FUNDAMENTOS FINANCIEROS

1.1 DEFINICION Y FUNCIONES PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD

FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA.

CONTABILIDAD FINANCIERA: Sistema de informacin orientado a

proporcionar informacin a terceras personas relacionadas con la empresa,
como accionistas, instituciones de crdito, inversionistas, etctera, a fin de
facilitar sus decisiones.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA: Sistema de informacin al servicio de las

necesidades de la administracin, con orientacin pragmtica destinada a
facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. Esta rama es
la que, con sus diferentes tecnologas, permite que la empresa logre una
ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y una clara
diferenciacin que la distinga de otras empresas. El anlisis de todas sus
actividades, as como de los eslabones que las unen, facilita detectar reas de
oportunidad para lograr una estrategia que asegure el xito.
La funcin principal de la contabilidad financiera: Produce informacin para los
usuarios externos, se basa generalmente en informacin del pasado o en sucesos ya
realizados por la organizacin, adems de que permite visualizar de manera global
los resultados de la entidad econmica.
Est regulada por las normas de informacin financiera. Esto se debe a que los
usuarios de la contabilidad financiera requieren de un estndar en la presentacin de
la informacin para hacerla comparable con otros ciclos del negocio y/o con otras
entidades econmicas.
Es llevar en forma histrica la vida econmica de una empresa: los registros de cifras
pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro.
Tambin proporciona los estados contables o estados financieros que son sujetos al
anlisis e interpretacin, informando a los administradores, a terceras personas y a
entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa.
La funcin principal de la contabilidad administrativa: est organizada a fin de
producir informacin para usuarios internos integrados por los administradores de los
diferentes departamentos o reas de la organizacin. Est enfocada hacia el futuro y
genera, entre otra informacin, los presupuestos y estndares de costos.
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La informacin financiera: idioma de los negocios

El objetivo de la contabilidad es generar y comunicar informacin til para la
oportuna toma de decisiones de los acreedores y accionistas de un negocio, as
como de otros pblicos interesados en la situacin financiera de una organizacin.
Es conveniente aclarar que en el caso de las organizaciones econmicas lucrativas,
uno de los datos ms importantes que genera la contabilidad y de la cual es
conveniente informar, es la cifra de utilidad o prdida. En efecto, la cuantificacin de
los resultados (beneficios netos) de la realizacin de actividades comerciales o
industriales, o de la prestacin de servicios a los clientes y su correspondiente
efecto en el valor de la organizacin econmica es un dato de suma importancia
para los accionistas y acreedores de un negocio.
La informacin financiera como herramienta de competitividad
En la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de
informacin eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Solo mediante
la informacin proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones
adecuadas.
Bsicamente, las decisiones que se toman en los negocios se refieren a cmo se
obtienen y cmo se utilizan los recursos.

1.2 ESTRUCTURA BSICA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

La estructura bsica de la informacin financiera es sencilla. Existen varios
conceptos bsicos que rigen los elementos de un sistema contable y la forma en
que se relacionan entre s. El conocimiento de dichos conceptos es esencial para
comprender cmo opera en la prctica un sistema de contabilidad.
La estructura contable se sostiene bajo cinco conceptos o cuentas bsicas:

Activo

Pasivo

Capital

Ingresos

Gastos
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Activo
Un activo es un recurso econmico propiedad de una entidad, que se espera rinda
beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de
adquisicin del artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado,
instalacin y arranque de operacin. Los tipos de activos de un negocio varan de
acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeo negocio de servicios puede
tener slo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del dueo.
Una gran tienda puede tener edificios, mobiliarios, mquinas y equipo.
Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su poder, o
depositado en alguna institucin bancaria, las cuentas por cobrar pendientes con
sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancas disponibles para su
manufactura o comercializacin, las instalaciones fsicas donde estn los
almacenes, oficinas y plantas productivas, el terreno donde estn construidas
dichas instalaciones, el equipo para trasportar la mercanca o el personal de la
entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el
equipamiento de las oficinas administrativas, as como la maquinaria y herramientas
del rea de produccin.
Pasivo
El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades
conocidas como acreedores. Estos tienen derecho prioritario sobre los activos del
negocio, antes que los dueos, quienes siempre ocuparn el ltimo lugar. En caso
de disolucin o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se
debe pagar primero a los trabajadores. En segundo lugar se encuentran los
acreedores, mientras que el remanente queda para los dueos.
Como ejemplo de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los
proveedores provenientes de compras efectuadas a crdito, los sueldos o salarios
pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por pagar y los
prstamos bancarios a corto y a largo plazos solicitados para la adquisicin de
activos.
Capital
El capital es la aportacin de los dueos conocidos como accionistas. Representa la
parte de los activos que pertenecen a los dueos del negocio.

