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Sede Antofagasta
AUDITORIA DE GESTIN
Transportes INBERCAS y Compaa Limitada
Profesor
Saavedra.
: Enrique Corts
Equipo Auditor
Contreras Zambra.
: Carolina
: Silvana Corts
Manzano.
: Osvaldo Espndola
Mujica.
: Leandro Naranjo
Manzano.
AUDITORIA DE GESTIN
: Alejandro Turpie
Troncoso.
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INTRODUCCIN
La Auditora de Gestin es una actividad independiente de evaluacin
dentro de una organizacin. Consiste en la revisin sustancial de las
operaciones de las diferentes reas y/o actividades funcionales, con la
intencin de informar acerca de su funcionamiento y promover
mediante recomendaciones las mejoras oportunas dirigidas a alcanzar
los objetivos planteados, as como proteger el patrimonio y a
optimizar los recursos disponibles.
Transportes Inbercas y Ca. Ltda., es una empresa creada en 1998
cuyo objetivo es satisfacer la creciente demanda de transporte de
sustancias peligrosas del cliente S.Q.M. S.A.
Inbercas comenz en 1998 con la compra de un camin y
adjudicndose el traslado de amoniaco desde planta Enaex a las
mineras de la zona. Posteriormente realiz viajes desde Tocopilla a
Santiago con productos frutcolas.
En el ao 2001 se adjudica la licitacin del traslado de carga desde las
plantas de SQM S.A. a los puertos de la zona norte. En el transcurso
del 2003 adquiere una propiedad de 5.000 m2 con la que
complementa el servicio de transportes con bodegaje y custodia para
la carga en trnsito, creando adems un taller para la reparacin de
los camiones. Es por ello que para el almacenaje de contenedores
vacos es necesario contratar maquinaria externa para realizar la
operacin. Lo anterior desencadena la compra de una gra porta
contenedores para llevar a cabo tal actividad.
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ESTUDIO PRELIMINAR
RECOPILACIN DE ANTECEDENTES
a) Razn Social
Limitada.
b) Giro
c) Rut
: 77.887.180-7
d) Sector Econmico
e) Ejecutivos
: Transportes.
:
Esperanza
Castillo
Bernal,
Superintendente
de
Administracin y Finanzas.
f) Patrimonio
Inmueble de Oficinas.
2 gras horquillas.
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g) Tamao
h) Posicin Financiera
: PYME.
La visin
i) Proyectos
j) Competencia
Transportes
Bello,
Transportes
Artiza y Agreducam.
k) Poltica
: Sin antecedentes.
m) Tipo de Negocio
: Por volumen.
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n) Estructura
se van presentado.
o) Organigramas
Organizacional
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Gerente
General
Hernn
Castillo
P.
Contabilida
d (externo)
Prevension de
Riesgos
(externo)
Gysselle
Basilio Sols
C.
Flores A.
Super Intendente de
Administracin y
Finanzas
Esperanza Castillo
B.
Supervisor Control
de Gestin
Osvaldo Espndola
M.
R.R.H.H.
Jefe Operaciones
Esperanza Bernal
N.
Juan Aguirre A.
Administrativo
Claudia
Ramos G.
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Operacional
Jefe de Operaciones
Juan Aguirre A.
Mecnicos
Jos Betancourt / Diego
Seplveda
Choferes
20 empleados
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ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Inbercas y Ca Ltda., tiene por objetivo satisfacer las necesidades de
su actual cliente, a travs de un servicio de calidad, seguro, oportuno
y diferenciado. De igual manera, llegar a tener los estndares
requeridos para lograr satisfacer las necesidades de nuevos clientes.
Para lo anterior, es necesario contar con un nivel de informacin,
orden y control necesario para tomar decisiones acertadas que lleven
a la organizacin al logro tanto cualitativo como cuantitativo de sus
objetivos.
CONTROL INTERNO
MISIN
VISION
METAS
FACTORES CRITICOS DE
EXITOS
CONTROL INTERNO
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Planificacin Auditora
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Entrevistas
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ESTUDIO GENERAL
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
Inbercas y Compaa Limitada es una PYME dedicada al negocio del
transporte de sustancias peligrosas, en este caso para un nico
cliente, S.Q.M. S.A.
Inbercas es una empresa 100% familiar donde prcticamente no
existen controles internos.
