MICROSOFT PROJECT 2007

INTRODUCCION
La administracin de Proyectos es el proceso de planear, organizar y
administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

Esta herramienta es poco conocida en comparacin a otras como Word,

Excel, Power Point, etc. Esto se debe a que su uso est orientado a las
personas encargadas de realizar un proyecto.
Es importante mencionar que se explicarn caractersticas o partes
fundamentales de un proyecto, pero orientado a utilizar herramientas
del Programa para elaborar un proyecto.

NOTA
Cuando emprendemos un proyecto deber tener en cuenta tres puntos muy
importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto.
OBJETIVOS, COSTO Y DURACIN
1.- OBJETIVO: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.
2.- COSTO: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos,
alquileres etc.)
3.- DURACIN: Este es un punto muy importante ya que con este se
determinar cuanto tiempo tardar en realizarse el proyecto.

CONCEPTO
Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la
administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar
seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel.
PASOS PARA ACCEDER
1.
2.
3.
4.

INICIO
TODOS LOS PROGRAMAS
MICROSOFT OFFICE
MS PROJECT 2007

ENTORNO DE TRABAJO

2
4
5

1.
2.
3.
4.
5.

Gua del proyecto

Escala temporal
Diagrama de Gantt
Listado de tareas
Barras de vistas

LA ESCALA TEMPORAL
Se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de
dos componentes:

Una escala temporal principal en la parte superior, y;

Una secundaria debajo de sta.

Las escalas, principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente,

lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.
LA TABLA DE TAREAS
Muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo: cuando
uno comienza y
finaliza,
su
longitud y los
recursos
asignados
a
ellas.
Cada columna
corresponde con
una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin
de una fila con una columna se reconoce como campo.

DESCRIPCION DE CADA MENU

MENU
ARCHIVO

EDICIN

VER

INSERTAR

FORMATO

HERRAMIENTAS

PROYECTOS

COLABORAR

DESCRIPCIN
Abre y cierra archivos nuevo o existentes; Guarda e
imprime archivos; ajusta las propiedades de la pgina y
las propiedades de los documentos; tambin puede enviar
archivos por correo electrnico Adems puede buscar
archivos de acuerdo a diferentes opciones.
Puede cortar, copiar y pegar texto u objetos. Manipula
datos con los comandos Rellenar y Borrar; relaciona datos
con Vincular y Dividir tareas; y localiza informacin con
Buscar, Reemplazar e IR a.
Selecciona diversos tipos de vista para el rea de trabajo.
Accede a formatos de reportes estndar. Se puede elegir
que barras de herramientas queremos seleccionar. Se
encuentra el comando zoom para disminuir o aumentar el
tamao de la ventana, y podemos insertar Encabezado y
Pie de pgina.
Inserta nuevas tareas, otro proyecto, tareas repetitivas, o
Inserta columnas en el rea de tareas. Inserta tambin
Dibujos, Tablas de Excel, documentos de Word y Vnculos
hacia sitio Web.
Ajusta al Estilo del texto, Estilo de Barras. Muestra la
Escala temporal, podemos cambiar el tipo de cuadrcula
del diagrama. Podemos modificar el formato del Dibujo.
Verifica
la
Ortografa,
o
permite
Opciones
de
Autocorreccin. Crea Vnculos entre proyectos, Importa
tareas de Outlook. Tambin puede cambiar el calendario
laboral. Se pueden Asignar, Compartir y Redistribuir
recursos. Podemos dar Seguimiento a las tareas o
proyectos que estamos realizando. Graba Macros.
Personaliza el rea de trabajo con Opciones y Personalizar.
Muestra las tareas, proyecto o notas, y utiliza comandos
para Ordenar, Filtrar y Agrupar las tareas para ver detalles
especficos. Tambin se puede controlar la informacin de
los proyectos.
Publica informacin hacia Project Server, solicita o
actualiza el progreso de la informacin del proyecto.
Podemos accesar al Centro de Proyectos o al Centro de
Recursos. Analiza y Modifica un portafolio. Se pueden ver
riesgos, Problemas o Documentos dentro del Project

Server.

