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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD

(SIGCC)

CODIGO:GTH-

MACROPROCESO:GESTION DEL TALENTO HUMANO

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PROCESO: GERENCIAR TALENTO HUMANO


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIAR TALENTO
HUMANO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIAR TALENTO


HUMANO

BOGOTA, MARZO 26 DE 2010

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INTRODUCCIN
En este documento se definen los procedimientos propios a la gestin de la
Gerencia del Talento Humano de acuerdo con la normatividad vigente. Se dispone
as de un instrumento idneo que facilita la Gestin del Talento Humano de la
Contralora General de la Repblica, buscando organizar procesos por cada Direccin,
en cumplimiento de unas polticas institucionales que conlleven a garantizar la
agrupacin del mejor talento humano en todos y cada uno de los procesos misionales,
elevar los niveles de eficiencia y eficacia, la consecucin de metas, desarrollando una
cultura de autocontrol dentro del marco de mejoramiento continuo en procura de
generar una respuesta satisfactoria a los requerimientos de los clientes.
Este trabajo se soporta en las normas de calidad de Gestin que determinan un
producto tal como Talento Humano Competente, Clima Organizacional, Desarrollo
Profesional y Bienestar.

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OBJETIVOS
Servir de apoyo logstico a los servidores pblicos de Contralora General de la
Repblica, permitiendo la actualizacin y mejoramiento en la ejecucin de la
gestin.
Servir de medio de consulta para los servidores pblicos que participan en la
administracin del Talento Humano.
Aportar instrumentos aplicados para el mejoramiento del sistema de control interno
de la Contralora General de la Repblica.
Definir estndares de procedimientos para las diversas reas de la Gerencia del
Talento humano.
Estimular a la aplicacin de los principios de calidad en el desarrollo de estos.

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MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL


La Gestin del Talento Humano busca el desarrollo de la competencia en los
servidores pblicos de la Contralora General de la Repblica, a fin de garantizar el
cumplimiento de la misin y visin de la Entidad.

En este documento se presentan los procedimientos para la Gestin del Talento


Humano de La Contralora General de la Repblica, fundamentados legalmente en:
Constitucin Poltica de Colombia, normas laborales vigentes y aplicables segn el
artculo 45 del Decreto 268 del 2000, Ley 734 de 2002, Decreto Ley 267 del 2000,
Decreto Ley 268 del 2000, Decreto Ley 269 del 2000, Decreto Ley 270 del 2000,
Decreto Ley 271 del 2000.

Estos procedimientos se articulan para el desarrollo del Sistema de Gestin de


Calidad en La Contralora General de la Repblica.

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CONTENIDO
CAPITULO I

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN DE PERSONAL PARA


CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA.

1.1 OBJETIVO...14
1.2 BASE JURDICA.14
1.3 DESARROLLO
1.3.1 IDENTIFICAR LAS VACANTES DEFINITIVAS DE CARRERA ADMINISTRATIVA
Y REALIZAR ESTUDIO DE PERFILES14
1.3.2 ANALISIS FINANCIERO Y CONTRACTUAL15
1.3.3 CONVOCATORIA CONCURSO DE MRITOS15
1.3.4 PROCESO DE INSCRIPCIN.16
1.3.5 AMPLIACIN DE TRMINOS DE INSCRIPCIN Y DECLARATORIA DE
DESIERTO..17
1.3.6 ANALISIS DE REQUISITOS MNIMOS EXIJIDOS EN LA CONVOCATORIA
1.3.7 ELABORACIN Y APLICACIN DE PRUEBAS.17
1.3.8 RECEPCIN Y TRAMITE DE RECLAMACIONES EN LAS ETAPAS EN QUE
FUERE PROCEDENTE18
1.3.9 PUBLICACIN DE RESULTADOS FINALES Y CONFIRMACIN DE LAS
LISTAS DE ELEGIBLES...19
1.3.10 INTERVENTORIA AL CONTRATO PARA EL CONCURSO DE MRITOS20

CAPITULO II

PROCEDIMIENTO DE PROVISIN DE EMPLEOS

2.1 OBJETIVO...21
2.2 BASE JURDICA .21
2.3 DESARROLLO21
2.3.1 NOMBRAMIENTO.. 21
2.3.2 POSESIN.. 22
2.3.3 REVOCATORIA DEL NOMBRAMIENTO.23
2.3.4 ACLARATORIA Y MODIFICACIN DE RESOLUCIONES. 24
2.3.5 VERIFICACIN DE TTULOS.. 24
2.3.6 TRASLADOS.25
2.3.6.1 TRASLADOS QUE IMPLIQUE CAMBIO DE SEDE TERRITORIAL. 26
2.3.6.2 TRASLADOS Y ASIGNACIN DE PERSONAL EN EL NIVEL CENTRAL Y
DESCONCENTRADO.. 26
2.3.6.2.1 TRASLADOS Y ASIGNACIN DE PERSONAL EN EL NIVEL CENTRAL.26
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2.3.6.2.2 ASIGNACIN DE PERSONAL AL INTERIOR DE LAS GERENCIAS


DEPARTAMENTALES...26
2.3.7 ENCARGOS...27

CAPTULO III

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE INDUCCIN

3.1 OBJETIVO...29
3.2 BASE NORMATIVA...29
3.3 DESARROLLO...31
3.3.1 NIVEL CENTRAL31
3.3.2 NIVEL DESCONCENTRADO...32
ANEXOS

CAPTULO IV

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

4.1 OBJETIVO..35
4.2 BASE JURDICA...35
4.3 DESARROLLO..36
4.3.1 NIVEL CENTRAL...36
4.3.2 NIVEL DESCONCENTRADO..38
ANEXOS

CAPTULO V

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE REINDUCCIN

5.1 OBJETIVO..40
5.2 BASE JURDICA...41
5.3 DESARROLLO..42
5.3.1 SUBPROGRAMA BIENAL ESTANDAR DE REINDUCCIN.42
5.3.1.1 PLANEACIN.42
5.3.1.2 COORDINACIN Y EJECUCIN...42
5.3.1.3 EVALUACIN....43
5.3.1.4 AJUSTE...43
5.3.2 SUBPROGRAMA NO ESTANDAR DE REINDUCCIN....44
5.3.2.1 DIAGNOSTICO..44
5.3.2.2 PLANEACIN....45
5.3.2.3 COORDINACIN Y EJECUCIN..45
5.3.2.4 EVALUACIN45
5.3.2.5 AJUSTE..45
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ANEXOS
GLOSARIO

CAPTULO VI

PROCEDIMIENTO EVALUACIN DEL DESEMPEO

6.1 OBJETIVO.50
6.2 BASE NORMATIVA.50
6.3 DESARROLLO.50
6.3.1 ETAPA DE CONCERTACIN50
6.3.2 MODIFICACIN DE OBJETIVOS CONCERTADOS.51
6.3.3 ETAPA DE SEGUIMIENTO.51
6.3.4 ETAPA DE EVALUACIN..52
6.3.5 IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES.53
6.3.6 RECURSOS..54
6.3.7 EVALUACIN EXTRAORDINARIA DEL DESEMPEO..54

CAPITULO VII

PROCEDIMIENTO REGISTRO DEL ESCALAFON DE


SERVIDORES PUBLICOS EN CARRERA ADMINISTRATIVA

7.1. OBJETIVO.56
7.2 BASE NORMATIVA.56
7.3 DESARROLLO..56

CAPTULO VIII

PROCEDIMIENTO DE ASUNTOS JURDICOS

8.1 OBJETIVO...57
8.2 BASE NORMATIVA...57
8.3 DESARROLLO...57
8.3.1 PROYECTAR O SUSTANCIAR RESPUESTAS DE TIPO JURDICO..57
8.3.2 PROYECTAR ACTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADECUADA
ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO Y DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA
ESPECIAL..57
8.3.3 RESPONDER POR LA VIGILANCIA DEL PROCESO DE ELECCIN DE LOS
REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS EN LOS DIFERENTES COMITES
INSTITUCIONALES..58
8.3.4 APOYO TCNICO EN LOS ORGANISMOS Y COMITES INSTITUCIONALES EN
LOS QUE LA DIRECCIN DE CARRERA ADMINISTRATIVA ACTA COMO
SECRETARA TCNICA..59
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CAPTULO IX

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PROCEDIMIENTOS DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

9.1 OBJETIVO61
9.2 BASE NORMATIVA61
9.3 DESARROLLO61
9.3.1 LICENCIAS..61
9.3.1.1 LICENCIA NO REMUNERADA O LICENCIA ORDINARIA..61
9.3.1.2 LICENCIAS POR ENFERMEDAD/MATERNIDAD Y PATERNIDAD.61
9.3.2 PERMISOS..62
9.3.2.1 PERMISOS POR CALAMIDAD DOMESTICA, ESPECIALES Y HORA
CATEDRA EN EL NIVEL CENTRAL....62
9.3.2.2 PERMISO SINDICAL..63
9.3.3 VACACIONES.63
9.3.3.1
APLAZAMIENTOS,
INTERRUPCIONES,
SUSPENCIONES
Y
AUTORIZACIONES DE DISFRUTE DE VACACIONES64
9.3.3.2 COMPENSACIN EN DINERO DE VACACIONES O DISFRUTE DE
VACACIONES...65
9.3.3.3 RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VACACIONES A EXSERVIDORES
PUBLICOS.65
9.3.4 COMISIN PARA DESEMPEAR CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y
REMOCIN...66
9.3.5 COMISIN PARA ATENDER INVITACIN REPRESENTACIN.67

CAPTULO X

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

10.1 OBJETIVO...68
10.2 BASE NORMATIVA68
10.3 DESARROLLO....68
10.3.1 ASIGNAR PRIMA TCNICA..68
10.3.2 AUXILIO DE MOVILIZACIN....69
10.3.3 HORAS EXTRAS Y VACANCIAS....69
10.3.4 LTIMO DA LABORADO..70
10.3.5 CONSULTAR Y MODIFICAR LA APLICACIN DE DESCUENTOS DE
RETENCIN EN LA FUENTE...71
10.3.6 TRMITE DE EMBARGOS...73
10.3.7 SUSPENSIN EN EL CARGO....75
10.3.8 CUMPLIMIENTO SENTENCIAS DE REINTREGRO.76

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10.3.9 PROCEDIMIENTO PARA EL DESCUENTO DE DAS O FRACCIONES


HORARIAS DE LOS MISMOS NO LABORADOS SIN JUSTA CAUSA
10.3.10 PRESUPUESTO DE GASTOS DE PERSONAL..77
10.3.11 PROCEDIMIENTO PARA MANTENER Y ACTUALIZAR EL SISTEMA NICO
DE PERSONAL SUIP..79

CAPTULO XI

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE ATENCIN INTEGRAL P.A.I

11.1 OBJETIVO..80
11.2 BASE NORMATIVA..80
11.3 DESARROLLO..80
11.3.1 RECEPCION DE CASOS.80
11.3.2 VALORACIN Y ORIENTACIN81
11.3.3 TRMITE DE CASOS...81
11.3.4 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIN..81

CAPTULO XII

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE ACOSO LABORAL

12.1 OBJETIVO..82
12.2 BASE NORMATIVA.....82
12.3 DESARROLLO..83
12.3.1 MECANISMOS DE PREVENCIN DE ACOSO LABORAL..84
12.3.2 PROCEDIMIENTO PARA ANLISIS DE LAS POSIBLES SITUACONES DE
ACOSO LABORAL....85
CAPTULO XIII

PROCEDIMIENTO DE RETIRO

13.1 OBJETIVO..86
13.2 BASE NORMATIVA..86
13.3 DESARROLLO..86
13.3.1 POR RENUNCIA...86
13.3.2 POR MUERTE87
13.3.3 RECONOCIMIENTO DE BENEFICIARIOS..87
13.3.3.1 OBJETIVO...87
13.3.3.2 PROCEDIMIENTO.87
13.3.4 POR RETIRO FORZOSO....88
13.3.5 POR DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA89
13.3.6 POR DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA COMO CONSECUENCIA DE
CALIFICACIN NO SATISFACTORIA EN LA EVALUACIN DEL DESEMPEO...90
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13.3.7 POR RECONOCIMIENTO DE PENSIN DE INVALIDEZ90


13.3.8 POR ABANDONO DEL CARGO90
CAPTULO XIV

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE NMINA

14.1 OBJETIVO....93
14.2 BASE NORMATIVA.93
14.3 DESARROLLO.....93
14.3.1 REVISIN DE LIQUIDACIN DE SUELDO...93
14.3.2 REVISIN DE LIQUIDACIN REMUNERACIN ADICIONAL...94
14.3.3 REVISIN DE LIQUIDACIN DE PRIMA TCNICA....94
14.3.4 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE ALTA GESTIN.95
14.3.5 REVISIN DE LIQUIDACIN GASTOS DE REPRESENTACIN....96
14.3.6 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA ESPECIAL DE SERVICIO DEL
CONTRALOR GENERAL....97
14.3.7 REVISIN DE LIQUIDACIN SUBSIDIO DE ALIMENTACIN..97
14.3.8 REVISIN DE LIQUIDACIN AUXILIO DE TRANSPORTE...98
14.3.9 REVISIN DE LIQUIDACIN AUXILIO DE MOVILIZACIN..98
14.3.10 REVISIN DE LIQUIDACIN DE BONIFICACIN POR SERVICIOS99
14.3.11 REVISIN DE LIQUIDACIN QUINQUENIO.100
14.3.12 REVISIN DE LIQUIDACIN VACACIONES.101
14.3.13 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE VACACIONES...102
14.3.14 REVISIN DE LIQUIDACIN BONIFICACIN ESPECIAL
DE RECREACIN......................................................................................102
14.3.15 REVISIN DE LIQUIDACIN DE LA COMPENSACIN EN DINERO DEL
PERODO DE LAS VACACIONES NO DISFRUTADAS..103
14.3.16 REVISIN DE LIQUIDACIN DE LA COMPENSACIN DE VACACIONES
POR APLAZAMIENTO..104
14.3.17 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE SERVICIO ANUAL.105
14.3.18 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE NAVIDAD...106
14.3.19 REVISIN DE LIQUIDACIN LICENCIA DE MATERNIDAD
Y PATERNIDAD.107
14.3.20 REVISIN DE LIQUIDACIN LICENCIA POR ENFERMEDAD.108
14.3.21 REVISIN DE LIQUIDACIN INCAPACIDADES POR ACCIDENTE DE
TRABAJO..109
14.3.22 REVISIN DE LIQUIDACIN LICENCIA ORDIANRIA..110
14.3.23 PAGO DE CONCEPTOS EXCEPCIONALES..111

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CAPTULO XV

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PROCEDIMIENTO DE CESANTAS

15.1 OBJETIVO...112
15.2 BASE NORMATIVA...112
15.3 DESARROLLO112
15.3.1 LIQUIDACIN DE CESANTAS PARCIALES...112
15.3.1.1 ESTADO DE CUENTA DE CESANTAS PARCIALES..112
15.3.1.2 LIQUIDACIN DE CESANTAS PARCIALES CON DESTINO AL FONDO DE
BIENESTAR SOCIAL..112
15.3.1.3 LIQUIDACIN DE CESANTAS PARCIALES CON DESTINO AL FONDO
NACIONAL DEL AHORRO.113
15.3.2 LIQUIDACIN DE CESANTAS DEFINITIVAS..113
ANEXO

CAPTULO XVI

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE LA
SEGURIDAD SOCIAL

16.1. OBJETIVO..115
16.2 BASE NORMATIVA115
16.3 DESARROLLO...118
16.3.1 AFILIACIN EN SALUD....118
16.3.2 AFILIACIN EN PENSIN118
16.3.3 DESCUENTOS EN PENSIN VOLUNTARIA...118
16.3.4 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.119
16.3.4.1 DILIGENCIAR REPORTES DE ACCIDENTE DE TRABAJO..120
16.3.4.2 DAR TRMITE LEGAL PARA RECONOCIMIENTO DE ENFERMEDAD
PROFESIONAL121
16.3.4.3 TRMITAR EL REPORTE DE NOVEDADES DE INGRESO
Y RETIRO DE SERVIDORES PUBLICOS A LA ADMINISTRADORA DE
RIESGOS PROFESIONALES...122
16.3.4.4REUBICACIN LABORAL O REASIGNACIN DE FUNCIONES POR
ALTERACIONES EN SALUD.123
16.3.5 AUTOLIQUIDACIN DE APORTES AL SISS EN SALUD, PENSIN, RIESGOS
PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES PLANILLA NICA...125
16.3.5.1 RECEPCIONAR Y CLASIFICAR NOVEDADES.125
16.3.5.2 CONSOLIDAR, ANALIZAR Y AJUSTAR NOVEDADES A LAS
NORMATIVIDAD EN SEGURIDAD SOCIAL...126
16.3.5.3 TRMITAR EJECUCIN DE LAS AUTOLIQUIDACIONES
DE APORTES...127
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16.3.5.4 LIQUIDACIN Y COBRO DE INCAPACIDADES..128


16.3.5.5 INFORMES130
16.3.5.6 SOLICITAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.130
16.3.5.7 DILIGENCIAR FORMULARIOS DE AUTOLIQUIDACIONES..130
16.3.5.8 LIQUIDAR LOS APORTES POR SENTENCIAS JUDICIALES...130
16.3.5.9 ARCHIVAR LAS AUTOLIQUIDACIONES...132
16.3.5.10 CONCILIAR Y DEPURAR CON LOS ADMINISTRADORES
DEL SISTEMA.133
16.3.5.11 RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS..133
GLOSARIO DE SEGURIDAD SOCIAL
CAPTULO XVII

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE HISTORIAS


LABORALES
17.1 OBJETIVO...138
17.2 BASE NORMATIVA...138
17.3 REGISTRO Y CAPTURA DE LA INFORMACIN138
17.3.1 DATOS DEL SERVIDOR PBLICO.138
17.3.2 FORMACIN ACADEMICA..138
17.3.3 CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS...139
17.3.4 CERTIFICACIONES DE LA EXPERIENCIA..139
17.3.5 ORGANIZACIN DEL OS DOCUMENTOS EN LAS HISTORIAS LABORALES
FSICAS....140
17.3.6 CAPTURA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIN DEL
PERSONAL Y ARCHIVO EN LAS HISTORIAS LABORALES DE LOS SERVIDORES
PUBLICOS...143
17.3.7 ELABORAR CERTIFICADO DE TIEMPO DE SERVICIO PARA SERVIDORES
PUBLICOS O EXSERVIDORES PUBLICOS DE 1990 EN ADELANTE..144
17.3.8 ELABORAR CERTIFICADO DE TIEMPO DE SERVICIO PARA
EXSERVIDORES PUBLICOS ANTERIORES A 1990.144
17.3.9 ELABORAR CERTIFICACIN DE FUNCIONE145

CAPTULO XVIII

PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIN DE SUELDOS Y


FACTORES SALARIALES PARA RECONOCIMIENTO DE
PENSIONES Y BONO PENSIONAL

18.1 OBJETIVO..147
18.2 BASE NORMATIVA..147
18.3 DESARROLLO..147
18.3.1 RECEPCIN DE SOLICITUDES147
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18.3.2 ELABORACIN DE CERTIFICACIONES.148


18.3.3 ENTREGA DE CERTIFICADOS Y ARCHIVO..163
ANEXOS

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1 DIPLOMA DE INDUCCIN.166


ANEXO 2 ACTA DE INDUCCIN.167
ANEXO 3 HOJA DE EVALUACIN DEL ENTRENAMIENTO....168
ANEXO 4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.169
ANEXO 5 CRONOGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES...170
ANEXO 6 LISTA DE CHEQUEO...171
ANEXO 7 DIAGNOSTICO DE CAMBIOS EN EL ENTORNO..172
ANEXO 8 REGISTRO DE ASISTENCIA..173
ANEXO 9 MATERIAL INFORMATIVO Y EDUCATIVO..174
ANEXO 10 EVALUACIN DE ACTIVIDAD..175
ANEXO 11 CONSOLIDADO DE REPORTES DE ACTIVIDADES
Y DEPENDENCIA176
ANEXO 12 EVALUACIN DEL PROGRAMA DE REINDUCCIN..177
ANEXO 13 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA LIQUIDACIN DE CESANTAS.178
ANEXO 14 CONSULTA DE INFORMACIN TINY TERM....190
ANEXO 15 FORMATO SOLICITUD CERTIFICADO PARA
TRMITE DE PENSIN Y ANEXO 16 BONO PENSIONAL..192
ANEXO 17 FORMATOS, CIRCULAR No. 13 DEL
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO Y
DEL PROTECCIN SOCIAL...193

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CAPITULO I. PROCEDIMIENTO DE SELECCIN DE PERSONAL


PARA CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA
1.1 OBJETIVO: Seleccionar personas idneas, con base en el mrito y el respeto al
debido proceso, mediante concurso abierto.
1.2 BASE JURDICA:
Decreto 268 de 2000 y Resolucin 043 de 2006.
1.3 DESARROLLO:
1.3.1 IDENTIFICAR LAS VACANTES DEFINITIVAS DE CARRERA ADMINISTRATIVA
Y REALIZAR EL ESTUDIO DE PERFILES.

Identificar las vacantes definitivas de Carrera Administrativa Especial.

Realizar estudio tcnico de la planta y perfiles ocupacionales.

Realizar en coordinacin con las distintas dependencias el levantamiento de


perfiles ocupacionales, analizando los requerimientos de personal de la
dependencia

Determinar los cargos y perfiles ocupacionales a convocar o a proveer por medio


de lista de elegibles.

Priorizar cargos y perfiles ocupacionales.

Presentar perfiles ocupacionales para aprobacin por parte del Consejo Superior
de Carrera.

CONTROL
Identificar los posibles reintegros realizados en cargos de Carrera Administrativa de
servidores pblicos que no ostentan estos derechos para incluirlos en la priorizacin de
cargos a convocar.
Verificar la existencia de listas de elegibles vigentes en coincidencia con los perfiles
priorizados.
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1.3.2. ANLISIS FINANCIERO Y CONTRACTUAL.


Realizar estudios previos para adelantar el proceso de seleccin de personal.
Solicitar a la Gerencia Administrativa y Financiera en coordinacin con la
Direccin de Gestin del Talento Humano la disponibilidad presupuestal en el
rubro nmina para la provisin de los cargos requeridos.
Solicitar a la Gerencia Administrativa y Financiera la disponibilidad presupuestal
para la ejecucin de las distintas etapas del concurso.
Elaborar los requerimientos tcnicos para la contratacin de las distintas etapas
del proceso de concurso.
Invitar a las universidades pblicas para la presentacin de propuestas.

Analizar las propuestas de acuerdo a las normas y a los trminos de referencia.

Emitir concepto tcnico sobre viabilidad de las propuestas presentadas.


Apoyar tcnicamente a la Gerencia Administrativa y Financiera en la elaboracin
del contrato cuando as lo requiera.

CONTROL
Realizar seguimiento a las etapas del proceso de contratacin.

1.3.3 CONVOCATORIA CONCURSO DE MRITOS

Presentar al Consejo Superior de Carrera Administrativa las clases de pruebas o


instrumentos de seleccin y su ponderacin para su aprobacin.

Elaborar las convocatorias a concurso de conformidad con lo establecido en la


norma vigente.

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Divulgar la convocatoria en uno de los medios de comunicacin que para ello se


disponga.
Enviar las convocatorias a las Gerencias Departamentales para su fijacin.
Fijar las convocatorias en la pgina Web y en un lugar visible de fcil acceso al
pblico.
Elaborar las constancias con nota de fijacin y desfijacin de las convocatorias.

CONTROL
Constatar que las convocatorias se fijen durante el trmino establecido.
Verificar que las convocatorias se ajusten a las normas legales vigentes.
Verificar que las Gerencias Departamentales enven a la Direccin de Carrera
Administrativa las actas de fijacin y desfijacin de las convocatorias.

1.3. 4 PROCESO DE INSCRIPCIN.

Disear la ficha electrnica y si se requiere el formulario de inscripcin impreso.

Disear el instructivo para el diligenciamiento de la inscripcin.

Preparar el apoyo logstico para la realizacin del proceso de inscripcin cuando


se requiera.

CONTROL
Verificar el correcto funcionamiento de la ficha electrnica de inscripcin.
Verificar que el proceso de inscripcin se ejecute dentro de los trminos establecidos
en la convocatoria y en la norma vigente.

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1.3.5 AMPLIACIN DE TRMINOS


DESIERTO

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DE INSCRIPCIN Y DECLARATORIA DE

Ampliar los trminos de inscripcin en las convocatorias en que no haya inscritos


o ninguno de ellos acredite los requisitos mnimos exigidos.

Declarar desierta la convocatoria mediante acto administrativo, si ampliados los


trminos no hay aspirantes inscritos o ninguno cumple con los requisitos mnimos
exigidos.

Convocar a concurso los cargos de las convocatorias declarados desiertos en un


trmino no superior a dos (2) meses, previa aprobacin presupuestal.

1.3.6 ANLISIS DE REQUISITOS MNIMOS EXIGIDOS EN LA CONVOCATORIA

Cuando esta etapa no sea contratada se aplicar:

Solicitar a la Direccin de Gestin del Talento Humano las historias laborales de


los servidores pblicos a quienes se les realizar el anlisis de requisitos
mnimos, segn la convocatoria.

Analizar los documentos presentados por los aspirantes.

Elaborar listas de admitidos y no admitidos.

Publicar listas de admitidos y no admitidos.

CONTROL
Verificar que las listas de admitidos se expidan conforme a la norma vigente.
Verificar que los listados publicados cuenten con los mecanismos de seguridad a fin de
garantizar que no puedan ser modificados.

1.3.7 ELABORACIN Y APLICACIN DE PRUEBAS


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Definir conjuntamente con la Universidad contratada las caractersticas, factores


y competencias de los cargos convocados para que el contenido de las pruebas
a aplicar responda y sean las requeridas por la entidad.

Publicar el instructivo para aplicacin de pruebas.

Publicar los listados de citacin a pruebas.

Publicar los resultados de las pruebas aplicadas.

En el evento de fuerza mayor o caso fortuito que impidiera la aplicacin de


pruebas se coordinara con el contratista en un trmino no superior a 5 (cinco)
das hbiles para definir las nuevas fechas de aplicacin de pruebas con amplia
difusin a los interesados, en los mismos trminos en que se encuentra la
convocatoria.

CONTROL
Verificar que los listados de citacin a pruebas correspondan con los aspirantes que
deban presentarla.

1.3.8 RECEPCIN Y TRAMITE DE RECLAMACIONES EN LAS ETAPAS EN QUE


FUERE PROCEDENTE.

Todas las reclamaciones se harn ante la Direccin de Carrera de la Contralora


General de la Repblica.

Recepcionar las reclamaciones interpuestas por los aspirantes

Solicitar a la Universidad contratada, los soportes tcnicos necesarios para el


trmite de las reclamaciones

Resolver en primera instancia las reclamaciones presentadas por los aspirantes


no admitidos por parte de la Direccin de Carrera.

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Expedir el acto administrativo que resuelve las reclamaciones contra la lista


de no admitidos.

Proyectar acto administrativo que resuelve las reclamaciones que son de


competencia de la Comisin de Personal.

Tramitar ante la comisin de personal las reclamaciones por inconformidad en


las pruebas lo cual estar a cargo de la Direccin de Carrera Administrativa.

Publicar el listado explicativo de respuestas a las reclamaciones.

CONTROL
Revisar que las respuestas a las reclamaciones se tramiten en forma oportuna

1.3.9 PUBLICACIN DE RESULTADOS FINALES Y CONFORMACIN DE LAS


LISTAS DE ELEGIBLES

Publicar los resultados finales en los medios destinados para ello.

Aplicar los criterios establecidos en caso de empate.

Proyectar para la firma del seor Contralor General de la Repblica las


resoluciones que establezcan las listas de elegibles.

Publicar las Resoluciones de elegibles en los medios establecidos.

Aclarar las Resoluciones de elegibles en caso de errores aritmticos o


mecanogrficos.

Elaborar el acta de cierre del concurso

Utilizar las listas de elegibles conforme a la normatividad vigente.

Generar reporte de nombrables para ser remitido a la Direccin de Gestin de


Talento Humano

CONTROL

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Verificar que las listas sean elaboradas fijadas y publicadas de conformidad con las
normas vigentes.
Verificar la existencia de causales de retiro de la lista de elegibles.

1.3.10 INTERVENTORA AL CONTRATO PARA EL CONCURSO DE MRITOS

Elaborar el Acta de Inicio del contrato.

Revisar selectivamente que la ejecucin de cada una de las etapas del contrato,
fueron desarrolladas de conformidad a las normas y el reglamento de la
convocatoria.

Formular observaciones de orden tcnico y legal a la entidad contratada.

Aprobar los informes parciales y finales.

Certificar la prestacin del servicio.

Elaborar el acta de liquidacin del Contrato.

CONTROL
Verificar que la interventora se ha desarrollado, de conformidad a los trminos
contractuales para garantizar el correcto cumplimiento del contrato, de conformidad a
los trminos contractuales.

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CAPITULO II. PROCEDIMIENTO DE PROVISIN DE EMPLEOS


2.1. OBJETIVO: Administrar la planta de personal de la Entidad a travs de la provisin
de los empleos, ya sea por nombramiento en perodo de prueba, incorporacin,
ordinario, provisional, traslado, encargo, promocin, comisin para ocupar cargos de
libre nombramiento o reintegro por sentencia. Verificando que en el proceso de
vinculacin a la Entidad las personas cumplan con los requisitos exigidos y el
cumplimiento de las normas vigentes.
2.2. BASE NORMATIVA
Decretos Ley 267, 268 y 269 de 2000, Resolucin 5044 de 2000, Resolucin
05454 3 de 2003, Resolucin 5596 de 2004, Ley 190 de 1995 y Resolucin 1950
de 1973, Resolucin Orgnica No. 5639 del 8 de Febrero de 2.005.
2.3. DESARROLLO
2.3.1 NOMBRAMIENTO

Verificar requisitos para ocupar el cargo de conformidad con el Decreto Ley 269
de 2000 y las normas vigentes.

Proyectar la resolucin de nombramiento.

Enviar el proyecto de resolucin al Despacho del Contralor para su


firma.

Numerar e incluir en el sistema.

Comunicar la resolucin de nombramiento.

Recepcionar la carta de aceptacin o no aceptacin del cargo, dentro los


trminos de ley.

Recepcionar y estudiar la solicitud de prrroga de posesin cuando se presente.

Proyectar la respuesta a la solicitud de prrroga.

Comunicar la respuesta a la solicitud de prrroga.

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CONTROL
Verificacin de los requisitos para ocupar el cargo de conformidad con el Decreto Ley
269 de 2000, Resolucin 5044 de 2000, verificacin de los trminos para aceptacin
del cargo y posesin de conformidad con el Decreto 1950 de 1973 y verificar y controlar
los trminos de las prrrogas concedidas.

2.3.2 POSESIN

Verificar los requisitos mnimos exigidos para la posesin.

Reportar la novedad de ingreso a la Administradora de Riesgos Profesionales


ARP.

Orientar al nuevo servidor pblico en materia de afiliacin a las entidades


promotoras de Salud, Fondos de Pensiones y Caja de Compensacin.

Gestionar la posesin del servidor pblico y firmar la respectiva acta de


posesin.

Registrar en el sistema de informacin de personal la novedad de posesin


del servidor pblico.

Enviar a la historia laboral, los documentos de posesin, incluidos los oficios


de solicitud de prrroga de posesin.

Nota: Los requisitos para tomar posesin de un cargo en la Contralora General


de la Repblica estn reglamentados en la Resolucin 05454 de Febrero 3 de
2003, artculo 5 y la 050 de 2007, artculo 11.
Cuando se trate de servidores pblicos activos, que van ocupar un cargo de libre
nombramiento y remocin debern presentar actualizados el certificado de
antecedentes penales, expedido por el Departamento Administrativo de
Seguridad DAS.

CONTROL
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Verificacin de los requisitos mnimos de la posesin del servidor pblico y del registro
del acta de posesin en el Sistema de Informacin de Personal.

2.3.3 REVOCATORIA DEL NOMBRAMIENTO


Por no aceptacin del cargo o no Posesin dentro de los trminos legales:

Verificar trminos legales de aceptacin y posesin de conformidad con los


artculos 44 y 46 del Decreto 1950 de 1973.

Proyectar y enviar el proyecto de resolucin para la firma del Contralor General.

Recibir, numerar, incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Devolver a la Direccin de Carrera Administrativa la carpeta del elegible, junto


con la Resolucin de Revocatoria de nombramiento y el oficio de no aceptacin
del cargo, si es el caso.

Por documentos apcrifos:

Recibir de la Direccin de Carrera Administrativa copia de la decisin


administrativa que declara un documento apcrifo.

Proyectar acto administrativo de revocatoria de nombramiento y cancelacin de


la inscripcin en el escalafn de carrera administrativa, por no reunir los
requisitos legales para ocupar el cargo de conformidad con el Decreto 269 Ley
de 2000.

Enviar a la oficina jurdica para su revisin y firma del Contralor General

Numerar, e Incluir en el sistema.

Comunicar al servidor pblico, a la Direccin de Carrera Administrativa y a la


Oficina de Control Disciplinario de la Entidad.

Enviar copia de la Resolucin a la historia laboral.

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CONTROL
Verificar que se d aplicacin al artculo 5 de la Ley 190 de 1995 y Decreto 268 de
2000.

2.3.4 ACLARATORIA Y MODIFICACIN DE RESOLUCIONES

Verificar las circunstancias por la cual se procede a aclarar, modificar o revocar


un acto administrativo.

Proyectar y enviar el proyecto de resolucin para la firma del Contralor General


o del Gerente de Talento Humano, segn sea el caso.

Recibir, numerar e incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Enviar copia de la resolucin a la historia laboral.

CONTROL
Verificar la causal de la aclaratoria o modificacin, proyectar el acto administrativo de
conformidad con las normas legales.

2.3.5 VERIFICACIN DE TTULOS

Seleccin de los ttulos requisito mnimo para ocupar el cargo, de los


nombramientos por concurso de meritos, de libre nombramiento y remocin y
provisionales.

Oficiar a las instituciones respectivas solicitando la certificacin de autenticidad


de los ttulos de estudio requisitos mnimos del cargo.

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Oficiar a los Gerentes Departamentales y a las Instituciones respectivas a fin de


realizar el proceso de verificacin de ttulos.

Realizar la visita de inspeccin ocular a los libros de actas en las instituciones de


Educacin media y superior cuando sea necesario.

Recibir las certificaciones expedidas por las Instituciones respectivas, remitir,


ingresar a la base de datos y remitir a historias laborales para su archivo.

Cuando se certifique por parte de la institucin educativa que el ttulo es


presuntamente apcrifo se proceder a proyectar el acto administrativo de
insubsistencia por falta de requisitos, en el cual se ordena la remisin de lo
pertinente a la Oficina de Control Disciplinario y a la Fiscala General, para el
caso de nombramientos derivados de un concurso de mritos, se proceder con
lo reglado.

CONTROL
Verificar la autenticidad de los ttulos de estudio requisito mnimo para ocupar el cargo
mediante certificacin expedida por las instituciones respectivas, retiro del servidor
pblico y remisin a las dependencias competentes para que conozcan
los
documentos presuntamente apcrifos.

2.3.6 TRASLADOS
2.3.6. 1 TRASLADOS QUE IMPLIQUEN CAMBIO DE SEDE TERRITORIAL

Recibir y remitir la solicitud de traslado a la Direccin de Carrera Administrativa,


quien ejerce la secretaria tcnica de la comisin de personal para el trmite
correspondiente.

Remitir a la secretaria tcnica de la comisin de personal el listado actualizado


de las vacantes definitivas de la planta de personal.

Proyectar el acto administrativo de conformidad con el acta suscrita por la


comisin de personal.

Enviar el proyecto de resolucin para la firma del Gerente de Talento Humano.

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Recibir, numerar, incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Enviar carta de presentacin del servidor pblico al jefe inmediato y remitir


documentos a la historia laboral.

CONTROL
Verificar la vacante y tramitar la solicitud de traslado a travs de la comisin de personal
de conformidad con el artculo 3 del Decreto Ley 271 de 2.000 y el artculo 1 de la
Resolucin Orgnica No. 5639 del 8 de Febrero de 2.005.
2.3.6.2 TRASLADOS Y ASIGNACION DE PERSONAL EN EL NIVEL CENTRAL Y
DESCONCENTRADO
2.3.6.2.1 Traslados y asignacin de personal en el Nivel Central:

Recibir la solicitud con el correspondiente visto bueno de los jefes de origen y


destino.

Revisin y verificacin de la solicitud de ubicacin del servidor pblico.

Proyectar el acto administrativo resolucin orgnica en caso de ser necesario.

Proyectar acto administrativo resolucin ordinaria, cuando el traslado es por


canje o existe vacancia en la dependencia de destino

Enviar el proyecto de resolucin para firma del Gerente Talento Humano.

Recibir, numerar, incluir al sistema de informacin de personal.

Comunicar la Resolucin.

Enviar carta de presentacin del servidor pblico al jefe inmediato y remitir los
documentos a la historia laboral.

2.3.6.2.2 Asignacin de personal al interior de las Gerencias Departamentales

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Recibir el acto administrativo de asignacin de servidores pblicos entre los


diferentes grupos de trabajo, debidamente firmado por el Gerente Departamental,
y numerada utilizando el cdigo de cada ciudad seguido del consecutivo de la
numeracin asignada exclusivamente para estos actos administrativos.

Proyectar la Resolucin orgnica de traslado de cargo para la firma del Gerente


de Talento Humano, cuando as se requiera.

Remitir la Resolucin Orgnica a la Oficina Jurdica para el trmite de


numeracin correspondiente.

Incluir al sistema de informacin de personal.

Comunicar la Resolucin ordinaria y archivar.

Remitir a la historia laboral del servidor pblico copia de la resolucin ordinaria.

CONTROL
Verificar que el acto administrativo de asignacin de funciones y de traslado del cargo
en caso de ser necesario, en el Nivel Central y en las Gerencias Departamentales se
tramite de conformidad con los requerimientos establecidos.
2.3.7 ENCARGOS

La Gerencia del Talento Humano llevar a cabo el proceso de aplicacin de


parmetros y procedimientos para la provisin de cargos en vacantes temporales
o definitivas previa convocatoria a concurso.

El Comit de encargos har el respectivo estudio de puntajes de conformidad


con los documentos de estudio, experiencia, cursos y evaluacin que reposan en
la historia laboral.

Verificar la vacante en el sistema de informacin de personal, hacer el estudio


de los requisitos para el cargo al que se aspira y publicar resultados.

Remitir la respectiva acta del Comit de Encargos a la Direccin de Gestin del


Talento Humano.

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Proyectar la resolucin de encargo, previa verificacin de que el servidor pblico


que accede al encargo, llene los requisitos para acceder al cargo, no cuente con
antecedentes disciplinarios y no tenga programadas vacaciones dentro del
trmino propuesto en dicha resolucin.

Enviar el proyecto de resolucin al Despacho del Contralor para su respectiva


firma.

Recibir, numerar e incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Recepcionar la carta de aceptacin del encargo.

Gestionar la posesin y firma de la respectiva acta de posesin, previa


verificacin de antecedentes judiciales con fotocopia del respectivo certificado
vigente aportado por el servidor pblico encargado.

Incluir la posesin al sistema de informacin de personal.

Enviar documentacin a la historia laboral del servidor pblico.

CONTROL
Verificar vacante y la aplicacin del procedimiento establecido en la resolucin de
encargos, por parte del Comit de encargos en cuanto a requisitos, convocatoria,
publicacin de resultados y lista de nombrables para el encargo.

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CAPITULO III. PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE INDUCCIN

3.1 OBJETIVO: Brindar a los servidores pblicos que ingresan a la Entidad una visin
global e integral de la CGR.
3.2 BASE NORMATIVA
Artculo 54 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991: Establece la
obligacin del Estado de ofrecer formacin y habilitacin profesional y tcnica a
quienes la requieran.
Artculo 37 de la ley 115 de 1994 Ley General de la Educacin: Contempla
la Educacin de tipo No Formal, denominacin reemplazada por Educacin para
el Trabajo y el Desarrollo Humano en el Artculo 1 de la Ley 1064 de 2006.
Artculo 3, literal c) del Decreto 1567 de 1998 del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica: Crea el Sistema Nacional de
Capacitacin y el Sistema de Estmulos para los empleados del Estado y dispone
que con el propsito de organizar la capacitacin internamente, cada entidad
deber formular su plan institucional de capacitacin y ste deber tener
concordancia con los parmetros impartidos por el Gobierno Nacional a travs
del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin.
Literal e) del Artculo 15 de la Ley 909 de 2004: Dispone que las unidades de
personal de las entidades debern disear y administrar los programas de
formacin y capacitacin, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan
Nacional de Formacin y Capacitacin.
Decreto 4665 de 2007: Mediante el cual el Gobierno Nacional adopta la
actualizacin del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin para los servidores
pblicos, formulado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y
la Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP.
Artculo 7 del Decreto 1567 de 1998 del Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica: Establece que los planes institucionales de cada entidad
deben incluir obligatoriamente Programas de Induccin y Reinduccin.
Artculo 64 de la Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin: Establece que
todas las entidades pblicas debern tener un programa de induccin para el
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personal que ingrese a la entidad, y uno de actualizacin cada dos aos, a los
cuales debern asistir los servidores pblicos.
Literal g) del Artculo 6 del Decreto 1567 de 1998, declarado exequible por
Sentencia de la Corte Constitucional C-1163 de 2000: Dispone que tendrn
prelacin los empleados de carrera para aquellos casos en los cuales la
capacitacin busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad
requiera ms all del mediano plazo y, adicionalmente, que los empleados
vinculados mediante el nombramiento provisional, dada la temporalidad de su
vinculacin, slo se beneficiarn de los programas de induccin y de la
modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.
Numeral 10 del Artculo 70 del Decreto 267 de 2000: Establece como una de
las funciones de la Direccin de Gestin del Talento Humano de la Contralora
General de la Repblica, disear y aplicar los Programas de Induccin y
Reinduccin de quienes se vinculen a la Contralora General de la Repblica.
Artculos 54, 55 y 56 del Decreto 1950 de 1973: Dispone que al nuevo servidor
pblico se le debe suministrar la informacin bsica para facilitarle el buen
desempeo de sus funciones.

Artculos 8, 9 y 10 del Decreto 614 de 1989: Por el cual se complementa el Captulo IX del
Ttulo 3 del Decreto 1950 de 1973 y se define la finalidad de la Induccin Institucional, su campo
de aplicacin y sus contenidos bsicos.

Numeral 40 del Artculo 34 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico


Disciplinario: Establece que todo servidor pblico tiene como deber
capacitarse y actualizarse en el rea donde desempea su funcin.
Artculo 23 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario: Establece
como falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la accin e imposicin de la
sancin correspondiente, la incursin en cualquiera de las conductas o
comportamientos previstos en el Cdigo que conlleve incumplimiento de deberes
y prohibiciones, entre otros.
Artculo 50 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario: Establece
como falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes o la
violacin al rgimen de prohibiciones.
Numeral 7 del Artculo 18 de la Resolucin Orgnica 5378 de 2002: Por la
cual se establece el Estatuto de Capacitacin de la Contralora General de la
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Repblica y se estipula como obligacin de los servidores pblicos asistir a los


Programas de Induccin y Reinduccin, segn el caso.

3.3 DESARROLLO
3.3.1 NIVEL CENTRAL
Ajustar el diseo del Programa de Induccin que se aplicar al personal que se
vincule a la Entidad conforme a las polticas vigentes.
Tramitar con un servidor pblico del Grupo de Planta de la Direccin de Gestin
del Talento Humano, el listado de los servidores pblicos posesionados bien sea
por nombramiento en perodo de prueba, ordinario o provisional, teniendo en
cuenta que aquellos que fueron nombrados ms de una vez dentro del mismo
ao civil no sern convocados a curso de induccin sino que se programarn en
las actividades del Programa de Reinduccin.
Elaborar y enviar las tarjetas de invitacin a los servidores pblicos y las cartas
de bienvenida firmadas por el seor Contralor y/o el Gerente del Talento
Humano.
Preparar las agendas para el desarrollo del curso, el cual tendr una duracin de
veinticuatro (24) horas mnimo.
Contactar los expositores respectivos, teniendo en cuenta que las temticas a
desarrollar debern ser las necesarias para obtener el conocimiento integral de la
Contralora General de la Repblica, su misin, visin, plan estratgico, el
conocimiento integral de los negocios misionales, el sistema de gestin de
calidad y las polticas aplicables a la administracin del talento humano vigentes.
En el nivel central se completar un grupo mnimo de diez (10) personas para dar
inicio a la ejecucin del programa por tratarse de un proceso que se adelanta de
forma masiva, con excepcin de los servidores pblicos del nivel directivo de las
Gerencias Departamentales, para quienes se realizar el curso una vez se hayan
posesionado del cargo.
Realizar la apertura del programa de induccin

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Verificar el cumplimiento de la agenda programada acorde con los horarios


establecidos as como verificar la asistencia de los servidores pblicos por parte
de los responsables del desarrollo del programa en la Direccin de Gestin del
Talento Humano.
Evaluar el desempeo de los expositores y los conocimientos adquiridos por los
participantes.
Elaborar el acta y el diploma segn el modelo establecido por la Direccin de
Gestin del Talento Humano
Registrar el curso realizado en el sistema de informacin de personal y generar
las estadsticas correspondientes al programa.
Enviar copia del acta y del diploma a la historia laboral de los servidores pblicos

CONTROL
Verificar la preparacin y el cumplimiento del programa para los servidores
pblicos del nivel central que ingresan a la entidad.
Constatar que se adelanten las temticas establecidas para el desarrollo del
programa.
Verificar que los servidores pblicos que no hayan asistido por cualquier razn al
curso de induccin sean nuevamente convocados para que puedan beneficiarse
del programa.

3.3.2 NIVEL DESCONCENTRADO


Cada Gerente Departamental elaborar el listado de los servidores pblicos
posesionados bien sea por nombramiento en perodo de prueba, ordinario o
provisional, teniendo en cuenta que aquellos que fueron nombrados ms de una
vez dentro del mismo ao civil no sern convocados a curso de induccin sino
que se programarn en las actividades del Programa de Reinduccin.
Elaborar las cartas de bienvenida firmadas por el Gerente Departamental.

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Preparar las agendas para el desarrollo del curso, el cual tendr una duracin de
veinticuatro (24) horas.
Contactar los expositores respectivos, teniendo en cuenta que las temticas a
desarrollar debern ser las necesarias para obtener el conocimiento integral de la
Contralora General de la Repblica, su misin, visin, plan estratgico, el
conocimiento integral de los negocios misionales, el sistema de gestin de
calidad y las polticas aplicables a la administracin del talento humano vigentes.
Realizar la apertura del programa de induccin tan pronto como el servidor
pblico se posesione en la Gerencia Departamental.
Verificar el cumplimiento de la agenda programada y la asistencia de los
servidores pblicos por parte del Gerente Departamental o del servidor pblico
designado por el ste como responsable del desarrollo del programa en el nivel
desconcentrado.
Evaluar el desempeo de los expositores y los conocimientos adquiridos por los
participantes.
Elaborar el acta y el diploma segn el modelo establecido por la Direccin de
Gestin del Talento Humano
Dentro de los diez (10) das calendario siguientes a la terminacin del curso, el
Gerente Departamental deber enviar copia del acta y del diploma del servidor
pblico que recibi la induccin a la Direccin de Gestin del Talento Humano.
Una vez recibidos y revisados satisfactoriamente estos formatos, se registrar el
curso realizado en el sistema de informacin de personal y se enviarn a la
historia laboral.
Una vez se haya verificado que la induccin no fue reportada por parte de la
Gerencia Departamental en los trminos establecidos, se dar aplicacin a la Ley
734 de 2002.
CONTROL
Verificar la preparacin y el cumplimiento del programa para los servidores
pblicos de las Gerencias Departamentales a travs del seguimiento adelantado
por la Direccin de Gestin del Talento Humano.

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Verificar el envo de los formatos dentro de los trminos establecidos.


Verificar el correcto desarrollo del programa.

ANEXOS
1. Diploma de Induccin
2. Acta de Induccin

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CAPITULO IV PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO


4.1 OBJETIVO:
Preparar al servidor pblico para la ejecucin de las funciones, procesos,
procedimientos y proyectos inherentes al cargo para el cual fue seleccionado o
trasladado enfatizando en las acciones que regirn su trabajo.

4.2 BASE NORMATIVA


Artculo 54 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991: Establece la
obligacin del Estado de ofrecer formacin y habilitacin profesional y tcnica a
quienes la requieran.
Artculo 37 de la ley 115 de 1994 Ley General de la Educacin: Contempla
la Educacin de tipo No Formal, denominacin reemplazada por Educacin para
el Trabajo y el Desarrollo Humano en el Artculo 1 de la Ley 1064 de 2006.
Artculo 3, literal c) del Decreto 1567 de 1998 del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica: Crea el Sistema Nacional de
Capacitacin y el Sistema de Estmulos para los empleados del Estado y dispone
que con el propsito de organizar la capacitacin internamente, cada entidad
deber formular su plan institucional de capacitacin y ste deber tener
concordancia con los parmetros impartidos por el Gobierno Nacional a travs
del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin.
Literal e) del Artculo 15 de la Ley 909 de 2004: Dispone que las unidades de
personal de las entidades debern disear y administrar los programas de
formacin y capacitacin, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan
Nacional de Formacin y Capacitacin.
Decreto 4665 de 2007: Mediante el cual el Gobierno Nacional adopta la
actualizacin del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin para los servidores
pblicos, formulado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y
la Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP.

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Literal g) del Artculo 6 del Decreto 1567 de 1998, declarado exequible por
Sentencia de la Corte Constitucional C-1163 de 2000: Dispone que tendrn
prelacin los empleados de carrera para aquellos casos en los cuales la
capacitacin busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad
requiera ms all del mediano plazo y, adicionalmente, que los empleados
vinculados mediante el nombramiento provisional, dada la temporalidad de su
vinculacin, slo se beneficiarn de los programas de induccin y de la
modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.
Numeral 11 del Artculo 70 del Decreto 267 de 2000: Establece como una de
las funciones de la Direccin de Gestin del Talento Humano de la Contralora
General de la Repblica, disear y hacer seguimiento a los programas de
entrenamiento en el cargo con ocasin de su ingreso, promocin y traslado.
Numeral 40 del Artculo 34 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico
Disciplinario: Establece que todo servidor pblico tiene como deber
capacitarse y actualizarse en el rea donde desempea su funcin.
Artculo 23 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario: Establece
como falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la accin e imposicin de la
sancin correspondiente, la incursin en cualquiera de las conductas o
comportamientos previstos en el Cdigo que conlleve incumplimiento de deberes
y prohibiciones, entre otros.
Artculo 50 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario: Establece
como falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes o la
violacin al rgimen de prohibiciones.
4.3 DESARROLLO
4.3.1 NIVEL CENTRAL
Ajustar el diseo del programa de entrenamiento que se aplicar al personal que
se vincule a la Entidad, sea traslado o promovido dentro de la misma, conforme a
las polticas vigentes.
Verificar mensualmente con un servidor pblico del Grupo de Planta de la
Direccin de Gestin del Talento Humano, el listado de los servidores pblicos
posesionados en perodo de prueba, trasladados o promovidos.

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El jefe de cada dependencia en el nivel central tendr la responsabilidad de


ejecutar el programa de entrenamiento para sus servidores pblicos y podr
designar un tutor que posea las competencias laborales para desarrollar este
programa. El directivo y el tutor sern los encargados de definir las necesidades
de entrenamiento, el cronograma de actividades y el mtodo para evaluar el
aprendizaje del entrenado.
Una vez posesionado o ubicado el servidor pblico en perodo de prueba,
provisionalidad, promocin, encargo o traslado, la Direccin de Gestin del
Talento Humano realizar seguimiento a los entrenamientos realizados en cada
una de las dependencias de acuerdo al tipo de novedad administrativa, a saber:

Tipo de novedad
administrativa
Perodo de prueba
Nombramiento provisional
Encargo, Promocin o Traslado a negocios
diferentes de la entidad
Nombramiento provisional
Encargo, Promocin o Traslado en el mismo
negocio

Duracin de
la novedad
Mayor o
igual a 4
meses
Menor a 4
meses

Das calendario de
entrenamiento

Total horas de
entrenamiento

30 das

20 horas

15 das

10 horas

Revisar que el entrenamiento realizado a todos los servidores pblicos


posesionados en perodo de prueba, promovidos, trasladados o en
provisionalidad, cumpla con los requerimientos de tiempo, contenido, mtodo,
evaluacin y objetivos concertados.

La Direccin de Gestin del Talento Humano verificar el envo de los formatos


de ruta de entrenamiento y del cronograma de actividades de cada servidor
pblico entrenado por parte del jefe de dependencia en el nivel central, dentro de
los diez (10) das calendario siguientes al cumplimiento de la ejecucin del
programa.
Una vez recibidos y revisados satisfactoriamente estos formatos, se registrar el
entrenamiento realizado en el sistema de informacin de personal y se enviarn
a la historia laboral.
Una vez se haya verificado que el entrenamiento no fue reportado en los
trminos establecidos, se dar aplicacin a la Ley 734 de 2002.
CONTROL

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Verificar la preparacin y el cumplimiento del programa para los servidores


pblicos de las dependencias del nivel central a travs del seguimiento
adelantado por la Direccin de Gestin del Talento Humano.
Verificar el envo de los formatos dentro de los trminos establecidos.
Verificar el correcto desarrollo del programa.
Elaborar las estadsticas por dependencias
4.3.2 NIVEL DESCONCENTRADO
Determinar qu servidores pblicos sern los beneficiarios del programa de
entrenamiento con ocasin de su ingreso en perodo de prueba, provisionalidad,
promocin, encargo o traslado una vez estn ubicados en su nuevo cargo.
Realizar el entrenamiento en el cargo a fin de que una vez posesionado o
ubicado el servidor pblico en perodo de prueba, provisionalidad, promocin,
encargo o traslado, se d inicio al programa de entrenamiento en la dependencia
que le corresponda, cumpliendo con los requerimientos de tiempo, contenido,
mtodo, evaluacin y objetivos concertados.
La duracin del entrenamiento depender del tipo de novedad administrativa, a
saber:
Tipo de novedad
administrativa
Perodo de prueba
Nombramiento provisional
Encargo, Promocin o Traslado a negocios
diferentes
Nombramiento provisional
Encargo, Promocin o Traslado en el mismo
negocio

Duracin de
la novedad
Mayor o
igual a 4
meses
Menor a 4
meses

Das calendario de
entrenamiento

Total horas de
entrenamiento

30 das

20 horas

15 das

10 horas

El Gerente Departamental tendr la responsabilidad de ejecutar el programa de


entrenamiento para sus servidores pblicos y podr designar un tutor que posea
las competencias laborales para desarrollar este programa. El directivo y el tutor
sern los encargados de definir las necesidades de entrenamiento, el
cronograma de actividades y el mtodo para evaluar el aprendizaje del
entrenado.

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Dentro de los diez (10) das calendario siguientes a la terminacin del programa,
el Gerente Departamental deber enviar copia de los formatos referentes al
cronograma de actividades y a la hoja de ruta del entrenamiento a la Direccin
de Gestin del Talento Humano.
Una vez recibidos y revisados satisfactoriamente estos formatos, se registrar el
entrenamiento realizado en el sistema de informacin de personal y se enviarn
a la historia laboral.
Una vez se haya verificado que el entrenamiento no fue reportado en los
trminos establecidos, se dar aplicacin a la Ley 734 de 2002.
CONTROL
Verificar la preparacin y el cumplimiento del programa para los servidores
pblicos de las dependencias del nivel desconcentrado a travs del seguimiento
adelantado por la Direccin de Gestin del Talento Humano.
Verificar el envo de los formatos dentro de los trminos establecidos.
Verificar el correcto desarrollo del programa.

Elaborar las estadsticas por Gerencias Departamentales

ANEXOS
3. Hoja de Evaluacin del Entrenamiento
4. Cronograma de Actividades de Entrenamiento

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CAPITULO V PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE REINDUCCIN


5.1 OBJETIVO
Actualizar al servidor pblico frente a los cambios generados en su entorno estructural,
funcional, normativo, conceptual, tecnolgico, socio-cultural o axiolgico y desarrollar en
l competencias para el desempeo de sus funciones y contribuir a su integracin a la
cultura organizacional.

5.2 BASE NORMATIVA


Artculo 54 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991: Establece la
obligacin del Estado de ofrecer formacin y habilitacin profesional y tcnica a
quienes la requieran.
Artculo 37 de la ley 115 de 1994 Ley General de la Educacin: Contempla
la Educacin de tipo No Formal, denominacin reemplazada por Educacin para
el Trabajo y el Desarrollo Humano en el Artculo 1 de la Ley 1064 de 2006.
Artculo 3, literal c) del Decreto 1567 de 1998 del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica: Crea el Sistema Nacional de
Capacitacin y el Sistema de Estmulos para los empleados del Estado y dispone
que con el propsito de organizar la capacitacin internamente, cada entidad
deber formular su plan institucional de capacitacin y ste deber tener
concordancia con los parmetros impartidos por el Gobierno Nacional a travs
del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin.
Literal e) del Artculo 15 de la Ley 909 de 2004: Dispone que las unidades de
personal de las entidades debern disear y administrar los programas de
formacin y capacitacin, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan
Nacional de Formacin y Capacitacin.
Decreto 4665 de 2007: Mediante el cual el Gobierno Nacional adopta la
actualizacin del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin para los servidores
pblicos, formulado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y
la Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP.
Artculo 7 del Decreto 1567 de 1998 del Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica: Establece que los planes institucionales de cada entidad
deben incluir obligatoriamente Programas de Induccin y Reinduccin.
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Artculo 64 de la Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin: Establece que


todas las entidades pblicas debern tener un programa de induccin para el
personal que ingrese a la entidad, y uno de actualizacin cada dos aos, a los
cuales debern asistir los servidores pblicos.
Literal g) del Artculo 6 del Decreto 1567 de 1998, declarado exequible por
Sentencia de la Corte Constitucional C-1163 de 2000: Dispone que tendrn
prelacin los empleados de carrera para aquellos casos en los cuales la
capacitacin busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad
requiera ms all del mediano plazo y, adicionalmente, que los empleados
vinculados mediante el nombramiento provisional, dada la temporalidad de su
vinculacin, slo se beneficiarn de los programas de induccin y de la
modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.
Numeral 10 del Artculo 70 del Decreto 267 de 2000: Establece como una de
las funciones de la Direccin de Gestin del Talento Humano de la Contralora
General de la Repblica, disear y aplicar los Programas de Induccin y
Reinduccin de quienes se vinculen a la Contralora General de la Repblica.
Numeral 40 del Artculo 34 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico
Disciplinario: Establece que todo servidor pblico tiene como deber
capacitarse y actualizarse en el rea donde desempea su funcin.
Artculo 23 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario: Establece
como falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la accin e imposicin de la
sancin correspondiente, la incursin en cualquiera de las conductas o
comportamientos previstos en el Cdigo que conlleve incumplimiento de deberes
y prohibiciones, entre otros.
Artculo 50 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario: Establece
como falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes o la
violacin al rgimen de prohibiciones.
Numeral 7 del Artculo 18 de la Resolucin Orgnica 5378 de 2002: Por la
cual se establece el Estatuto de Capacitacin de la Contralora General de la
Repblica y se estipula como obligacin de los servidores pblicos asistir a los
Programas de Induccin y Reinduccin, segn el caso.

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5.3 DESARROLLO
El Programa de Reinduccin presenta dos modalidades: el Subprograma Bienal
Estndar de Reinduccin, el cual debe realizarse cada dos aos, y el Subprograma No
Estndar de Reinduccin, cuya implementacin se debe efectuar cuando se generen
cambios en el entorno de la entidad que requieran actualizacin por parte de los
servidores pblicos.
Todos los servidores pblicos de la entidad, dependencias y niveles administrativos
(directivo, asesor, ejecutivo, profesional, tcnico y asistencial), tanto del nivel central
como del desconcentrado, son beneficiarios del Programa de Reinduccin.
Sin embargo, para acceder al Subprograma Estndar de Reinduccin, el servidor
pblico debe tener como mnimo seis (6) meses de vinculacin a la entidad, pues se
asume que ste ya ha sido beneficiado del Programa de Induccin al momento de su
ingreso a la Contralora.
Los empleados de carrera deben tener prelacin para acceder al Programa de
Reinduccin respecto de los empleados vinculados mediante nombramiento provisional,
como quiera que se trate del desarrollo de competencias a mediano y largo plazo.
La Direccin de Gestin del Talento Humano debe coordinar la ejecucin de las
actividades del Programa con la Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y
Cooperacin Tcnica Internacional y con la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones,
sin perjuicio de la participacin que puedan tener otras dependencias en la
implementacin del Programa.
5.3.1 SUBPROGRAMA BIENAL ESTNDAR DE REINDUCCION
El Subprograma Bienal Estndar de Reinduccin debe implementarse cada dos aos e
involucra las etapas descritas a continuacin:

5.3.1.1 PLANEACION
Elaborar el cronograma de temticas y/o actividades junto con las oficinas de
Capacitacin y/o Comunicaciones
Delimitar la poblacin objetivo: Participan todos los servidores pblicos del nivel
central y desconcentrado de la CGR, distribuidos en grupos por dependencias y
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por niveles administrativos. El servidor pblico debe tener como mnimo seis (6)
meses de vinculacin a la entidad, pues se asume que ste ya ha sido
beneficiado del Programa de Induccin al momento de su ingreso a la
Contralora.
Determinar el(los) tipo(s) de actividad(es) que se va(n) a desarrollar
Definir la(s) dependencia(s) y/o persona(s) que realizarn la(s) actividad(es)

5.3.1.2 COORDINACION Y EJECUCION


Disear cada actividad (contenido, metodologa, facilitadores, programacin,
recursos y responsables): se deben desarrollar temas generales de actualizacin
para los servidores pblicos segn los cambios generados y en los aspectos ms
relevantes y necesarios para la CGR. El diseo se llevar a cabo en conjunto con
la Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y Cooperacin Tcnica
Internacional y/o con la Oficina de Comunicaciones
Coordinar con la(s) dependencia(s) o persona(s) responsable(s) de desarrollar
la(s) actividad(es) y enviarles los respectivos requerimientos. La expedicin de
las certificaciones de asistencia se coordinar con la Oficina de Capacitacin,
Produccin de Tecnologa y Cooperacin Tcnica Internacional. El diseo y
elaboracin de medios y herramientas para la divulgacin, expectativa, fijacin y
recordacin del Subprograma, sus actividades y contenidos se coordinar con la
Oficina de Comunicaciones y Publicaciones.
Llevar a cabo la logstica y preparacin de la(s) actividad(es) por parte de la(s)
persona(s) responsable(s).
Desarrollar la(s) actividad(es) programada(s) y entregar las certificaciones de
asistencia
5.3.1.3 EVALUACION
Efectuar la evaluacin de la(s) actividad(es) realizada(s). La(s) competencia(s)
adquirida(s) como resultado del Subprograma se debe(n) evaluar mediante la
aplicacin de una prueba al final de la actividad que evale y retroalimente la
informacin de los contenidos ms relevantes y/o mediante la observacin o
medicin de la conducta deseada, segn el tipo de actividad. Adems de esta

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evaluacin de contenidos debe efectuarse una evaluacin sobre el desarrollo de


la actividad.
Solicitar mensualmente a la Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y
Cooperacin Tcnica Internacional y a la Oficina de Comunicaciones y
Publicaciones el reporte de actividades realizadas.
Llevar a cabo la consolidacin anual de los reportes de actividades realizadas y
registrar la competencia en el sistema.

5.3.1.4 AJUSTE
Efectuar la evaluacin y retroalimentacin al Subprograma teniendo en cuenta
los indicadores de gestin
Realizar los ajustes necesarios en cualquiera de las etapas del Subprograma.

5.3.2 SUBPROGRAMA NO ESTNDAR DE REINDUCCION


Para la realizacin de las actividades de reinduccin que no son previsibles dentro del
Subprograma Bienal Estndar de Reinduccin, se deben tener en cuenta las siguientes
etapas:

5.3.2.1 DIAGNOSTICO
Identificar los cambios generados en el entorno de la CGR, para lo cual la
Direccin de Gestin de Talento Humano debe solicitar a los jefes de cada
dependencia un reporte de los ltimos cambios generados en el entorno durante
el ltimo semestre que ameriten actualizacin por parte de los servidores
pblicos. En todo caso, tambin se complementar dicha informacin con los
resultados de la deteccin anual de necesidades de capacitacin realizada por la
Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y Cooperacin Tcnica
Internacional.

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Realizar el anlisis de los tipos de cambio presentados y clasificarlos segn


pertenezcan a cambios estructurales, funcionales, normativos, conceptuales,
tecnolgicos, socio-culturales o axiolgicos.

5.3.2.2 PLANEACION
Delimitar la poblacin objetivo segn el tipo de cambio generado. En lo posible,
deben conformarse grupos homogneos por dependencias, niveles
administrativos, grado de formacin y nivel de profundizacin requerido en los
contenidos.
Determinar cules son las actividades apropiadas para dar a conocer cada uno
de los cambios.
Definir qu dependencia(s) y/o persona(s) realizarn la(s) actividad(es)
identificada(s) para cada cambio

5.3.2.3 COORDINACION Y EJECUCION


Se lleva a cabo el mismo procedimiento del Subprograma Bienal Estndar de
Reinduccin.
Adicionalmente, se debe coordinar con la Oficina de Planeacin la realizacin de
actividades para el afianzamiento del plan estratgico y del sistema de gestin de
calidad cuando se efecten modificaciones a stos.
5.3.2.4 EVALUACION
Se lleva a cabo el mismo procedimiento del Subprograma Bienal Estndar de
Reinduccin

5.3.2.5 AJUSTE
Se lleva a cabo el mismo procedimiento del Subprograma Bienal Estndar de
Reinduccin.

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CONTROL
El control del procedimiento se realiza:
Verificando que el programa se desarrolle de acuerdo a los lineamientos del Plan
Nacional de Formacin y Capacitacin adoptado por el Gobierno.
Verificando el cumplimiento de la Lista de Chequeo diseada para el programa.
Realizando los ajustes sugeridos como resultado de la evaluacin de cada
actividad y la Evaluacin del Programa.
Registrando la competencia adquirida por cada servidor pblico en el sistema e
identificando personas, niveles y/o dependencias beneficiados y no beneficiados
del Programa de Reinduccin.
Confrontando el Consolidado de Reportes de Actividad por Dependencia con el
Cronograma de Actividades.
Dando trmite a las instancias competentes para sancionar el incumplimiento por
parte de los responsables del envo o suministro de informacin requerida por la
Direccin de Gestin del Talento Humano, conforme a los artculos 23 y 50 de la
Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario.

ANEXOS
5. Cronograma Anual de Actividades
6. Lista de Chequeo
7. Diagnstico de Cambios en el Entorno
8. Registro de Asistencia
9. Material Informativo y Educativo
10. Evaluacin de Actividad

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11. Consolidado de Reportes de Actividad por Dependencia


12. Evaluacin del Programa de Reinduccin

GLOSARIO

AXIOLOGICO. Relativo a la rama de la filosofa que estudia la naturaleza de los


valores morales y los juicios valorativos.
CALIDAD. Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumplen con los
requisitos.
COBERTURA. Extensin territorial o poblacional que se beneficia de un servicio,
actividad o programa institucional.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES. Se definen como aquellas caractersticas
y comportamientos que los servidores pblicos deben poseer y evidenciar en el
desempeo laboral de acuerdo al nivel jerrquico donde se encuentra clasificado el
cargo y que contribuyen al logro de los objetivos institucionales.
COMPETENCIAS FUNCIONALES DEL EMPLEO. Son funciones esenciales del
empleo y capacidades que se identifican a partir de un anlisis del objetivo principal del
empleo con el objeto de establecer las contribuciones individuales o criterios de
desempeo del empleo, los conocimientos bsicos o esenciales, los contextos en los
que debern demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas que
demuestren las competencias laborales.
COMPETENCIAS INSTITUCIONALES. Son aquellas que deben poseer y evidenciar
todos los servidores pblicos de la Contralora General de la Repblica, las cuales
contribuyen al xito de la organizacin y a la consecucin de los objetivos
institucionales.
COMPETENCIAS LABORALES. Comprende la capacidad de una persona para
desempearse en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y
resultados esperados en la Contralora General de la Repblica, las funciones
inherentes a un empleo, capacidad que est determinada por los conocimientos,

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destrezas, habilidades, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado


pblico.
CULTURA ORGANIZACIONAL. Se refiere a las formas de conducta aprendidas y
compartidas por los miembros de una organizacin que constituyen su principal
instrumento de adaptacin, y que se consideran vlidas o como el modo correcto de
percibir, pensar, sentir y actuar para el cumplimiento de sus finalidades sociales.
ENTRENAMIENTO. Es un proceso de enseanza-aprendizaje formativo planeado por
la entidad, que permite al servidor pblico adquirir y/o desarrollar sus habilidades,
conocimientos, destrezas y mejorar las actitudes hacia el trabajo a fin de que logren un
eficiente desempeo en su puesto de trabajo.
IMPACTO. Es el cambio experimentado en el valor de una variable como consecuencia
directa de una accin especfica que se realiza con la finalidad de producir dicho
cambio.
INDUCCION. Es el programa mediante el cual la Contralora General de la Repblica
brinda informacin acerca de su funcionamiento al servidor pblico que ingresa o
asciende dentro de la entidad permitiendo un conocimiento integral y una fcil
adaptacin al entorno.
PLAN ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD. Se refiere a aquella herramienta gerencial
que contiene y describe la razn de ser de la Contralora General de la Repblica,
donde se establecen estrategias, objetivos, metas y directrices, con base en un anlisis
de la situacin interna, sus fortalezas y debilidades; teniendo en cuenta las
oportunidades y las amenazas del medio externo.
PLAN NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION. Se define como la poltica
gubernamental en construccin permanente, a travs de la cual se busca orientar los
procesos de formacin y capacitacin de los servidores pblicos hacia el fortalecimiento
y potenciacin, tanto de sus habilidades y destrezas, como de sus valores y actitudes,
con el propsito de hacerlos cada vez ms competentes en el ejercicio de sus labores y
comprometidos con su crecimiento y desarrollo personal.
REINDUCCION. Es el programa relativo al conjunto integrado de actividades,
procedimientos e instrumentos orientados a actualizar al servidor pblico frente a los
cambios generados en su entorno estructural, funcional, normativo, conceptual,
tecnolgico, socio-cultural o axiolgico, desarrollar en l competencias para el
desempeo de sus funciones y contribuir a su integracin a la cultura organizacional.

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD. Sistema de gestin para dirigir y controlar


una organizacin con respecto a la calidad.
SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACION. Se define como el conjunto coherente de
polticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitacin,
dependencias y recursos organizados con el propsito comn de generar en las
entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de
accin en funcin de lograr la eficiencia y la eficacia de la administracin, actuando para
ello de manera coordinada y con unidad de criterios

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CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DEL DESEMPEO


6.1 OBJETIVO:
Administrar el proceso de evaluacin del desempeo de los servidores pblicos
inscritos en el registro pblico de Carrera Administrativa especial y en perodo de
prueba de la Entidad.
6.2 BASE NORMATIVA
Decreto 268 de 2000 y Resolucin 043 de 2006.
6.3 DESARROLLO:
6.3.1 ETAPA DE CONCERTACIN.

Recibir de las dependencias los formatos de concertacin por perodo ordinario o


perodo de prueba.

Orientar sobre el deber de Concertar

Verificar el cumplimiento en la entrega de las concertaciones remitidas por todas las


dependencias.

Verificar que el formato utilizado sea el aprobado por el Consejo Superior de Carrera
Administrativa y que se haya diligenciado correctamente: Datos de identificacin
evaluado evaluador, motivo de la concertacin, perodo a evaluar, fecha de
concertacin, peso porcentual, firma del evaluador y evaluado.

Corroborar que los objetivos concertados estn acorde con las funciones, perfiles y
grupo en el cual se desarrolla la labor.

Verificar que los servidores pblicos estn inscritos en el Registro Pblico de


empleados de carrera o en perodo de prueba.

Requerir a los evaluadores y evaluados, las concertaciones no allegadas


oportunamente.

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Comunicar a los evaluadores sobre las inconsistencias presentadas para que


realicen las modificaciones pertinentes.

Registrar en la base de datos la informacin.

Archivar la documentacin por dependencias.

Informar oportunamente a las oficinas de Control Interno y Disciplinario, los casos


de incumplimiento que se presenten.

CONTROL
Advertir el cumplimiento de trminos y procedimiento para que la concertacin de
objetivos se realice de acuerdo a la norma.
6.3.2 MODIFICACIN DE OBJETIVOS CONCERTADOS

Recibir los formatos de modificacin, generados tanto en perodo de prueba como


en perodo ordinario.

Orientar sobre el deber de modificar

Buscar el formato de concertacin del servidor pblico que realiza la modificacin y


constatar con base en la concertacin inicial, que la modificacin allegada sea
producto de observaciones metodolgicas realizadas por la Direccin de Carrera,
por necesidades tcnicas o por factores externos.
Revisar que la modificacin cumpla con las condiciones establecidas de: Peso,
fecha, justificacin, trminos y firma de las partes.

Solicitar los ajustes a la modificacin, si a ello hubiere lugar.

Anexar la modificacin a la concertacin inicial, para su respectivo archivo.

CONTROL
Verificar que la modificacin se haya efectuado dentro del trmino establecido.

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6.3.3

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ETAPA DE SEGUIMIENTO

Dar las instrucciones generales a los Directivos de las diferentes Dependencias


para la realizacin del seguimiento.

Asesorar a los servidores pblicos


instrumento.

Remitir a las dependencias los formatos de registro de seguimiento para registrar el


seguimiento.

Reportar a las Oficinas de Control Interno y Disciplinario el incumplimiento en el


seguimiento reglamentado.

en la aplicacin y diligenciamiento del

CONTROL
Verificar el cumplimiento del seguimiento, al recibir los formatos de registro de
seguimiento.
6.3.4

ETAPA DE EVALUACIN

Informar a los Jefes cuando procede la evaluacin y los trminos para realizarla.

Orientar a los evaluadores y evaluados sobre el procedimiento de evaluacin

Recibir de las dependencias los formatos tramitados de evaluacin de


desempeo as: Evaluacin ordinaria (Formato de evaluacin e informe final);
Evaluacin Parcial (Formato de evaluacin; Evaluacin por periodo de prueba
(Formato de evaluacin e informe final) y Evaluacin Extraordinaria (Formato de
evaluacin e informe final).

Registrar en la base de datos las evaluaciones recibidas.

Constatar la correspondencia entre la concertacin y la evaluacin de acuerdo a


los parmetros establecidos en la norma.

Constatar que la calificacin cualitativa y cuantitativa correspondan con la escala


aprobada.

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Comunicar a los evaluadores las inconsistencias encontradas, para hacer los


ajustes a que haya lugar.

Informar a las Oficinas de Control Interno y Disciplinario, sobre los casos de


incumplimiento que se presenten.

Enviar a la Direccin de Gestin de Talento Humano, toda la documentacin


sobre evaluacin de desempeo del periodo anterior.

Dar traslado a la Comisin de Personal para lo de su competencia cuando la


evaluacin fuere no satisfactoria.

Dar traslado a Jurdica.

Realizar anlisis estadstico del SISED.

CONTROL
Verificar que todos los servidores pblicos de Carrera Administrativa especial de la
Contralora General de la Repblica, hayan sido evaluados conforme a las normas del
SISED.
Verificar que se haya reportado a las Oficinas de Control Interno y Disciplinario cuando
sea necesario en caso de incumplimiento.
6.3.5 IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES

Recibir las declaratorias de impedimento o las recusaciones.

Solicitar al evaluador la suspensin del proceso de evaluacin hasta que se decida


el asunto.

Sustanciar para decisin del Consejo Superior de Carrera Administrativa, los


impedimentos que presenten los evaluadores, o las recusaciones que se efecten
contra ellos.

Designar al nuevo evaluador, cuando sea probada la causal de impedimento o


recusacin.

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Comunicar al evaluador y al evaluado.

6.3.6 RECURSOS

Recibir el expediente contentivo del recurso para su trmite.

Sustanciar de acuerdo a la Ley, el proyecto de acto administrativo.

Presentar a la Gerencia del Talento Humano, el proyecto para su aprobacin.

Enviar al competente, el acto administrativo para su correspondiente notificacin.

Recibir el acto administrativo debidamente notificado.

Dar traslado a la Oficina Jurdica para lo de su competencia, cuando el resultado


de la evaluacin de desempeo, fuere no satisfactoria.

Dar traslado a la comisin de personal para lo de su competencia cuando el


resultado de la evaluacin fuera no satisfactoria.

Entregar al profesional asignado de la Direccin de Carrera Administrativa, el


original del acto administrativo que resuelve el recurso, para que forme parte de
la historia laboral del servidor pblico.

Remitir al archivo central de la Gerencia del Talento Humano, el expediente del


recurso, de acuerdo a las normas de gestin documental.

Tramitar las revocatorias directas, de conformidad a la normatividad que regule


la materia.

CONTROL
Verificar que se alleguen todos los soportes necesarios para resolver el Recurso de
segunda instancia.
Garantizar el respeto al debido proceso.
6.3.7 EVALUACIN EXTRAORDINARIA DEL DESEMPEO

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El procedimiento se establece en el Decreto 268 articulo 38 por tal motivo la evaluacin


extraordinaria es competencia del seor Contralor.
En tal sentido la Direccin de Carrera Administrativa deja como procedimiento lo que
concierne en ese tema es decir realizar orientacin.

Orientar en caso de ser necesario, al Seor Contralor y al evaluador sobre el


procedimiento para llevar a cabo la evaluacin Extraordinaria.

Registrar los resultados recibidos de la evaluacin Extraordinaria.

Archivar la documentacin contentiva de dicha evaluacin.

CONTROL
Sealar al Seor Contralor y al evaluador de los requisitos que se deben cumplir para
llevar a cabo la evaluacin Extraordinaria.

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CAPITULO VII. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DEL ESCALAFN DE


SERVIDORES PUBLICOS EN CARRERA ADMINISTRATIVA
7.1 OBJETIVO: Mantener actualizado el registro pblico de empleados de Carrera
Administrativa Especial de la Contralora General de la Repblica.
7.2 BASE NORMATIVA:
Decreto 268 de 2000 y Resolucin 043 de 2006.
7.3 DESARROLLO

Inscribir en el registro pblico de Carrera Administrativa al servidor pblico cuya


calificacin en periodo de prueba sea satisfactorio y se encuentre en firme.

Actualizar el registro pblico de empleados de carrera administrativa en los


casos que establezca la normatividad vigente.

Certificar y comunicar al servidor pblico la inscripcin o actualizacin en carrera


administrativa de la entidad.

Comunicar a la Direccin de Gestin de Talento Humano la inscripcin o


actualizacin en el registro pblico de empleados de carrera administrativa de la
entidad.

Cancelar el registro pblico de empleados de carrera administrativa en los casos


contemplados en la normatividad vigente.

CONTROL
Verificar que el registro pblico de carrera se realice oportunamente una vez quede en
firme los actos administrativos.

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CAPITULO VIII PROCEDIMIENTO DE ASUNTOS JURDICOS


8.1 OBJETIVO: Proyectar con fundamentacin jurdica, los actos administrativos
tendientes al desarrollo del talento humano y de la carrera administrativa especial, con
el propsito de satisfacer los requerimientos de la entidad y de los clientes internos y
externos
8.2 BASE NORMATIVA
Decretos 268 y Resolucin 043 de 2006
8.3 DESARROLLO
8.3.1 PROYECTAR O SUSTANCIAR RESPUESTAS DE TIPO JURDICO.
Recepcionar los diferentes requerimientos (derechos de peticin tutelas
oficios, demandas, reclamaciones, solicitudes de informacin, etc.).
Conformar el expediente, previa consulta de las bases de datos, del archivo y de
la consecucin de antecedentes.
Investigar y efectuar el estudio y anlisis jurdico correspondiente, de acuerdo
con la normatividad y jurisprudencia aplicables a cada caso.
Proyectar respuesta.
Tomar la firma del superior jerrquico respectivo y comunicar.
Enviar la respuesta al cliente.
Apoyar la oficina jurdica en materia de carrera administrativa.

8.3.2 PROYECTAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADECUADA


ADMINISTRACIN
DEL TALENTO HUMANO Y DE LA CARRERA
ADMINISTRATIVA ESPECIAL.

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Asumir las polticas, directrices y requerimientos provenientes del seor Contralor,


Consejo Superior de Carrera Administrativa, comit directivo, comisin de personal
relacionados con carrera administrativa en lo atinente a talento humano.
Investigar y efectuar el estudio y anlisis jurdico de acuerdo con la normatividad
y la jurisprudencia aplicables a cada caso.
Remitir el acto administrativo a la oficina jurdica y planeacin para su revisin
tcnica y jurdica respectivamente
Remitir el proyecto de acto administrativo al Consejo Superior de Carrera
Administrativa o a la Comisin de Personal si se trata de asunto de su
competencia.
Revisar por parte del Director de Carrera Administrativa.
Elaborar el acto administrativo para la aprobacin del Consejo Superior de
Carrera Administrativa, la Comisin de Personal y la posterior firma del Seor
Contralor.
Informar a los clientes mediante comunicacin, notificacin o publicacin segn
el caso.

8.3.3 RESPONDER POR LA VIGILANCIA DEL PROCESO DE ELECCIONES DE


LOS REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS EN LOS DIFERENTES
COMITES INSTITUCIONALES.
Objetivo: Responder porque se cumpla el proceso de elecciones de los
representantes a los distintos comits organizacionales de la CGR.
Vigilar que las organizaciones sindicales convoquen a elecciones dentro de los
tres (3) meses anteriores al vencimiento del perodo de eleccin.
Elaborar y publicar la convocatoria en caso que las organizaciones sindicales no
convoquen.
Verificar que la divulgacin y el contenido de la convocatoria
acuerdo con la norma vigente.

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Verificar la conformacin del comit organizador en el nivel central.


Verificar la conformacin
Departamentales.

del

comit

organizador

en

las

Gerencias

Verificar el cumplimiento de la funcin por parte de los comits organizadores


Consolidar los votos de Bogot y las Gerencias Departamentales.
Publicar resultados finales.
Posesionar a los candidatos elegidos.
Archivar cronolgicamente y por gerencia.

NOTA; De conformidad con lo sealado en el Decreto Ley 268 de 2000 y las


resoluciones sobre la normatividad vigente, las elecciones son convocadas por las
organizaciones sindicales existentes en la entidad.

CONTROL.
Verificar la fecha de conformacin del comit.
Verificar el cumplimiento de trminos para cada una de las etapas.

8.3.4 APOYO TCNICO EN LOS ORGANISMOS Y COMITS INSTITUCIONALES EN


LOS QUE LA DIRECCIN DE CARRERA ADMINISTRATIVA ACTA COMO
SECRETARA TCNICA.
Objetivo: Responder por el apoyo tcnico a los organismos y comits institucionales en
los que la Direccin de Carrera actu como secretaria tcnica.

Sustanciar las consultas, peticiones y asuntos que sean de competencia de los


organismos y comits institucionales de los que sea apoyo.

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Proyectar los actos administrativos relacionados con la competencia de los


rganos o comits institucionales de los que sea apoyo la Direccin de Carrera
Administrativa.

Elaborar las actas de los organismos y comits institucionales de los que sea
apoyo la Direccin de Carrera.

Comunicar las decisiones de los que sea apoyo la Direccin de Carrera.

CONTROL:
Verificar que las actas y los actos administrativos correspondan a las decisiones
adoptadas en los diferentes comits.

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CAPITULO IX. PROCEDIMIENTO DE SITUACIONES


ADMINISTRATIVAS
9.1 OBJETIVO : Generar y tramitar los actos administrativos que determinen la
situaciones administrativo laborales en las que se pueda encontrar un servidor
pblico de la Contralora General de la Repblica.
9.2. BASE NORMATIVA
Decreto 1950 de 1973, Ley 50 de 1990, Ley 755 de 2002, Resolucin 0004 de
2002, Decreto 1045 de 1978, Resolucin 5568 de 2004, Decreto 268 de 2000.
9.3.

DESARROLLO:

9.3.1 LICENCIAS
9.3.1.1

LICENCIA NO REMUNERADA O LICENCIA ORDINARIA.

Recibir la solicitud de licencia ordinaria con el visto bueno del jefe inmediato.

Evaluar la informacin presentada y


misma.

Enviar el proyecto de resolucin para la firma del Gerente del Talento Humano.

Numerar, incluir al sistema y comunicar al servidor pblico interesado.

proyectar la resolucin que concede la

Nota: Las solicitudes de prrroga, revocatoria o aclaratoria de licencia ordinaria, deben


contener los mismos requisitos que la solicitud de licencia ordinaria y su trmite ser el
mismo.

CONTROL
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos, y que el trmite s de dentro de los
trminos legales.
9.3.1.2 LICENCIAS POR ENFERMEDAD/ MATERNIDAD y PATERNIDAD

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Recibir
el
original
del
certificado
de
incapacidad
(enfermedad/maternidad/paternidad) del servidor pblico
expedido por la
Entidad Promotora de Salud - EPS a la que se encuentra afiliado.

Verificar en el sistema la informacin del servidor pblico y proceder a


proyectar el acto administrativo de reconocimiento de la licencia por enfermedad,
maternidad o paternidad.

Enviar el proyecto de resolucin para la firma del Gerente del Talento Humano.

Numerar, incluir en el sistema y comunicar la resolucin al servidor pblico


interesado.

Enviar copia de la resolucin a la historia laboral.

CONTROL
Verificar que la incapacidad venga en original debidamente transcrita por la EPS, y que
una vez radicada en la Direccin de Gestin del Talento Humano, la resolucin de
reconocimiento de la licencia de enfermedad, maternidad, paternidad, se tramite
oportunamente.

9.3.2

PERMISOS

9.3.2.1 PERMISOS POR CALAMIDAD DOMESTICA, ESPECIALES Y HORA


CATEDRA EN EL NIVEL CENTRAL.

Recepcionar la solicitud de permiso.

Verificar los requisitos de la solicitud.

Autorizar el permiso, mediante un oficio.

Realizar el seguimiento para legalizar el permiso autorizado.

Remitir los permisos legalizados a la historia laboral.

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CONTROL
Comprobar la legalidad del permiso solicitado y su autorizacin.

9.3.2.2 PERMISO SINDICAL


Recibir solicitud de permiso sindical que realizan los Sindicatos.
Validar el nmero de horas de permiso solicitadas frente a las horas autorizadas
por resolucin, para la Junta Nacional y las subdirectivas.
Grabar en el aplicativo de permisos sindicales los datos de la solicitud.
Realizar el reporte para la autorizacin del permiso sindical.
Comunicar va correo electrnico al sindicato la autorizacin del permiso, con
copia para el jefe inmediato de cada servidor pblico al que se le otorga el
permiso.
CONTROL
Verificar que el nmero de horas de permiso sindical solicitadas no superen las
autorizadas mediante resolucin.
9 .3. 3 VACACIONES
Mediante Resolucin 5568 del 13 de abril de 2.004, se establecieron dos (2) perodos
colectivos de vacaciones para los servidores pblicos de la Contralora General de la
Repblica, el primero durante los meses de junio y julio, y el segundo durante el mes de
diciembre de cada ao. Cada uno de los perodos constar de dos (2) turnos de
disfrute.

Remitir a cada dependencia (Despacho, Contraloras Delegadas, Oficinas y


Gerencias Departamentales) los listados de los servidores pblicos que tienen
causado el derecho a vacaciones para el perodo colectivo correspondiente, a fin
de que en el mismo se indique quienes disfrutaran de las mismas.

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Recibir los listados e incluir en el sistema a los servidores pblicos que hayan
sido reportados para tal efecto.

Proyectar la resolucin para su respectiva revisin y correccin si es el caso.

Enviar el proyecto de resolucin para la


Humano.

Numerar, incluir en el sistema de nmina.

Generar en el sistema las respectivas comunicaciones, las cuales una vez


firmadas por el Director de Gestin del Talento Humano y fechadas, se remiten
a cada dependencia para su respectiva comunicacin a los servidores pblicos
interesados.

firma del Gerente del Talento

CONTROL
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos y existencia de la disponibilidad
presupuestal.
9.3.3.1

APLAZAMIENTOS,
INTERRUPCIONES,
SUSPENSIONES
AUTORIZACIONES DE DISFRUTE DE VACACIONES.

Recibir la solicitud de interrupcin, suspensin o autorizacin de disfrute con el


visto bueno del jefe inmediato con 15 das de antelacin a la fecha de la
respectiva novedad, relacionando en la misma nombres y apellidos, nmero de
cdula, cargo y dependencia a qu pertenece en planta.

Elaborar el proyecto de resolucin y remitirlo para la firma del Gerente del


Talento Humano.

Numerar, incluir en el sistema de nmina y comunicar al servidor pblico.

CONTROL
Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley exigidos.
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9.3.3.2

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COMPENSACIN EN DINERO DE VACACIONES O DISFRUTE DE


VACACIONES.

Recibir la solicitud de compensacin en dinero de las vacaciones o el disfrute de


stas, con el visto bueno del jefe inmediato, y de conformidad con la Resolucin
05622 de Noviembre 10 de 2.004.

Efectuar la liquidacin del disfrute o vacaciones a compensar.

Verificar la disponibilidad presupuestal.

Remitir al Contralor General, para su autorizacin.

Elaborar el proyecto de resolucin de compensacin en dinero de las vacaciones


y remitirlo para firma del Contralor General.

Numerar, incluir en el sistema de nmina y comunicar la resolucin al servidor


pblico.

CONTROL
Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley exigidos, as como la disponibilidad
presupuestal correspondiente.

9.3.3.3
RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VACACIONES A EXSERVIDORES
PUBLICOS

Verificar del listado de ex-servidores pblicos los que tienen vacaciones


causadas y no reconocidas o disfrute de vacaciones pendientes.

Verificar la disponibilidad presupuestal.

Elaborar el proyecto de Resolucin de reconocimiento y pago de vacaciones en


dinero para firma del Gerente Talento Humano.

Numerar, incluir en el sistema de nmina y comunicar la Resolucin.

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CONTROL
Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley exigidos y la existencia de
disponibilidad presupuestal.
9.3.4 COMISION PARA DESEMPEAR CARGO DE LIBRE NOMBRAMENTO Y
REMOCIN.

Recibir la solicitud del servidor pblico donde solicita comisin para ocupar
cargo de libre nombramiento y remocin o de perodo, acompaada del acto
administrativo donde conste el nombramiento ordinario o el acta de eleccin.

Verificar requisitos para otorgar comisin para ocupar cargo de libre


nombramiento y remocin.

Tramitar ante el Contralor General de la Repblica el visto bueno al servidor


pblico para el otorgamiento de la comisin para desempear un cargo de libre
nombramiento y remocin.

Tramitar con el jefe inmediato el visto bueno sobre la no afectacin del servicio al
otorgarse por parte del Contralor General la Comisin para ocupar cargo de libre
nombramiento y remocin.

Proyectar la Resolucin de Comisin para desempear cargo de libre


nombramiento y remocin, por el trmino debidamente autorizado por el
Contralor General.

Remitir proyecto de Resolucin para firma del Contralor General.

Numerar, incluir en el sistema y comunicar la resolucin al servidor pblico.

Informar a nmina y seguridad social para lo pertinente.

Clasificar la informacin, incluirla en el sistema y remitir copia de la


resolucin a la historia laboral.

CONTROL
Verificar los requerimientos legales para otorgar la comisin.
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9.3.5 COMISION PARA ATENDER INVITACIN REPRESENTACION

Recibir la solicitud del servidor pblico donde solicita comisin para


invitacin.

Estudiar los soportes de la solicitud de comisin del servidor pblico.

Proyectar la resolucin de comisin y enviarla para la firma del Contralor


General.

Numerar, incluir al sistema y comunicar la resolucin.

atender

CONTROL
Verificar los requerimientos legales para otorgar la comisin para atender invitacin.

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CAPITULO X PROCEDIMIENTOS ESPECIALES


10.1 OBJETIVO: Disear los diferentes procedimientos que permitan el desarrollo de
estrategias para la administracin del recurso humano.
10.2 BASE NORMATIVA
Decreto 1384 de 1996, Resolucin 0502 de 2004, Resolucin 5113 de 2000,
Concepto Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil de diciembre 7 de
2005, Decreto 1848 de 1969 art. 96, Decreto 1336 de mayo de 2003, Cdigo
Sustantivo del Trabajo arts. 154, 155, 156 y 344, Decreto 2737 de 1989 art. 153,
Cdigo de Procedimiento Civil art. 39, 543 y 681, Ley 734 art. 34 numeral 18.
10.3

DESARROLLO:

10.3.1 ASIGNAR PRIMA TCNICA.

Recibir la solicitud de asignacin o ajuste de prima tcnica.

De conformidad con las normas legales vigentes y los soportes que reposen en
la historia laboral del servidor pblico solicitante realizar el estudio respectivo,
para la firma del Gerente de Talento Humano, Director de Gestin del Talento
Humano y Asesor de despacho de la Gerencia del Talento Humano.

Verificar la disponibilidad presupuestal.

Proyectar la resolucin de asignacin o ajuste de la prima tcnica.

Enviar la resolucin para la firma del seor Contralor General.

Numerar, incluir al sistema y comunicar la resolucin.

Remitir el estudio de la prima tcnica, fotocopia de la resolucin y comunicacin


a la historia laboral.

CONTROL

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Verificar que los porcentajes de prima tcnica a asignar o reajustar se realicen de


conformidad con las normas legales vigentes y los soportes que reposen en la historia
laboral del servidor pblico solicitante.

10.3.2 AUXILIO DE MOVILIZACIN

Remitir a ms tardar el 15 de diciembre de cada vigencia fiscal, requerimiento a


los jefes inmediatos para que certifiquen las funciones de mensajera de los
servidores pblicos del nivel asistencial operativos grado 01.

Recepcionar a ms tardar el 15 de Enero de cada vigencia fiscal, las


certificaciones expedidas por los jefes inmediatos sobre los servidores pblicos
que ocupan cargos de nivel asistencial grados 01 y que cumplen funciones de
mensajera.

Verificar las certificaciones, incluir en el sistema y archivar.

Actualizar el sistema cada vez que se reporten modificaciones de los


asistenciales grado 01 que cumplen funciones de mensajera.

CONTROL
Verificar que el servidor pblico pertenezca al nivel Operativo grado 01, y cumpla
funciones de mensajera de conformidad con la certificacin expedida por el jefe
inmediato.
10.3.3 HORAS EXTRAS Y VACANCIAS

Recibir los requerimientos de horas extras y vacancias expedidos por las


dependencias a mas tardar el da 25 del mes anterior a aqul en que se van a
laborar.

Verificar si el cargo del servidor pblico programado para laborar en tiempo extra
corresponde al nivel asistencial o tcnico.

Verificar la disponibilidad presupuestal.

Autorizar por parte del Gerente de Talento Humano, de conformidad con la


disponibilidad presupuestal las horas extras y vacancias a laborar.

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Recibir las certificaciones de horas extras y vacancias de las dependencias


dentro de los cinco (5) primeros das del mes siguiente a aqul en que se
laboraron y verificarlas con lo autorizado.

Ingresar las horas extras y vacancias al sistema de nmina para la liquidacin.

Elaborar la Resolucin de liquidacin de horas extras y vacancias y tramitar la


firma del Gerente de Talento Humano.

Remitir la Resolucin de liquidacin de horas extras y vacancias a la Direccin


Financiera para legalizar el registro de compromiso presupuestal.

Alimentar la base de datos de tiempo extra laborado, y generar los reportes de


excedentes de tiempo extra laborado que se produzcan por el no reconocimiento
en dinero, de conformidad con las normas legales vigentes.

Enviar los oficios a los jefes inmediatos sobre excedentes de tiempo extra
laborado, a fin que programen su compensacin de conformidad con la
Resolucin 5268 de 2001.

CONTROL
Verificar el cumplimiento de la norma que autoriza laborar en tiempo extra a los
servidores pblicos que se encuentran dentro de los grados 01 al 06 del nivel
asistencial y nivel tcnico y requerir la compensacin de excedentes de conformidad
con las normas legales vigentes.
10.3.4 LTIMO DA LABORADO.

Recibir los documentos de retiro y revisar que los documentos aportados por
cada ex-servidor pblico estn de acuerdo a los requerimientos de la Direccin
de Gestin de Talento Humano.

De conformidad con la certificacin expedida por el jefe inmediato capturar el


ltimo da laborado, que debe se igual a la fecha de retiro o aceptacin de
renuncia, excepto para el nivel directivo y asesor que puede otorgarse hasta
cinco (5) das hbiles para entrega del cargo.

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Realizar seguimiento mensual a los ex-servidores pblicos que no alleguen los


documentos de retiro oportunamente.

Clasificar mensualmente la documentacin allegada por apellidos y en orden


alfabtico remitir los documentos a la historia laboral del ex-servidor pblico.

CONTROL
Constatar que se alleguen todos los documentos de retiro y se registre el ltimo da
laborado.
10.3.5 CONSULTAR Y MODIFICAR LA APLICACIN DE DESCUENTOS DE
RETENCION EN LA FUENTE.

Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos en la norma tributaria,


generando listados, llamados procesos en lote de valores acumulados, teniendo
en cuenta perodos sealados.

Recepcionar las certificaciones establecidas en la norma, tales como las


constancias de pago por concepto de salud (medicina prepagada) y educacin
del servidor pblico, su cnyuge y mximo dos hijos, las certificaciones por
valores deducibles (intereses y correccin monetaria) por prstamos de vivienda,
con cuyos promedios de pagos se podr modificar la base salarial sujeta a
retencin, promedios que son excluyentes, es decir, o se toma promedio de
pagos de salud y educacin deducibles de prstamos de vivienda. En todo
caso se tomar la que ms beneficie al servidor pblico.

Igualmente, se debe tener en cuenta el total de ingresos recibidos por el servidor


pblico en el perodo sealado en la norma y a este valor se le disminuye el
sistema general de pensiones (pensin, invalidez, solidaridad, aportes
voluntarios a fondos de pensiones y aportes como ahorro de Fomento a la
Construccin AFC), si los hubiere, este resultado se multiplica por 70%, ya que
el 30% de la renta es exenta y luego se divide por trece, estableciendo la base
inicial sujeta a retencin siempre y cuando supere el rango que se establece en
la tabla de retefuente vigente para su aplicacin. La base salarial sujeta a
retencin,
puede ser modificada con los promedios de pagos segn
certificaciones sealadas en la Ley.

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El promedio a tener en cuenta por las certificaciones de salud y educacin es de


hasta el 15% de lo devengado, el promedio a tener en cuenta por valores de
intereses y correccin monetaria es determinado por el gobierno cada ao.

Analizar e identificar el tipo de alternativa y promediar segn valores certificados


por los establecimientos educativos ya sean colegios, universidades o centros
educativos y las entidades financieras (bancos, corporaciones o fondos).

Incluir el promedio liquidado en el programa creado en sistemas para que


efectivamente se produzca la modificacin solicitada por el servidor pblico en su
base salarial.

Verificar el ingreso de las modificaciones en el sistema de acuerdo a los


promedios presentados, una vez corridos los procesos de prenmina y nmina
definitiva.

Verificar en la base de datos si fue tomada realmente dicha modificacin segn


programa manejado con sistemas.

Constatar si las modificaciones efectuadas figuran y estn sujetas a los


procedimientos establecidos en la normatividad, solicitar listado a sistemas.

Correr cada seis meses a travs del programa de sistemas, segn los pagos
efectuados, los procesos en lote de los perodos establecidos en la Ley para
cambio de la base salarial sujeta a retencin, y confrontar mediante prueba
selectiva; en caso de inconsistencias debe corregirse oportunamente.

Explicar al servidor pblico que solicite aclaracin de como se le estableci y


aplic el descuento de Retencin en la Fuente, acorde a las normas vigentes, y
en caso de encontrar inconsistencias, deben tomarse los correctivos y efectuar si
fuere del caso los reintegros a los servidores pblicos o los descuentos de la
DIAN.

Corregir para el siguiente mes en caso que haya que efectuar algn ajuste,
detectado en la nmina definitiva.

CONTROL

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Verificar el cumplimiento Institucional a lo establecido en la Norma Tributaria


Aplicacin Retefuente - sobre los valores devengados por los servidores pblicos de la
CGR.
10.3.6 TRMITE EMBARGOS
Recepcionar la orden judicial de embargo, que puede ser por procesos de alimentos,
cooperativas o ejecutivos civiles.
Radicar toda la correspondencia en la base de datos.
Verificar y clasificar las rdenes de embargos de acuerdo con su contenido y
prelacin de embargos de conformidad con las normas legales vigentes.
Solicitar a la oficina de Tesorera o del Fondo de Bienestar Social, la liberacin del
cupo necesario para poder activar el embargo en el sistema.
Devolver la orden judicial al juzgado, cuando el embargo sea ejecutivo y el servidor
pblico ya se encuentre embargado.
Incluir en el sistema de nmina los embargos de conformidad con la normatividad
vigente sobre el orden de prelacin de los embargos, as: embargos fiscales,
laborales, por alimentos, cooperativas (embargos y descuentos) y ejecutivos.
Incorporar la informacin en el sistema de nmina, de acuerdo a los cdigos,
establecidos por la Oficina de sistemas, antes del cierre de novedades.
Verificar que todas las novedades tanto de embargo como desembargo, hayan sido
tomadas debidamente por el sistema, que el descuento que se est efectuando
corresponda a lo decretado y que el embargo grabado no supere el 50% de lo
devengado por el servidor pblico.
Reportar a la oficina de sistemas, las inconsistencias observadas para las
correcciones y ajustes correspondientes.
Verificar, antes de listar la nmina definitiva, que efectivamente se hayan efectuado
las correcciones requeridas.

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Extraer de los listados de pagos a terceros, una vez corrida la nmina definitiva, los
reportes de los cdigos por embargos judiciales tanto de la nmina de Bogot como
de la fuera de Bogot (130 y 190).
Bajar del sistema el archivo plano FTP para su revisin y ajustes del caso, teniendo
en cuenta las novedades incluidas en el mes.
Actualizar el cuadro control de acumulados segn el embargo, por cada demandado,
anotando: cdula de ciudadana, ciudad, juzgado que ordena el embargo, nombre y
apellidos del demandado, nombre y apellidos del demandante, cuanta a descontar si
la hay, fecha y nmero del oficio, mes a que corresponde y valor descontado.
Verificar que el valor del cuadro de acumulados coincida con el valor total de los
reportes (utilizando frmula).
Elaborar un listado por separado de los beneficiarios, de los pagos efectuados por
ventanilla, consignaciones a cuenta personal, o los que haya que reintegrarles el
valor de la cuota ya sea por desembargo o por mayor valor descontado.
Elaborar la relacin de los descuentos de depsitos judiciales, para el Banco Agrario,
teniendo en cuenta el diseo del archivo plano establecido por el Banco.
Cruzar el valor de los depsitos judiciales y de los pagos efectuados por ventanilla lo
que ser igual al total del valor de los reportes.
Grabar el archivo plano de los depsitos judiciales en el medio magntico una vez
se haya revisado.
Hacer la validacin respectiva del disquete por pare del Banco Agrario.
Enviar a la Tesorera de la Contralora, la relacin de los descuentos y el disquete
que contiene los depsitos judiciales, de igual forma el listado de los pagos por
ventanilla o los reintegros si fuere del caso.
Recibir copia firmada por parte de Tesorera y archivar los documentos.
Responder a los entes judiciales y servidores pblicos sobre las rdenes de
embargo y/o requerimientos allegados.
Proyectar oficios de respuestas a los juzgados, de conformidad con lo ordenado y el
trmite dado a las rdenes judiciales.
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Organizar la documentacin de los embargos cuando se presente el desembargo


del proceso, terminacin de la cuanta o que el demandado pasa a ser ex-servidor
pblico de la entidad; para su posterior envo, a la historia laboral de cada
demandado, que se hace cada seis meses.
CONTROL
Verificar que los descuentos por embargo, hayan sido incluidos antes del cierre de
novedades, en cumplimiento a las rdenes judiciales, y de conformidad al orden de
prelacin y el porcentaje establecido en la ley y que se remita a tesorera lo
pertinente para el trmite de los depsitos judiciales respectivos ante el Banco Agrario.

10.3.7 SUSPENSIN EN EL CARGO


Decisin interna:
Recibir la resolucin emanada por la Oficina de Control Disciplinario de la
Entidad, una vez notificada y ejecutoriada.
Grabar la novedad de suspensin en el Sistema de Informacin de personal.
Comunicar al servidor pblico sancionado y al jefe inmediato, la fecha a partir de
la cual se har efectiva la sancin.
Decisin externa
Recibir el fallo, proveniente de la Procuradura General de la Nacin.

Proyectar resolucin dando cumplimiento al fallo, para la firma del Seor


Contralor General de la Repblica.

Recibir, numerar e incluir al Sistema de Informacin de Personal.

Comunicar la resolucin, al servidor pblico sancionado y al jefe inmediato.

CONTROL
Verificar que el jefe inmediato del servidor pblico sancionado informe la fecha de inicio
y fin de la suspensin, comunicando la fecha de reintegro del mismo a sus labores.

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10.3.8 CUMPLIMIENTO SENTENCIAS POR REINTEGRO

Proyectar la Resolucin de reintegro de conformidad con lo ordenado en la


sentencia judicial.

Enviar para revisin de la Oficina Jurdica.

Con el visto bueno de la Oficina Jurdica, enviar para firma del Contralor.

Firmada la Resolucin, numerar, fechar y notificar al interesado y a su abogado.

Si el ex-servidor pblico acepta reintegrarse al cargo para el cual fue nombrado


en cumplimiento de la sentencia, deber actualizar la afiliacin en salud, pensin,
riesgos profesionales, caja de compensacin y apertura de cuenta de nmina.

Si el ex-servidor pblico no acepta reintegrarse al cargo para el cual fue


nombrado en cumplimiento de la sentencia y presenta renuncia al cargo deber
tramitarse la renuncia de conformidad con lo establecido en la ley.

Solicitar certificaciones a la Direccin de Poltica de Administracin Pblica del


Departamento Administrativo de la Funcin pblica, y a
la Divisin de
Cumplimiento voluntario y Determinacin de Obligaciones de la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

Expedida la certificacin por el Departamento Administrativo de la Funcin


Pblica acerca que el ex-servidor pblico a reintegrar haya laborado durante el
tiempo que estuvo fuera de la Entidad en otras entidades del Estado, se solicitar
a las diferentes entidades, que expidan certificacin en que conste las sumas
percibidas por concepto de salarios y prestaciones sociales, as como constancia
de los descuentos aplicados.

Efectuar la liquidacin de las sumas que la sentencia ordena pagar y efectuar las
deducciones por concepto de salarios y prestaciones percibidos en otras
Entidades Pblicas, durante el tiempo que estuvo separado del cargo, siempre
que la Sentencia, as lo ordene.

Indexar los valores liquidados.

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Enviar a la Direccin Financiera informe de los valores liquidados e indexados, a


fin que se tramite la disponibilidad presupuestal y se profiera Resolucin de
reconocimiento y pago.

Una vez proferida la Resolucin de reconocimiento y pago de lo ordenado en la


sentencia judicial debidamente ejecutoriada, deber ser enviada a la Direccin
de Gestin del Talento Humano para liquidar la retencin en la fuente y los
aportes para pensin, con posterioridad disponer lo correspondiente para enviar
esta informacin a la Direccin Financiera de la Entidad a fin que aplique el
descuento de retencin en la fuente y tramite las autoliquidaciones ante el fondo
de pensiones sealado por el ex-servidor pblico a reintegrar.

Si el ex-servidor pblico a reintegrar por sentencia judicial debidamente


ejecutoriada, no acepta el cargo para el cual fue nombrado por reintegro, debe
adelantarse el proceso de liquidacin de cesantas definitivas y la expedicin de
la resolucin correspondiente.

CONTROL
Verificar que la proyeccin del acto administrativo de reintegro y la liquidacin de la
sentencia se hagan de conformidad con lo ordenado en la sentencia judicial.
10.3.9 PROCEDIMIENTO PARA EL DESCUENTO DE DAS O FRACCIONES
HORARIAS DE LOS MISMOS NO LABORADOS SIN JUSTA CAUSA
Cuando un servidor pblico al servicio de la Contralora General de la Repblica
deje de concurrir al sitio o dependencia donde deba prestar sus servicios durante
fracciones horarias o das laborales, sin completar tres (3) das, corresponde al
jefe inmediato del mismo solicitar las explicaciones que justifiquen la ausencia
del servidor pblico, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su reintegro.
Dentro de este mismo trmino el servidor pblico podr aportar las pruebas
tendientes a justificar su ausencia. Si el servidor pblico no se presentare
espontneamente a justificar su ausencia, corresponde al jefe inmediato
conminarlo a ello por el medio que considere ms expedito.
De no ser satisfactorios los descargos o no ser presentados, el jefe inmediato del
servidor pblico reportar la ausencia ante la Gerencia del Talento Humano, para

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lo cual certificar que das o fracciones horarias de los mismos no fueron


laborados por el servidor pblico, determinando que no exista justificacin legal.
Recibido el reporte, el Gerente del Talento Humano ordenar el descuento de los
das o fracciones horarias no laboradas. Para efectos del procedimiento interno
de liquidacin de nmina, si la novedad no pudiere ser incorporada en el mes o
meses correspondientes, se proceder a efectuar el descuento respectivo en el
mes en el que se registre la informacin.
Para el clculo del valor de un da de salario, se tomar el valor del salario junto con
todos los factores que lo integran y que se recibieren en el mes en que se produjere la
ausencia, dividido entre treinta (30). Si la ausencia fuere de ms de:
Un (1) da sin completar tres (3) das, el resultado antes obtenido se multiplicara
por el nmero de das de inasistencia.
Para el clculo del valor de la hora laboral se tomar como referente el ejercicio
sealado en el numeral anterior en donde al determinar el valor del da, se
dividir en ocho (8) horas laborales y se multiplicar por el nmero de horas
laborales de inasistencia.

CONTROL
Verificar la aplicacin de la Resolucin Reglamentaria 0047 del 26 de enero de 2007.

10.3.10 PRESUPUESTO DE GASTOS DE PERSONAL

Elaborar informe mensual de la ejecucin de gastos de personal.

Realizar conciliacin trimestral de los gastos de personal ejecutados con los


registrados por la Direccin Financiera.

Realizar las proyecciones de los gastos de personal para la vigencia actual y el


anteproyecto para el ao siguiente en coordinacin con la Oficina de Planeacin
de la Contralora General de la Repblica segn instrucciones del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico.

Efectuar el anlisis y control de la ejecucin presupuestal de los diferentes rubros


que componen los gastos de personal y si como resultado de este anlisis se

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requieren traslados presupuestales, stos debern solicitarse a la Direccin


Financiera mediante comunicacin escrita firmada por el Gerente de Talento
Humano.

En el mes de octubre de cada ao deber prepararse junto con la Direccin


Financiera un estudio detallado de la ejecucin de los gastos de personal, que
determine los dficit o supervit por rubro y que sirvan de base para ejecutar los
ajustes del cierre presupuestal de la vigencia, acorde con las instrucciones que
imparta el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

CONTROL
Verificar que se d cumplimiento al Decreto de liquidacin del presupuesto asignado
para la vigencia y de las instrucciones que en materia de gastos de personal imparta el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

10.3.11 PROCEDIMIENTO PARA MANTENER Y ACTUALIZAR EL SISTEMA NICO


DE PERSONAL SUIP
Recepcionar mensualmente las novedades de nombramientos y retiro de la
Entidad.
Elaborar los archivos planos de acuerdo a las novedades recibidas.
Verificar en el portal SUIP que todas las novedades reportadas se hayan
actualizado.
Actualizar la hoja de vida de acuerdo a los nombramientos realizados.
Realizar el informe trimestral de las novedades reportadas a la Oficina de Control
Interno.

CONTROL
Verificar permanentemente que el nmero de novedades reportadas sea igual al
nmero que registra el SUIP.

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CAPITULO XI PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE ATENCION


INTEGRAL P.A.I.
11.1 OBJETIVO: Analizar las situaciones de salud que afectan al servidor pblico en su
desempeo y aplicar estrategias de gestin que le ayuden a solucionarlas a nivel
personal y laboral con el fin de aportar herramientas para su bienestar y la
productividad de la Entidad.
11.2 BASE NORMATIVA
Se fundamenta en:
Resolucin 1016 de 1989 por medio de la cual se reglamenta la organizacin,
funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional

Literales a y c de los Artculos 2 y 21 del Decreto 1295 de 1994 por medio de los
cuales se determina la organizacin y administracin del Sistema General de
Riesgos Profesionales.

Numeral 1 del artculo 69 del Decreto 267 de 2000 el cual establece a la Gerencia
del Talento Humano Dirigir y disear de acuerdo con lo que disponga el Contralor
General de la Repblica al respecto, las polticas, planes y programas que se deban
implantar en materia de talento humano para su desarrollo integral.

Numeral 1 del artculo 70 del Decreto 267 de 2000 el cual establece a la Direccin
de Gestin del Talento Humano Proponer las polticas, planes y programas para la
utilizacin y el control adecuado de los recursos humanos de la Contralora General
de la Repblica y programar su aplicacin

Numeral 7.2 del Objetivo Corporativo 7 del Plan Estratgico 2007 2010 Eficiencia y
Moralidad en la Gestin Pblica de la Contralora General de la Repblica.

11.3 DESARROLLO:
11.3.1 Recepcin de casos:

La situacin del servidor pblico que se considere requiere intervencin por parte
del Programa de Atencin Integral, puede ser informada a la Direccin de Gestin

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del Talento Humano por el afectado, jefe inmediato o por la familia, al encargado
del programa.
Cuando la situacin es presentada en forma escrita, la Directora de Gestin del
Talento Humano remite el caso para su valoracin y trmite pertinente.
Cuando la situacin es presentada en forma verbal se valora la situacin y
orienta al servidor pblico el procedimiento.

11.3.2 Valoracin y Orientacin:


Valoracin de la situacin presentada y orientacin al servidor pblico sobre el
procedimiento a seguir.
Si la situacin valorada no corresponde a un caso competencia del PAI, se
procede a orientar al servidor pblico sobre la dependencia o entidad competente
Si la situacin corresponde a dificultades de salud se procede a realizar el
levantamiento de informacin a travs del diligenciamiento de la ficha tcnica y
solicitud de los soportes respectivos.

11.3. 3 Trmite de casos:


Aplicacin instrumentos de evaluacin (si el caso lo amerita), para determinar un
diagnostico y aplicacin de estrategias de intervencin.
11.3.4 Seguimiento y actualizacin:
Seguimiento y actualizacin de los casos por un periodo de 4 meses para verificar
el control de los factores de riesgo cuando se trata de condiciones laborales; se
aplicaran herramientas de medicin (cuando el caso lo amerite) y se archivar.

CONTROL.
Verificar el desarrollo de los procedimientos y actuaciones que se apliquen en las
diferentes etapas de acuerdo a los indicadores establecidos.

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CAPITULO XII PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE ACOSO LABORAL


12.1 OBJETIVO: Establecer metodologas y mecanismos de prevencin y analizar
las posibles situaciones de acoso laboral con el fin de implementar estrategias que
coadyuven a su solucin y a generar un buen ambiente laboral.

12.2 BASE NORMATIVA:

Artculo 35 del decreto 267 de 2000, en sus numerales segundo y cuarto


establece como funciones del contralor adoptar las polticas, programas, planes
y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de
la Contralora General de la Repblica en desarrollo de la autonoma
administrativa y presupuestal otorgada por la Constitucin y la Ley y Dirigir
como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las
diferentes dependencias de la Contralora General de la Repblica de acuerdo
con la Ley.
La ley 1010 de 2006, por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir,
corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las
relaciones de trabajo
Resolucin 0734 del 15 de marzo de 20006 de Min proteccin que establece el
procedimiento para adaptar los reglamentos de trabajo a las disposiciones de la
Ley 1010 de 2006.
Resolucin Reglamentaria 0037 del 19 de Julio de 2006 expedida por el
Contralor General de la Repblica, por la cual se definen los mecanismos de
prevencin del acoso laboral y el procedimiento interno para su solucin.
Circular 020 de 18 de abril de 2007 expedida por el Procurador General de la
nacin, que aclara el procedimiento y las instancias para asumir las denuncias
por presunto acoso laboral.
Resolucin 002646 de julio 17 de 2008 expedida por el Procurador General de la
nacin, por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades
para la identificacin, evaluacin prevencin e intervencin y monitoreo
permanente de la exposicin a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y par
la determinacin del origen de las patologas causadas por el estrs ocupacional.

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12.3 DESARROLLO

12.3.1 Mecanismos de Prevencin de Acoso Laboral


Fase de Sensibilizacin. Se efecta a travs de talleres, conferencias y
charlas informativas a los servidores pblicos de la CGR y divulgacin
mediante los medios de comunicacin, para que tengan una visin general y
se promueva la reflexin sobre el tema, con el fin de generar una conciencia
colectiva que facilite el trabajo en condiciones dignas, armnicas, justas y se
propenda por un ambiente donde se proteja la intimidad, la honra, la salud
fsica, mental y la libertad de los servidores pblicos en el trabajo que
desempean en el contexto laboral
Fase de Capacitacin. Desarrollada a travs de los aliados estratgicos con
el fin de profundizar sobre el contenido de la Ley 1010 de 2006 "por medio del
cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral
y otro hostigamiento en el marco de las relaciones de trabajo"; a travs de
campaas de capacitacin preventiva para evitar que
se presenten
conductas tipificadas de acoso, as como tambin abrir espacios para que los
servidores pblicos puedan presentar sus inquietudes y proponer alternativas
de solucin.
El proceso de capacitacin contiene los siguientes elementos: diseo del
curso (metodologa, poblacin, intensidad horaria, recursos, cronograma,
facilitadores y desarrollos temticos, ejecucin de la capacitacin y evaluacin
de sta.
Fase de Evaluacin. En esta fase se determina si los participantes
retuvieron lo que aprendieron y lo aplican en su actividad laboral, se efecta a
travs de metodologas investigativas en trabajo de campo y aplicacin de
instrumentos de evaluacin.

Metodologa utilizada

Tcnicas
investigativas: Entrevistas (Jefe,
empleado, compaeros,
anlisis de puesto de trabajo) trabajo de campo, grupo foco. Utilizacin de
formatos de conformidad con lo establecido por la resolucin 02646 de 2008.

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Aplicacin de pruebas psicotcnicas: Modelo de satisfaccin y Gestin


Humana de la ARP Sura, cuestionario para la evaluacin de factores de
Riesgo Psicosocial. Ministerio de Trabajo- Universidad Javeriana entre otras.
Resultados del Diagnstico:
Plan de mejoramiento que obedezca a suplir las necesidades encontradas
en la fase de diagnstico.
Evaluacin y seguimiento

12.3.2 Procedimiento para el anlisis de las posibles situaciones de Acoso


laboral
Recepcin de casos: El servidor pblico que se siente afectado informa al
Comit Conciliatorio para Casos de Acoso Laboral, a travs de la Direccin de
Gestin de Talento Humano, quien hace la Secretara Tcnica del Comit.
El Director(a) de Gestin de Talento Humano, remite el caso al
pblico responsable de tratar los temas de Acoso Laboral.

servidor

Se efecta el anlisis y sustanciacin y ampliacin de pruebas del caso,


dentro de los 15 das hbiles siguientes a partir de la fecha de recibido.
Presentacin de informe preliminar a la Secretaria Tcnica para realizar los
ajustes respectivos.
Elaboracin informe final para el (la) Secretario(a) Tcnico(a), con el cual se
argumenta el caso ante el Comit Conciliatorio para casos de Acoso Laboral.
La Secretara Tcnica convoca a reunin del Comit Conciliatorio para Casos
de Acoso Laboral, en donde se presenta el informe respectivo, se analiza
cada caso, se emite un concepto y se toma una decisin.
Valorado el caso por el comit de Acoso Laboral y en caso de indicios de
conductas constitutivas de Acoso Laboral se citar a audiencia donde las
partes podrn aportar los medios probatorios establecidos en la ley, al interior
de la audiencia.

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En caso de no considerarse la situacin como de Acoso Laboral, se procede a


su archivo y de ser necesario se da traslado a la dependencia competente, a
fin que se implemente el plan de intervencin a que haya lugar y se minimice
la situacin de riesgo de clima y/o acoso laboral.
En caso de calificarse la situacin como de acoso laboral, el comit procede
a realizar la conciliacin entre las partes. En el evento en que sea en el nivel
desconcentrado, el comit procede a travs de Videoconferencia,
desplazamiento a la Gerencia Departamental donde se hubiere reportado el
caso o el desplazamiento de los implicados al nivel central de la Contralora
General de la Repblica.
En ambas situaciones, sea que constituya o no conductas de acoso laboral, la
Direccin de Gestin de Talento Humano, har intervencin y seguimiento a
las recomendaciones y compromisos establecidos por el Comit.
En caso de incumplimiento por alguna o ambas partes de los compromisos
adquiridos en el acta de conciliacin se enviar a la procuradura General de
la Nacin de conformidad con el artculo 12 enciso segundo de la ley 1010 de
2006 y el numeral de la circular 020 emitida por la Procuradura General de la
Nacin.
CONTROL:
Verificar la aplicacin de la Ley 1010 de 2006 y la Resolucin 0037 del 19 de Julio
de 2006.

NOTA: A partir de julio de 2009, se utilizarn para captar, sustanciar y contar con el
consentimiento informado del servidor pblico los formatos establecidos y exigidos
en la resolucin 02646 de julio 17 de 2008, emitida por el Ministerio de Proteccin
Social.

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CAPITULO XIII PROCEDIMIENTO DE RETIRO


13.1 OBJETIVO: Que el Sistema de Informacin de personal refleje oportunamente
las novedades de esta ndole
13.2

BASE NORMATIVA

Decreto 1950 de 1973, Decreto 268, artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso


Administrativo y Resolucin reglamentaria 048 del 26 de enero de 2007.
13.3 DESARROLLO:
13.3.1 POR RENUNCIA

Recibir en la Direccin de Gestin del Talento Humano, directamente del


interesado la carta de renuncia del servidor pblico y realizar nota de
presentacin personal, o mediante envo previa presentacin personal ante la
Gerencia Departamental, Notara de la Ciudad o Consulado.

Proyectar y enviar el proyecto de aceptacin de renuncia para la firma del


Contralor General.

Recibir, numerar, incluir al sistema de informacin de personal y comunicar la


resolucin.

Comunicar a nmina y seguridad social para lo pertinente.

Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL
Verificar los requisitos y el cumplimiento de trminos de la renuncia establecidos en
los artculos 110 a 116 del Decreto 1950 de 1973, previo a la proyeccin del acto
administrativo correspondiente.

13.3.2 POR MUERTE

Solicitar y aportar el acta de defuncin del servidor pblico fallecido.

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Proyectar resolucin y enviar para el trmite al Contralor General.

Recibir, numerar, incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Comunicar a los Grupos de Nmina, y Seguridad Social para lo pertinente.

Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL
Verificar que la fecha de retiro este de conformidad con el acta de defuncin.

13.3.3 RECONOCIMIENTO DE BENEFICIARIOS


13.3.3.1 OBJETIVO: Establecer el procedimiento que se debe observar para el
reconocimiento de beneficiarios por muerte del servidor pblico.

13.3.3.2 PROCEDIMIENTO

Recepcionar grupo de novedades la copia de la Resolucin que declara la


vacancia del cargo por muerte.

Estudiar los documentos aportados para acreditar parentesco con el


causante.

Solicitar a la Direccin de Recursos Fsicos la publicacin de avisos, para que


todo beneficiario con igual o mejor derecho presente su reclamacin.

Solicitar al Grupo de cesantas informe sobre si el causante tiene cesantas


pendientes por cancelar.

Solicitar al grupo de nmina, certifique sobre salarios y dems prestaciones


adeudadas al causante.

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Proyectar la Resolucin de reconocimiento de beneficiarios por muerte del


servidor pblico para firma del Gerente de Talento Humano.

Numerar y notificar la Resolucin de reconocimiento a los beneficiarios.

Si se presentan recursos contra la Resolucin, resolver el recurso de


reposicin y enviar el expediente a la Oficina Jurdica para que sea resuelto el
recurso de apelacin.

Debidamente ejecutoriada la Resolucin de reconocimiento de beneficiarios,


se enva copia al Fondo de Bienestar Social de la Contralora General de la
Repblica y a la Direccin Financiera de la Entidad.

13.3.4 POR RETIRO FORZOSO

Verificar en el sistema la edad del servidor pblico.

Comunicar por escrito al servidor pblico su proximidad a cumplir la edad de


retiro forzoso y requerirlo para que informe el estado actual de su trmite
pensional.

Proyectar y enviar la resolucin para revisin de la Oficina Jurdica.

Una vez revisada por la Oficina Jurdica, enviar para la firma del Contralor
General.

Recibir, numerar, incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Comunicar a nmina y seguridad social para lo pertinente.

Verificar si el servidor pblico est pensionado y comunicar al Fondo de


pensiones.

Remitir documentos a la historia laboral.

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CONTROL
Verificacin del cumplimiento de la edad lmite para el retiro forzoso de conformidad
con la ley.

13.3.5 POR DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA

Proyectar y enviar la resolucin para la firma del Contralor.

Recibir, numerar, incluir al sistema de informacin de personal y comunicar la


resolucin.

Comunicar a nmina y seguridad social para lo pertinente.

Remitir

documentos a la historia laboral.

CONTROL
Verificar el carcter de la vinculacin del servidor pblico que va a ser declarado
insubsistente.

13.3.6 POR DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA COMO CONSECUENCIA DE


CALIFICACION NO SATISFACTORIA EN LA EVALUACIN DEL
DESEMPEO

Recibir documentacin de
Grupo de planta.

Proyectar y enviar la resolucin de insubsistencia para la firma del Contralor.

Recibir, numerar, fechar, incluir al sistema.

Comunicar la resolucin.

Comunicar a los Grupos de Nmina, y Seguridad Social para lo pertinente.

Remitir documentos a la historia laboral.

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evaluacin del desempeo no satisfactoria -el

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CONTROL
Que la Resolucin de cancelacin de escalafn este debidamente ejecutoriada y se
refiera a un servidor pblico de carrera administrativa.
13.3.7 POR RECONOCIMIENTO DE PENSIN DE INVALIDEZ

Recibir el acto administrativo o el oficio mediante el cual el fondo de


pensiones reconoce la pensin de invalidez.

Proyectar resolucin de retiro, para la firma del Contralor General.

Recibir, numerar, incluir al sistema y comunicar al servidor pblico la


resolucin.

Enviar copia de la resolucin a la historia laboral.

CONTROL
Verificar que este debidamente reconocida la pensin de invalidez.
13.3.8 POR ABANDONO DEL CARGO

Cuando un servidor pblico al servicio de la Contralora General de la


Repblica presuntamente incurra en la conducta establecida en el artculo
126 del decreto 1950 de 1973, corresponde al jefe inmediato del mismo
solicitar las explicaciones que justifiquen la ausencia del servidor pblico,
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su reintegro.

Dentro de este mismo trmino el servidor pblico podr aportar las


pruebas tendientes a justificar su conducta. Si el servidor pblico no se
presentare
Espontneamente a justificar su ausencia, corresponde al jefe inmediato
conminarlo a ello por el medio que considere ms expedito.

De no ser satisfactorios los descargos o no ser presentados los mismos, el


jefe inmediato del servidor pblico lo reportar a la Gerencia del Talento
Humano, determinando que no existi justificacin legal para la conducta.

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Si se encontrare que la conducta del servidor pblico no es constitutiva de


abandono, pero puede constituir una presunta falta disciplinaria, el jefe
inmediato del servidor pblico involucrado dar traslado a la Oficina de
Control Disciplinario para lo de su competencia.

Recibido el reporte, la Gerencia del Talento Humano evaluar si existe


mrito para la iniciacin de una investigacin administrativa. De no existir,
se ordenar el archivo del antecedente. Si existiere, se dispondr
mediante auto la apertura de la investigacin del caso.

En dicho auto se indicar que asiste al servidor pblico el derecho a


brindar las explicaciones del caso y a solicitar y aportar las pruebas que
considere conducentes y pertinentes. El plazo que se conceder para los
descargos no podr exceder de diez (10) das. En el referido auto podr
disponerse la prctica de las pruebas de oficio que se estimen
conducentes y pertinentes.

Este auto ser notificado de conformidad con los artculos 44 y 45 del


Cdigo Contencioso Administrativo. Contra el mismo no proceder recurso
alguno.

Las pruebas de oficio que no hubieren sido decretadas en el auto de


apertura de la investigacin y las solicitadas por el investigado sern
decretadas mediante auto de trmite, el cual se notificar por estado y
contra el cual no procede recurso alguno. Las pruebas as decretadas se
practicarn en un perodo mnimo de diez (10) y mximo de treinta (30)
das.

Cuando las pruebas sean denegadas, dicho auto ser notificado de


conformidad con los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso
Administrativo, contra el cual procedern los recursos de reposicin y
apelacin.

Vencido el trmino otorgado para los descargos y practicadas las pruebas


a que hubiere lugar, se proceder a decidir mediante auto el cual deber
notificarse de conformidad con los artculos 44 y 45 del Cdigo
Contencioso Administrativo. Cuando se requiera notificacin en sede

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administrativa diferente de ala que produjo la decisin, podr delegarse


para tal efecto a los Gerentes Departamentales.

Si se encontrare justificada la conducta, se ordenar el archivo del trmite


administrativo. Si se encontrare que no existi justificacin para la
conducta en que incurri el servidor pblico se ordenar la declaratoria de
vacancia del cargo, la cual se realizar mediante resolucin.

Una vez comunicada la resolucin por la cual se ordena la declaratoria de


vacancia del cargo, el servidor pblico deber allegar a la Gerencia del
Talento
Humano el carn que lo acredita como servidor pblico de la entidad, el
carn de la Administradora de Riesgos Profesionales, certificado de ltimo
da laborado, certificado de paz y salvo de archivo documental, paz y salvo
de inventarios y formato de declaracin de bienes y rentas.

Para la sustanciacin del caso, el Gerente del Talento Humano podr


designar a cualquier servidor pblico de la Gerencia del Talento Humano,
quien deber ser abogado.

CONTROL
Verificar la aplicacin de la Resolucin Reglamentaria 0048 del 26 de enero de
2007.

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CAPITULO XIV PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE


NMINA
14.1 OBJETIVO: Liquidar la nmina de los servidores pblicos y ex-servidores
pblicos de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo a las
novedades que se presenten y a las exigencias de las normas legales
vigentes.
14.2 BASE NORMATIVA
Decreto 1045 de 1978, Resolucin 0076 del 23 de octubre de 2008, Ley
995 del 10 de noviembre de 2005, Decreto 404 del 8 de febrero de 2006,
Sentencia C-174-09 y Decretos de salarios vigentes.
14.3 DESARROLLO:
14.3.1 REVISIN DE LIQUIDACION DE SUELDO

Registrar datos de los servidores pblicos, de acuerdo con los actos


administrativos y novedades producidas.

Verificar la fecha de retiro de los servidores pblicos segn las resoluciones


de insubsistencia o renuncia y ltimo da laborado.

Revisar la liquidacin de los das de sueldo teniendo en cuenta las


novedades generadas en el mes, como son: licencias de enfermedad,
maternidad, ordinarias, comisiones, sanciones, multas, destituciones,
vacancia por abandono de cargo, vacancia por defuncin, insubsistencia y
diferencia sueldo por encargo.

Realizar los ajustes a que haya lugar en el sistema y generar la nmina


definitiva.

Organizar el original de la nmina autorizada de consignacin y pago por


ventanilla, por dependencias y departamentos y enviarla a la Direccin de
Recursos Financieros (Tesorera), para lo de su competencia.

Registrar la informacin de la nmina definitiva de los servidores pblicos y


ex-servidores pblicos en el krdex.

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Proceder a archivar la copia de la nmina de Bogot por dependencias y


fuera de Bogot por departamentos.

CONTROL
Verificar que se incorporen en tiempo real las novedades de personal para la
liquidacin de la nmina.

14.3.2

REVISIN DE LIQUIDACIN REMUNERACIN ADICIONAL.

Liquidar con el 8% adicional de la asignacin bsica mensual, a los


servidores pblicos que laboren en los departamentos creados por el
artculo 309 de la Constitucin Poltica as: (Arauca, Guaina, Guaviare,
Amazonas, Putumayo, San Andrs, Casanare, Vaups y Vichada), y hacer
los correspondientes ajustes cuando los mismos sean trasladados a
otro departamento o al nivel central o viceversa.

Verificar
que el servidor pblico realmente est laborando en los
departamentos enumerados en el numeral anterior para liquidarle esta
remuneracin.

Revisar que todas las prestaciones sean liquidadas con la remuneracin


adicional, exceptuando lo correspondiente a prima tcnica.

Registrar en el krdex la remuneracin adicional sumada con el sueldo, ya


que hace parte del mismo rubro.

CONTROL
Verificar que la liquidacin de la remuneracin adicional se aplique nicamente
a los servidores pblicos que laboren en los departamentos creados por el
artculo 309 de la Constitucin Poltica.

14.3.3 REVISION DE LIQUIDACIN DE PRIMA TCNICA.

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Verificar que la asignacin de la prima tcnica no supere el 50% de la


asignacin bsica mensual, otorgada mediante acto administrativo por el
Contralor General de la Repblica, previo estudio de los requisitos.

Verificar que la asignacin de prima tcnica automtica solamente proceda


para el Contralor Delegado, el Director de Oficina, Gerentes grado 04,
Secretario Privado y Director grado 03.

Verificar que la prima tcnica automtica sea equivalente al 50% de la


asignacin bsica mensual.

Revisar que la prima tcnica del Vicecontralor, sea asignada en la cuanta


determinada por el decreto anual que fija las escalas de remuneracin y no
constituya factor salarial para ningn efecto legal, a excepcin de la
Bonificacin especial de recreacin B.E.R.

Revisar que a partir de la fecha de la resolucin de la asignacin de Prima


Tcnica, esta se
tenga en cuenta para las liquidaciones de las
prestaciones que se vayan causando.

Verificar que la prima tcnica asignada a los servidores pblicos que


laboran ordinariamente en los departamentos creados por el artculo 309 de
la Constitucin Poltica, se tome sobre la asignacin bsica mensual, es
decir sin tener en cuenta el 8% de la remuneracin adicional.

Registrar en el krdex la resolucin de Prima tcnica con el porcentaje


asignado, para la revisin de la nmina mensual.

CONTROL
Verificar que la prima tcnica automtica sea el equivalente al 50% de la
asignacin bsica mensual y la asignada por resolucin, sea de conformidad con
el porcentaje aprobado por el Contralor General, sin exceder el 50%.

14.3.4 REVISION DE LIQUIDACION PRIMA DE ALTA GESTIN.

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Revisar prima de alta gestin asignada automticamente en un porcentaje


del 20% de la asignacin bsica mensual para: Contralores Delegados,
Directores de Oficina, Gerentes grado 04, Secretario Privado y Directores
grado 03.

Verificar que la prima de alta gestin para el Vicecontralor sea asignada en


una cuanta determinada por el decreto anual en donde se fijan las escalas
de remuneracin y que no constituya factor salarial para ningn efecto
legal a excepcin de bonificacin especial de recreacin.

Registrar en el krdex el porcentaje de prima de alta gestin a los


Contralores Delegados, Directores de oficina, Gerentes grado 04,
Secretario Privado y Directores grado 03.

CONTROL
Comprobar que la Prima de alta Gestin automtica sea equivalente al 20%.

14.3.5 REVISION DE LIQUIDACIN GASTOS DE REPRESENTACIN.

Liquidar los gastos de representacin al Contralor General de la Repblica,


y al Vicecontralor con una asignacin mensual establecida por decreto,
siendo factor salarial para todos sus pagos.

Liquidar los gastos de representacin al Vicecontralor teniendo en cuenta


que de la remuneracin mensual asignada, el 50% que corresponde a
ste concepto.

Registrar las sumas asignadas por decreto en el krdex para la revisin de


la nmina, en caso de presentarse alguna novedad, efectuar en la nmina
del mes siguiente los ajustes correspondientes.

CONTROL

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Tener en cuenta que la liquidacin de gastos de representacin, debern ser


liquidados nicamente para el Seor Contralor y Vicecontralor.

14.3.6

REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA ESPECIAL DE SERVICIO DEL


CONTRALOR GENERAL.

Liquidar mensualmente la prima especial de servicios al Contralor General


de la Repblica, que es aqulla que sumada a los dems ingresos
laborales, iguale a los percibidos en su totalidad por los miembros del
congreso. Esta prima reemplaza en su totalidad y deja sin efecto cualquier
otra prima, con excepcin de la prima de Navidad.

Verificar que esta prima sea liquidada todos los meses.

Verificar que la prima especial de servicios sea sin carcter salarial.

Conciliar anualmente dentro de cada vigencia fiscal, de conformidad con la


certificacin expedida por el pagador del Honorable Senado de la
Repblica, la Prima Especial de Servicios del Seor Contralor a fin que
sumada a los dems ingresos laborales, iguale a los percibidos en su
totalidad por los miembros del Congreso de la Repblica durante la
correspondiente vigencia fiscal.

CONTROL
Tener en cuenta los ingresos de los miembros del congreso para establecer,
liquidar mensualmente y conciliar anualmente la prima especial de servicios del
Seor Contralor.
14.3.7 REVISIN DE LIQUIDACIN SUBSIDIO DE ALIMENTACIN.

Liquidar el Subsidio de alimentacin a los servidores pblicos cuya


asignacin bsica mensual no sea superior a la suma fijada mediante el
decreto anual de salarios.

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Revisar que la liquidacin de este subsidio, no se efecte a los servidores


pblicos que se encuentren en vacaciones, licencias ordinarias, sancionado
o suspendidos en el ejercicio del cargo.

Registrar en el krdex la suma asignada por el decreto anual


informacin permanente.

para

CONTROL

Verificar que el subsidio de alimentacin este de acuerdo con la suma fijada en el


decreto de salarios.

14.3.8 REVISIN LIQUIDACIN AUXILIO DE TRANSPORTE.

Liquidar el auxilio de transporte a los servidores pblicos cuya asignacin


bsica mensual no supere dos salarios mnimos legales de acuerdo con la
cuanta que el Gobierno determine para los particulares.

Revisar que la liquidacin de este auxilio, no se efecte a los servidores


pblicos que se encuentren en vacaciones, licencias ordinarias o estn
sancionados o suspendidos en el ejercicio del cargo.

Registrar en el krdex la suma asignada por el gobierno nacional para


informacin permanente.

CONTROL
Tener en cuenta que la suma asignada por el gobierno nacional para los
particulares sea la misma que se aplique para los servidores pblicos de la
Contralora General.
14.3.9 REVISIN LIQUIDACIN AUXILIO DE MOVILIZACIN.

Liquidar el auxilio de movilizacin a los servidores pblicos


que
demuestren mediante constancia expedida por el jefe inmediato que
desempean las funciones de mensajera y que pertenezca al nivel
asistencial grado 1.

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Revisar que la liquidacin de este subsidio, no se efecte a los servidores


pblicos que se encuentren en vacaciones, licencias ordinarias, o estn
sancionados o suspendidos en el ejercicio del cargo.

Revisar que la suma liquidada sea el doble del auxilio de transporte.

Registrar en el krdex el auxilio de movilizacin para informacin


permanente.

CONTROL
Verificar que el auxilio de movilizacin se liquide nicamente al nivel asistencial
grado 1, certificado por el respectivo jefe inmediato.
14.3.10 REVISIN LIQUIDACIN DE BONIFICACIN POR SERVICIOS.

Verificar que el servidor pblico haya cumplido un ao sin interrupcin


alguna en la Contralora General. De la Repblica, o venga de un
organismo enumerado en el artculo 1. del Decreto ley 1042 de 1978 y
decreto 1919 del 27 de agosto de 2.002, sin solucin de continuidad en el
servicio.

Programar la fecha de Bonificacin por servicios cuando el servidor pblico


pase de un Organismo a la Contralora General, teniendo en cuenta la
certificacin de continuidad expedida por la Entidad en la cual prest sus
servicios.

Revisar la liquidacin de bonificacin anual para los servidores pblicos que


devenguen una asignacin mensual inferior a dos (2) SMMLV, equivalente
a un 50% de la asignacin total mensual, es decir tomando como base el
sueldo, el subsidio de alimentacin el auxilio de transporte y el auxilio de
movilizacin, que corresponda al empleado en la fecha en que se cause el
derecho a percibirla.

Revisar la liquidacin de bonificacin anual para los servidores pblicos que


devenguen ms de dos (2) SMMLV, equivalente a un 35% de la asignacin
total mensual, es decir tomando como base el sueldo, la prima tcnica que
sea factor (asignada por resolucin), y gastos de representacin que

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corresponda al empleado en la fecha en que se cause el derecho a


percibirla.

Registrar la nmina definitiva en el krdex de los servidores pblicos y exservidores pblicos, en caso de presentarse inconsistencias realizar los
ajustes en la nmina del mes siguiente.

CONTROL
Verificar que los porcentajes aplicados correspondan al 35% y al 50% de acuerdo
a las disposiciones legales vigentes.

14.3.11 REVISIN LIQUIDACIN QUINQUENIO.

Verificar que los servidores pblicos hayan laborado cinco aos continuos
al servicio nicamente de la Contralora General de la Repblica sin
interrupcin, tiempo durante el cual no se haya aplicado sancin
disciplinaria de ningn orden.

Liquidar el quinquenio teniendo en cuenta que las licencias ordinarias, las


comisiones para desempear cargos de libre nombramiento y remocin
aplazan el tiempo para tener derecho de acuerdo con lo estipulado por Ley.

Revisar la liquidacin del quinquenio, teniendo en cuenta; sueldo mensual,


prima tcnica asignada por resolucin, gastos de representacin, subsidio
de alimentacin, auxilio de transporte, auxilio de movilizacin, una doceava
de la bonificacin por servicio, una doceava de la prima de servicios y una
doceava de la prima vacacional.

Registrar el quinquenio en el krdex teniendo en cuenta que si se presenta


algn error incluir la novedad en el siguiente mes y efectuar los ajustes
correspondientes.

Nota: Los servidores pblicos que ingresaron a la entidad despus de la


publicacin de la Ley 106 de 1993 (30 diciembre) o se vincularon con solucin de

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continuidad de otras entidades, el quinquenio no constituir factor salarial para


ningn efecto legal.

CONTROL
Constatar que para tener derecho a devengar el quinquenio, el servidor pblico
haya laborado en la Contralora General de la Repblica 5 aos continuos por
cada periodo a liquidar, y que no haya sido objeto de sancin disciplinaria alguna.
14.3.12 REVISIN LIQUIDACIN VACACIONES.

Verificar que el servidor pblico haya laborado 1 ao de servicio sin


interrupcin alguna por licencia(s) ordinaria(s) y sanciones y liquidar 15
das hbiles de vacaciones, con base en el salario devengado al inicio del
disfrute, teniendo en cuenta: sueldo, prima tcnica (asignada por
resolucin), gastos de representacin, una doceava de bonificacin, una
doceava de quinquenio (si es factor), una doceava de prima de servicios.

Confirmar con la resolucin de vacaciones el perodo a disfrutar.

Revisar que el periodo a disfrutar no haya sido acumulado por ms de dos


aos, y cuando se presente este caso, slo proceder el aplazamiento por
necesidades del servicio.

Si se trata de vacaciones aplazadas, se deben efectuar liquidaciones de


diferencias de doceavas de bonificacin, quinquenio y prima de servicios, la
suma de lo anterior por el nmeros de das /30.

Registrar las vacaciones en el krdex teniendo en cuenta que si se


presenta algn error se debe incluir la novedad en el mes siguiente
efectuando los ajustes correspondientes.

CONTROL
Tener en cuenta que el servidor pblico haya laborado un ao de servicio en la
Entidad o con continuidad de otro organismo del estado y que las vacaciones se
liquiden con la asignacin que el servidor pblico tenga en el momento que inicia
el disfrute y que hayan sido reconocidas por resolucin.

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14.3.13 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE VACACIONES.

Liquidar la prima de vacaciones a los servidores pblicos que tengan


derecho a disfrutar de ellas que ser equivalente a 15 das de salario por
cada ao de servicio, teniendo en cuenta: sueldo, prima tcnica (asignada
por resolucin), gastos de representacin, subsidio de alimentacin, auxilio
de transporte, auxilio de movilizacin, una doceava de la bonificacin, una
doceava del quinquenio ( si es factor), una doceava de prima de servicios;
la suma de stos valores se multiplica por 15 y se divide por 30 cuando es
un perodo, cuando son dos perodos se multiplica por 30 y se divide por
30.

Revisar que los factores incluidos en la liquidacin correspondan a los


causados en el ao inmediatamente anterior.

Si se trata de vacaciones aplazadas, se deben efectuar las diferencias del


sueldo con las cuales se liquid y el asignado en el momento a disfrutarlas,
si es que hubiere y diferencias de doceavas de bonificacin, quinquenio y
prima de servicios.

Registrar la prima vacacional en el krdex teniendo en cuenta que si se


presenta inconsistencias se debe incluir la novedad con los ajustes
correspondientes en el mes siguiente.

Liquidar y reconocer a los ex-servidores pblicos la prima de vacaciones en


dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente laborado.

CONTROL
Verificar que la liquidacin de todos los conceptos corresponda a los periodos
solicitados y que hayan sido reconocidos por Resolucin.

14.3.14 REVISIN DE
RECREACIN.

LIQUIDACIN

BONIFICACIN

ESPECIAL

DE

Verificar que los servidores pblicos de la Contralora General de la


Repblica que adquieren el derecho a las vacaciones, hayan iniciado el

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disfrute de las mismas dentro del ao civil de su causacin. Entendindose


para efectos de la Bonificacin Especial de recreacin, por ao civil el ao
siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutar las vacaciones.

Liquidar la Bonificacin Especial de Recreacin, teniendo en cuenta el


sueldo, prima tcnica (automtica y asignada por resolucin), prima de alta
gestin, Gastos de Representacin, Prima Especial de Servicio, Subsidio
de Alimentacin, Auxilio de transporte y Auxilio de movilizacin.

Comprobar que la cuanta de la Bonificacin Especial de Recreacin


equivalga a cinco (5) das de la remuneracin mensual.

Verificar el no pago de la bonificacin especial de recreacin cuando las


vacaciones no se disfrutan dentro del ao civil de causacin o son
compensadas en dinero.

Liquidar la Bonificacin Especial de Recreacin en la misma nmina de


liquidacin de vacaciones y de prima vacacional.

Verificar que la Bonificacin Especial de recreacin no se tenga como factor


salarial.

Liquidar y reconocer a los ex-servidores pblicos la bonificacin especial de


recreacin en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente
laborado.

CONTROL
Verificar que la liquidacin de la Bonificacin Especial de recreacin se efecte a
aquellos servidores pblicos que disfrutan las vacaciones dentro del ao civil de su
causacin y sta corresponda a 5 das de su remuneracin mensual.

14.3.15 REVISIN DE LIQUIDACIN DE LA COMPENSACIN EN DINERO


DEL PERIODO DE LAS VACACIONES NO DISFRUTADAS (indemnizacin por
vacaciones ).

Recepcionar por el grupo de liquidacin la copia de la resolucin que


reconoce la compensacin en dinero.

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Liquidar la compensacin en dinero por el no disfrute de las vacaciones,


previa disponibilidad presupuestal de la siguiente manera; 15 das hbiles
de vacaciones y prima de vacaciones teniendo en cuenta: Sueldo, prima
tcnica (Automtica y asignada por Resolucin), Prima de Alta Gestin,
Prima Especial de Servicio Gastos de Representacin, Subsidio de
Alimentacin, Auxilio de Transporte y Auxilio de Movilizacin.

Revisar que las vacaciones compensadas en dinero a servidores pblicos


estn autorizadas por el Seor Contralor General, evento en el cual solo
puede autorizar la compensacin en dinero de las vacaciones
correspondientes a un ao.

Revisar que a los servidores pblicos que se retiren del servicio sin haber
cumplido el ao de labor, se les reconozca en dinero y en forma
proporcional al tiempo efectivamente laborado las vacaciones, la prima de
vacaciones y la bonificacin por recreacin.

Liquidar el reconocimiento de la indemnizacin de vacaciones a los exservidores pblicos, cuando hayan causado un ao de servicio o cuando se
retiren del servicio sin haber cumplido el ao de labor, caso en el cual el
reconocimiento debe efectuarse en forma proporcional al tiempo
Efectivamente laborado, incluyendo la prima de vacaciones y la bonificacin
por recreacin.

Revisar la no liquidacin de la prima vacacional cuando se reconozca


compensacin de vacaciones a un ex-servidor pblico que haya sido
destituido.

Revisar que la liquidacin de la compensacin se efecte con el salario que


el servidor pblico este devengando al momento que se expida la
resolucin de reconocimiento.

Registrar en el krdex la indemnizacin de vacaciones y la prima


vacacional teniendo en cuenta que si se presenta algn error se debe incluir
la novedad en el mes siguiente efectuando los ajustes correspondientes.

CONTROL

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Verificar que el reconocimiento de las vacaciones sea por el periodo de 1 ao, por
necesidades del servicio y a los ex-servidores pblicos que no hayan alcanzado a
disfrutar las vacaciones pendientes incluyendo perodos proporcionales en caso
de tener acumulado mas de un (1) perodo.
14.3.16 REVISIN DE LIQUIDACIN DE LA COMPENSACIN DE
VACACIONES POR APLAZAMIENTO (INDEMNIZACIN POR VACACIONES)

Liquidar a servidores pblicos y a ex-servidores pblicos la compensacin


en dinero por aplazamiento de vacaciones que no fueron disfrutadas,
teniendo en cuenta: sueldo, prima tcnica (Automtica y asignada por
resolucin), gastos de representacin, alta gestin, prima especial de
servicios, subsidio de alimentacin, auxilio de transporte, auxilio de
movilizacin, la suma de lo anterior, por el nmero de das aplazados,
dividido en 30.

Liquidar que la compensacin en dinero se efecte con el salario que el


servidor pblico tenga en el momento de expedicin de la resolucin.

Verificar que la compensacin se realice por una sola vez en el ao y que


no se hayan indemnizado.

Verificar que no se efecte liquidacin de prima vacacional.

Revisar que la compensacin en dinero haya sido reconocida por


resolucin.

Registrar en el krdex la compensacin en dinero por aplazamiento


(indemnizacin) de vacaciones teniendo en cuenta que si se presenta error,
se incluya la novedad en el mes siguiente efectuando los ajustes
correspondientes.

CONTROL
Verificar que la compensacin de las de vacaciones en dinero, correspondan a
un ao solamente y que su reconocimiento sea por necesidades del servicio.

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14.3.17 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE SERVICIO - ANUAL.

Verificar que el servidor pblico haya laborado sin interrupcin durante el


ltimo ao, en el perodo del 30 de Junio del ao anterior al 30 de junio del
ao en curso, para tener derecho segn norma establecida, en caso
contrario, se reconocer a razn de una doceava parte por cada mes
completo de servicio.

Liquidar la prima de servicio por doceavas descontando el tiempo de la


licencia ordinaria, de la sancin, de la suspensin, de la comisin por
nombramiento en cargo de libre nombramiento y remocin fuera de la
entidad.

Liquidar la prima de servicios teniendo en cuenta los siguientes


conceptos: sueldo, prima tcnica asignada por resolucin, gastos de
representacin, subsidio de alimentacin, auxilio de transporte auxilio de
movilizacin, una doceava de bonificacin por servicio, una doceava de
quinquenio (si constituye factor).

Liquidar la prima de servicio con la asignacin salarial que el servidor


pblico devengue a 30 de Junio del ao en curso.

Registrar en el krdex la prima de servicio teniendo en cuenta que si se


presenta algn error, incluir la novedad en el mes siguiente efectuando los
ajustes correspondientes.

CONTROL
Verificar que la liquidacin de la prima de servicio se efecte por doceavas y
con el salario que el servidor pblico tenga asignado a 30 de Junio del ao en
curso.

14.3.18 REVISIN DE LIQUIDACIN PRIMA DE NAVIDAD.

Verificar que el servidor pblico haya laborado sin interrupcin durante el


ltimo ao comprendido entre el 1 de Enero al 30 de Diciembre del ao en

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curso, para tener derecho a lo establecido, en caso contrario, se reconocer


a razn de una doceava parte por cada mes completo de servicio.

Liquidar la prima de navidad por doceavas descontando el tiempo de la


licencia ordinaria, de la sancin, de la suspensin, de la comisin por
nombramiento en cargo de libre nombramiento y remocin fuera de la
entidad.

Liquidar la prima de Navidad teniendo en cuenta los siguientes conceptos:


sueldo, prima tcnica asignada por resolucin, gastos de representacin,
subsidio de alimentacin, auxilio de transporte auxilio de movilizacin, una

Doceava de bonificacin por servicio, una doceava de quinquenio (si


constituye factor) y una doceava de prima vacaciones, y una doceava de
prima de servicio.

Liquidar la prima de Navidad con la asignacin salarial que el servidor


pblico devengue a 30 de noviembre del ao en curso.

Registrar la prima de navidad en el krdex de nmina.

CONTROL
Verificar que la liquidacin de la prima de Navidad se efecte por doceavas
con el salario que el servidor pblico tenga asignado a 30 de noviembre del
ao en curso.

14.3.19
REVISIN DE LIQUIDACIN LICENCIA DE MATERNIDAD Y
PATERNIDAD

Recibir copia de la resolucin mediante la cual se


licencia de maternidad y paternidad.

Revisar

reconoce la

las licencias de maternidad y paternidad teniendo en cuenta el IBL:


la asignacin bsica mensual, los gastos de representacin, prima tcnica
asignada, subsidio alimentacin, auxilio de transporte, una doceava de
bonificacin por servicio prestados, una doceava de prima de servicios y
una doceava de prima de vacaciones.

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Revisar que la liquidacin se efectu con el salario que devengue el


servidor pblico en el momento de iniciar el disfrutar de la licencia.

Liquidar la licencia de maternidad o paternidad al padre o a la madre


adoptante del menor de siete aos de edad que se reconocer por
resolucin a partir de la fecha de entrega oficial del menor.

Revisar que la licencia por maternidad se reconozca mes a mes, hasta


completar los 84 das.

Revisar que la licencia de paternidad se reconozca a razn de ocho (8) das


hbiles.

Registrar en el krdex la resolucin de licencia de maternidad y paternidad


con el fin de llevar el control de lo pagado y efectuar los ajustes por el
mayor o menor en el mes siguiente.

CONTROL
Constatar que la liquidacin por licencia de maternidad y paternidad se efecte
con base en el salario que el servidor pblico tenga en el momento de disfrutar la
licencia maternidad.

14.3.20 REVISIN DE LIQUIDACIN DE LICENCIA POR ENFERMEDAD.

Recibir
cual se

Liquidar la licencia por enfermedad al servidor pblico de acuerdo al tiempo


estipulado.

Liquidar las licencias por enfermedad hasta por un tiempo no mayor de 180
das por perodo mximos de 30 das cada uno.

Revisar que cuando se cumplan los 180 das de licencia por enfermedad, al
servidor pblico se le suspendan las liquidaciones mensuales hasta tanto
la E.P.S correspondiente enve los resultados de la calificacin dada por la

grupo de liquidacin copia de la resolucin mediante la


reconoce la licencia por enfermedad.

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Junta, a efectos de activarlo en nmina esperar el reconocimiento de


pensin de invalidez para retirarlo del sistema.

Revisar que la licencia por enfermedad se liquide con base en el IBL que el
servidor pblico haya devengado en el mes anterior al inicio de la licencia.

Revisar la licencia de enfermedad teniendo en cuenta el IBL, que es igual a


la asignacin bsica mensual, los gastos de representacin, prima tcnica
asignada por resolucin, subsidio alimentacin, auxilio de transporte, una
doceava de bonificacin por servicios prestados, una doceava de prima de
servicios y una doceava de prima de vacaciones.

Revisar que la liquidacin se efecte a razn de las dos terceras partes de


dicho salario durante los primeros 90 das de incapacidad y el 50% durante
los das siguientes.

Efectuar la liquidacin teniendo en cuenta que si la licencia de enfermedad


es reconocida con posterioridad al pago de salarios, se debe descontar el
salario mensual liquidado (sueldo y prima tcnica) y descontar el mismo
nmero de das correspondientes a la incapacidad y reconocidos como
licencia.

Registrar en el krdex la resolucin de licencia de enfermedad con el fin de


llevar el control de los meses pagados y efectuar los ajustes por el mayor
o menor valor en el mes siguiente.

CONTROL
Verificar que la liquidacin por licencia de enfermedad se efecte con base en el
salario que el servidor pblico tenga en el mes anterior al inicio de la misma y por
el nmero de das efectivamente reconocidos y tramitados por la E.P.S.
correspondiente.
14.3.21 REVISIN DE LIQUIDACIN INCAPACIDADES POR ACCIDENTES
DE TRABAJO.

Recibir grupo de liquidacin, copia de la resolucin mediante la cual se


reconoce la incapacidad por accidente de trabajo.

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Revisar que en la incapacidad por accidente de trabajo se tome el 100%


del salario base de cotizacin del mes anterior a la fecha de iniciacin de la
incapacidad.
Revisar que en la liquidacin de la incapacidad por accidente de trabajo se
tenga en cuenta los siguientes conceptos: la asignacin bsica mensual,
los gastos de representacin, prima de tcnica, subsidio alimentacin,
auxilio de transporte, una doceava de bonificacin por servicio prestados ,
una doceava de prima de servicios y una doceava de prima de vacaciones.
Registrar en el krdex la resolucin accidente de trabajo con el fin de llevar
el control y efectuar los ajustes por el mayor o menor en el mes siguiente.

CONTROL
Constatar que la liquidacin por incapacidad por accidente de trabajo se efecte
con base en el salario que el servidor pblico tenga en el mes anterior al inicio de
la misma.
14.3.22 REVISIN DE LIQUIDACIN DE LICENCIA ORDINARIA.

Recibir grupo de liquidacin, copia de la resolucin mediante la cual se


reconoce la licencia ordinaria.

Liquidar al servidor pblico nicamente los das laborados, descontando los


das de licencia ordinaria.

Afectar la liquidacin de la prima de servicios, bonificacin anual, prima de


Navidad y vacaciones cuando el servidor pblico obtiene la licencia
ordinaria.

Registrar en el krdex la resolucin de licencia ordinaria con el fin de


afectar todos los pagos que se efecten dentro del ao.

CONTROL
Tener en cuenta la licencia ordinaria para efectuar descuentos a las liquidaciones
que se realicen por todos los conceptos.

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14.3.23 PAGO DE CONCEPTOS EXCEPCIONALES

Realizar la proyeccin de los conceptos excepcionales (Prima Fiscal,


Bono Extraordinario, etc.) que cree el gobierno nacional para los
servidores pblicos de la CGR y solicitar a la Direccin Financiera el
traslado presupuestal cuando no exista el rubro correspondiente durante
la vigencia.

Solicitar a la Direccin Financiera la forma de pago de los conceptos


salariales dejados de percibir por un servidor pblico cuando es
suspendido en el ejercicio del cargo por orden judicial y posteriormente
ordenar el pago de estos conceptos.

Solicitar a la Direccin Financiera el pago por vigencias expiradas


cuando la liquidacin de las prestaciones sociales correspondan a otra
vigencia.

Realizar la liquidacin de los conceptos excepcionales y de prestaciones


sociales por nmina, cuando se tenga el Certificado de Disponibilidad
presupuestal correspondiente.

CONTROL
Verificar la aplicacin de los Decretos que crean Bonificaciones Especiales, las
rdenes judiciales y las solicitudes de servidores pblicos y ex-servidores pblicos.

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CAPITULO XV PROCEDIMIENTO DE CESANTAS


15.1 OBJETIVO: Definir el procedimiento para la liquidacin de las cesantas
parciales con destino al Fondo de Bienestar Social de la Contralora General de la
Repblica, del Fondo Nacional del Ahorro y Cesantas Definitivas de los servidores
pblicos de la Entidad.
15.2 BASE NORMATIVA
Decreto 1045 de 1978, Ley 6 de 1945 artculo 17 y los Decretos Nos: 929 de
1976, 2567 de 1946, 1160 de 1947 y 1045 de 1978; Leyes 33 del 29 de enero
de 1985 y 41 de 1975, Decretos 1160 de 1947, 2567 de 1946, 1045 de 1978,
3118 de 1968
15.3 DESARROLLO
15.3.1 LIQUIDACION DE CESANTIAS PARCIALES
15.3.1.1 Estados de cuenta de cesantas parciales

Se elabora un estado de cuenta de cesantas con corte a 31 de diciembre


del ao de cada ao calendario, de todos los servidores pblicos de la
Entidad.

Mediante oficio se remite el estado de cuenta individual a todos los


servidores pblicos del Nivel Central y Nivel Desconcentrado a ms tardar
el 31 de marzo de cada ao.

15.3.1.2 Liquidacin de cesantas parciales con destino al Fondo de


Bienestar Social

A solicitud del Fondo de Bienestar Social de la Contralora General de la


Repblica y de conformidad con la disponibilidad de recursos del mismo se
expedirn las actualizaciones de certificacin de cesantas para ser
abonadas a los crditos de vivienda vigentes con el mismo.

A solicitud de los servidores pblicos se expide certificacin actualizada de


liquidacin de cesanta parcial con destino a abonar a crdito hipotecario de
vivienda del FBS o a terceros.

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15.3.1.3 Liquidacin de cesantas parciales con destino al Fondo Nacional


del Ahorro.

Mensualmente se elabora un estado de cuenta de cesantas con corte al


da 30 del mes inmediatamente anterior.

Se ingresa el valor de la doceava mensual en el software implementado por


el Fondo Nacional del Ahorro.

Se imprime el reporte, y el certificado del valor a reportar al Fondo Nacional


del Ahorro, de igual manera en medio magntico.

Una vez validado este proceso, se proyecta para la firma del Gerente de
Talento Humano.

Se enva reporte, certificado y medio magntico al Fondo Nacional del


Ahorro y al Fondo de Bienestar Social de la Contralora General de la
Repblica, para lo de su competencia de conformidad con la Ley 106 de
1993.

Se registra en el sistema de la Contralora, la notificacin del reporte.

Anualmente se enva al Fondo Nacional del Ahorro, un consolidado del ao


inmediatamente anterior, con corte a 31 de diciembre, con el valor de las
cesantas de los servidores pblicos afiliados a dicho fondo, a ms tardar el
14 de febrero.

15.3.2 LIQUIDACIN DE CESANTAS DEFINITIVAS

Recepcionar la solicitud de liquidacin de cesanta DEFINITIVA, junto con


la certificacin de cuenta bancaria (requisito exigido por el Fondo de
Bienestar Social de la Contralora General).

Actualizar el expediente del ex-servidor pblico o servidor pblico solicitante


e iniciar hoja de ruta del mismo y generar tiempo de servicio, pago de
doceavas y tramitar los correspondientes paz y salvos de la Direccin de
Gestin del Talento Humano y Tesorera.

Efectuar la sustanciacin del expediente y si es procedente la liquidacin,


revisar y realizar los ajustes correspondientes.

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Proyectar para la firma del Director de Gestin del Talento Humano la


resolucin mediante la cual se reconoce el auxilio de cesanta, una vez
firmada se numera y se fecha.

Notificar la resolucin al solicitante o a su apoderado, si es fuera de Bogot,


se remite sta a la Respectiva Gerencia Departamental para tal fin.

Entregar la primera copia de la resolucin al notificado.

Una vez notificada la resolucin de liquidacin de cesanta definitiva, esta


se enva a la Tesorera del Fondo de Bienestar Social de la Contralora
General de la Repblica para su respectivo pago.

Registrar en el sistema la respectiva notificacin.

Archivar copia del acto administrativo que liquida las cesantas definitivas
en el expediente del ex-servidor pblico.

CONTROL
Verificar que la liquidacin de las cesantas parciales y definitivas se realiza
conforme a lo establecido por las normas legales vigentes.
ANEXO
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LIQUIDACIN DE CESANTAS

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CAPITULO XVI PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE LA


SEGURIDAD SOCIAL
16.1 OBJETIVO: Digitar en el sistema de nmina de la Contralora General de la
Repblica, la informacin requerida para los descuentos en salud y pensin
que son la base para efectuar la Autoliquidacin de aportes al Sistema
Integral de Seguridad Social en Salud, Pensin, Riesgos Profesionales y
Aportes Parafiscales de la totalidad de los servidores pblicos de la Entidad a
nivel nacional, a travs de la Planilla nica de aportes.
16.2 BASE NORMATIVA
Ley 100 de 1993, Decreto 326 de 1994, Decreto 1818 de 1996, Decreto 806
de 1998, Decreto 1406de1999, Ley 727 de 2003, Decreto 520 de 2003, Acto
Legislativo No. 1 de 2005, Decreto 1670 de 2007, Resolucin 1190 de 2007,
Circular 046 de julio 30 de 2007.
Decreto 1464 del 10 de mayo de 2005: Por medio del cual se reglamentan
los artculos 10 de la Ley 21 de 1982, el pargrafo 1 del artculo 1 de la Ley
89 de 1988, los literales a) y b) del numeral 4 del artculo 30 de la Ley 119 de
1994.
Decreto 1465 del 10 de mayo de 2005: Por medio del cual se reglamentan
los artculos 9 de la Ley 21 de 1982, el pargrafo 1 del artculo 1 de la Ley
89 de 1988, 287 de la Ley 100 de 1993, el numeral 4 del artculo 30 de la Ley
119 de 1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y 10 de la Ley 828 de 2003,
normalizando el modelo general de operacin de la Planilla Integrada.
Resolucin 1303 del 11 de mayo de 2005: Por la cual se adopta el
contenido del Formulario nico o Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes
detallando el contenido, validaciones y archivos de salida.
Directiva Presidencial 04 del 12 de mayo de 2005: Orden para el pago
integrado de los aportes al Sistema de la Proteccin Social, al Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
ICBF, a las Cajas de Compensacin Familiar, a la Escuela Superior de
Administracin Pblica ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos
Tcnicos, estableciendo el uso obligatorio de la Planilla Integrada para

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Ministerios, Departamentos Administrativos y entidades centralizadas y


descentralizadas del orden nacional desde el 30 de junio de 2005.
Resolucin 2310 del 22 de julio de 2005 del Ministerio de la Proteccin
Social: Por la cual se modifica la Resolucin 1303 de 2005 ajustando algunos
aspectos de la misma.
Resolucin 3104 del 13 de septiembre de 2005 del Ministerio de la
Proteccin Social: Por la cual se precisan algunos aspectos del procedimiento
de pago integrado realizado a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de
Aportes, particularmente en referencia a la interconexin de operadores de
informacin y a la informacin de conciliacin para las Administradoras.
Resolucin 0634 del 6 de marzo de 2006 del Ministerio de la Proteccin
Social: mediante la cual se adopta el contenido del Formulario nico o Planilla
Integrada de Liquidacin de Aportes. Derog la Res. 1303 de 2005 y modific
en lo pertinente la Res. 3104 de 2005.
Resolucin 1317 del 25/abril de 2006 del Ministerio de Proteccin Social
(vigente a partir del 1/junio/06): por la cual se prorroga la entrada en vigencia
y se modifica la Res. 634 de 2006 mediante la cual se adopt el contenido del
Formulario nico o Planilla Integrada de liquidacin de aportes.
Decreto 1931 del 12 de Junio de 2006: por medio del cual se establecen las
fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidacin de
Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1465 de 2005.
Resolucin 2145 del 22 de Junio de 2006: por la cual se adopta el
contenido del Formulario nico o Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes
al Sistema de la Proteccin Social para pensionados. Rige a partir del 1 de
agosto de 2006.
Resolucin 01 0736 del 16 de marzo de 2007: Ministerio de la proteccin
Social Por la cual se precisa la operacin del pago asistido a travs de la
Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes.
Resolucin 4866 de 2007, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se
modifica y se adiciona el campo 17 de la resolucin 2145.
Resolucin 3085 de 21 de agosto de 2007, del Ministerio de la Proteccin
Social, por la cual se dictan normas sobre el IBC.
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Decreto 1670 del 15 de mayo de 2007, del Ministerio de Proteccin Social,


por medio de la cual se ajustan las fechas para el pago de aportes al Sistema
de Proteccin Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada
de Liquidacin de Aportes.
Resolucin 2377 de 2008, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se
modifica la Resolucin 1747 de 2008 y se dictan otras disposiciones,
relacionadas con la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes PILA.
Resolucin 0990 de 2009, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se
modifica la Resolucin 1747 de 2008 modificada por las resoluciones 2377 de
2008 y 199 de 2009 y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 1184 de 2009, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se
define el Registro de Independientes con bajos ingresos.
Resolucin 2249 de 2009, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se
modifica la Resolucin 1747 de 2008, modificada por las resoluciones 2377 de
2008, 199, 990 y 1184 de 2009 y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 2020 de 2009, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se
reglamentan los Decretos 2060 de 2008 y 1800 de 2009.

Resolucin 1918 de 2009, Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se


modifican los artculos 11 y 17 de la Resolucin 2346 de 2007 y se dictan
otras disposiciones.
Ley 1122 de 2007, Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
Ley 40 de diciembre de 2007, por la cual se reglamenta incapacidades,
muerte y supervivencia.
Decreto 2196 de 2009, Por la cual se suprime la Caja Nacional de Previsin
Social CAJANAL, se ordena su liquidacin, se designa un liquidador y se
dictan otras disposiciones.

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16.3 DESARROLLO:
16.3.1 AFILIACION EN SALUD.

Verificar en la resolucin de nombramiento los


dependencia para diligenciar la afiliacin.

Orientar al servidor pblico sobre los derechos y obligaciones en el


sistema de seguridad social; solicitar y recepcionar los documentos
exigidos por ley para la vinculacin inicial del cotizante y grupo familiar.

Evaluar con base en la certificacin expedida por las anteriores EPS y


aportada por el servidor pblico la posibilidad de trasladarse o continuar
vinculado en la misma, teniendo en las disposiciones vigentes para el
caso.

Diligenciar y registrar el formulario nico de afiliacin e inscripcin o el de


novedades a la EPS, anexando los documentos exigidos por Ley.

Digitar la informacin (cdigo y fecha), en el sistema de nmina. Archivar


copia del formulario en la historia laboral.

datos de

cargo y

CONTROL
Verificar la aplicacin de las normas sobre afiliacin y pago de aportes al sistema
general de Seguridad Social en Salud.

16.3.2 AFILIACIN EN PENSIN.

Verificar en la resolucin de nombramiento los datos cargo y dependencia


para diligenciar la afiliacin.

Orientar a los servidores pblicos en los siguientes aspectos: similitudes y


diferencias entre regmenes pensionales, derechos y obligaciones de las
partes.

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Solicitar al servidor pblico la certificacin expedida por la actual o anterior


administradora de pensin en la que conste las semanas cotizadas para
definir continuidad u oportunidad de traslado.

Diligenciar y registrar la solicitud de vinculacin ante la AFP o el ISS segn


rgimen escogido.

Si la persona que va a ingresar a la Entidad, es la primera vez que se


vincula con el Estado, puede afiliarse al instituto del Seguro Social o a un
Fondo privado de pensiones.

Digitar la informacin (cdigo y fecha) en el sistema de nmina.

Archivar copia de la solicitud de vinculacin y de la notificacin de


aceptacin en la historia laboral.

CONTROL
Verificar la aplicacin de las normas sobre afiliacin y pago de aportes al sistema
general de Seguridad Social en Pensin.
16.3.3 DESCUENTOS EN PENSIN VOLUNTARIA

Recepcionar del servidor pblico la solicitud de descuento por nmina de


aportes a pensin voluntaria.

Digitar la informacin (valor y cdigo), en el sistema de nmina,


correspondiente al descuento para pensin voluntaria autorizado por el
servidor pblico.

Modificar en el sistema de nmina los valores y cdigo de AFP reportados


por el servidor pblico.

Retirar del sistema de nmina los valores y cdigos de AFP cuando el


servidor pblico reporte esta novedad.

Archivar la solicitud en la historia laboral.

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16.3.4 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.

Con base en las polticas de Salud Ocupacional de la Entidad elaborar el


plan anual de necesidades de salud ocupacional.

Elaborar el cronograma anual de actividades del programa de salud


ocupacional a nivel central y de las Gerencias Departamentales, para cada
uno de los subprogramas (medicina preventiva y del trabajo, higiene y
seguridad industrial y funcionamiento del comit paritario de salud
ocupacional) en coordinacin con la Entidad Administradora de Riesgos
Profesionales.

Someter a la aprobacin de los jefes de las Gerencias Departamentales el


cronograma de actividades de salud ocupacional.

Efectuar las correcciones y ajustes necesarios en caso que el cronograma


de actividades sea devuelto.

Elaborar los oficios remisorios de los cronogramas de actividades para la


firma del Director de Gestin del Talento Humano y darlos a conocer en el
nivel central y Gerencias Departamentales.

Recibir los cronogramas ajustados por las Gerencias Departamentales


cuando los haya, y coordinar la ejecucin con el representante de la
Administradora de Riesgos Profesionales.

Coordinar la ejecucin de las actividades del nivel central por parte del
profesional encargado de la salud ocupacional.

Hacer seguimiento al cronograma de actividades en coordinacin con la


Administradora de Riesgos Profesionales.

Solicitar los informes trimestrales del programa de actividades a cada uno


de los Gerentes Departamentales.

Recibir los informes de los cronogramas de actividades, evaluarlos y


efectuar los ajustes necesarios, para realizar las acciones correctivas y
efectuar la programacin del ao siguiente.

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Clasificar y digitar la informacin en el sistema y archivar.

CONTROL
Verificar la programacin y ejecucin anual de las actividades propias del
programa de salud ocupacional de la CGR.
16.3.4.1 DILIGENCIAR REPORTES DE ACCIDENTE DE TRABAJO.

Recibir oportunamente la informacin correspondiente al accidente de


trabajo del servidor pblico accidentado, dentro de los dos (2) das hbiles
siguientes a la ocurrencia del mismo.

Diligenciar el formato de notificacin del presunto accidente de trabajo y


enviarlo a la Administradora de Riesgos Profesionales.

Suministrar copia del formato de notificacin del accidente, al servidor


pblico accidentado.

Reconocer por parte de la Administradora de Riesgos Profesionales las


prestaciones econmicas y asistenciales, si la misma acepta la
profesionalidad del evento, si no las asumir la Entidad Promotora de
Salud.

Realizar la investigacin de los accidentes graves acorde con la


normatividad vigente y remitirlo a los entes respectivos.

Clasificar la informacin e incluirla en el sistema y archivar.

Enviar el reporte a la historia laboral.

CONTROL
Verificar el reporte oportuno de los accidentes de trabajo
reconocimiento de las prestaciones econmicas y asistenciales.

16.3.4.2
TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE
CALIFICACIN DE ORIGEN DE UNA ENFERMEDAD
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LA

para

EPS/ARP

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el

PARA

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Conocer por parte del servidor pblico, de la EPS o ARP la solicitud de


documentacin para el trmite de calificacin de origen de la enfermedad.

Solicitar a las reas respectivas de la Entidad los documentos respectivos.

Remitir al servidor pblico, EPS o ARP los documentos soportes


requeridos, para la calificacin de origen de la enfermedad.

Conocer de la EPS la calificacin de la enfermedad.

Conocer de la ARP la calificacin de la enfermedad en segunda instancia.

Establecer por parte de la Entidad las acciones a seguir acorde con las
recomendaciones establecidas por la EPS/ARP segn el caso.

Clasificar la informacin e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL
Verificar el trmite a las acciones pertinentes para el diagnstico de la enfermedad
profesional.

16.3.4.3 TRAMITAR EL REPORTE DE NOVEDADES DE INGRESO Y RETIRO


DE
SERVIDORES PUBLICOS A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS
PROFESIONALES.

Trmite para reporte de Ingreso:

Reporte del servidor pblico encargado de posesiones sobre las personas


pendientes de posesin.

Orientar a las personas sobre el sistema de riesgos profesionales.

Solicitar al personal pendiente de posesin los documentos soportes.

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Diligenciar el formato de ingreso con los datos correspondientes 24 horas


antes de la posesin y enviarlo a la ARP o reportarlo va Internet con
anterioridad indicando fecha efectiva de activacin del servidor pblico.

Trmite para reporte de Retiro:

Reporte del servidor pblico encargado de notificar los retiros sobre las
personas que se retiran de la Entidad.

Diligenciar el formato el mismo da del retiro con los datos correspondientes


y enviarlo a la Administradora de Riesgos profesionales o tramitarlo va
Internet indicando la fecha efectiva de retiro.

Clasificar la informacin y archivar.

CONTROL
Asegurar que se afilien o retiren del Sistema General de Riesgos Profesionales los
servidores pblicos que van a tomar posesin o las personas que se retiren de un
cargo de la planta de personal de la Contralora General de la Repblica.
16.3.4.4 REUBICACIN LABORAL O REASIGNACIN
POR
ALTERACIONES EN LA SALUD

DE

FUNCIONES

Verificar por el rea de salud ocupacional los documentos soportes emitidos


por el mdico de salud ocupacional, mdico laboral, comisin laboral
mdico del rea de riesgos profesionales de la EPS (segn denominacin
dada en cada EPS) que atiende al servidor pblico, donde solicite la
reubicacin laboral o reasignacin de funciones, la condicin especfica a
controlar estableciendo el plan de intervencin o recomendaciones y el
perodo de tiempo de las mismas.

En los casos de reasignacin de funciones: Remitir oficio al jefe de la


Dependencia que pertenece el servidor pblico para que de acuerdo con el
cargo, las funciones fijadas en la resolucin 5044 del 9 de marzo de 2000 (o
el manual de funciones establecido para el cargo) y las recomendaciones
mdicas, se ubique al servidor pblico en la misma dependencia en un
puesto de trabajo de las caractersticas requeridas.

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Realizar reunin de concertacin de funciones entre el Jefe de la


Dependencia, servidor pblico afectado, Directora de Gestin del Talento
Humano, rea de salud ocupacional, cuando exista dificultad para concertar
la reasignacin de funciones.

Levantar acta de la reunin por parte del servidor pblico del rea de salud
ocupacional.

En los casos en que la reasignacin de funciones en la dependencia (en el Nivel


Central) no sea posible se proceder a realizar la ubicacin del servidor pblico
para lo cual se actuar de la siguiente manera:

Verificar con el rea de planta las vacantes existentes.

Efectuar reunin entre el servidor pblico afectado, la Direccin de Gestin


del Talento Humano, Servidor pblico del rea de salud ocupacional,
servidor pblico del rea de planta, y Psiclogo de la Direccin de Gestin
del Talento Humano Programa PAI; para acorde con el perfil profesional y/o
las vacantes definir el rea de ubicacin.

Una vez definida la reubicacin realizar reunin con el jefe de la


dependencia de destino, para asegurar la efectiva asignacin de funciones
acorde con las recomendaciones establecidas.

Levantar acta de la reunin por parte del rea de salud ocupacional donde
quedar estipulada la obligacin del servidor pblico reubicado de remitir
las evaluaciones mdicas que le practique la EPS, cuando se considere
necesario.

Enviar oficio al jefe de la dependencia saliente y entrante informando el


traslado del servidor pblico.

Proyectar resolucin de traslado.

Efectuar el seguimiento del caso teniendo como soporte las evaluaciones


mdicas emitidas por la EPS y la adaptacin del servidor pblico al nuevo
puesto de trabajo, por parte del rea de salud ocupacional y el Programa de
Atencin Integral PAI y establecer las acciones correspondientes.

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CONTROL:
Que la reubicacin laboral de servidores pblicos o reasignacin de funciones se
efecte de conformidad con las especificaciones mdicas establecidas por el
sistema de seguridad social en salud, acogiendo lo establecido en la Ley 776 de
2002.

16.3.5 AUTOLIQUIDACIN DE APORTES AL SISS EN SALUD, PENSIN,


RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES PLANILLA
UNICA16.3.5.1 RECEPCIONAR Y CLASIFICAR NOVEDADES

Recepcionar los reportes de novedades de nmina que contengan:


ingresos o incorporacin del personal, otorgamiento y reintegros de
comisiones de libre nombramiento y remocin internas y externas, retiros,
suspensiones, variaciones transitorias y permanentes de salario, encargos,
licencias de enfermedad, licencias de maternidad, renuncias a licencias
ordinarias, incapacidad de origen profesional, traslados de EPS y AFP,
vacaciones, suspensiones licencias no remuneradas, as como las
superiores a 180 das
y comisiones de estudios en el exterior,
aplazamiento de vacaciones, contenidos en el informe NOMI181, NOMI207
Y NOMI983-1, Consolidado General de Nmina Agrupado segn
Contabilidad emitidos por la oficina de sistemas.

Recepcionar las novedades del grupo de afiliaciones nuevas, traslados de


EPS, traslados de AFP, Ingresos y Retiros de aportes voluntarios,
desistimiento y modificaciones en los traslados de EPS y AFP por no
aceptacin de las administradoras, reingresos y retiros por terminacin de
comisin antes y despus de nmina.

Clasificar las situaciones administrativas suministradas por el Grupo de


Planta, que contiene todos los actos administrativos realizados en el mes,

adems informacin de los Otorgamientos y Modificaciones de las Primas


Tcnicas, como las Promociones de cargos.

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Recepcionar y tramitar el reporte de ltimo da Laborado, emitido por el


Grupo de Novedades.

Recepcionar el reporte de vacaciones del Grupo de Novedades, que tiene


el otorgamiento, aplazamiento, interrupcin y compensacin en dinero.

Recepcionar
y verificar el otorgamiento y renuncia de las licencias
ordinarias y aviso de cumplimiento mayor a 180 das de incapacidad.

Obtener informacin del Grupo Jurdico de las novedades por muerte de


servidor pblico activo, suspensin y destitucin, adems de las
modificaciones a las comisiones de libre nombramiento y remocin interna y
externa.

Recepcionar de la Oficina de Capacitacin, informacin de los actos


administrativos que otorgan y cancelan las comisiones de estudio en el
exterior.

Recepcionar y verificar el informe del enlace emitido por la oficina de


sistemas que contiene el archivo plano de la Planilla nica, Reporte de
servidores pblicos con ingreso cero, Con Comisiones de Libre
Nombramiento y Remocin y Avisos de Retiro.

Recepcionar el informe de Grupo de Nmina sobre las modificaciones


manuales efectuadas.

Recepcionar el informe Resumen de Nmina emitido por Tesorera.

Clasificar la anterior informacin e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL
Validar los registros de las novedades que surjan del da 1 al 30 de cada mes, en
la Planilla nica.

16.3.5.2 CONSOLIDAR, ANALIZAR Y AJUSTAR


NORMATIVIDAD EN SEGURIDAD SOCIAL.
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NOVEDADES

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Consultar y Verificar las novedades que generan los diferentes grupos de


trabajo en el sistema de nmina (TINY) y en el portal virtual operador de
informacin.

Recibir el Cruce del informe Nomi 983-1 de nomina y el archivo plano de la


Planilla nica emitido por la Oficina de sistemas con el fin de validar
inconsistencias.

Intervenir en forma manual y a travs del portal de informacin el archivo de


la planilla nica para realizar los correctivos que surjan en el proceso.

Cruzar el Informe de Tesorera (Resumen de Nmina) con la Informacin


generada por la Autoliquidacin de la Planilla nica, para efectuar los
correspondientes ajustes.

Verificar que el informe de ltimo Da Laborado, vacaciones, licencias,


modificaciones a nmina y dems se registren en la liquidacin de Planilla
nica del perodo liquidado.

Clasificar la informacin e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL
Validar los registros de la autoliquidacin con los valores solicitados en la
disponibilidad presupuestal, de acuerdo al Estatuto de Presupuesto.

16.3.5.3 TRAMITAR EJECUCIN DE LA AUTOLIQUIDACIN DE APORTES.

Transmitir el archivo plano de la Planilla nica al portal virtual del operador


de informacin, con el cual se genera el nmero de planilla del periodo de
cotizacin.
Con el nmero de Planilla, se efectan las modificaciones a las novedades
que surjan del proceso de validacin y se incluyen los valores a descontar
por incapacidad por enfermedad General, de origen profesional, Licencias
de maternidad y Paternidad, Notas Debito, Crdito y Saldos a favor del
Empleador.

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Con la Validacin Final se generan informes para solicitar la disponibilidad


presupuestal.

Clasificar la informacin e incluirla en sistema y archivar.

CONTROL
Verificar que la autoliquidacin de aportes de todos los servidores pblicos
de la Contralora General de la Repblica, sea efectuada a travs de la
Planilla nica, segn Resolucin 634 de 2006.
16.3.5.4 LIQUIDACIN Y COBRO DE INCAPACIDADES

Recepcionar las incapacidades, clasificarlas por EPS y de acuerdo a su


origen.

Liquidar las incapacidades a los servidores pblicos de la Contralora


General de la Repblica, teniendo en cuenta el IBL respectivo, el nmero
de das otorgados, si es incapacidad inicial o prrroga y dems aspectos
especficos en cada caso.

Cotejar la liquidacin efectuada con lo liquidado por la EPS; de presentar


diferencias se deber solicitar su reliquidacin mediante comunicacin
firmada por la Directora de Gestin del Talento Humano.

Cuando la EPS remita la incapacidad sin liquidar, se deber requerir a la


misma su liquidacin y autorizacin de descuento mediante comunicacin
firmada por la Directora de Gestin del Talento Humano, anexando la
incapacidad original.

Con la informacin definitiva elaborar una relacin mensual de


incapacidades liquidadas para que el responsable del proceso efecte el
recobro mediante descuento por Planilla nica en el Operador de
Informacin.

Archivar los informes y soportes documentales una vez liquidadas y


cobradas las incapacidades.

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CONTROL
Verificar que la liquidacin y cobro de las incapacidades recibidas de las EPS
ARP, cumplan con los aspectos legales.
16.3.5.5 INFORMES.

Pensiones: Cotizacin obligatoria y Fondo de Solidaridad Pensional.

Salud: Cotizacin obligatoria, Descuentos


enfermedad General y Maternidad.

Riesgos Profesionales: Cotizacin obligatoria y Descuento por incapacidad


de origen profesional.

Parafiscales: Cajas de Compensacin, Sena, Bienestar Familiar, ESAP y


Min educacin: Cotizacin obligatoria.

Hacer un cuadro consolidado en Excel dirigido a las reas de la Direccin


Financiera, por los conceptos totales de Salud, Pensin, Riesgos
Profesionales y Aportes Parafiscales, donde se incluyen los valores a
cancelar por cada una de las E.P.S. A.F.P.
A.R.P. Cajas de
Compensacin, Sena, Bienestar, ESAP, Min educacin y los valores a
descontar por Licencias de Enfermedad, Maternidad, Aportes Voluntarios,
Notas Crdito, Correcciones, Ajustes, Saldos a favor del Empleador, entre
otros.

Clasificar la informacin e incluirla en el sistema y archivar.

por

Incapacidades

por

CONTROL
Distribuir la informacin de la autoliquidacin a todos los actores del sistema en
el cual se efecta comparacin de los descuentos del servidor pblico de
salud, pensin y solidaridad pensional, enviados por tesorera en el informe
Resumen de nomina, con los descuentos del servidor pblico del cuadro
descrito en el punto anterior y que se extraen de la validacin de la planilla
nica y se ajustan los valores en forma global para su cancelacin.

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16.3.5.5 SOLICITAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

Proyectar oficio para firma del Gerente de Talento Humano para solicitar la
disponibilidad presupuestal a la Direccin Financiera - Coordinacin de
Presupuesto.

Clasificar la informacin y archivar.

CONTROL
Verificar disponibilidad presupuestal de acuerdo con la autoliquidacin
y archivar.

16.3.5.6 DILIGENCIAR FORMULARIOS DE AUTOLIQUIDACIONES.

Diligenciar los formularios para el pago de aportes voluntarios; perodos


extemporneos, en salud, pensin y parafiscales.
Enviar los formularios diligenciados con oficio remisorio a la Tesorera, para
su cancelacin en la Red Bancaria, los cuales deben ser cancelados de
acuerdo al ltimo nmero del NIT de la CGR.

Clasificar la informacin y archivar.

CONTROL
Constatar el debido diligenciamiento de los formularios, verificar que la
informacin registrada, las tarifas de cotizacin e inters moratorio vigente,
correspondan a los reportes de la Oficina de sistemas en el archivo general
de la Planilla nica.
16.3.5.7 LIQUIDAR LOS APORTES POR SENTENCIAS JUDICIALES.

Liquidar los aportes por Sentencias judiciales con destino a Cajanal


AFP: con la certificacin de sueldos devengados por el servidor pblico
durante el perodo estipulado en la sentencia, copia de la sentencia y
la resolucin mediante la cual se reconoce el pago, se procede a liquidar
los perodos en mencin, indexndolos con el IPC de cada mes y los

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intereses diarios moratorios, tomando como referencia la fecha de


ejecutoria.

Diligenciar un formulario de autoliquidacin que resume los aportes totales


por salud y pensin de los perodos de la Sentencia, para su pago en la red
bancaria.

Solicitar la disponibilidad presupuestal a la direccin financiera, anexando


la documentacin respectiva.

Enviar a Cajanal, rea Control de aportes y Tesorera los soportes de la


Sentencia (Copia del Fallo, Resolucin de Reconocimiento, Reporte de
Sueldos y Copia de la Autoliquidacin.

Solicitar al Instituto de Seguro Social ISS, la liquidacin de las Sentencias


Judiciales a travs de la Oficina de Investigaciones y Actuara del ISS
anexando los siguientes documentos: Resolucin donde se le reconoce la
sentencia, Certificacin de sueldos devengados, Copia en Excel de los
IBC que constituyen salario, Copia de la afiliacin a la administradora.

Recibir del ISS la liquidacin y la

Proyectar oficio para firma del Gerente de Talento Humano solicitando


disponibilidad presupuestal a la Direccin Financiera, anexando la
liquidacin y autorizacin de pago en coordinacin con el rea de
Tesorera.

Efectuar la autoliquidacin de Aportes por Sentencias Judiciales con


destino a las Administradoras de Fondos Privados de Pensiones AFP.: con
la certificacin de sueldos devengados por el servidor pblico durante el
periodo estipulado en la sentencia, copia de la sentencia y la
resolucin mediante la cual se reconoce el pago, se procede a liquidar los
perodos en mencin, indexndolos con el IPC de cada mes y los intereses
diarios moratorios, tomando como referencia la fecha de ejecutoria.

Diligenciar un formulario de autoliquidacin que resume los aportes totales


por salud y pensin de los perodos de la Sentencia, para su pago en la red
bancaria.

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autorizacin de pago de la Sentencia.

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Solicitar la disponibilidad presupuestal a la direccin financiera, anexando


la documentacin.

Efectuar la autoliquidacin por Sentencias Judiciales en Salud, basados en


el Concepto 02256 del 25 de abril de 2006 del Ministerio de la Proteccin
Social, Oficina Jurdica y de Apoyo Logstico, a la administradora de salud,
donde est afiliado el servidor pblico, anexando los documentos descritos
y sin lugar a descontar lo pagado como dependiente o independiente,
durante su perodo de desvinculacin de la CGR.

Clasificar la informacin y archivar.

CONTROL
Verificar el trmite del pago por aportes a las AFP por fallos y resoluciones
judiciales de las personas que son reintegradas a la Contralora General de la
Repblica.
16.3.5.8 ARCHIVAR LAS AUTOLIQUIDACIONES.

Guardar la autoliquidacin en medio magntico y fsico, clasificado por


riesgo.

Imprimir los listados de cada una de las administradoras del sistema y


archivar cada mes en sus respectivas carpetas, junto con los recibos de
pago que enva Tesorera, una vez han sido cancelados.

Llevar un archivo fsico y magntico de los consolidados, as como de las


novedades mensuales.

Llevar un archivo detallado en orden cronolgico de las incapacidades


descontadas por las E.P.S.

Clasificar la informacin y archivar.

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CONTROL
Llevar los archivos documentales, soporte, resoluciones, circulares,
incapacidades, entre otros, de los pagos efectuados al sistema integral de
Seguridad Social, de acuerdo a la normatividad vigente.

16.3.5.9 CONCILIAR Y DEPURAR CON LAS ADMINISTRADORAS DEL


SISTEMA.

Depurar los listados recibidos con un ejecutivo de cuenta de los Fondos de


Pensiones y de las E.P.S por deudas presuntas, liquidaciones errneas,
rezagos, falta de reporte de novedades de retiro ingreso, no aceptacin
de traslados y efectuar las conciliaciones.

Aportar a las administradoras informacin necesaria para desvirtuar las


deudas presentadas o en su defecto liquidar, diligenciar el formulario para
efectuar las correcciones de los perodos requeridos y enviar para su
cancelacin a Tesorera de la CGR.

Clasificar la informacin y archivar.

CONTROL
Solicitar a las administradoras certificacin, constancias y paz y salvo de los
perodos conciliados por el rea de Seguridad Social.

16.3.5.10 RESPUESTA A REQUERIMIENTOS.

Acreditar la informacin de la autoliquidacin a Servidores pblicos, Ex servidores pblicos, Administradoras de Seguridad Social, Gerencias
Departamentales, a Entidades Pblicas y Privadas.

Responder cualquier solicitud, ya sea verbal, escrita, virtual, telefnica


electrnica, sobre temas relacionados con Seguridad Social y
Autoliquidacin.

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Sustanciar Tutelas y prestar apoyo al Grupo Jurdico de la Direccin de


Gestin del Talento Humano relacionados con aspectos de Seguridad
Social.

Clasificar la informacin y archivar.

CONTROL
Constatar el diligenciamiento de las respuestas en oportunidad a los interesados.

GLOSARIO DE SEGURIDAD SOCIAL


E.P.S.: Empresa Promotora de Salud
A.F.P.: Administradora de Fondos de Pensiones.
A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales.
I.P. S.: Institucin Prestadora de Salud.
S.G.S.S.S.: Sistema General de Seguridad Social en Salud.
U.P.C.: Unidad Per cpita por Capitacin
I.B.C.: Ingreso Base de Cotizacin.
I.B.L.: Ingreso Base de Liquidacin (Para prestaciones econmicas)
NOM070: Archivo que agrupa las novedades correspondientes a nomina.
TINYTERM: Opcin de consulta en el sistema informtico de la C.G.R.
NOMI 181: informacin de seguridad social de todos los servidores pblicos
de la entidad.

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APORTES VOLUNTARIOS: Aportes no obligatorios efectuados por los


servidores pblicos bien sea para aumentar el monto de la pensin como
ahorro en los Fondos de Pensiones Voluntarias, con beneficio tributaria.
CODIGO DE SUPERSALUD: Nmero asignado a las administradoras del
Sistema de Seguridad Social en Salud para que puedan operar.
S.M.M.V.: Salario Mnimo Mensual Vigente.

NOMI 207: Reporte de todas las novedades que salen en nomina.


F.S.P. Fondo de Solidaridad Pensional
S.I.I.F. Sistema Integral de Informacin Financiera.
I.S.S.: Instituto de los Seguros Sociales.
CAJANAL: Caja Nacional de Previsin Social
I.P.C.: ndice de Precios al Consumidor.
ARCHIVO PLANO: Archivo de texto con extensin prt y txt donde se
consigna la informacin de la autoliquidacin en los campos magnticos
requeridos.
TAE: Traslado a otra Administradora de Salud.
TAP: Traslado a otra administradora.de Pensin
TDE: Traslado de otra administradora de Salud
TDP: Traslado de otra administradora.de Pensin
VSP: Variacin permanente de salario.
VST: Variacin transitoria de salario.
SLN: Suspensin o licencias no remuneradas.
IGE: Incapacidad general.
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LMA: Licencia de maternidad.


VAC: Vacaciones.
AUTOLIQUIDACION: Liquidacin efectuada por el mismo empleador y
presentada a las administradoras.
AUTOL 1: Archivo plano presentado al I.S.S.
IN200205.TXT: Archivo plano para las administradoras privadas de Salud y
Pensin.
PLANILLA INTEGRADA DE AUTOLIQUIDACIN DE APORTES:
La unificacin de los pagos de seguridad social y parafiscales en un solo
documento.
ENTIDADES QUE INTERVIENEN: Aportantes, Entidades Administradoras,
Operador de Informacin, Operador Financiero.
OPERADOR DE INFORMACIN: Es la entidad que se encarga de manejar
la informacin de los Aportantes la cual es transmitida a las distintas
entidades administradoras.
APORTANTE: Es el empleador que puedan ser empresas y/o personas
independientes.
ADMINISTRADORA: Se entienden por entidades administradoras las EPS,
AFP, ARP, CCF, ICBF, SENA, las cuales les prestan un servicio a los
trabajadores.
OPERADOR FINANCIERO Son las entidades bancarias que se encargan
de las transacciones de los Aportantes por el pago de la planilla nica.
OBLIGATORIEDAD DE LA PLANILLA: El decreto 1931 del 12 de junio de
2006, dice: Empresas que tengan 15000 o ms cotizantes aportan a partir
del 1 de agosto de 2006. Empresas con 500 o ms cotizantes a partir del 1
de octubre de 2006. Empresas con 100 o ms cotizantes a partir del 1 de
diciembre de 2006. Empresas con 30 o ms cotizantes a partir del 1 de
febrero de 2007. Las empresas que cuenten con menos de 30 cotizantes y
trabajadores independientes a partir del 1 de abril de 2007.
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SE ACEPTAN PAGOS PARCIALES?: No, se debe realizar un solo pago


mensualmente.
HAY QUE TENER UNA CUENTA? Si, porque el operador financiero debita
de una sola cuenta el pago de la liquidacin de la planilla nica.
Cmo llega la informacin de la liquidacin de los cotizantes a las
Administradoras? Las entidades administradoras enviaran despus de 48
horas de realizar el pago de los aportes un certificado con el monto, nmero
de afiliados y fecha de pago.
Cmo llega la informacin de la liquidacin de los cotizantes a las
Administradoras? Una de las funciones del operador de informacin es
transmitir los archivos a las entidades administradoras.
ACTIVIDAD ECONMICA: Dependiendo el servicio que presta la empresa,
el CIU establece un cdigo para la actividad.
CENTROS DE TRABAJO Y CENTROS DE COSTOS: Son porcentajes que
establece la ARP, dependiendo de las funciones que los trabajadores
desempeen dentro de la empresa.

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CAPITULO XVII PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE


HISTORIAS LABORALES
17.1 OBJETIVO: Definir un procedimiento que reglamente la organizacin del
archivo fsico y sistematizado de las historias laborales de conformidad con el
Decreto Ley 269 de 2.000, Resolucin 5044 de 2.000 y Ley 594 de 2000, con el
fin de consolidar un sistema de informacin de personal confiable.
17.2 BASE NORMATIVA
Decreto Ley 269 de 2.000, Resolucin 5044 de 2.000 y Ley 594 de 2000.
17.3 REGISTRO Y CAPTURA DE LA INFORMACIN
17.3.1 DATOS DEL SERVIDOR PBLICO
Esta informacin corresponde a datos personales y familiares que son de
importancia para la Entidad, los cuales son extractados de los documentos
aportados y de los formatos que el servidor pblico diligencia como requisito para
posesin, con posterioridad son capturados en la base de datos del sistema de
informacin de personal tiny term.
17.3.2 FORMACIN ACADMICA.
La formacin acadmica se divide en dos grupos a saber: educacin formal y
educacin no formal.
EDUCACIN FORMAL: Se entiende por los estudios acadmicos realizados en
instituciones pblicas o privadas debidamente reconocidas por el Gobierno
Nacional, correspondientes a la educacin bsica primaria, secundaria, media
vocacional; superior en los programas de pregrado en las modalidades de
formacin tecnolgica y universitaria, y en programas de postgrado en las
modalidades de especializacin, maestra, doctorado y cualquier otra modalidad
establecida por el Ministerio de Educacin Nacional.
EDUCACIN NO FORMAL: Son las acciones, eventos, programas o actividades
especficas, tericas y prcticas no sujetas a programas acadmicos regulados
por la educacin formal, y que tienden a lograr la adquisicin, el desarrollo o el
perfeccionamiento de determinados conocimientos, aptitudes, habilidades o

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destrezas necesarias para el ejercicio de un empleo, como, diplomados, cursos,


seminarios, talleres, foros, congresos y simposios.
17.3.3 CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS
De la certificacin de la educacin formal:
Los estudios se acreditarn mediante la presentacin de diplomas y actas de
grado expedidas por las instituciones correspondientes.
De los ttulos y certificados obtenidos en el exterior:
Los estudios realizados en el exterior requerirn para su validez de las
homologaciones, autenticaciones y registros correspondientes segn las normas
vigentes establecidas por el Ministerio de Educacin Nacional, anexando
resolucin de convalidacin.
De la certificacin de Educacin no Formal:
Los cursos especficos de Educacin no Formal se acreditarn mediante
certificados de aprobacin expedidos por las Entidades debidamente autorizadas
para ello. Dichos certificados debern contener como mnimo los siguientes datos:

Nombre y Logo del centro educativo


Nombre del beneficiario
Nombre del diplomado, curso, seminario, taller, foro, congreso o simposio.
Nmero total de horas realizadas
Firma legalmente autorizada
Fecha de expedicin del documento, indicando: Da, mes y ao

17.3.4 CERTIFICACIONES DE LA EXPERIENCIA


La acreditacin de la experiencia profesional se podr hacer a partir de la
terminacin de materias de la respectiva carrera, mediante la presentacin de
constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas
entidades pblicas o privadas, estas debern contener como mnimo los
siguientes datos:

Nombre y Logo de la persona natural o jurdica, pblica o privada.

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Fechas dentro de las cuales el interesado estuvo vinculado, indicando da,


mes, ao y jornada laboral.

Relacin de los cargos desempeados y el nivel o grado de los mismos,


dentro de la estructura orgnica de la Entidad.
Funciones desempeadas, cuando sea necesario.
En los casos que el interesado haya ejercido su profesin o actividad en
forma
independiente, la experiencia se acreditar mediante dos (2)
declaraciones
extra proceso de terceros ante notara, o mediante
constancia sobre los trabajos realizados o casos atendidos, debiendo
aqullas y estas contener la informacin que permita establecer la
dedicacin en horas y el lapso durante el cual se labor.
Fecha de expedicin de la constancia o certificacin.
Cuando las certificaciones indiquen una jornada laboral inferior a ocho (8)
horas diarias, el tiempo de experiencia se establecer sumando las horas
trabajadas y dividiendo el resultado entre ocho (8). En el caso de los
contratos de trabajo especificar el tiempo de duracin de los mismos.

17.3.5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS HISTORIAS


LABORALES FISICAS.
Es de competencia de la Gerencia de Talento Humano responder por el
cumplimiento de las normas legalmente establecidas para la organizacin,
custodia, preservacin y control de las historias laborales en sus diferentes fases:
De archivo de gestin, central e histrico.
Por ser las historias laborales una serie documental muy particular y especial su
organizacin requiere de un sistema diferente al de otras series y expedientes
documentales que se manejan en la C.G.R.
Apertura e identificacin:
En la historia laboral actualmente se utiliza el mtodo de ordenacin alfabtico por
apellido, as por ejemplo:
GARCA RODRIGUEZ, GERMAN

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Para los apellidos de las mujeres casadas que figuran con el apellido del esposo
precedido de la partcula de, la ordenacin comienza con el apellido de soltera,
as:
GARCA DE ANGULO, LEONOR
Para los apellidos que contienen dos partculas como es el caso DE LA, DE
LAS, DE LOS, DEL, DE LUQUE, DE ORO, la ordenacin empieza por la
primera partcula, por ejemplo:
DE LA TORRE CAMPOS, JULIO CESAR
Unidad de Conservacin:
Para los servidores pblicos en servicio activo se utiliza el sistema de Multifolder,
ya que es muy funcional, dada su facilidad para el manejo y consulta de la
documentacin, adems se puede localizar oportunamente informacin muy
especfica o puntual. Este sistema consta de ocho compartimentos que van desde
la letra A hasta la H. As por ejemplo encontramos en cada uno de ellos los
siguientes tems:
Compartimiento A
Documentos personales y de ingreso.
Compartimiento
tcnica.

B Documentos de estudios, experiencia laboral y prima

Compartimiento C
Documentos relacionados con encargos, asignacin
de funciones, promociones, ascensos, traslados, comisiones de estudio y para
ejercer cargos de libre nombramiento y remocin.
Compartimiento D Documentos sobre vacaciones, licencias, incapacidades,
permisos, maternidad.
Compartimiento
E Documentos sobre estmulos, sanciones, embargos y
aspectos disciplinarios.
Compartimiento

Documentos de retiro.

Compartimiento

Documentos de carrera administrativa.

Compartimiento

Documentos varios.

ORGANIZACIN:
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Los documentos se organizan de acuerdo al asunto en su compartimiento


respectivo, siguiendo la secuencia cronolgica en que se presenten, de abajo
hacia arriba, donde el ms reciente reposar en la parte superior del
compartimiento, procurando en lo posible que estn libres de ganchos de
cosedora, clips y todo material extrao, adems se deben separar y dar de baja
los documentos que se encuentran repetidos.
FOLIACIN:
La documentacin se enumerar en forma consecutiva, cronolgica e
independiente, al interior de cada uno de los compartimentos y de acuerdo a la
disposicin de los documentos, de abajo hacia arriba, en el vrtice superior
derecho utilizando lpiz de mina negra, de manera legible y sin enmendaduras,
precedida del numeral del correspondiente compartimiento; por ejemplo:
En el compartimiento A se iniciar: A-1, A-2. A-3,... etc.
En el compartimiento - B se iniciar: B-1, B-2, B-3, etc. Y as para los dems
compartimentos.
Dado que en la actualidad la documentacin de las historias laborales se
encuentra en proceso de depuracin y se halla con dos o tres foliaciones, se hace
necesario tachar estas foliaciones y establecer como definitiva el sistema de los
numerales anteriormente descrito.
Cuando el expediente laboral se encuentre completamente organizado y foliado
definitivamente, el encargado de incluir nuevos documentos, deber enumerarlos
siguiendo el orden que trae en el respectivo compartimiento, esto con el fin que
no se desactualice la carpeta en cuanto a su correspondiente foliacin.
Existen casos especiales de foliacin en las historias laborales ya que existe
informacin en ambas caras de algunos folios, se hace necesario entonces
numerar por el frente y anverso, cuando la informacin que se registra en el
anverso es importante, sta se har en el vrtice superior izquierdo. Entre otros
tenemos:

Declaraciones de bienes y rentas


Formato hoja de vida de la Contralora General de la Repblica
Evaluaciones de desempeo
Autenticacin firmas o sello Secretaria de Educacin de ttulos universitarios

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PARAGRAFO: El sistema de compartimientos se utiliza para las historias


laborales de los servidores pblicos activos que se organizaron hasta finales del
ao 2005.
Las historias laborales de los servidores pblicos que ingresaron a partir de enero
del ao 2006, se estn organizando de acuerdo a la circular 004 del 2003,
expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo
General de la Nacin, la cual establece que los documentos se deben organizar
en estricto orden cronolgico de arriba hacia abajo, respetando el principio del
orden original.

17.3.6 CAPTURA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIN DE


PERSONAL Y ARCHIVO EN LAS HISTORIAS LABORALES DE LOS
SERVIDORES PUBLICOS.

Recibir la documentacin y clasificarla de acuerdo al requerimiento, sea


para captura o archivo directo en la historia laboral.

Actualizar en el sistema los documentos enviados por los servidores


pblicos, de acuerdo a la clasificacin descrita en el programa de la
siguiente manera: Datos Personales, Capacitacin, Estudios, Informacin
Familiar, Experiencia laboral, trabajos de Investigacin e Informacin
adicional.

Archivar los documentos en la historia laboral de acuerdo a su clasificacin,


legajar y foliar en orden ascendente.(sistema multifloder)

Mantener las historias laborales, en estricto orden alfabtico en el archivo


dispuesto para tal fin.

Prestar el servicio de consulta, fotocopias de estudio y dems informacin


requerida, siguiendo los parmetros descritos en la Circular de Enero 17 de
2.005, firmada por el seor Contralor General de la Repblica.

CONTROL

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Asegurarse que toda la informacin este incorporada en el sistema de


informacin de personal y en la historia laboral fsica, que corresponda a lo real
y que el archivo de los documentos est acorde con las normas generales de
archivo.

17.3.7

ELABORAR CERTIFICADO DE TIEMPO DE SERVICIO PARA


SERVIDORES PUBLICOS O EXSERVIDORES PUBLICOS DE 1990 EN
ADELANTE.

Recepcionar la solicitud presentada por los servidores pblicos del Nivel


Central directamente en ventanilla, previa presentacin del Carn o del
documento de identidad y para los servidores pblicos del Nivel
Desconcentrado, mediante correo electrnico. Los ex-servidores pblicos tanto
del nivel central como desconcentrado podrn realizar las solicitudes por los
medios antes mencionados o mediante oficio, indicando: Nombres, apellidos,
nmero de cdula y fechas de ingreso y retiro.
Generar el Tiempo de Servicio directamente en el Sistema con la firma
digitalizada.
Verificar que los datos relacionados con los nombres, apellidos y nmero de
Identificacin correspondan a los del solicitante.

17.3.8

ELABORAR CERTIFICADO DE TIEMPO DE SERVICIO PARA


EXSERVIDORES PUBLICOS, ANTERIORES A 1990.

Recepcionar la solicitud presentada por el ex-servidor pblico mediante oficio,


email, buzn de servicios de la intranet o personalmente en ventanilla,
indicando apellidos, nombres, nmero de cdula, fecha de ingreso y de retiro;
anexando fotocopia del documento de identidad.

Recopilar la informacin necesaria de las historias laborales que se encuentran


en el archivo central de la Entidad, para la elaboracin de los tiempos de
servicio.

Generar manualmente el tiempo de servicio, revisarlo, refrendarlo con las


iniciales y enviar para la firma del Director(a) de Gestin del Talento Humano.

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Clasificar la respuesta de
por correspondencia.

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la solicitud para entregar por ventanilla o enviar

CONTROL
Asegurar que la informacin reportada en la certificacin de tiempo de servicio o
constancia laboral, corresponda a lo que obra en los archivos de la historia laboral
del servidor pblico o ex-servidor pblico.
17.3.9 ELABORAR CERTIFICACIN DE FUNCIONES

Recepcionar la solicitud presentada por el servidor pblico o ex-servidor


pblico mediante oficio, email, buzn de servicios de la intranet o
personalmente en ventanilla, indicando apellidos, nombres, nmero de
cdula, fecha de ingreso y de retiro; si requiere funciones especficas
anterior a la Resolucin 05044 de 2000, deber anexarlas a la solicitud, con
la firma del Jefe de la dependencia a la cual pertenece o perteneci. Y si es
posterior al ao 2000 se tendr en cuenta lo estipulado en la Resolucin
05044 de 2000.

Generar en el sistema un certificado de tiempo de servicio histrico, como


base para expedir el certificado de funciones. Si es ex-servidor pblico
anterior a 1990, ubicar la tarjeta de krdex y elaborar el tiempo de servicio.

Elaborar el certificado de funciones, con base a los cargos desempeados


para cada perodo y a las Resoluciones 07350 de febrero de 1979; 12733
de septiembre 16 de 1988; 13578 de julio 19 de 1990; 03398 de febrero 4
de 1994; 04397 de febrero 12 de 1997 y 05044 de marzo 9 de 2000 y
dems que las modifiquen o adicionan.

Enviar para revisin del Director(a) de Gestin del Talento humano y firma
del Gerente de Talento Humano las certificaciones de los ex-servidores
pblicos anteriores al ao 1990.

Las certificaciones de los servidores pblicos o ex-servidores pblicos del


ao 1990 en
adelante se generan con firma digitalizada del Gerente
del Talento Humano.

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Clasificar la respuesta de la solicitud para entregar por ventanilla o


enviar por correspondencia.

CONTROL
Asegurar que la informacin reportada en el certificado de funciones laborales,
corresponda a las funciones asignadas para cada perodo y cargo, de conformidad
con las Resoluciones que recogen los Manuales de funciones de la Entidad.

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CAPITULO XVIII PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIONES DE


SUELDOS Y FACTORES SALARIALES PARA RECONOCIMIENTO
DE PENSIONES Y BONO PENSIONAL
18.1 OBJETIVO: Elaborar certificaciones de factores salariales para trmite de
reconocimiento de pensin o de bono pensional de conformidad con la informacin
que reposa en la historia laboral del servidor pblico.
18.2 BASE NORMATIVA
Decreto 1158 de 1994 artculo 35, Decreto 1748 de 1995, Decreto 1474 de
1997 artculo 9, Decreto 1513 de 1998, artculo 14, Decreto Ley 929 de
1976 artculo 7 y Circular Conjunta nmero 13 de 2007.
18.3 DESARROLLO:
18.3.1 Recepcin Solicitudes:

Recepcionar las solicitudes de certificaciones laborales para el trmite de


Bono Pensional, Pensin de Vejez, Sustitucin Pensional, Pensin por
Invalidez, con destino al Instituto de Seguro Social ISS, Caja Nacional de
Previsin Social CAJANAL, Fondos de Pensiones, Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, y dems entidades que lo requieran.

La solicitud debe contener la fecha de ingreso y de retiro, ltimo cargo y


dependencia, ciudad donde labora o labor, indicando ante qu entidad
tramitar su pensin y a donde se encuentra cotizando o cotiz por el
mismo concepto, o diligenciar el formato que se encuentra en la pgina web
de la Contralora General de la Repblica, en la Intranet, o en su defecto
diligenciar el formato adjunto (el cual reposa en todas las Gerencias
Departamentales y el Centro de Atencin Integral al Ciudadano CAIC), en
caso de que la informacin se reciba incompleta oficiar o comunicarse
telefnicamente con el peticionario. Anexar la fotocopia legible del
documento de identificacin, cdula de ciudadana o de extranjera.

Si lo hace mediante apoderado, debe adjuntar fotocopia del poder. En caso


de fallecimiento del servidor pblico o ex-servidor pblico se debe anexar el
certificado de defuncin.

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Ingresar las solicitudes a la base de datos en su respectivo orden de


entrada

Clasificar las solicitudes por orden de entrada y distribuirlas semanalmente


entre los servidores pblicos para elaborar las certificaciones.

18.3.2 Elaboracin de certificaciones


Diligenciar los tres (3) formatos de certificacin de informacin laboral y de salario
adoptados de manera conjunta por los Ministros de Hacienda y Crdito Pblico y
de la Proteccin Social1, vlidos para la emisin de bonos pensinales y/o para el
reconocimiento de pensiones son de uso exclusivo para ese fin, definidos por el
Decreto 1158 de 1994, devengados durante el tiempo de servicio a la entidad, en
los trminos del articulo 35 del Decreto 1748 de 1995, modificado por los Decretos
1474 de 1997 artculo 9 y 1513 de 1998 artculo 14. Y la Circular Conjunta No 13
del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de la Proteccin Social expedida el
18 de Abril de 2007, de acuerdo a lo sealado en el artculo 3 del Decreto 13 del
9 de enero de 2001, los cuales son de utilizacin obligatoria por parte de todas las
entidades pblicas.
FORMATO No. 1: CERTIFICADO DE INFORMACION LABORAL, se usa para
certificar periodos de vinculacin laboral con entidades
pblicas, vlidos para pensin o para Bono Pensional.
FORMATO No. 2: CERTIFICACION
DE
SALARIO
BASE,
se
usa
exclusivamente para certificar el Salario Base para la
liquidacin de los Bonos Pensinales de las personas que se
trasladaron de rgimen al Sistema General de Pensiones, con
posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 100.
En este formato no se debe certificar el Salario Base si la
fecha Base corresponde a un perodo de vinculacin laboral
en el cual se cotiz al Instituto de los Seguros Sociales ISS.
Este formato de debe diligenciar si el trabajador estaba
activo en una entidad pblica u oficial el 30 de Junio de
1992, o si se retir antes de esa fecha y es solicitado por
una AFP privada o por el ISS.

Transcripcin Textual Instructivos 1, 2 y 3 de la Circular Conjunta No 13 del Ministerio de


Hacienda y Crdito Pblico y de la Proteccin Social expedida el 18 de Abril de 2007.
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MACROPROCESO:GESTION DEL TALENTO HUMANO

VERSION: 3.0

PROCESO: GERENCIAR TALENTO HUMANO

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Fecha:26/03/2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIAR TALENTO


HUMANO

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FORMATO No. 3 (1): CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES, para la


liquidacin y emisin de Bonos Pensinales tipo A
Modalidad 1, se expide con destino a los Fondos Privados de
Pensiones y para las personas cuya primer vinculacin laboral
inici con posterioridad al 30 de junio de 1992 y antes del 1
de abril de 1994.
FORMATO No. 3 (2): CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES
para la
liquidacin de pensiones del Rgimen de Prima Media. Los
salarios a certificar son los correspondientes a las
vinculaciones laborales con entidades pblicas u oficiales; se
expide con destino al ISS, CAJANAL o cualquier otra caja o
entidad pblica u oficial que otorgue pensiones del Rgimen
de Prima Media.
El formato No. 1 es el formato que se debe expedir para todos los casos y los
formatos No. 2 y No.3 cuando corresponda, sern complemento al formato No. 1.,
lo cual indica que no para todos los casos se deben expedir las tres
certificaciones, tal y como se ilustra a continuacin:
Casos:
Prestacin

Destino

Bono Pensional A Modalidad 1

AFP
Privada
AFP
Privada

Bono Pensional A Modalidad 2

Pensin ISS financiada con Bono


ISS
Pensional B
Pensin ISS financiada con cuota
ISS
parte pensional
Pensin CAJANAL
CAJANAL

1.
2.

Formato Formato Formato


1
2
3
Si
No
Si
Si

Si

No

Si
Si

Si
(1)
No

Si

No

Si
(2)
Si
(2)
Si
(2)

Si es la entidad en la cual la persona estaba vinculada a fecha base.


Dependiendo si la entidad que va a otorgar la Pensin solicita los
salarios de los ltimos 10 aos o los salarios de toda la vida laboral.

APROBADO POR: AMPARO CONTRERAS


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Fecha:26/03/2010

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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 1


El presente formato es una exigencia del Artculo 3 del decreto 13 de 2001 segn
el cual las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisin
de bonos pensinales, deben elaborarse en este formato. Segn el artculo 20
del decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas;
las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad
y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un servidor pblico
competente para la emisin de certificaciones.
A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.
1. Nombre o razn social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en
documentos o certificados.
2. Nit. Incluya el dgito de verificacin de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits
indique el del nivel central.
3. Direccin. Escriba la direccin oficial de la entidad o empresa.
4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio y su cdigo
segn el DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin DANE y lo diligencian las
entidades de carcter territorial (Departamentos, Municipios, etc.).
5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su cdigo segn el
DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin DANE y lo diligencian las
entidades de carcter territorial (Departamentos, Municipios, etc.).
6. Telfono. Incluya entre parntesis el nmero indicativo nacional.
7. Fax. Escriba el nmero del Fax, Incluya entre parntesis el nmero indicativo
nacional.
8. E-Mail. Escriba el correo electrnico de la persona responsable de expedir la
certificacin
B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA
TIEMPO. (Repetir los datos de la seccin A, si la entidad que certifica es la misma
entidad empleadora). Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo
actualmente no existe o fue liquidada, no es necesario ingresar los datos de
direccin, telfono, fax).
9. Nombre o razn social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en
documentos o certificados.
10. Nit. Incluya el dgito de verificacin de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits
indique el del nivel central.
11. Direccin. Escriba la direccin oficial de la entidad o empresa.
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12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El cdigo


corresponde a la clasificacin DANE.
13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su cdigo segn el
DANE
14. Sector. Marque con una X nicamente la casilla correspondiente a: si la
entidad pertenece al sector pblico nacional, si pertenece al sector pblico
departamental o Distrital, si pertenece al sector pblico municipal si pertenece al
sector privado y responde por sus pensiones.
15. Escriba el correo electrnico de la persona responsable de expedir la
certificacin
16. Telfono. Incluya entre parntesis el nmero indicativo nacional.

17. Fax. Escriba el nmero del Fax, Incluya entre parntesis el nmero indicativo
nacional.
18. Fecha en que entr en vigencia el SGP (Sistema General de Pensiones) para
la entidad empleadora. A partir del 1 de Abril de 1994 para las entidades
privadas y pblicas nacionales y a ms tardar el 30 de Junio de 1995 para las
entidades de carcter territorial, salvo las entidades con excepciones
reglamentadas.
C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR
19. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el
documento de identidad
20. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cdula de ciudadana, T.I =
tarjeta de identidad, C.E= Cdula de extranjera o Nit, que es el Nit de un
extranjero que no tiene cdula de extranjera. Escriba el nmero del documento de
identidad.
21. Fecha de nacimiento. Si la entidad posee este dato, escriba el ao a cuatro
dgitos (ejemplo: 1956) y el mes y da a dos dgitos. (Opcional)
C.1. DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar
en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificacin sustitutos,
haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc., o haya
cambiado el Nmero de su documento de identidad).
22. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como
aparecen en el documento de identidad
23. Tipo documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cdula de
ciudadana, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cdula de extranjera o Nite, que es el
Nit de un extranjero que no tiene cdula de extranjera.

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24. Nmero de documento sustituto Escriba el nmero del documento de identidad


sustituto.
D. VINCULACIONES LABORALES VLIDAS PARA BONO PENSIONAL O
PENSION - Las vinculaciones laborales vlidas para Bono pensional son las
definidas en el Artculo 3 del Decreto 1748 de 1995, adicionado por el Artculo 3
del Decreto 1513 de 1998. Son las iniciadas antes del primer traslado de rgimen
despus de la entrada en vigencia de la ley 100 (a alguna administradora de
fondos pensinales (AFP), ISS Fondo del Congreso, etc.). Las excepciones estn
determinadas en la norma citada. Si faltan hojas llene hojas adicionales firmadas,
con la identificacin del empleador y del trabajador y el mismo nmero
consecutivo. Las vinculaciones laborales vlidas para pensin son aquellas
correspondientes a periodos laborados en entidades pblicas.
25. Periodos de Vinculacin laboral.- Escriba las fechas de inicio (primer da de la
vinculacin laboral) y terminacin (ltimo da de la vinculacin laboral) de las
vinculaciones laborales en orden cronolgico, comenzando por la vinculacin ms
lejana. En el caso que se este certificando tiempos de personal laboralmente
activo afiliado a CAJANAL u otra caja activa, no diligenciar la fecha de retiro y en
el campo observaciones (casilla 27) escribir ACTIVO.
26 Entidad.- Escriba el nombre de la entidad donde labor el empleado y por la
cual se certifica el perodo.
27. Observaciones / Cargo: - Si la certificacin es para Pensin con destino a una
administradora del Rgimen de Prima Media (CAJANAL, ISS, Caja Pblica) incluir
en esta casilla el cargo correspondiente al perodo y si es necesario alguna
observacin. Si el espacio es insuficiente para las observaciones, digite las
mismas en el espacio destinado para tal fin en la parte inferior del formato. Si la
certificacin es con destino a una AFP, el diligenciamiento de esta casilla es
opcional.
28. Interrupciones laborales no remuneradas (licencias no remuneradas). Escriba
la fecha de iniciacin y de terminacin de las interrupciones, correspondientes a
cada periodo de vinculacin laboral.
29. Total das de interrupcin. Escriba el nmero de das no remunerados que
corresponden al periodo especificado en el punto anterior, digite 0 (cero) si no
hay das de interrupcin laboral no remunerados.
E. APORTES PARA PENSIONES. Detalle del rgimen de aportes
correspondiente a las vinculaciones laborales especificadas en el punto 25,
Pargrafo 5 artculo 23 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el Artculo 11
del Decreto 1513 de 1998: En todo caso, el empleador que certifique informacin
deber indicar cul es la entidad o fondo que contribuir con la cuota parte
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derivada de esta vinculacin o por la emisin del bono, si le llega a corresponder.


Si el contribuyente es distinto del empleador, este ltimo deber informar a aqul
sobre el contenido de la certificacin, para que pueda dar cumplimiento a lo
establecido el artculo 65 de este decreto. Si existieren varios responsables, el
empleador discriminar por pocas de vinculacin y aplicar respecto de cada uno
el procedimiento mencionado. En ausencia de informacin al respecto, se
presumir que el responsable es el propio empleador."
30. Escriba las fechas de iniciacin y finalizacin de los aportes para pensiones
correspondientes a la vinculacin laboral certificada.
31. Marque con una SI o NO dependiendo, si al empleado se le realizaban
descuentos para Seguridad Social durante la vinculacin laboral reportada.
32. Escriba el nombre completo de la Caja o Fondo al cual se hicieron aportes
para pensiones y el Nit o el Cdigo del Fondo.
33. Escriba el nombre de la Entidad que responde por el respectivo periodo. Si en
el perodo reportado se efectuaban aportes a CAJANAL y la certificacin es para
Bono Pensional, el responsable es NACION
34. Digitar SI o NO segn corresponda, si usted como empleador, asuma el
pago de las pensiones de sus empleados y actualmente es la entidad que
responde por el perodo certificado.
F. TRABAJADORES MIGRANTES - Diligenciar en caso que se estn certificando
tiempos para un trabajador migrante, de acuerdo a lo estipulado en el Artculo 20
del Decreto 1748 de 1995, modificado por el Artculo 9 del Decreto 1513 de 1998.
Se entiende por trabajadores migrantes personas que realizan trabajos de
cosechas o otras labores relacionadas con produccin agrcola, por perodos
inferiores a 15 das.
35. Marque con una X, Si o NO se esta certificando tiempo para un trabajador
migrante.
36. Escriba el nmero de semanas trabajadas al ao para el trabajador migrante.
G. INFORMACION SOBRE PENSIONES E INDEMNIZACION SUSTITUTIVA - La
informacin de esta seccin es de carcter netamente informativo, y solo debe ser
diligenciado si la entidad que expide la certificacin, tiene pruebas de la pensin a
la cual se hace mencin.
37. Marque con una X la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se
expide esta certificacin le fue otorgada una indemnizacin sustitutiva por esa
entidad. (SI, NO, Indemnizacin sustitutiva en trmite)

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38. Marque con una X la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se


expide esta certificacin fue o est pensionado por esa entidad. (SI, NO, Pensin
en trmite)
39. En caso de haber respondido "SI" o "Pensin en trmite" en el punto anterior,
Qu tipo de pensin se le otorg?, Marque con una x el tipo de pensin
40. En caso de estar certificando que esa entidad le otorg una pensin al
trabajador, escriba el nmero de la resolucin por medio de la cual se otorg la
pensin.
41. En caso de estar certificando que esa entidad le otorg una pensin al
trabajador, escriba la fecha de pensin: ao, mes, da.
42. Tiene indicios o informacin a cerca de que el trabajador fue pensionado por
otra entidad? Marque con una X.
43. Si respondi s a la pregunta 42 indique el nombre de la entidad que pension
al trabajador.
44. Si respondi s a la pregunta 42 indique el Nit de la entidad que pension al
trabajador.
Datos del servidor pblico competente para expedir la certificacin.
Espacio para Observaciones. En este espacio quien certifica debe dejar las
constancias que crea pertinentes. Por ejemplo el Ministerio de la Proteccin Social
sugiere que en este campo se coloque lo siguiente: La certificacin se realiz
tomando como base los documentos que reposan en la Historia Laboral y nominas
de pago.
No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona
autorizada por el representante legal de la entidad.
Toda certificacin debe llevar la fecha de expedicin de la misma.
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 2
Diligencie este formato si el trabajador estaba activo en su entidad el 30 de Junio
de 1992, o si se retiro antes de esa fecha y es solicitado por una AFP privada o el
ISS. El presente formato es una exigencia del Artculo 3 del decreto 13 de 2001
segn el cual las certificaciones de salario base con destino a la emisin de bonos
pensinales, deben elaborarse en este formato. Segn el artculo 20 del decreto
1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas; las
certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el
representante legal debe designar bajo su responsabilidad un servidor pblico
competente para la emisin de certificaciones.
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En este formato no se debe certificar Salario Base si a la Fecha Base la entidad


efectu aportes al Instituto de los Seguros Sociales ISS.
A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.
1. Nombre o razn social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en
documentos o certificados.
2. Nit. Incluya el dgito de verificacin de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits
indique el del nivel central.
3. Direccin. Escriba la direccin oficial de la entidad o empresa.
4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El cdigo
corresponde a la clasificacin DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin
DANE y se diligencia para entidades de carcter territorial (Departamentos,
Municipios, etc.)
5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su cdigo segn el
DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin DANE y se diligencia para
entidades de carcter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)
6. Telfono. Incluya entre parntesis el nmero indicativo nacional.
7. Fax. Escriba el nmero del Fax. (Incluya entre parntesis el nmero indicativo
nacional.)
8. E-Mail. Escriba el correo electrnico de la persona responsable de expedir la
certificacin.
B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA
SALARIO BASE. (Repetir los datos de la seccin A si la entidad que certifica es la
misma entidad empleadora)
9. Nombre o razn social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en
documentos o certificados.
10. Nit. Incluya el dgito de verificacin de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits
indique el del nivel central.
(Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe o
fue liquidada, no es necesario ingresar los datos de direccin, telfono, fax).
11. Direccin. Escriba la direccin oficial de la entidad o empresa.
12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El cdigo
corresponde a la clasificacin DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin
DANE y se diligencia para entidades de carcter territorial (Departamentos,
Municipios, etc.)

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13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su cdigo segn el


DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin DANE y se diligencia para
entidades de carcter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)
14. Sector. Marque con una X en la casilla correspondiente, dependiendo de: si la
entidad pertenece al sector privado, si pertenece al sector pblico nacional, si
pertenece al sector pblico departamental o distrital, o si pertenece al sector
pblico municipal.
15. Telfono. Incluya entre parntesis el nmero indicativo nacional.
16. Fax. Escriba el nmero del Fax.
17. E-Mail. Escriba el correo electrnico de la persona responsable de expedir la
certificacin.
C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR
18. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el
documento de identidad
19. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cdula de ciudadana, T.I =
tarjeta de identidad, C.E= Cdula de extranjera o Nit, que es el Nit de un
extranjero que no tiene cdula de extranjera. Escriba el Nmero del documento
de identidad.
20. Fecha de nacimiento. Si la entidad posee este dato, escriba el ao a cuatro
dgitos (ejemplo: 1956) y el mes y da a dos dgitos. (Opcional)
C.1. DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar
en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificacin sustitutos,
haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc., o haya
cambiado el Nmero de su documento de identidad)
21. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como
aparecen en el documento de identidad
22. Documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cdula de
ciudadana, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cdula de extranjera o Nite, que es el
Nit de un extranjero que no tiene cdula de extranjera. Escriba el nmero del
documento de identidad.
23. Nmero de documento de identidad sustituto.
D. DETERMINACION DE FECHA BASE PARA LIQUIDACION DE BONO
PENSIONAL La fecha base, FB, es el 30 de junio de 1992, siempre que el
trabajador tuviese una vinculacin laboral vlida en dicha fecha; en caso contrario,

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la fecha en que finaliz su ltima vinculacin laboral vlida anterior al 30 de junio


de 1992.
24 .Marque con una X si el trabajador estaba activo en la entidad a 30 de Junio de
1992
25. Si respondi NO a la pregunta anterior, determine si el trabajador se
desvinculo antes del 30 de Junio de 1992.
26. Fecha de Retiro. Si respondi SI a la pregunta anterior, diligencie este campo
escribiendo el ao a cuatro dgitos (ejemplo: 1990) y el mes y da a dos dgitos.
27. Marque SI con una X si el trabajador se hallaba suspendido o en licencia no
remunerada a 30 de Junio de 1992.
28. Fecha de Inicio de Licencia. Si respondi SI a la pregunta anterior, diligencie
los campos correspondientes a la fecha de Inicio y fin de la licencia escribiendo el
ao a cuatro dgitos (ejemplo: 1990) y el mes y da a dos dgitos.
29. FECHA BASE. La fecha ser: EL 30 de Junio de 1992, si a esta fecha el
trabajador se encontraba activo y no se encontraba suspendido o en licencia, la
Fecha de Retiro (fecha del campo 19), si el trabajador se desvincul antes del 30
de Junio de 1992 si se encontraba en licencia o suspendido, la fecha de la
suspensin o de inicio de la licencia (fecha del campo 21).
E. SE HACIAN APORTES PARA PENSIONES EN FECHA BASE:
30. Marcar SI con una X, si se hacan aportes a alguna caja o fondo de previsin
en fecha base, o si del salario se le descontaban Aportes para pensin al
trabajador.
F. ENTIDAD RESPONSABLE PARA PENSIONES EN FECHA BASE
31. Asumido por el mismo empleador o entidad que esta reportando esta
certificacin.
32 - 33. Si contesto NO en el numeral 31, reporte dependiendo el caso, la caja o
fondo a la que se le aportaba (en la casilla 32), o si la entidad a la que se le
realizaban aportes fue asumida por otra entidad (en la casilla 33).
G. FACTORES PARA EL CALCULO DEL SALARIO BASE
34. Marque con una X si la vinculacin empez por lo menos un ao antes de la
fecha de Salario Base no fue as.
35. Si marco SI en el numeral anterior, la respuesta a este numeral es 12, si marco
NO en el numeral 34 indique el nmero de meses que el trabajador estuvo
vinculado antes de la Fecha Base
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H. Factores adicionales no netos para determinacin de salario base.


Diligenciar de acuerdo con el total de meses del numeral 35, tomando como o
ltimo mes o el "Mes 12" el mes del Salario Base, como "Mes 11" el mes
inmediatamente anterior o penltimo, como "Mes 10" el mes inmediatamente
anterior o antepenltimo, etc.
Para cada mes ingresar nicamente los factores percibidos que correspondan con
los indicados en la primera columna (De acuerdo con lo establecido en el Decreto
1158 de 1194), los cuales son:
1 Prima de antigedad ascensional y de capacitacin cuando sean factor de
salario,

2 Remuneracin por trabajo dominical o festivo,


3 Remuneracin por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en
jornada nocturna,
4 Remuneracin o Bonificacin por servicios prestados
Para cada mes se debe calcular el subtotal de los factores anteriores
Se debe digitar cero 0 en el subtotal mensual para los meses en los cuales no
hubo factores salariales.
36. Sumatoria de Subtotales Mensuales, en esta casilla ingrese el valor total de la
sumatoria de los Subtotales mensuales de la Seccin G.
37. Promedio de la sumatoria de Subtotales: El valor correspondiente a esta
casilla es el resultado de dividir el valor resultado de la casilla 36 entre el nmero
de meses de la casilla 35.
I. Calculo del SALARIO BASE. (De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1158
de 1994)
38. Asignacin Bsica Mensual a fecha Base.
En el caso de los Regmenes especiales en la Casilla No. 38 (Asignacin Bsica)
el valor de la asignacin bsica, ser la suma de los factores salariales que no
estn incluidos en el Decreto 1158 de 1.994 sobre los cuales se han efectuado
cotizaciones para pensin (Ej.: Sobresueldo INPEC, prima de antigedad que se
paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que
especifique que estos factores son vlidos para pensin.
39. Gastos de representacin para el mes al cual corresponde la fecha base,
digitar cero 0 si no aplica.
40. Prima Tcnica para el mes al cual corresponde la fecha base (solo si era factor
de salario), digitar cero 0 si no aplica.
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41. Valor calculado en la casilla nmero 37.


42. SALARIO BASE TOTAL: Suma de los valores correspondientes a los
numerales 38, 39, 40 y 41

Datos del servidor pblico competente para expedir la certificacin.


Espacio para Observaciones. En este espacio quien certifica debe dejar
las constancias que crea pertinentes. Por ejemplo el Ministerio de la
Proteccin Social sugiere que en este campo se coloque lo siguiente: La
certificacin se realiz tomando como base los documentos que reposan
en la Historia Laboral y nominas de pago.
No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la
persona autorizada por el representante legal de la entidad.
Toda certificacin debe llevar la fecha de expedicin de la misma.
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 3 (2)
CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES
Para liquidar Pensiones del Rgimen de Prima Media
Segn el artculo 20 del decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las
certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un
archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su
responsabilidad un servidor pblico competente para la emisin de certificaciones.

A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.


1. Nombre o razn social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en
documentos o certificados.
2. Nit. Incluya el dgito de verificacin de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits
indique el del nivel central.
3. Direccin. Escriba la direccin oficial de la entidad o empresa.
4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El cdigo
corresponde a la clasificacin DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin
DANE y se diligencia para entidades de carcter territorial (Departamentos,
Municipios, etc.)

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5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su cdigo segn el


DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin DANE y se diligencia para
entidades de carcter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)
6. Telfono. Incluya entre parntesis el nmero indicativo nacional.
7. Fax. Escriba el nmero del Fax. (Incluya entre parntesis el nmero indicativo
nacional.)
8. E-Mail. Escriba el correo electrnico de la persona responsable de expedir la
certificacin.
B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICAN
SALARIOS MENSUALES. (Repetir los datos de la seccin A si la entidad que
certifica es la misma entidad empleadora)
9. Nombre o razn social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en
documentos o certificados.
10. Nit. Incluya el dgito de verificacin de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits
indique el del nivel central.
(Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe o
fue liquidada, no es necesario ingresar los datos de direccin, telfono, fax).
11. Direccin. Escriba la direccin oficial de la entidad o empresa.
12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El cdigo
corresponde a la clasificacin DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin
DANE y se diligencia para entidades de carcter territorial (Departamentos,
Municipios, etc.)
13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su cdigo segn el
DANE. El cdigo corresponde a la clasificacin DANE y se diligencia para
entidades de carcter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)
14. Sector. Marque con una X en la casilla correspondiente, dependiendo de: si la
entidad pertenece al sector privado, si pertenece al sector pblico nacional, si
pertenece al sector pblico departamental o distrital, o si pertenece al sector
pblico municipal.
15. Telfono. Incluya entre parntesis el nmero indicativo nacional.
16. Fax. Escriba el nmero del Fax.
17. E-Mail. Escriba el correo electrnico de la persona responsable de expedir la
certificacin.

C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR


18. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el
documento de identidad
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19. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cdula de ciudadana, T.I =
tarjeta de identidad, C.E= Cdula de extranjera o Nite, que es el Nit de un
extranjero que no tiene cdula de extranjera. Escriba el Nmero del documento
de identidad.
20. Fecha de nacimiento. Si la entidad posee este dato, escriba el ao a cuatro
dgitos (ejemplo: 1956) y el mes y da a dos dgitos. (Opcional)
C.1. DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar
en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificacin sustitutos,
haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc, o haya
cambiado el Nmero de su documento de identidad)
21. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como
aparecen en el documento de identidad
22. Documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cdula de
ciudadana, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cdula de extranjera o Nite, que es el
Nit de un extranjero que no tiene cdula de extranjera. Escriba el nmero del
documento de identidad.
23. Nmero de documento de identidad sustituto.
D. CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES. Hasta el 31 de marzo de 1.994
se certifica el salario devengado segn el Decreto 1158 de 1994. A partir del 1 de
abril de 1994 se certifica el salario sobre el cual se cotiz o se debi cotizar. Para
entidades del orden territorial se debe certificar el salario devengado segn el
Decreto 1158 de 1994 a ms tardar hasta el 30 de junio de 1995 o fecha en que
fue declarada insolvente la caja a la cual se efectuaban aportes.
24. Ao correspondiente al mes que se certifica
25. Mes que se certifica
26. Observaciones (en caso que necesite hacer una observacin ingrsela en esta
casilla, si el espacio es insuficiente para las observaciones, digite las mismas en el
espacio destinado para tal fin en la parte inferior del formato.
Para los siguientes numerales debe tenerse en cuenta los factores salriales del
Decreto 1158 de 1994:
27. Asignacin bsica mensual.
En el caso de los Regmenes especiales en la Casilla No. 38 (Asignacin Bsica)
el valor de la asignacin bsica, ser la suma de los factores salariales que no
estn incluidos en el Decreto 1158 de 1.994 sobre los cuales se han efectuado
cotizaciones para pensin (Ej.: Sobresueldo INPEC, prima de antigedad que se

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paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que
especifique que estos factores son vlidos para pensin.
28. Gastos de Representacin - Para el mes que se est certificando, digitar cero
0 si no aplica.
29. Prima Tcnica - Para el mes que se est certificando, digitar cero 0 si no
aplica.
30. Sumatoria de los otros factores salriales del Decreto 1158 de 1994 - Para el
mes que se est certificando, digitar cero 0 si no aplica.
31. Total mes. Corresponde a la suma de las casillas 27, 28, 29 y 30.
(Si falta espacio use hoja adicional firmada con el mismo nmero consecutivo)
Datos del servidor pblico competente para expedir la certificacin.
Espacio para Observaciones. En este espacio quien certifica debe dejar las
constancias que crea pertinentes. Por ejemplo el Ministerio de la Proteccin Social
sugiere que en este campo se coloque lo siguiente: La certificacin se realiz
tomando como base los documentos que reposan en la Historia Laboral y nominas
de pago.
No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona
autorizada por el representante legal de la entidad.
Toda certificacin debe llevar la fecha de expedicin de la misma.
Para las certificaciones para bono pensional expedidas con destino al Instituto de
Seguro Social ISS, se certificarn los salarios por el tiempo a tener en cuenta para
liquidar la pensin, sin que sea inferior a los 10 ltimos aos anteriores al traslado
al ISS, y/o durante el tiempo de servicio a la entidad, siempre que esta informacin
no repose en el Instituto de Seguro Social ISS o administradoras de fondos de
pensiones.
Para las certificaciones de Pensin de Vejez, Sustitucin Pensional, Pensin por
Invalidez expedidas con destino a la Caja Nacional de Previsin no se utiliza el
formato No 2.
Para los servidores pblicos y ex-servidores pblicos que se encuentran en el
rgimen de transicin que trata el artculo 36 de la Ley 100 de 1993, se certifica lo
devengado durante los diez ltimos aos o todo el tiempo si este fuese inferior, de
acuerdo a las normas citadas anteriormente

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Para la reliquidacin de pensin de acuerdo al artculo 7 del Decreto Ley 929 de


23 de junio de 1976 se certificar los salarios devengados durante el ltimo
semestre de vinculacin a la entidad. Se tomar todos los factores salriales
devengados en el ltimo semestre laborado: sueldo, subsidio de alimentacin,
auxilio de transporte, auxilio de movilizacin, prima tcnica, bonificacin por
servicio, bonificacin especial (QQ), horas extras, das feriados y vacancias,
recargo nocturno, prima vacacional, prima de servicios, prima de Navidad,
Bonificacin por compensacin nicamente para el ao de 1997, y lleva una
casilla opcional para otros factores que hayan servido de base de cotizacin. Las
vacaciones nicamente se certifican cuando hayan sido compensadas en dinero.
Especificar el perodo al cual le corresponden los valores certificados, e indicar a
que entidad se hicieron los aportes.
Transcribir los datos personales, novedades y valores devengados en los
perodos establecidos registrados en las fuentes de consulta (historia laboral,
nmina, libros, kardex de nmina, tarjetas de kardex, medios magnticos y rollos
de microfilmacin.
Elaborar el papel de trabajo, digitar, revisar, imprimir las certificaciones en
original y copia por parte del servidor pblico que la elabora, pasarlo a la revisin
del servidor pblico designado y posteriormente a la firma del Director de Gestin
del Talento Humano.
18.3.3 ENTREGA DE CERTIFICADOS, ARCHIVO Y CONTROL

Entregar la certificacin personalmente al interesado, previo registr en el


libro de control y descargue en la base de datos.

Entregar al autorizado, con solicitud escrita por parte del peticionario, la


cdula de ciudadana de la persona que la retira y del solicitante, las cuales
deben ser archivadas en una carpeta adicional, previo registro en el libro de
control y descargue en la base de datos. Bajo la responsabilidad del
interesado.

Remitir las certificaciones que solicitan fuera de Bogot a la direccin


suministrada o en su defecto a la Entidad que la requiere.

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Actualizar la base de datos en cuanto a las solicitudes tramitadas y archivar


la copia junto con los soportes que sirvieron para la elaboracin de la
solicitud.

Archivar la solicitud, tarjeta de kardex, documento de identificacin en el


caso de ser anexado, certificado laboral debidamente firmado, y sea el caso
acta de defuncin.

Elaborar la confirmacin de certificaciones expedidas, hacer las


aclaraciones, ampliaciones, correcciones o complementar las mismas de
acuerdo a lo solicitado.

CONTROL
Verificar que la informacin reportada en las certificaciones corresponda a la
que reposa en los archivos de la Entidad y que se ajusten a lo ordenado en el
Decreto 1158 de 1994 y dems normas vigentes y concordantes.
ANEXOS
CONSULTA DE INFORMACIN TINY TERM.
FORMATO SOLICITUD CERTIFICADO PARA TRMITE DE PENSION Y BONO
PENSIONAL.
FORMATO CIRCULAR NMERO 13 DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y
CREDITO PBLICO Y DE LA PROTECCION SOCIAL.

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ANEXO 1

LA GERENCIA __ (TALENTO HUMANO O


DEPARTAMENTAL) _

Certifica que:
NOMBRE
c.c. ____________

Particip en el Curso de Induccin, los das ____________,


en la ciudad de ______________
Duracin: ___ Horas
Dado en ________, a los __ das del mes de ___ de _____

NOMBRE Y FIRMA
Gerente

(Talento Humano o Departamental)

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ANEXO 2
ACTA No.
1.NOMBRES DEL SERVIDOR PBLICO
2. CDULA DE CIUDADANA
3. CARGO DESEMPEADO
4. DEPENDENCIA
5. MOTIVO DE LA INDUCCIN
6. FECHA DE INICIO DE LA INDUCCIN
7. FECHA TERMINACIN DE LA INDUCCIN
8. DURACIN EN HORAS
9. LUGAR DE LA INDUCCIN
AGENDA DESARROLLADA
En __________, durante los das ____________________, se llev a cabo la induccin de NOMBRE, coordinada por
_______________ y ________________ con la colaboracin de los servidores pblicos responsables de cada negocio. La agenda
desarrollada fue la siguiente:
Bienvenida Himno CGR
1. Video Institucional
2. Estructura Orgnica
3. Imagen Corporativa
4. Auditora Gubernamental con Enfoque Integral
5. Control Macroeconmico
6. Proceso de Responsabilidad Fiscal
7. Participacin Ciudadana
8. Control Disciplinario
9. Control Interno
10. Sistema de Gestin de Calidad
11. Capacitacin del Talento Humano
12. Carrera Administrativa, Evaluacin de desempeo y Programa de Estmulos
13. Entrenamiento en el cargo
14. Caja de Compensacin Familiar
15. Fondo de Bienestar Social
16. Compensacin y Beneficios
17. Seguridad social
18. Salud Ocupacional
19. Cierre y entrega de diploma
No siendo otro el objeto de la presente acta, se da por terminada y se firma por los que en ella intervinieron

NOMBRE DIRECTIVO Y FIRMA


NOMBRE SERVIDOR PBLICO Y FIRMA
Gerente Departamental o Director Gestin Talento Humano
Cargo
Gerencia Departamental o Direccin Gestin Talento Humano Dependencia

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HUMANO

NOMBRE DE QUIEN ORGANIZA Y FIRMA

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NOMBRE DE QUIEN ORGANIZA Y FIRMA

Cargo
Dependencia

Cargo
Dependencia

ANEXO 3

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO EN EL CARGO
HOJA DE EVALUACION DEL ENTRENAMIENTO
APELLIDOS Y NOMBRES DEL
SERVIDOR PBLICO
ENTRENADO

CEDULA DE
CIUDADANIA

CARGO

DEPENDENCIA

CIUDAD

MOTIVO DEL
ENTRENAMIENTO

APELLIDOS Y NOMBRES DEL


JEFE DE LA DEPENDENCIA

CARGO

APELLIDOS Y NOMBRES DEL


TUTOR

CARGO

FECHA DE INICIO DE
ENTRENAMIENTO

FECHA DE
TERMINACION DE
ENTRENAMIENTO
DURACION DE
HORAS

HORARIO DE ENTRENAMIENTO

LUGAR

FECHA DE SEGUIMIENTO
EVALUACION

EXCELENTE

ALTO

BUENO

NO SATISFACTORIO

CONCEPTO CUALITATIVO

FIRMA JEFE DEPENDENCIA

FIRMA TUTOR

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FIRMA SERVIDOR PBLICO

PSICOLOGO Y/O
PROFESIONALES

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ANEXO 4

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO EN EL CARGO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE ENTRENAMIENTO
NOMBRE Y CARGO DEL SERVIDOR PBLICO ENTRENADO
ACTIVIDADES

Sem1

Sem2

DIA/MES
1

Conocimiento del entorno laboral de la dependencia


a)
b)
c)

Presentacin y acercamiento del servidor pblico nuevo con el grupo de servidores pblicos
de la dependencia
Familiarizacin con el Tutor e indicacin de los propsitos del entrenamiento
Ubicacin fsica del nuevo servidor pblico en el grupo de trabajo y aprendizaje sobre las
tareas bsicas del grupo.

d)

Ubicacin de la dependencia dentro de la Estructura de la Contralora General de la


Repblica e identificacin de las funciones generales (Dec.267/2000)

e)

Conocimiento de las funciones asignadas para el cargo de

Conocimiento del programa de salud ocupacional


a)

Poltica de Salud Ocupacional

b)
c)
c)

Conocimiento poltica de gestin ambiental


Conocimiento buenas prcticas en gestin ambiental
Pausas activas en el puesto de trabajo

d)

Ergonoma de Oficina

e)

Diseo Ergonmico en el Puesto de Trabajo

f)

Clasificacin de los riesgos

g)

Manejo del Stress

h)

Manejo y administracin del Tiempo

i)

Conocimiento del plan de emergencia y de los brigadistas del rea


Conocimiento General de la Estructura Interna de la Dependencia y de los proyectos
que all se adelantan.

3
a)

Familiarizacin con la estructura funcional de la Dependencia, Generalidades de la


dependencia

b)

Familiarizacin con las normas internas y de convivencia de la Dependencia.

c)

Conocimiento del plan estratgico y del Plan de Accin de la dependencia, conocimiento de


los proyectos de la Dependencia y equipos de trabajo que apoyan la gestin.
Conocimiento especifico del proyecto o proyectos con los que va estar vinculado el
nuevo servidor pblico.

4
a)
5

Contextualizar el entrenamiento acorde con el negocio en que se encuentre el servidor


pblico bien sea misional o bien sea de apoyo
SEGUIMIENTO A LOS OBJETIVOS Y COMPETENCIAS (CONCERTADOS)

a)
6

transcribir los objetivos de resultado y competencias de mejoramiento concertados sin pesos


ni calificaciones
EVALUACION AL ENTRENAMIENTO

a)

A travs de la observacin

b)

Evaluacin de conocimientos
DGTH/ PS 2007

ANEXO 5

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Sem3

Sem4

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
CRONOGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES
Elaborador por (Nombres, cargos y dependencias): ___________________________________________
Fecha de elaboracin: ____________________
Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________
Fecha
N

Act
ivi
da
d

Depen
dencia
s/Perso
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En

Fb

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Nv

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2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6

DGTH/MPGR/2007

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ANEXO 6

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
LISTA DE CHEQUEO
Nombre de la actividad: ________________________________________________________________
Facilitadores o responsable de la actividad: _________________________________________________
Fecha: _________ Hora: _______ Dependencia(s)/Cargos beneficiados: _________________________
N
DESCRIPCION ACTIVIDAD
RESPONSABLE(S)
ESTADO OBSERVACIONES
o
1 Determinar nmero de personas por grupo
2 Determinar el tipo de actividad a realizar
3 Elaborar la agenda u orden del da
4 Solicitar facilitadores
5 Confirmar asistencia de los facilitadores
6 Divulgar la actividad masivamente
7 Elaborar citaciones individuales o masivas
8 Entregar citaciones
9 Informar a jefes para dar los permisos
10 Gestionar aula(s)
11 Gestionar equipos
12 Coordinar refrigerios (opcional)
13 Preparar material para los asistentes
14 Imprimir Registros de Asistencia
15 Imprimir y fotocopiar Evaluaciones de
Actividad
16 Fotocopiar evaluaciones del contenido de la
actividad elaboradas por el facilitador
17 Elaborar e imprimir certificaciones
18 Firmar certificaciones
19 Revisar y preparar material audiovisual
(videos, presentaciones, msica, etc.)
20 Alistar el(las) aula(s) el da anterior
21 Otra actividad (especificar):
22 Otra actividad (especificar):

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________


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ANEXO 7
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
DIAGNOSTICO DE CAMBIOS EN EL ENTORNO
Nombre de la Dependencia: _________________________________________ Fecha: _____________
INSTRUCCIONES
Para la Contralora General de la Repblica es importante determinar cules fueron los cambios en el entorno de la
entidad que tuvieron mayor impacto en el desarrollo de nuestras labores y as mismo, establecer acciones para
enfrentarlos con efectividad y contribuir al mejoramiento del desempeo individual.
Por favor, describa en el espacio correspondiente, los principales cambios que hayan sucedido en los ltimos seis
(6) meses y requieran la actualizacin de conocimientos y/o refuerzo de habilidades por parte de los servidores
pblicos de su dependencia. De igual forma, registre qu tipo de cargos y el nmero aproximado de personas que
requieren de esta actualizacin.
1. CAMBIOS NORMATIVOS (Describa cules fueron las normas nuevas
o las que se modificaron y que requieren actualizacin por parte de los
servidores pblicos)
a._________________________________________________________
b._________________________________________________________
c.________________________________________________________
2. CAMBIOS TECNOLOGICOS (Describa cules fueron los nuevos
software o programas implementados que requieren actualizacin para
realizar las funciones)
a._________________________________________________________
b._________________________________________________________
c._________________________________________________________
3. CAMBIOS CONCEPTUALES (Describa cules fueron los nuevos
enfoques tericos que surgieron y que ameritan actualizacin a los
servidores pblicos)
a._________________________________________________________
b._________________________________________________________
c._________________________________________________________
4. CAMBIOS FUNCIONALES (Describa cules fueron los nuevos
procesos o procedimientos que surgieron y que requieren actualizacin a
los servidores pblicos)
a._________________________________________________________
b._________________________________________________________
c.__________________________________________________________

Cargos que
requieren la
actualizacin
a._______________
b._______________
c._______________
Cargos que
requieren la
actualizacin
a._______________
b._______________
c._______________
Cargos que
requieren la
actualizacin
a._______________
b._______________
c._______________
Cargos que
requieren la
actualizacin
a._______________
b._______________
c._______________

N total de personas
que
requieren
la
actualizacin
a.______________
b.______________
c.______________
N total de personas
que
requieren
la
actualizacin
a.______________
b.______________
c.______________
N total de personas
que
requieren
la
actualizacin
a.______________
b.______________
c.______________
N total de personas
que
requieren
la
actualizacin
a.______________
b.______________
c.______________

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________
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ANEXO 8
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
REGISTRO DE ASISTENCIA
Nombre de la actividad: ______________________________________________________________
Facilitadores o responsable de la actividad: _______________________________________________
Fecha: ______________________ Hora: ___________
N

NOMBRES

CEDULA

DEPENDENCIA

CARGO

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Nombre y firma de quien diligencia el formato:
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____________________

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TRIANA

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ANEXO 9
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
MATERIAL INFORMATIVO Y EDUCATIVO

Nombre
del
____________________________________________________________________________

Material:

Cdigo del Material: MRI(000) MRE(000): __________


(Por ejemplo, MRI001, MRE005, etc. M=Material, R=Reinduccin, I=Informativo, E=Educativo, y Nmero
consecutivo)
Objetivo
del
Material:
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Fundamento
Conceptual
(Justificacin):
_____________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Descripcin
del
Material:
_________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Metodologa:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Referencias
bibliogrficas:
________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Realizado por: __________________________________________________________________


Lugar y fecha de realizacin: _______________________________________________________

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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ANEXO 10

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
EVALUACION DE ACTIVIDAD
Nombre de la actividad: _______________________________ Instructor:
_______________________
Dependencia: __________________________________________ Cargo:
______________________
Fecha de diligenciamiento: ____________

ASPECTOS GENERALES
Insatisfactori
o
< de 3

CALIFICACION
Aceptabl Bueno Excelente
e
4
5
3

Logro de objetivos y expectativas de la actividad


Articulacin y secuencia de los contenidos
Tiempo para abordar para cada tema
Duracin total de la actividad
Lugar donde se realizo la actividad
Material de apoyo entregado a los participantes
Clima de respeto y cordialidad durante la
actividad
Organizacin general de la actividad

OBSERVACIONES:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________
Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________
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ANEXO 11
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
CONSOLIDADO DE REPORTES DE ACTIVIDAD POR DEPENDENCIA
Nombre de Dependencia:
_____________________________________________________________
Fecha de diligenciamiento: ______________________

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

FECHA

N TOTAL
PARTICIPANTES

N DE PARTICIPANTES
POR NIVEL
Dir Ase
.

Ejec Prof

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Niveles Administrativos
Dir: Directivo
Ase: Asesor
Ejec: Ejecutivo
Prof: Profesional
Tc: Tcnico
Asist: Asistencial

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Tc

Asist

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ANEXO 12

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCION
EVALUACION DEL PROGRAMA DE REINDUCCION
1. Subprograma Bienal Estndar
INDICADOR

DESCRIPCION

ndice de cobertura por actividad

N de actividades de realizadas* 100


N de actividades de programadas
N de asistentes a la actividad * 100
N total de servidores pblicos de la CGR
N de asistentes a la actividad

ndice de cobertura en poblacin total


ndice de
objetivo

cobertura

en

RESULTAD
O

poblacin

*100
N total de servidores pblicos programados para la
actividad
ndice de cobertura por dependencia
N de dependencias beneficiadas * 100
N total de dependencias de la CGR
ndice de impacto por nivel de
% de desarrollo alcanzado de la competencia * 100
competencia desarrollada
% de desarrollo esperado de la competencia
2. Subprograma No Estndar
INDICADOR

DESCRIPCION

ndice de cobertura por actividad

RESULTAD
O

N de actividades de realizadas * 100


N de actividades de programadas
ndice de cobertura por cambios
N de actividades realizadas
* 100
reportados
N de cambios del entorno reportados
ndice de cobertura en poblacin total
N de asistentes a la actividad * 100
N total de servidores pblicos de la CGR
ndice de cobertura en poblacin
N de asistentes a la actividad
*100
objetivo
N total de servidores pblicos programados para la
actividad
ndice de cobertura por dependencia
N de dependencias beneficiadas * 100
N total de dependencias de la CGR
ndice de impacto por nivel de
% de desarrollo alcanzado de la competencia * 100
competencia desarrollada
% de desarrollo esperado de la competencia
OBSERVACIONES:_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
___________________________

Fecha de evaluacin del Programa: __________________________

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ANEXO 13
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LIQUIDACIN DE CESANTAS
1. FACTORES DE SALARIO
Los factores de salario que se deben tener en cuenta para la liquidacin de
cesantas son los siguientes: (Decreto 1045 de 1978).
Asignacin bsica mensual.
Gastos de Representacin
Prima tcnica
Auxilio Transporte
Auxilio de alimentacin
Auxilio de Movilizacin
Prima de Vacaciones
Prima de Servicios
Prima Navidad
Bonificacin Anual
Bonificacin Quinquenal
Dominicales y Feriados
Horas Extras
Trabajo suplementario nocturno o en descanso obligatorio.
Viticos (siempre y cuando se cumplan los requisitos del artculo 9 Decreto
929 de 1976) Otros
2.

MARCO LEGAL

2.1 Rgimen de Retroactividad.


Para personal vinculado a la Contralora General de la Repblica, antes de
enero 29 de 1985; para efectos de liquidar las cesantas, se aplican las normas
contenidas en

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La Ley 6 de 1945 artculo 17 y los Decretos Nos: 929 de 1976, 2567 de 1946,
1160 de 1947 y 1045 de 1978;
Por este mtodo se Liquidarn las cesantas de aquellos servidores pblicos y
ex-servidores pblicos vinculados a la Contralora General de la Repblica
hasta el 28 de enero de 1.995.

2.2

Rgimen Anualizado.
Para personal vinculado a la Contralora General de la Repblica, a partir
de enero 29 de 1985; para efectos de liquidar las cesantas, se aplican las
normas contenidas en las Leyes 33 del 29 de enero de 1985 y 41 de 1975,
Decretos 1160 de 1947, 2567 de 1946, 1045 de 1978, 3118 de 1968, el
cual lo hace beneficiario del rgimen anualizado de cesantas.
Por este mtodo se liquidarn las cesantas de los servidores pblicos y
ex-servidores pblicos vinculados a la Contralora General de la Repblica
a partir del 29 de enero de 1.985.

2.3 Vinculados al Fondo Nacional de Ahorro

3.

Para servidores pblicos de la Contralora General de la Repblica,


afiliados voluntariamente al Fondo Nacional de Ahorro. (Ley 432 de enero
29 de 1998, Decreto 1453 de julio 29 de 1998).
FORMULAS DE LIQUIDACIN

3.1

Rgimen de Retroactividad.
3.1.1

Calculo con factores sin variabilidad


Cuando no se encuentre variabilidad en los ltimos tres (3)
meses en los siguientes factores: Salario Fijo es decir:
asignacin bsica mensual, gastos de representacin,
auxilio de trasporte, auxilio de alimentacin, auxilio de
movilizacin y en la prima tcnica se liquidara la cesanta
teniendo en cuenta:

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3.1.1.1

Valor del ltimo mes de asignacin bsica

3.1.1.2

Valor del ltimo mes de los gastos de


representacin

3.1.1.3

Valor del ltimo mes de prima tcnica

3.1.1.4

Valor del ltimo mes de auxilio de movilizacin

3.1.1.5

Valor del ltimo mes de auxilio de trasporte y


alimentacin

3.1.1.6

Valor
de 1/12 de la sumatoria de los
dominicales y feriados durante el ltimo ao.

3.1.1.7

Valor de 1/12 de la sumatoria de las horas


extras percibidas durante el ltimo ao.

3.1.1.8

Valor de 1/12 de la prima de navidad percibida


en el ltimo ao.

3.1.1.9

Valor de 1/12 de la prima de servicios percibida


en el ltimo ao.

3.1.1.10

Valor de 1/12 de la ltima bonificacin por


servicios prestados.

3.1.1.11

Valor de 1/12 del total percibido por trabajo


suplementario nocturno o en descanso
obligatorio del ltimo ao.

3.1.1.12

Valor de 1/12 de los viticos por comisin,


cuando se cumplan los requisitos del artculo
9. Del Decreto 929 de mayo 11 de 1976.

3.1.1.13

Valor de 1/12 de la prima de vacaciones


percibida en el ltimo ao.

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HUMANO

3.1.1.14

Valor
de
quinquenio.

1/12

80117-M-01

percibido

en

Pgina 182 de 195

el

ltimo

Formula Para Liquidacin

Salario Base =

3.1.1.1 a 3.1.1.14

Tiempo de servicio = fecha de corte fecha de ingreso.

Tiempo Base =
remuneradas
Tiempo Base =

tiempo de servicio

de licencias no

Coeficiente = (aos, meses, das, realmente

laborados)
Total Cesantas

(Salario base X coeficiente)

A este valor se le aplicaran los anticipos de cesantas a que haya lugar,


dando como resultado el saldo neto de las cesantas.
3.1.2

Clculo con factores variables


Cuando se encuentre variabilidad en los ltimos tres (3)
meses en los siguientes factores: Salario Fijo es decir:
asignacin bsica mensual, gastos de representacin,
auxilio de trasporte, auxilio de alimentacin, auxilio de
movilizacin y en la prima tcnica se liquidara la cesanta
teniendo en cuenta el promedio de lo devengado en los
ltimos doce meses, o en todo el tiempo de servicio, s
este fuere menor de doce meses.

Factores Variables
Valor de 1/12 del total de la asignacin bsica
mensual del ltimo ao.
Valor
de 1/12 del total
representacin del ltimo ao.

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de

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gastos

de

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HUMANO

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Valor de 1/12 del total de la prima tcnica

Valor de 1/12 del total del auxilio de movilizacin

Valor de 1/12 del total de dominicales y feriados


del ltimo ao.

Valor de 1/12 del total de las horas extras


percibidas en el ltimo ao.

Valor
de 1/12 del auxilio de transporte y
alimentos percibidos en el ltimo ao.

Valor de 1/12 de la ltima prima de navidad


percibida.

Valor de 1/12 de la ltima prima de vacaciones


percibida; en el ltimo ao de servicio.

Valor de 1/12 de la ltima prima de servicios


percibida.

Valor de 1/12 de la ltima prima de navidad


percibida.

Valor de 1/12 de la bonificacin por servicios


prestados percibida durante el ltimo ao.

Valor de 1/12 del total percibido por trabajo


suplementario nocturno o en descanso
obligatorio del ltimo ao.

Frmula para liquidacin


Salario Base =

factores variables

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HUMANO

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Tiempo de servicio = fecha de corte fecha de ingreso.

Tiempo Base =
remuneradas
Tiempo Base =

tiempo de servicio

de licencias no

Coeficiente = (aos, meses, das, realmente

laborados)
Total Cesantas

(Salario base X coeficiente)

A este valor se le aplicaran los anticipos de cesantas a que haya lugar,


dando como resultado el saldo neto de las cesantas.
3.2

Rgimen anualizado
3.2.1

Clculo con factores sin variabilidad


Cuando no se encuentre variabilidad en los ltimos tres
(3) meses en los siguientes factores: Salario Fijo es
decir: asignacin bsica mensual, gastos de
representacin,
auxilio de trasporte, auxilio de
alimentacin, auxilio de movilizacin y en la prima
tcnica se liquidara la cesanta teniendo en cuenta:

3.2.1.1

Valor del ltimo mes de asignacin bsica


mensual.

3.2.1.2

Valor del ltimo mes de los gastos de


representacin.

3.2.1.3

Valor del ltimo mes de la prima tcnica.

3.2.1.4

Valor del ltimo mes de auxilio de movilizacin

3.2.1.5

Valor del auxilio de trasporte y alimentos el


ltimo mes, si lo deveng durante los tres (3)
ltimos meses.

3.2.1.6

Valor de 1/12 ltimo mes de asignacin bsica


mensual.

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HUMANO

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3.2.1.7

Valor de 1/12 de la de sumatoria de las horas


extras percibidas durante el ltimo ao.

3.2.1.8

Valor de 1/12 de la ltima prima de navidad


percibida.

3.2.1.9

Valor de 1/12 de la ltima prima de servicios


percibida.

3.2.1.10

Valor de 1/12 de la ltima bonificacin por


servicios.

3.2.1.11

Valor de 1/12 del total percibido por trabajo


suplementario nocturno
o en descanso
obligatorio del ltimo ao.

Frmula para liquidacin


Salario Base = factores de salario 3.2.1.1 a 3.2.1.11
Tiempo
remuneradas.

Base

tiempo de servicio

de licencias no

Tiempo Base =

Coeficiente = das laborados / 360

Cesanta

(salario base X coeficiente) + 12% el 1% segn

el caso.

Cesanta es igual al producto resultante de multiplicar salario base por coeficiente


ms el 12% si es del ao completo, el 1% por cada mes
exacto en que el servidor pblico haya percibido salario.
Cuando el tiempo de servicio, es menor de un ao el coeficiente temporal se
calcular, haciendo la conversin respectiva es decir das
laborados sobre 360.
3.2.2

Clculo con factores variables

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Cuando se encuentre variabilidad en los ltimos tres (3)


meses en los siguientes factores: Salario Fijo es decir:
asignacin bsica mensual, gastos de representacin,
auxilio de trasporte, auxilio de alimentacin, auxilio de
movilizacin y en la prima tcnica se liquidara la cesanta
teniendo en cuenta el promedio de lo devengado en los
ltimos doce meses, o en todo el tiempo de servicio, s
este fuere menor de doce meses.

Valor

de 1/12 del total de la asignacin bsica


mensual del ltimo ao.

- Valor de 1/12 del total de gastos de representacin


del ltimo ao
-

Valor de 1/12 del total de la prima tcnica

Valor de 1/12 del total del auxilio de movilizacin

Valor de 1/12 del total de dominicales y feriados


del ltimo ao.

Valor de 1/12 del total de las horas extras


percibidas en el ltimo ao.

Valor
de 1/12 del auxilio de transporte y
alimentos percibidos en el ltimo ao.

Valor de 1/12 de la ltima prima de navidad


percibida.

Valor de 1/12 de la ltima prima de vacaciones


percibida; en el ltimo ao de servicio.

Valor de 1/12 de la ltima prima de servicios


percibida.

Valor de 1/12 de la bonificacin por servicios


prestado percibida dentro del ltimo ao.

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Valor de 1/12 de los viticos recibidos por


comisin cuando se cumplan los requisitos del
artculo 9o. del Decreto 929 de 1976.

Valor de 1/12 del total percibido por trabajo


suplementario nocturno o en descanso
obligatorio del ltimo ao.

Nota: Si el tiempo total de servicio fuera inferior 12


meses se aplicar este mismo procedimiento.
Frmula para liquidacin
Salario Base = factores de salario 3.2.1.1 a 3.2.1.11
Tiempo Base =
tiempo de servicio - de licencias no
remuneradas.
Tiempo Base = Coeficiente = das laborados / 360
Cesanta

(salario base X coeficiente) + 12% el 1% segn

el caso.
Cesanta es igual al producto resultante de multiplicar salario base por coeficiente
ms el 12% si es del ao completo, el 1% por cada mes exacto en que el
servidor pblico haya percibido salario.
Cuando el tiempo de servicio, es menor de un ao el coeficiente temporal se
calcular, haciendo la conversin respectiva es decir das laborados sobre 360.
INTERESES SOBRE CESANTAS
Para personal vinculado a la Contralora General de la Repblica a
partir del 29 de enero de 1985. Rgimen Anualizado.
Del Rgimen anualizado de cesantas, se har relacin por ao a
partir de enero de 1986 en el que se registre, valor cesanta ao,
intereses de cesanta y valor a favor del servidor pblico.

APROBADO POR: AMPARO CONTRERAS


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Al valor a favor del servidor pblico se le sumar el valor de la


cesanta calculada para el ao siguiente y a este valor se le sumara
el 12% correspondiente a este ao, obtenindose un nuevo valor del
empleado y as sucesivamente cada ao.
Forma de liquidacin
Los servidores pblicos vinculados a la Contralora General de la
Repblica conforme al Decreto 3118 de 1968 se le reconocer el
12% anual de intereses sobre el valor de las cesantas acumuladas,
por fracciones de ao, mes completo, que haya laborado el servidor
pblico, se le liquidara el 1%.
Inters de cesanta = Valor cesanta acumulada X 0.12
3.3 Vinculacin al Fondo Nacional de Ahorro
De conformidad con el artculo 5 de la Ley 432 de enero 29 de 1998,
establece dos tipos de afiliacin al Fondo Nacional de Ahorro, a)
Entidades de Obligatoria Vinculacin y b) Entidades Pblicas de
Voluntaria Afiliacin, dentro de los cuales se encuentra la Contralora
General de la Repblica.
Transferencia de cesantas: La Contralora General de la Repblica
deber reportar mensualmente los aportes de cesantas correspondientes
a la doceava parte de los factores de salarios que sean base para liquidar
la cesanta devengada en el mes inmediatamente anterior, de sus
servidores pblicos afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.
La Contralora General de la Repblica, deber remitir al Fondo Nacional
de Ahorro, un listado individualizado de las personas y valores, de las
cesantas liquidadas.
En el reporte consolidado reporte anual mes 13, debe ir el informe o
comunicacin que la Contralora General de la Repblica realiza de la
liquidacin anual de cesantas de cada uno de su servidores pblicos
afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.
Este reporte consolidado debe ser enviado al Fondo Nacional de Ahorro,
a ms tardar el 14 de febrero del ao siguiente a la consolidacin de
cesantas del ao inmediatamente anterior.

APROBADO POR: AMPARO CONTRERAS


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Intereses sobre cesantas: De conformidad con la Ley 432 de 1998, el


Fondo Nacional de Ahorro deber reconocer y abonar en la cuenta de
cesantas de cada afiliado del sector pblico un inters equivalente al
sesenta por ciento (60%) de la variacin anual del ndice de Precios al
Consumidor (IPC) sobre las cesantas liquidadas por la entidad
nominadora, correspondiente al ao inmediatamente anterior proporcional
por la fraccin de ao que se liquide definitivamente.
As mismo el Fondo Nacional de Ahorro cada 31 de diciembre reconocer
y abonar en la cuenta individual de cesantas de cada afiliado, como
mnimo un inters equivalente a la variacin anual del ndice de Precios al
Consumidor IPC, sobre su saldo acumulado de cesantas a 31 de
diciembre del ao inmediatamente anterior, y proporcional por la fraccin
de ao que corresponda al momento de retiro, sobre el monto parcial o
definitivo de la cesanta pagada.
4.

CESANTA DEFINITIVA
Para tramitar las cesantas definitivas se debe enviar previamente a la
Direccin de Gestin del Talento Humano, de la Contralora General de
la Repblica: la certificacin del ltimo da laborado, la constancia de
entrega del carn de la A.R.P y de la entidad, la declaracin de bienes y
rentas, certificacin del inventario, paz y salvo de archivo documental;
para liquidar y cancelar las doceavas (prima de servicios, prima de
navidad, prima de vacaciones etc.) Ya que estos constituyen factor
salarial para la liquidacin de cesanta definitiva.

Una vez canceladas las doceavas el ex-servidor pblico radicar la


solicitud de liquidacin de cesanta definitiva (formulario) en las
respectivas Gerencias Departamentales y en el Centro de Atencin
Integral al Ciudadano, ubicado en la Torre Contralora Nivel Central en
Bogot, anexando fotocopia de la cedula de Ciudadana y una
certificacin expedida por entidad bancaria donde conste el nmero de
cuenta de ahorros o corriente de que se titular el beneficiario del giro de
cesantas.
5.

TRMINOS PARA LIQUIDAR CESANTAS.


De conformidad con el artculo 4 del la Ley 1071 de julio 31 de 2006,
dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la presentacin de la

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solicitud de liquidacin de las cesantas definitivas o parciales, por parte


de los peticionarios, la entidad empleadora o aquella que tenga a su
cargo el reconocimiento y pago de las cesantas, deber expedir la
resolucin correspondiente, si rene todos los requisitos determinados
en la Ley.
En caso de que la entidad observe que la solicitud est incompleta
deber informrsele al peticionario dentro de los diez (10) das hbiles
siguientes al recibo de la solicitud, sealndose expresamente los
documentos y/o requisitos pendientes.
Una vez aportados los documentos y /o requisitos pendientes, la
solicitud deber ser resuelta en los trminos sealados por la Ley.

6.

FUNCIONES GENERALES
Corresponde al Grupo de Liquidacin de Cesantas, de la Direccin de
Gestin del Talento Humano de la Contralora General de la Repblica,
desarrollar entre otras, las siguientes funciones:

a. Liquidar las cesantas parciales y definitivas que presenten los


servidores pblicos y ex-servidores pblicos de la de la Contralora
General de la Repblica.
b. Liquidar y reportar las cesantas de los servidores pblicos de la
Contralora General de la Repblica afiliados al Fondo Nacional de
Ahorro.
c. Las dems que tengan relacin con la liquidacin y reconocimiento
de cesantas a empleados y ex empleados de la Contralora
General de la Repblica.

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ANEXO 14
CONSULTA DE INFORMACIN TINY TERM
Para archivos de consulta por pagos efectuados y reflejados en nomina, en
especial: reintegros, primas de servicio y de navidad, vacaciones, se denominan de
la siguiente manera:

AO

FACTOR

1998

Prima de Servicio

NOMBRE DEL ARCHIVO

98PS

Vacaciones en Junio

9806V

Vacaciones en Diciembre

9812V

Prima de Navidad
1999

2000

98PN

Prima de Servicio

99PS

Prima de Navidad

99PN

Prima de Servicio

2000PS

Prima de Navidad

2000PN

REINTEGROS
A
REESTRUCTURACIN

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EXSERVIDORES

PUBLICOS

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HUMANO

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E2000R
E2000RR
DOCEAVAS A EXSERVIDORES PUBLICOS POR REESTRUCTURACIN
RET1
RET2
REAJUSTE SUELDO A SERVIDORES PUBLICOS
2000R
2000RR
2000

Prima de Servicio

2001PS

Prima de Navidad

2001PN

Vacaciones en Junio

200105V

Reajuste Sueldo

2001R
2001RR

2002

Prima de Navidad

2002PN

Vacaciones en Diciembre

200212V

Reajuste Sueldo
2003

2004

2002R

Prima de Navidad

2003PN

Vacaciones en Junio

200305V

Reajuste Sueldo

2003R

Prima de Servicio

2004PS

Prima de Navidad

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2005

Reajuste Sueldo

2004R

Prima de Servicio

2005PS

Reajuste Sueldo

2005R

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ANEXO 15
FORMATO SOLICITUD CERTIFICADO PARA TRMITE DE PENSION Y BONO
PENSIONAL

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ANEXO 16
FORMATOS, CIRCULAR CONJUNTA NO 13 DEL MINISTERIO DE HACIENDA
Y CRDITO PBLICO Y DE LA PROTECCIN SOCIAL EXPEDIDA EL 18 DE
ABRIL DE 2007

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