Diplomado Office XP

Access 2002

Conceptos bsicos de Access2002.

Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access2002 tienen la extensin .MDB para que la PC las reconozca
como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la
informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a
partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de
stos.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto
antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente,
nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podra ser:

Campos
Cdigo

Nombre

Apellidos

Direccin

C.P.

Registro 1

Luis

Grande Lilos

C/ Germanas, 23

46723

Registro 2

Marta

Fran Dardeno

C/ Mayor, 34

46625

Registro 3

Francisco

Juan Lpez

C/ Valle, 56

46625

Registro 4

Mara

Huesca Buevo

C/ Franciscano, 67

46521

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Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
cdigo postal sea 46625.

Formularios.
Un formulario es el objeto de Access2002 diseado para la introduccin, visualizacin y
modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de fichas de
datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.
Un informe es el objeto de Access2002 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Crear una base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco
del panel de tareas que aparece a la derecha de la
pantalla.

A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la

base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

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En el cuadro Guardar en: hacer clic

sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la carpeta donde vamos a
guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior
aparecen las distintas subcarpetas de la
carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde
guardaremos el archivo.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir

el nombre que queremos poner a la base
de datos.
Hacer clic sobre el botn Crear.

Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde la barra de mens:
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Abrir...

Crear tablas de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con
el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono
distintas formas que tenemos para crear una tabla:

se abre una ventana con las

Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor
que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de
la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

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Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de
datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste
en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendr y otras
consideraciones como claves etc...
Aparecer la ventana Diseo de tabla:

En la barra de ttulo tenemos el

nombre de la tabla (como todava no
hemos asignado un nombre a la tabla,
Access le ha asignado un nombre por
defecto Tabla1; a continuacin tenemos
la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se
utiliza una lnea para cada columna, as
en la primera lnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la
tabla y as sucesivamente. En la parte
inferior tenemos a la izquierda dos
fichas (General y Bsqueda) para
definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un
recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo
en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del
campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener
hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada

una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del

primer campo, al pulsar la tecla INTRO
pasamos al tipo de datos, por defecto nos
pone Texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y
elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algn

tipo de dato en la segunda columna, la
parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder

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indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad
temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra
de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar

de la barra de herramientas.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

de la ventana de la tabla de datos.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta
para que su nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn

de la ventana Base de datos.

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

Si estamos en la ventana Diseo de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos
barra Diseo de tabla.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

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de la

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Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para
introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se
almacenar, no haciendo necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar

de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono

de la barra Hoja de datos.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos

sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo
haciendo clic sobre el icono

de la barra Hoja de datos.

Propiedades de los Campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte
inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

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Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de
valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3 junto con el asistente
de bsqueda.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que
las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber
introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de
datos.

Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores
positivos.
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una
base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb)
Los campos Autonumrico son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

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Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario
asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo
una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha
corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes
21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son
fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y
el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la
vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve
el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control

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predeterminado en la ficha Bsqueda de las
propiedades del campo, en la propiedad
Mostrar control elegir el Cuadro de texto
como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se
tendran que crear formatos personalizados.

Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de
dato Numrico o Moneda.

Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un
campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero
nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer
esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha
de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado

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El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no
introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar
cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son
de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado
del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente
aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el
Autonumrico.

Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se
puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la
secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el
Autonumrico.

Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la
propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos,
sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el
Autonumrico.

Requerido
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Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el
Autonumrico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Las Consultas
En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de
tablas creadas con Access2002.

Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla
que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin
genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

Crear una consulta.

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Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana
Base de datos.
Esta es la pantalla que nos aparece:

Luego tenemos tres alternativas:

Hacer doble clic sobre la opcin Crear
una consulta utilizando el asistente.
En este caso se abre la ventana del
asistente en la que nos pide elegir la tabla de
la que va a sacar los datos, los campos que
queremos visualizar y el ttulo de la consulta,
a continuacin genera automticamente la
consulta correspondiente.
Hacer doble clic sobre la opcin Crear
una consulta en vista diseo.
En este caso se abre la ventana Diseo
de consulta que detallaremos ms adelante y en la que podremos definir con ms detalle
nuestra consulta.
Hacer clic sobre el botn

de la ventana Base de datos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opcin Crear una consulta
utilizando el asistente comentada ms arriba.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms
adelante.
La opcin Vista Diseo tiene el mismo efecto que la opcin Crear una consulta en vista
diseo. Esta es la opcin que explicaremos a continuacin.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta
sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y

hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de
la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

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Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula
QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos
profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos
los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no
queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una
condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo
tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O
(OR).