LA BARRA ESTNDAR

La barra de herramientas Estndar, permite iniciar las tareas ms comunes

tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto, y guardar un
archivo.
ALGUNAS FUNCIONES QUE DEBERAMOS SABER ANTES DE
COMENZAR A TRABAJAR
Visualizar cambios.- Cuando modificamos algn dato en el proyecto, por
ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen
de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color
CELESTE, las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio.
Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los
ACTIVAR O DESACTIVAR FUNCION
VER Ocultar/Mostrar Cambio

VISTAS Y TABLAS.-

Resaltado

La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos

en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Usos de
recursos y otras ms.
Cada vista a su vez tiene distinta tablas donde nos muestra
informacin, la tabla predeterminada es Entrada.

Cambiar Vistas y tablas.-

MOSTRAR Y/U OCULTAR COLUMNAS

En el men Insertar hacer clic en Columna.

En ambos casos aparecer el cuadro de dilogo Definicin de columna.

1. CAMPO, Nombre de Campo:

Al desplegar las opciones aparecern todas las columnas que podemos
insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos.
2. Campo Ttulo:
Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos
escribirlo en este campo.
3. Campos Alinear ttulos y Alinear datos:
En el men desplegable aparecen las opciones de alineacin izquierda,
centro y derecha.
4. Campos Ancho y Ajuste perfecto:
Ancho, me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto,
establece el ancho de acuerdo con la columna ms ancha.

EMPEZAR A TRABAJAR CON PROJECT

CREACIN DE UN PROYECTO
En Project, se puede crear un nuevo proyecto desde el principio utilizando
un proyecto en blanco. Tambin puede crearlo basndose en otro proyecto
existente o en una plantilla de las que incluye Project.
Cada vez que se inicia Project, aparece un nuevo proyecto en blanco. Esto
es haciendo clic en el cono de nuevo que est situado en la Barra de
Herramientas Estndar.
REGISTRAR LA INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
Una vez creado el proyecto, puede establecer la informacin general del
mismo que afectar en su mayora al calendario.
En el men PROYECTO, haga clic en INFORMACION DEL PROYECTO para que
aparezca el cuadro de dilogo respectivo.

Programar a partir de: Este

campo controla si el proyecto
calcula la programacin del
proyecto desde la fecha de
comienzo
tambin
determinar la disponibilidad
del
campo,
Fecha
de
comienzo o el
Fecha de
fin.
Fecha de comienzo: Con este campo, puede establecer la fecha de
comienzo del proyecto. Project lo utiliza como la fecha de inicio de
todas las tareas que se crean hasta que les asigne un calendario o
unas dependencias.
Fecha fin: Con este campo, puede establecer la fecha fin del
proyecto. Project lo utiliza como la fecha de finalizacin de todas las
tareas que se crean, hasta que les asigne un calendario o unas
dependencias. Si sabe cul va a hacer la fecha lmite del proyecto,
puede introducirla en este campo y programar el proyecto hacia
atrs.
Fecha de hoy: Project muestra en este campo de forma
predeterminada la fecha que est configurada en su ordenador.
Fecha de estado: Se establece cuando se empieza a registrar el
progreso del proyecto.
Calendario: Project incluye tres calendarios globales que puede
asignar a un proyecto, basndose en la capacidad mxima de los
recursos de su empresa.
Prioridad: Project utiliza este campo para volver a calcular la
programacin y resolver conflictos.

ESTABLECER EL CALENDARIO DEL PROYECTO

El calendario del proyecto identifica el horario laboral predeterminado de su
empres o trabajo, es importante asegurarse de que el calendario del proyecto
refleja con precisin este horario.
El calendario Estndar establece un horario de trabajo de cinco das a la
semana (lunes a viernes) con jornadas de ocho horas al da.
El calendario 24 horas establece perodos laborables de medianoche a media
noche.
El calendario Turno de noche establece los siguientes perodos laborables:

Lunes: 23:00 a 12:00

Martes a viernes: 12:00 a 3:00; 4:00 a 8:00 y de 23:00 a 12:00

Sbado: 12: a 3:00 y de 4:00 a 8:00
Domingo: No laborable

INGRESAR TAREAS
En el sector del listado de tareas vamos a ingresar las tareas o eventos, slo
completaremos las celdas Nombre de tarea y duracin.
La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m),
semanas(s, meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1.5
das.

