 0023901011171-6 del 17 de noviembre de 2011 por
valor de $5.083.200.
El funcionario certific el 12 de junio de 2012 Que mediante acta de
entrega y recibo de bienes para baja fiscal del 29 de junio del 2011, recib
de la Contralora Departamental del Huila, un (1) escritorio Artecto de 8
gavetas, de 1.94 x 73 cm y una mesa hexagonal en madera, procedente del
Despacho de la Contralora Departamental del Huila, que posteriormente
fueron rematados por el martillo del Banco Popular, en un lote de muebles y
enseres.
Finalmente se evidenci que la Contralora realiz el proceso de baja en
cumplimiento de las acciones correctivas concertadas en el plan de
mejoramiento suscrito el 13 de mayo de 2011, como resultado de la
auditora realizada en la vigencia 2011, en la cual se registr el siguiente
hallazgo:
La Cuenta Propiedad, Planta y Equipo no se encuentra depurada, el
inventario devolutivo por funcionario no se encuentra actualizado; los bienes
no poseen nmero de identificacin, cdigo o plaquetas que permitan
ejercer control sobre los mismos.
78
La accin de mejoramiento a desarrollar consisti en: Se est efectuando

la identificacin de los bienes que no se encontraban etiquetados (muebles
y enseres) y actualizando el inventario asignado a cada funcionario; al
mismo tiempo se estn seleccionando los bienes depreciados totalmente y
que no estn prestando ningn servicio a la Entidad para ser entregados al
Departamento del Huila.
En consecuencia, la Auditora General de la Repblica no hall presunta
irregularidad en el tratamiento dado por el Organismo de Control a los muebles
retirados del Despacho del Contralor Departamental.
La General de la Repblica archiva la presente denuncia y agradece el aporte
realizado al ejercicio de control realizado a la Contralora Departamental del Huila.
D2012001117: En trabajo de campo se recibi una denuncia annima relacionada
con la presunta irregularidad que la Contralora Departamental del Huila realiz
auditora especial al Municipio de Pitalito en la vigencia 2009 y que los dos
hallazgos fiscales configurados por un presunto detrimento de $ 34.200 miles en la
evaluacin realizada a la implementacin del MECI no fueron trasladados a
responsabilidad fiscal y que en la vigencia 2010 realiz auditora a la E.S.E
Hospital San Vicente de Paul de Garzn en la cual se evidenciaron presuntas
irregularidades de orden disciplinario segn concepto de la Oficina Jurdica, que
no fueron trasladadas a la Procuradura General de la Nacin y que el informe de
auditora no se comunic al vigilado.
Esta denuncia se evalu en trabajo de campo evidenciando lo siguiente:
En los papeles de trabajo de la auditora practicada al Municipio de Pitalito
en la vigencia 2009 se encontraron dos hallazgos fiscales que no figuran
recibidos en la Oficina de Responsabilidad Fiscal. Los formatos de
hallazgos estn suscritos el 02/09/2009 por la asesora Luisa Fernanda
Fajardo Nez y el Jefe de Control Interno de la poca, sobre presuntas
irregularidades en los contratos de prestacin de servicios No 659 del 2008
Y 131 de 2009 suscritos por la Alcalda de Pitalito con la seora Betty
Castaeda Perdomo cuyo objeto era la implementacin y desarrollo del
Modelo Estndar de Control Interno MECI establecido en la Ley 489 de
1998 y el decreto 1599 de 2005: el hallazgo 1 concluye diciendo la
comisin auditora determina un presunto dao al patrimonio de la entidad
por la suma de $17.200.000 en virtud de la ausencia de documentos que
renan las caractersticas y requisitos necesarios que prueben la ejecucin
las actividades , como la realizacin de procedimientos y la elaboracin de
los productos, responsabilidad del contratista en el marco de lo acordado
79
por los extremos contractuales del contrato No 659 de 2008 y el hallazgo 2

concluye La Comisin auditora determina un presunto dao al patrimonio
de la Entidad por la suma de $17.000.000 en virtud que los documentos no
renen las caractersticas y requisitos necesarios que prueben la ejecucin
de las actividades.
Revisada la cuenta rendida por la Contralora en la vigencia 2009, se
reportan 14 auditoras sobre control interno a diferentes municipios y
entidades descentralizadas sin incluir la auditora a control interno del
Municipio de Pitalito.
Los hallazgos no trasladados evidencian una presunta falta disciplinaria y
penal por parte de la directora de la Oficina de Control Fiscal responsable
de hacer esta gestin, toda vez que en la caracterizacin del procedimiento
D01-08 Auditoras Gubernamentales con Enfoque Integral establece en el
numeral: 16.Comunicar el Informe de Auditora y Trasladar hallazgos: El
jefe de la OCF procede a comunicar al sujeto de control fiscal el Informe
Final y a solicitar el respectivo Plan de Mejoramiento dentro de los 15 das
hbiles siguientes a la presentacin del informe, este plan debe presentarse
en el Formato D01.08-F07 Plan de Mejoramiento. As mismo, el jefe de la
OCF debe comunicar los hallazgos a las instancias correspondientes
mediante oficio y con los soportes respectivos.
En la controversia presentada al Informe Preliminar de Auditora la
Contralora Departamental del Huila inform que el 15 de octubre de 2009
realiz mesa de trabajo conjunta entre la Oficina de Control Fiscal y
Responsabilidad Fiscal para validar los hallazgos de la evaluacin especial,
en la cual se registr que el informe preliminar de auditora no es lo
suficientemente contundente y del material probatorio recaudado no se
desprende el presunto hallazgo determinado por el equipo auditor, razn
por la cual en Acta del 20 de octubre de 2009 se decidi suspender la
evaluacin especial porque Es necesario replantear las evaluaciones
especiales al MECI, en las diferentes entidades, debido a las dificultades
presentadas para su desarrollo, por la premura en el tiempo para llevarlas a
cabo. Sin embargo nunca se reanud el ejercicio auditor para soportar o
desvirtuar los hallazgos configurados.
En la evaluacin a los papeles de trabajo del proceso auditor practicado en
el mes de enero de 2010 a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente
de Pal del Municipio de Garzn se observ que el 11 de febrero de 2010
el equipo auditor con el visto bueno de la Jefe de la Oficina de Control
Fiscal elev una consulta al Jefe de la Oficina Asesora Jurdica de la
80
Contralora para calificar una presunta doble contratacin con los contratos
de asesora Jurdica No 026 y 027 y las ordenes de prestacin de servicios
No 01 y 011 por ser contratos con idntico objeto contractual.
El 24 de febrero de 2010 la oficina jurdica emite el concepto No 004/2010
en el cual no considera que los casos analizados constituyan una doble
contratacin, sin embargo argumenta que:
de los documentos analizados se evidencia una clara violacin
de los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y
publicidad contenidos en el artculo 209 de la Constitucin
Poltica, as como la transparencia contenido en el artculo 3 de
la Ley 489. Lo anterior en virtud de la inaplicacin injustificada
que realiza la E.S.E auditada de sus normas de contratacin,
especficamente en lo relacionado con los procedimientos de
seleccin de contratista para el caso de la celebracin de los
contratos 026 y 027 de 2010.
En este sentido se estima que la actuacin del Gerente como
representante legal de la entidad, trasgrede el ordenamiento en
materia contractual y encaja en la situacin fctica descrita en el
numeral 31 del artculo 48 de la ley 734 de 2002.
En la evaluacin practicada por la Auditora General de la Repblica se
evidenci que la Oficina de Control Fiscal, no obstante conocer el
pronunciamiento de la Oficina Jurdica no se pronunci respecto a esta
presunta irregularidad de orden disciplinario. En los archivos de la
Contralora no se encontr evidencia documental de la comunicacin del
informe al vigilado ni las carpetas del archivo corriente de la auditora
correspondiente a las diferentes etapas del proceso.
Adicionalmente esta auditora al igual que la realizada en la vigencia 2009
al Municipio de Pitalito no se incluy en el Plan General de Auditoras
PGA, ni fue reportada en la rendicin de la cuenta de la vigencia
correspondiente.

81
3. HALLAZGOS
NO.
OBSERVACIN
CONTABILIDAD
La Contralora recibi 5 computadores en comodato por la
Contralora General de la Repblica as: uno en el ao 2006 y
1
cuatro en el ao 2010 por valor de $18.671 miles, los cuales a 31
de diciembre de 2011 no fueron registrados en la contabilidad de
la Entidad.
Los equipos de cmputo que recibi en comodato la Contralora
Departamental por valor de $18.671.121, no se encuentran
2
registrados en el inventario de la entidad, generando riesgo en el
reconocimiento y responsabilidad de los mismos.
La Contralora en mayo de 2006 suscribi el convenio de
comodato No.46 con la CGR y establece en la clausula DECIMA la
duracin de tres aos el cual venci en mayo de 2009 y un ao
3
despus de vencido el convenio, en mayo de 2010 se suscribe
una modificacin al mismo; situacin que genera riesgo afectando
la legalidad y responsabilidad del convenio.
A 31 de diciembre de 2011 la cuenta 2905 recaudos a favor de
terceros presenta un saldo de $108.786.543, por concepto de
fallos con responsabilidad fiscal,
multas de procesos
administrativos sancionatorios y de rendimientos financieros;
4
dineros que no son de propiedad de la entidad y no han sido
reintegrados a sus destinatarios; los cuales sobre estiman el
balance en un 39% del total del pasivo.
AC/CN CONTRATACIN
El Procedimiento F02.02 Proceso Contractual est desactualizado
5
respecto a la normatividad legal vigente.
En la elaboracin de los estudios previos se suprime y/o elimina
6
informacin establecida en el Formato F02.02-F01 adoptado en el
Sistema de Gestin de Calidad.
La Contralora asign la supervisin del proceso contractual a
funcionarios de la Entidad a quienes otorga erradamente la
7
denominacin de interventores.
CONTROL FISCAL
En la vigencia 2011 no fue auditada la Gobernacin del
8
Departamento del Huila, principal sujeto vigilado por la Contralora.
En los ltimos 5 aos no han sido objeto de auditora los
9
municipios de Algeciras, Hobo, Paicol, Palermo, Rivera y Santa
Mara.
La Contralora no cuenta con un criterio institucional para
10
pronunciarse sobre el fenecimiento de las cuentas.
82
HALLAZGOS
A
X
X
X
X
X
NO.
11
12
13
14
15
16
17
OBSERVACIN
La Contralora no aplic los instrumentos legales ante el no
fenecimiento de las cuentas de los municipios y el departamento
en los ltimos tres aos.
La Contralora no tiene adoptado una metodologa para evaluar la
contratacin ni los criterios para la seleccin objetivo de la
muestra.
Falta coordinacin entre las reas misionales para garantizar que
los traslados de hallazgos fiscales originen procesos de
responsabilidad fiscal.
Los informes definitivos de auditora no han sido remitidos a las
corporaciones pblicas de conformidad con lo dispuesto en las
normas legales vigentes.
La Contralora Departamental del Huila no culmin la evaluacin
especial adelantada en la vigencia 2009 al Municipio de Pitalito
relacionada con la implementacin del MECI, cuando en el
informe
preliminar
se
dejaron
configuradas
presuntas
irregularidades de orden administrativo, fiscal y disciplinario.
La Contralora Departamental del Huila no culmin la evaluacin
especial adelantada en la vigencia 2010 a la E.S.E. Hospital
Departamental San Vicente de Pal de Garzn no obstante que en
el informe preliminar de auditora se dejaron planteadas presuntas
irregularidades
de
tipo
administrativo
y
disciplinario.
Adicionalmente en el archivo de la Contralora no se encontraron
las carpetas del soporte documental
de la auditora
La Contralora en la vigencia 2011 no practic control a los
recursos destinado al patrimonio cultural del departamento,
vigencias futuras, fiducias y ola invernal.
La Contralora en algunas denuncias no comunic al ciudadano
18
dentro del trmino legal establecido la radicacin y trmite de las
mismas.
Los presuntos detrimentos fiscales configurados en la evaluacin
19
de algunas denuncias evidenciaron debilidad en la cuantificacin
del presunto dao y en el soporte probatorio de los mismos.
Algunas denuncias de la vigencia 2011 trasladadas a Control
20
Fiscal presentan falta de gestin y resultados para dar respuesta
de fondo a los ciudadanos.
En la Denuncia 110 de 2011 que se anex a la Denuncia 107 de
21
2011 no se ha dado respuesta de fondo a la Alcalda Municipal del
Agrado.
En la Denuncia 67 de 2011 los hechos presuntamente irregulares
22
no han sido puestos en conocimiento de la autoridad competente.
La Denuncia 113 de 2011 se concluy antes de recibir la
23
informacin requerida a la Administracin Municipal y no se
inform al ciudadano la respuesta de fondo.
83
HALLAZGOS
A
X
X
X
NO.
24
25
OBSERVACIN
La Tabla de Control y Seguimiento de Denuncias anexa al
Formato 15 Participacin Ciudadana no contiene la totalidad de
la informacin requerida en la rendicin de cuenta de la Auditora
General de la Repblica. En trabajo de campo se observ que
est desactualizada en algunas acciones adelantadas en las
denuncias.
La Contralora no realiz actividades de promocin y divulgacin
de los mecanismos de control social.
De acuerdo al reporte del Formato 23 Participacin en los
Procesos Penales de las Entidades Vigiladas se relacionaron 23
actuaciones en las cuales las entidades afectadas ni la Contralora
26
se han constituido como parte civil ni como vctima.
En algunos procesos auditados se observ inactividad procesal e
27
incumplimiento de los trminos sealados en la ley.
28
29
30
31
32
En algunos expedientes revisados se evidenci dilacin en el

envo de la citacin a los implicados para notificar el auto proferido
por la Entidad.
En algunas actuaciones revisadas se evidenci demora para
recepcionar versin libre y/o designar apoderado de oficio a los
implicados que no comparecieron a notificarse del auto de
apertura del proceso y/o a rendir versin libre.
La Contralora en la vigencia 2011 no realiz seguimiento a los
bienes de los presuntos implicados ni decret medidas cautelares.
En dos procesos auditados y en la cuenta se observ que el
recurso de reposicin no fue decidido dentro de los dos meses
establecidos por la ley.
En la revisin efectuada a uno de los expedientes se observ que
el concepto tcnico emitido por el profesional no contiene el rigor
cientfico que le permiti llegar a la conclusin presentada en el
informe tcnico.
PROCESOS SANCIONATORIOS
En algunos procesos administrativos sancionatorios se utiliz un
trmino entre 4 y 6 meses para resolver el recurso de reposicin.,
33
situacin que demuestra falta de control y dilata el trmite de la
actuacin.
84
HALLAZGOS
A
NO.
HALLAZGOS
OBSERVACIN
La Contralora no adelant la notificacin del mandamiento de
pago en el proceso coactivo 026/2004 conforme lo dispuesto en la
ley, lo que conllev al decreto de la prescripcin, levantamiento de
34
la medida cautelar que garantizaba el pago y la prdida de
recursos econmicos para el departamento.
La etapa del cobro persuasivo no se adelant conforme lo
35
dispuesto por la Resolucin 0328 de 2009.
La Entidad no remiti por correo los mandamientos de pago a los
36
ejecutados que no comparecieron a notificarse.
La Contralora no ha llevado a cabo diligencia de secuestro,
37
avalo y remate de los bienes embargados.
La Contralora archiv un proceso coactivo por pago sin liquidar
los intereses generados por el no pago de la multa los cuales
ascienden a $43 miles de pesos. Asimismo, se present dilacin
38
para trasladar la sancin a la Oficina de Responsabilidad Fiscal
quien es la encargada de su ejecucin.
El Procedimiento D02.02 Jurisdiccin Coactiva no se encuentra
actualizado con la Resolucin 0328 de 2009 relacionada con el
39
Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.
Se observ falta de control y supervisin en el trmite de los
40
procesos coactivos.
TOTAL
A: Administrativo
D: Disciplinario
P: Penal
S: Sancionatorio

