FASE I.

SITUACIN A EVALUAR

1.1. Denominacin de la Empresa

La empresa seleccionada para el desarrollo de la pasanta fue Muebles
Salerno Isla de Margarita CA, la cual se encuentra ubicada en la Av. 4 de
Mayo, frente al antiguo Banco Federal, entre calle Campos y Rmulo
Gallegos, de la ciudad de Porlamar, municipio Mario del estado Nueva
Esparta.
1.2. Procedimiento Objeto de Estudio
El objeto de estudio estuvo orientado a los procedimientos
administrativos y contables aplicados en el manejo de los inventarios en la
empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita C.A., estado Nueva Esparta.

1.3. INTRODUCCIN (SITUACIN A EVALUAR)

La moneda es un recurso financiero utilizado en la sociedad en calidad

de pago, su uso se remonta al s. XIV AC, producto de la evolucin, progreso
y crecimiento de los pueblos, ocasionando la bsqueda de una opcin ms
sencilla al cambiar o negociar bienes por el uso de otros. De acuerdo a lo
expresado por Maza (1983)Este cambio directo de una cosa por otra es lo
que se ha denominado trueque. (p. 351). Por ende, el intercambio de
distintos bienes, con una finalidad econmica se encuentra muy ligado a las
actividades mercantiles de compra y venta. As progresivamente se emplea
la utilizacin de papel y tinta, y luego se determin el uso del dinero, como
documento de pago. Es as como la ciencia de contar nace en su efecto,
como actividad impulsadora en la escritura de los cambios de patrimonio en
personas naturales o jurdicas dndole nacimiento a la contabilidad.

De este modo, Brito (2006) seala:

La contabilidad financiera es una tcnica que se utiliza para
producir sistemtica y estructuradamente informacin
cualitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos
eventos econmicos identificables y cuantificables que la
afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el
tomar decisiones en relacin con dicha actividad econmica.
(p. 1).
En efecto la contabilidad permite realizar los ajustes y cambios
ocurrentes a travs del tiempo, determina la situacin financiera de una
operacin, de acuerdo a los registros contables e informacin que se posea.
Sin embargo, sta se desprende en la contabilidad de costos relacionada al
proceso de transformacin de la materia prima en un producto terminado,
aplicada especialmente en el sector industrial, destinados a la elaboracin o
fabricacin de productos para un fin cualquiera, es decir la contabilidad de
costos es el rea de estudio y evaluacin de cmo operan los inventarios
dentro de una organizacin.
Con respecto a los inventarios, est definido por Brito (2006) como: El
conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con
el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron
comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y vendidos
como tales. (p.495).
Lo anteriormente mencionado explica aspectos relativos al manejo o
correcto tratamiento del inventario, alcanzar un nivel ptimo de produccin
ocurre cuando se combinan los factores de produccin de tal manera que el
costo de producir una unidad de producto resulte ser el ms bajo posible, es
decir la maximizacin de la utilidad en el menor uso de los recursos que
posea la empresa, la cual es aquella unidad econmica fundamental, el

centro principal de accin en la red de la produccin, y a quien le

corresponde el abastecimiento de aquellos bienes y servicios para la
sociedad.
En relacin a ello, se observa que aquellas empresas donde existe un
discreto

orden

jerrquico,

de

pocas

gerencias

departamentos

administrativos referidos a la produccin de productos en volmenes semiindustriales, se les denominan empresas individuales, y es en donde se
requiere de un mayor orden en la planeacin de los inventarios, aunado a la
firme y oportuna toma de decisiones en la movilidad de los mismos.
De all pues, se determina el circuito de funcionamiento y tratamiento
del inventario, el cual establece un conjunto de polticas y procedimientos
para llevar con eficiencia el proceso de control de la requisicin, adquisicin,
recepcin, almacenamiento, despacho, toma fsica y registros. El ciclo de las
transacciones de requisicin, empieza cuando en los almacenes u otro
departamento, necesitan los bienes o servicios y se emite una requisicin de
las compras debidamente aprobada por el jefe del taller, luego es enviada
una copia de la requisicin al departamento respectivo, para que sea
realizada la orden de compra. Con respecto a la funcin de la adquisicin,
Whittington (2006) define que:
Un buen control interno de las compras requiere ante todo,
una estructura organizacional que delegue a un
departamento independiente de la compaa, la autoridad
exclusiva de comprar todos los materiales y servicios. La
compra, la recepcin y el registro son funciones que deberan
estar claramente separadas y asignadas a departamentos
especiales. (p. 445).
Posteriormente a la adquisicin, los productos son recibidos en la
compaa, los cuales deben pasar a un departamento de recepcin distinto al