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O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
haciendo clic sobre el botn

de la barra de herramientas,

o bien,
seleccionando la opcin Guardar del men Archivo.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un
nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn

Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde la ventana
Base de datos.
Desde la ventana Base de datos:
Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.
A continuacin hacer clic sobre el botn

de la ventana de la base de datos.

Desde la vista diseo de la consulta:

Haciendo clic sobre el botn

de la barra de herramientas.

Cuando la consulta es de seleccin para visualizar el resultado tambin podemos hacer clic sobre
el botn

(Vista Hoja de Datos)

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte
de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones).

Ordenar las filas

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Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre
la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico,
por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo
fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las
columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna
de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y
as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es
decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad
tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para
cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna,
descendente por la segunda columna.

Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es
una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar
los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la
cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en
esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner
directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por
defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra
un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar
dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo
queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos
que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender
Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el
registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio <
1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.

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En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro
aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el
operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est
comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en
filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha

nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos
que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea
cual sea su fecha de nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por
encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de
registros.

Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros
y cambiar su diseo .

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Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el
objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botn
las distintas formas que tenemos para crear un formulario:

se abre una ventana con

Vista Diseo abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y
despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Autoformulario consiste en crear automaticamente un nuevo formulario que contiene todos
los datos de la tabla o consulta origen.
Segn el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentar
los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda
aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo
Autoformulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras que
Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una
fila.
Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o
consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario.
Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario
y pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto.
Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del grfico.
Asistente para tablas dinmicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creacin de la tabla dinmica.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto
anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto
Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el
asistente.

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Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas
lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
campo y clic sobre el botn

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista de

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
A continuacin pulsamos el boton Siguiente>
y aparece la ventana que puedes ver en la
siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos la distribucin de

los datos dentro del formulario. Seleccionando
un formato aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin.

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Access 2002
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece
la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos el estilo que

queremos dar al formulario, podemos elegir
entre los estilos que tiene definidos Access.
Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de
la izquierda el aspecto que tendr el formulario
con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos
interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la ltima pantalla del asistente para
formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta

el ttulo del formulario, este ttulo tambin
ser el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar
podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o
introducir informacin en este caso
veremos el resultado del formulario
preparado para la edicin de registros, por
ejemplo:

o bien

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Access 2002
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista
Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
posicionndonos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, y
hacer clic en el botn
ventana Base de datos.

o simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario en la

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuvieramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla
utilizando la barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.

La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que
veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos
posicionarnos en la ventana Base de datos con el
Formulario seleccionado y a continuacin hacemos
clic en el botn

Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella
ponemos lo que queremos que aparezca al principio
del formulario.

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Access 2002
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros
o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una
pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
formulario.
Podemos eliminar el encabezado o el pie con el men Ver la opcin encabezado o pie de
formulario.
La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si
quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles
dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y
Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La barra Diseo de formulario

Si has entrado en Diseo de formulario y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer
desde el men Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de
formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a
esta barra.
El primero
permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos
podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora,
la
Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario
tal
como lo tenemos definido en la vista diseo y la Vista Hoja de Datos que ya conocemos, las
otras dos vistas no entran en el curso.

El botn Guardar
salir del formulario.
El botn Buscar

nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseo sin
permite buscar archivos.

Despus tenemos los botones Imprimir

y Vista preliminar
impresin antes de mandar el formulario a impresora).

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(para ver cmo quedar la

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Access 2002
Luego tenemos los botones Cortar
, Copiar
, Pegar
, y Copiar formato
para
aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro formulario. Para que Cortar, Copiar y
Copiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los
que queremos aplicar la accin. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el
botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre
el botn Pegar.
Los botones Deshacer
y Rehacer
para deshacer las ltimas acciones realizadas por si
nos hemos equivocado o rehacerlas despus de deshacer.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

El siguiente botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea
de diseo como veremos ms adelante.
El botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos
los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos
ms adelante.
Con el botn Autoformato
podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro formulario
asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen
tambin en el asistente para formularios.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de
cdigo haciendo clic sobre el botn
Con el botn

hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control

seleccionado. Si quieres saber ms sobre las propiedades del formulario haz clic aqu
El botn

arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo.

Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn

Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc... sin salir de nuestro
formulario podemos utilizar el botn
queremos crear en la base de datos.

, al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto

Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn

El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el
formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos
controles. Un control no es ms que un objeto que muestra

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Access 2002
datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro
de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una
lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles.
En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden
aadir al formulario.
Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn

de la barra de herramientas.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control
haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese
momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer
clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el
botn

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del
control o en su propiedad Ttulo.
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un
campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del
cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto
tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o
para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente
no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo
de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando
queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la
frmula por el signo de igualdad =.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo
de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor
que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser
pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de
opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de
verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un
grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botn de alternar
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones
ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene
el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones
ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn
tendr este aspecto , sino, este otro .

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Access 2002
Casilla de verificacin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la
casilla tendr este aspecto
, sino, este otro
.
Cuadro combinado
. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una
lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar
que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente
espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar un cuadro combinado,
ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al
control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando
aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el
control.
Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores
aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista
puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando
aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el
control.
Botn de comando
. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic,
por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el
botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se
presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones
para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas.
Control imagen
de registro.

para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar

Marco de objeto independiente

para insertar controles como un archivo de sonido, un
documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
registro a otro.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un

Salto de pgina
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la
vista preliminar y a la hora de imprimir.
Control ficha
, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos
campos que no caben en una sla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas.
Tambin podemos agregar un subformulario
. Un subformulario es un formulario que se
inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del
formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a
menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los
subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una
relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la
tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

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Access 2002
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el
subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del
formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso
activo).
Lnea

para aadir una lnea en el formulario.

Rectngulo

para aadir un rectngulo al formulario.

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn

Los informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede
agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su
diseo una vez creado.
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el
objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botn
distintas formas que tenemos para crear un informe:

se abre una ventana con las

Vista Diseo abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y
despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Autoinforme consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta origen.
Segn el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentar los datos de manera
diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un
esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoinforme: en
columnas presenta cada registro en una pgina mientras que Autoinforme: en tablas presenta
varios registros en una misma pgina y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o
consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este
ser el nico dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y
pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto.

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Access 2002
Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del grfico.
Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin etiquetas.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o
bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto Informes
seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo

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Access 2002
mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa
consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y
clic sobre el botn

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista de

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la

siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una
cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
el campo).

(o directamente hacer doble clic sobre

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn

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Access 2002

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

, la
flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese
botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice
la primera letra, las dos primeras, etc...
Despus de pulsar el botn Aceptar
volvemos a la ventana anterior.

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en
el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una
ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Esta pantalla nos permite adems aadir totales de forma casi automtica, si queremos aadir
lneas de totales tenemos que hacer clic sobre el botn
de dilogo Opciones de resumen:

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aparecer el cuadro

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En el cuadro de dilogo aparece la lista de los campos numricos que tenemos en el informe,
y las funciones de agregado que se pueden seleccionar para calcular algn total. Para que en
el informe aparezca la suma de algn campo slo tenemos que seleccionar la casilla que se
encuentra en la fila del campo y en la columna Suma. Podemos as elegir varios totales.
En el cuadro Mostrar si activamos la opcin Detalle y resumen, aparecern en el informe
tanto las lneas de detalle (los registros del origen) como las lneas de totales. Si activamos la
opcin Resumen slo, no aparecern las lneas de detalle.
Si activamos la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas aade un total el
porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. Por
ejemplo si sumamos las horas por grupo el porcentaje sera el porcentaje que representan las
horas del grupo sobre el total de horas de todos los grupos.
Una vez rellenadas las opciones correspondientes hacemos clic en el botn Aceptar para
volver a la ventana del asistente.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente
ventana:

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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una
distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa
distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana siguiente:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:

La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite
definir el informe, en ella le indicamos a
Access cmo debe presentar los datos
del origen del informe, para ello nos
servimos de los controles que veremos
ms adelante de la misma forma que
definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo
debemos posicionarnos en la ventana

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Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn
.
Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio de cada pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o
uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una
pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con el men Ver las opciones encabezado o pie de
pgina y encabezado o pie de pgina del informe.
La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si
quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro
del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y
Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La barra Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde
el men Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de informe.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta
barra.

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El primero
permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista
Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los datos del
origen del informe tal como se imprimirn y la Vista previa del diseo que permite examinar
rpidamente el diseo, ya que incluye nicamente una muestra de los datos del informe. Si el
informe est basado en una consulta que pide parmetros, no es necesario escribir ningn valor,
tan slo hacer clic en Aceptar.
El botn Guardar
salir del informe.
El botn Buscar

nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseo sin
permite buscar archivos.