DURACIN ESTIMADA Y DURACIN REAL

Cuando creamos una tarea, Project asigna a esta una duracin estimada de 1
da, se identifica con el signo de interrogacin; cuando modificamos este valor
el signo desaparece, con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo
real.
DURACIN TRANSCURRIDA
Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la
cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duracin como
transcurrida. Por ejemplo: si colocamos un piso y necesitamos 2 das de
secado; tan solo debemos agregar la t al final de la duracin. Quedar de
esta manera 2dt
HITOS
Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro
proyecto podemos ingresa un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con
una duracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como
un hito.
TAREAS REPETITIVAS
A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo: reuniones.
Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si
estas no se repiten a intervalos regulares.
Pasos:

1. ir al men insertar tarea repetitiva

2. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre
e intervalos de repeticin.

TAREAS
TAREAS DE RESUMEN Y SUBTAREAS
Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas
que compartan las mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa
bajo una tarea de resumen.
Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las subtareas. La
informacin de esta; duracin, fecha de inicio y fin, etc. Se obtendrn de sus
subtareas.
APLICAR SANGRAS.
Para ello debemos:
1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser sub-tareas
2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar sangra.
Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas y a
la tarea superior se convierte en Tarea de resumen.

TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO

La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra
oculta.

Para mostrarla debemos ir al men herramientas Opciones en la pestaa

Vista tildar la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto.

Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el

nmero 0, y la barra en el Diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa
esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datos
generales de todo el proyecto.
VINCULAR TAREAS
Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que
por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen.
Para ello Project, nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este
paso marcar cul es la Tarea antecesora y cual la Predecesora.
Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo
necesitemos
Fin comienzo

(FC)

Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea

predecesora
Comienzo - Fin

(CF)

El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la

predecesora
Comienzo - comienzo (CC)
Ambas

tareas

deben

comenzar

juntas.

Fin - Fin

(FF)

Ambas Tareas finalizan Juntas

Ntese que en todas las imgenes desde la primera tarea sale la flecha para
terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la
predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la
predecesora.
COMO VINCULAR TAREAS
1. Seleccionar la tarea antecesora
2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas
predecesoras
3. En la Barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.
4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la
lnea que une las
tareas.
5. En el cuadro que
aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar

DESVINCULAR TAREAS
1. Seleccionar las tareas a desvincular
2. En la barra de herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas
TIEMPO DE PREPOSICIN Y TIEMPO DE ADELANTO

Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos

establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har
que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.
Por ejemplo:
Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no
podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se
manchara con la pintura fresca, necesitaremos un tiempo antes de colgar el
cuadro.
Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto
1. Ir al Diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las
tareas
2. En el cuadro de dilogo
que aparece establecer
el tiempo, si es de
posposicin, el valor
del mismo debe ser
positivo y si es de
adelanto negativo.

COMO DIVIDIR UNA TAREA

1. En la barra de Herramientas activar el botn dividir tarea

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de

Gantt hacer clic sobre la tarea en la flecha que se quiere dividir. Arrastrar
hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.

TAREAS CRTICAS
Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en
general se retrase.
A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de
ser crticas.
RUTA CRTICA
La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin
del proyecto. Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms
importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin.
Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la Vista de seguimiento, desde
la Barra de vistas, o desde el men ver.

