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Administracin (electrnica):
implantacin y procedimientos
de Gestin Documental
Roser Latorre Tafanell

Jefa de Archivo y Documentacin del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat
Consultora de Gestin Documental
Diputacin de Guadalajara Plan de Formacin
Guadalajara, 21-22 de noviembre de 2011
Diputacin Provincial de Guadalajara Plan de Formacin Curso: Administracin electrnica y procedimientos

Guadalajara, 21 y 22 de noviembre de 2011
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ndice:
1. Introduccin: Administracin (electrnica) / Gestin documental
2. Conceptos bsicos
3. EL Sistema de Gestin Documental
1. El Cuadro de clasificacin
2. El Cuadro de descripcin metadatos- y fichas descriptivas
3. El Cuadro de depsitos y repositorios y la instalacin
4. Los procesos del Archivo
1. Captura
2. Descripcin
3. Eventos de Gestin Documental

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Objetivos del curso:
Hacer frente,
sin miedo y con xito,
a la administracin
y a los documentos
(electrnicos).
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Introduccin: 3 elementos bsicos

Tarea: hacer frente, asumir con seguridad, entusiasmo,
optimismo, calidad, de forma corporativa.
Objeto: gestin administrativa y gestin documental con las
herramientas TIC.
Conocimiento: formacin, predisposicin a desaprender y
aprender, nuevas herramientas, cambio cultural.

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La archivstica o gestin documental:

La ciencia que estudia los archivos, su conservacin y explotacin.
Etapas archivsticas:
Prearchivstica: Antigedad Clsica, Edad Media y Moderna.
Siglos XIX y XX:
Dentro del mbito de las Ciencias de la Documentacin
Diferencia entre archivos histricos y archivos administrativos
Creacin de Escuelas Ecole de Chartes, 1821-.
Creacin de los Archivos Nacionales, AHN 1866.
Desarrollo de los principios de procedencia y respeto al origen
Siglos final XX y XXI:
Apertura de los archivos a la ciudadana
Democracia y transparencia administrativa
Records management
Integracin del archivo en la gestin

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Qu es un archivo?
1. El conjunto de los documentos de la organizacin
En cualquier soporte: tradicional o electrnico
Desde que se producen o reciben hasta que se
eliminan o se transfieren al Archivo Histrico
para ser conservados de forma permanente.
2. El Servicio de Archivo
3. El depsito documental o repositorio electrnico

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Soluciones a la explosin documental:

De pocas series documentales a un millar:
Tradicin francfona: missioners
Tradicin anglosajona
Records management
Archives
Tradicin espaola: gestin documental y
gestin de archivos

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Qu podemos exigir a un Servicio

de Archivo?
Criterios para la organizacin de los documentos en soporte
papel o electrnico- desde la entrada de los documentos en la
organizacin hasta su destruccin o traslado al archivo histrico.
Soporte en las oficinas administrativas para la organizacin de los
documentos, en papel o electrnico.
Disposicin, bsqueda, consulta y prstamo de documentos.
Custodia de documentos: papel y electrnico.
Gestin de los espacios: depsitos documentales, servidores
electrnicos y repositorios.
Eliminacin de documentos en papel y electrnicos Reglamentos para la gestin, conservacin y eliminacin.

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Cmo y cundo lo hacemos?

Cmo lo hacemos?
Aplicando las herramientas clsicas de la archivstica a
los documentos administrativos, a lo que venimos
llamando el Sistema de Gestin Documental SGD-:
El conjunto de herramientas y procedimientos cuyo
objetivo es organizar, describir y conservar los
documentos para asegurar una gestin eficaz,
eficiente, transparente, sostenible y segura.
Cundo lo tenemos que hacer?
Desde la produccin o recepcin del documento
Hasta su eliminacin o conservacin permanente

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Los criterios de archivo, desde el principio

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Las caractersticas del Sistema

Gestin Documental SGD-:
de
Corporativo
General para los documentos: en soporte papel o
electrnico
nico
Personalizado
Dinmico
Sistemtico
Amigable y creador de fidelidades
Integrado con los dems subsistemas de gestin
Dentro de los proyectos de mejora de la organizacin