85
X
X
X
X
X
40
F: Fiscal
4. OBSERVACIONES DE LA ENTIDAD VIGILADA

La Contralora Departamental del Huila con oficio DC-417 del 28 de junio de 2012 radicado en la Gerencia Seccional con
el nmero 20122180041582, present controversia al informe preliminar remitido mediante comunicacin
20122180033741 del 22 de junio de 2012, cuyo anlisis se presenta a continuacin:
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
La Contralora manifest que el valor de los equipos de cmputo recibidos

por la Contralora Departamental del Huila, segn Convenio de
Cooperacin y Apoyo Tcnico No. 46 de 2006, de fecha 17 de mayo del
2006, suscrito con la Contralora General de la Repblica y su otros
modificatorio, est sealado en su clusula segunda que dice: "VALOR
DEL EQUIPO DE COMPUTO: Para todos los efectos legales y fiscales el
valor del bien objeto del presente convenio es de tres millones ciento
cuarenta y dos mil doscientos treinta y seis pesos ($3.142.236) de
acuerdo al valor determinado en el contrato No. PM A24 del 30 de
diciembre de 2005, mediante el cual se adquiri, valor registrado en la
contabilidad de
Contralora General segn el respectivo
comprobante de entrada a almacn". (Negrilla y subrayado fuera de
texto). En el mismo Convenio se seala en el pargrafo nico de la
clusula primera que "LA CONTRALORIA GENERAL no perder la
propiedad sobre el equipo de cmputo". (Negrilla y subrayado fuera de
texto).
Mediante modificacin No. 01 al convenio antes sealado, se incrementa
el nmero de equipos entregados a la Contralora Departamental y por
ende se ajusta el valor de los equipos de cmputo, segn Clusula
Segunda de la Modificacin No. 01, donde se reitera que dicho valor est
De acuerdo a lo planteado por la

Contralora en la contradiccin al
Informe Preliminar se evidencia el
desconocimiento de la norma y es por
eso que se determina el incumplimiento
al procedimiento y doctrina contable
pblica para el reconocimiento y
revelacin de hechos relacionados con
las propiedades, planta y equipo
establecidos en el Rgimen de
Contabilidad Pblica. Igualmente se
reafirma el mbito de aplicacin del
mismo establecido en la Resolucin
354 de 2007 de la Contadura General
de la Nacin.
CONTABILIDAD
La Contralora recibi
5 computadores en
comodato
por
la
Contralora General de
la Repblica as: uno
en el ao 2006 y
cuatro en el ao 2010
por valor de $18.671
miles, los cuales a 31
de diciembre de 2011
no fueron registrados
en la contabilidad de
la Entidad

86
El hallazgo se mantiene
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
"registrado en la contabilidad de LA CONTRALORIA, segn el respectivo

comprobante de entrada a almacn"; refirindose en este caso a la
General de la Repblica.
De acuerdo con lo anterior, no se puede registrar el valor de estos
equipos en nuestra contabilidad, porque de hacerlo, aparecera registrado
el valor doblemente (en la contabilidad de la Contralora Departamental
del Huila y en la contabilidad de la Contralora General de la Repblica);
hecho que fcilmente podra determinar la Contadura General de la
Nacin cuando proceda a consolidar la informacin contable a nivel
general.
Los
equipos
de
cmputo que recibi
en
comodato
la
Contralora
Departamental
por
valor de $18.671.121,
no
se
encuentran
registrados
en
el
inventario
de
la
entidad,
generando
riesgo
en
el
reconocimiento
y
responsabilidad de los
mismos.
El Vigilado manifest que teniendo en cuenta los argumentos descritos en

el Hallazgo No. 1, en el sentido de que los equipos de cmputo son de
propiedad de la Contralora General de la Repblica y que por tanto, sta
le ha dado entrada a almacn y los ha registrado en su contabilidad; la
Contralora Departamental del Huila no ha relacionado los equipos
recibidos mediante convenio de cooperacin, como parte de los
Inventarios de Propiedad, Planta y Equipo de la misma, porque no son de
su propiedad. Conforme a las clusulas del Convenio, a esta entidad le
corresponde garantizar la custodia de los equipos de cmputo, para cuyo
efecto stos se amparan con pliza de seguros contra todo riesgo, que se
adjuntan a la presente comunicacin. Igualmente, por fuera del inventario
de la propiedad planta y equipo de la Contralora Departamental, se lleva
un registro de control de los equipos recibidos en comodato, con las
especificaciones tcnicas de cada uno de ellos y los funcionarios que los
tienen a cargo.

87
La Contralora Departamental reconoce

que no han relacionado los equipos
recibidos
mediante
convenio
de
cooperacin, como parte de los
inventarios de la Entidad porque no son
de su propiedad, lo que ratifica el
riesgo
de
reconocimiento
y
responsabilidad y as mismo el
desconocimiento de la normatividad
reglamentada por la Contadura
General de la Nacin.
El hallazgo se mantiene.
NO.
OBSERVACIN
La
Contralora
en
mayo
de
2006
suscribi el convenio
de comodato No.46
con
la
CGR
y
establece
en
la
clausula DECIMA la
duracin de tres aos
el cual venci en mayo
de 2009 y un ao
despus de vencido el
convenio, en mayo de
2010 se suscribe una
modificacin al mismo;
situacin que genera
riesgo afectando la
legalidad
y
responsabilidad
del
convenio.
CONTROVERSIA
La Entidad manifest que de acuerdo con la Clusula Dcima del Convenio,

su duracin ser de tres (3) aos contados a partir de la fecha de
suscripcin del acta de entrega material del equipo de cmputo objeto del
presente convenio (12/06/2006), sin perjuicio de que se prorrogue por
acuerdo de las partes. Reposa en los archivos de la Contralora
Departamental Modificacin No. 1 al Convenio inicial sin fecha; de tal
manera que pudiera entenderse que si no hubo pronunciamiento alguno por
parte de los firmantes del convenlo, ste se prorrog automticamente y
legaliz esa prrroga automtica mediante dicha modificacin. Es de
advertir que en el texto del convenio no se sealan requisitos para la
prrroga, sino el acuerdo de voluntades.
RESPUESTA AGR
La
Contralora
Departamental
argument que el Convenio No. 46
establece en la clusula dcima:
DURACION: Este convenio tiene una
duracin de tres aos (3) aos
contados a partir de la fecha de
suscripcin del acta de entrega
material del equipo de cmputo objeto
del presente convenio, sin perjuicio de
que se prorrogue por acuerdo de las
partes, es decir que las clusulas que
se establecen en cualquier contrato o
convenio
son
de
obligatorio
cumplimiento y son ley para las partes,
sin perjuicio de que se prorrogue por
acuerdo
de
las
partes.
La
modificacin No 1 que menciona la
Contralora Departamental fue enviada
por la Contralora General de la
Repblica por el Director de la Oficina
de Planeacin Gerente SINACOF el
da 12 de mayo de 2010 mediante
radicado 2010EE33341, al Contralor
Departamental de la poca y recibido
el 20 de mayo de 2010 mediante
radicado 001-2925-20100520; por lo
tanto no se puede dar a entender que
si no hubo pronunciamiento alguno por
parte de los firmantes del convenio
ste se prorrogue automticamente
mediante dicha modificacin.

88
NO.
OBSERVACIN
A 31 de diciembre de
2011 la cuenta 2905
recaudos a favor de
terceros presenta un
saldo
de
$108.786.543,
por
concepto de fallos con
responsabilidad fiscal,
multas de procesos
administrativos
sancionatorios y de
rendimientos
financieros;
dineros
que
no
son
de
propiedad
de
la
entidad y no han sido
reintegrados a sus
destinatarios;
los
cuales sobre estiman
el balance en un 39%
del total del pasivo.
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
La Contralora argument que los dineros que aparecen en el balance, no

sobre estiman el mismo, en el sentido de que estn plenamente
identificadas las partidas que debern cancelarse a las entidades
beneficiarias del resarcimiento del patrimonio publico; y en ningn momento
se presenta incertidumbre sobre dicho valor. Haba sido poltica de esta
Contralora realizar los pagos a las entidades, cuando se haba realizado el
reintegro total de las partidas identificadas como detrimento patrimonial,
adems porque as est consignado en el instructivo que forma parte del
sistema de gestin de calidad; pero acatando la sugerencia de la Auditora
General de la Repblica se efectuar el reintegro de los valores cancelados
por los gestores fiscales a medida que estos se vayan efectuando, para
cuyo efecto tambin se ajustar el instructivo correspondiente.
La Contralora est reflejando en sus

estados financieros recursos que no
son de su propiedad, por lo tanto
sobrestiman el balance ya que son
dineros generados por concepto de
multas y fallos de responsabilidad y no
han sido devueltos a sus destinatarios,
lo que afecta las caractersticas
cualitativas de la informacin contable
pblica en su confiabilidad al no
constituirse con base en las normas
tcnicas y procedimientos para conocer
la gestin, el uso, el control y las
condiciones de los recursos de la
Entidad y a su vez el periodo contable
ya que el Organismo de Control debe
medir
los
resultados
de
sus
operaciones
bajo
su
control,
efectuando las operaciones contables
de ajustes y cierre, as mismo en el
catlogo de cuentas en la 2905
Recaudos a Favor de Terceros
describe que el valor de las
obligaciones por el recaudo de ingresos
de propiedad de otras entidades
contables, deben de ser reintegrados
en
los
plazos
y
condiciones
convenidos.
La Entidad inform que efectuar el
reintegro a los gestores fiscales y que
ajustar el procedimiento interno,
situacin
que
ser
objeto
de

89
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
seguimiento
en
el
plan
mejoramiento que se suscriba.
de
CONTRATACIN
La
Contralora
manifest
que
est
adelantando
las
respectivas actualizaciones al procedimiento de contratacin y aclar que
El
Procedimiento pese a las circunstancias descritas en el hallazgo, las actuaciones que en
F02.02
Proceso materia de contratacin se realizaron en la vigencia 2011, se encuentran
Contractual
est acordes con la normatividad vigente en su momento.
desactualizado
La Entidad alleg copia del Manual de Contratacin adoptado mediante
respecto
a
la Resolucin No. 180 de 2012, en virtud del Decreto 734 del 13 de abril de
normatividad
legal 2012 que obliga a las entidades pblicas a elaborar su Manual de
vigente
Contratacin y que a partir del mismo realizar el ajuste al proceso
contractual conforme a su Sistema de Gestin de Calidad.
La Entidad acept el hallazgo e inform

que adelanta las acciones correctivas
pertinentes
para
ajustar
el
procedimiento del proceso contractual.
En la elaboracin de
los estudios previos se
suprime y/o elimina
informacin
establecida
en
el
Formato F02.02-F01
adoptado
en
el
Sistema de Gestin de
Calidad.
El Organismo de Control inform que fortalecer el sistema de gestin de

calidad y especficamente el control de registros, para que los funcionarios
utilicen las ltimas versiones de los formatos ya aprobados, ejerciendo
control sobre versiones obsoletas. Igualmente, una vez se ajuste el
proceso, ste ser socializado junto con los formatos que se adopten,
explicando en detalle que los mismos no podrn ser objeto de modificacin,
puesto que persiguen la trazabilidad de los procesos y en caso que una
informacin no sea requerida para un proceso contractual determinado,
sencillamente se deber sealar que NO APLICA.
La Contralora acept el hallazgo e

indic las acciones correctivas que
implementar las cuales sern objeto
de seguimiento en el plan de
La Contralora asign
la
supervisin
del
proceso contractual a
funcionarios de la
La Contralora manifest que enmendar el error que se vena presentando, La Entidad inform que adelantar las
en el sentido de denominar a los supervisores de contratos como acciones correctivas pertinentes.
interventores, habida cuenta que los primeros corresponden a funcionarios
de la misma Entidad que realizan esta funcin, y en el segundo caso a El hallazgo se mantiene.
90
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
Entidad a quienes personal externo que se contrata para ejercer la interventora a aquellos
otorga erradamente la contratos cuya naturaleza as lo amerite.
denominacin
de
interventores.
CONTROL FISCAL
10
La Entidad reconoce la existencia de esta posible deficiencia que debe ser

subsanada y consignada en el respectivo plan de mejoramiento, con el fin
que se garantice mnimo una auditora anual (adems de la Auditora de
Cuenta) a la Administracin Departamental.
A este respecto, se incluy en el Plan General de Auditoras (PGA) vigencia
2012, la realizacin de tres (3) auditoras a la Administracin Central
Departamental, con relacin a los siguientes temas: Rentas
monopolsticas de aguardiente doble ans, vigencias 2008 a 2012.Salud,
vigencia 2011 e Impuesto a vehculos, vigencia 2011.
La Entidad acepta la observacin e

informa que concertar en el plan de
mejoramiento
estrategias
para
garantizar una auditora anual al
Departamento y que para la presente
vigencia tiene programado celebrar tres
(3) auditoras.
El vigilado manifiesta que adems de las auditoras de cuenta anuales, se

han realizado evaluaciones especiales a los sujetos de control mencionados
en el presente hallazgo, a saber: 1) Vigencia 2007: Municipio de Santa
En los ltimos 5 aos Mara; 2) Vigencia 2008: Municipios de Hobo y Palermo; 3) Vigencia 2009:
no han sido objeto de Municipios de Hobo, Palermo y Algeciras y 4) Vigencia 2011: Municipio de
auditoria
los Santa Mara.
municipios
de
Algeciras,
Hobo, En cumplimento del PGA 2012, en el I semestre del 2012 se est
Paicol,
Palermo, adelantando Auditora Gubernamental al Municipio, la ESE y la ESP del
Rivera y Santa Mara. HOBO; para el II semestre se ha programado llevar a cabo auditora en los
Municipio de Algeciras y Rivera.
Se tendrn en cuenta para el PGA del ao 2013 los Municipios de Paicol,
Palermo y Santa Mara.
La Contralora a pesar de informar las

evaluaciones especiales practicadas en
los ltimos aos a las entidades
citadas, acepta la observacin y se
compromete a programar auditoras
regulares en los aos 2012 y 2013.
En la vigencia 2011 no
fue
auditada
la
Gobernacin
del
Departamento
del
Huila, principal sujeto
vigilado
por
la
Contralora.
La
Contralora
no La Contralora acepta la observacin al decir Dentro del proceso D01. La Contralora hace referencia a la
cuenta con un criterio Auditoras la Contralora Departamental del Huila ha definido el Resolucin 064 del 10 de marzo de
91
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
institucional
para procedimiento D01.02 Auditora de Cuenta, que incluye en su
pronunciarse sobre el caracterizacin el concepto de fenecimiento de la cuenta que emite el
fenecimiento de las auditor asignado, con base en los hallazgos y conclusiones que se obtienen
al finalizar el proceso de evaluacin de la informacin consolidada anual,
cuentas.
reportada por los sujetos de control a travs del SINTERCADH.
Dado que se identifica la necesidad de establecer criterios para conceptuar
sobre el fenecimiento o no de las cuentas de los sujetos de control, el 10 de
marzo del presente ao mediante Resolucin 064 se modifica y actualiza el
procedimiento D01.02 Auditora de Cuentas, con el fin de incluir en el
Instructivo D01.02-IT01 Informe de Auditora, el concepto de fenecimiento
RESPUESTA AGR
2012 donde se modifica el instructivo
de revisin de cuentas, el cual no fue
remitido
como
soporte
a
la
controversia, no fue presentada en
trabajo de campo y tampoco se hizo
referencia de ella en el acta suscrita
con la Jefe de la Oficina de Control
Fiscal el 8 de junio al finalizar el trabajo
de campo.
Por lo antes expuesto se mantiene el
hallazgo para verificar la socializacin e
implementacin del nuevo instructivo
en las cuentas revisadas en la vigencia.
La Entidad reconoce que es pertinente mejorar en el seguimiento de las

auditoras de cuenta, respecto a los hallazgos repetitivos y/o a los
fenecimientos o no de la misma, con el fin de que los sujetos de control
establezcan acciones correctivas de fondo, que debern ser consignadas
en los respectivos planes de mejoramiento.
La Contralora reconoce la observacin
y manifiesta que tomar medidas para
que su cuentadante adopte correctivos
de fondo.
11
La Contralora
no
aplic los instrumentos
legales ante el no
fenecimiento de las
cuentas
de
los
municipios
y
el
Adems se incluir dentro del mapa de riesgos que da origen al PGA, una
departamento en los
variable relacionada con el fenecimiento o no de la cuenta de cada sujeto
ltimos tres aos.
de control.
12
La Contralora no tiene
adoptado
una
metodologa
para
evaluar la contratacin
ni los criterios para la
seleccin objetivo de la
muestra.
El vigilado acepta la observacin, sin embargo argumenta que Ello no

