PROCESO DE DATOS Y SALIDAS EN ACCESS - CONSULTAS

Cmo puedo procesar y organizar la informacin almacenada? Hasta aqu hemos aprendido a disear en una Base de
Datos, las tablas, relaciones y formularios, objetos que nos permiten ingresar para su almacenamiento toda la informacin
suministrada. En este punto, comenzamos a descubrir la necesidad de contar con pantallas y reportes que nos entreguen la
informacin procesada, filtrada, y organizada a los fines de poder analizar y tomar decisiones en forma rpida y clara. El
elemento fundamental que nos permite alcanzar ese objetivo se denomina Consulta. Una consulta, es un objeto de la Base
de Datos, que nos permite extraer los datos de una o varias tablas, modificarlos, filtrarlos, ordenarlos, e inclusive hacer
clculos.
Qu pasos debo seguir para crear una
consulta? Vamos a retomar el ejemplo que
usamos en el mdulo anterior, una base de
datos donde tenemos dos tablas:
Tabla Clientes con los campos NumCliente
(clave
principal),
Apellido,
Nombre
y
FechaInicio.
Tabla Facturas con los campos NumFac (clave
principal), NumCliente, Fecha e Importe.

En la ventana de Base de datos, seleccionamos el objeto Consultas, y luego presionamos el botn Diseo o hacemos
doble clic en Crear una consulta en vista de Diseo. Segn el camino elegido, nos aparece la ventana Nueva consulta, en la
misma seleccionamos Vista Diseo, y hacemos clic en el botn Aceptar.
En la siguiente ventana seleccionamos cada una de las tablas con las cuales vamos a trabajar, y hacemos clic en Agregar.
Finalmente presionamos el botn Cerrar. Para nuestro ejemplo, agregamos las tablas Clientes y Facturas.
La ventana Consulta1 nos mostrar los
siguientes elementos:
Podemos ver las dos tablas, conectadas por
la relacin establecida entre los campos
NumCliente de cada una de ellas.
Seleccionar los campos a utilizar en la
consulta. Para el diseo de la consulta,
debemos seleccionar aquellos campos de
cada tabla que deseamos utilizar, para ello
contamos con varias opciones:
-Haciendo doble clic sobre el campo
seleccionado, se ubica en la primera columna
vaca de la primera fila de la grilla (Fila:
Campo).
-Seleccionando el campo y arrastrndolo con
el Mouse hasta ubicarlo en el espacio vaco
de la primera fila.
-Haciendo clic en la fila Campo, en una
columna vaca, nos aparece la flecha para
desplegar una lista de los campos disponibles. Si la lista es muy larga, previamente podemos seleccionar la tabla en la
segunda fila de la grilla.
-Podemos escribir el nombre del campo en lugar deseado.
-Finalmente, utilizando el asterisco que aparece en cada tabla, nos permite seleccionar todos los campos de la misma.
Para nuestro ejemplo, seleccionemos los siguientes campos:
De la Tabla Clientes: NumCliente, Apellido y Nombre.
De la Tabla Facturas: NumFac, Fecha e Importe.
Con lo cual el diseo quedara de acuerdo a la siguiente imagen:

Cul es la funcin de cada fila de la grilla de diseo?

o Campo: se ubican los campos a utilizar en la consulta.
o Tabla: indica la tabla a la cual corresponde el campo.
o Orden: permite definir por cual campo o columna se ordenar la consulta, indicando si el orden es Ascendente o
Descendente.

