BASE DE DATOS EN EXCEL

Bienvenido al segundo mdulo de la asignatura. En el mdulo 1 trabajamos sobre el diseo de una Base de Datos, lo que
nos permiti obtener una tabla ajustada a nuestras necesidades para almacenar los datos correspondientes.
En este segundo mdulo, veremos cmo manejar y administrar esa Base de Datos, a los fines de obtener la informacin que
necesitamos, pudiendo filtrar y extraer nicamente los datos que deseamos y, a la vez, completar mediante funciones y
frmulas los clculos pertinentes.
Una manera fcil de manejar los datos: FORMULARIOS
Una vez diseada la Base de Datos en Excel, siguiendo las reglas enunciadas en el mdulo anterior, el siguiente paso, sera
ingresar los datos en la misma, es decir, completar los campos para cada registro.
Excel nos ofrece un formulario de datos -que nos muestra en una ventana-, y los rtulos de cada columna - con un espacio
en blanco junto a cada uno para ingresar los datos-. Se pueden ingresar registros nuevos (alta), buscar filas por el contenido
de celdas, actualizar registros existentes (modificacin) o eliminarlos (baja). Para el uso del formulario, usted deber activar
la Base de Datos haciendo clic sobre cualquier celda perteneciente a la misma, luego ir al Men Datos, y elegir la opcin
Formulario:

La funcin de cada objeto en el formulario es la siguiente:

-Nuevo: Permite ingresar un registro nuevo.
-Eliminar: Permite eliminar un registro.
-Restaurar: Permite deshacer las modificaciones que hicieron sobre el registro visible.
-Buscar anterior: Permite buscar el registro anterior que cumple con el criterio fijado.
-Buscar siguiente: Permite buscar el registro siguiente que cumple con el criterio fijado.
-Criterios: Permite fijar condiciones en cada campo a los fines de buscar un registro en particular.
-Barra de desplazamiento vertical: Mediante esta barra podemos pasar de un registro a otro.
Con los formularios, ingresar los datos es ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con
ms columnas de las que cabran en la pantalla.
a) Cmo puedo ordenar los registros? Para una mejor presentacin de la Base de Datos, generalmente se la ordena de
acuerdo a uno o varios campos (o columnas).
Para Ordenar por uno o ms campos siga los siguientes pasos que detallamos a continuacin:
1. Active la Base de Datos, haciendo clic en una celda perteneciente a la misma.
2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, seleccione el campo (o columna) por el cual desea ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.

Tenga en cuenta, que el cuadro Ordenar por, es el primer nivel de ordenamiento, los restantes son subniveles. Por ejemplo,
si selecciona Ordenar por Apellido, y Luego por Nombre, primero ordenar todos los registros por apellido, y luego a
aquellos registros que tienen el mismo apellido, los ordenar por nombre. Si desea ordenar los registros por meses o das de
la semana, siga los mismos pasos indicados anteriormente, haga clic en Opciones, en Primer criterio de ordenacin
seleccione el orden personalizado correspondiente.
b) Cmo puedo ver algunos registros? Cuando necesito visualizar algunos registros de la Base de Datos segn una
condicin o criterio, se utiliza la opcin Filtro.
Excel proporciona dos formas de filtrar una tabla:
1. Autofiltro
2. Filtro avanzado.