de las compras o almacenamiento, en vista de cerciorar el material en

entrada y as evitar devoluciones posteriores o tiempo adicional que retarde
las actividades de operacin en la produccin de los artculos. De hecho
Whittington (2006) explica que:
El departamento de recepcin se encarga de determinar, las
cantidades de producto recibidos, detectar la mercanca
daada o defectuosa, preparar el informe de recepcin, y
transmitir inmediatamente al almacn los productos
recibidos. (p. 445).
Es por ello, que el departamento de recepcin cumple con el deber de
verificar las cantidades, de materiales recibidos en comparacin a las
rdenes de entrega de la empresa despachadora, es decir se necesita
monitorear las actividades realizadas.
Por consiguiente los inventarios, luego de la recepcin de mercanca,
se efecta el almacenamiento de la misma, donde se cuentan, inspeccionan
y se emiten los recibos correspondientes. Segn Whittington (2006), describe
que:

El almacn notifica las cantidades recibidas y almacenadas

en el rea, al realizar esas funciones hacen una importante
contribucin al control global del inventario, al firmar la
conformidad, asume su responsabilidad y verifica el trabajo
del departamento de recepcin para emitir correctamente al
rea de contabilidad los productos o artculos que realmente
se almacenaron. (p. 445).
En conjunto a lo antes dicho, la funcin siguiente es denominada
despacho, por medio de sta son emitidos los pedidos realizados,
encargndose

esta

rea

de

la

responsabilidad

de

los

productos

almacenados, de su adecuado control respectivo y de la entrega pertinente

de los mismos.

Relativo a lo dicho Whittington (2006) define que:

En este procedimiento, el control se fortalece, debido a que

los clientes reciben los productos fabricados, y verifican a la
empresa del artculo enviado, demostrando cualquier defecto
o falla existente en la entrega realizada. (p. 445).
Adicionalmente, la toma fsica de inventarios es una forma de
verificacin fsica, que consiste en constatar la existencia o presencia real de
los

suministros,

insumos,

repuestos

otros

bienes

materiales

almacenados, apreciar su estado de conservacin y condiciones de

seguridad, en la empresa.
Al mismo tiempo, Ruiz (1992), expresa que: el proceso de toma fsica
de Inventarios se centra en la valorizacin del stock fsico segn los precios o
costes que se suministran (p. 87). A partir de dicha valorizacin se cuenta
con un saldo de inventario que permite tener cifras claras y exactas acerca
de las inconsistencias del mismo en sus registros, aunado a cmo se puede
tomar alguna decisin en las nuevas requisiciones.
La incidencia de una correcta y oportuna toma de decisiones va de la
mano, con la aplicacin de controles internos y externos que permitan un
correcto funcionamiento dentro de la organizacin y sus reas de almacn,
visto que sin un adecuado sistema de control interno, la medicin de los
resultados no serian oportunas al momento de calificar los errores cometidos
por el personal, en las empresas dedicadas a la fabricacin de productos
terminados, es el momento de mayor importancia y rentabilidad, dado que
los artculos fabricados deben de mantener el perfil, para ser vendidos o en
su efecto trasladados con facilidad y as confirmar su rpida salida de los
inventarios.

Lo anterior se respalda en el hecho de que las empresas con

movimientos de artculos de pequea dimensin, son muy susceptibles, al
extravi o robo de las mismas, y sus inventarios deben ser continuamente
verificados con sistemas, mecanismos de registros y control contable, de
acuerdo a distintos mtodos o procedimientos de registros de inventarios.
Es por esto que, se refuerza el valor que tienen los inventarios para la
empresa, dentro de sus funciones se encuentra el mantener un adecuado
centro de abastecimiento que da vida y generan ingresos en la misma, para
los contadores y administradores, existen muchos propsitos en