o Mostrar: podemos seleccionar aquellos campos que deseamos se visualicen o no. En algunos casos, necesitamos utilizar
campos para establecer criterios o parte de clculos, pero no queremos que se muestren en el resultado de la consulta, para
ello, debemos quitar la tilde en esta fila.
o Criterios: en esta fila se especifican las condiciones que deben cumplir algunos campos para filtrar la informacin.
Podemos recordar aqu lo que vimos en Autofiltros y Filtros Avanzados en Excel. Todos los criterios de esta fila, estn
combinados por el operador lgico Y (AND), lo cual significa que la consulta buscar todos aquellos registros que cumplan
con todos los criterios especificados en esta fila.
o O: se utiliza para combinar criterios mediante operador lgico O (OR). Esto significa que la consulta buscar aquellos
registros que cumplan con una de las dos condiciones asignadas al mismo campo en las dos filas.
Guardemos la consulta creada y veamos los resultados. Completado el diseo de la consulta, debemos guardarla
haciendo clic en el cono de guardar de la barra de herramientas, o directamente del botn cerrar de la ventana. Si es la
primera vez, nos solicita un nombre, que para nuestro ejemplo podemos asignarle Facturacin.
Una vez almacenada, la consulta
aparecer como un nuevo objeto en la
ventana Base de datos mientras est
seleccionada la opcin Consultas.
Para ver el resultado de la consulta,
hacemos doble clic sobre el objeto
Facturacin o seleccionando dicha
consulta, hacemos clic en el botn
Abrir, con lo cual veremos la siguiente
ventana:

En la siguiente figura, podemos ver los registros ingresados a cada una de las tablas de la Base de datos, para que pueda
comparar con los resultados de la consulta Facturacin.

ORDENACION. FILTRO. BSQUEDA DE REGISTROS. Vamos a modificar el diseo de la consulta

Seleccionamos de la ventana Base de datos la consulta Facturacin, y hacemos clic en el botn Diseo. Se nos habilita la
ventana para diseo correspondiente a la consulta que queremos modificar. Modificar la consulta seleccionada.
Cmo puedo ordenar la consulta? Para ordenar los registros de la consulta, de acuerdo a un campo determinado,
primero nos ubicamos debajo del mismo, en la fila Orden. Haciendo clic en la flecha, seleccionamos el modo Ascendente o
Descendente. Cuando necesitamos ordenar por ms de un campo, algo que aprendimos en Excel, para lo cual un cuadro de
dilogo nos solicitaba Ordenar por:, Luego por: y Luego por:, en las consultas de una Base de datos, tenemos algo
parecido. Simplemente seleccionamos los campos por los cuales queremos ordenar y le adjudicamos el modo requerido
Ascendente o Descendente. El nivel de ordenamiento, estar determinado por el orden la columna que ocupa cada campo.
Por ejemplo, si queremos ordenar nuestra consulta Facturacin, por el campo Apellido y luego por Fecha, debern estar
ubicado en primer orden la columna Apellido, y luego la columna Fecha, con las opciones Ascendente o Descendente

seleccionadas. De esta manera, Access ordenar primero todos los registros por Apelllido, y luego todos aquellos registros
con el mismo Apellido los ordenar por Fecha.

Observe ahora el resultado de la consulta

ordenada por Apellido y Fecha, y compare
con el resultado obtenido anteriormente sin
especificar ordenamiento.

Necesito filtrar la base de datos. Ahora, que tenemos la consulta diseada y los registros ordenados, se presenta la
necesidad de poder trabajar slo con filas que necesitamos, para ello definimos el criterio o condicin que nos permita filtrar
la Base de datos. En Access, los criterios pueden ser de dos tipos:
_ Criterios Fijos: se escribe la condicin debajo del campo sobre el cual se aplicar, en la fila Criterios. La sintaxis es similar
a la vista para Filtros Avanzados en Excel. AA1
_ Criterios Variables: se indica mediante corchetes alguna leyenda indicativa para que el operador introduzca el o los
parmetros que se desean utilizar como filtro.
Filtremos mediante Criterios Fijos. Debemos colocar debajo del campo correspondiente el criterio o condicin de filtrado.
Por ejemplo si deseamos visualizar todos los cliente con Nombre Gomez, colocamos debajo del campo Nombre el texto
=Gomez. Cuando la condicin es de igualdad, no es necesario utilizar el signo =, quedando Gomez. Si deseamos, los
registros con importe superior a $1.000, el criterio ir debajo del campo Importe, >1000. Cuando necesitamos filtrar entre dos
valores, por ejemplo que el importe sea mayor que $1.000 y menor que $2.000, debe usar el operador lgico Y, > 1000 Y <
2000, con lo cual el registro deber cumplir con las dos condiciones.
Todos los criterios ubicados en la misma fila, estn conectados con el operador lgico Y, por lo cual se obtendrn aquellos
registros que cumplan con todas las condiciones especificadas en dicha fila.
Con este filtro obtenemos el
siguiente resultado de la consulta,
observe que solamente se
muestran
los
registros
que
cumplen con la condicin de
Importe.