Despus tenemos los botones Imprimir

preliminar

para enviar el informe a la impresora y Vista

para ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

Luego tenemos los botones Cortar

, Copiar
, Pegar
, y Copiar formato
para
aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar, Copiar y
Copiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los
que queremos aplicar la accin. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el
botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre
el botn Pegar.
Los botones Deshacer
y Rehacer
para deshacer las ltimas acciones realizadas por si
nos hemos equivocado o rehacerlas despus de deshacer.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

El siguiente botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea
de diseo como veremos ms adelante.
El botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos
los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos
ms adelante.
El botn

permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Con el botn Autoformato

podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro informe
asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen
tambin en el generador de informes.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de
cdigo haciendo clic sobre el botn

Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

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Access 2002
El botn

arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo.

Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn

Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro
informe podemos utilizar el botn
crear en la base de datos.

, al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto queremos

Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn

Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una
cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin
para los registros que aparecern en el
informe.
Para definir la ordenacin de los
registros, crear un nuevo nivel de
agrupamiento o modificar los niveles
que ya tenemos definidos en un
informe que ya tenemos definido, lo
abrimos en vista Diseo y hacemos
clic sobre el botn
de la barra de
herramientas. Se abrir el cuadro de
dilogo Ordenar y agrupar que te
mostramos a continuacin:
En la columna Campo/Expresin se escriben las columnas por las que queremos ordenar
o agrupar, las columnas que sirven para definir grupos aparecen con el smbolo
a su
izquierda. Normalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una
expresin por ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes de un campo fecha que se
encuentra en el origen del informe, pondremos la expresin =mes(fecha). La expresin debe ir
siempre precedida del signo =.
El orden en que ponemos los diferentes campos es importante. En el ejemplo anterior, primero
hemos escrito Nombre Curso, despus nhoras y al final Cdigo Curso, esto har que primero
se agrupen los registros por Nombre Curso, dentro de un mismo nombre de curso se ordenarn
los cursos por nhoras, y dentro del mismo nmero de horas se ordenarn por cdigo de curso.
Podemos crear hasta diez niveles de agrupamiento, estos niveles estarn anidados (uno
dentro de otro) en el mismo orden que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar:

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Access 2002

En la columna Orden definiremos el tipo de ordenacin que queremos para cada campo,
puede ser Ascendente (en orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de menor a mayor si el
campo es numrico y ms antiguo a ms reciente si el campo es de tipo fecha) o Descendente,
en orden inverso.
En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupacin u ordenacin.
La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado del grupo,
contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando empiece el grupo. Si cambias la
propiedad a S vers que aparece una nueva seccin en la ventana Diseo de informe para el
encabezado del grupo.
La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo, contendr todos
los datos que queremos imprimir slo cuando termine el grupo, es el que normalmente se utiliza
para imprimir los totales del grupo. Si cambias la propiedad a S vers que aparece una nueva
seccin en la ventana diseo de informe para el pie del grupo.

En la propiedad Agrupar en podemos elegir entre

. Si elegimos Cada valor,
ordenar los registros del informe por el campo y cada vez que el campo cambie de valor,
terminar el grupo y empezar un nuevo grupo de valores. Si elegimos Primeros caracteres, en
la propiedad Intervalo del grupo pondremos un nmero n de caracteres, y agrupar por los n
primeros caracteres del campo.
La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un nmero de caracteres si tenemos la
propiedad Agrupar en con el valor Primeros caracteres. Tambin sirve para formar grupos de
un nmero fijo de registros, por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco,
queremos formar grupos de cinco registros, pondremos Cada valor en la propiedad Agrupar en
y pondremos 5 en Intervalo de grupo.

Por ltimo en la propiedad Mantener juntos podemos elegir entre

Si elegimos Grupo completo intentar escribir el encabezado de grupo, la seccin de detalle y

el pie de grupo en la misma pgina, es decir, si despus de imprimir los registros del primer grupo
le queda media pgina vaca pero el siguiente grupo no cabe entero en ese espacio, pues saltar
de pgina y empezar el nuevo grupo en una pgina nueva.
Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una pgina slo si puede
imprimir tambin el primer registro de detalle.

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Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma pgina el encabezado de grupo, la
seccin de detalle y el pie de pgina del grupo.

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