obsta para manifestar que el control a la contratacin se ha realizado bajo
criterios tcnicos, que aunque no se han plasmado en un documento, son
vlidos para el proceso auditor. Es as como en la prctica, para la
determinacin del tamao de la muestra el equipo auditor acude a su
criterio como fruto de su experiencia y habilidad profesional, atendiendo a
seales o indicios de la existencia de situaciones crticas o de riesgo,
92
La Entidad acepta el hallazgo, no

obstante manifestar que el control a la
contratacin se ha realizado bajo
criterios tcnicos y expresa su
compromiso
para
elaborar
un
instructivo para evaluar la contratacin.
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
haciendo nfasis en los siguientes criterios: El tipo de contrato, la modalidad El hallazgo se mantiene.
de seleccin, el objeto contractual, la cuanta, el origen de los recursos, el
plazo real de ejecucin, ejecucin del contrato, entre otros.
Para la vigencia 2012, se impartieron lineamientos precisos para la
seleccin de la muestra por parte del equipo auditor, en el sentido revisar
con detalle, las contrataciones directas realizadas con Fundaciones,
Cooperativas, Asociaciones, entre otros.
En este sentido, y de acuerdo con lo sugerido por la Auditora General de la
Repblica, esta Contralora elaborar un instructivo al proceso auditor, en el
cual se definir una metodologa que permita determinar estadsticamente
el tamao de la muestra de contratos a auditar, junto con los criterios a
considerarse en la identificacin y seleccin de los contratos a revisar.
13
Falta
coordinacin
entre
las
reas
misionales
para
garantizar que los
traslados de hallazgos
fiscales
originen
procesos
de
responsabilidad fiscal
La Contralora manifest que una vez

identificada la necesidad modific el
procedimiento D01-08 en el cual
La Contralora manifiesta que Una vez identificada la necesidad de incluye un profesional de la Oficina de
coordinar las actividades entre las Oficinas de Control Fiscal y de Responsabilidad Fiscal en las mesas
Responsabilidad Fiscal, a partir de la vigencia 2012 se ajust el de trabajo de validacin de hallazgos.
procedimiento D01.08 en el cual se incluy un profesional de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal, adicional al profesional en derecho de la Oficina de El hallazgo se mantiene para evaluar el
Control Fiscal, para que participe en las mesas de trabajo de validacin de nivel de efectividad y contundencia de
hallazgos; con el fin de consolidar la configuracin de los hallazgos fiscales los hallazgos fiscales trasladados que
detectados en el proceso auditor y revisar su caudal probatorio, a fin de que eviten la duplicidad de tareas en la
ste sea lo suficientemente fuerte y est documentalmente soportado para medida
de
iniciar
indagaciones
garantizar la apertura del proceso de responsabilidad fiscal.
preliminares originadas de hallazgos
trasladados de control fiscal.
93
NO.
14
15
OBSERVACIN
Los
informes
definitivos de auditora
no han sido remitidos a
las
corporaciones
pblicas
de
conformidad con lo
dispuesto
en
las
normas
legales
vigentes.
La
Contralora
no
traslad a la Oficina de
dos hallazgos fiscales
configurados en la
Alcalda de Pitalito por
irregularidades en los
contratos
para la
implementacin
del
MECI, en el ao 2009.
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
Manifiesta el Vigilado que en atencin a lo dispuesto en la ley 1474 de

2011, este ente de control remiti los informes finales de auditoras del II
semestre de 2011; subsanando de esta manera el hallazgo administrativo
detectado.
Argumenta que no considera que sea tardo el envo de los informes, ya
que a partir de stos, los miembros de las Corporaciones Pblicas podrn
realizar seguimiento a la gestin y planes de mejoramiento propuestos, a la
vez que tendrn un referente sobre la situacin de cada ente territorial
frente a la gestin que adelanten las actuales administraciones. En lo
sucesivo, junto con el envo del informe definitivo al sujeto de control, se
remitir la correspondiente copia a la respectiva Corporacin Pblica
La Contralora controvierte el hallazgo disciplinario argumentando que el
seor Contralor del Departamento solicit el apoyo de los funcionarios de
control interno y Planeacin de esta entidad quienes elaboraron un informe
preliminar el cual fue evaluado en conjunto entre las oficinas de Control y
Responsabilidad Fiscal, para analizar su contenido y virtud de cara al
alcance que debe tener este tipo de pronunciamientos (auditoras) habida
cuenta que quienes lo haban estructurado no era funcionarios que
regularmente atendieran dichas situaciones y sin duda se eventual futura y
virtual valor como soporte de una hallazgo, deba sujetarse a los estrictos
parmetros de contenido que para tal efecto se exigen
Una ves adelantada la reunin conjunta se concluy que estos informes
eran muy preliminares y que si bien los formatos de hallazgos, haba sido
diligenciados de manera preliminar por los auditores comisionados, en esta
etapa del proceso no debieron ser diligenciados, por cuanto no se haba
agotado
el procedimiento
EVALUACION ESPECIALES D01.10,
omitindose entre otros aspectos la mesa de validacin de hallazgos, el
informe final y la comunicacin del informe definitivo al sujeto de control
. A continuacin trascribe todo el procedimiento de Evaluacin Especial
D01-10 para demostrar que la Evaluacin Especial lleg hasta el punto
cuatro (4) del procedimiento, en el cual se establece que los auditores
deben hacer un informe donde se describa de manera concisa los hechos
y las conclusiones, Este informe es preliminar, pues el definitivo se entrega
El Vigilado envi copia de los oficios

trasladando a los concejos municipales
los informes de las auditoras
practicadas en el segundo semestre de
2011, sin embargo no estableci
acciones preventivas para garantizar a
futuro
el
cumplimiento
del
requerimiento legal.

94
En la controversia la Contralora
argument que los hallazgos no fueron
trasladados porque el ejercicio auditor
al Municipio de Pitalito fue suspendido
mediante acta del 20 de octubre de
2009;
sin
embargo,
luego
de
trascurridos 32 meses
no se ha
replanteado la evaluacin especial para
rehacer la auditora para imprimirle
fuerza probatoria al informe como lo
establece la controversia ni justific los
motivos por los cuales este ejercicio
auditor no fue culminado,
mxime
cuando en el informe preliminar se
dejaron configurados tres hallazgos
administrativos, dos hallazgos fiscales
en cuanta de $34.200.000
y dos
disciplinarios,
por
presuntas
irregularidades en la contratacin
celebrada
por
la
administracin
municipal
para
el
proceso
de
implementacin del MECI en los aos
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
al Jefe de la Oficina de Control Fiscal en la etapa 7 del procedimiento con
los respectivos hallazgos configurados, previa la mesa de trabajo de
validacin de hallazgos; donde finalmente se determina si lo expuesto por
los auditores en el informe preliminar da mrito para la configuracin de los
hallazgos.
Concluye el Vigilado que Por las razones antes expuestas en la Evaluacin
Especial en mencin no se configuraron ni se dejaron de trasladar hallazgos
fiscales como lo establece la Auditora en su informe preliminar. Finalmente
es importante hacer especial claridad que la Evaluacin Especial fue
suspendida teniendo en cuenta los mltiples inconvenientes detectados en
la reunin conjunta con la oficina de Responsabilidad Fiscal lo que
implicaba la necesidad de rehacer la auditora para imprimirle fuerza
probatoria al informe preliminar, adems de los errores de forma con
ocasin a la falta de experiencia en la prctica de auditoras de las
personas designadas para ello.
En cuanto a lo manifestado por la Auditora General de la Repblica, en el
sentido de que no se incluy esta Evaluacin Especial dentro del PGA, es
importante aclarar que las Evaluaciones Especiales tan solo son incluidas
en el PGA de la Entidad una vez se tenga el informe definitivo; por esta
razn la Evaluacin Especial al MECI del Municipio de Pitalito no se
encuentra incluida, pues como se estableci en los prrafos precedentes
fue suspendida en la etapa 4 del procedimiento D01.10.
RESPUESTA AGR
2008 y 2009.
La suspensin
definitiva de la
evaluacin especial realizada al
Municipio de Pitalito en el ao 2009
evidencia la omisin del deber
funcional de culminar el ejercicio de
control en la cual se detectaron
presuntas irregularidades de orden
administrativo, fiscal y
disciplinario
consignadas en el informe preliminar
de auditora que ameritaban continuar
con las dems etapas del proceso
auditor.
Conforme lo expuesto, la presunta
irregularidad de orden administrativo,
disciplinario y penal se mantendr en
los siguientes trminos:
La Contralora Departamental del Huila
no culmin la evaluacin especial
adelantada en la vigencia 2009 al
Municipio de Pitalito relacionada con la
implementacin del MECI, cuando en el
informe
preliminar
se
dejaron
configuradas presuntas irregularidades
de orden administrativo, fiscal y
disciplinario.
No se infringi el numeral 1 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 por

cuanto no se incumpli ningn deber por parte de los funcionarios; como se
expuso en los prrafos precedentes nunca se configuraron ni se dejaron de
trasladar los hallazgos fiscales que menciona el Informe Preliminar de la
Auditora General de la Repblica, pues la Evaluacin Especial no fue
culminada, se desarroll hasta la etapa 4 del procedimiento dentro de la
cual no hay lugar a la configuracin de hallazgos, sino tan solo a la
elaboracin de un informe preliminar; por los mismos motivos no se infringi La Contralora argument
que las
el numeral 5 del artculo 9 de la ley 330 de 1996, puesto que hasta la etapa auditoras no se registraron en el PGA
4 del procedimiento no hay lugar a establecer responsabilidades de ningn ni en el SIREL porque los ejercicios
95
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
tipo, ni a imponer sanciones pecuniarias ni mucho menos recaudar el monto

de las mismas ni a ejercer jurisdiccin coactiva.
El vigilando argumenta que Como Hallazgo Penal: Al desvirtuarse en el
punto anterior, el hallazgo disciplinario que de manera preliminar ha
configurado la Auditora, queda tambin desvirtuado el hallazgo penal,
razn por la cual respetuosamente le solicitamos considerar las
observaciones y argumentos dados en el hallazgo anterior, para que
igualmente sustenten la no configuracin del mismo hallazgo pero con
connotacin penal.
auditores
se reportan cuando son
comunicados los informes definitivos de
auditora.
Le asiste razn al Vigilado teniendo en
cuenta lo establecido en el Manual de
Rendicin de Cuenta de la Auditora
General de la Repblica, razn por la
cual se retira el hallazgo sancionatorio.
Solamente es preciso manifestar, que en cuanto al artculo 414 del Cdigo El hallazgo se mantiene con
Penal que consagra el prevaricato por omisin, en los hechos en mencin connotacin disciplinaria y penal.
no se configura por cuanto como se expuso, no hay omisin, retardo,
rehso, ni denegacin al cumplimiento de los deberes funcionales por parte
de los funcionarios, pues los hallazgos no fueron configurados por no haber
llegado la evaluacin especial a la etapa del procedimiento en la cual es
viable su configuracin, sta fue suspendida por razones que ampliamente
lo justificaban
16
El Vigilado para controvertir el hallazgo disciplinario nuevamente

presenta el procedimiento D01-10 Evaluacin Especial, para argumentar
que con lo anterior se demuestra que la Evaluacin Especial a la ESE
Hospital Departamental San Vicente de Pal Municipio de Garzn, se llev
La Contralora no
a cabo hasta la etapa nmero cuatro (04) del proceso, es decir hasta la
traslad en el ao
realizacin de la visita de campo, donde en acta de cierre se comunic a la
2010 un hallazgo
disciplinario observado entidad auditada las no conformidades detectadas, y la entidad mediante
en el concepto emitido oficio del 02 de febrero de 2010, radicado en esta Contralora el 03 de
por la Oficina Asesora febrero del mismo ao, dio respuesta a las mismas, procedindose a
Jurdica al informe de elaborar el informe preliminar, en el cual se concluye que se hace pertinente
auditora practicado a el concepto jurdico del Asesor Jurdico de la entidad, que fue emitido el 23
la E.S.E Hospital San de febrero de 2010.
En este punto del proceso, de acuerdo con la Alta Direccin se requera la
Vicente de Paul de
participacin dentro de la Evaluacin Especial de la Profesional
Garzn.
96
la
La Contralora en la controversia
manifest que el proceso de evaluacin
especial al Hospital San Vicente de
Paul de Garzn no se culmin porque
el
proceso fue remitido a otro
profesional para incluir el cierre
presupuestal y ste se encontraba
adelantando un anlisis especial al
Plan Departamental de Aguas, sin
embargo no existe ningn documento
que acredite la suspensin ni justifique
los motivos por los cuales este ejercicio
auditor no fue culminado,
mxime
cuando en el informe preliminar se
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
Especializada Helena Librada Vargas Sterling, por cuanto era importante
incluir el resultado oficial del cierre de la vigencia fiscal de 2009, ya que el
mismo es necesario para conocer el resultado final del ejercicio
presupuestal y financiero de la entidad. La documentacin recaudada
dentro de esta auditora a la fecha fue entregada a dicha funcionaria, para
la continuacin del procedimiento; no obstante fue necesario suspender la
Evaluacin Especial puesto que la profesional asignada se encontraba
estudiando y analizando documentacin, normatividad y dems aspectos
relacionados con el Plan Departamental de Aguas, mxime al efectuar un
anlisis de prioridades este ltimo representaba alto impacto social y
econmico en todo el territorio Departamental, debido a que se estaban
comprometiendo recursos por el orden del billn de pesos.
Aunado a lo anterior el seor Gerente de la ESE Departamental San
Vicente de Pal, del Municipio de Garzn, allega al seor Contralor acta de
entrega del Gerente saliente Nstor Jhaly Monroy Atia y de recibo por parte
del Dr. Nelson Leonardo Fierro, Gerente entrante, manifestndole que no
era necesario ya el proceso auditor por cuanto haba recibido la entidad a
satisfaccin. (Valga decir que esta entidad inici la Evaluacin Especial por
solicitud directa del Gerente entrante al Contralor, y en el momento del
empalme).
Con lo anterior se demuestra que no hubo falta de pronunciamiento de la
Oficina de Control Fiscal, sobre la presunta irregularidad de orden
disciplinario, expuesta por la Oficina Jurdica en el concepto solicitado, por
cuanto el proceso auditor lleg hasta su etapa 4, donde se cuenta
solamente con el informe preliminar a partir del cual se solicita y emite
concepto jurdico; pero nunca se pas a la siguientes etapas del proceso
auditor, es decir no se elabor informe final donde se deben hacer los
pronunciamientos finales de la auditora y se determina la configuracin de
los hallazgos, posterior a la mesa de validacin.
Adicionalmente, el concepto fue emitido en los trminos del artculo 25 del
Cdigo Contencioso Administrativo en el cual se establece que los mismos
no son de obligatorio cumplimiento o de ejecucin.
En cuanto a lo manifestado por la Auditora General de la Repblica de la
97
RESPUESTA AGR
dejan
planteadas
irregularidades
en
la
presupuestal y contractual.
presuntas
ejecucin
La suspensin
definitiva de la
evaluacin especial realizada al
Hospital San Vicente de Paul de
Garzn en el ao 2010, evidencia la
omisin del deber
funcional de
culminar el ejercicio de control en la
cual se detectaron
presuntas
irregularidades consignadas en el
informe preliminar de auditora que
ameritaban continuar con las dems
etapas del proceso auditor.
Conforme lo expuesto, la presunta
irregularidad de orden administrativo,
disciplinario y penal se mantendr en
los siguientes trminos:
La Contralora Departamental del Huila
no culmin la evaluacin especial
adelantada en la vigencia 2010 a la
E.S.E. Hospital Departamental San
Vicente de Pal de Garzn no obstante
que en el informe preliminar de
auditora
se dejaron planteadas
presuntas irregularidades de tipo
administrativo
y
disciplinario.
Adicionalmente en el archivo de la
Contralora no se encontraron las
carpetas del soporte documental de la
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
no inclusin de esta Evaluacin Especial dentro del PGA, es importante
aclarar que las Evaluaciones Especiales tan slo son incluidas en el PGA
de la Entidad una vez se tenga el informe definitivo. Por esta razn la
Evaluacin Especial a la E.S.E. San Vicente de Paul del Municipio de
Garzn no se encuentra incluida, pues como se estableci en los prrafos
precedentes fue suspendida en la etapa 4 del procedimiento D01.10.
Adicionalmente es preciso sealar, que no se infringi el numeral 1 del
artculo 34 de la Ley 734 de 2002 por cuanto no hubo incumplimiento de
deber alguno, por parte de los funcionarios; como se expuso en los prrafos
precedentes no se lleg a la etapa del procedimiento en la cual deba
hacerse este pronunciamiento (mesa de validacin de hallazgos e informe
final), sino tan slo a la elaboracin de un informe preliminar en el cual se
establece la necesidad del concepto jurdico. Por los mismos motivos no se
infringi el numeral 5 del artculo 9 de la ley 330 de 1996, puesto que hasta
la etapa 4 del procedimiento no hay lugar a establecer responsabilidades de
ningn tipo, ni a imponer sanciones pecuniarias ni mucho menos recaudar
el monto de las mismas ni a ejercer jurisdiccin coactiva.
La controversia de la Entidad Como Hallazgo Penal: Al desvirtuarse en el
punto anterior, el hallazgo disciplinario que de manera preliminar ha
configurado la Auditora, queda tambin desvirtuado el hallazgo penal,
razn por la cual respetuosamente le solicitamos considerar las
observaciones y argumentos dados en el hallazgo anterior, para que
igualmente sustenten la no configuracin del mismo hallazgo pero con
connotacin penal.
En cuanto al artculo 414 del Cdigo Penal el cual consagra el prevaricato
por omisin, en los hechos en mencin no se configura por cuanto como se
expuso, no hay omisin, retardo, rehso ni denegacin al cumplimiento de
los deberes funcionales por parte de los funcionarios, pues el
pronunciamiento sobre el presunto hallazgo disciplinario no se efectu, por
cuanto no se elabor el informe final, la auditora fue suspendida por
98
RESPUESTA AGR
auditora
correspondiente
a
diferentes etapas del proceso.
las
La Contralora argument
que las
auditoras no se registraron en el PGA
ni en el SIREL porque los ejercicios
auditores
se reportan cuando son
comunicados los informes definitivos de
auditora.
Le asiste razn al Vigilado de acuerdo
con lo establecido en el Manual de
Rendicin de Cuenta de la Auditora,
General de la Repblica razn por la
cual se retira el hallazgo sancionatorio.
El hallazgo se mantiene con
connotacin disciplinaria y penal.
la
NO.
17
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
razones que ampliamente lo justificaban, aunado a lo anterior el concepto