En sntesis, es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los
pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros trminos de uso
frecuente para designar la participacin de los dueos.
La participacin de los dueos, o capital contable. Puede aumentar en dos formas:
1. Por la aportacin en efectivo o de otros activos al negocio
2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operacin del negocio.
El capital contable puede disminuir en dos formas:
1. por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los
accionistas. Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o un
reparto de las utilidades obtenidas, llamadas, en este caso dividendos, Es
decir estos ltimos representan la distribucin de las utilidades obtenidas
entre los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino reparto de
utilidades obtenidas.
2. Por las prdidas provenientes de la operacin del negocio.
Ingresos
Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio
o producto, en efectivo a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el
servicio o producto, se produce una venta a crdito y se genera una cuenta por
cobrar.
Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o
se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo.
Gastos
Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de
obtener ingresos; asimismo, disminuyen el capital del negocio. Algunos tipos de
gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados, las primas de
seguros que pagan para protegerse de ciertos riesgos, la renta del negocio, los
servicios pblicos como telfono, luz, agua y gas, las comisiones que se fijan a los
empleados por alcanzar su presupuesto de ventas y la publicidad que efecta la
empresa.
Como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos se genera una utilidad
o una prdida.

1.3 NATURALEZA Y SIGNIFICADO DE LAS CUENTAS CONTABLES MS

USUALES
Principales cuentas del activo:
Caja: Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual est representado
por monedas y billetes de banco, as como cheques, pagars (vouchers) de tarjetas
de crdito, giros postales, bancarios, y telegrficos recibidos de otras entidades;
esta cuenta aumenta cuando la empresa recibe dinero en efectivo, disminuye
cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo porque representa el
dinero en efectivo propiedad de la entidad.
Bancos: Representa el valor de los depsitos hechos en instituciones bancarias a
favor de la entidad; esta cuenta aumenta cuando la empresa deposita dinero o
valores al cobro, disminuye cuando expide cheques en contra del banco; es cuenta
del activo porque representa el valor del dinero depositado en instituciones
bancarias que es propiedad de la entidad.
Mercancas: Mercancas son todos aquellos valores que se hacen objeto de
compra o venta; esta cuenta aumenta cuando la empresa compra o el devuelven
mercancas, disminuye cuando vende o devuelve mercancas; disminuye cuando
vende o devuelve mercancas; es cuenta del activo porque representa el valor de
las mercancas que son propiedad de la entidad, aunque lo es nicamente al
principiar y al terminar el ejercicio.
Clientes: Son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido
mercancas a crdito, sin exigirles especial garanta documental; esta cuenta
aumenta cada vez que la empresa vende mercancas a crdito, disminuye cuando
los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancas o se le
concede algn descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el valor
de las ventas efectuadas a crdito que la empresa tiene el derecho de cobrar.
Documentos por cobrar: Son los ttulos de crdito a favor de la entidad, tales
como letras de cambio y pagars; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad
recibe letras de cambio o pagars a su favor, disminuye cada vez que la empresa
cobra, endosa o cancela uno de estos documentos; es cuenta del activo porque
representa el valor nominal de las letras de cambio y pagars que la empresa tiene
el derecho de cobrar.

