Los pilares de la administracin de proyectos - Revista Construir

Viernes, 20 de Noviembre de 2009 08:00

La prctica ha demostrado que la probabilidad de ejecutar un proyecto exitoso se incrementa

considerablemente mediante la planeacin y el control.

Pretender ejecutar el proyecto de construccin de una obra sin un plan sera

difcil y desgastante, ya que obligara a una continua improvisacin. Sera
como tratar de llegar a un lugar desconocido sin contar con un mapa. An
con un plan, si se pretendiese ejecutarlo sin controlarlo, del azar dependera
que este se sigua a la perfeccin y que no surjan situaciones imprevistas
que obliguen a su ajuste. Sera como llevar el mapa guardado y no utilizarlo
para saber si vamos bien o si estamos totalmente perdidos.

De lo anterior se desprende la necesidad de contar con alguna gua que nos

permita establecer nuestra ruta en el mapa, y una vez establecida
determinar en cualquier momento cmo vamos, y si lo hacemos, por dnde
deberamos. Surge as la necesidad de un punto de referencia que nos
permita una comparacin. Este elemento, que en la administracin de
proyectos se denomina como lnea base, se desarrolla en la etapa de
planeacin y nos permite establecer la ruta a seguir para realizar el proyecto
y alcanzar sus objetivos.

Una vez establecida la lnea base podemos determinar en cualquier

momento si estamos siguiendo el plan, cunto nos desviamos de este y, por
ende, que tanto nos alejamos del cumplimiento de las metas u objetivos del
proyecto.

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Sin embargo, aunque son un componente indispensable, un proyecto

exitoso no depende exclusivamente de contar con ellas. Es necesario saber
qu tenemos que hacer, cmo lo haremos, cunto tardaremos, cunto nos
costar, qu recursos utilizaremos, cmo garantizaremos que la informacin
fluya adecuadamente, cmo minimizaremos los efectos potenciales de las
amenazas y cmo maximizaremos los efectos de las oportunidades; qu
bienes o servicios ser necesario adquirir, cules sern los elementos que
permitirn evaluar si el proyecto fue exitoso y, finalmente, integrar todos los
esfuerzos y componentes para realizarlo de la forma ms eficiente.

Los aspectos mencionados corresponden a la administracin del alcance,

tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones,
calidad e integracin, reas del conocimiento establecidas por el Project
Management Institute
(PMI), en su compendio de buenas prcticas para la administracin de
proyectos, conocido como el
Project Management Body of Knowledge
(PMBOK).

Cuatro de estas reas del conocimiento, que desarrollaremos en este

artculo, son consideradas como los pilares de la administracin de
proyectos, y posiblemente son los aspectos ms visibles en los proyectos
constructivos: alcance, tiempo, costo y calidad.

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Administracin del alcance, tiempo, costo y calidad

Segn el PMI, la administracin del alcance comprende los procesos

necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido
para completarlo exitosamente.

La administracin del alcance se complementa con la del tiempo, que

incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto sea
finalizado a tiempo. La administracin del costo incluye los procesos que
garantizan que el proyecto se realice segn el presupuesto aprobado.

Estas reas son complementadas por el grupo de procesos que harn que
el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue iniciado: la
administracin de la calidad.

Supongamos que se nos asigna la administracin del proyecto de diseo,

construccin y puesta en operacin de una planta industrial. En primera

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instancia debemos determinar claramente qu es lo que tenemos que hacer

y establecer los requerimientos, como el terreno donde se debe construir,
las dimensiones espaciales de la planta y sus componentes, la cantidad de
usuarios, los flujos y relaciones entre los espacios, los aspectos regulatorios
internos y externos aplicables, los servicios y sistemas requeridos, las
futuras ampliaciones, etc.