jurdico se emiti en los trminos del artculo 25 del Cdigo Contencioso
Administrativo en el cual se establece que los mismos no son de obligatorio
cumplimiento o de ejecucin.
La Contralora en la El vigilado acepta la observacin y manifiesta que adoptara los correctivos La Entidad acepta el hallazgo y
vigencia
2011
no en el Plan de Mejoramiento.
manifiesta que adoptara los correctivos
practic control a los
en el plan de mejoramiento.
recursos destinado al
patrimonio cultural del
departamento,
vigencias
futuras,
fiducias y ola invernal.
18
19
La
Contralora
en
algunas denuncias no
comunic
al
ciudadano dentro del
trmino
legal
establecido
la
radicacin y trmite de
las mismas
Los
presuntos
detrimentos
fiscales
configurados en la
evaluacin de algunas
denuncias
evidenciaron debilidad
en la cuantificacin del
presunto dao y en el
La Contralora manifest que en el caso particular de las denuncias D-04411 y D-113-11, stas fueron remitidas por el Contralor directamente a la
Oficina Jurdica para su trmite, las cuales fueron allegadas posteriormente
a la Oficina de Apoyo y Control Ciudadano; no obstante estar establecido
que todas las denuncias deben canalizarse a travs de la Oficina de Apoyo
y Control Ciudadano y aclar que esta irregularidad de procedimiento, est
subsanada en la presente vigencia, dando cumplimiento a los
procedimientos regulares de trmite de denuncias.
La Contralora acept el hallazgo y

seal que esta situacin fue
subsanada, situacin que ser objeto
de seguimiento en el prximo ejercicio
auditor.
La Entidad manifest que el hecho que la cuantificacin del hallazgo en la

Oficina de Apoyo y Control Ciudadano, est por un valor y finalmente en la
Oficina de Responsabilidad Fiscal se cuantifique por otro, no se puede
considerar como una debilidad, toda vez que la primera, determina un
posible detrimento, el cual debe ser cuantificado y valorado con base en las
pruebas que se alleguen dentro del proceso de responsabilidad fiscal, a
cargo de la Oficina que lleva su nombre. Respecto a los soportes enviados
a la Oficina de Responsabilidad Fiscal, es posible que se hayan obviado
El Organismo de Control acept la

parte del hallazgo relacionada con el
soporte probatorio de los hallazgos.
Respecto a la cuantificacin del
presunto detrimento es preciso sealar
que los soportes evaluados en la
carpeta de la denuncia evidencian
claramente el valor del presunto dao

99
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
soporte probatorio de remitir algunos en el proceso de traslado de la actuacin, esperando patrimonial y que estos mismos
los mismos.
superar estas falencias a travs del plan de mejoramiento que se suscriba. documentos fueron los soportes para la
iniciacin del proceso fiscal.
La Entidad manifest que las auditoras especiales que permitirn dar

respuesta de fondo a las denuncias a que se hace referencia en el Informe
Preliminar de Auditora, no se han culminado, estn en trmite o por realizar
y que la respuesta se emite una vez terminado el procedimiento de la
actuacin, tenindose previsto culminarlo durante la presente vigencia.
20
21
En aras del mejoramiento continuo el

hallazgo se mantiene.
La Contralora argumenta las razones
por las que no ha dado respuesta de
fondo a las siete (7) denuncias citadas
que fueron objeto de la muestra de
auditora, de las cuales tres (3) estn
en proceso de auditora y cuatro (4)
pendientes de evaluacin.
Agrega el Vigilado que es preciso que la Auditora General de la Repblica,

dimensione la demanda de atencin por parte de los ciudadanos a travs
Algunas denuncias de
de las denuncias presentadas y el poco personal con que se cuenta para La Auditora General de la Repblica
la
vigencia
2011
responder de manera oportuna con auditoras especiales que permitan conoce las limitaciones de personal del
trasladadas a Control
determinar la existencia o no de dao patrimonial.
Organismo de Control no obstante las
Fiscal presentan falta
disposiciones
legales
vigentes
de
gestin
y
establecen que la respuesta a las
resultados para dar
peticiones ciudadanas debe cumplir
respuesta de fondo a
con los requisitos de oportunidad y
los ciudadanos
debe resolverse de fondo, en forma
clara, precisa y de manera congruente
con lo solicitado, ante lo cual es
necesario que la Entidad tome los
correctivos del caso en aras del
mejoramiento continuo.
En la Denuncia 110 de
2011 que se anex a La Contralora manifest que efectivamente no se dio respuesta a una de
la Denuncia 107 de las quejosas y que envi la comunicacin de resultado a la remitente de la
2011 no se ha dado denuncia y una de los denunciantes, indicando que esta situacin fue
100
que subsan la observacin. Se
mantiene la observacin en aras del
mejoramiento continuo y con el fin de
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
respuesta de fondo a subsanada para este periodo.

la Alcalda Municipal
del Agrado.
La Entidad manifest que la Denuncia D-067-11, no se traslad a algn
organismo de control, por cuanto corresponde a una entidad privada
(ACINPRO), a quien le respondi en ese sentido y le aclar cules son las
funciones de la Contralora. La Contralora inform que esta fue una
determinacin del Comit de Denuncias y alleg copia del Acta No. 04 del
18 de julio de 2011.
22
RESPUESTA AGR
eliminar la causa de la misma.
Los argumentos presentados por la
Entidad
son
contrarios
a
las
disposiciones legales sobre la atencin
de peticiones ciudadanas, puesto que
las denuncias que no son de su
competencia deben ser trasladadas o
puestas en conocimiento de la
autoridad o entidad correspondiente.
En
este
caso,
la
situacin
presuntamente irregular presentada en
la Universidad Surcolombiana, la
Alcalda Municipal de Guadalupe y la
Secretara de Cultura Departamental
(Instituto Huilense de Cultura y
Turismo), por el desconocimiento de
las polticas trazadas por el Gobierno
Nacional
en
las
Directivas
Presidenciales 001 del 25 de febrero de
1999 y 002 del 12 de febrero de 2002,
de acuerdo con las disposiciones
legales vigentes debe ponerse en
conocimiento
de
las
entidades
denunciadas y requerir el cumplimiento
de las disposiciones sobre proteccin
del derecho de autor y los derechos
conexos.
En la Denuncia 67 de
2011
los
hechos
presuntamente
irregulares no han sido
puestos
en
conocimiento de la
autoridad competente
En necesario tener en cuenta que el

nuevo Cdigo de Procedimiento
101
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo,
en el Artculo 21
consagra:
Funcionario
sin
competencia. Si la autoridad a quien se
dirige la peticin no es la competente,
informar de inmediato al interesado si
ste acta verbalmente, o dentro de los
diez (10) das siguientes al de la
recepcin, si obr por escrito.
Dentro del trmino sealado
remitir la peticin al competente y
enviar copia del oficio remisorio al
peticionario. Los trminos para
decidir se contarn a partir del da
siguiente a la recepcin de la
peticin
por
la
autoridad
competente.
23
La Denuncia 113 de
2011
se
concluy
antes de recibir la
informacin requerida
a la Administracin
Municipal y no se
inform al ciudadano
la respuesta de fondo.
La Contralora inform que la denuncia D-113-11 no se concluy con fecha

anterior al recibido de la respuesta del Municipio puesto que la incoherencia
obedece a un error de digitacin y que la comunicacin al ciudadano se
realiz mediante OACC-557 de fecha 19 de octubre de 2011, donde se le
informa que De ahora en adelante ser la Alcalda Municipal la entidad
encargada de dar la informacin al respecto, teniendo en cuenta que la
actuacin fue remitida por consenso en el Comit de Denuncias al
Municipio, por ser de su competencia, a quien se traslad la
responsabilidad de dar la respuesta de fondo al ciudadano.

102
La observacin de la Auditora General

de la Repblica obedece a que en la
evaluacin realizada en trabajo de
campo se observ que la denuncia fue
trasladada al Alcalde Municipal de San
Agustn mediante Oficio OACC-0571
del 21 de octubre de 2011 y se
concedi un plazo de quince (15) das
para que informe las actuaciones.
Posteriormente la Contralora segn
Oficio OACC-636 del 23 de noviembre
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
de 2011 reiter la solicitud de
informacin al Alcalde Municipal, la
cual fue recibida el 29 de noviembre de
2011.
Por lo tanto, no es coherente encontrar
un auto de conclusin de fecha 20 de
octubre de 2011, por el cual se archiva
una denuncia cuando no se haba
recibido la respuesta.
24
La Contralora inform que ya subsan la observacin y que la tabla de La Contralora manifest que subsan
La Tabla de Control y control ya est diligenciada en todos sus campos. Se adjunt la tabla de la observacin, situacin que ser
Seguimiento
de control y seguimiento debidamente diligenciada.
objeto de seguimiento en el plan de
Denuncias anexa al
Formato
15
Participacin
En la Tabla de Control y Seguimiento a
Ciudadana
no
Denuncias 2011 que se alleg en la
contiene la totalidad
controversia al informe preliminar si
de
la
informacin
bien es cierto se reportaron las
requerida
en
la
denuncias en trmite, no se observan
rendicin de cuenta de
las columnas Fecha Respuesta de
la Auditora General
Trmite
(dd/mm/aaaa)
y
Fecha
de la Repblica. En
Respuesta de Fondo (dd/mm/aaaa)
trabajo de campo se
que
seala
el
Instructivo
de
observ
que
est
diligenciamiento del Formato 15
desactualizada
en
Participacin
Ciudadana
de
la
algunas
acciones
Rendicin de Cuentas a la Auditora
adelantadas en las
General de la Repblica, ante lo cual el
denuncias.
Organismo de Control debe adoptar los
correctivos pertinentes para que el
103
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
formato citado contenga la informacin
mnima requerida.
La
Contralora
no El Organismo de Control manifest que conforme al Plan Estratgico 2012realiz actividades de 2015 se fortalecer el control social participativo y por ende las actividades
promocin
y de promocin y divulgacin de los mecanismos de control social.
25
divulgacin de los
mecanismos
de
control social.
La Contralora manifest que el inciso segundo del Artculo 137 de la Ley
600 de 2000 (Cdigo de Procedimiento Penal), establece:
26
De acuerdo al reporte
del
Formato
23
Participacin en los
Procesos Penales de
las
Entidades
Vigiladas
se
relacionaron
23
actuaciones en las
cuales las entidades
afectadas
ni
la
Contralora se han
constituido como parte
civil ni como vctima.
que tomar las acciones correctivas
pertinentes
para
subsanar
la
observacin.
Es claro entonces, que la responsabilidad de constitucin en parte civil est

en cabeza de la persona jurdica de derecho pblico presuntamente
perjudicada, y la obligacin recae directamente en el Representante Legal
de la Entidad, quien debe proceder en los trminos establecido por la Ley.
La Entidad alleg copia de la Circular

04 de 2011 y de las comunicaciones
dirigidas a los representantes legales
de los municipios en las cuales se les
requera adelantar los trmites para la
constitucin en parte civil o vctima, no
obstante, de acuerdo a lo reportado en
la Cuenta de la vigencia 2011 no se
han llevado a cabo las acciones
pertinentes para la defensa del
patrimonio pblico
por los entes
territoriales ni por el rgano de Control.
En las anteriores condiciones la Contralora Departamental procedi a

requerir a los Alcaldes Municipales y dems funcionarios pblicos,
representantes legales de las entidades, mediante Circular Externa No. 004
de 2011 para que informaran sobre su participacin en los procesos
penales. Posteriormente, mediante oficio dirigido de manera individual a los
representantes legales de los sujetos vigilados por esta Contralora, se les
Es preciso indicar que efectivamente la

obligacin de constitucin en parte civil
o vctima radica en primer lugar, en el
municipio, sin embargo, ante la omisin
del mismo corresponde a la Contralora
iniciar las acciones pertinentes por el
En todo proceso por delito contra la administracin pblica, ser obligatoria

la constitucin de parte civil a cargo de la persona jurdica de derecho
pblico perjudicada. Si el representante legal de esta ltima fuera el mismo
sindicado, la Contralora General de la Repblica o las Contraloras
Territoriales, segn el caso, debern asumir la constitucin de parte civil;
(Subrayado fuera del texto).

104
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
record la obligacin legal de constituirse en parte civil en el proceso penal citado incumplimiento y adelantar las
del cual se era informado por parte de la Fiscala General de la Nacin en actuaciones necesarias para obtener
donde haba apertura de instruccin, o de los tramitados en los Juzgado de esta representacin.
Conocimiento en el cual se estaba en la etapa de juicio.
Es importante sealar que el artculo 65
As entonces, es importante aclarar que la presunta irregularidad de de la Ley 610 de 2000 reza:
procedimiento est subsanada para esta vigencia.
Constitucin en parte civil. Los
contralores, por s mismos o por
intermedio de sus apoderados, podrn
constituirse en parte civil dentro de los
procesos penales que se adelanten por
delitos que atenten contra intereses
patrimoniales del Estado, tales como
enriquecimiento ilcito de servidores
pblicos, peculado, inters ilcito en la
celebracin de contratos, contrato
celebrado sin requisitos legales, delitos
contra el patrimonio que recaigan sobre
bienes del Estado, siempre y cuando la
entidad directamente afectada no
cumpliere con esta obligacin, segn lo
dispuesto por el artculo 36 de la Ley
190 de 1995. Las entidades que se
constituyan en parte civil debern
informar a las contraloras respectivas
de su gestin y resultados.
Pargrafo. La parte civil al solicitar el
embargo de bienes como medida
preventiva no prestar caucin.
105
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
27
En algunos procesos
auditados se observ
inactividad procesal e
incumplimiento de los
trminos sealados en
la ley.
La Entidad manifest que el referido incumplimiento, si bien es cierto se

present en algunos de los procesos de responsabilidad fiscal, tambin lo
es, que este hecho obedece a razones ajenas a la buena voluntad y
marcha de los funcionarios instructores de los procesos, esto en razn a
que por tratarse de un proceso en el que se interacta con los implicados o
con su defensa y que por expresa disposicin de la ley 610 de 2000 y
como garanta de los derechos de defensa y contradiccin se hace
necesaria su participacin dentro del proceso con el fin de precaver
nulidades; permite en ocasiones la dilacin siempre justificada de dichos
procesos. Igualmente resulta preciso manifestar que en cada uno de los
procesos se puede verificar la actividad y diligencia con que se han
instruido.
El Organismo de Control argument

las razones por las cuales se present
la situacin observada en el trmite de
los procesos fiscales, no obstante, para
la Auditora General de la Repblica la
decisin de los procesos fiscales en
oportunidad constituye una de las
principales garantas de las cuales
goza el implicado para su defensa, por
lo tanto, es necesario continuar con
polticas de celeridad a fin de que se
disminuya el trmino para adelantarlos.
En busca del mejoramiento continuo de
las entidades pblicas es importante
que la Contralora tome las medidas
pertinentes que garanticen el impulso
procesal a las actuaciones fiscales que
se encuentran en trmite y el
cumplimiento
de
los
trminos
dispuestos en la ley.
28
En
algunos El Vigilado manifest que el hallazgo es cierto y seala que se adoptarn
expedientes revisados acciones en el plan de mejoramiento, con miras a subsanar esta situacin.
se evidenci dilacin
en el envo de la
citacin
a
los
implicados
para
notificar
el
auto
106
La Contralora acept la observacin.

