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Elaborado por:
Lic. Lorena Monterrubio Lara
Agosto de 2005
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
ndice
FIRMAS DE AUTORIZACIN
INTRODUCCIN
I Marco Conceptual para el Estudio de Sistemas y
Procedimientos Administrativos
I.1 La Organizacin, conceptos y principios
I.2 Procedimientos Administrativos
I.3 Metodologa para el anlisis de las estructuras
organizacionales y para procedimientos
I.4 Conceptualizacin
II. Diseo de Sistemas y procedimientos
II.1 Estructura de sistemas y procedimientos
II.2 Diseo y manejo de formatos
II.3 Metodologa para la elaboracin de diagramas
III. La Reingeniera
III.1 Fundamentos de la Reingeniera
III.2 Los procedimientos con Reingeniera
III.3 Investigacin sobre empresas mexicanas que han llevado con
xito, la aplicacin de la Reingeniera
IV. Los Manuales de Organizacin y Procedimientos
IV.1 Elaboracin del manual de organizacin
IV.2 Elaboracin del manual de procedimientos
3
4
4
4
10
14
17
22
22
27
34
41
41
43
46
52
52
65
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Firmas
Elabor
Revis
Vo. Bo.
Autoriz
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Introduccin
La experiencia es una cualidad que todas las personas buscan desarrollar, porque
en esta poca de intensa competitividad en los negocios, los clientes buscan a los
mejores proveedores, buscan a aquellas organizaciones que cumplan con sus
expectativas, buscan en pocas palabras a alguien con calidad ya que exigirla no
es un lujo, es una reclamacin natural de los clientes y del mercado. Por ello, se
pretende tener una
relacin con el ms preparado, contactar al ms
experimentado, encontrar al mejor de los expertos ya que del grado de
experiencia de cualquier organizacin, depende en gran medida el xito o fracaso
de la misma, la experiencia de cada colaborador es muy valiosa para lograr dicho
xito, porque contribuye directamente al fortalecimiento de la experiencia de la
organizacin.
Como se ha identificado en la actualidad, las organizaciones necesitan que su
gente entienda y valore la importancia de trabajar con un sistema organizacional,
para lo cual es necesario iniciar con la identificacin general de la empresa, definir
su estructura organizacional, declarar su historia, su misin, sus objetivos, sus
polticas enunciar las responsabilidades y funciones de los que ah laboran y por
supuesto poner en blanco y negro los procedimientos y diagramas de flujo que
contribuirn a entender el sistema de la forma ms sencilla, lo mismo que tener
una gua detallada de la forma de operar de la organizacin, de sus polticas, de
los formatos estandarizados, etc.
Unidad Temtica: I. Marco Conceptual para el Estudio de Sistemas y
Procedimientos Administrativos
I.1Tema: La Organizacin, conceptos y principios
I.1.1 Objetivo de aprendizaje: Que el alumno identifique la importancia de los
procedimientos y sistemas, en la operacin de la empresa; como una herramienta
indispensable en la bsqueda de la eficiencia operativa de la organizacin
I.1.2 Recurso tiempo del tema: 4 horas
I.1.3 Desarrollo:
a) Conceptos y principios bsicos de la organizacin
La Organizacin es a la Empresa lo que la Estructura es a un Edificio en
construccin, ya que la Organizacin establece la correlacin de tareas que el
Grupo Social debe llevar a cabo para lograr sus Objetivos, proveyendo la
Estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
c) Proceso Administrativo
Para poder llevar a cabo una buena administracin se deben obtener
primeramente los medios y los recursos indispensables para el ejercicio de la
funcin predominante, una vez conseguidos dichos medios se les debe utilizar y
dirigir de tal modo que se alcancen los objetivos y se integren al beneficio
socioeconmico
El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las
actividades orientadas a la produccin de bienes o a la prestacin de servicios son
planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas dentro de organizaciones.
Todas las organizaciones estn compuestas por personas y recursos no humanos
(recursos materiales, financieros, tecnolgicos, de mercadeo, etc.).
La Administracin es la conduccin racional de las actividades de una
organizacin, con o sin nimo de lucro. Ella implica sus cuatro funciones bsicas:
la Planeacin, la Organizacin, la Direccin y el Control de todas las
actividades
I
Planeacin
Qu se
quiere
hacer?
Que se va a
hacer?
