Instituto tecnolgico de Villahermosa

Presentan:

Jessica Rodrguez Arias.

Jos Antonio Gonzlez Isidro.
Jos Luis Jurez Lpez.
Francisco Javier Pereyra de la Cruz.
Roger Almeida Martnez

Carrera: Ing. Industrial

Materia: Administracin de proyectos
Hora: 17:00- 18:00 Horas
Catedrtico: Iris Cristel Prez Prez.
Unidad 1
Tema:

Investigacin

de

(Manual

de

responsabilidades.)
Fecha: 30 de septiembre del 2014

ndice
1

responsabilidades

matriz

de

Introduccin..2

Manual de responsabilidades4
Matriz de responsabilidades..7
Conclusin.10
Bibliografas..11

Introduccin
2

Manual de Responsabilidades.
3

El Manual de Responsabilidades y Competencias es el instrumento de

administracin de personal, a travs del cual se establecen los deberes de los
empleos que conforman la planta de empleos de una entidad en particular y los
requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos, ellos deben consultar
la propia historia de la administracin y su propio perfil organizacional. Se
constituye en el soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los
empleos en una organizacin.
Toda empresa posee gran variedad de cargos y cada uno de ellos ofrece un grado
de dificultad o complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar un
manual de funciones que permita a la empresa o institucin funcionar de forma de
engranaje.
Los manuales de funciones son importantes, ya que permiten definir la estructura
de la empresa, cargos que la conforman, as como funciones, responsabilidades,
requisitos y relaciones jerrquicas.
Una vez realizados los anlisis ocupacionales de cada uno de los cargos resulta
fcil elaborar el manual de funciones para la empresa.
Desarrollo de un manual de responsabilidades.
La existencia y desarrollo de un manual de funciones no depende del tipo de
sociedad (limitada o annima, etc.) La finalidad de este manual es la de definir la
estructura de la empresa, cargos que la conforman, as como funciones
jerrquicas, en consecuencia para la elaboracin de un manual de funciones se
deber:
1.- Definir estructura organizacional de la empresa
2.- Definir la denominacin y nmero de cargos que conformaran la estructura
3.- Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden
4.- Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para
desempear las funciones asociadas
5.- Establecer las relaciones jerrquicas entre los diferentes cargos
6.- Aprobar y divulgar el manual en la empresa
Objetivo:
El presente manual formaliza la actualizacin de las responsabilidades de los
empleados administrativos de la Universidad de Antioquia bajo el modelo de
gestin por competencias.

El manual tiene los siguientes objetivos:

Ser til para orientar el desempeo, precisar de manera clara y concisa la

razn de ser de cada empleo, determinar sus particulares
responsabilidades y requisitos.
Especificar los requerimientos de los empleos en trminos de
conocimientos, experiencia, habilidades y aptitudes, como un medio para
orientar otros procesos como son seleccin y vinculacin de personal,
induccin, capacitacin, entrenamiento y retroalimentacin de la gestin.
Generar en los servidores el compromiso con el desempeo eficiente de
los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos.

Ejemplo 1
Ttulo del cargo:
secretaria ejecutiva
Ubicacin:
Gerencia
Superior inmediato:
Gerente
Responsabilidad por personas: mensajero, conductor de gerencia, auxiliar
de archivo.
Funciones:
1.- mecanografa textos en original, copias, ect. Tales como cartas,
memorandos, documentos, cartas, etc.
2.- toma dictados en taquigrafa directamente o con la ayuda de un
"cassette" grabado y los transcribe en mquina.
3.- atiende y coordina al pblico bien personal o telefnicamente
indicndole horas de atencin, trmites de documentos, citas, reuniones,
etc.
4.- opera la computadora, el pbx telefax y correo electrnico en
comunicaciones nacionales e internacionales.
5.- coordina las labores y trabajos encomendados al mensajero, al
conductor de la gerencia y a la auxiliar de archivo.
6.-vela por la atencin de la junta directiva (actas, archivo, citaciones,
correspondencia, etc.)
7.- realiza las dems funciones propias de su cargo que le son indicadas
por la gerencia.

Ejemplo 2
5

Identificacin del cargo

Nombre del cargo: Jefe de logstica
Dependencia: rea operativa
Nmero de cargos: 1
Reporta a (Nombre del cargo): Gerente
Requisitos mnimos
Requisitos de formacin: Ingeniero industrial, administrador de
empresa, especialidad en logstica.
Requisitos de experiencia: Dos (2) aos de experiencia relacionada.