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Las entidades bsicas del SGD:
(Documentos bibliogrficos)
Registros/libros/bases de datos/inventarios/aplicaciones de gestin/Workflow flujos de trabajoSon documentos cuyo objetivo es ser un instrumento de control de la gestin administrativa, de la
gestin documental o como instrumentos de informacin.
Registros administrativos: instrumento de control de los actos adminsitrativos, pero tambin

instrumentos de control de la gestin y de la informacin.
Documentos y/o Expedientes:

Expedientes reglados: Conjunto ordenado de documentos que sirven de antecedente y
fundamento de la resolucin administrativa.
Expedientes no reglados informativo o dossier-: conjunto ordenado de documentos que no
estan sujetos a un acto o procedimiento administrativo.
Los documentos del expediente tienen que ordenarse por fecha, paginar, con el indice
correspondiente, sin documentos de trabajo, depurados, sin clips, sin grapas, sin fundas de
plstico, etc.
Pueden ser unidocumentales o multidocumentales.
Serie documental: conjunto de expedientes o documentos organizados segn un sistema de

clasificacin conservados como unidad por ser el resultado de un mismo proceso, de un mismo acto
administrativo, de una misma tipologa o de una misma actividad.

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El expediente electrnico
Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios

Pblicos art. 32. Expediente electrnico:
1.
El expediente electrnico es el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un

procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.
2.
El foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo mediante un ndice electrnico,

firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda. Este ndice
garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que
sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes
electrnicos.
3.
La remisin de expedientes podr ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a
disposicin del expediente electrnico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del
mismo.
RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica.

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Las herramientas del

gestin documental:
Sistema
de
El Cuadro de clasificacin documental

Es una estructura lgica y jerrquica, en forma de rbol, que permite
la identificacin de todos los documentos de la organizacin.
El Cuadro de descripcin y metadatos

Es el Cuadro que recoge toda la informacin que nos permite describir
los documentos, su contexto de creacin y su gestin.
El Cuadro de depsitos y repositorios electrnicos

Define los usos y criterios para la gestin de los distintos lugares
donde se ubica, instala y conserva la documentacin: bandejas,
armarios, estantes, depsitos, servidores o repositorios electrnicos.

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El Cuadro de clasificacin CdC
Tipos de cuadros:
Alfabtico
Por materias
Orgnico
Funcional
El CdC de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin local:

Gobierno
Administracin
Servicios
Hacienda
El CdC funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat:

Los primeros niveles se toman a partir de los elementos del municipio segn la Ley
7/85 de Bases de Rgimen Local, artculo 11.2: organizacin, territorio y poblacin:
Gestin interna y organizacin
Gestin del territorio
Gestin de los servicios a la ciudadana

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Los primeros niveles del CdC funcional:
Gestin interna y organizacin comunes a cualquier organizacin
Gestin del territorio especficos de una administracin local
Organizacin del gobierno municipal

Organizacin administrativa
Relaciones, representacin y protocolo
Gestin de los recursos humanos
Marco normativo y asuntos jurdicos
Gestin del patrimonio municipal
Gestin de los recursos econmicos
Ordenacin del territorio y urbanismo

Ordenacin de la actividad econmica y el transporte
Proteccin del medio ambiente y control sanitario
Informacin del territorio
Gestin de los servicios a la ciudadana especficos de una administracin local
Informacin y registros de poblacin

Gestin de los servicios culturales
Gestin de los servicios para la educacin
Gestin de los servicios para el ocio y el deporte
Gestin de los servicios para el bienestar y la salud
Seguridad ciudadana y proteccin civil

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El CdC funcional codificado
N001 Gestin interna y organizacin
Organizacin del gobierno municipal

Organizacin administrativa
Relaciones, representacin y protocolo
Gestin de los recursos humanos
Marco normativo y asuntos jurdicos
Gestin del patrimonio municipal
Gestin de los recursos econmicos
X001 Gestin del territorio
N100
N200
N300
N400
N500
N600
N700
X100
X200
X300
X400

Proteccin del medio ambiente y control sanitario
X500 Gestin de los servicios al ciudadano
X501
X600
X700
X750
X800
X900
Informacin y registros de poblacin

Gestin de los servicios culturales
Gestin de los servicios para la educacin
Gestin de los servicios para el ocio y el deporte
Gestin de los servicios para el bienestar y la salud
Seguridad ciudadana y proteccin civil

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El CdC: desarrollo estructura jerrquica

Gestin del territorio
Planeamiento y gestin urbanstica
Obras de infraestructura
Obras particulares
Licencias de obras mayores
Licencias de obras menores
Comunicado de obras
Proteccin del entorno, medio ambiente y control sanitario