Si, necesitamos que los criterios queden unidos por el operador lgico O, debemos escribirlos en diferentes filas, por ejemplo
si debajo del campo Apellido, escribimos en la fila Criterios Gomez y debajo Toledo, visualizaremos todos los registros
que llevan como Apellido Gomez, o Toledo.

Ahora agreguemos criterios

variables. Este tipo de criterio,
permite que el usuario, decida el
valor
del
parmetro
correspondiente cada vez que
utiliza la consulta. Para indicar
que es variable, el parmetro
(nombre del campo seguido de
dos puntos) se coloca entre corchetes, y el texto indicativo que desea presentar en la ventana de ingreso entre comillas.
Para el ejemplo anterior, podemos disear la consulta con el criterio tal que el operador ingrese el nombre del cliente que
desea visualizar.

Podemos hacer clculos en una consulta? En una consulta podemos hacer clculos con los campos, por ejemplo
multiplicar el valor de un campo por una constante o por el valor de otro campo, para ello necesitamos un nuevo elemento
denominado campo calculado, el cual es un campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresin en
lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresin. Para
realizar un clculo personalizado, utilizando los datos de uno o ms campos, necesita crear un nuevo campo calculado,
directamente en la cuadrcula de diseo. Los resultados de un campo calculado no se almacenan en la tabla, y son
recalculados cada vez que se ejecuta la consulta.
Veamos un ejemplo, para agregar un campo que nos calcule el I.V.A. del 21% sobre el importe de la factura.
1. Abra la consulta en Vista de diseo
2. En la primera columna vaca escriba en la primera fila la expresin que desea, teniendo en cuenta que los nombres de los
campos a utilizar deben ir entre corchetes

3. Al presionar la tecla Entrar o pasar a otra celda, automtica Access nombra a esa expresin con el nombre Expr1, el cual
aparece al comienzo de la expresin y va seguido de dos puntos.

4. Puede modificar el nombre de Expr1 por otro nombre ms indicativo del campo, por ejemplo IVA.

5. Finalmente guarde los cambios en la consulta y verifique el resultado.

Para este ejemplo, en la consulta se eliminaron los criterios a los fines de visualizar todos los registros.
Qu estamos modificando realmente en una consulta? Al obtener el resultado de una consulta, lo que tenemos
realmente son los datos de la tabla que cumplen con los criterios especificados, de manera tal que cualquier modificacin
que realicemos la estaremos haciendo sobre la tabla original. Esto se aplica tambin cuando la consulta trabaja con tablas
relacionadas. En la actividad 1, pondr en prctica el diseo de consultas para nuestro cliente Cosmos.

INFORMES Qu me ofrece Access para presentar impresa la informacin? Los informes me permiten presentar la
informacin de una tabla o una consulta en forma impresa. A diferencia de los formularios, los datos presentados no se
pueden modificar, slo podemos verlos en pantalla o imprimirlos, adems de contar con la posibilidad de obtener subtotales
por grupo.
Cmo puedo crear Informes para visualizar o imprimir la informacin de mi base de datos. A los fines prcticos, en la
tabla Clientes de la Base de datos Distribuidora, tomada como ejemplo para este mdulo, agregamos los campos Ciudad y
Provincia, ambos del tipo texto con un largo de 30 caracteres y el campo Saldo del tipo numrico, tamao simple.

Para crear un Informe, podemos utilizar la vista de Diseo o el asistente.