tener

inventario, pero hay que tener claridad en que los inventarios no se separan
dentro de la empresa o identifican su error con base a sus manejos, stos
solo tienen cinco funciones bsicas y no todas sus funciones estn
representadas en todas las empresas.
De esta forma, se comprende cmo actan los inventarios dentro de la
empresa, de acuerdo a su utilidad, stos pueden ser llevados con un manejo
manual o preferiblemente automatizado mediante programas o sistemas
establecidos en el mercado los cuales faciliten su control de registros
contables, con el objeto de mantener un correcto y adecuado centro de
operaciones, pero sin olvidar sus continuos procedimientos de control.
Sin embargo, se debe explicar brevemente cmo son aplicados los
sistemas de inventarios dentro de la empresa, enmarcados en dos corrientes
de uso, una llamada, sistema de inventarios peridico y otra continua, al
respecto Brito (2006), expresa que: la primera est definida como la
realizacin de una toma fsica en determinado momento y luego se trasladan
las cantidades para ser valorizadas. (p. 500).
Con respecto a esa definicin, se aade el hecho de que los inventarios
peridicos por lo general, son levantados una vez al ao al culminar el

periodo contable, arrojando la utilidad o prdida obtenida, solo despus de

culminar el ejercicio, entre tanto si se desea conocer alguna informacin del
cierre mensual se debe aplicar un sistema de estimacin adicional.
En contraposicin con el sistema de inventario peridico, el sistema de
inventario continuo permite conocer en cualquier situacin como estn los
niveles fsicos de inventarios y cules son sus costos, sin necesidad de
esperar al cierre del ejercicio contable, ejecutando un cargo a la cuenta de
inventario cuando la empresa compre mercancas, o realizando un abono al
momento en el cual le empresa pueda vender y darle salida a las mismas.
Este sistema requiere de una toma fsica semestral como tcnica de
control interno en proteccin y resguardo de sus inventarios, as como cotejar
con los registros en libros. Recordando que los inventarios representan el
rubro de mayor volumen en el activo circulante, sin embargo las empresas
tienden a proteger ms el efectivo cuando en realidad la fuerza econmica
radica en sus inventarios, y se recomienda utilizar normas que prevean un
error o infracciones pertinentes.
El control, Es un proceso por medio del cual se modifica algn
aspecto del sistema para que se alcance el objeto deseado en dicho
sistema. (Everett, 1991, p. 495).
Relativo a esto, Brito (2003), seala qu:
1. Las mercancas deben estar protegidos contra prdidas
por robo, mantenindolas en inmuebles debidamente
cerrados, con sistemas seguros a donde solo puedan
acensar personas autorizadas. El almacn debe estar en
unas condiciones adecuadas que eviten el deterioro de la
mercanca.
2. Cuando una mercanca ingrese al almacn debe ser,
evaluada, pesada, o contada y el resultado obtenido,

3.
4.
5.
6.

7.
8.

comparado con la documentacin que la acompaa.

(Facturas, o notas de entregas del proveedor).
En los casos de despacho solo se entregarn rdenes
mediante las requisiciones previas u rdenes de pago
autorizadas.
Deben ser llevados registros de inventarios continuos, de
acuerdo a las cantidades y valoracin de la mercanca.
Los registros de control de inventarios deben ser
continuamente cuadrados con su cuenta de control
respectiva.
Deben ser llevados registros especiales en cuanto a las
mercancas enviadas en consignacin, en poder a
terceros, o almacenadoras pblicas, as como las
recibidas en prstamo o consignacin y segregarlas de las
que en realidad pertenecen a la empresa.
Las personas que llevan el mayor auxiliar de almacn,
deben ser diferentes a las encargadas de custodiar las
existencias de mercancas.
Peridicamente se debe realizar un conteo fsico de todas
las existencias y los resultados deben ser comparados con
el mayor auxiliar de almacn, y con las cuentas de control.
respectivas.
(p.449).

Al observar el tratamiento de los inventarios dentro de una empresa,

se analiza cmo est estructuralmente conformada la empresa Muebles
Salerno, Isla de Margarita CA, identificada con el Rif J-29611210-0, dedicada
a la comercializacin, fabricacin, venta de cocinas empotradas, muebles en
madera y diseo integral de espacios, fue creada en el ao 2007, ingresando
al mercado con la opcin de ofrecer a sus clientes el servicio de fabricacin
de artculos de madera y afines a la medida.
Su crecimiento ha sido progresivo marcando un lugar en el rea de la
fabricacin neoespartana, Muebles Salerno, Isla de Margarita CA, se
establece en Nueva Esparta, aunque sus inicios fueron en el estado
Carabobo, esta compaa se encuentra distribuida en dos partes, el taller o