Se mantiene la observacin con el fin
de eliminar la causa de la misma.
NO.
OBSERVACIN
proferido
Entidad.
29
por
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
la
En
algunas
actuaciones revisadas
se evidenci demora
para
recepcionar
versin
libre
y/o
designar
apoderado
de
oficio
a
los
implicados que no
comparecieron
a
notificarse del auto de
apertura del proceso
y/o a rendir versin
libre.
El Ente de Control indic las actuaciones realizadas en cada uno de los

expedientes en los cuales se obvbserv dilacin para recepcionar versin
libre y/o designar los cuales precisando los motivos por los cuales no
haba sido posible
Los argumentos expuestos por el Ente

de Control no desvirtan la observacin
planteada por la Auditora General de
la Repblica, pues los mismos dan
cuenta de la demora en la recepcin de
versin libre de los implicados, como
sucede en el proceso 014 de 2011 en
el cual luego de notificado el presunto
responsable el da 21 de junio de 2011
a la fecha de auditora, junio de 2012,
no se haba recepcionado versin libre
ni dictado auto de imputacin fiscal,
teniendo en cuenta que el encartado se
encuentra representado por apoderado
de confianza.
Respecto a la actuacin 044 de 2010
se observa que la Contralora relaciona
diligencias e implicados que no
corresponden al proceso auditado,
pues el expediente revisado se inici
ante el INFIHUILA y fue en ste donde
se observ que luego de notificada por
edicto la implicada (24 de agosto de
2011) al momento de la auditora no se
le haba recibido versin libre o en su
defecto designado apoderado de oficio.
Con relacin al proceso 021 de 2011 se
observ que la implicada fue notificada
desde el 13 de enero de 2012 y a la

107
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
fecha del ejercicio de control no se le
haba recepcionado versin libre ni en
su defecto designado apoderado de
oficio, es decir, transcurrieron ms de 5
meses sin llevar a cabo estas
diligencias.
En torno al proceso 032 de 2011 le
asiste razn a la Entidad y por ello se
retirar el proceso de esta observacin.
No obstante, se reitera al Vigilado la
importancia de realizar traslados
contundentes y cuantificados a efectos
de dar celeridad al proceso fiscal.
Conforme lo anterior, es necesario que
se adelanten las diligencias de versin
libre y/o designacin de apoderado de
oficio en forma gil y oportuna, en
cumplimiento de los fines estatales y de
la funcin encomendada a la Entidad.
30
La Contralora en la
vigencia
2011
no
realiz seguimiento a
los bienes de los
presuntos implicados
ni decret medidas
cautelares.
El Vigilado indic que en acatamiento a esta observacin ejecutarn las

medidas pertinentes tendientes a realizar un seguimiento efectivo de bienes
y decretar las medidas cautelares necesarias en todos y cada uno de los
procesos que lo ameriten, todo lo cual quedar plasmado en el respectivo
plan de mejoramiento.
El Vigilado acept la observacin y
seal que adelantar las medidas
necesarias para el seguimiento de
bienes
y decreto de medidas
cautelares.

108
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
La Entidad manifest que para evitar que estas situaciones se vuelvan a

presentar, se adoptaran las medidas pertinentes, como la implementacin
de un estricto control sobre los trminos de los procesos que aseguren un
mejor desempeo de las dependencias responsables.
El Organismo de Control acept la

situacin e indic que implementar un
estricto control sobre los trminos
procesales.
31
En
dos
procesos
auditados y en la
cuenta se observ que
el
recurso
de
reposicin
no
fue
decidido dentro de los
dos
meses
establecidos por la ley.
32
En
la
revisin
efectuada a uno de los
expedientes
se
observ que
el
concepto
tcnico
emitido
por
el
profesional
no
contiene
el
rigor
cientfico
que
le
permiti llegar a la
conclusin presentada
en el informe tcnico.
El Ingeniero Ambiental Diego Mauricio Corts explic el trabajo de campo

realizado para emitir el concepto tcnico en mencin as : Realizada la
visita de campo en las veredas El Grifo y El Tigre inicialmente se tomaron
puntos de referencia con el fin de realizar la verificacin de campo El Grifo
a 020501.2 N y 754415.8 W con una altura de 1.392 m.s.n.my El Tigre
a20313.6 N y 754531.3 W y una altura de 1.010 m.s.n.m - una vez
ubicados los puntos se procedi a realizar el transecto, mtodo que sirve
para la obtencin de datos de campo cuando se pretende caracterizar
dasomtricamente una poblacin con diferentes grados de cobertura
(Garitacelaya et. Al. 2006), sta se realiz tomando una parcela
demostrativa con dimensiones de 20 x 20 mts la cual permite
posteriormente el conteo de rboles.
.
Los argumentos presentados por el

Ente de Control no desvirtan el
hallazgo configurado por la Auditora
General de la Repblica, pues es
preciso indicar que el mtodo utilizado
por
el
profesional
segn
los
argumentos de la controversia no se
encuentra evidenciado en el dictamen
tcnico ni en papeles de trabajo y/o
memorias de clculo, que as lo
demuestren.
En busca del mejoramiento continuo se
mantiene la observacin con el fin de
eliminar la causa de la misma.
PROCESOS SANCIONATORIOS
En algunos procesos El Ente de Control precis que el hallazgo es cierto y agreg que para evitar
administrativos
que estas situaciones se vuelvan a presentar, se adoptarn las medidas
33 sancionatorios
se pertinentes, como la implementacin de un mayor control sobre el
utiliz un trmino entre desarrollo de estos procesos administrativos sancionatorios y que dicha
4 y 6 meses para irregularidad debe ser corregida y consignada en el respectivo plan de
109
La Entidad acept la observacin. La

observacin se mantiene en busca del
mejoramiento continuo.
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
resolver el recurso de mejoramiento.

reposicin., situacin
que demuestra falta
de control y dilata el
trmite
de
la
actuacin.
34
La Contralora manifest que esta irregularidad debe ser corregida y

consignada en el respectivo plan de mejoramiento, donde se dar estricto
cumplimiento a lo normado tanto en la Resolucin No. 0328 de 2009 y el
Procedimiento D02.02 Jurisdiccin Coactiva, en cuanto a la notificacin del
La
Contralora
no Auto de Mandamiento de Pago.
adelant la notificacin
del mandamiento de
La Contralora indic que como primera medida es preciso indicar que
pago en el proceso debido a la connotacin jurdica del hallazgo - en el entendido de que la
coactivo
026/2004 responsabilidad disciplinaria es de naturaleza PERSONAL y no
conforme lo dispuesto INSTITUCIONAL- advertimos que ste debe al menos identificar al
en la ley,
lo que funcionario pblico que presuntamente ha cometido la falta
conllev al decreto de disciplinariamente sancionable, para que aquel tenga de pleno derecho la
la
prescripcin, posibilidad de ejercer su defensa y presentar las explicaciones ante la
autoridad competente. De suerte que al no evidenciarse en este caso dicha
levantamiento de la
condicin de individualizacin del posible infractor, no puede la Contralora
medida cautelar que en estas explicaciones referirse a aspectos subjetivos ajenos a la simple
garantizaba el pago y ocurrencia o no de los hechos que la Auditora califica como hallazgo.
la prdida de recursos
econmicos para el En esa medida, se aclara que en efecto la Jefe de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal de la poca mediante Auto de fecha 14 de marzo de
departamento.
2011, previa solicitud interpuesta por el apoderado de la seora OSIRIS
VARGAS PLAZAS, decret la NULIDAD de lo actuado en el Proceso de
Cobro Coactivo No. 09 de 2003 a partir de la notificacin del auto que libra
mandamiento de pago, al considerar de acuerdo con los documentos que
110
El Vigilado acept la situacin y precis

que dar estricto cumplimiento a lo
normado en la Resolucin N 0328 de
2009 y al procedimiento interno.
La Auditora General de la Repblica
considera importante precisarle al
Vigilado que
la presunta falta
disciplinaria radic en la indebida
notificacin del mandamiento de pago
llevada a cabo el da 22 de octubre de
2004 en el proceso coactivo 026/2004
por cuanto la misma no se efectu en
la forma dispuesta por la normatividad
legal vigente generando consecuencias
que afectan la gestin de la Entidad.
Las decisiones tomadas (nulidad y
prescripcin) no son objeto de reparo
alguno por esta Gerencia, como al
parecer lo entiende el Vigilado, pues
las mismas son la consecuencia de
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
reposan en el expediente, que existieron yerros de naturaleza procesal en

el procedimiento de notificacin personal efectuada el da 22 de octubre de
2004, los cuales generaban una afectacin sustancial al debido proceso y
por consiguiente lesionaban el derecho constitucional fundamental en
cabeza del procesado a ser juzgado en aplicacin de la legislacin vigente.
Lo anterior, debido a que dicha notificacin personal se surti mediante la
comisin al seor Personero del Municipio de Palermo Huila, sin que la
normatividad aplicable al caso (Cdigo de Procedimiento Civil) lo permitiera.
falta de gestin e incumplimiento de las

disposiciones legales vigentes para
llevar a cabo la diligencia de
notificacin, como qued claramente
expuesto en el Informe Preliminar de
Auditora.
En ningn momento existi falta de seguimiento por parte de los

funcionarios encargados de dar trmite a la actuacin procesal, la cual
continu su trmite normal, habida cuenta que se decretaron las medidas
cautelares pertinentes y se adelantaron todos los procedimientos
establecidos en el Cdigo de Procedimiento Civil para asegurar la
recuperacin de los recursos, situacin que es efectivamente verificable de
acuerdo con las evidencias contenidas en el expediente.
Sin embargo, al advertir la situacin de manifiesta violacin al debido
proceso contenida en la Notificacin del Auto que Libr Mandamiento de
Pago, la funcionaria encargada procedi, de acuerdo con sus deberes y
competencias, a ordenar la Nulidad de dicha actuacin a fin de
salvaguardar los derechos que le asisten al procesado, decisin que
obedeci al simple cumplimiento de su deber en el ejercicio de la
administracin de justicia, y no al capricho o la desmesura en el desarrollo
de sus funciones.
Con lo anterior se pretende establecer que en este caso la Contralora por
intermedio de sus funcionarios actu de manera ajustada a derecho al
conceder la Nulidad solicitada por el abogado de la implicada, porque de no
hacerlo habra incurrido en una nueva transgresin al debido proceso aun
ms grave que la ocurrida con la notificacin irregular del Auto que Libr
Mandamiento de Pago en la vigencia 2004, ya que estaba de por medio la
garanta del derecho a la defensa del administrado.
111
La indebida notificacin gener errores

de
naturaleza
sustancial
y
procedimental
que
afectaron
el
resarcimiento
del
detrimento
patrimonial, situacin que configurara
una presunta falta disciplinaria del
funcionario que incumpli la norma
prevista para llevar a cabo esta
diligencia, no obstante, evidencia la
Seccional que desde la ocurrencia del
hecho (22 de octubre de 2004) a la
fecha (6 julio de 2012) han transcurrido
ms de 5 aos, es decir, la accin
disciplinaria contra el funcionario que
incurri en la presunta irregularidad
est prescrita a la luz del artculo 30 de
la ley 734 de 2002.
Conforme lo expuesto, se retirar la
connotacin disciplinaria, no obstante,
esta
situacin
ser
objeto
de
seguimiento a travs del plan de
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
No puede pasarse por alto el deber para quienes ejercen funcin
administrativa contenido en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, de
sujetar su comportamiento administrativo a los presupuestos legales y
constitucionales, y por sobre todo, ofrecer al administrado plena garanta de
sus derechos fundamentales, por lo cual, y de acuerdo con los hechos
plasmados en el hallazgo determinado por la Auditora, no se observa un
comportamiento administrativo reprochable en el entendido que se actu de
conformidad con estos presupuestos constitucionales al ordenar la
NULIDAD de todo lo actuado a partir de la Notificacin cuestionada.
RESPUESTA AGR
mejoramiento que se concerte con la
Entidad respecto al hallazgo de orden
administrativo configurado, con el fin de
eliminar la causa de esta situacin.
El hallazgo administrativo se mantiene
retirando la connotacin disciplinaria.
En esa medida, si bien es cierto que existieron situaciones procesalmente

irregulares alojadas en la Notificacin de este Auto, las mismas fueron
subsanadas mediante la orden de NULIDAD PROCESAL proferida en
decisin del 14 de marzo del 2011 una vez se tuvo pleno conocimiento y
certeza de las mismas por parte de la Jefe de la Oficina de Responsabilidad
Fiscal, situacin que, como consecuencia trajo de manera inexorable el
deber de decretar la prescripcin del proceso por prdida de fuerza
ejecutoria del mandamiento de pago, al haber transcurrido ms de 5 aos
desde su expedicin, situacin no imputable a los funcionarios encargados
de instruir el proceso, toda vez que como se explica, la actuacin viciada
corresponda a una vigencia anterior a la fecha en que el mismo les fue
asignado para su sustanciacin.
De ah el nfasis que se hace en determinar cul fue la situacin irregular y
quin es el funcionario llamado a responder al momento de la formulacin
del hallazgo disciplinario.
35
La etapa del cobro

persuasivo
no
se
adelant conforme lo
dispuesto
por
la
La Contralora Departamental del Huila adoptar las medidas pertinentes El Vigilado acept la observacin.
para dar cumplimiento a las sugerencias y recomendaciones dadas por la
Auditora General del Repblica a travs de un plan de mejoramiento con el El hallazgo se mantiene.
fin de que este tipo de situaciones no se vuelvan a presentar.
112
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
Resolucin 0328 de
2009.
36
37
38
La Entidad no remiti
por
correo
los
mandamientos
de
pago a los ejecutados
que no comparecieron
a notificarse.
La Entidad precis que el hallazgo es cierto y manifest que se plantearn El Organismo de Control acept la
acciones en el plan de mejoramiento, para dar estricto cumplimiento a lo situacin.
normado tanto en la Resolucin No. 0328 de 2009 y el Procedimiento
D02.02 Jurisdiccin Coactiva, en cuanto a la notificacin del Auto de El hallazgo se mantiene.
Mandamiento de Pago por correo certificado.
La Contralora no ha
llevado
a
cabo
diligencia
de
secuestro, avalo y
remate de los bienes
embargados.
La Contralora archiv
un proceso coactivo
por pago sin liquidar
los
intereses
generados por el no
pago de la multa los
cuales ascienden a
$43 miles de pesos.
Asimismo, se present
dilacin para trasladar
la sancin a la Oficina
de
Responsabilidad
El Vigilado indic que en acatamiento a esta observacin se ejecutarn las La Contralora acept la observacin.
medidas pertinentes tendientes a buscar el secuestro, avalo y remate de
los bienes embargados y el resarcimiento del patrimonio pblico, todo lo El hallazgo se mantiene.
cual quedar plasmado en el respectivo plan de mejoramiento.
El Organismo de Control seal que la observacin es cierta y que en el El Vigilado acept la situacin.
plan de mejoramiento se establecern los controles y medidas preventivas
a fin de que este tipo de situaciones no se vuelvan a presentar en la El hallazgo se mantiene.
entidad.