IV
Control
Cmo se
ha
realizado?
II
Organizaci
n
Cmo se va
a hacer?
III
Direccin
Ver que se
haga
Finanzas
Recursos Humanos
Produccin
Mercadotecnia
Investigacin de sistemas y Desarrollo
o Disear el Organigrama de la Organizacin
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empresa.
Por su Contenido en:
Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa del organismo
Funcionales: Indican adems las principales funciones de los departamentos
Integracin de Puestos: Destacan dentro de cada unidad los puestos, el nmero
de plazas existentes y requeridas
Por su presentacin en:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo
Horizontales: Presentan las unidades ramificadas de izquierda a derecha
Mixtos: Se combinan los verticales y horizontales
De Bloque: Sirven para representar un mayor nmero de unidades
Circular: Se elaboran de el centro a la periferia
I.1.3.1 Tcnica Didctica: Lectura de las generalidades del tema y realizar mapa
conceptual de la informacin
I.1.3.2 Material de Apoyo: Lectura del tema, diapositivas 1 a la 8
I.1.4 Actividades de Aprendizaje
Actividad de aprendizaje No. 1:
T-1 Prctica de ubicacin de conocimientos de las reas de la empresa
I.1.4.1Instrucciones: Ubicar los conocimientos
a) Valor actividad: 5 Puntos
b) Producto esperado: Realimentacin
c) Fecha inicio: 1. Sesin de Septiembre
d) Fecha entrega: 2. Sesin de Septiembre
e) Forma de entrega: En el manual
f) Tipo de actividad: Individual
g) Fecha de retroalimentacin: 2. Sesin de Septiembre
I.1.4.2 Criterio de evaluacin de la actividad T-1
Actividad
Actividad
Prctica
Complementar la prctica
Total
Ponderacin
5 Puntos
5 puntos
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Complementar la prctica
Total
Ponderacin
10 Puntos
10 puntos
I.1.5 Resultado del Aprendizaje: Se pretende que los alumnos identifiquen las
reas funcionales de la organizacin y ubiquen las funciones y subfunciones
bsicas de la empresa dentro de cada rea, as como aprendan a disear
organigramas y mapas conceptuales para ordenar la informacin de un tema.
I.1.6 Bibliografa:
http://www.monografias.com/trabajos12/lasorgz/lasorgz.shtml#SISTEMA
Fundamentos de Administracin de Munich Galindo, Ed. Trillas
I.1.7 Documentos
Antologa de la materia de sistemas y procedimientos administrativos.
I.2. Tema: Procedimientos Administrativos
I.2.1 Objetivo de aprendizaje: El alumno identificar y distinguir los conceptos
fundamentales de los procedimientos
I.2.2 Recurso, Tiempo del tema: 4 horas
I.2.3 Desarrollo:
a) Procedimiento
Es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas
personas realizan un trabajo
La finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones
se realicen siempre del mismo modos. La necesidad de garantizar una regla rgida
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operaciones
Documento
Forma y documento que genera la accin
Inicio o Fin
Proceso o
Actividad
Funcin o actividad
Archivo
Archivo o almacenamiento
Toma de
decisiones
Conector
Conector
c) Actividad
Es la cantidad de trabajo especfico que debe realizar una unidad o una persona
para que se puedan realizar funciones. De esta manera, se puede alcanzar los
planes y objetivos de la empresa.
Las actividades de un puesto se expresan y se especifican en forma de
obligaciones.
d) Autoridad
La delegacin de autoridad y la creacin de responsabilidades, implica una
divisin del trabajo: forman los medios bsicos del proceso y organizacin y las
bases tericas y prcticas sobre las cuales descansa sta. Se puede definir como
el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla ciertos deberes. En una
organizacin se conoce la fuente de la autoridad cuando nos desplazamos por los
niveles jerrquicos, desde los niveles inferiores hasta los superiores; as llegamos
a la unidad mxima jerrquica. A esta autoridad se le conoce como autoridad
formal. Esta autoridad adquiere vigencia si es aceptada por los subordinados, los
cual es de gran importancia para el funcionamiento de la organizacin.