rea de corte de materiales, depsito o fabricacin, y el local de ventas

ubicado en la Av. 4 de mayo del municipio Mario, estado Nueva Esparta.
De acuerdo a la estructura organizativa, el personal integrado por un
administrador, un asistente administrativo, un diseador de espacios, dos
vendedores, el contador principal, una asistente, un jefe de carpintera, 3
ayudantes, un soldador, un pintor y un chofer, asimismo, poseen un centro de
distribucin y venta es a nivel nacional, el personal desempea nicamente
sus funciones en exclusividad a la empresa.
Cabe destacar, Muebles Salerno, isla de margarita CA, opera con un
sistema de registros diarios sistemticos, el programa administrativo,
aplicado en la empresa se denomina Athenas Federation, el procedimiento
de la empresa, es recibir el pedido y cobro del mismo, luego se solicita la
materia en los depsitos, se emite la orden de compra de ser necesario, se
recibe el pedido de la materia prima proveniente de los proveedores
exclusivos, se hace un llamado al jefe del taller, y es enviado el pedido al
taller, luego de la culminacin del producto, es transportado al depsito,
culminando con la entrega y transporte del producto al lugar de destino o
cliente mas su posterior registro.
Adicionalmente, son desincorporadas las unidades que presenten
defectos o errores de mquina en la empresa, para luego ser registradas en
las actualizaciones o tomas fsicas del inventario existente para la
administracin fiscal y tributaria. Asimismo, el sistema administrativo que
utilizan en la empresa, maneja la relacin de compras y ventas, facturacin,
ingreso y ajustes de precios, libros de cuentas por cobrar, por pagar, reportes
de impresin fiscal, entre otros ajustes de la administracin interna, y el

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tratamiento contable de los movimientos de la empresa, son manejados por

el contador interno.
A continuacin se presentan las debilidades y consecuencias ms
relevantes observadas en los procedimientos administrativos y contables en
el

manejo de los inventarios de la empresa Muebles Salerno, isla de

Margarita CA.

En la empresa no se encuentra establecido un programa

sistematizado que mantenga una constante informacin de los
movimientos realizados en el rea, la cual es donde se mantiene el
nivel ms alto de inventarios de materiales, incurriendo en una falla y
prdida de activos a la empresa.

La normativa de procedimientos en el rea de produccin, carece de

supervisin por cuanto no es cuantificable la cantidad de unidades
perdidas en proceso, mientras que las operaciones en el rea de
ventas funciona bajo los parmetros establecidos, en tal sentido y de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, mas
en el taller o rea de produccin no son verificados, los usos de
materiales y movimientos de almacn en las requisiciones de
materiales continuas, permitiendo una equivocada emisin de
compras o pedidos errneos.

Adicional a esto, el jefe de taller realiza las rdenes de pedido, en

base a sus criterios personales de produccin, sin conocer los motivos
o causas pertinentes que favorezcan o perjudiquen a la empresa.

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Tambin se observ que en el perodo de la jornada laboral, los dems

trabajadores, realizan labores de produccin extras a las establecidas
en la empresa, ocasionando la posible disminucin de materia prima
para la fabricacin, de los recursos pertenecientes a la programacin
diaria de la produccin

ocasionando con ello, una situacin

desfavorable en el ejercicio de la empresa y manejo de sus

inventarios.
1.4.

Objetivos de la Pasanta

1.4.1. Objetivo General

Analizar los procedimientos administrativos y contables aplicados
en el manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de
Margarita CA., estado Nueva Esparta.

1.4.2 Objetivos Especficos

Identificar los aspectos generales de la empresa Muebles Salerno, Isla de
Margarita C.A., estado Nueva Esparta.
Describir los aspectos tericos, bases legales vigentes que regulan los
procedimientos administrativos y contables de los inventarios en Venezuela.
Describir los procedimientos administrativos y contables aplicados en el
manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita
C.A., estado Nueva Esparta.
Comparar los procedimientos administrativos y contables aplicados en el
manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita
C.A., con respecto a los aspectos tericos y bases legales vigentes.

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1.5. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Es importante destacar que los mtodos de recoleccin de datos, se

pueden definir como los medios a travs de los cuales el pasante se
relaciona con los participantes para obtener la informacin necesaria que le
permita lograr los objetivos de la pasanta.
En vista de lo antes dicho, se encuentran enmarcadas las tcnicas,
definidas stas como las actividades para organizar y procesar la informacin
obtenida mediante la observacin simple o participante, libre o estructurada,
encuestas, entrevistas y cuestionarios.
Un instrumento de recoleccin de datos es en principio cualquier recurso
de que pueda valerse el pasante para acercarse a los fenmenos y extraer
de ellos informacin.
1.5.1 Observacin simple y no participante
Esta tcnica consiste en observar a las personas cuando efectan su
trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera percepcin
pasiva de hechos, situaciones o cosas. Se entiende como una percepcin
"activa", lo cual significa concretamente un ejercicio constante encaminado a
seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a la observacin.
En respuesta a lo dicho se dice que la observacin simple, es la que se
realiza cuando el pasante observa de manera neutral, sin involucrarse en el
medio o realidad en la que se realiza el estudio. Para poder calificar u
obtener los datos necesarios en la pasanta, se requiere de la observacin
como tcnica fundamental en la elaboracin de un plan de trabajo a futuro,

