Professional Documents
Culture Documents
ARCHIVSTICA
UNIDAD I
Estudiantes
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
GENERAL
Conocer los diferentes procesos de un programa de gestin documental y las
diferentes etapas del ciclo vital de documentos.
ESPECIFICOS
Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de las etapas
del ciclo vital de documentos.
Reconocer la importancia de la implementacin de los procesos de gestin
documental
Fortalecer el trabajo en equipo.
Estas tres palabras se puede decir que estn unidas en su definicin ya que
estn ligadas en la organizacin de la informacin.
5. Qu implica la clasificacin?
Funciones: Es el paso que determina las series a las que corresponde cada
agrupacin documental de acuerdo al resultado de las normas establecidas por
los entes de control.
Ejemplo:
Serie documental: Comprobantes
Subserie documental: comprobantes de ingresos
Comprobantes de egresos
Ejemplo:
Ejemplo:
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
R/: el clico vital de los documentos son las fases o etapas que atraviesa desde
su produccin hasta su disposicin final ya se est su conservacin permanente
o su eliminacin.
Los documentos atraviesan 3 etapas que son:
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e
indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada
uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
Una vez identificadas con rtulos las carpetas se ingresan al archivador, donde
permanecen al alcance, para poder seguir alimentndolas con los documentos
que se producen de acuerdo a la Serie ya establecida.
En el momento que ingresa un documento en la Decanatura, este se radica
teniendo en cuenta el asunto del oficio, ya que los Derechos de Peticin y Tutelas
son radicadas nicamente en la Ventanilla nica de la Universidad, los dems
documentos u oficios que son asuntos expresamente de la Decanatura o
Secretaria General y que son asuntos internos dentro de los mismos programas
que pertenecen a la Facultad (Comunicacin Social, Ciencia Poltica y Programa
de Derecho) son radicados por la Secretaria del Decano, quien es la encargada de
radicarlos y despus ingresarlos a una radicador que maneja en el computador
como apoyo.
Los dems documentos que envan de las dems dependencias o Facultades son
radicados en la ventanilla nica mediante un aplicativo al cuale se les asigna un
organizarlos
basndose
en
la Tabla de
Retencin
Documental
CODIGO DE LA DEPENDENCIA:
FONDO:
SECCIN:
LEGAJOS IDENTIFICADOS CON SU NMERO RESPECTIVO:
LIBROS CUANDO SEA DEL CASO:
NMERO CONSECUTIVO DE CAJA:
NMERO DE EXPEDIENTES EXTEMOS Y FECHAS EXTREMAS DE LOS
MISMOS.
Es importante saber que dentro de la unidades Administrativas, tambin se
generan y guardan documentos de apoyo los cuales no se encuentran
identificados dentro de la Tabla de Retencin Documental, por lo tanto estos
pueden ser eliminados cuando pierdan su valor o utilidad dentro de la misma
ARCHIVO HISTORICO:
En el Archivo Histrico de la Universidad del Cauca, no solo reposan los
documentos que se generaron desde que fue fundada la Universidad, si no que
antes de esto, el Archivo histrico era Departamental, por lo tanto en este Archivo
reposan tambin:
Documentos de la Notaria primera desde el ao 1583 hasta 1969
Documentos de la Notaria Segunda desde el ao 1926 hasta 1968
Actas del Cabildo Municipal
Archivos de la Familia Mosquera
En esta imagen podemos evidenciar el tiempo de vida de cada uno de las Series
de acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD. Yohana Quionez
R/ Laura Jimena Restrepo: historias acadmicas: en la Fundacin Universitaria
Catlica del Norte se abre el expediente del estudiante cuando en el sistema
academusoft registra matriculado, para la conformacin de este expediente se le
solicita al estudiante hacer llegar toda la informacin reglamentaria para asentar
su matrcula acadmica. Cuando se recopila toda la informacin se organiza el
expediente internamente por tipologas documentales, en el orden establecido por
el formato de lista de chequeo institucional y cronolgicamente. Se hace la
respectiva depuracin retirado el material metlico que contenga y puedan deterior
los documentos, se perfora de acuerdo a una hoja tamao oficio y se conserva en
carpetas de yute dos tapas tamao oficio con gancho legajado plstico. Por ultimo
se rotula y se almacena en los archivadores destinados.
Este expediente permanece en el archivo de gestin de la oficina productora admisiones y registros hasta 1 ao despus de que el estudiante se gradu o
cancele su matrcula acadmica.
Cumplido este tiempo de retencin se transfiere al archivo central donde se folea,
se digitaliza, se hace el respectivo inventario, se rotula y se almacena en el
aplicativo hermesoth (digital) y en los archivadores rodantes (fsico). All se
conserva por 10 aos y en el trascurso de este tiempo puede reingresar al archivo
de gestin si l estudia desea retomar sus estudios.
Al cumplir el tiempo de retencin en este archivo se transfiere en su totalidad al
archivo histrico.
17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos
03, 04, 05 de marzo 15 de 2013:
Uno de los aspectos ms importantes es que todos estn encaminados en la
preservacin del acervo documental , implementando los parmetros establecidos
en la ley, por esta razn busca que el Archivo cuente con un Comit de Archivo el
cual debe estar conformado por personas idneas para el mismo, adems nos da
las para la conformacin del comit evaluador.
De igual manera nos dice que el Archivo General de la Nacin, reglamentara el
procedimiento para la eliminacin de los documentos. Lo que quiere decir es que
velara por la transparencia de los actos acadmicos, fiscales, administrativos de
una entidad
CONCLUSIONES
CIBERGRAFA
Acuerdo
AGN
003
de
marzo
15
de
2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_03_DE_2013.pdf
-Acuerdo
AGN
004
de
marzo
15
de
2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_04%20DE%202013.pdf
Acuerdo
005
del
15
de
marzo
de
2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_05_DE_2013.pdf
-Cartilla de Clasificacin Documental del Archivo
-Cartilla de ordenacin documental del Archivo General de la Nacin
http://190.26.215.130/?idcategoria=2329
-ciclo
vital
de
los
documentos
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.p
df
-decreto
2609
del
3528_documento.pdf
2012
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-