Los cargos estratgicos de la empresa como son: Gerencia de
Administracin, Superintendencia de Administracin y Finanzas, as
como la jefatura de R.R.H.H y en un menor grado la Jefatura de
Operaciones, estn ocupados por personas vinculadas entre s por un
parentesco directo y por vnculos informales (amistad).
Lo anterior imposibilita cualquier esfuerzo de mejora dado que al
menor conflicto entre las partes todo queda diluido. Es por lo anterior
que se hace imprescindible hacer el estudio correspondiente, generar
los controles y modificaciones que correspondan.
Para lo que ahora evaluaremos agruparemos las reas de la siguiente
manera:
Ventas de Servicios
Deficiente.
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Regular.
Bueno.
ESTRUCTURA
Transportes Inbercas tiene una organizacin de carcter funcional, ya
que todas las tareas y toma de decisiones tanto administrativas como
operativas, pasan por el Dueo de la empresa, donde l tiene voz y
voto, lo que significa que prevalecen las opiniones en base de las
funciones.
rea Critica
CULTURA ORGANIZACIONAL
La empresa Inbercas y Ca Ltda. ha tenido un crecimiento espontneo,
ya que no realiza diagnstico estratgico, en la gestin a nivel de
direcciones no existen objetivos claros y las decisiones operativas
dependen de la rutina diaria.
rea Crtica
POLTICAS
No existe poltica definida, tanto general como departamental.
La
: Administracin.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
La empresa cuenta con dos sistemas de informacin:
-
POSICIN FINANCIERA
Los estados financieros forman parte de uno de los sectores ms
importantes a la hora de solicitar algn prstamo bancario.
En sta empresa el anlisis financiero arroja como resultado una
rentabilidad considerable para la empresa, esa rentabilidad sita a
Inbercas en un lugar privilegiado para los bancos, consiguiendo tasas
de crdito bajas, lo que le permite aumentar sus opciones de
inversin.
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ESTADOS FINANCIEROS
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INDICES FINANCIEROS
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Crecimiento constante.
Econmicas:
-
Socio-Culturales:
-
el
combustible,
niveles
de
sueldos,
jornadas
laborales, etc.(amenaza)
Tecnolgicas:
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La
implementacin
de
sistemas
de
informacin
Poltico-Legales:
-
horas
de
espera
generando
tiempo
ocioso
(amenaza).
-
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d) Grficas:
Situacin Actual.
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Futuro Pesimista.
INBERCAS Y CIA LTDA
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ANLISIS DE COMPETITIVIDAD
a) Entrada de Nuevos Competidores:
Economas de Escala
Inversiones de Capital
Costos de Transformacin :
Canales de distribucin
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Nmero de competidores :
Escasa diferenciacin
Costo de Transferencia
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Competidores Equilibrados
Concentracin de clientes :
Importancia de la compra :
Para el nico cliente que se posee es muy difcil que integre hacia
atrs dada su naturaleza.
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Hay diferenciacin.
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Evaluacin: Deficiente.
b) Sistema Contable.
Si bien es cierto existe un sistema contable el cual se llama
Transtecnia, pero es operado en gran parte por el contador externo de
la empresa, el encargado de gestin y la persona en el cargo de
administrativo.
Se desconocen mayores detalles como para comentar con precisin,
dado que el sistema no es aprovechado en su 100%.
Evaluacin: Deficiente.
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c) Procedimientos de Control.
No se visualizan mayores herramientas de control como para realizar
una evaluacin objetiva. Cualquier mtodo de control es totalmente
improvisado y temporal mientras el problema subsiste.
d) Situacin Financiera.
En cuanto a la situacin financiera se realizaron las siguientes
pruebas: prueba cida, acidsima y apalancamiento financiero basada
en la informacin obtenida del balance general al mes de diciembre
2013 lo que arroj la siguiente informacin:
Evaluacin: Buena.
e) Estructura vs Objetivos.
Claramente la empresa no posee una estructura definida, lo que se
presenta al no tener una estrategia, por ende, objetivos claros.
Evaluacin: Deficiente.