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en el cual intervienen todas las personas, que presten funciones o servicios a

la empresa, y quienes permitirn la elaboracin del presente proyecto de
investigacin. El instrumento de recoleccin de datos fue la gua de
observacin.
1.5.2. Observacin Participante
El intervenir en la formulacin de un informe de pasanta implica realizar
distintas actividades, que permitan un eficiente uso del tiempo, para no
agotar los recursos, en este caso el pasante pasa a formar parte de la
comunidad o medio donde se desarrolla el estudio, y as ejecutando una
observacin directa podr concluir su objetivo. El instrumento a utilizado para
el desarrollo de esta tcnica fue diario anecdtico

1.5.3. Entrevista Demi-estructurada

Es una tcnica basada en un simple interrogatorio donde se intenta
conseguir testimonios orales, sin un orden especifico, el entrevistador trata
de acumular informacin general en una interaccin directa frente a quien
responde las preguntas, que se caracteriza por su profundidad, es decir
indaga de forma amplia, en gran cantidad de aspectos y detalles. La
utilizacin de esta tcnica fue de gran uso en la elaboracin de interrogantes
a la administracin de Muebles Salerno, Isla de Margarita CA. Al permitir
recabar y seleccionar los datos relevantes a la elaboracin del informe de
pasanta, Las preguntas estuvieron en el siguiente orden:
Administrador:
Cundo fue creada la empresa?
Cmo est integrada la administracin de la empresa?
Cul es la estructura u organigrama de la empresa?

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 Cunto es nmero de trabajadores de la empresa?

Cmo son registrados los libros de compras y ventas?
Cules formatos auxiliares llevan para la relacin de compra-venta
de inventario?
Cules son los procedimientos de almacenaje y depsito?
Cules son las funciones del departamento administrativo -contable?
Cmo son realizadas las ventas a crdito, y su tratamiento en el
registro en libros de los inventarios?

Contadora:
Cules son los procedimientos usados para el registro, verificacin y
control de los inventarios?
Cules son las principales debilidades que presenta el departamento
en cuanto al registro de los inventarios?
Cada cunto son levantados o estimados los inventarios dentro de la
empresa?
Cmo son determinados los artculos faltantes dentro de inventarios?
Qu poltica utiliza la empresa para controlar las devoluciones en
compra y venta?
Jefe de Carpintera:
Cules son sus funciones dentro de la empresa?
Qu penalidad representa la prdida o extravo de algn artculo o
material?
Cada cunto son realizadas las requisiciones dentro de la empresa?
Cmo son almacenados los artculos ya elaborados vendidos y los
que pertenecen a la empresa?
Cmo son controlados los trabajadores en las operaciones diarias y
en las horas de salida de su turno de trabajo?
Cmo es aplicada la requisicin de materiales faltantes?
Quin supervisa los materiales adquiridos al momento de la
fabricacin?

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 Cul es el procedimiento en la medicin de los requerimientos de

materiales?

1.5.4 Revisin documental

Es una tcnica que permite, la recoleccin de datos valiosos para el
pasante. Ayudndole a ejercer sus funciones con mayor rapidez, en la
evolucin de sus funciones, permite corregir, o comprobar alguna accin,
para incrementar su cuerpo o contenido, por lo general esta modalidad es
aplicada en formatos de computadoras, con guas, dossier, jurisprudencias
de casos anteriores, otorgando un mximo de exigencia, para no contradecir
o suponer una idea. El analizar en introducirse en un rea de estudio permite
revisar y constatar la informacin obtenida, es por ello, que esta herramienta
permiti una correcta elaboracin de proyectos a todas aquellas personas o
pasantes. En relacin con el anterior concepto, la revisin documental
permiti que el pasante se dirigiese a fuentes primarias y secundarias de
informacin que conllevaron a recabar conocimientos precisos para el
desarrollo eficaz del tema propuesto, donde el instrumento de recoleccin de
datos fue la hoja Microsoft Word bajo ambiente Windows.

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