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Mdulo IV - Planejamento de
Cerimnias
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Sumrio
MDULO IV - Planejamento de cerimonias
Unidade 1 - Tipos de Eventos
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Pg. 3
Pg. 4
Pg. 5
Pg. 6
Pg. 7
Unidade 2 - A organizao de eventos
Pg. 2
Pg. 3
Pg. 4
Pg. 5
Pg. 6
Pg. 7
Unidade 3 - O "Check-list". Convites. Roteiro para locutor.
Pg. 2
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Pg. 4
Pg. 5
Pg. 6
Unidade 4 - A Mesa
Pg. 2
Pg. 3
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Pg. 5
Pg. 6
Exerccios de Fixao
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Tipos de eventos
No seu dia a dia, voc que lida com cerimonial est sempre s voltas com algum tipo de evento,
que pode ser da natureza mais diversa.
Mas, voc sabe como classific-los?
Alm dos eventos oficiais eles podem ser classificados em tcnico-cientficos, de capacitao e
treinamento, de interao e de comercializao.
Eventos tcnicos cientficos
- Congresso reunio peridica promovida por uma entidade associativa, pode ser
regional, nacional ou internacional;
- Seminrio um tema geral abordado sobre vrios aspectos por dois ou mais
expositores;
- Simpsio especialistas de renome expe experimentos e conhecimentos sobre o
mesmo tema;
- Conferncia apresentao formal de tema cientfico, geral ou tcnico por um
especialista;
- Vdeo-conferncia sistema operacional que permite a realizao de encontros distncia
com interao udio-visual dos participantes;
- Frum debate de registro de todas as idias e opinies sobre um assunto com a
participao de um grande nmero de pessoas;
- Mesa redonda debate entre especialistas sobre um determinado tema, geralmente
polmico;
- Painel explanao sobre um tema, por at quatro participantes coordenados por um
moderador, com durao de at 1h30min; e
- Reunio.
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Eventos de capacitao e treinamento
- Comemoraes;
- Datas festivas; e
- Confraternizaes
Muitssimo cuidado!!! Os eventos de confraternizao nas organizaes podem ser considerados
uma bomba preste a explodir. Seus responsveis podem se considerar sentados em cima de um
barril de plvora, visto ser muito difcil agradar a todos e boa parte das pessoas acharem serem
estas confraternizaes de carter forado, ou seja, as pessoas se sentem obrigadas a
participar.
De comercializao
- Feiras
- Exposies
- Show room ambiente de demonstrao de produtos.
O responsvel pelo cerimonial poder estar envolvido um dia com a realizao destes tipos de
eventos. Mas, existe uma categoria de evento que o envolvimento quase dirio. So os
eventos oficiais.
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Eventos oficiais
Com certeza voc provavelmente organizou, participou da realizao ou esteve presente em
algum evento oficial no setor que voc trabalha. Voc poderia citar trs deles?
timo!
Como voc j deve ter percebido um evento oficial se caracteriza por ser uma cerimnia pblica,
realizada no mbito de uma instituio pblica, de carter solene e oficial.
No mbito do Poder Legislativo vrios eventos so considerados oficiais, os mais comuns so:
Sesses Solenes
Posse do titular do Executivo
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Recepes oficiais
Alm das cerimnias oficiais citadas acima existe tambm uma outra categoria de evento oficial:
so as recepes oficiais.
importante registrar que apesar do seu carter festivo este tipo de recepo oficial, portanto
um evento pblico, com participao restrita. Tem uma razo de ser, um objetivo a cumprir e
horrio de comear e de terminar.
LINS (1991:35) divide as recepes oficiais de acordo com o seu gnero:
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H outros gneros de recepes, que normalmente se caracterizam como banquetes ou
recepes de gala, e que so oferecidas em honra de Chefes de Estado, altos membros do
Governo e Chefes de Misso Diplomtica:
Existe uma srie de critrios que o responsvel pelo cerimonial deve considerar para decidir que
tipo de recepo sugerir ao Presidente da Casa Legislativa oferecer ao(s) homenageado(s):
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Horrios recomendados
Muitas pessoas pensam ser indelicado a indicao do horrio de incio de uma recepo e de seu
trmino. Ledo engano. Tal medida facilita a vida de quem organiza o evento, faz fluir melhor os
convidados e um indicador para os atrasados e desavisados, alm de ser prtica comum no
mundo diplomtico.
"Brunch" 10 s 15 horas
Ch 17 s 19 horas
Coquetel 18 s 20 - 19 s 21 horas
Ceia 23 s 24 horas
Agora que voc conhece os diversos tipos de eventos est apto a continuar se aprofundando no
tema. Vamos em frente!