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ANALISIS ENTREVISTAS
Anlisis Entrevista al Cargo de Jefe de Operaciones
Nos encontramos aqu con el personal absorbido por el supuesto
conocimiento y deberes por oficio, por un estado de complacencia que
lleva el que hacer de una manera rudimentaria, donde se confa
plenamente en el que cada uno sabe bien lo que debe hacer. ste
cargo tambin carece de un descriptor formal y controlado. Las
contingencias son abordadas en el momento que suceden a travs de
la improvisacin dado que el rea no cuenta con una planificacin
conocida. A la ausencia de liderazgo, planificacin, control y
capacidad
de
seleccin
abundan
los
conductores
con
poco
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se
desarrollan
actividades
de
operaciones,
como
la
de
funciones
obligaciones
con
el
objeto
de
lo
que
concluye
en
una
capacidad
laboral
ociosa.
en
multas
emitidas
por
el
ente
fiscalizador
correspondiente.
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b) Mercado Internacional:
INBERCAS Y CIA LTDA
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d) Proveedores:
Existe una aceptable cantidad de proveedores que satisfacen la
necesidad de tracto camiones, maquinarias, repuestos y combustible.
Lo delicado est en las constantes oscilaciones del valor del dlar y la
variacin del precio del combustible; lo que requiere una mayor
atencin para no sufrir prdidas no controladas.
e) Tecnologas Disponibles:
Hay variada tecnologa disponible en el mercado para aplicar en el
transporte y que de hecho se ha aplicado generando los controles
deseados, por ahora se hace urgente la implementacin de un
sistema de informacin gil, eficaz y eficiente, que sea de uso general
y oficial.
EVALUACIN ESTRATGICA
A pesar de los aos transcurridos a partir de su creacin, Inbercas
mantiene una estrategia de crecimiento concntrico, lleva aos
haciendo lo mismo. No posee una planificacin estratgica, sin
embargo hoy en da est explorando otorgar nuevos servicios a los
clientes, para ello est haciendo uso de sus Activos Fijos (Terrenos)
INBERCAS Y CIA LTDA
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CADENA DE VALOR
a) Identificacin de Actividades Primarias:
Logstica de Entrada:
Compra de combustible a precio preferencial.
Mercadotecnia:
No se aprecian actividades de venta y marketing.
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Servicios:
Mantenciones programadas.
Abastecimiento:
No se aprecia cargo definido por lo que las compras son
potestad del gerente de la empresa.
Tecnologa:
Sistemas de informacin tecnologas GPS asociados a los
camiones.
RRHH:
Excelente ambiente laboral.
Infraestructura:
No existe burocracia ante solicitudes dado que su estructura es
totalmente funcional.
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c) Grfica
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d) Ventajas Competitivas
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ANALISIS CANVAS
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Estrategia:
La confeccin del lienzo nos trae a la luz una estrategia soportada por
la atencin especial de algunos proveedores, los crticos; que se
deben tener siempre bajo control y anlisis, dado que, al ser un nico
cliente el riesgo es muy alto de perderlo ante la falla de uno o ms
integrantes del cuadro estratgico.
Propuesta de Valor
fuertes
cimientos
financieros
organizacionales
para
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PROGRAMACIN LINEAL
Funcin Objetivo
Max. U
U
I
C
=
=
=
=
I-C
Utilidad
Ingresos
Costos
Definicin de Variables
X1
Gerente Administracin
X2
Jefe RRHH
X3
Superintendente
X4
Jefe Operaciones
X5
X6
Administrativa
X7
Mecnico, Nochero
X8
Operador, Nochero
X9
Operador Gra
X10 =
Conductores
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Variables Fijas
Personal de la empresa.
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Restricciones
X6
2
Administrativa)
(Posibilidad
de
aumentar
cantidad
de
X7
2
(Posibilidad
de
aumentar
cantidad de Operador Nochero)
X1
X2
X3
X4
X5
X9
X10
18
X10
12
T1
T2
T3
T4
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Costos Mensuales
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Programa Lingo.
las
utilidades,
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Desarrollo:
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Sueldos
Costos Operacionales.
Costos no Operacionales.
01
el
rea
Administrativa
se
cuenta
con
06
funcionarios,
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Siguiendo
estos
parmetros
los
ingresos
se
incrementaran
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ESTUDIO ESPECFICO
OBJETIVOS PRINCIPALES
Administracin
Operaciones
Contabilidad
Administracin
:
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Operaciones
Contabilidad
Administracin
Operaciones
Contabilidad
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COMUNICACIN DE RESULTADOS
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Plantear una planificacin estratgica que permita el crecimiento y
diversificacin de la empresa. Que de sta se desprenda controles de
proceso de excelencia. Optimizar los recursos de la empresa, para de
sta forma entregar informacin oportuna y de calidad.