Aprovechemos nuevamente el Asistente para obtener un
informe preliminar. En la ventana Base de datos, teniendo
seleccionado Informes, hacemos doble clic sobre el cono Crear
un informe utilizando el asistente. Cuando necesite trabajar con
campos de diferentes tablas, conviene crear previamente una
consulta. En la siguiente ventana, debemos seleccionar la Tabla
o consulta, haciendo clic en la flecha para visualizar una lista de
las mismas. Luego seleccione los campos que necesita incluir en
el informe, de manera tal que en el cuadro de la derecha
aparezcan aquellos que Ud. necesita. Por ejemplo,
seleccionemos los campos NumCliente, Apellido, Saldo, Ciudad
y Provincia.
Puedo agrupar los registros?
En la siguiente ventana, debemos decidir cmo queremos
agrupar la informacin. Se puede agrupar por diferentes
campos en distintos niveles. Cada agrupamiento lleva su
cabecera y pie de grupo, donde pueden ir los subtotales
del mismo.
En nuestro ejemplo, tomamos el campo Provincia como
primer nivel, y el campo Ciudad como segundo nivel, a la
derecha podemos observar como queda la estructura de
nuestro informe. En ste, tendremos agrupados todos los
clientes que pertenecen a la misma provincia y dentro de
cada provincia, se agruparn todos los clientes de una
misma ciudad.

Haciendo clic en el botn Opciones de agrupamiento, podemos hacer ms especificaciones referentes a los grupos. En la
ventana veremos el campo que define cada nivel de grupo seleccionado, y nos da la posibilidad de modificar el intervalo de
agrupamiento. Por ejemplo el grupo Provincia en Normal, tomar el nombre completo de la provincia, pero podemos
especificar que tome la primera letra de cada provincia para dividir los grupos de este nivel.
Puedo ordenar los registros agrupados? En la ventana siguiente, debemos decidir cmo queremos ordenar los registros de
detalles, es decir los registros que se visualizan dentro de cada grupo. Para ello seleccionamos el o los
-Aadir un nivel de agrupamiento
-Modificar la prioridad del nivel de agrupamiento
-Eliminar un nivel de agrupamiento campos (hasta cuatro niveles) a tener en cuenta para el ordenamiento, y si es en forma
-Ascendente o Descendente.
Para agregar una fila de totales al final de cada grupo, y al
final del informe, presiono el botn Opciones de resumen
En la ventana aparece un listado con todos los campos
numricos del informe, para los cuales podemos seleccionar
tildando la casilla correspondiente que nos muestre la suma,
promedio, mnimo o mximo.
Adems, permite seleccionar visualizar los registros de
detalle y el resumen o solamente el resumen para cada
grupo. Activando la casilla Calcular el porcentaje del total
por sumas, nos agrega un total correspondiente al
porcentaje de la suma de cada resumen respecto de la suma
total de todos los registros del informe.

Cmo puedo variar la distribucin de los datos? En la

siguiente ventana del asistente, debemos seleccionar la
distribucin de los datos en el informe. En la parte izquierda
podemos visualizar las diferentes opciones que propone.

Y si quiero cambiar el estilo del informe? Pasemos a la siguiente ventana. En la misma tengo diferentes opciones para
seleccionar un estilo que se ajuste a nuestro cliente, pudiendo ver a la izquierda el aspecto de cada uno.

En la ltima ventana, nos solicita ingresar un Ttulo para el Informe. Es importante, definir un ttulo que aclare qu
informacin estamos visualizando en nuestro reporte. Preste especial atencin a este punto, ya que los informes
generalmente son destinados a terceras personas, que necesitan tomar decisiones en base a los resultados impresos

Tambin nos da la opcin de obtener una Vista previa del informe, Abrir el formulario para ver o introducir datos, o Modificar
el diseo del mismo. Si seleccionamos Vista previa, veremos en pantalla el informe final, listo para imprimir. En la vista
previa, podremos descubrir algunos detalles de diseo que necesitaremos corregir. Por ejemplo algunos ttulos de las
columnas que no se leen bien o estn incompletos. Si elegimos Modificar el diseo del informe, ingresamos a Vista de
Diseo de Informes, y podremos corregir cada uno de sus elementos.
Cmo puedo crear o modificar el informe sin usar el Asistente. Si bien, esta opcin implica una tarea ms compleja, nos
permite disear el informe en forma personalizada y ajustarnos a las caractersticas del cliente. Cmo vimos en formularios,
la forma ms fcil de trabajar, es crear un informe con el asistente, que se aproxime a nuestras necesidades, y luego
modificarlo con vista de diseo. Para trabajar con Vista de diseo para crear un informe nuevo, en la ventana Base de datos,
manteniendo seleccionado el objeto Informes, hacemos clic en el cono de Diseo, o doble clic en Crear informe con vista
de diseo. Si deseamos modificar un informe existente, en la ventana Base de datos, seleccionamos el formulario sobre el
cual queremos trabajar, y hacemos clic en el cono Diseo.
En la pantalla se nos presenta un rea de trabajo, la cual se divide en las siguientes partes:

