No

Quien

Comercial

Actividad

Cmo

Registro

Generar lote de envo

Ingresa al aplicativo el nmero solicitud del crdito y nmero de la

gua de envo, el sistema completa automticamente los campos
requeridos mediante un web service con la base de datos de
Credivivo, posteriormente en el mismo aplicativo puntea los
crditos con el fin de garantizar la completitud y relacionar el envo.
El aplicativo genera un lote "LE00001"(Es decir un lote de envo) en
el cul se encuentran relacionados todos los crditos. Al generar el
lote de envo el sistema crea una tapa lote, donde se encuentra la
informacin del remitente: Nombre, Sucursal, Fecha, Cantidad de
crditos, Destino) Dicha informacin se encuentra por defecto en el
sistema.

Aplicativo de gestin
documental

Comercial

Entregar documentacin

Empaca en bolsas de seguridad la documentacin debidamente

sellada, posteriormente pega la tapa lote en la parte superior de la
bolsa y la entrega al transportador el cul puede ser el mensajero
de la ciudad para el caso de Medelln o un funcionario de la
empresa de mensajera para el resto del pas.

Auxiliar
transporte

La documentacin se
encuentra bien empacada y
relacionada?

SI, Pasar a 4
NO, Pasar a 6

Auxiliar
transporte

informar novedades

Informar al comercial si la documentacin se encuentra mal

empacada o mal relacionada, con el fin de realizar las correcciones
necesarias al momento del envo

Comercial

Validar y corregir
inconsistencias

corrige las inconsistencias hasta garantizar que el paquete cumple

con las condiciones para el envo

Transporte

Diligenciar guas o formatos

Entrega copia con firma y sello de la gua, para el caso de los

mensajeros diligencian el formato de correspondencia entre sedes

Transporte

Alistar la documentacin

La documentacin debe ser alistada en las cajas o tulas respectivas

garantizando la integridad y confidencialidad de la informacin.

transporte a promisin

La documentacin es enviada a la sede central de Crediorbe ubicada

en la estrella, parque empresarial promisin.

Transporte

Enva Online
Formato de
correspondencia entre
sedes.

Enva Online
Formato de
correspondencia entre
sedes.

Enva Online
Formato de
correspondencia entre
sedes.

Entregar documentacin al
Auxiliar de correspondencia

Entrega la documentacin al auxiliar de correspondencia, solicita

firma de recibido de las guas o formato de correspondencia entre
sedes segn corresponda.

La entrega esta correcta?

SI, Pasar a 12
NO, Pasar a 11

Informar novedades

Informa al remitente las inconsistencias encontradas, igualmente

informar la novedad a la empresa de correspondencia.

Correo electrnico
Enva Online

12

Auxiliar
Correspondenc
ia

Recepcionar lotes

Ingresa al aplicativo de gestin documental el nmero de lote

relacionado en la tapa lote del paquete, posteriormente realiza un
check list en el aplicativo con el fin de garantizar la completitud.
Luego de realizar el check list el aplicativo cambia automticamente
el estado del lote y los crditos a estado Recepcionado. Si algn
crdito presenta alguna novedad se deber cambiar el estado de
forma manual, uno a uno.

Aplicativo de gestin
documental

13

Auxiliar
Correspondenc
ia

Entregar documentacin al
proceso de preparacin e
ingresos

Asigna la documentacin al proceso de preparacin e ingresos

Aplicativo de gestin
documental

Preparar la documentacin

Realizar el check list de los crditos, verificando que contengan los

documentos requeridos para la aprobacin y desembolso.
Limpia la documentacin, eliminar duplicados y excesos de ganchos.
Pega cdigos de barras a cada una de las tipologas de los crditos.
Folia las hojas de los crditos y marcar el nmero de folios en la
parte inferior derecha de la primera hoja de cada tipologa.(Hojas
que contengan cdigos de barras)

10

11

Transporte
Auxiliar.
Correspondenc
ia
Auxiliar.
Correspondenc
ia

14

Auxiliar de
preparacin

15

Auxiliar de
preparacin

16

Auxiliar de
preparacin

17

Auxiliar
digitalizacin

Ingresar la documentacin
en el aplicativo por tipo
documental
Entregar documentacin al
proceso de digitalizacin
Digitalizar la documentacin

Identificar en el aplicativo de gestin documental, la documentacin

que contiene cdigos de barras, con su respectiva serie, subserie,
tipologa.

Aplicativo de gestin
documental

Asigna la documentacin al proceso de digitalizacin

Digitaliza la documentacin y la ingresa al sistema Credivivo en la
carpeta correspondiente a cada documento para posterior consulta
de los usuarios del sistema.

Credivivo

18

Auxiliar
Archivo Fsico

Cambiar estado de lotes

Cambia el estado de los lotes ha Digitalizado, ingresando el nmero

de lote en el aplicativo de gestin documental. Los crditos que
pertenecen a este lote cambiarn automticamente, en caso de que
algn crdito presenta alguna novedad se deber cambiar el estado
de forma manual, uno a uno.

19

Auxiliar
digitalizacin

Entregar documentacin al
proceso de Archivo fsico

Asigna la documentacin al proceso de Archivo fsico

20

Auxiliar
Archivo Fsico

Archivar fsicamente

21

Auxiliar
Archivo Fsico

Cambiar estado de lotes

22

Auxiliar
Archivo Fsico

Cambiar el estado en
Credivivo

Archiva fsicamente los documentos teniendo en cuenta la ubicacin

en estantera
Cambia el estado de los lotes ha Disponible, ingresando el nmero
de lote en el aplicativo de gestin documental. Los crditos que
pertenecen a este lote cambiarn automticamente, en caso de que
algn crdito presenta alguna novedad se deber cambiar el estado
de forma manual, uno a uno.
Cambiar el estado del crdito a Fin en el sistema Credivivo,
garantizando que el crdito fue procesado correctamente

Aplicativo de gestin
documental

Aplicativo de gestin
documental

Credivivo