AUTOFILTRO
El Autofiltro, ayuda a administrar
fcilmente la Base de Datos
cuando se requieren filtros con
criterios simples. Para su uso,
debemos seguir los siguientes
pasos:
1. Activar la Base de Datos,
haciendo clic en una celda que
pertenezca a la misma.
2. En el men Datos, seleccione
Filtro y haga clic en Autofiltro.
3. Haga clic en la flecha que est a
la derecha del nombre del campo
que quiere usar como filtro.
4. Puede seleccionar filtrar por un
nmero menor o mayor (Diez
mejores)
5. Puede seleccionar uno de los datos de ese campo para
filtrar por l mismo, por ejemplo si selecciona del campo
Curso el valor 1, me mostrar slo aquellos registros que
pertenecen al Curso 1.
6. Puede personalizar el filtrado por un campo numrico,
seleccionando Personalizado, y luego la condicin que se
ajuste al criterio deseado como mayor que, menor o igual
que, y en el cuadro de la derecha el valor a comparar.
7. Puede personalizar el filtrado por un campo de texto,
seleccionando Personalizado, y luego la condicin que se
ajuste al criterio deseado como igual o no igual, contiene
o no contiene, y en el cuadro de la derecha el texto a
comparar.
8. Puede filtrar por celdas Vacas o celdas No Vacas.
9. Para ver nuevamente todos los registros seleccione
Todas.
Cuando necesite buscar valores de texto que comparten
algunos caracteres, pero no otros, se pueden utilizar los
comodines ? y *. El smbolo ? representa un carcter, en
cambio el smbolo * representa varios caracteres. Por
ejemplo, si deseo buscar todos aquellos registros, cuyos
apellidos Snchez o Snches, puedo poner Snche?, el
smbolo indica cualquier carcter. O si quiere todos los
apellidos que empiezan con G y terminan con ia ; puedo poner G*ia, me mostrar Garcia, Gracia, Grecia, etc.
Puede aplicar filtros a varias columnas, las cuales se identificarn con la flecha que est a la derecha del campo en color
azul.
FILTRO AVANZADO. Cuando los criterios que me ofrece Autofiltro no son suficientes, y necesito utilizar criterios ms
complejos, se utiliza este tipo de filtros.
Vamos a ver los pasos a seguir para utilizar este filtro mediante un nuevo ejemplo, en el libro de Excel Hipermercado,
encontrar una tabla con los datos de Ventas de las sucursales de un Hipermercado. Se desea obtener una tabla nueva con
los registros de las sucursales pertenecientes a la provincia Crdoba y con ventas superiores a $11000.
1. Elaborar una tabla de criterios. Es una tabla reducida, donde se colocan los campos sobre los cuales queremos filtrar, es
decir aquellos campos que debern cumplir alguna condicin o criterio. En nuestro ejemplo, seran los campos Provincia y
Ventas. Se debe tener especial atencin en colocar los nombres de los campos tal cual aparecen en la tabla principal. Para
evitar posibles errores, le recomiendo copiar el nombre de cada campo de la Base de Datos, y luego pegarlos en la tabla de
Criterios. Esta tabla puede estar ubicada en cualquier parte de la hoja, pero separada por lo menos de una fila o columna de
la principal.
2. Escribir los criterios necesarios en la tabla, utilizando la simbologa de comparacin:

En nuestro, ejemplo debemos

poner, debajo
del campo
Provincia el texto Crdoba. Es
importante
poner
especial
atencin en la ortografa de las
palabras, si en la base de datos
no lleva acento, en nuestra tabla
de criterios tampoco deber
hacerlo.
Para completar el segundo
criterio, debajo del campo
Ventas ponemos la condicin >
11000 (mayor que 11000). En la
siguiente figura podemos ver
como quedara nuestra tabla de
criterios.

