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Aceptado: 14/03/2012
Depsito legal: ppi200902LA3304 ISSN:22447997
Publicado: 03/05/2012
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*Magister en Educacin mencin Gerencia Educacional. Lic. en Administracin de
Recursos Humanos. Doctorando en el Programa Interinstitucional de Doctorado en
Educacin (PIDE). Analista de Recursos Humanos en la Universidad Pedaggica
Experimental Libertador. Tutor de trabajos de investigacin a nivel postgrado en la UPELIPB. Docente en el Colegio Universitario Fermn Toro. jpcastilloa@hotmail.com
**Magister en Educacin mencin Gerencia Educacional. Lcda. En contadura pblica.
Docente contratado en la UPEL-IPB. Administradora en la subdireccin de investigacin y
posgrado de la UPEL-IPB. mery7311@yahoo.com
INTRODUCCIN
En la actualidad, la globalizacin, la competitividad y la excelencia de una organizacin
son los tpicos ms sobresalientes, por esta razn, toda organizacin tiene que estar
preparada para enfrentar las exigencias que este nuevo entorno requiere, y poner en marcha
todas las potencialidades tcnicas, fsicas, tecnolgicas y administrativas, para lograr sus
metas y optimizar sus recursos humanos, materiales y financieros, porque sobrevivir, ser
competitivo y alcanzar la excelencia ms que un reto, es una necesidad. Estos factores han
hecho que en las organizaciones se generen modificaciones cada vez ms complejas en
todas las reas, para adoptar y adecuar los procesos y procedimientos administrativos a los
nuevos tiempos y contribuir al logro de sus objetivos, mediante una gerencia participativa y
proactiva que facilite una visin global de la estructura organizativa, las instituciones
universitarias tambin estn inmersas en estos procesos y es necesario un cambio para
lograr el propsito de la institucin que es el de servir de pilar fundamental en la formacin
de profesionales universitarios, en virtud de un mejor aprovechamiento de los recursos y el
tiempo de respuestas a la comunidad universitaria y a entes externos, para servir de ejemplo
a otras instituciones y organizaciones tanto pblicas como privadas.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Las instituciones pblicas venezolanas, enfrentan problemas en la mayora de los
aspectos de su desempeo, organizacin, planes, estrategias, objetivos y resultados
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relacionados con la gestin, dando como resultado una baja eficiencia y productividad. La
Universidad Pedaggica Experimental Libertador (UPEL), es una institucin universitaria ,
conformada por ocho ncleos, que se encuentran distribuidos en toda la geografa nacional,
donde se forman los profesionales de la Docencia que se requieren para los niveles de
Preescolar, Educacin Bsica, Diversificada y Profesional del Sistema Educativo
Venezolano, el Instituto Pedaggico Lus Beltrn Prieto Figueroa de Barquisimeto (IPB),
es uno de los ncleos de mayor matricula estudiantil tanto a nivel de pregrado, como de
postgrado.
Debido al crecimiento de la matrcula y de diferentes convenios interinstitucionales,
la Subdireccin de Investigacin de Postgrado de la UPEL-IPB, cre la Seccin de Apoyo
Administrativo, con el fin de manejar sus ingresos provenientes de las inscripciones y cuyo
objetivos es el de encargarse de planificar, dirigir, supervisar y evaluar las actividades
administrativas de la Subdireccin, tambin le corresponde recibir los lineamientos que
orientan la accin administrativa, optimizar los recursos que garanticen su operatividad,
controlar los registros de operaciones financieras, as como la adquisicin y distribucin de
los bienes y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de la Subdireccin de
Investigacin de Postgrado.
La UPEL - IPB, como otras instituciones universitarias confrontan serios problemas
de ndole presupuestaria que afectan su funcionamiento gerencial, administrativo y
acadmico, de all la importancia que las autoridades y especficamente los administradores
de las universidades deben dar al presupuesto universitario y a sus ingresos propios. Los
recursos generados por la Universidad deben ser manejados de forma ptima y efectiva
para responder a las exigencias internas y externas, dando respuestas oportunas, veraz a la
informacin contable y administrativa requerida, a nivel Institucional, a Nivel Central
(Sede Rectoral de la UPEL), a Nivel Nacional (OPSU y ONAPRE), puesto que en funcin
de la informacin aportada, el gobierno nacional realiza una evaluacin y de esta forma se
fija y se distribuye el presupuesto universitario.
Frente a esta situacin, se evidencia la importancia que las organizaciones adecuen su
funcionamiento, e implementen sistemas de procedimientos administrativos y operativos
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Referentes tericos
Manual Funciones
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descriptivo, dado a que se detallan las singularidades de la realidad observada, por lo tanto,
su esquema en cuanto al contenido ser diferente al de los estudios de comprobacin de
hiptesis causales, hecho ms riguroso.
Asimismo, la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2008), expresa en el
Manual de Trabajo de Grado, que los Proyectos Especiales, conducen a creaciones
tangibles, susceptibles de ser utilizadas como soluciones a problemas demostrados, o que
responden a necesidades e intereses de tipo educativo.
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Por tal efecto, se considera lo descrito por Bussot (1991), quien plantea que en las
poblaciones pequeas se pueden tomar todos los sujetos para que sea representativa; en ste
caso se tomar el cien por ciento (100%) de la poblacin. Los sujetos del estudio estarn
representados por un (1) Docente jefe, as como (4) funcionarios pertenecientes al personal
administrativo Profesional y (2) Administrativos ordinarios que laboran en la seccin de
Apoyo Administrativo de la Subdireccin de Investigacin y Postgrado de la UPEL-IPB.
Tcnica e Instrumento de Recoleccin de Datos
Con el propsito de Disear un Manual de Funciones y Procedimientos
Administrativos para la Seccin de Apoyo Administrativo de la Subdireccin de
Investigacin y Postgrado de la UPEL - IPB., se elabor un cuestionario con Escala
Dicotmica (si) o (no) de preguntas cerradas.
Cuadro 1
Frecuencia absoluta y relativa de las respuestas dadas por los funcionarios en relacin
a la Dimensin Organizativa, indicador: Necesidades Organizacionales
N. ITEM
1
Alternativas
SI
NO
F
%
F
Un Manual de Funciones y Procedimientos 13
87
2
%
13
institucional.
Existe suficiente documentacin sobre las 12
80
20
87
13
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Alternativas
SI
NO
F
%
F
La implementacin de Manual de Funciones y 15
100 0
%
0
13
13
87
60
40
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alteracin arbitraria.
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adicionales.
Construir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.
Identificacin de la Organizacin
A.1.- Logotipo de la Organizacin
A.2.- Nombre Oficial: Universidad Pedaggica Experimental Libertador, Instituto
Pedaggico de Barquisimeto Luis Beltrn Prieto Figueroa.
A.3.- Unidad Administrativa: Seccin de Apoyo Administrativo de la Subdireccin de
Apoyo Administrativo de la Subdireccin de Investigacin y Postgrado de la UPEL IPB.
A.4.- Revisin: 001.
A.5.- Clave de la Forma: UPEL SAASAASIP - 01
A.6.- Responsable: Juri Castillo, Mery Lpez.
A.7.- Fecha de Elaboracin: Septiembre de 2009.
Descripcin de la Unidad
Es una dependencia organizativa que tiene como propsito fundamental brindar
asesora y apoyo a los programas acadmicos de Pregrado, Postgrado, Investigacin,
Extensin, en todos los aspectos relacionados con el sistema de planificacin del Instituto y
el desarrollo de stos.
Funciones de la Subdireccin
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complejidad.
organismos y personalidades.
Administrador
Interno
Asistente de Contabilidad
Asistente
Administrativo
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REFERENCIAS
Balestrini, M. (2001). Como se elabora el proyecto de investigacin. Caracas: consultores y
asociados.
Bussot, A. (1991). Metodologa de la Investigacin. Maracaibo: Universidad del Zulia.
Edunson