2.5.

1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS O CAMBIO DE HARDWARE

No.
1

Responsable
Usuario | USI |
Administracin

Descripcin de las actividades

DETECCION DE LA NECESIDAD DE HARDWARE
-OPCION 1:
a. Las dependencias envan su solicitud al administrador competente y el administrador enva su solicitud a la
administracin General
b. La Administracion General o el Administrador hace peticin por correo a la Unidad de Informtica
-OPCION 2: Se enva un correo a la unidad de Informtica solicitando y justificando LA NECESIDAD del equipo
nuevo a comprar directamente por la Administracin General.

Encargado de
Sistemas

Encargado de
Sistemas

Encargado de
Sistemas

Contabilidad

Encargado de
Sistemas

SUSTITUCIN HARDWARE DAADO

-El usuario o la Unidad detecta un equipo daado y hace solicitud de reemplazar equipo daado.
-Se hacer reporte por usuario + USI sobre el equipo daado.
RECEPCION DE SOLICITUD Y ANALISIS DE COMPRA:
-Se revisa la solicitud y se da un estimado de fecha estimado de entrega por correo.
-Se analiza el origen de la necesidad. SI ES REEMPLAZO POR DAO: Se Analiza si es por la marca, cambios
eventuales u otro caso. SI ES POR NUEVO EQUIPO se comienza proceso de cotizacin.
COTIZACION DE LO SOLICITADO
-Se cotizan en mnimo 3 proveedores el equipo solicitado y debe cumplir los estndares de voltaje, costo, garanta
principalmente.
Las peticiones se hacen principalmente por correo. Se espera respuesta de proveedores el mismo da de solicitud.
Casos de atraso es que el proveedor envi la cotizacin uno o dos das despus de solicitud.
Seguido de pedir cotizacin por correo se llama por telfono al proveedor para confirmar recepcin de correo.
PRESENTACION DE INFORME DE REQUISICION DE HARDWARE:
-Se Genera informe con justificacin de necesidad de compra del hardware
- Se presenta a Administracin General la Requisicin de Compra, Informe de Requisicin de equipo y 3
cotizaciones Identificando el proveedor a comprar equipo. Especialmente se debe presentar los das lunes.
-Se espera respuesta por parte de administracin
a. Si Administracin acepta solicitud firma y enva requisicin a contabilidad para emisin de cheque.
b. Si Administracin desea discutir el caso se espera llamado de administracin para discutir compra y detalles de
la requisicin.
EMISION DE CHEQUE
-Recepciona solicitud firmada de Administracin General.
-Emite cheque
-Entrega cheque a Informtica
COMPRA
-USI Recepciona cheque y confirma compra de hardware con proveedor por telfono y/o correo.
-Si es servicio a domicilio se espera equipo en oficina
-Si se debe trasladar a tienda para la compra se gestiona transporte con Asistencia Administrativa y se realiza
compra

2.5.2 FLUJOGRAMA
Inicio

Deteccin de la
Necesidad de
Hardware:
Solicitud Nueva o
Reemplazo

Recepcin de
Orden de
Emisin de
cheque

Anlisis de
Solicitud
Recepcin y
Anlisis de
Solicitud

Cotizacin de HW

Aprobacin
de Solicitud

NO

Presentacin de
Requisicin a
Administracin
General

SI

Emisin de Cheque
SI

Solicitud De
Reunin para
Anlisis

NO

Fin
Gestin del
Soporte

Compra

USUARIO

Unidad de Sistemas
Informaticos

ADMINISTRACIN

CONTABILIDAD

2.6.1 PROCESO DE ENTREGA E INSTALACION DE EQUIPOS

Tcnico de
Informtica

Recepcin y traslado de Equipo

Tcnico de
Informtica

INSTALACION
-Se instala Hardware
-Se guardan Cajas por Garanta
- Se prueba Equipo por parte de Tcnico de Informtica
-Inventariado de Hardware.

Usuario

PRUEBAS Y FIRMA
-Usuario realiza Pruebas en hardware nuevo.
- Se firma hoja de recepcin de Equipo y compromiso de Responsabilidad de cuidado por parte de
usuario

-Se revisa por garanta. Si est daado se enva a Garanta con comprador
-Si fue reparado por la Unidad de Informtica se certifica la reparacin con una prueba antes de
trasladarlo a la dependencia que solicita.
- Ya reparado o comprado el hardware, se gestiona transporte con asistencia administrativa para
trasladar el hardware desde oficinas principales a la dependencia que requiri soporte.

2.6.2 FLUJOGRAMA

Inicio

Recepcin de
Equipo

Pruebas y Firma

Fin

Hardware
Daado

SI

Garanta

NO
Instalacin

USUARIO

Unidad de Sistemas
Informaticos

Proveedor (Garanta)

2.7.1 PROCESO DE SALIDAS DE EQUIPO PARA SOPORTES

Usuario

Traslado de Hardware
- El usuario debe gestionar transporte para el traslado del equipo de su dependencia a la oficina
principal previo comunicado por correo a la unidad de Informtica y Administracin.
-Si el equipo es trasladado por un conductor de la organizacin el conductor debe firmar una hoja de
responsabilidad de traslado de equipo.
-Si el equipo es trasladado por taxi debe llegar acompaado con el responsable del uso del hardware.

Tcnico de
Informtica

RECEPCION DE HARDWARE

- USI Recepciona el equipo y enva un correo de confirmacin de recepcin de equipo y dando fecha
de entrega del equipo.
-Se revisa fsica y lgicamente hardware por si se generaron fallos agregados en el traslado.

2.7.2 FLUJOGRAMA

Inicio

Traslado de
Hardware

Recepcin de
Hardware

Fin

USUARIO

Unidad de Sistemas
Informaticos