TECNICAS SECRETARIAL

Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando

actividades administrativas y aplicando tcnicas secretariales, a fin de lograr un
eficaz y eficiente desempeo acorde con los objetivos de la unidad.
FUNCIONES
- Redactar correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios
de mediana complejidad.
-

Transcribir a mquina o en el computador la correspondencia, oficios,

memorandos, informes y documentos varios de la dependencia.

Llevar
registros
de
actas,
informes,
recaudos
y
expedientes.
Recibir y verificar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos,
recaudos consignados por estudiantes y personal de la institucin.

Revisa la correspondencia y/o de su superior.

Distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisin

y/o firma de su superior.

Enviar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias,

agenda de consejos y otros documentos.

Llevar el control de archivos generales y confidenciales.

Preparar carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos

por su superior o usuarios de la dependencia.

Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y
reuniones.

Revisar y analizar expedientes acadmicos y administrativos, cuando el caso lo

amerite.

Elaborar actas de reuniones, actas de comisin delegada y otros documentos

de mayor complejidad.

Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisin delegada y las

audiencias con su superior.

Elaborar agenda.

Informar al personal docente, y a estudiantes, de los recaudos que segn el

tipo de solicitud se deben presentar para su discusin y aprobacin.

Custodiar actas originales, aprobadas en reuniones.

Recibir la nmina de pago del personal de la unidad.

Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.

Controlar y tramitar reposicin de caja chica y/o fondo de trabajo.

Tomar dictados.

Realizar llamadas telefnicas.

Atender llamadas telefnicas.

Tramitar citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros

organismos, personalidades, etc.

Atender visitas y pblicos en general.

Asistir a su superior en reuniones.

Colaborar en la organizacin de eventos, talleres, seminarios, conferencias,

etc.

Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y

convocados por su superior.

Tramitar solicitud de vehculos, pasajes, alojamiento, viticos, en caso de

movilizacin de su superior o personas autorizadas por el mismo.

Elaborar las requisiciones internas de compra, rdenes de pago, de las

dependencias adscritas a la unidad.

Mantener contacto permanente con el departamento de compras y el de

mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina.

Distribuir el trabajo del personal a su cargo.

Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo.

Supervisar el mantenimiento de la oficina.

Llevar el control de los permisos solicitados por el personal.

Transcribir y acceder informacin operando un microcomputador.

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidas por la organizacin.

Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

LENGUAJE
Un lenguaje (del provenzal lenguatge1 y este del latn lingua) es un sistema
de comunicacin estructurado para el que existe un contexto de uso y ciertos
principios combinatorios formales. Existen contextos tanto naturales como
artificiales.
Desde un punto de vista ms amplio, el lenguaje indica una caracterstica
comn al hombre y a los animales para expresar sus experiencias y
comunicarlas a otros mediante el uso de smbolos, seales y sonidos
registrados por los rganos de los sentidos. El ser humano emplea un lenguaje
complejo que se expresa con secuencias sonoras y signos grficos. Los
animales, por su parte, se comunican a travs de signos sonoros y corporales y
en muchos casos distan de ser sencillos.
EL HABLA
El habla (del latn fabla) es el uso particular e individual que hace una persona
de una lengua para comunicarse. Desde esta perspectiva, como acto
individual, se opone a la lengua, que es social. En lingstica, se conoce como
habla a la seleccin asociativa entre imgenes acsticas y conceptos que tiene
acuados un hablante en su cerebro y el acto voluntario de fono-articulacin.
Asmismo el habla es la materializacin individual de los pensamientos de una
persona, sirvindose del modelo o sistema que facilita la lengua. As el habla
caracteriza la conducta lingstica de un hablante individual, por lo tanto, es el
acto de emitir un mensaje basado en el conocimiento y experiencias de cada
individuo, de acuerdo con su estilo propio y personal.
GRAMTICA
La gramtica es el estudio de las reglas y principios que gobiernan el uso de
las lenguas y la organizacin de las palabras dentro de unas oraciones y otro
tipo de constituyentes sintcticos. Tambin se denomina as al conjunto de
reglas y principios que gobiernan el uso de una lengua concreta determinada;
as, cada lengua tiene su propia gramtica.
LENGUA
Se llama "lengua" al conjunto o sistema de formas o signos orales y escritos
que sirven para la comunicacin entre las personas de una misma comunidad
lingstica. La lengua es un inventario que los hablantes emplean a travs del
habla pero que no pueden modificar. Por ejemplo, el espaol es la lengua
hablada por ms de 500 millone de personas en todo el mundo.
Por otra parte, el lenguaje es el medio de comunicacin de los seres humanos,
quienes utilizamos signos orales y escritos, sonidos y gestos que poseen un

significado que les hemos atribuido. El lenguaje puede entenderse tambin

como la capacidad humana que permite conformar el pensamiento. En ese
sentido, los seres humanos utilizan actos de lenguaje de manera cotidiana para
poder convivir con otros seres humanos.
DIFERENCIA ENTRE LENGUA Y HABLA
La lengua es el conjunto de signos y de reglas que estn a disposicin de todos
los hablantes de un mismo idioma.
El habla es el uso de la lengua que un hablante hace en un mensaje
determinado. Por extensin, llamamos tambin habla a la manera de usar la
lengua de una determinada comunidad. En ese sentido podemos referirnos al
habla propia de los jvenes o al habla caracterstica de Sevilla o de Valladolid.