113
NO.
OBSERVACIN
CONTROVERSIA
RESPUESTA AGR
Fiscal quien es la
encargada
de
su
ejecucin.
39
40
El
Procedimiento La Entidad manifest que el hallazgo es cierto y que en el plan de La Contralora acept la observacin.
D02.02
Jurisdiccin mejoramiento se definir como accin la actualizacin del Procedimiento
Coactiva
no
se D02.02 concordante con la Resolucin Nro. 328 de 2009.
encuentra actualizado
con la Resolucin
0328
de
2009
relacionada con el
Reglamento Interno de
Recaudo de Cartera.
Se observ falta de El Vigilado precis que el hallazgo es cierto y que en el respectivo plan de El rgano de Control
control y supervisin mejoramiento se debern establecer los controles y medidas preventivas a observacin.
en el trmite de los fin que este tipo de situaciones no se vuelvan a presentar en la entidad.
procesos coactivos.

114
acept
la
5. ANEXOS
5.1
Ref. P/T
AC/ CO
HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS
Condicin
Criterio
Efecto
Causa
Descripcin de Normatividad que
Consecuencia
Redaccin del
Porque ocurri la
la situacin
ha sido vulnerada
generada por la
hallazgo
situacin.
irregular
o no se esta
condicin
Razones. Origen.
encontrada
cumpliendo
irregular
CONTABILIDAD
Condicin: La Contralora Departamental recibi 5 computadores en comodato por la CGR
por valor de $18.671 miles los cuales a 31 de diciembre de 2011 no fueron registrados en la
contabilidad de la Entidad.
Criterio: Incumplimiento al procedimiento y doctrina contable pblica para el reconocimiento y
revelacin de hechos relacionados con la Propiedad, Planta y Equipo establecidos en el
Rgimen de Contabilidad Pblica.
Causa: Falta de seguimiento y cumplimiento a los procedimientos del Rgimen de Contabilidad
Pblica.
Efecto: Incumplimiento de lo reglado por la Contadura General de la Repblica.
Redaccin del Hallazgo: La Contralora recibi 5 computadores en comodato por la Contralora
General de la Repblica as: uno en el ao 2006 y cuatro en el ao 2010 por valor de $18.671
miles, los cuales a 31 de diciembre de 2011 no fueron registrados en la contabilidad de la
Entidad.
Condicin: Los equipos de cmputo que recibi en comodato la Contralora Departamental por
valor de $18.671.121, no se encuentran registrados en el inventario de la entidad
Criterio: Procedimientos internos de la entidad y principios de la contabilidad Rgimen de
Contabilidad Pblica.
Causa: Falta de seguimiento y control de los bienes entregados en comodato.
Efecto: Generacin de riesgo en el reconocimiento, reporte y responsabilidad de los elementos
a cargo de la entidad.
Redaccin del hallazgo: Los equipos de cmputo que recibi en comodato la Contralora
Departamental por valor de $18.671.121, no se encuentran registrados en el inventario de la
entidad, generando riesgo en el reconocimiento y responsabilidad de los mismos.
Condicin: La Contralora en mayo de 2006 suscribi el convenio de comodato No.46 con la
Contralora General de la Repblica en el cual establece en la clusula DECIMA la duracin de
tres aos que vencieron en mayo de 2009 y un ao despus de vencido el convenio, en mayo
de 2010 se suscribe una modificacin al mismo.
Criterio: Legalidad de los convenios e incumplimiento de la clausula de duracin.
Causa: Falta de control y seguimientos a las responsabilidades de la entidad.

Efecto: Situacin que genera riesgo afectando la legalidad y responsabilidad del convenio.
Redaccin del hallazgo: La Contralora en mayo de 2006 suscribi el convenio de comodato
No.46 con la Contralora General de la Repblica y establece en la clausula DECIMA la duracin
de tres aos el cual venci en mayo de 2009 y un ao despus de vencido el convenio, en mayo
115
de 2010 se suscribe una modificacin al mismo; situacin que genera riesgo afectando la
legalidad y responsabilidad del convenio.
Condicin: La cuenta 2905 recaudos a favor de terceros presenta un saldo de $108.786 miles,
por concepto de fallos con responsabilidad fiscal, multas de procesos administrativos
sancionatorios y de rendimientos financieros; dineros que no son de propiedad de la entidad y
no han sido reintegrados a sus destinatarios.
Criterio: Rgimen de Contabilidad Pblica, descripcin y dinmicas del pasivo.
4
Causa: Falta de seguimiento, control y depuracin en la informacin contable pblica.

Efecto: Sobre estimacin del balance.
Redaccin del Hallazgo: A 31 de diciembre de 2011 la cuenta 2905 Recaudos a Favor de
Terceros present un saldo de $108.786 miles, por concepto de fallos con responsabilidad
fiscal, multas de procesos administrativos sancionatorios y rendimientos financieros, dineros
que no son de la Entidad y no han sido reintegrados a sus destinatarios; los cuales sobre
estiman el balance en un 39% del total del pasivo.
AC/CN
CONTRATACIN
Condicin: El Procedimiento F02.02 Proceso Contractual se encuentra desactualizado. El
marco legal y normativo va hasta el Decreto 2474 de 2008 y no contempla las disposiciones
respecto a la modalidad de seleccin de mnima cuanta vigentes a partir del 12 de julio de 2011
en virtud de la Ley 1474 de 2011 as como el Decreto 734 del 13 de abril de 2012.
Criterio: Art. 8.1.11 Decreto 734 de 2012 - Modelo Estndar de Control Interno Actividades de
Control Manual de Procedimientos y Sistema de Gestin de Calidad.
Causa: Falta de control y monitoreo.
Efecto: Aplicacin de normas contractuales derogadas.
Redaccin del Hallazgo: El Procedimiento F02.02 Proceso Contractual est desactualizado

respecto a la normatividad legal vigente.
Condicin: En la muestra evaluada se observ que el Formato F02.02-F01 Estudios Previos
adoptado en el Sistema de Gestin de Calidad requiere informacin que en algunos casos se
suprime o se elimina como ocurre con la relacionada con el registro en el Plan de Compras, en
la cual el funcionario que elabora el estudio previo debe indicar si se encuentra o no
contemplado en el plan de compras.
Criterio: Procedimiento F02.02-F01. Estudios Previos - Modelo Estndar de Control Interno
Actividades de Control Manual de Procedimientos y Sistema de Gestin de Calidad.
Efecto: Incumplimiento del Procedimiento
Redaccin del Hallazgo: En la elaboracin de los estudios previos se suprime y/o elimina
informacin establecida en el Formato F02.02-F01 adoptado en el Sistema de Gestin de
Calidad.
Condicin: La Contralora en su Procedimiento F02.02. Proceso Contractual se refiere a la

designacin y/o responsabilidad del interventor, Registro F02.02-F06 Designacin de
Interventor. No obstante, el interventor es un tercero, contratista independiente de la Entidad
que tiene la obligacin de desarrollar las actividades que implican la vigilancia y seguimiento del
cumplimiento de los contratos mientras que el supervisor es el funcionario de la Entidad a quien
se haya designado para los mismos fines y propsitos.
Criterio: Artculos 32, 53 y 56 Ley 80 de 1993 - Artculos 82, 83 y 84 Ley 1474 de 2011.
116
Causa: Procedimiento interno errado

Efecto: Incumplimiento de las disposiciones legales
Redaccin del Hallazgo: La Contralora asign la supervisin del proceso contractual a
funcionarios de la Entidad a quienes otorga erradamente la denominacin de interventores.
AC/CF
CONTROL FISCAL
Condicin: La Contralora no practic en la vigencia 2011 ninguna auditora al Departamento
del Huila, principal sujeto de control que representa el 45,7% del presupuesto vigilado. Esta
situacin dej sin control los $631.000 millones invertidos en el ao 2010.
Criterio: Artculo 272 de la Constitucin Poltica de Colombia, Ley 330 de 1996.
Causa: Directrices para la realizacin del PGA.

Efecto Dejar desprotegido de control el principal sujeto vigilado por la Contralora.
Redaccin del Hallazgo: En la vigencia 2011 no fue auditada la Gobernacin del Departamento
del Huila, principal sujeto vigilado por la Contralora.
Condicin: La Contralora en los ltimos 5 aos no practic visita de control a los Municipios de
Algeciras, Hobo, Paicol, Palermo, Rivera y Santa Mara, de acuerdo a la evaluacin realizada a
la informacin reportada en las cuentas anuales rendidas a la Auditora General de la
Repblica.
Criterio: Artculo 272 de la Constitucin Poltica de Colombia
Causa: Falta de monitoreo de los sujetos vigilados.

Efecto: Altos riesgos de corrupcin por la ausencia del control fiscal.
Redaccin del Hallazgo En los ltimos 5 aos no han sido objeto de auditoria los municipios de
Algeciras, Hobo, Paicol, Palermo, Rivera y Santa Mara.
10
Condicin: La Resolucin 025 de 2009 relacionada con los procedimientos para la rendicin de
la cuenta y el instructivo D01.02-IT01 que seala el procedimiento para las auditorias de
cuentas, no establece un criterio institucional para pronunciarse sobre el fenecimiento de las
cuentas.
Criterio: Numeral 1 y 2 del artculo 268 de la Constitucin Poltica de Colombia y Artculo 14 de
la Ley 42 de 1993.
Causa: El captulo sobre revisin de cuentas fue suprimido del acto administrativo que
reglamento la rendicin de cuentas.
Efecto: Aplicacin de criterios subjetivos para el pronunciamiento de las cuentas revisadas.
Redaccin del Hallazgo: La Contralora no cuenta con un criterio institucional para
pronunciarse sobre el fenecimiento de las cuentas.
11
Condicin: Las cuentas de los municipios y el departamento no han sido fenecidas en los
ltimos tres aos sin evidenciar un valor agregado del control fiscal aplicado por la Contralora
para mejorar la gestin de sus entes vigilados.
Criterio: Numeral 2 del artculo 268 de la Constitucin Poltica de Colombia y Artculos 8 y 101
de la Ley 42 de 1993.
Causa: Falta de aplicabilidad de los mecanismos legales para garantizar que el cuentadante
adopte los correctivos necesarios para el mejoramiento de su gestin fiscal.
117
Efecto: Hacer nugatorio el resultado del control fiscal aplicado por el Organismo de Control.
Redaccin del Hallazgo: La Contralora no aplic los instrumentos legales ante el no
fenecimiento de las cuentas de los municipios y el departamento en los ltimos tres aos.
12
Condicin La Contralora no cuenta con una metodologa para evaluar la contratacin de sus
vigilados como se evidenci en las auditoras practicadas a los Municipios de Tarqui, Pitalito y
las Empresas Pblicas de Garzn y Campoalegre.
Criterio: Artculo 7 de la Ley 43 de 1990 - Normas de Auditora Generalmente Aceptadas
Causa: Falta de unificar criterios en los ejercicios de control practicados a la contratacin de los
diferentes sujetos vigilados.
Efecto: Subjetividad en la evaluacin al proceso contractual.
Redaccin del Hallazgo La Contralora no tiene una metodologa para evaluar la contratacin
ni adoptados los criterios para la seleccin objetiva de la muestra.
Condicin: En la informacin de la Cuenta vigencia 2011 se observ que el 50% de los
hallazgos trasladados a Responsabilidad Fiscal originaron indagacin preliminar.
13
Criterio Artculos 5 y 6 de la Ley 610 de 2000

Causa: Falta de coordinacin entre las reas misionales en la validacin de los hallazgos
fiscales.
Efecto Desgaste administrativo y duplicidad en los trmites realizados por las diferentes
dependencias de la Entidad.
Redaccin del Hallazgo Falta coordinacin entre las reas misionales para garantizar que los
traslados de hallazgos fiscales originen procesos de responsabilidad fiscal
Condicin: Los informes de auditora comunicados con posterioridad a la entrada en vigencia
del Estatuto Anticorrupcin no han sido remitidos a las corporaciones de eleccin popular para
que ejerzan el control poltico que les corresponde.
Criterio: Artculo 123 de la Ley 1474 de 2011
14
Causa: Falta de control y aplicacin de las disposiciones legales vigentes.

Efecto: Ausencia de control poltico por los cuerpos colegiados.
Redaccin del Hallazgo: Los informes definitivos de auditoria no han sido remitidos a las
corporaciones pblicas de conformidad con lo dispuesto en las normas legales vigentes.
Condicin: La Contralora en la vigencia 2009 practic auditora especial al Municipio de Pitalito
en la cual se configuraron dos hallazgos fiscales en cuanta de $ 34.200 miles como resultado
de la evaluacin de los contratos 659 de 2008 y 131 de 2009 relacionados con la
implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI, los cuales no fueron trasladados
a la oficina de responsabilidad fiscal.
15
En la controversia presentada al informe preliminar de auditora la Contralora Departamental del

Huila inform que el 15 de octubre de 2009 realiz mesa de trabajo conjunta entre la Oficina de
Control Fiscal y Responsabilidad Fiscal para validar los hallazgos de la evaluacin especial, en
la cual se registr que el informe preliminar de auditora no es lo suficientemente contundente y
del material probatorio recaudado no se desprende el presunto hallazgo determinado por el
equipo auditor, razn por la cual en Acta del 20 de octubre de 2009 se decidi suspender la
evaluacin especial porque Es necesario replantear las evaluaciones especiales al MECI, en las
diferentes entidades, debido a las dificultades presentadas para su desarrollo, por la premura en
118
el tiempo para llevarlas a cabo. Sin embargo nunca se reanud el ejercicio auditor para
soportar o desvirtuar los hallazgos configurados.
Criterio: Numeral 5 Artculo 9 de la Ley 330 de 1996 - Caracterizacin de la Gua de Auditoria
D01-08.
Causa: Falta de control y celeridad en el seguimiento de la culminacin de los procesos
auditores iniciados.
Efecto: Posible caducidad de la accin fiscal
Redaccin del Hallazgo: La Contralora Departamental del Huila no culmin la evaluacin
especial adelantada en la vigencia 2009 al Municipio de Pitalito relacionada con la
implementacin del MECI, cuando en el informe preliminar se dejaron configuradas presuntas
irregularidades de orden administrativo, fiscal y disciplinario.
16
Condicin: La Contralora en la vigencia 2010 practic auditoria a la E.S.E Hospital San Vicente
de Paul de Garzn, ejercicio de control en el cual se dejo planteado una presunta irregularidad
de orden fiscal que gener solicitud de concepto a la Oficina Jurdica el cual fue resuelto el 23
de febrero de 2010 precisando que ... de los documentos analizados se evidencia una clara
violacin de los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad contenidos en el
artculo 209 de la Constitucin Poltica, as como la transparencia contenido en el artculo 3 de la
Ley 489. Lo anterior en virtud de la inaplicacin injustificada que realiza la E.S.E auditada de sus
normas de contratacin, especficamente en lo relacionado con los procedimientos de seleccin
de contratista para el caso de la celebracin de los contratos 026 y 027 de 2010.
En este sentido se estima que la actuacin del Gerente como representante legal de la entidad,
trasgrede el ordenamiento en materia contractual y encaja en la situacin fctica descrita en el
En la evaluacin practicada por la Auditoria General de la Repblica se evidenci que la Oficina
de Control Fiscal, no obstante conocer el pronunciamiento de la Oficina Jurdica no se pronunci
respecto a esta presunta irregularidad de orden disciplinario. En los archivos de la Contralora
no se encontr evidencia documental de la comunicacin del informe al vigilado ni las carpetas
del archivo corriente de la auditora correspondiente a las diferentes etapas del proceso.
En la controversia al informe preliminar de auditora la Contralora manifest que el proceso
auditor fue reasignado a otra funcionaria y no se culmin porque sta se encontraba realizando
una evaluacin especial al Plan Departamental de Aguas y se recibi por parte del Gerente de
la E.S.E el acta de empalme con el Gerente saliente quienes le manifestaron que no era
necesario ya el proceso auditor por cuanto haba recibido la entidad a satisfaccin.
17
Criterio: Numeral 5 Artculo 9 de la Ley 330 de 1996 - Caracterizacin de la Gua de Auditoria