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Planejamento de eventos
O Manual de Eventos da Secretaria de Relaes Pblicas do Senado Federal (2007:11) ao
introduzir o captulo sobre organizao de eventos destaca:
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Organizao
Nesta etapa so sistematizadas em detalhe as providncias necessrias ao sucesso do evento.
Elas englobam todas as providncias administrativas, como definio de local e data,
cadastramento de participantes, elaborao de mailing list, servios de som e de multimdia,
fotografia, seleo de recepcionistas, contratao de servios de terceiros etc.
Cuidado com a marcao da data do evento. Verifique se no coincide com um feriado, com
uma data festiva ou com outro evento importante na cidade com a presena dos mesmos
convidados.
Na escolha do local do evento devem ser consideradas as necessidades do evento, as
caractersticas do pblico, o conforto dos participantes, a facilidade de acesso, as facilidades de
estacionamento e os espaos de apoio.
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Nesta etapa, existem outros quesitos a que se deve dar muita ateno:
Programao das atividades;
Palestrantes, expositores e moderadores;
Transporte de convidados e participantes;
Recursos materiais;
Infra-estrutura tecnolgica: recursos audiovisuais, de sonorizao, de iluminao e
traduo simultnea;
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Especial ateno dever ser dada ao planejamento dos recursos humanos necessrios
realizao do evento.
A pergunta a ser respondida : os recursos humanos da organizao so suficientes? Em caso
contrrio, qual a disponibilidade de recursos financeiros para a contratao de servios?
Para que um evento seja realizado sem correrias e atropelos importante que seja montada
uma estrutura mnima de pessoal com responsabilidades e com prazos claros e bem definidos.
Uma estrutura ideal seria:
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Produo de material informativo e promocional
necessria para qualquer tipo de evento.
So todos os materiais que permitem divulgar o evento para atrair o pblico que se quer atingir,
como: folders, cartazes, circulares, boletins, brindes, banners, material de apoio, e toda gama
de impressos sobre o evento em si.
bom lembrar a necessidade da criao de uma identidade visual nica para o evento, isto , a
marca que queremos fixar, que dever estar presente em todas as peas.
Divulgao
Qualquer evento, para que chegue at o pblico desejado, tem de ter uma divulgao. Para
tanto, tem de ser elaborado um plano de comunicao dirigida e de comunicao para a mdia,
dependendo da amplitude e dos objetivos do evento.
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Execuo
Esta fase compreende o desenvolvimento do evento desde o seu incio at o seu trmino.
Se as providncias necessrias foram devidamente realizadas de acordo com o planejado nas
etapas anteriores, a possibilidade de sucesso muito provvel.
Nesta etapa, o papel da coordenao do evento fundamental no acompanhamento das aes
nos dias que antecedem ao evento, durante a sua execuo e por ocasio de seu encerramento,
acompanhando e avaliando o que est sendo implementado.
O Manual de Eventos da Secretaria de Relaes Pblicas do Senado Federal (2007:27) destaca
que durante o evento podem acontecer situaes que no foram previstas no planejamento.
Nesses casos, a equipe organizadora deve ter controle sobre a situao e resolver questes
inesperadas com bom senso e rapidez.
Avaliao final
Depois do encerramento do evento, se possvel, deve ser realizada uma reunio de avaliao
com a equipe para analisar os acertos e os erros, de forma a proceder a possveis correes no
futuro.
Esta anlise dever constar do Relatrio Final, que conter todas as informaes sobre o evento
reunidas durante o seu planejamento e execuo. Devero ser anexados os materiais
promocionais e de divulgao, fotos, vdeos, registros de imprensa, etc.
Concluso
Conclumos, reafirmando que a importncia da realizao de um evento est sobretudo no
aproveitamento do instante, do ambiente ou da presena de pessoas, pois dessa atitude resulta
a impresso final.
O evento quando bem planejado e executado, criar fatalmente um conceito positivo para a
organizao que o promove. Nunca se esquea de que as cerimnias e eventos ao final refletem
a imagem da organizao.
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Introduo
Na unidade anterior voc constatou que na realizao de um evento ou cerimnia no cabe
improvisao. Como afirma GIACAGLIA (2008:1) arranjos de ltima hora podem no s
prejudicar o evento em si, como tambm comprometer de forma irremedivel a imagem da
organizao.
Por isso, na hora de implementar as aes constantes do planejamento feito deve-se ter muito
cuidado para no deixar escapar nenhum detalhe, do mais simples ao mais importante.
Nesta unidade, voc tomar conhecimento de alguns aspectos relacionados com trs tpicos
importantes da organizao de eventos: o check-list, os convites e o roteiro para locutor.
O Check-list
Como voc aprendeu, a organizao de um evento envolve diferentes e numerosas atividades. O
check-list a grande ferramenta do organizador de eventos.
Grande parte do sucesso de um evento reside num check-list completo que contemple todas as
tarefas a serem executadas, discriminadas em planilhas que detalhem:
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A seguir apresentado um exemplo de check-list para material grfico e recursos humanos:
Responsvel/
Setor/rea
Telefone
ramal
Empresa
contratada/nome
do contato
Telefone
ramal
Prazo
Final
Material Grfico
Ficha de inscrio
Folders
Programa
Pasta
Certificado
Cartaz
Credencial
Estacionamento
Crach
Recursos
Humanos
Recepcionistas
Receptivo de
autoridades
Tradutor
Assessoria de
imprensa
Fotgrafo
Cinegrafista
Operador de som
Segurana
Apoio de copa
Apoio limpeza
Mestre de
cerimnia
Como voc deve ter observado pelo exemplo, cada evento requer a realizao de um check-list prprio, que obedea
exigncias especficas.
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Convites
Voc j reparou a importncia que os noivos do ao convite da sua cerimnia de casamento? E
os pais com os convites para as festas de aniversrio dos filhos? Se forem os quinze anos da
menina, nem se fala, no mesmo?
O mesmo deve acontecer com os convites dos eventos, cerimnias e recepes oficiais.
Sabe por que? Os convites revelam muito da importncia que a instituio que convida deseja
dar ao evento que ir promover.
As normas de cerimonial preconizam que a boa qualidade dos impressos utilizados em eventos
so uma forma de identificar e qualificar quem os usa. Assim, todo e qualquer convite encerra
uma mensagem pela qualidade do papel, do envelope e da impresso, alm da correo do
tratamento e do endereamento.
interessante que a Casa Legislativa estabelea se possvel categorias diferenciadas de
convites, a serem utilizados de acordo com os diferentes tipos de eventos realizados.
A ttulo de exemplo, o Senado Federal possui padro de convites e de material impresso,
destinado a diferenciar os diversos eventos e cerimnias que realiza, em funo de seu grau de
importncia.
Mas, quem convidar? Esta uma pergunta que chega a dar dor de cabea aos organizadores de
qualquer evento, ainda mais se for oficial. A elaborao da lista de convidados uma tarefa que
requer cuidados especiais.
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A lista deve ser cuidadosamente elaborada para se evitar situaes desagradveis.
Em primeiro lugar deve-se considerar a capacidade mxima do local do evento/cerimnia que
o que determina de maneira geral o nmero de convidados, para em seguida em funo do
objetivo do evento decidir os convidados que faro parte da lista.
O responsvel pela organizao dos eventos numa Casa Legislativa tem que cuidar para que o
mailing esteja sempre atualizado de forma a evitar transtornos. Num mailing bem montado e
atualizado devem constar os seguintes dados: nome completo, cargo, instituio, endereo
completo com CEP, telefone, fax, e-mail para confirmao, e nome da(o) secretria(o) e
telefone.
Em cerimnias de posse ou homenagem correto solicitar ao empossado ou homenageado a
relao de pessoas que ele gostaria fossem convidadas.
Hoje, com a informatizao cada vez mais presente em nossas vidas comum o envio de
convites eletrnicos, usualmente encaminhados por e-mail. Bem como a utilizao de cartes
magnticos para acesso a determinados tipos de eventos.
Preste ateno com relao ao prazo mnimo de envio do convite. Dependendo do tipo do
evento uma antecedncia mnima de expedio exigida:
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Roteiro para locutor
Em geral, os eventos requerem a elaborao de um roteiro para orientar a apresentao do
locutor. Entretanto, alguns cuidados especficos devem ser observados na sua elaborao e
leitura.
O texto deve ser claro e objetivo, e impresso em fontes como Arial ou Times New Roman, em
tamanho 14, para facilitar a leitura. E deve-se evitar, ao mximo, textos longos. Lembre-se o
destaque da cerimnia no o locutor, mas este deve ter postura, voz clara e domnio do
microfone.
O roteiro, normalmente, divide-se em seis partes: ttulo, acolhida, motivo ou tema, discursos,
informaes finais e despedida.
TTULO
MOTIVO OU TEMA
Texto breve que explica a razo do evento, compreendendo, no mximo, dois pargrafos.
DISCURSOS, FALAS E PRONUNCIAMENTOS
So ordenados em ordem crescente, conforme a precedncia das autoridades que faro uso da
palavra.
INFORMAES FINAIS
Informaes complementares sobre possveis desdobramentos do evento, tais como
apresentao de coral, lanamento de livro, convite para coquetel, etc.
DESPEDIDA
o encerramento da cerimnia. O locutor agradece a presena dos convidados e se despede
com as formas usuais de bom dia, boa tarde ou boa noite.
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Muito bem! Voc chegou ao final desta unidade. Reparou que s falta uma unidade para
encerrar o curso? Ento, vamos finalizar?