Busca evaluar la estructura que posea la empresa, si no la tiene
otorgar
las
herramientas
necesarias
para
lograr
una
mayor
rentabilidad.
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que
uno
de
los
principales
inconvenientes
en
la
Anlisis Financiero
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lograr
ste
conocimiento
realizaremos
el
anlisis
del
Macroentorno.
Cadena de Valor
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Anlisis Canvas
Programacin Lineal
Aplicacin de Encuestas
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ALCANCE
El alcance de sta auditora est abocado a todas las reas de la
empresa.
DIAGNOSTICO
Luego de analizar la empresa mediante las metodologas establecidas,
podemos diagnosticar que NO existe control interno, las actividades
que se llevan a cabo no estn definidas, predomina el conocimiento
por oficio y el rechazo al cambio. No hay supervisiones definidas para
estas actividades. No existe retroalimentacin.
Lo anterior qued demostrado al intentar aplicar la entrevista a la
Superintendente
de
Administracin
Finanzas,
la
persona
no
se
administrativo
llevan
es
quien
cabo
como
alimenta
el
corresponde,
sistema
el
contable
personal
con
la
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Por
decisiones
considerables.
mal
tomadas,
se
han
generado
prdidas
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Giselle Flores
Supervisin de Con
ADMINISTRATIVAS
Propuesta
de
Encargado de Adm.
y Finanzas
organigrama
2 Personas
Esperanza Bernal
Mantencin
Operadores
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Mantener
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Cargo
Departamento
Jefe Directo
: Gerente.
Trabaja con
Antecedentes intachables.
2. Experiencias.
3. Conocimientos y Competencias.
Conocimientos de contabilidad.
Conocimientos de gestin.
Manejo de costos.
Pro-actividad.
4. Habilidades.
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empresa.
Cargo
: Gerente.
Departamento
: Administracin.
Trabaja con
: Personal Administrativo.
Antecedentes Intachables.
Pro-activo.
2. Experiencias.
5 ao de experiencia en cargo Similar, que acrediten
competencias para el cargo.
3. Conocimientos y Competencias.
Conocimientos de Contabilidad.
Analisis de mercado.
4. Habilidades.
Personalidad Emptica
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Discreto.
5. Funciones y Responsabilidades
De su cargo.
Informar a dueo de la oportunamente, respecto de tareas
realizadas y a realizar.
Mantencin de clientes.
Bsqueda de nuevos clientes
Crear estrategias de venta del servicio
.
Materiales y Equipos.
Utilizar materiales y equipos a su cargo en forma adecuada,
para prevenir su prdida o deterioro.
Mantener los equipos y materiales limpios y en buen
estado.
Informar a su jefe directo de cualquier desperfecto o falla
en los materiales de equipos.
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Cargo
Departamento
: Administracin.
Jefe Directo
: Gerente.
Trabaja con
: Gerente.
Antecedentes intachables.
Pro-Activo
2. Experiencias.
3. Conocimientos y Competencias.
Conocimientos de contabilidad.
4. Habilidades.
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Personalidad emptica.
Respetuoso en las normas y reglamentos impuestos por la
empresa.
Discreto.
5. Funciones y Responsabilidades.
De su Cargo.
Materiales y Equipos.
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Cargo
: Administrativa.
Departamento
Jefe Directo
Trabaja con
de Inbercas.
Descripcin del cargo:
1. Requisitos del cargo.
Antecedentes intachables.
2. Experiencias.
3. Conocimientos y Competencias.
Conocimientos de Contabilidad. .
Pro-activo.
4. Habilidades.
INBERCAS Y CIA LTDA
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Discreto.
5. Funciones y Responsabilidades.
De su cargo.
Informar a Jefe de Administracin y Finanzas adecuada y
oportunamente, respecto de tareas realizadas.
Ingreso de facturas de compra y ventas al sistema
contable.
Ingreso de guas a planilla de operaciones
Ingreso control y revisin de viatico de conductores.
Generar ingreso de camiones a puerto.
Generar resumen de viajes para su posterior facturacin.
.
Materiales y Equipos.
Utilizar materiales y equipos a su cargo en forma adecuada,
para prevenir su prdida o deterioro.
Mantener los equipos y materiales limpios y en buen
estado.
Informar a su jefe directo de cualquier desperfecto o falla
en los materiales de equipos.
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estratgica
de
crecimiento
con
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personas
en
los
cargo
de
Gerencia
de
Administracin,
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