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2, Maio/Agosto 2012
ISSN: 1679-5350
Resumo: A utilizao da tecnologia da informao (TI) e dos sistemas de informao (SI), com o
passar do tempo, foi intensificada nas organizaes visando aumentar a produtividade bem como
melhorar a qualidade da tomada de deciso. Neste contexto, o presente artigo tem como objetivo
analisar o impacto da utilizao de um sistema de informao gerencial (SIG) na gesto de contratos
pblicos do Hospital Universitrio de Dourados/MS. Como referencial terico utilizou-se os autores:
Gesto Pblica (ABRCIO, 1999; ABRCIO; P, 2002; MEIRELLES, 2006; ROSA, 2006;
REZENDE, 2006); Instituio Hospitalar (BORBA, 1991; RAIMUNDINI, 2003); Contratos
Administrativos (BRASIL, 1988, 1993; MEIRELLES, 2006); Sistemas de Informaes Gerenciais
(ANDRADE; FALK, 2001; BEAL, 2004; OBRIEN, 2004; LAUDON; LAUDON, 2004; DOLCI;
BECKER, 2006, 2007; LBLER, VISENTINI, FERREIRA, 2011). No que tange ao delineamento
desta pesquisa, a mesma se caracteriza como qualitativa, descritiva e exploratria, sendo desenvolvida
atravs de um estudo de caso no Hospital Universitrio de Dourados/MS. Utilizou-se dados primrios
(entrevista semi-estruturada) e secundrios, sendo estes coletados em dois momentos, um antes e outro
durante o processo de implantao do SIG no Hospital. Os dados foram tratados atravs de estatstica
descritiva, complementados por mtodos qualitativos, sendo para os documentos utilizou anlise
documental e para as entrevistas utilizou a anlise do discurso. A pesquisa evidenciou que a
implantao do SIG contribuiu positivamente na gesto de contratos do Hospital, reduzindo o tempo
dedicado no gerenciamento dos contratos atravs da otimizao do controle, melhoria no fluxo de
trabalho, reduo do tempo de execuo das tarefas e ainda, a possibilidade de utilizao da
informao tomada de deciso.
Palavras-Chave: Sistema de Informao Gerencial; Contratos Administrativos; Instituio
Hospitalar; Gesto Pblica.
Abstract: The use of information technology (IT) and information systems (IS), over time, was
intensified in organizations to increase productivity and improve the quality of decision making. In
this context, this article aims to analyze the impact of using a management information system (GIS)
in managing procurement of the University Hospital of gold / MS. As a theoretical framework used to
the authors: Public Management (ABRCIO, 1999; ABRCIO; P, 2002; MEIRELLES, 2006;
ROSA, 2006; REZENDE, 2006); Institution Hospital (BORBA, 1991; RAIMUNDINI, 2003),
Government Contracts (BRASIL, 1988, 1993, MEIRELLES, 2006), Management Information
Systems (ANDRADE; FALK, 2001; BEAL, 2004; O'BRIEN, 2004; LAUDON; LAUDON, 2004;
DOLCI; BECKER, 2006, 2007; LBLER; VISENTINI; FERREIRA, 2011). Regarding the design of
this research, it is characterized as qualitative, descriptive and exploratory, being developed through a
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Renato F. Cintra, Saulo F. A. Vieira, Derli C. Barboza Junior, Cristiano R. Fernandes, Daniel K. Baggio
case study in the University Hospital of Dourados / MS. We used primary data (semi-structured
interviews) and secondary, which are collected on two occasions, one before and one during the
deployment process of GIS in Hospital. The data were processed using descriptive statistics,
complemented by qualitative methods, and documents used for document analysis and interviews used
for the analysis of discourse. The research showed that the implementation of the GIS contributed
positively in the contract management of the hospital, reducing time spent in the management of
contracts by optimizing the control, improved workflow, reduced time of execution of tasks and also
the possibility of use of information for decision making.
Key-Words: Management Information System; Procurement Management; University Hospital;
Public Management.
Artigo recebido em: 16/05/2011
Artigo aprovado em: 01/08/2012
1. Introduo
Atualmente as mudanas nos panoramas poltico, econmico, social, tecnolgico,
cultural, demogrfico e ecolgico-ambiental tm inspirado grandes transformaes nas
estratgias das organizaes. Nos ltimos anos tais mudanas e avanos tm impulsionado o
setor privado para um processo de aprendizagem contnua com vistas manuteno da
eficincia e eficcia de suas atividades neste ambiente turbulento. No entanto, os efeitos da
complexidade deste ambiente no se localizaram apenas nas atividades do setor privado, j
que o setor pblico e as instituies que o integram tambm so foco das transformaes e
sentem a necessidade de reestruturar os seus processos gerenciais.
Corroborando com esta idia, Ls Metcalfe e Sue Richards (1989 apud ABRCIO,
1997, p. 6) discorre que:
[...] o setor pblico no est numa situao em que as velhas verdades
possam ser reafirmadas. uma situao que requer o desenvolvimento de
novos princpios. A administrao pblica deve enfrentar o desafio da
inovao mais do que confiar na imitao. A melhora da gerncia pblica
no s uma questo de pr-se em dia com o que est ocorrendo na
iniciativa privada: significa tambm abrir novos caminhos.
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Hospital Universitrio de Dourados/MS. Para tanto o artigo est estruturado em: no item 1 a
introduo; no item 2 so abordados os aspectos tericos que sustentam a pesquisa; j no item
3 so apresentados os procedimentos metodolgicos; no item 4 faz-se a apresentao / anlise
dos dados; por fim, tem o item 5 com as consideraes da pesquisa.
2. Referencial Terico
Para dar suporte terico a presente pesquisa foi realizada inicialmente uma reviso
bibliogrfica
acerca
dos
temas:
gesto
pblica,
instituio
hospitalar,
contratos
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Portanto, define-se neste artigo, gesto pblica como o ato de administrar os recursos
pblicos em prol do interesse coletivo (produo do bem pblico), por meio de mecanismos
propostos pelo new public management, seguindo a aplicao de tcnicas da iniciativa privada
em instituies pblicas, sem deixar de respeitar as leis pertinentes a rea de atuao das
empresas pblicas.
2.2 Instituio Hospitalar
Sabe-se que as instituies hospitalares possuem uma estrutura organizacional
diferenciada das demais organizaes, portanto tais instituies necessitam de uma gesto e
tratamento especiais nos seus processos, tendo em vista que uma de suas finalidades prestar
assistncia mdica sociedade. Segundo Andrade e Falk (2001, p. 51) os hospitais so
organizaes complexas e, em virtude de suas caractersticas peculiares, so tambm
fortemente afetados por mudanas que ocorrem no ambiente externo.
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O contrato pode ser influenciado por dois princpios: o da lei entre as partes (lex
interpartes) e da observncia do pactuado (pacta sun servanda). O primeiro probe a
modificao que as partes acordaram, e o segundo, impe a obrigao do cumprimento fiel do
que concordaram e obrigaram-se (MEIRELLES, 2006, p. 210).
2.4 Sistemas de Informaes Gerenciais
Antes de iniciar a discusso acerca de SIG necessrio apresentar a definio de TI e
SI, tendo em vista que ser um instrumento de apoio para o SIG. Campos Filho (1994)
conceitua SI do ponto de vista de trs componentes: informao, recursos humanos e
tecnologias de informao. Beal (2004, p. 17) corrobora com a idia, a qual relata que:
Obviamente, o fato de um sistema de informao ser baseado em
computador no elimina o fator humano: a interao dos componentes de
tecnologia da informao (TI) com o componente humano que traz
funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados.
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varia de acordo com a maneira pela qual os gestores utilizam a informao, podendo ser
definida em: diagnstico, interativo e disfuncional. O uso diagnstico ocorre quando cumpre
seu papel tradicional de monitorar o desempenho organizacional e corrigir os desvios que
ocorram em relao s metas de desempenho. O uso interativo ocorre quando utilizado para
monitorar as incertezas estratgicas e para permitir dilogo entre gestores e subordinados.
Ocorre o modo disfuncional, quando for direcionado para outras finalidades que no aquelas
previstas pelo uso diagnstico ou pelo uso interativo.
No que se refere ao conceito de SIG e para a sua melhor compreenso, faz-se
necessrio, inicialmente, o entendimento por separado das palavras que o compem: sistema e
gerencial.
Segundo Oliveira (2010, p. 6) sistema um conjunto de partes integrantes e
interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitrio com determinado objetivo e
efetuam determinada funo. Porm, essencial apresentar a definio de OBrien (2004, p.
7): um sistema um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma
meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de
transformao. Outra interessante definio a de Beal (2004, p. 15): um sistema um
conjunto de elementos ou componentes que interagem para atingir objetivos. Os sistemas tm
entradas, mecanismos de processamento, sadas e feedback [...].
J gerencial o desenvolvimento e a consolidao do processo administrativo,
representado pelas funes de planejamento, organizao, direo e controle, voltado para a
otimizao dos resultados da empresa (OLIVEIRA, 2010, p. 25).
O encontro destes trs conceitos: sistema, informao e gerencial promovem o SIG, o
qual representa o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na
estrutura decisria da empresa, proporcionando, a sustentao administrativa para otimizar os
resultados esperados (OLIVEIRA, 2010, p. 25). Completando essa definio, Beal (2004)
conceitua SI da seguinte maneira:
Num sistema de informao, a entrada corresponde a dados capturados, e a
sada envolve a produo de informaes teis, muitas vezes na forma de
relatrios. O processamento envolve a converso ou transformao dos
dados em sadas teis, e o feedback pode ser encontrado, por exemplo, nos
procedimentos de deteco e correo de erros em dados de entrada [...]
(BEAL, 2004, p. 16).
E Laudon e Laudon (2004) relatam que SI pode ser definido tecnicamente como:
[...] um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou
recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a
tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao. Alm
de dar suporte tomada de decises, coordenao e ao controle, esses
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Zwicker (2009) utilizando os conceitos de Larsen e Mcguire (1998) apontam que nos SI
modernos o seu uso ocorre de forma mais descentralizada, fortalecendo grupos de trabalho
distintos, por meio da colaborao na busca de um objetivo comum, que antes dificilmente era
possvel tal integrao em tempos de SI centralizados.
Por fim, no pode esquecer de que o desenvolvimento de um SI ocorre atravs de um
processo que envolve mtodos, prtica e tecnologia (LBLER; VISENTINI; FERREIRA,
2011).
3. Procedimentos Metodolgicos
No que tange ao delineamento desta pesquisa, a mesma se caracteriza como
qualitativa, descritiva e exploratria, sendo desenvolvida atravs de um estudo de caso nico.
O estudo de caso se caracteriza como uma estratgia de pesquisa adequada quando: (1)
as questes de interesse do estudo referem-se como e o porqu; (2) o pesquisador tem
pouco controle sobre os acontecimentos; (3) o foco se dirige a um fenmeno contemporneo
em um contexto natural (YIN, 2001). Complementando e segundo Merriam (1988), o estudo
de caso apropriado a pesquisas em que o interesse do pesquisador privilegia a compreenso
dos processos sociais que ocorrem num determinado contexto ao invs da estreita relao
entre variveis. Alm destas caractersticas, o estudo de caso tambm apropriado para o
levantamento de novas variveis que intervm no fenmeno estudado e ignorava-se ou no se
tinha bem sistematizado anteriormente (EISENHARDT, 1989). Todos estes fatores so
presentes neste estudo.
A coleta de dados para a realizao de um estudo de caso pode se basear em inmeras
fontes (YIN, 2001). Assim, no presente estudo combinam-se fontes secundrias e primrias.
Os dados secundrios caracterizam-se por artigos e outros textos a respeito do Hospital
Universitrio de Dourados/MS: atas de reunies, relatrios de implantao do SIG; leis
publicadas no Dirio Oficial do Municpio de Dourados/MS, de contratos estabelecidos pela
instituio; de leis e decretos relacionados a contratos firmados pela administrao pblica.
Tendo sidos analisados por meio da tcnica de anlise documental, tcnica esta que busca
descobrir e caracterizar as circunstncias sociais e econmicas que interferem nas atividades
dos atores sociais (RICHARDSON, 1989).
Parte das anlises dos dados secundrios foi realizada a partir de dois grupos de
contratos administrativos: o primeiro grupo foi composto por 90 contratos (corresponde ao
total geral dos contratos assinados entre janeiro e dezembro de 2006) e o segundo grupo com
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63 contratos, perfazendo o total dos contratos firmados entre janeiro e julho de 2007. Todos
estes contratos foram assinados entre a Instituio (HU) e os fornecedores (contratados).
Para a definio do perodo a ser analisado foi respeitado o alerta de Andrade e Falk
(2001), que a avaliao de um SI deve ser feita aps certo perodo, pois as dificuldades
iniciais e tempo de uso podem levar a avaliaes precipitadas, pelo fato de se ter ainda pouca
percepo dos resultados do sistema, principalmente, os positivos que aparecem normalmente
do curto at longo prazo. Enquanto que os resultados negativos so percebidos rapidamente.
As variveis analisadas nas duas amostras de contratos foram as seguintes: aditivo,
distrato, vigncia, empenho, encerramento e anulao. Estas variveis foram tratadas
utilizando estatstica descritiva e os resultados podem ser observados no prximo enunciado.
a) Aditivo: foi analisado sob enfoque da necessidade e do real aproveitamento das espcies,
que so: aditivo de valor, de prazo, prazo e valor, dentre outros;
b) Distrato: foi concentrado no ato de invalidao ou anulao de um contrato de forma
amigvel, o qual ainda disponibilizava um saldo positivo;
c) Vigncia: foi concentrado no aspecto da previso correta de tempo que seria necessrio
para utilizar todo o valor do contrato;
d) Empenho: foi analisado sob o valor empenhado versus valor contratado, considerado
incoerente quando ocorresse que o empenho fosse maior do que o acordado no incio do
contrato. Entende tambm que o prazo de empenho o da vigncia do contrato, de forma que
se o contrato estiver descoberto neste prazo, ele considerado como incoerente;
e) Encerramento: analisou se o desfecho do contrato foi realizado de maneira correta;
f) Anulao: foi analisado caso existissem saldos nos empenhos com contratos encerrados e
verificado se os valores foram corretamente anulados e se dentro do prazo estabelecido.
coleta de dados primrios foram realizadas trs entrevistas semi-estruturadas com
informantes-chaves, quais sejam: a primeira entrevista foi com o coordenador do processo de
implantao do SIG em 2007, a segunda entrevista com a diretora do Hospital Universitrio
de Dourados/MS em 2007 e a terceira entrevista foi com o gerente financeiro e administrativo
do Hospital em 2007. Ao trmino das entrevistas, foram iniciadas as transcries dos dados
gravados. A anlise dos dados das entrevistas se deu por meio da tcnica de anlise de
discurso. A partir da os dados foram tratados por meio da tcnica de triangulao de dados
(VERGARA, 2000), sendo esta basicamente de carter qualitativo.
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universitrio de Dourados/MS
Renato F. Cintra, Saulo F. A. Vieira, Derli C. Barboza Junior, Cristiano R. Fernandes, Daniel K. Baggio
29
25
20
20
19
19
18
15
10
5
0
Vigncia
Anulao
Aditivo
Distrato
Empenho
Encerramento
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90
100%
63
Jan-Jul/2007
100%
Variao 2007-2006
Jan-Dez/2006
Contratos Contratos
Encerra- Somatrio
sem
com
Vignica Anulao Aditivo Distrato Empenho
mento dos Erros
Problemas Problemas
47
52,2%
41
65,1%
43
47,8%
22
34,9%
29
67,4%
5
22,7%
20
46,5%
3
13,6%
19
44,2%
6
27,3%
19
44,2%
7
31,8%
18
41,9%
4
18,2%
8
18,6%
2
9,1%
113
263%
27
123%
12,9%
-12,9%
-44,7%
-32,9%
-16,9%
-12,4%
-23,7%
-9,5%
-140,1%
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A partir da Tabela 1, pode constatar que existe a prevalncia de uma relao positiva
na reduo dos problemas a partir da implantao, as quais convergem com as expectativas
apresentadas pelos entrevistados (Diretora, Gerente e Coordenador do Projeto) e os resultados
esperados, segundo a literatura do SI e seus correlacionados.
O mesmo foi destacado por Andrade e Falk (2001) no estudo de caso que envolveu 64
usurios de um SIH implantado num grande hospital da cidade do Recife /PE, onde
encontraram relao positiva entre a eficcia do SI com o nvel de melhora das atividades
desenvolvidas na organizao e conseqentemente este nvel de melhoria percebida pelos
usurios. Tem-se ainda que a informatizao e os sistemas de informao proporcionam
melhorar na execuo das atividades da empresa, auxiliando os indivduos em suas tarefas
(ANDRADE; FALK, 2001; BOBSIN; LBLER, 2008; AGUIAR; PACE; FRAZATTI,
2009).