Encabezado del informe: en esta rea, irn todos

los objetos que aparecen al comienzo del informe.
Encabezado de pgina: ubicamos todos los objetos
que deben aparecer al comienzo de cada pgina.
Detalle: aqu se ubican los registros a visualizar en
el informe. Para el diseo, slo se incluyen los
campos de un solo registro.
Pie de pgina: ubicamos todos los objetos que
deben aparecer al final de cada pgina.
Pie del informe: colocamos todos los objetos que
deben aparecer al final del informe.
Las secciones de Encabezado o Pie de pgina y
Encabezado o Pie de informe se pueden mantener o
eliminar segn si est tildada la opcin
correspondiente en el men Ver.
Las secciones Encabezado y Pie de Provincia y
Ciudad, aparecen en este informe porque hemos
seleccionado agrupar los registros por esos campos,
en otros diseos pueden no aparecer si no
agrupamos.
Para poder definir los elementos que queremos
incluir en el informe, se utilizan los Controles,
stos son objetos para visualizar datos, mostrar
etiquetas o agregar elementos que mejoren la
imagen del informe. Para su uso debemos utilizar
el Cuadro de Herramientas, el cual se puede
habilitar desde el cono correspondiente de la
barra de herramientas o desde el men Ver,
eligiendo la opcin Cuadro de Herramientas. El
cuadro de herramientas es similar al visto en el
diseo de formularios, algunos controles, que en
la siguiente figura no se marcan, es porque su
uso est ms destinado a los formularios.

Cmo agrego objetos a mi informe. Desde el Cuadro de Herramientas (si no est visible elija la opcin desde el men
Ver) selecciono el control deseado, luego me posiciono en rea del informe donde debe ubicarse, presiono el botn izquierdo
de Mouse y lo arrastro hasta obtener el tamao del control deseado. Si necesito insertar varios objetos del mismo tipo en el
informe, haga doble clic sobre el cono del control correspondiente, ver que ste queda seleccionado, luego puede insertar
la cantidad que quiera sin necesidad de ir haciendo clic sobre el mismo.
Cmo agrego campos a mi formulario. Para incorporar campos al informe, seleccionamos desde el men Ver, la opcin
Lista de campos, con lo cual podremos arrastrar un campo al lugar deseado en el informe.
Puedo mover o modificar un objeto. Para mover un objeto, coloco el Mouse sobre el mismo, y cuando aparece la manito,
presiono el botn y lo arrastro a la posicin deseada.
Para modificar el tamao, selecciono el objeto, luego ubico el Mouse sobre los cuadritos negros que aparecen, cuando el
cursor toma la forma de una flecha doble, hago clic con el botn izquierdo, y mantenindolo presionado lo arrastro hasta
conseguir el tamao deseado.
Ahora mi informe puede ser
impreso.
Como
vimos
para
formularios, la confeccin del
informe con Vista de diseo implica
una tarea ms compleja, pero
permite personalizar el informe
ajustando el estilo al gusto del
usuario. Pida vista previa, antes de
imprimir el informe para ver el
resultado final, haciendo doble clic
sobre el objeto correspondiente a
nuestro informe en la ventana Base
de datos, teniendo seleccionado
previamente Informes.
Ha comenzado a realizar las
actividades? Le sugerimos hacerlo y
si usted presta atencin
ver como en la actividad 2, usted
podr poner en prctica el diseo
de informes para nuestro
cliente Cosmos.
Mucha Suerte!