Deudores diversos: Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto
distinto al de venta de mercancas; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa
le quedan a deber por un concepto distinto de la venta de mercancas, por ejemplo
al prestar dinero en efectivo, al vender a crdito cualquier valor que no sea
mercanca, etc., disminuye cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su
cuenta o devuelven los valores que estaban a su cargo; es cuenta del activo porque
representa el importe de los deudos que no sean por venta de mercancas a crdito
que la empresa tiene el derecho de cobrar.
Terrenos: Son los predios propiedad de la entidad; es cuenta del activo porque
representa el precio de adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa.
Edificios: Son las propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas,
estacionamientos, etc., propiedad de la empresa; es cuenta del activo porque
representa el precio de costo de los edificios propiedad de la empresa.
Mobiliario y equipo: Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios,
sillas, mesas, libreros, mostradores, vitrinas, bsculas, mquinas de oficina, entre
otros, propiedad de la empresa; es cuenta del activo porque representa el precio de
costo del mobiliario y equipo propiedad de la entidad.
Principales cuentas del pasivo:
Proveedores: Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles
comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta documental; esta
cuenta aumenta cada vez que la entidad compra mercancas a crdito, disminuye
cuando pague total o parcialmente la cuenta, devuelvan mercancas al proveedor o
ste conceda algn descuento o rebaja; es cuenta del pasivo porque representa el
importe de las compras de mercancas efectuadas a crdito que la empresa tiene la
obligacin de pagar.
Documentos por pagar: Son los ttulos de crdito a cargo de la empresa, tales
como letras de cambio y pagars; esta cuenta aumenta cuando la empresa expide
letras de cambio o pagars a su cargo, disminuye cada vez que pague o cancele
uno de estos documentos; es cuenta del pasivo porque representa el importe de las
letras y pagars que la empresa tiene la obligacin de pagar por estar a su cargo.
Acreedores diversos: Son las entidades a quienes la empresa les debe por un
concepto distinto de la compra de mercancas; esta cuenta aumenta cada vez que
la empresa quede a deber por un concepto distinto de la compra de mercancas; por
ejemplo, al recibir un prstamo en efectivo, al comprar mobiliario a crdito, etc.,
disminuye cuando la entidad paga total o parcialmente la cuenta o le devuelve al
acreedor los valores que le haban adquirido; es cuenta del pasivo porque

representa el valor de los adeudos que no proceden de la compra de mercancas

que la empresa tiene la obligacin de pagar.
Anticipo de clientes: Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa
recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancas; su finalidad es
contar con recursos para poder producir los artculos solicitados y, a la vez, tener
mayor seguridad de la venta de su produccin; esta cuenta aumenta cada vez que
la entidad recibe anticipos de clientes a cuenta de futuras ventas de mercancas o
de servicios, disminuye por el importe de la amortizacin o cancelacin del anticipo
cuando la empresa cobra el saldo a cargo de los clientes y entrega facturado el
pedido; tambin disminuye por le devolucin del importe del anticipo cuando se
cancela algn pedido debido al incumplimiento de la entrega prometida; es cuenta
del pasivo porque representa el importe de los anticipos recibidos de clientes a
cuenta de pedidos de mercancas o de servicios que la empresa tiene la obligacin
de devolver a los clientes si no cumple oportunamente con la entrega de lo
convenido en el contrato celebrado.

Clasificacin tradicional del activo y del pasivo

CONCEPTO

CLASIFICACIN SEGUN SU FUNCIN

EJEMPLOS

ACTIVO

CIRCULANTE: Elementos o partidas convertibles en

efectivo en un plaza menor de un ao, o en el ciclo
financiero a corto plazo.

Caja,
Bancos,
Inversiones temporales,
Mercancas, Clientes,
Documentos
por
Cobrar,
Deudores
diversos y Anticipo a
proveedores.

ACTIVO

FIJO O ACTIVO NO CIRCULANTE: Recursos propiedad

de la empresa que tienen cierta permanencia o fijeza,
adquiridos con la finalidad de usarlos y no con la
intencin de venderlos

Terrenos,
Edificios,
Mobiliario y equipo,
Equipo de cmputo
electrnico, Equipo de
entrega o de reparto,
Depsito en garanta,
Inversiones
permanentes.

ACTIVO

DIFERIDO O CARGOS DIFERIDOS: Gastos pagados

por anticipado que generan el derecho de recibir un
servicio o beneficio posterior, y que son aplicables a los
resultados en el periodo en el cual se amortizan, se
consumen o se devengan.