Objetivo principal
El mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y
organizacin del rea logstica de la empresa. Tanto a nivel de
producto como a nivel de gestin personal, con el objetivo de
distribuir a los clientes el pedido de mercanca en tiempo y forma.
Funciones esenciales

Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, optimizar la

poltica reposicin, preparacin de pedidos y transporte de
personal.

Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la

empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparacin distribucin de

pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar el personal de su cargo.

Matriz de responsabilidades.
Una matriz de asignacin de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles
que tienen las personas en los procesos de negocios, as como sus
responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se
hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una
6

misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar

cierta confusin al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de
uno de estos procesos.
Una matriz de asignacin de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles
que tienen las personas en los procesos de negocios, as como sus
responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se
hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una
misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar
cierta confusin al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de
uno de estos procesos.
El acrnimo o sigla "RACI", proviene del ingls, con las iniciales de las
responsabilidades ms usualmente incluidas en la matriz, "Responsible
(responsable), Accountable (aprobador), Consulted (consultado), Informed
(informado)".
El responsable es aquel que ejecuta un rol o tarea.
El aprobador es quien delega la tarea al responsable. Usualmente es el que da el
visto bueno o firma el trabajo del responsable.
El consultado es usualmente un experto en un tema o persona con experiencia,
que apoya una labor con sus opiniones.
El informado es quin usualmente supervisa el avance de un proyecto,
especficamente por lo general al completarse cada tarea o trabajo.
Para cada tarea, los integrantes del equipo tendrn un determinado tipo de
responsabilidad, lo que es de suma utilidad para llevar a cabo un proyecto, con
sus integrantes respondiendo de manera adecuada a sus funciones.
Algunos tipos de matrices:
Existen otras variaciones de la matriz, o ms bien del rol o tipo de responsabilidad
que puede tener un miembro del equipo, como el modelo "CAIRO", que aade la
letra "O" para referirse a la persona o grupo de ellas que no participan de una
tarea, para aislar su responsabilidad (del ingls "out of the loop").
Tambin esta el modelo "DACI", que incluye los elementos "Conductor" (el que
maneja literalmente el proyecto), "Aprobador", "Contribuyentes" e "informados".
Por ltimo, te comento tambin la existencia de la variante "RACI-VS", que incluye
adems de lo usual en el modelo RACI, al "verificador", que chequea el producto
7

resultante, y el "firmante", que finalmente aprueba la salida del producto tras el

visto bueno del verificador.

En la matriz, las diferentes personas (o roles), aparecen como columnas, con los
productos enumerados en las filas. Entonces, en los puntos de interseccin se
describe la responsabilidad de cada persona en cada uno de los productos.
A continuacin se presenta una matriz sencilla, seguida por categoras de
responsabilidad sugeridas.

Patrocinado
r del
Proyecto
Acta de
Constitucin
del Proyecto
Plan de
Gestin de la
Comunicacin
Requerimiento
s del Negocio
Reportes
sobre el
Avance del
Proyecto

Director
del
proyect
o
A

Gerente
del
Proyect
o
R

Equipo
de
Trabaj
o
C

Comit
de
Direcci
n
A

R Significa que la persona (o rol) es responsable del entregable. Usualmente

hay una sola persona quien es responsable de crear un entregable, aunque
muchas personas pueden proveer entrada.
A Significa que la persona (o rol) aprueba el entregable.
C Significa que la persona (o rol) es consultada sobre el entregable. Esto implica
una discusin en ambos sentidos.
I Significa que la persona (o rol) es informada del entregable. Esta es una
comunicacin en un sentido.
En la tabla anterior, el Acta de Constitucin del Proyecto es creada por el gerente
del proyecto, es aprobada por el patrocinador del proyecto, por el director del
8

proyecto, y por el comit de direccin. El Equipo de Trabajo consulta el Acta de

Constitucin del Proyecto.
Ejemplo 1

Ejemplo 2:

Conclusin

Bibliografas consultadas:

Bibliografa
J. M. Juran, F. M. (2005). Manual de control de la calidad. Barcelona, Espaa:
MxGraw-Hill Book Company, New York. U.S.A.
10

Urbina, G. B. (2001). Evaluacion De Proyectos (4 ed.). Mexico,DF: McGRAWHILL/ITERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V.

Brown, M. (2005). Gestion de Proyectos en una Semana. londres: Hodder y

Stoughton.

KLASTORIN, T. (2006). Administracion De Proyectos. Mexico, D.F: ALFA OMEGA.

Alberto, D. A. (2005). Direccin y gestin de proyectos (2 ed.). Mexico,D.F.: Alfa

y omega.

11