3. Activar la Base de Datos, haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma.
4. Seleccionar del men Datos, Filtro, Filtro Avanzado, tal como se muestra en la figura anterior. Excel nos mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:
Qu significa cada elemento del cuadro
de dilogo Filtro avanzado? Accin: En
la ventana de dilogo, seleccionamos
Copiar a otro lugar, si queremos obtener
una nueva tabla con los registros
resultantes, de lo contrario el filtrado se
har sobre la misma Base de Datos.
-Rango de la lista: Si la base de datos
fue creada correctamente y activada, en
campo debera aparecer el rango
correspondiente. Si no es as, haciendo
primero clic sobre el cono de la derecha
, ....... seleccionamos todo el rango de la
base de datos.
-Rango de criterios: hacemos clic en el
cono de la derecha de este campo, y
seleccionamos la tabla de criterios.
-Copiar a: Este campo se habilita si en
Accin seleccionamos Copiar a otro lugar. Hacemos clic en cono de la derecha de este campo, y marcamos la primera
celda de hoja de clculos donde queremos que se ubique la tabla resultante.
5. Finalmente, hacer clic en el botn Aceptar, si hemos cumplido con todos los pasos correctamente, aparecern los
registros que cumplen con los criterios especificados en una Tabla de Resultados, ubicada a partir de la celda que marcamos
en Copiar a.
Es importante tener presente que todos los criterios de
diferentes campos, escritos en una misma fila, se deben
cumplir s o s para cada registro, corresponden al
operador lgico Y. Cuando un campo debe cumplir ms de
una condicin, se deben escribir los criterios en diferentes
filas. Se mostrarn los registros que cumplan uno u otro
criterio, correspondiendo as
al operador lgico O. En el siguiente ejemplo se presentan
todos los registros que pertenecen a la provincia de
Crdoba o a la provincia de Salta.

c) Qu suceder cuando pida Ordenar sobre una Base de

Datos filtrada? Hay que prestar especial atencin en este
punto. Cuando usted tenga a Base de Datos filtrada, por
ejemplo con autofiltros, y se le solicita Ordenar, la funcin
se aplicar nicamente sobre los registros visibles.
d) Cmo puedo obtener los subtotales de una Base de Datos? En una Base de Datos, Excel permite calcular
automticamente valores de subtotales y de totales generales. Una vez insertados, la tabla se esquematiza para que se
puedan mostrar y ocultar los registros con los detalles de cada subtotal. Para insertar subtotales debemos seguir los
siguientes pasos:
1. Ordenar la tabla para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.
2. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros.
3. Activamos la Base de Datos, y seleccionamos del Men Datos, la opcin Subtotales.
4. En la ventana de dilogos completamos
lo siguiente:
Para cada cambio en: seleccionamos el
campo por el cual queremos agrupar los
subtotales.
Usar funcin: seleccionamos la funcin a
utilizar como subtotal, la cual puede ser
Suma,
Cuenta,
Promedio,
Mximo,
Mnimo, etc.
Agregar subtotal a: seleccionar el o los
campos a los cuales quiere calcular el
subtotal.
5. Completados los datos, hacemos clic en
Aceptar.
6. Veremos insertados en nuestra Base de
Datos, los Subtotales para cada grupo, y el
Total General. Adems, podremos ver a
izquierda, tres botones numerados del 1 al
3, los cuales nos permiten ver con el 3
todos los registros, el 2 solamente las filas con Subtotales y Total General, y el 1 solamente el Total General.
Para eliminar los subtotales, active la Base de Datos, y vuelva al Men Datos, opcin
Subtotales, haga clic en Quitar todos.

REPRESENTACIN DE LA INFORMACIN MEDIANTE GRFICOS

Cmo podemos presentar la informacin? La informacin puede ser presentada mediante Grficos.
Qu es un grfico? Los grficos son representaciones de los datos de una hoja de clculo. Una representacin grfica de
los datos permite una fcil y rpida comprensin de los mismos, y puede ser utilizada tambin para evaluar y comparar
distintos datos. Con Excel pueden realizarse grficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras, circulares, lineales, en
tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Grficos, que le permitir realizar cualquier tipo de representacin
a partir de los datos que aparecen en una hoja de clculo.
Cmo crear un grfico? Tomemos como ejemplo una Tabla en la cual se muestran las ventas (en miles de pesos) para
cada trimestre del ao, en cada REA de nuestra empresa. A su vez, supongamos que se quieren tomar decisiones
correctivas en cada rea, segn las ventas producidas a lo largo de un ao. Para esto realizar un grfico comparativo es una
manera clara y rpida de poder visualizar qu est sucediendo con cada rea. Vamos a seguir los siguientes pasos, para
lograr nuestro objetivo y, en cada uno de ellos, vamos a ver las alternativas que se nos presentan.
1. Para crear un grfico a partir de un rango de celdas, primero debe seleccionar el rango que desea utilizar. Preste especial
atencin para identificar cules son los datos que desea graficar y tenga presente que es conveniente incluir los ttulos, si
stos no son consecutivos, seleccinelos manteniendo presionada la tecla [Ctrl].