TIPOS DE TAREAS
Project nos permite definir tres tipos de tareas:
Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo,
depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se
ajuste a nuestras necesidades.
Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project.
Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo,
cualquier cambio que pueda suceder a la duracin o en el trabajo de la tarea
no afecta a la cantidad de recursos asignados.
Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija, la
duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la
asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la
misma.
Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo, la
cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea) es un valor fijo,
cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la
duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.
El tipo de tarea se calcula por medio de esta frmula:

TRABAJO = DURACIN * UNIDADES

CAMBIAR EL TIPO DE TAREA

1. Hacer clic sobre la tarea a cambiar el tipo
2. En el cuadro de dilogo informacin de la tarea ir a la pestaa
Avanzado
3. En el Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que
queramos.

2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo.

Una tarea que est condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo,
esta opcin esta activa de manera predeterminada.
Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo.
1. Hacer doble clic sobre la tarea.
2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.
3. Tildar o destildar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

2.19. Delimitaciones de tarea.

Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la
fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no
finalice despus de una fecha determinada.
Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o
inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo
de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de
comienzo o fecha de fin.
Fecha lmite: Ponemos una fecha lmite cuando una tarea debe completarse si
o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la
programacin de la tarea y tampoco es una delimitacin. Si nos pasamos de la
fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar.
2.20. Tipos de delimitacin
Lo ms tarde posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las
fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de
programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin
predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del
proyecto.
Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas
de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de
programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin
predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de
comienzo del proyecto.
No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms cercana
posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la
fecha indicada.
No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no
puede finalizar durante o antes de la fecha indicada.
Debe finalizar el : Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en
la que debe finalizar una tarea.
Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta
en la que debe comenzar una tarea.
No comenzar antes del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no
puede comenzar antes de la fecha indicada.

No comenzar despus del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no

puede comenzar durante o antes de la fecha especificada.
Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea
1. Doble clic sobre la tarea
2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.
3. En los campos Fecha lmite y Tipo de delimitacin introducir los datos
necesarios.

Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programacin del proyecto, por eso es

recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas.
Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con
fecha de fin las delimitaciones flexibles sern las inflexibles para un proyecto
programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones
inflexibles.
2.21. Prioridad.

Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las

dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea
con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms importante.
Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas
iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente
necesario. Esta funcin es muy til para resolver las sobreasignaciones que
veremos ms adelante.
Como cambiar la prioridad a una tarea.
1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Informacin de la tarea.
2. En la pestaa General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.

Unidad 3. Recursos (I)

En este captulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son
quienes llevan acabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales.
3.1. Tipos de recursos

Project 2007 divide los recursos en tres categoras:

Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que
realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que
es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y
alquileres de maquinas.
Recursos de tipo material: vveres y otros elementos consumibles que se
utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel,
CDs, etc.
Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por
ejemplo: una comida, un viaje, etc.
3.2. Hoja de recursos
La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en
el proyecto.
La podemos activar desde el men Ver Hoja de recursos o desde la barra de
vistas.

3.3. Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso.

2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.
3. Etiqueta de material: Aqu especificamos la unidad de medida del recurso.
Slo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para
tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea.
4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar
la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar ms columnas en
una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos
cambiarlas.
5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por
ejemplo: albailes, torneros.
6. Capacidad mxima: Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el
proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del
100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del
tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso.
Modificar datos de recursos
Para modificar los datos de un recurso nos situamos
correspondiente y hacemos el cambio que deseemos.

en

la

celda

Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin del
recurso.
Podemos acceder a ella desde:

Situndonos sobre el recurso y yendo al men Proyecto Informacin del

recurso.
Haciendo doble clic sobre el recurso.
Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcin Informacin del
recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems
funciones de este cuadro de dilogo.
Eliminar un recurso.
Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna
numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar recurso. El
resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.

Nos debemos situar en el recurso que quedara debajo del nuevo, clic con el
botn derecho y luego Nuevo recurso ir al men Insertar Nuevo recurso. Se
crear la fila para ingresar el nombre y dems datos del mismo.
3.4. Tipo de reserva.
Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o
propuesto, la incorporacin al proyecto es una tentativa. Por defecto los
recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva.
Para ello:
1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso.
2. En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, cambiar el estado mediante
el recuadro Tipo de reserva:.