La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto
formal: esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto, y no del individuo. En
cambio la autoridad informal proviene, de la capacidad y atributos personales de
ciertos individuos.
e) Divisin del Trabajo
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Contestar un cuestionario
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Total
5 puntos
Metodologa para el
anlisis y Diseo
de las Estructuras
Organizacionales y para
Procedimientos
PLANEACIN DEL
PLANEACIN
ESTUDIO DEL
ESTUDIO
RECOPILACIN
RECOPILACIN
DE DATOS
DE DATOS
ANLISIS DE DATOS
ANLISIS DE DATOS
FORMULACIN DE
FORMULACIN DE
RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES
IMPLANTACIN
IMPLANTACIN
EVALUACIN
EVALUACIN
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a)
Visin del Estudio: La Visin representa el futuro perfecto de la iniciativa y se
realiza formulando una imagen ideal del proyecto y ponindola por escrito, a fin de
crear el sueo (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que
debe ser en el futuro la empresa. La Visin es pues la narracin de dicho sueo
empresarial
b) Planeacin del Estudio: Determinacin del factor de estudio, fuentes de
estudio, definicin del objetivo, investigacin preliminar, preparacin del proyecto,
autorizacin, integracin del equipo de trabajo
c) Definicin del objetivo de estudio:
Determinacin del objetivo en funcin de la situacin administrativa y resultados
que espera la organizacin
d) Investigacin preliminar:
Determinacin de necesidades, Jerarquizacin de prioridades, Nivel tcnico de
necesidades, Estimacin de recursos, Revisin de informacin normativa del
campo de trabajo y de otras organizaciones
e) Preparacin del proyecto de estudio:
Integracin del documento de partida para iniciar el estudio
Componentes:
Propuesta tcnica
Programa de trabajo
Propuesta tcnica
Antecedentes: Recuento de todos los estudios preparados
con anterioridad
Naturaleza: Tipo de estudio que se pretende realizar
Justificacin: Demostracin de la necesidad de llevar a
cabo el estudio
Objetivo: Logros que se pretenden alcanzar
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su
consecucin
Resultados: Beneficios que se espera obtener
Alcance: rea de aplicacin del estudio en cuanto
ubicacin fsica (Recursos Humanos...)
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y
tecnolgicos necesarios
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k) Formulacin de Recomendaciones
l) Elaboracin del Informe
El informe deber contener:
Introduccin
Anlisis de la estructura organizacional
Diagnstico de la situacin actual
Propuesta de mejoramiento
Estrategia de implantacin
Medidas de seguimiento, control y evaluacin
Apndices o anexos
t)
I.3.3.1 Tcnica Didctica: Revisin de lectura en equipo y realimentacin
del profesor
I.3.3.2 Material de Apoyo: Diapositivas 9 a 11
I.3.4 Actividades de aprendizaje
Actividad de aprendizaje No.4
EC-1: Ejercicio en clases.
I.3.4.1 Instrucciones: Realizar la simulacin de un caso de una organizacin
a) Valor actividad: 15 Puntos
a) Producto esperado: Diagnstico y plan de mejora
b) Fecha inicio: 5. sesin de Septiembre
c) Fecha entrega: 7. Sesin de Septiembre
d) Forma de entrega: en hojas blancas
e) Tipo de actividad: por equipos de tres
f) Fecha de realimentacin: inmediata
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Complementar la prctica
10 Puntos
15 puntos
I.3.5 Bibliografa:
http://www.mailxmail.com/curso/empresa/emprendedores/capitulo7.htm
I.4 Tema 4: Conceptualizacin
I.4.1 Objetivo de aprendizaje: Identificar el campo y las funciones de los sistemas
y procedimientos administrativos
I.4.2 Recurso tiempo: 3 horas
I.4.3 Desarrollo:
El xito de una organizacin depende de una administracin eficaz. A medida que
una organizacin crece, se requiere que se le proporcione a su administracin
teoras y conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propias que surgen
de ese desarrollo. El enfoque de la administracin ha variado segn el momento
histrico en que se han situado quienes se han dedicado a su estudio.
Segn Terry y Franklin 1982.
" La Administracin es un proceso muy particular, consistente en las
actividades de planeacin, organizacin, direccin y control desempeadas
para determinar y alcanzar los objetivos sealados, con el uso de seres
humanos y otros recursos".
Ahora bien, desde el punto de vista de la Administracin est compuesta por las
siguientes etapas del sistema:
a) Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del
sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
1. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido
requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
2. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters del
estudio a realizar, la metodologa a seguir, los recursos materiales y humanos que
necesitar, el tiempo que insumir el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se
conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la
metodologa.
3. Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al sistema en
estudio, como as tambin toda la informacin que hace al lmite de inters.
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Entrevista
Total
15 puntos
15 puntos
Anexo A
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de actividades de aprendizaje
Septiembre
Actividad de Aprendizaje
Puntuacin
A1-T1 Prctica de
5 Puntos
ubicacin de
conocimientos de las
reas de la empresa
A2-T2 Ubicar las
5 Puntos
subfunciones segn
las reas de la
empresa y realizar un
organigrama
A3- ER-1 Ejercicio para
5 Puntos
ubicar conocimientos
2. Sesin de
Septiembre
3. Sesin de
Septiembre
3. Sesin de
Septiembre
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Subtotal
Examen
Total de actividades del
mes
5. Sesin de
Septiembre
7. Sesin de
Septiembre
7. Sesin de
Septiembre
8. Sesin de
Septiembre
45 Puntos
55 Puntos
100 Puntos
8. Sesin
Claves de apoyo:
T: Tarea
I: Investigacin
SP: Sesin de preguntas y respuestas
CR: Cuestionario rpido
EC: Ejercicios en clases
Anexo B
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de Sesiones
Fecha de la sesin
1. Sesin de Septiembre
2. Sesin de Septiembre
3. Y 4. Sesin de
Septiembre
5. Sesin de Septiembre
Tema
No de horas
1. La organizacin, conceptos y
principios
2. La Organizacin conceptos y
principios
1. Procedimientos Administrativos
2 horas
2. Procedimientos Administrativos
1. Metodologa para el anlisis y
diseo de las estructuras
organizacionales y para
procedimientos
2 horas
2 hora
2 horas
2 horas
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
6. Sesin de Septiembre
2 horas
7. Sesin de Septiembre
8. Sesin de Septiembre
Examen
2 horas
7. Sesin de Septiembre
2 horas
2 horas
16
Total de horas
autorizadas
19
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
ese entorno al que hay que brindarle el producto final del proceso por lo que hay
que considerar tambin las expectativas de nuestros clientes .
Durante el desarrollo de un Sistema de Informacin se pueden identificar tres
etapas:
1. Anlisis de Sistemas.
2. Diseo de Sistemas
3. Implantacin del Sistema
En el Anlisis de Sistemas se abarca la definicin y descripcin de las metas,
objetivos y requerimientos del Sistema.
La etapa de Diseo de Sistemas incluye actividades de: Desarrollo de diseo de
alternativas, construccin de modelo que formalicen los diseos alternativos,
determinacin del cociente costo / beneficio de los diseos alternativos,
presentacin de recomendaciones.
Las actividades de que se compone la etapa denominada Implantacin del
Sistema se puede tambin denominar como la implantacin de la alternativa
seleccionada.
Estas etapas se representan en la figura No 1, las cuales constituyen el Ciclo Vital
de los Sistemas. En la misma tambin se aprecian las principales actividades de
los analistas de sistemas relacionadas con cada etapa. A travs del empleo del
concepto de Ciclo Vital, se puede mostrar la naturaleza viable y dinmica del
Sistema de Informacin. Adems, el concepto de Ciclo Vital constituye una
exposicin general de la metodologa del desarrollo de sistemas.
Figura No. 1 Ilustracin del ciclo de vida de un sistema de informacin y las principales
actividades asociadas con cada etapa del ciclo
La duracin del ciclo equivale a la razn con que el Ciclo Vital del sistema se
repite una y otra vez. Muchos expertos calculan que un ciclo de vida normal para
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un sistema es dos a diez aos, antes de que sea necesario un rediseo importante
o una reparacin total. Pero es importante destacar que dichos clculos acerca del
Ciclo Vital de Informacin est sujeto a muchas condiciones y es necesario
realizarlo por separado para cada Sistema o Subsistema de Informacin.
El Sistema de Informacin de una organizacin no siempre est al mismo nivel e
inclusive dentro de l se pueden encontrar varios niveles o categoras de
sistemas.
En el primer nivel de los Sistemas de Informacin, se ubica el sistema
operacional o transaccional, ste mismo existe en todas las organizaciones y es el
que tiene que ver con la operativa diaria, en esta etapa los miembros de las
organizaciones disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los
procedimientos o normas de cada operacin o transaccin.
En un segundo nivel, se ubican los Sistemas de Informacin Administrativa, o sea
las empresas empiezan a pensar; los mismos sistemas administrativos ayudan a
los usuarios de mayor nivel en las empresas a tomar ciertas decisiones sobre
asuntos que pueden presentarse con alguna regularidad. No son transacciones,
pero si consultas estructuradas a partir de algn lenguaje de manipulacin de
datos que les permita obtener informes ms o menos complejos.
Un tercer nivel lo constituyen los Sistemas para el Soporte de Decisiones. Su
objetivo es ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes de
alguna manera complicados y sobre todo poco estructurados.
operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos del sistema de
informacin para ayudar a la planeacin tctica y la toma de decisiones
relacionadas con el control administrativo; el nivel ms alto comprende los
recursos de informacin necesarios para apoyar la planeacin estratgica y la
definicin de polticas en los niveles ms altos de la administracin. Cada nivel del
procesamiento de informacin puede utilizar los datos suministrados por los
niveles ms bajos; sin embargo tambin pueden introducirse nuevos datos.
En un orden sistmico podemos sealar que la gestin de recursos humanos esta
compuesta por varios subsistema, los cuales se muestran en forma esquemtica a
continuacin:
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
rgano o Puesto
Sub Gerente de Ventas
Descripcin de la actividad
1.1 Contacta al cliente a travs de citas
1.2 Se entrevista con el cliente y capta las
necesidades de publicidad
1.3 Hace la propuesta de venta con la cotizacin
de precios (Anexo 1)
2.
Cliente
3.
3.1
3.2
4.
Departamento de Ventas
5.
Departamento de
Continuidad
6.
Departamento de
Grabacin
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Continuidad
9.
Edicin
10.
11.
Facturacin
12.
Cobranza
12.1 Cobra
Termina Procedimiento
Diseo de Procedimiento
Ponderacin
15 Puntos
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Total
15 puntos
Llenar Formato y
completar Instructivo
Total
5 Puntos
5 puntos
ACTA ADMINISTRATIVA
EN LA CIUDAD DE (1)______________, MUNICIPIO DE (2)________________,
DEL
ESTADO
DE
(3)_______________________,
SIENDO
LAS
(4)__________HORAS, DEL DA (5)_______________, DEL MES DE
(6)________________, DEL AO DE (7) ________________, EN EL LOCAL QUE
OCUPA (8)___________________________, Y ANTE LA PRESENCIA DEL (LA)
C. (9)____________________________________________, CON CARGO DE
(10)_______________________, QUE ACTA CON LOS DECLARANTES Y
TESTIGOS DE ASISTENCIA, PARA DAR CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO
EN EL ARTCULO 46 BIS, DE LA LEY FEDERAL DE LOS TRABAJADORES AL
SERVICIO DEL ESTADO; SE PROCEDE A LEVANTAR LA PRESENTE ACTA
ADMINISTRATIVA,
EN
CONTRA
DEL
(LA)
C.
(11)_______________________________________________________________
______, PARA LOS EFECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS A QUE HAYA
LUGAR EN TAL VIRTUD, ESTANDO PRESENTE, EL (LA) C. (12)
__________________________________________, DE (13) _____ AOS DE
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
___________(44)_______________
NOMBRE
Y
FIRMA
DEL
TRABAJADOR AFECTADO
TESTIGOS
DE CARGO
(45)
__________________________
NOMBRE Y FIRMA
__________________________
NOMBRE Y FIRMA
TESTIGOS
DE
ASISTENCIA
(46)
__________________________
NOMBRE Y FIRMA
__________________________
NOMBRE Y FIRMA
Realizar Formato e
Instructivo
Total
5 Puntos
5 puntos
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Documento
Proceso
Conector
del
diagrama
Decisin
Multiformatos
Conector
entre
pginas
Lneas
de
direcci
n
Inicio
o Fin
Cliente
Depto. De Ventas
Depto de
Continuidad
1.1
Contacta al
cliente
2.1
1.2
Se entrevista y
capta
necesidades
Recibe
Propuesta de
precio
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Pasa con Sub
Acepta
Realiza
Gcia.? de Ventas
contrato y
para
firma
de
Si
Anexo
2
3.1
solicita
firma
contrato
1.3
No
Hace propuesta
de venta con
cotizacin de
precios
2.2
Cotizacin de
Precios
(Anexo 1)
3.2
Hace
planeacin para
produccin de
Spots
3.3
3.2
Archiv
a
A
Sub Gerente de
Ventas
Cliente
Depto. De Ventas
Depto de
Continuidad
A
3.4
3.2
Entrega contrato y
planeacin al
Depto de Ventas
1
Termina
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
10 Puntos
10 puntos
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Anexo A
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de actividades de aprendizaje
Octubre
Actividad de Aprendizaje
Puntuacin
A1-EC-1 Diseo de
Procedimiento
A2-EC-2 Llenar Formato y
completar instructivo
de llenado
A3- EC-3 Ejercicio para
disear formato
A4-EC 4 Realizar
Diagrama de Flujo
A5- T1 Realizar Diagrama
de flujo de procedimiento
Venta de Tiempo Aire
15 Puntos
Subtotal
Examen
45 Puntos
55 Puntos
100 Puntos
5 Puntos
5 Puntos
10
10
5. Sesin de
Octubre
7. Sesin de
Octubre
8. Sesin de
Octubre
Exmen 8. Sesin
de Octubre
Claves de apoyo:
T: Tarea
I: Investigacin
SP: Sesin de preguntas y respuestas
CR: Cuestionario rpido
EC: Ejercicios en clases
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Anexo B
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de Sesiones
Fecha de la sesin
1. Sesin de Octubre
2. Sesin de Octubre
3. Sesin de Octubre
4. Y 5. Sesin de
Octubre
6. Sesin de Octubre
7. Sesin de Octubre
8. Sesin de Octubre
Tema
No de horas
1. Estructura de Sistemas y
Procedimientos
2. Estructura de Sistemas y
Procedimientos
3. Estructura de Sistemas y
Procedimientos
1. Diseo y manejo de formatos
2 horas
2 horas
2 hora
2 horas
2 horas
2 horas
2 horas
2 horas
14
Total de horas
autorizadas
16
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
III.2.3 DESARROLLO
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
El mtodo
El proceso de reingeniera comienza con una preparacin para el cambio, de la
cual participan por un lado la alta direccin, y por otro la fuerza de trabajo. La alta
direccin explora el proceso de reingeniera a los efectos de:
Educar a la direccin sobre el proceso de reingeniera y la necesidad de cambiar.
Crear un comit de direccin de reingeniera, y, desarrollar un plan inicial de
accin.
En tanto que se prepara a la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio.
En una segunda fase se procede a planear el cambio, creando para ello una visin
y una misin estratgicas para la organizacin. Ello comprende en primer lugar
identificar las competencias esenciales, desarrollando a posteriori una declaracin
de visin y otra de misin, determinando por ltimo los principios rectores que la
han de guiar.
Fijadas la visin, misin y principios rectores estamos en condiciones de realizar
un plan estratgico y sobre ste planes anuales de operaciones, de forma tal de
dar base y sustento a la tercer fase constituida por el rediseo de los procesos.
Redisear los procesos implica:
Primero: identificar los procesos actuales de la empresa.
Segundo: establecer el alcance del proceso y el proyecto de diagramacin.
Tercero: analizar el proceso actual analizando sus efectos y sus causas. (se
puede utilizar un diagrama de Ishikawa o de espina de pescado)
Cuarto: crear el proceso ideal. Ello implica describir el proceso ideal,
comparndolo a posteriori con el proceso actual, y evaluando las diferencias.
Quinto: probar el nuevo proceso.
Sexto: implantar el nuevo proceso.
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Diseo de diagrama
Diseo del diagrama
10 puntos
5 Puntos
Total
15 puntos
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Diseo de Mapa
conceptual
Diseo de Mapa
conceptual
Total
10 puntos
5 puntos
15 puntos
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Construir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento continuo
de los sistemas, procedimientos y mtodos.
Limitaciones
Constituyen una herramienta, pero no una solucin para todos los problemas
administrativos
Su mala o poca cuidadosa preparacin pueden generar serios inconvenientes en
el normal desenvolvimiento de las operaciones
El costo de su elaboracin y revisin pueden ser altos
Son en general poco flexibles
Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin
Muy sintticos carecen de utilidad, muy detallados, pequeos cambios los
convierten en obsoletos.
Clasificacin
1. Por su Naturaleza:
Macro administrativos
Micro - administrativos (Direc. / Dpto / Secc.)