Pueden crear grficos tridimensionales siempre y cuando los datos a partir de los cuales se va a crear el grfico tengan dos
tipos de informacin asociada al conjunto de valores que se va a representar, tal como en nuestra tabla de ventas. Tambin
pueden ocultarse los datos que desee que no aparezcan
en el grfico y as seleccionar todos los datos visibles.
2. Desde el Men Insertar seleccionamos la opcin
Grfico. Tambin puede seleccionarse haciendo clic en el
botn de Grfico de la barra de herramientas.
3. Aparecer una ventana de dilogo para el Asistente para
Grficos, en la misma el paso 1 de 4, le pide que
seleccione el tipo de grfico, luego presione el botn
Siguiente

4. En la siguiente ventana, el asistente, le permite tener una vista preliminar del grfico seleccionado, si le parece que est
todo correcto, haga clic en Siguiente o de lo contrario vuelva a Atrs.

5. En la tercera ventana, podemos completar todos los accesorios de nuestro grfico. Comenzando con Ttulos, en el campo
Ttulo del grfico, se pone un ttulo general, luego en Eje de categoras (X) el texto que acompaa a eje horizontal, y
finalmente en Eje de valores (Y) el texto que identifica al eje vertical. Vea el siguiente ejemplo para aclarar este punto.

Adems, el asistente, le permite modificar, haciendo clic en las restantes etiquetas, los Ejes, agregar o quitar lneas de
divisin, reubicar la Leyenda, agregar rtulos, y tambin incluir junto al grfico la tabla original.
6. Finalmente, tiene la opcin de ubicar el grfico resultante en una hoja nueva, o en una hoja existente a su eleccin, como
por ejemplo en la misma hoja de donde se toman los datos.

Haciendo clic en el botn Finalizar nos aparece el grfico definitivo en la ubicacin seleccionada.

Cmo cambiar el aspecto de un grfico?

1. Cualquier objeto del grfico, se puede modificar haciendo clic sobre el mismo, de manera tal que quede seleccionado.
2. Se puede modificar el tamao mediante los indicadores de tamao, y la posicin de cualquiera de los componentes
haciendo clic sobre el mismo y arrastrando con el Mouse.
3. Finalmente para editar cualquiera de los objetos del grfico, haga doble clic sobre el mismo, con lo cual habilitar una
ventana de dilogo, que tendr todas las opciones necesarias para tal fin.
e) Funciones de Base de Datos. Tal como usted recordar, en Informtica Aplicada I, vimos que existan funciones
predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o
estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Dentro de las funciones de
Excel, existen un grupo especial, diseadas especialmente para operar con Base de Datos, y se identifican porque su
nombre comienza con las siglas DB. Por ejemplo, la funcin BDSUMA, que posibilita sumar los nmeros en el campo
(columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas. El uso de cualquiera de ellas, involucra una
serie de pasos, los cuales se pueden seguir fcilmente mediante el asistente para funciones.
Como ejemplo, vamos a calcular en nuestra Base de Datos, la suma del campo Ventas para aquellos registros que
pertenecen a la provincia de Crdoba, y Sector Jardn.
1. Lo primero que debemos disear, es la tabla de criterios, que
ya hemos estudiado sobre esta ltima cuando veamos el filtro
avanzado. Escribimos una tabla con los nombres de los campos
de nuestra Base de Datos, que debern cumplir alguna
condicin, luego debajo de cada uno de ellos escribimos la
condicin.
2. A continuacin, nos ubicamos en la celda en la cual deseamos
el resultado, y vamos al asistente de funciones, en la barra de
frmulas como fx, o en el men Insertar ->

Frmulas. En la ventana de dilogo del asistente, seleccione la categora Base de Datos, y luego la funcin deseada, para
nuestro ejemplo BDSUMA. Haga clic en Aceptar.

