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PRESENTACION
Hola amiguito (a) este manual es para aprender ideas bsicas acerca de una base de datos
conocers que es una base de datos como funciona como se puede manejar de una manera fcil y
divertida.
Antes de iniciar a leer este manual te daremos algunos tips importantes para esta clase:
1. Pregunta siempre que tengas una duda.
2. No importa cual sea la pregunta hazla.
3. Ve la computadora que tienes enfrente como un juguete mas pero usala con
responsabilidad.
4. Divirtete mucho y aprovecha la oportunidad.
Para que podamos empezar veamos que una base de datos es como una agenda de lo que tu
quieras pero en tu computadora.
Pues solo me queda darte las gracias y decirte que lo disfrutes mucho.
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Mucha Suerte!!!!
Amig@s de CADES
Unidad I.
Conceptos fundamentales.
Sesin 1
Qu es una base datos?
Una base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una
serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestin
de fichas de los artculos de nuestro almacn, introduciendo, modificando,
actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo
realizar consultas tales como Qu artculo se ha vendido ms este mes?
Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia total
del mes?, etc.
Iniciar Access 2000
Aprendamos como entrar y salir de Microsoft Access.
Iniciar: Hacer clic en el icono
del escritorio o en el men inicio,
programas y dar clic en el icono.
Salir Dar clic en
o presionar simultneamente ALT y F4.
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La barra de estado.
Men Control
Barra de ttulo
Ventana
Barra de mens
Barra de Estado
Barra de
herramientas
Sesion 2
Las tablas, los registros y los campos.
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Objeto OLE: Puede contener un objeto, tal como una hoja de clculo de
Excel o Grafico de MS Draw.
Hipervnculo: Contiene una direccin de hipervnculo.
Sesin 3
Las Claves.
Una clave es una referencia que se utiliza para identificar los registros
de forma nica y esta formada por uno o ms atributos (columnas) de los
registros.
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Los Objetos.
Tablas: Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de
datos. Estos datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu
definiremos los campos y sus caractersticas. Ms adelante veremos qu es
un campo.
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Seleccione la carpeta en la
que desea guardar la base de datos en el campo Guardar en.
Escriba el nombre que usted elija.
Pulse el botn crear.
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Unidad II.
Bases de datos.
Sesin 4
Abrir una base de datos.
El men archivo ofrece opciones para abrir una base de datos nueva o
abrir una existente, segn se requiera.
Al abrir una base de datos existente se abre un archivo que contiene las
tablas, las consultas, los formularios, los informes y otros
Tambin lo puede
objetos que formen parte de ella.
hacer pulsando este
Elija Abrir base de datos en el men Archivo
En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad y carpeta
donde se encuentra la base de datos que desea abrir.
Se selecciona el nombre de tu archivo.
Oprimes el botn Abrir.
Cerrar una base de datos.
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icono
en la
barra de
herramientas.
Sesin 5
Compactar.
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diseo de los informes, terminadas estas elecciones solo tendr que dar clic
en finalizar y esperar a que se cree la base de datos. Cuando el Asistente
termine su trabajo nos presentar esta vista:
Unidad III.
Las Tablas.
Sesin 6
Qu es una tabla?
En Access, una tabla es un objeto que almacena los datos en registros
(filas) y campos (columnas). Una tabla es un conjunto de registros que
contienen un tipo determinado de informacin.
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Los campos que forman parte de una tabla, caracterizados por el tipo de
campo y la anchura, constituyen la estructura de la tabla.
Abrir tablas.
Access permite abrir varias tablas y mantener sus ventanas asociadas
visibles en la pantalla; aunque solamente puede estar activa una de ellas.
Para poder abrir las tablas es necesario tener una base una base de datos
abierta. Para abrir varias tablas
Pulse aqu
existentes:
para abrir.
Active la ventana Base de
datos, seleccione la ficha tablas
y seleccione una tabla de la lista.