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El CdC: desarrollo estructura jerrquica y cdigos

X001 Gestin del territorio
X010 Ordenacin del territorio y urbanismo
X101
Planeamiento y gestin urbanstica
X120
Obras de infraestructura
X122
Obras particulares
X123
Licencias de obras mayores
X124
Licencias de obras menores
X125
Declaracin responsable de obras
X200 Ordenacin de la actividad econmica y transporte
X300 Proteccin del entorno, medio ambiente y control sanitario
X400 Informacin del territorio

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El CdC en el Registro General de Entrada

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En el RGE capturamos los documentos:

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El Cuadro de descripcin CdD- y los metadatos
El CdD es la herramienta corporativa municipal complementaria y

directamente relacionada con el Cuadro de Clasificacin CdC-.
Es una de las tareas ms importantes de la Archivstica y la Gestin

Documental.
El objetivo del Cuadro de descripcin y metadatos es el anlisis y estudio

de todos los elementos o entidades que configuran el Sistema de Gestin
Documental.
El resultado de la descripcin ser:

Guas, inventarios, catlogos, ndices.
Pero tambin: bases de datos, gestores de expedientes, hojas de
clculo excel-, acces, etc.-, registros.
Fichas descriptivas.
Esquemas de metadatos.

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Qu son los metadatos?

1. La versin internacional y sistemtica de la descripcin clsica.
2. Datos sobre datos.
3. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestin a lo largo del tiempo: descripcin integral.
4. Su uso nos permitir aplicar una metodologa para identificar, autenticar,
describir, localizar y gestionar los recursos de modo claro y sistemtico
para satisfacer los requisitos de las organizaciones.
5. Las entidades que forman parte del SGD son:
a) Entidades documentos: fondo, serie documental, expediente,
documentos
b) Entidades agentes: organizacin, reas, departamentos, negociados,
puestos de trabajo.
c) Actividades: administrativas y de gestin documental eventos-.
d) Normas: leyes, reglamentos, etc.

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Una buena descripcin y gestin de metadatos:
Crea un sistema unificado de informacin para toda la organizacin.

Normalizacin y automatizacin de los metadatos.
Nos permite disponer de la informacin para la gestin documental de los
expedientes.
Permite la integracin de las descripciones de diferentes autores.
Permite la integracin de los documentos con independencia de los
depsitos o repositorios.
Permite el control de los documentos desde el inicio de los expedientes:
Oficinas de Atencin al Ciudadano
Permite la gestin y la explotacin de la informacin corporativa al ser los
documentos los soportes de la misma.
Facilita la recuperacin rpida y pertinente de los documentos
Permite normalizar los lenguajes de gestin
Permite el intercambio de la informacin y de los documentos:
interoperabilidad

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Las normas para la descripcin y metadatos:

De la necesidad de normalizar la descripcin a la saturacin de
documentos normativos para la descripcin.
CIA: ISAD(G) ISFD NODAC NEDA NOGADA ISO:
GD: 15489
Metadatos: 23801-1a parte y 2a parte.
Certificacin GD: 30.003
Comisin Europea Especificacin MoReq: Modelo de
requerimientos para la gestin de documentos electrnicos
Normativa:
Normas tcnicas de interoperabilidad, BOE nm. 182 de
30/07/2011: Documento electrnico, expediente electrnico,
de digitalizacin de documentos, firma electrnica.

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Propuesta de un esquema de metadatos: el expediente
Metadatos de identificacin o referencia:

Cdigo de identificacin nico e unvoco
Nivel de descripcin
Identificador del productor agenteMetadatos de descripcin:
Ttulo del expediente: objeto, interesado, emplazamiento.
Contenido del expediente
Metadatos tramitacin
Fecha inicio / fecha de fin del expediente
Estado
Tipo resolucin
Firma electrnica: autor y fecha
Metadatos actividades de gestin documental: transferencia/eliminacin
Disponibilidad: Archivo o repositorio -Oficina/Central/Histrico/Web Valoracin/expurgo
Metadatos de acceso y uso
Ley Orgnica de Proteccin de Datos LOPED Prstamos y consultas

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El cdigo de identificacin
El cdigo de identificacin, el primer elemento del esquema de metadatos.