En la siguiente ventana, complete los cuadros requeridos, observe que al elegir cada uno de ellos, debajo en la ventana, le
aparece una breve descripcin del mismo. Haciendo clic en el cono ........ de Base_de_datos, seleccionamos todo el rango
de la Base de Datos. Luego en el cuadro Nombre_de_campo, seleccionamos la celda que tiene el nombre del campo donde
estn los valores que vamos a sumar, y en Criterios, seleccionamos el rango de la tabla de criterios.

Tabla dinmica. Las tablas dinmicas son un tipo especial de hojas de clculo. Una tabla dinmica tiene la particularidad de
ser interactiva con el usuario; se utiliza para resumir rpidamente grandes cantidades de datos, aplicndoles el formato y tipo
de clculo que usted defina. Para crear una tabla dinmica deber disponer de una Base de Datos, lista de datos o
simplemente un rango de celdas que contenga rtulos en cada columna.
Cmo crear una tabla dinmica? Vamos a trabajar sobre el ejemplo de la Base de Datos que contiene las ventas de las
diferentes sucursales de un Supermercado. Se necesita una tabla resumen, en la cual podamos ver el total de ventas por
Sucursal y Sector, con la posibilidad de filtrar por Provincia. Para lograr este requerimiento, Excel cuenta con una opcin que
nos permite obtener una tabla resumen, cuya informacin se actualiza dinmicamente y en forma interactiva con el usuario.
Para obtenerla, debemos cumplir con los siguientes pasos:
1. Activar la Base de Datos haciendo clic sobre alguna celda
perteneciente a la misma, y seleccionar del Men Datos, la
opcin Informe de tablas y grficos dinmicos.
Paso 1: El asistente nos solicita que seleccionemos qu tipo de
datos vamos a utilizar para crear la tabla. Existen cuatro
opciones:
Lista o Base
de Datos de
Microsoft
Excel, que
se
utiliza
para crear
una tabla a partir de una lista creada con Excel; Fuente de Datos Externa,
que se utiliza para crear una tabla dinmica a partir de una hoja de
clculo creada con una base de datos como Access, FoxPro, Dbase,
Oracle o SQL; Rangos de Consolidacin Mltiples que se utiliza para
crear la tabla a partir de mltiples rangos de una hoja de clculo; y,
finalmente, Otra Tabla Dinmica para crear una tabla dinmica a partir de
otra ya existente. Adems, debemos seleccionar si queremos una Tabla o
Grfico Dinmico.
Paso 2: El asistente nos solicita que indiquemos el rango de la Base de Datos, lo cual si fue correctamente diseada, estar
indicado automticamente sin necesidad de ingresarlo.

Paso 3: En este paso deber disear la tabla, para ello haga clic en el botn Diseo. Con el Mouse, arrastre la etiqueta del
campo que desea ubicar en las filas y columnas de la tabla, en nuestro ejemplo arrastre el campo Sucursal y ubquelo en
FILA, y luego el campo Sector en COLUMNA.

El campo Provincia sobre PGINA, y finalmente el campo sobre el cual se producirn los clculos, campo Ventas. Por
defecto la operacin seleccionada es Suma, pero si deseamos realizar otra operacin como Promedio, Mximo, Mnimo,
etc., debemos hacer doble clic sobre la etiqueta Suma de Ventas y seleccionar la operacin deseada.

Cmo ocultar o mostrar una fila o columna de nuestra Tabla Dinmica? Haciendo clic sobre las flechas que se encuentran a
la derecha de los nombres de los campos, por ejemplo Sucursal, podemos tildar o eliminar aquellos datos que nos interesan,
veamos que sucede en el ejemplo siguiente: