TRUCTURA ORGANIZATIVA DEL P

Planificacin y Control de Proyectos

UNERMB
28/01/2015

Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior
Universidad Nacional Experimental
Rafael Mara Baralt
Proyecto: Ingeniera y tecnologa
Ingeniera de Gas
Prof.: Zuleixys Romero

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO

Abreu Mario C.I. 23726046

Contreras Tila C.I.
Loyo Julio C.I. 24621257
Morales Vicky C.I.
Silva Moiss C.I. 25571351
Torrelles Anyoly C.I. 22302646
Vidal Jess C.I. 25159013
Los Puertos, 2015
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO
Qu es organizar?

Cuando nos referimos a organizar, podemos destacar las siguientes

acciones:
-Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en el proyecto.
-Agrupamos estas actividades.
-A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para
supervisar y tomar decisiones.
-Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante.
Una vez que se desarrolla la EAT, es necesaria la asignacin de recursos y
responsables. El primer paso para lograr la asignacin de recursos es
desarrollando la EOP o Estructura Organizativa del Proyecto la cual indica la
organizacin y sus relaciones, y se utiliza como marco para la asignacin de los
responsables del trabajo.
La EOP es la representacin jerrquica de la organizacin del proyecto que
establece la relacin de los paquetes o unidades de trabajo con las unidades
organizativas que lo ejecutan.
Dos definiciones de Estructura organizacional:
Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de
las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber
cumplir
y
el
modo
de
comunicacin
entre
cada
unidad.
Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas
en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinacin de las
mismas.
La EOP permite visualizar como la gente y las organizaciones participantes
van a realizar el trabajo, reflejando la forma como los proyectos estn organizados
desde el punto de vista funcional y describiendo la jerarqua de las organizaciones
que proporcionan recursos para planificar y realizar el trabajo identificado en la
EAT.
De igual forma la EOP constituye una herramienta muy eficaz de gerencia
de proyectos al establecer una organizacin eficiente mediante la consideracin
de la disponibilidad y capacidad del personal tcnico y subcontratistas con el fin de
lograr los objetivos del proyecto.
En el desarrollo de una EOP se recomienda seguir los siguientes pasos:
* Dibujar la estructura de la organizacin del equipo.

* Incluir todos los miembros del equipo.

* Identificar las posiciones que todava hay que cubrir.
La planificacin de un proyecto depende del montaje y diseo correcto de la
EAT y EOP, las cuales deben ser integradas a fin de asignar responsabilidades por
las tareas que van a ser ejecutadas para asegurar que cada componente de
alcance tenga un responsable nico.
Esta relacin inicialmente crea una matriz de responsabilidades al vincular
las tareas con los recursos humanos necesarios o personal tcnico calificado para
la ejecucin de cada tarea.
Posteriormente esta matriz se hace ms eficaz al adicionarle otros recursos
como los materiales, herramientas y el tiempo de inicio y fin de cada tarea
desarrollando la matriz de asignacin de recursos (MAR).
MAR (MATRIZ DE ASIGNACIN DE RECURSOS)
Luego de que se definen las actividades a realizar en el proyecto y se
organizan de acuerdo a una secuencia lgica se establece la matriz de asignacin
de recursos (MAR), la cual consiste en un cuadro de doble entrada que describe la
relacin que existe entre las actividades y los recursos necesarios (humanos,
equipos, herramientas, materiales y tiempo).
Las actividades se registran en las columnas y los recursos en las filas.
Esta integracin permite:
* La descripcin del trabajo a ser desarrollado.
* Los responsables del trabajo.
* Los recursos requeridos para ejecutar el trabajo.
* Fechas de inicio y finalizacin programadas.
En la gerencia de proyectos la Matriz de Asignacin de Recursos (MAR) es
una lista de recursos relacionados con el tiempo, materiales, equipos,
herramientas y personal humano necesarios para el desarrollo del mismo.
La distribucin de la estructura de recursos normaliza el personal de los
departamentos de recursos para facilitar la planificacin y el control del trabajo de
proyecto. En l se definen los recursos asignables como el personal desde un
punto de vista funcional que identifica quien est haciendo el trabajo.

El total de recursos define el nivel superior y cada uno de los niveles es un

subconjunto de la categora de recursos (o nivel) por encima de l.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE UN PROYECTO

Los factores organizacionales ms importantes son:
a)
b)
c)
d)

Participacin de unidades externas al proyecto

Tamao del proyecto
Tecnologa administrativa
Complejidad de las tareas administrativas.
FINALIDAD DE LA EOP

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de

papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos
de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN: (REQUERIMIENTOS)
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean
precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de
cada persona.

 Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe
hacer para alcanzar las metas.
Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada
persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada.
MECANISMOS COORDINADORES DE UN PROYECTO
Existen cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras
fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mecanismos
coordinadores corresponden tanto a la coordinacin del trabajo, como a la
comunicacin y al control.
1) Ajuste Mutuo: Logra la coordinacin del trabajo por medio de la comunicacin
informal. El control y el poder de coordinacin recaen sobre quien realiza las
tareas. Es utilizado en las organizaciones ms simples y en las organizaciones
ms complejas (equipo de trabajo interdisciplinario).

2) Supervisin directa: Logra la coordinacin al tener una persona que toma la

responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y
supervisando sus acciones.

Estandarizado: La coordinacin es lograda antes de comenzar el trabajo,

principal diferencia con los otros mecanismos coordinadores.
3) Estandarizacin de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas
escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las
actividades).