Gastos de instalacin,
Papelera
y
tiles,
propaganda
y
publicidad, Primas de
seguros,
Rentas
pagadas
por
anticipado,
Intereses
pagados por anticipado

PASIVO

CIRCULANTE O PASIVO A CORTO PLAZO: Deudas y

Proveedores,

obligaciones a cargo de la entidad con vencimiento

menor de un ao, o menor al de su ciclo financiero a
corto plazo.

Documentos por pagar,

Acreedores
diversos,
Anticipo de clientes,
Gastos pendientes de
pago, gastos por pagar
o gastos acumulados,
Impuestos pendientes
de pago, impuestos por
pagar o impuestos
acumulados

PASIVO

FIJO O A LARGO PLAZO: Deudas y obligaciones a

cargo de la empresa con vencimiento mayor de un ao,
mayor al de su ciclo financiero a corto plazo

Hipotecas por pagar o

acreedores
hipotecarios,
Documentos por pagar
a largo plazo, Cuentas
por pagar a largo plazo.

PASIVO

DIFERIDO O CRDITOS DIFERIDOS: Cobros

anticipados efectuados que generan la obligacin de
proporcionar un servicio posteriormente, y que
transforman en utilidad conforme se presta el servicio o
transcurre el tiempo.

Rentas cobradas por

anticipado
Intereses cobrados por
anticipado

1.4 CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE INGRESOS, GASTOS, COSTOS,

UTILIDAD, RENTABILIDAD, PRDIDA.
Ingresos: Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de
un servicio o producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo
por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se genera una cuenta
por cobrar.
Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o
se vende el producto, y no el que se recibe el efectivo.
Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos de ingresos son las
ventas, es decir, los ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente, y
los ingresos por servicios, o sea, los honorarios percibidos a cambio de proporcionar
servicios de limpieza, seguridad, hospitalarios, etc.
Gastos: Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el
fin de obtener ingresos; asimismo, disminuyen el capital del negocio. Algunos tipos
de gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados, las primas de
seguro que se pagan para protegerse de ciertos riesgos, la renta del negocio, los
servicios pblicos como telfono, luz, agua y gas, las comisiones que se fijan a los

empleados por alcanzar su presupuesto de ventas y la publicidad que efecta la

empresa.
Como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos se genera una utilidad
o una perdida.
Costos: La palabra costo tiene dos acepciones bsicas:
Puede significar la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir
algo; as, por ejemplo, se dice: su examen le cost dos das de estudio, lo que
significa que utiliz dos das para poder presentarlo.
La segunda acepcin se refiere a lo que se sacrifica o se desplaza en lugar de la
cosa elegida; en este caso, el costo de una cosa equivale a lo que se renuncia o
sacrifica con el objeto de obtenerla, as por ejemplo: su examen le cost no ir a la
fiesta, quiere expresar que el precio del examen fue no haberse divertido.
El primer concepto, aun cuando no se aplic al aspecto fabril, expresa los factores
tcnicos e intelectuales de la produccin o elaboracin, y el segundo manifiesta las
consecuencias obtenidas por la alternativa elegida.

COSTO DE INVERSION
Es el costo de un bien, que constituye el conjunto de esfuerzos y recursos
realizados con el fin de producir algo, la inversin est representada en tiempo,
esfuerzo o sacrificio, y recursos o capitales.
La produccin de un bien requiere un conjunto de factores integrales, que son:
a) Cierta clase de materiales.
b) Un nmero de horas de trabajo-hombre, remunerables.
c) Maquinaria, herramienta, etc., y un lugar adecuado en el cual se lleve a cabo
la produccin.
Estos factores pueden ser fsicos o de otra naturaleza, pero su denominador comn
es la moneda como unidad de medida.
El costo de inversin representa los factores tcnicos mediables en dinero, que
intervienen en la produccin, presuntamente recuperable a travs del precio de
venta.

