Los pilares de la administracin de proyectos - Revista Construir
Viernes, 20 de Noviembre de 2009 08:00
La prctica ha demostrado que la probabilidad de ejecutar un proyecto exitoso se incrementa
considerablemente mediante la planeacin y el control.
Pretender ejecutar el proyecto de construccin de una obra sin un plan sera
difcil y desgastante, ya que obligara a una continua improvisacin. Sera como tratar de llegar a un lugar desconocido sin contar con un mapa. An con un plan, si se pretendiese ejecutarlo sin controlarlo, del azar dependera que este se sigua a la perfeccin y que no surjan situaciones imprevistas que obliguen a su ajuste. Sera como llevar el mapa guardado y no utilizarlo para saber si vamos bien o si estamos totalmente perdidos.
De lo anterior se desprende la necesidad de contar con alguna gua que nos
permita establecer nuestra ruta en el mapa, y una vez establecida determinar en cualquier momento cmo vamos, y si lo hacemos, por dnde deberamos. Surge as la necesidad de un punto de referencia que nos permita una comparacin. Este elemento, que en la administracin de proyectos se denomina como lnea base, se desarrolla en la etapa de planeacin y nos permite establecer la ruta a seguir para realizar el proyecto y alcanzar sus objetivos.
Una vez establecida la lnea base podemos determinar en cualquier
momento si estamos siguiendo el plan, cunto nos desviamos de este y, por ende, que tanto nos alejamos del cumplimiento de las metas u objetivos del proyecto.
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Sin embargo, aunque son un componente indispensable, un proyecto
exitoso no depende exclusivamente de contar con ellas. Es necesario saber qu tenemos que hacer, cmo lo haremos, cunto tardaremos, cunto nos costar, qu recursos utilizaremos, cmo garantizaremos que la informacin fluya adecuadamente, cmo minimizaremos los efectos potenciales de las amenazas y cmo maximizaremos los efectos de las oportunidades; qu bienes o servicios ser necesario adquirir, cules sern los elementos que permitirn evaluar si el proyecto fue exitoso y, finalmente, integrar todos los esfuerzos y componentes para realizarlo de la forma ms eficiente.
Los aspectos mencionados corresponden a la administracin del alcance,
tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, calidad e integracin, reas del conocimiento establecidas por el Project Management Institute (PMI), en su compendio de buenas prcticas para la administracin de proyectos, conocido como el Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Cuatro de estas reas del conocimiento, que desarrollaremos en este
artculo, son consideradas como los pilares de la administracin de proyectos, y posiblemente son los aspectos ms visibles en los proyectos constructivos: alcance, tiempo, costo y calidad.
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Administracin del alcance, tiempo, costo y calidad
Segn el PMI, la administracin del alcance comprende los procesos
necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para completarlo exitosamente.
La administracin del alcance se complementa con la del tiempo, que
incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto sea finalizado a tiempo. La administracin del costo incluye los procesos que garantizan que el proyecto se realice segn el presupuesto aprobado.
Estas reas son complementadas por el grupo de procesos que harn que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue iniciado: la administracin de la calidad.
Supongamos que se nos asigna la administracin del proyecto de diseo,
construccin y puesta en operacin de una planta industrial. En primera
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instancia debemos determinar claramente qu es lo que tenemos que hacer
y establecer los requerimientos, como el terreno donde se debe construir, las dimensiones espaciales de la planta y sus componentes, la cantidad de usuarios, los flujos y relaciones entre los espacios, los aspectos regulatorios internos y externos aplicables, los servicios y sistemas requeridos, las futuras ampliaciones, etc.
Adicionalmente es recomendable desarrollar un documento donde se
establezca la descripcin detallada del proyecto, que defina explcitamente lo que forma parte de este y lo que no. En nuestro caso, el proyecto podra incluir la planta industrial con su zona de recepcin de materia prima, rea de proceso y almacenaje de productos terminados, circulaciones, patios de maniobra, calles de acceso, infraestructura de apoyo y caseta de vigilancia y control, mientras que el edificio administrativo y sus estacionamientos podran estar excluidos del alcance, porque se realizaran en una fase futura.
Este documento debe contener los criterios de aceptacin de los distintos
componentes del proyecto y las restricciones existentes, por ejemplo: que deber estar concluido para una fecha especfica, que no podr superar un cierto monto y que deber satisfacer plenamente los requerimientos funcionales de los usuarios de la planta industrial.
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Declaracin del alcance del proyecto y estructura del desglose de
trabajo
Finalmente, es conveniente establecer las asunciones, es decir aspectos
que se asumen como ciertos durante la etapa de planeamiento, pero que dado que podran no serlo, se deber evaluar su validez en el futuro. La funcin principal de este documento, llamado declaracin del alcance del proyecto (DAP), es establecer claramente y sin ambigedades qu es lo que se realizar en el proyecto.
Una vez establecido este aspecto, para facilitar la estimacin y posterior
control, es necesario subdividir sus distintos componentes, lo que se realiza mediante el proceso conocido como descomposicin, que queda plasmado en la estructura de desglose del trabajo (EDT), que es la representacin grfica de este paso en una estructura de rbol, en la cual cada nivel se subdivide en sus componentes del elemento del nivel superior. La subdivisin se realiza hasta alcanzar el nivel de paquete de trabajo, es decir aquel en el cual es posible planear y controlar el componente. Las actividades necesarias para realizar un paquete de trabajo de la EDT se establecen en otro proceso, llamado definicin de actividades , que es realizado como parte de las actividades de administracin del tiempo, tal como se explicar ms adelante.