Adicionalmente es recomendable desarrollar un documento donde se

establezca la descripcin detallada del proyecto, que defina explcitamente
lo que forma parte de este y lo que no. En nuestro caso, el proyecto podra
incluir la planta industrial con su zona de recepcin de materia prima, rea
de proceso y almacenaje de productos terminados, circulaciones, patios de
maniobra, calles de acceso, infraestructura de apoyo y caseta de vigilancia
y control, mientras que el edificio administrativo y sus estacionamientos
podran estar excluidos del alcance, porque se realizaran en una fase
futura.

Este documento debe contener los criterios de aceptacin de los distintos

componentes del proyecto y las restricciones existentes, por ejemplo: que
deber estar concluido para una fecha especfica, que no podr superar un
cierto monto y que deber satisfacer plenamente los requerimientos
funcionales de los usuarios de la planta industrial.

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Declaracin del alcance del proyecto y estructura del desglose de

trabajo

Finalmente, es conveniente establecer las asunciones, es decir aspectos

que se asumen como ciertos durante la etapa de planeamiento, pero que
dado que podran no serlo, se deber evaluar su validez en el futuro. La
funcin principal de este documento, llamado declaracin del alcance del
proyecto
(DAP), es establecer
claramente y sin ambigedades qu es lo que se realizar en el proyecto.

Una vez establecido este aspecto, para facilitar la estimacin y posterior

control, es necesario subdividir sus distintos componentes, lo que se realiza
mediante el proceso conocido como descomposicin, que queda plasmado
en la
estructura de
desglose del trabajo
(EDT), que es la representacin grfica de este paso en una estructura de
rbol, en la cual cada nivel se subdivide en sus componentes del elemento
del nivel superior. La subdivisin se realiza hasta alcanzar el nivel de
paquete de trabajo, es decir aquel en el cual es posible planear y controlar
el componente. Las actividades necesarias para realizar un paquete de
trabajo de la EDT se establecen en otro proceso, llamado
definicin de actividades
, que es realizado como parte de las actividades de administracin del
tiempo, tal como se explicar ms adelante.

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En nuestro ejemplo de la planta industrial, la EDT podra contar en sus

niveles superiores con componentes tales como: estudios preliminares,
diseo, construccin, puesta en operacin, compras, administracin de
proyectos, etc., y a su vez cada uno es susceptible de ser subdividido. En el
caso del diseo se lo podra hacer en diseo conceptual, diseo
esquemtico, planos constructivos, especificaciones tcnicas. De esta forma
se continuara la descomposicin hasta llegar al nivel en el cual los
componentes puedan ser estimados, para definir qu recursos y de qu tipo
sern necesarios, cunto tiempo demandar realizarlos, cul sera el costo
asociado, etc.

Dado que en la EDT la descripcin de los componentes es muy general, se

la debe ampliar para que se entienda claramente lo que corresponde a cada
uno, lo cual ayudar a que el resultado esperado sea el que se necesita.

Este trabajo genera el diccionario de la EDT (DEDT). Algunos elementos

que pueden incluirse en l son: descripcin detallada del componente,
cdigo, responsable, hitos aplicables, actividades asociadas, criterios de
aceptacin, referencias tcnicas, entre otros. En el caso de la planta
industrial, el DEDT del componente planos constructivos podra establecer
que se trata de planos arquitectnicos, estructurales, elctricos, mecnicos
y diagramas de instrumentacin y procesos. Adicionalmente se podra
establecer que se requieren cinco juegos de planos impresos, que se
deber contar con sus archivos electrnicos en un formato especfico, que
deben cumplir con los requisitos de las entidades regulatorias para recibir
los permisos constructivos y de operacin, que el consultor lder ser el

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responsable de su elaboracin y control de versiones, y que debern estar

listos para una fecha especfica, ya que los permisos constructivos
dependen de dicha actividad.

Los tres elementos mencionados en los prrafos anteriores, la DAP, la EDT

y el DEDT conforman la lnea base del alcance del proyecto (LBAP), que
permitir al equipo, durante la planificacin, definir su alcance; y durante la
ejecucin, saber qu es lo que debe realizarse, as como verificar y
controlar que dicho alcance se est logrando.