COSTO FABRILES Y NO FABRILES

El Costo de Produccin o de Fabricacin est formado por tres elementos bsicos:
materiales, sueldos y salarios, y otros gastos de fabricacin o de produccin.
El Costo Unitario de Fabricacin sirve para determinar el valor de elaboracin de los
productos terminados, de los que estn en proceso de transformacin, y de los
vendidos; los dos primeros se presentan en el Documento de Posicin Financiera,
mal denominado Balance.
El costo no fabril se aplica a todas las inversiones que no corresponden a la
produccin de algn artculo, lo cual indica que no se realizan actividades de
transformacin. El anlisis del costo es un examen de gastos, como son las
compras, los gastos sobre las ventas, los de administracin, los de financiacin, y
otros gastos que pueden existir en empresas dedicadas a vender un producto o a
prestar un servicio.
COSTO TOTAL
El costo, econmicamente hablando, representa en trminos generales toda la
inversin necesaria para producir y vender un artculo.
Utilidad: Son los ingresos que generan los bienes o servicios prestados por la
entidad, restndole los costos de adquisicin y gastos de operacin, para llegar a la
utilidad neta.

Rentabilidad: Sirve al usuario general para valorar la utilidad neta o los cambios de
los activos netos de la entidad, en relacin con sus ingresos, su capital contable o
patrimonio contable y sus propios activos.
Por medio de esta informacin y de otros elementos de juicio que sean necesarios,
el usuario general de la informacin financiera podr evaluar las perspectivas de la
entidad y tomar decisiones de carcter econmico sobre la misma.
Prdida: Es el resultado de comparar los ingresos contables menos las
deducciones contables en un periodo o ejercicio, cuando los gastos sean mayores
que los ingresos.

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DEPRECIACIN: El gasto por depreciacin constituye una partida virtual porque no

representa un desembolso real del dinero. Sin embargo, tiene que considerarse,
pues de no hacerlo el estado de resultados no reflejara la utilidad correcta. Cada
final del mes las empresas deben registrar la depreciacin de sus activos fijos, sin
considerar los terrenos debido a que stos, a travs del tiempo, no pierden valor.
Consiste en reconocer que con el paso del tiempo y el uso que se le da a
determinado tipo de activos, van perdiendo o disminuyendo su valor. Por ello se
deben registrarse en la contabilidad de las organizaciones econmicas este ajuste
para reconocer el desgaste que sufren los activos fijos. Cada activo fijo tiene su
contracuenta llamada Depreciacin acumulada, en la cual se va registrando el
desgaste que estos activos presenten. Por ser una contracuenta de activo hay que
recordar que el registro es contrario al de las cuentas de activo (se carga para
disminuir y se abona para aumentar). Es conveniente sealar que los terrenos son
un activo fijo que nunca se debe depreciar.
La frmula para calcular el gasto por depreciacin de un periodo es:
Gasto por depreciacin =(costo de adquisicin valor de rescate)/vida til.
En relacin con los elementos que forman parte de la frmula anterior, es importante
mencionar que el costo de adquisicin no incluye IVA, que el valor de rescate es la
cantidad estimada que se podra obtener al vender un activo al final de su vida til y
que esta ltima es una estimacin del tiempo durante el cual se piensa utilizar un
activo en una organizacin.
Amortizaciones
La amortizacin es un trmino econmico y contable, referido al proceso de
distribucin en el tiempo de un valor duradero. Adicionalmente se utiliza como
sinnimo de depreciacin.
Se emplea referido a dos mbitos diferentes casi opuestos: la amortizacin de un
activo o la amortizacin de un pasivo. En ambos casos se trata de un valor,
habitualmente grande, con una duracin que se extiende a varios periodos o
ejercicios, para cada uno de los cuales se calcula una amortizacin, de modo que se
reparte ese valor entre todos los periodos en los que permanece.

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Amortizacin de un pasivo
La obligacin de devolver un prstamo recibido de un banco es un pasivo, cuyo
importe se va reintegrando en varios pagos diferidos en el tiempo. La parte de capital
que se cancela en cada uno de esos pagos es una amortizacin.
En la prctica la amortizacin es el dinero que debemos ir reservando para la
renovacin de la mquina cuando se agote su vida til.

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