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Etapas de un proyecto
Etapas de
un proyecto
Conoce las 5 etapas por
las que todo proyecto
debe pasar.
INICIO
PLANIFICACIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
CIERRE
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Etapas de un proyecto
NDICE
Etapas de un proyecto
Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente. . . . . . . 3
1. Inicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Planificacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Ejecucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4. Seguimiento y control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
5. Cierre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
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ETAPAS DE UN PROYECTO
Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente
El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y cierre. En esta gua queremos explicar en qu consiste cada una, cul
es su objetivo, de qu actividades se componen y cules son los documentos esenciales que se
prepararn en cada momento.
En cualquier caso, se debe tener en cuenta que todo proyecto se ve influenciado tambin por la
cultura de empresa, su estructura, factores ambientales y del entorno, los activos de los procesos
organizacionales y la calidad de la comunicacin. Las habilidades, formacin y experiencia del
Director de Proyecto intervendrn de manera decisiva a la hora de coordinar y cohesionar los esfuerzos de todas las partes que intervienen, aunndolos hacia la consecucin de la meta comn.
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1. Inicio
En qu consiste la fase de inicio
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y
proceder a la seleccin del equipo. Slo con un mbito claramente definido y un equipo especializado, se
puede garantizar el xito. Es adems, el momento de
compartirla visin con los stakeholders y buscar su
compromiso y apoyo.
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Estudiar los riesgos y los problemas que cada solucin conlleva y escoger la que se implementar.
c) D
efinicin de proyecto: describe la visin
del proyecto, los objetivos, el alcance y los
resultados, as como los grupos de inters,
roles y responsabilidades. Es una hoja de
ruta clave para la direccin que sirve para:
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e) R
evisin de la fase: durante esta revisin del proyecto, se toma una decisin en funcin de si el equipo
ha alcanzado o no los objetivos y si se considera aprobado para pasar a la siguiente fase.
Alcance de proyecto
Project charter
Estudio de viabilidad
2. Planificacin
En qu consiste la fase de planificacin
sta es a menudo la fase ms difcil para un
director de proyecto, ya que tiene que hacer
un importante esfuerzo de abstraccin para
calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrn de preverse para lograr la consecucin a tiempo y dentro de los
parmetros previstos. Asimismo, tambin
es necesario planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisicin. Se trata,
en definitiva, de crear un conjunto completo
de planes de proyecto que establezcan una
clara hoja de ruta.
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c) P
lan de gestin de recursos: resume el
nivel de recursos necesarios para completar un proyecto. Un plan de recursos
debidamente documentado especificar
con exactitud las necesidades de mano de
obra, equipos y materiales necesarios para
completar el proyecto. Esta plantilla de
planificacin de recursos tambin ayuda
a obtener la aprobacin del patrocinador
y describe:
d) P
lan de gestin financiera : permite establecer un presupuesto, contra el cual se mide el gasto. Identifica la inversin mnima necesaria para cumplir con los objetivos
especficos, definiendo todos los diferentes tipos de gastos en que el proyecto incurrir (mano de obra, equipos,
materiales y costos de administracin), junto con una
estimacin del valor de cada gasto. Debe ser claro en el
establecimiento del gasto total y conviene que se asocie
a un calendario, dividiendo cada partida por etapas. Para
un director de proyecto, conseguir financiacin es una
de las tareas ms importantes y, por eso, si se quiere asegurar un resultado positivo, hay que seguir las mejores
prcticas en planificacin financiera que recomiendan
no pasar por alto:
e) P
lan de gestin de calidad: ayudar a establecer los objetivos de calidad que garanticen que los entregables producidos,
cumplen con las necesidades del cliente,
adems de con la legalidad vigente. Por
eso, este plan ha de comprender la siguiente informacin:
f) P
royecto de Anlisis de Riesgos: busca
identificar todos los posibles riesgos que
pueden presentarse para prever su mitigacin, planificar su prevencin y trabajar
en los medios de eliminacin que se emplearn, caso de producirse el riesgo esperado. Debe incorporar:
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g) P
lan de aceptacin: es un acuerdo con el
cliente estructurado en torno a un calendario de tareas. Incluye una lista de las
prestaciones, actividades de prueba de
aceptacin, criterios y normas que deben
cumplirse, as como el plazo para su finalizacin. En esta actividad ha de contemplarse la:
h) Plan de compras y gestin de proveedores: delimita las necesidades de aprovisionamiento, describe el proceso contractual de nombramiento de proveedores y
define el proceso para la adquisicin de
cada producto, programando tambin los
plazos para la entrega. Incluye
Requisitos de contratacin.
Elementos necesarios para completar las adquisiciones y su justificacin financiera.
Solicitud de presupuestos.
Seleccin y contratacin de proveedores.
i) R
evisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no continuar con la siguiente
fase del proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente fase del proyecto puede ser iniciada.
Plan de comunicacin.
Plan de aceptacin.
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3. Ejecucin
En qu consiste la fase de ejecucin
En base a la planificacin, habr que completar las actividades programadas, con sus
tareas, y proceder a la entrega
de los productos intermedios.
Es importante velar por una
buena comunicacin en esta
fase para garantizar un mayor
control sobre el progreso y los
plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolucin
del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que
suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta
de gestin de proyectos. En
esta etapa se deben gestionar:
el riesgo, el cambio, los eventos,
los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
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e) Hacer un seguimiento del uso de los recursos: especialmente en lo que comporta a los destinados
a participar en actividades de la cadena crtica o, si
no se est empleando este mtodo de gestin de
proyectos, en todas aqullas con un impacto relevante para el progreso del proyecto.
f) Controlar la relacin entre tiempo consumido y
proporcin de proyecto completada: se trata de
optimizar esta relacin y poner soluciones a tiempo cuando se observen descompensaciones.
g) D
etectar desviaciones: partiendo del seguimiento, esta deteccin ser posible en condiciones suficientes para implementar una solucin que d
respuesta a los problemas que las originaron. Lo
ms importante es el tiempo de reaccin, que sea
suficiente para garantizar el margen de respuesta.
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4. Seguimiento y control
En qu consiste la fase de seguimiento y control
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el
seguimiento, revisin y monitorizacin del progreso de proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con
la mxima premura posible, para poder identificar las reas
en las que puede ser requerido un cambio en la planificacin.
La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecucin, de la que no puede concebirse
de forma separada, aunque por su importancia y valor crtico
para el proyecto, en esta gua se trata de manera independiente.
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5. Cierre
En qu consiste la fase de cierre
Esta fase comprende todos
procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una
vez terminado este estadio,
se establece formalmente
que el proyecto ha concluido.
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