Una vez definido el alcance es necesario determinar la duracin prevista y

compararla con la real, para realizar los ajustes que permitan cumplir con
los objetivos de tiempo, tanto el de finalizacin, como las fechas intermedias
de los distintos pasos. Para ello se deben tomar los paquetes de trabajo,
ubicados en los niveles inferiores de la EDT, subdividirlos en las actividades
necesarias para realizarlos y definir su secuencia. Una vez establecida esta
se determinarn cules sern los recursos necesarios, su disponibilidad,
productividad y costo; aspectos que sern ampliados ms adelante.
Seguidamente se calcular la duracin de las actividades y, para finalizar,
toda esta informacin se condensar en el cronograma del proyecto. Como
se ve, estos pasos se desarrollan en forma iterativa, hasta cumplir con los
requerimientos temporales del proyecto.

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Una vez que este instrumento es aprobado por el cliente y el equipo de

proyecto, se lo define como el cronograma lnea base (CLB), que ser el
elemento comparativo para administrar el tiempo, determinar su progreso y
desempeo, y evaluar si la fecha establecida para un hito, o la de
finalizacin del proyecto, podrn ser alcanzadas segn lo planeado.

En el ejemplo de la planta industrial, el CLB establecera las fechas de inicio

y finalizacin de cada actividad y los hitos temporales relevantes, como la
finalizacin de los planos constructivos, la obtencin de los permisos de
construccin, la seleccin de contratistas principales, inicio de las obras
constructivas, la finalizacin de las obras de construccin, la puesta en
marcha y la entrada en operacin de la planta industrial, entre otros.
Durante la ejecucin, el CLB se utilizara para evaluar el progreso del
proyecto y establecer razonablemente, mediante proyecciones, si ser
posible cumplir los objetivos temporales.

Como ya dijimos, cuando se establecen los recursos necesarios para

desarrollar las actividades, se estima su costo. Adems, se deben calcular
todos los costos necesarios para realizar cada uno de los paquetes de
trabajo, incluyendo los de recursos humanos, materiales, equipos, etc.
Finalmente, los costos aprobados por unidad de tiempo, en concordancia
con el CLB, son sumados para obtener el costo total del proyecto, con lo
cual se obtiene el presupuesto lnea base (PLB), cuya representacin
grfica, por adoptar generalmente una forma similar a la letra, se conoce
con el nombre de la
curva S.

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En nuestro ejemplo, el PLB nos permitira conocer los gastos mensuales

programados para el proyecto y cotejarlos con el flujo de caja. Durante la
ejecucin podremos determinar si estamos gastando lo planeado para el
nivel de avance de las actividades del proyecto, para evaluar si las metas
podrn ser alcanzadas.

Otro elemento que debe establecerse claramente es el de los requisitos de

calidad, los cuales segn el PMI, incluyen las polticas, objetivos y
responsabilidades necesarias. Se debe establecer las normas, patrones,
especificaciones y procedimientos que se tendrn que cumplir para
garantizar los objetivos de calidad. En nuestro ejemplo, las mtricas de
calidad podran incluir la resistencia de los materiales, como el concreto y el
acero, los requerimientos de acabados, la planicidad de los pisos, su
nivelacin, el espesor de las capas de pintura, la cantidad de luz por unidad
de rea a una cierta altura, el rango de temperatura aceptable. En cuanto a
la administracin del proyecto, su calidad se determinara con base en el
porcentaje mximo de desviacin aceptable en el cronograma o
presupuesto.

De lo expuesto surge que las lneas base, aunadas a las mtricas de

calidad y complementadas por elementos de todas las reas del
conocimiento, son los cimientos sobre los cuales se erige el plan de un
proyecto, pues trazan la hoja de ruta que le permitir al administrador
desarrollar un plan completo, razonable y realizable. Durante la ejecucin
del proyecto, sern utilizadas como una gua y para evaluar el grado de
cumplimiento del plan.

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