Pulse el botn Abrir. Access mostrar la hoja de datos con los registros
de la tabla abierta.
Repita los pasos anteriores con las dems tablas.
Sesin 7
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Eliminar.
Existen dos formas de eliminar una tabla seleccionada
previamente:
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Sesin 8
Creacin de una tabla.
El
proceso
de
creacin de una tabla
es:
Seleccione la ficha
Tablas en la ventana
bases de datos.
Pulse el botn nuevo.
Seleccione vista de
diseo en el cuadro de
dilogo Nueva tabla.
La ventana que se
presenta permitir definir las peculiaridades de los campos de las tablas:
El nombre del campo.
El tipo de campo y sus propiedades asociadas.
Una descripcin.
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Sesin 9
Edicin.
Access dispone de dos modos de visualizacin para las tablas:
Vista de diseo: Permite crear y modificar la estructura de una tabla.
Vista de hoja de datos: Muestra los registros en un formato de filas y
columnas, permitindonos visualizar muchos registros a la vez y agregar o
editar datos.
El Modo de visualizacin se puede seleccionar a travs del primer botn
de la barra de herramientas.
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Agregar Registros.
Seleccione la ficha Tablas en la ventana base de datos y elija la tabla
deseada.
Pulse el botn Abrir,
Pulse el botn Nuevo registro en la parte inferior de la ventana tabla o
elija la opcin Nuevo Registro en el men Insertar.
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Sesin 10
Relaciones entre tablas.
Access permite conectar o relacionar dos tablas. Antes de establecer
una relacin es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Cuando se establece una relacin de uno a varios, el campo comn de la
primera tabla debe estar definido como clave principal.
Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes deben ser
iguales en ambas tablas.
Al efectuar una relacin se puede obligar a Access a establecer una
integridad referencial (la tabla varios de la relacin uno a varios no
puede contener datos que no estn relacionados con datos de la primera
tabla). La integridad referencial es una forma de asegurar que los datos
contenidos en las dos tablas relacionadas sean vlidos. Para definir una
relacin entre dos tablas:
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en la barra
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Vincular Tablas.
Access no permite tener dos bases de datos al mismo tiempo. Sin
embargo, es posible crear un vnculo con una tabla de otra base de datos en
Access o de otro gestor de bases de datos, utilizando la opcin Vincular
Tablas del submen Obtener datos externos del men archivo. Esta opcin
permite vincular tablas de Access, Parados, Fox Pro, dBase, SQL Server,
bases de datos ODBC, as como archivos de texto, hojas electrnicas Excel
o documentos HTML.
Para vincular una tabla:
Elija la opcin Vincular tablas del submen Obtener datos externos del
men Archivo.
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Sesin 11
Definir un campo como clave principal
La clave principal impide que dos registros contengan los mismos datos en
el campo o campos clave, mantiene una ordenacin de los registros basada en
la clave y acelera las operaciones de bsqueda y ordenacin. Para definir un
campo como tal, se debe:
Unidad IV.
Las consultas.
Sesin 11
Qu es una consulta?
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Sesin 12
Abrir una consulta existente.
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Agrupar por: Define los grupos para los que desea efectuar totales.
Suma(Sum): Suma el contenido del campo de todos
los registros.
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Sesin 13
El Asistente para consultas.
Para disear una consulta con el asistente:
Active la ventana base de datos, seleccione la ficha Consultas y pulse el
botn Nuevo. Aparecer el cuadro de dilogo Nueva Consulta.
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Unidad V.
Formularios.
Sesin 13
Qu es un formulario?
Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y
modificar los datos de una forma ms amable y cmoda. Los formularios
tienen la ventaja de poder:
- Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo.
- Calcular campos.
- Crear y utilizar grficos.
- Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.
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Creacin de un formulario.
Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco
y disearlos a nuestra medida. Para ver cmo se crean, hemos de estar
situados con una base de datos abierta en la pestaa Formularios. y pulsar el
botn Nuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a
crear y la tabla o consulta a partir de la cual se crear. Vamos a crear uno
sencillo utilizando un asistente que nos ir guiando en su creacin.