El cdigo de identificacin en los expedientes es el nmero de expediente.
El nmero de expediente:
Es la representacin nica y unvoca del expediente.
No depende del soporte del documento: tradicional o electrnico.
No es la identificacin del lugar que ocupa, pues este puede cambiar.
No depende del estado de tramitacin.
No depende de la funcin del expediente.
Es invariable con el paso del tiempo.
No depende del depsito o del repositorio electrnico donde est
archivado.
El nmero de expediente no es la signatura topogrfica

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Inventario de documentos

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El ciclo de vida de los documentos
Etapa activa (1/1-5 aos)

en trmite, finalizada o de uso muy frecuente.
valor administrativo, jurdico, informativo.
tratamiento: captura, registro, identificacin, clasificacin, descripcin,
gestin, tramitacin, asignacin de metadatos.
eliminacin o transferencia.
Semiactiva (1-5/6-30 aos)
documentos y expedientes tramitados.
valor administrativo, jurdico, informativo.
tratamiento: control, conservacin, consultas.
eliminacin o transferencia.
Inactiva (+30 aos)
valor histrico, bsicamente.
tratamiento: control, conservacin, consulta, investigacin, cultura.
custodia permanente.

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El Cuadro de instalacin
Identifica y define los distintos depsitos o repositorios de documentos -electrnicos

o papel-, los usos y los accesos.
Son
Los distintos depsitos se establecen en funcin de los requerimientos de la propia

documentacin y del usuario. El acceso a los documentos depender de:
El propio depsito
El soporte
El estado de tramitacin de los expedientes
El rgimen de consulta
El rgimen de acceso: bajo, medio, alto
Su seguridad
El volumen documental
El valor de los documentos
El tipo de documento: personales, de archivo, de trabajo
depsitos o repositorios:
Las bandejas de las mesas
Los estantes de las oficinas
Los depsitos documentales
Los disquetes, memorias usb y otros perifricos
Los servidores electrnicos

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Los depsitos y repositorios de archivo, en

papel o electrnicos:
En base a estos conceptos, los archivos y sus criterios
de gestin pueden ser:
(Archivos personales: criterios personales)

Archivos de oficina: criterios de archivo
Archivo Intermedio: criterios de archivo
Archivo Central administrativo: criterios de archivo
Archivo Histrico: criterios de archivo
Repositorios electrnicos: criterios de archivo

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Archivo de oficina, en papel

34 de 46
Archivo de oficina, en papel

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Archivo de oficina, electrnico

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Archivo de oficina, electrnico

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Los procesos de Archivo o GD
El proceso para la actualizacin y mantenimiento de las herramientas del Sistema:

Cuadro de clasificacin, descripcin y metadatos y cuadro de instalacin.
El proceso para la captura, identificacin, clasificacin, descripcin y instalacin de

documentos en la fase activa.
Los procesos de Gestin documental:

El procesos de disposicin de los documentos: traslados, transferencias,
eliminaciones.
El proceso de comunicacin: prstamos, consultas, exposiciones, cursos.
El proceso para la preservacin y conservacin de documentos:
Produccin de copias electrnicas
Cambios de formatos y refirmado
El proceso para la implantacin y mantenimiento del Sistema de Gestin documental

en las distintas Unidades orgnicas

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El proceso de captura, identificacin, clasificacin,

descripcin e instalacin de los documentos
Etapa activa de la documentacin

Capturar es integrar el documento o el expediente en el SGD
Tareas: identificacin, clasificacin, descripcin, instalacin.
Identificar: asignar al documento su nmero de expediente nico.
Significa:
Registro del documento
Asignacin de metadatos de:
identificacin
descripcin
gestin
Inclusin en el instrumento de control y gestin -flujo de trabajo
(workflow).
Instalacin del documento segn soporte y asignacin de metadatos de
instalacin:
Archivo del documento en depsito
Integracin en el repositorio digital

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El proceso de disposicin: traslados, transferencias,

expurgos
Traslado documental: cambio de depsito documental sin cambio
de responsabilidad.
Transferencia documental:
Traspaso de la responsabilidad de la custodia y conservacin
de los documentos.
Oportunidad para verificar cmo se estn aplicando los
criterios de gestin documental.
En el caso de repositorios electrnicos: cambio de
responsabilidad y niveles de acceso.
Permite realizar un control de los documentos.
Eliminacin: proceso que consiste en la eliminacin de los
documentos. Se realiza a partir de la aplicacin de los Criterios de
evaluacin documental.