Meso - administrativos (Divisin)
2.
Por su mbito de aplicacin:
Generales (UAA`s)
Particulares (Direccin, Dpto,....)
3. Por su Contenido:
Manual de Organizacin
Manual de Procesos y/o Procedimientos
Manual de Polticas y/o Normas
Manual de Historia de la Organizacin
Manuales de contenido mltiple
4. Por su Funcin especfica o rea de actividad:
Manual de Compras
Manual de Contabilidad
Manual de Finanzas
Manual del Sistema
Manual del Usuario
Manuales generales de 2 mas reas.
Manual de
Normas
Manual de
Organizacin
Manual de
Polticas
Manual de
Procesos
Manual de
Compras
Manual de
Finanzas
Manual de
Procedimientos
Manual de
_________________________________________________________________________
Progr. y Pto
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Manual de
Cargos
Manual de
Tareas
Manual de
Produccin
El Manual de Organizacin
Es un instrumento administrativo que contiene en forma detallada, ordenada y
sistemtica, informacin referente al directorio administrativo, antecedentes,
legislacin, atribuciones, polticas, estructuras, objetivos y funciones de las
unidades administrativas que integran la organizacin, sealando los niveles
jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y
coordinacin, as mismo contiene los organigramas que describen en forma
grfica la estructura de la organizacin.
Objetivos
Identificacin ( Portada)
ndice o Contenido
Prlogo o Introduccin
Directorio (OPCIONAL)
Antecedentes Histricos
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
_________________________________________________________________________
ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
NDICE
PGINA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
INTRODUCCIN
DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS
ANTECEDENTES HISTRICOS
BASE LEGAL
ATRIBUCIONES
MODELO ESTRATGICO
Misin,
Visin
Valores
Polticas
Objetivos
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y OBJETIVOS POR REA
ORGANIGRAMA
FUNCIONES DE LOS PUESTOS (ANLISIS DE PUESTOS)
9.1 Programador
9.2 Recepcionista
9.3 Agente de Ventas
9.4 Locutor
10. PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO, ESPECFICOS
SEGN LOS PUESTOS ANTERIORES
10.1 Programador
10.2 Recepcionista
10.3 Agente de Ventas
10.4 Locutor
11. ANEXOS
11.1 FORMATOS E INSTRUCTIVOS
11.2 GLOSARIO DE TRMINOS
Introduccin:
Presenta de manera clara y resumida, una visin general de lo que se trata el
manual; es decir de su contenido interno. Es un sumario de:
propsitos + organizacin + metodologa.
Debe contener:
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
NOMBRE
Alfredo
Galindo
Linda
Moreno
TELFONO
7898962088 alga@hotmail.com.mx
Ext. 36
7898962089 lindam@yahoo.com.mx
Ext. 23
Antecedentes Histricos:
Breve descripcin histrica de las razones o causas que dieron origen a la
creacin de la organizacin. Decreto de Creacin
Descripcin de informacin sobresaliente en el desarrollo y evolucin de la
organizacin. Sealar las modificaciones que se hayan efectuado en cuanto
a estructura, funciones, etc. Resea Histrica
Base Legal: consiste en una relacin de los ttulos de los principales documentos
jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la organizacin y de las
unidades administrativas que la integran, tales como:
Leyes
Estatutos
Reglamentos
Normas
Circulares
Otros
Atribuciones: consiste en la trascripcin textual y completa de las facultades
conferidas a la organizacin, de acuerdo a las disposiciones jurdicas que dan
base legal a sus actividades. Debe contener:
Ttulo completo
Captulo
Artculo
Texto
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
INTERNOS:________________________________
EXTERNOS:________________________________
PUESTOS AFINES:
INFERIOR:________________________________
SUPERIOR:________________________________
FECHA DEL ANLISIS:___________________________
REVIS:______________________________________
ANALIZ:_____________________________________
DESCRIPCIN GENERICA:_______________________
_________________________________________
_____________________________________________
_________________________________________
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
_____________________________________________
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DESCRIPCIN ESPECFICA:
a) Actividades diarias:
1.-___________________________________________
8.-_______________________________________
2.-___________________________________________
9.-_______________________________________
3.-___________________________________________
10.-______________________________________
4.-___________________________________________
11.-______________________________________
5.-___________________________________________
12.-______________________________________
6.-___________________________________________
13.-______________________________________
7.-___________________________________________
14.-______________________________________
b) Actividades peridicas
1.-___________________________________________
5.-_______________________________________
2.-___________________________________________
6.-_______________________________________
3.-___________________________________________
7.-_______________________________________
4.-___________________________________________
8.-_______________________________________
c) Actividades eventuales
1.-___________________________________________
4.-_______________________________________
2.-___________________________________________
5.-_______________________________________
3.-___________________________________________
6.-_______________________________________
ESPECIFICACIN:
1.- HABILIDAD
a).- Instruccin.
Primaria
_______
Secundaria
_______
Estudios comerciales _______
Preparatoria
_______
Profesional
_______
Otro
_______
d).- Responsabilidad
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
el
trabajo
Con qu frecuencia?________________________
e).- Autoridad (describir la Autoridad del puesto)
2.- ESFUERZO.
a) Fsico.
Posicin en el trabajo:
Sentado
Parado
Caminando
Inclinado
Empujando o jalando
Cargando
Pesos de hasta ________Kilos
b)
Mental
delicados
3.- RESPONSABILIDAD
a) En tramites
b)
En sigilo
c)
En equipo
d)
En trabajos de otros
Cuntos?___________
Descrbase la naturaleza de sus deberes de supervisin
b)
Ambiente laboral
c)
Riesgos
Raspones
Quemaduras ligeras
Quemaduras serias
Cortaduras
Lesiones oculares
Cadas de una escalera
Fracturas
Hernias
manual. Esta lista servir como ndice de los manuales de procedimientos que se
formulen, los cuales debern ser priorizados por los directivos de la organizacin a
la cual se elabora el manual.
Glosario de Trminos: Incluyen un listado de aquellos trminos tcnicos que
auxilien en la comprensin del manual.
Formatos de impresin:
A1-EC-1 Diagrama de
Causa-Efecto del sistema
de EnseanzaAprendizaje de la UTHH
A2-EC-2 Mapa conceptual
de lectura Las
empresas mexicanas
perfeccionan las
cadenas productivas
A3- P-1 Proyecto:
Elaboracin del Manual de
Organizacin Primera parte
Subtotal
Examen
Total de actividades del
mes
Puntuacin
15 Puntos
15 Puntos
3. Sesin de
Noviembre
4. Sesin de
Noviembre
15 Puntos
4. Sesin de
Noviembre
7. Sesin de
Noviembre
45 Puntos
55 Puntos
100 Puntos
8. Sesin
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Claves de apoyo:
T: Tarea
I: Investigacin
SP: Sesin de preguntas y respuestas
CR: Cuestionario rpido
EC: Ejercicios en clases
Anexo B
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de Sesiones
Fecha de la sesin
1. Sesin de Noviembre
2. Sesin de Noviembre
3. Sesin de Noviembre
4. Sesin de Noviembre
5. Sesin de Noviembre
6. Sesin de Noviembre
7. Sesin de Noviembre
8. Sesin de Noviembre
Tema
1. Fundamentos de Reingeniera
2. Los Procedimientos con
reingeniera
1. Investigacin sobre empresas
mexicanas que han llevado con xito,
la aplicacin de la reingeniera
1. Elaboracin del Manual de
Organizacin
2. Elaboracin del Manual de
Organizacin
3. Elaboracin del Manual de
Organizacin
4. Elaboracin del Manual de
Organizacin
Examen
No de horas
2 horas
2 horas
2 horas
2 hora
2 horas
2 horas
2 horas
2 horas
14
Total de horas
autorizadas
18
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
IV.5.1Documentos
Antologa de la materia de sistemas y procedimientos administrativos
Anexo A
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de actividades de aprendizaje
Diciembre
Actividad de Aprendizaje
Puntuacin
A1-P1
Proyecto: 45 Puntos
Elaboracin del Manual de
Organizacin Segunda parte
Subtotal
45 Puntos
Examen
55 Puntos
de
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ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Anexo B
Administracin y Evaluacin de Proyectos
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Resumen de Sesiones
Fecha de la sesin
Tema
7. Sesin de Noviembre
1. Sesin de Diciembre
2. Sesin de Diciembre
3. Sesin de Diciembre
No de horas
de 2 horas
de 2 horas
de 2 horas
2 horas
Total
de
autorizadas
horas
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