Professional Documents
Culture Documents
com
www.systemique.com
Dossier!:
La Mthodologie Systmique
Prsentation des outils systmiques partir du rcit
dun projet en Prfecture.
Par!:
Mai 2004
La systmique : une dmarche
rustique en interaction
constante avec le terrain.
La mthodologie systmique
www.systemique.com
Partage Nouveau :
- Lorsque ce document est redistribu, il doit ltre avec la mme licence que celle-ci, qui
y sera intgralement reproduite.
- Le bnficiaire de cette licence est dans lobligation de faire comprendre tout tiers
auquel il donne cette oeuvre quil sera lui-mme tenu par la prsente licence.
- Le bnficiaire de cette licence ne peut offrir ou imposer des conditions sur cette
oeuvre qui altrent ou restreignent les termes de la prsente licence ou lexercice des
droits qui y sont accords envers quiconque.
La mthodologie systmique
www.systemique.com
Prambule
Introduction
La prparation de lobservation
Lanalyse des partenaires
Les fonctions du systme
Lenvironnement du systme
Lhistoire du systme
Une synthse provisoire
Les comptences et les rgles
Le positionnement des intervenants
La dynamique du systme
Synthse : les formulations alternatives
La validation du modle
15
15
16
16
17
17
18
18
19
20
21
Le lancement de laction
Les projets mens par lencadrement
Les premiers rsultats
Le bilan provisoire
22
Conclusion
La mthodologie systmique
www.systemique.com
Prambule
Fvrier 2002. Belle journe hivernale. Le tlphone sonne. A lautre bout, la voix dune femme.
Renseignements pris, la DRH dune Prfecture du Nord de la France.
- Je vous contacte parce quon ma parl de lopration que vous avez men chez des collgues, commena-telle
- Oui, effectivement, jy ai conduit un gros chantier, rpondis-je prudemment.
- Nous avons ici, il me semble, une problmatique assez similaire, poursuivit-elle.
- Ah bon ?
- Et jaimerais tudier avec vous la possibilit de vous faire intervenir
- En effet, fis-je en me dridant.
Nous passmes une heure au tlphone ce jour l. Deux mois plus tard, je me retrouvai dans une grande ville
du Nord pour le dbut de laventure.
Introduction
Prsenter la mthodologie systmique de faon concise, cest un dfi.
Faire un expos synthtique de ses concepts, de ses thories, de ses
outils ? Impossible. Ceux qui sy sont essay ne lont jamais russi en
moins de 200 pages.
Cet article prend donc le parti de prsenter la systmique travers le
rcit dun chantier concret, men en loccurrence dans une Prfecture.
Il sagit de faire toucher du doigt en montrant les tapes de lavant
projet et du projet. De dresser une fresque vivante. Les clairages
thoriques ne feront quclairement brivement ce rcit, afin
dexpliquer pourquoi on a procd comme on la fait.
Agir
Scnariser
La mthodologie systmique
www.systemique.com
La prparation de lobservation
Premire tape de la modlisation : cerner dun peu plus prs ce quon compte observer. Tracer, mme
vaguement, les contours du systme modliser.
On procde de faon pragmatique. Puisque, dans ce cas prcis, il ntait pas envisag de faire dbarquer une
arme de consultants en Prfecture Puisquon ne pouvait exploiter que la petite entrouverte par le stage, on
fit simple. On inclurait dans le systme considr les niveaux suprieurs de la hirarchie (Chef de Bureau et
au-dessus jusquau Prfet). On exclurait aussi bien les agents (agents dexcution comme on les appelle lbas) que les strates suprieures du Ministre bases Paris.
1.1.
Tracer
les
frontires
Par contre, le systme considr inclurait tout ce qui tait
approximatives du systme.
observable : les rapports entre les personnes, les processus
Pourquoi ? Pour tracer les contours de
organisationnels, les processus de soutien (budgtaires, RH,
ce qui va tre observ.
etc.), les comptences, la culture organisationnelle, etc.
Questions utiles : Quest-ce qui est
rput tre lintrieur du systme ? Quels
Il y a de larbitraire dans cette faon de tracer les frontires
acteurs, quels processus, quels niveaux ?
du systme. Invitable puisquon ne sait pas encore ce quon
Conseil : Rviser le trac aprs coup si
cherche vraiment. Ne risque-t-on pas de passer ct de
ncessaire.
quelque chose dimportant. De sparer artificiellement luf
et la poule ? Pas vraiment. Comme on le verra plus tard, on
pourra toujours rattraper des erreurs de trac
ultrieurement.
La mthodologie systmique
www.systemique.com
La mthodologie systmique
www.systemique.com
La mthodologie systmique
www.systemique.com
Lenvironnement du systme
On a vu que le systme avait t dfini dune faon quelque peu arbitraire. Quimporte puisquon regarde le
systme dans son environnement, quon le considre ouvert et rceptif aux influences.
Quobserve-t-on donc dans lenvironnement du systme Prfecture vers la fin 2002 ? Voici les 4 facteurs les
plus essentiels.
La LOLF, loi organique relative aux lois des Finances qui introduit progressivement dans
ladministration de nouvelles logiques : globalisation des budgets, contrle de gestion, responsabilisation
accrue des gestionnaires.
Une pression indite sur les budgets, qui ira dailleurs en se renforant en 2003 et 2004 (dficit
budgtaire, pression de lEurope, etc.).
Un sisme dmographique, baptis choc de 2006 daprs lanne compter de laquelle il y
aura dpart la retraite massif des baby boomers. Dans le
cas de la Prfecture, prs de la moiti des personnels
1.4. Faire un tour dhorizon de ce qui
partiront entre 2006 et 2016.
se passe dans lenvironnement du
systme.
Une rforme de lEtat vague. Au del des mesures
Pourquoi ? Pour identifier les influences
effet dannonce comme la suppression des fiches dtat civil,
qui psent sur le systme.
il ny a gure dactivit vritable sur ce thme en 2002. Au
Questions utiles : Que se passe-t-il dans
niveau local, on peine dpenser largent du FRE, Fonds de
lenvironnement conomique de la
Rforme de lEtat institu par le gouvernement Jospin. Il ny
situation ? People ? Lgal ? Technologique ?
a gure dappropriation du thme de rforme.
Social ? Culturel ? Psychologique ?
Institutionnel ? Tout fait ailleurs ?
Avant de tirer les enseignements de ces 4 facteurs, il faut les
Conseil : Balayer large pour identifier les
croiser avec la perspective historique. Patience donc.
interdpendances.
Lhistoire du systme
Puisquon regarde, dans le cas de la Prfecture un systme social,
compos dhommes et de femmes, celui-ci est ncessairement
conditionn par son histoire. Les vnements marquants de celle-ci
influent sur la psychologie commune. Quels conditionnements ont-ils
crs ?
Vue lhistoire bicentenaire de ladministration prfectorale, un srieux
tri historique simpose. On se centrera sur les quatre lments
suivants :
Le fait du Prince. Cette expression est utilise par les
fonctionnaires eux-mmes. Elle dcrit lunilatralisme et la
suffisance qui semble caractriser les suprieurs hirarchiques
dans leurs rapports avec leurs subordonns. Survivance de lancien
rgime ? Hritage dun pass lointain ? Cette attitude sexprime
dans mille gestes quotidiens : attentes interminables dans les
antichambres des personnages importants ; fauteuils trop bas dans
lesquels on assied le manant ; attitudes condescendantes habilles
dans des formules compasses
Comprendre le pass pour
La communication formelle. L encore, il sagit
russir lavenir.
me
vraisemblablement de la survivance dun style trs 19 sicle. Il
ne sagit de formules alambiques (Monsieur le Prfet). Et
surtout dun style indirect qui interdit de dire ce quon pense de
faon simple et factuelle. On se comporte comme si tous les sujets taient pigs. Peut-tre le sont-ils
dailleurs. Dans cet univers en apparence feutr, les controverses ne peuvent merger au grand jour et les
Henry Roux de Bzieux
La mthodologie systmique
8
www.systemique.com
coup bas sont donns dans lombre. A noter que les simples agents dexcution chappent en partie ce
paradigme.
Voire ce sujet Jamshid Gharajedaghi, Systems Thinking, Managing Chaos and Complexity, A Platform
for designing business architecture, Butterworth Heineman, Boston, 1999.
La mthodologie systmique
www.systemique.com
Quil sagit dun systme sous stress. Un systme sur
lequel sexercent de fortes pressions environnementales (LOLF,
budgets, dmographie, pression des usagers) auxquelles il ne
russit pas sy adapter (un systme pour grer le
quotidien ; Rforme de lEtat vague ; historique dchec des
projets de changement).
On pense quil faudrait une pression dterminante pour faire
changer ce type de systme. Cest faux. Les recherches du
systmicien Karl E. Weick2 montrent quune pression durable
sans perspective de solution aurait plutt tendance raidir le
systme (plutt qu lassouplir) ; entraner une dgradation
des capacit du systme ainsi quune perte de son potentiel de
crativit.
Ce constat mne vers une seconde piste daction : soulager la
pression. Cette action paradoxale serait-elle susceptible de
restaurer des capacits dadaptation ?
Assez dit pour linstant. La modlisation nest pas finie. Il y a
dautres facteurs prendre en compte.
Attention : en stressant un
systme, on le rigidifie !
Ni savoirs ni comptences collectives en matire de management de projet non plus. Pas de discours sur
les rles, sur les priorits, sur le pilotage des quipes, sur la conception des projets, sur la gestion du
risque, etc.
Karl E.Weick, Making Sense of the Organisation, Blackwell Business, Oxford, 2001.
La mthodologie systmique
10
www.systemique.com
Le discours nolibral sur la transformation de lEtat, dans Alternatives Economiques, Hors Srie N 6,
2004.
La mthodologie systmique
11
www.systemique.com
On comprendra quil prfre les ambiance souvent plus franches, plus carres, plus directes du priv. Et quoi
quhabitu aux mandres byzantins de ladministration, il ne sy complait pas ncessairement. Y a-t-il l des
effets de rsonance, comme pourrait le suggrer Mony Elkam4 ?
Au del de leurs implications dans la sphre prive, ces questions dsignent certains des prismes travers
lesquels le systme est considr. Et donc les biais qui fatalement sont introduits dans tout diagnostic.
La dynamique du systme
Un systme ne reste stable que par rapport une certaine chelle de
temps Ainsi ladministration franaise qui peut sembler si prenne
nest quune invention rcente, vieille de 2 300 ans au plus (et dont
bien des pans nont que 50 ans). Qui sait ce quil en sera advenu dans
un sicle ? LEtat Franais existera-t-il toujours ? Se sera-t-il fondu
dans lEurope ? La Prfecture tudie sera-t-elle devenue Muse ?
Un Conservatoire de Musique ?
Tout systme a sa
dynamique, aussi
lente soit elle. Il
volue, que cela soit
de faon constante,
cyclique ou instable.
La modification dun
paramtre entrane
Le regard de lobservateur
lvolution
des
introduit ncessairement
autres
Pour
un biais.
reprsenter ces liens,
la
systmique
construit des schmas de causalit qui tentent dexpliquer
et de prdire les relations possibles entre un ensemble de
variables quantifiables.
Comptences
collectives
Frustration
Esprit!!de
coopration
+ Ecoute, anticipation
des problmes
Pressions de
changement
Discours sur
le changement
Sur le concept de rsonance, voire lexcellent livre de Mony Elkam, Si tu maimes, ne maimes pas,
Editions du Seuil, Paris, 2001.
La mthodologie systmique
12
www.systemique.com
On se dit il faut, je dois, et donc on se heurte des obstacles. Et plus il y a dobstacles, moins il devient
possible de mettre le changement en uvre Cest un cercle vicieux.
Si lon regarde ce schma dans sa globalit, il se rsume deux ides simples : plus on parle du changement
moins on le fait Et moins on le fait, plus on est frustr et plus on en parle. La situation est analogique celle
du fumeur invtr dont les bronches sont gagnes par des quintes de toux irrpressibles. Quotidiennement,
il se dit demain jarrte. Mais au matin du lendemain, il se sent affaibli et en manque. Donc il continue.
Dans la phase action, on tiendra compte de ce schma par exemple en parlant trs peu En privilgiant
laction directe, lesprit critique et la coopration qui seuls peuvent rgler les problmes.
Superposer diffrentes
formulations afin de mieux
cerner la situation.
Comment
crer
une
exprience modeste mais russie de rforme de lEtat
un chelon aussi local quanecdotique5 (en rapport avec
une dimension plus politique et extrieure la situation).
Autant que possible, les solutions trouver devront
rpondre ces cinq dimensions
On se souviendra que le slogan dApple tait changing the world, one person at a time. Ctait
lpoque du lancement des premiers PC. Peut-on envisager de changer lEtat, une Prfecture la fois ?
La mthodologie systmique
13
www.systemique.com
La validation du modle
Lapproche systmique simplifie en suggrant de sappuyer sur des points de repre plus en accord avec la
nature systmique des organisations.
Pour les tayer, on les valide autant que possible. Idalement, on
croise le modle avec lhistorique du systme ou avec les donnes
rsultant denqutes internes. On le soumet des groupes
reprsentatifs, etc. Rien de tout cela ntant possible la Prfecture,
il fallut se contenter des nombreuses discussions, tant avec les
stagiaires quavec la DRH et le Secrtaire Gnral.
Quimporte vrai dire limpossibilit de valider mieux que cela.
The proof of the pudding is in the eating, comme laffirme le
proverbe Anglais. Cest dans laction quon fait la meilleure
validation du modle.
La mthodologie systmique
14
www.systemique.com
Etape!2!: La Scenarisation
Depuis une vingtaine danne, les hommes de pub sont partout. Il ny a l rien redire, sauf lorsquils veulent
accrditer lide que tout nest affaire que demballage et de coups de pub. A loppos, la scenarisation
systmique va construire un avant-projet susceptible de fdrer les acteurs, dliminer les rsistances, et
donc de conduire au mouvement.
En procdant de la sorte, on cherche identifier les portes dentre dans le systme, ses pentes de moindre
rsistance, les points daction qui auront le plus deffet de levier. Cette qute conduira choisir dobjectifs et
des principes dintervention, construire de scnarios dintervention, identifier des indicateurs qui
permettront de suivre les volutions.
Trouver la pente de
moindre rsistance.
La mthodologie systmique
15
www.systemique.com
La mthodologie systmique
16
www.systemique.com
Point N3 : Inverser les rles. Echec garanti si lon se
conforme au prsuppos de lencadrement : que les rformes
seront imposs de lextrieur. Inverser les rles, cela veut dire
attribuer au consultant et la DRH des rles relativement
mous. Laisser libres les rles plus dynamiques de chefs de file.
Ne jamais pousser les oprationnels la roue Petit changement
dattitude, ce principe joua un rle essentiel par la suite.
Point N4 : Obtenir le soutien de la haute hirarchie.
Indispensable, vu ltat des lieux. Mais impossible de sappuyer
trop sur eux. Dans les faits, ce nest quau bout dun an quelle a
montr des signes de vraiment sintresser au projet.
Point N5 : Ne faire le lancement officiel du projet
quaprs son lancement effectif. Puisque la culture de la
Prfecture est celle des effets dannonce (on dit ce que lon fera
peut-tre), on considra essentiel de crdibiliser la dmarche
en ne communiquant quaprs les premires actions.
La construction du story-board
Lintervention : un systme
sapplique un autre.
La mthodologie systmique
17
www.systemique.com
Le lancement de laction
Aprs lavant projet, laction elle-mme. Elle navait vrai dire pas dmarr par cette grandmesse. Lance
environ 4 mois plus tt lorsque le Secrtaire Gnral de la Prfecture en avait approuv le budget, la
dmarche avait dj franchi des tapes importantes : le recrutement des deux premiers volontaires pour
lancer des projets. De faon informelle, on avait fait savoir quil y aurait des budgets pour rgler des
problmes concrets. Aux bonnes volonts de se faire connatre. On leur avait prsent les rgles du jeu. On
les avait aid monter leur avant projet. Tout tait prt pour quon puisse, ds la journe officielle de
lancement partir sur du concret.
Aprs le discours du Prfet et celui du Secrtaire Gnral, la matine fut consacre la prsentation du
dispositif et une controverse. Une controverse6 ? Un dbat contradictoire et structur autour de la
question : Le but principal de la modernisation de ltat est damliorer limage de ladministration !.
Dabord dsaronns par cet exercice plutt anglo-saxon, les participants se prirent rapidement au jeu. Et je
tenvoie un argument pour. Et je te balance un argument contre La preuve tait faite que nos hauts
fonctionnaires savent se drider quand on leur en donne loccasion.
Sur limportance des controverses dans les processus dinnovation, on lira par exemple Bruno Latour,
Petites leons de sociologie des sciences, Editions du Seuil, Paris, 1996.
La mthodologie systmique
18
www.systemique.com
Laprs-midi fut pour lessentiel consacr aux Grand Jurys. Il
sagissait de valider collectivement les projets de changement
prsents par les deux volontaires (un Sous Prfet et un Directeur de
Prfecture pour un projet de service et une rorganisation des
processus). Esprit de controverse nouveau puisque, comme dans
tout grand oral, il sagissait de mettre les candidats sur la sellette, de
pointer si possible la faille. On ne pouvait rver meilleure
illustration du fameux principe dinversion des rles dcrit cidessus. Puisque aucune pression navait t applique aux deux
volontaires, ils se comportrent de faon tout fait naturelle et
convaincante. Puisque aucune pression ne sexerait sur le groupe
de faire quoi que ce soit, personne ne songea rsister.
La mthodologie systmique
19
www.systemique.com
Depuis 2004, le Prfet la possibilit de crer des vases communicants entre postes budgtaires, ce qui
ntait pas le cas auparavant.
La mthodologie systmique
20
www.systemique.com
Le bilan provisoire
La bouteille est-elle moiti pleine ? A moiti vide ? Si lon esprait
une action spectaculaire, on sera forcment du. Pas de une dans
les journaux. Du ct des satisfecit, on pointera :
La survie de la dmarche qui semble se prenniser avec le
lancement de deux nouveaux projets en Juin 2004. Les budgets de la
dmarche ont par ailleurs t sauvs. Du joli travail dans le cadre des
restrictions imposes par Raffarin II.
De rels rsultats organisationnels dans certains des
services concerns. Amlioration de la productivit, de la qualit,
de la satisfaction des agents, de la gestion
La dmonstration que les fonctionnaires savent se
mobiliser. Que de bonne volont, dinitiatives, de trsors dnergie
et de patience dans la conduite des projets. On ne peut quadmirer.
La cration dun espace de tolrance et
dexprimentation. Journes de bilan, valuation des actions,
pointage objectif des succs et des checs Les fonctionnaires
saccommodent bien de ce style. Ils en oublient leurs rigidits, leurs
ronds de cuir, ils saniment, ils pratiquent la controverse.
Lhonneur et le mrite ne
Temporairement
devraient pas stablir sur le
,
quon
se
court terme.
3.3. Utiliser crativement le paramtre
rassure. On se
temps
prend esprer.
Pourquoi ? Pour dployer ses efforts au bon
Manags correctement pendant quelques annes, ces
moment, bon escient.
gens l peuvent rinventer la France, pas de
Comment :
problme.
En jouant les cartes qui sont adaptes la
situation prsente.
Du ct des rserves, on identifiera :
En sachant attendre de nouveaux
dveloppements avant de poursuivre.
Un rel problme vis vis du contrle de
En laissant chaque situation conduire la
gestion, pas encore intgr comme il le faudrait
suivante.
mme au sein de projet exprimentaux.
Conseil : Laisser du temps au temps,
comme laffirmait Franois Mitterrand.
Un scepticisme tenace de la part de ceux qui
nont pas encore t impliqus dans des
projets. Que font leurs collgues au juste ? A quoi
bon ? Si radio couloir a rpercut les russites engranges, elle a aussi vhicul beaucoup de doutes et de
craintes.
Lattitude ambigu de la haute hirarchie. Pas contres, pas pour. Pas impliqus au point
dacqurir des comptences mais laissant faire. Venant occasionnellement compter les points et serrer les
mains Cette attitude rsulte en partie de la stratgie employe. Pour aller plus loin, il faudrait envisager
de la faire voluer.
La fragilit de laction, potentiellement remise en cause par le moindre changement de politique ou
de dirigeant.
Pour une anne de travail avec des petits moyens dans un environnement peu porteur, cest pas mal. Au
regard de lhistoire, cest modeste.
La mthodologie systmique
21
www.systemique.com
Conclusion
Sil fallait rsumer le dveloppement durable en une seule maxime affirmait un ami, ce serait la suivante :
ne te demandes pas seulement si ta solution est bonne aujourdhui. Demandes toi ce quon en pensera dans
un sicle. Une maxime similaire pourrait rsumer lapproche systmique : Ne te demandes pas si ton
action parat efficace aujourdhui. Demandes-toi si son utilit sera manifeste dans dix ans.
Le Cycle Systmique
Modliser
Agir
Scnariser
La systmique : une
discipline mergente au 21me
sicle ?
Dans Alternatives conomiques, Le discours nolibral sur la transformation de lEtat, Hors Srie N61,
3me Trimestre 2004.
La mthodologie systmique
22