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En nuestro ejemplo de la planta industrial, la EDT podra contar en sus
niveles superiores con componentes tales como: estudios preliminares, diseo, construccin, puesta en operacin, compras, administracin de proyectos, etc., y a su vez cada uno es susceptible de ser subdividido. En el caso del diseo se lo podra hacer en diseo conceptual, diseo esquemtico, planos constructivos, especificaciones tcnicas. De esta forma se continuara la descomposicin hasta llegar al nivel en el cual los componentes puedan ser estimados, para definir qu recursos y de qu tipo sern necesarios, cunto tiempo demandar realizarlos, cul sera el costo asociado, etc.
Dado que en la EDT la descripcin de los componentes es muy general, se
la debe ampliar para que se entienda claramente lo que corresponde a cada uno, lo cual ayudar a que el resultado esperado sea el que se necesita.
Este trabajo genera el diccionario de la EDT (DEDT). Algunos elementos
que pueden incluirse en l son: descripcin detallada del componente, cdigo, responsable, hitos aplicables, actividades asociadas, criterios de aceptacin, referencias tcnicas, entre otros. En el caso de la planta industrial, el DEDT del componente planos constructivos podra establecer que se trata de planos arquitectnicos, estructurales, elctricos, mecnicos y diagramas de instrumentacin y procesos. Adicionalmente se podra establecer que se requieren cinco juegos de planos impresos, que se deber contar con sus archivos electrnicos en un formato especfico, que deben cumplir con los requisitos de las entidades regulatorias para recibir los permisos constructivos y de operacin, que el consultor lder ser el
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responsable de su elaboracin y control de versiones, y que debern estar
listos para una fecha especfica, ya que los permisos constructivos dependen de dicha actividad.
Los tres elementos mencionados en los prrafos anteriores, la DAP, la EDT
y el DEDT conforman la lnea base del alcance del proyecto (LBAP), que permitir al equipo, durante la planificacin, definir su alcance; y durante la ejecucin, saber qu es lo que debe realizarse, as como verificar y controlar que dicho alcance se est logrando.
Una vez definido el alcance es necesario determinar la duracin prevista y
compararla con la real, para realizar los ajustes que permitan cumplir con los objetivos de tiempo, tanto el de finalizacin, como las fechas intermedias de los distintos pasos. Para ello se deben tomar los paquetes de trabajo, ubicados en los niveles inferiores de la EDT, subdividirlos en las actividades necesarias para realizarlos y definir su secuencia. Una vez establecida esta se determinarn cules sern los recursos necesarios, su disponibilidad, productividad y costo; aspectos que sern ampliados ms adelante. Seguidamente se calcular la duracin de las actividades y, para finalizar, toda esta informacin se condensar en el cronograma del proyecto. Como se ve, estos pasos se desarrollan en forma iterativa, hasta cumplir con los requerimientos temporales del proyecto.
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Una vez que este instrumento es aprobado por el cliente y el equipo de
proyecto, se lo define como el cronograma lnea base (CLB), que ser el elemento comparativo para administrar el tiempo, determinar su progreso y desempeo, y evaluar si la fecha establecida para un hito, o la de finalizacin del proyecto, podrn ser alcanzadas segn lo planeado.
En el ejemplo de la planta industrial, el CLB establecera las fechas de inicio
y finalizacin de cada actividad y los hitos temporales relevantes, como la finalizacin de los planos constructivos, la obtencin de los permisos de construccin, la seleccin de contratistas principales, inicio de las obras constructivas, la finalizacin de las obras de construccin, la puesta en marcha y la entrada en operacin de la planta industrial, entre otros. Durante la ejecucin, el CLB se utilizara para evaluar el progreso del proyecto y establecer razonablemente, mediante proyecciones, si ser posible cumplir los objetivos temporales.
Como ya dijimos, cuando se establecen los recursos necesarios para
desarrollar las actividades, se estima su costo. Adems, se deben calcular todos los costos necesarios para realizar cada uno de los paquetes de trabajo, incluyendo los de recursos humanos, materiales, equipos, etc. Finalmente, los costos aprobados por unidad de tiempo, en concordancia con el CLB, son sumados para obtener el costo total del proyecto, con lo cual se obtiene el presupuesto lnea base (PLB), cuya representacin grfica, por adoptar generalmente una forma similar a la letra, se conoce con el nombre de la curva S.
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En nuestro ejemplo, el PLB nos permitira conocer los gastos mensuales
programados para el proyecto y cotejarlos con el flujo de caja. Durante la ejecucin podremos determinar si estamos gastando lo planeado para el nivel de avance de las actividades del proyecto, para evaluar si las metas podrn ser alcanzadas.
Otro elemento que debe establecerse claramente es el de los requisitos de
calidad, los cuales segn el PMI, incluyen las polticas, objetivos y responsabilidades necesarias. Se debe establecer las normas, patrones, especificaciones y procedimientos que se tendrn que cumplir para garantizar los objetivos de calidad. En nuestro ejemplo, las mtricas de calidad podran incluir la resistencia de los materiales, como el concreto y el acero, los requerimientos de acabados, la planicidad de los pisos, su nivelacin, el espesor de las capas de pintura, la cantidad de luz por unidad de rea a una cierta altura, el rango de temperatura aceptable. En cuanto a la administracin del proyecto, su calidad se determinara con base en el porcentaje mximo de desviacin aceptable en el cronograma o presupuesto.
De lo expuesto surge que las lneas base, aunadas a las mtricas de
calidad y complementadas por elementos de todas las reas del conocimiento, son los cimientos sobre los cuales se erige el plan de un proyecto, pues trazan la hoja de ruta que le permitir al administrador desarrollar un plan completo, razonable y realizable. Durante la ejecucin del proyecto, sern utilizadas como una gua y para evaluar el grado de cumplimiento del plan.
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