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Unidade 4 - A Mesa
O protocolo o produto de uma reiterada prtica
de bem viver, cujas regras somente podem ser repelidas
em virtude de preconceitos oriundos da inveja
e da vaidade, ou ento, frutos do descaso pelos valores sociais
Miguel Reale
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Apresentao
Em toda a histria da civilizao a mesa ocupa uma posio central, enquanto mobilirio, e
outra simblica na medida em que eventos, comemoraes e rituais na maioria das vezes
ocorrem no seu entorno.
Para o Legislativo, o termo tem um significado especial tendo em vista que o colegiado que
dirige as casas legislativas denominado Mesa Diretora.
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Nas mesas retangulares e estreitas as extremidades ficam vazias, ou podem ser ocupadas cada
uma pelos homens de menor hierarquia. Nas mesas com as extremidades mais largas ou em
formato oval, em cada extremidade pode ficar um casal, sempre os de menor precedncia.
De acordo com LINS (1991:78) a cabeceira inglesa colocada nas extremidades da mesa e a
disposio dos convidados segue a mesma regra de intercalao de cavalheiros e damas por
ordem de hierarquia.
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Tipos de mesa em eventos
Como voc aprendeu nas unidades anteriores os objetivos do evento, suas caractersticas, o
local de realizao e o nmero de participantes esperados so determinantes para a definio de
algumas decises a serem tomadas. Uma delas a forma como ser montado o esquema de
mesas.
Existem vrios modelos de disposio dos convidados/participantes. De acordo com CIACAGLIA
(2008:146) os mais utilizados so:
Disposio em "U"
Facilita o convvio e participao dos convidados, sem prejudicar a movimentao do
palestrante e a colocao de equipamentos.
Disposio em Quadrado
Permite excelente interao e proximidade entre os participantes.
Disposio em "T"
tima para agregar os participantes, ao mesmo tempo em que cria uma cabeceira para
aqueles mais importantes e de maior precedncia.
Disposio em Crculo
Todos os participantes tm uma excelente viso dos demais, um esquema que possibilita a
quebra de barreiras hierrquicas e facilita a integrao.
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Auditrio
o modelo mais empregado em eventos com grande nmero de participantes, onde a interao
no um dos objetivos.
"Espinha de Peixe"
Agrupa grande nmero de convidados, alm de possibilitar uma certa interao entre eles.
"Grupos"
Utilizada quando se deseja trabalhar em grupos, num mesmo ambiente. Facilita o
acompanhamento do desenvolvimento dos trabalhos pelos organizadores.
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Composio de mesas
Os termos mesa diretora, mesa principal e mesa de honra tm definies muito similares.
Todas referem-se mesa composta por um nmero par ou mpar de pessoas que iro conduzir a
cerimnia.
Usa-se a denominao mesa de honra quando a mesa formada basicamente por autoridades.
A definio dos lugares na mesa do evento uma tarefa delicada e que requer muita ateno. O
primeiro passo ter bem definida a ordem de precedncia a que cada convidado tem direito.
Mas, no basta distribuir os convidados apenas considerando as normas gerais de precedncia.
Outros indicativos de precedncia devem obrigatoriamente ser observados:
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Ao longo do curso voc percebeu que as situaes de emprego das normas e regras do
cerimonial so as mais diversas possveis. E que h toda uma base legal que orienta o seu
emprego.
Tenha sempre em mente que apesar de todas as convenes e leis existentes, a lei mxima do
cerimonial o uso do bom senso. E o seu emprego que determina a solenidade e a devida
dignidade s cerimnias.
Este curso apresentou de forma geral os aspectos mais importantes da sua prtica. Nunca deixe
de aprofundar os seus conhecimentos a respeito da sua atividade. Para ajud-lo(a) foi
disponibilizada uma lista contendo as referncias bibliogrficas empregadas durante o curso e
alguns ttulos de referncia da rea.
E para refletir vale a pena ter em mente a afirmativa de KALIL (2007:94);
Sucesso em sua caminhada profissional, que voc tenha um longo tapete vermelho sua frente.
At uma prxima oportunidade!
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Exerccios de Fixao
Parabns! Voc chegou ao final do ultimo mdulo do curso Cerimonial no Ambiente Legislativo.
Sugerimos que voc faa uma releitura do Mdulo IV e resolva os Exerccios de Fixao. O resultado
no influenciar na sua nota final, mas servir como oportunidade de avaliar o seu domnio do
contedo. Lembramos ainda que a plataforma de ensino faz a correo imediata das suas respostas!
Porm, no esquea de realizar a Avaliao Final do curso, que encontra-se no Mdulo de Concluso.
Lembramos que por meio dela que voc pode receber a sua certificao de concluso do curso.
Para ter acesso aos Exerccios de Fixao,clique aqui.
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