D01-08.
Causa: Falta de control y celeridad en el seguimiento de la culminacin de los procesos
auditores iniciados.
Efecto: Presuntas irregularidades observadas en ejercicios de control fiscal no trasladadas a la
autoridad competente.
Redaccin del Hallazgo: La Contralora Departamental del Huila no culmin la evaluacin
especial adelantada en la vigencia 2010 a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de
Pal de Garzn no obstante que en el informe preliminar de auditora se dejaron planteadas
presuntas irregularidades de tipo administrativo y disciplinario. Adicionalmente en el archivo de
la Contralora no se encontraron las carpetas del soporte documental de la auditora
Condicin: En el PGA de la vigencia 2011 la Contralora no report ninguna evaluacin al
119
recaudo y administracin de los recursos destinados al patrimonio cultural del departamento,

vigencias futuras, fiducias y ola invernal.
Criterio: Circular Externa 07 de 2011 de la AGR,, Circular Externa 11 de 2010, Circular
conjunta de la AGR y CGR 018 de 2011.
Efecto: Desamparo de control fiscal de los recursos del patrimonio cultural, vigencias futuras,
fiducias y ola invernal.
Redaccin del Hallazgo: La Contralora en la vigencia 2011 no practic control a los recursos
destinado al patrimonio cultural del departamento, vigencias futuras, fiducias y ola invernal.
AC/PC
18
PARTICIPACION CIUDADANA
Condicin: En la muestra evaluada se observ que la Contralora incumpli el trmino
establecido para comunicar la radicacin de las denuncias y peticiones de los ciudadanos, como
se presenta a continuacin:
En la denuncia D 44 de 2011 registrada el da 11 de marzo de 2011 segn radicado 001-120120110311 se comunic la radicacin mediante Oficio DC-294 del 9 de mayo de 2011, es decir
59 das despus de recibida la peticin en la Contralora.
En la denuncia 113 de 2011 radicada en la Contralora el 20 de septiembre de 2011 bajo el
nmero 3934, la comunicacin de radicacin y estado de la actuacin se realiz mediante Oficio
OACC-557 del 19 de octubre de 2011, el cual fue enviado el 25 de octubre de 2011 al Personero
Municipal de San Agustn para su correspondiente notificacin a los quejosos, es decir la
comunicacin se envi 35 das despus de recibida la denuncia en la Entidad.
Criterio: Artculo 6 Cdigo Contencioso Administrativo - Procedimiento D03.01 Gestin
Denuncias.
Causa: Falta de control y monitoreo
Efecto: Incumplimiento disposiciones legales e internas.
19
Redaccin del hallazgo: La Contralora en algunas denuncias no comunic al ciudadano dentro

del trmino legal establecido la radicacin y trmite de las mismas.
Condicin: En el cruce de informacin de las denuncias que se trasladaron a responsabilidad
fiscal se observaron los siguientes casos que evidencian falta de control en la Oficina de Apoyo
y Control Ciudadano y de coordinacin entre las dependencias, como se detalla a continuacin:
Denuncia 4 de 2011: La Contralora realiz Evaluacin Especial al Municipio de Iquira para
atender la denuncia relacionada con donaciones a personas naturales, en cuyo informe se
concluye que analizada la informacin suministrada por la Administracin Municipal el contrato
fue por valor de $50.129.824, las facturas tienen un valor total de $45.570.092, es decir que
existira un saldo de $4.559.732 que no fueron facturados ni recibidos por la Administracin. No
obstante lo anterior, se traslad un presunto detrimento por $50.129.824, valor correspondiente
al total del contrato, situacin que evidencia debilidad en la configuracin del presunto
detrimento y ocasiona desgaste en la oficina que adelanta el proceso fiscal.
Denuncia 125 de 2011: En la evaluacin de la denuncia la Oficina de Participacin Ciudadana
obtuvo copia de los documentos Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 375 del 8 de
mayo de 2011, Registro Presupuestal No. 363 del 15 de mayo de 2011, Obligacin Presupuestal
No. 691 del 20 de agosto de 2011, Giro Presupuestal No. 689 del 20 de agosto de 2011, Orden
de Pago 00046 del 4 de septiembre de 2011, 04-09-2011 y cheque 00001514 recibido por
Homero Valencia en representacin de la Iglesia Pentecosts, que soportan una donacin de
$5.000.000 realizada por el Municipio de La Argentina en virtud del Convenio de Cooperacin
Interadministrativo No. 028 de 2011, los cuales reposan en la carpeta de la denuncia, folios 25 al
30. Estos documentos no se enviaron a Responsabilidad Fiscal cuando se traslad la actuacin
120
para el inicio del proceso fiscal por la configuracin de un presunto detrimento patrimonial,
dependencia que procedi a solicitarlos nuevamente a la Administracin Municipal. Esta
situacin que evidencia falta de control y de coordinacin entre las dependencias internas del
Organismo de Control genera desgaste administrativo requiriendo pruebas que ya reposan en
los archivos de la Entidad. En la carpeta de la denuncia se encuentran igualmente las actas de
inicio, liquidacin y terminacin del convenio. As mismo, reposan los soportes del Convenio de
Cooperacin Institucional No. 030 celebrado entre el Municipio de La Argentina y la Junta de
Accin Comunal de la Vereda el Rosario, folios 51 al 68, documentos soporte de la ejecucin
del convenio recaudados por Participacin Ciudadana que no se enviaron a responsabilidad
fiscal.
Criterio: Artculo 5 Ley 610 de 2000 Procedimiento D03.01. Gestin Denuncias y
Peticiones.
Causa: Falta de control y de coordinacin
Efecto: Incumplimiento disposiciones legales
20
Redaccin del hallazgo: .Los presuntos detrimentos fiscales configurados en la evaluacin de

algunas denuncias evidenciaron debilidad en la cuantificacin del presunto dao y en el soporte
probatorio de los mismos.
Condicin: En la muestra evaluada se observ que las denuncias D042-11, D044-11, D101-11,
D124-11, D125-11, D139-11 y D140-11 trasladadas a Control Fiscal presentan en promedio 272
das sin obtener respuesta de fondo como se detall en el texto del presente informe, situacin
que afecta la gestin y credibilidad de la ciudadana en el Organismo de Control mxime
teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes sobre la atencin a estos requerimientos y
la obligacin de los servidores pblicos de dar respuesta oportuna a los mismos. Es necesario
que la Entidad adopte las medidas que considere pertinentes para dar respuesta oportuna y
eficaz a las denuncias de la vigencia anterior que estn a la espera de evaluacin.
Criterio: Procedimiento D03.01. Gestin Denuncias y Peticiones.
Causa: Falta de oportunidad
Efecto: Prdida de Credibilidad en el Organismo de Control
21
Redaccin del hallazgo: Algunas denuncias de la vigencia 2011 trasladadas a Control Fiscal
presentan falta de gestin y resultados para dar respuesta de fondo a los ciudadanos.
Condicin: La Contralora en el Procedimiento D03.01. Gestin de Denuncias y Peticiones
establece en el literal g. Comunicar el resultado: Dentro de los diez (10) das siguientes al
traslado o archivo de la actuacin, el responsable del procedimiento procede a informar al
denunciante mediante oficio el resultado.
En la evaluacin de la Denuncia 110 de 2011, la cual se anex a la Denuncia 107 de 2011, se
observ que el 4 de mayo de 2012 se dio respuesta de fondo a la ASOCIACION DE VIVIENDA
NUESTRA SEORA DE LAS MERCEDES del Municipio del Agrado, quienes presentaron la D
107-11. No obstante no se ha dado respuesta de fondo a la ALCALDIA MUNICIPAL DEL
AGRADO quien present la denuncia D 110-11 mediante Oficio No. 685 del 30 de septiembre de
2011 radicado 4083 del 4 de octubre de 2011.
Efecto: Prdida de Credibilidad en el Organismo de Control
Redaccin del hallazgo: En la Denuncia 110 de 2011 que se anex a la Denuncia 107 de 2011
no se ha dado respuesta de fondo a la Alcalda Municipal del Agrado.
Condicin: La Contralora radic la Denuncia 67 de 2011 en atencin a tres derechos de
121
22
peticin relacionados con el cumplimiento, respeto y cancelacin de los derechos conexos

representados por ACINPRO en contra de la UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA, ALCADIA
MUNICIPAL DE GUADALUPE HUILA y SECRETARIA DE CULTURA DEPARTAMENTAL
(INSTITUTO HUILENSE DE CULTURA Y TURISMO) por incumplimiento de la Directiva
Presidencial 01 del 15 de febrero de 1999.
La Contralora mediante Oficio DC-398 del 6 de julio de 2011 dio respuesta oportuna a los
derechos de peticin informando al ciudadano (Director Departamento Jurdico y Recaudo
ACINPRO) la competencia del Organismo de Control. Hay Conclusin de Denuncia D- 067 de
2011 "Por el cual se traslada una denuncia", de fecha 6 de julio de 2011, en el cual se registra
que no se evidencia la configuracin de un presunto detrimento patrimonial. Esta denuncia no ha
sido trasladada a las entidades afectadas o puesta en conocimiento de la autoridad competente
conforme lo establece el procedimiento D03.01. Gestin de Denuncias y Peticiones, el literal f:
Concluir sobre Denuncia: Una vez se hayan realizado todos los anlisis al hecho u hechos
puestos en conocimiento junto con sus respectivos soportes, el responsable del procedimiento
debe determinar sobre las actuaciones que se deben seguir tales como: Archivar la denuncia,
Trasladar los hechos a la Oficina de Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal de la Contralora
Departamental, o a la entidad competente para que continen con los trmites pertinentes, para
ello utilizar el Formato D03.01-F04 Conclusin de Denuncia.
Causa: Falta de control y seguimiento
Efecto: Hechos presuntamente irregulares no trasladados a la autoridad competente.
23
Redaccin del hallazgo: En la Denuncia 67 de 2011 los hechos presuntamente irregulares no

han sido puestos en conocimiento de la autoridad competente.
Condicin: La Contralora traslad la Denuncia 113 de 2011 a la Administracin Municipal de
San Agustn mediante Oficio OACC-0571 del 21 de octubre de 2011 y le solicit informe las
actuaciones en un plazo de quince (15) das; solicitud que fue reiterada con Oficio OACC-636
del 23 de noviembre de 2011.
El 29 de noviembre de 2011 el Secretario de Planeacin Municipal dio respuesta a la
Contralora remitiendo la informacin solicitada por la Contralora, documento recibido el 30 de
noviembre de 2011 radicado 4877, en el cual se inform que segn visita se constat que
existen redes elctricas visibles pero que en el momento no se est adelantando labores de
construccin debido a que la Junta de Vivienda de Colinas de San Marcos est a la espera de
cumplir con el lleno de los requisitos para poder continuar con el desarrollo del proyecto de
vivienda.
La Contralora origin el 20 de octubre de 2011 auto Conclusin de Denuncia D 113-11 "Por la
cual se archiva una denuncia", en el cual se registr que se archiva la denuncia por no existir
mrito para iniciar un proceso de responsabilidad fiscal y se ordena el cierre de las diligencias.
El auto de conclusin de la denuncia de fecha 20 de octubre de 2011 que se encontr en la
carpeta de la denuncia no corresponde a las actuaciones de la misma teniendo en cuenta que
se requiri y se recibi informacin de la Administracin Municipal posterior a esta fecha. No se
evidenci comunicacin al ciudadano de la respuesta de fondo.
Efecto: Incumplimiento procedimiento interno
Redaccin del hallazgo: La Denuncia 113 de 2011 se concluy antes de recibir la informacin
requerida a la Administracin Municipal y no se inform al ciudadano la respuesta de fondo.
Condicin: La Tabla de Control y Seguimiento de Denuncias que se alleg en la cuenta no
contiene la informacin de las denuncias en trmite de vigencias anteriores y la informacin
122
24
correspondiente a Fecha Respuesta de Trmite (dd/mm/aaaa) y Fecha Respuesta de Fondo

(dd/mm/aaaa) no se report en las columnas y el formato de fecha indicado en el Instructivo de
diligenciamiento del Formato 15 Participacin Ciudadana de Rendicin de Cuentas de la
Auditora General de la Repblica, en el cual se establece la informacin mnima que debe
contener el archivo adjunto a la cuenta anual. Igualmente se observ que en la Tabla de Control
y Seguimiento en la columna ESTADO (A,T), las denuncias 54, 63, 83, 113, 122, 135 y 144 que
fueron objeto de la muestra evaluada, registraron Falta Auto de Conclusin. No obstante, en la
revisin de las carpetas de las denuncias realizada en trabajo de campo se encontraron
archivados los autos de conclusin de las mismas, uno (1) realizado en el mes de octubre y seis
(6) en el mes de diciembre de 2011.
Criterio: Instructivo Rendicin de Cuentas SIREL Resolucin 006 de 2008 de la Auditora
General de la Repblica y Procedimiento D03.01 Gestin Denuncias y Peticiones.
Efecto: Dificultad para evaluar gestin y cumplimiento
Redaccin del Hallazgo: La Tabla de Control y Seguimiento de Denuncias anexa al Formato 15
Participacin Ciudadana no contiene la totalidad de la informacin requerida en la rendicin de
cuenta de la Auditora General de la Repblica. En trabajo de campo se observ que est
desactualizada en algunas acciones adelantadas en las denuncias.
Condicin: La Contralora defini el Plan de Promocin y Divulgacin de Mecanismos de
Participacin Ciudadana el cual contiene la programacin de actividades de capacitacin en
diferentes municipios del departamento y la realizacin de una audiencia pblica.
La Entidad en la cuenta rendida inform que durante la vigencia 2011 no se realizaron
actividades de promocin y divulgacin de los mecanismos de participacin ciudadana, no se
suscribieron convenios con organizaciones de la sociedad civil para la promocin del control
social ni se constituyeron veeduras ciudadanas, situacin evidenciada en trabajo de campo.
25
La Contralora lider la realizacin de una Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas de los

municipios y cumplimiento de los Planes de Desarrollo Municipal en sus diferentes sectores de
inversin, realizada el 11 de julio de 2011 con la participacin de todos los municipios.
Criterio: Artculo 6 de la Ley 850 de 2003 Plan de Promocin y Divulgacin de Mecanismos de
Participacin Ciudadana.
Causa: Falta de control y seguimiento
Efecto: Presencia institucional deficiente
AC/ CJ
26
AC/RF
Redaccin del Hallazgo: La Contralora no realiz actividades de promocin y divulgacin de

los mecanismos de control social.
Condicin: De acuerdo al reporte del Formato 23 Participacin en los Procesos Penales de la
Entidades Vigiladas se relacionaron 23 actuaciones en las cuales las entidades afectadas ni la
Contralora se han constituido como parte civil ni como vctima. El Vigilado inform que se
encuentra en revisin del expediente y anlisis del caso.
Criterio: Artculo 65 de la Ley 610 de 2000 y principio de oportunidad.
Causa: Falta de seguimiento.
Efecto: Bajo resarcimiento de los recursos pblicos.
Redaccin del hallazgo: De acuerdo al reporte del Formato 23 Participacin en los Procesos
Penales de las Entidades Vigiladas se relacionaron 23 actuaciones en las cuales las entidades
afectadas ni la Contralora se han constituido como parte civil ni como vctima.
123
27
28
Condicin: En algunos expedientes revisados se evidenci inactividad procesal entre 3 y 9

meses, situacin que genera incumplimiento de los trminos procesales sealados en la Ley 610
de 2000. Asimismo, las pruebas decretadas por la Contralora a solicitud de los implicados y/o
de oficio se allegaron al proceso, no obstante, las diligencias se surtieron por fuera del trmino
dispuesto por el artculo 51 de la Ley 610 de 2000.
Criterio: Artculos 45, 51 y 52 de la Ley 610 de 2000.
Causa: Falta de control
Efecto: Dilacin procesal
Redaccin del Hallazgo: En algunos procesos auditados se observ inactividad procesal e
incumplimiento de los trminos sealados en la ley.
Condicin: En cinco procesos auditados se encontr dilacin en el envo de la citacin a los
implicados para notificar el acto administrativo proferido. Es preciso indicar que esta situacin se
observ principalmente en los procesos que surtieron el recurso de apelacin y/o grado de
consulta.
Criterio: Artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo
Causa: falta de control
Efecto: Retraso de la actuacin fiscal.
Redaccin del hallazgo: En algunos expedientes revisados se evidenci dilacin en el envo de
la citacin a los implicados para notificar el auto proferido por la Entidad.
Condicin: En algunos expedientes revisados se evidenci demora para recepcionar versin
libre y/o designar apoderado de oficio a los implicados que no comparecieron a notificarse del
auto de apertura del proceso y/o a rendir versin libre.
Criterio: Principios de oportunidad y celeridad.
29
Causa: Falta de control.