3.5. Disponibilidad de recursos

Puede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de
todo el proyecto. Por ejemplo, que est disponible a partir de una fecha
determinada hasta una fecha, tambin que entre un perodo determinado
tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de
este tipo) posible.
Para ingresar estos datos, debemos:
1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se
abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. En la primer lnea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por
defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que est disponible desde la
fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que est disponible
hasta el final del proyecto y tambin en Unidades el valor que ingresamos en la
hoja de recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si es necesario el
porcentaje de unidades.

En la imagen, el recurso Pedro estar disponible desde el comienzo del

proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volver a estar
disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalizacin del proyecto, pero al 50%
de su capacidad mxima.
Nota: Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.
3.6. Calendario de recursos.
De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro
proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un
ejemplo de ello sera si tenemos un recurso que tenga sus feriados
independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos,
personales, etc).
Como establecer un calendario para un recurso en particular:
1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar el calendario. Se abrir
el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. Hacer clic en el botn Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrir el mismo cuadro de dilogo que cuando modificamos el calendario

para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y
tambin que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros
recursos es el sereno por lo cual le correspondera el calendario Turno de
noche.

Unidad 4. Asignacin (I)

En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas.
4.1. Asignar recursos a una tarea
Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos
asignrselo a las tareas.
Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos:
1. Pararnos sobre la tarea a la cul le asignaremos el/los recursos.
2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecer el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a
cabo la tarea.
Observen que al asignar ms de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la
duracin de sta cambia, esto se debe a la programacin que le asignemos y al
tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a la hoja de recursos
algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos
estn sobre asignados. Estos temas los veremos ms adelante.

Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las tareas,

pero s en los costos.
En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de
Gantt cuando le hemos asignado recursos:

4.2. El campo unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso.

Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro
de dilogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas
unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los
recursos de tipo Costo no tienen unidades.
Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de
cemento, Juan trabajar el 65% de su capacidad mxima en esa tarea y Pedro
lo har al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

4.3. El cuadro de dilogo Asignar recurso

Si quisiramos podramos ingresar recursos directamente desde este cuadro de
dilogo, stos aparecern en la hoja de recursos.
En la siguiente imagen se describen las dems funciones de este cuadro de
dilogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en

cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el
calendario, ya que stos pueden demorar la finalizacin de la tarea asignada.
Unidad 5. Costos (I)
En este capitulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor
muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del
factor econmico.
5.1. Tipos de costo
Tenemos tres tipos de costos:
Determinado por Tasa:
Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estndar y la
Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por Uso:

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se
utilice el recurso.
Costo Fijo:
Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duracin o el trabajo elaborado
se establece un costo en el que el recurso no interviene.
5.2. Ingresar costos
Ingresar un costo fijo:
1.Cambiar a la tabla Costos mediante el men Ver Tabla:---- Costo.

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que

queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulacin de costos fijos que veremos ms adelante

en este captulo.
Ingresar un costo de tasa estndar y hora extra.
En la vista Hoja de recursos:
1. En la columna Tasa estndar en la celda correspondiente al recurso que
queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que
ingresemos es por hora.
2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que
queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la
tasa estndar que el valor que ingresemos es por hora.
3. Para los recursos de tipo material slo ingresaremos el valor en el campo
Tasa estndar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

Unidad 5. Costos (II)

Ingresar un costo por uso:
En la vista Hoja de recursos:
1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo:

Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena
puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por
eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea.
Para ello debemos:
1. Asignar el recurso a una tarea.
2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el men Ver.
3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los
recursos que componen la tarea.

4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrir el cuadro de dilogo
Informacin de la asignacin.
5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.

5.3. Acumulacin de costos.

La acumulacin de costos es determinar como se pagaran los mismos, esto es, si al

comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en
cuenta que esto influir en el seguimiento econmico del proyecto.