Con nuestra base de datos abierta acceda a Formularios - Nuevo y
escoge la tabla Clientes y la opcin Asistente para formularios. Aceptar la
ventana.
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Sesin 14
Edicin del Formulario.
Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo,
borrarlo, aadir nuevos registros y todos los cambios que realicemos en el
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Cuando le guste el resultado, puede hacer una prueba para ver cmo
quedar con el botn Vista situado en la parte superior izquierda de la barra
de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulse el mismo botn.
Puede cerrar el formulario y ponerle un nombre.
Si tiene que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el
color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo seleccionndolos con el mouse en
forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto.
Tambin puede ir pulsando un clic uno a uno manteniendo pulsada la tecla
Shift (mayscula).
Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn
Cuadro de Herramientas. Esta sirve para crear textos, ttulos o controles
especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un
ejemplo.
En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido
siempre es fijo, es decir, que siempre ser un Chalet, Casa o Apartamento.
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campo. Lo que haremos ser crear una lista desplegable para poder
seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida.
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Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulse doble clic en
un borde del campo, o bien pulse el botn Propiedades de la barra de
herramientas superior. Tambin puede acceder desde el men VerPropiedades.
Aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las
propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales,
etc.
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Ahora debe seleccionar con un clic el campo gris del IVA 16% y acceder a
sus propiedades (con doble clic, o con el botn derecho y la opcin
Propiedades).
En el cuadro que aparece, site el cursor en el campo Origen del control.
Aqu definimos de donde vienen los datos. stos pueden venir de algn
campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de
clculo con campos. A la derecha ver dos cuadraditos. Pulse el de la
derecha (puntos suspensivos).
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Unidad VI.
Los Informes.
Sesin 15
Que es un informe?
Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o
varias tablas impresos en una hoja de papel. Los informes permiten agrupar
la informacin contenida en todos los registros. En Access se pueden crear
dos tipos de informes:
Los informes estndar: diseados con un asistente para informes, que
permiten imprimir los registros en columnas, por grupos de totales o generar
etiquetas postales.
Los informes personales: que pueden presentar cualquier dato contenido
en los campos de la tabla, totales o clculos basados en campos numricos,
grficos o cualquier otro elemento o control presente en el cuadro de
herramientas.
Creacin de un informe personal.
Para crear un informe:
Active la ventana Base de datos, seleccione la ficha Informes y pulse el
botn Nuevo.
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Pulse Terminar.
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INDICE.
Presentacin
3
3
3
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Sesin 2
Las tablas, los registros y los campos
Tipos de Campos
Las propiedades de los campos
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Sesin 3
Las Claves
Los tipos de relaciones
Los Objetos
Creacin de una base de datos
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Sesin 4
Abrir una base de datos
Cerrar una base de datos
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Sesin 5
Compactar
Reparar
El asistente para bases de datos
Unidad III Las Tablas
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11
11
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Sesin 6
Qu es una tabla?
Abrir tablas
14
14
Sesin 7
Cerrar una tabla
Copiar
Eliminar
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15
Sesin 8
Creacin de una tabla
Almacenar la Estructura
Propiedades de la Tabla
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Sesin 9
Edicin
Agregar Registros
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Sesin 10
Relaciones entre tablas
Vincular Tablas
El Asistente para tablas
Sesin 11
Definir un campo como clave principal
Indices
Unidad IV Las consultas.
Sesin 11
Qu es una consulta?
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20
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22
23
23
25
25
Sesin 12
Abrir una consulta
Creacin de una consulta
Totales en una consulta
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Sesin 13
El Asistente para consultas
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Unidad V Formularios.
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Sesin 13
Qu es un formulario?
Creacin de un formulario
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Sesin 14
Edicin del formulario
Creacin de un formulario en vista de diseo
Aadir Campos Calculados
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Bibliografa
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Datos
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