Assim, diante da reduo apresentada destacam-se as variveis em ordem decrescente:
vigncia, anulao, empenho, aditivo, distrato e encerramento, obtendo uma reduo de
44,7%, 32,9%, 23,7%, 16,9%, 12,4% e 9,5% respectivamente. O fato que pode justificar estes
resultados a presena de um sistema informatizado, que visa impedir o surgimento de alguns
problemas pr-definidos, com as seguintes aes restritivas e dependncias: a) empenhar-se
somente no contrato com saldo; b) formalizar outro contrato com o mesmo objeto apenas se o
mesmo no estiver vigente; c) formalizar aditivo em valor ou prazo para os contratos,
analisando se o mesmo foi utilizado integralmente e se o prazo coerente ao acordado no
contrato. Logo, foi percebido a partir dos dados que o sistema no permite a entrada de dados
inconsistentes, possibilitado pelo estabelecimento de filtros computacionais e de sistema.
Ainda, a partir da Tabela 1, pode ser efetuada a comparao dos dados (2006 com a de
2007): as inconsistncias foram reduzidas em 140,1%, ou seja, foram encontrados uma
freqncia acumulada de 113 erros a partir dos 90 contratos analisados do ano de 2006,
enquanto que para o ano de 2007 foram encontrados uma freqncia acumulada de 27 erros
nos 63 contratos. Deste modo, a quantidade encontrada no ano de 2007 corresponde a
aproximadamente a 1/3 em relao a 2006.
Ficou evidente que o aps a implantao do sistema de informao, foi proporcionado
qualidade no trato com as atividades administrativas, alcanando assim a eficincia na rotina
administrativa dos contratos do hospital. Tal evidencia corrobora com Andrade e Falk (2001)
que destacam que o SI proporciona qualidade para alcanar a eficincia administrativa nos
hospitais. Tambm foi percebido que a instituio analisada possua o conceito e importncia
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destacado por Andrade e Falk (2001) que os intangveis so de difcil mensurao, mesmo
que tenham igual importncia.
De maneira geral foi possvel identificar, na viso dos entrevistados, que o sistema de
informao possibilitou melhoria no fluxo de trabalho, reduo do tempo de execuo das
tarefas e ainda, utilizao de relatrios visando a tomada de deciso. Estes achados
corroboram com o que se espera de um SI (ANDRADE; FALK, 2001; OBRIEN, 2004;
AUDY et al., 2005 apud BOBSIN; LBLER, 2008). Portanto, dentro da lgica instrumental
da utilizao (TI e SI), ao disponibilizar mais informao sobre o ambiente, tem o poder de
melhorar a qualidade da deciso gerencial aplicada no processo de mudana organizacional e,
conseqentemente, de aceler-la (PITASSI; LEITO, 2002, p. 79).
5. Consideraes Finais
Considerando o primeiro grupo de contrato compreendido no perodo de 2006 pode-se
inferir que aproximadamente a cada dois contratos um apresentou problemas. Dentre os
problemas avaliados, a varivel vigncia foi a que mais esteve presente, resultando em um
efeito cascata nos demais problemas. Isto pode ser entendido, visto que um contrato com o
tempo de execuo mal elaborado pode gerar uma dilao de prazos (formalizada por meio de
um aditivo), uma anulao, dentre outras variveis. Fica evidente a ausncia de um processo
de padronizao que podem ser facilmente implementadas via a utilizao de um software,
que conforme Laudon (2004, p. 13) consiste em instrues detalhadas e pr-programadas
que controlam e coordenam os componentes do hardware de um sistema de informao.
No que tange ao segundo grupo foi perceptvel contribuio do SIG na gesto de
contratos, tendo em vista uma reduo de 13% dos problemas nos contratos. Esta reduo foi
proporcionada mediante a implantao das aes restritivas no sistema informatizado da
instituio, o qual contribui na reduo dos problemas nos itens vigncia, anulao, empenho,
aditivo, distrato e encerramento, obtendo uma reduo de 44,7%, 32,9%, 23,7%, 16,9%,
12,4% e 9,5% respectivamente. Como visto anteriormente no que tange as tipologias
apresentadas no SIG, hardware e software so ferramentas fundamentais, que se corretamente
utilizadas, podem se tornar um diferencial competitivo para a empresa, conforme evidenciado
pela reduo nos indicadores de problemas nos contratos da instituio analisada.
A partir da realizao deste estudo, pode-se compreender ainda que a implantao do
SIG provocou mudanas significativas no HU, como, por exemplo a reduo de desperdcio e
tempo, gerando uma melhora na otimizao no controle de contratos, justificados pelos
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Impacto da implantao de um sistema de informao gerencial na gesto de contratos pblicos: o caso do hospital
universitrio de Dourados/MS
Renato F. Cintra, Saulo F. A. Vieira, Derli C. Barboza Junior, Cristiano R. Fernandes, Daniel K. Baggio
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