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El proceso de comunicacin documental:

prstamo y consulta de documentos
Capacidad de ofrecer a los distintos usuarios del Archivo los
documentos y la informacin.
Es necesario realizar el control de prstamos, consultas y accesos
electrnicos.
Tres mbitos: administrativo, cultural, cientfico
Est sujeto a:
La existencia del documento eliminacin, prdida, etc. El estado de conservacin del documento
La descripcin pertinente del documento
La sujecin a la proteccin de datos: datos personales, seguridad
y defensa del Estado y la averiguacin de los delitos.
La propia capacidad del Servicio

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El proceso de implantacin del

Sistema de Gestin documental
Bsqueda de alianzas.
Creacin de equipos de mejora y racionalizacin.
Seleccin de un mbito de gestin o una Unidad orgnica de aplicacin.
Traspaso de criterios a las Unidades orgnicas.
Creacin del Cuadro de clasificacin funcional.
Descripcin del Cuadro de Clasificacin del mbito escogido
Implantacin del SGD en la oficina: documentos en papel y electrnicos.
Implantacin del SGD en el Servicio de Archivo: normalizacin de los
inventarios como esquemas de metadatos, creacin del repositorio
electrnico.
Creacin de los recursos para la implantacin: manual de buenas
prcticas, manual de procedimiento.
Implantacin de mecanismos de evaluacin, correccin y seguimiento.

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Comisin de seguridad, acceso y evalucin

de los documentos y de la informacin

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Comisin de seguridad, acceso y evalucin

de los documentos y de la informacin
ADSCRIPCIN: rea de Servicios internos o generales
OBJETIVOS: evaluar, estudiar e informar con referencia a las polticas, planes y

gestin de los recursos relacionados con la seguridad, el acceso, la disposicin y la
conservacin y reutilizacin de la informacin y los documentos municipales sea cual
sea el soporte.
COMPOSICIN:
Presidencia: Secretara general.
Jefe/a de Archivo y Documentacin, que actuar com a secretario/a.
Jefe/a de Informtica.
Jefe de Organizacin.
Un abogado como asesor jurdico.
Un tcnico de Archivo.
Los responsables y gestores de la informacin y documentacin a evaluar.

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Comisin de seguridad, acceso y evalucin de

documentos y de la informacin: funciones
Elaborar el Plan estratgico de desarrollo de la seguridad y
anlisis de la informacin y los documentos y estabecer la forma
de sus actualizaciones.
Estudiar e informar las propuestas de valoracin de las series
documentales.
Elevar las propuestas de valoracin al rgano competente.
Elevar les propuestas de eliminacin de documentoss originales en
soporte papel por haber obtenido copias electrnicas autnticas.
Establecer la poltica de seguridad para la proteccin de datos de
carcter personal y velar para su correcta implantacin y
funcionamiento.

45 de 46
Muchas gracias por vuestra atencin

Roser Latorre Tafanell
mrlatorre@santboi.cat

46 de 46

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Objetivos del curso:

Introduccin: 3 elementos bsicos

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La archivstica o gestin documental:

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Las entidades bsicas del SGD:

Registros administrativos: instrumento de control de los actos adminsitrativos, pero tambin

Documentos y/o Expedientes:

Serie documental: conjunto de expedientes o documentos organizados segn un sistema de

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Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios

El expediente electrnico es el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un

El foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo mediante un ndice electrnico,

RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

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Las herramientas del

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El Cuadro de descripcin y metadatos

El Cuadro de depsitos y repositorios electrnicos

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El Cuadro de clasificacin CdC

El CdC de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin local:

El CdC funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat:

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Los primeros niveles del CdC funcional:

Gestin interna y organizacin comunes a cualquier organizacin

Gestin del territorio especficos de una administracin local

Organizacin del gobierno municipal

Ordenacin del territorio y urbanismo

Gestin de los servicios a la ciudadana especficos de una administracin local

Informacin y registros de poblacin

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El CdC funcional codificado

N001 Gestin interna y organizacin

Organizacin del gobierno municipal

X001 Gestin del territorio

Ordenacin del territorio y urbanismo

X500 Gestin de los servicios al ciudadano

Informacin y registros de poblacin

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El CdC: desarrollo estructura jerrquica

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El CdC: desarrollo estructura jerrquica y cdigos

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El CdC en el Registro General de Entrada

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