4) Estandarizacin de produccin o de resultados: Consiste en un conjunto de

normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.
5) Estandarizacin de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los
conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.

* El mecanismo coordinador a ser utilizado depender de las circunstancias a las

que se enfrente la organizacin.
* Los cinco mecanismos de coordinacin son de alguna manera sustituibles entre
s.
PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIN
Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada
individuo al logro de los objetivos del proyecto
Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los
objetivos deseados con el mnimo coste posible.
La organizacin formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de
forma elaborada y con el propsito de establecer un objetivo especfico. Se
caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerrquica que ordenan las
relaciones entre sus miembros.
La organizacin informal: son las relaciones sociales que surgen de forma
espontnea entre el personal de una empresa. La organizacin informal es un
complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con
habilidad.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMAL
Una organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr
objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de puestos;
existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal:

a) El proyecto, el cual es dividido.

b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo dividido.
c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) Las relaciones entre las personas o las unidades trabajo-personas.
De lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos:
1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse
para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que ste
sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin dejar de
mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente de
insatisfaccin en el trabajo.
Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional
es una situacin deseada que el proyecto intenta lograr, es una imagen que la
organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser
ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y
se busca otro para ser alcanzado.
Caractersticas
Especializacin: forma segn la cual se divide el trabajo en tareas ms simples y
cmo estas son agrupadas en unidades organizativas.
Coordinacin y reas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un
supervisor.
Formalizacin: grado de estandarizacin de las actividades y la existencia de
normas, procedimientos escritos y la burocratizacin.
FACTORES QUE DETERMINAN CMO ES UNA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA FORMAL:
-. Tamao: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa
ms compleja + especializacin
-. Tecnologa: la tecnologa condiciona el comportamiento humano como la propia
estructura organizativa.
-. Entorno sectorial y social: no es lo mismo un proyecto que est en el sector
agrario que en el industrial, si el proyecto est en un sector ms simple la
estructura es ms simple.
ACTIVIDADES NECESARIAS PARA CREAR UNA ORGANIZACIN

 Integrar los objetivos y los planes.

Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarqua.
Se establecen las premisas de la jerarqua.
Definimos las necesidades de informacin y su flujo.
Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.
MODELOS DE EOP
En las empresas existen tres tipos de estructuras organizacionales:
1. Orientada a proyectos
2. Funcional
3. Matricial
En las organizaciones orientadas a proyectos, los miembros del equipo
suelen estar trabajando en el mismo lugar fsico con directores de proyecto con
gran independencia y autoridad. Este tipo de estructuras se observa en empresas
que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos. Por ejemplo, grandes
empresas de consultora suelen adoptar este tipo de estructura.

Por otro lado, la estructura organizacional ms tradicional es la funcional.

En este tipo de estructuras jerrquicas cada empleado tiene un superior y las
personas se agrupan por especialidades: ingeniera, marketing, produccin, etc.

Este tipo de organizacin data de 1920, cuando Henry Ford y luego

Frederick Taylor impusieron las teoras de la divisin del trabajo y la administracin
de empresas. Si bien las estructuras funcionales fueron muy tiles en el pasado
para mejorar la eficiencia en los procesos relacionados con productos de
produccin
masiva,
hoy
en
da
no
son
consideradas
el modelo a seguir para una eficiente direccin de proyectos.
Los proyectos originados desde estructuras funcionales tradicionales suelen
estar sesgados hacia el enfoque y cultura del departamento funcional que lo
patrocina. Por otro lado, cada departamento funcional acta como si fuera una isla
independiente del resto de los departamentos.
No se justifica que todas las empresas tengan estructuras orientadas a
proyectos, como tampoco es ptimo para la direccin de proyectos seguir
trabajando con estructuras funcionales rgidas. La estructura organizacional que
se recomienda desde el punto de vista de la direccin de proyectos es la
matricial.
En una organizacin matricial se mantiene la estructura funcional pero se
crea una estructura orientada a proyectos que utiliza recursos del resto de la
organizacin. Por ejemplo, para el proyecto de lanzar un nuevo producto al
mercado, la Project Management Office (PMO) puede nombrar a un director de
proyecto que formar un equipo de trabajo con personas de los distintos
departamentos funcionales.
No es necesario que exista una PMO en la empresa para tener una
estructura matricial. Puede existir un Director de Proyecto que dependa
directamente de la gerencia general o de alguna otra gerencia funcional.

Ahora bien, no todo es tan simple en las estructuras matriciales. Por

ejemplo, Mara, que trabajaba en el departamento de marketing, fue asignada al
Proyecto 1. Ella ya tena bastantes dolores de cabeza con su jefe del
departamento de marketing y ahora tendr que sufrir el doble por la asignacin de
una nueva jefa, la Directora del Proyecto 1.
Las estructuras matriciales suelen ser de tres tipos:
-. Matricial fuerte: si el Director de Proyecto tiene ms poder que el gerente
funcional.
-. Matricial dbil: si el gerente funcional tiene ms poder que el Director de
Proyecto.
-. Matricial equilibrada: cuando el Director de Proyecto y el gerente funcional
comparten el poder y las decisiones.
Si bien este inconveniente de tener dos jefes es una limitacin para la
implementacin de estructuras matriciales, este tipo de organizacin es ms
beneficioso para la direccin de proyectos que seguir con las estructuras
tradicionales funcionales, que datan de 1920.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad
humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra
amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a
travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han estudiado la
organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La organizacin ha sido
estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea administrativa.
Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo
resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el

marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un
esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una
parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de
personalidades distintas.