Efecto: Dilacin procesal
Redaccin del hallazgo: En algunas actuaciones revisadas se evidenci demora para
recepcionar versin libre y/o designar apoderado de oficio a los implicados que no
comparecieron a notificarse del auto de apertura del proceso y/o a rendir versin libre.
Condicin: La Contralora en la vigencia 2011 no realiz seguimiento a los bienes de los
presuntos implicados ni decret medidas cautelares.
Criterio: Artculo 12 de la Ley 610 de 2000 y Sentencia C-840 de 2001.
30

Efecto: Bajo resarcimiento del dao patrimonial
Redaccin del hallazgo: La Contralora en la vigencia 2011 no realiz seguimiento a los bienes
de los presuntos implicados ni decret medidas cautelares.
Condicin: En dos procesos auditados y en la cuenta se observ que el recurso de reposicin
no fue decidido dentro del trmino sealado por la ley.
Criterio: Artculo 60 Cdigo Contencioso Administrativo.
31

Efecto: Dilacin procesal.
Redaccin del hallazgo: En dos procesos auditados y en la cuenta se observ que el recurso
de reposicin no fue decidido dentro de los dos meses establecidos por la ley.
124
Condicin: En la revisin efectuada a uno de los expedientes se observ que el concepto

tcnico emitido por el profesional no contiene el rigor cientfico que le permiti llegar a la
conclusin presentada en el informe tcnico.
Criterio: Artculo 243 del Cdigo de Procedimiento Civil
32
AC/PS

Efecto: Decisiones de fondo fundamentadas en conceptos que no contiene los argumentos
tcnicos necesarios.
Redaccin del hallazgo: En la revisin efectuada a uno de los expedientes se observ que el
concepto tcnico emitido por el profesional no contiene el rigor cientfico que le permiti llegar a
la conclusin presentada en el informe tcnico.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
Condicin: En algunos procesos administrativos sancionatorios se utiliz un trmino entre 4 y 6
meses para resolver el recurso de reposicin., situacin que demuestra falta de control y dilata el
trmite de la actuacin.
Criterio: Artculo 60 Cdigo Contencioso Administrativo
33

Efecto: Dilacin de la actuacin administrativa.
Redaccin del hallazgo: En algunos procesos administrativos sancionatorios se utiliz un
trmino entre 4 y 6 meses para resolver el recurso de reposicin., situacin que demuestra falta
de control y dilata el trmite de la actuacin.
AC/JC
PROCESOS JURISDICCIN COACTIVA

Condicin: La Contralora decret la nulidad y posterior prescripcin en el proceso coactivo
026/2004 por cuanto se present una indebida notificacin de la ejecutada (22 de octubre de
2004) lo que conllev a nulitar el proceso desde la diligencia en mencin y como consecuencia
de ello al levantamiento de la medida cautelar y al decreto de la prescripcin, asimilada por la
Entidad a la prdida de fuerza de ejecutoria, segn se lee en el auto de fecha 29 abril de 2011.
Criterio: Artculo 564 del Cdigo de Procedimiento Civil.
34
Causa: Falta de seguimiento y control

Efecto: Nulidad y prescripcin del proceso coactivo.
35
Redaccin del hallazgo: La Contralora no adelant la notificacin del mandamiento de pago

en el proceso coactivo 026/2004 conforme lo dispuesto en la ley, lo que conllev al decreto de la
prescripcin, levantamiento de la medida cautelar que garantizaba el pago y la prdida de
recursos econmicos para el departamento.
Condicin: En las actuaciones 001/2010, 009/2011, 004/2011 y 004/2010 se observ que las
etapas del cobro persuasivo no fueron adelantadas de conformidad con lo dispuesto en el
artculo 10 de la Resolucin 0328 de 2009, esto es, la Contralora se limit a enviar un oficio al
responsable fiscal invitndolo a pagar sin realizar diligencias adicionales tales como llamadas y
citaciones tendientes a la ubicacin del deudor y de sus bienes. Adicionalmente el tiempo
concedido para el perodo de negociacin no se cumpli extendindose a 3 meses ms de lo
previsto en el acto administrativo citado. Lo anterior evidencia falta de control y conlleva a un
bajo resarcimiento del dao patrimonial.
Criterio: Artculo 10 de la Resolucin 0328 de 2009.
125

Efecto: Bajo resarcimiento del dao patrimonial.
36
Redaccin del hallazgo: La etapa del cobro persuasivo no se adelant conforme lo dispuesto
por la Resolucin 0328 de 2009.
Condicin: En los muestra de procesos auditados se observ que la Contralora libr
mandamiento de pago en los procesos coactivos 001/2010 y 004/2011 en los meses de febrero
y junio de 2011, sin embargo, a la fecha de auditora no se haba notificado la orden de pago por
correo como lo seala el numeral 3 del artculo 11 de la Resolucin 0328 de 2009. Lo anterior
evidencia falta de control y conlleva a dilatar el proceso y por consiguiente a un bajo
resarcimiento del detrimento patrimonial.
Criterio: Numeral 3 del artculo 11 de la Resolucin 0328 de 2009.
Efecto: Bajo resarcimiento del detrimento patrimonial.
Redaccin del hallazgo: La Entidad no remiti por correo los mandamientos de pago a los
ejecutados que no comparecieron a notificarse.
Condicin: En los procesos 011/2001 y 054 de 2002 se evidenci que en la vigencia 2011 la
Entidad no llev a cabo la diligencia de secuestro, avalo y remate de los bienes embargados.
Criterio: Artculos 513, 514, 515, 516, 521, 523, 525, 527 Cdigo de Procedimiento Civil.
37

Efecto: Posible prescripcin
Redaccin del hallazgo: La Contralora no ha llevado a cabo diligencia de secuestro, avalo y
remate de los bienes embargados.
Condicin: La Contralora archiv el proceso coactivo 015 de 2011 por pago sin liquidar los
intereses generados por el no pago de la multa los cuales ascienden a $43 miles de pesos.
Asimismo, se evidenci dilacin para trasladar la sancin a la Oficina de Responsabilidad Fiscal
Criterio: Artculo 19 Resolucin 0328 de 2009.
38
Causa: Falta de control

Efecto: Bajo resarcimiento y dilacin para adelantar el cobro.
Redaccin del hallazgo: La Contralora archiv un proceso coactivo por pago sin liquidar los
intereses generados por el no pago de la multa los cuales ascienden a $43 miles de pesos.
Asimismo, se present dilacin para trasladar la sancin a la Oficina de Responsabilidad Fiscal
Condicin: La caracterizacin y descripcin del procedimiento D02.02 Jurisdiccin Coactiva no
se encuentra actualizado con la Resolucin 0328 de 2009 relacionada con el Reglamento
Interno de Recaudo de Cartera.
Criterio: Ley 87 de 1993, Sistema de Gestin de Calidad
39

Efecto: Aplicacin errada del procedimiento y posibles nulidades.
Redaccin del hallazgo: El Procedimiento D02.02 Jurisdiccin Coactiva no se encuentra
actualizado con la Resolucin 0328 de 2009 relacionada con el Reglamento Interno de Recaudo
126
de Cartera.
Condicin: De acuerdo a la evaluacin practicada se observ falta de control y supervisin en
el trmite de los procesos coactivos, situacin que conllev a un bajo recaudo del detrimento
patrimonial.
Criterio: Ley 87 de 1993
40

Efecto: Bajo resarcimiento del dao patrimonial.
Redaccin del hallazgo: Se observ falta de control y supervisin en el trmite de los procesos
coactivos.
5.2 HALLAZGOS DISCIPLINARIOS

Condicin
Causa
Descripcin
Criterio
Por qu
Efecto
de la
Normatividad que ha
Ref. P/T
ocurri la
Consecuencia generada por la condicin
situacin
sido vulnerada o no
situacin.
irregular
irregular
se est cumpliendo
Razones
encontrada
Condicin: La Contralora en la vigencia 2009 practic auditoria especial al Municipio de Pitalito en
la cual se configuraron dos hallazgos fiscales en cuanta de $ 34.200 miles como resultado de la
evaluacin de los contratos 659 de 2008 y 131 de 2009 relacionados con la implementacin del
Modelo Estndar de Control Interno MECI, los cuales no fueron trasladados a la oficina de
En la controversia presentada al informe preliminar de auditora la Contralora Departamental del

Huila inform que el 15 de octubre de 2009 realiz mesa de trabajo conjunta entre la Oficina de
Control Fiscal y Responsabilidad Fiscal para validar los hallazgos de la evaluacin especial, en la
cual se registr que el informe preliminar de auditora no es lo suficientemente contundente y del
material probatorio recaudado no se desprende el presunto hallazgo determinado por el equipo
auditor, razn por la cual en Acta del 20 de octubre de 2009 se decidi suspender la evaluacin
especial porque Es necesario replantear las evaluaciones especiales al MECI, en las diferentes
entidades, debido a las dificultades presentadas para su desarrollo, por la premura en el tiempo
para llevarlas a cabo. Sin embargo nunca se reanud el ejercicio auditor para soportar o desvirtuar
los hallazgos configurados.
Criterio: Numeral 1 del artculo 35 de la Ley 734 de 2002, numeral 5 Artculo 9 de la Ley 330 de
1996 - Caracterizacin de la Gua de Auditoria D01-08,
Causa: Falta de control y celeridad en el seguimiento de la culminacin de los procesos auditores
iniciados.
Redaccin del hallazgo: La Contralora Departamental del Huila no culmin la evaluacin
especial adelantada en la vigencia 2009 al Municipio de Pitalito relacionada con la implementacin
del MECI, cuando en el informe preliminar se dejaron configuradas presuntas irregularidades de
orden administrativo, fiscal y disciplinario.
Condicin: La Contralora en la vigencia 2010 practic auditoria a la E.S.E Hospital San Vicente de
127
Condicin
Causa
Descripcin
Criterio
Por qu
Efecto
de la
Normatividad que ha
Ref. P/T
ocurri la
situacin
sido vulnerada o no
situacin.
irregular
irregular
se est cumpliendo
Razones
encontrada
Paul de Garzn, ejercicio de control en el cual se dejo planteado una presunta irregularidad de
orden fiscal que gener solicitud de concepto a la Oficina Jurdica el cual fue resuelto el 23 de
febrero de 2010 precisando que ... de los documentos analizados se evidencia una clara violacin
de los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad contenidos en el artculo 209 de
la Constitucin Poltica, as como la transparencia contenido en el artculo 3 de la Ley 489. Lo
anterior en virtud de la inaplicacin injustificada que realiza la E.S.E auditada de sus normas de
contratacin, especficamente en lo relacionado con los procedimientos de seleccin de contratista
para el caso de la celebracin de los contratos 026 y 027 de 2010.
2
En la evaluacin practicada por la Auditoria General de la Repblica se evidenci que la Oficina de
Control Fiscal, no obstante conocer el pronunciamiento de la Oficina Jurdica no se pronunci
respecto a esta presunta irregularidad de orden disciplinario. En los archivos de la Contralora no
se encontr evidencia documental de la comunicacin del informe al vigilado ni las carpetas del
archivo corriente de la auditora correspondiente a las diferentes etapas del proceso.
Criterio: Numeral 1 del artculo 35 de la Ley 734 de 2002, numeral 5 Artculo 9 de la Ley 330 de
1996, Ley 594 de 2000 - Caracterizacin de la Gua de Auditoria D01-08 y Gestin Documental
iniciados.
Redaccin del hallazgo: La Contralora Departamental del Huila no culmin la evaluacin especial
adelantada en la vigencia 2010 a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de Pal de Garzn
no obstante que en el informe preliminar de auditora se dejaron planteadas presuntas
irregularidades de tipo administrativo y disciplinario. Adicionalmente en el archivo de la Contralora
no se encontraron las carpetas del soporte documental de la auditora correspondiente a las
diferentes etapas del proceso.

128
5.3 HALLAZGOS PENALES
Condicin
Causa
Descripcin
Criterio
Por qu
Efecto
de la
Normatividad que ha
Ref. P/T
ocurri la
situacin
sido vulnerada o no
situacin.
irregular
irregular
se est cumpliendo
Razones
encontrada
Condicin: La Contralora en la vigencia 2009 practic auditoria especial al Municipio de Pitalito en la
cual se configuraron dos hallazgos fiscales en cuanta de $ 34.200 miles como resultado de la
evaluacin de los contratos 659 de 2008 y 131 de 2009 relacionados con la implementacin del
Modelo Estndar de Control Interno MECI, los cuales no fueron trasladados a la oficina de
En la controversia presentada al informe preliminar de auditora la Contralora Departamental del Huila

inform que el 15 de octubre de 2009 realiz mesa de trabajo conjunta entre la Oficina de Control
Fiscal y Responsabilidad Fiscal para validar los hallazgos de la evaluacin especial, en la cual se
registr que el informe preliminar de auditora no es lo suficientemente contundente y del material
probatorio recaudado no se desprende el presunto hallazgo determinado por el equipo auditor, razn
por la cual en Acta del 20 de octubre de 2009 se decidi suspender la evaluacin especial porque Es
necesario replantear las evaluaciones especiales al MECI, en las diferentes entidades, debido a las
dificultades presentadas para su desarrollo, por la premura en el tiempo para llevarlas a cabo. Sin
embargo nunca se reanud el ejercicio auditor para soportar o desvirtuar los hallazgos configurados.
Criterio: Artculo 414 del Cdigo Penal, numeral 5 Artculo 9 de la Ley 330 de 1996 - Caracterizacin
de la Gua de Auditoria D01-08,
iniciados.
adelantada en la vigencia 2009 al Municipio de Pitalito relacionada con la implementacin del MECI,
cuando en el informe preliminar se dejaron configuradas presuntas irregularidades de orden
administrativo, fiscal y disciplinario.
Condicin: La Contralora en la vigencia 2010 practic auditoria a la E.S.E Hospital San Vicente de
Paul de Garzn, ejercicio de control en el cual se dejo planteado una presunta irregularidad de orden
fiscal que gener solicitud de concepto a la Oficina Jurdica el cual fue resuelto el 23 de febrero de
2010 precisando que ... de los documentos analizados se evidencia una clara violacin de los
principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad contenidos en el artculo 209 de la
Constitucin Poltica, as como la transparencia contenido en el artculo 3 de la Ley 489. Lo anterior en
virtud de la inaplicacin injustificada que realiza la E.S.E auditada de sus normas de contratacin,
especficamente en lo relacionado con los procedimientos de seleccin de contratista para el caso de
la celebracin de los contratos 026 y 027 de 2010.
En la evaluacin practicada por la Auditoria General de la Repblica se evidenci que la Oficina de
129
Condicin
Causa
Descripcin
Criterio
Por qu
Efecto
de la
Normatividad que ha
Ref. P/T
ocurri la
situacin
sido vulnerada o no
situacin.
irregular
irregular
se est cumpliendo
Razones
encontrada
Control Fiscal, no obstante conocer el pronunciamiento de la Oficina Jurdica no se pronunci respecto
a esta presunta irregularidad de orden disciplinario. En los archivos de la Contralora no se encontr
evidencia documental de la comunicacin del informe al vigilado ni las carpetas del archivo corriente
de la auditora correspondiente a las diferentes etapas del proceso.
Criterio : Artculo 414 del Cdigo Penal, numeral 5 Artculo 9 de la Ley 330 de 1996, Ley 594 de 2000
- Caracterizacin de la Gua de Auditoria D01-08 y Gestin Documental
iniciados.
adelantada en la vigencia 2010 a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de Pal de Garzn no
obstante que en el informe preliminar de auditora se dejaron planteadas presuntas irregularidades de
tipo administrativo y disciplinario. Adicionalmente en el archivo de la Contralora no se encontraron las
carpetas del soporte documental de la auditora correspondiente a las diferentes etapas del proceso.

130

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