Para ello:
En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulacin que
necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

5.4. Diferentes tasas de costo.

Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, stas pueden ser de dos
maneras:
Diferentes tasa de costo en perodos diferentes.
Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.
Establecer diferentes tasas de costo en perodos diferentes:
1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar las tasas de costo. Se
abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. La pestaa Costos tiene una tabla donde la primer fila est reservada para
los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos
hecho).
3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario
para que marquemos la fecha a partir de la cul este recurso se va a regir por
una tasa diferente.
4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos
ingresar el nmero directamente un porcentaje del costo de la fila de arriba.
Por ejemplo, si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15%
ms, slo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiramos -15%),
Project har los clculos correspondientes, siempre basndose en la fila
superior.

Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se
abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. En la pestaa Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la
pestaa A, pero podemos definir otras tasas en las pestaas B, C, D y E.
Observar que tambin podemos definir en cada una distintos costos para
distintas fechas.

3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la
tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una
tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas.
4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre
el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Informacin de la
asignacin.
5. En el cuadro de dilogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el
men y elegir la tabla por la cul se regirn los costos de este recurso en esta
tarea.

5.5. Horas extras.

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace
que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cules horas de un
recurso asignado a una tarea son horas extras.
Aplicar horas extras.
1. Abrir la vista Uso de recursos.
2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.
3. Buscar el recurso al cul le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la
columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que
cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es
decir, no estamos agregando ms horas a la tarea sino que estamos diciendo
que del total de horas de la tarea, X cantidad son horas extras. Obviamente
esto va a influir en los costos del proyecto.

Unidad 6. Sobreasignacin y redistribucin (I)

6.1. Sobreasignacin y redistribucin de recursos.
La sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas
mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable,
tanto, das que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.
Cuando esto sucede, Project nos avisa colocndonos una advertencia en la
columna Indicadores en la Hoja de recursos aparecer el/los recursos
sobreasignados en color rojo.
6.2. Como resolver las sobreasignaciones.
La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cul
est asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las
sobreasignaciones.
Tambin en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar
nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos.
Tambin Project nos ofrece una funcin para redistribuir los recursos
ajustando a gusto ciertos parmetros.
Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que est en rojo (sobreasignado),

trabaja, no slo ms horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada
dos tareas en los mismos das. Podemos resolver la sobreasignacin colocando
horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y
poniendo un recurso que est disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar
aquellos que estn disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.
Para ello:
1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de dilogo Asignar
recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta
que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo
que recursos ver segn el criterio elegido.
3. Si tildamos la opcin Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos
mostrar los recursos que estarn disponibles para la tarea seleccionada.
Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todava ms tildando esta opcin,
por lo cul tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un
filtro y s marcar esta opcin procurar destildar Filtrar por:

4. El botn Ms filtros nos abre un cuadro de dilogo con ms criterios de

filtrado, el botn Nuevo de este cuadro de dilogo nos permite, mediante
instrucciones lgicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribucin de recursos.

Para activarla debemos ir a Herramientas Redistribuir recursos

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas,

segn los criterios que establezcamos en este cuadro de dilogo.

*1 Redistribucin:
Automtica: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una
sobreasignacin (no lo recomiendo) segn los criterios que determinemos ms
abajo.
Manual:Slo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botn
Redistribuir ahora.
Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen
las opciones minutos, horas, das, semanas y meses. Este es un punto muy
importante por que aqu definimos el criterio de la sobreasignacin. Por
ejemplo, elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que est
sobrepasado en horas uno o ms das pero el total de horas no pasa de las
horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente
cuando comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso
sobreasignado.
Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido
antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opcin.
*2 mbito de la redistribucin de Nombre del proyecto:
Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto en un intervalo de fechas
determinadas.
*3 Resolver sobreasignaciones:

Orden de redistribucin: Segn la opcin seleccionada Project va a redistribuir

los recursos.
Slo identificador Project retrasa las tareas a partir de los nmeros de
identificador ms altos antes de considerar otros criterios.
Estndar Es la opcin predeterminada. Una tarea con ms tiempo de demora
se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo
posterior, tambin tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que
hayamos definido a las tareas.
Prioridad, estndar
Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estndar.
Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta
opcin evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que
las tareas tengan mucho margen de demora no se ver un cambio significativo
despus de la redistribucin.
La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales Esta opcin permite
que la redistribucin haga ajustes cundo un recurso trabaja en una tarea sin
tener en cuenta los dems recursos que trabajan en la misma tarea. Es una
configuracin general para todas las tareas. Si deseamos esta opcin para no
todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir asignaciones a una
hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la

redistribucin divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos
esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la columna Dividir al
redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

Redistribuir tareas con recursos propuestos Si esta opcin est tildada, Project
puede utilizar para la redistribucin un recurso que est propuesto, no
confirmado.
Una vez establecida la configuracin de la redistribucin a nuestras
necesidades, si establecimos el tipo Manual al principio para que Project
redistribuya, deberemos hacer clic en el botn Redistribuir ahora, si elegimos el
modo Automtico cada vez que tengamos algn recurso sobreasignado Project
redistribuir teniendo en cuenta estos criterios.
Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos todos los recursos, pero
Project nos avisar por medio de un cuadro de dilogo los recursos que no
pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.

6.3. Vista Gantt de redistribucin

Podemos activar la vista Gantt de redistribucin para ver de manera grfica
como Proyect redistribuy las tareas. En color verde se ven las tareas antes de

redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al men Ver Mas vistas

Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar.

Unidad 7. Seguimiento (I)

Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos,
costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera informacin de
lo que en realidad est pasando; cuanto se estn completando las tareas como habamos
previsto, cunto nos est costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los
materiales, etc.
La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento que queramos
darle.
7.1. Lnea de base y plan provisional
La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin del
proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda
duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso del
proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos
datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn dando
conforme el proyecto avanza.
El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo guarda
fechas de comienzo y de fin de tareas.
Guardar una lnea base y/o plan provisional.

Para abrir el cuadro de dilogo debemos ir al men Herramientas

Seguimiento Establecer lnea base

Se abrir el cuadro de dilogo Establecer lnea de base.

1* Lnea de base: Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar
tildada. Podemos guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto.
Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta
opcin. Al igual que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes
provisionales.
2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo
el proyecto para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar
esta opcin se habilitan otras opciones adicionales.
Resumir lneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las
tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos
optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas
seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la
lnea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios
en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la lnea de base
seleccionada.
Nota: Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a ser
datos previstos son los datos en el momento en el que se guard la lnea de
base Y datos reales, son los datos con la informacin real del progreso segn
la informacin de seguimiento que vayamos incorporando.
7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional.

Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso
de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que
ya no se utilizar.
Para ello debemos ir al men Herramientas Seguimiento Borrar lnea de
base

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la opcin Borrar plan previsto podemos desplegar el men y elegir que lnea
de base deseamos borrar (si es que hemos guardado ms de una).

En la opcin Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan

provisional.
Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que
hayamos seleccionado previamente.
7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto
Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn
cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que
repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte
si deseamos reemplazar los datos diremos que s.
7.4. Comparar el plan previsto con el plan real
Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real,
debemos ir al men Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el
botn Estadisticas.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados
(datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

7.5. Gantt de seguimiento

Tambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vista Gantt
de seguimiento, desde la barra de vista o desde el men Ver.

Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las
tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real
todava no ha comenzado.
7.6. Gantt de varias lneas de base.
Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera
grfica, debemos activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello

debemos ir al men Ver Ms vistas en el cuadro de dilogo buscar la

vista y Aplicar.
Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser
la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos
con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea
de base a la que pertenece.

7.7. Tareas con margen de demora.

La demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la
fecha de fin del proyecto.
Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista
Gantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de dilogo Ms vistas
del men Ver. Abrir la tabla Programacin.

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora

total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el

diagrama lo marca con una lnea delgada al final de la barra de tarea, tambin
nos indica cul es el margen, como por ejemplo, el de la tarea 9.

10.87.112.1 6588